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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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MANUAL DO SISTEMA DEFENSORIA ON LINE –
DOL
2014
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SUMÁRIO
1. Histórico da criação do sistema DOL
2. Premissas
2.1. Estrutura
2.2. Geração de históricos
3. Acessando o sistema
4. Atendimento inicial
5. Inclusão
de
processo
judicial
6. Acompanhamento de processo
7. Encaminhamento à entidade conveniada
8. Cartório/Secretaria
9. Agendamento
10. Módulo CAM
11. Fluxo da revisão da denegação de atendimento
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1. Histórico da criação do sistema DOL
A Defensoria Pública de São Paulo, desde sua criação, sempre se
preocupou com a construção de um sistema informatizado de atendimento ao usuário,
que pudesse ao mesmo tempo conferir rapidez e eficiência, sem abandonar a
qualidade dos atendimentos.
Nesse sentido, o primeiro passo foi a construção do SIA (Sistema
Informatizado de Atendimento) que, desde 2008, está em plena utilização na quase
totalidade das Unidades do interior do Estado, além da Região Metropolitana.
O SIA foi desenvolvido para atender aos problemas de seu tempo. Após
alguns anos e no contexto de novas demandas e expansão da Instituição, existiam duas
opções: (1) atualização do SIA para adequação à atual realidade da Defensoria ou (2)
construção de um novo sistema informatizado de atendimento.
Optou‐se pela construção de um novo sistema, a fim de adequá‐lo ao atual
contexto de demandas e número de atendimentos da Defensoria, além de permitir
maior utilização dos recursos tecnológicos dispostos na atualidade e acompanhar o
crescimento da própria Instituição. Daí a ideia do DOL. Obviamente que os acertos já
consagrados pelo
antigo
sistema
puderam
ser
aproveitados,
como
experiência
primordial de um sistema inicial. Entretanto, a possibilidade de construção de um novo
sistema, mais avançado e adequado à realidade, já se fazia necessário.
Para a construção desse sistema, foi contratada uma consultoria externa
com expertise no desenvolvimento de soluções por software: IPT (Instituto de
Pesquisas Tecnológicas), criado na Escola Politécnica da USP e vinculado à Secretaria
de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia do Estado de São Paulo, sendo
uma das maiores instituições de desenvolvimento tecnológico do país.
Desde o início dos trabalhos, o IPT trabalhou de forma integrada e
sincronizada com a Assessoria da Qualidade do Atendimento e Coordenadoria da
Tecnologia da Informação, a fim de garantir que esse novo sistema fosse customizado
à realidade e perfil da Defensoria paulista.
O DOL é uma construção coletiva. Houve visitas, entrevistas e
acompanhamento das atividades pelas mais diversas Unidades da Defensoria,
objetivando melhor identificar o fluxo de trabalho e garantir que o sistema refletisse
tais elementos em seu desenvolvimento.
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2. Premissas
O DOL foi pensado a partir de três premissas:
(1) Usabilidade: o sistema usa ferramentas já disponíveis na internet para
facilitar o manuseio dos seus recursos. A navegação é intuitiva à medida que o fluxo
automático entre as telas retrata o processo de trabalho desenvolvido na DPESP. Por
exemplo, as caixas de texto se assemelham aos emails; os botões destinados a anexar
documentos têm a mesma estrutura dos anexos das mensagerias; as agendas dos
Defensores e das Secretarias das Unidades se assemelham à agenda do Google; a
localização de usuários e processos se assemelha à busca do Google;
(2) Otimização
das
informações: os
registros
no
sistema
têm
no
usuário
a figura central. Toda informação entrará no seu histórico. Isso evita a duplicidade de
registros. O registro organizado dos dados permite a rápida compreensão do caso pelo
Defensor, torna desnecessário que a mesma informação seja repetida pelo usuário
diversas vezes e dificulta encaminhamentos contraditórios. Assim, um usuário, uma
vez cadastrado no sistema, poderá ser identificado em qualquer unidade da Defensoria
que venha a fazer um atendimento ou consultar seu cadastro. E, todos os seus
processos que estiverem cadastrados poderão ser visualizados no sistema, com seus
respectivos andamentos;
(3) Produção de dados estratégicos: a compilação das informações ocorre
de modo categorizado, a fim de melhor produzir os indicadores da atuação
institucional. Por exemplo, é possível saber quantos Habeas Corpus foram impetrados
pela DPESP perante os Tribunais Superiores, no período de um ano; quantos dos
atendimentos realizados na triagem deram origem a processo judicial; quantos
acordos foram realizados na DPESP; quantos presos (provisórios ou definitivos)
receberam a visita de um Defensor Público.
2.1. Estrutura
Pode‐se afirmar que o sistema DOL foi estruturado em três grandes áreas,
a fim de melhor compreender seu funcionamento:
(1) Atendimentos;
(2) Acompanhamento de processos e seus respectivos atendimentos;
(3) Atividades administrativas relacionadas diretamente à atividade fim =
Secretaria/Cartório.
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Obs.: A divisão em áreas tem a intenção de facilitar a compreensão do
sistema. Entretanto, as informações lançadas no DOL ficam disponíveis em todas as
áreas,
que
se
inter‐
relacionam.
2.2. Geração de históricos
A figura central do DOL é o usuário dos serviços da DPESP. Todas as
informações lançadas no DOL são organizadas ao redor do usuário a que dizem
respeito. Uma das consequências desse fato é a geração de dois níveis de históricos.
(1) Todo usuário tem um histórico DPESP: todo usuário que se dirija à
Defensoria deixará registro de cada problema/demanda que lhe motivou a buscar essa
instituição.
O
histórico
DPESP
enumera
TODOS
os
problemas
trazidos
pelo
usuário
à
Defensoria, bem como a informação mais atualizada sobre cada caso. Exemplo: João,
ao longo de dois anos, procurou a DPE para se defender de um processo criminal,
depois para propor uma ação de divórcio e depois para se defender de uma ação de
alimentos. Cada problema corresponderá a uma linha (GRID ) do histórico DPESP.
Assim, ainda no exemplo, será possível confirmar todas as demandas que possuem
João como interessado, bem como o atual andamento de cada uma delas.
(2) Histórico do caso: cada problema do usuário gerará um histórico do
caso que, por sua vez, mostrará todas as movimentações ocorridas naquele caso, seja
em relação ao atendimento, seja em relação ao acompanhamento do processo. Cada
movimentação corresponde a uma grid do histórico do caso. As grids são organizadas
por ordem cronológica. Assim, é possível saber, por exemplo, quando o processo foi
enviado à DPESP pela primeira vez, quando foi apresentada defesa prévia, quando
aconteceram os atendimentos ao réu ou aos seus familiares. Do mesmo modo, é
possível saber quando o usuário foi atendido na triagem, quando e se apresentou
recurso contra a decisão de denegação, qual foi o resultado do recurso, quando a DI foi
distribuída para propositura da ação. Consequência: ao concentrar as informações no
usuário, não há duplicidade de cadastros de usuários.
Em suma, pelo HISTÓRICO DPESP é possível entrar em cada caso e pelo
HISTÓRICO DO CASO é possível visualizar o conteúdo de cada movimentação.
3 . Acessando o sistema
Quando o DOL for instalado na Unidade, bastará: (1) computador com
acesso à internet; (2) navegador Google Chrome e (3) login e senha de usuário.
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Como o DOL estará disponível em ambiente online, será possível atender
um usuário, por exemplo, de Taubaté e saber o acompanhamento de seu processo de
Ribeirão
Preto
em
tempo
real,
com
informações
atualizadas,
imprimindo
os
documentos de interesse do mesmo.
Portanto, como o DOL está nas “nuvens”, como se diz no jargão da área da
informática, é importante sempre SALVAR toda e qualquer alimentação do sistema
antes de mudar de tela. Caso não seja feito isso, a informação pode ser perdida.
Pensando nisso, só é possível imprimir documentos das alimentações do sistema após
salvar a tela.
O primeiro passo é acessar pelo navegador Google Chrome o seguinte
endereço: http://atendimento.defensoria.sp.gov.br
Em seguida, é necessário se logar: inserir seu nome de usuário na DPESP e
senha.
O “Login” e a “Senha” do servidor‐usuário serão iguais aos usados
diariamente para acessar o portal da Defensoria Pública.
Após logar, o Defensor ou Servidor poderá realizar todas as funções
disponíveis no sistema de acordo com o seu perfil de acesso.
Perfis de acesso: a amplitude de acesso às ferramentas do sistema variará
conforme a função do membro, servidor, estagiário e operador do teleagendamento.
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Uma vez logado no sistema, a depender do perfil, aparecerá a tela abaixo,
com pelo menos os seguintes ícones: (1) inclusão de processo judicial; (2)
acompanhamento
de
processo;
(3)
agendamento;
(4)
atendimento
inicial;
(5)
Cartório/Secretaria e (6) encaminhamento para entidade conveniada.
4. Atendimento inicial
Se você entrou no DOL para fazer um atendimento inicial, clique no ícone
atendimento inicial
O DOL permite fazer o atendimento inicial pela porta de entrada ordinária,
qual seja, a triagem, bem como nas atividades externas, por exemplo, visitas a
unidades prisionais, sabadanias etc.
O primeiro passo é fazer uma busca pelo usuário que se apresenta diante
de você,
a fim
de
se
verificar
se
o mesmo
já
possui
prévio
cadastro
na
Instituição.
Existem duas formas de se fazer essa busca:
(1) Busca rápida: feita pelo número de identificação do usuário na
Defensoria paulista, RG/RNE, RG Criminal e CPF. Sobrecarrega menos o sistema.
(2) Busca avançada: feita pelo nome ou nome social, data de nascimento,
nome da mãe, matrícula SAP.
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Obs.: É possível fazer busca pelo usuário, mas também por meio do
número do processo no ícone do acompanhamento processual.
Se localizado o cadastro a próxima tela indicará uma linha com os dados do
usuário procurado:
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Em caso negativo, o DOL indicará que o usuário do sistema precisa antes do
agendamento cadastrar o usuário, conforme tela abaixo:
Na situação de cadastro existente, antes de prosseguir com o atendimento,
você poderá acessar seu HISTÓRICO DPESP e ter um panorama geral dos
problemas/demandas que ele trouxe para a Defensoria.
Por consequência, será possível diagnosticar se o caso é um novo
problema ou
se
o
mesmo
demanda
mera
continuidade
de
atendimento
já
iniciado
em qualquer Unidade da Defensoria previamente.
Não inicie novamente um caso se ele já está em andamento.
Identificado que o caso/demanda já foi lançado no sistema, basta dar
continuidade ao mesmo.
O BOTÃO VISUALIZAR levará você até a última tela preenchida para
aquele caso. Você deve continuar a partir daí. Essa dica é importante
para evitar a duplicidade de atendimentos e providências para o
mesmo caso.
CADASTRO DO/A USUÁRIO/A
O cadastro do usuário na DPESP é único e basta que seja realizado uma só
vez. Quando
feito
o cadastro
será
gerado
um
número
de
identificação
do
usuário.
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Feito o cadastro, todas as vezes que o usuário regressar à Defensoria (em
qualquer Unidade com o sistema DOL), seja para retomar um caso antigo, seja para
levar
novo
problema,
não
será
preciso
preencher
novo
cadastro,
somente
as
atualizações necessárias, tais como: estado civil; localidade; contato etc., se o caso.
A partir do cadastro único, serão alimentados todos os atendimentos de
um caso (antigo ou novo), bem como os encaminhamentos e providências. Será
possível saber quantas vezes esse usuário procurou a Defensoria, quais demandas
trouxe, o histórico de cada uma das demandas, da(s) avaliação(ões) financeira(s) etc.
O cadastro pode ser alterado a qualquer tempo, permitindo sua constante
atualização.
São dados obrigatórios ao preenchimento do cadastro:
(1) NOME/NOME SOCIAL E (2) DATA DE NASCIMENTO OU RG/RNE OU CPF.
O preenchimento dos demais dados é facultativo.
Quando o cadastro de um usuário é atualizado, todos os Defensores que
atuam em processos deste usuário recebem um aviso e, se entenderem
necessário, poderão
informar
nos
autos
a alteração
cadastral.
O aviso chega para o Defensor no ícone PROVIDÊNCIAS PENDENTES de
seu escaninho virtual. No ícone é possível verificar de qual processo o
usuário é parte, bem como qual é o dado cadastral alterado (mais
informações no módulo acompanhamento de processo).
Os Defensores que atuam em processos nos quais o usuário não é
assistido pela Defensoria (exemplo: é a parte contrária) não receberão o
aviso
de
alerta
sobre
a
alteração
cadastral,
a
fim
de
evitar
que
a
mera
atualização do cadastro perante a Instituição possa ser utilizada em
desfavor do usuário em processos judiciais.
Quando lançar os dados de endereçamento inserir primeiramente o
CEP, pois a DPESP adquiriu o banco de dados de endereçamento dos
Correios, desse modo, após a inserção do CEP o usuário do sistema
deverá utilizar somente o TAB para acionar o banco e o endereçamento
deverá ser preenchido automaticamente, devendo o operador, após,
preencher os campos do número do imóvel, e complementos do
endereço, se houver. Caso o usuário, não saiba seu CEP ou fornecer um
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CEP não cadastrado no banco de dados dos Correios, o campo CEP
deverá ser preenchido da seguinte forma: 00000‐000.
Quando um
usuário
é cadastrado,
automaticamente
é gerado
um
número que o identifica na DPESP. O NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO é um
dos critérios de busca do usuário no DOL.
Após salvar o cadastro, ativa‐se o ícone relativo à avaliação financeira, que
poderá ser desde então realizada.
AVALIAÇÃO FINANCEIRA
Com a adoção de um cadastro único, eventual denegação de atendimento
ficará computada no registro do usuário. Assim, se ele retornar à Defensoria, haverá
fácil acesso aos motivos pelos quais houve a denegação anterior, bem como a data na
qual ela ocorreu. O sistema ainda permite que a avaliação financeira seja refeita a
qualquer momento.
No âmbito do sistema DOL, a avaliação financeira, independentemente de
seu resultado, jamais engessa ou impede a continuidade do atendimento ao usuário.
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Em um primeiro momento, com base nos dados inseridos, o DOL apenas
aplica os critérios de atendimento fixados por Deliberação do Conselho Superior,
diagnosticando
se
a
pessoa
se
encontra
dentro
ou
fora
daqueles
padrões.
Ainda
assim,
resta sempre a opção ao Defensor responsável pelo atendimento de liberá‐lo
imediatamente mediante a análise do caso concreto.
Ressalte‐se que a tela da avaliação financeira é facultativa, ou seja, ela não
impede que se avance no atendimento, fato que pode ser especialmente conveniente
para a atuação criminal.
Caso haja denegação de atendimento, ver fluxo conforme último item
deste material.
Atenção!
Se inserir familiares no campo “Membros da Entidade Familiar”, bem
como classificar o parentesco, deverá inserir a quantidade de pessoas
equivalente no campo número de membros da entidade.
Após, deverão ser preenchidos os “check list” dos campos de fatores de
exclusão, dados dos membros da entidade familiar, bens e investimentos e
clicar no botão Gerar.
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ABA ATENDIMENTO INICIAL
A tela atendimento inicial é sempre a mesma.
Basta escolher o tipo de atendimento para que ela fique customizada para
a atividade realizada, apresentando diferentes possibilidades de encaminhamento.
Por exemplo, se você estiver fazendo triagem, aparecerão opções como
expedir lista
de
documentos,
encaminhar
para
conciliação,
encaminhar
ao
atendimento psicossocial. Se você estiver fazendo um atendimento no plantão judicial,
você poderá apontar se já tomou a providência cabível e enviar uma mensagem, por
email, ao Defensor natural.
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Para customizar a tela, é possível escolher entre:
‐ Atendimento Inicial Cível (Triagem);
‐ Atendimento Inicial Criminal;
‐ Atendimento Inicial DIPO;
‐ Plantões – 1ª instância, 2ª instância, Infância e Juventude;
‐ Visita a estabelecimento prisional;
‐ Visita à unidade de internação;
‐ Campanhas
(ex.
CIC,
CRAVI,
CCM,
Sabadania,
Atendimento
móvel
etc.);
‐ Atendimento inicial na unidade (uso exclusivo da capital).
Em qualquer espécie de atendimento será possível escolher mais de um
encaminhamento simultâneo. Por exemplo, é possível que o réu receba uma lista de
documentos necessários para pedir a baixa na captura e também seja encaminhado ao
CAM. É possível que o usuário seja encaminhado para tentativa de conciliação e
também receba uma lista de documentos.
Qualquer que
seja
a espécie
de
atividade,
a tela
permitirá
que:
(1)
o relato
do atendimento seja lançado na caixa de texto; (2) os documentos sejam expedidos e
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atrelados ao atendimento; (3) as pessoas envolvidas no caso sejam ali qualificadas e
(4) o problema tratado no atendimento seja identificado.
Use o MÓDULO
ATENDIMENTO
sempre
que
você
realizar
uma
das
atividades enumeradas no combo TIPO DE ATENDIMENTO.
Se você realizar um atendimento específico de um processo
(atendimento de acompanhamento de processo), utilize o MODULO
ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO, e não o atendimento inicial.
Se você atua na Capital, escolha ATENDIMENTO INICIAL NA UNIDADE
para os casos em que o usuário deve ser atendido sem passar pela
triagem.
É
o
caso
dos
MANDADOS
e
EXECUÇÕES
DE
ALIMENTOS.
ABA ATENDIMENTO INICIAL EM CONTINUIDADE
A tela atendimento inicial em continuidade abrirá automaticamente
sempre que no primeiro atendimento um dos encaminhamentos escolhidos for a lista
de documentos.
No atendimento inicial em continuidade é possível expedir a lista de
documentos correspondente
ao
tipo
de
ação/problema
em
questão.
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Em se tratando de atendimento da área cível:
Nesta tela também é possível o preenchimento do QUESTIONÁRIO (Declaração
Inicial), que
corresponde
às
perguntas
que
devem
ser
respondidas
pelo
usuário
para que o Defensor possa propor a ação. Cada tipo de ação tem o seu
questionário.
A tela pode ser preenchida quantas vezes forem os atendimentos realizados até
que se obtenham todas as informações e documentos necessários à
propositura da ação.
Quando o caso estiver em termos para ser encaminhado ao Defensor que
proporá a ação,
o encaminhamento
a ser
escolhido
é a DISTRIBUIÇÃO.
A distribuição fará com que o PA VIRTUAL saia da ÁREA DO
ATENDIMENTO e caia na ÁREA DO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO.
ABA
CONCILIAÇÃO
PRÉ‐
PROCESSUAL
A tela conciliação pré‐ processual abrirá automaticamente sempre que no
primeiro atendimento um dos encaminhamentos escolhidos for a
CONCILIAÇÃO COM/SEM PARTICIPAÇÃO DO CAM. O encaminhamento para a
conciliação também pode ser feito a qualquer momento durante o
ATENDIMENTO INICIAL EM CONTINUIDADE.
Na conciliação pré‐processual devem ser envolvidos os outros interessados,
além do usuário que primeiro procurou a DPESP, utilizando‐se o botão
ENVOLVIDOS (explicado com mais detalhes a seguir).
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Cada sessão de conciliação gerará uma linha de histórico e, ao final, deve ser
apontado o RESULTADO FRUTÍFERO ou INFRUTÍFERO.
Se o resultado
for
infrutífero,
é possível
retomar
o atendimento
inicial
em
continuidade (entrega da lista de documentos para propositura da ação),
agendar uma nova sessão de conciliação, dentre outros encaminhamentos.
Se o resultado é frutífero, o PA VIRTUAL pode ser distribuído para que o
Defensor responsável leve o acordo para homologação judicial se assim
entender.
Botão ENVOLVIDOS:
Pelo botão ENVOLVIDOS é possível realizar o cadastro de novos usuários,
fazer avaliação financeira e relacionar todas as pessoas que estão envolvidas naquele
caso.
Seja durante o atendimento, seja durante o acompanhamento do
processo, é necessário dizer quem são as pessoas envolvidas no caso tratado, qual é a
posição delas no processo, bem como indicar quais delas são assistidas pela DPESP.
Exemplo 1‐ Na ação de divórcio, Maria é autora e assistida pela Defensoria.
João é réu e não é assistido pela DPESP nesta ação.
Exemplo 2 – Na ação penal, Maria é ré e assistida pela Defensoria. Joana é
acompanhante de Maria durante o atendimento.
Exemplo 3 – Na ação de alimentos, João é autor e usuário dos serviços da
DPESP. Maria é representante legal de João. Joaquim é réu e não é assistido pela
DPESP.
Associar todos os envolvidos ao caso (inclusive a parte contrária) é
importante para identificar em favor de quem a DPESP atua, evitando
colidências.
O preenchimento adequado do botão ENVOLVIDOS facilita a expedição
de ofícios,
cartas
e termos,
pois
a qualificação
completa
das
partes
é
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reproduzida na caixa de diálogo onde o ofício será gerado, bastando
copiar/colar a informação para o texto do ofício.
Obs.: existem
funcionalidades
comuns
a todo
o
sistema
(e
não
somente
ao atendimento inicial). Assim, em diversas telas do sistema, poderão ser encontradas
as seguintes funcionalidades:
(1) CAIXAS DE TEXTO:
Os relatos dos atendimentos, as anotações relativas aos atos praticados no
curso do processo e outras informações que o Defensor entender necessárias poderão
ser lançadas nas caixas de texto disponíveis nas telas.
O preenchimento
das
caixas
de
texto
facilita
a expedição
de
documentos, pois o mesmo texto pode ser aproveitado nos ofícios a
serem expedidos.
(2) BOTÃO ANEXOS:
A funcionalidade permite atrelar um documento ao acompanhamento do
processo ou a um atendimento. Por exemplo, na tela onde foi relatado um
atendimento realizado durante uma visita a um estabelecimento prisional, é possível
anexar o HC impetrado. No atendimento de retorno, é possível anexar cópia do
documento apresentado pelo usuário.
(3) BOTÃO TERMOS/OFÍCIOS/COMUNICAÇÕES:
Um grupo formado por diversos Defensores elaborou, a partir da
experiência prática, modelos dos ofícios, cartas e termos mais utilizados na atividade
cotidiana. Por meio desta funcionalidade, é possível fazer uso dos modelos
copiando/colando os dados das pessoas envolvidas no caso tratado, sem que haja
necessidade de digitar todo o texto.
Cada ofício gerado recebe um número automático e fica salvo no
histórico do caso onde foi expedido. Cartas e termos também ficam
registrados no caso.
Qualquer modelo pode ser editado segundo o critério e a necessidade
do Defensor. A edição do texto pelo Defensor não altera o modelo
original.
(4) BOTÃO CADASTRO DO USUÁRIO: já visto.
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(5) BOTÃO ENVOLVIDOS: já visto.
5. Inclusão
de
processo
judicial
Se você recebeu um PROCESSO NOVO de CURADORIA ESPECIAL, REVISÃO
CRIMINAL, CARTA PRECATÓRIA, ou simplesmente UM PROCESSO JÁ EM CURSO que
ainda não foi inserido no sistema, clique no ÍCONE INCLUSÃO DE PROCESSO:
Pela INCLUSÃO, o processo é inserido no DOL pela primeira vez.
Na tela de inclusão você deve indicar os dados do processo e atribuí ‐lo à
Defensoria responsável por ele.
O processo só deve ser incluído uma única vez, caso contrário haverá
duplicidade de acompanhamentos.
Se você é da ÁREA CRIMINAL, todos os seus processos entrarão no DOL
pelo ÍCONE INCLUSÃO.
Se você é da ÁREA CÍVEL, apenas suas CURADORIAS, CARTAS
PRECATÓRIAS e PROCESSOS QUE JÁ ESTAVAM EM CURSO QUANDO A
DPESP PASSOU A ATUAR entrarão pela INCLUSÃO. Em regra, os casos
chegarão a sua Defensoria pela TRIAGEM.
6. Acompanhamento de processo
Se você entrou no DOL para inserir qualquer informação relativa ao
acompanhamento de um PROCESSO, consultar sua AGENDA, verificar seus PRAZOS, ou
LOCALIZAR um processo, clique no ÍCONE ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO:
O ícone acompanhamento de processo equivale ao “escaninho virtual do
Defensor”. Ali constam o histórico e toda atual movimentação da Defensoria
titularizada pelo/a Defensor/a.
Na home do acompanhamento de processo, você terá acesso à PÁGINA
INICIAL DE SUA DEFENSORIA e à BARRA DE BUSCA DE PROCESSOS em toda a DPESP.
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Para realizar uma BUSCA pelos dados do USUÁRIO, acesse a ÁREA DO
ATENDIMENTO. Para realizar uma BUSCA pelos dados do PROCESSO,
acesse
a
ÁREA
DO
ACOMPANHAMENTO
DE
PROCESSO.
HOME do ícone relativo ao acompanhamento de processo
A tela inicial do acompanhamento de processo traz a HOME de cada
Defensoria, a depender do login de acesso.
A HOME é dividida em AGENDA e ESCANINHO VIRTUAL, além de
disponibilizar a barra de BUSCA DE PROCESSOS.
Pela HOME você pode sair da sua Defensoria e entrar em qualquer outra
Defensoria de sua Unidade, o que viabiliza as substituições.
O Defensor pode atuar em processos de sua Defensoria e de qualquer
outra Defensoria de sua Unidade, mesmo que não haja substituição formal.
Quanto aos processos de outras Unidades, é possível ao Defensor
visualizá‐los.
ESCANINHO VIRTUAL
É a caixa de entrada do Defensor.
No escaninho o Defensor tem a visão geral de sua Defensoria:
Controla seus PRAZOS E AUDIÊNCIAS;
É notificado das PROVIDÊNCIAS PENDENTES e ATENDIMENTOS PARA REVISAR;
Visualiza os PROCESSOS NOVOS que foram distribuídos para ele;
Visualiza os PROCESSOS EM CARGA;
Visualiza todos os seus processos em curso e processos já arquivados.
O PA virtual que teve início na triagem e foi distribuído para propositura
da ação (após o preenchimento do questionário e entrega dos documentos), o
processo que entrou pelo ÍCONE INCLUSÃO e qualquer processo já iniciado que foi
REDISTRIBUÍDO chegam ao Defensor pelo ÍCONE PROCESSOS NOVOS.
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Nas PROVIDÊNCIAS PENDENTES, o Defensor controla tarefas atribuídas
aos seus estagiários e recebe informações úteis aos processos sob sua
responsabilidade,
como
atualização
do
cadastro
do
usuário
e
resultado
de
recurso
de
denegação feita no curso do processo.
Se o atendimento foi realizado por um estagiário ou por um Defensor
sem substituição formal, o Defensor responsável pelo processo será notificado acerca
da realização do atendimento nos ATENDIMENTOS PARA REVISAR.
Se o atendimento foi feito pelo próprio Defensor responsável pelo
processo ou por substituto formal, não haverá alerta de atendimento realizado (não
ingressará nos atendimento a serem revisados).
ABAS QUE COMPÔEM O ÍCONE DO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO
Cada processo segue um acompanhamento próprio. O acompanhamento é
organizado em ABAS.
ABA HISTÓRICO DO CASO: ela condensa os andamentos de todas as abas,
facilitando a visão geral do processo.
O FILTRO
existente
na
tela
permite
a busca
por
um
andamento
processual
específico.
ABA DADOS DO PROCESSO: reproduz a etiqueta dos autos, com número
do processo, vara, foro e ação.
Qualquer incidente, com ou sem natureza de ação, relacionado ao
processo e que TENHA NÚMERO PRÓPRIO deve ser inserido como AUTOS
CORRELATOS. Por exemplo, HC, apelação, agravo, exceção de incompetência etc.
O pressuposto
dos
AUTOS
CORRELATOS
é receber
um
NÚMERO
PRÓPRIO pelo Judiciário. O intuito é organizar o acompanhamento, sendo possível
saber, por exemplo, se a ciência diz respeito aos autos principais ou à decisão do
agravo.
ABA ATOS E PROVIDÊNCIAS
Pelo BOTÃO ATOS PROCESSUAIS são lançadas todas as movimentações do
processo. É possível atrelar a peça elaborada ao respectivo ato.
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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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Se for reconhecida a ilegitimidade de uma das partes, escolha o ato de
CIÊNCIA ‐ CORTE DO USUÁRIO para que no HISTÓRICO DPESP do usuário conste a
informação
de
que
aquele
caso
foi
encerrado
para
ele.
Pelo BOTÃO PROVIDÊNCIAS é possível ARQUIVAR e REDISTRIBUIR o
processo.
Só é possível arquivar o processo se não houver prazo em curso ou
providência/atendimento pendentes.
Também é possível encaminhar o caso ao CAM (ver módulo específico
ao final).
Nas providências
também
é possível
deixar
tarefas
para
os
estagiários,
ou mesmo lembretes do que você precisa fazer. Por exemplo, encaminhar carta ao
usuário.
Satisfeita a providência, a notificação sai do ESCANINHO VIRTUAL e
consta a informação de providência satisfeita no HISTÓRICO DO CASO. Por exemplo,
carta enviada ao usuário.
ABA ATENDIMENTO: destina‐se ao lançamento dos atendimentos
realizados no curso do processo. Se o atendimento foi feito por estagiário ou por
Defensor sem substituição formal, o Defensor do processo receberá uma notificação
no ESCANINHO VIRTUAL, ÍCONE ATENDIMENTOS PARA REVISAR.
Atendimentos relativos a determinado processo em curso devem ser
registrados na ABA ATENDIMENTO do ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO e não na
ÁREA ATENDIMENTO INICIAL.
ABA CONCILIAÇÃO: como essa aba está inserida no ícone de
acompanhamento de processos, o pressuposto é que existe processo judicial em
curso. Nessa
ABA
CONCILIAÇÃO
devem
ser
registradas
as
sessões
de
conciliação
realizadas na Defensoria, mesmo após a propositura da ação judicial.Cada sessão de
conciliação gera uma linha de histórico. Ao final da sessão, deve ser apontado o
RESULTADO FRUTÍFERO ou INFRUTÍFERO.
Se a tentativa de conciliação for realizada em audiência, a informação
deve ser lançada na ABA ATOS PROCESSUAIS – AUDIÊNCIA.
ABA CADASTRO/CADASTRO E NOVA AVALIAÇÃO FINANCEIRA: mais uma
vez, o pressuposto é estarmos diante de um processo judicial. Nessa aba cadastro é
possível envolver
novas
pessoas
no
processo
judicial
e atualizar
dados
cadastrais.
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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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Se o acompanhamento disser respeito a um processo da área cível, a aba
se chama CADASTRO E NOVA AVALIAÇÃO, pois é possível também realizar nova
avaliação financeira
pelo
ícone
da
calculadora.
ABA TESTEMUNHAS: essa aba destina‐se ao lançamento dos dados das
testemunhas arroladas. Inserido ou alterado o dado de uma testemunha por um
estagiário ou por Defensor sem substituição formal, o Defensor responsável receberá o
alerta no ÍCONE PROVIDÊNCIAS PENDENTES.
7. Encaminhamento à entidade conveniada
Se você recebeu um OFÍCIO JUDICIAL para NOMEAÇÃO de advogado
conveniado, clique no ÍCONE do encaminhamento à entidade conveniada:
Na tela, além dos dados do processo, você verá a opção da entidade
conveniada disponível para a sua Unidade. O DOL levará em consideração o número
total de indicações/mês permitidas para o convênio firmado e o número de indicações
já realizadas.
Se for um caso de encaminhamento para o convênio detectado durante o
atendimento, a ABA
CONVÊNIO
estará
disponível
no
fluxo
das
telas
do
atendimento.
Não use o ÍCONE do encaminhamento à entidade conveniada, pois você perderá o
registro do atendimento.
Significa dizer que o ÍCONE do encaminhamento à entidade conveniada:
, somente deverá ser utilizado quando for encaminhado à Defensoria um ofício do
juiz, solicitando a nomeação de advogado conveniado. Do contrário, se a nomeação
decorrer de ato da própria unidade, no atendimento inicial (triagem), deverá ser
realizado o atendimento dentro do ícone atendimento, com o cadastro, avaliação
financeira e escolher
dentre
os
encaminhamentos
possíveis
o do
convênio.
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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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8. Cartório/Secretaria
Cada Unidade tem seu Cartório/Secretaria.
Para acessá‐lo basta clicar no ÍCONE CARTÓRIO/SECRETARIA:
A HOME do CARTÓRIO/SECRETARIA é dividida em AGENDA e ESCANINHO
VIRTUAL.
A mesma estrutura do Cartório/Secretaria das Unidades é reproduzida no
âmbito das Regionais e Subdefensorias, que também têm Cartório/Secretaria próprios.
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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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AGENDA – a agenda permite 3 tipos de visualizações:
AGENDA DE PROCESSOS – filtra as audiências, conciliações e atendimentos
de toda
a Unidade.
Os
compromissos
são
lançados
dentro
do
acompanhamento
de
cada processo ou pelo ícone agendamento e a agenda da Secretaria é alimentada
automaticamente, condensando as informações de todas as Defensorias da Unidade.
AGENDA DE COMPROMISSOS ADMINISTRATIVOS – aqui podem ser
lançados os compromissos da Unidade que não dizem respeito a nenhum processo
específico. Por exemplo, correição, reuniões, pré‐conferência.
AGENDA VISÃO GERAL – São os compromissos da AGENDA DE PROCESSOS
e da AGENDA DE COMPROMISSOS ADMINSTRATIVOS.
ESCANINHO VIRTUAL
Pelo escaninho do Cartório/Secretaria é possível:
DISTRIBUIR PROCESSOS – os processos novos que chegam à Unidade
caem na CAIXA DE DISTRIBUIÇÃO da Secretaria antes de irem para a Defensoria
responsável por ele.
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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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Por exemplo, os PA’s enviados pela triagem para propositura da ação e os
processos redistribuídos são enviados à SECRETARIA/CARTÓRIO.
Os Defensores
de
uma
mesma
Unidade
podem
redistribuir
diretamente processos entre si. Já para que um processo seja enviado a uma
Defensoria de outra Unidade, é necessário que ele passe pela Secretaria para
distribuição, segundo critérios da Unidade que o receberá.
CARGA E DEVOLUÇÃO DOS AUTOS JUDICIAIS ‐ a movimentação dos
autos judiciais (entrada e saída do processo na Unidade DPESP) é feita via
Cartório/Secretaria.
Se
foi
lançada
a
carga
do
processo
judicial,
o
próximo
clique
já
será,
automaticamente, de devolução e vice‐versa.
O RELATÓRIO DE DEVOLUÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS é realizado por vara, de
modo que pode ser apresentado no cartório judicial quando da devolução dos
processos para registro de recebimento pela serventia.
O HISTÓRICO DE MOVIMENTAÇÕES apresenta as datas nas quais houve a
entrada e saída do processo na Unidade da DPESP, permitindo o controle de sua
localização.
REVISÃO DA DENEGAÇÃO ‐ denegado o atendimento em razão da renda
e apresentado recurso administrativo, a revisão da denegação cai automaticamente na
caixa de REVISÃO da Secretaria da Unidade onde a denegação ocorreu, pois nesse caso
caberá à coordenação a decisão do recurso administrativo.
No ícone da REVISÃO é possível ao Coordenador visualizar a avaliação
financeira, os documentos anexados e o termo de recurso do usuário, permitindo a
análise do caso.
A revisão
da
denegação
nas
Secretarias
das
Subdefensorias
diz
respeito
à quebra da relação de confiança ou manifesto descabimento da
medida/inconveniência da medida aos próprios interesses do usuário, e não à
denegação em razão da renda (vide fluxo da denegação).
GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS ARQUIVADOS ‐ os processos
arquivados da Unidade ficam no Cartório/Secretaria.
Enquanto o processo estiver arquivado, é possível somente visualizá‐lo.
Porém, permite‐se fazer um atendimento relativo ao caso do processo arquivado para
posterior decisão
sobre
eventual
desarquivamento.
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Assessoria da Qualidade do Atendimento/ Assessoria Cível
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Para desarquivar um processo, basta procurá‐lo pelo FILTRO e clicar para
desarquivar.
O processo
desarquivado
fica
disponível
para
distribuição,
permitindo
à
Unidade decidir se ele voltará à Defensoria de origem ou se será distribuído a outro
Defensor.
INTEGRANTES E SUBSTITUIÇÕES – no Cartório/Secretaria estão
enumeradas todas as Defensorias daquela Unidade e seus respectivos Defensores
titulares.
Para cada Defensoria é possível lançar uma substituição por vez.
Se o Defensor
titular
estiver
afastado
e for
substituído
por
Defensor
da
macrorregião, o Defensor da macro também poderá ser substituído. Neste caso é
necessário clicar no botão afastar substituto.
CAMPANHAS ‐ atividades realizadas fora da Defensoria são chamadas
no DOL de campanhas, por exemplo, CIC, CRAVI, CCM, Sabadania etc.
As campanhas são cadastradas no ícone INTEGRANTES E SUBSTITUIÇÕES
do Cartório/Secretaria das Subdefensorias e ficam disponíveis no ATENDIMENTO
INICIAL.
9. Agendamento
Se você acessou o DOL para realizar AGENDAMENTO, REAGENDAMENTO
ou CANCELAMENTO DE AGENDAMENTO, clique no ÍCONE DO RELÓGIO:
Pelo relógio é possível fazer agendamentos segundo a modalidade de
atendimento
a
ser
realizado.
O DOL mostrará os horários disponíveis de acordo com a grade montada
no Cartório/Secretaria.
À medida que os horários forem ocupados, eles não estarão mais visíveis
para agendamento.
No relógio é possível consultar os atendimentos agendados por USUÁRIO
e/ou por UNIDADE.
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AGENDA
A agenda permite 3 tipos de visualizações:
AGENDA DE
PROCESSOS
–
filtra
apenas
os
compromissos
relacionados
aos
processos: prazos, audiências, conciliações, atendimentos de acompanhamento de
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processo. Os compromissos são lançados dentro do acompanhamento de cada
processo e a agenda é alimentada automaticamente.
AGENDA DE
COMPROMISSOS
ADMINISTRATIVOS
–
aqui
podem
ser
lançados os compromissos próprios da atividade do Defensor, mas que não dizem
respeito a nenhum processo. Por exemplo, triagem, visita, correição, reuniões.
AGENDA VISÃO GERAL – aponta todos os compromissos, administrativos
ou ligados ao processo.
10. Módulo CAM
É possível encaminhar um PA virtual ao CAM no ícone atendimento em
continuidade ou conciliação pré‐processual.
Também é possível este encaminhamento quando há processo judicial em
curso, mediante aba específica do ícone acompanhamento processual (aba atos e
providências)
Se você encaminhou o caso ao CAM, o processo não sai de sua
Defensoria, mas o agente do CAM recebe uma notificação em sua caixa de entrada,
podendo visualizar o caso e o motivo do encaminhamento.
Cada encaminhamento dado pelo CAM ao caso gerará uma linha na ABA
HISTÓRICO DO CASO, para que o Defensor saiba qual foi o encaminhamento dado.
O Agente de Defensoria recebe em seu escaninho o processo, faz a
providência e devolve o processo ao Defensor responsável (devolutiva CAM).
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11. Fluxo da revisão da denegação de atendimento
Caso haja decisão denegatória de atendimento, o sistema DOL simplifica o
trâmite do recurso administrativo do usuário contra tal decisão.
Atualmente, os recursos são feitos por formulário físico, enviado por
malote à Coordenação Regional ou às Subdefensorias, o que implica procedimentos
mais lentos. No DOL, o recurso é feito automaticamente. Quando a pessoa apresenta
as razões de seu recurso, as mesmas são digitalizadas e enviadas digitalmente à
Coordenadoria ou à Subdefensoria responsável, de modo instantâneo. O pedido é
analisado e a decisão submetia também via DOL. O procedimento é mais rápido e
economiza recursos públicos. Além disso, a decisão fica arquivada no histórico da
pessoa.
Sempre que houver uma DENEGAÇÃO DO ATENDIMENTO, seja pela
RENDA, QUEBRA DA RELAÇÃO DE CONFIANÇA ou pelo DESCABIMENTO OU
INCONVENIÊNCIA DA MEDIDA, o usuário denegado deve ser informado sobre o motivo
da denegação e sobre a possibilidade de apresentar recurso administrativo.
No botão TERMOS/OFÍCIOS/COMUNICAÇÕES é possível gerar o TERMO DE
DENEGAÇÃO, que já apontará o motivo da denegação, bem como o MODELO DE
RECURSO a ser entregue ao usuário.
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Uma vez entregue o termo de recurso, a revisão está pronta para ser
enviada a quem deverá analisar o recurso. O envio para o local adequado é feito
automaticamente
pelo
DOL.
Se a denegação se der em razão da renda, é a Coordenação Auxiliar do
local do atendimento que deverá analisar o recurso.
Se a denegação se der em razão da quebra da relação de confiança ou
descabimento/inconveniência da medida, é a respectiva Subdefensoria que deverá
analisar o recurso.
Nos termos da Deliberação 89/2008, caso se trate de denegação pela
renda, é possível que haja a REVISÃO PELO CASO CONCRETO. O Defensor responsável
pelo atendimento (qualquer Defensor, não só os Coordenadores Regionais/Auxiliares)
pode, sem necessidade de apresentação de recurso, conceder o atendimento.
Após a análise do recurso, o resultado será CONCEDIDO (a denegação não
será mantida) ou DENEGADO (a denegação será mantida).
A denegação não impede a continuidade do atendimento.
A denegação de um usuário não impede a continuidade do caso para o
outro usuário envolvido no mesmo problema.
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1‐ DENEGAÇÃO PELA RENDA DURANTE O ATENDIMENTO INICIAL:
Quando o usuário declara que quer recorrer, a revisão da denegação cai
automaticamente no
ESCANINHO
VIRTUAL
do
CARTÓRIO/SECRETARIA
da
Unidade
onde o atendimento foi realizado, no ÍCONE REVISÃO DA DENEGAÇÃO.
Se a denegação pela renda se der durante a triagem da Capital, a revisão
da avaliação financeira será realizada pela Coordenação da Regional Central.
Apenas os Coordenadores Regionais/Auxiliares (ou quem os estiver
substituindo) podem fazer a revisão da denegação, conforme Deliberação 89/08 e ato
de delegação DPG.
A informação
fica
constando
no
HISTÓRICO
DPESP,
HISTÓRICO
DO
CASO
e
CADASTRO do usuário. Quando o usuário retornar para o atendimento, basta fazer a
busca por seus dados (por exemplo, número de identificação do usuário, nome/nome
social, data de nascimento) para localizar a informação.
Se o recurso foi concedido, continue o atendimento de onde ele parou.
Não inicie um novo caso.
2‐ DENEGAÇÃO PELA RENDA NO CURSO DO PROCESSO:
É possível
fazer
uma
nova
avaliação
financeira
no
curso
do
processo.
A
avaliação é feita na ABA CADASTRO E NOVA AVALIAÇÃO, clicando no BOTÃO
ENVOLVIDOS/CALCULADORA.
Apresentado o termo de recurso pelo usuário, a revisão da avaliação é
encaminhada automaticamente pelo DOL para o ESCANINHO VIRTUAL DO
CARTÓRIO/SECRETARIA da Unidade.
Se o Coordenador entender que é o caso de manter o atendimento, ao
conceder o recurso, o processo vai automaticamente para o ÍCONE DISTRIBUIÇÃO do
Cartório/Secretaria, dando a oportunidade de se decidir se o processo volta para o
Defensor que fez a denegação ou se outro Defensor prosseguirá no processo.
Se o Coordenador entende que não é o caso de manter o atendimento (ou
seja, que a denegação deve ser mantida), o Defensor do processo recebe a informação
no ÍCONE PROVIDÊNCIAS PENDENTES. Assim poderá peticionar informando que a
Defensoria não atuará mais em favor do denegado.
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3‐ DENEGAÇÃO PELA QUEBRA DE CONFIANÇA/DESCABIMENTO OU
INCONVENIÊNCIA DA MEDIDA NO ATENDIMENTO INICIAL:
A denegação
pela
quebra
de
confiança/descabimento
ou
inconveniência
da
medida pode ser lançada em qualquer das telas de atendimento inicial, clicando na
opção DENEGAÇÃO POR QUEBRA DE CONFIANÇA/DESCABIMENTO DA MEDIDA.
O Defensor deverá explanar os motivos pelos quais entende pela
denegação do atendimento na caixa de texto da ABA DENEGAÇÃO.
Apresentado o termo de recurso pelo usuário, o DOL enviará a revisão
automaticamente para o ÍCONE REVISÃO DA DENEGAÇÃO do ESCANINHO VIRTUAL do
CARTÓRIO/SECRETARIA
da
Subdefensoria,
que
deverá
analisar
o
recurso.
A Subdefensoria, ao analisar o recurso, poderá denegar ou conceder o
recurso. Se conceder, dirá se a Unidade deverá PROSSEGUIR COM O ATENDIMENTO,
ou poderá ENCAMINHAR O CASO AO CONVÊNIO.
Qualquer que seja a decisão da Subdefensoria, a informação cairá na caixa
REVISÃO DA DENEGAÇÃO da SECRETARIA/CARTÓRIO onde o atendimento foi
realizado.
4‐ DENEGAÇÃO PELA QUEBRA DE CONFIANÇA/DESCABIMENTO DA
MEDIDA NO ACOMPANHAMENTO DE PROCESSO:
A denegação pela quebra de confiança/descabimento ou inconveniência da
medida pode ser lançada também no acompanhamento de processo, na ABA
DENEGAÇÃO.
O Defensor deverá explanar os motivos pelos quais entende pela
denegação, na caixa de texto da ABA DENEGAÇÃO.
Apresentado o termo de recurso pelo usuário, o DOL enviará a revisão
automaticamente para o ÍCONE REVISÃO DA DENEGAÇÃO do ESCANINHO VIRTUAL do
CARTÓRIO/SECRETARIA da Subdefensoria, que deverá analisar o recurso.
A Subdefensoria, ao analisar o recurso, poderá:
Denegar ou conceder o recurso. Se conceder, dirá se a Unidade deve
PROSSEGUIR COM O ATENDIMENTO, ou se poderá ENCAMINHAR AO CONVÊNIO.
Em qualquer dos casos, a informação cairá no ÍCONE PROVIDÊNCIAS
PENDENTES do ESCANINHO VIRTUAL do Defensor responsável pelo processo.
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Todos os status da denegação estarão apontados no HISTÓRICO DPESP
e HISTÓRICO DO CASO, de modo que se o usuário retornar ao atendimento, é possível
saber
que
há
uma
denegação,
que
foi
apresentado
recurso
e
qual
é
o
momento
de
sua
revisão. Por exemplo, aguarda avaliação pela Subdefensoria.
Em caso de dúvidas e sugestões sobre o sistema DOL, acionar a Assessoria da
Qualidade do Atendimento: [email protected]
Em caso de problemas técnicos e operacionais do sistema DOL, acionar a
Coordenadoria de Tecnologia da Informação: [email protected]