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MANUAL DEMAPEAMENTO DE

PROCESSOS

Foz do Iguaçu – PR

2017

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Manual de Mapeamento de Processos 2

MANUAL DE MAPEAMENTO DE

PROCESSOSVERSÃO 1.0

Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças - PROPLANCaetano Carlos Bonchristiani

Departamento de Planejamento Estratégico - DPEDiego Soares Alves

Elaboração:Diego Soares Alves

Evandro Cesca MezzariGuilherme Eduardo de Souza

Versão 1.0 – 04/2017

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Sumário

1.INTRODUÇÃO.....................................................................................................................5

2.METODOLOGIA DE MAPEAMENTO..................................................................................5

2.1Situação Atual dos Processos - AS IS...................................................................................................................................7

2.2Parecer Técnico......................................................................................................................................................................8

2.3Modelagem Final do Processo – TO BE................................................................................................................................8

3.GESTÃO DE RISCOS DO PROCESSO............................................................................10

3.1Identificação dos Riscos.......................................................................................................................................................11

3.2Análise Qualitativa e Quantitativa de Riscos........................................................................................................................12

3.3Resposta a Riscos................................................................................................................................................................13

3.4Tabela Resumo dos Riscos..................................................................................................................................................14

4.MATURIDADE DE PROCESSOS (CBOK).........................................................................15

5.CONSIDERAÇÕES FINAIS...............................................................................................16

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MANUAL DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

APRESENTAÇÃO

A análise e definição clara dos processos de uma instituição são peças fundamentais na análise e

melhoria da eficiência organizacional, visto a maior compreensão dos agentes envolvidos nas

diversas etapas de trabalho. A própria Constituição Federal, em seu Art. 37, caput, determina que a

administração pública direta e indireta de qualquer dos seus poderes obedecerá, entre outros, aos

princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e, inclusive, ao princípio da

eficiência. O Tribunal de Contas da União, em seu curso de mapeamento de processos, enfatiza que

a “revisão dos processos de trabalho e a eliminação de desperdícios podem alavancar resultados e

ao mesmo tempo aumentar a satisfação das pessoas por estar dedicando sua energia em atividades

realmente significativas”. Desta forma, um nível satisfatório de eficiência administrativa poderá ser

alcançado se houver compreensão e motivação de todos os envolvidos na busca por tarefas

coordenadas e que agreguem valor ao produto ou entrega, tendo a concepção de que os esforços

estão sendo dispendidos em prol de um bem comum e alinhado ao objetivo principal da instituição.

Departamento de Planejamento Estratégico – DPE.

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1. INTRODUÇÃO

O conceito de processo apresenta-se em várias ideias. Para a construção da filosofia de

mapeamento de processos na Universidade Federal da Integração Latino-Americana – UNILA, as

definições consideradas apropriadas foram do BPM CBOK 3.0, onde processo “é uma agregação de

atividades e comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar um ou mais

resultados”. Além disso, afirma que:

“processos são compostos por atividades inter-relacionadas que solucionamuma questão específica. Essas atividades são governadas por regras denegócio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividadespara fornecer uma visão de sequência e fluxo.”

O Guia de Gestão de Processos de Governo, instituído pela Gespública, apresenta a definiçãoda Secretaria de Gestão – SEGES/MPOG de processos:

“conjunto integrado e sincrônico de insumos, infraestruturas, regras etransformações, que adiciona valor às pessoas que fazem uso dos produtose/ou serviços gerados”. Essa visão reforça a ideia de que processos possuemo compromisso de satisfazer as necessidades dos clientes/cidadãos, exigemsincronia, transformam elementos, seguem orientações e consomemrecursos.”

Portanto, o processo caracteriza-se como um conjunto coordenado de atividades que buscam

atingir um fim específico. Estas atividades envolvem diversos fatores, como pessoal, recursos

financeiros, tempo e esforços visando a produção ou a entrega com o melhor resultado e melhor

eficiência possível.

Este trabalho tem o objetivo de estabelecer as diretrizes de mapeamento e gestão por processos,

visando a melhoria na gestão e na eficiência administrativa da UNILA, sendo um dos eixos do

Programa de Gestão Estratégica e Desburocratização da UNILA – Gespública UNILA.

2. METODOLOGIA DE MAPEAMENTO

Segundo o Guia BPM CBOK 3.0, as abordagens de processos podem ser de cima para baixo

(top-down), do meio para fora (middle-out) ou de baixo para cima (bottom-up). Para a modelagem de

processos da UNILA, será utilizada a abordagem top-down, pela necessidade de, principalmente,

buscar o alinhamento dos processos atuais com os objetivos institucionais.

Para a criação do inventário inicial de processos da instituição, cada unidade administrativa deve

preencher o formulário específico que liste todos os processos ou subprocessos que a unidade atua,

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independentemente de ser a área responsável ou não.

O exemplo de formulário é demonstrado abaixo:

Figura 01 – Inventário inicial de processos

Após a listagem inicial de processos, o Departamento de Planejamento Estratégico – DPE define

os processos prioritários para mapeamento utilizando a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e

Tendência) e considerando, inclusive, a sua relação com a atividade-fim da instituição ou seu maior

risco iminente.

Entende-se por atividade-fim aquela que está diretamente relacionada aos macroprocessos de

ensino, pesquisa e extensão, e geram valor diretamente aos usuários finais. Entretanto, o DPE deve

buscar o mapeamento gradual de todas as áreas, elencando as prioridades de cada unidade

administrativa.

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Ministério da EducaçãoUniversidade Federal da Integração Latino-Americana

Departamento de Planejamento Estratégico - DPE/PROPLANMACROUNIDADE:

SUBUNIDADE:ANEXO I – FORMULÁRIO DE INVENTÁRIO DE PROCESSOS

NÚMERO PROCESSO123456789

101112131415161718

Foz do Iguaçu - PR, _____ de _______________ de 2017.

Chefe da Unidade Administrativa

Chefe da Macrounidade

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2.1 Situação Atual dos Processos - AS IS

Após a priorização dos processos, as unidades administrativas deverão preencher o Formulário

AS IS que descreve o passo a passo do processo (Figura 02), enumerando todas as etapas que a

referida unidade participa. A descrição necessariamente começará com o “INÍCIO”, que marca o fato

(demanda) que deu origem ao processo e cada atividade descreve uma “AÇÃO” que deverá ocorrer

até que o objetivo final do processo seja atingido.

Nesta etapa, a descrição deve considerar como o processo é executado atualmente, não

considerando possíveis melhorias ou alterações que ainda não correspondam à realidade de

tramitação e/ou execução.

Portanto, para o correto preenchimento da descrição do processo, deverão ser considerados:

- Unidade de Execução: Área onde a tarefa/passo é executada.

- Tipo de Tarefa/Passo: Podem ser classificados em 4 (quatro) tipos:

◦ INÍCIO: É evento que inicia o processo; o fato desencadeador que motiva o início do

fluxo. Pode ser uma solicitação, memorando etc.

◦ AÇÃO: É a própria tarefa/passo em si, a atividade que deve ser desenvolvida para que o

objetivo do processo seja atingido. Pode ser a elaboração de um parecer, um despacho,

uma autorização no sistema, uma publicação etc.

◦ DECISÃO: É a etapa do processo onde, necessariamente, existem duas ou mais opções

de fluxos na sequência. É sempre acompanhado de um questionamento (?). Pode ser,

por exemplo, a dúvida entre dois caminhos a serem adotados para uma publicação, onde

dependendo do tipo de documento é publicado apenas no Boletim de Serviços ou no

Diário Oficial da União.

◦ FIM: É a entrega do processo, seu produto final. Pode ser, por exemplo, a publicação de

um ato, a entrega de um bem, a finalização de um estudo técnico, entrega de uma obra

etc.

- Descrição da Tarefa/passo: É uma descrição breve do que é realizado na referida etapa do

processo.

- Documento Associado: Deve ser preenchido quando a etapa requer o preenchimento ou a

elaboração de um documento específico, como por exemplo, um formulário, um edital, um parecer

técnico, uma autorização, uma declaração etc.

- Etapa seguinte: É a etapa subsequente à atividade que foi desenvolvida na etapa atual.

Quando houver “DECISÃO”, necessariamente deverá haver duas ou mais etapas seguintes,

podendo, inclusive, retornar a etapas anteriores para correr novamente no fluxo. Exemplo: quando é

verificado nas últimas etapas do processo que há algum vício e necessita retorno às etapas iniciais

para correção. Neste caso, a etapa seguinte é uma etapa anterior à atual.

- Duração aproximada: É a estimativa de quanto a etapa consumirá de tempo para que seja

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realizada, com a escala de: Segundos, até 8h, entre 8h e 40h, entre 40h e 120h ou acima de 120h.

Figura 02 – Formulário AS-IS

2.2 Parecer Técnico

Os processos descritos passarão pela análise do DPE para emissão de parecer sobre as

características de segregação de funções, responsabilidades, volume de tarefas, gargalos, potenciais

de melhorias, dentre outros fatores julgados necessários.

2.3 Modelagem Final do Processo – TO BE

Após a emissão do parecer sobre o processo, o DPE discutirá com a área responsável sobre os

aspectos apontados, chegando a uma modelagem final do processo analisado. O processo final será

modelado na linguagem BPMN 2.0 - Business Model and Notation.

Resumidamente, os principais elementos para notação BPMN são resumidos na Figura a seguir:

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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO – MECUNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA – UNILAPRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS – PROPLANDEPARTAMENTO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – DPE

ANEXO II – FORMULÁRIO AS-IS – DESCRIÇÃO DO PROCESSOMacrounidade:

Área Gestora:

Processo:

Etapa Descrição da Tarefa/Passo

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

Foz do Iguaçu - PR, _____ de _______________ de 2017.

Chefe da Unidade Administrativa

Chefe da Macrounidade

Documento baseado no modelo disponibilizado

pela

Unidade de Execução

Tipo de Tarefa/Passo

Documento Associado

Etapa Seguinte

Duração Aproximada

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Figura 03 – Principais elementos para notação BPMN

Fonte: Curso de Mapeamento de Processos do Tribunal de Contas da União – TCU

Abaixo, um exemplo de fluxo de trabalho na linguagem BPMN:

Figura 04 – Fluxo de Entrada de Materiais em Almoxarifado

Fonte: Manual do Almoxarifado v1.2 – UNILA.

Após a modelagem final do processo nos padrões preestabelecidos, o processo deverá ser

homologado pelo gestor máximo da macrounidade e pelo DPE, conforme a Figura 05. Após a

homologação, o processo será publicado na página <unila.edu.br/processos> dando início à gestão

de riscos.

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Figura 05 – Exemplo de Termo de Homologação do Processo

3. GESTÃO DE RISCOS DO PROCESSO

A análise de riscos examina a eficácia de pontos de controle do processo e considera o que

ocorreria ao processo se determinados cenários ocorressem e seu impacto para a instituição.

Conforme a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, os gestores são os

responsáveis pela avaliação dos riscos no âmbito das unidades, processos e atividades que lhes são

afetos. A alta administração deve avaliar os riscos no âmbito da organização, desenvolvendo uma

visão de riscos de forma consolidada.

Conforme mencionado, a priorização de mapeamento e análise de riscos é realizada de acordo

com sua maior relação com a atividade-fim e seu risco iminente. O risco iminente, para este trabalho,

é aquele inerente às atividades com já reiterados históricos de problemas ou prejuízos, como por

exemplo, obras, licitações, contratações de servidores, planejamento etc. Além disso, o Guia PMBOK

5ª Edição apresenta os conceitos relacionados à aceitabilidade de riscos:

“as organizações entendem o risco como o efeito da incerteza nos projetos eobjetivos organizacionais. As organizações e as partes interessadas estãodispostas a aceitar vários graus de riscos, dependendo da sua atitude emrelação aos riscos. A atitude das organizações e das partes interessadas em

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ANEXO V – TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PROCESSO – TO BEMacrounidade:

Área Gestora:

Processo:

MODELAGEM FINAL DO PROCESSO (TO BE)

Foz do Iguaçu - PR, _____ de _______________ de 2017.

Chefe da Macrounidade Departamento de Planejamento Estratégico

Documento baseado no modelo disponibilizado

pela

Em atenção à Portaria UNILA nº 1260, de 20 de setembro de 2016, Portaria PROPLAN nº 003/2017, de 17 de fevereiro de 2017, Portaria PROPLAN XXXXXXXXXX(PROCESSOS), e, após reunião ocorrida na data de XX de XXXXX de 2017, HOMOLOGO o processo de código XXXXX, abaixo modelado, da Pró-Reitoria XXXXXXX, dando ciência a quaisquer interessados sobre o fluxo de tramitação dentro desta Instituição, devendo quaisquer alterações necessárias serem informadas e previamente notificadas à área responsável para análise

de fluxo e de riscos.

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relação aos riscos pode ser influenciada por um número de fatores, que sãoclassificados de forma ampla em três tópicos:- Apetite de risco, que é o grau de incerteza que uma entidade está dispostaa aceitar, na expectativa de uma recompensa.- Tolerância a riscos, que é o grau, a quantidade ou o volume de risco queuma organização ou um indivíduo está disposto a tolerar.- Limite de riscos, que se refere às medidas ao longo do nível de incerteza ounível de impacto no qual uma parte interessada pode ter um interesseespecífico. A organização aceitará o risco abaixo daquele limite. Aorganização não tolerará o risco acima daquele limite.”

3.1 Identificação dos Riscos

Para levantamento inicial dos riscos dos processos, o DPE elencará os processos em ordem

prioritária de análise, enumerando os processos e vinculando com os respectivos macroprocessos.

Após, os gestores deverão listar os riscos identificados e classificá-los em riscos operacionais,

imagem/reputação, legais ou financeiros/orçamentários. A IN conjunta MP/CGU 01/2016, apresenta a

definição de cada tipo:

a) riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão ou entidade,

normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas,

infraestrutura e sistemas;

b) riscos de imagem/reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da

sociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relação à capacidade do órgão ou da

entidade em cumprir sua missão institucional;

c) riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem

comprometer as atividades do órgão ou entidade; e

d) riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do órgão

ou entidade de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas

atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária, como atrasos no

cronograma de licitações.

Os riscos deverão ser listados e relacionados ao processo correspondente, devendo haver uma

breve descrição do risco que possibilite o entendimento e suas características. Após, o gestor deverá

informar o agente responsável pelo gerenciamento do risco, ou seja, o responsável direto pelo seu

controle. A Auditoria Interna – AUDIN avaliará os riscos informados e poderá indicar a presença de

riscos não relacionados. No caso do risco não se enquadrar nos tipos elencados acima, o gestor

deverá informar o tipo “outros” e descrever o risco identificado.

Entende-se por gestor responsável aquele com poder de decisão sobre o assunto, que pode,

inclusive modificar o processo, implantar medidas para minimização do risco e acompanhar o

desenvolver do processo. De acordo com o §1º do Art. 20 da IN conjunta MP/CGU 01/2016, “o agente

responsável pelo gerenciamento de determinado risco deve ser o gestor com alçada suficiente para

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orientar e acompanhar as ações de mapeamento, avaliação e mitigação do risco.”

Abaixo, demonstra-se a planilha que deverá ser preenchida pelo gestor na aba “Identificação de

Riscos”:

Figura 06 – Planilha de Identificação de Riscos

3.2 Análise Qualitativa e Quantitativa de Riscos

Após a identificação dos riscos dos processos, o gestor deverá realizar a análise qualitativa e

quantitativa dos riscos relacionados (Figura 07). A análise qualitativa de riscos trata-se da

mensuração do risco, visando priorização para análise e ação, através da matriz de probabilidade e

impacto. A responsabilidade pelo levantamento é dos gestores. O gatilho é o fato que desencadeia o

risco, ou seja, que o transforma de fato no problema. A consequência é o resultado que o risco pode

causar, se o fato desencadeador ocorrer. Por fim, deve-se informar a periodicidade do risco, que

coincide com a rotina de execução do processo.

A análise quantitativa de riscos refere-se à análise numérica do efeito do risco identificado. A

responsabilidade pelo levantamento é dos gestores.

Para a correta análise da matriz de probabilidade e impacto, os gestores deverão enumerar a

coluna de “Probabilidade de ocorrência” com a seguinte escala de probabilidade:

• 1 - Improvável

• 2 - Pouco Provável

• 3 - Provável

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ANEXO III – PLANILHA DE RISCOS – IDENTIFICAÇÃO DE RISCOSMacrounidade:

Número do Processo Administrativo:

Responsável:

Subprocesso Evento Descrição do Risco Status

Documento baseado no modelo

disponibilizado pela

Código Processo

Código Macroprocesso

Classificação do Risco

Gestor Responsável

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• 4 – Muito Provável

• 5 - Certeza

Para a mensuração do impacto do risco no processo, caso ocorra, deverá ser utilizada a seguinte

escala na coluna “Impacto”:

• 1 - Insignificante

• 2 - Pouco Impacto

• 3 - Médio Impacto

• 4 - Alto Impacto

• 5 – Catastrófico

A partir das informações preenchidas de probabilidade e impacto, a planilha informará o grau

atingido pelo risco e informará a severidade do risco no processo, sendo classificada em “Alta”,

“Média” ou “Baixa”. A planilha de Análise Qualitativa e Quantitativa é demonstrada abaixo:

Figura 07 – Planilha de Análise Qualitativa e Quantitativa

3.3 Resposta a Riscos

Após a identificação do risco, sua classificação, análise qualitativa e quantitativa, o gestor deverá

analisá-lo criteriosamente e providenciar alguma resposta ao risco, de acordo com sua severidade

dentro do processo (Figura 08). Para cada risco, deverá haver uma resposta.

As respostas aos riscos deverão envolver uma ou mais ações e deverão ser adequadas à

relevância do risco, considerando seus custos e benefícios. As ações possíveis serão de aceitar,

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PLANILHA DE RISCOS – ANÁLISE DE RISCOSMacrounidade:

Número do Processo Administrativo:

Responsável:

Subprocesso Evento Descrição do Risco Gatilho Consequência Frequência Impacto Grau Severidade

Documento baseado no modelo disponibilizado pela

Código Processo

Código Macroprocesso

Probabilidade de Ocorrência

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mitigar, transferir ou eliminar o risco:

- Aceitar riscos significa tolerar o risco sem que nenhuma ação específica seja tomada. Ocorre

quando, mesmo o risco não sendo tolerável, a capacidade para fazer algo contra é limitada ou o custo

de realizar uma ação seja desproporcional ao benefício gerado.

- Mitigar riscos significa que, mesmo continuando com a ação que deu origem ao risco, a

instituição realize ação de controle para conter o risco em um determinado nível. Implica na redução

da probabilidade/impacto de um evento de risco dentro de limites aceitáveis.

- Transferir riscos significa a transferência do risco para terceiros, porém nem todos os riscos

são transferíveis. Esta opção é viável quando há outra instituição mais capaz de gerenciar o risco. A

transferência de riscos pode ser realizada através de seguros, cláusulas contratuais específicas ou

garantias, por exemplo.

- Eliminar riscos é a ação que visa eliminar a ameaça ou proteger o processo contra seu

impacto.

A responsabilidade pela ação a ser tomada é do gestor máximo da macrounidade. Além da

resposta, alguns riscos poderão exigir a melhoria de algum controle interno ou ferramenta adicional

de controle, que, se houver adoção, deverá ser relacionada na planilha. A planilha de resposta a

riscos apresenta-se da seguinte forma:

Figura 08 – Planilha de Resposta a Riscos

3.4 Tabela Resumo dos Riscos

A última tabela do instrumento de controle de riscos (Figura 09) demonstra um resumo da tabela

de severidade, além de demonstrar quantitativamente a categoria dos riscos identificados na matriz

de probabilidade e impacto. A classificação de riscos demonstra o quantitativo de riscos operacionais,

Versão 1.0 – 04/2017

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PLANILHA DE RISCOS – RESPOSTA A RISCOSMacrounidade:

Número do Processo Administrativo:

Responsável:

Subprocesso Código Processo Severidade Ação Resposta ao Risco

Documento baseado no modelo

disponibilizado pela

Código Macroprocesso

Classificação do Risco

Melhoria de Controle Interno

Ferramenta Adicional

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de imagem/reputação, legais e financeiro/orçamentário em cada nível (alto, médio ou baixo).

O apetite a riscos é definido pelo Comitê de Governança, Riscos e Controles. No exemplo

abaixo, a tolerância está definida como parâmetros desejáveis de 70% dos riscos enquadrados no

nível “baixo” para todas as categorias, 20% no nível “médio” e 10% no “alto”. Para cada tipo de risco,

o Comitê deverá descrever as margens utilizadas e justificar os percentuais que ultrapassarem os

limites propostos no campo “observações”, se houver.

A ferramenta analisará o percentual de riscos informados nas etapas anteriores e comparará com

o apetite definido pelo Comitê, informando quais categorias estão acima dos limites definidos e quais

estão abaixo dos limites.

A representação é demonstrada na seguinte imagem:

Figura 09 – Tabela de Severidade e Classificação dos Riscos

O Comitê de Governança, Riscos e Controles, a ser instituído nos parâmetros da Instrução

Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, determinará os limites hierárquicos

mínimos que os agentes deverão ocupar para serem associados a cada tipo de risco elencado no Art.

19 da Instrução Normativa de Processos, buscando garantir a aderência às regulamentações, leis,

códigos, normas e padrões, com vistas à condução das políticas e à prestação de serviços de

interesse público e obedecendo a alçada suficiente do agente para orientar e acompanhar as ações

de mapeamento, avaliação e mitigação do risco.

4. MATURIDADE DE PROCESSOS (CBOK)

O Guia BPM CBOK 3.0 enumera os graus de maturidade de processos da instituição. O guia

divide a maturidade em 5 (cinco) níveis:

Versão 1.0 – 04/2017

TABELA DE SEVERIDADE

IMPACTO IMPACTOInsignificante Pouco Im pacto Médio Im pacto Alto Im pacto Catastrófico Insignificante Pouco Im pacto Médio Im pacto Alto Im pacto Catastrófico

Im provável 1 2 3 4 5 Im provável

0Pouco Provável 2 4 6 8 10 Pouco Provável

Provável 3 6 9 12 15 Provável

0Muito Provável 4 8 12 16 20 Muito Provável

0Certeza 5 10 15 20 25 Certeza

CLASSIFICAÇÃO DOS RISCOS

CLASSIFICAÇÃO DOS RISCOS APETITE A RISCOSRISCO QUANTIDADE % ATUAL LIMITES CONCLUSÃO OBSERVAÇÕESOPERACIONAL 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!

Médio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!

Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

IMAGEM/REPUTAÇÃO 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!

Médio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!

Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

LEGAL 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!

Médio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!

Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

FINANCEIRO/ORÇAMENTÁRIO 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!

Médio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!

Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

OUTROS 0 #DIV/0! 100,00%Alto 0 #DIV/0! 10,00% #DIV/0!

Médio 0 #DIV/0! 20,00% #DIV/0!

Baixo 0 #DIV/0! 70,00% #DIV/0!

TOTAL DE RISCOS 0 #DIV/0! 100,00% 0Total de Riscos – ALTO 0 #DIV/0! 10,00% 0Total de Riscos – MÉDIO 0 #DIV/0! 20,00% 0Total de Riscos – BAIXO 0 #DIV/0! 70,00% 0

PROBABILIDADE

PROBABILIDADE

Page 16: MANUAL DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS - unila.edu.br DE... · definições consideradas apropriadas foram do BPM CBOK 3.0, onde processo “é uma agregação de ... 2. METODOLOGIA DE

Manual de Mapeamento de Processos 16

- Nível 1 – Inicial: Os processos são executados de maneira ad-hoc, o gerenciamento não é

consistente e é difícil prever os resultados.

- Nível 2 – Gerenciado: A gestão equilibra os esforços nas unidades de trabalho, garantindo que

sejam executados de modo que se possa repetir o procedimento e satisfazer os compromissos

primários dos grupos de trabalho. No entanto, outras unidades de trabalho que executam tarefas

similares podem usar diferentes procedimentos.

- Nível 3 – Padronizado: Os processos padrões são consolidados com base nas melhores

práticas identificadas pelos grupos de trabalho, e procedimentos de adaptação são oferecidos para

suportar diferentes necessidades do negócio. Os processos padronizados propiciam uma economia

de escala e base para o aprendizado através de meios comuns e experiências.

- Nível 4 – Previsível: As capacidades habilitadas pelos processos padronizados são exploradas

e devolvidas às unidades de trabalho. O desempenho dos processos é gerenciado estatisticamente

durante a execução de todo o workflow, entendendo e controlando a variação, de forma que os

resultados dos processos sejam previstos ainda em estados intermediários.

- Nível 5 – Otimizado: Ações de melhorias pró-ativas e oportunistas buscam inovações que

possam fechar os gaps entre a capacidade atual da organização e a capacidade requerida para

alcançar seus objetivos de negócio.

Este trabalho visa proporcionar o avanço do nível inicial (atual) para o nível gerenciado. Para que

isso seja possível, a Instrução Normativa PROPLAN 02/2017 e este Manual tentam descrever o

mapeamento de processos e a gestão de riscos da forma mais simples e acessível possível,

viabilizando uma implantação imediata das ferramentas e buscando o melhor resultado possível.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

É notável que deverá haver evolução, tanto nas normativas quanto nas ferramentas, para que os

demais níveis de maturidade de processos sejam alcançáveis. Deste modo, entende-se como

razoável o prazo definido na supracitada IN de 1 (um) ano para haja revisão completa dos materiais,

e, se possível, neste mesmo prazo, a superação do nível inicial de mapeamento de processos.

Este manual considerou os conceitos descritos no Guia BPM CBOK 3.0, Guia de Gestão de

Processos de Governo do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização – Gespública e

Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP.

CONTROLE DE REVISÕES

VERSÃO Conteúdo/Revisão

1.0 – 04/2017 Conteúdo inicial

Versão 1.0 – 04/2017


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