Download - Material Educativo - Orçamento Matricial
Stratec Material EducativoOrçamento Matricial
ORÇAMENTO MATRICIALORÇAMENTO MATRICIAL
UMA NOVA VISÃO PARA A ELABORAÇÃO E O
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
META META
REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS DISPÊNDIOS E DESPESAS
Roteiro da Apresentação
Preparação da base orçamentária
Preparação para definição das metas
Definição preliminar das metas
Negociação e consolidação do orçamento
1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial1
2
3
4
2ª Etapa - Controle Orçamentário Acompanhamento dos gastos
Auditoria
5
6
3ª Etapa - Organização do Projeto Formação das equipes e forma de atuação7
ANTES, ALGUNS CONCEITOS ANTES, ALGUNS CONCEITOS SOBRE GERENCIAMENTOSOBRE GERENCIAMENTO
Fator crítico de sucesso Fator crítico de sucesso
LIDERANÇALIDERANÇA
MÉTODOMÉTODOCONHECIMENTOCONHECIMENTO
DO DO PROCESSOPROCESSO
PROATIVA
Modelo Mental
No. 1
ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTOE GERENCIAMENTOADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E GERENCIAMENTOE GERENCIAMENTO
Administraçãode
Empresas
LiderançaLiderança
ConhecimentoConhecimento
FinançasRecursos HumanosLogísticaFabricaçãoMarketingVendas, etc
Clima OrganizacionalLiderança ExecutivaGovernança
Manter MetasAtingir MetasEstabelecer Metas
Cultura OrganizacionalPotencial das pessoasA
C
P
D
MétodoMétodo
O que é Método?O que é Método?
Método =
“Processo para se atingir resultados”.
Método para Atingir Resultados: Método para Atingir Resultados: PDCAPDCAModelo Mental
No.2
PrincípiosPrincípios
Quem não mede não gerencial
Gerenciar é atingir metas
1ª Etapa
Processo de Elaboração do
Orçamento Matricial
Proposta de Gestão Orçamentária
ORÇAMENTO MATRICIAL
•Exame detalhado dos gastos•Metas de redução específicas para cada área •Desafios compatíveis com o potencial de ganho •Ônus da prova com os gerentes
VISÃO ORÇAMENTÁRIA
Elaboração do
OrçamentoP
A Gestão do Orçamento Através do PDCA
DC
A
Controle Orçamentário
Os Princípios do Orçamento Matricial
Princípios Significado1) Controle
Cruzado
Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)
O Princípio do Desdobramento do Custo
$
$
$ $
$ $
Presidente
Diretorias(Entidade)
Centros de Custo Pacotes de Gastos
VariáveisAtividades
$
O Princípio do Controle Cruzado
Gestor Gestor Gestor
Dono da Entidade
Gestordo pacote
Gestordo pacote
Dono do pacote
Gestor Gestor Gestor
Dono da entidade
Gasto “a” - $
Gasto “b” - $
Gasto “z” - $
Gasto “” - $
Gasto “” - $
Gasto “” - $
...
...
Matriz CorporativaDono: Presidente
Os Princípios do Orçamento Matricial
SignificadoPrincípios1) Controle
Cruzado
Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)
2) Foco no desdobramento do gasto
Os gastos são desdobrados até o nível onde são realizados
Os Princípios do Orçamento Matricial
Princípios Significado1) Controle
Cruzado
2) Foco no desdobramento do gasto
Gastos controlados por duas pessoas (donos de entidades e pacotes)
Os custos são desdobrados até o nível onde são realizados
3) Acompanhamento sistemático
Esforço direcionado à partir de comparações sistemáticas e controle detalhado dos gastos
O Princípio do Acompanhamento Sistemático
Acompanhamento Mensal do Resultado - “Gestão à Vista”
Reuniões para Controle de Gastos
Cobertura de Estoque
1
1 ,2
1 ,4
1 ,6
1 ,8
2
2 ,2
2 ,4
2 ,6
2 ,8
3
Nov Dez Ja n Fev Mar Abr Mai Jun J ul Ag o Set
*
Melhor
Meta
Índice decobertura deestoque
Média97
Auditoria de Procedimentos
Premissas do Orçamento Matricial
Resultado orçamento matricial
IGUAL ao resultado contábil
Reais históricos
Correta alocação dos lançamentos
contábeis
Processo de Elaboração do Orçamento Matricial
Negociação e Consolidação do Orçamento
Definição Preliminar das Metas
Preparação para Definição das Metas
Preparação da Base
Orçamentária
•Definição de Pacotes e Variáveis
•Definição de Entidades e Níveis
•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de Pacotes e Entidades
Preparação da Base Orçamentária
Elementos básicos para a gestão do “Orçamento Matricial”
Pacotes de Gastos
Quais são os gastos
Entidades da Empresa
Onde ocorrem os
gastos
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Definição e Objetivo de Pacotes
• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à
natureza do lançamento que as originaram.
PACOTES
VARIÁVEIS DE PACOTES
• Representam o nível de abertura da contabilidade.
OBJETIVOS
• Montar uma estrutura contábil-gerencial
• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos
• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Como São Formados os Pacotes
250Despesas
Administrativas
Salários e Encargos Sociais
Aluguel de Imóveis 30
Custos Fixos de Produção
Salários e Encargos Sociais
Aluguel das Instalações Fabris
500
60
“DRE”
Aluguel de Veículos 25
865
Aluguel das Instalações Fabris
Aluguel de Veículos
Aluguel de Imóveis
25
60
30
Aluguéis
Salários e Encargos Sociais da Produção 500
250Pessoal
Salários e Encargos Sociais da Administração
Pacotes
865
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Exemplo de Pacotes e Variáveis (Gastos)
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
VARIÁVEIS
Locação de veículos leves
Loc. de veículos pesados
Locação de ônibus
Gasolina
Álcool
Óleo Diesel
Peças e assessórios
Seguros
Apoio logístico
Manutenção de veículos
PACOTES
Terceiros
Aluguéis
Despesas de Apoio
Legais e Fiscais
Utilidades e Insumos
Pessoal
Frota
Propaganda
Frota
Definição e Objetivo de Entidades
• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto)
ENTIDADES
NÍVEIS DE ENTIDADES
• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura
organizacional, desde unidades corporativas até centros de
custo
OBJETIVO
• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade
gerencial pelo controle dos gastos
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Exemplos de Entidades
PresidênciaEmpresa
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Dir. Com.Dir. Finan Dir. Oper.Entidades
FinanceiroCentros de
Custo
MKT Intercâmbio Pessoal
Vice-Pres
Donos, Coordenadores e Gestores
Coord. Coord. Coord.
Dono da Entidade
Coord.
Coord.
Dono do pacote
Matriz CorporativaDono: Presidente Dono da
EntidadeDono da Entidade
Dono do pacote
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Negociação e Consolidação do Orçamento
Definição Preliminar das Metas
Preparação para Definição das Metas
Preparação da Base
Orçamentária
• Análise preliminar das variáveis
• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores
• Definição de “Clusters”
• Preparação do Software e coleta de dados
Processo de Elaboração do Orçamento Matricial
Análise Preliminar das Variáveis
Indicadores
item de controle para definição da meta e acompanhamento
Atividades detalhamento do último nível do plano de contas valores gerenciados no nível operacional definidas pelos coordenadores e gestores de pacote
Parâmetros critério de comparação
Variáveis
Pacote
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Priorizar variáveis e verificar potencial de ganho
Atividades, Parâmetros e Indicadores
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
= X
11Economiano Parâmetro
CONSUMOESPECÍFICO
(kg detergente/m2)
Gastos com Telefonia Fixa
050
100150200250300350400450500
Adm.Central
Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia
Entidades
R$/
Fu
nci
on
ári
o
PREÇOUNITÁRIO
(R$/kg detergente)
Gastos com Telefonia Fixa
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Filial SãoPaulo
(capital)
Filial Salvador Filiar SãoPaulo
(interior)
Filial PortoAlegre
Filial Curitiba Filial Recife FilialFortaleza
EntidadesR
$/ fu
ncio
nari
o
22Renegociação de Contratos
GASTOGASTO
(R$/m2)
Comparação entre indicadores para definição de metas
Comparar indicadores
Identificar “Clusters”
Agrupar entidades
Entidades: Administrativa, Comercial, Industrial, etc...
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
O que são “Clusters”?
Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial
Exemplo
Característica
Pontos de venda/entidade
São agrupamentos de entidades com características em comum que podem ter seus resultados comparados
Rio de Janeiro
Minas Gerais
Ribeirão Preto
Brasília
Goiânia
EntidadesCluster A
MG - 3.500 PDVRibeirão Preto - 3.180 PDV
Cluster C
Brasília - 1.730 PDV
Rio de Janeiro - 2.600 PDVGoiânia - 2.400 PDV
Cluster B
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados
Utilizar mesma base de dados da Contabilidade
PRÉ- REQUISITO:
Levantar dados para definição das metas orçamentárias
OBJETIVOS PRINCIPAIS:
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados
• Coletar dados da DRE
• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores da situação atual
• Apresentar os gastos por pacote e entidade
Levantar dados para definição das metas orçamentárias
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Desenvolvimento de Softwarepara Coleta de Dados
• Apresentar dados por pacote e entidade para os seus gestores
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas para análises comparativas entre o real e orçado
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definiçãodas Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Processo de Elaboração do Orçamento Matricial
Negociação e Consolidação do Orçamento
Definição Preliminar das Metas
Preparação para Definição das Metas
Preparação da Base
Orçamentária
•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e por pacote
•Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades das diretorias
•Definição preliminar das metas nas entidades
•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”
Análise dos dados coletados e estabelecimento das “réguas” nas entidades
Definição preliminar das metas nos níveis das entidades
Definição das Metas
Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos”
Definição das Metas “Top-Down”
CorporativoCorporativo
EntidadesEntidades
Níveis das Níveis das EntidadesEntidades
1
2
3
4
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Definição preliminar das metas corporativas
Definição Preliminar das Metas Corporativas
As metas do orçamento matricial são definidas por pacotes
Como
- Analisar os valores propostos de redução de custos por diretoria que impactam em cada pacote
- Analisar o potencial de ganho das demais contas que compõem seu pacote, totalizando a meta de redução global do pacote
Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José PereiraDonos de Pacotes
Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote
Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400
Honorários 500 300 200 1000Vale Transporte 100 60 40 200Vale Refeição 200 120 80 400PIS 250 150 100 500FGTS 200 120 80 400INSS 300 180 120 600Gratificações 90 54 36 180Aviso Prévio 80 48 32 160Salário Educação 45 27 18 9013o Salário 450 270 180 900Férias 450 270 180 900Benefícios Indiretos 75 45 30 150
Marcos Despesas 810 486 324 1620Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000
Viagens 250 150 100 500Jornais e Revistas 60 36 24 120
Total de Gastos 9375 7365 7760 24500
Entidades e Donos de EntidadesRESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira
Meta Corporativa
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Total de Gastos 9375 7365 7760 24500
Dr. José Pereira
Total Pacote
1088054001000
200400500400600180160
90900900150
16201000
500120
Metas de Redução de Custos por pacotes
Matriz Corporativa da CCPREntidade: CCPRDono: Dr. José Pereira Campos Filho
Dono da Entidade
Coordenador da Entidade
Dono Coordenador do
PacoteEntidades
Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta %
Marcos E. Osvaldo Pessoal
J. Pereira Maurício B.Utilidades e Insumos
Marcos E. Humberto Despesas de ApoioMarcos E. Otacílio FinanceiroMarcos E. Aécio TerceirosJ.Gontijo Juarez AluguéisMarcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais
J.Gontijo Joaquim F.Despesas de Comercialização
J.Gontijo Otto PropagandaJ.Gontijo Maurício B. PerdasMarcos E. João Aurélio VeículosJ. Pereira Rosário Capital Empregado
Total EntidadesMeta do
Presidente
José Pereira
Rosário
Assessoria da Presidência
Total Pacotes
Marcos Elias
Osvaldo
Diretoria Administrativa
Jacques Gontijo
Joaquim
Diretoria Comercial
José Pereira
Maurício Borges
Diretoria Industrial
Gastos realizados em mais de uma Entidade
•Definição de Parâmetros •Comparações sistemáticas•Clusters quando necessário
•Análise do potencial de redução
Ex:Telefone
Gastos realizados em apenas uma Entidade
Ex: Despesas com Tarifas Bancárias
Análise dos Dados Coletados
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
“Réguas” nas EntidadesDiretoria Comercial
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Cluster CCluster BCluster A
Ind
icad
ore
s
Gastos com Telefonia Fixa
0
50
100
150
200
250
Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília
Entidades
R$/
Func
ioná
rio
Cluster CCluster BCluster A
Premissas para “Traçar a Régua”
Não basear em valores extremos
Negociação entre donos e gestores de pacotes e entidades
Estabelecimento de metas atingíveis e
desafiadoras
Resultados obtidos devem ser suficientes para
garantir o alcance das metas corporativas
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques
Pacotes Variáveis Rio de JaneiroMinas Gerais
Ribeirão Preto
BrasíliaTotal Pacote
Pessoal 490 1306 816 652 3264Salários e Ordenados 1620Honorários 300Vale Transporte 60Vale Refeição 120PIS 150FGTS 120INSS 180Gratificações 54Aviso Prévio 48Salário Educação 2713o Salário 270Férias 270Benefícios Indiretos 45
Despesas 330 220 170 70 486de Apoio Telefone 45 120 75 60 300
Viagens 150Jornais e Revistas 36
Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365
Entidades e Gestores de EntidadesEntidade: ComercialDono deEntidade: Dr. Jacques Gontijo
Meta na Entidade
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Telefone 45 120 75 60 3007365
Gastos com Telefonia Fixa
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Dpto Vendas Leite Depto Vendas DerivadosNíveis
R$
/ fu
nc
ion
ari
o
Gerência Regional Vendas Minas Gerais
Ind
icad
ore
s
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
“Réguas” nos Níveis das Entidades
Meta nos Níveis da Entidade
Humberto P. Sérgio R. Sérgio T.
Gestores de Pacotes
Pacotes VariáveisDpto. Vendas
LeiteDpto. Vendas
DerivadosTotal Pacote
Rubens Pessoal 305 300 1306Salários e Ordenados 780Honorários 100Vale Transporte 70Vale Refeição 70PIS 20FGTS 39INSS 50Gratificações 15Aviso Prévio 5Salário Educação 1013o Salário 80Férias 60Benefícios Indiretos 7
Valéria Utilidades 120 100 220Telefone 80 40 120Viagens 95Jornais e Revistas 5
Total de Gastos 1740 606 2346
Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas GeraisDono deEntidade: Sergio T.
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Telefone 80 40 120
2346
Resumo para Estabelecer as Metas nas Entidades
1
2
3
4
Montagem das árvores de indicadores para as variáveis R$/mês
Identificação dos clusters
Região Norte
Região Sul
Região S.P
Até 2.000 PDV
2.001a 3.000 PDV
Acima 3.001 PDV
Definição preliminar das metas
Pacote Ganho/PerdaMeta Real
TerceirosPessoal
AluguéisEtc
Realização das comparações sistemáticas dentro dos clusters
Gastos com telefonia fixa
0
20
40
60
80
100
120
FilialSalvador
Filial Recife FilialFortaleza
Filial PortoAlegre
FilialCuritiba
Filial SãoPaulo
(capital)
Filiar SãoPaulo
(interior)Filiais
R$/
fu
nci
on
ario
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Caminho para Redução dos Gastos
Preço por minuto
“Renegociação de Contratos”
Preço por minuto
Min
. fa
lado
s
Custo Original
NOVO CUSTO
Total de min. falados X
“Padrão”
=Custo total de telefone fixo
“Régua”
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Elaboração dos Padrões de Procedimentos
O Que São “Padrões de Procedimentos”
• “Políticas” • “Regulamentos”• “Padrões
Operacionais”
Como fazer para se atingir o nível previsto de gastos estabelecido pela “régua”
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Políticas Corporativas
1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível
2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela Embratel
3)Etc....
Exemplos de Políticas Corporativas para redução de custos com telefonia
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Gastos com Telefonia Fixa
0
50
100
150
200
250
Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília
Entidades
R$/F
un
cio
nári
o
Aplicação de Políticas Corporativas nas Entidades
1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para ligações interurbanas entre as Filiais Minas Gerais, Ribeirão Preto e Rio de Janeiro2)Etc....
1) Manter atualizado e divulgar internamente as grades de horários e tarifação promocional fornecidos pela Embratel
2)Etc....
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Cluster CCluster BCluster A
Exemplos de Padrões
Existem padrões
que auxiliam na
redução de
gastos, porém
não são
decorrentes das
Políticas
Corporativas
POP’s
Procedimento Operacional Padrão para “Testes Industriais”
Procedimento Operacional Padrão para “Utilização de Cartuchos para Impressão”
Procedimento Operacional Padrão para “Assepsia de tanques”
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Negociação e Consolidação do Orçamento
Definição Preliminar das Metas
Preparação para Definição das Metas
Preparação da Base
Orçamentária
•Negociação das metas
•Revisão e aprovação dos padrões propostos
•Consolidação do Orçamento
Processo de Elaboração do Orçamento Matricial
Revisão e aprovação dos padrões propostos
1
2
3
Negociação das metas
Consolidação do Orçamento
Negociação e Consolidação do Orçamento
CorporativoCorporativo
EntidadesEntidades
Níveis das Níveis das EntidadesEntidades
Negociação das Metas “Botton- Up”
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Negociação das Metas nas Diversas Entidades
Entidade: Depto Adminstração
Marcos A Nádia João Alberto Humberto
Sete Lagoas Brasília Goiânia BH Depto
Administ.
Gestor Pacote
Junior Pessoal 50 500 700 250 1.500 Antônio Terceiros 25 30 45 300 400 André Desp. de Apoio 30 20 30 20 100 Julho Utilidades 10 75 95 20 200 Everton Financeiro 50 5 25 20 100 Etc.. Etc... 20 50 50 10 130
GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430
Entidade / Responsável
Dono da MatrizHumberto F.
•Negociação das metas de cada pacote para as diversas entidades
•Negociação das metas de cada Entidade para os diversos pacotes
•Ajuste das metas nas entidades da matriz
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Aprovação final pelos Donos de Pacotes
Revisão e Aprovação dos Padrões
Apresentação dos Padrões Corporativos para as Entidades
Sugestões de ajustes pelos Gestores de Pacotes nas Entidades
Revisão dos padrões corporativos pelos Coordenadores de Pacotes
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Consolidação do Orçamento
Comprometimento dos donos de pacotes e entidades com as metas da
matriz corporativa perante o Presidente
CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTOORÇAMENTO
CONSOLIDAÇÃO DO CONSOLIDAÇÃO DO ORÇAMENTOORÇAMENTO
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
Preenchimento das Matrizes Orçamentárias Revisadas e Aprovadas
Consolidação do Orçamento
Divulgação do Orçamento e dos Padrões Aprovados
para todos os níveis
Negociação eConsolidaçãodo Orçamento
DefiniçãoPreliminardas Metas
Preparaçãopara Definição
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
2ª Etapa
Controle Orçamentário
Controle Orçamentário
ACOMPANHAMENTO
DOS GASTOS
AUDITORIA
Qual o segredo do sucesso?
Controle Orçamentário
ACOMPANHAMENTO DOS GASTOS
Objetivo- Mensurar valor orçado x valor real dos gastos
- Informar a ocorrência de anomalias para a análise e tomada de ações corretivas
Equipe OM Gestores de Pacote/Entidade
Dono da Matriz
Levantar os dados previsto X realizado
por pacoteObter os resultados dos gastos para seu pacote
em cada entidade
Preparar “Relatório de Anomalia”
Coordenadores de Pacote/Entidade
Acompanhamento Mensal dos Gastos
Aprovar “Relatório de Anomalia”
Apresentar relatório consolidado para diretoria
Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados
ruins
Apresentar “Relatório de Anomalia”
Acompanhamento Semanal dos Gastos
Equipe OM Gestor de Pacote/ Entidade
Dono da Matriz
Levantar os dados previsto X realizado por
pacote
Obter os resultados dos gastos para seu pacote em
cada entidade
Atualizar Gestão à Vista e identificar resultados ruins
Ação corretiva “in loco”
Quando Atuar Corretivamente
Limite de tolerância
• 5% ou 10% acima da meta
• Proposto pelos donos de pacote
• Vermelho • Amarelo (2 meses consecutivos)Quando Utilizar
o Relatório de Anomalia?
Gasto dentro do nível de tolerância
Gasto acima do limite de tolerância
Gasto igual ou abaixo da meta
Relatório de Anomalia
Pacote
Realizado Não realizadoEm
andamentoOcorreu
Impedimento
X
X
Variáveis do Pacote
Desvio R$ (%)
Responsável Prazo
CombustívelAna Paula
Costa20/Abr
Viagens Roberto Alves 20/Abr
Mês Acumulado
2.300,00 27.600,00
2.200,00 29.256,00
Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00
4,35% -6,00%
Relatório de Anomalia
Medidas Corretivas
Definir política de abastecimento para utilizar apenas combustível comum
Mar/2000
Comercial (Filial Fortaleza)
Marcos Martins
Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular
Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas
Gestor da Entidade
Ações Previstas
Definir política para utilização de taxi comum
Causas Prováveis
Aumento do preço do combustível acima do previsto
Utilização de taxi especial
Limite de Tolerância (%)
Utilidades
Variação (%)
Meta do Pacote (R$)
Realizado (R$)
Gestor do Pacote
5%
José Carlos dos Santos
Mês
Entidade
P D
C A
Troca de Experiências
Experiência com a redução de gastos
Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc
Instalação de modem para transmissão de dados
Troca da copiadora X pela impressora Y
Reunião Mensal de Acompanhamento das Metas
Gestores de Pacote/Entidade apresentam relatório de anomalia
ao Dono da Matriz
Apresentação dos resultados ruins
Aprovação do Plano de Ação
Controle Orçamentário
AUDITORIA
- Realizada por uma equipe interna da Unimed
- Auditoria contábil em todas as entidades
- Auditoria no cumprimento dos padrões (Regulamentos) - Análise e orientação sobre anomalias e ações corretivas
Auditoria Características
Pelo menos uma vez por ano em todas as
entidades
Frequência
Solicitada pelos donos de pacote em
unidades específicas
Auditoria Esporádica
AuditoriaTipos de Falta
1) Falta LeveExemplos:- Erro nos lançamentos contábeis - Erro na interpretação dos padrões
Ações Corretivas:- Registro dos erros encontrados - Orientação sobre o correto lançamento
2) Falta médiaExemplos:- Repetição de faltas leves- Atraso nos lançamentos - Situações de risco fiscal/ trabalhista
AuditoriaTipos de Falta
Ações Corretivas:- Orientação e advertência formal com cópia para o Dono da Entidade
3) Falta Grave Exemplos:
- Repetição de faltas médias- Uso inadequado dos recursos da empresa - Manipulação dos registros contábeis
AuditoriaTipos de falta
Ações Corretivas:- Registro formal da falta- Decisão a cargo da Diretoria
3ª Etapa
Organização do Projeto
Organização do Projeto
Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do Orçamento Matricial
Equipe Proativa
Gestores De
pacotes
Gestores de
Entidades
Comitê de Liderança
Diretoria
Liderança do Projeto
Saide
Papéis e Responsabilidades
Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar
• Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial
Apoio / assistende do líder: Saide
• Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa, esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento Matricial;
• Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto à metodologia de trabalho do OM;
• Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras para a solução de problemas envolvendo a elaboração do Orçamento Matricial.
Papéis e Responsabilidades
Equipe Proativa
• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua importância;
• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para análise dos subitens de despesas;
• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;
• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos respectivos clusters;
• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de políticas e padrões de gastos corporativos).
Papéis e ResponsabilidadesGestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são:
• Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos centros de custo;
• Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua responsabilidade;
• Definir metas preliminares com base em comparação entre as unidades;
• Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua responsabilidade;
• Negociar as metas junto às entidades;
Papéis e ResponsabilidadesGestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. Suas principais atribuições são:
• Elaborar e executar os planos de ação;
• Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios (anomalia)
• Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por subitem de despesa;
• Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de anomalia, verificando a correta identificação da causa e a consistência das contramedidas.
Papéis e ResponsabilidadesGestor de Entidades
Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas principais atribuições são:
• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;
• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios (anomalias);
• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada subitem de despesa;
• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência das contramedidas;
• Elaborar e executar os planos de ação.
Cronograma
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
PRESIDENTE
CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO
SAIDE
10/6/2007
UNIMED SÃO LUÍS STATUS
ETAPASJAN FEV
DR. ALCIMARAPOIO/ASSISTENTE
DO PROJETO
SET OUTAGO
1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA
2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS
NOV DEZJUN JUL
LEGENDA
PREVISTO
EM ANDAMENTO NO PRAZO
EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO
PARADO
CONCLUÍDO
JUN
2008
3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS
6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO
2007
4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS
5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO
MAR ABR MA
Próximos Passos
Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.Apoio da equipe Proativa.
Acompanhar e analisar os resultados através das “Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.
Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de Acompanhamento do mês de Junho.
“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”