POLTICAS PARA A PRESERVAO DIGITAL DE DOCUMENTOS

Natlia Leal da Costa[footnoteRef:1] [1: Estudante de Graduao do curso de Arquivologia da Universidade Federal da Bahia UFBA.]

RESUMOEste artigo tem como objetivo a questo da necessidade de preservao dos documentos, considerao como principal foco os documentos digitais. Apoia-se em pesquisas bibliogrficas sobre a preservao digital com base em autores da rea arquivstica, aborda mtodos de como se preservar documentos digitais baseados em recomentaes do CONARQ, legislao existente e na carta na UNESCO que trazem orientaes acerca do preservao digital de documentos e orientao normativas, nas quais podemos considerar como politicas de preservao digital, para que em um futura proximo seja possivel o acesso garantido as informao que atravs dessas politicas foram preservadas.

Palavras-chave: Preservao. Preservao Digital, Arquivologia. Polticas de Preservao.

1. INTRODUOEste artigo resultado de levantamento bibliogrfico acerca do assunto abordado, e tem como objetivo coletar e agrupar informaes a fim de colaborar na elaborao de aes de preservao digital para diversos tipos de acervos.Incialmente tratado o conceito de preservao abordado por diversos autores de nomes no cenrio da arquivologia e no dicioanrio base de rea para nortear acerca que vem a ser o termo e adentrar a tematica, onde segundo ALBADA (1987, p.7 apud Beck 2006 p 03).

A preservao requer administrao, e no restaurao. A boa administrao de arquivos aponta para a organizao dos acervos, e esta para a conservao preventiva, que inclui segurana e planejamento de desastres, armazenamento e manuseio adequados, e acesso, por meio da reproduo. Cabe ainda, estabelecer prioridades, sobre uma avaliao de custo-benefcio.

Em seguida abordada a preservao digital tambm trazendo conceitos e definies acerca do que seria o termo, so abordadas a principais estratgias de preservao digital formuladas atualmente e disponveis para utilizao, bem como suas vantagens acerca deste uso. Finalmente chegando as politicas que abrage a preservao digital abordando como um ponto de partida para que o assunto venha a ser estudo, e ampliado para debates sendo posto em destaque para que a sociedade tome concincia de qu nessario a criao destas politicas para a preservao do pratimnio informacional e cultural que hoje existe, mas que se no forem tomadas medidas para a sua preservao, podem ser perdidas ao longo do tempo. Consideraes relavantes acerca das tcnicas de preservao, at o momento desenvolvidas, mostram os avanos obtidos nesta rea, porm ainda a muito o que se fazer.O objetivo do artigo no permite realizar uma anlise aprofundada do tema, nem finalizar as fontes, mas possibilitar conhecer um pouco das estratgias e aes que vem sendo apresentadas no mbito da preservao nos meios digitais.2. PRESERVAOPara falar sobre preservao digital e as polticas que envolvem este tema necessrio iniciar o trabalho abordando alguns conceitos relacionados rea e de muita relevncia para o entendimento da temtica que ser tratada, portanto, o Dicionrio de Terminologia Arquivistica define o termo preservao como um conjunto de decises estratgicas, que envolve opes polticas e tecnolgicas, como, por exemplo, a reformatao de suporte por meio de microfilmagem e da digitalizao Podemos entender com essa definio o que a prope a arquivologia que criar polticas a fim de salvaguardar a documentao que tem valor informativo e histrico para as pesquisa e para a sociedade em geral. Preservar no apenas guardar o documento criar estratgias e maneiras para garantir a vida desses documentos.Outro conceito que podemos trazer a nvel mundial do termo o que o programa Memria do Mundo: diretrizes para a salvaguarda do Patrimnio Documental Mundial da UNESCO, onde Beck (2006, p. 16) define " a soma das medidas necessrias para garantir a acessibilidade permanente para sempre do patrimnio documental". A preservao a medida tomada para garantir acesso em longo prazo dos documentos, eles tm que ser acessveis a todos por qualquer meio seja fsico ou digital, no fsico necessrio preservar a forma do documento, no caso o suporte onde este se encontra, seja ele papel, foto, cd e etc. preservando esse suporte est sendo preservado o contedo. A preservao est atrelada a outras duas medidas que a conservao e conservao preventiva, que segundo Memria do Mundo apud Beck a conservao " o conjunto de medidas precisas para evitar uma deteriorao ulterior do documento original e que requerem uma interveno tcnica mnima" e a conservao preventiva "que assegura a sobrevida de colees pela melhoria das condies ambientais, de guarda e pela reproduo ou transferncia de suporte, inclusive dos meios digitais". Estas duas medidas tambm garantem aos documentos um tempo de vida prolongado e o acesso dos mesmos.3. PRESERVAO DIGITALSegundo Arellano (2004), a preservao digital o desafio do sculo XXI, e aponta que iniciativas para lidar com esse desafio esto se multiplicando em nvel mundial. A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos define em seu manual que Preservao Digital conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas tecnolgicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretao de documentos digitais pelo tempo que for necessrio. necessrio criar mecanismos e tcnicas para garantir a preservao em longo prazo, tanto para os documentos fsicos, elaborando tcnicas que minimizem os danos e garantir a manuteno constante, o mesmo serve para os documentos digitais que precisam sempre ser avaliados a fim de verificar se necessrio algum tipo estratgia para lhes garantir maior tempo de vida, e que no se percam no mundo digital sem que haja uma forma de que no futuro ele seja recuperado.Na preservao de documentos digitais, assim com na dos documentos em papel, necessria a adoo de ferramentas que protejam e garantam a sua manuteno. Essas ferramentas devero servir para reparar e restaurar registros protegidos, prevendo os danos e reduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservao prospectiva), ou para restaurar os documentos j danificados (preservao retrospectiva). (ARELLANO, 2004 p. 17)

A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) elaborou juntamente com o Conselho Nacional de Arquivos a Carta para Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital que tem com objetivo conscientizar e ampliar a discusso sobre o legado cultural em formato digital que atualmente se encontra em perigo de se perder, ela foi inspirada nas recomendaes da Carta para a Preservao do Patrimnio Digital da UNESCO, de 2003 que alerta sobre o desaparecimento do legado digital da humanidade. Carta para Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital alerta para os problemas que existem no cenrio digital: Dependncia social da informao digital; Rpida obsolescncia da tecnologia digital; Incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a preservao de longo prazo; Fragilidade intrnseca do armazenamento digital; Complexidade e custos da preservao digital; Multiplicidade de atores envolvidos.

A partir do momento em que esses problemas so reconhecidos indispensvel aps a conscientizao criao de polticas, legislao, normas e etc. que minimizem os efeitos de fragilidade a obsolescncia de hardware, software e dos formatos que assegurem autenticidade, a integridade, e o constate acesso o uso da informao a todos.

A CDTE tambm criou o E-ARQ Brasil que segue a Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007 do CONARQ, e dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos, pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, que tem orientaes a serem seguidas para garantir a confiabilidade e autenticidade, e tambm a acessibilidade dos documentos e requisitos importantes para a criao de um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD).

Para Arellano (2004) a preservao digital compreende os mecanismos que permitam o armazenamento em repositrios de dados digitais que garantiriam a perenidade dos seus contedos.

3.1 Estratgias de Preservao DigitalAs estratgias para a preservao digital segundo Lee (apud FERREIRA, 2006, p. 31) so agrupadas em trs classes fundamentais: emulao, migrao e encapsulamento, porm as estratgias vo alm dessas trs, onde Thibodeau divide em quatro eixos, estratgias de preservao do objeto fsico/lgico, preservao do objeto conceptual, aplicao genrica e aplicao especfica (Fig. 1).

Fig. 1 - Classificao das diferentes estratgias de preservao digital. Fonte: Miguel Ferreira, 2006.

3.1.1 Preservao de tecnologia

Essa estratgia visa preservar o hardware e software necessrios para a leitura dos documentos digitais, de acordo com Ferreira (2006) trata-se de criar museus das ferramentas tecnolgicas utilizadas, o foco nesse caso seria a preservao do objeto digital na forma original, desde o computador ao programa de leitura. Porm para a gesto do espao fsico fica complicado utilizando essa estratgia, os custos de manuteno dos equipamentos tero que ser includos nos gastos da instituio/empresa, o que acaba no sendo vivel utilizar esse mtodo.3.1.2 Refrescamento

Consiste na mudana da informao de um suporte fsico de armazenamento que esteja prestes a se tornar obsoleto para um mais atual, porm necessrio sempre verificar a integridade de suporte para que no se perca as informaes nele contido devido degradao.

3.1.3 Emulao

Definida por Rothenberg (1998 apud SantAnna) como o melhor mtodo na busca pela soluo ideal de se preservar, indefinidamente, um documento digital e suas formas e funcionalidades a emulao funciona quando se usa software (denominado emulador) que tem a funo o qual reproduz o comportamento de um determinado hardware e/ou software em uma plataforma que seria incompatvel, como isso possvel preservar boa parte das caractersticas originais do documento. Para Ferreira (2006) existem dois tipos de emuladores os de sistemas operativos que se baseia na reproduo do sistema operacional por completo e o de hardware que visa apenas o prprio hardware, possibilitando diversos sistemas operacionais sendo executados no contexto de um nico emulador. Cunha e Lima (2007) definem emulao como uma estratgia que supere a obsolescncia do software e hardware com tecnologias que imitem os sistemas obsoletos no futuro da computao. necessrio saber que a emulao no aconselhada a ser feita muitas vezes, pois pode acabar comprometendo as informaes podendo ocasionar a perda das mesmas, outro problema da emulao como salienta Ferreira (2006) o obsolescncia do emulador fazendo com que crie a necessidade de mudar para uma nova plataforma capaz de emular a primeira.

3.1.4 Migrao/converso

Consiste em transferir periodicamente o objeto digital para um suporte de tecnologia mais atualizada, permitindo acessar no futuro as informaes. Para Ferreira (2006) Ao contrrio das estratgias de preservao j apresentadas que procuram cristalizar o objeto digital no seu formato original, as estratgias baseadas em migrao centram-se, sobretudo na preservao do seu contedo intelectual, ou seja, na preservao do objeto conceptual.

A migrao tem algumas consideraes desvantajosas: a possibilidade de perda do contedo no momento da transferncia, incompatibilidade entre os formatos transferidos, e tambm a necessidade de migrar novas vezes devido obsolescncia tecnolgica. Com isso no pode ser considerada uma estratgia e preservao definitiva De acordo com Ferreira (2006) destacando as variaes que a migrao apresenta:a) Migrao para suportes analgicos - converso do objeto digital para um analgico, como o papel ou outro que apresente longa durao, porm somente podem ser feitos em objetos que contenha textos ou imagens.b) Atualizao de verses - seu objetivo permitir que objetos digitais produzidos por um software, se torne acessvel pelo software da gerao atual. Um exemplo, um documento produzido atravs do Pacote Office 2007, sendo acessado pelo Pacote Office 2013.c) Converso para formatos concorrentes - Para Ferreira (2006) necessrio ter cuidado, pois esta estratgia tem riscos, porm podem ser minimizados escolhendo formatos adequados.Existem, no entanto, formatos que no so dependentes de qualquer aplicao de software. Tal acontece com grande parte dos formatos de imagem (e.g. JPEG, TIFF, PNG). Isto possibilita que os objetos sejam convertidos entre formatos anlogos, independentemente da aplicao utilizada na sua criao. (FERREIRA, 2006, p.38).

d) Normalizao Consiste na reduo de formatos que se encontra o objeto digital, pois controlando esses formatos uma nica estratgia de preservao pode ser utilizada para uma quantidade maior de objetos digitais.e) Migrao a-pedido nessa estratgia as converses so aplicadas sempre no objeto original. Com isso se evitar a perda de informaes proporcionada pelas migraes. Com isso caso o resultado da migrao resulte em um objeto destorcido e diferente do original, na prxima converso, poder ser adequado e solucionado. As ilustraes de Ferreira (2006) mostram a diferena entre a migrao convencional e a migrao a-pedido.

Fig. 2 - Migrao convencional. Fonte: Miguel Ferreira, 2006.

Fig. 3 Migrao a-pedido. Fonte: Miguel Ferreira, 2006.

f) Migrao distribuda Para Cunha e Lima (2007) trata-se do desenvolvimento e distribuio de conversores atravs da net que podem ser utilizados atravs de aplicaes cliente. Ferreira (2006) informa que no Lister Hill National Center for Biomedical Communication existe um servio onde mais de 50 formatos diferentes podem ser convertidos para PDF. E a Universidade de Minho est desenvolvendo um servio que realiza centenas de converses, este mesmo servio tambm j pode ser encontrado em diversos web sites. Esse sistema tem suas vantagens em relao aos demais, ele possibilita esconder especificidades de cada conversor que a plataforma suporta, possibilita e compatvel, criao de uma rede global de conversores possibilitando a reduo dos custos com a preservao com mltiplas formas de migrao. No entanto Ferreira (2006) que nem sempre essa migrao ser adequada a tudo, pois o volume do repositrio pode ser muito grande, e essa quantidade enorme trs custo que pode ser uma barreira para algumas organizaes. Na ilustrao de Ferreira (2006) possvel visualizar como se comporta esse tipo de converso.

Fig. 4 - Migrao distribuda baseada em Servios Web. Fonte: Miguel Ferreira, 2006.

3.1.5 Encapsulamento

Estratgia que visa preservar o objeto digital e toda a informao necessria descrita detalhadamente para no futuro permitir a criao de emuladores. Para Cunha e Lima (2007) reunir em conjunto com o recurso digital e o que quer que seja necessrio para manter o acesso a ele. Isto pode incluir metadados, software visualizador e arquivos especficos constituintes do recurso digital.

2.1.6 A Pedra de Rosetta digital

Para Cunha e Lima (2007) Denomina-se Pedra da Roseta Digital por tratar-se de uma tcnica que pretende traduzir para novos softwares os arquivos digitais advindos de tecnologias j obsoletas, com parmetros que permitam uma traduo, assim como a Pedra da Roseta, descoberta por soldados franceses no ano de 1799 e que permitiu a traduo dos hierglifos egpcios.Essa estratgia orientada a ser a ultima a ser usada por ser considerada uma ferramenta da arqueologia digital, nela no a garantia de preservao total e sua legibilidade pode ser ruim, pode ser necessrio em alguns momentos interpretao dos documentos serem feita por adivinhao, o que pode ser bastante prejudicial comprometendo na autenticidade dessa documentao.

3.1.7 Metadados de preservao

A metainformao da preservao tem como objetivo descrever e documentar os processos e atividades relacionadas com a preservao de materiais digitais. Ou seja, a metainformao de preservao responsvel por reunir, junto do material custodiado, informao detalhada sobre a sua provenincia, autenticidade, atividades de preservao, ambiente tecnolgico e condicionantes legais. (FERREIRA, 2006, p. 54).

A metainformao objetiva descrever o ambiente tecnolgico e agregar informaes sobre o material sob sua custodia. O modelo da Open Archival Information System (OAIS) referencia nesta rea, sendo usado em diversos instituies. A estrutura conceitual para metadados de preservao do OAIS est sendo usada por vrias instituies para identificar seus elementos de metadados especficos: Cornell University, as Bibliotecas Nacionais da Austrlia e da Nova Zelndia, On-line Computer Library Center (OCLC), Michigan Institute of Technology (MIT) e outras. (ARELLANO, 2004, p. 20)

Todas as estratgias apresentadas visam preservao a logo prazo da informao, que precisa esta disponvel para a os usurios a todo o momento, com isso tambm necessrio criao de polticas arquivsticas relacionadas a esta rea para garantir que realmente se cumpra o processo da preservao digital.

4. POLTICA DE PRESERVAO DIGITAL

As polticas de preservao digital esto baseadas em leis e normas tcnicas publicadas pelo CONARQ, onde atravs dessas publicaes possvel realizar de forma correta todos os passos para garantir o acesso permanente, e ficar de acordo com a lei de acesso a informao. Atravs do CONARQ possivel encontrar diversas publicaes que visam orientar para a preservao digital: Diretrizes do Produtor - A Elaborao e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivduos; Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos Arquivsticos digitais: Diretrizes para Organizaes Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital; Diretrizes para a presuno de autenticidade de documentos arquivsticos digitais; Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes; Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios eletromagnticos.Uma politica de preservao digital tem como finalidades garantir a conservao da forma fisica e intelectual do documento para que matenha-o autentico, acessivel e integro, atravs das normas e das estrategias definidas.A definio de uma politica de preservao envolve, geralmente, todas a facetas de um arquivo. Implica a criao de polticas de avaliao e seleo de materias, a identificao de esquemas de metainformao apropiados (e.g. metainformao drecritiva, tcnica de disseminao estrutural e de preservao), a definio de estratgias de preservao adequadas a cada classe de objetos digitais, a criao de planos de sucesso para a eventualidade da organizao detentora da informao interromper a sua atividade, a utilizao de modelos sustentveis de financiamento, entre outros. (FERREIRA, 2006, p.66)

Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, aborda a questo da digitalizao dos documentos e o armazenamento em meio eletrnico, abordando como deve ser o processo, informando como proceder no caso de indexao e sobre proteger o acesso e uso, inibir alteraes, reprodues e distribuio no autorizada. A lei j foi um grande avano para o incio das politicas acerca da preservao digital, porm deve continuar avanando para o que deve ser feito tanto pelo governo como iniciativas da sociedade civil.

Podemos ento constatar, atravs do levantamento bibliogrfico, que existe ainda uma carncia de polticas de preservao digital, e que as pesquisas relacionadas, apontam para a necessidade da definio de polticas e estratgias de preservao digital em todos os mbitos. Existe no mbito publico um nico orgo que tem sua propia politica de preservao digital, a Cmara dos Deputados, que instituiu uma poltica de preservao digital por meio do Ato da Mesa n 48, de 16-7-2012 (BRASIL, 2012). O ato constitudo por 21 artigos distribudos em cinco sees: Disposies preliminares; Dos princpios e objetivos; Dos requisitos; Do repositrio para preservao digital; Responsabilidades e Reviso, onde podemos observar que eles prezam por criar uma cultura de prservao orientando a ampla divulgao dos metdos contigos no ato, trs requisitos para as formas de captura, estabelece as condies para que um documento seja aceito no repositrio digital da Cmara.

Ainda a muito que se fazer para que uma politica de preservao digital seja criada em mbito nacional e implementada em todos os orgos, porm o CONARQ caminha para isso seja feito o quanto antes, com suas publicaes e com a CTDE, que tem por objetivo apresentar ao Conselho Nacional de Arquivos normas, diretrizes, procedimentos tcnicos e instrumentos legais sobre gesto arquivstica e preservao dos documentos digitais, em conformidade com os padres nacionais e internacionais.

5. CONSIDERAES FINAISAbordamos os conceitos de preservao de preservao digital a fim de compreender a temtica a conseguir entrar no assunto de forma clara. Como observamos ao longo deste trabalho as estrategias para a preservao digital so muita e visam minimizar os problemas de perda de informaes no meio digital, com a preservao digital, a preteno garantir que os documentos no sejam alterados no registros digitais. Todas as estratgias abordadas neste trabalho foram criadas para evitar o risco de perda e garantir o acesso futuro dos documentos. Elas ainda no foram testadas pois no existiu tempo hbil para tal, enquanto isso no acontece essas estratgias no podem se consolidar na area e se tornarem realidade. possivel observar que poucas so as politicas que garentem a preservao dos documentos digitais, ainda h muito que se discutir sobre o assunto, a problematica precisa ser levada a constantes discurses em eventos de ambito nacional para aprofundar os estudos e criar meios que sejam efetivos para a criao de uma politica publica de preservao digital, pois os documentos so fontes de memoria cultural, memoria dos povos, fontes de informao, de saber, de conhecimento e de pesquisas e precisa ser preservado para o seu acesso a futuros usuarios, e o profissional da informao, o arquivista, o principal responsavel por conscientizar as autorizadades a levar o assunto a conhceimento de todos para a criao politicas efetivas.

REFERNCIAS

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