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Manual Operacional

Ferramentas da WEB: Faturamento

WEB, Relatórios, Demonstrativos

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ÍNDICE

Capítulo I – Faturamento Web 03

1.1 Faturamento Simplificado 03 1.2 Faturamento Detalhado 07 1.3 Faturamento Honorário Individual 13 1.4 Cancelamento de Guia Faturada 17 1.5 Visualizar Capa de Lote de Contas Digitadas Web 19 1.6 Envio do Faturamento (guias físicas) 20

1.7 Algumas Observações importantes do Faturamento Web 20

Capítulo II – Relatórios 22

2.1 Relatório de Autorizações 22 2.2 Relação Geral de Glosas 25 Capitulo III – Demonstrativos de pagamentos 26 3.1 Demonstrativo de pagamento 26 3.1.1 Recibo Simples 27 3.1.2 Recibo Completo 28 3.2 Demonstrativo TISS 28 3.3 Recibo XML 29 Capitulo IV – Faturas Apresentadas 30 4.1 Faturas apresentadas 30

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Capítulo I – Faturamento Web

1.1 - Faturamento Simplificado

Este método de faturamento enquadra-se para apresentar produção de consultas e procedimentos sem materiais, medicamentos e taxas. Poderá ser faturadas várias guias de uma só vez. Para utilizar o faturamento simplificado, deverá ir no menu “faturamento”, simplificado, conforme imagem abaixo:

Será aberta a página conforme modelo abaixo descrevendo cada campo / componente.

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Campo Contratado: este campo é fixo, e demonstra o nome do prestador conforme login e senha indicado no acesso ao portal; Campo “Executante”: Neste filtro o prestador poderá informar o nome do médico executante da guia ao qual deseja faturar. O ideal é usar “todos os prestadores”. Campo “Período entre”: utilizado para indicar o período ao qual será feito o faturamento. O sistema buscará todas as guias emitidas no período escolhido. Campo “CID”: filtrará somente as guias com a codificação do CID que for preenchida neste campo. O ideal é usar “todas as guias”. Campo “Tipo”: Filtrará o tipo de guia a ser faturado, poderá ser todos os tipos de guias, somente guia de consulta, guia de procedimento ou guias de internação. Campo “Ordenação”: Será em qual ordenação o prestador deseja que seja discriminado o relatório para faturamento das guias. Poderá optar por data da emissão da guia, por ordem alfabética de nome do usuário, ou por ordem de número de guia. Preencha a tela acima com os dados desejados e clique em “listar autorizações”.

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Na página seguinte, irá listar todas as autorizações emitidas para o prestador no período desejado. Para marcar as guias ao qual deseja faturar, deverá ser utilizado a caixa de texto no canto esquerdo da página, ao lado do número da “guia”, clicando uma a uma, ou poderá também selecionar todas de uma só vez, clicando em “marcar todas” (item 1). Caso queira desmarcar alguma guia, basta clicar novamente na caixa de texto, ou caso queira desmarcar todas as guias, clicar em “desmarcar todas” (item 1). Após selecionado todas as guias e preenchido os campos solicitados, basta clicar em “faturar guias marcadas”. Logo após faturado as guias irá aparecer a seguinte mensagem, informando que a guia foi faturada com sucesso, e logo apresentará um caminho onde poderá ser impresso o protocolo de faturamento em “capa de lote”.

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Após clicado em “movimentação” “capa de lote”, o prestador irá visualizar todos os lotes apresentados para faturamento, e o lote ao qual está realizando a digitação ficará sempre como “lote em digitação”, caso o prestador já tenha encerrado a digitação deste lote, deverá clicar no cadeado ( 1 ) e finalizar a digitação, logo clicar no ícone da coluna de “protocolo de faturamento” para ser impresso assim o protocolo para envio junto das guias. Lembrando que o protocolo que deverá ser impresso será o do faturamento que será entregue para a operadora.

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1.2 - Faturamento Detalhado Este tipo de faturamento é utilizado para apresentar produção de consultas simples, consultas com materiais e medicamentos e taxas, procedimentos com materiais e medicamentos etc. Neste tipo de faturamento, a apresentação deverá ser feita de guia em guia. Para utilizar o faturamento detalhado, deverá ir em faturamento, detalhado, conforme imagem abaixo:

Após selecionado, abrirá a página conforme imagem abaixo:

No campo número de autorização, deverá ser digitado o número da senha e logo clicar em localizar.

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Será aberta a página conforme modelo abaixo descrevendo cada campo / componente:

Campo 1 – “Previsão de Pagamento”: Especifica a data de previsão de pagamento da conta; Campo 2 “ Contratado”: Especifica o nome do prestador ao qual foi emitida a autorização; Campo 3 “ Número da autorização”: Identifica o número da guia ao qual esta sendo faturada; Campo 4 “Beneficiário”: Nome do beneficiário ao qual foi liberado a autorização; Campo 5 “Plano”: Indica o plano do usuário;

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Campo 6 “Data do atendimento”: Deverá ser informado a data do atendimento do beneficiário, este campo é obrigatório Campo 7 “Tipo de atendimento”: Informa o tipo de atendimento daquela cobrança conforme legislação da TISS, deverá ser marcado uma das opções; Campo 8 “Indicador de acidentes”: Informa o tipo de acidente da cobrança, deverá ser marcado uma das opções; Campo 9 “ Tipo de saída”: Deverá ser marcado em uma das opções; Campo 10 “tipo de doença”: No caso de doença, informar se é aguda ou crônica e o tempo da doença;

Campo 11 “C.I.D”: Deverá ser informado o código do C.I.D clicando em ; Campo 12 “ Procedimentos”: Este campo trará a informação dos códigos dos procedimentos que foram autorizados na guia e a quantidade; Campo 13 “ Taxas”: Deverá ser informada, caso couber, a(s) taxa(s) utilizada(s) no

procedimento ou consulta, em cima do nome “taxas “ de logo basta clicar em que abrirá a página abaixo:

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A taxa poderá ser buscada pelo nome ou código, assim que digitado o nome basta clicar em “localizar” e assim aparecerá a listagem as opções para ser selecionado somente uma única taxa:

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OBS: Sempre selecione a taxa que estiver com a codificação que esta cadastrada na operadora, para assim poder validar corretamente o valor da mesma no nosso sistema. A codificação da tabela de diárias e taxas deverá ser repassada para a operadora para o devido cadastro. Após selecionado a taxa, basta clicar em continuar e a mesma constará na tela principal do faturamento da guia:

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Campo 14 “Total de Materiais e Total de Medicamentos”: Deverá ser informado somente o valor dos materiais e medicamentos utilizados no procedimento ou consulta, segue o mesmo processo das taxas, basta clicar em cima de “materiais e medicamentos” que mostrará os campos a serem preenchidos; Campo 15 “OPMES” – Caso haja utilização de algum OPME, este campo deverá ser informado, basta clicar em cima e preencher os campos solicitados. Logo após preenchido todos os campos para finalizar basta clicar em “faturar guia”, caso queira limpar todos os campos preenchidos e realizar a digitação novamente, basta clicar em “limpar”.

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Após faturado a guia, irá aparecer a seguinte mensagem, informando que a guia foi faturada com sucesso, e logo após clicando no link que mostra a mensagem, poderá ser feito o controle da guia ao qual foi apresentada para a operadora.

Para cada conta digitada neste módulo, irá aparecer a mensagem acima, somente após finalizar a digitação de todas as contas, que o prestador poderá emitir o protocolo de faturamento e finalizar a digitação do lote na web.

1.3 – Faturamento Honorário Individual

Esta modalidade de faturamento é para as cobranças de profissionais médicos que realizam

procedimentos ambulatoriais ou cirúrgicos em outros locais (Hospitais) e realizam a cobrança

direta. Para iniciar o processo de faturamento é necessário informar o número da senha do

procedimento e o local de atendimento onde o profissional realizou o atendimento. Como

segue nas imagens abaixo:

Vá em faturamento e selecione “Honorário Individual”.

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No campo “Local de atendimento”, clique em para realizar a pesquisa do local onde

foi realizado o procedimento:

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O local de atendimento poderá ser localizado pelo nome do prestador (Razão Social) ou então

clique em “mais filtros...” para ter a opção de buscar pelo CNPJ:

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Após preencher os campos necessários clique em “Listar autorização” e passará para a tela

seguinte:

No campo de nº 1 deverá ser informada a data de atendimento e a hora (se necessário);

No campo de nº 2, deverá ser informado qual foi o grau de participação do profissional na

cobrança (cirurgião, 1º auxiliar, 2º auxiliar, anestesista etc..).

No campo de nº 3, deverá ser informado o código do procedimento correspondente a

cobrança;

E no campo de nº 4 informar qual a via da cirurgia, se foi única, mesma via ou via diferente.

Logo após preenchido os campos necessários, clicar em faturar guia.

No caso de cobrança de vários códigos ou vários profissionais de um procedimento e não

couber nos campos dispostos no site, o faturista poderá abrir novamente a guia e realizar outro

faturamento complementar daquela mesma cobrança.

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1.4 - Cancelamento de guia faturada Para cancelar uma guia faturada pela web, deverá seguir os seguintes passos: Vá em faturamento e selecione “cancelamento”.

Logo depois de selecionado a opção, digite o número da guia ao qual deseja excluir do faturamento e clique em remover do faturamento.

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Depois de feito o processo, a guia automaticamente será excluída do lote. OBS: Só existe a possibilidade de cancelar guia a guia, caso queira cancelar o lote, deverá entrar em contato com a operadora.

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1.5 - Visualizar capa de lote de contas digitadas na WEB O prestador poderá visualizar todos os lotes que foram apresentados pela WEB, através da página “capa de lote”. Vá no menu faturamento e clique em “Lotes”.

Na coluna nº 1 “Lote operadora”, informa o número do lote para registro da produção enviada para a operadora; Na Coluna nº 2 “Lote prestador”, informa o número do lote do prestador; Na Coluna nº 3 “Descrição”, informa o nome do contratado Na coluna nº 4 “Competência’’, informa o mês de referência do faturamento; Na Coluna nº 5 “Valor Apresentado’’, informa o valor total do faturamento entregue; Na coluna de nº 6 “Valor Faturado”, informa o valor que foi faturado no lote; Na coluna de nº7 “Valor glosado”, informa o valor total da glosa realizado no lote, após fechamento pela operadora; Na coluna de nº 8, “Situação”, informa o status do lote, como “ lote em digitação” indica que ainda esta aberto para o prestador continuar incluindo as guias, “finalizado digitação” indica que o prestador finalizou a digitação do lote, mas ainda aguarda análise da operadora, e “lote encerrado” informa que já foi analisado e fechado pela operadora. Na coluna de nº 9, “Finalizar digitação”, apresenta um ícone de cadeado, onde o prestador deverá clicar neste ícone quando finalizar a digitação do lote, tanto no faturamento simplificado, quanto no faturamento detalhado. Na coluna de nº 10, “editar número lote prestador”, o prestador poderá incluir a sua numeração do “lote prestador”, para facilitar no seu controle;

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Na coluna de nº 11, “protocolo de faturamento”, o prestador visualizará o protocolo de faturamento das guias ao qual digitou pela web, este protocolo deverá ser impresso e encaminhado junto das guias de cobrança. Na coluna de nº 12, “relatório de atendimentos”, o prestador irá visualizar detalhadamente todas as contas digitadas naquele lote da web; Na coluna de nº 13, “Relação de glosas”, o prestador poderá emitir um relatório de glosas daquele lote, caso houver.

1.6 - Envio do Faturamento (Guias Físicas) Após realizar o lançamento das guias via Web, o prestador deverá enviar as guias físicas para a operadora. Junto com o envio das guias o prestador deverá encaminhar o protocolo de faturamento como segue abaixo, devidamente preenchido o valor total da fatura apresentada. Junto deste protocolo o prestador deverá encaminhar também um relatório de suas guias apresentadas, ou se estiver de acordo, imprimir na web a relação de guias faturadas, para facilitar assim na conferência da operadora.

Caso o prestador não disponibilize de uma impressora para emissão deste documento, o mesmo deverá solicitar a operadora que o encaminhe o protocolo físico via correio. O protocolo poderá ser solicitado no setor de credenciamento da operadora.

1.7 – Algumas Observações importantes do Faturamento WEB As faturas físicas deverão ser apresentadas normalmente para a operadora, e juntamente delas o protocolo de faturamento, devidamente preenchido e o valor total do lote. Deve-se lembrar que os valores ao qual são faturados pela WEB, são de acordo com a tabela contratada para o prestador , caso ocorra alguma divergência de valor quando as guias forem faturadas (verificar na relação de guias faturadas em capa de lote), a mesma deverá ser enviada normalmente para a operadora, que ao qual verificará no sistema os dados

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cadastrados e caso realmente for erro de cadastro, estes valores serão corrigidos pela operadora. É importante o prestador enviar além das guias, um relatório de faturamento, constando todos os pacientes enviados, valores etc. Para facilitar assim a conferência entre ambas as partes. A entrega do lote WEB deverá seguir o cronograma normal da Operadora, conforme calendário de entrega de faturas disponibilizado. Caso ocorra de alguma guia não constar na WEB, no faturamento simplificado, deve-se verificar o período de atendimento, pode ser que a guia esteja com data anterior ou posterior ao atendimento do paciente a ser faturado. No entanto caso o prestador não encontre de forma alguma esta guia, deverá enviar ela separadamente das outras guias faturadas pela WEB. Lembrando que deverá vir na mesma fatura e envelope. Esta guia será avaliada pelos analistas de contas da Vitallis Saúde. Caso alguma guia digitada no faturamento detalhado apresente o erro “A guia informada não pertence a este local de atendimento” deverá ser verificado os seguintes pontos: 1 - A liberação da guia do prestador executante poderá ter sido feita para outro prestador. 2- O local de atendimento poderá ser diferente do prestador ao qual receberá o faturamento, acontece muito com médicos pessoa física que recebem os atendimentos feitos dentro de um outro estabelecimento. Caso apresente algum destes erros, o prestador deverá enviar estas guias separadamente das outras faturadas pela WEB, lembrando que deverá vir na mesma fatura e envelope. Esta guia será avaliada pelos analistas de contas da Vitallis Saúde. Caso o prestador tenha contratado tabela de diárias e taxas com a Vitallis Saúde, a mesma deverá ser enviada com a devida codificação para o setor de credenciamento para o email [email protected].

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Capítulo II – Relatórios

2.1 Relatórios de Autorizações

Exibe listagem de todas as autorizações realizadas no período indicado, possibilitando

consultar volume de atendimento, situação das autorizações, editar algumas informações da

guia, executar a apresentação de mais de uma guia ao mesmo tempo bem como cancelar a

apresentação feita anteriormente. Para acessar este relatório vá em emissão de guias –

Relação de guias emitidas.

Campo “Executante” utilizado para filtrar o relatório para apenas 1 único prestador ou então

emitir o relatório de todos os prestadores. Campo facultativo;

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Campo “Período Entre”: deverá ser informado o intervalo do período de atendimentos que

deseja demonstrar no relatório. Campo obrigatório;

Campo “Número da autorização”: deverá ser preenchido somente quando houver a

necessidade de consultar apenas uma guia específica no relatório, para isto informe o número

da guia que deseja localizar / visualizar. Campo facultativo;

Campo “Senha da autorização”: não utilizado na operadora;

Campo “Código do beneficiário”: poderá ser utilizado quando houver a necessidade de emitir

um relatório de guia de um determinado beneficiário, informando neste campo o código do

beneficiário no relatório serão exibidas apenas autorizações emitidas para o mesmo no período

indicado;

Campo “regime de atendimento”: Serve para filtrar somente guias eletivas, urgentes ou

ambas.

Campo “tipo”: É para selecionar qual tipo de guia deseja buscar, consulta, procedimento,

internação.

Campo “CID”: quando indicado este campo exibirá apenas guias que possuam o código

indicado;

Campo “operador”: Para os casos quando houver mais de um operador por contratado,

poderá filtrar as guias emitidas por operador. Quando selecionado, apenas guias emitidas pelo

operador indicado serão exibidas no relatório;

Campo “Formato do relatório”: determina a forma que o relatório será mostrado na tela,

quando selecionado sintético será mostrado apenas os dados da guia, quando selecionado

analítico além dos dados da guia será mostrado também os procedimentos e pacotes existente

na guia;

Campo “Ordenação”: determinam à ordem que será exibida às guias no relatório.

Após indicado os filtros, clicando no botão “Listar autorizações” será exibido o relatório

conforme modelo abaixo:

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Legenda dos botões:

Imprimir segunda via da guia no padrão TISS

Exclui / apaga a guia selecionada

Edita algumas informações da guia selecionada

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2.2 - Relação Geral de Glosas Possibilita consultar e emitir o relatório de glosas diretamente no portal, sem a necessidade de solicitar ao departamento de contas médicas da Vitallis Saúde S/A. Vá em relatórios, clique em relação geral de glosas. Indicando o prestador e clicando no botão listar, será mostrado cada lote protocolado, e clicando no link destacado na competência será gerado o relatório com todos os itens glosados naquela fatura, conforme mostrado abaixo:

Escolha um dos campos para filtrar o relatório e logo clique em listar. Após carregado todas as

informações no site, clique no ícone do mês desejado para listar o detalhamento do relatório.

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Capítulo III – Demonstrativos

3.1 – Demonstrativos de pagamentos Primeiramente faça o login no site, informando usuário e senha cadastrado na área de prestadores . Logo após vá em relatórios e selecione a opção “demonstrativo de pagamento”, conforme segue abaixo:

Após selecionar a opção para acessar o demonstrativo, informe o período desejado.

Na tela abaixo veja a forma de como poderá ser visualizado o demonstrativo de pagamentos:

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3.1.1 - Recibo simples Para retirar o recibo Simples clique no ícone abaixo marcado, como segue a gravura abaixo:

A informação marcada no recibo informa o valor total do crédito, valor sem os impostos.

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3.1.2 - Recibo Completo No recibo completo, o prestador conseguirá visualizar todos os atendimentos pagos no lote, facilita na conferência das faturas enviadas.

3.2 - Demonstrativo TISS O prestador também terá a opção de visualizar o pagamento através do padrão TISS, como segue a gravura abaixo:

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3.3 - Recibo XML E por último o prestador também poderá fazer o Download do arquivo XML do demonstrativo de pagamento, para exportação para o seu sistema de gestão.

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Capítulo IV – Relação de Faturas apresentadas

4.1 – Faturas apresentadas

Primeiramente faça o login no site, informando usuário e senha cadastrado na área de

prestadores.

Logo após vá em relatórios e selecione a opção “faturas apresentadas ”, conforme segue

abaixo:

No campo em vermelho estará informado o nome do prestador, para listar basta clicar no filtro

como mostra a figura abaixo:

Faturas em aberto: são as faturas que ainda não foram analisadas.

Faturas fechadas: são as faturas que já foram analisadas e os valores totais foram os

apresentados.

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O valor apresentado estará no campo em vermelho:

O relatório de glosas também poderá ser visualizado clicado no ícone na coluna “Glosas”:

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Voltando na tela principal em faturas apresentadas, após listar todos os lotes apresentados

pelo prestador , clicando na competência (campo esquerdo escrito azul) você poderá obter

uma lista de todas a contas faturadas, mas esta relação somente estará disponível após o lote

estiver fechado:

No campo de executante, deverá ser selecionada a opção TODOS OS PRESTADORES :

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Clicando no número da conta (em vermelho) você poderá ver a composição de cada conta:

Na composição da conta faturada você terá as opções de:

Nome do beneficiário, prestador, código do procedimento, descrição do procedimento e

valor.

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