Download - Dicas e Sugestoes Comprador Hosp 2011

Dicas eSugestões

para oCompradorHospitalar

Dicas e Sugestões para o Comprador Hospitalar2

setor de compras exerce uma atividade crucial para o funcionamento do estabelecimento de saúde, pois é nele onde acontece todo o processo de aquisição dos produtos, equipamentos, suprimentos e serviços que serão

utilizados no hospital. Tal serviço é desempenhado por profissionais que através do seu trabalho garantem que o melhor chegue às mãos de toda a equipe médico--hospitalar, possibilitando que o paciente seja tratado com qualidade e eficiência.

Sabendo da importância desse setor, surgiu o pensamento de criar este e-book no qual os profissionais de saúde pudessem usar como base de aprendizado e de apri-moramento, não visando somente o comprador hospitalar, mas também qualquer pessoa que faça parte do processo de compras em algum momento, sendo do setor de homologação, logísitica e unidades de apoio.

Os oito nomes presentes neste compêndio representam empresas de diferentes seg-mentos no setor hospitalar, dando ao leitor uma visão ampla do assunto e fazendo com que ele obtenha conhecimento abrangente das diversas demandas dessas empresas e suas particularidades. E eles são Angela Alves, do Hospital Infantil Sabará; Angela Haruko Kawada da Dal Bem Home Care; Claúdio Barban, Hospitais São Camilo; David Oliveira, Hospital Sepaco; José Paulinho Brand, Hospital Moinhos de Vento; Márcio Francesquini, Diretor de Relações Internacionais da ABMS; Mauro Stormo-wski, diretor do sindicato dos hospitais de Porto Alegre e Mônica Granzo, Pró-Saúde.

Que este e-book sirva aos novos compradores e aos que há anos atuam no setor, ele-vando a qualidade do serviço beneficiando os pacientes e trazendo mais confiança aos estabelecimentos de saúde.

REnAn CAVAlCAntE EuGEnIO Coordenador do projeto

O


Como você vê a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças desde que você começou neste setor?A área de compras é uma área estratégica para as instituições de saúde devido ao gran-de impacto que os materiais, medicamentos e insumos têm no custo hospitalar.Com a estabilidade econômica alcançada em meados da década de 1990 as Operadoras de Planos de Saúde perderam resultados oriundos do mercado financeiro e em contra partida houve uma forte pressão para diminuição dos custos nos contratos com as ins-tituições de saúde.Essa mudança forçou os hospitais a buscar maior especialização dos profissionais da área de compras. Surgiram os portais de Compras e crescimento das compras corpo-rativas, compras conjuntas (grupos de hospitais). Os sistemas informatizados foram grandes responsáveis pelo aprimoramento da ges-tão de compras onde a visão foi ampliada envolvendo toda a cadeia de suprimentos e introdução dos indicadores de compras indispensáveis para a gestão.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?Em função das estratégias adotadas pela ANS, tais como: ampliar o rol de coberturas nos planos de saúde, a normativa para cobrança dos medicamentos restritos a uso hospitalar, a ampliação da concorrência sugere um mercado mais competitivo em que a relação de maior qualidade com menor custo ficará mais evidente.Os hospitais tendem a manter um estoque cada vez menor, em que a prática Just in Time estará cada vez mais presente. Para absorver estas mudanças os portais de compras precisarão acompanhar estas tendências para aumentar o poder de barganha na relação fornecedor x cliente.

Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares? A área hospitalar é uma área muito complexa onde se compra desde o papel A4 até equipamentos de alta tecnologia, exige planejamento e envolvimento de outras áre-as. Compras não se resumem apenas na cotação de preços, mas é um processo que deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico da instituição. Minha experiência está pautada na implementação de estratégias que buscam a eficiência e garante a melhor negociação (qualidade e preço).

Angela Alves - Hospital Infantil Sabará

Formada em Ciências Econômicas com especialização em Administração Hospitalar e MBA em Gestão de Serviços em Saúde.Atua na área da saúde a mais de 25 anos, experiência em reestruturação de processos organizacionais, negociação com tomadores e prestadores de serviço, otimização de processos de faturamento, auditoria de contas médicas e gestão de suprimentos.


Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospitais?Sim, atuei em outra instituição onde fazia a gestão de suprimentos e áreas de fatura-mento/comercial, essa experiência foi muito interessante, pois permitiu que desenvol-vêssemos uma visão sistêmica do negócio onde identificamos as interfaces entre os fluxos e percebemos as oportunidades de melhorias, como necessidade de revisão dos processos, necessidade de interação/integração com as outras áreas etc.

Como está organizada a área de compras dentro do hospital?O setor de compras é o responsável pela aquisição de qualquer material, medicamento, equipamento, insumo, etc. Existe um apoio das áreas envolvidas para aprovação de marcas considerando a relação qualidade x custo, ou seja, as áreas envolvidas detalham e qualificam a compra. Após um parecer dos setores responsáveis o setor de compras inicia o processo de negociação.O setor de compras responde a diretoria de Logística / Comercial.

Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar, Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por setores diferentes?Não, as compras são centralizadas no setor de compras. As áreas apenas participam no processo de seleção, porém a negociação a partir de marcas selecionadas é feita exclu-sivamente pelo setor de compras.

Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de acordo com a necessidade?O ciclo de compras é baseado na relação direta de criticidade do item no estoque x seu custo. A partir da relação ABC de estoque é definido o prazo de estoque considerando estoque de segurança + prazo de entrega.

Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?Os principais aspectos a serem considerados são: parceria instituída com o fornecedor, preço, prazo de entrega, condições de pagamento e qualidade do produto.Ou seja, a partir de um histórico de compras com este fornecedor ele é avaliado e co-tado como um parceiro em função do bom atendimento, entrega com qualidade (esta é avaliada no momento do recebimento) e condições comerciais negociadas.O planejamento de consumo é uma conseqüência do desdobramento dos objetivos estratégicos da organização.

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?Sim, as pesquisas são feitas dentro de um grupo de fornecedores homologados para a compra através do Portal de Compras utilizado.


É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedoras?O portal de compras utilizado na Instituição possui um registro dos principais docu-mentos dos fornecedores, tais como: Licença de Funcionamento, Regularização peran-te órgãos fiscalizadores, etc. As compras são feitas pautadas nestes registros e em casos de dúvidas, cópias destes documentos são solicitadas pela própria Instituição.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?A avaliação é feita pela Comissão de Padronização da Instituição e este mesmo grupo é o responsável pelo parecer favorável ou não.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à Mat./Med.?O setor de enfermagem não participa do processo de compras propriamente dito, mas sim do processo de padronização de materiais e medicamentos. A Comissão Interna de Padronização de Materiais e Medicamentos reúne-se mensalmente e antes de padroni-zar os materiais a enfermagem realiza testes e coloca seu parecer de aprovação. Após uma seleção de marcas padronizadas o setor de compras faz processo de aquisição.

Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual a política para esta troca?Existe uma lista de fornecedores que o setor de compras está autorizado a fazer a aquisição, apenas para casos em que temos uma parceria o setor de compras fideliza o fornecedor.

Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas fornecedoras?Os representantes comerciais entram em contato com o setor de compras agendando visitas focadas e direcionadas, sendo priorizada a transparência e ética na divulgação de informações solicitadas por estes representantes.

As compras hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hospital?No caso de um hospital pediátrico as compras hospitalares não representam a maior fatia de gastos.

Fazem uso de algum tipo de central de compras ou compras agrupadas?Sim, as compras são feitas através do portal de compras Bionexo. Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos com-pradores?


A visão sistêmica é crucial para o sucesso e resultados excelentes do setor de compras, conhecer os nossos clientes nos ajuda a selecionar melhor nossos fornecedores. A interface do setor de compras com á área comercial e faturamento do hospital é fun-damental.


Como você vê a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças desde que você começou neste setor?Para a empresa o dep. de compras é um custo beneficio que agrega no orçamento e planejamento, pois gera maior controle do fluxo de caixa. Sim, há alguns anos utilizava – se recursos básicos e não havia um departamento para centralizar as compras. Na atualidade dispomos de vários recursos tecnológicos, além de departamentos específicos, o que facilita a organização e centralização de informa-ções.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?Sim, com certeza, com os avanços tecnológicos e o investimento em ações que en-volvam todo grupo da empresa para conscientizar da importância na utilização dos processos de forma correta para melhor controle do orçamento da empresa.

Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares?Desde que assumi essa responsabilidade na Dal Ben Home Care, percebi que é um departamento de suma importância, onde diariamente temos que saber lidar com as necessidades departamentais e dosar com as possibilidades financeiras e filosofia da organização, buscando um bem comum, realizando investimentos em qualidade nos serviços e produtos.

Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospitais?Sim, já trabalhei na área financeira, com foco em faturamento/cobrança.

Como está organizada a área de compras dentro do hospital?Esta organizada 100% dentro de um sistema de gerenciamento de informações.

Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar, Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por setores diferentes?Não, estão centralizadas no departamento de compras da empresa.

Angela Haruko Kawada

Técnica em Contabilidade e atualmente graduanda em Administração de Empresas. Foi Sócia Diretora da AMH1 Serviços à Saúde até 2010 quando se transferiu para o setor de compras da Dal Ben Home Care.


Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de acordo com a necessidade?Todas as solicitações de compra são efetuadas pelos gestores de área. O departamen-to de compras entra em contato com até 03 fornecedores para solicitar cotações e as que apresentam menor custo e melhor qualidade são encaminhadas aos gestores para aprovação. Se for aprovado é incluído na lista de aprovação para que a diretoria possa concretizar a compra e os documentos fiscais e boletos são direcionados ao departa-mento financeiro, caso não haja a aprovação o pedido é arquivado. Existe um controle das compras da empresa via sistema e mensalmente a diretoria recebe indicadores para melhor controle.

Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?Confiabilidade, pontualidade, qualidade dos produtos, idoneidade da empresa e preço justo são critérios avaliados para a escolha dos nossos fornecedores.

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?Sim, entre os melhores fornecedores, escolhemos os que apresentam melhor custo/beneficio, levando – se em conta a pontualidade e qualidade do produto entregue.

É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedoras?Sim, temos um plano de qualificação de fornecedores que visa selecionar as melhores empresas dentro do nosso padrão de exigência pautado em critérios internacionais de qualidade.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?Sim, antes da entrada de qualquer produto novo na empresa, os fornecedores trazem amostras para serem analisadas.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à Mat./Med.?Sim, muitas vezes a coordenação de enfermagem é consultada para definir as necessi-dades exigidas pelos clientes antes da compra.

Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual a política para esta troca?Efetuamos a troca de fornecedores somente quando não atendem o padrão de exigên-cia da empresa.

Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas fornecedoras?Os representantes entram em contato com a empresa, solicitando uma visita, é feita


uma previa análise das necessidades do produto apresentado, bem como da idoneidade da empresa, caso haja interesse de nossa parte o agendamento é realizado por escrito para que o fornecedor realize a visita e apresente a sua solução.

As compras hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hos-pital?A nossa maior fatia dos gastos é relativa à mão de obra.

Fazem uso de algum tipo de central de compras ou compras agrupadas?Estamos em fase de implantação de um sistema de compras agrupadas.

Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos com-pradores?Sim, é muito importante analisar cuidadosamente os fornecedores, realizar cursos e estar sempre atualizado ao mercado de saúde para conhecer as empresas e inovações que possam agregar benefícios à organização.


Como você a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças desde que você começou nesse setor?R: Vejo a área de compras como um gerador de receitas. Numa época onde não se consegue reajustes de preços com facilidade é necessário reduzir os custos para se manter o lucro desejado. Na área hospitalar, mais de 45% dos custos estão envolvidos em materiais/medicamentos e equipamentos. Assim, a aquisição deles interfere direta-mente no resultado financeiro.Ocorreram grandes mudanças, pois antigamente as compras eram feitas de maneira transacional. A informática e o aparecimento dos EDI´S contribuíram para melhorar a qualidade das compras, bem como estabelecer novos modelos de compras.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?Sem dúvida. Atualmente, os especialistas afirmam que as concorrências no mercado não são mais entre as empresas e sim nas “cadeias de valor”. Dessa forma, acho que as grandes mudanças ocorrerão nos relacionamentos entre os players.

Como você colocaria sua experiência no setor de compras?Integrando cada vez mais os processos logísticos com a aquisição propriamente dita, envolvendo os fornecedores nos projetos, sempre que possível.

Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital ou mesmo em outros hospitais?Sim, já trabalhei no departamento de suprimentos que compreende os setores de pro-gramação de reposição, farmácias - central e satélite, almoxarifado e transportes.

Como está organizada a área de compras dentro do hospital?A área de compras é corporativa. Assim, realiza compras das 3 unidades Pompeia, Santana e Ipiranga. O sistema de gestão integrada serve de base para as solicitações de compras.

Como se dá as compras de mat/med, órteses e próteses, farmácia hospitalar, equipamentos e materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por pessoas diferentes?Sim. Temos um comprador para medicamentos, um comprador para materiais hospi-

Claudio Barban

Gerente de Compras da Rede de Hospitais São Camilo de São Paulo


talares, um comprador para materiais do edifício, bem como materiais não padrão em geral, um comprador internacional para as importações de equipamentos e aquisição de equipamentos no mercado local. Órteses e Próteses estão migrando para o departa-mento de compras de forma corporativa, uma vez que eram feitas pelos departamen-tos de suprimentos de cada unidade.

Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade ou variam de acordo com as necessidades?O sistema adotado hoje está hibrido: Kanban e Ponto de Pedido. Nos dois casos as compras ocorrem de forma variada, sendo diferente apenas que uma se baseia na pre-visão e a outra na demanda real.

Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora da compra?São vários os aspectos, por exemplo: preço, condições de pagamento, marca do produto, ava-liação do fornecedor, por exemplo, se ele é aprovado pelo gafo, logística do fornecedor, etc...

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?Sim, utilizamos o portal de compras chamado Bionexo que é muito abrangente. Assim, nossas cotações atingem centenas de fornecedores e recebemos em média 30 respostas a uma cotação.

É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedores?Sim. Para medicamentos só compramos de fornecedores previamente qualificados pelo Gafo. Para materiais os fornecedores tem que apresentar na bionexo toda a do-cumentação exigida que obedece a critérios rígidos e são constantemente monitorados pelo portal.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?Sim. Para materiais temos uma enfermeira especializada que é a responsável por inova-ções tecnológicas e solução de problemas técnicos. Nenhum material é padronizado na rede sem passar pela avaliação e testes supervisionados por essa enfermeira.Para medicamentos existe uma comissão de padronização dirigida por uma farmacêu-tica e composta por médicos e pelo departamento de compras, onde são analisados, além do aspecto técnico a viabilidade econômica do produto.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à mat/med?Sim. Eles sugerem padronização de materiais e medicamentos que são analisadas pelas comissões citadas na pergunta anterior e participam ativamente na especificação dos equipamentos a serem adquiridos.


Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual é a política para essa troca?Na realidade não temos fornecedores fixos por produto. As cotações e as oportunida-des do mercado no ato da aquisição é que definem de quem serão comprados os mat/med e equipamentos.

Qual é a política para atendimentos dos representantes comerciais de empre-sas fornecedoras?Temos um dia da semana reservado para essa atividade, desde que os mesmos justifi-quem previamente qual é o assunto a ser tratado.

As compras dos hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hospital?Sim.

Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos for-necedores?Sim achamos importante passar ao novo fornecedor uma visão ampla da instituição e o que ela pode agregar de valor a sua empresa. Comentamos sobre nossa visão, missão valores, metodologias utilizadas e principalmente a ética adotada pela empresa.


Como você vê a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças desde que você começou neste setor?Apaixonante por ser uma área de grandes transformações e inovações. Sim, a todo o momento há novidades e a competitividade é bem acentuada entre os fornecedores.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?Sim. Tendo em vista a informatização e a velocidade

Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares?Média, já que é impossível ter o conhecimento do todo.

Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospi-tais?Sim. Já trabalhei em outra instituição e tive passagem pelas áreas: Farmácia, Centro Cirúrgico, Centro Obstétrico, CTI Adulto, Pronto Atendimento, Recebimento e Al-moxarifado.

Como está organizada a área de compras dentro do hospital?É uma das áreas de maior relevância do hospital. A organização está descrita no item abaixo. Com o desempenho adequado deste setor podemos obter:- vantagens competitivas;- redução de custos;- redução de estoques;- aumento da margem de lucro;- negociação, redução e acompanhamento constante do quociente de posicionamento relativo.

Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar, Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por setores diferentes?A área de compras está contida na área de Suprimentos e é representada por 3 células, sendo:

David A. Oliveira

Formado em Administração Hospitalar pelo Centro Univer-sitário Fundação Santo André. Possui experiência de 19 anos no setor hospitalar, sendo 4 anos no Hospital São Luis e completando 15 anos no Hospital Sepaco.


- aquisições de materiais diversos e medicamentos;- aquisições de equipamentos, materiais médico-hospitalares, materiais de construção,

contratações de prestadores de serviços e negociações de contratos;- central de OPME.

Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de acordo com a necessidade?As compras são realizadas seguindo os critérios de tempo de processamento interno, tempo de estocagem e consumo médio mensal (ponto de pedido conforme curva ABC e XYZ). Sim, ela sempre obedece a uma periodicidade de compras, seguindo os critérios acima descritos, além da sazonalidade do consumo.

Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?Além dos já descritos acima, mais qualificação técnica dos produtos que são avaliados e aprovados antes da aquisição.

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?Sim, as cotações fazem parte de qualquer processo de compras.

É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedoras?Sim, a empresa antes de participar de qualquer processo de compras deverá fazer par-te da relação de fornecedores aprovados pelo hospital, e para isso deverá atender os critérios de avaliação do mesmo.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?Sim, os produtos passam pela avaliação e análise técnica da comissão a qual pertencem e so-mente após aprovação desta é que as marcas/ produtos estarão aprovados para a compra.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à Mat./Med.?Sim, este setor faz parte integrante de todas as comissões do hospital e a sua opinião tem grande relevância na qualificação dos produtos.

Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual a política para esta troca?Os fornecedores são avaliados a cada processo de compra e todos são informados des-ta avaliação no momento do cadastro e em cada cotação. Os fornecedores são avalia-dos durante todo processo de fornecimento: na área de compras (durante o processo de cotação) e na área de recebimento (quando da entrega da mercadoria), podendo de acordo com esta avaliação, ser advertido, suspenso ou parabenizado pela satisfação de tivemos no processo (avaliação de fornecedores).


Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas fornecedoras?O atendimento acontece através do agendamento prévio.As compras hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hospital?Apesar de não representar a maior fatia dos gastos, está entre as despesas de maior relevância.

Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos com-pradores?É uma área contagiante, dinâmica, com grandes transformações e inovações tecnoló-gicas e que exige muita dedicação dos profissionais, mas resulta em grande realização profissional.

José Paulino Brand


um maior controle e muito mais segurança dos produtos, praticamente eliminando possibilidades de problemas com fraudes, falsificação ou aquisição de medicamentos provenientes de origem duvidosa (roubo), além de melhorar a negociação no preço, prazos de pagamento e garantia nos prazos de entrega.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?Acredito que o uso de novas tecnologias, novas plataformas e portais de compras irão crescer muito. A globalização e a adesão as redes sociais modificarão muito as práti-cas de compras. Isso torna a profissionalização da área ainda mais importante e um diferencial competitivo no mercado. Além disso, o acesso a informações de preços de qualquer parte do mundo e as possibilidades de importações diretas afetarão profun-damente os modelos de compras tradicionais.

Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares?A visão sistêmica, o conhecimento sobre processos de finanças, comerciais, logística e gestão de pessoas são fundamentais para a evolução da área. Trabalhar constantemente sob pressão com o atendimento de demandas urgentes e importantes, faz com que se-jamos profissionais preparados e forjados para os novos desafios de qualquer atividade empresarial. Por fim, ter disciplina no método, esforço intelectual e muita dedicação são imprescindíveis para o sucesso.

Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospitais?Trabalhei vários anos em uma Instituição de Ensino Superior, passando por várias áreas como Contabilidades, Financeiro e por último na Gerência de Suprimentos. O


Hospital Moinhos de Vento está sendo a minha primeira experiência no segmento hospitalar. Vejo que a minha experiência anterior em várias áreas, me proporcionaram uma alavancagem na carreira e alicerçaram a minha trajetória atual.

Como está organizada a área de compras dentro do hospital?As compras são centralizadas e segmentadas em áreas e por classes de insumos, con-forme organograma abaixo.

Superintendência Executiva

Gestão de Compras Gestão de Almoxarifado Comitê Padronização Materiais

Recebimento Mat e Med

Recebimento

PlanejamentoProgramação

estoque

Atendimentosdiário dos setores

Superintendência Administrativa

Gerente de Suprimentos

Medicamentos

Materiais Médicos

Manutenção/Consumo direto

Importações

OPME

Obras / Ativos

Recebimento defornecedores

Mat ExpedienteGráfica, Uniformes Nutrição

Almox Mat Exp,Manutenção, etc

Datamatrixe rastreabilidade

Secretaria

Cadastro InsumosEm geral

Inventários e ajustes estoque

Execução e Validação Técnica

Avaliação e e teste de novas

marcas

Avaliação final ePadronização deMateriais Médicos

Hospitalares

Fechamentos contábeis

Cadastro MatMédicos

Hospitalares

Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar, Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por setores diferentes?A área de Suprimentos do Hospital Moinhos de Vento está organizada conforme or-ganograma acima. O foco principal está nas a aquisições de Materiais Médicos Hospi-talares, Medicamentos e Órteses e Próteses, que seguem a política de compras definida pela instituição que tem como diretrizes principais; a) priorizar as compras diretamente com os fabricantes, b) homologar e padronizar marcas e produtos confiáveis, c) assinar contratos de médio/longo prazo com garantia de entrega assegurada e d) assegurar preços competitivos no mercado e condições de pagamento adequadas. Essas compras são executadas na grande maioria através de plataforma eletrônica de compras BIO-NEXO, a OPMEnexo e contratos corporativos.Da mesma forma as compras de equipamentos também são centralizadas e coordena-das pela Área de Suprimentos. Essas são executadas conforme o orçamento anual de investimentos. As negociações são respaldas pelos gestores das áreas demandantes que


definem juntamente com as áreas de engenharia as especificações técnicas e os níveis de atendimento (SLA). Os contratos além da área jurídica são analisados, revisados e assinados por todos os envolvidos conforme rege a Governança Corporativa do Hos-pital. A figura abaixo ilustra essa prática.

JurídicoÁrea usuária

“Gestor do Contrato”

Suprimentos

Área Técnica

Objeto da Contratação

Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de acordo com a necessidade?Os ciclos de compras de materiais e medicamentos levam em conta a necessidade e garantia da disponibilidade dos insumos necessários para as atividades do Hospital, respeitando critérios técnicos, de padronização e de qualidade, dentro das especifi-cações, quantidades e frequências de entrega negociadas com os fornecedores. Os equipamentos seguem um fluxo definido pelo orçamento anual de investimentos e cronogramas específicos de execução. Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?O Hospital Moinhos de Vento deixa muito claro a seus fornecedores, quais requisitos considera importantes serem cumpridos.Solidez e capacidade tecnológica instalada.Preço competitivo e condições de negociação.Qualidade dos produtos e serviços.Comportamento ético e responsabilidade social.Sistemas de abastecimento ágeis e confiáveis.Flexibilidade e pró-atividade.Consciência no atendimento às normas legais, documentais, de segurança e ao meio ambiente.


Parceria como resultado do negócio.Nesta trajetória, o Hospital Moinhos de Vento tem plena consciência de que seus fornecedores, segmentados pelos diversos ramos de atividade, ocupam um papel de significativa importância.

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?Sim, além das cotações e pesquisas de preço nas Plataformas Eletrônicas de Com-pras, BIONEXO e OPMEnexo, fazemos normalmente 3 cotações de preços para valores mais relevantes e participamos de alguns grupos de compras conjuntas como o SINDIHOSPA, ANAHP, além de participar de feiras e realizar visitas de Fábricas e prospecções de novos distribuidores. Os próprios usuários em muitas oportunidades contribuem com informações relevantes sobre preços e negócios concorrentes.

É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedoras? Sim, temos a etapa de qualificação cadastral, onde solicitamos e avaliamos os princi-pais documentos contábeis e de regularização fiscal da empresa, principais clientes já atendidos, cartas de recomendação, níveis de atendimento e visitas de validação técnica às instalações da empresa quando necessário.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?Sim, isso é imprescindível quando se trata de material médico hospitalar e medicamen-tos. Tanto o COMITÊ DE PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS como o COMITÊ DE PADRONIZAÇÃO DE MEDICAMENTOS, fazem os testes e a homologação dos produtos com as equipes da Assistência e Médicos antes da padronização dos mesmos e posterior aquisição. Para equipamentos, normalmente de solicita modelos em demonstração para serem testados no Hospital.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à Mat./Med.?Sim, temos uma Enfermeira na área de Suprimentos que centraliza e alinha as ações do Comitê de Padronização de Materiais no Hospital, relativas a área de Suprimentos, Assistência e Área de Enfermagem.

Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual a política para esta troca? No Hospital Moinhos de Vento se prioriza contratos de médio e longo prazo direta-mente com os Fabricantes. Além disso, usa-se exclusivamente materiais e medicamen-tos de referência (de marca), fatos levam a uma certa fidelização de marcas e fabri-cantes. Porém, isso não quer dizer que não estejamos sempre atentos a validar novas marcas, novos fabricantes e distribuidores. No exemplo do segmento de equipamentos médicos e móveis, temos duas ou mais de três marcas validadas, o que ocasiona uma


boa concorrência e competição em melhores preços, prazos de pagamento, prazos de entrega e níveis de atendimento.

É feita uma troca periódica dos fornecedores? Caso haja esta troca, qual a polí-tica para que esse processo aconteça?Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas fornecedoras?Duas vezes por semana, mas sempre com agendamento com os compradores.

Fazem uso de algum tipo de central de compras ou compras agrupadas? Sim, fazemos compras conjuntas com o Comitê de Relacionamento com Fornecedo-res do SINDIHOSPA (Sindicato dos Hospitais e Clínicas Particulares de Porto Alegre) e do Projeto Relacionamento com Fornecedores da ANAHP (Associação Nacional dos Hospitais Particulares)

Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos com-pradores?Destaco ainda que, com a melhoria nos processos-chave percebe-se um aumento de visão sistêmica e de sustentabilidade entre os superintendentes, gerentes e usuários, principalmente no tocante as inter-relações entre os processos e a avaliação dos im-pactos entre eles, aliados a abordagem e a prática dos conceitos e estratégias pro-postas da Matriz Estratégica e da importância da Gestão de Suprimentos/Compras e principalmente as relações com os Fornecedores, no desempenho das suas atividades, indicadores e metas. E por fim, o modelo interno usado com a equipe foi baseado no livro A Execução Premium de (Kaplan & Norton) 2008, traduzidos na figura abaixo, demonimada internamente de espiral positiva do Balanced Scorecard (BSC). Ou seja, pessoas motivadas, comprometidas, entusiasmadas e bem treinadas, executam bem a sua rotina todos os dias, melhoram processos, deixam mais felizes seus clientes inter-nos e externos e conseqüentemente, melhoram os resultados da Instituição.


Importação de Produtos Médicos no BrasilQuer uma sarna para se coçar? Vá trabalhar com importação. Quer duas sarnas grandes para se coçar? Vá importar produtos médicos!

A atividade comercial no Brasil, não importa qual seja, sofre de males estruturais bem conhecidos, que incluem uma legislação trabalhista arcaica, baixa qualidade de mão de obra, péssima qualidade de comunicação e, naturalmente, um dos mais altos níveis de impostos do mundo.A atividade da importação padece, naturalmente, dos mesmos males. Porém com o agravante da incerteza cambial, pela infra-estrutura de logística reconhecidamente ul-trapassada e pela burocracia ainda mais exigente, devido aos rígidos controles cambiais exercidos na atividade.Soma-se a isto problemas de comunicação, fuso horário, queda da produção nos países de origem, riscos políticos e, riscos naturais cada vez mais presentes e devastadores, e temos uma atividade de alto fator de estresse mesmo nos momentos mais tranqüilos, uma vez que conseguir manter um fluxo constante de chegada, desembaraço aduaneiro e entrega dos produtos no mercado brasileiro requer um alto grau de competência e acompanhamento constante. Uma grande sarna!Na importação de produtos médicos adicionamos um componente extra: o alto nível de regulamentação da ANVISA - Agência Nacional de Vigilância Sanitária, responsá-vel pela emissão dos registros de produtos de acordo com as normas de qualidade bra-sileiras, inspeção dos produtos na fronteira bem como inspeção pós-venda. A partir de 2010, a ANVISA assumiu também a responsabilidade de inspecionar in loco, de forma direta (ou seja, com fiscais da agência), as boas práticas de manufatura dos fabricantes internacionais, uma preocupação adicional para os profissionais responsáveis por man-ter o mercado abastecido com produtos de primeira necessidade.No caso das importações de produtos médicos, no Brasil o setor luta também contra o estigma de que “importações atrasam, ou mesmo bloqueiam, o desenvolvimento da indústria nacional”. Nada mais falso, uma vez que as nações mais desenvolvidas tecno-

Márcio Francesquine

Trade Comissioner do Consulado do Canadá, em São Pau-lo, VP Adjunto do Comitê de Marketing da CCBC - Câmara de Comercio Brasil Canadá, diretor da ABVPS - Associação Brasileira dos Profissionais em Vigilância Sanitária, Diretor de Relações Internacionais da ABMS-Associação Brasileira de Marketing em Saúde.


logicamente são também grandes importadores de equipamentos médicos.Tudo isto faz com que a importação de produtos médicos no Brasil seja uma atividade bastante complexa e cara, não raro afastando pequenos importadores ou importadores de produtos de nicho (ex. produtos ortopédicos especiais).De acordo com a ABIMO – Associação Brasileira da Indústria Médico-Odontológica, o Brasil tem um mercado de produtos médicos estimado em US$ 5,1 bilhões, e impor-tações na ordem de US$2.7 bilhões. Para se ter uma idéia, o Canadá, com uma população de 33 milhões de habitantes e um mercado para equipamentos médicos estimado em US$5.4 bilhões (um dos mais ricos do mundo), importa mais de 70% do que consome, apesar de também ser reconheci-damente um exportador de tecnologias médicas.Nestes países a importação de produtos médicos é uma atividade também sujeita a regras próprias e bastante exigentes com relação à qualidade dos produtos e dos forne-cedores, mas encarada como uma atividade econômica normal, organizada para suprir necessidades de mercado com o objetivo de beneficiar o publico com uma maior ofer-ta de produtos com maior qualidade a preços competitivos.Como cidadão e consumidor, espero sim que o governo continue exercendo rígido controle sobre a qualidade dos produtos médicos importados e vendidos no Brasil. Mas sem deixar que controles de qualidade se transformem em barreiras que dificul-tem a importação e, portanto, meu acesso a produtos de qualidade.


Como você vê a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças desde que você começou neste setor?Vejo as áreas de compras hospitalares cada vez mais preparadas para o atendimento das operações dos estabelecimentos de saúde. Este preparo se deve ao fato de que há um maior numero de informações a respeito das atividades destes estabelecimentos e a possibilidade de entregas nas 24 horas do dia.Sim ocorreram muitas mudanças, tanto nos estabelecimentos como com os fornece-dores. Nos hospitais, o planejamento operacional está cada vez mais intenso e mais protagonista no planejamento estratégico destes. Por parte dos fornecedores, também foram incorporadas muitas mudanças; como compras online, maior integração com os hospitais (parceria) e melhora das comunica-ções entre todos os integrantes desta cadeia.No caso de compras específicas como a de grandes equipamentos, hoje já existe uma grande integração com fornecedores.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro? Com a confiança aumentando entre fornecedores e consumidores certamente uma maior integração fará com que a busca da equalização econômica entre eles seja maior. Outro aspecto que poderá melhorar no futuro será o de compras coletivas pelo sistema online, tipo leilão, onde vários hospitais buscarão compras de maior volume para obter mais vantagens econômicas.

Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares?Grande, a convivência de mais de 20 anos possibilita a identificação de boas oportu-nidades e o convívio com fornecedores permite conseguir as melhores ofertas para os hospitais.

Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospitais? Não, minha vida profissional sempre buscou estar perto destes para identificar neces-sidades de forma mais genérica e não em um único estabelecimento.

Mauro Stormovsk

Contador e MBA em Economia pela USPHoje é proprietário da INTERIM HOME CARE RS LTDA. Foi diretor executivo da feira internacional Hospitalar duran-te 12 anos. Desde 2005 é diretor do Sindicato de Hospitais de Porto Alegre, também é o presidente da Câmara Britânica de negócios do RS.


Como está organizada a área de compras dentro do hospital?Busca-se organizar o setor de compras de acordo com o volume das mesmas, isto é, em estabelecimentos maiores (compras acima de R$ 5 milhões/mês) podem ser esta-belecidas células por tipo de materiais.

Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar, Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por setores diferentes?Conforme o acima exposto, todos os setores de compras atendem necessidades dos setores hospitalares e obedecem rigorosamente os comandos das chefias destes. A res-ponsabilidade destes setores torna-se fundamental para as compras por especialidades.

Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de acordo com a necessidade?Importante pergunta, para materiais de consumo, existe uma periodicidade e sempre a busca da melhor qualidade e o menor preço.Nos demais itens o ciclo varia de acordo comas necessidades.

Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?O binômio qualidade/preço sempre foi o item mais procurado nas compras.Hoje em dia, temos que atentar para um outro detalhe que é a capacidade de fornecimento por parte da empresa escolhida. A confiança no fornecedor faz parte da compra adequada.

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores? Sim e sempre. Considerando que as compras são atividades constantes, a pesquisa de preço é o cotidiano de todo o comprador.

É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedoras?Sim, conforme comentado anteriormente, a confiança nas empresas fornecedoras é um item que sempre está presente no momento da definição das compras.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados? Sim e sempre. Procuramos obter amostras para uso cotidiano para que os profissionais que os utilizam possam avaliar os mesmos. No caso de equipamentos (máquinas e utensílios) sempre procuramos obter treinamento por parte dos fornecedores.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à Mat./Med.? Sim, sempre. Ninguém melhor do que as enfermeiras para avaliar no dia a dia os itens utilizados nos setores hospitalares.


Existe uma troca de fornecedores periódica? E qual a política para esta troca?Não necessariamente. Após o estabelecimento de vínculo com determinados forne-cedores, desde que atendam os requisitos de confiança mais qualidade e preço, não se busca a troca.No entanto, o setor de compras é responsável pela busca constante de alternativas e monitoramento de preços e caso seja constatado qualquer possibilidade de melhores vantagens para o hospital, certamente, providências serão tomadas para a troca.No caso de troca por deficiência de fornecedor, normalmente, busca-se alternativas nos concorrentes dos mesmos.

Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas fornecedoras? Sempre tornar esta visita a mais agradável possível. Se busca receber para saber as ofer-tas do dia/mês e para a atualização inerente aos produtos. A cultura de compras passa por esta troca de informações com fornecedores no dia a dia do hospital.

As compras hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hospital? O INVESTIMENTO EM COMPRAS ATINGE SEMPRE UMA FAIXA QUE VAI ENTRE 45 A 60 % do faturamento dos hospitais.Fazem uso de algum tipo de central de compras ou compras agrupadas?No caso, sim sempre que possível. Os sindicatos patronais estão buscando cada vez mais oferecer estas facilidades aos estabelecimentos associados para a melhoria do mercado.

Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos com-pradores?Há uma cultura de compras; devemos cada vez mais buscar conhecer nosso estabele-cimento e os fornecedores para que os interesses de ambos sejam convergentes e de adequacidade econômica.


Como você vê a área de compras hospitalares? Ocorreram grandes mudanças desde que você começou neste setor?Vejo a área de compras hospitalares como um setor de extrema importância para a assistência prestada ao paciente, pois neste setor que são iniciados os processos de aquisição de produtos de qualidade. Avalio que houve uma profissionalização do se-tor, com pessoas capacitadas, processos bem definidos e ferramentas cada dia melhor desenvolvidas e implementadas, que transforma o papel do comprador de operacional para gerencial.

E acredita que grandes mudanças ocorrerão no futuro?Acredito que cada vez mais haverá desenvolvimento de tecnologias que otimizarão os processos de compras, com ferramentas que permitam a execução de qualificação de fornecedores, que futuramente farão com que o mercado fornecedor se adeque às demandas necessárias no setor hospitalar.

Como você colocaria sua experiência no setor de compras hospitalares?Enriquecedora! A troca de experiência com profissionais que atuam dentro do am-biente hospitalar me impulsiona na busca pelo conhecimento.Já trabalhou em outras áreas dentro do hospital, ou mesmo em outros hospitais?Sim, tenho experiência em outros serviços de saúde e em outras áreas, como por exem-plo, hemodinâmica.

Como está organizada a área de compras dentro da empresa?O setor de compras está diretamente ligada ao Gestor de Suprimentos, que está vincu-lada à Diretoria Administrativo Financeira.

Como se dá as compras de Mat/Med, Órteses e Próteses, Farmácia Hospitalar, Equipamentos, Materiais hospitalares e Materiais do edifício hospitalar? Elas são feitas por setores diferentes?Todas as compras das diferentes linhas de produtos necessárias ao hospital são feitas

Mônica Granzo

Bacharel em Ciências Contábeis, MBA em Logística Em-presarial, Vasta experiência profissional na área de Logística e Suprimentos e atual Gerente de Compras da Pró-Saúde ABASH. Instrutora de cursos pertinentes a área.


por um único setor de compras, podendo haver diferenciação somente dos profissio-nais responsáveis pela aquisição de cada linha.

Como funciona o ciclo de compras? Elas têm uma periodicidade, ou variam de acordo com a necessidade?As compras são feitas mensalmente de forma programada, conforme cronograma anual pré-estabelecido, podendo haver necessidade de compras fora deste prazo caso haja aumento de demanda.

Quais os principais aspectos que são levados em conta na hora das compras?No momento da compra é importante avaliar a especificação do produto, o seu custeio durante o ciclo de vida, a qualidade, o valor, os impostos cobrados e o tipo de frete.

São feitas pesquisas de preços entre os fornecedores?Todos os produtos são cotados com no mínimo três fornecedores.

É feito algum tipo de pré-seleção para que as empresas possam entrar na lista de fornecedoras?Para que as empresas possam participar dos processos de cotação da Pró-Saúde, as mesmas devem estar regularizadas perante os órgãos legais (vigilância, prefeitura, res-ponsabilidade técnica), possuírem autorização de comercialização dos produtos e es-tarem cientes dos critérios pré-definidos no Manual de Relacionamento com Fornece-dores a serem cumpridos quando iniciar fornecimento à Pro-Saúde.

Há algum tipo de avaliação dos produtos antes de eles serem comprados?Alguns produtos são previamente testados por profissionais técnicos e emitidos pa-recer à Central de Compras para validar como item apto a ser adquirido nas próximas compras.

O setor de enfermagem tem algum tipo de participação nas compras relativas à Mat./Med.?Além de participar dos testes de avaliação da qualidade do produto que são feitos através de solicitações da Central de Compras, a Enfermagem está diretamente em comunicação com os Serviços de Farmaco e Tecnovigilância notificando as não con-formidades encontradas nos medicamentos e materiais utilizados.

É feita uma troca periódica dos fornecedores? Caso haja esta troca, qual a polí-tica para que esse processo aconteça?Ocorrem trocas de fornecedores quando há não conformidades no atendimento ao cliente, que são pontuadas no processo de Avaliação da Entrega no Portal Eletrônico de Compras, que podem vir a desqualificá-los.


Qual a política para atendimento dos representantes comerciais de empresas fornecedoras?O atendimento aos representantes só é realizado após homologação da empresa, se-guindo os critérios pré-definidos no Manual de Relacionamento com Fornecedores e sempre com agendamento prévio.

As compras hospitalares representam a maior fatia dos gastos dentro do hos-pital?Não, a primeira grandeza do orçamento é a folha de pagamento dos colaboradores.

Fazem uso de algum tipo de central de compras ou compras agrupadas?Todas as compras do grupo Pró-Saúde já são realizadas em compras conjuntas entre os hospitais pertencentes a uma mesma região geográfica, com exceção da linha de gêneros alimentícios e materiais de manutenção predial.

Há alguma informação que acha importante ser compartilhada aos novos com-pradores?Buscar sempre novos conhecimentos com realizações de cursos de reciclagens peri-ódicas, aprender com o próximo através de benchmarking e nunca se esquecerem do principal objetivo do setor: suprir as necessidades dos seus clientes.

Download - Dicas e Sugestoes Comprador Hosp 2011

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