CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL
MANUAL DE ORIENTAO E DE PROCEDIMENTOS PARA AS ORGANIZAES CONTBEIS
PORTO ALEGRE, JULHO DE 2012
Editor:
CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SULRua Baronesa do Gravata, 47190160-070 - Porto Alegre - RSFone: (51) 3254-9400E-mail: [email protected]: www.crcrs.org.br
Coordenao-geral:Contador Zulmir Breda Presidente do CRCRS
Superviso:Mrcia Bohrer Ibaez
Edio atualizada pela Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis do CRCRS (2010/2011): Tcn. Cont. Nestor Joo Biehl (coordenador); Contadores Jos Roberto dos Santos Pires, Joacir Luis Reolon, Idimir Baldissera, Sandro Zimmermann, Erroldisnei Borges de Borges, Adauto Miguel Frhlich e Roberto Rodolfo Drews.
Revisores - Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis do CRCRS (2012/2013): Contadores Adauto Miguel Frhlich (coordenador), Idimir Baldissera, Sandro Zimmermann, Roberto Rodolfo Drews, Flvio Dondoni Junior, Luciane de Freitas, Fabiane Allem Ribeiro, Mrcio Schuch Silveira, Gilberto Bedin e Rudinei Antnio Vigan.
5 edio - revista, atualizada e ampliadaTiragem: 10.000 exemplares.
Distribuio gratuita. Proibida a venda.Os conceitos emitidos neste livro so de inteira responsabilidade dos autores.
Este livro foi impresso com papel de florestas certificadas.
3
Man
ual p
ara
as O
rgan
iza
es
Con
tb
eis
APRESENTAO
Colega:
Esta publicao tem o objetivo de proporcionar esclarecimentos aos profissionais da Contabilidade sobre diversos aspectos que envolvem as Organizaes Contbeis.
Esta mais uma publicao do Programa de Fiscalizao Preventiva Educao Continuada deste CRCRS, que oferecida gratuitamente Classe Contbil gacha, disponvel tambm na verso eletrnica, em que possvel a consulta e/ou download, por intermdio da pgina do CRCRS.
Nossos sinceros agradecimentos Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis, cujos integrantes dedicaram uma parcela significativa de seu tempo na elaborao deste livro, tendo em mente algo mais elevado: colaborar com a classe contbil gacha.
Contador ZULMIR BREDAPresidente Gesto 2012/2013
5
Man
ual p
ara
as O
rgan
iza
es
Con
tb
eis
SUMRIOIntroduo ............................................................................................................... 07
1 Competncias de cada departamento .............................................................. 08
2 Documentos que devem ser enviados organizao contbil .................... 09
3 Documentos legais ............................................................................................. 11
4 Recursos Humanos Departamento de Pessoal ........................................... 14
5 Servios de terceiros ........................................................................................... 30
6 Documentos referentes movimentao bancria........................................ 33
7 Despesas e custos ............................................................................................... 35
8 Estoques ............................................................................................................... 37
9 Conciliao contbil e composio de saldos ................................................. 39
10 Estruturao e classificao das contas contbeis ....................................... 46
11 Compras, transferncias e beneficiamentos de mercadorias e produtos . 49
12 Imobilizado, aquisio e venda ....................................................................... 51
13 Vendas e circulao de produtos e mercadorias, e prestao de servios 53
14 Recolhimento de tributos ................................................................................ 55
15 Informaes eletrnicas .................................................................................. 61
7
Man
ual p
ara
as O
rgan
iza
es
Con
tb
eis
INTRODUO
Nos dias atuais, a competitividade empresarial e as constantes mudanas na legislao obrigam os profissionais da Contabilidade a buscar aprimoramento tcnico e aperfeioamento.
Atentos a essa necessidade e tomando por base trabalhos j desenvolvidos por CRCs de outros Estados, SESCONs e Organizaes Contbeis, o CRCRS, por intermdio de sua Comisso de Estudos de Organizaes Contbeis, imbuiu--se da tarefa de auxiliar a categoria na pesquisa e na elaborao de um Manual de Orientaes e de Procedimentos voltado para as necessidades de nossos profissionais.
Entendemos que cada profissional dever adaptar este manual s suas reais necessidades. Salientamos, tambm, que, pela prpria abrangncia e diversidade dos assuntos, tendo em conta ainda a dinmica da legislao e das prticas contbeis, o presente trabalho dever ser constantemente revisado, a fim de manter-se atualizado e viabilizar a sua utilizao.
Enfatizamos que a forma e o contedo ora apresentados so apenas sugestes de um modelo, no pretendendo concluir ou esgotar os temas tratados.
Identificamos, a seguir, os assuntos tratados e os servios que cada departa-mento est habilitado a executar:
8
Man
ual p
ara
as O
rgan
iza
es
Con
tb
eis
1 COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO
Identificamos a seguir os assuntos tratados e os servios que cada departamento est habilitado a executar:
Departamento de Pessoal: Admisses, rescises, folhas de pagamento, clculo e apurao de encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como CAGED, GPS, GFIP, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, DARF IR sobre salrio, frias e resciso, solicitao de CND e CRF/FGTS, controle do quadro de lotao, informe de rendimentos, frias, exames peridicos, PCMSO, PPRA, PPP, LTCAT e outros assuntos previdencirios e trabalhistas.
Departamento Fiscal: notas fiscais (entrada/sada/servios), apurao de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e escriturao de livros e demais obrigaes mensais e anuais do ICMS, IPI, ISS, Carn Leo, GIA mensal do ICMS, declarao mensal e anual de ISS, GIA Modelo B-Anual, SINTEGRA, SPED Fiscal, DMED; baixas de inscries perante as esferas municipal, estadual e federal, solicitao de negativas e outros tributos e obrigaes.
Departamento Contbil: escriturao dos livros Dirio e Razo, elaborao do livro LALUR e Fcont, elaborao de Balancetes de Verificao, elaborao de todas as Demonstraes Contbeis exigidas pela legislao societria, anlise das Demonstraes Contbeis, controle dos bens do Ativo Permanente, elaborao e entrega da DIPJ, PJSI, DACON, DCTF, DIMOB e DIRF, SPED Contbil.
Societrio: constituies, alteraes contratuais, elaborao de atas, registro de livros contbeis e fiscais, extino de empresas, solicitao de certides (positiva e negativa), cadastros e obteno de AIDF.
Expedio: controle de protocolos de entrada e sada de documentos.Recepo: atendimento ao pblico pessoalmente ou por telefone.Assessoria: orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista, societria e atendimento ao cliente, conforme previsto no contrato de prestao de servios.
Consultoria: pareceres, trabalhos ou consultas especiais relacionados s reas tributrias, contbil, fiscal, trabalhista e societria, no abrangidos pelo contrato de prestao de servios.
9
Man
ual p
ara
as O
rgan
iza
es
Con
tb
eis
2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS
ORGANIZAO CONTBILCom a finalidade de orientar os profissionais da Contabilidade, elaboramos alguns procedimentos relativos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possam ser cumpridos os prazos legais e que os clientes possam ser atendidos com maior rapidez.
2.1 DEPARTAMENTO FISCAL2.1.1 As notas fiscais (DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica) de compra de mercadorias, matrias-primas, ativo imobilizado, de vendas e prestao de servios e demais notas fiscais de operaes realizadas pela empresa devem estar ordenadas e ser enviadas organizao contbil ou ser retiradas na empresa no incio de cada ms ou quinzenalmente (se for o caso), para registro e/ou classificao e posterior contabilizao.
2.1.2 Os comprovantes originais das taxas e dos impostos pagos devero ser enviados.
2.1.3 Contas de energia eltrica, telefone e gua, etc. devem ser entregues junta-mente com os demais documentos.
2.2 DEPARTAMENTO DE PESSOAL2.2.1 Documentos para registro de empregados, rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, recibo de pagamento a autnomo (RPA), guias de GPS, GRF, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, DARF IR sobre salrio, frias e resciso, controle de horrio, atestados mdicos, notas fiscais de cooperativa, notas fiscais de prestadores de servios e notas fiscais de compra de produo rural, etc. devem ser encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos.
2.3 DEPARTAMENTO CONTBIL2.3.1 Extratos bancrios, extratos de aplicaes financeiras e cartes de crdito: enviar extrato mensal com a movimentao do primeiro ao ltimo dia de cada ms.
2.3.2 Depsito bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cpia desta.
10
2.3.3 Avisos de cobrana bancria e de cartes de crdito: enviar os avisos de todas as operaes (desconto, cobrana simples, vinculada, cheques descontados e em custdia, antecipaes, cartes de crdito).
2.3.4 Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc.
2.3.5 Contratos de seguros co
