O Secretariado na Atualidade

Trabalho realizado por:

Stephane Ferreira nº27 1ºTS

A Evolução do Secretariado

• Antes dos anos 50:– Início do trabalho feminino nas empresas, sendo que a formação não

era exigência básica.

• Anos 50:– Mera cumpridora e executora de ordens– Funções voltadas para as técnicas secretariais básicas (agendamento,

atendimento telefónico, dactilografia, taquigrafia, anotações de recados, manutenção de arquivos).

– Treinamento apenas nas áreas afins (dactilografia, arquivo e português)

• Anos 60:– A secretária passa a fazer parte do "staff" (destaque) gerencial como

membro dinâmico e atuante.– Ter uma secretária passa a ser um "status"- cada chefe tem sua

secretária.

• Anos 70:– A secretária é vista como um membro activo na gerência, participando

de programas de desenvolvimento, mais elaborados tem uma actuação mais dinâmica e ganha respeito nas organizações.

• Anos 80 e 90:– A secretária passa a ser mais uma empreendedora, assessora

executante polivalente (assume várias funções).Deixa de ser "secretária do chefe" para ser "assessora de equipa“

– Está cada vez mais distante das rotinas ficando liberada para o assessoramento mais completo.

– Passa a ser exigido deste profissional a formação académica, sendo assim deixa de ser função para se tornar profissão. 

• Na atualidade:– Ser Secretária (o) hoje é optar por uma profissão. É gostar do

que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência do seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessor (a) e agente facilitador.

O que se entende por secretariado

• A palavra "secretariado" deriva do termo secreto.• Tem origem no latim "secretarium" que significa: lugar

retirado, conselho privado.• A função de secretariado facilita a ação do seu superior direto,

porque lhe retira a preocupação sobre questões menores e que podem ser resolvidas por ele.

• Funcionário(a) administrativo(a) com autoridade delegada pelo chefe (executivo) para desempenhar actividades que o aliviem da carga de trabalho de modo a que possa concentrar-se nos seus principais objectivos e funções.

• É o assessor de cargos de chefia: presidentes, directores e gerentes de empresas/organizações.

• Atividade:– O secretariado envolve diversas atividades, tais como,

assessora de empresas e empresários, planeamento, controlo de arquivos, correspondências, organização de eventos, acompanhamento de reuniões, entre outros.

Como se organiza

• Papel funcional:– A evolução do profissional de secretariado teve destaque a partir da

década trinta principalmente com aumento do êxito feminino no mercado do trabalho, pois conta com uma característica que até pouco tempo atrás não era levada em consideração, que nada mais é do que a intuição feminina, hoje em dia as organizações profissionais femininas com capacidades de descobrir talento, afirma que serão elas que darão oportunidades para o desenvolvimento das potencialidades das equipas.

– O novo ambiente empresarial mudou o perfil do profissional de secretariado, que começou a ter um papel de destaque na empresa, o seu potencial foi reconhecido, criando a possibilidade de construir uma carreira tão promissora como a de qualquer outro executivo.

• Papel Funcional:– A transformação nas funções de secretário não aconteceu por acaso,

acompanhou a abertura dos mercados, a reengenharia das empresas e a necessidade de profissionais multidisciplinares e com poder de decisão dentro das corporações.

– Com o passar do tempo tornou-se importante dominar a arte da informática e bem coma visão geral precisou de ser ampliada, pois o profissional passa a ver a empresa sob diferentes ângulos resolva com criatividade e supremacia os problemas que surgem no dia-a-dia

Noção de Organização

• Organização significa assim coordenação nas atividades de um grupo de pessoas orientadas para atingir determinados fins ou objetivos comuns, mediante a divisão de funções e de trabalho, através de uma hierarquização da autoridade e da responsabilidade.

• A empresa como todos sabem é uma organização, uma vez que se dizia ser a empresa uma organização de recursos. A organização portanto, uma atividade fundamental e presente em todos os sectores da organização. A Organização da empresa traduz a coordenação entre os vários recursos, com a implementação de um determinado método de trabalho, e que permite o funcionamento eficiente da empresa. Assim, organização é uma parte integrante da empresa, facilita o cumprimento dos objetivos e revela-se essencial ao desenvolvimento qualquer atividade, simples ou mais complexa.

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• Podemos definir qualquer organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo pré-determinado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar

Funções Clássicas do Secretariado• A secretária é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu

superior. A impressão que recebam num primeiro contacto dependera muitas vezes da eficácia com que a secretária se exprime.

• O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligação da direção com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informações, dando a conhecer decisões, etc.

• Vai funcionar como um veículo transportador da comunicação, no interior da empresa, entre a direção e outros elementos.

• Atendendo a este tipo de funções, torna-se talvez mais fácil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessárias para a definição do perfil do Secretário.

• No âmbito das comunicações, é exigido ao secretariado, para o exercício das funções de ligação, um conjunto de conhecimentos teóricos não só no aspeto de utilização de aparelhos, como também no aspeto do corre-to uso da linguagem.

• Organização do Trabalho e o Chefe– A secretária eficiente e a que facilita o trabalho do diretor e que o afasta

de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu tempo ao mesmo, secretária deverá ser a verdadeira memória do seu superior tanto dos compromissos internos como dos externos:

• 1. lembrar lhe a pontualmente a hora exata das entrevistas,• 2. preparar lhe a as chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no

momento oportuno.

Funções Administrativas

• A redação e a gestão de correspondência;• Os trabalhos de tomada de notas e dactilografia;• Elaboração de atas e reuniões;• Arquivo dos documentos do escritório;• Organização com rapidez e exatidão, o registo dos arquivos;• Planeamento de viagens, o que implica organizar os transportes, marcar os

bilhetes, as reservas dos hotéis;• Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída.

Tarefa de Ligação• Como canal de comunicação interna a secretária faz a ligação entre o seu

superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo tempo desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior.

• O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligação da direção com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informações, dando a conhecer decisões, etc.

• Vai funcionar como um veículo transportador da comunicação, no interior da empresa, entre a direção e outros elementos.

• Atendendo a este tipo de funções, torna-se talvez mais fácil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessárias para a definição do perfil do Secretário.

• No âmbito das comunicações, é exigido ao secretariado, para o exercício das funções de ligação, um conjunto de conhecimentos teóricos não só no aspeto de utilização de aparelhos, como também no aspeto do correto uso da linguagem.

FUNÇÕES DO SECRETARIADO ACTUAL

• As relações de trabalho estão cada vez mais competitivas, exigindo profissionais qualificados que desenvolvam empatia, motivação, criatividade, flexibilidade para mudar e coragem para assumir riscos.

• O surgimento de novas tecnologias, também contribui bastante para as mudanças e a Secretaria teve que correr atrás do seu aperfeiçoamento profissional, para não perder espaço no mercado de trabalho, pois a formação profissional foi o que acarretou mais peso para que os trabalhadores se mantivessem na empresa.

• O bom profissional é aquele que tem consciência de que para crescer na profissão, precisa de investir no futuro e que precisa de se empenhar para lidar muito bem com as suas competências.

• Actualmente, o Secretário não se dedica apenas a cuidar da agenda, a atender telefonemas ou a escrever cartas ditadas pelo seu chefe. Atendimento ao cliente, gestão de informação e relações interpessoais, são atribuições cada vez mais comuns no seu dia-a-dia.

• A Secretária precisa de estar preparada para exercer o seu cargo com uma atitude executiva. As mudanças no perfil da profissão levaram os profissionais a desenvolver novas habilidades.

• Nesta época de transformações as empresas necessitam de profissionais qualificados.

• Com as frequentes mudanças, para acompanhar o desenvolvimento, cabe ao Secretariado diferenciar-se, actualizando com as novas tecnologias, executando o seu potencial criativo e deve estar sempre aberto para a aprendizagem.