REALIZAR O PROCESSAMENTO ESPECIAL E O ARQUIVAMENTO DEFINITIVO DE AUTOS DE PROCESSO
Proposto por:
Equipe da Divisão de Processamento Especial e
Arquivamento (DIPEA)
Analisado por:
Diretor da Divisão de Processamento Especial e
Arquivamento (DIPEA)
Aprovado por:
Diretor-Geral da Diretoria Geral de Fiscalização e
Assessoramento Judicial (DGFAJ)
IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.
Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 1 de 38
1 OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para o processamento especial e baixa
definitiva de autos de processos judiciais.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica a Divisão de Processamento
Especial e Arquivamento (DIPEA), passando a vigorar a partir de 19/11/2015.
3 DEFINIÇÕES
TERMO OBJETO
Arquivar Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.
Autos Base física dos autos de processo judicial ou administrativo.
Baixa
1 - Toda movimentação de autos de processo que esgote a tramitação deste no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado.
2 – Registrar no sistema informatizado a devolução de autos de processo.
Colaborador Aquele que presta algum tipo de serviço à Instituição de forma regular, como funcionário terceirizado, estagiário, mensageiro, dentre outros.
Custas Valores devidos pelo processamento de feitos e fixados segundo a natureza dos autos de processo e a espécie de recurso (CPC, artigos 19-35).
Intimação Comunicação de decisão da autoridade judiciária que enseja manifestação processual do destinatário, sob pena de preclusão (CPC, artigos 234-242).
Carga
Ato de retirar os autos de processo de cartório pelo usuário.
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 2 de 38
TERMO OBJETO
Despacho Ordinatório
Despacho que impulsiona os autos de processo, sem conteúdo decisório.
Mandato Procuração ou substabelecimento que outorga poderes, com ou sem reserva (CPC, artigos 36-40).
Aviso de Recebimento (AR)
Documento dos Correios, cuja finalidade é o registro do envio da correspondência, bem como da entrega ou não ao destinatário.
Ofício Instrumento que veicula mensagem ou determinação de autoridade pública a outra ou a um particular, em caráter oficial.
Maço Conjunto de autos processuais reunidos para remessa ao arquivo.
Sistema de Distribuição e Controle Processual (DCP)
Sistema utilizado para distribuição e acompanhamento processual de primeira instância, também denominado Projeto Comarca.
Sistema PROGER
Sistema utilizado para protocolizar petições e documentos destinados às serventias judiciais de primeira instância.
Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)
Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.
4 REFERÊNCIAS
Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 124/2007, que criou a Unidade Especial
de Processamento do Arquivo (UNEPA);
Ato Executivo TJ nº 1658/2009, que criou o Grupo de Apoio ao
Processamento do Arquivo – GAPA;
Ato Executivo nº 106/2011, que vinculou o Grupo de Apoio ao
Processamento do Arquivo – GAPA, diretamente à Diretoria Geral de
Fiscalização e Assessoramento Judicial (DGFAJ);
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 3 de 38
5 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
Diretor de Divisão
Gerenciar e acompanhar, permanentemente, os serviços de recebimento de documentos e autos de processo; o processamento de autos judiciais; a publicação de andamentos processuais; os serviços de envio de documentos; o atendimento de balcão e a digitação, sob a responsabilidade da DIPEA;
efetuar a exclusão de petição no sistema DCP;
designar os integrantes de equipe responsáveis por cada execução de tarefas;
providenciar a correção de inconsistências em processos recebidos na DIPEA;
encaminhar processos para o Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGCOM/DEGEA) e serventias;
supervisionar as Centrais de Arquivamento e os Núcleos de Arquivamento;
definir as rotinas administrativas das Centrais de Arquivamento e dos Núcleos de Arquivamento;
receber planilhas consolidadas das Centrais de Arquivamento e dos Núcleos de Arquivamento;
elaborar Relatórios.
Equipe de Recebimento
Receber autos de processo oriundos da DGCOM/DEGEA e de serventias;
conferir guia de recebimento;
certificar e devolver os autos de processo a serventia de origem quando houver inconsistências;
restaurar autos de processo oriundos da DGCOM/DEGEA;
encaminhar autos de processo para a equipe de processamento.
realizar o atendimento aos usuários no balcão de atendimento;
fazer carga de autos de processo para os advogados;
receber autos de processos com carga para advogados;
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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
Equipe de Processamento Especial
e Arquivamento
Proceder o envio eletrônico dos expedientes para publicação no Diário da Justiça Eletrônico (DJERJ);
conferir os expedientes publicados;
realizar o atendimento aos usuários no balcão de atendimento;
fazer carga de autos de processo para os advogados;
receber autos de processos com carga para advogados;
digitar documentos (ofícios, certidões para o FETJ, mandados etc);
elaborar os ofícios eletrônicos de baixa e cumprir as exigências;
receber petições,ofícios e outros documentos;
receber autos de processo oriundos da 2ª Instância;
encaminhar documentos;
encaminhar e receber autos de processo conclusos;
encaminhar autos de processo para as serventias;
arquivar e encaminhar autos de processo para a DGCOM/DEGEA.
6 CONDIÇÕES GERAIS
6.1 O servidor, em todos os atos praticados, deve apor nome e matrícula de
modo a permitir sua identificação.
6.1.1 Quando o nome e a matrícula do servidor que realizou a operação vierem
identificados pelo próprio sistema corporativo, basta aposição de sua
rubrica.
6.1.2 Tratando-se de colaborador, cadastrado na DIPEA, o mesmo apõe nos
documentos que receber a data do recebimento, nome e identificação civil
ou CPF;
6.2 É facultada a entrega, diretamente na DIPEA, de petições de juntada de
procurações e substabelecimentos.
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6.3 Toda movimentação processual é lançada no sistema informatizado DCP.
6.4 A DIPEA recebe diretamente os autos de processo devolvidos pelo advogado
com expedição de guia de vista.
6.5 A DIPEA recebe, dentre outros, os seguintes documentos:
Ofícios;
correspondências com Aviso de Recebimento (AR);
mandados;
autos de processos do Tribunal de Justiça;
autos de processos entregues e devolvidos pelo Advogado;
autos de processos oriundos do DGCOM/DEGEA para proceder o
arquivamento definitivo;
resultados de agravo.
6.6 São devidas custas de desarquivamento quando ocorrer pedido de vista ou
de prosseguimento dos autos de processos recebidos na DIPEA, oriundos de
arquivamento provisório no DGCOM/DEGEA.
6.7 O desentranhamento de peça dos autos não induz renumeração, bastando
certificar o fato em folha que ocupa o lugar da que foi desentranhada.
6.8 Todas as folhas de petições/documentos, juntadas nos autos de processo
judicial, são numeradas na respectiva parte superior direita.
6.9 Quando há mudança de advogado, procede às alterações dos dados no
Sistema DCP.
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6.10 O encaminhamento de autos de processo e demais documentos é
realizado:
Via malote;
via correio com aviso de recebimento (AR) e com guia de postagem
registrada;
guia de remessa de autos.
6.11 Na Comarca da Capital e nas Regionais, os autos de processo são
encaminhados ao destinatário pelo Serviço de Malote (SISCOMA), com guia
de remessa do sistema DCP.
7 RECEBER AUTOS DE PROCESSOS PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO
7.1 A equipe de recebimento confere os números dos autos de processo com a
guia de entrega do SISCOMA e verifica se estão corretos.
7.1.1 Se estiverem corretos, encaminha os autos de processo à equipe de
processamento;
7.1.2 Se não estiverem corretos, encaminha os autos de processo ao Diretor da
DIPEA, que toma as seguintes ações:
solicita informações, por e-mail, ao DGCOM/DEGEA ou a Diretoria Geral
de Tecnologia da Informação (DGTEC);
lança no Sistema DCP a localização dos autos de processo;
aguarda resposta do DGCOM/DEGEA ou da DGTEC;
junta resposta do e-mail nos autos.
7.2 Quando a pendência for solucionada encaminha os autos de processo à
equipe de processamento.
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8 PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO
8.1 A equipe de processamento acessa o sistema DCP e verifica se os autos de
processo e/ou apenso estão virtualmente disponíveis para a DIPEA.
8.1.1 Em caso positivo, procede a análise dos autos de processo.
8.1.2 Em caso negativo, encaminha o autos de processo ao Diretor da DIPEA.
8.2 O Diretor da DIPEA verifica se há pedido de desarquivamento feito pela
serventia de origem dos autos.
8.2.1 Havendo pedido, devolve os autos de processo à equipe de processamento.
8.2.1.1 A equipe de processamento providencia a devolução dos autos de
processo à serventia de origem.
8.2.2 Não havendo pedido, o Diretor da DIPEA encaminha e-mail à DGTEC,
solicitando a disponibilização dos autos e aguarda a resposta.
8.2.2.1 Caso não seja atendido, reitera o e-mail até o seu atendimento.
8.2.3 Recebida a resposta, devolve os autos de processo à equipe de
processamento.
8.3 A equipe de processamento verifica se os dados dos autos de processo estão
corretos:
nome das partes;
endereço atualizado;
advogado;
assunto;
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 8 de 38
classe;
cadastro, etc.
8.3.1 Corrige as inconsistências.
8.4 Verifica se há petição para juntar na serventia de origem.
8.4.1 Havendo petição, solicita por e-mail e aguarda o prazo de 10 dias.
8.4.1.1 Se o e-mail não for respondido no prazo, certifica o ocorrido e encaminha
os autos de processo à serventia de origem.
8.4.1.2 Se a petição não for localizada na serventia, junta a resposta do e-mail
aos autos de processo e encaminha ao Diretor da DIPEA, para exclusão
da petição no Sistema DCP.
8.4.1.3 Se a petição for localizada na serventia, aguarda seu recebimento da
serventia para fazer a juntada nos autos de processo.
8.5 Verifica se há depósito não levantado e/ou objetos probatórios (CD, pen
drive, fita VHS, chave, documentos juntados por linha) juntados aos autos de
processo.
8.5.1 Se houver, certifica a ocorrência no processo e encaminha ao Juiz.
8.5.2 Aguarda a devolução e cumpre determinação.
8.6 Verifica se há agravo de instrumento ou agravo retido apensado aos autos
de processo.
8.6.1 Se houver, toma as seguintes ações:
A- Se for de instrumento:
desentranha as peças previstas em lei;
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 9 de 38
certifica o desentranhamento e o desapensamento nos autos do
processo e no agravo;
junta as peças desentranhadas aos autos de processo e,
encaminha o agravo para arquivamento.
B- Se for de instrumento transformado em retido:
desapensa o agravo;
certifica no autos de processo e no Agravo a desapensação;
encaminha o agravo para ser arquivado.
8.7 Verifica se há sentença prolatada nos autos.
8.8 Se houver, verifica se foi lançada no Sistema DCP.
8.8.1 Caso não tenha sido lançada, transcreve a sentença no Sistema DCP.
8.9 Verifica se há certidão com trânsito em julgado nos autos e no sistema DCP.
8.9.1 Se não houver certifica.
8.10 Havendo certidão de débito de custas ao Fundo Especial do Tribunal de
Justiça (FETJ), encaminha os autos para ser arquivado sem baixa no
Cartório Distribuidor na hipótese do devedor ser o réu na ação; e, com
baixa, se o devedor for o autor na ação.
8.11 Se não houver determinação de baixa nos autos de processo encaminha ao
Juiz, aguarda a devolução e cumpre o despacho de baixa.
8.11.1 Se os autos de processo deram início anteriormente ao ano de 2000 e o
débito for apenas de pagamento de emolumentos, providencia a baixa
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 10 de 38
independente de recolhimento, certificando nos autos e no sistema DCP
tal ocorrência.
8.11.1.1 Aguardar a resposta do ofício por 10 (dez) dias úteis subsequentes a
sua criação.
8.11.1.2 Se a resposta não for recebida, encaminha, quinzenalmente, a relação
de ofícios sem cumprimento, via e-mail, ao Cartório Distribuidor
competente, com cópia ao Juiz Auxiliar da Corregedoria Geral da
Justiça responsável pela DIPEA, reiterando a solicitação até a resposta.
8.11.1.3 Recebida a resposta, verifica se o ofício foi cumprido.
8.11.1.4 Em caso positivo, encaminha os autos de processo para ser arquivado.
8.11.1.5 Em caso negativo, cumpre a exigência formulada e reencaminha ofício
de baixa ao competente Cartório Distribuidor.
8.12 Não havendo sentença prolatada nos autos, encaminha ao Juiz e aguarda
sua devolução.
8.13 Devolvido com sentença, publica e aguarda o prazo legal.
8.14 Se houver interposição de recurso, certifica a tempestividade e o preparo
do recurso.
8.15 Encaminha os autos de processo para o Juiz e aguarda a devolução.
8.16 Publica o despacho e aguarda o prazo legal.
8.17 Se o recurso não for recebido e houver interposição de agravo, aguarda o
resultado.
8.17.1 Se não houver interposição de agravo, certifica o trânsito em julgado da
sentença e encaminha os autos para baixa e posterior arquivamento.
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Base Normativa: Código: Revisão: Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 11 de 38
8.18 Se o recurso for recebido e decorrer o prazo, com ou sem manifestação do
interessado, certifica nos autos o ocorrido e encaminha para a 2ª instância.
8.19 Se o processo for devolvido sem sentença, publica o despacho e aguarda o
prazo legal.
8.19.1 Se houver manifestação da parte interessada para prosseguimento do
feito, encaminha os autos de processo para a serventia de origem.
8.19.1.1 Se não houver manifestação da parte interessada para
prosseguimento do feito, procede à intimação, via postal, para
responder em 48 horas.
8.19.1.2 Aguarda devolução do AR e junta aos autos de processo.
8.20 Se o AR retornar positivo, aguarda o prazo legal.
8.21 Verifica se a parte interessada se manifestou para prosseguimento.
8.21.1 Em caso positivo, aguarda o recebimento da petição;
8.21.2 Junta a petição e analisa a necessidade de encaminhar os autos de
processo ao Juiz;
8.21.3 Se houver necessidade, encaminha os autos de processo ao Juiz e
aguarda devolução
8.21.4 Cumpre o determinado pelo Juiz.
8.21.5 Se não houver necessidade, dá prosseguimento ao feito.
8.22 Em caso negativo, certifica o decurso do prazo e encaminha os autos de
processo ao Juiz, aguardando a devolução;
8.22.1 Cumpre o determinado pelo Juiz.
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 12 de 38
8.23 Se o AR retornar negativo, confere o motivo da devolução.
8.24 Se o AR retornar negativo por erro material de digitação, corrige e reitera a
intimação por AR.
8.24.1 Aguarda a devolução do AR e junta aos autos de processo.
8.24.2 Se o AR for devolvido negativo, abre conclusão ao Juiz, aguarda a
devolução dos autos de processo e dá cumprimento ao determinado.
8.25 Se o AR retornar negativo por motivo de recusa, ausência, não procurado
ou área não atendida por entrega domiciliar, certifica o ocorrido nos autos
de processo e reitera a intimação por via postal.
8.25.1 Aguarda a devolução do AR, juntando aos autos de processo.
8.25.2 Se o AR for devolvido negativo, pelo mesmo motivo, encaminha os autos
de processo ao Juiz.
8.25.3 Aguarda a devolução e dá cumprimento ao determinado.
8.26 Se o AR retornar negativo por motivo de mudança de endereço,
falecimento ou destinatário desconhecido, encaminha os autos de processo
ao Juiz, aguarda a devolução e dá cumprimento ao determinado.
8.27 Se o AR não retornar no prazo de 60 (sessenta) dias, pesquisa na Guia de
Postagem do sistema DCP o número do AR utilizado para a intimação e
consulta a resposta do AR no site dos Correios disponibilizado pela Intranet,
no campo “Rastreamento de Objetos”. Imprimir a folha da Guia de
Postagem e o resultado do rastreamento.
8.27.1 Juntar nos autos do processo a Guia de Postagem e o resultado do
“Rastreamento de Objetos”, nesta ordem; certificando o ocorrido no
processo e no sistema DCP.
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9 RECEBER PETIÇÕES PARA JUNTADA EM PROCESSOS
9.1 A equipe de recebimento recebe e confere as petições com a “guia de
remessa” recebida.
9.1.1 Caso a petição não esteja mencionada na guia, analisa e providencia a
devida inclusão.
9.1.2 Caso a petição conste da guia e não esteja no malote, certifica o ocorrido
na própria guia e lança no Sistema DCP o não recebimento da mesma.
9.2 Devolve uma via da guia de remessa à unidade de origem, com data do
recebimento, nome, matrícula e assinatura.
9.3 Separa as petições e procede a juntada das mesmas nos autos de processo,
numerando as folhas e lançando a juntada no sistema DCP.
9.4 Disponibiliza os autos para a equipe de processamento.
10 PUBLICAR ANDAMENTO DOS AUTOS DE PROCESSOS
10.1 A equipe de processamento retira os autos de processos disponibilizados
para publicação e verifica se consta a assinatura do Juiz no despacho, na
decisão ou na sentença.
10.1.1 Caso o Juiz não tenha assinado, encaminha os autos para assinatura.
10.2 Procede ao envio eletrônico no sistema DCP.
10.2.1 Guarda os autos de processo até a publicação no Diário da Justiça
Eletrônico do Estado do Rio de Janeiro (DJERJ), separados por data de
expediente.
10.2.2 No dia da publicação, separa o expediente por tipo de determinação
(sentença, despacho, decisão) e aguarda o prazo.
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11 DIGITAR DOCUMENTOS
11.1 A equipe de processamento recolhe os autos de processo disponibilizados
para digitação.
11.2 Analisa o que deve ser digitado com o objetivo de cumprir a determinação
judicial.
11.3 A numeração sequencial do documento digitado é fornecida pelo próprio
Sistema DCP, por ocasião da geração do documento, exceto a numeração
dos documentos administrativos.
lança no sistema DCP as informações necessárias, para emissão dos
documentos;
acessa a opção Andamento Individual;
informa o número dos autos de processo;
informa o andamento “Digitação de documentos”;
informa a opção “Textos” e seleciona o tipo de texto;
registra os parâmetros solicitados, por exemplo, data, nome do Juiz, nome
do servidor que assina, nome do servidor que subscreve, prazo para
resposta, nome e endereço do autor/réu/parte/interessado, finalidade.
11.4 Seleciona a opção de impressão do documento na tela e realiza os ajustes
necessários.
11.5 Imprime o documento e disponibiliza para assinatura.
12 ATENDER SOLICITAÇÕES
12.1 As equipes de recebimento e de processamento atendem ao público em
sistema de rodízio, com o apoio dos colaboradores;
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12.2 O usuário pode solicitar os autos de processo para as situações de
“consulta”, “extração de cópia“ ou “carga”.
12.3 Para possibilitar a pesquisa de autos de processo, o usuário apresenta o
boleto obtido no terminal de consulta disponibilizado nas instalações do
Fórum, ou por intermédio do site do Tribunal de Justiça na internet, ou
informa o número dos autos de processo ou o nome das partes.
12.4 No caso de consulta aos autos, solicita a carteira da OAB ao advogado e à
parte, o seu documento de identidade.
12.5 O documento é anexado ao boleto de consulta e mantido em local próprio
no balcão de atendimento e, quando terminada a consulta ou retornados os
autos, devolve o documento ao usuário.
12.6 Se não houver o boleto de consulta, o documento do usuário fica anexado
com anotação do número dos autos de processo.
12.7 No caso de solicitação de cópia de peças dos autos de processo por
advogado ou estagiário devidamente inscrito na OAB, constituído ou não
nos autos, poderá deles dispor mediante a respectiva apresentação da
carteira da Ordem, que fica retida no DIPEA até a devolução dos autos.
12.8 No caso de carga dos autos de processo, verifica se existe procuração nos
autos outorgando ao advogado poderes de representação da parte, e se
não há impedimento para que os autos de processo sejam liberados.
12.9 Não é permitida carga se o advogado não tiver procuração nos autos.
12.10 Caso tenha procuração, o integrante de equipe registra o empréstimo no
Sistema DCP (Módulo Andamento de Autos de processos), informando
data e nome do advogado.
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12.11 Imprime em duas vias a Guia “Vista de autos a Advogado” pelo Sistema
DCP (Módulo Andamento de Autos de processos) e solicita a assinatura do
advogado, juntando uma via no processo.
12.12 Entrega os autos de processo e arquiva a outra guia em pasta própria.
12.13 No ato de devolução dos autos, o atendente confere a integridade dos
autos de processo mediante a análise do número de volumes, número de
apensos, número de folhas e registra no Sistema DCP (Módulo Andamento
de Autos de processos) a data da devolução.
12.14 Caso os autos não estejam íntegros, comunica imediatamente ao Diretor
de Divisão da DIPEA, que certifica a irregularidade apurada nos autos,
abrindo, a seguir, conclusão ao Juiz, para a adoção das providências
cabíveis.
12.15 Emite o Recibo de Devolução dos Autos pelo Sistema DCP (Módulo
Andamento de Autos de processos) e entrega ao advogado, quando
solicitado, registrando o nome e matrícula, de modo a permitir a
identificação do servidor.
12.16 O advogado pode também devolver os autos de processo e confirmar a
atualização de sua devolução via boleto de consulta, sem necessidade da
emissão de recibo de devolução.
12.17 Guarda os autos de processo em local próprio, lançando sua localização no
Sistema DCP.
12.18 O Diretor da DIPEA dá cumprimento à ordem legal dos autos de processo
realizando, independentemente de despacho judicial, as intimações para
devolução dos autos não devolvidos no prazo.
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGFAJ-014 04 17 de 38
12.19 Verifica, mensalmente, os autos fora da DIPEA com prazos esgotados, com
o auxílio da relação de autos de processos retirados da DIPEA e não
devolvidos.
12.20 Intima o advogado, detentor dos autos não devolvidos no prazo
estabelecido, a restituí-los em 24 horas, pelo DJERJ, podendo valer-se,
ainda, da via telefônica ou intimação pessoal.
12.21 Em caso de descumprimento, expede mandado de busca e apreensão.
12.22 Caso o advogado não seja encontrado oficia à Ordem dos Advogados do
Brasil – OAB comunicando o fato para as providências cabíveis.
13 ENCAMINHAR DOCUMENTOS
Por meio do malote:
13.1 A equipe de processamento recolhe o documento disponibilizado para
remessa em cumprimento a sua finalidade.
13.2 Verifica se o documento está instruído com as peças necessárias ao
cumprimento de sua finalidade. Devolve o documento não instruído
devidamente.
13.3 Cola, em cada envelope, etiqueta numerada com código de barras do
SISCOMA exclusivamente na frente e parte inferior direito dos envelopes
(CNCGJ art. 91)
13.4 Preenche a guia de malote emitida pelo sistema DCP, informando o número
da etiqueta com código de barras no campo “envelope”, o(s)
destinatário(s), o tipo do(s) documento(s) e a respectiva descrição:
seleciona “adicionar”, “adicionar envelope” e “gravar”;
se inclui novo envelope, seleciona “limpar dados”.
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13.5 Imprime três (3) vias da guia de malote e uma via da etiqueta do
destinatário emitida pelo Sistema DCP.
13.5.1 Cola a etiqueta do destinatário no envelope e encaminha ao Serviço de
Malotes da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/SEMAL), com duas vias
da guia de malote através do mensageiro.
13.5.2 Arquiva a 3ª via da guia.
Por via postal através de carta comercial:
13.6 A equipe de processamento encaminha documentos em âmbito local e
nacional, por meio postal, através de carta comercial.
13.7 Utiliza carta com registro para intimações e ofícios que prescindam de
rastreabilidade:
13.8 Acessa no sistema DCP a opção “impressão/guia de postagem”:
Informa os dados necessários;
imprime 3 (três) vias da guia de postagem e 2 (duas) vias de etiqueta do
destinatário;
13.9 Coloca o documento no envelope e apõe as etiquetas do destinatário e do
remetente no envelope e no AR.
13.9.1 Envolve o lote de documentos com a guia de postagem;
13.9.2 Entrega os documentos ao mensageiro, com duas vias da guia de
postagem, arquivando a terceira via com recibo.
14 ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA SERVENTIAS
14.1 A equipe de processamento recolhe os autos de processos disponibilizados
para remessa, em atendimento a ato ordinatório ou a despacho do Juiz.
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14.1.1 Lança os dados da remessa no sistema DCP, da seguinte forma:
acessa o módulo processo;
acessa a opção Andamento individual;
informa o destinatário;
informa nº de volume(s), apenso(s) e número de folhas;
imprime 03 (três) vias da Guia de Remessa de autos.
14.2 Encaminha, com duas vias da guia de remessa, os autos do processo ao
destinatário.
14.2.1 Arquiva a terceira via da guia de remessa de autos, provisoriamente, até
o retorno da definitiva com o recebimento do respectivo destinatário.
14.3 Cola, em cada envelope, etiqueta numerada com o código de barras.
14.4 Preenche a guia de malote emitida pelo Sistema DCP, informando o número
da etiqueta com código de barras no campo “envelope”, o destinatário(s), o
tipo do(s)documento(s) e a respectiva descrição:
seleciona “adicionar”, “adicionar envelope”, e “gravar”;
se inclui novo envelope, seleciona “limpar dados”.
14.5 Imprime três (3) vias da guia de malote e uma via da etiqueta do
destinatário emitida pelo Sistema DCP;
14.6 Cola a etiqueta do destinatário no envelope e encaminha ao SEMAL, com
duas vias da guia de malote através da entrega ao mensageiro;
14.7 Cola as etiquetas contendo código de barra do SISCOMA exclusivamente na
frente e na parte inferior direita dos envelopes. (CNCGJ art. 91);
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14.8 Arquiva a 3ª via da guia.
15 ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO
15.1 A equipe de processamento separa os autos de processos por tipo de baixa
(com baixa e sem baixa no distribuidor).
15.2 Acessa o Sistema DCP e lança o tipo de arquivamento dos autos de
processo.
15.3 Relaciona os autos de processos para arquivamento no Sistema DCP.
15.4 Acondiciona os autos de processo em caixa-arquivo.
15.5 Preenche e cola etiqueta identificadora do maço e Unidade Organizacional
(UO) na caixa-arquivo, confere o conteúdo e lacra.
15.6 Acessa o Sistema DCP e prepara guia de remessa para o SEMAL,
relacionando os maços.
15.7 Aguarda o SEMAL para recolher as caixas-arquivo.
15.8 Entrega ao SEMAL uma via da guia de remessa e a caixa-arquivo e arquiva
a outra via da guia.
15.9 Aguarda devolução pelo DGCOM/DEGEA de caixa-arquivo com
inconsistência.
15.10 Em caso positivo, corrige a inconsistência e devolve o maço para o
DGCOM/DEGEA, de acordo com o procedimento acima.
15.11 No caso de arquivamento de maço administrativo, utiliza o formulário
próprio em duas vias. Encaminha duas vias com o maço e aguarda o
retorno da segunda via com a devida conferência e recebimento.
15.11.1 Arquiva a via recebida pela DGCOM/DEGEA.
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16 SUPERVISIONAR AS CENTRAIS E OS NÚCLEOS DE ARQUIVAMENTO
16.1 A equipe de recebimento recebe por e-mail solicitações ou dúvidas das
Centrais e dos Núcleos de Arquivamento;
16.2 Verifica o conteúdo, responde a solicitação ou dúvida e arquiva a resposta
em pasta própria;
16.3 O Diretor da DIPEA, ou servidor por ele indicado, recebe das Centrais e dos
Núcleos de Arquivamento, até o 10º dia de cada mês, planilha contendo a
consolidação dos seguintes dados:
o número do processo;
o número da GRERJ;
a data do recolhimento;
valor recolhido das custas.
16.4 Arquiva as planilhas em pasta própria.
17 INDICADOR DE MONITORAMENTO
NOME FÓRMULA PERIODICIDADE
Trâmite de Processos na DIPEA
[( ∑ de processos remetidos) / ( ∑ de processos recebidos) x 100
Mensal
18 GESTÃO DE REGISTROS
18.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em
seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros
apresentada a seguir:
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IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO
CCD* RESPON-SÁVEL
ARMAZE-NAMENTO
RECUPERAÇÃO PROTE-
ÇÃO
RETENÇÃO
(ARQUIVO
CORRENTE - PRAZO DE
GUARDA NA
UO**)
DISPOSIÇÃO
Guia de remessa 0-6-2-2c DIPEA Pasta Data Condições
apropriadas 3 anos
Eliminação
na UO
Guia de postagem 0-7-1b DIPEA Pasta Data Condições
apropriadas 2 anos
Eliminação
na UO
Guia de remessa (SISCOMA)
0-7-1-2b DIPEA Pasta Data Condições
apropriadas 1 ano
***DGCOM/ DEGEA
Pedido de Arquivamento (Administrativo)
0-6-2-6-3a DIPEA Pasta Data Condições
apropriadas
5 anos
***DGCOM/
DEGEA
Vista de Autos a Advogados
0-6-2-2m DIPEA Pasta Data Condições
apropriadas 1 ano
Eliminação na UO
Cópia de correspondência expedida (ofício, memorando, e-mail, comunicação interna, etc...)
0-6-2-2j DIPEA Pasta/Pasta Eletrônica
Data/número/ assunto
Condições apropriadas/ Backup e condições
apropriadas
1 ano Eliminação
na UO
Planilha de Controle de Arrecadação
0-5-3c DIPEA Pasta/Pasta Eletrônica
Unidade Organizacional
Condições apropriadas/ Backup e condições
apropriadas
2 anos Eliminação
na UO
Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de
Difusão do Conhecimento.
Notas:
a) Eliminação na UO – procedimentos da RAD-DGCOM-009 – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades
Organizacionais.
b) DGCOM/DEGEA – procedimentos das RAD-DGCOM-002 - Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; RAD-
DGCOM-017 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e RAD-DGCOM-021 - Gerir
Arquivo Permanente.
c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O
armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e
Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
19 ANEXOS
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Anexo 1– Fluxograma do Procedimento Receber Autos de Processos para
Arquivamento Definitivo;
Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Processar Feitos Recebidos do
DGCOM/DEGEA para Arquivamento Definitivo;
Anexo 3 – Fluxograma do Procedimento Receber Petições para Juntada em
Processos;
Anexo 4– Fluxograma do Procedimento Publicar Andamento dos Autos de
Processos;
Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Digitar Documentos;
Anexo 6 – Fluxograma do Procedimento Atender Solicitações;
Anexo 7 – Fluxograma do Procedimento Encaminhar Documentos;
Anexo 8– Fluxograma do Procedimento Encaminhar Autos de Processo para
Serventias;
Anexo 9 – Fluxograma do Procedimento Encaminhar Autos de Processo Para
Arquivamento Definitivo.
Anexo 10 - Fluxograma do Procedimento Supervisionar as Centrais e os
Núcleos de Arquivamento
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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER AUTOS PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO (CONTINUAÇÃO)
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO (CONTINUAÇÃO)
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO (CONTINUAÇÃO)
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO (CONTINUAÇÃO)
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROCESSAR FEITOS RECEBIDOS DO DGCOM/DEGEA PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO (CONTINUAÇÃO)
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ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER PETIÇÕES PARA JUNTADA EM PROCESSOS
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ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PUBLICAR ANDAMENTO DOS AUTOS DE PROCESSOS
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ANEXO 5 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DIGITAR DOCUMENTOS
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ANEXO 6 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ATENDER SOLICITAÇÕES
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ANEXO 7 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR DOCUMENTOS
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ANEXO 8- FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA SERVENTIAS
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ANEXO 9 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCAMINHAR AUTOS DE PROCESSO PARA ARQUIVAMENTO DEFINITIVO
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ANEXO 10 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SUPERVISIONAR AS CENTRAIS E OS NÚCLEOS DE ARQUIVAMENTO