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No dia 16 de Agosto de

2013 inciamos uma conversa

sobre...

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● Ciclo de vida de um projeto é a sequência de fases que vão do começo ao fim de um projeto.

O que é?

● O entendimento do ciclo de vida permite visualizar todas as fases do projeto, com as entregas ao final de cada uma delas. Isso facilita o estudo e a aplicação das técnicas de administração de projetos.

Planejamento das Fases do Projeto

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● Todo projeto começa com uma ideia, e passa por diferentes fases antes de se concretizar como produto que possa ser utilizado.

● As ideias nascem de problemas, necessidades, encomendas de clientes ou da criatividade de alguém.

● Basta uma dificuldade, sugestão ou lembrança para que surja alguma boa ideia.

Planejamento das Fases do Projeto

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De uma maneira geral.

Planejamento das Fases do Projeto

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Planejamento das Fases do Projeto

● ITEM 9 DA EMENTA

● Planejamento de cada fase do projeto.

Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento

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Planejamento das Fases

1. Fase de INICIAÇÃO

É a fase onde " damos partida" oficialmente ao projeto.

O planejamento nesse momento pressupõem Entradas, Ferramentas e Saída. Aqui, nesse momento todos os envolvidos reconhecem que um projeto ou fase deve começar e se comprometem para executá-lo.

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Planejamento das Fases

1. Fase de INICIAÇÃO

Para esse planejamento vamos trabalhar um check list. Obs. Declaração da situação geradora do projeto (problema, oportunidade ou desafio)

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Planejamento das Fases

1. Fase de INICIAÇÃO✔ As necessidades, problemas, oportunidades ou desafios que

dão origem ao projetos foram declaradas de forma clara e realística?

✔ Está evidente quem serão os beneficiários do projeto?✔ Os efeitos do Projeto (resultados

esperados) estão bem identificados?

✔ A leitura do problema gerador evidencia a relevância do projeto, seus ganhos e benefícios?

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Planejamento das Fases

1. Fase de INICIAÇÃOObs. Declaração de Objetivos

✔ Há relação de causa e efeito entre objetivo(s) específico(s) e objetivo geral?

✔ O objetivo geral expressa a missão do projeto?

✔ O objetivo específico é possível de ser realizado?

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Planejamento das Fases

1. Fase de INICIAÇÃO

✔ Os objetivos estão declarados de forma clara, simples e num contexto real?

✔ Todos os objetivos específicos estão associados a resultados esperados que podem ser verificados e avaliados?

✔ Cada objetivo específico refere-se apenas a uma intenção?

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Planejamento das Fases

1. Fase de INICIAÇÃO

✔ Existe conhecimento sobre as relações de causa e efeito para os problemas detectados?

✔ Há consenso sobre a necessidade de um Projeto para solucionar o problema declarado?

✔ O tempo necessário para o desenvolvimento do Projeto está bem delimitado?

✔ O grau de complexidade do Projeto é conhecido?✔ Os dados disponíveis para desenvolvimento do Projeto são suficientes?✔ Existe uma equipe responsável pela iniciação e implementação do Projeto?✔ Existe uma equipe responsável pela iniciação e implementação do Projeto?✔ A alocação de recursos é suficiente?✔ O Escopo do Projeto é compreensível para uma pessoa que não

pertença à equipe de Projeto?✔ O Escopo pode ser utilizado para o desenvolvimento de um Plano de Ação?

Visão Geral

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Planejamento das Fases

2. Fase de PLANEJAMENTOÉ a fase onde " detalhamos as atividades, estabelecemos a rede de tarefas, e definimos a equipe. Resumindo teremos a visão geral do Planejamento.

Nessa fase, os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, e recursos humanos também são desenvolvidos.

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Planejamento das Fases

✔ Todas as ações, atividades e tarefas necessárias à realização de cada objetivo específico foram identificadas?

✔ Cada ação, atividade e tarefa têm um início e fim previstos?

✔ Para a execução de cada atividade pode-se estimar tempo, recursos, orçamento e pessoal responsável?

✔ Cada atividade é possível de ser executada conforme previsto?

2. Fase de PLANEJAMENTODetalhamento das atividades

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Planejamento das Fases

✔ Cada atividade pode ter sua execução acompanhada e avaliada?

✔ As atividades e tarefas do projeto foram descritas e dimensionadas de modo que possam ser atribuídas a pessoas ou equipes responsáveis?

✔ A equipe do Projeto revisou e aprovou a Estrutura de Desdobramento de Tarefas (EDT)?

✔ A equipe revisou e aprovou a estimativa de tempo de execução das atividades?

2. Fase de PLANEJAMENTODetalhamento das atividades

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Planejamento das Fases

✔ A lógica da sequência das atividades da rede de tarefas atende ao questionamento “qual é a próxima atividade que deve se iniciar somente após o término da execução da atividade anterior?”

✔ As datas de início e término para todas as tarefas dos pacotes de trabalho foram especificadas?

✔ Nenhuma atividade sobrepõe-se a qualquer outra?✔ Todas as atividades fluem da esquerda para a direita

numa sequência linear, sem a ocorrência de nenhum “feedback”?

2. Fase de PLANEJAMENTOPlanejamento por Rede de Tarefas

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Planejamento das Fases

✔ Todos os nodos da rede de tarefas estão conectados?

✔ Cada caminho pode ser facilmente traçado desde o início ao término do nodo?

✔ Uma pessoa que não pertença à equipe de Projeto compreende, facilmente, a sequência deste Projeto pelo estudo de sua rede de tarefas?

2. Fase de PLANEJAMENTOPlanejamento por Rede de Tarefas

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Planejamento das Fases

✔ A equipe é tecnicamente experiente em sua área específica de forma a cooperar para o sucesso do Projeto no tempo previsto, dentro do orçamento e de acordo com as especificações?

2. Fase de PLANEJAMENTOA Equipe de Projeto

✔ A equipe está comprometida para o planejamento e execução de todas as fases do Projeto?

✔ Os integrantes das equipes possuem habilidades requeridas para o trabalho com projetos?

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Planejamento das Fases

✔ As ações e tarefas a serem implementadas para cada fase estão bem determinadas?

✔ As atividades estão detalhadas de forma a permitir o seu acompanhamento?

✔ O detalhamento das atividades permite o total entendimento do Projeto?

✔ Foram identificados todos os fatores externos que podem afetar o projeto?

✔ Os custos diretos e indiretos foram estabelecidos?✔ Os recursos financeiros e materiais necessários à execução

do Projeto estão previstos?

2. Fase de PLANEJAMENTOVisão Geral do Planejamento

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Planejamento das Fases

3. Fase de EXECUÇÃO

É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante esse processo.

Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase.

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Planejamento das Fases

✔ Os produtos correspondentes à execução de cada tarefa estão claramente definidos de acordo com padrões e controles estabelecidos?

✔ Estão sendo feitos, periodicamente, relatórios de acompanhamento das atividades e tarefas previstas?

✔ Os recursos necessários para cada pacote de trabalho estão sendo disponibilizados conforme previsto?

✔ A equipe executora está devidamente instrumentalizada?✔ A equipe do Projeto mantém comunicação entre seus

membros? ✔ Ações corretivas são executadas sempre que necessário?

3. Fase de EXECUÇÃO

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Planejamento das Fases

4. Fase de CONTROLE

É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de tempo possível

O objetivo do controle é comparar a "Linha de Base", levantada no início do projeto (Estado Inicial), o seu status real no momento (Estado Atual), com o status previsto pelo planejamento (Estado Desejado), tomando ações corretivas em caso de desvio.

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Planejamento das Fases

✔ O projeto estabelece uma frequência significativa para a elaboração dos relatórios de acompanhamento?

✔ O coordenador do Projeto tem comunicado às equipes sobre as alterações do plano de trabalho que requerem ação imediata?

✔ As responsabilidades para a elaboração dos relatórios de acompanhamento foram distribuídas e comunicadas às equipes de Projeto e demais interessados?

✔ O coordenador do Projeto tem responsabilidade e autoridade adequadas para executar o Projeto no prazo estipulado, dentro do orçamento e conforme as especificações?

4. Fase de CONTROLE

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Planejamento das Fases

✔ O coordenador do Projeto delega responsabilidades e autoridade para que os responsáveis pelas atividades e tarefas possam realizar seu trabalho no prazo estipulado, dentro do orçamento e conforme as especificações?

✔ O sistema de informação que suporta o projeto é compatível com as necessidades do projeto?

✔ Os recursos humanos envolvidos na execução estão desempenhando suas funções a contento?

✔ As ações estão sendo executadas conforme previsto?

4. Fase de CONTROLE

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Planejamento das Fases

✔ A execução das atividades e tarefas estão conduzindo à realização dos objetivos?

✔ Existem conflitos que ainda não foram solucionados?✔ Os recursos alocados em cada ação foram bem

dimensionados? ✔ Os recursos estão sendo liberados conforme previsto? ✔ O cronograma está sendo cumprido?

4. Fase de CONTROLE

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Planejamento das Fases

5. Fase de ENCERRAMENTO

É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada, os documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos.É nesse momento que as melhores estratégias são identificadas e selecionadas como "lições aprendidas". Aqui, se formaliza a aceitação do projeto e encerra-se de uma forma organizada, o projeto solicitado.

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Planejamento das Fases

✔ O Projeto foi consistente com os objetivos da organização que o patrocinou?

✔ Os beneficiários (público alvo) ficaram satisfeitos com os resultados do Projeto?

✔ A coordenação e os participantes estão entusiasmados com os resultados do Projeto?

✔ O Projeto foi executado dentro do tempo, do orçamento e das especificações previstas?

✔ A abrangência do Projeto foi consistente com a capacidade financeira da organização?

✔ Os resultados foram verificados, organizados e consolidados a partir dos instrumentos

✔ de avaliação?

5. Fase de ENCERRAMENTO

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Planejamento das Fases

Na minha opinião, não existe uma etapa mais importante que outra, porém na conjuntura rotineira do gerente de projeto a fase de iniciação realmente comporta o início do projeto o que por si só já é um marco, as três fases seguintes, Planejamento, Execução e Controle, acontecem "quase" que simultaneamente, finalizando o gerenciamento realmente com a fase de Encerramento. (conforme falei no slide 4)

5. Fase de ENCERRAMENTO

Resumindo, diria que para mim, exitem 3 fases de gerenciamento: Iniciação – Planejamento/Execução/Controle – Encerramento.

Referências: www.tecnologiadeprojetos.com.br e www.ogerente.com.br


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