APRESENTAÇÃO
2017
ACI - ASSESSORIA DE
CONTROLE INTERNO
RELATÓRIO DE AUDITORIA DE BENS PATRIMONIAIS
DIRETORIA DE IDENTIFICAÇÃO CIVIL - DIC
2018
Divisão de Cadastro e Informação
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro
1. INTRODUÇÃO:
O Cronograma de Inspeção de Bens Patrimoniais, voltado para o ano de 2019, foi
estabelecido pela Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 5.516/2018, publicada no Diário Oficial do
Estado do Rio de Janeiro em 14/12/2018.
O Presente relatório é resultado da auditagem realizada no dia 31 de outubro de 2019,
na Divisão de Cadastro e Informação, do Departamento de Trânsito do Estado do Rio de
Janeiro - DETRAN/RJ.
O trabalho desenvolvido pela Equipe de Inspeção de Bens, da Assessoria de Controle
Interno do DETRAN/RJ, teve como base as atribuições elencadas pelo Decreto Estadual nº
43.463/2012, alterado pelo Decreto Estadual nº 46.237/2018.
Tal legislação dispõe sobre as finalidades, atividades e organização do Sistema de
Controle Interno do Poder Executivo Estadual, estabelecendo que o Controle Interno assegure
eficácia, economicidade e a efetividade na gestão dos bens em uso, orientando os responsáveis
no sentido de evitar erros, fraudes, abusos, malversação, desvios, perdas e desperdícios, assim
como também, garanta o cumprimento das normas técnicas, administrativas e legais, dentre
outros fins.
2. OBJETIVO:
O objetivo geral da Inspeção consistiu na averiguação dos bens em uso na subunidade
patrimonial citada no tópico anterior, bem como a avaliação do estado de conservação de cada
item.
O resultado desse trabalho foi compilado no presente relatório, contendo
recomendações que visam não só contribuir para o aperfeiçoamento do setor inspecionado na
gestão de bens patrimoniais, como também, de forma geral, a contínua melhora na Gestão desta
Autarquia.
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3. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE:
Divisão de Cadastro e Informação
Vinculação: Diretoria de Registro de Veículos;
Localização: Av. Presidente Vargas 817 – 7º andar/Acesso 3/Rocha;
Encarregado: Rodrigo Barreto de Souza;
Cargo: Diretor de Divisão;
Identificação Funcional: 5071835-5;
Suplente: Antônio Ferreira Júnior;
Cargo: Analista de Gestão e Trânsito;
Identificação Funcional: 4375109-1;
Telefone: (21) 2332-0164
4. INSPEÇÃO REALIZADA:
A Inspeção de Bens em uso na Divisão de Cadastro e Informação ocorreu no dia 31
de outubro de 2019.
Foi realizada na subunidade uma avaliação da rotina de trabalho desenvolvida pelo
setor, por meio da análise dos procedimentos adotados na gestão dos Bens Patrimoniais, e
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ainda, verificação das existências físicas do local, levando em consideração os critérios
descritos nos itens abaixo.
As divergências encontradas serão tratadas nos próximos itens:
4.1 CONTROLE DE BENS:
A gestão patrimonial é essencial para que se mantenha o controle de todos os bens sob a
posse dos setores, e assim, não haja riscos relacionados à perda, mau uso e dano ao erário. Na
unidade auditada foi avaliada a forma de controle dos bens patrimoniais sob sua posse, bem
como a eficiência e organização aplicada nos métodos utilizados para a gestão.
A Divisão de Cadastro e Informação possui bens alocados na Sede (7º andar e Acesso
3) e no imóvel localizado no Rocha. O gerenciamento de bens da subunidade auditada pode ser
classificado como razoável, dado que o controle é feito no próprio arrolamento elaborado pela
Divisão de Patrimônio e de forma anual. Conforme relato, há dificuldade por parte do suplente
para uma execução mais eficiente do controle de bens, tendo em vista as atribuições que
também possui em paralelo no setor, o que dificulta a realização de levantamentos e inventários
periódicos.
Para facilitar o gerenciamento dos bens dispostos no rol da Subunidade sugerimos que
seja mantida uma rotina que consiste no controle em planilha Excel, a qual foi disponibilizada
por esta Equipe, a fim de garantir um controle mais eficiente e dinâmico do patrimônio.
Durante inspeção realizada na subunidade, observamos que o controle por parte da
subunidade necessita de constante atualização, visto que localizamos bens em duplicidade
conforme Tabela 1 a seguir:
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Tabela 1: Bens com nº de inventariação em duplicidade
Nº de Inventariação Descrição Localização
40020 Mesa (outros) DCI - Emissão
DCI - Emissão – Chefia
40088 Mesa (outros) DCI – Funcionário Pedro - Estagiário
DCI – Funcionária Lídia
40104 Mesa (outros) DCI - Certidões
DCI – Funcionária Elisa Saad
117699 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Edineia
DCI – Funcionário Vagner
72234 Mesa de Telefone DCI (salão principal)
DCI - Emissão
74943 Mesa de Escritório DCI (salão principal)
DCI - Certidões - Luiz
Imagem 1 e 2: Mesa (outros) nº 40020 – Localização: Emissão
Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.
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Em anexo a este Relatório, estamos enviando arquivo em PDF contendo as fotos e
plaquetas de todos os bens citados na Tabela 1, a fim de facilitar sua localização para
regularização. Além da duplicidade, encontramos divergência na característica de um bem,
visto que no arrolamento a descrição é uma “Mesa (outros)”, e não uma cadeira, como
demonstrado abaixo:
Imagem 3 e 4: Mesa (outros) nº 40020 – Localização: DCI Emissão – Sala da Chefia
Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.
Achado de Auditoria: Bens em duplicidade.
Risco 1: Descontrole na gestão dos bens.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação formalize por meio de Comunicação
Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor a fim de providenciar a
regularização dos bens indicados na Tabela 1 e apresente no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório a cópia da C.I.;
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2. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação informe a nova numeração dos bens cuja
plaqueta está inserida erroneamente e envie 2 (dois) registros fotográficos de cada um destes,
sendo uma fotografia dele por inteiro e a outra da nova plaqueta oficial com o número de
inventário fornecida pelo patrimônio.
4.2 BENS SELECIONADOS PARA INSPEÇÃO:
Foi efetuada a verificação parcial dos bens móveis, em função da significativa
quantidade de itens constantes no arrolamento da Divisão de Cadastro e Informação,
totalizando 726 (setecentos e vinte e seis) bens, dos quais, selecionamos por volta de 20% para
conferência. No total, foram conferidas as numerações de 157 (cento e cinquenta e sete) bens.
Dentre os bens inspecionados, identificamos vários com etiquetas não oficiais contendo
número de inventariação, como no exemplo apresentado nas fotos a seguir:
Imagens 1 e 2: Estante (outros) nº 41932 – Localização: DCI/Protocolo/Cadastro
Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.
Cabe ressaltar que as plaquetas afixadas nos bens consignados no rol da subunidade
devem ser as oficiais, fornecidas pela Divisão de Patrimônio. Quaisquer identificações que
diferem destas, não comprovam a numeração correta dos bens. A tabela abaixo demonstra
todos os bens encontrados pela equipe de auditoria sem a plaqueta oficial de identificação
patrimonial, após verificação em setores da Divisão inspecionada localizados no 7º andar:
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Tabela 2: Bens com número de inventariação não oficial
Nº de Inventariação Descrição Localização
27288
Armário Alto
DCI - Próximo aos funcionários Thiago e
Anderson
27549 Mesa para impressora Sala do Diretor
27573** Mesa para impressora DCI - Emissão
27585 Mesa para impressora Sala do Diretor
27612 Mesa de Escritório Sala do Diretor
27614** Mesa para Micro DCI – Emissão - Funcionária Natália
27642 Mesa para impressora DCI
28093 Estante (outros) DCI - Emissão
28120 Estante (outros) DCI - Emissão
28989 Cadeira Fixa DCI - Emissão - Chefia
40022 Mesa (outros) DCI - SERV/ S/funcionário
(mesa da ponta)
40032 Mesa (outros) DCI – SERV – Funcionária Joelma
40035 Mesa (outros) DCI – Funcionário Alípio
40039 Mesa (outros) DCI
40079 Mesa (outros) DCI – Funcionária Luana
40088* Mesa (outros) DCI – Funcionário Pedro Estagiário / Lídia
40118 Mesa (outros) DCI – Funcionário Thiago
40124 Mesa (outros) DCI – Funcionária Maria Beatriz
40125 Mesa (outros) DCI – Funcionária Cláudia
40268 Mesa para impressora DCI - Emissão
41931 Estante (outros) DCI - SERV
41932 Estante (outros) DCI - Protocolo/Cadastro
41939 Estante (outros) DCI - Emissão
50330 Mesa (outros) DCI – Funcionária Dione
73020 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Carolina
73083 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Alessandra
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73489 Mesa de Escritório DCI
73498 Mesa de Escritório DCI – Certidões – Funcionário Alexandre
73590 Mesa (outros) DCI – Funcionária Letícia
76073 Mesa (outros) DCI – Funcionária Gladys
85106 Cadeira Giratória DCI – Certidões – Funcionário Luiz
99000 Refrigerador Sala do Diretor
99003 Cadeira Giratória Copa
102037 Telefones DCI – Funcionária Alessandra
102043 Telefones Sala do Diretor
104998 Armário (outros) Sala do Diretor
105011 Armário (outros) Sala do Diretor
114134 Cadeira Giratória DCI – Funcionário Jorge Luiz
114135 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Andréia
114137 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Luana
114147 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Sheila
116322 Cadeira Giratória DCI – Funcionário Anderson
116323 Cadeira Giratória DCI – Funcionário Elcio
116324 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Joelma
116326 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Jéssica
116328 Cadeira Giratória DCI - Emissão
116329 Cadeira Giratória Recepção DCI - Emissão
118982 Telefones DCI - Protocolo - Cadastro
119445 Telefones DCI - Emissão
122820 Telefones DCI – Emissão – Chefia
**Possui plaqueta ilegível.
*Duplicidade.
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Achado de Auditoria: Existência de bens sem plaqueta oficial de identificação patrimonial.
Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;
Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação realize um levantamento atualizado de
todos os bens nos limites da subunidade que não possuem plaqueta oficial de identificação
patrimonial e formalize por meio de Comunicação Interna, endereçada à Divisão de
Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a nova identificação destes para que,
posteriormente, não haja prejuízo no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo
ainda cópia de tal documento de solicitação (C.I) no processo administrativo que será gerado a
partir deste Relatório de Auditoria;
2. Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Auditoria, para que sejam providenciadas plaquetas de
identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.
4.3 BENS INSERVÍVEIS:
A Lei Federal nº 13.460, de 26/06/2017, aborda em seu artigo 5º a necessidade de
prestação de serviço público adequado ao pleno atendimento dos usuários e, para isso, é preciso
observar diversas diretrizes. Dentre elas, é necessário promover a manutenção de instalações
salubres, seguras, adequadas ao serviço e ao atendimento, adotando sempre medidas de
proteção à saúde e segurança. Portanto, é importante que os bens que destoem destas condições
sejam descartados ou recuperados nos casos em que exista essa possibilidade.
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Dentre os bens do setor inspecionado foram encontrados 6 (seis) com classificação
inservíveis por obsolescência ou desuso, listados a seguir:
Tabela 3: Bens inservíveis
Qtd. Nº de Inventariação Descrição Localização
1 101992 Telefones DCI
2 116329 Cadeira Giratória Recepção - Emissão
3 119440 HD DCI
4 97656 Stand Alone DCI
5 SN Extintor de Incêndio Corredor
6 SN* Cadeira Giratória Recepção - Emissão
*Abaixo desta cadeira foi inserido o nº 72340 a lápis, porém essa numeração não
consta no arrolamento.
Ressaltamos que o extintor de incêndio localizado por nossa equipe apresentou o prazo
de validade vencido.
Abaixo, seguem os registros fotográficos de 02 (dois) bens inservíveis encontrados na
inspeção:
Imagens 1 e 2: HD.
Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.
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Imagens 3 e 4: Extintor de incêndio.
Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.
Achado de Auditoria: Guarda de bens sucateados de maneira imprópria.
Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;
Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que adote os procedimentos para transferência
dos bens obsoletos junto a Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular DETRAN-RJ/DPAT
nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não sejam furtados ou extraviados sem
que haja a devida baixa patrimonial;
2. Solicite à Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio
adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras
movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do DETRAN/RJ, delineando todos os
trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva;
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3. Solicite à Coordenadoria de Administração que providencie a prestação dos serviços de
recarga e manutenção dos extintores de incêndio na Divisão de Cadastro e Informação, a fim de
resguardar a integridade da população, dos servidores e das instalações da subunidade,
prevenindo ou eliminando focos de incêndio em situações de emergência, inserindo nos autos
do processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção no mínimo 3
(três) fotos dos novos extintores de incêndio adquiridos: 1 (uma) do equipamento por inteiro, 1
(uma) da plaqueta patrimonial e outra com a etiqueta de prazo de validade;
4. Solicite à Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo
administrativo que trate da contratação de empresa para recarga e manutenção dos extintores de
incêndio das diversas unidades do DETRAN/RJ, localizadas em todas as regiões do Estado e,
em caso positivo, informe o seu número e as fases administrativas que restam para a conclusão
da contratação.
4.4 BENS DE TERCEIROS:
A Equipe de Auditoria localizou 1 (um) bem de terceiro (Smart TV LG) nos limites da
subunidade auditada.
Durante a inspeção, verificamos que o item acima mencionado não possui plaqueta de
identificação. O suplente da subunidade informou que o bem pertence à Empresa M.I.Montreal
e existem mais 2 televisores nas dependências do setor que foram cedidos pela DRV (Diretoria
de Registro de Veículos) para uso conforme o Termo de Guarda e Uso de Bem em anexo.
Após consulta ao sistema de Contratos, localizamos o instrumento nº 161/14, firmado
com o Consórcio PCME (M.I. Montreal/PC Service/Project Engine), que
englobava a disponibilização de diversos equipamentos, entre eles, televisores. O Contrato
venceu em 24/11/2017 e seu projeto previa na cláusula 15.5 (Dos Equipamentos) que ao final
do instrumento, todos os equipamentos englobados nesse projeto pertencerão à Contratante.
Em se tratando de bens de terceiros, vale frisar que os procedimentos para o
ingresso/incorporação de bens doados ou adquiridos com recursos de contratos ou convênios
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devem ser efetuados em observância ao artigo 23 do Decreto Estadual nº 46.223 de 24 de
janeiro de 2018, cujo teor segue abaixo:
“Art. 23 - O ingresso de bens móveis adquiridos com recursos de
convênios ou contratos que, por disposição desses, tenham um período
de carência, antes de serem incorporados ao patrimônio, serão
cadastrados e controlados separadamente, sendo que, encerrando-se o
prazo de carência, esses bens deverão ser incorporados, como se
adquiridos nesta data.
Parágrafo Único - Os bens móveis, quando decorrentes de convênios
ou contratos com prazo superior a 1 (um) ano, quando da
incorporação, deverão ser reavaliados e ter estabelecida nova vida útil.
Consta abaixo o registro fotográfico do bem de terceiro localizado na inspeção:
Imagem 1: Smart TV LG.
Fonte: Equipe de Inspeção de Bens da Assessoria de Controle Interno.
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Achado de Auditoria: Existência de bens de terceiros.
Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do Detran/RJ.
Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que providencie junto à Divisão de Patrimônio
a devida regularização dos referidos bens, a fim de que sejam incorporados ao arrolamento da
Unidade Gestora do Contrato em questão, apresentando neste processo cópia do documento
em que solicitou a referida incorporação;
2. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que envie 2 (duas) fotos de cada televisor,
sendo 1 (uma) do bem por inteiro e 1 (uma) contendo a plaqueta oficial de identificação
fornecida pela Divisão de Patrimônio após a incorporação dos bens ao arrolamento.
4.5 BENS NÃO INVENTARIADOS:
Os bens listados abaixo foram encontrados sem plaquetas que detivessem número de
identificação patrimonial, nos limites do setor inspecionado:
Tabela 4: Bens não inventariados
Descrição Localização
Extintor de Incêndio* Corredor
Cadeira Giratória (cinza) DCI - Funcionária Gladys
Mesa DCI – Funcionário Samuel
Quadro de Avisos DCI - em frente à sala do Diretor
Cadeira Giratória (azul) DCI - Funcionária Letícia
Armário (2 portas/cinza) DCI - SERV
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Cadeira Giratória (cromada) DCI - SERV
Persiana (pequena) Sala do Diretor
Mesa p/ impressora* DCI - Emissão
*Plaqueta ilegível.
Achado de Auditoria: Existência de bens sem número de inventariação.
Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;
Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que formalize por meio de Comunicação
Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a nova
identificação dos bens que não estão inventariados, para que, posteriormente, não haja prejuízo
no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de
solicitação no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Auditoria;
2. Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Auditoria, para que sejam providenciadas plaquetas de
identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.
4.6 BENS INVENTARIADOS NÃO CONSTANTES NO ARROLAMENTO:
Dos itens inspecionados existem 19 (dezenove) bens inventariados que se encontram
fisicamente nas dependências da subunidade, porém, não constam no seu arrolamento,
conforme tabela a seguir:
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Tabela 5: Bens Não Constantes no Arrolamento
Nº de Inventariação Descrição Localização
114152 Cadeira Gir. azul DCI – Funcionária Cláudia
40535 Mesa DCI – Funcionária Renata
73595 Mesa DCI – Funcionária Edinéia
40505 Mesa DCI – Funcionário Elci
114118 Cadeira Gir. preta DCI – Funcionário Elci
86163* Mesa DCI – Funcionário Diego
40203 Mesa DCI - Café
73083 Cadeira Giratória DCI – Funcionária Alessandra
72340** Cadeira Giratória Recepção DCI - Emissão
104500 Print Server DCI - Emissão
73537 Mesa DCI - Emissão – Funcionária Valéria
27275 Mesa DCI - Emissão – Funcionária Aline
104497 Print Server DCI - Emissão
104501 Print Server DCI - Emissão
71903 Arquivo DCI - Emissão
104498 Print Server DCI - Emissão
73598 Mesa DCI - Emissão
91304* Mesa DCI - Emissão – Chefia
35197 Cofre DCI - Emissão - Chefia
*Bens contendo plaqueta patrimonial da UERJ.
** Abaixo da cadeira foi inserido o nº 72340 à lápis, porém essa numeração não
consta no arrolamento
Achado de Auditoria: Extravio de bens móveis inventariados.
Risco 1: Desvio da localização de bens;
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Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade sobre os bens;
Risco 3: Dano ao erário.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que formalize Comunicação Interna,
endereçada à Divisão de Patrimônio, informando a situação dos bens móveis indicados no item
4.6, requerendo providências em caráter de urgência quanto aos ajustes que se fizerem
necessários na regularização junto às respectivas unidades patrimoniais detentoras daquele
bem, inserindo ainda cópia da CI e da Guia de Transferência no processo administrativo que
será gerado a partir deste Relatório de Auditoria.
2. Solicite à Divisão de Patrimônio que informe se há processo administrativo de incorporação
dos bens de procedência “UERJ” listados na Tabela 5 deste Relatório. Em caso afirmativo, que
seja informado ainda o número do processo administrativo e a fase em que se encontra a
incorporação.
4.7 BENS DE USO PESSOAL
No decorrer da inspeção, foram encontrados ainda bens de uso pessoal, adquiridos pelos
funcionários, os quais serão listados a seguir:
Tabela 6: Bens de Uso Pessoal
Qtd. Descrição Localização
1 Ventilador DCI – Funcionário Jorge Luiz
2 Telefone DCI - Funcionária Renata
3 Cafeteira* DCI - Certidões
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4 Telefone* DCI - Certidões
5 Frigobar DCI - Emissão
6 Cafeteira DCI - Emissão
7 Ventilador DCI - Emissão
*Estes itens encontram-se na listagem feita pelo Suplente, mas não afixado.
Achado de Auditoria: Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens.
Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do Detran/RJ.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Solicite à Divisão de Cadastro e Informação que apresente no processo administrativo
que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa afixada no
setor, preferencialmente em mural de fácil visualização, o qual visa permitir o uso de bens
particulares nas suas dependências, indicando também no documento a descrição do bem e o
proprietário do mesmo.
2. Solicite que a Divisão de Cadastro e Informação apresente no processo administrativo
que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens listados na
Tabela 6, com uma etiqueta identificando seu proprietário.
5. OUTRAS OBSERVAÇÕES:
A unidade utiliza bens de informática alugados;
Foi dada ênfase ao cumprimento das orientações passadas pela Assessoria de
Controle Interno, visando o bom controle dos bens utilizados pelo setor;
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Em anexo ao presente Relatório, consta o Termo de Ciência assinado pelo Suplente
da subunidade que nos acompanhou durante a inspeção, afirmando ter recebido em
formato digital toda a legislação vigente acerca da gestão de bens patrimoniais, Termo
de Guarda e Uso de Bem, bem como fotos dos bens em duplicidade.
6. CONCLUSÃO:
6.1 RESUMO DOS ACHADOS E RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIA:
6.1.1 Bens em duplicidade. (Item 4.1).
6.1.1.1. Risco 1: Descontrole na gestão dos bens.
6.1.1.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a
Divisão de Cadastro e Informação formalize por meio de Comunicação Interna,
endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor a fim de providenciar
a regularização dos bens indicados na Tabela 1 e apresente no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório a cópia da C.I.;
6.1.1.1.2. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a
Divisão de Cadastro e Informação informe a nova numeração dos bens cuja
plaqueta está inserida erroneamente e envie 2 (dois) registros fotográficos de
cada um destes, sendo uma fotografia dele por inteiro e a outra da nova plaqueta
oficial com o número de inventário fornecida pelo patrimônio.
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6.1.2 Existência de bens sem plaqueta oficial de identificação patrimonial. (Item 4.2).
6.1.2.1 Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;
6.1.2.2 Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
6.1.2.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a
Divisão de Cadastro e Informação realize um levantamento atualizado de todos
os bens nos limites da subunidade que não possuem plaqueta oficial de
identificação patrimonial e formalize por meio de Comunicação Interna,
endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a
nova identificação destes para que, posteriormente, não haja prejuízo no controle
e localização dos bens da subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de
solicitação (C.I) no processo administrativo que será gerado a partir deste
Relatório de Auditoria;
6.1.2.1.2 Solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Auditoria, para que
sejam providenciadas plaquetas de identificação patrimonial de melhor
qualidade, com maior aderência, resistência e durabilidade.
6.1.3 Guarda de bens sucateados de maneira imprópria. (Item 4.3).
6.1.3.1 Risco 1: Descontrole na gestão dos bens;
6.1.3.2 Risco 2: Perda dos bens antes do registro da baixa.
6.1.3.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Cadastro e Informação que adote os procedimentos para transferência dos
bens obsoletos junto a Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular
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Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro
DETRAN-RJ/DPAT nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não
sejam furtados ou extraviados sem que haja a devida baixa patrimonial;
6.1.3.1.2 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio adequado, os
expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras
movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do DETRAN/RJ,
delineando todos os trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva;
6.1.3.1.3 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à
Coordenadoria de Administração que providencie a prestação dos serviços de
recarga e manutenção dos extintores de incêndio na Divisão de Cadastro e
Informação, a fim de resguardar a integridade da população, dos servidores e das
instalações da subunidade, prevenindo ou eliminando focos de incêndio em
situações de emergência, inserindo nos autos do processo administrativo que
será gerado a partir deste Relatório de Inspeção no mínimo 3 (três) fotos dos
novos extintores de incêndio adquiridos: 1 (uma) do equipamento por inteiro, 1
(uma) da plaqueta patrimonial e outra com a etiqueta de prazo de validade;
6.1.3.1.4 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à
Coordenadoria de Administração que esclareça se existe um novo processo
administrativo que trate da contratação de empresa para recarga e manutenção
dos extintores de incêndio das diversas unidades do DETRAN/RJ, localizadas
em todas as regiões do Estado e, em caso positivo, informe o seu número e as
fases administrativas que restam para a conclusão da contratação.
6.1.4 Existência de bens de terceiros. (Item 4.4).
6.1.4.1 Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do
Detran/RJ.
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6.1.4.2 Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
6.1.4.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Cadastro e Informação que providencie junto à Divisão de Patrimônio a
devida regularização dos referidos bens, a fim de que sejam incorporados ao
arrolamento da Unidade Gestora do Contrato em questão, apresentando neste
processo cópia do documento em que solicitou a referida incorporação;
6.1.4.1.2 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Cadastro e Informação que envie 2 (duas) fotos de cada televisor, sendo 1
(uma) do bem por inteiro e 1 (uma) contendo a plaqueta oficial de identificação
fornecida pela Divisão de Patrimônio após a incorporação dos bens ao
arrolamento.
6.1.5 Existência de bens sem número de inventariação. (Item 4.5).
6.1.5.1 Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;
6.1.5.2 Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
6.1.5.1.1 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão de
Cadastro e Informação que formalize por meio de Comunicação Interna,
endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a
nova identificação dos bens que não estão inventariados, para que,
posteriormente, não haja prejuízo no controle e localização dos bens da
subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento de solicitação no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Auditoria;
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6.1.5.1.2 Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a Divisão
de Patrimônio tome ciência, no processo administrativo que será gerado a partir
deste Relatório de Auditoria, para que sejam providenciadas plaquetas de
identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior aderência, resistência
e durabilidade.
6.1.6 Extravio de bens móveis inventariados. (Item 4.6).
6.1.6.1. Risco 1: Desvio da localização de bens;
6.1.6.2. Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade
sobre os bens;
6.1.6.3. Risco 3: Dano ao erário.
6.1.6.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Cadastro e Informação que formalize Comunicação Interna, endereçada à
Divisão de Patrimônio, informando a situação dos bens móveis indicados no
item 4.6, requerendo providências em caráter de urgência quanto aos ajustes que
se fizerem necessários na regularização junto às respectivas unidades
patrimoniais detentoras daquele bem, inserindo ainda cópia da CI e da Guia de
Transferência no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório
de Auditoria;
6.1.6.1.2. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Patrimônio que informe se há processo administrativo de incorporação dos
bens de procedência “UERJ” listados na Tabela 5 deste Relatório. Em caso
afirmativo, que seja informado ainda o número do processo administrativo e a
fase em que se encontra a incorporação.
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6.1.7 Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens. (Item 4.7).
6.1.7.1. Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do
Detran/RJ.
6.1.7.1.1. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite à Divisão
de Cadastro e Informação que apresente no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa afixada
no setor, preferencialmente em mural de fácil visualização, o qual visa permitir o
uso de bens particulares nas suas dependências, indicando também no
documento a descrição do bem e o proprietário do mesmo.
6.1.7.1.2. Plano de Ação/Recomendação à Presidência: Solicite que a
Divisão de Cadastro e Informação apresente no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens listados na
Tabela 6, com uma etiqueta identificando seu proprietário.
6.2 SUGESTÕES DE BOAS PRÁTICAS:
6.2.1 Efetuar levantamentos periódicos confrontando os bens localizados com o
Arrolamento, para que o controle se mantenha sempre atualizado. O método de
controle por meio de Planilha em Excel é o mais eficaz para gestão das existências
físicas. Outro método complementar é a realização de catálogo fotográfico de todos os
bens, devendo ser registrada uma fotografia com nº de Inventário e a outra do bem por
inteiro;
6.2.2 Caso seja detectado qualquer tipo de divergência, que seja providenciada a sua
devida regularização o quanto antes.
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Eis o relatório.
Rio de Janeiro, 11 de novembro de 2019.
___________________________________
ALINE DOMINGUES MIRANDA
Assistente Técnico de Trânsito
Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ
ID 50723332
De acordo,
___________________________________
TATIANE SILVA SIMÕES ALVES
Diretora de Divisão
Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ
ID 50300199
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À PRESIDÊNCIA
TERMO DE INSPEÇÃO EM BENS
PATRIMONIAIS EM USO NA
DIVISÃO DE CADASTRO E
INFORMAÇÃO – EXERCÍCIO 2019.
Apresento o Relatório de Auditoria de Bens Patrimoniais da Subunidade em referência.
Da análise realizada, restaram sinalizados os apontamentos contidos no item 4.
Sendo assim, diante da conclusão indicada no item 6, acolho o presente, estando em
condição de ser apreciado por essa Presidência.
Após, solicitamos o envio deste administrativo à Divisão de Cadastro e Informação e as
demais Unidades Administrativas recomendadas, para que no prazo máximo de 60 (sessenta)
dias, vencendo em 10/01/2020, apresente as medidas adotadas para implementação das
recomendações.
Rio de Janeiro, 11 de novembro de 2019.
RUZIO FARMY CABRAL DE OLIVEIRA
Assessor-Chefe
Assessoria de Controle Interno/DETRAN-RJ
ID 548756-0