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PROCESSO: n.º1 – Definições Estratégicas Procedimento nº 1.2.2 – Política de Governança Corporativa

Elaborado pela Área de Controles Internos – Normas e Riscos – Atualizado em: 07/02/2012

Processo n.1 – Decisões Estratégicas

Procedimento n. 1.2.2

POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA

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Sumário

SEÇÃO 1 - POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA ....................................................................... 3

1. Objetivo ................................................................................................................................................... 4

2. Estrutura das Diretrizes ........................................................................................................................... 4

Seção 1.1 - Representatividade e Participação ........................................................................................... 5

1. Assembleia Geral ..................................................................................................................................... 5

2. Processo Eleitoral .................................................................................................................................... 6

3. Participação dos Associados .................................................................................................................... 7

4. Formação Cooperativista, Desenvolvimento de Lideranças e Responsabilidade Social ........................ 7

Seção 1.2 - Direção Estratégica ................................................................................................................... 9

1. Definição de Papéis e Atuação ................................................................................................................ 9

Seção 1.3 - Gestão Executiva ..................................................................................................................... 11

1. Atuação e Responsabilidade ................................................................................................................. 11

2. Código de Conduta e Padrões Éticos .................................................................................................... 11

3. Políticas de Controle Interno e Crédito ................................................................................................ 11

4. Prestação de Informações ..................................................................................................................... 12

Seção 1.4 -Fiscalização e Controle ............................................................................................................ 14

1. Associados ............................................................................................................................................. 14

2. Auditorias .............................................................................................................................................. 14

3. Conselho Fiscal ...................................................................................................................................... 14

4. Controles Internos ................................................................................................................................. 16

5. Organização Sistêmica ........................................................................................................................... 16

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SEÇÃO 1

POLÍTICA DE GOVERNANÇA CORPORATIVA

CAPÍTULO 1 - DIRETRIZES

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1. Objetivo

Esta política visa atender ao disposto nos arts. 17 e 18, da Resolução do Conselho

Monetário Nacional n. 3.859/2010, cumprindo com a exigência de se instituir na Sicoob

Cocred uma Política de Governança Corporativa que aborde os aspectos de

representatividade e participação, direção estratégica, gestão executiva e fiscalização e

controle, e que contemple a aplicação dos princípios de segregação de funções na

transparência, equidade, ética, educação cooperativista, responsabilidade corporativa e

prestação de contas.

2. Estrutura das Diretrizes

As diretrizes da Política de Governança Corporativa da Sicoob Cocred estão

divididas em quatro seções:

1) Representatividade e Participação;

2) Direção estratégica;

3) Gestão Executiva;

4) Fiscalização e Controle.

A primeira seção foca a questão das Assembleias, o processo eleitoral, os canais

de comunicação e informação e a formação cooperativista.

As seções dois e três buscam enfatizar a necessidade de separação entre as

funções estratégicas e as funções executivas, evidenciando em cada uma delas as principais

atribuições e responsabilidades dos administradores.

A seção quatro trata de diferentes atores que também agem, além do Conselho de

Administração, como instrumentos de fiscalização e controle (associados, auditorias, conselho

fiscal e organização sistêmica), evidenciando sua importância e os mecanismos utilizados por

cada um deles.

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Seção 1.1

Representatividade e Participação

1. Assembleia Geral

É composta pelas seguintes diretrizes de governança:

a) A administração deverá realizar esforços para assegurar a efetiva

representatividade e participação aos associados nas deliberações da Assembleia Geral, uma

vez que esse é o órgão supremo da cooperativa;

b) O local, a data e a hora das Assembleias Gerais deverão ser escolhidos e

divulgados de forma a facilitar a presença dos associados;

c) No caso de a pauta da Assembleia Geral conter assuntos complexos – tais como

alteração na área de ação, mudanças nas condições estatutárias de admissão de associados,

transformação, fusão, incorporação, desmembramento, liquidação e demais assuntos

consideradas relevantes -, sua divulgação deverá ser feita com a maior antecedência do que

em casos comuns;

d) Poderão ser realizadas reuniões locais com os associados (pré-Assembleias),

anteriormente às Assembleias Gerais, como mecanismo para fortalecer a participação e o

ativismo dos associados, a fim de discutir os assuntos constantes da pauta da Assembleia;

e) A pauta da Assembleia Geral deverá ser detalhada e, preferencialmente, não

incluir o item “outros assuntos”, a fim de que todos os temas a serem discutidos sejam de

conhecimento prévio dos associados;

f) Quando a pauta apresentar o item “outros assuntos”, este deverá contemplar tão-

somente matérias informativas ou pontuais, de caráter não deliberativo;

g) A linguagem utilizada no texto da pauta da Assembleia Geral deverá ser

adequada às características dos associados da cooperativa, possibilitando a fácil

compreensão dos assuntos a serem tratados;

h) Será permitido receber, antes da publicação do edital de convocação, propostas

de temas que associados tenham interesse de incluir na pauta da Assembleia Geral;

i) Na Assembleia Geral Ordinária, a deliberação sobre a prestação de contas

deverá ser precedida da leitura dos pareceres da auditoria externa e do Conselho Fiscal;

j) A ata da Assembleia Geral deverá ser transparente – relatando todos os fatos

ocorridos e as deliberações dos associados, inclusive dissidências – e amplamente divulgada;

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k) Os itens da pauta da Assembleia Geral deverão ser apreciados e votados

individualmente, na sequência disposta no edital de convocação.

2. Processo Eleitoral

Será estruturado nas seguintes premissas:

a) As regras eleitorais deverão ser de amplo conhecimento dos associados.

b) A condução do processo eleitoral deverá ser de responsabilidade de comissão

criada especificamente para essa finalidade.

c) A comissão eleitoral deverá ser formada com antecedência suficiente para

atender a todos os prazos necessários à organização do processo eleitoral.

d) A comissão eleitoral deverá ser formada por um número ímpar de associados,

com no mínimo três integrantes, que não tenham sido eleitos para os mandatos estatutários

vigentes e que não sejam parentes até segundo grau destes e nem dos candidatos;

e) Caberá à comissão eleitoral verificar o atendimento aos critérios estabelecidos

para a candidatura aos cargos eletivos.

f) Caberá à comissão eleitoral zelar pela segurança no processo, pela

transparência e igualdade de oportunidade de participação.

g) Na ocorrência de problemas na condução do processo eleitoral, a comissão

deverá elaborar parecer, a ser lido quando da realização da Assembleia Geral.

h) A comissão eleitoral deverá atuar de forma autônoma e reportar-se

operacionalmente ao órgão de administração estratégica.

i) Caberão à comissão eleitoral o planejamento e a responsabilidade pela execução

das atividades inerentes ao processo eleitoral, tais como organização do local de votação,

convocação de empregados e/ou associados como mesários e escrutinadores, contagem dos

votos, divulgação/publicação do resultado.

j) A eleição dos membros do Conselho Fiscal deverá ser desvinculada e

independente da eleição para o órgão de administração estratégica;

k) Os candidatos deverão atender a condições mínimas para se candidatar, que

estarão estabelecidas em regulamento interno;

l) A administração da cooperativa deverá assegurar aos candidatos eleitos o

acesso a treinamento para capacitação ao exercício de suas funções.

m) Os nomes e perfis dos candidatos deverão ser divulgados previamente à

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Assembleia Geral;

n) Os normativos da cooperativa deverão prever critérios que assegurem a não

existência de vinculação econômica ou funcional entre os membros do(s) órgão(s) de

administração e do Conselho Fiscal;

o) Os normativos da cooperativa deverão conter dispositivos estabelecendo: prazo

de desincompatibilização prévia de cargos eletivos ou executivos ocupados na cooperativa

para candidatura a cargo público eletivo; prazo para concorrer a cargos eletivos na

cooperativa após ter ocupado cargo público eletivo; e proibição do exercício concomitante de

cargo político-partidário por ocupante de cargo eletivo na cooperativa.

3. Participação dos Associados

A participação dos associados na cooperativa será estimulada criando ambientes e

instrumentos que permitam que eles se expressem e sejam ouvidos, principalmente com o

objetivo de desenvolver o senso de pertencimento, propriedade e capacidade de influenciar

os rumos da cooperativa. São exemplos:

a) canais de fornecimento de informações aos associados, alternativos e

complementares à Assembleia Geral: Periódicos COCREDINFO, CANAVIEIROS, site da

Sicoob Cocred.

b) canais de recebimento de sugestões e reclamações: OUVIDORIA SICOOB,

RDR (Sistema de Registro de Denúncias e Reclamações, administrado pelo Banco Central), e

o “FALE CONOSCO”, disponível no site da cooperativa.

4. Formação Cooperativista, Desenvolvimento de Lideranças e Responsabilidade Social

A cooperativa deverá promover permanentemente a educação cooperativista e a

educação financeira dos seus associados, desenvolvendo mecanismos para:

a) fortalecer os vínculos associativistas que serviram de base para a constituição

da cooperativa;

b) estabelecer política de envolvimento com a comunidade, como a promoção do

evento periódico “Cocred em ação”;

c) estimular a emersão de lideranças setoriais ou regionais, que servirão de elo

entre cooperativa e associados; e

d) buscar a renovação dos membros dos órgãos de administração e de

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fiscalização.

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Seção 1.2

Direção Estratégica

1. Definição de Papéis e Atuação

A Sicoob Cocred estabelecerá Estatuto Social e Regimento Interno que

disciplinarão a distribuição de atribuições e responsabilidades dos administradores

estratégicos (Conselho de Administração) e executivos (Diretoria Executiva), a fim de

promover a segregação de funções, baseando-se, para isso, na seguinte estrutura

organizacional:

I. Órgãos estatutários

a. Assembleia geral;

b. Conselho de Administração

c. Conselho Fiscal;

d. Diretoria Executiva;

II. Órgãos de assessoria

a. Área de Auditoria Interna;

b. Área de Controles Internos;

c. Assessoria do Conselho de Administração;

d. Assessoria Jurídica.

III. Quadro administrativo/operacional

a. Área de Gerência Administrativa;

b. Área de Gestão de Recuperação de Crédito;

c. Área de Operação de Crédito;

d. Área de Recursos Humanos;

e. Área de Negócios;

f. Área de Marketing;

g. Área de Tecnologia da Informação.

h. Área de Gestão Financeira;

i. Área de Gestão da Qualidade;

j. Área de Planejamento e Desenvolvimento;

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k. Área de Engenharia e Obras;

l. Agrônomo.

As funções, responsabilidades, funcionamento e organização do Conselho de

Administração estarão devidamente previstos em regulamento interno (1.4. Manual de

Regimento Interno) específico, garantindo, desta forma, a eficácia da segregação de

competências entre os órgãos administradores estratégicos e executivos.

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Seção 1.3

Gestão Executiva

1. Atuação e Responsabilidade

A atuação da Diretoria Executiva (órgão de administração executiva) será pautada

nas seguintes orientações:

a) Os administradores com funções executivas (diretores executivos), responsáveis

que serão pela gestão operacional, deverão dedicar tempo integral às atividades da

cooperativa.

b) Esses administradores serão responsáveis pela execução das diretrizes fixadas

pelo órgão de administração estratégica (Conselho de Administração) e deverão prestar

contas de sua atuação sempre que solicitados, àquele órgão, ao Conselho Fiscal e às

instâncias de auditoria.

c) Os requisitos de capacitação técnica, as atribuições e as responsabilidades dos

administradores com funções executivas deverão constar do estatuto da cooperativa.

d) Os administradores com funções executivas deverão ter competência técnica e

gerencial compatível com a complexidade das funções exercidas.

e) Os administradores com funções executivas, de acordo com suas

responsabilidades, deverão certificar a adequação de demonstrações financeiras e relatórios

encaminhados ao órgão de administração estratégica, Conselho Fiscal, associados e órgãos

externos de controle, atestando que não existirão omissões ou falsas declarações nesses

documentos e que eles expressarão a real situação da cooperativa.

2. Código de Conduta e Padrões Éticos

A cooperativa estabelecerá código de conduta (1.5. Manual de Ética e Conduta)

para pautar as ações dos administradores com funções estratégicas e executivas, do

Conselho Fiscal e dos empregados, no qual deverá ser registrado o posicionamento ético da

cooperativa e sua aplicação nas atividades diárias.

3. Políticas de Controle Interno e Crédito

A cooperativa possuirá Manual de Controles Internos (3.2. Manual de Controles

Internos), que tratará da gestão de normas, riscos e monitoramento das operações, e será

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amplamente divulgada para o quadro funcional da cooperativa, conforme determina a

Resolução CMN 2.554/1998. A gestão de riscos contemplará todos os tipos de riscos que

envolvem a atividade cooperativista de crédito, ponderadas sua relevância e adequação ao

porte da cooperativa.

O Manual de Crédito será instituída na cooperativa com o objetivo de estabelecer

critérios de concessão de crédito. Além disso, para garantir a eficácia da mitigação do risco de

crédito, será estabelecido, também, outro manual que visará à recuperação de crédito e

coibição de inadimplência (5.2. Manual de Contratos e Recuperação de Crédito).

4. Prestação de Informações

A prestação de informações sobre a situação da Instituição deverá obedecer aos

seguintes critérios:

a) Os administradores com funções executivas deverão assegurar aos membros

dos órgãos de administração estratégica e fiscal acesso a instalações, informações e

documentos da cooperativa necessários ao desempenho das respectivas funções.

b) As informações encaminhadas pelos administradores com funções executivas

para análise dos demais órgãos colegiados deverão enfatizar os pontos mais importantes e

ser disponibilizadas de forma tempestiva, regular e confiável, permitindo comparações e

avaliação da gestão.

c) O Conselho Fiscal deverá ter acesso aos documentos necessários com

antecedência suficiente para a execução de suas tarefas e antes das reuniões ordinárias.

d) Os administradores com funções executivas deverão assegurar que os

associados conheçam a situação financeira, o desempenho e as políticas de gestão e

negócios da cooperativa, informando, de forma clara e com linguagem adequada, todos os

fatos relevantes.

e) Deverão ser realizados os melhores esforços para tornar públicos os dados

econômico-financeiros da cooperativa e os indicadores de desempenho.

f) A divulgação das informações deverá atender às expectativas dos associados,

mediante uso de canais de comunicação adequados, respeitada a melhor relação custo-

benefício.

g) Os pareceres da auditoria externa e do Conselho Fiscal deverão ser divulgados

previamente à realização da Assembleia Geral.

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h) Os administradores com funções executivas deverão estabelecer parâmetros de

comparação com outras cooperativas, especialmente em temas como custos administrativos

frente à receita, nível de exposição a riscos e índices de inadimplência.

i) Os valores e critérios de remuneração dos administradores deverão estar

disponíveis a qualquer associado, inclusive nos casos em que houver parcela de

remuneração variável.

j) Os relatórios anuais deverão descrever esses critérios e divulgar os percentuais

dessas remunerações em relação ao total das despesas administrativas.

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Seção 1.4

Fiscalização e Controle

1. Associados

O objetivo dessa diretriz será evidenciar que os associados são agentes da boa

governança, por intermédio da conscientização de suas responsabilidades legais como sócios

de uma cooperativa.

Os direitos, deveres e responsabilidades dos associados estão devidamente

elencados no Capítulo IV, arts. 8 a 18, do Estatuto Social da cooperativa.

2. Auditorias

As Auditorias na Sicoob Cocred serão fundamentadas nas seguintes diretrizes:

a) A contratação de auditoria externa será aprovada pelo órgão de administração

estratégica;

b) Os relatórios das auditorias serão encaminhados a todos os órgãos estatutários

da cooperativa;

c) Será assegurada a independência das auditorias externa e interna; e

d) A Área de Auditoria Interna será subordinada diretamente ao presidente do

órgão de administração estratégica (Conselho de Administração), tendo como competências

principais: auferir o cumprimento dos normativos internos e externos; revisar as operações

contábeis e financeiras (ou parte delas) objetivando saber se revestem das formalidades

legais vigentes, dos princípios aceitos e ou das normas existentes na Sicoob Cocred; testar a

consistência dos saldos das contas ou de operações contábeis (ou de parte delas), como por

exemplo: caixa, depósitos bancários, operações de crédito etc.; detectar desvios na

administração de bens e valores; proceder conforme as legislações vigentes e normas

internas formalizadas ou tácitas da Sicoob Cocred; e realizar a verificação da eficácia de

ações tomadas pelas áreas para sanar os pontos verificados em auditoria.

3. Conselho Fiscal

O Conselho Fiscal é instituído na Sicoob Cocred com o objetivo de fiscalizá-la

como representante dos interesses dos associados.

As atividades do Conselho Fiscal serão regidas pelos seguintes princípios:

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a) O Conselho Fiscal deverá ser órgão independente da administração da

cooperativa;

b) Promoverá a verificação das obrigações legais e estatutárias e o exame da

gestão e dos atos que tenham impacto sobre os resultados da cooperativa;

c) Poderá solicitar à administração esclarecimentos ou informações, desde que

relativos à sua função fiscalizadora, bem como a elaboração de relatórios e demonstrações

financeiras ou contábeis especiais.

d) Poderá solicitar aos auditores internos esclarecimentos ou informações, bem

como aos auditores externos a apuração de fatos específicos.

e) O Conselho Fiscal poderá convocar ou convidar, em conjunto ou

separadamente, qualquer parte interessada às atividades da cooperativa, a fim de prestar

esclarecimentos.

f) Os membros do Conselho Fiscal não deverão ter negócios com a cooperativa

além daqueles realizados na condição de associados.

g) Os membros do Conselho Fiscal não deverão ser empregados ou ter

participação relevante em entidade ou empresa que esteja oferecendo algum serviço ou

produto à cooperativa e também não deve ser cônjuges ou parentes até segundo grau dos

membros dessa entidade/empresa.

h) Os novos conselheiros fiscais empossados deverão receber dos administradores

e dos conselheiros fiscais remanescentes, informações necessárias à efetividade de sua

atuação.

i) Deverão receber informações, no mínimo, sobre:

Ambiente interno: histórico, estrutura e planejamento da cooperativa; regras de

funcionamento do Conselho Fiscal e legislação pertinente ao exercício do cargo; processos e

sistemas gerenciais e de controle, relatórios anuais, atas das Assembleias e das reuniões dos

órgãos de administração e do Conselho Fiscal.

Ambiente externo: características do mercado financeiro e de crédito,

características do segmento de cooperativas de crédito, como a estrutura do sistema, os

principais concorrentes e as políticas dos órgãos reguladores.

j) Os novos conselheiros deverão tomar ciência, formalmente, de suas

responsabilidades.

k) Conselho Fiscal deverá estabelecer seu plano de trabalho anual.

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l) O Conselho Fiscal deverá conhecer e acompanhar o plano de trabalho das

auditorias externa e interna e a discussão sobre eventuais pontos de discordância entre

auditores e administradores.

m) O relatório de trabalho do Conselho Fiscal deverá expressar a atuação do

órgão, abordando os aspectos relevantes constatados em suas análises e fazendo referência

às recomendações dos auditores.

n) Conselho Fiscal deverá fornecer aos associados, sempre que solicitado,

informações sobre matérias de sua competência.

o) no mínimo, um dos membros efetivos do Conselho Fiscal deverá comparecer às

reuniões da Assembleia Geral e responder a eventuais pedidos de informações formulados

pelos associados.

4. Controles Internos

A Sicoob Cocred possuirá Área de Controles Internos, subdivido em

Departamentos de Monitoramento PLD, Normas e Riscos e Controladoria tendo como função

projetar, implementar, coordenar e manter um sistema de controles internos que possa

atender de forma adequada às necessidades informativas do processo de planejamento e

controle da Cooperativa.

Sua missão será assegurar, assessorar, alertar e servir como instrumento

consultivo às áreas da cooperativa para que estejam trabalhando com segurança e sem

exposição a riscos desnecessários.

5. Organização Sistêmica

a) Sicoob Brasil: A Sicoob Cocred é filiada ao Sistema de Cooperativas de Crédito

do Brasil (Sicoob), composto de cooperativas centrais e singulares de crédito e à

Confederação Nacional de Cooperativas de Crédito (Sicoob Brasil), visando à solidez e à

fortificação dos processos operacionais e de controles.

b) Sicoob Cocecrer: A Sicoob Cocred é associada à Cooperativa Central de

Crédito Rural do Estado de São Paulo (SICOOB CENTRAL COCECRER), que tem por

objetivo a organização em comum em maior escala dos serviços econômico-financeiros e

assistenciais de interesse das filiadas, integrando e orientando suas atividades, de forma

autônoma e independente, através dos instrumentos previstos na legislação pertinente e

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normas exaradas pelo Banco Central do Brasil, bem como facilitando a utilização recíproca

dos serviços, para consecução de seus objetivos.

Declaramos que esta Política é parte integrante da Ata da Assembleia Geral

Extraordinária, realizada em 22/12/2010.


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