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FORMAR PARA A QUALIDADE
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Com formação adequada, produzir bens ou prestar
serviços…
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É mais barato;
Obtém-se mais e melhor resultado...
… e maior satisfação no trabalho.
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Formação profissional
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Paga-se a si própria – é um investimento com retorno;
Cria novas pessoas – muda organizações.
Se pensa que a Formação é dispendiosa, então experimente a ignorância! (Peter Drucker)
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Efeitos da Formação
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Cria capacidades e forma atitudes mais adequadas ao desempenho necessário;
Aumenta a produtividade;
Diminui o absentismo;
Aumenta a motivação do Pessoal e a sua participação nas decisões;
Promove a inovação.
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Importância da Formação
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Cliente/utente mais exigente
Desafios daenvolvente
Ameaças daenvolvente
Respostaeficaz
Competênciastécnicas ehumanas
(mindware)
NECESSIDADESDE FORMAÇÃO
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A eficácia de uma organização depende…
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daquilo que os seus membros sabem fazer e ser;
daquilo que os seus membros são capazes de aprender;
das capacidades de adaptação, inovação e melhoria.
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Mudanças que reclamam Formação
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Estrutura orgânica hierárquica
Organização sequencial do trabalho
Decisões tomadas a partir do topo
Reconhecimento do contributo pessoal
ESTRUTURA EM ORQUESTRA
ORGANIZAÇÃO MODULAR OU POR EQUIPAS
AMPLA PARTICIPAÇÃO NAS DECISÕES
RECOMPENSA DO CONTRIBUTO DA EQUIPA
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NOVAS TECNOLOGIAS
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Trabalho intelectual preponderante sobre o trabalho manual e o esforço físico;
Novas e maiores habilitações exigidas;
Necessidade de aprendizagem e actualização contínuas.
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INICIATIVA mais importante que a OBEDIÊNCIA
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Participação esclarecida;
Capacidade de autonomia, de diagnóstico e de decisão;
Adaptação / intervenção em situações novas ou não-previstas
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POLIVALÊNCIA melhor que a ESPECIALIZAÇÃO
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O trabalhador necessita garantir mobilidade profissional;
A organização necessita flexibilidade na gestão.
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QUALIDADE DO DESEMPENHO mais importante que a ANTIGUIDADE
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O trabalhador mais capaz “ultrapasssou” o trabalhador mais antigo;
Mais as promoções por mérito do que por antiguidade.
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O perfil do trabalhador ideal
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Tradiçãosecular
ASSIDUIDADEPONTUALIDADE
Cumprir umHORÁRIOHORÁRIO
Revoluçãoindustrial
OBEDIÊNCIACOMPETÊNCIA
Desempenhar uma TAREFATAREFA
Era doconhecimento
EFICIÊNCIAINICIATIVA
CRIATIVIDADE
Atingir umOBJECTIVOOBJECTIVO
“Virtudes” Ser capaz de…
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Antigamente Agora
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O chefe manda: diz quem, como, onde e quando deve resolver o problema
O chefe convoca uma reunião e manda que lhe sejam apresentadas soluções no prazo de X dias
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Novos paradigmas
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Abertura e confiança entre membros de equipa;
Pedir ajuda a quem for mais capaz de encontrar uma solução;
Obrigatório perguntar quando não se sabe ou não se entendeu;
Liderança alternante, consoante a tarefa a desenvolver.
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Alguns temas / necessidades de formação mais frequentes
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InformáticaTrabalho em equipaLiderança de grupos
Comunicação interpessoalTécnicas de negociação
Gestão e controlo da Qualidade
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Formação em cascata
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DIRECÇÃO
QUADROS SUPERIORES
CHEFIAS DE ÁREA OU SERVIÇO
COLABORADORES EM GERAL
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Vantagens da formação em cascata
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Chefias e colegas não travam a aplicação dos novos conhecimentos e atitudes adquiridas pelo formando;
Formação ministrada a apenas um nível hierárquico pode redundar em custo perdido em vez de num investimento.
(quanto maior for a componente comportamental da formação)
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Objectivos gerais da Formação
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Desenvolver saberes e capacidades pessoais;
Desenvolver atitudes adequadas a:a) Eficácia e eficiência na obtenção de objectivos;b) Satisfação pessoal no exercício de uma ou mais funções;
Desenvolver o formando como pessoa.
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Componentes da Formação
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Conhecimento: saber-saber
Técnica e destreza: saber-fazer
Comportamental: saber-ser-contribuir
Desenvolvimento pessoal: saber-melhorar
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Que significa desempenho adequado?
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Sabe o que fazer (especificação);
Sabe como fazer (conhecimento, capacidade);
Está devidamente equipado para o fazer (recursos);
Sabe quão bem deve ser feito (medida, controlo);
Quer fazê-lo, gosta de fazê-lo (motivação);
É capaz de ensinar outros a fazer (envolvimento).
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A Formação segundo a finalidade
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Para o cargo:melhorar o desempenho actual de uma função;
Para o desenvolvimento:prepara o formando para novas funções ou cargos:
. Tarefas adicionais (carga horizontal);
. Responsabilidades-extra (carga vertical).
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Etapas de um Plano de Formação
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LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES
PLANEAMENTO (Acções, calendário, meios)
EXECUÇÃO
AVALIAÇÃO
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Levantamento de necessidades de Formação
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Para tarefas-chave onde haja dificuldades;
Pontos fracos (a melhorar) em áreas estratégicas são alvos prioritários;
Para pessoas que vão assumir responsabilidades novas ou acrescidas;
Para preparar pessoal especialmente em contacto com desafios, oportunidades ou ameaças do meio envolvente;
Para preparar acções conjuntas de parceria com outras organizações.
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O Plano de Formação(anual)
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• Calendário de acções, indicando áreas, formandos, formadores e locais de acção;
• Para cada acção, devem ser especificados:
- objectivos específicos;
- áreas a que se destina;
- resultados esperados ou desejáveis.
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Exemplo
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Acções deFormação
Objectivosespecíficos
Áreas a quese destina
Resultadosesperados
Datas
01/2005Comunicaçãointerpessoal
Melhorar atendimento do utente;
Agilizar formas de trabalho em
equipa.
VisitadoresSecretariadoAtendimento
Portaria
Baixar tempo de apreciação de
processos;
Baixar nº de reclamações;
Baixar nível de stress.
A: 15 Feva 10 Março
B: 10 Maioa 7 Junho
… … … … …
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O Acordo de Aprendizagem
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Estabelece com rigor:. Finalidades e objectivos;. Processo e duração da aprendizagem;. Critérios de avaliação;. Critérios de sucesso (resultados-mudança esperados);
É individual, assinado pelo formando e pelo seu superior hierárquico.
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Vantagens do Acordo de Aprendizagem
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Cria uma ligação lógica entre o diagnóstico e a actividade de Formação;
Esclarece objectivos específicos para cada acção e para cada formando;
Compromisso mútuo formando – chefia;
Fornece medidas concretas de mudança – melhoria;
Cria e expõe uma ligação exigente entre a Formação e o resultado esperado ou desejado (critérios de sucesso).
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Concepção de acções de Formação
Curso de Formação Profissional
Material de auto-formação
Acompanhamento no posto de trabalho
Estágio em local seleccionado
Ensino à distância
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A REINTEGRAÇÃO DO FORMANDO NO SEU
POSTO DE TRABALHO
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A resistência à mudança
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É hora de aplicar novos conhecimentos, técnicas e atitudes >>> novas rotinas, novos hábitos;
Natural reacção de resistência por parte de alguns colegas;
Sentimento de falta de reconhecimento ou de recompensa;
Alguma incompreensão por parte da chefia;
Dissonância cognitiva.
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Antes da frequência de acções de Formação
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TODOS OS COLEGAS DEVEM SABER…TODOS OS COLEGAS DEVEM SABER…
Quem vai, quando e porquê frequentar determinada acção;
O QUE SE ESPERA quando o formando regressar.
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Após concluir a frequência da acção de Formação, o formando pode…
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Fazer um balanço da Acção com o seu superior hierárquico e fixar indicadores-compromisso de desempenho;
Fazer um esquema-resumo do que aprendeu e divulgá-lo ou afixá-lo em local visível;
Dar sessões de mini-curso aos seus colegas.
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Após a Formação é essencial…
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Não esquecer (nem desvalorizar) o que se aprendeu;
Aplicar logo o que se aprendeu (enquanto está “quente”);
Reforçar auto-motivação pelo que se aprendeu;
Saber transmitir aos outros o que se aprendeu.
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Apoio da comunicação interna
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Se existir jornal, revista, site internet, intranet, cartaz de afixação ou outros meios de comunicação escrita interna…
A Formação (incluindo as fotos dos formandos) devem constituir uma rubrica regular.
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Avaliação operacional
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No prazo de um semestre após a Formação, deve ser feita…
AVALIAÇÃO do impacto final da Formação no desempenho de formandos e equipas.
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Documentar a Formação e todas as suas fases
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A Avaliação deve constar de Relatório;
Deve explicitar também o binómio custo-benefício da Formação e a oportunidade de novas acções congéneres;
É importante saber, demonstrar e documentar que a Formação se paga a si própria.
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Exemplos de critérios de avaliação
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CAPACIDADE DE EFECTUAR NOVAS TAREFAS SEGUNDO PROCEDIMENTOS-PADRÃO;
REDUÇÃO DO DESPERDÍCIO DE MATERIAIS E DE OUTROS RECURSOS;
MELHORIA DO TEMPO DE RESPOSTA
AUMENTO DO ÍNDICE DE SATISFAÇÃO DOS CLIENTES / UTENTES;
REDUÇÃO DO NÚMERO DE RECLAMAÇÕES;
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Exemplos de critérios de avaliação
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REDUÇÃO DA FREQUÊNCIA DE AVARIAS EM EQUIPAMENTOS;
REDUÇÃO DOS TEMPOS DE EXECUÇÃO DE ALGUMAS TAREFAS;
REDUÇÃO DO ABSENTISMO E DA INCIDÊNCIA DE DOENÇAS PROFISSIONAIS;
REDUÇÃO DO NÍVEL DE STRESS E DOS CONFLITOS NO LOCAL DE TRABALHO.