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Índice 3

1.1 Índice 1.1 ÍNDICE ................................................................................................................................................3

2 INTRODUÇÃO E CONCEITOS GERAIS............................................................................................. 6 2.1 O MANUAL DO SISTEMA CONTAPLUS .....................................................................................................7

2.1.1 Objectivos...............................................................................................................................................................................7 2.1.2 Organização do manual .........................................................................................................................................................7 2.1.3 Ajuda On-Line ........................................................................................................................................................................8

2.2 INSTALAÇÃO E ACESSO ........................................................................................................................9 2.2.1 Instalação do sistema.............................................................................................................................................................9 2.2.2 Inserir dados do Licenciamento ...........................................................................................................................................10 2.2.3 Conceito de empresa. ..........................................................................................................................................................10 2.2.4 Criação da empresa. ............................................................................................................................................................11 2.2.5 Abertura da empresa............................................................................................................................................................11

2.3 NOÇÕES GERAIS DE OPERAÇÃO .........................................................................................................12 2.3.1 Introdução de dados.............................................................................................................................................................12 2.3.2 Janelas com Listas...............................................................................................................................................................12 2.3.3 Janelas de Manutenção de Tabelas ....................................................................................................................................13 2.3.4 Janelas de Mapas e Listagens.............................................................................................................................................14 2.3.5 Janelas de Listas..................................................................................................................................................................15

3 O SISTEMA DE CONTABILIDADE ................................................................................................... 17 3.1 CARACTERÍSTICAS GERAIS DO SISTEMA ..............................................................................................18 3.2 DESCRIÇÃO GERAL ............................................................................................................................18

3.2.1 Contabilidade Geral..............................................................................................................................................................18 3.2.2 Centros de Custo .................................................................................................................................................................19 3.2.3 Controlo de Documentos Pendentes ...................................................................................................................................19 3.2.4 Reconciliação Bancária........................................................................................................................................................19 3.2.5 Orçamentação......................................................................................................................................................................19 3.2.6 Tratamento de Fluxos de Caixa ...........................................................................................................................................19

4 INICIAÇÃO DOS TRABALHOS ........................................................................................................ 21 4.1 PRIMEIRO CONTACTO COM O CONTAPLUS ...........................................................................................22

4.1.1 Introdução ............................................................................................................................................................................22 4.1.2 Parâmetros...........................................................................................................................................................................22 4.1.3 Utilizadores...........................................................................................................................................................................22 4.1.4 Tabelas.................................................................................................................................................................................23 4.1.5 Diários ..................................................................................................................................................................................25

4.2 ABERTURA DA CONTABILIDADE GERAL ................................................................................................26 4.2.1 Parâmetros do Razão ..........................................................................................................................................................26 4.2.2 Abertura de Contas ..............................................................................................................................................................27 4.2.3 Abertura dos Centros de Custo............................................................................................................................................32 4.2.4 Abertura do Plano de Caixa .................................................................................................................................................33 4.2.5 Tabelas de IVA.....................................................................................................................................................................35 4.2.6 Abertura de Clientes, Fornecedores e Outros......................................................................................................................36

5 LANÇAMENTOS ............................................................................................................................... 38 5.1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................39 5.2 LANÇAMENTOS À GERAL.....................................................................................................................40

5.2.1 Introdução ............................................................................................................................................................................40 5.2.2 Cabeçalho do Lançamento ..................................................................................................................................................40 5.2.3 Linhas de Movimentos .........................................................................................................................................................42 5.2.4 Guia da Operação ................................................................................................................................................................46 5.2.5 Movimentos com IVA ...........................................................................................................................................................46 5.2.6 Grelhas de Movimentos .......................................................................................................................................................46 5.2.7 Imputação a Centros de Custo.............................................................................................................................................47 5.2.8 Controlo de Documentos Pendentes ...................................................................................................................................47 5.2.9 Lançamentos na Contabilidade de Caixa.............................................................................................................................49

5.3 APURAMENTO DO IVA ........................................................................................................................50 6 RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA......................................................................................................... 51

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4 Índice

6.1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................52 6.2 FUNCIONAMENTO DA RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA .................................................................................52

6.2.1 Plano de Contas...................................................................................................................................................................52 6.2.2 Reconciliação .......................................................................................................................................................................52 6.2.3 Passagem de Ano ................................................................................................................................................................54

6.3 INÍCIO DE FUNCIONAMENTO ................................................................................................................55 6.3.1 Introdução ............................................................................................................................................................................55 6.3.2 Procedimentos .....................................................................................................................................................................55

7 CONSULTAS E MAPAS.................................................................................................................... 56 7.1 CONSULTAS ......................................................................................................................................57

7.1.1 Consultas de Contas Geral ..................................................................................................................................................57 7.2 MAPAS..............................................................................................................................................58

7.2.1 Balancete do Razão .............................................................................................................................................................58 7.2.2 Balancete Analítico...............................................................................................................................................................58 7.2.3 Extracto de Contas...............................................................................................................................................................60 7.2.4 Mapa de Exploração ............................................................................................................................................................60 7.2.5 Listagens de Centros de Custo ............................................................................................................................................60 7.2.6 Listagens de Documentos Pendentes..................................................................................................................................61 7.2.7 Contabilidade de Caixa ........................................................................................................................................................62 7.2.8 Mapas Oficiais......................................................................................................................................................................62

8 ORÇAMENTAÇÃO............................................................................................................................ 65 8.1 ORÇAMENTAÇÃO ...............................................................................................................................66

8.1.1 Descrição Geral....................................................................................................................................................................66 8.1.2 Orçamento de Contas ..........................................................................................................................................................66 8.1.3 Orçamento de Centros de Custo..........................................................................................................................................68

9 ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO.................................................................................................. 70 9.1 ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO NA GERAL ..........................................................................................71 9.2 APURAMENTO DE EXISTÊNCIAS ...........................................................................................................72

9.2.1 Parametrização ....................................................................................................................................................................72 9.2.2 Processamento Automático .................................................................................................................................................73

9.3 APURAMENTO DE RESULTADOS ..........................................................................................................73 9.3.1 Descrição Geral....................................................................................................................................................................73 9.3.2 Parametrização ....................................................................................................................................................................73 9.3.3 Processamento Automático .................................................................................................................................................74

9.4 PASSAGEM DE ANO............................................................................................................................75 9.4.1 Introdução ............................................................................................................................................................................75 9.4.2 Passar de ano pela primeira vez..........................................................................................................................................75 9.4.3 Repetição da Passagem de Ano..........................................................................................................................................76 9.4.4 Conversão de POC para SNC .............................................................................................................................................77

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6 Introdução e Conceitos Gerais

2 Introdução e Conceitos Gerais

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Introdução e Conceitos Gerais 7

2.1 O manual do sistema ContaPlus

2.1.1 Objectivos O presente manual foi elaborado com os objectivos de:

Fornecer uma visão global do sistema. Guiar o utilizador na primeira vez que executa as tarefas ou quando necessita de repetir tarefas sobre as

quais tem dúvidas. Analisar alguns programas em detalhe, para a resolução de situações especiais ou anomalias.

Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado extensivo, de forma a que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de forma a que todas as potencialidades do sistema possam ser exploradas.

2.1.2 Organização do manual O manual está dividido em oito capítulos distintos:

Introdução e Conceitos Gerais Objectivos e organização do manual. Ajuda On-Line. Instalação e Acesso ao sistema. Teclas utilizadas no sistema.

Descrição Geral do Sistema

Iniciação dos Trabalhos

Preenchimento dos parâmetros de funcionamento. Abertura de tabelas. Abertura da Contabilidade Geral.

Lançamentos

Lançamentos à Geral. Apuramento do IVA.

Consultas e Mapas Consultas de Contas. Consultas de Centros de Custo. Consultas de Caixa. Mapas do ContaPlus.

Encerramento do Exercício

Apuramento de Existências. Apuramento de Resultados. Passagem de Ano.

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2.1.3 Ajuda On-Line A ajuda on-line destina-se a auxiliar o utilizador em dúvidas pontuais que lhe surjam ao trabalhar com o sistema e para o guiar na execução de tarefas e aprofundamento de conceitos. Sempre que lhe surja uma dúvida no preenchimento dos dados de uma janela, pressione a tecla F1 para consultar a ajuda, na qual encontrará a descrição de todos os campos da janela sobre a qual se encontra e operações que pode realizar na mesma. Para consultar a ajuda pode ainda aceder ao menu ‘Ajuda’ e seleccionar a opção ‘Tópicos’. Neste menu pode consultar a ajuda das seguintes formas:

Através da lista de conteúdos, na qual se procurou organizar os tópicos de ajuda por categorias. As várias categorias são apresentadas com o ícone de um livro. Ao fazer duplo clique sobre o livro, são-lhe apresentados os tópicos que a compõe, identificados através do ícone página. Para consultar a página pretendida basta clicar sobre o seu título com o rato.

Através do índice remissivo: deverá digitar a palavra ou o tema pretendido. Á medida que for

digitando o programa vai-se deslocando ao longo da lista de tópicos de ajuda apresentando-lhe aqueles cujo título se inicia pelos dígitos que inseriu.

Através da pesquisa avançada: deverá digitar a palavra que pretende encontrar. Á medida que for

digitando o programa vai-se deslocando ao longo da lista de palavras existentes nos tópicos de ajuda. Ao seleccionar uma palavra da lista, são-lhe apresentados todos os tópico de ajuda em que a mesma é referida.

Ao consultar a ajuda irá encontrar ligações a outros tópicos de ajuda. Estas ligações são apresentadas das seguintes formas:

Palavras ou expressões sublinhadas: ao pressionar essas palavras o programa apresenta-lhe a página da ajuda relacionada.

Palavras sublinhadas a tracejado: ao seleccionar uma destas palavras é-lhe apresentado o conceito

da mesma, no âmbito do programa.

Botões apresentados sob o subtítulo ‘Operações que pode executar’: ao pressionar um destes botões (ou a palavra apresentada a seguir ao mesmo) o programa apresenta-lhe uma nota descrevendo as funcionalidades de uma opção ou explicando como pode executar determinada operação.

Botões de acesso a uma lista de tópicos relacionados: ao pressionar um destes botões (ou a

palavra apresentada a seguir ao mesmo) o programa apresenta-lhe uma lista de tópicos relacionados com aquele sobre o qual se encontra.

Ao longo deste manual encontrará algumas referências ao ficheiro de ajuda, no qual poderá complementar os conceitos e explicações aqui apresentados.

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2.2 Instalação e Acesso

2.2.1 Instalação do sistema

2.2.1.1 Instalação em monoposto Introduza o CD da aplicação na respectiva unidade de leitura do CD (ou execute o link de download disponibilizado pela Sage). Se o seu leitor auto-detectar a presença do CD, automaticamente aparecerá um menu. Se tal não acontecer, aceda ao conteúdo do CD e aceda ao caminho <D>:\Setup e execute o ficheiro que se encontra dentro dessa pasta e siga as instruções do assistente de instalação.

Nota: Nesta ajuda à instalação do sistema, assumiu-se que a drive do CD-ROM é a D. No caso de a letra atribuída ser diferente, por favor substitua nesta explicação a letra D: pela que efectivamente se encontra atribuída a sua drive de CD-ROM.

Após ter sido concluída a instalação, o utilizador é inquirido sobre se deseja reinicializar o computador (recomendado). Esta operação destina-se a que sejam registados no Windows parâmetros internos necessários ao funcionamento do programa.

2.2.1.2 Instalação em multiposto A instalação em multiposto implica a realização de duas operações em cada posto de trabalho:

1. Instalação da aplicação, procedendo da forma explicada no ponto anterior;

2. Alteração da directoria de arranque do sistema.

A directoria de arranque do sistema é aquela onde está localizada a base de dados de empresas. A base de dados de empresas guarda a informação sobre as empresas que estão criadas, sobre a localização das suas bases de dados, sobre os operadores e respectivas senhas de acesso, sobre as versões das aplicações instaladas e sobre as licenças de utilização. Por defeito, quando é feita a instalação, a directoria de arranque sugerida é C:\Sage Data. Quando é feita uma instalação em multiposto, a directoria de arranque do sistema tem que ser alterada. Caso esta operação não seja realizada, todos os postos de trabalho funcionarão com uma base de dados independente, ou seja, os lançamentos efectuados num posto de trabalho não serão visíveis nem terão repercussões nos dados acedidos através dos restantes postos. A alteração da directoria de arranque terá que ser efectuada em todos os postos de trabalho, indicando a localização da directoria do servidor onde se encontram as bases de dados. Para executar esta operação deverá entrar no sistema, seleccionar o menu ‘Ficheiros’ e escolher a opção ‘Alterar Directoria de Arranque’. A directoria indicada deve ser \\<nome do computador(servidor)>\<nome do disco do servidor>\<nome da directoria no servidor>.

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2.2.2 Inserir dados do Licenciamento A primeira vez que entrar no programa, surge a janela para indicar a pasta onde pretende localizar os dados da aplicação, isto é, o local onde irão ser gravados os dados das empresas. Por defeito é sugerido o directório C:\Sage Data\SP\.

Uma vez confirmado o directório de dados, surge a janela de informação de registo onde terá de introduzir o Nome da empresa, o Nome do Utilizador e o Nº de Série do programa (ver cupão de registo que se encontra na caixa do produto, ou bem, preencher com o Nº de Série disponibilizado pelo Serviço de Apoio ao Cliente Sage).

Confirmado o processo anterior, surge a janela da Contra-Chave. A obtenção da Contra-Chave está dependente do registo prévio do produto. Para efectuar o registo prévio do produto poderá optar por uma de 2 vias:

■ Registo on-line - em www.lojasp.com (clique no botão de Registo de Produto) e preencha o formulário com os seus dados. Atenção especial aos campos com asterisco (campos de registo obrigatório).

■ Registo por e-mail ou fax - preencha os seus dados no Cupão de Registo que vem incluído na caixa do produto e remeta o mesmo para [email protected] ou Fax para 211202490 juntamente com a Cópia da Factura de Compra. Após o envio aguarde sensivelmente 20 minutos para que possa ser dada a entrada do registo no sistema. Contacte posteriormente para o 707 782 407, opção 2 (horário de atendimento nos dias úteis das 9h às 19h) identificando-se pelo seu NIF e apenas terá de transmitir a Chave que surge na janela quando inicia a aplicação, para que lhe seja fornecida a Contra-Chave. Caso não tenha possibilidade de enviar o Cupão de Registo ou por coincidir em dias de fim-de-semana ou feriados poderá entrar e trabalhar no programa sem necessidade de Contra-Chave até 5 vezes.

2.2.3 Conceito de empresa. O programa ContaPlus funciona com uma empresa por directoria e uma directoria por ano de processamento. Quando se abre uma empresa dentro do sistema, o que realmente se está a fazer é abrir uma directoria de dados, no disco. Nesta directoria irá ficar localizada a base de dados dessa empresa (e outros ficheiros necessários) que contém a informação relativa ao processamento que se irá efectuar na mesma.

Por outro lado, o facto de o sistema obrigar a que se tenha que abrir uma empresa para cada ano de processamento, é o garante de uma segurança que de outra forma dificilmente poderia existir. Quando se está a fazer a passagem de ano de uma empresa, está-se a passar a informação de início de ano para outra empresa que tem a sua base de dados numa directoria distinta da primeira.

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2.2.4 Criação da empresa. Quando acede ao sistema, o único menu que se encontra activo é o de “Ficheiros”. Para criar uma empresa deve, nesse menu, seleccionar a opção 1Abrir Empresa1. Ser-lhe-á apresentada a lista das empresas abertas dentro do sistema.

Pressione o botão ‘Alterar’ para aceder à janela em que se criam empresas e anos.

Pressione o botão ‘Nova Empresa’ e indique o código da empresa, uma sigla de 7 caracteres que representa uma abreviatura do nome da empresa, indique a sua designação, e indique a directoria de dados onde será criada a base de dados da empresa, para o ano corrente. Ao concluir esta operação, terá registado a empresa na lista de empresas apresentada na abertura da aplicação. Terá também registado um ano desta empresa e a correspondente directoria de dados. Ao entrar nesta empresa/ano pela primeira vez, será criada a sua base de dados.

2.2.5 Abertura da empresa Para poder iniciar o trabalho, é necessário abrir a empresa em que pretende trabalhar. Para abrir uma empresa deve seleccionar no menu Ficheiros a opção ‘Abrir empresa’. Ser-lhe-á apresentada a lista de empresas criadas dentro do sistema. Seguidamente, deve seleccionar uma empresa já existente e escolher a opção ‘Abrir’.

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12 Introdução e Conceitos Gerais

2.3 Noções Gerais de Operação

2.3.1 Introdução de dados Em muitos casos, a introdução de dados consiste no preenchimento de registos, como a ficha de uma funcionário ou o lançamento de uma alteração. Cada registo pode ser apresentado num ecrã ou numa linha. O seu preenchimento faz-se através da introdução de dados nos campos, do primeiro ao último. No fim, confirma-se a introdução para que esta seja gravada. Ao efectuar a introdução de um registo, após ter preenchido vários campos, pode necessitar de voltar ao primeiro campo para o modificar. Da mesma forma, quando necessitar de alterar um registo para corrigir um campo tem que avançar até ao campo a corrigir sem alterar os primeiros e depois avançar até ao último para confirmar a gravação. Apresentam-se a seguir os vários tipos de janela que irá encontrar dentro do programa e as teclas que pode utilizar para operar dentro das mesmas.

2.3.2 Janelas com Listas

Editar:

Tem a função de editar o registo que está seleccionado na lista, permitindo-lhe alterá-lo. É o botão de defeito deste tipo de janelas, pelo que pressionando a tecla Enter executa a operação editar.

Procurar:

A sua função é efectuar a procura de um determinado registo na lista apresentada, sendo-lhe apresentada uma janela onde deverá digitar a primeira ou primeiras letras ou números de início do registo pretendido, não sendo necessário que o digite por completo. A procura pode também ser efectuada através da tecla F2. Poderá ainda procurar um registo deslocando-se ao longo da lista através das teclas seta para cima e da seta para baixo, que seleccionam o registo imediatamente a cima ou a baixo daquele em que se encontra, ou Page Up e Page Down, para seleccionar o último ou o primeiro registo da lista que estiver visível na janela.

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Imprimir: Este botão destina-se a imprimir para ecrã, impressora ou ficheiro os registos constantes na lista. Poderá executar a mesma operação através da tecla F9.

Reler: Refresca a informação mostrada na lista. Alterações eventualmente efectuadas por

outros utilizadores nos registos listados passarão a estar visíveis. Esta função pode também ser despoletada pela tecla F5.

Sair: Este botão tem a função de sair da tarefa que se está a executar. Sempre que digitar a

tecla de Esc este botão será activado.

2.3.3 Janelas de Manutenção de Tabelas Nas janelas de Manutenção de tabelas podem surgir vários tipos de campos, no entanto, a sua forma de preenchimento e as operações que pode executar dentro destas janelas são semelhantes. Exclui-se desta análise o ecrã de lançamentos, que devido à diversidade de campos que possui será alvo de uma descrição mais pormenorizada.

Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar, como podem ser preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder aos campos ou movimentar-se entre eles: OK:

Confirma o registo gravando-o e passa para a tarefa seguinte: Se estiver a alterar o registo esta função grava o registo e sai da janela. Se estiver a inserir um novo abre um registo vazio para continuar a inserir.

Esta operação também pode ser executada através das teclas Ctrl+Enter. Novo: Cria um novo registo. Pode também ser efectuado através das teclas Ctrl+Insert. Apagar: Apaga o registo. Após confirmar a operação, o registo é apagado e fica posicionado sobre

o registo anterior. Poderá também executar esta operação digitando Ctrl+Del.

Sair: Sai do registo sem gravar as alterações efectuadas. Esta operação pode ser feita através

da tecla Esc. Quando quiser abandonar a alteração que estiver a efectuar pode também digitar PageUp, PageDown, ou (teclas do cursor). O sistema abandona a alteração mas permanece na função que estiver a ser realizada na altura.

Alterar: Basta movimentar-se ao longo dos campos da janela, através do rato ou do teclado, e

modificar os campos pretendidos. Para gravar as alterações deverá pressionar o botão Ok ou Gravar.

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Vai para o primeiro / último registo da tabela.

Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de items provenientes de uma tabela do sistema. Para ter acesso à lista de items terá que clicar sobre o botão com o rato e seleccionar o item pretendido. A lista de items pode ser também acedida através da tecla F2, podendo seleccionar o item pretendido através das setas do teclado. Com a lista de items aberta pode criar novos registos na tabela em questão, digitando Ctrl+Insert. No caso de saber o código do item que pretende seleccionar, poderá digitá-lo directamente no campo. Todos os Campos:

Tab ou Enter / Shift + Tab - Vai para o campo seguinte / anterior. Ctrl+Home / Ctrl+End - Vai para o primeiro campo / último campo (botão OK).

2.3.4 Janelas de Mapas e Listagens Com a imagem seguinte pretendemos exemplificar as operações que pode executar neste tipo de janelas, como podem ser preenchidos os vários tipos de campos e como pode aceder aos campos ou movimentar-se entre eles:

Data: Os campos de data podem ser preenchidos pressionando com o rato o botão, o que dará

origem ao aparecimento de um calendário onde poderá seleccionar a data pretendida. Poderá também preenche-los através do teclado, digitando a data nos campos ou modificando a data apresentada através das setas ↑ ou ↓.

Os campos com este formato permitem-lhe seleccionar uma opção de uma lista de items fixos. Poderá seleccionar a opção pretendida pressionando botão com o rato e, em seguida, clicando sobre a opção escolhida. Poderá também utilizar as setas ↑ ou ↓. No caso de já saber as opções de que dispõe, poderá carregar na tecla referente à primeira letra da opção pretendida. Todos os Campos:

Tab ou Enter / Shift + Tab – Vai para o campo seguinte / anterior. Ctrl+Home / Ctrl+End – Vai para o primeiros campo / último campo (botão OK).

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Introdução e Conceitos Gerais 15

Sair: Sai da janela sem executar o mapa ou listagem. Esta operação pode ser feita através da

tecla Esc. Imprimir: Imprime o mapa ou listagem. Poderá executar a mesma operação através das teclas

Ctrl+Enter. Imprimir p/ ecrã:

Permite visualizar o mapa ou listagem em ecrã. Se seleccionar esta opção, poderá fazer a impressão ou efectuar a gravação para um ficheiro quando o mapa ou listagem estiverem visíveis no ecrã.

Imprimir p/ impressora:

Permite enviar o mapa ou listagem directamente para a impressora. Se assinalar esta opção terá acesso à configuração da impressora, podendo seleccionar a impressora em que deseja efectuar a impressão. Caso não seleccione nenhuma impressora a impressão é feita na impressora de defeito do Windows.

Imprimir p/ ficheiro:

Permite exportar e gravar o mapa ou listagem num ficheiro. Terá que seleccionar o tipo de ficheiro que pretende gerar, onde pretende que seja gravado e com que nome.

2.3.5 Janelas de Listas

Em qualquer janela onde se encontre, sempre que ao lado do campo a preencher se encontra o botão significa que pode preencher esse campo através de uma lista de registos de uma tabela do sistema. Através da imagem apresentada pretendemos exemplificar como pode operar nestes campos:

Pode aceder à lista através da tecla F2 ou pressionando com o rato o botão apresentado. Com a lista aberta poderá usar um dos seguintes métodos para procurar um registo:

Utilizar as setas do teclado ou o rato para percorrer a lista até encontrar o registo pretendido; Utilizar a tecla F2, para procurar directamente um registo numa coluna da tabela. Mesmo que não

utilize esta tecla se começar a inserir dígitos, o sistema reconhece que está a fazer uma procura e actua como se tivesse utilizado a tecla F2. Se a lista não contiver nenhum registo, o programa selecciona o registo que contém o valor seguinte.

Ao entrar na lista, esta encontra-se ordenada pela primeira coluna. Se carregar na tecla F2, será pedido para indicar um valor relativo à primeira coluna. Se desejar fazer a procura por outras colunas da lista, deverá primeiro ordenar a tabela pela coluna respectiva. Para isso, basta pressionar com o rato o cabeçalho da coluna. Se verificar que a opção que pretende seleccionar não se encontra ainda definida ou que necessita de ser alterada, poderá actualizar a tabela associada à lista através da combinação de teclas CTRL+Insert.

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16 O Sistema de Contabilidade

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O Sistema de Contabilidade 17

3 O Sistema de Contabilidade

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18 O Sistema de Contabilidade

3.1 Características Gerais do Sistema O ContaPlus é um sistema bimoeda, o que lhe permite fazer os lançamentos quer em escudos quer em euros, independentemente da moeda interna escolhida. O método de abertura dos planos de contas foi concebido de forma a impossibilitar inconsistências na estrutura dos mesmos. No entanto, foi mantida a necessária flexibilidade a este nível. Caso verifique à posteriori ter criar mais subcontas, o sistema permite realizar o desdobramento de contas mesmo que estas já tenham valores lançados. Os movimentos da conta a desdobrar são automaticamente transportados para a primeira subconta criada. Os lançamentos são organizados em diários de forma a permitir uma organização dos lançamentos de acordo com os tipos de documentos que são lançados. Os lançamentos são ordenados por um número interno dentro de cada diário, sendo a numeração de um diário independente da dos restantes. Quando está a efectuar lançamentos tem a possibilidade de alterar o número do lançamento que lhe é sugerido pelo sistema. A meio de um lançamento pode também criar novas contas ou centros de custos e consultar o extracto da conta que está a lançar. Independentemente do mês que estiver a lançar tem a possibilidade de tirar mapas e de consultar, alterar, apagar ou inserir lançamentos referentes a qualquer mês. No entanto, tem a possibilidade de impedir a realização de algumas destas operações, definindo quantos meses deseja que fiquem em aberto. Os lançamentos que tiverem sido feitos em meses que já se encontram fechados não podem ser alterados nem apagados. Para além disso, também não podem ser feitos novos lançamentos em meses já fechados.

3.2 Descrição Geral

O ContaPlus foi concebido com o objectivo de não só lhe permitir efectuar a contabilidade da sua empresa tendo em conta os requisitos oficiais, mas também de poder organizar a informação de modo a conseguir extrair do sistema dados relevantes para a gestão. Neste sentido, o sistema fornece-lhe várias opções de trabalho que podem ser usadas em simultâneo ou individualmente:

3.2.1 Contabilidade Geral O sistema fornece-lhe várias ferramentas que lhe permitem maximizar a automatização dos lançamentos. Nomeadamente, tem a possibilidade de definir tipos de lançamentos e associá-los a um conjunto de movimentos, os quais são sugeridos pelo sistema cada vez que é efectuado um lançamento desse tipo. O sistema está também preparado para efectuar automaticamente o lançamento do IVA, sempre que é feito um lançamento numa conta com IVA. Os movimentos de apuramento do IVA são gerados automaticamente, tal como os movimentos de apuramento de resultados do exercício. O fecho do ano e abertura de saldos iniciais do exercício seguinte podem ser feitos automaticamente e, se necessário, virem a ser repetidos. Através do sistema pode obter as Declarações Periódica e Anual do IVA, Livros Selados, Mapas Recapitulativos e Modelo 22. São também emitidas outros mapas, tais como, Balanço, Demonstração de Resultados, Anexos ao Balanço e Demonstração de Resultados, listagens de lançamentos por diário, extractos de contas, balancetes do razão e analítico em vários formatos e o Mapa de Exploração, com a evolução de custos e proveitos.

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3.2.2 Centros de Custo A utilização de centros de custo permite-lhe obter um balancete de custos e/ou proveitos repartidos por obras, secções de produção ou qualquer outra classificação alternativa ao plano de contas. Os lançamentos nos centros de custo podem resultar de imputações efectuadas a partir da Contabilidade Geral, da Contabilidade Analítica ou de ambas. Em qualquer dos casos tem possibilidade de criar até 2 tabelas com diferentes classificações de centros de custo e de fazer o rateio dos valores lançados por vários centros de custos. De forma a tornar a imputação a centros de custo mais rápida e menos trabalhosa, o ContaPlus permite-lhe pré-definir tabelas de rateio por centros de custo e associá-las às contas em que estiver definido que os valores são imputados a centros de custo. Ao efectuar lançamentos em contas com tabela de rateio de centros de custo definidas, a janela de imputação a centros de custo é apresentada já completamente preenchida. Se o operador não desejar efectuar nenhuma alteração relativamente aos centros de custo ou percentagens de imputação pré-definidas, apenas necessita de confirmar o lançamento. No entanto, se desejar efectuar alterações, poderá fazê-lo. O sistema fornece-lhe Balancetes de Centros de Custo que listam, para cada tabela de classificação de centros de custo ou cruzando as classificações de centros de custo, o valor total imputado, mensal e acumulado, e o detalhe das contas da contabilidade com os respectivos valores imputados. O Extracto de Centros de Custo lista, para cada centro de custo ou cruzando as tabelas de classificação de centros de custo, todas as linhas de movimento em que lhe foram imputados valores.

3.2.3 Controlo de Documentos Pendentes O controlo de documentos em aberto destina-se a efectuar um controlo de contas correntes e permite ao utilizador agrupar os lançamentos em grupos saldados ou conciliados. Nas contas com controlo de documentos pendentes pode retirar listagens de Documentos Pendentes e Extractos Conciliados. Na listagem de Documentos em Aberto pode consultar, para cada conta, todos os documentos que se encontram em aberto e o valor por saldar em cada um deles. No Extracto Conciliado são listados todos os lançamentos de aberturas e fechos agrupados entre si.

3.2.4 Reconciliação Bancária A reconciliação bancária permite efectuar a comparação dos movimentos do extracto bancário com os movimentos registados no ContaPlus, nas contas de bancos. O ContaPlus permite consultar o saldo reconciliado registado na conta de bancos, o qual, se a reconciliação estiver correcta, é igual ao saldo apresentado no último extracto bancário reconciliado. Pode emitir um extracto com todos os movimentos reconciliados e com os movimentos por reconciliar.

3.2.5 Orçamentação O sistema permite construir orçamentos com base nas contas da geral e de centros de custo. Através do Balancete Orçamental tem a possibilidade de comparar os valores orçamentados e realizados, incluindo uma análise da evolução do desvio mensal.

3.2.6 Tratamento de Fluxos de Caixa O sistema permite que seja criado um plano de caixa que se destina à execução da contabilidade de caixa e emissão da demonstração de fluxos de caixa. A demonstração dos fluxos de caixa é um mapa que se destina

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20 O Sistema de Contabilidade

a analisar a evolução das contas de caixa e seus equivalentes, isto é, a evolução das disponibilidades imediatas da empresa. A demonstração dos fluxos financeiros permite:

Mostrar como a empresa gera fluxos monetários;

Analisar a solvabilidade da empresa e liquidez para responder a responder a obrigações;

Analisar a necessidade da empresa recorrer ao financiamento externo;

Analisar como variou a situação financeira entre o início e o fim do exercício e o que originou a sua variação.

No ContaPlus a demonstração de fluxos de caixa é obtida através do Método Directo, ou seja, todos os movimentos efectuados às contas de caixa e equivalentes de caixa são classificados em termos do plano de fluxos de caixa. Esta classificação é feita de forma automática pelo sistema, apenas necessitando de ser verificada pelo utilizador. Pode começar a utilizar esta funcionalidade em qualquer momento, uma vez que o sistema gera automaticamente na contabilidade de caixa os lançamentos correspondentes aos movimentos já existentes nas contas de caixa ou equivalente da contabilidade geral.

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Iniciação dos Trabalhos 21

4 Iniciação dos Trabalhos

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22 Iniciação dos Trabalhos

4.1 Primeiro contacto com o ContaPlus

4.1.1 Introdução Nesta secção pretende-se guiar o utilizador para iniciar os trabalhos no ContaPlus. Para tal, apresentam-se os passos a efectuar para iniciar os trabalhos.

4.1.2 Parâmetros Como resultado da abertura da empresa/ano, o ContaPlus preencheu nos parâmetros o ano do processamento e o nome da empresa. Antes de iniciar os trabalhos deve:

Entrar nos parâmetros da aplicação, para confirmar ou alterar a moeda interna. Definir se pretende trabalhar com Fluxos de Caixa assinalando, ou não, a opção ‘Lança Fluxos de Caixa na Contabilidade Geral’. Definir se pretende trabalhar com Contabilidade Analítica assinalando, ou não, a opção ‘Tem Contabilidade Analítica’.

Pressione F1 na form para consultar a definição de moeda interna e para consultar o significado dos campos.

4.1.3 Utilizadores A criação de utilizadores é efectuada em Ficheiros Criar Utilizadores. Deverá seleccionar a opção Editar e em seguida, na ficha do operador, clicar no botão Novo. Ser-lhe-á apresentada uma ficha em branco que lhe permite efectuar o registo do novo utilizador. Após isso, é necessário definir que utilizadores podem aceder a cada empresa e as suas permissões de acesso a funcionalidades ou execução de operações. A definição de permissões é efectuada por grupos de acesso, dentro de cada uma das empresas. Deverá começar por criar os grupos de acesso, definindo as permissões de cada um desses grupos. A criação de grupos de acesso é efectuada em Parâmetros Grupos. Para definir as permissões do grupo, deverá pressionar o botão Permissões de acesso. Na janela de permissões é-lhe apresentada uma lista com o conjunto de janelas que existem na aplicação. Para cada uma delas deverá assinalar as operações que pretende que os utilizadores pertencentes ao grupo possam efectuar.

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Iniciação dos Trabalhos 23

A assignação de um utilizador a um grupo determina as permissões desse utilizador dentro de uma dada empresa. Se um utilizador não for assignado a nenhum grupo, significa que não pode aceder à empresa. A assignação dos utilizadores ao grupo a que pertencem é efectuada em Tabelas de Configuração Utilizadores e Permissões Utilizadores.

4.1.4 Tabelas

4.1.4.1 Tipos de Documentos Ao efectuar os lançamentos terá que indicar o tipo de documento físico que suporta o movimento: Factura, V/Dinheiro, Recibo, Cheque, etc. Por isso, os tipos de documentos utilizados têm que estar criados antes de começar a efectuar lançamentos. Os vários documentos utilizados nas linhas de movimentos dos lançamentos efectuados no sistema são criados nesta tabela. Aconselha-se o uso do código 99 para a descrição de 'Doc.Interno', utilizada pelo programa em operações de apuramento.

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24 Iniciação dos Trabalhos

4.1.4.2 Tipos de Lançamento (Pré-Definidos) A tabela de tipos de lançamentos contém descrições gerais usadas para caracterizar os lançamentos. Em cada lançamento que efectuar, terá que indicar qual o seu tipo, indicando um código desta tabela. Nesta tabela tem que ser criado um registo para o tipo de documento interno utilizado no apuramento, com o mesmo código que foi definido nos Parâmetros da Aplicação. Para cada tipo de lançamento pode definir-se um modelo de lançamento. O preenchimento do modelo de lançamento não é obrigatório, mas recomenda-se que o faça de forma a facilitar e aumentar a rapidez dos lançamentos mais comuns. Se preencher o modelo de lançamento, quando estiver a efectuar lançamentos e indicar o código do tipo de lançamento, o programa de introdução vai apresentando linha a linha as contas indicadas no modelo.

A definição do modelo de lançamento é efectuada através do preenchimento do quadro apresentado na figura. Consiste em indicar as diferentes contas que são lançadas neste tipo de lançamento, o seu tipo de contabilidade geral e a natureza do movimento (débito/crédito).

No modelo de lançamento não necessita de definir as contas de IVA, uma vez que o programa efectua o seu lançamento automaticamente.

Campos. Conta: Neste campo pode inserir a conta que pretende que seja apresentada no lançamento. Pode indicar um valor especificado, uma variável que tenha definido anteriormente ou especificar que não pretende inicializar o campo com nenhuma conta porque pretende decidir no lançamento. Caso pretenda, pode definir uma variável para que a conta lançada possa ser utilizada posteriormente. Pode ainda indicar se a conta introduzida pode ser alterada no lançamento. A conta pode ser registada/definida completamente ou utilizando o símbolo ' - ' em alguns dos seus dígitos. Neste último caso, no acto da introdução do lançamento, o operador só preenche estes algarismos para completar a conta.

Natureza: Indique a natureza do valor a lançar: Débito, Crédito ou vazio para decidir depois. Pode ainda indicar se a natureza introduzida pode ser alterada no lançamento.

Valor: O valor pode ser inicializado com zero, com a aplicação de uma fórmula ou como valor de fecho das linhas anteriores (contrapartida). Caso pretenda, pode definir uma variável para que o valor lançado possa ser utilizado posteriormente. Pode ainda indicar se o valor introduzido pode ser alterado no lançamento.

Entidade / Base tributável:

Neste campo pode inserir a entidade que pretende que seja apresentada no lançamento. Pode indicar que um valor especificado, uma variável que tenha definido anteriormente ou especificar que não pretende inicializar o campo com nenhuma conta porque pretende decidir no lançamento. Caso pretenda, pode definir uma variável para que a conta lançada possa ser utilizada posteriormente. Pode ainda indicar se a conta da entidade introduzida pode ser alterada no lançamento.

Código: Regista o código do tipo de lançamento.

Sigla: A sigla consiste numa abreviatura do tipo de lançamento.

Descrição: Definição do nome do tipo de lançamento

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Iniciação dos Trabalhos 25

Tipo e Número do

documento:

Pode indicar que pretende inicializar os campos no lançamento com valores específicos, com os valores introduzidos na linha anterior ou que pretende que não sejam inicializados para que seja decidido na altura em que está a lançar. Pode ainda indicar se o tipo de documento e número introduzidos podem ser alterados no lançamento.

Descritivo: Pode indicar que pretende inicializar o descritivo no lançamento com valores específicos, com o descritivo introduzido na linha anterior ou que pretende que não sejam inicializados para que seja decidido na altura em que está a lançar. Pode ainda indicar se o tipo de documento e número introduzidos podem ser alterados no lançamento.

Centros de custo: Neste campo pode inserir o Centro de custo que pretende que seja apresentado no lançamento. Pode definir uma repartição por defeito, repartição especificada, um centro de custo específico ou que o centro de custo seja igual ao que foi preenchido na linha anterior. Pode ainda indicar se o centro de custo introduzido pode ser alterado no lançamento.

4.1.5 Diários Na contabilidade os documentos de diferente natureza ou proveniência são, por norma, arquivados em pastas distintas. No ContaPlus, os diários têm a função dessas pastas de arquivo, ou seja, permitir uma organização dos lançamentos de acordo com os tipos de documentos que são lançados. Aconselha-se a que crie no sistema as mesmas pastas que utiliza para efectuar o arquivo físico os documentos. Desta forma, a organização em diários dentro do sistema corresponderá à organização física dos documentos em diferentes pastas ou secções das mesmas. Se mais tarde necessitar de localizar um documento arquivado que já foi lançado no sistema, essa tarefa será muito facilitada. Campos. Contabilidade: Regista o tipo de contabilidade a ser lançada no diário (Geral).

Tipo Lançamento por

defeito: Regista o tipo de lançamento usado no diário. Quando abre um novo lançamento neste diário, o sistema sugere-lhe este tipo de lançamento por defeito.

Espaço Fiscal por defeito:

Neste campo deve seleccionar o espaço fiscal a que se refere o diário de lançamentos. A opção seleccionada será sugerida por defeito nos lançamentos efectuados neste diário. O Espaço Fiscal é determinante para alguns resultados do programa, nomeadamente, o cálculo do IVA, a obtenção dos valores do Anexo R da Declaração Periódica de IVA e a obtenção da Guia de Liquidação do Imposto de Selo. Assim, para as empresa que tenham estabelecimentos em mais do que um espaço fiscal diferentes aconselha-se a criação de um diário para cada espaço fiscal.

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26 Iniciação dos Trabalhos

4.2 Abertura da Contabilidade Geral

4.2.1 Parâmetros do Razão Antes de abrir qualquer conta no plano de contas da contabilidade geral, deverá pelo menos criar nesta tabela os parâmetros da sua conta do razão.

O objectivo desta parametrização é definir para as contas de razão e intermédias certos parâmetros que se aplicam a todas o plano.

Alguns destes parâmetros já não serão pedidos na abertura da contas do plano pelo que se ganha em rapidez e evitam-se erros que possam ocorrer nesta operação.

Outros destes parâmetros, serão na mesma pedidos na abertura das contas e os valores aqui

inseridos servem apenas como valores por defeito. Neste caso, o objectivo é planear aqui a parametrização a adoptar (o utilizador que abre as contas aceita os valores por defeito) sem prejuízo de esta poder ser definida de forma diferente para cada conta individual que constitua excepção.

Chamamos a atenção para os seguintes aspectos muito importantes:

Se decidir alterar esta parametrização, as contas já abertas não são afectadas. No entanto, correndo o 'Diagnóstico Geral' todo o plano será de novo parametrizado de acordo com as alterações efectuadas.

O parâmetro ‘Tem rubrica para as declarações de IVA' é especialmente importante, pois limita

drasticamente o conjunto de contas que terá de analisar para o preenchimento das declarações periódicas de IVA.

Se parametrizar uma conta do razão e uma sua subconta, por exemplo 21 e 21.9, os parâmetros a

utilizar em qualquer subconta da 21.9 a abrir são os definidos para esta. Para as restantes contas da 21, serão utilizados os seus parâmetros.

A importância de definir a imputação a centros de custo é a de possibilitar que o operador no seu

trabalho quotidiano, ao abrir as contas, preencha estes parâmetros de acordo com uma estratégia estudada, sem necessitar de a conhecer ou entender.

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Iniciação dos Trabalhos 27

Campos. È conta de IVA? Define se a conta e as suas subcontas são contas de IVA (24.3).

Tem rubricas para a Declaração de IVA?

Define se a conta e as suas subcontas são contempladas nas declarações de IVA. Nota: Se alterar este campo deverá correr o 'Diagnóstico Geral' nos 'Utilitários'.

Tem Imputação a Centros de Custo por defeito?

Define se a conta e suas subcontas têm ou não imputação a Centros de Custo. O valor aqui definido é apresentado por defeito na criação das contas, podendo no entanto ser alterado conta a conta.

4.2.2 Abertura de Contas Para iniciar o processamento da contabilidade é necessário criar o plano de contas. Um plano de contas não é um conjunto de códigos abertos arbitrariamente mas sim uma estrutura hierárquica, cujo topo é constituído pelas contas do razão ou contas do primeiro grau, que se dividem em subcontas do segundo grau e que por sua vez se subdividem até se atingir o detalhe desejado.

4.2.2.1 Estrutura do Plano de Contas O Plano de Contas corresponde a uma estrutura hierárquica, cujo topo é constituído pelas contas do razão ou contas do primeiro grau, que se dividem em subcontas do segundo grau e que por sua vez se subdividem até se atingir o detalhe desejado. No ContaPlus, o código das contas é composto por números e pontos e o número máximo de dígitos que uma conta pode ter são 19 (12 números e 7 pontos).

A conta do primeiro nível é designada por conta de razão, é de grau 1 e tem no máximo 4 dígitos, todos numéricos.

O código de uma conta do segundo grau consiste no código da sua conta mãe, seguido de um

ponto, seguido de um máximo de quatro dígitos.

Genericamente, o código de uma subconta corresponde ao código da sua conta mãe seguido de um ponto e dos dígitos que a identificam entre as suas irmãs. Dentro desta hierarquia, a conta de maior grau é designada por conta de movimento, sendo todas as outras contas da hierarquia, excepto a conta de razão, designadas contas intermédias.

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28 Iniciação dos Trabalhos

Ao codificar uma conta com 63.2.01.1, define-se imediatamente o seu grau e toda a sua hierarquia, sendo neste exemplo o grau da conta igual a quatro. Esta conta é subconta da 63.2.01 de grau três. Esta última é subconta da 63.2 de grau dois que por sua vez é subconta da 63 de grau um.

Chama-se a atenção para o facto de as contas 63.2.01.1 e 63.2.011 serem inteiramente diferentes. A primeira é de grau quatro e subconta da 63.2.01, a segunda é de grau três e subconta da 63.2.

4.2.2.2 Codificação das Contas Uma conta pode ter no máximo grau 8. Em cada grau o seu código pode ter no máximo 4 dígitos. Para cada conta poderá abrir subcontas com o número de dígitos entre 1 e 4. No entanto, as subcontas irmãs terão que ter o mesmo número de dígitos.

Exemplos: 63.2 é a conta mãe. A sua primeira subconta poderá ser codificada como: 63.2.1 poderá ter 9 subcontas 63.2.01 poderá ter 99 subcontas 63.2.001 poderá ter 999 subcontas 63.2.0001 poderá ter 9999 subcontas

Caso se verifique à posteriori ter escolhido a codificação errada por necessidade de criar mais subcontas, poderá recorrer ao utilitário 'Alterar Estrutura de Contas' nos 'Utilitários -> Utilitários Gerais'.

4.2.2.3 Processo de Abertura de Contas O processo de abertura do plano deve iniciar-se através das contas mais analíticas (de maior grau), pois quando criar uma conta o sistema assume sempre que ela é de movimento. Após criar a conta de movimento, o programa procura a subconta.

Caso esta não exista pede-lhe a designação das contas de grau inferior até atingir a conta do razão. Não pode fechar a janela sem criar todas as subcontas até à conta do razão.

Se esta já existe e é conta de movimento, a conta já existente passa a conta intermédia e todo o

movimento efectuado é transferido para a nova conta criada. Por outro lado, nas contas de movimento, é necessário definir mais elementos, visto serem as contas em que se lançarão valores. Nas restantes contas só tem que indicar a designação. Se a abertura do plano for feita através das contas de maior grau, o programa pedirá o preenchimento de todos os campos pois parte do pressuposto que está a abrir uma conta de movimento.

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Iniciação dos Trabalhos 29

4.2.2.4 Campos da conta Seguidamente examinam-se os campos a preencher ao abrir uma conta de movimento.

Geral Código Código da conta, composto por números e pontos.

Descrição da Conta Designação da conta.

Conta de Moeda Fixa? Nas contas de moeda fixa deve ser estabelecida a moeda em que se

processam as transacções (escudo ou euro) e só podem ser movimentadas nessa mesma moeda.

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30 Iniciação dos Trabalhos

Imputação a Os campos de definição de imputação destinam-se a identificar se os movimentos efectuados na conta devem ser imputados de forma a obter outros resultados no sistema.

Documentos pendentes

Define se nesta conta é utilizado o controlo de documentos pendentes (em aberto). Em todos os lançamentos efectuados a essas contas, o programa abre uma janela para lançar os documentos de abertura ou fecho correspondentes. As contas em que se efectua o controlo de documentos em aberto têm que ser contas de moeda fixa.

Quando activa o controlo de documentos numa conta, o sistema gera os movimentos de abertura para todos os movimentos já efectuados nessa conta.

Quando desactiva o controlo de documentos numa conta, o sistema apaga todos os movimentos de abertura e/ou correspondentes aos movimentos já efectuados a essa conta.

Centros de Custo Este campo é preenchido por defeito de acordo com o que foi definido nos Parâmetros de Contas do Razão, podendo no entanto ser alterado. Se assinalar o campo, quando efectuar lançamentos na conta o sistema abre a janela de introdução dos centros de custo para indicar quais os centros de custo a que deseja efectuar a imputação dos valores lançados.

Quando define que uma conta tem imputação a centros de custo, o sistema verifica se existem movimentos lançados à conta. Caso existam, o sistema faz a imputação de todos os movimentos dessa conta ao primeiro centro de custo de cada uma das tabelas de centros de custo que estiver criada nos Parâmetros de Configuração.

Quando desactiva esta opção numa conta, o sistema verifica se existem movimentos lançados à conta. Caso existam, as imputações aos centros de custo são apagadas. Pode definir até 2 tabelas de Centros de Custo.

Rateio Este campo permite-lhe associar uma tabela de rateio de centros de custo à conta, tornando mais rápido e fácil, os lançamentos a centros de custo. Ao efectuar lançamentos em contas com este campo preenchido, a janela de imputação a centros de custo é apresentada já completamente preenchida. Se o utilizador não desejar efectuar nenhuma alteração relativamente aos centros de custo ou percentagens de imputação predefinidas, apenas necessita de confirmar. No entanto, se desejar, pode alterar os centros de custo ou percentagens que são apresentadas.

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Iniciação dos Trabalhos 31

É conta especial de

Destina-se a identificar as contas especiais de caixa, imposto de selo, retenção de IR e Iva e caracteriza-las em aspectos específicos.

Caixa ou Equivalente Caso tenha assinalado a opção 'Lança Fluxos de Caixa na Contabilidade Geral' nos Parâmetros de Configuração esta opção aparecerá disponível em todas as contas pertencentes à classe 1. Serve para poder indicar se a conta é uma conta de caixa ou equivalente. As contas equivalentes de caixa são as contas com uma disponibilidade inferior a 3 meses. Se for esse o caso, deve assinalar esta opção.

Cada vez que efectuar um lançamento a uma conta em que esteja assinalada esta opção, o sistema permite-lhe fazer o lançamento respectivo na Contabilidade de Caixa e sugere-lhe o lançamento a efectuar.

Se assinalar esta opção numa conta em que já tenham sido efectuados movimentos, o sistema gera automaticamente os respectivos lançamentos na contabilidade de caixa.

Bancos, utilizando reconciliação

Nas contas em que pretender efectuar a reconciliação bancária, deve assinalar esta opção.

IVA Indica se a conta regista valores de IVA. Esta opção não pode ser alterada pelo utilizador. O seu preenchimento é controlado pelo sistema em função do que estiver definido nos Parâmetros do Razão. Caso a conta razão esteja definida como “Conta de IVA” nos parâmetros, esta opção aparecerá seleccionada nesta tabela. Caso contrário, não poderá ser seleccionada pelo utilizador.

Regime de IVA, Débito/Crédito:

Caso a opção anterior esteja seleccionada, o utilizador deve, neste campo, indicar qual o regime de IVA utilizado (Reduzido, Intermédio ou Normal), e qual a natureza do registo (Débito ou Crédito).

Informação de IVA.

Conta de IVA associada:

Este campo só é pedido para as contas parametrizadas com ‘Tem rubrica para as declarações de IVA’.

Caso seja aplicável, indica-se aqui a conta de IVA utilizada quando se movimenta a conta que se está a criar para o programa efectuar o seu lançamento automático. Assim sendo, este campo só deve ser preenchido nas contas que são de incidência de IVA.

Este campo pode ser preenchido com uma conta de IVA de movimento ou com uma conta mãe. Se esta conta apenas movimenta verbas relativas a um único regime de IVA, pode indicar uma conta de IVA que seja de movimento. Caso contrário, só poderá indicar a conta de IVA mãe (sem definir o último dígito). Quando efectuar o lançamento a esta conta o programa pede o regime de IVA para determinar qual das subcontas de IVA deve utilizar no lançamento automático.

Rubricas das Declarações Periódica/Anual:

Estes campos devem ser preenchidos com o código das rubricas das respectivas Declarações de IVA. O código das rubricas corresponde à forma como o campo é identificado no impresso oficial da declaração. Na declaração periódica corresponde apenas a um número. A declaração anual constitui o Anexo L da Declaração Anual de IRS, IRC e IVA, no qual todos os campos se iniciam por L. Logo, a rubrica é identificada através de um código alfanumérico.

Natureza: Determina os movimentos da conta que são considerados para cálculo dos valores de cada uma das Declarações de IVA: Débito; Crédito; Débito/Crédito; ou Crédito/Débito.

Regista movimentos para a Declaração Recapitulativa

Determina se nesta conta são registados valores de IVA que devam constar na Declaração Recapitulativa. Caso esta opção seja seleccionada, é necessário identificar o tipo de operação que é

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32 Iniciação dos Trabalhos

registado na conta, para que os valores sejam discriminados no mapa. Nota: Nos movimentos efectuados a contas que registam valores para a Declaração Recapitulativa, o utilizador é obrigado a identificar o número de contribuinte do cliente ao qual foi efectuada a venda e esse cliente tem sempre que pertencer a um país da comunidade europeia.

Regista movimentos para o Anexo O/P:

Determina se a conta regista ou pode registar valores para os mapas recapitulativos de clientes (Anexo O) ou fornecedores (Anexo P) Ao efectuar lançamentos a contas em que alguma destas opções esteja assinalada o utilizador terá que indicar o número de identificação fiscal da entidade com a qual realizou a transacção.

Nota: Caso saiba que na maioria dos clientes/fornecedores não atinge o montante mínimo de transacções definido legalmente, para não ter que identificar a entidade em todos os lançamentos a contas de anexo O ou P, pode seleccionar o parâmetro “Nos lançamentos inicializa o campo Id.Fiscal com ”. Neste caso, o campo é automaticamente inicializado com “*”, não necessitando de o preencher.

4.2.3 Abertura dos Centros de Custo

4.2.3.1 Tabela de Centros de Custo Os centros de custo são utilizados para obter um balancete de custos e/ou proveitos repartidos por obras, secções de produção ou qualquer outra classificação alternativa ao plano de contas. O sistema permite trabalhar com 2 classificações de centros de custos. Por exemplo, se pretender conhecer os custos da empresa por sector, não necessita de dividir as contas de custos na Contabilidade Geral por sectores. Pode definir uma tabela de centros de custo com cada sector, criar uma outra tabela com os tipos de custos e uma outra tabela em que defina os vários custos. Em cada movimento efectuado na contabilidade geral às contas de custos, deverá indicar o código do sector a imputar, classificar o custo por tipo de custo e indicar o código do custo na terceira tabela criada. Através do Balancete de Centros de Custo poderá depois obter a informação sobre as imputações efectuadas, cruzando as várias classificações de centros de custo.

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Iniciação dos Trabalhos 33

4.2.3.2 Utilização dos Centros de Custo Para preparar esta análise é necessário:

Definir nos parâmetros de configuração a designação das tabelas de centros de custo que pretende utilizar. Ao definir a designação das tabelas está, simultaneamente, a definir o número de tabelas que pretende utilizar;

Introduzir, para cada uma das tabelas de centros de custo, os centros de custo que irá utilizar. A

introdução de centros de custos consiste em inserir os códigos, siglas e designações dos centros de custos para cada uma das tabelas.

Seleccionar as contas da contabilidade cujos valores devem ser imputados a centros de custos. Para

tal é necessário definir nos planos de contas da Contabilidade quais as contas que têm imputação a centros de custo. Esta tarefa será facilitada se previamente tiver definido nos Parâmetros das Contas do Razão as contas que têm imputação a centros de custo.

Se já estiver a trabalhar com centros de custo e inserir uma nova tabela de centros de custo nos Parâmetros de Configuração, o sistema verifica se existem lançamentos efectuados a contas para as quais esteja definida imputação a centros de custo. Caso existam, cria um centro de custo na tabela e, em todos os movimentos que foram imputados a centros de custo, efectua a imputação ao centro de custo que criou. Se retirar uma das tabelas de centros de custo dos Parâmetros de Configuração, o sistema verifica se já existem lançamentos efectuados a contas com imputação a centros de custo. Caso existam, apaga todos os centros de custo dessa tabela e elimina, em todos os lançamentos, a imputação feita aos centros de custo dessa tabela. Se no registo de um conta no Plano de Contas definir que essa conta tem imputação a centros de custo, o ContaPlus verifica se existem movimentos lançados à conta. Caso existam, o sistema faz a imputação de todos os movimentos dessa conta ao primeiro centro de custo de cada uma das tabelas de centros de custo que estiver criada nos Parâmetros de Configuração. Se numa conta estiver definido que imputa valores a centros de custo e se desactivar essa opção, o sistema verifica se existem movimentos lançados à conta. Caso existam, as imputações aos centros de custo são apagadas.

4.2.3.3 Tabela de Rateio por Centros de Custo A tabela de rateio por centros de custo permite-lhe pré-definir formas de rateio dos valores por centros de custo, as quais podem ser associadas às contas para as quais definiu que efectua a imputação a centros de custo. Ao efectuar lançamentos em contas com tabela de rateio de centros de custo definidas, a janela de imputação a centros de custo é apresentada já completamente preenchida. Desta forma, o lançamento a centros de custos é automatizado, tornando-se mais rápido e menos trabalhoso. Se o operador não desejar efectuar nenhuma alteração relativamente aos centros de custo ou percentagens de imputação predefinidas, apenas necessita de confirmar. No entanto, se desejar efectuar alterações, poderá fazê-lo.

4.2.4 Abertura do Plano de Caixa O plano de caixa destina-se à construção da demonstração de fluxos de caixa. A demonstração dos fluxos de caixa é um mapa que se destina a analisar a evolução das contas de caixa e seus equivalentes, isto é, a evolução das disponibilidades imediatas da empresa.

Para retirar a Demonstração de Fluxos de Caixa do sistema, é necessário que todos os movimentos da contabilidade geral efectuados nas contas de caixa ou equivalentes sejam classificados em termos do fluxo que originam. Para isso, é necessário classificar qual a conta da contabilidade de caixa que deve ser movimentada cada vez que efectua um lançamento a caixa ou equivalente. Desta forma, é necessário que crie um plano de contas de caixa, cujas contas correspondem aos fluxos em que são classificados os movimentos efectuados nas contas de disponibilidade imediata.

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34 Iniciação dos Trabalhos

4.2.4.1 Plano de Caixa O Plano de Caixa é criado em Tabelas de Configuração Tratamento Fluxos de Caixa Plano de Caixa. Este menu só estará acessível se nos Parâmetros da Aplicação – Gerais, tiver assinalado a opção ‘Lança Fluxos de Caixa na Contabilidade Geral’.

Nota: O plano de caixa já vai criado por defeito. No entanto, deve verificar se contem todas as rubricas que pretende ver discriminadas na demonstração de fluxos de caixa. Caso pretenda criar ou alterar alguma conta deve Ter em atenção que a estrutura do Plano de Contas de Caixa obedece à mesmas regras que qualquer outro plano criado no sistema.

4.2.4.2 Tabela de Ligação ao Plano de Caixa A classificação das contas de caixa a lançar quando são efectuados lançamentos a contas de caixa ou equivalente, é definida através da Tabela de Ligação ao Plano de Caixa.

A classificação definida nesta tabela é utilizada para o sistema sugerir os lançamentos a efectuar na contabilidade de caixa. Sempre que efectuar um lançamento em alguma conta que esteja classificada no plano de contas como conta de caixa ou equivalente de caixa, o sistema vai verificar se nas linhas de movimento anteriores desse lançamento lançou alguma conta que esteja definida nesta tabela, sugerindo-lhe o lançamento no Plano de Caixa. A tabela de ligação ao plano de caixa é definida para grupos de contas.

Por exemplo, se definir que a conta 21 - Clientes é classificada no Plano de Caixa como 1.1.01 - Recebimentos de Clientes, esta classificação será aplicada a todas as subcontas da conta 21. Se definir esta relação para uma conta do razão e para uma conta intermédia (Exemplo: 21 e 21.9) a classificação estabelecida para a conta do razão (21) é utilizada em todas as suas subcontas, excepto nas da conta intermédia (21.9) em que essa classificação foi especificamente definida.

Nota: Esta tabela já vai definida por defeito, de acordo com o plano standard, devendo por isso ser verificada pelo utilizador. No entanto, dado que a definição está efectuada para contas de grau três da contabilidade geral, a tabela standard será aplicável na maioria dos casos.

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Iniciação dos Trabalhos 35

4.2.5 Tabelas de IVA

As tabelas de IVA destinam-se a facilitar a confirmação da parametrização das contas de IVA e de Incidência de IVA para as Declarações Periódica e Anual. Ordenando as tabelas tem a possibilidade de verificar quais as contas que irão influenciar cada uma das rubricas das Declarações e de efectuar as alterações que considerar necessárias.

4.2.5.1 Contas de IVA Esta tabela apresenta todas as contas que foram definidas no Plano de Contas da Geral como sendo contas de IVA.

4.2.5.2 Contas de Incidência de IVA Esta tabela apresenta todas as contas que foram definidas no Plano de Contas da Geral como sendo contas com rubricas para a declaração de IVA. Permite-lhe filtrar os registos para verificar quais as contas que registam valores para os mapas recapitulativos e anexo das transacções Intracomunitárias da declaração periódica.

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36 Iniciação dos Trabalhos

4.2.6 Abertura de Clientes, Fornecedores e Outros Nesta tabela são registados os números de identificação fiscal de todos os clientes, fornecedores e outros devedores/credores com o intuito de:

Providenciar o suporte para os mapas recapitulativos de clientes e fornecedores, registando aqui os seus nomes e número de contribuinte.

Facilitar o preenchimento do campo de identificação fiscal nos movimentos de compras e vendas,

permitindo digitar em vez dele o nome ou a conta corrente da entidade, que o programa fará a substituição automática.

Providenciar uma lista ordenada alfabeticamente de clientes e fornecedores que, no acto do

lançamento, poderá utilizar para obter a sua conta corrente.

A abertura deste ficheiro é simplificada caso o terceiro possua conta corrente aberta, pois ao indicar a mesma, o nome da entidade é preenchido automaticamente a partir da designação da conta.

Identificação fiscal Número de identificação fiscal do cliente ou fornecedor.

Identificação Designação Regista o nome do cliente, fornecedor ou outro devedor e credor.

País Destina-se a indicar o país de origem da entidade. Caso o pais que pretende associar não esteja na lista, deverá cria-lo na tabela de países acedendo directamente pressionando Ctrl+Insert neste campo, ou através do menu Tabelas de Configuração -> Gerais.

Entidade Define se a entidade é colectiva ou singular.

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Iniciação dos Trabalhos 37

Contas Correntes

Clientes Deve preencher este campo se a entidade for um cliente. Neste caso deve seleccionar a conta corrente respectiva.

Fornecedores Caso a entidade seja um fornecedor deve aqui indicar qual a conta corrente respectiva.

Outros Neste campo deve indicar a conta corrente de entidades que não sejam consideradas clientes ou fornecedores, mas que a empresa mantenha relações comerciais. Nota: as contas correntes de fornecedores de imobilizado (26.1) não devem ser aqui registadas. Se o forem, ao fazer lançamentos de aquisição de imobilizado, a conta não será sugerida no lançamento. As contas correntes de fornecedores de imobilizado deverão ser indicadas no campo de fornecedores.

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38 Lançamentos

5 Lançamentos

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Lançamentos 39

5.1 Introdução Designa-se por lançamento o conjunto de linhas de movimentos a débito e a crédito efectuados às contas da contabilidade. Cada lançamento consiste, em geral, no conjunto de movimentos associado a um ou mais documentos (factura, n/crédito...). No ContaPlus, os lançamentos são organizados em diários e numerados sequencialmente com um número interno. Assim, sempre que pretender efectuar novos lançamentos, consultar ou a alterar lançamentos já efectuados, terá que primeiro escolher o diário que lhes corresponde. Para efectuar lançamentos seleccione Financeira Lançamentos. Depois de escolhido o diário, será apresentado um ecrã com o resumo dos lançamentos efectuados ao diário escolhido. Aqui, cada lançamento está apresentado numa só linha, com o valor total dos movimentos efectuados.

A realização de um novo lançamento divide-se em duas partes: Em primeiro lugar é apresentado o cabeçalho do lançamento, onde são inseridos os elementos do lançamento que irão ser comuns a todas as linhas de movimentos introduzidas e irão condicionar o comportamento do sistema; Depois de confirmado o seu preenchimento, o programa irá pedir cada linha de movimento, com a sua conta e valor a débito ou a crédito;

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40 Lançamentos

5.2 Lançamentos à Geral

5.2.1 Introdução Um lançamento inicia-se a partir da escolha do diário. Em primeiro lugar é apresentado o cabeçalho do lançamento, onde são inseridos os elementos do lançamento que irão ser comuns a todas as linhas de movimentos introduzidas e irão condicionar o comportamento do sistema. Depois de confirmado o seu preenchimento, o programa irá pedir cada linha de movimentos, com a sua conta e valor a débito ou a crédito.

5.2.2 Cabeçalho do Lançamento Esta janela apresenta o lançamento com o cabeçalho na parte superior e as linhas na parte inferior. O cabeçalho é inserido ou alterado directamente nesta janela. As linhas são editadas numa janela abaixo que é aberta quando se entra em edição de linhas.

Campos. Diário

Indica o código do diário em que foi efectuado o lançamento.

Se pretender efectuar lançamentos noutro diário, basta alterar este campo e pode efectuar lançamentos no novo diário seleccionado.

Número Interno Corresponde ao número sequencial atribuído a cada lançamento dentro de um diário.

Quando inicia um lançamento este campo é automaticamente preenchido pelo sistema. O programa atribui ao lançamento o número seguinte ao último lançado no diário, permitindo, no entanto, que o mesmo seja alterado. Para o alterar terá que aceder ao campo com o rato.

Se nos Parâmetros da Aplicação estiver definido que um número interno já atribuído a um lançamento pode ser repetido, o sistema permite-lhe que substitua o número interno sugerido pelo número de um lançamento já efectuado.

Se nos Parâmetros da Aplicação estiver definido que um número interno já atribuído a um lançamento não pode ser repetido, se substituir o número interno sugerido pelo número de um lançamento já efectuado, o sistema permite-lhe visualizar e alterar as linhas de movimento desse movimento mas não criar outro com o mesmo número.

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Lançamentos 41

Campos. Data Lançamento Este campo define a data com que são contabilizados todos os movimentos do lançamento. O sistema atribui por defeito a data indicada nos parâmetros de configuração. Se alterar a data que lhe é sugerida para uma data posterior à definida nos parâmetros da aplicação, o sistema pergunta-lhe se deseja alterar a data dos parâmetros. Em caso afirmativo, a partir de então será essa a data sugerida quando for efectuar lançamentos. Nota: A data pode ser digitada manualmente, no formato dd-mm-aaaa. Em alternativa pode pressionar com o rato a seta que se encontra do lado direito do campo e seleccionar a data a partir do calendário que lhe é apresentado.

Tipo de Lançamento Define o tipo de lançamento a efectuar. Por defeito este campo é preenchido com o código atribuído na tabela de diários, mas pode ser alterado. No caso de saber o código do tipo de lançamento que pretende seleccionar, poderá digitá-lo directamente no campo. Caso não saiba o código do tipo de lançamento poderá seleccioná-lo a partir da lista de Tipos de Lançamentos. Nota: Para ter acesso à lista poderá pressionar com o rato o botão do lado direito do campo ou utilizar a tecla F2. Com a lista de tipos de lançamentos aberta pode criar novos registos na tabela ou alterar os já existentes. Utilizando as teclas Ctrl+Insert o sistema permite-lhe ter acesso à tabela para efectuar estas operações.

Descrição Descrição geral do lançamento, que é visualizada no resumo. Se não for digitada é automaticamente preenchida com a designação da conta lançada na 1ª linha de movimento.

Totais Estes campos são preenchidos automaticamente pelo sistema, não podendo ser alterados pelo utilizador.

Utilizador: Indica o código de utilizador que efectuou o lançamento.

Total a Débito/Crédito: Indica o valor total de movimentos a débito e a crédito no lançamento. Quando está a efectuar lançamentos estes campos apresentam o total a débito e crédito dos movimentos já inseridos no lançamento.

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42 Lançamentos

5.2.3 Linhas de Movimentos

Descrevem-se, em seguida, alguns dos campos desta janela:

Campos. N.º Linha Indica o número desta linha de movimento no presente lançamento. Ao criar linhas novas este número é atribuído automaticamente a partir do número anterior. Pode utilizar este campo para:

Mudar de linha, digitando o número que pretende ver ou editar;

Criar uma linha com um número específico.

Copiar uma linha: se estiver posicionado numa linha

existente, e preencher este campo com um n.º de linha novo, o conteúdo da linha anterior será copiado para a que vai inserir.

Data Data do documento. Esta data é meramente indicativa. Os

movimentos são contabilizados com a data indicada no cabeçalho do lançamento, independentemente da dada do documento.

Número Número do documento.

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Lançamentos 43

Campos. Conta Regista a conta que é movimentada. O sistema permite-lhe aceder ao extracto da conta se premir a tecla

neste campo após ter seleccionado a conta pretendida. Caso digite uma conta que não seja de movimento ou não existe no Plano de Contas, ao tentar abandonar o campo, o sistema abre a lista de contas para que seleccione uma conta válida. Este campo pode ser preenchido através das seguintes formas:

Se na tabela de tipo de lançamentos definiu as contas a lançar na grelha de movimentos, este campo é sugerido pelo sistema. As linhas de movimentos do lançamento serão sugeridas em função dos dados introduzidos na grelha e pela mesma ordem. As linhas de IVA geradas serão inseridas entre estas linhas pré-definidas.

Se na tabela de tipo de lançamentos não definiu a grelha de

movimentos relativamente ao tipo de lançamento que está a efectuar, terá que indicar a conta a lançar. Pode digitar o código da conta directamente no campo ou seleccioná-lo a partir da lista de contas. Para ter acesso à lista poderá pressionar com o rato o botão do lado direito do campo ou utilizar a tecla F2. Com a lista de contas aberta pode criar ou alterar contas na tabela, utilizando as teclas Ctrl+Insert para ter acesso à realização destas operações.

Nota: Se está a lançar a última linha e indicou um número de

contribuinte nalguma linha anterior do lançamento, ao premir a tecla o programa identifica a conta do cliente ou fornecedor a lançar e calcula automaticamente o valor que salda o lançamento.

Importâncias Indica o valor a movimentar a Débito ou a Crédito.

Se a conta lançada na linha tem IVA ao premir a tecla no campo Valor, retira o IVA ao valor introduzido. Se está na última linha do lançamento poderá pressionar o botão Fechar ou tecla para obter o valor que salda o lançamento e posicionar-se logo no botão OK.

Descritivo Regista uma descrição relativa ao movimento.

Dados para os mapas do IVA

Regime de IVA: Este campo só está activo se a conta movimentada tiver sido criada no Plano de Contas com o campo ‘conta de IVA associado’ preenchido. Nesse caso, podem ocorrer duas situações distintas: A conta lançada tem o campo 'Conta de IVA associada’ preenchido com uma conta de IVA. Neste caso, o regime de IVA é automaticamente preenchido pelo sistema. O regime de IVA é o correspondente à conta associada.

Por exemplo, se no Plano de Contas definiu que a conta 7112 está associada à conta de IVA 2433112, e nesta conta está definido que o Regime de IVA é Normal, quando fizer um lançamento na conta 7112 o campo ‘regime de IVA’ é automaticamente preenchido com Normal e não o pode alterar.

A conta lançada tem o campo 'conta de IVA' preenchido com a conta mãe de um conjunto de contas de IVA. Neste caso, quando faz um lançamento nessa conta terá que definir o regime de IVA a ser utilizado.

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44 Lançamentos

Por exemplo, supondo que no Plano de Contas definiu que a conta 7112 está associada à conta de IVA 243311. Sendo esta uma conta mãe de um conjunto de contas de IVA, o seu regime de IVA não está definido no Plano de Contas. Assim, quando fizer um lançamento na conta 7112 o sistema permite-lhe preencher o campo ‘regime de IVA’, sugerindo-lhe por defeito o regime normal mas permitindo a sua alteração.

O preenchimento deste campo influencia o lançamento automático do IVA. Sempre que é feito um movimento em que o campo ‘regime de IVA’ está preenchido com um regime que, no Espaço Fiscal onde se localiza a transacção tem uma taxa de IVA diferente de zero, o sistema gera automaticamente o movimento na conta de IVA correspondente.

Nota: Se pretender que o movimento respeitante ao IVA não seja efectuado automaticamente pelo sistema, no momento em que a linha aparecer no ecrã, digite Ctrl+Insert ou actue no botão Novo para passar por cima dela e seguir a introdução.

Espaço Fiscal (E.F.): O espaço fiscal indica o local onde se realiza a transacção. Este campo é sugerido automaticamente pelo sistema, em função do Espaço Fiscal definido para o diário em que está a efectuar o lançamento.

O preenchimento deste campo é determinante para os seguintes resultados:

Taxa de IVA utilizada na geração do movimento de IVA: a taxa de IVA utilizada em cada movimento depende da conjugação da informação regime de IVA/espaço fiscal. O programa utiliza a taxa de IVA que estiver definida nos parâmetros da aplicação para o regime de IVA do movimento, no espaço fiscal em que o mesmo se realiza.

Determinação da localização da transacção para efeitos do IVA: determina se os valores do movimento devem constar na declaração periódica de IVA ou no anexo referente às operações realizadas em espaço fiscal diferente da sede. Da mesma forma, determina se os valores do movimento devem constar no Anexo L da Declaração Anual ou no Anexo M.

Determinação do local de liquidação do imposto de selo. Nas contas que registam valores de imposto de selo a liquidar, indica-se se o espaço fiscal em que o mesmo deve ser pago.

Taxa de IVA: A taxa de IVA é determinada automaticamente em função do Regime de IVA e do Espaço Fiscal.

Valor do IVA: Este campo é utilizado exclusivamente para o cálculo dos valores que são apresentados nos mapas recapitulativos (Anexo O e P). O seu preenchimento só é efectuado quando a conta movimentada tem Anexo O ou Anexo P e ‘conta de IVA associada’. O valor do IVA, é calculado aplicando esta taxa ao valor do movimento e pode ser alterado pelo utilizador. Se a alteração diferir pouco do valor calculado, o sistema considera que são diferenças de arredondamento. Caso contrário dá erro. O valor do IVA aqui registado é utilizado para gerar o lançamento do IVA. Nota: Este campo regista o valor do IVA liquidado ou o valor do IVA dedutível liquidado pelo fornecedor. Isto é, regista o valor do IVA quando este vem expresso no documento. Por exemplo, nas compras intracomunitárias não se registam aqui valores de IVA.

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Lançamentos 45

Campos. Dados para os mapas recapitulativos

Entidade: Este campo corresponde ao número de identificação fiscal da entidade a que efectuou a venda ou a compra. O seu preenchimento é pedido pelo ContaPlus sempre que:

Esteja a ser movimentada uma conta que tenha assinalado a opção “Regista movimentos para o Anexo O/ P”, para que seja possível o registo dos valores nos Mapas Recapitulativos de Clientes e Fornecedores (Anexos O e P da Declaração Anual). Neste caso, se não pretender indicar o número de contribuinte da entidade por considerar que a mesma não atingirá o valor mínimo para o mapa, poderá preencher o campo com *.

Sempre que esteja a ser feito um movimento a uma conta que “Regista movimentos p/ Anexo I” (Declaração Periódica de IVA). Neste caso, a indicação de um número de identificação fiscal existente na tabela de terceiros é obrigatório e a entidade tem que pertencer a um país da comunidade europeia.

Sempre que esteja a movimentar uma conta classificada como vendas em território nacional, para identificar as vendas isentas com direito à dedução destinadas ao anexo à declaração periódica do Iva - relação de clientes, usada nos pedidos de reembolso.

Sempre que esteja a movimentar uma conta classificada como compras em território nacional ou compras intracomunitárias ou compras assimiladas a intracomunitárias, para identificar as compras em que se deduz Iva, destinadas ao anexo à declaração periódica do Iva – relação de fornecedores, usadas nos pedidos de reembolso.

Se estiver a movimentar uma conta que esteja identificada como conta especial de I.R. Retido e cujos valores tenham que discriminados por entidade no Anexo J da Declaração Anual.

O seu preenchimento pode ser efectuado de quatro formas distintas:

Digitando o número de identificação fiscal. Caso não tenha ainda aberto ficha na tabela de Clientes e Fornecedores para o cliente ou fornecedor pode fazê-lo nesta altura.

Digitando o código da sua conta corrente. Desde que exista a uma ficha aberta na tabela de Clientes e Fornecedores com o campo conta corrente preenchido com o mesmo código, o sistema preenche automaticamente o número de identificação fiscal.

Digitando o nome completo do cliente ou fornecedor. Desde que exista uma ficha aberta na tabela de Clientes e Fornecedores com o campo ‘Designação Social’ preenchido com o mesmo nome, o sistema preenche automaticamente o número de identificação fiscal.

Digitando parte do nome do cliente e utilizando a tecla F2 para aceder à lista alfabética. Seleccionando um registo na lista, o campo da identificação fiscal fica preenchido.

Dados Associados Esta zona do lançamento destina-se a ser utilizada para o registo de

Centros de custo ou definir a tabela de rateio, Fluxos de caixa e Aberturas e fechos.

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46 Lançamentos

5.2.4 Guia da Operação Quando acaba de preencher o cabeçalho do lançamento o sistema abre a janela das linhas de movimento. Ao pressionar OK para concluir a gravação da primeira linha, entra automaticamente em nova linha. Os elementos do documento são assumidos como sendo iguais ao da primeira linha o programa posiciona-se na conta. Para alterar o documento, poderá usar as teclas Shift+Tab de forma a andar para trás até ao campo que deseja alterar.

Caso o tipo de lançamentos registado no cabeçalho utilize um modelo de lançamento, as linhas seguintes vão apresentando as contas indicadas no modelo. Se pretender repetir a conta de uma linha do modelo, confirme a linha com OK e Repete em vez de OK.

Caso lance uma conta da contabilidade geral com conta de IVA definida, o programa gera automaticamente a linha do IVAa e coloca-se sobre o botão OK. Em casos especiais poderá pretender cancelar esta linha, para o que bastará pressionar o botão Novo (ou Ctrl+Ins).

Quando chegar à última linha do lançamento, pode usar a tecla de contrapartida (Botão de Fechar) para saldar o lançamento sem digitar o valor. Caso tenha indicado um cliente/fornecedor nas linhas anteriores para o qual está definida a conta corrente, poderá usar a tecla de contrapartida logo na conta.

Se pretender abandonar a edição de linhas sem ter os movimentos balanceados, e a contabilidade a lançar a isso o obriga, o programa não o deixará sair desta janela. Para regularizar as linhas deverá usar as setas ou mudar de n.º de linha e editar as linhas deste lançamento de forma a balancear este conjunto de linhas.

5.2.5 Movimentos com IVA Se a conta lançada na linha de movimentos tem IVA, podem acontecer três situações, dependendo da forma como foi preenchido o campo 'Conta de IVA' ao abrir a conta.

A conta lançada tem o campo 'Conta de IVA associada’ preenchido com uma conta de IVA. Neste caso, após completar a linha, é automaticamente gerado o movimento de IVA. O valor do IVA resulta da aplicação de uma taxa que corresponde à do regime de IVA da conta associada no espaço fiscal do movimento.

A conta lançada tem o campo 'Conta de IVA associada' preenchido com a conta mãe de um

conjunto de contas de IVA (correspondentes a diferentes regimes). Neste caso, antes de registar o valor à conta, ser-lhe-á pedido o regime de IVA, de forma a permitir ao sistema escolher a subconta correcta e gerar igualmente o lançamento seguinte. O sistema sugere o regime de IVA “Normal”, visto ser o mais frequente, mas pode alterá-lo.

A conta lançada tem o campo 'Conta de IVA associado' vazio. Neste caso não será gerado o

movimento respeitante ao IVA. No caso de não preencher o campo regime de IVA, também não será gerado qualquer movimento de IVA.

5.2.6 Grelhas de Movimentos Se ao definir o tipo de lançamento preencheu a grelha de movimentos ao lançar as linhas de movimento o programa apresenta-lhe, pela ordem em que foram inseridas na grelha, o conjunto de contas e as naturezas a débito ou a crédito, pelo que só tem que indicar o valor a lançar. As linhas geradas de IVA serão inseridas entre estas linhas pré-definidas.

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Lançamentos 47

5.2.7 Imputação a Centros de Custo A imputação a Centros de Custo só é pedida caso a conta movimentada tenha indicação de imputação a centros de custo. Caso a conta que está a movimentar tenha associada uma tabela de rateio de centros de custo, a janela de Repartição por Centros de Custo aparece automaticamente preenchida com os centros de custo e percentagens pré-definidas na tabela de rateio. Caso pretenda pode alterar os centros de custos ou as percentagens de imputação a cada um deles. Se não pretender efectuar alterações, apenas necessita de confirmar o lançamento. O número de colunas apresentado na janela de lançamento de Centros de Custo depende do número de tabelas de centros de custo definidas nos Parâmetros de Configuração. O valor lançado na conta tem que ser imputado a um centro de custo de cada uma das tabelas de centro de custo definidas. Pode ratear o valor lançado na contabilidade por vários centros de custo. O rateio pode ser efectuado em valor ou em percentagem. Se inserir a percentagem o sistema calcula automaticamente o valor, caso insira o valor calcula automaticamente a percentagem. Caso o valor lançado nos centros de custo não atinja o total do valor lançado na conta da contabilidade que lhe deu origem, o sistema cria um nova linha de lançamento de centro de custo com o valor em falta relativamente ao valor total lançado à conta da contabilidade. Pode alterar o valor ou a percentagem e continuar a ratear o valor até que este perfaça o valor lançado na conta da contabilidade.

Nota: O lançamento de centros de custo é sempre efectuado na moeda da linha de lançamento da contabilidade que lhe deu origem. No canto inferior esquerdo da janela de lançamento aparece o símbolo referente à moeda em que está a ser efectuado o lançamento, não podendo a mesma ser alterada.

5.2.8 Controlo de Documentos Pendentes

5.2.8.1 Utilização dos documentos pendentes O tratamento de Documentos Pendentes pode ser utilizado na Contabilidade Geral. Para utilizar os documentos pendentes é necessário:

Definir as contas para as quais se pretendem controlar documentos pendentes. O controlo de documentos em aberto é definido no registo das contas, assinalando a opção 'Imputação a Documentos Pendentes'.

Em todos os lançamentos efectuados a essas contas, o programa abre uma janela para lançar os

documentos de abertura ou fecho correspondentes. Nos lançamentos de fecho, é necessário indicar qual ou quais os documentos de aberturas que estão a ser fechados. O total dos lançamentos de aberturas e fechos tem que ser igual ao valor do lançamento contabilístico que lhes deu origem.

As contas com controlo de documentos pendentes têm que ser de moeda fixa. Se definir controlo de documentos para uma conta que já tem movimentos, o ContaPlus gera automaticamente as aberturas para todos os movimentos da conta. Se uma conta com controlo de documentos pendentes deixar de ter este controlo, o ContaPlus apaga todas as aberturas e fechos registados.

5.2.8.2 Lançamento de Aberturas e Fechos O lançamento de aberturas e fechos só é pedido caso a conta movimentada esteja criada no Plano de Contas como uma conta que usa documentos pendentes. Após ter gravado a linha, o sistema abre uma janela para proceder ao lançamento os documentos de abertura ou fecho correspondentes. Os lançamentos dividem-se em duas categorias:

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48 Lançamentos

Aberturas – São os movimentos relativos a uma nova acção de lançamento à conta corrente, que vão definir um grupo novo.

Fechos – São movimentos que fecham (saldam) aberturas já lançadas, sendo agrupadas com a

abertura respectiva.

Para efectuar o lançamento de abertura apenas é necessário pressionar a tecla F2 sobre o campo Abertura/Fecho, seleccionar a opção Abertura e o sistema preenche automaticamente a linha com os mesmos dados que foram introduzidos na linha que deu origem ao lançamento.

Nos lançamentos de fecho o sistema abre uma janela onde lista todos os documentos pendentes na conta onde está a ser efectuado o lançamento, onde pode seleccionar os documentos de abertura que deseja fechar. Um lançamento de abertura pode ser fechado apenas por parte do seu valor, ou seja, pode ser saldado por um ou mais lançamentos de fecho.

Caso o lançamento contabilístico dê origem a vários movimentos de abertura/fecho, deverá preencher sucessivamente as linhas até que o total dos lançamentos de aberturas e fechos seja igual ao valor do lançamento contabilístico que lhes deu origem. Nesta janela pode ainda consultar o Extracto Conciliado da conta que deu origem ao lançamento, pressionando o botão Extracto Conciliado ou utilizando a combinação de teclas Alt+E.

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Lançamentos 49

5.2.9 Lançamentos na Contabilidade de Caixa Todos os lançamentos efectuados a contas identificadas como contas de caixa ou equivalentes no Plano de Contas da Geral, têm que ter os correspondentes lançamentos no plano de caixa.

Sempre que efectuar um lançamento em alguma conta que esteja classificada no Plano de Contas como conta de caixa ou equivalente de caixa, o sistema vai verificar se nas linhas de movimento anteriores desse lançamento lançou alguma conta que esteja definida na tabela de ligação ao plano de caixa, sugerindo-lhe o lançamento no Plano de Caixa.

Nota: O sistema está preparado para sugerir os lançamentos a efectuar no plano de caixa. No entanto, os mesmos devem ser confirmados pelo utilizador.

O lançamento na contabilidade de caixa só é sugerido se o movimento na conta de caixa ou equivalente for efectuado após ter movimentado alguma conta da geral no mesmo lançamento, para a qual esteja definida a classificação do plano de caixa, na tabela de ligação ao plano de caixa. Isto é, se iniciar um lançamento e começar por movimentar a conta caixa, o sistema permite-lhe classificar o lançamento no plano de caixa mas não o sugere automaticamente pois não consegue saber qual o fluxo correspondente ao movimento. No entanto, quando lança uma conta de caixa ou equivalente e no mesmo lançamento já foram efectuados movimentos a contas que classificou no plano de caixa, o lançamento é sugerido automaticamente. A sugestão do lançamento na contabilidade de caixa é efectuada da seguinte forma:

Se nas linhas de movimento anteriores lançou uma conta que está classificada na tabela de ligação ao plano de caixa com apenas uma conta, o sistema sugere-lhe o lançamento nessa conta.

Se nas linhas de movimento anteriores lançou uma conta que está classificada na tabela de ligação ao plano de caixa com duas contas possíveis, uma de entrada e outra de saída, o sistema verifica a natureza do movimento efectuado na conta de caixa ou equivalente e, em função da mesma, sugere o lançamento de uma entrada ou de um saída no plano de caixa. Isto é, se a conta de caixa ou equivalente for movimentada a débito, o sistema sugere o lançamento na conta do plano de caixa que está classificada como entrada. Caso o movimento na conta de caixa ou equivalente seja a crédito, o sistema sugere o lançamento na conta do plano de caixa que esteja classificada como saída.

Se nas linhas de movimento anteriores lançou uma conta que está classificada na tabela de ligação ao plano de caixa com duas contas possíveis, ambas com a mesma natureza (ambas de entrada ou ambas de saída), o sistema sugere o lançamento na primeira das contas que estiver indicada na tabela de ligação ao plano de caixa.

Se nas linhas de movimento anteriores ao movimento da conta de caixa ou equivalente possui mais do que uma conta que esteja classificada na tabela de ligação ao plano de caixa, o sistema verifica o valor movimentado em cada uma dessas contas e as contas do plano de caixa em que estão classificadas, sugerindo tantos movimentos no plano de caixa quantas as contas desse lançamento que estão classificadas na tabela de ligação ao plano de caixa. As contas sugeridas obedecem às regras anteriores.

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50 Lançamentos

5.3 Apuramento do IVA O apuramento do IVA é efectuado automaticamente pelo sistema, mensal ou trimestralmente, de acordo com que foi definido nos Parâmetros de Configuração, onde também são definidos o diário e o tipo de documento que o sistema irá utilizar para fazer o lançamento resultante do apuramento. Para correr a rotina de apuramento de IVA deverá aceder a Financeira Apuramentos I.V.A..

Apenas tem que indicar qual o mês ou trimestre para o qual pretende fazer o apuramento e qual o número interno do lançamento que será gerado. O lançamento será gerado com a data do último dia do mês ou trimestre que se está a apurar e será sempre gerado na moeda interna. Não poderá repetir o apuramento do IVA para um determinado mês ou trimestre sem apagar o lançamento correspondente ao apuramento já efectuado anteriormente. Para apagar o lançamento deverá aceder a Financeira Apuramentos I.V.A. e consultar o diário que definiu nos parâmetros de configuração como sendo o diário de apuramento do IVA.

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Reconciliação Bancária 51

6 Reconciliação Bancária

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52 Reconciliação Bancária

6.1 Introdução A reconciliação bancária consiste na operação de comparar os movimentos do extracto bancário com os movimentos registados no ContaPlus, nas contas de bancos.

6.2 Funcionamento da Reconciliação Bancária

6.2.1 Plano de Contas No plano de contas, identificam-se as contas de bancos para as quais se pretende efectuar a operação de reconciliação bancária.

6.2.2 Reconciliação A reconciliação é efectuada em Lançamentos Reconciliação Bancária Reconciliação. Para efectuar a reconciliação, execute os seguintes passos:

Indique a conta que pretende reconciliar com o extracto. São apresentados todos os movimentos por reconciliar dessa conta, cuja data de documento pertença a um mês igual ou anterior ao do extracto com o qual se está a efectuar a reconciliação.

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Reconciliação Bancária 53

Indique o mês do extracto do banco com o qual se está a fazer a reconciliação dos movimentos. São apresentados todos os movimentos que já foram anteriormente reconciliados com o extracto bancário.

Para cada movimento apresentado no extracto do banco procure, no ecrã de movimentos por reconciliar, o movimento lançado no ContaPlus. Quando o encontrar assinale-o, seleccionando a linha com o rato ou com a barra de espaços;

Após seleccionados os movimentos pretendidos, pressione o botão Reconciliar. Os movimentos

são passados para o ecrã de movimentos reconciliados.

Se, ao efectuar a reconciliação, for encontrado algum movimento no extracto que não tenha sido lançado no ContaPlus, este deve ser logo lançado. Para tal, pode utilizar o botão Novo para aceder ao ecrã de lançamentos. Quando se concluir a verificação do extracto bancário, deve ser consultado o saldo reconciliado do mês que deve ser igual ao extracto final do saldo do banco.

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54 Reconciliação Bancária

6.2.3 Passagem de Ano Quando é efectuada a Passagem de Ano, existem movimentos que se encontram ainda por reconciliar, correspondentes a movimentações já efectuadas mas que ainda não constam no extracto do banco de Dezembro. Por exemplo, os movimentos efectuados nos últimos dias do ano ou cheques passados a outras entidades que não utilizaram logo o cheque.

Estes movimentos transitam para o ano seguinte, na tabela de Movimentos Transitados do Exerc. Anterior (Financeira Reconciliação Movimentos Transitados Ano Anterior).

Nesta tabela registam-se os movimentos do ano anterior a reconciliar com extractos do ano seguinte. Em princípio, esta tabela é automaticamente preenchida pelo ContaPlus, através dos movimentos do ano anterior. No entanto, apresentam-se algumas situações particulares em que pode ser necessário registar ou alterar movimentos manualmente: 1. Se, ao efectuar a reconciliação do extracto de Janeiro, verificar que deveria ter efectuado um lançamento

na contabilidade no ano passado mas já efectuou o fecho do ano e considera que não se justifica voltar a abrir o ano para efectuar esse lançamento, pode optar por registar esse movimento na tabela de movimentos transitados por reconciliar.

2. Se detectar um erro num movimento efectuado no ano passado. Por exemplo, no ano passado efectuou um lançamento pelo valor de €110,00 quando o valor deveria ter sido €110,25. Este movimento ainda não está reconciliado, por isso na passagem de ano é passado para a tabela de movimentos transitados por reconciliar. Para efeitos de reconciliação bancária, é preciso corrigir este movimento para que o saldo reconciliado final fique igual ao saldo bancário. No entanto, se não pretender alterar o lançamento no ano passado e voltar a repetir a passagem de saldos, pode alterar o valor do movimento directamente na tabela de movimentos transitados por reconciliar.

Mesmo que mais tarde tenha que repetir a passagem de saldos, os movimentos lançados ou alterados à mão na tabela, em princípio, não serão apagados. Quando repete a passagem de saldos, esta tabela vai ser reconstruída. No entanto, o ContaPlus só apaga movimentos que forem iguais a movimentos encontrados no ano anterior. Por isso, nas duas situações apresentadas não iria proceder à sua substituição: • Na primeira situação, o movimento não existe no ano anterior, por isso não é passado para este ano; • Na segunda situação, o movimento existente no ano anterior tem valor diferente. Por isso, é transitado

para este ano. No entanto, o movimento existente neste ano não é apagado. Neste caso, seria necessário apagar manualmente o movimento que foi transitado do ano anterior através da passagem de saldos.

Após a passagem de saldos, em todos os movimentos da tabela de movimentos transitados por reconciliar que não tenham resultado de lançamento automático pelo ContaPlus, é apresentada a indicação de que o movimento não existe no ano anterior. O utilizador tem que verificar se esses movimentos devem ser mantidos ou apagados.

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Reconciliação Bancária 55

6.3 Início de Funcionamento

6.3.1 Introdução O saldo reconciliado é o saldo da conta obtido com os movimentos reconciliados. Então, o saldo reconciliado do mês x é o saldo obtido com os movimentos reconciliados com mês até x. Por exemplo, o saldo reconciliado de Outubro/2010 é o saldo obtido com os movimentos marcados como reconciliados com ano e mês anterior ou igual a Outubro/2010.

Quando a reconciliação bancária está correcta, o último saldo reconciliado registado na conta do ContaPlus é igual ao saldo apresentado no último extracto bancário reconciliado. Quando vier o extracto seguinte, após reconciliados todos os movimentos do ContaPlus com os do extracto bancário, será obtido um novo saldo reconciliado, que deverá ser igual ao saldo final do extracto bancário. Por esta razão, só poderá efectuar a reconciliação caso tenha reconciliado da mesma forma os meses anteriores. Caso contrário, mesmo que o total reconciliado no mês esteja correcto, o saldo final reconciliado não corresponderá ao saldo final do extracto bancário. Assim, aconselha-se que se inicie a utilização desta funcionalidade com o extracto bancário de Janeiro. Isto é, mesmo que em Maio deseja começar a utilizar esta funcionalidade deve pegar nos extractos bancários desde Janeiro e proceder à reconciliação bancária desde o início do ano. Só desta forma conseguirá obter um saldo reconciliado final igual ao saldo do extracto bancário.

6.3.2 Procedimentos Para iniciar a utilização desta funcionalidade deve começar por conciliar os movimentos das contas de bancos do ContaPlus com o extracto de Janeiro. Naturalmente, irão surgir movimentos no extracto bancário que não estão lançados no ContaPlus. Neste caso deve proceder da seguinte forma:

Tratando-se de movimentos que deveriam ter sido lançados na contabilidade em Janeiro e que não o foram por esquecimento ou desconhecimento (ex: despesas bancárias), proceda de imediato ao seu lançamento. Para isso, pressione o botão Novo, efectue o lançamento e proceda de imediato à sua reconciliação.

Tratando-se de movimentos que foram lançados na contabilidade no ano passado mas que só

são apresentados no extracto bancário do mês de Janeiro, deve efectuar o registo do movimento na tabela de movimentos transitados do ano anterior. Para isso efectue o registo do movimento e proceda de imediato à sua reconciliação.

Após verificar todos os movimentos do extracto o saldo final reconciliado deverá ser igual ao saldo final do extracto bancário.

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56 Consultas e Mapas

7 Consultas e Mapas

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Consultas e Mapas 57

7.1 Consultas

7.1.1 Consultas de Contas Geral Na consulta de contas são apresentadas todas as contas que já foram movimentadas e os valores de movimentos totais mensais, totais acumulados e saldos acumulados. Pode visualizar o detalhe de uma conta onde são discriminados todos os lançamentos efectuados na conta seleccionada. Para aceder ao detalhe de uma conta é necessário primeiro seleccionar a conta pretendida. Após seleccionada pode aceder ao detalhe através da tecla Enter ou da combinação de teclas Alt+D.

No detalhe de uma conta pode consultar:

O valor movimentado a débito, a crédito e respectivo saldo, em cada um dos meses do exercício (Meses);

Todos os lançamentos efectuados na conta seleccionada, caso a conta seja de movimento

(Extracto);

Documentos que se encontrem pendentes e o valor por saldar em cada um deles, caso na conta esteja definido o controlo de documentos pendentes (Documentos em Aberto);

A listagem de todos os lançamentos de aberturas e fechos agrupados entre si, ordenados pela data

do documento de abertura, caso na conta esteja definido o controlo de documentos pendentes (Extracto Conciliado).

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58 Consultas e Mapas

7.2 Mapas

7.2.1 Balancete do Razão O Balancete do razão lista as contas do grau 1 ou do razão.

Pode listar para um determinado mês os valores mensais, valores acumulados e os saldos. Este balancete tem duas opções: com saldos devedores e credores ou com saldo dos saldos.

7.2.2 Balancete Analítico O balancete analítico lista, para um determinado mês, todas as contas até ao grau 9 com os valores mensais, valores acumulados e saldos. No entanto pode obter, por exemplo, um balancete até ao grau 2. Para tal basta indicar que não pretende contas de movimento e pretende totais até ao grau 2. Existem três balancetes analíticos distintos cujas diferenças se analisam a seguir:

7.2.2.1 Balancete Geral É o balancete convencional, apresentando os valores mensais e acumulados. Possui uma característica particular que consiste em permitir ordenar alfabeticamente os clientes e fornecedores no balancete ou, opcionalmente, excluir as suas contas de movimento deixando apenas os totais nas contas intermédias. As contas ordenadas ou excluídas são as contas de movimento que forem subcontas das contas 211, 221, 261, 268, que são as que geralmente apresentam grandes listas de nomes.

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Consultas e Mapas 59

7.2.2.2 Balancete do Período Tem como característica especial apresentar em vez dos valores mensais e acumulados (do fim do mês), os valores de um período dado e o acumulado no fim do mesmo.

7.2.2.3 Balancete por Graus Tem como característica particular permitir eliminar graus no meio das contas. O seu interesse principal destina-se a certas contabilidades analíticas definidas segundo estruturas estudadas por forma a que eliminando graus intermédios se obtêm somas importantes.

Exemplo: 001 Departamento A 001.01 Mão de Obra 001.01.01 Mão Obra - Custos Directos 001.01.02 Mão Obra - Custos Indirectos 001.02 Manutenção Equipamentos 001.02.01 Manutenção Equipamentos – C. Directos 001.02.02 Manutenção Equipamentos – C. Indirectos

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60 Consultas e Mapas

Assim as contas podem ser descritas como: 111.22.3 no grau 1 define-se o departamento no grau 2 define-se o tipo de custo no grau 3 se é directo ou indirecto Anulando o grau 2 do balancete obtém-se os totais de custos directos e indirectos por departamento com o formato: 01 Departamento A 001.**.01 Custos Directos 001.**.02 Custos Indirectos 002 Departamento B 001.**.01 Custos Directos 001.**.02 Custos Indirectos A utilização desta possibilidade é muito específica mas em casos complexos pode ser preciosa.

7.2.3 Extracto de Contas Os extractos de contas podem ser listados para qualquer período do ano.

7.2.4 Mapa de Exploração O mapa de exploração apresenta uma evolução dos custos (conta 31 e classe 6) e dos proveitos (classe 7) e o resultado. Este será positivo em caso de lucro e negativo em caso de prejuízo. Os valores listados estão em contos. Os totais de custos proveitos e resultados foram obtidos somando os valores em escudos e só depois arredondados a contos. Por este motivo pode haver uma pequena diferença entre o total e a soma das parcelas. Atente-se no entanto ser esta a forma correcta de o fazer.

7.2.5 Listagens de Centros de Custo

7.2.5.1 Balancete de Centros de Custo O Balancete de Centros de Custo lista, para cada tabela de classificação de centros de custo ou cruzando as classificações de centros de custo, o valor total imputado, mensal e acumulado, e o detalhe das contas da contabilidade com os respectivos valores imputados.

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Consultas e Mapas 61

7.2.5.2 Extracto de Centros de Custo O Extracto de Centros de Custo lista, para cada centro de custo ou cruzando as tabelas de classificação de centros de custo, todas as linhas de movimento em que lhe foram imputados valores.

7.2.6 Listagens de Documentos Pendentes

7.2.6.1 Extracto de Documentos Pendentes O Extracto de Documentos Pendentes lista, para cada conta, os documentos ainda em aberto, indicando o valor total de cada documento e o valor pendente. A listagem pode ser emitida para uma conta ou um intervalo de contas específico da Contabilidade Geral, para um intervalo de datas específico e para tipos de documentos específicos.

7.2.6.2 Extracto Conciliado de Aberturas e Fechos O Extracto Conciliado de Aberturas e Fechos lista, para cada conta, todos os lançamentos de aberturas e fechos agrupados entre si, ordenados pela data do documento de abertura.

A listagem pode ser emitida para uma conta ou um intervalo de contas específico da Contabilidade Geral, para um intervalo de datas específico e para tipos de documentos específicos.

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62 Consultas e Mapas

7.2.7 Contabilidade de Caixa

7.2.7.1 Balancete de Caixa (Fluxos de Caixa) O Balancete de Caixa lista, para um determinado mês, todas as contas de caixa até ao grau 9 com os valores mensais, valores acumulados e saldos. No entanto pode obter, por exemplo, um balancete até ao grau 2. Para tal basta indicar que não pretende contas de movimento e pretende totais até ao grau 2.

7.2.7.2 Extracto de Caixa O Extracto de Caixa lista, para o período determinado pelo utilizador, todos os lançamentos efectuados na conta ou intervalo de contas definido, indicando o tipo de movimento (entrada/saída) originado na contabilidade de caixa.

7.2.7.3 Demonstração de Fluxos de Caixa A Demonstração de Fluxos de Caixa é apresentada de acordo com o método directo.

7.2.8 Mapas Oficiais

7.2.8.1 Declaração Periódica de IVA Através do ContaPlus pode emitir o Modelo A ou B da Declaração Periódica de IVA, directamente no modelo oficial. Tem também a possibilidade de efectuar a sua emissão em papel branco, destinando-se esta opção a efectuar a conferência dos valores antes de proceder à impressão no modelo oficial.

Nota: A emissão da Declaração Periódica tem que ser efectuada antes de efectuar o Apuramento do IVA para o período a que a mesma se refere, visto que ao efectuar o Apuramento as contas de IVA ficam saldadas.

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Consultas e Mapas 63

7.2.8.2 Livros Selados Através do ContaPlus pode efectuar a preparação das folhas dos Livros Selados e a impressão dos mapas directamente nas mesmas. A preparação das folhas efectua a impressão dos dados de identificação da firma, dos termos de abertura e encerramento e dos dados obrigatórios no cabeçalho de cada página. A emissão das listagens é efectuada deixando o espaço suficiente no cabeçalho da folha para que as mesmas possam ser impressas nas folhas preparadas.

7.2.8.3 Modelo 22 Se seleccionar Mapas e Modelos Modelo 22, são-lhe apresentados todos os campos do Modelo 22, organizados pelos diversos quadros que o compõem, tal como são apresentados no modelo oficial. Alguns campos são preenchidos automaticamente pelo programa, sendo os restantes preenchidos pelo utilizador.

Através do ContaPlus pode efectuar a impressão do mapa directamente no modelo oficial ou efectuar a sua exportação para ficheiro, procedendo à entrega do mesmo em suporte magnético. Também existe a possibilidade de validação e submissão directa do mapa à DGCI.

7.2.8.4 Declaração Anual (IES) No ContaPlus estão disponíveis a folha de rosto da IES - Declaração Anual e os seguintes anexos:

Anexo A – IRC: Informação empresarial simplificada/elementos

Anexo A1 – IRC: Informação empresarial simplificada (Contas Consolidadas)

Anexo D – IRC: Elementos Contab. e Fiscais (Entidades Residentes que não exercem, a Título Principal, Actividade Comercial, Industrial ou Agrícola).

Anexo E – IRC: Elem. Contab. e Fiscais (Entidades Não Residentes sem Estabelecimento Estável).

Anexo F – Benefícios Fiscais.

Anexo G – Regimes Especiais (Sociedades e outras entidades sujeitas ao Regime de Transparência

Fiscal).

Anexo H – IRC: Operações com não Residentes.

Anexo I – IRS: Sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada.

Anexo L – IVA: Elementos contabilísticos e fiscais.

Anexo M – IVA: Operações realizadas em espaço diferente da sede #1.

Anexo M – IVA: Operações realizadas em espaço diferente da sede #2.

Anexo N – Regimes Especiais de IVA.

Anexo O – Mapa Recapitulativo de Clientes.

Anexo P – Mapa Recapitulativo de Fornecedores.

Anexo Q – Elementos Contab. e Fiscais (IS)

Anexo R – Informação Empresarial Simplificada/Estabelecimentos (IE)

Se seleccionar Mapas e Modelos IES - Declaração Anual Edição, impressão e exportação, são-lhe apresentadas os submenus que lhe permitem aceder às janelas de preenchimento da folha de rosto e dos anexos disponíveis.

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64 Consultas e Mapas

Em cada um deles são-lhe apresentados todos os campos do respectivo mapa, organizados pelos diversos quadros que o compõem, tal como são apresentados no modelo oficial. Alguns campos são preenchidos automaticamente pelo programa, sendo os restantes preenchidos pelo utilizador.

Através do ContaPlus pode efectuar a impressão da Declaração Anual directamente no modelo oficial ou efectuar a sua exportação para ficheiro, procedendo à entrega do mesmo em suporte magnético. Também existe a possibilidade de validação e submissão directa da Declaração à DGCI.

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Orçamentação 65

8 Orçamentação

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66 Orçamentação

8.1 Orçamentação

8.1.1 Descrição Geral O módulo de orçamentação permite atribuir às contas desejadas (de razão, intermédias ou de movimento) o valor orçamentado para cada mês, para produzir análises comparativas com os valores reais lançados. O sistema permite-lhe fazer a análise do orçamento por classes ou por contas. O processo de criação do orçamento é igual para os dois casos anteriores. A única diferença de operação reside no balancete orçamental que deverá ser pedido de acordo com a opção tomada.

Orçamentação por Classes: No balancete orçamental são apresentadas todas as contas desde que pertencentes a uma estrutura em que alguma das contas tenha sido orçamentada. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédias correspondem ao somatório dos valores lançados em todas as suas subcontas, independentemente de terem sido ou não orçamentadas.

Orçamentação por Contas:

No balancete orçamental são apresentadas apenas as contas orçamentadas e as suas contas mãe. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédia correspondem ao somatório dos valores lançados em todas as suas subcontas que tenham sido orçamentadas.

8.1.2 Orçamento de Contas

8.1.2.1 Construção do Orçamento Para inserir o orçamento deverá aceder a Orçamental Plano Orçamental. Deverá criar um registo para cada conta que pretende orçamentar. Estas contas podem ser de qualquer grau, de acordo com o detalhe que deseje conferir ao orçamento. No entanto, se orçamentar uma determinada conta não pode orçamentar uma pertencente à mesma estrutura de grau superior. Por exemplo, se orçamentar a conta 62.2.11 não pode orçamentar a conta 62.2.

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Orçamentação 67

Campos. Código da Conta Código da conta para a qual vai inserir o orçamento.

Natureza Indica se a conta tem natureza devedora ou credora.

Janeiro a Dezembro Valor orçamentado para cada um dos meses do exercício. Se o valor orçamentado for igual em todos os meses, apenas necessita de inserir o valor no primeiro mês do exercício. O Sistema preenche automaticamente os restantes campos se pressionar com o rato, o

botão Total Ano Valor total orçamentado para o exercício. Este campo é preenchido

automaticamente pelo sistema através do somatório dos valores inseridos nos campos anteriores.

Ainda nesta janela é possível efectuar acertos aos valores previamente orçamentados, efectuando actualizações automáticas em valor ou percentagem. Igualmente é possível criar um plano orçamental a partir de movimentos reais com base em outras empresas existentes no programa.

8.1.2.2 Balancete Orçamental O programa possibilita-lhe a emissão de dois balancetes orçamentais distintos:

Balancete Orçamental Simples Apresenta os valores mensais e acumulados. Em cada uma destas análises são apresentados os valores realizados, os valores orçamentados e os desvios em valor e percentuais entre ambos.

Balancete Orçamental Completo

Apresenta os valores mensais, acumulados e desvios ao longo do ano. Por ser muito extenso, só pode ser impresso em papel A3.

Em função do tipo de análise pretendida, os limites do balancete orçamental (‘Lista contas sem orçamento’) devem ser preenchidos da seguinte forma:

Sim Utilizado na orçamentação por classes. São apresentadas todas as contas desde que pertencentes a uma estrutura em que alguma das contas tenha sido orçamentada. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédias e correspondem ao somatório do valor lançado em todas as suas subcontas, independentemente de terem sido ou não orçamentadas.

Não

Utilizado na orçamentação por contas. São apresentadas apenas as contas orçamentadas e as suas contas mãe. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédia correspondem ao somatório do valor lançado em todas as suas subcontas que tenham sido orçamentadas.

Supondo que a conta 62 do seu Plano de Contas apresenta a seguintes estrutura:

62 - Fornecimentos e Serviços Externos 62.1 - Subcontratos 62.1.1 - ..... 62.1.2 - .... 62.2 - Fornecimentos e Serviços 62.2.11 - Electricidade 62.2.12 - Combustíveis

Destas contas apenas orçamentou a conta 62.2.12 - Combustíveis (500€); Já efectuou lançamentos nessa conta (125€) e na conta 62.2.11 (200€);

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68 Orçamentação

Apresentam-se os resultados obtidos através de cada uma das análises possíveis: Orçamentação por Classes Se pedir o orçamento por classes (assinalar a opção lista contas sem orçamento), obterá o seguinte resultado:

Valor Orçamentado Valor Real 62 Fornecimentos e Serviços Externos 500€ 324€62.1 Subcontratos 0€ 0€62.2 Fornecimentos e Serviços 500€ 324€62.2.11 Electricidade 0€ 200€62.2.12 Combustíveis 500€ 125€

São listadas todas as contas pertencentes à mesma estrutura da conta que foi orçamentada, independentemente de terem sido ou não orçamentadas. O valor real das contas razão e intermédias corresponde ao somatório de todas as suas subcontas, quer tenham sido ou não orçamentadas. Orçamentação por Contas Se pedir o orçamento por contas (não assinalar a opção lista contas sem orçamento), obterá o seguinte resultado:

Valor Orçamentado Valor Real 62 Fornecimentos e Serviços Externos 500€ 125€62.2 Fornecimentos e Serviços 500€ 125€62.2.12 Combustíveis 500€ 125€

São apresentadas apenas as contas orçamentadas e as suas contas mãe. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédia, corresponde ao somatório dos valores lançados em todas as suas subcontas que tenham sido orçamentadas.

8.1.3 Orçamento de Centros de Custo

8.1.3.1 Construção do Orçamento A introdução do orçamento consiste em definir para cada centro de custo, o orçamento para as várias contas que lhe são imputáveis, definindo os valores previstos de imputação para os 12 meses. O ContaPlus permite tratar até 2 tabelas de centros de custo distintas. A introdução do orçamento de centros de custo é efectuada em Orçamental Orçamento de Centros de Custo. Para inserir o orçamento, deve primeiro seleccionar a tabela de centros de custo que vai orçamentar. O sistema apresenta-lhe as tabelas que inseriu nos Parâmetros de Configuração e permite-lhe seleccionar qualquer uma delas. Deverá criar um registo para cada combinação de centro de custo/conta que pretenda orçamentar. Por exemplo, se várias contas da geral imputam valores a um mesmo centro de custo, pode criar um registo para cada uma dessas combinações. Só pode inserir orçamentos para contas com imputação a centros de custo.

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Orçamentação 69

8.1.3.2 Balancete Orçamental O balancete de centros de custo lista os centros de custo e os valores que lhe foram imputados discriminados para cada conta do plano de contas, apurando os desvios entre os valores estimados e os reais. O programa possibilita-lhe a emissão de dois balancetes orçamentais distintos: simples e evolução de desvios. O funcionamento dos mesmos é semelhante ao explicado na Orçamentação de Contas. Ao pedir a emissão dos Balancetes são-lhe apresentadas as seguintes opções:

Lista Contas sem Orçamento: Se assinalar a opção são apresentadas todas as contas da geral/analítica desde que pertencentes a uma estrutura em que alguma das contas tenha sido orçamentada. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédias correspondem ao somatório do valor lançado em todas as suas subcontas, independentemente de terem sido ou não orçamentadas. Caso a opção não esteja assinalada são apresentadas apenas as contas da geral/analítica orçamentadas e as suas contas mãe, até ao grau em que indicar na opção seguinte. Os valores reais apresentados nas contas de razão e intermédias correspondem ao somatório do valor lançado em todas as suas subcontas que tenham sido orçamentadas.

Lista contas até ao Grau:

Indica o grau de detalhe que pretende conferir ao orçamento.

Lista as contas orçamentadas: Caso a opção esteja assinalada são apresentadas as contas com orçamento mesmo que possuam um grau superior ao indicado na opção anterior.

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70 Encerramento do Exercício

9 Encerramento do Exercício

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Encerramento do Exercício 71

9.1 Encerramento do Exercício na Geral Entende-se por encerramento do exercício o conjunto das operações a efectuar após concluído o lançamento dos documentos do mês de Dezembro – ou outro, caso o período de tributação fiscal seja diferente do ano civil. Devem considerar-se operações de fim de exercício todos os registos contabilísticos não correntes, com vista ao apuramento de resultados, elaboração do balanço, demonstração de resultados e demais peças da contabilidade. As operações a efectuar no encerramento dividem-se nos seguintes três grandes grupos:

Lançamento de operações de regularizações.

Apuramento das existências Consiste no apuramento do custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas e da variação da produção. O apuramento é efectuado automaticamente pelo programa. Os lançamentos são gerados no diário indicado para esse efeito nos Parâmetros de Configuração. Caso decida efectuar os lançamentos de apuramento manualmente, deve utilizar o diário estabelecido para este efeito. Caso não os lançamentos não sejam efectuados nesse diário, os valores da Demonstração de Custos das Mercadorias Vendidas e da Demonstração da Variação da Produção não serão os correctos.

Apuramento de Resultados

Os apuramentos de resultados operacionais, financeiros, extraordinários e líquidos são executados automaticamente pelo programa, gerando quatro documentos nos 13º e 14º meses, nos diários parametrizados para o efeito.

Nota: Os apuramentos de existências e de resultados é uma operação reversível, i.e., é possível apagar os lançamentos gerados automaticamente e efectuar de novo os apuramento.

Estas operações podem ser todas efectuadas e depois imprimir os mapas do Balanço e as várias Demonstrações. No entanto, os mapas pré-configurados foram construídos de forma a poderem ser listados após efectuar as duas primeiras operações, não sendo necessário correr o apuramento de resultados. Desta forma, pode obter Balanços e Demonstrações de Resultados a meio do ano, simplesmente efectuando os lançamentos provisórios correspondentes às duas primeiras operações. Estes lançamentos podem ser depois apagados ou alterados, aconselhando-se por isso que os efectue em diários específicos para os separar dos restantes movimentos. O encerramento termina com a passagem do ano, que prepara e lançar os saldos de abertura da contabilidade do ano seguinte.

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72 Encerramento do Exercício

9.2 Apuramento de Existências

9.2.1 Parametrização Para efectuar o apuramento de existências automaticamente no ContaPlus, é necessário que previamente efectue as seguintes parametrizações:

Introduzir o número do diário onde é efectuado o apuramento nos Parâmetros da Aplicação;

Criar esse diário na tabela de diários;

Definir que contas devem ser movimentadas quando é efectuado o apuramento. Podem ser definidas nos Parâmetros da Aplicação ou em Apuramentos Apuramentos de Existências, pressionando o botão Contas do Apuramento.

Na tabela de Conta do Apuramento definem-se as contas que são utilizadas pela aplicação para efectuar o apuramento do custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas e o apuramento da variação da produção.

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Encerramento do Exercício 73

9.2.2 Processamento Automático Para efectuar o processamento automático do apuramento de existências deverá seleccionar Financeira Apuramentos Existências. O apuramento das existências pode ser feito em qualquer altura do ano. Apenas deve indicar o mês em que vai efectuar o apuramento e o número interno do lançamento que vai gerar. O lançamento é efectuado com a data do último dia do mês que indicar. Esta operação só pode ser efectuada se não possuir lançamentos nas contas de existências no mês em que está a efectuar o apuramento ou em meses posteriores. Os apuramentos feitos manualmente ou automaticamente são realizados num único movimento. Por isso, a existir um movimento nesse mês significa que se pretende repetir o apuramento. Então o apuramento anterior tem que ser apagado.

9.3 Apuramento de Resultados

9.3.1 Descrição Geral O apuramento de resultados é uma das operações efectuadas no encerramento do exercício. Os lançamentos de apuramento de resultados no ContaPlus têm por finalidade transferir para as contas principais os saldos evidenciados pelas contas subsidiárias, a fim de determinar os resultados líquidos. Os lançamentos são efectuados automaticamente nos diários definidos nos parâmetros de configuração.

9.3.2 Parametrização Para efectuar o apuramento de resultados automaticamente no ContaPlus, é necessário que previamente confirme que estão efectuadas as seguintes parametrizações:

Introduzir os números dos diários onde são efectuados os lançamentos de apuramento nos Parâmetros da Aplicação;

Criar esses diários na tabela de diários;

Verificar se estão definidas contas devem ser movimentadas quando é efectuado o apuramento. As

contas que são movimentadas são definidas nos Parâmetros da Aplicação, pressionando o botão Contas do Apuramento, no bloco de campos que dizem respeito aos Apuramentos de Fim de Ano.

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74 Encerramento do Exercício

9.3.3 Processamento Automático Para efectuar o processamento automático do apuramento de existências deverá seleccionar Financeira Apuramentos Resultados.

Nota: Poderá repetir o apuramento sempre que quiser. Para o fazer é necessário apagar os quatro lançamentos, nos diários respectivos, e voltar a correr o apuramento.

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Encerramento do Exercício 75

9.4 Passagem de Ano

9.4.1 Introdução A passagem de ano é a operação que prepara todos os dados para trabalhar no ano seguinte. Antes de executar a passagem de ano deve correr o Diagnóstico Geral, de forma a garantir que não passam erros para o ano seguinte. Este diagnóstico verifica a integridade dos dados.

Nota: De modo a que não surgem problemas na execução desta operação é importante garantir que existe no disco espaço disponível igual ao que ocupa a base de dados do ano a encerrar.

9.4.2 Passar de ano pela primeira vez

9.4.2.1 Criação da Empresa A empresa do ano seguinte é criada automaticamente pela rotina da passagem de ano – Inicialização.

9.4.2.2 Passagem de Ano Para executar esta operação entre na empresa que pretende encerrar e seleccione, nos utilitários, a opção de Passagem de Ano Nesta primeira passagem, deve escolher a opção de Inicialização. A inicialização consiste em efectuar uma cópia da a base de dados para o ano seguinte e em executar as tarefas do encerramento, tais como a passagem do plano, das tabelas, dos parâmetros, das permissões e a criação dos documentos de abertura de saldos da contabilidade geral.

Nota: Se repetir a inicialização, todos os movimentos registados no ano seguinte serão apagados.

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76 Encerramento do Exercício

9.4.2.3 Critérios de Abertura de Saldos A abertura de saldos da geral é efectuada por lançamento do saldo do ano anterior no mês zero do ano seguinte, a débito ou a crédito da conta de movimento. As contas de moeda fixa são abertas com movimentos na sua moeda, contendo o saldo apurado na mesma moeda. O critério de abertura de saldos da analítica está definido nos seus parâmetros do razão do ano a encerrar, podendo ser distinto para cada classe a passagem de saldo ou a anulação de valores. Todos os valores imputados a centros de custo são anulados nas duas contabilidades, iniciando-se o seu preenchimento com os primeiros lançamentos do ano seguinte. O orçamento do ano anterior é passado para o ano seguinte podendo depois ser alterado ou apagado.

9.4.3 Repetição da Passagem de Ano Uma situação muito frequente é de surgir a necessidade de efectuar um apuramento e passagem de ano antes do exercício anterior estar pronto para encerrar. Se isso acontecer, será necessário repetir a passagem de ano quando tiver efectuado o apuramento definitivo e estiver pronto para passar os saldos. Para repetir a passagem de ano deverá seleccionar a respectiva opção na Rotina de Passagem de Ano

Se já foram feitos lançamentos no ano seguinte o programa limita-se a recriar os documentos de abertura de saldos (Passagem de Saldos). Note que :

Se efectuou alterações no plano do ano seguinte desdobrando ou apagando contas com saldos no ano anterior, será apresentada uma janela para que indique quais as contas correspondentes n ano seguinte.

Se correr a conversão para euros durante a passagem de ano, o sistema gera os saldos de abertura do

ano seguinte em euros. Converte os saldos do ano anterior e gera os necessários movimentos de diferença, de forma a que o total de débitos fique igual ao total de créditos.

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Encerramento do Exercício 77

9.4.4 Conversão de POC para SNC

9.4.4.1 Passos a efectuar para a transição

Apresentam-se abaixo os passos a seguir para efectuar a transição de um Plano POC para SNC: 1) Efectuar a normalização do plano de contas de POC para SNC no Conversor/Normalizador. Esta opção destina-se a aproximar/normalizar o Plano POC da empresa para o Plano SNC. Este procedimento é obrigatório de forma a que a Passagem para 2010 efectue de forma automática a conversão do plano POC para o plano SNC. ■ Posicione-se sobre a empresa/exercício ao qual pretende normalização o plano e aceda ao menu Utilitários Conversor/Normalizador Conversor/Normalizador. ■ Dentro do Normalizador, do lado esquerdo do écran visualiza-se o plano de contas POC da sua empresa. Do lado direito será mostrado o plano de referência SNC que ainda não foi carregado. ■ Surge a mensagem: Deseja abrir agora o plano de referência em que estava a trabalhar da última vez (o plano da "Empresa Modelo do SNC")? Clique em YES e aguarde pelo carregamento do plano de referência. Uma vez carregado o plano de referência poderá agora comparar com o seu plano de trabalho (janela à esquerda). ■ Para efectuar a conversão do plano deve correr os packs de instruções disponibilizados pela Sage ou outros adaptados pelo utilizador.

A conversão para SNC pode ser feita usando 2 métodos:

- Conversão Manual ou Conversão usando os pacotes de instruções disponibilizadas pela Sage.

Este último método facilita-lhe significativamente o trabalho da conversão, pelo que, o seu uso é altamente recomendado.

■ Para usar os Pacotes de Instruções clique no botão Importar da barra de ferramentas e seleccione o conjunto de instruções que pretende executar automaticamente, isto é, a classe que pretende normalizar, ou bem todas as classes de uma só vez (não recomendável).

Todas as classes no seu conjunto possuem cerca de 800 instruções que lhe poderão poupar bastante trabalho na normalização, contudo terá sempre que efectuar ajustes manuais. Ao executar um ficheiro, será guiado através de um assistente que lhe indicará a todo o momento que tarefa irá efectuar, assim como também o informa à medida que conclui uma tarefa. É muito provável que no decorrer do processo, o assistente não consiga realizar uma determinada operação, ao qual será sempre notificado do motivo. Nestes casos tem hipótese de suspender o processo, e efectuar os devidos ajustes manualmente. Pode posteriormente retomar a sequência de instruções.

Nota: A importação do pacote de uma determinada classe só deve ser efectuado uma única vez. Em caso algum deverá repetir importações de classes anteriormente importadas.

Clientes que migraram empresas do ContaPlus 2009 deverão usar os pacotes de instruções: SP_Conta2009_Classe 1.xml até SP_Conta2009_Classe 8.xml -» contém as instruções para converter o plano de contas classe a classe.

Clientes que criaram empresas/exercício inferiores ou iguais a 2009 a partir do ContaPlus 2010: SP_Conta2010_Classe 1.xml até SP_Conta2010_Classe 8.xml -» contém as instruções para converter o plano de contas classe a classe.

Nota: Depois de Normalizar o Plano de Contas não pode em caso algum proceder à criação/alteração ou eliminação das contas do Plano. Se realizar uma destas operações poderão originar posteriormente erros na Passagem de Ano para 2010.

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78 Encerramento do Exercício

2) Correr a Passagem de Ano

Aceda ao menu Utilitários Passagem de Ano no qual surge uma janela onde terá de indicar a modalidade da Passagem de Ano:

Inicialização Esta funcionalidade converte o plano de contas de 2009 POC em 2010 SNC, assim como os saldos iniciais das contas.

Em 2009 SNC e 2010 SNC deverá efectuar o lançamento de reclassificações dos Activos assim como as variações ao capital próprio nos diários de ajustes.

São criados os diários "9970-Reclassificações Gerais" e "9971-Variações capital próprio" se ainda não existirem. Caso contrário, são criados os diários disponíveis imediatamente inferiores a 9980.

Pode efectuar estes lançamentos, nestes diários, de duas formas:

Efectuar os lançamentos em 2009 SNC e depois efectuar a passagem de ano em 2009 POC, para que a aplicação efectue automaticamente os lançamentos em 2010 nos diários específicos de ajuste.

Através do lançamento manual nos diários de ajuste, em 2009 SNC e 2010 SNC.

Em 2010 está disponível o "Relatório contendo a transposição de contas" utilizadas na conversão no menu Utilitários --> Conversor/Normalizador de contas.

Nota: É no momento da execução da Passagem de Ano que a aplicação terá em conta as instruções geradas anteriormente no Normalizador.

Passagem de Saldos

Caso necessite de efectuar uma passagem de saldos de POC 2009 para SNC 2010, basta escolher a opção correspondente. O programa de contabilidade está preparado para efectuar a passagem de saldos das contas POC para as contas SNC. Caso aplicável, efectue novamente a preparação da base de dados 2009 SNC.

Durante o processo da Passagem de Saldos, poderão ser eventualmente reportadas algumas situações que terá de rever posteriormente. Concluído o processo da Passagem de Ano, acedendo ao menu Ficheiros \ Abrir Empresa irá verificar que a sua empresa tem já o ano 2010 criado e no formato SNC.

9.4.4.2 Preparar exercício 2009 POC para SNC Esta funcionalidade destina-se a criar uma contabilidade em 2009 de acordo com o SNC. Esta base de dados destina-se à comparação de resultados em algumas análises com o ano de 2010. Na empresa de 2009 POC, encontra-se uma opção para criar esta base de dados "Utilitários --> Preparar 2009 SNC". Depois de preparar a base de dados 2009 SNC, deve entrar "Utilitários --> Abrir 2009 em SNC" e efectuar os lançamentos de reclassificações gerais e variação ao capital próprio nos diários de ajuste respectivos. São criados os diários "9970-Reclassificações Gerais" e "9971-Variações capital próprio" se ainda não existirem, caso contrário, são criados os diários disponíveis imediatamente inferiores a 9980. Nota: Neste processo serão aplicadas novamente as instruções do ficheiro xml geradas anteriormente no Conversor / Normalizador SNC.

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Encerramento do Exercício 79

Repreparar 2009 SNC Caso necessite de efectuar lançamentos depois de ter criado esta base de dados, deverá correr novamente "Preparar 2009 SNC". A aplicação substitui todos os lançamentos, excepto os lançamentos de regularização efectuados em 2009 SNC nos diários específicos de ajuste. Nota:

Depois de efectuar os lançamentos de regularização nos diários específicos de ajuste em 2009 SNC, deve abrir 2009 POC e efectuar a passagem de saldos para 2010. Desta forma, a rotina de passagem de saldos irá incluir estes lançamentos no movimento de abertura de 2010, nos diários específicos para estes tipos de lançamento (normalmente 9970 e 9971).

Resumindo, a passagem de ano gera um lançamento de abertura no diário normal de "Abertura" a partir da empresa 2009 POC e depois gera lançamentos de abertura nos diários específicos de ajuste a partir da empresa 2009 SNC.

Caso não pretenda utilizar este processo, pode registar manualmente todos os lançamentos de regularização em 2009 SNC e 2010, sempre nos diários específicos de ajuste.

9.4.4.3 Notas importantes sobre a conversão

Para todos os efeitos, a base de dados oficial para o ano de 2009 continua a ser a 2009 POC. É aqui que devem ser efectuados todos os lançamentos de documentos em falta pois todos os mapas fiscais relativos a 2009 serão aqui emitidos.

Ao entrar na empresa 2009 SNC, a maior parte das opções estão desabilitadas

Esta empresa só está disponível através do menu da 2009 POC.

Em 2009 SNC, apenas deve efectuar lançamentos de regularização nos diários de ajuste.

Os movimentos de regularização têm que ser sempre efectuados nos diários específicos de ajuste.

Deve rever e rectificar os apuramentos de resultados efectuados em 2009 SNC e 2010. Caso efectue a regularização em 2009 nos diários de ajuste, a passagem de saldos de 2009 POC, passa os movimentos para 2010 já com essa regularização.

A conversão altera os seguintes dados:

Plano de contas

Lançamentos associados às contas transformadas

Contas de incidência de I.V.A.

Contas de apuramentos de existências e resultados

Contas de ligação ao plano de caixa

Contas de clientes, fornecedores e Outros

Parâmetros de configuração da contabilidade geral

Parâmetros de configuração do tratamento de I.V.A.

Parâmetros de contas do razão

Grelhas de lançamento

Orçamentação de contas

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80 Anexos


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