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Rua Garibaldi, 1214/504 - Marcílio Dias
CEP: 90540-140 – Porto Alegre – RS – Brasil
www.3layer.com.br
MARCELO MRACK
OUTUBRO DE 2010
Plataforma Atlassian na Gestão de Horas e Timesheet de Atividades
VISÃO GERAL A suíte de produtos Atlassian é mundialmente conhecida pela
flexibilidade de configuração e versatilidade de uso. Entre as diversas
soluções que podem ser montadas nesta ampla plataforma de
software, a gestão do tempo em projetos é apenas uma das facetas.
Este artigo descreve um cenário de uso típico neste ambiente,
apresentando os principais elementos envolvidos e fragmentos do caso
de uso implementado na LM2 Consulting, parceira de vendas e serviços
Atlassian no Brasil.
ARQUITETURA Conforme mostra a Figura 1, uma solução para a gestão de horas e
acompanhamento de atividades (timesheet) pode ser montada com
base em três softwares Atlassian, que operando em conjunto fornecem
uma arquitetura escalar, segura e altamente integrável a outros
produtos em uma organização.
Figura 1 - Diagrama esquemático de uma possível solução Atlassian para gestão de horas em projetos.
A Figura 1 pode ser assim explicada:
1. A base operacional para gestão das horas e
acompanhamento de atividades de trabalho é mantida
pelo software Atlassian Jira. Nele, registros de trabalho
podem ser feitos através de uma interface web flexível e
segura, com aparência customizável. Cada usuário pode
registrar seus horários de trabalho e atividades, e ao
gestor é possível fazer ajustes pontuais caso necessário,
tudo conforme os requisitos de segurança que forem
elencados para cada tipo de projeto, programa, perfis e
envolvidos. Diversos programas, projetos, esquemas de
segurança, workflows de trabalho, tipos de tarefa, telas,
campos e outras informações podem ser configuradas,
conforme a necessidade da organização.
2. O software Confluence é uma wiki corporativa, que
operando em sincronia com o Jira maximiza a geração de
saídas para diversos conteúdos (relatórios, gráficos,
tabelas, resumos, etc.). Embora o Jira já possua uma
gama de relatórios padrões (que ainda podem ser
estendidos via plugins diversos – gratuitos ou pagos), a
inclusão do Confluence permite integrar conteúdos
externos diversos, e criar saídas conforme cada
necessidade, com rápida alternância de contexto e reuso
de modelos (templates) para cada tipo de programa ou
projeto.
3. O software Atlassian Crowd complementa o pacote da
solução, permitindo o gerenciamento unificado de
usuários e grupos. Ele também pode reusar essas
informações de bases legadas da organização (tal como
LDAP ou Active Directory). De forma geral, o Crowd é
peça fundamental para gerenciar de forma unificada os
diversos produtos Atlassian em um ambiente. Ainda,
como benefício, ele pode ser utilizado em outras
aplicações da organização e interfaceamento para
autenticação externa, como Google Apps, por exemplo.
4. Neste tipo de solução, usuários de áreas diversas podem
registrar o trabalho do dia-a-dia no sistema em formato
unificado para todos os projetos e programas que ele
participa, o que inclui variados setores e segmentos da
organização, desde áreas administrativas, gerencial,
diretoria, helpdesk, ouvidoria, projeto e contratos
terceirizados. Cada área pode ser configurada para ter
direitos de acesso e visibilidade conforme os perfis de
interesse, sem prejuízo à segurança e/ou poluição visual.
5. Em cada área, cada equipe tem suas atividades e
registros de trabalho representados na ferramenta Jira
tal como estão definidas pelos fluxos da metodologia da
organização. Gerentes de áreas têm domínio completo
dos seus subordinados, incluindo controles dos
programas e projetos, tais como marcos de referência,
carga de trabalho, atrasos, datas e toda uma gama de
subsídios gerenciais. Todo esse controle pode ser
configurado através de painéis (dashboards) que exibem
somente as informações de interesse para cada caso. O
mesmo vale para as equipes envolvidas, que tem suas
demandas sempre atualizadas e disponíveis, incluindo
ainda um rico e flexível suporte para a execução e
controle de horas trabalhadas, pois workflows e gatilhos
de eventos podem ser definidos para cada tipo de
atividade ou etapa do processo. Acrescido ao Confluence,
estes dados podem ser formatados em páginas web
conforme aparência desejada e em concordância com o
padrão visual da organização.
6. Pessoas externas à organização também podem se valer
dos benefícios da solução. Informações publicadas na
Internet/Intranet ou em ambientes específicos (email,
twitter, RSS, etc.) podem ser acessadas prontamente.
Elas também podem colaborar abrindo demandas de
trabalho, seja por emails direcionados aos projetos da
organização ou pela interface do sistema Jira ou mesmo
em formulários web criados no Confluence.
7. Para a diretoria e alto escalão, todas as informações
podem ser aglutinadas e formatadas em relatórios e
gráficos de fácil interpretação, permitindo rápida
assimilação dos dados acessados. As informações
prestadas estão sempre atualizadas, mostrando em
tempo real o status de toda a organização, permitindo
agilidade na tomada de decisões.
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NEUTRALIDADE Como praxe, os produtos Atlassian e a solução como um todo é
neutra em relação à plataforma de Sistema Operacional e Banco de
Dados, e integra-se a gerenciadores de repositórios versionados e
aplicações de terceiros nos mais variados formatos, o que permite
à organização reutilizar conteúdo legado nas mais variadas formas,
minimizando os custos de adoção e maximizando o ROI da solução.
COMPONENTES Como elementos de uma solução nesse formato, os seguintes
softwares devem ser instalados e configurados para operar em
sincronia:
� Atlassian Jira, base para controle das demandas, horários
e relatórios;
� Atlassian Confluence, maximiza e flexibiliza a exibição e
integração de conteúdos;
� Atlassian Crowd, centraliza o gerenciamento de usuários
e grupos da organização;
� Plugin JPlug TimeTracking, plugin com mais de 30 tipos
de relatórios de acompanhamento de horas em projetos;
� Plugin Timesheet Report, plugin com opção de saída em
grade de horários e recursos de projeto.
IMPLEMENTAÇÃO Uma solução desse tipo pode ser implantada em sete etapas:
1. Conscientização: Com a anuência da diretoria, as áreas
envolvidas assumem a mudança cultural iminente, e
começam um trabalho de revisão de valores e quebra de
paradigmas;
2. Formalização: Cada área envolvida mapeia, valida e
formaliza os perfis, fluxos de trabalho e demandas a
serem gerenciadas na nova plataforma;
3. Mapeamento: As informações definidas são inseridas
nas ferramentas, e ajustes realizados conforme cada
caso;
4. Piloto: Um projeto piloto de pequena envergadura, com
usuários específicos e incentivados é desenvolvido;
5. Adequação: Componentes diversos da solução sofrem
ajustes, visando remover etapas burocráticas, controles
desnecessários e outros, buscando fluidez na produção.
6. Produção: Após o período de ajustes, o ambiente de
produção é montado e os projetos e programas são
migrados um a um para a nova plataforma.
7. Evolução: Continuamente, elementos novos podem ser
agregados à solução, evoluindo o cenário e maximizando
os benefícios no dia-a-dia da organização.
CASO DE SUCESSO: 3LAYER TECNOLOGIA No site da Atlassian, são encontradas diversas organizações que
utilizam seus produtos para os mais variados fins.
No Brasil, a 3layer Tecnologia, parceira Atlassian, além de revender
tais produtos e oferecer serviços de consultoria e mentoria, utiliza
ativamente a plataforma Atlassian na gestão do seu portfólio
operacional, incluindo:
� Gerenciamento de projeto: Todos os projetos
desenvolvidos são controlados pela plataforma Jira,
desde a etapa de planejamento até encerramento e
repasse ao cliente;
� Gestão compartilhada: Serviço semelhante à Helpdesk,
onde clientes solicitam demandas e acompanham seus
programas de gestão em formato online;
� Prospecção de negócios: O levante de oportunidades,
relacionamento com o cliente e gestão comercial das
prospecções de negócios é controlado na plataforma
Atlassian, incluindo volumes financeiros, taxas de sucesso
e áreas de atuação.
� Gestão de conteúdo: Todo o espectro documental de
projetos é baseado na plataforma Confluence, incluindo
documentos de clientes, área operacional, administrativa
e comercial.
� Gestão de recursos humanos: Base de dados curriculares
de profissionais e contatos com clientes são armazenadas
no Confluence em conjunto com o Google Docs,
permitindo a rápida localização de conteúdo e
cruzamento de informações em processos seletivos.
� Comunidade: News, RSS, blogs, Image Galleries, Vídeo,
Twitter, agendas e outros conteúdos presentes em
ambientes colaborativos da Internet são integrados e
trabalhados pela interface unificada do Confluence.
CONCLUSÕES Este artigo cobriu apenas uma faceta de uso dos produtos
Atlassian. Diversos outros formatos e possibilidades são possíveis,
tal como uso em Sistemas de Ouvidoria, Gerenciamento Eletrônico
de Documentos (GED), etc.
Se você achou relevante este conteúdo e tem interesse em
desenvolver uma solução na área, utilize os links abaixo para
maiores informações:
MAIORES INFORMAÇÕES � www.3layer.com.br
� www.atlassian.com/jira
� www.atlassian.com/confluence
� www.atlassian.com/crowd
� http://www.jplugs.com/jacrm