Download - Guia de apoio aos processos de candidatura
PROGRAMA OPERACIONAL DE APOIO À PROMOÇÃO DA SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO
Guia de apoio aos processos de
candidatura
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
AUTOR
ACT - Autoridade para as Condições do Trabalho
COORDENAÇÃO
DSPSST – Direção de Serviços para a Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho
EDITOR
ACT - Autoridade para as Condições do Trabalho
EDIÇÃO
Lisboa, Outubro de 2015
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
Índice
Siglas e acrónimos ............................................................................................................. 5
Enquadramento ................................................................................................................. 6
1. Nota introdutória ..................................................................................................... 6
2. Características e objetivos do PROAP ......................................................................... 6
Figura1 – Subprogramas do PROAP ..................................................................................... 6
Apresentação e estrutura do Guia ........................................................................................ 8
PARTE I – Candidaturas.....................................................................................................10
1. Preparação da candidatura.......................................................................................10
1.1. Documentos Referenciais .........................................................................................10
1.2. Condições de admissibilidade e elegibilidade ..............................................................11
Síntese 1 .........................................................................................................................12
1.3. Documentos essenciais que acompanham o formulário de candidatura ..........................12
1.3.1. Memória descritiva..................................................................................................13
1.3.2. Matriz de Avaliação .................................................................................................13
1.3.3. Pactos e Estatutos Sociais/ Lei Orgânica: ...................................................................13
1.3.4. Capacidade técnica e financeira ................................................................................13
1.3.5. Curricula da equipa técnica com afetação remuneratória ao projeto ..............................14
1.3.6. Elementos jurídicos .................................................................................................14
1.3.7. Declarações da situação contributiva perante o estado regularizada ..............................14
1.3.8. Orçamentos ...........................................................................................................15
1.3.9. Protocolo de parceria e declaração de compromisso Promotor/parceiros ........................15
Figura 2 – Perfil dos parceiros ............................................................................................16
1.3.10.Impresso de identificação do Promotor ......................................................................16
2. Formalização da candidatura ....................................................................................16
2.1. Orientações gerais ..................................................................................................17
2.2. Envio da candidatura...............................................................................................17
Síntese 2 .........................................................................................................................18
3. Avaliação da candidatura .........................................................................................19
3.1. Análise de mérito....................................................................................................19
3.2. Decisão .................................................................................................................20
3.3. Critérios de desempate............................................................................................20
3.4. Audiência dos Interessados ......................................................................................21
3.5. Divulgação de resultados .........................................................................................22
Síntese 3 .........................................................................................................................23
PARTE II – EXECUÇÃO DOS PROJETOS ................................................................................24
1. Procedimentos após a decisão de Aprovação ..............................................................24
1.1. Termo de Aceitação e Declaração de compromisso ......................................................24
1.2. Protocolo ...............................................................................................................24
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2. Monitorização e avaliação do projeto .........................................................................25
2.1. Generalidades ........................................................................................................25
2.2. Relatório de progresso ............................................................................................25
2.3. Relatório final .........................................................................................................27
3. Procedimentos de validação de despesa ....................................................................29
3.1. Envio de documentos ..............................................................................................29
3.2. Listagem de documentos de despesa e de comprovativos de pagamento válidos ............30
Quadro 1 – Documentos comprovativos de despesa ..............................................................31
Figura 3 - Modelo de carimbo .............................................................................................33
3.3. Validação de despesa por Rubricas ...........................................................................34
3.3.1. Encargos com pessoal afeto ao projeto ......................................................................34
3.3.2. Rendas e alugueres.................................................................................................35
3.3.3. Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento e avaliação .....35
3.3.4. Encargos Gerais do Projeto ......................................................................................35
3.4. Procedimentos prévios ao pagamento dos adiantamentos e dos saldos ..........................36
4. Visitas de acompanhamento à realização dos projetos .................................................37
Legislação e documentos de referência aplicáveis .................................................................39
GLOSSÁRIO .....................................................................................................................41
ANEXOS ..........................................................................................................................43
Índice de Anexos
Anexo 1 – Matriz de Requisitos das candidaturas – Documento interno ..................................44
Anexo 2 – Custos elegíveis por rubricas previstas no formulário de candidatura (para mais
informações ver o Capitulo III do REGESP): ...............................................................45
Anexo 3 – Matriz de Avaliação do Projeto (fase de candidatura) .............................................48
Anexo 4 – Impresso de identificação do promotor .................................................................49
Anexo 5 – Matriz de Avaliação Técnica da candidatura – Documento Interno............................50
Anexo 6 – Declaração de compromisso................................................................................52
Anexo 7 – Quadro I – Execução Orçamental ........................................................................53
Anexo 8 – Quadro II – Listagem de documentos de despesa ..................................................55
Anexo 9 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação intermédia) ............................................56
Anexo 10 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação final) ...................................................57
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Siglas e acrónimos
ACT – Autoridade para as Condições do Trabalho
AT- Autoridade tributária e aduaneira
GACAP – Guia de Apoio à Candidatura no âmbito do PROAP
EP – Entidade Promotora
OE – Orçamento de Estado
PROAP – Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no
Trabalho
REGESP – Regulamento de Gestão do Programa de Apoio à Promoção da Segurança
e Saúde no Trabalho
SP - Subprogramas
SS- Segurança Social
SST- Segurança e Saúde no Trabalho
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Enquadramento
1. Nota introdutória
O Acordo de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, celebrado entre o Governo e
os Parceiros Sociais, Representantes dos Trabalhadores e dos Empregadores em
1991, definiu que os princípios e medidas de enquadramento da ação do Estado no
domínio da Prevenção de Riscos Profissionais seriam desenvolvidos através de
programas “ao abrigo dos quais entidades privadas, cooperativas e públicas
poderiam apresentar projetos concretos, beneficiando de apoios organizativos e
financeiros para a sua execução”.
2. Características e objetivos do PROAP
O Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho
(PROAP) sucedeu à matriz de apoios financeiros criada em 1995 com a designação
de “Programa de Prevenção de Riscos Profissionais” e encontra-se em vigor desde
2010.
O PROAP estabelece, através de um conjunto de definições estratégicas, princípios e
objetivos, o enquadramento dos apoios a conceder pela Autoridade para as
Condições do Trabalho (ACT) a entidades que desenvolvam iniciativas no âmbito da
Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho.
Neste contexto a matriz de apoios do PROAP integra 3 eixos prioritários ou
Subprogramas (SP) aos quais entidades públicas, cooperativas e privadas podem
candidatar-se:
Figura1 – Subprogramas do PROAP
SP 1
SP 2
SP 3
•Informação e divulgação
•Formação profissional
•Estudos e investigação
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Com o PROAP pretende-se:
Promover um sistema coerente de informação científica e técnica no âmbito da
promoção da segurança e saúde no trabalho;
Promover a formação inicial e contínua dos intervenientes fundamentais no
domínio da promoção da segurança e saúde no trabalho;
Promover o desenvolvimento da investigação aplicada ao domínio da segurança
e saúde no trabalho; e, finalmente,
Contribuir para melhorar a qualidade da prestação dos serviços de segurança e
saúde no trabalho, pela via da qualificação dos respetivos intervenientes.
Para cada um dos subprogramas, acima referenciados, existem Fichas de Ação
codificadas onde estão descritos sucintamente os objetivos, domínios, identificação
das entidades promotoras (EP) elegíveis, a natureza e montantes dos apoios a
projetos e as contrapartidas da ACT aos apoios.
Os apoios a que se referem as Fichas de Ação do PROAP revestem-se de natureza
técnica e financeira:
Apoio Técnico - Para além das áreas de intervenção prioritárias descritas nas
Fichas de Ação do PROAP, o REGESP prevê ainda que o Apoio Técnico a
projetos, possa igualmente ter enquadramento em temáticas específicas de
campanhas desenvolvidas pela ACT, bem como, nas medidas da Estratégia
Nacional para a Segurança e Saúde no Trabalho 2015-2020 –“ Por um
trabalho seguro, saudável e produtivo”.
O formulário de Pedido de Apoio Técnico no Âmbito da Promoção da
Segurança e Saúde no trabalho destina-se exclusivamente a esses casos.
Apoio financeiro - Quando para a realização de ações integradas em
projetos destinados à promoção da melhoria das condições de trabalho, no
âmbito do PROAP, está subjacente a necessidade de apoio financeiro ou
técnico-financeiro, as entidades que as promovem também deverão ser
enquadradas nas prioridades das EP. Cumulativamente deverão ainda
obedecer às condições gerais e específicas de admissão e aceitação
preconizadas no respetivo Regulamento de Gestão do Programa Operacional
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de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho (doravante
designado REGESP), aprovado por Despacho n.º 2842/2015, do Secretário de
Estado do Emprego e publicado no DR, 2ª série, de 19 de março de 2015 e em
vigor desde 26 de março de 2015.
O PROAP e o REGESP encontram-se disponíveis para consulta no sítio eletrónico
www.act.gov.pt .
Apresentação e estrutura do Guia
O presente guia de apoio faz parte da documentação de suporte à apresentação de
candidaturas a apoios para o desenvolvimento de projetos no âmbito do PROAP.
Integra na sua constituição um conjunto de orientações, conselhos práticos e
instrumentos de apoio de modo a facilitar a correta apresentação de candidaturas e
o preenchimento do(s) formulário(s) disponibilizado(s) em www.act.gov.pt.
Salienta, ainda, os aspetos mais importantes a ter em conta, antes e, durante a
formalização de uma candidatura desta natureza, e finalmente informa sobre os
processos de avaliação, de comunicação da decisão e de audiência prévia.
Este Guia está dividido em duas partes: Parte I - Candidaturas e Parte II -Execução
dos Projetos.
A primeira parte divide-se em 3 capítulos: O primeiro, sob o título “Preparação da
Candidatura”, visa dar informações importantes para o inicio de uma candidatura,
dando atenção especial aos aspetos a ter em conta, durante a fase de conceção do
projeto, tais como, a verificação da elegibilidade da EP e dos documentos essenciais
que devem acompanhar o formulário devidamente preenchido, de modo a assegurar
a coerência da informação e fornecer elementos fundamentais para a análise e
instrução dos processos.
O segundo capítulo “Formalização da candidatura’’ tem por objetivo prestar
esclarecimentos sobre os princípios e procedimentos a que deve obedecer a EP na
apresentação da candidatura ao apoio a projeto no âmbito do PROAP. Este capítulo
fornece orientações gerais e regras.
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O terceiro capítulo “Avaliação da candidatura” refere-se aos aspetos principais
relacionados com a seleção da candidatura e instrução do processo até ao processo
de decisão. Nele encontram-se definidos os requisitos previstos no REGESP e que a
EP deve cumprir, para garantir a sua admissibilidade e elegibilidade, explicando os
procedimentos relativos à tramitação do processo até à decisão final e divulgação de
resultados.
A segunda parte, sob o título “Execução dos projetos”, está organizada em 5
capítulos e inicia-se com os procedimentos após a decisão de aprovação expondo os
aspetos mais relevantes da tramitação do processo e do desenvolvimento dos
projetos durante o seu ciclo de vida. O objetivo é prestar esclarecimentos sobre as
regras, princípios e procedimentos a que devem obedecer as entidades com projetos
aprovados, para garantir o desenvolvimento e a boa execução do projeto em
observância às disposições dos Capítulos IV e V do REGESP (artigos 17º a 39º).
Este guia contém ainda informação de preenchimento do formulário de candidatura e
de listagem de documentos de despesa e de comprovativos de pagamento válidos.
Reúne, informação dispersa na página eletrónica da ACT, pelo formulário de
candidatura e pela legislação aplicável e realça aspetos importantes que a EP deve
ter em atenção.
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PARTE I – Candidaturas
1. Preparação da candidatura
A informação contida neste guia de apoio não substitui ou sobrepõe o estipulado no
Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho –
PROAP, no Regulamento (REGESP) e no Aviso de Abertura de Candidaturas.
1.1. Documentos Referenciais
Ao iniciar a preparação da sua candidatura informe-se das regras e requisitos a que
a mesma vai estar submetida.
O Aviso de Abertura de Candidaturas fixa os períodos de candidatura e
estabelece o âmbito das mesmas, as condições de elegibilidade das entidades
promotoras, os setores de atividade prioritários, os domínios de desenvolvimento
dos projetos, e ainda o montante global disponível para os apoios.
No sítio eletrónico www.act.gov.pt encontram-se disponíveis os formulários de
candidatura, nos períodos previstos para a sua apresentação, que decorrem:
1º Período de candidaturas – de 1 de novembro a 31 de dezembro do ano
anterior ao início de execução do projeto;
2º Período de candidaturas, em função do montante disponível para os apoios,
pode decorrer de 1 a 30 de abril.
Os pedidos de Apoio Técnico no Âmbito da Promoção da Segurança e Saúde no
Trabalho anteriormente referidos, não estão sujeitos a períodos de candidatura
podendo ser formulados em qualquer altura através de formulário próprio disponível
no sítio eletrónico da ACT.
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1.2. Condições de admissibilidade e elegibilidade
As condições de admissibilidade de candidaturas, de elegibilidade de EP e de
financiamento de projetos, bem como as regras e requisitos a respeitar nas fases de
candidatura e de execução de cada projeto aprovado, estão definidos no
Regulamento de Gestão do Programa de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no
Trabalho (REGESP) que define as condições gerais de admissão e aceitação das
entidades promotoras e dos projetos financiados por verbas suportadas pelo
Orçamento de Estado (OE), através das contribuições orçamentadas no âmbito do
sistema previdencial (Taxa Social Única), geridas pela ACT e são destinadas à
melhoria das condições de trabalho e à política de segurança e saúde no trabalho.
a) Entidades Promotoras (EP) - podem ser pessoas singulares ou coletivas,
do setor público, cooperativo ou privado, com ou sem fins lucrativos que
preencham as condições gerais e específicas fixadas no REGESP, devendo
cumprir as condições do artigo 5.º do mesmo à data da apresentação da
candidatura.
b) Custos elegíveis – O REGESP, fixa a natureza e os limites máximos dos
custos considerados elegíveis para efeitos de apoio a projetos no seu artigo
14.º.
c) Período de elegibilidade das despesas – Consideram-se elegíveis as
despesas efetuadas entre a data de formalização e assinatura do protocolo
entre a ACT e a entidade promotora até 60 dias após a conclusão do projeto
na data da apresentação do Relatório Final.
No capítulo 3 – Avaliação da candidatura - encontram-se descritos os requisitos de
admissibilidade e avaliação das candidaturas.
Suporte documental:
Anexo 1 – Matriz de Requisitos das candidaturas – Documento interno
Anexo 2 – Custos elegíveis por rubricas previstas no formulário de candidatura
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Síntese 1
O financiamento dos apoios está condicionado à dotação disponível e ao
cumprimento da legislação nacional que é passível de ser alterada. Igualmente,
ao longo da execução do projeto, e no que concerne às aquisições de bens e
serviços, a EP deve, quando aplicável, proceder de acordo com o Código dos
Contratos Públicos em matéria de salvaguarda do princípio da concorrência (ver
anexo 2 – resumo dos custos elegíveis por rubricas previstas).
Qualquer despesa relacionada com os recursos humanos do projeto só é
considerada elegível se os mesmos estiverem devidamente identificados na
execução física do projeto constante no processo de candidatura.
Ao custo total elegível do projeto são sempre deduzidas todas as receitas que,
de forma direta ou indireta, decorram da realização do mesmo, não havendo
lugar a ganhos.
Dado tratar-se de financiamento público, que deve ser gerido como se de um
financiamento próprio se tratasse, é dever das EP pautar a realização destas
despesas por critérios de razoabilidade, assentes em princípios de boa gestão
financeira, pelo que se deve ter sempre em conta os preços de mercado para a
aquisição de equipamentos semelhantes e a relação custo/benefício.
1.3. Documentos essenciais que acompanham o formulário de
candidatura
A organização da documentação exigida para apoiar a análise técnico-financeira da
candidatura, é fundamental e o seu envio facilita o processo de decisão, obviando o
tempo de resposta e evitando constrangimentos orçamentais de não cumprimento
do cronograma estabelecido, ou até da exclusão do projeto.
Juntamente com dados constantes no formulário de candidatura, os restantes
documentos fornecem elementos complementares para análise e avaliação do
projeto:
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1.3.1. Memória descritiva
A memória descritiva deve incluir o diagnóstico das necessidades/problemas que
deram origem à ideia do projeto; a análise das possibilidades de intervenção;
metodologias de trabalho, tarefas horizontais como a coordenação e a avaliação,
identificando claramente essas etapas no cronograma e dentro dele identificar os
momentos mais importantes e decisivos para cumprir os objetivos do projeto.
O planeamento deve integrar os produtos (um site, um manual, DVDs, número de
ações de formação, relatórios intermédios e finais que são obrigatórios) e resultados
mensuráveis, relacionados com as mudanças que o projeto vai estimular e os
impactos a provocar nos seus beneficiários diretos ou indiretos.
1.3.2. Matriz de Avaliação
A matriz de avaliação (impresso fornecido pela ACT) correlaciona os objetivos a
alcançar pelo projeto com as atividades e metodologia, os indicadores de avaliação,
os processos de divulgação e o impacto e resultados esperados.
Suporte documental:
Anexo 3 – Matriz de Avaliação do Projeto – Fase de Candidatura
1.3.3. Pactos e Estatutos Sociais/ Lei Orgânica:
Incluindo as atribuições e respetivas delegações de competências – estes
documentos destinam-se a fornecer informação sobre a EP e identificar os respetivos
representantes legais.
Se a EP for pública, bastará a identificação do DR, série e respetiva data de
publicação.
1.3.4. Capacidade técnica e financeira
A EP deve antecipar e demonstrar que detém recursos humanos e financeiros para
desenvolver e concluir o projeto com êxito. Para cada projeto existe um Coordenador
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e um representante legal (ou mais) responsável(eis), é sobre ele(s) que recai toda a
responsabilidade do projeto, inclusive as responsabilidades respeitantes às parcerias.
O coordenador é o contacto preferencial com a ACT e, na impossibilidade ou
ausência, deverá designar e identificar um contacto alternativo. A capacidade de
coordenação e liderança são competências fundamentais, pois são tarefas que
requerem uma articulação muito próxima e de forma sistemática com os restantes
elementos da equipa, fornecedores, parceiros e/ou associados. São tarefas
burocráticas, contactos frequentes, relatórios e reuniões, incluindo evidências da
realização dos mesmos, comprovativos de despesas, etc.
1.3.5. Curricula da equipa técnica com afetação remuneratória ao
projeto
Igualmente importante, é identificar os elementos da equipa de projeto e atribuição
de responsabilidades (quem faz o quê, quando) e a escolha da estratégia de
implementação do projeto e da sua realização e disseminação na perspetiva da
qualidade, por isso é essencial, nesta fase, comprovar as qualificações de todos os
elementos da equipa técnica, através dos curriculum vitae, que à data da
candidatura fazem parte do quadro da EP e que demonstrem a sua capacidade
técnica na realização de ações a desenvolver na presente candidatura.
1.3.6. Elementos jurídicos
Os promotores devem comprovar a sua natureza jurídica e regime de propriedade
através dos estatutos ou lei orgânica da EP.
Este requisito não se aplica no caso de entidades públicas.
1.3.7. Declarações da situação contributiva perante o estado
regularizada
As EP devem comprovar a sua situação tributária e na segurança social, com
declarações dos organismos responsáveis, dentro dos respetivos prazos de validade,
atestando a inexistência de dívidas à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e à
Segurança Social (SS).
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1.3.8. Orçamentos
A definição do orçamento de forma coerente e rigorosa, condiciona a implementação
do projeto já que todas as atividades dependem dele. Para tal importa apresentar no
mínimo 3 orçamentos de empresas diferentes dos serviços/produtos a adjudicar que
permitam uma análise comparativa, com indicação do critério e do orçamento
escolhido.
1.3.9. Protocolo de parceria e declaração de compromisso
Promotor/parceiros
Se o projeto for desenvolvido em parceria, é fundamental que a experiência e
conhecimentos dos potenciais parceiros sejam uma mais-valia para o projeto. Do
mesmo modo os termos e responsabilidades dessa parceria sejam claros e objetivos.
No sentido de evitar qualquer dificuldade na gestão ou implementação do projeto, o
coordenador deve preparar toda a documentação que contenha a parte
administrativa e a gestão financeira do projeto e o contrato de parceria que
estabelece a relação entre a EP e o(s) seu(s) parceiro(s), como por exemplo: o que
deve ser feito, por quem e quando, assinatura dos respetivos representantes legais,
definição das questões financeiras (dependendo do tipo de colaboração), os
encargos, montantes envolvidos e formas de pagamento ou salvaguarda de direitos
de propriedade.
O REGESP não prevê o co benefício dos montantes apoiados. Só pode existir apenas
um centro de custos com identificação obrigatória de uma conta específica para os
movimentos relativos ao projeto.
A EP obriga-se a dispor de uma conta bancária para efetivação dos movimentos
financeiros relativos ao projeto e a garantir a existência de transparência no seu
funcionamento. Esta conta bancária tem de ser identificada para os efeitos previstos
no art. 27º do REGESP.
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Figura 2 – Perfil dos parceiros
1.3.10. Impresso de identificação do Promotor
Documento destinado a fornecer elementos bancários e de identificação fiscal do
promotor, fornecido pela ACT.
Suporte documental:
Anexo 4 – Impresso de Identificação do Promotor
2. Formalização da candidatura
As entidades que pretendam candidatar-se aos apoios previstos no PROAP devem
formalizar os seus pedidos mediante preenchimento do(s) formulário(s) de
candidatura de modelo(s) aprovado(s) pela ACT, disponível(eis) no sítio eletrónico
www.act.gov.pt, nos períodos de candidatura aí identificados, juntamente com todos
os documentos necessários à respetiva instrução.
A EP deve certificar-se que o projeto se encontra devidamente enquadrado nas
fichas de ação do PROAP.
O formulário de candidatura é específico para cada tipo de projeto, devendo ser
preenchido, preferencialmente com processador de texto.
Parceiros
Competência técnica e de
gestão
Estabilidade financeira
Compromisso de parceria
Experiência em projetos semelhantes
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Para além do preenchimento dos campos do formulário adequado à tipologia da cada
candidatura, antes do seu envio, este deve ser assinado na última página pela
pessoa legalmente autorizada a representar a EP, e rubricadas todas as restantes
páginas.
2.1. Orientações gerais
Os formulários da candidatura estão organizados de modo a que o seu conteúdo
forneça informação relevante para a avaliação da candidatura.
Verifique antecipadamente a tipologia da sua candidatura de acordo com o
Subprograma e a estrutura do formulário de candidatura e da informação que lhe é
pedida.
Leia com atenção as indicações contidas no próprio formulário.
Os documentos referenciais: o PROAP, o REGESP bem como a lista de FAQS estão
disponíveis no endereço eletrónico da ACT em www.act.gov.pt. Muitas das suas
perguntas ou dúvidas estarão esclarecidas nessa informação.
Se ainda tiver dúvidas contacte os serviços da ACT para ser esclarecido.
Os pedidos de informação podem ser dirigidos diariamente ao endereço de apoio
a candidaturas [email protected], até às 12 horas do dia de encerramento.
Assegure atempadamente todos os dados e documentos necessários para instruir a
candidatura.
Antes de submeter a candidatura faça uma revisão de todas as seções do
formulário para assegurar que os elementos nele constantes, estão descritos de
forma coerente e objetiva para evitar erros e repetições.
2.2. Envio da candidatura
As candidaturas devem ser efetuadas, respeitando os prazos estabelecidos, para os
serviços da ACT sitos na Praça de Alvalade, n.º 1, 1749-073 Lisboa, entregues
em mão ou enviadas pelo correio.
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Síntese 2
1- As candidaturas dos projetos são apresentadas em formulário próprio disponível
em www.act.gov.pt
2- Todas as questões aplicáveis à tipologia do projeto a que se candidata, devem
estar preenchidas.
3- Capacidade de síntese – Não escrever mais que o número de linhas ou de
caracteres permitidos.
4- Não usar informação irrelevante ou desnecessária.
5- Usar preferencialmente letras maiúsculas legíveis, caso não possa usar um
processador de texto.
6- Todos os elementos do formulário e documentação anexa devem estar escritos
em português.
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3. Avaliação da candidatura
Na análise e instrução dos processos de candidaturas, já previamente verificadas e
admitidas nos termos do art. 10º, são, também, considerados os critérios de
avaliação e seleção descritos no art. 11º, ambos do REGESP, com o objetivo de
aferir a qualidade técnica da candidatura e relevância do projeto em função da sua
eficácia e resultados esperados.
Durante o processo de análise o gestor do projeto, caso considere que a informação
disponível no formulário de candidatura é insuficiente ou que sobre a mesma recaem
dúvidas para a sua análise, pode solicitar esclarecimentos ou elementos adicionais à
EP nos termos definidos no REGESP.
3.1. Análise de mérito
Em função da classificação final de cada candidatura que identifica o mérito absoluto
será apurado o mérito relativo de cada uma através da sua hierarquização, por
ordem decrescente daquela classificação. Deste modo, serão selecionados os
projetos que estiverem acima da classificação mínima definida na matriz de
avaliação técnica do projeto e enquanto exista enquadramento na dotação
orçamental anunciada nos termos do aviso. Caso a candidatura não tenha
enquadramento na dotação orçamental disponível, nos termos publicitados no Aviso
de Abertura de período de candidaturas, ou não obtenha a classificação mínima
acima referida, a proposta de decisão de financiamento será desfavorável.
Uma decisão desfavorável com fundamento na insuficiência da dotação orçamental
associada a este convite de apresentação de candidaturas no âmbito do PROAP, não
prejudica a sua apresentação posterior em períodos de candidaturas subsequentes.
Para garantir a segregação de funções, o técnico que efetua a análise de mérito da
operação nunca é o mesmo que efetua as funções correspondentes à fase seguinte.
Após a decisão de financiamento, é designado um outro técnico para efetuar o
acompanhamento de execução do projeto (apreciação dos pedidos de pagamento),
ou a verificação no local (administrativas, financeiras e físicas).
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
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A matriz de avaliação técnica do projeto, integrada em anexo neste guia de apoio,
fornece uma boa indicação de como a proposta será avaliada e seriada. Leia esses
critérios cuidadosamente e procure que o seu projeto reflita positivamente cada um
deles.
Suporte documental:
Anexo 5 – Matriz de Avaliação Técnica do projeto – Documento interno
3.2. Decisão
Após a verificação da admissibilidade, e da análise técnica e financeira das
candidaturas, a ACT elabora um parecer contendo uma proposta de decisão de:
Aprovação;
Indeferimento (em função da pontuação e da dotação orçamental
disponível);
Arquivamento (se não cumprirem os requisitos de acesso).
Após o encerramento dos períodos de candidaturas, a ACT decide no prazo máximo
de 45 dias, podendo esse prazo ser prorrogado por 15 dias, caso seja solicitado, à
EP, a entrega de documentação necessária para instrução do processo.
Após aplicação dos critérios de avaliação e seleção determinados no art. 11º, se a
candidatura não preencher os requisitos de elegibilidade/qualidade, de acordo com
os critérios anteriormente descritos, não poderá ser aprovada.
Em caso de aprovação, a classificação obtida através da ponderação de todos os
critérios determina a fixação do montante da subvenção a atribuir.
3.3. Critérios de desempate
Os critérios de desempate entre candidaturas com a mesma pontuação são os
seguintes:
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A dotação disponível para os subprogramas dos projetos em causa (os
projetos podem enquadrar-se em subprogramas diferentes, apesar da
mesma pontuação);
A precedência temporal na submissão das mesmas (isto é, por ordem de
submissão de candidatura).
3.4. Audiência dos Interessados
A proposta de decisão de não aprovação da candidatura é comunicada à EP para se
pronunciar no prazo de 10 dias, nos termos do Código de Procedimento
Administrativo, findos os quais a decisão, se não for contestada, se torna definitiva.
Em sede de audiência dos interessados, poderão verificar-se as seguintes situações:
a) Se a EP não responde em sede de audiência prévia de interessados, é
mantida a decisão de financiamento desfavorável.
b) Se a EP responde, apresentando alegações que contestam a proposta de
decisão de financiamento desfavorável, o gestor do projeto analisa as
alegações, de forma a concluir se os argumentos invocados são suscetíveis
de gerar uma revisão da proposta de decisão de financiamento. Neste
contexto, poderão ocorrer as seguintes situações: b.1) Se os argumentos
invocados forem factual e juridicamente aceites, o gestor do projeto emite
um parecer de decisão favorável da candidatura; b.2) Se os argumentos
invocados não forem factual e juridicamente aceites, o gestor do projeto
emite/mantém um parecer de decisão desfavorável da candidatura.
De salientar que, no âmbito da tramitação da candidatura, desde a sua submissão
até à emissão de decisão de financiamento, a EP pode, a qualquer momento,
exprimir vontade no sentido de não prosseguir ou de não aceitar os efeitos da
candidatura. Este caso configura uma situação de desistência da candidatura.
Configura-se, ainda, como desistência os casos em que a EP, aquando da notificação
para a prestação de esclarecimentos complementares ou envio de documentos em
falta, não apresentar os elementos solicitados dentro do prazo definido para o efeito,
em regra 10 dias úteis, conforme estabelecido no REGESP. Observada a falta de
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PROAP
22
resposta, o gestor do projeto propõe o arquivamento da candidatura notificando o
promotor desse facto.
3.5. Divulgação de resultados
Os resultados das candidaturas serão divulgados em listagem própria, no endereço
eletrónico www.act.gov.pt.
Para além da divulgação na página eletrónica da ACT, as EP com decisão de
candidatura aprovada são contactadas, por correio eletrónico, no prazo de dez dias.
Após a divulgação dos resultados, serão remetidos originais dos termos de aceitação
e protocolo de subvenção a formalizar entre a ACT e cada EP.
A segunda parte deste Guia foi destinada à execução dos projetos, estando aí
descritos procedimentos, indicações e conselhos úteis relacionados com a tramitação
dos processos durante o ciclo de vida dos projetos até ao seu encerramento.
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Síntese 3
Processo de admissão, avaliação e seleção de candidaturas
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PARTE II – EXECUÇÃO DOS PROJETOS
1. Procedimentos após a decisão de Aprovação
1.1. Termo de Aceitação e Declaração de compromisso
A ACT notifica a EP da decisão de aprovação e envia o respetivo Termo de
Aceitação em duplicado.
A EP deve devolver à ACT um dos exemplares do Termo de Aceitação da decisão de
aprovação, devidamente assinado e carimbado, no prazo de 10 dias, sob pena de
caducidade da decisão de aprovação.
O incumprimento do envio do Termo de Aceitação e envio dos comprovativos da
situação regularizada face à administração fiscal e à segurança social determinam a
extinção do procedimento.
O Termo de Aceitação já com a(s) assinatura(s) “de quem tem poderes para o ato”
deve ser rubricado em todas as páginas.
O duplicado ficará com a EP, devidamente arquivado no processo do projeto.
No caso de projetos com duração superior a 12 meses a EP, devolve à ACT
igualmente assinada e carimbada uma Declaração de Compromisso. Este documento
(anexo 6), expressa o compromisso do responsável(eis) pela coordenação e gestão
do projeto em levar o mesmo a efeito até ao seu termo.
Suporte documental:
Anexo 6 – Declaração de Compromisso
1.2. Protocolo
O apoio concedido pela ACT é formalizado através de um protocolo a celebrar entre a
EP e o representante da ACT devidamente habilitado, a outorgar no prazo de 15 dias
subsequentes à data de aceitação de atribuição de subvenção e com os elementos
constantes do n.º 2 do art. 20º do REGESP.
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
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25
A assinatura do protocolo confere à EP o direito a receber um adiantamento do apoio
financeiro concedido no caso concreto, calculado por aplicação de uma percentagem
sobre a subvenção aprovada nos termos do art. 21º do REGESP.
2. Monitorização e avaliação do projeto
2.1. Generalidades
As EP devem enviar à ACT relatórios de progresso e final à execução do projeto, que
incluem os documentos em anexo: “Quadro I - Execução Orçamental”, “Quadro II -
listagem de documentos de despesa”, “Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação
Intermédia” e “Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação Final”.
Os relatórios de progresso são enviados anualmente à ACT, no caso de projetos
plurianuais, nos termos previstos no protocolo.
O relatório final deve ser, obrigatoriamente, enviado à ACT até 60 dias após a
conclusão do projeto.
Suporte documental:
Anexo 7 – Quadro I - Execução Orçamental
Anexo 8 – Quadro II - listagem de documentos de despesa
Anexo 9 – Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação Intermédia
Anexo 10 – Matriz de Avaliação do Projeto – Avaliação Final
2.2. Relatório de progresso
Os relatórios periódicos de progresso são obrigatórios para a continuação do apoio
financeiro do projeto, e uma ferramenta indispensável no seu acompanhamento.
Estes têm diferentes estruturas de acordo com os subprogramas:
SP1- Informação e divulgação
(A duração inferior a 12 meses deste subprograma implica, normalmente, a não
realização de relatório de progresso)
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PROAP
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SP2- Formação profissional
Este relatório de progresso do projeto é constituído por um relatório técnico-
pedagógico e um relatório financeiro-contabilístico, o qual deve observar o correto
preenchimento dos quadros: “Quadro I - Execução Orçamental”, “Quadro II - listagem
de documentos de despesa”.
O relatório técnico-pedagógico deve obedecer a uma estrutura onde sejam
desenvolvidos, nomeadamente, os seguintes aspetos:
a) Descrição detalhada da evolução da ação do projeto de acordo com os
objetivos propostos;
b) Resultados de monitorização da ação disponíveis à data do relatório com
indicação e justificação de eventuais desvios;
c) Grau de prossecução dos objetivos propostos na candidatura.
O relatório financeiro-contabilístico destina-se a evidenciar a situação relativa à
execução financeira do projeto, reportada a essa data e deve ter presente as rubricas
da estimativa orçamental do projeto.
SP3- Estudos e investigação
O relatório de progresso do projeto é constituído por um relatório técnico e um
relatório técnico-financeiro, o qual deverá observar o correto preenchimento dos
quadros: “Quadro I - Execução Orçamental”, “Quadro II - listagem de documentos de
despesa”.
O relatório técnico deve obedecer a uma estrutura onde sejam desenvolvidos,
nomeadamente, os seguintes aspetos:
a) Descrição detalhada da evolução do estudo por etapas do projeto de acordo
com os objetivos e metodologia propostos;
b) Resultados de monitorização do estudo disponíveis à data do relatório com
indicação e justificação de eventuais desvios;
c) Grau de prossecução dos objetivos propostos na candidatura.
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
27
A decisão relativa ao pedido de pagamento de adiantamento intermédio deve ser
proferida no prazo máximo de 60 dias subsequentes à data da receção do relatório
de progresso.
2.3. Relatório final
O promotor tem obrigatoriamente de remeter o relatório final de execução, no prazo
máximo de sessenta dias a partir do termo das ações desenvolvidas no âmbito do
projeto, devendo ter diferentes estruturas dependendo dos subprogramas.
O relatório final de execução do projeto é constituído por um relatório técnico ou
técnico-pedagógico, consoante o subprograma e um relatório financeiro-contabilístico
em todos os subprogramas.
O relatório financeiro-contabilístico deve reportar-se à estrutura e às rubricas da
estimativa orçamental do projeto e respeitar os seguintes princípios:
As despesas podem apenas ser justificadas através de fatura e recibo, devendo estar
cumpridos todos os imperativos fiscais, bem como, no caso das entidades públicas os
normativos legais que regulam a realização de despesas públicas;
Os recibos, bem como os documentos de suporte à imputação de custos internos,
devem identificar claramente o respetivo bem ou serviço e a fórmula de cálculo do
valor imputado ao projeto;
O relatório financeiro-contabilístico deve incluir os quadros: “Quadro I - Execução
Orçamental”, “Quadro II - listagem de documentos de despesa”.
SP1- Informação e divulgação
O relatório técnico que deve conter todos os elementos relativos à proposta de ação
e sua execução, devendo conter os seguintes elementos:
a) Relatório de execução material do projeto que inclua a descrição detalhada
da sua realização, eventuais desvios e condicionantes;
b) Identificação dos recursos humanos afetos às diversas fases do projeto;
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PROAP
28
c) Descrição dos equipamentos utilizados;
d) Indicação dos locais de realização;
e) Documentos ou outros elementos comprovativos da realização do projeto,
nomeadamente textos, documentos fotográficos, suportes audiovisuais,
anúncios públicos, listas de presenças e outros;
f) Indicação e explicitação dos elementos utilizados na caracterização e
quantificação dos indicadores dos resultados finais obtidos;
g) Avaliação dos resultados, à luz dos objetivos formulados no projeto,
identificando a correção dos desvios verificados (se aplicável);
h) Informações relevantes sobre o efeito multiplicador e avaliação de impactos
da ação apoiada.
SP2- Formação profissional
O relatório técnico-pedagógico deve obedecer a uma estrutura onde sejam
desenvolvidos, nomeadamente, os seguintes aspetos:
a) Identificação do(s) coordenador(es) técnico-pedagógico(s) da ação;
b) Identificação dos formadores, seus curricula comprovativos da respetiva
certificação profissional, nos casos em que legalmente são exigidos e sua
situação contratual;
c) Cópia das atas das reuniões da equipa de coordenação e gestão do curso;
d) Identificação do pessoal técnico não docente, administrativo e outro pessoal
e sua situação contratual;
e) Programa resumido da ação de formação e respetivo cronograma;
f) Recursos didáticos, incluindo manuais, textos, materiais audiovisuais e
outros apoios;
g) Equipamento pedagógico e técnico utilizados na formação;
h) Sumários das aulas e relatórios de acompanhamento dos projetos
individuais, visitas de estudo e outras atividades formativas;
i) Provas, testes, assim como publicitação do aproveitamento ou classificação
dos alunos;
j) Publicidade e informação produzida para a divulgação da ação;
k) Listagem dos formandos que finalizaram a ação de formação com
aproveitamento;
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
29
l) Relatórios de trabalho ou de estágios realizados, podendo estes ser objeto
de edição na linha editorial da ACT ou de divulgação na internet no site da
ACT;
m) Avaliação dos resultados, à luz dos objetivos formulados no projeto,
identificando a correção dos desvios verificados (se aplicável);
n) Informações relevantes sobre o efeito multiplicador e avaliação de impactos
do estudo.
SP3- Estudos e investigação
O relatório técnico deve obedecer a uma estrutura onde sejam desenvolvidos,
nomeadamente, os seguintes aspetos:
a) Relatório de execução material do projeto que inclua a descrição detalhada
do estudo em relação à metodologia proposta no projeto, eventuais desvios
e condicionantes;
b) Identificação dos recursos humanos afetos às diversas fases do projeto;
c) Descrição das atividades e funções desempenhadas pelos membros da
equipa de projeto em relação ao programa de trabalhos;
d) Indicação e explicitação dos elementos utilizados na caracterização e
quantificação dos indicadores dos resultados finais obtidos;
e) Avaliação dos resultados, à luz dos objetivos formulados no projeto,
identificando a correção dos desvios verificados (se aplicável);
f) Informações relevantes sobre o efeito multiplicador e avaliação de impactos
da ação apoiada.
3. Procedimentos de validação de despesa
3.1. Envio de documentos
As EP devem enviar nos prazos devidos os relatórios de progresso e final, incluindo o
relatório financeiro-contabilístico com os comprovativos de despesas efetuadas no
âmbito do projeto, de modo a não incorrerem em incumprimento das normas em
vigor.
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
30
Alerta-se para o facto de ser necessário proceder à identificação de todos os recursos
humanos por atividade e percentagem de afetação no quadro correspondente da
Matriz de execução financeira do projeto (anexos do protocolo), bem como à
atualização de todos os campos referentes às atividades em função da sua efetiva
execução física e das respetivas taxas de imputação.
Todos os documentos solicitados devem estar suportados por documentos
fiscalmente aceites. Aquando do pedido dos documentos de despesa, serão também
solicitados, entre outros, os documentos de suporte de despesa, tais como:
Contratos de trabalho, de prestação de serviços (inclui procedimento de
contratação), de aluguer, etc.;
Lista de presenças, mapas de assiduidade de sessões de
sensibilização/informação;
Materiais produzidos: publicidade e outro material de divulgação, material de
sensibilização, material pedagógico, diagnóstico, plano, avaliação
(inquéritos,…).
Aquando do envio dos documentos relativos a pagamentos da primeira tranche,
deverá igualmente ser enviada a declaração da situação contributiva da entidade
promotora face ao IVA.
3.2. Listagem de documentos de despesa e de comprovativos de
pagamento válidos
No Decreto-Lei n.º 394-B/84 de 26 de dezembro que aprova o Código do Imposto
sobre o Valor Acrescentado (CIVA), na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 197/2012
de 24 de agosto, é instituída a obrigatoriedade de emissão de fatura para todas as
transmissões de bens e prestações de serviços, independentemente da qualidade dos
bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, qualquer que seja
o setor de atividade. Os sujeitos passivos não podem emitir nem entregar documentos
de natureza diferente da fatura. Sendo assim, elimina-se a possibilidade de
emissão de documentos equivalentes a faturas (nota de débito, venda a
dinheiro, talão de balcão).
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
31
Desse modo, os documentos que sustentam a listagem de despesas pagas e
respetivos comprovativos são apenas os seguintes:
Quadro 1 – Documentos comprovativos de despesa
Documento Comprovativo de
Despesa
Documento Comprovativo de
Pagamento
Fatura Recibo
Fatura/Recibo (Recibo de vencimento,
“Recibo verde”, Ato isolado, entre
outros)
Fatura/Recibo (Recibo de vencimento,
“Recibo verde”, Ato isolado, entre
outros)
No momento da validação da despesa, são verificados os aspetos formais da
documentação, bem como os aspetos relativos à natureza da despesa e elegibilidade
temporal da mesma.
Todos os documentos devem cumprir os requisitos estabelecidos nos artigos 29º e
36º do CIVA, ou seja, prazo de emissão e formalidades das faturas, conforme o que
se refere de seguida:
a) Fatura
Deve ser emitida pelo fornecedor de bens/prestador de serviços até ao 5º dia útil ao
da realização da transação, devendo ser preenchida em duplicado, ficando o original
com o requerente e o duplicado com o fornecedor.
A fatura deve conter os seguintes elementos os seguintes elementos, em campos
específicos:
Data de emissão;
N.º de documento;
Identificação do fornecedor (nome, firma ou denominação social, domicilio,
NIPC, Capital social e n.º registo da conservatória);
Identificação do comprador, com indicação do nome, firma ou denominação
social, NIPC e domicílio;
Quantidade e denominação usual dos bens ou serviços prestados;
Preço unitário;
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PROAP
32
Preço líquido de imposto e outros elementos incluídos no valor tributável;
Taxa de IVA aplicada e o montante de imposto devido (no caso de isenção deve
incluir o art. correspondente);
Total a pagar.
b) Recibo
É uma prova de pagamento, sendo emitido em duplicado pelo fornecedor e o original
entregue ao comprador.
Um recibo deve conter os seguintes elementos:
Timbre do vendedor, com indicação da firma, domicilio, capital social, NIPC e
n.º de registo na Conservatória;
Firma, domicílio e NIPC do comprador;
Identificação do documento com n.º, localidade e data de emissão;
Quantia expressa em algarismos e por extenso;
Referência à fatura a que se reporta;
Assinatura do vendedor.
c) Carimbo
A entidade deve verificar a existência, em todos os documentos, do carimbo aposto
para efeitos de cumprimento do estabelecido no art. 25º do REGESP.
A ACT divulga neste guia de apoio, a atualização do modelo exemplificativo do
carimbo supra referido que deve constar nos documentos de despesa relativos aos
projetos apoiados por este programa, de acordo com o seguinte modelo:
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
33
Figura 3 - Modelo de carimbo
Alerta-se ainda que o carimbo ACT deve ser colocado e preenchido em todos os
documentos de despesa e quitação, sob pena de não serem considerados
elegíveis. Mais se alerta para o facto de que os documentos só devem ser
fotocopiados depois de carimbados.
d) Classificação contabilística
Em todos os documentos, faturas e recibos, deve constar a classificação contabilística
antes de serem fotocopiados.
e) Taxa de imputação
As taxas de imputação de custos devem ser efetuadas de acordo com critérios
objetivos de afetação física e temporal ao projeto que permita uma razoável
determinação da despesa elegível.
Os custos comuns – encargos com outro pessoal afeto ao projeto; rendas e alugueres;
encargos gerais do projeto que a entidade promotora entenda imputar ao projeto,
devem conter indicadores que integrem elementos de execução física e temporal do
projeto, elementos de implantação do projeto no espaço físico em que se desenvolve,
ou outros, consoante as naturezas de custos.
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
34
Em todos os documentos de despesa as entidades devem indicar as fórmulas
utilizadas para o cálculo da imputação e respetivos critérios de imputação.
3.3. Validação de despesa por Rubricas
3.3.1. Encargos com pessoal afeto ao projeto
Documentos a enviar:
Equipa técnica
Os recibos de vencimento/ Recibos verdes – modelo oficial (consoante a
situação laboral);
Guia do pagamento da Segurança social e IRS com o respetivo pagamento,
anexado da listagem com a descriminação do valor total;
Comprovativos de pagamento (recibo; fatura/recibo);
Outros documentos que sustentem a listagem de despesas.
A percentagem de imputação relativa a vencimentos não pode ser superior ao valor
apresentado no formulário de candidatura e/ou o posteriormente atribuído após
avaliação do projeto. O cálculo deve ser realizado sobre o vencimento base acrescido
dos encargos obrigatórios da entidade patronal, decorrentes da lei e dos instrumentos
de regulamentação coletiva de trabalho, e de outras prestações regulares e periódicas
documentalmente comprováveis e refletidas na contabilidade da entidade patronal
que integrem a remuneração.
A imputação dos encargos sociais deve ser efetuada em percentagem idêntica à da
imputação do vencimento base.
A imputação dos subsídios realiza-se em função dos meses e do tempo despendidos
com o projeto.
As despesas com deslocações, alojamento e alimentação, quando a elas
houver lugar, obedecem às regras e montantes fixados para atribuição de ajudas de
custo e alimentação correspondentes ao nível mais elevado fixado para os
trabalhadores em funções públicas.
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
35
Em todas as deslocações em viatura própria deverá ser enviado o boletim itinerário
com identificação da matrícula da viatura e respetiva propriedade ou contrato de
aluguer, assinado pelo/a técnico/a identificado no projeto.
3.3.2. Rendas e alugueres
Documentos a enviar:
Contrato;
As faturas e os recibos identificando claramente o respetivo bem ou serviço.
3.3.3. Encargos diretos com a preparação, desenvolvimento,
acompanhamento e avaliação
Documentos a enviar:
Procedimento de contratação pública realizado, se aplicável: convite/anúncio –
caderno de encargos – propostas recebidas – adjudicação;
Contrato;
As faturas e os recibos identificando claramente o respetivo bem ou serviço.
Comprovativos de pagamento (recibo; fatura/recibo).
3.3.4. Encargos Gerais do Projeto
Documentos a enviar:
As faturas e os recibos identificando claramente o respetivo bem ou serviço.
Comprovativos de pagamento (recibo; fatura/recibo).
Os montantes elegíveis a considerar devem ter por base o princípio da
proporcionalidade da despesa devendo ser identificada a respetiva taxa de
imputação financeira, física e temporal.
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
36
3.4. Procedimentos prévios ao pagamento dos adiantamentos e
dos saldos
O processo de encerramento do projeto deve ser iniciado no prazo máximo de 90
dias consecutivos após a data de conclusão do mesmo (respetivamente, entrega de
relatórios de progresso e final), de acordo com os seguintes procedimentos:
Verificação documental, financeira e contabilística;
Avaliação do cumprimento das obrigações do promotor;
Verificação física do investimento, correspondente às despesas apresentadas
em sede de pedido de pagamento, se aplicável, nomeadamente:
Identificar os equipamentos do projeto, confirmando a marca, modelo e número
de série;
Avaliar se os equipamentos foram adquiridos, ou não, em estado de uso;
Verificar se o projeto se encontra devidamente publicitado;
Confirmar que os equipamentos se encontram em condições de
operacionalidade e funcionamento;
Avaliação do cumprimento dos objetivos do projeto e das condições a que ficou
sujeito o encerramento do investimento;
Avaliação da execução dos indicadores da operação.
Em termos substantivos:
Elegibilidade Temporal - Verificar se as datas dos documentos de despesa e de
quitação se enquadram no período de elegibilidade do projeto, considerando o
período fixado no protocolo e/ou nas alterações entretanto ocorridas e aceites;
Natureza da Despesa – Verificar claramente a elegibilidade da despesa quanto à
sua natureza, tendo designadamente em conta o detalhe do descritivo e a sua
relação com o projeto e as respetivas despesas elegíveis aprovadas;
Tipo de Documento – Verificar se o tipo de documento comprovativo da
despesa foi adequadamente identificado e não oferece quaisquer dúvidas
quanto à sua validade;
Quitação - Verificar se todas as despesas foram pagas na totalidade e se estão
devidamente tituladas por recibo e suportadas por extrato bancário;
GUIA DE APOIO AOS PROCESSOS DE CANDIDATURA
PROAP
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Contabilização – Verificar se os documentos comprovativos se encontram
devidamente contabilizados;
Razoabilidade da Despesa – Verificar se o valor da despesa se afigura razoável
tendo em conta os custos médios de mercado, designadamente quando existam
pedidos de alteração e quando os valores não estejam conformes com os
analisados e aprovados em sede de candidatura. No caso dos custos de
estrutura e imputação do pessoal técnico do promotor, aferir da sua
razoabilidade tendo em conta a justificação dos métodos de cálculo
apresentados;
Imputação do IVA – Confirmar que o IVA não foi imputado, nos casos em que
seja não elegível e avaliar a respetiva imputação nas situações em que seja
elegível.
4. Visitas de acompanhamento à realização dos projetos
A ACT reserva-se o direito de proceder a visitas de acompanhamento para
verificação da conformidade da execução técnico-financeira dos projetos, incluindo a
execução física das operações, preferencialmente, no seu local de realização, nos
termos do art. 34º do REGESP.
As verificações no local deverão incidir sobre os seguintes aspetos:
Verificar a existência e organização do processo técnico e processo financeiro
com todos os elementos que os constituem;
Acompanhar/assistir a ações de formação/sensibilização a decorrer;
Verificar a existência dos originais dos documentos de despesa e de quitação
que tenham sido inscritos na lista de documentos justificativos de despesa já
apresentados em pedidos de pagamento. Os documentos devem evidenciar a
aposição do carimbo de comparticipação ACT;
Sempre que tal se justificar, em face da natureza e volume do investimento já
executado:
o Identificar os equipamentos do projeto;
o Verificar da compatibilidade entre os bens adquiridos e a descrição do
respetivo documento comprovativo da despesa;
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PROAP
38
o Avaliar se os equipamentos foram adquiridos, ou não, em estado de uso;
o Verificar se o projeto se encontra devidamente publicitado;
o Registar eventuais alterações introduzidas ao projeto e verificar se as
mesmas, carecendo de aprovação, já se encontram aprovadas pela ACT;
o Confirmar que o investimento realizado, em particular em equipamentos,
respeita os requisitos técnicos e se encontra em condições de
operacionalidade e funcionamento.
As verificações efetuadas no âmbito destas visitas de acompanhamento dão origem a
um Relatório Técnico da Visita onde se evidencia as verificações efetuadas, os seus
resultados/conclusões e as medidas a adotar para correção das inconformidades
eventualmente detetadas.
Os resultados/conclusões vertidos no relatório devem, após aprovação, ser
comunicados à entidade promotora estabelecendo, sempre que existam
recomendações nesse sentido, um prazo para a regularização das inconformidades
detetadas. A EP deve, dentro do prazo indicado, evidenciar o modo como cumpriu as
recomendações e/ou quais as medidas adotadas para a correção das anomalias
detetadas.
O incumprimento de qualquer obrigação prevista no protocolo assinado ou no
REGESP por parte da EP, ou o impedimento, por qualquer forma, do exercício do
direito da ACT efetuar estas visitas de acompanhamento da execução técnico-
financeira dos projetos, tem como consequência, para além de outras, a inibição de
a EP apresentar aos apoios previstos no REGESP nos 3 anos subsequentes àquele em
que se tiver verificado o incumprimento.
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39
Legislação e documentos de referência aplicáveis
No contexto da análise técnica do projeto, aplicam-se os seguintes normativos
legais:
Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no
Trabalho, de 10 de junho de 2010;
Regulamento de Gestão do Programa Operacional de Apoio à Promoção da
Segurança e Saúde no Trabalho (publicado no DR, 2ª série, de 19 de Março de
2015);
Estratégia Nacional para a Segurança e Saúde no Trabalho 2015-2020 – “Por
um trabalho seguro, saudável e produtivo”;
Plano de atividades da Autoridade para as Condições do Trabalho;
Lei n.º 102/2009, de 10 de setembro, alterada pela Lei n.º 3/2014 de 28 de
janeiro;
Lei n.º 42/2012, de 28 de agosto;
Legislação específica para determinado setor de atividade ou de acordo com a
natureza do projeto, no âmbito da prevenção de riscos profissionais.
No âmbito da análise financeira do projeto:
Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho,
de 10 de junho de 2010;
Regulamento de Gestão do Programa Operacional de Apoio à Promoção da
Segurança e Saúde no Trabalho (publicado no DR, 2ª série, de 19 de Março de
2015);
Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro – Lei dos compromissos e pagamentos em
atraso (LCPA);
Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, com as devidas alterações
efetuadas pelo Decreto-lei n.º 137/2010, de 26 de agosto (regime jurídico
aplicável à concessão das subvenções públicas);
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PROAP
40
Decreto-lei n.º 71/95, de 15 de abril (alteração orçamental relativa ao reforço de
rubricas para concessão das subvenções a entidades públicas);
Decreto-lei n.º 197/99, de 8 de junho, regime jurídico de realização de despesas
públicas e da contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e
serviços;
Decreto–lei n.º 394-B/84, de 26 de dezembro, que aprova o Código sobre o Valor
Acrescentado (CIVA) cuja última alteração consta no Decreto-Lei n.º 197/2012,
de 24 de agosto- DR Nº 164 – Série I;
Índice do preço no consumidor – média anual (cálculo com base nos valores do
ano anterior).
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PROAP
41
GLOSSÁRIO
Critérios de avaliação e seleção dos projetos - Na seleção dos projetos
respeitantes às áreas de intervenção do PROAP, as candidaturas admitidas são
objeto de apreciação quanto ao mérito das respetivas propostas, sendo
hierarquizadas de acordo com a aplicação de critérios de seleção e ponderadores.
A aplicação dos critérios de seleção terá em conta as áreas de intervenção e
respetivos beneficiários, distinguindo-se, por um lado, as candidaturas enquadradas
nos domínios de desenvolvimento dos projetos, de promoção da segurança e saúde
no trabalho, e por outro lado, em função da natureza das entidades promotoras.
Os critérios de seleção aprovados pela ACT (critérios comuns) são aplicados a todas
as candidaturas, independentemente do programa/subprograma em que se
enquadrem.
Adicionalmente, às candidaturas enquadradas nas áreas de intervenção da
informação e comunicação e dos estudos e avaliação, para além dos critérios gerais
serão ainda aplicados critérios específicos.
Relevância – Em que medida o diagnóstico dos problemas, necessidades e desafios
adere às realidades da “população-alvo” e ao respetivo contexto social, económico e
institucional?
Pertinência – Em que medida são os objetivos da intervenção pertinentes para as
necessidades da “população-alvo”, no quadro das prioridades definidas a nível do
PROAP e do REGESP?
Eficiência – Modo em que são transformados os recursos, em realizações ou
resultados. Os indicadores de eficiência fornecem indicações que permitem uma
comparação entre “custos” e “benefícios” para as decisões relativas a afetações
alternativas de recursos.
Eficácia – Mede o contributo que a ação/intervenção teve para alcançar os seus
objetivos específicos e gerais previamente definidos e qual a dimensão das sinergias
e efeitos internos e externos do projeto em termos de “valor acrescentado” em
relação ao seu “público-alvo”.
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Utilidade – Impacto do projeto nos grupos ou populações-alvo, em relação às
necessidades e problemas, desafios, identificados. Compara a “situação de chegada”
da população-alvo com a “situação de partida” do projeto (ou, no plano intercalar, as
situações intermédias conhecidas ou estimadas)?
Sustentabilidade – Identifica e quantifica as grandes mudanças e efeitos
estruturais “produzidos” pelo projeto e alterações (ou benefícios) após a conclusão
da intervenção. Verifica-se quando a realização do projeto configura uma experiência
institucional de aprendizagem coletiva com uma influência futura.
Programa Operacional de Apoio à Promoção da Segurança e Saúde no
Trabalho (PROAP), aprovado pelo Conselho Consultivo da ACT em 15 de janeiro de
2010, para a promoção da segurança e saúde no trabalho estabelece um conjunto de
definições estratégicas tendentes à consolidação duma cultura de prevenção
consubstanciada num conjunto de apoios financeiros e técnicos à execução dessa
visão.
Projeto é um empreendimento detalhado e planeado com clareza, organizado num
conjunto de atividades contínuas e interligadas a ser implantadas, direcionadas a um
objetivo de caráter educativo, social, cultural, científico e/ou tecnológico. O projeto
deve ser destinado à melhoria das condições de trabalho e à política de segurança e
saúde do trabalho, ser integrado no programa enquadrador e, deve obedecer às
condições gerais e especificas de admissão e aceitação preconizadas no regulamento
de apoio.
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Anexo 1 – Matriz de Requisitos das candidaturas –
Documento interno
A
Requisitos das candidaturas
1 Formulário de candidatura correta e totalmente preenchido, assinado (legível) e
acompanhado dos elementos e documentos solicitados;
2 Existência de capacidade técnica e de gestão da EP (art. 6º REGESP);
3 Existência de capacidade financeira da EP (art. 7º REGESP);
4 Situação regularizada face à administração fiscal e segurança social (alínea e), do n.º
2, do art. 5º REGESP);
5
Inexistência de dívidas, ou outras obrigações, da entidade promotora decorrentes da
execução de projetos anteriores apoiados pelo PROAP (alínea f), do n.º2, do 5º
REGESP);
6 Não terem sido objeto da aplicação de sanção acessória nos termos do art. 562º e
563º do Código do Trabalho (alínea g), do n.º 2, do art. 5º REGESP);
7 Inclui a memória descritiva e justificativa do projeto (alínea b), do n.º 1, do art. 10º
REGESP);
8 Outras fontes de financiamento (indicação de montantes e calendário de realização);
9 Integra matriz de avaliação correlacionando os objetivos a alcançar pelo projeto, os
indicadores de avaliação e respetiva metodologia (alínea h), do n.º 1, do art. 10º);
B
Avaliação técnica da candidatura
1 Enquadramento do projeto e da EP nos subprogramas do PROAP (fichas de ação), de
acordo com as prioridades definidas no Regulamento (n.º2, do art. 11º REGESP);
2 Elegibilidade da EP, das entidades parceiras e subcontratadas (arts. 5º, 6º e 7º
REGESP);
3
Enquadramento do projeto no âmbito dos princípios da promoção da SST e dos
princípios gerais de prevenção, constantes de legislação sobre segurança e saúde no
trabalho (alíneas a) e c), do n.º 1 do art. 11º REGESP);
4 Enquadramento do projeto na legislação comunitária e nacional, bem como nas normas
técnicas de SST (alínea b), do n.º 1 do art. 11 REGESP);
5 Enquadramento do apoio do projeto e da EP nas prioridades definidas nos arts. 12º e
13º REGESP;
6
Integra e promove o desenvolvimento da investigação aplicada ao domínio da SST,
reportada á avaliação de riscos profissionais e respetivas medidas de prevenção
controlo;
7 Resulta de um levantamento estruturado das necessidades reais junto dos atores do
mundo laboral
8 Caráter inovador e multiplicador do projeto;
9 Os seus resultados ou produtos apresentam capacidade de replicação dos seus efeitos
ao longo do tempo;
10 Prevê a implementação de instrumento de avaliação junto dos destinatários;
11 Formas de rentabilizar/divulgar a experiência decorrente do mesmo na própria
entidade, comunidade ou na sociedade;
C Gestão Interna
1 Dotação financeira disponível para o programa;
2 Projeto comporta despesas anuais/plurianuais.
Legenda: A – Requisitos das candidaturas; B – Avaliação Técnica da Candidatura; C
– Gestão Interna
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Anexo 2 – Custos elegíveis por rubricas previstas no formulário de candidatura (para
mais informações ver o Capitulo III do REGESP):
Rubricas % de afetação/total dos
custos elegíveis Tipo de despesas/Condições
Conceção e preparação do
projeto 15%
Elaboração de diagnósticos de necessidades
Aquisição, elaboração e reprodução de recursos didáticos
Aquisição de materiais pedagógicos
Realização de visitas de estudo, desde que razoáveis, adequadas e pertinentes, face à
concretização dos objetivos definidos para as atividades
Realização ou aquisição de serviços técnicos especializados relacionados com a
conceção e preparação do projeto
Pessoal afeto ao projeto
(técnico, administrativo e de
apoio, coordenadores
técnico-pedagógicos,
formadores)
Remunerações e encargos sociais de pessoal vinculado ou em regime de prestação de
serviços, envolvidos nas fases de conceção, preparação, desenvolvimento, gestão,
acompanhamento e avaliação do projeto (desde que na candidatura venha
especificado, de forma clara, os recursos humanos afetos ao projeto, as funções e
todas as tarefas desempenhadas pelos mesmos)
Aquisição de serviços de
assistência técnica e/ou
cientifica ao projeto
20%
Serviços externos especializados (desde que na candidatura venha especificado, de
forma clara, os recursos humanos afetos ao projeto, as funções e todas as tarefas
desempenhadas pelos mesmos)
Execução de ações de
divulgação Seminários, ações de sensibilização
Execução de estudos e
investigação Testes ensaios e outros
Execução de ações de
formação
Sem prejuízo dos constantes no PROAP
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Locação de curta duração de
equipamentos 20%
O recurso ao aluguer de equipamentos deve responder a necessidades objetivas das
atividades e ser devidamente justificado, quer quanto à necessidade quer quanto ao
montante, tendo neste último caso por referência o custo e vida útil do respetivo bem,
sendo obrigatória a apresentação de, pelo menos três orçamentos por cada um dos
bens a alocar, no âmbito da realização do projeto.
Locação de curta duração de
instalações 20%
O recurso ao arrendamento para a realização das atividades deve responder e ser
devidamente justificado, quer quanto à necessidade quer quanto ao montante, tendo
em conta o princípio da capacidade instalada e da boa gestão financeira.
Documentação de apoio às
ações constantes no PROAP 10%
Nomeadamente, bibliografia, meios audiovisuais, material de informação e
instrumentos pedagógicos, sem prejuízo do previsto a este título nos subprogramas
Deslocações
As mesmas devem obedecer às regras e montantes estabelecidos para os funcionários
e agentes da Administração pública (de acordo com o definido na Portaria 1553-
D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações previstas no Decreto-Lei n.º 137/2010,
de 28 de dezembro), nos termos do n.º 2 do art. 15º do REGESP
Alojamento e alimentação
São também consideradas elegíveis, as despesas com alojamento e alimentação com
os colaboradores quando a elas houver lugar, desde que obedeçam às regras e aos
montantes fixados para atribuição de ajudas de custo correspondentes ao nível mais
elevado fixado para os funcionários e agentes da Administração Pública (de acordo com
o definido na Portaria 1553-D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações previstas
no Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro), nos termos do n.º 1 do art. 15º do
REGESP
Certificações, acreditações e
reconhecimento dos
organismos de referência no
âmbito do Sistema Português
de Qualidade
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Despesas correntes gerais 10%
Nomeadamente, despesas de funcionamento, consumíveis, materiais de apoio,
consumo de água, eletricidade e comunicações, despesas gerais de manutenção de
equipamentos e instalações
Aquisição de equipamentos,
considerando-se também a
locação financeira com opção
de compra no final do
respetivo contrato
30%
Apenas considerados os equipamentos de prevenção de riscos profissionais ou
equiparados, no caso de estrita necessidade
Aquisição ou locação de
equipamento informático
10% Sempre que se mostrem indispensáveis ao adequado funcionamento da ação, não se
devendo considerar a pluralidade de equipamentos do mesmo tipo para a mesma ação
ou para repetição de ações do mesmo promotor
Pausa para café Até 2€/pessoa e dia seminário
Nota: As despesas relacionadas com os recursos humanos do projeto só são consideradas elegíveis se os mesmos estiverem
devidamente identificados na estimativa de execução física do projeto constante no formulário de candidatura.
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Anexo 3 – Matriz de Avaliação do Projeto (fase de candidatura)
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Anexo 4 – Impresso de identificação do promotor
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50 50
Anexo 5 – Matriz de Avaliação Técnica da candidatura –
Documento Interno
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Anexo 8 – Quadro II – Listagem de documentos de despesa
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Anexo 9 – Matriz de Avaliação do Projeto (avaliação intermédia)