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Administração Orçamentária e Controladoria

2014-1 [email protected]

1- Orçamento de Despesas Gerais2- Orçamento de Investimentos e Financiamentos

Seção 4Professor Alexandre Pereira

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Orçamento de Despesas Gerais



Aspectos Gerais do Orçamento de Despesas

• Orçamento seguindo a hierarquia estabelecida;• Departamentalização;• Orçamento para cada área de responsabilidade;• Custos Controláveis;• Quadro de premissas;• Levantamento das informações-base;• Observação do comportamento dos gastos;• Orçar cada despesa segundo sua natureza e

comportamento.



Organograma Empresarial e Departamentalização

O orçamento segue a hierarquia da empresa. A representação através de um organograma facilita a análise dos gastos, identificação dos setores e sintetiza os orçamentos analíticos.

A departamentalização é o critério mais utilizado para estruturar o sistema de informação contábil orçamentário, segundo o organograma empresarial. Consiste em identificar as menores áreas de responsabilidade, com o menor nível de decisão e, portanto, grau de responsabilidade sobre controle, dentro do conceito de centro de custo ou centro de despesa.



Organograma Empresarial e Departamentalização



Accountability e Custos Controláveis

É importante que cada responsável, no menor nível de decisão da hierarquia da empresa, tenha seu próprio orçamento. O fundamento dessa responsabilidade é o conceito de custos controláveis, ou seja, devemos orçar para cada centro de custo unicamente os custos que são controlados pelo responsável pelo centro de custo.



Accountability e Custos Controláveis

Não existem custos não controláveis. Conforme Moore e Jaedicke,

“...todos os custos são controláveis gerencialmente em um nível ou outro”

O Conceito de custos controláveis está dentro de um conceito fundamental de contabilidade por responsabilidade que é denominado de accountability, que, em linhas gerais, é a responsabilidade do gestor de prestar contas de seus atos ou a obrigação de reportar os resultados obtidos.



Rateio no orçamento de Despesas Departamentais

Algumas despesas são de consumo comum, ou seja, os gastos são efetuados de uma só vez, mas o serviço atende a vários setores ou centro de custos. Ex. Gastos com conservação e limpeza dos edifícios.

O rateio não é recomendado sob o conceito de accountability. Deve-se sempre orçar a despesa no centro de custo do responsável pela gestão do gasto.



Orçamento por atividades

As empresas que adotam o método de custeamento de atividades (Custeio ABC) devem, em princípio, adotar a mesma metodologia no seu processo orçamentário. Assim, o orçamento de cada centro de custo deverá ter sub orçamentos por atividade.



Característica comportamentais dos Gastos

Cada despesa apresenta um valor que decorre de suas características próprias. Sendo a principal a variação do seu valor em ralação a alguma outra variável, que ocorre dentro ou fora da empresa, e que se relaciona com a despesa. Essa reação é denominada comportamento das despesas.



Característica comportamentais dos Gastos

Cada despesa deve ser orçada segundo suas características comportamentais.

A classificação tradicional para análise de comportamento dos gastos em relação a alguma atividade é a sua separação em custos e despesas fixas e custos e despesas variáveis. Neste caso, as variáveis utilizadas são o volume de produção e de vendas, ou o volume de atividades que direcionam os gastos.



Custos Fixos e capacidade de produção ou vendas

Os custos fixos também denominados custos de capacidade, medem os gastos necessários para a operacionalização da fábrica e da comercialização em determinado nível de capacidade. Podem ser classificados em custos fixos comprometidos e custos fixos discricionários.



Custos Fixos e capacidade de produção ou vendas

• Custos fixos comprometidos: são aqueles ligados intrinsecamente à utilização de um parque fabril ou comercial – são gastos para manter a fábrica ou as vendas em operação. Ex. Aluguéis de imóveis operacionais, taxas de funcionamento, etc.

• Custos fixos discricionários: são gastos que são administrados e podem ser alterados dependendo da dotação orçamentária anual. Ex. despesas com publicidade e propaganda.



Custos Variáveis, Semivariáveis, Semifixos e Estruturados

• Custo Variável:É o custo que tem relação direta e proporcional com o volume de produção, venda ou outra atividade. Ex. Materiais diretos;

• Custos Semivariáveis:São custos que variam em proporção diversa da proporção da variação do volume de produção ou de venda. Ex. Gastos com Materiais indiretos;

• Custos Semifixos:São os custos que contêm, na sua formação de valor, uma parcela fixa e outra que varia com as atividades. Ex. Gastos despesas com telefone (assinatura mais pulsos);



Custos Variáveis, Semivariáveis, Semifixos e Estruturados

• Custo Estruturado:É chamado de custo estruturado o custo que tem uma variação em relação ao elemento sob o qual ele é estruturado ou ligado e é causa de seu valor maior ou menor. Ex. Despesas de viagens relacionadas com quantidade de vendedores; despesas de consulta a entidades de proteção ao crédito, que estão relacionadas com pedidos de venda e análise de crédito a serem efetuados.



Despesas a serem orçadas

Para cada departamento (centro de custo) deverá haver uma peça orçamentária que compreenda as despesas e suas responsabilidades e administração. Em linhas gerais, são quatro grupos de despesas:

Mão-de-Obra Direta e Indireta; Consumo de materiais indiretos; Despesas Gerais Departamentais; e Depreciações e Amortizações Departamentais.



Mão-de-Obra Direta e Custos Indiretos de Fabricação

Uma metodologia muito utilizada é elaborar o orçamento de despesas departamentais separando os gastos com mão-de-obra direta dos demais, que passam a ser denominados, no seu conjunto, de custos, gastos ou despesas indiretas de fabricação.

O pressuposto básico é que mão-de-obra direta é um custo variável/direto, enquanto que os demais gastos são indiretos e devem ser absorvidos no custeamento unitário dos produtos, não havendo a necessidade de separação pelos principais grupos de despesas, nem pelo centro de custo.



Mão-de-Obra

O orçamento dessas despesas apresentará gastos previstos com as despesas de pessoal de toda a empresa.

Os gastos com pessoal incluem todo o tipo de remuneração paga aos funcionários, bem como os encargos sociais incidentes sobre a mão-de-obra.



Mão-de-Obra -> Dados Quantitativos

É imprescindível no orçamento de despesas incorporar os dados quantitativos básico referentes à mão-de-obra, tais como:

Número de funcionários por centro de custo, diretos e indiretos; Horas a serem trabalhadas por centro de custo, diretas e

indiretas.



Consumo de Materiais Indiretos

Compreende o orçamento dos materiais indiretos utilizados nas operações do departamento ou atividade, sejam eles ligados indiretamente aos produtos finais ou necessários para atividades dos funcionários.

Devem ser orçados por centro de custos, pois não são ligados diretamente aos produtos e o seu consumo é acionado pelo responsável do departamento.



Consumo de Materiais Indiretos

Os principais materiais indiretos são, entre outros:

Materiais auxiliares; Ferramental e dispositivos; Combustíveis; Lubrificantes; Material de manutenção; Material de conservação e limpeza; Material de segurança do trabalho; Material de expediente; e Material de escritório.



Despesas Gerais Departamentais

São as demais despesas de consumo dos centros de custos ou atividades, conforme o plano de contas utilizado pela empresa. Cada despesas deve ser orçada considerando suas características próprias e seu comportamento em relação a alguma atividade estruturada, se houver.



Despesas Gerais Departamentais

Alguns exemplos de despesas gerais: Energia Elétrica; Telecomunicações e comunicações; Gastos com consumo de água e esgoto; Publicidade, propaganda, brindes, anúncios e

publicações; Comissões sobre vendas; Aluguéis e arrendamento mercantil; Consultoria, assessoria, auditoria externa; Despesas Legais; Serviços autônomos.



Depreciações e Amortizações

Compreende as depreciações e amortizações de bens e direitos a disposição de cada centro de custo. O subsistema de controle patrimonial auxilia no cálculo das depreciações e amortizações. Devem ser alocadas e orçadas por centro de custo/departamento.

As despesas a serem orçadas compreendem as depreciações e amortizações:

dos bens e direitos existentes; dos bens e direitos a serem adquiridos durante o

exercício orçamentário e decorrente do orçamento de investimentos.



Bens de Uso Comum ou sem Clara Atribuição Departamental

Esse orçamento apresenta algumas dificuldades operacionais, por isso algumas empresas não orçam as depreciações e amortizações por centro de custo. São algumas dificuldades:

Equipamentos qualificados pelo setor de custos como diretos aos produtos, e portanto, sem necessidade de atribuir responsabilidade departamental;

Bens e direitos controlados centralizadamente por outros setores em que o uso e a necessidade sejam distribuídos em todos os departamentos. Ex. equipamentos de informática controlados pelo setor de Tecnologia de informação, mas de uso distribuído.




• Bens que são de uso comum e a depreciação só pode ser distribuída através de critérios de rateio. Ex. sanitários, corredores, veículos de transporte interno e externo.

• Bens em desuso ou em disponibilidade para venda, em que a depreciação é calculada apenas para fins fiscais. Ex. imóveis não operacionais, equipamentos desativados das operações e preparados para venda, leilão ou sucateamento.




Algumas sugestões para inclusão da depreciação e amortização no orçamento, segundo Padoveze:

• Criação de um centro de custo específico para absorver as depreciações e amortizações, com administração do setor de controladoria, sem atribuição a nenhum outro departamento, no caso de itens em desuso e em disponibilidades.

• Alocar as depreciações e amortizações aos setores que centralizam sua administração, no caso dos elementos patrimoniais de uso comum.




• Alocar as depreciações e amortizações aos setores que utilizam os bens e direitos, no caso de uso distribuído.

• Alocar as depreciações e amortizações no centro de custo da gerência ou diretoria responsável, no caso de equipamentos diretos.



Critério de cálculo das Depreciações e Amortizações

A depreciação pode ser vista sob vários conceitos, sendo alguns: Depreciação como perda de valor dos bens pelo uso, desgaste ou

obsolescência; Depreciação como método de incorporação do custo dos

equipamentos imobilizados para custeio dos produtos; Depreciação como avaliação da perda do potencial de serviços

futuros dos imobilizados; Depreciação para incorporação no processo de análise de retorno

de investimentos.




Os diversos conceitos fazem com que o valor a ser lançado a titulo de depreciação e amortização seja bastante discutido. Os critérios possíveis de serem adotados são diversos.

Sob o enfoque de gestão econômica e Controladoria com o foco em resultados, o conceito mais adequado de depreciação é entender a depreciação como perda do potencial de serviços futuros a ser prestado pelo equipamento.




No entanto, está havendo um uso intenso da contabilidade para fins fiscais e legais. Desta maneira, há um entendimento que o cálculo das depreciações e amortizações no plano orçamentário pode ser feito sob este conceito, fazendo com que a projeção da Demonstração de Resultado e do Balanço Patrimonial reflita os demonstrativos contábeis sob os conceitos legais.



Premissas e Dados Base

Uma metodologia muito válida e utilizada para facilitar o cálculo do orçamento de despesas é a construção de um conjunto de premissas para validar o processo de orçamentação das principais despesas de forma genérica. Juntamente com as premissas, recomenda-se a construção de um banco de dados base com valores ou informações que possam auxiliar a construção de todas as peças orçamentárias de despesas para todos os centros de custos.



Orçamento de Investimentos e Financiamentos



Orçamento de Investimento

• Objetivo:– Tem a finalidade de fazer a orçamentação dos demais

componentes do Balanço Patrimonial e da Demonstração de Resultados, que não foram contemplados no orçamento operacional.




• Foco:– O enfoque básico é elaborar o orçamento dos gastos

previstos com investimentos que serão ativados como Ativo Permanente, bem como dos financiamentos necessários para fazer face à necessidade de fundos para sua aquisição.




• Os segmentos do plano orçamentário nos Demonstrativos Contábeis Básicos.– A base da segmentação do plano orçamentário segue a lógica

da estrutura dos demonstrativos contábeis básicos, a demonstração de resultados e o balanço patrimonial.




• Os segmentos do plano orçamentário nos Demonstrativos Contábeis Básicos.– Os principais operacionais do Balanço Patrimonial devem ser orçados

juntamente com a peça orçamentária que lhes dão origem.– O Orçamento de Investimento liga-se ao Ativo não Circulante. O Realizável

a Longo Prazo pode ser tanto localizado no Orçamento de Investimentos, se for relevante ou deixá-lo como um item da projeção, se não for significativo.




• Esta peça orçamentária não se liga apenas aos planos de curto prazo, parte dos investimentos necessários para o próximo exercício é decorrente dos planos operacionais que se originam do planejamento estratégico. O orçamento compreende os investimentos dos planos operacionais e em execução no período orçamentário, bem como os investimentos necessários detectados para o período em curso.



Orçamento de Investimento• Análise das Alternativas de Investimentos– É condição intrínseca do orçamento de investimentos a aplicação

das técnicas de análise de alternativas de investimentos e rentabilidade de projetos. Cada investimento ou plano de investimento será objeto de um estudo específico de sua rentabilidade a das alternativas possíveis.



Orçamento de Investimento• Finalidades e principais Orçamentos de Investimentos

– Em principio todos os elementos do Ativo não Circulante deverão ser atendidos por uma peça orçamentária.

– É parte integrante deste orçamento a previsão dos desinvestimentos – venda ou disponibilização de ativos permanentes – podem acontecer de forma natural por troca ou renovação tecnológica, como podem fazer parte de planos originais de investimentos, como elementos para reduzir a necessidade de investimentos financeiro.



Orçamento de Investimento• Finalidades e principais Orçamentos de Investimentos.– Podemos, então, ter as seguintes peças orçamentárias:• Orçamento de aquisição de investimentos em outras

empresas• Orçamento de venda de investimentos em outras empresas.• Orçamento de aquisição de imobilizados.• Orçamento de despesas diferidas.• Orçamento de baixa de ativos diferidos.• Orçamento de depreciações, exaustões e amortizações das

novas aquisições e baixas.



Orçamento de Financiamentos• Objetivo:– Este orçamento tem por finalidade prever tudo o que for

relacionado com a área de obtenção de fundos, os gastos para manutenção destes fundos e os pagamentos previstos.

– A obtenção de novos fundos deveria estar ligada às necessidades de investimentos em ativos permanentes. No entanto outras necessidades de fundos podem ocorrer, tais como: fundos para prover necessidade de capital de giro, programas estratégicos de propaganda, instalação ou atualização dos canais de distribuição, Atualização dos sistemas de informação, fusões etc.



Orçamento de Financiamentos• Principais orçamentos e informações necessárias:– As seguintes peças orçamentárias fazem parte do

conjunto de Orçamentos e Financiamentos:• Orçamentos de novos financiamentos ou fontes de fundos,

suas despesas financeiras e seus desembolsos.• Orçamento de despesas financeiras e desembolso dos já

existentes.• Orçamento de outras despesas financeiras.• Orçamento de outras receitas financeiras.



Orçamento de Financiamentos• Principais orçamentos e informações necessárias:– As informações necessárias para elaboração do orçamento para

todos os financiamentos existentes os previstos são os seguintes:• Tipo de financiamento e sua moeda de origem.• Indexador contratual, se houver.• Taxa de juros.• Spread e comissões bancárias.• Impostos incidentes• Prazos de carência e cronograma de amortização do principal da dívida e

dos juros.



Orçamento de Financiamentos• Orçamento de Novos Financiamentos.

– As necessidades de investimentos podem ser financiadas de várias maneiras. A mais comum é a obtenção de financiamentos, sejam de origem nacional ou do exterior em moeda estrangeira.

– Há também outras formas de financiamentos menos utilizadas com: Recursos apontados pelos donos do capital (sócios e acionistas) e Debêntures conversíveis e não conversíveis.



Orçamento de Financiamentos• Orçamento dos financiamentos existentes

– O procedimento para criar uma planilha de orçamento de financiamentos existentes é o mesmo para criar a planilha de novos financiamentos, só que os saldos não partem das necessidades de investimentos atuais e sim do saldo do balanço inicial do período orçamentado.



Orçamento de Financiamentos• Orçamento de outras despesas financeiras.

– São gastos necessários para as atividades normais junto aos estabelecimentos bancários, decorrentes de outras operações financeiras ou serviços prestados pelos bancos, ou despesas financeiras marginais a outras operações e que geralmente são consideradas como despesas financeiras pela contabilidade. Estes gastos, apesar da nomenclatura financeira, devem ser considerados como gastos das atividades operacionais da empresa, pois, na realidade, são resíduos financeiros de transações de compra e venda, impostos ou serviços bancários.



Orçamento de Financiamentos• Orçamento de outras Receitas financeiras.

– As receitas financeiras com excedentes de caixa (aplicações financeiras) só são possíveis de ser calculadas após o Orçamento de Caixa ou a Demonstração do Balaço Final e Demonstração de Resultados.





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