Download - Manual de conciliação Bancária

Universidade do Vale do Itajaí

Departamento de Tecnologia da Informação

MANUAL - CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

O processo de conciliação bancária automática consiste em:

Importar Borderô (Contas a Receber / Contas a Pagar)

Importar Extrato

Conferir Relatórios de Importação de Extrato e Borderôs

Recalcular Saldos Bancários

Conferir Saldo / Extrato Bancário

Conciliar Movimentações Bancárias Manualmente (quando necessário)

Resolver Pendências

O módulo Financeiro do Protheus, disponibiliza um menu, conforme mostrado na

Figura 1, que concentra todas as funcionalidades necessárias para a realização da

conciliação bancária:

Figura 1. Menu Conciliação Bancária

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http://www.univali.br/asp/system/empty.asp?P=2&VID=default&SID=602335350473692&S=1&A=closeall&C=22779



Fluxo de tarefas

O fluxo de tarefas apresentado através da Figura 2, informa a seqüência de passos

utilizados na conciliação bancária.

Figura 2. Fluxo de Tarefas da Conciliação Bancária

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Importar Borderô

Para importação do arquivo texto (retorno do banco) são utilizadas duas rotinas: (i)

importação das transações referentes às contas a receber, e (ii) importação das transações

referentes às contas a pagar.

Importação do Borderô de Contas a Receber

1. Selecione as opções “Miscelânea” + “Conciliação Banc...” + “Importa Borderô CR”.

O sistema apresenta a tela de impressão, conforme Figura 3, do relatório da

importação que será realizada. Indique o tipo de impressão “Em disco” e selecione

a opção “Parâmetros” .

Figura 3. Importação de Borderô Contas a Receber

2. Informe o PATH (localização do arquivo) e confirme . Ver Figura 4.

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Tipo de Impressão

Parâmetros




Figura 4. Tela de Importação de Borderô Contas a Receber

3. Confirme novamente .

4. Se tudo estiver OK, surgirá a tela de início de processamento, indicando o início da

importação do arquivo. Serão exibidas duas mensagens, conforme são

apresentadas nas Figuras 5 e 6 abaixo. Em ambos os casos, confirme .

Figura 5. Mensagem de substituição do Relatório de Importação

Figura 6. Tela de Início do Processo de Importação

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5. Se o arquivo texto não for localizado, será mostrada a seguinte tela, conforme

Figura 7:

Figura 7. Mensagem de Localização Incorreta do Arquivo

Verifique novamente o caminho para localizar o arquivo, utilizando os parâmetros

conforme explicado anteriormente.

6. Após será apresentada uma tela indicando que o processamento está sendo

realizado. Ao final, é exibida a impressão do relatório de importação do borderô,

conforme apresentado na Figura 8 abaixo.

Figura 8. Relatório de Importação de Borderô

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Importação do Borderô de Contas a Pagar

A importação do borderô de contas a pagar deve ser realizada duas vezes, já que o

banco emite dois arquivos de retorno de borderô: IEDCLTXXXXCONS.RET e

IEDPAGXXXXCONS.RET.

O processo de importação é semelhante ao realizado para Contas a Pagar:

1. Selecione as opções “Miscelânea” + “Conciliação Banc...” + “Importa Borderô CP”.

O sistema apresenta a tela de impressão do relatório da importação que será

realizada, exemplificada através da Figura 9. Indique o tipo de impressão “Em

disco” e selecione a opção “Parâmetros” .

Figura 9. Importação de Borderô Contas a Pagar.

2. Informe o PATH (localização do arquivo) e confirme , ver Figura 10.

Figura 10. Localização do Arquivo de Importação do Contas a Pagar


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importação do arquivo. Serão exibidas duas mensagens, conforme são

apresentadas nas Figuras 11 e 12 abaixo. Em ambos os casos, confirme .

Figura 11. Mensagem de substituição do Relatório anterior.

Figura 12. Tela de início do processo de importação de borderô do Contas a Pagar

5. Se o arquivo texto não for localizado, será mostrada a seguinte tela, conforme

Figura 13:

Figura 13. Mensagem de Erro de Localização do Arquivo



6. Após será apresentada uma tela indicando que o processamento está sendo

realizado. Ao final, é exibida a impressão do relatório de importação do borderô

(Ver Figura 14).

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Figura 14. Relatório de Conciliação do Borderô Contas a Pagar

Importar Extrato

Esta rotina lê um arquivo texto (extrato bancário) e realiza a conciliação bancária, ou seja,

compara o extrato bancário com o extrato do sistema:

Concilia automaticamente os lançamentos encontrados no movimento bancário

(Cheques);

Solicita conciliação manual via tela para títulos encontrados (transferências,

pagamentos, etc);

Acrescenta ao sistema tarifas e taxas;

Coloca em pendência lançamentos que necessitam de avaliação do usuário.

1. Selecione as opções “Miscelânea” + “Conciliacao Banc...” + “Importa Extrato”.

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O sistema apresenta a tela, mostrada na Figura 15, para que você informe a

localização do arquivo texto (extrato bancário). Selecione a opção “Parâmetros”

.

Figura 15. Tela Inicial da Importação de Extrato Bancário

2. Informe o Path (localização do arquivo) e confirme , conforme Figura 16

abaixo.

Figura 16. Tela de Localização do Arquivo de Importação de extrato bancário


4. O arquivo deverá estar em modo exclusivo para ser usado. Se outra pessoa estiver

utilizando o mesmo, a seguinte mensagem surgirá na tela (Ver Figura 17):

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Figura 17 – Mensagem de Erro (Há outro usuário executando a tarefa no momento)

Aguarde a liberação do mesmo e tente novamente. Se durante o processo de

importação ocorrer algum problema e o sistema for cancelado, a tabela temporária

SZG010 que guarda os lançamentos importados ficará preenchida impossibilitando

a leitura de novos arquivos, e apresentando a mensagem da Figura 17. Neste caso,

entrar em contato com a TI para que a tabela possa ser zerada.

5. Se o arquivo texto não for localizado, será mostrada a seguinte tela, exemplificada

na Figura 18 abaixo:

Figura 18. Localização do arquivo está incorreta




importação do extrato.

7. Ao iniciar a conciliação, a tela mudará para Conciliando...(Figura 19)

Figura 19. Tela de Processamento da Conciliação

8. Durante a conciliação, caso um tipo de lançamento bancário, contido no extrato,

não faça parte do cadastro Tipos de Lançamentos Bancários, este cadastro será

mostrado na tela, conforme mostrado na Figura 20 para que o cadastramento

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possa ser realizado. A conciliação não terá continuidade enquanto esta chave não

for localizada.

Figura 20. Tipo de Lançamento não Cadastrado

Anote o código do Lançamento, Histórico e banco para incluí-lo no cadastro

exemplificado na Figura 21 a seguir:

Figura 21 – Tela para Inclusão do Lançamento Bancário

9. Também durante conciliação, ao serem encontrados lançamentos (como:

transferências, DOCs, depósitos, débitos autorizados), considerados como “tipo 2”

com valores idênticos ao do lançamento do extrato, estes serão mostrados na tela

para que o usuário possa identifica-los. Ao ser marcado, o lançamento será

conciliado (Ver Figura 22).

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Figura 22. Tela de Confirmação da Conciliação

É importante salientar que o lançamento do extrato bancário não é mostrado neste

momento, por não apresentar informações relevantes ao esclarecimento da

transferência. Esta análise deverá ser realizada pelo operador, observando data,

histórico, etc.

Caso nenhuma opção seja marcada, ou não sejam encontradas transferências em

aberto com o valor em questão, será gerada uma pendência.

10. Após a conciliação bancária, será apresentado na tela um relatório (Figura 23)

mostrando cada lançamento do extrato com uma mensagem correspondente.

Porém, antes surgirá uma mensagem informando que o botão só deverá

ser pressionado após o relatório ser

apresentado, liberando assim o

programa para ler outro extrato,

perdendo as informações relativas ao

extrato atual, comprometendo o

relatório. Portanto, aguarde a emissão

do relatório e depois clique no botão.

Figura

23. Relatório de Importação de Extrato Bancário

Tabela 1. Mensagens do Relatório de Extrato bancário

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TIPOS DE MENSAGEM DO RELATÓRIO DE EXTRATO

MENSAGEM O QUE SIGNIFICA PROVIDÊNCIA A TOMAR

Não cadastrada

para esta

empresa ou filial

Conta não cadastrada ou pertence à

outra empresa.

Altere a empresa e leia

novamente o extrato.

Conciliado em

<DATA>

O lançamento do extrato já havia sido

conciliado anteriormente. Ex. Ao ler

mais de uma vez o mesmo extrato.

Conciliado

automaticament

e

Lançamento do extrato encontrado no

movimento bancário. A conciliação é

realizada automaticamente.

Inconsistente –

Valor não

confere

Encontrado o lançamento relacionado

no extrato, porém os valores não

conferem.

É preciso analisar o

movimento bancário do

sistema e conferir com o

extrato para ver qual está

correto. Se o valor bancário

estiver correto, alterar o

sistema, caso contrário o

banco deverá realizar um

lançamento de acerto.

Inconsistente –

Não encontrado

Não encontrou lançamento do extrato

com tipo 1 (cheque).

É preciso analisar porque o

mesmo não foi lançado no

movimento bancário.

Já está em

Pendência

O lançamento do extrato já foi

colocado em Pendência. Acontece ao

ler o extrato mais de uma vez.

Incluído no

Sistema

São Lançamentos do tipo 3 (Taxas e

Tarifas) que são incluídos

automaticamente ao movimento

bancário.

Pendência São lançamentos que deverão ser

analisados pelo usuário, para que

sejam definidas contas contábeis, UR

´s, Beneficiário, etc. Estas pendências

são enviadas para um arquivo, onde

deverão ser manipuladas

posteriormente.

Estas pendências são

alteradas pela

contabilidade.

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Tipo não

cadastrado

Os lançamentos bancários deverão

possuir um dos tipos possíveis:

1- Cheques;

2- Transferências/docs/depositos;

3- Tarifas ou taxas;

5- Não movimenta conta;

6- Cheque devolvido;

7- Doc Devolvido;

8- Borderô;

9- Transferência que não gera

pendência.

Corrigir o tipo de

lançamento bancário e ler

novamente o extrato.

Conciliar Borderô

Manualmente

Borderôs não são conciliados através

desse processo

Utilizar o procedimento de

conciliação de borderô

Não Movimenta

Conta

São informações do banco que não

alteram saldo. EX: Cheque 3 dias

Não acarreta problemas

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Recalcular os Saldos Bancários

Este processo tem como objetivo analisar e recalcular os saldos bancários dia-a-dia, a

partir de uma data estabelecida até a data base do sistema. Ele é utilizado no caso de haver

necessidade de retroagir a movimentação bancária. Use como referência a data em que o

saldo ficou defasado.

Sugere-se executar esta função sempre após a importação do extrato do banco,

recalculando os saldos de todas as contas relativas ao banco.

1. Selecione as opções “Miscelânea” + “Conciliação Banc...” + “Rec. Saldos Bancar”. O

sistema apresenta a tela de impressão do relatório da importação que será realizada,

conforme Figura 24. Selecione a opção “Parâmetros” .

Figura 24. Tela de Recálculo dos Saldos Bancários

2. Informe a faixa de bancos, agências e contas cujos saldos devem ser recalculados, e

a partir de qual data este processo deverá ser realizado.(Ver Figura 25).

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Figura 25. Parâmetros para o Recálculo dos Saldos Bancários.

Obs.: Cuidado com a data para recálculo. Foram feitos alguns ajustes no ano de 2005 e este

ano ou anos inferiores a este não deverão ser usados para recálculos.

Confirme novamente .

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Conferência do Saldo / Extrato Bancário

A conferência do Extrato Bancário pode ser realizada através de dois relatórios:

“Compara Saldo” e “Extrato Banco”.

Compara Saldo

Este relatório exibe os saldos de todos os bancos que sofreram alteração em seu

saldo no dia selecionado.

1. Selecione as opções “Miscelânea” + “Conciliação Banc...” + “Compara Saldo”.

O sistema apresenta a tela, mostrada na Figura 26, onde deverá ser informada a

data que se deseja visualizar os saldos.

Figura 26. Tela de Informação de Data do Extrato

2. Informe a data e clique no botão .

3. O relatório a seguir será gerado, conforme mostrado na Figura 27.

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Figura 27. Relatório de Saldos

Obs.: As contas que devem ser analisadas são aquelas cujo saldo extrato e saldo

banco não conferem.

Extrato Banco

1. Selecione as opções “Miscelânea” + “Conciliação Banc...” + “Extrato Banco”,

conforme Figura 28.

O sistema apresenta a tela de impressão do relatório da importação que será

realizada. Indique o tipo de impressão “Em disco” e selecione a opção “Parâmetros”

.

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Figura 28. Tela Inicial do Relatório de Extrato do Banco

2. Informe os parâmetros, exemplificados na Figura 29, que deseja visualizar o

relatório e confirme .

Figura 29. Parâmetros para Emissão do Relatório Extrato do Banco

3. O relatório será apresentado na tela, contendo as seguintes informações: filial, data

de emissão e conciliação, documento, histórico, contas contábeis, URs, valor de

crédito e débito. Ao final, apresenta-se o saldo inicial da data solicitada, valor de

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Tipo de Impressão

Parâmetros




entrada e saída do período, saldo do movimento bancário até a data solicitada,

saldo do último extrato lido no sistema, e os totais de movimentação não conciliada

a creditar e a debitar. O relatório é mostrado na Figura 30 abaixo:

Figura 30. Relatório do Movimento Bancário

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Resolver Pendências

As pendências são originadas através da conciliação bancária. São lançamentos que

não puderam ser solucionados automaticamente durante a conciliação bancária e que

deverão passar por uma análise do usuário.

Podem ser consultados os seguintes relatórios para descobrir as pendências

existentes: (i) Pendência do Movimento Bancário; (ii) Relatório Sintético de Pendências; (iii)

Relatório Analítico de Pendências; (iv) Relatório de Cheques Pendentes.

Ao final é mostrado o processo para resolução de pendências.

Relatório do Movimentos Bancários Não Conciliados

1. Selecione a opção “Nao Conc Mov Banco”. Informe as faixas de data, banco, agência

e conta nas quais serão exibidas as pendências, exemplificados na Figura 31. Após

isso clique no botão .

Figura 31. Parâmetros para Relatório de Movimento Bancário

2. O relatório com todas as pendências referentes ao movimento bancário será exibido

conforme mostra a Figura 32 a seguir.

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Figura 32. Relatório de Pendências no Movimento Bancário

Relatório Sintético de Pendências

1. Selecione a opção “Relat. Sint. Pend.”. Ver Figura 33.

Selecione a opção de impressão “Vídeo” e confirme .

Figura 33. Tela Inicial para Relatório Sintético de Pendências

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Tipo de Impressão




2. O relatório será gerado conforme mostra a Figura 34 a seguir. Será mostrado o

número de pendências para cada conta e o total de pendências em aberto.

Figura 34. Relatório Sintético de Pendências

Relatório Analítico de Pendências

1. Selecione a opção “Relat. Anal. Pend.”.Ver Figura 35.

Selecione a opção de impressão “Vídeo” e confirme .

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Figura 35. Tela Inicial Relatório Analítico de Pendências

2. O relatório será gerado conforme mostra a Figura 36 a seguir. Serão mostradas as

pendências detalhadamente por conta e o total de pendências em aberto.

Figura 36. Relatório Analítico de Pendências

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Tipo de Impressão




Resolução de Pendências

1. Selecione a opção “Pendências”. Será apresentada uma tela, conforme mostrada

na Figura 37, contendo a relação de contas que apresentam pendências a resolver.

Seleciona uma conta e clique em “Pendências”. Só aparecem nesta tela as contas

bancárias que possuem pendências.

Figura 37. Tela Inicial para Resolução de Pendências

2. Serão apresentadas as pendências para a conta selecionada. Ver Figura 38 abaixo:

Figura 38. Tela Apresentando as Pendências para uma Determinada Conta

3. Clique sobre a pendência que será solucionada e escolha F4->Desmembrar ou F5-

> Alterar.

F4->Desmembrar – Utilizado quando é necessário desmembrar um lançamento

em diversos lançamentos. Ex. Um depósito que deverá pagar n contas.

Informe o número de linhas necessárias ao desmembramento, conforme mostrado

na Figura 39 abaixo:

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Figura 39. Tela para Informar Número de Desmembramentos

A parte superior da tela apresenta a pendência em sua forma original. Estes dados

são fixos. Na parte inferior a pendência é apresentada de forma desmembrada

conforme a quantidade informada anteriormente, para que possa ser alterada. Ver

Figura 40. Altere os dados necessários e confirme.

Figura 40. Tela para Desmembramento da Pendência

As seguintes mensagens de erro podem ser exibidas durante o processo de

pendência.

Tabela 2. Mensagens de Erro durante a Resolução de Pendências- Não deixe a opção tipo como partida

dobrada.

- A diferença entre Débito e Crédito ou a soma

dos mesmos, deverá ser igual ao valor

original.

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Ao confirmar, se tudo estiver OK, serão gerados os novos itens, já conciliados e será

gravada uma contra partida para o item original.

F5->Alterar – Para alterar as informações necessárias para conciliação. Ver Figura

41.

Figura 41. Tela para Resolução de Pendência

Ao confirmar, a pendência será conciliada.

Em ambos os casos, ao retornar a tela anterior, as pendências solucionadas, já não

farão parte da mesma, finalizar a tela com confirma.

Cadastrando Tipos de Lançamentos Bancários

1. Não encontrando o lançamento bancário desejado, surgirá a tela mostrada

na Figura 42, para cadastramento do mesmo.

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Figura 42. Tela para Cadastramento de Lançamento Bancário

2. Escolha a opção Incluir e preencha os campos:

Filial : em branco

Banco : Banco ao qual pertence o lançamento

Lançamento : Código do lançamento bancário

Histórico : Descrição do lançamento bancário

Tipo : 1 - Cheque

2 - Transferências; Depósitos, Ordem de Credito, etc.

3 - Taxas/Tarifas

5 - Não movimenta conta

6 – Cheque Devolvido

7 – Doc. Devolvido

8 – Borderô

Conta : Conta contábil onde o lançamento será debitado/creditado

UR : Centro Custo em que o lançamento será debitado/creditado

Natureza : Natureza financeira do lançamento.

3. Confirme

4. Surgirá tela para nova inclusão. Cancele .

5. O sistema retornará a conciliação.

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BORDERÔ DE CONTAS A RECEBER - Códigos de Movimento para Retorno:

02 – Entrada confirmada

03 – Entrada rejeitada

04 – Transferência de carteira / entrada

05 - Transferência de carteira / baixa

06 – Liquidação

09 – Baixa

11 – Títulos em carteira

12 – Confirmação recebimento instrução de abatimento

13 - Confirmação recebimento instrução de cancelamento abatimento

14 - Confirmação recebimento instrução alteração de vencimento

15 – Franco de pagamento

17 – Liquidação após baixa ou liquidação de título não registrado

19 – Confirmação recebimento instrução de protesto

20 - Confirmação recebimento instrução de sustentação / cancelamento de protesto

22 – Alteração do endereço do sacado

23 – Remessa a cartório

24 – Retirada de cartório e manutenção em carteira

25 – Protestado e baixado

26 – Instrução rejeitada

27 – Confirmação do pedido de alteração de outros dados

28 – Débito de tarifas / custas

29 – Ocorrências do sacado

30 – Alteração de dados rejeitada

98 – Débito de custas antecipadas

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