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Page 1: Produtividade: Administração do Tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

EU

PRODUTIVIDADE

Page 2: Produtividade: Administração do Tempo

“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.“

Atividade não é produtividade

Planejar sem exagerar

Não ficar esperando as urgências

Evitar as distrações no meio do caminho

Negociar o que precisa ser entregue primeiro

Aprender a dizer não

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Page 3: Produtividade: Administração do Tempo

Planejar sem limitar a liberdade de agir

Não perca o longo prazo de vista

Entenda a importância do que está fazendo

PLANEJAMENTO

Tarefas Diárias

Metas Intermediárias

Metas Longo Prazo

Visão Fotografia do futuro. Determine antes de tudo.

Identifique o teu papel.

Metas: precisam ser EMAC

Específica

Mensurável

Atingível

Compatível

1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!

Page 4: Produtividade: Administração do Tempo

O MAIS IMPORTANTE VEM PRIMEIRO

Page 5: Produtividade: Administração do Tempo

META EMAC (exemplo)

Visão: ser saudável!

Meta de longo prazo: emagrecer

Meta de longo prazo: em 1 ano estarei 10 kg mais magra, fazendo exercício pelo

menos 3 vezes por semana e com bons índices de glicemia e colesterol.

Meta intermediária: em até 1 mês vou visitar um médico para determinar minha

condição atual.

Page 6: Produtividade: Administração do Tempo

TAREFAS DIÁRIAS

Planeje em apenas 10 minutos. Defina se será no final do dia

anterior ou no começo do dia seguinte.

Conheça o tempo que cada tarefa gasta e faça uma lista de

atividades.

Escreva sempre no mesmo lugar e evite muitas anotações em

papéis avulsos.

Dê valor para cada atividade e ordene.

A

B

C

IMPRESCINDÍVEL

NECESSÁRIO

OPCIONAL

Revisões mensais: revise a sua visão e suas metas de longo prazo e intermediárias.

Revisões semanais: agende os compromissos, reserve tempo para planejar, estabeleça e

negocie os prazos.

Revisões diárias: determine as tarefas e ordene as prioridades.

Page 7: Produtividade: Administração do Tempo

URGENTE X IMPORTANTE

Urgente é diferente de Importante

Todas as nossas atividades se encaixam em um dos quadrantes da matriz:

A produtividade está nos quadrantes 1 e 2

O quadrante 3 é o “apagar incêndio”

O quadrante 4 é a perda de tempo

1 2

3 4

Urgente Não Urgente

Importante

Não

Importante

Page 8: Produtividade: Administração do Tempo

MULTITAREFAS

Como ser multitarefas sem perder o foco?

Ser multitarefas não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sim conseguir

administrar vários projetos e entregar todos eles com qualidade (e sem enlouquecer!)

Mantenha aberta apenas as janelas que você precisa para a tarefa desse momento

Determine o tempo que vai levar e resista a tentação de espiar os e-mails, o Facebook, o

WhatsApp, etc. Termine aquilo que começou!

Coloque uma música e use o fone de ouvidos, assim você não se distrai com os barulhos e

reduz a chance de ser interrompido

Cuidado: a tendência é de priorizar e se aprofundar nas tarefas que a gente gosta mais, mas

isso pode gerar uma sensação de falta de tempo para fazer tudo

Se você não consegue curtir o que está fazendo, provavelmente lhe faltam habilidades

específicas. Não fique constrangido de pedir ajuda!

Page 9: Produtividade: Administração do Tempo

NEGOCIAR OS PRAZOS

Não tenha medo de dizer não, você será cobrado por não ter dito

Negocie com segurança, diplomacia e baseado em dados (menos emoção e mais informação)

Tome a iniciativa, faça um cronograma e leve em conta todos os recursos à sua disposição

Não perca o prazo que você negociou

Page 10: Produtividade: Administração do Tempo

ORGANIZAÇÃO

Um espaço desorganizado pode atrapalhar a produtividade

Pesquisa: os americanos perdem 3 semanas por ano procurando papéis

O mesmo vale para organização digital

Criação de pastas

Nomeação de arquivos

Compartilhamento das versões mais recentes

Organização do desktop

Limpeza do inbox: deixe apenas o que ainda precisa de uma ação tua

Quando for resolver: elimine, delegue, responda ou arquive.

Page 11: Produtividade: Administração do Tempo

POR FIM...

Não esqueça de reservar um tempo para o teu desenvolvimento (livros, cursos, blogs, conversas, networking, etc)

Conversar com os colegas de trabalho sobre o que eles fazem é um excelente aprendizado

Quando precisar fazer Home Office: ganhe o tempo de deslocamento pra você, se arrume como se fosse para o

escritório, encontre um espaço confortável (mas não muito, rs), avise quem estiver na sua casa que vocês está

trabalhando, almoce em outro ambiente para descansar a cabeça, resista às tentações e mantenha a disciplina!

Cuidado com as reuniões! Convoque poucas pessoas, defina previamente a pauta, o tempo e o resultado

esperado e evite reuniões surpresas.

E-mails: seja o mais direto possível (ninguém lê e-mails com barra de rolagem e em bloco), coloque o assunto em

tópicos e as principais palavras em negrito, sublinhe o nome das pessoas que tem uma ação específica e as data-

chave, escolha bem os destinatários, evite o “Responder para todos”, desligue os alertas de recebimento e crie

horários para se dedicar a isso.

Page 12: Produtividade: Administração do Tempo

OBRIGADA!

Em caso de dúvidas, favor entrar em contato conosco através do seguinte e-mail:

[email protected]

ou se preferir o telefone, utilize algum dos números abaixo.

(51) 3516.8137

(11) 3522.9568


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