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Evento CAFLisboa, 29 de Março

CAF - Os passos seguintes -

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Antecedentes

Implementação da CAF a diferentes ritmos

Entre 2000 e 2002 esteve a cargo de dois organismos diferentes (SMA/IIAE).

Iniciativas mais relevantes (2000-2002):- CAF utilizada nos critérios de selecção do

«Concurso de Qualidade em Serviços Públicos (2000)» - SMA

- Acompanhamento de um caso piloto de aplicação da CAF - IIAE

As iniciativas desenvolvidas foram pontuais e sem uma estratégia enquadrada na reforma da

Administração Pública

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Situação Actual- DGAP -

Direcção-Geral da Administração PúblicaDirecção-Geral da Administração Pública é é responsável pela coordenação, responsável pela coordenação,

acompanhamento e avaliação das iniciativas de acompanhamento e avaliação das iniciativas de divulgação e implementação da CAF na divulgação e implementação da CAF na

Administração Pública PortuguesaAdministração Pública Portuguesa

É representante de Portugal no É representante de Portugal no Innovative Public Innovative Public Service Group (IPSG)Service Group (IPSG)

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DGAP

- Iniciativas desde Out. 2002 -CAF 2002 traduzida [última versão]

*Guia para o Utilizador (documento de suporte à auto-avaliação mais desenvolvido);

Grelha de Auto-Avaliação (grelhas sistematizadas para o exercício de auto-avaliação);

*Modelos de Questionários (gestor de topo, gestor intermédio, colaboradores e clientes);

Grelha de Resultados da Auto-Avaliação (permite uma visão global dos resultados da auto-avaliação).

(*em fase de revisão)

www.dgap.gov.pt

Seminário sobre a CAF (especialista do EIPA)

- Formar Agentes de disseminação da CAF.

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Análise SWOT- Forças -

• Os cidadãos exigem qualidade na prestação dos serviços públicos;

• A auto-avaliação através da CAF: identifica oportunidades de melhoria; introdução à gestão pela qualidade.

• A adopção da CAF é um compromisso assumido ao nível dos Ministros das Administrações Públicas da União Europeia.

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Análise SWOT - Fraquezas -

• Recursos materiais e humanos escassos para apoiar a implementação da CAF na AP;

• Apesar das iniciativas de qualidade em serviços públicos lançadas pelo SMA (anos 90) - permanece incipiente uma cultura de Qualidade na AP.

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Análise SWOT- Oportunidades -

• Vontade política para adoptar a CAF na auto-avaliação dos serviços (SIADAP).

• A avaliação é entendida pelo Governo como um dos vectores do processo de reforma da Administração Pública (Linhas de Orientação para a Reforma da AP).

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Análise SWOT - Ameaças -

• Processos de auto-avaliação enviesados e sem rigor - pode conduzir ao descrédito da CAF;

• Planos de Melhorias metidos na gaveta – pode conduzir à frustração.

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Estratégia

Ponto de Partida

Esforço inicial na generalização do uso da CAF pela Administração Pública portuguesa

Serviços da AP estão interessados em conhecer e aplicar a CAF (necessitam de know how)

Apoio do Governo para promover a adopção da CAF na AP

Compromisso no âmbito dos EM da União Europeia

Urgência em definir uma estratégia de divulgação e implementação da CAF em

Portugal.

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Estratégia - Ponto de partida -

Os interlocutores privilegiados da DGAP

Secretarias-gerais (serviços do Ministério e DGAP)

- Assumem novas atribuições (ADE)- Espírito pró-activo da SG do MSST

Departamentos competentes dos Governos Regionais (Administração central e regional)

•CCDR´s e DGAL (Administração central e local)

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O grande eixo desta estratégia, a desenvolver em dois anos, deverá

assentar na sustentabilidade, no rigor e na universalidade, permitindo que todos

os serviços sejam capazes de forma autónoma, e munidos de know how, desenvolver uma cultura de melhoria

continua. «Quando vires à beira de um rio um homem com fome não

lhe dês peixe, mas ensina-o a pescar». Provérbio chinês

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EstratégiaEixos do Plano de Acção CAF

- 2004/2005 -

Parcerias públicas com a administração central, regional e local

Partilha de boas práticas

Informação útil

Reconhecimento público (nacional/europeu)

Formação

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I. Desenvolver Parcerias públicas

1. Criação dos Pólos Dinamizadores da Qualidade (PDQ)– Equipas responsáveis pela promoção da Qualidade e inovação nos serviços dos Ministérios (SG), Autarquias Locais (DGAL e CCDRs) e Governos Regionais

• Formação de Agentes da CAF• Coordenação e acompanhamento de projectos de

implementação da CAF

Objectivos: dinamizar a qualidade e inovação nos serviços públicos de forma abrangente.

2004 – 1º Semestre

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I. Desenvolver Parcerias públicas

2. Assessoria técnica aos PDQ

• Reuniões periódicas para acompanhamento dos projectos– Helpdesk e linhas telefónicas de apoio (dias e

horário definido).

• Objectivos: Orientação dos PDQ; harmonizar utilização da CAF .

2004 – 2º Semestre

2005 – 1º Semestre

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II. Formação

1. Curso de Formação de Agentes-CAF - em e-Learning (parceria INA/DGAP)

– Formação especializada – Predomínio da componente prática

Objectivo: fornecer competências profissionais e comportamentais para aplicar a CAF; descentralização da formação (sistema de e-learning).

2004 – 2º Semestre

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II. Formação

2. Seminário sobre a CAF com especialista do EIPA (2ª edição)– Destinatários: para quem já tem experiência e

conhece a ferramenta

Objectivo: aperfeiçoar conhecimentos em CAF.

2004 – 2º Semestre

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III. Informação útil

1. Manual da CAF – informação útil para: – Utilizadores (equipas de AA)– Chefias (orientações para o processo de AA)

• Objectivos: Simplificar a aplicação e harmonizar o método de implementação da CAF; Evitar descrédito da CAF.

2004 – 1º Semestre

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III. Informação útil

2. «CD-ROM interactivo sobre Gestão da Qualidade em Serviços Públicos»

Valências – CAF/Qualidade

Objectivos: Contexto institucional - para apoiar as equipas que desenvolvem projectos de qualidade;

Contexto de formação - melhorar o desempenho das acções de formação sobre qualidade.

2004 - 2005

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III. Informação útil

3. Lista de Indicadores/evidências para diferentes tipos de organização/sectores.

– Realização de Workshops/encontros com os diferentes sectores.

Objectivo: Auxiliar a aplicação da CAF na AP; Adequar o processo de AA ao contexto da organização (core business).

2005 – 1º Semestre

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III. Informação útil

4. Ferramenta de apoio através do acompanhamento de um Case Study– Acompanhamento de um projecto CAF num organismo

público, em todas as fases: origem do projecto, implementação, resultados, follow-up.

• Objectivos: • Revelar:

– Pontos fortes e críticos do ciclo de implementação da CAF– Os obstáculos e formas de os ultrapassar

• Criar um documento de consulta para os serviços interessados em aplicar a CAF.

2005 – 1º Semestre

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IV. Partilha de experiências

1. Evento - CAF (29 Março)– Para dirigentes e quadros superiores da AP

Objectivos: Promover a CAF junto dos dirigentes da AP; Apresentar experiências e divulgar projectos de implementação da CAF;Destacar os factores críticos de sucesso para a implementação da CAF;Enquadrar a CAF na reforma da AP e apresentar estratégia de disseminação.

2004 – 1º Semestre

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IV. Partilha de experiências

2. Posto de Utilizadores da CAF disponível no site da DGAP (área CAF)

– Rede de utilizadores;– Informação útil e actualizada s/ CAF;– Notícias.

Objectivos: apoiar utilizadores actuais, ou potenciais, da CAF; facilitar projectos de benchmarking.

Articulação com a Rede Digital de Boas Práticas

2004 – 2º Semestre

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V. Reconhecimento público

1. Conferências anuais sobre Qualidade na AP

- 1ª Conferência da Qualidade na Administração Pública Portuguesa (2005):Selecção das melhores práticas e atribuição de prémios aos vencedores ( Implementação de Planos de Melhoria > Processos de AA).

Objectivos: Divulgação da CAF e estratégias de implementação;Reconhecer os organismos que se destacam anualmentePartilha das boas práticas que apresentam projectos para

a Conferência.

2005 – 1º Semestre

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V. Reconhecimento público

2. Disponibilizar o reconhecimento europeu de acordo com a EFQM para os níveis:

- Committed to Excellence (utilização de um questionário s/ a CAF como ferramenta de AA);

- Recognised for Excellence.

Parceria APQ/DGAP (em fase de acordo) Objectivos: Fornecer aos serviços públicos interessados o

reconhecimento público dos seus níveis de excelência; Reconhecimento dos serviços públicos de excelência por

cidadãos, empresas e a própria Administração como cliente.

2004 – 2º Semestre

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VI. Avaliação

Estudo de avaliação (on going) do impacto das medidas implementadas em 2004/2005 (1º Sem.)Objectivos: Aferir o grau de divulgação e implementação da CAF nos serviços públicos; Conhecer os pontos fortes e os pontos críticos da estratégia adoptada; Reunir informação para definição do Plano de Acção 2006/2007.

2005 – 2º Semestre

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Avaliação do Plano de Acção

A avaliação do Plano de Acção será feita em dois momentos:

- Avaliação on going (6 º eixo) para ajuste na estratégia;

- Avaliação final do Plano (2006) para aferir quais os resultados que foram alcançados, pontos fortes e pontos críticos da estratégia adoptada.

2006

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Bom Trabalho!

www.dgap.gov.pt


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