5/2/2014 Como fazer um Plano de Ação « Gestão de Projetos na prática
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Como fazer um Plano de AçãoBy Eli Rodrigues / 2013/06/03 / 12 Comments
Este post faz parte da série “Como gerenciar a comunicação de um projeto (http://www.elirodrigues.com/serie-como-gerenciar-a-comunicacao-de-um-projeto/) ”
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O Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois
explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.
Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim,
todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.
Aplicação
O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:
Planejamento Estratégico - Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se
podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.
Força-tarefa - Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de
Ação. Neste caso
Atividades de um grupo / departamento - Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo
Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.
Atividades de um Projeto - Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados
pela ferramenta.
Status
Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma
tarefa pode tomar. A lista que uso é:
Pendente - Não foi iniciada
Em andamento - A tarefa está sendo trabalhada
Finalizada - A atividade foi totalmente concluída
Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:
Atrasada - A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.
Parada - Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra
atividade.
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Postergada / Replanejada - A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.
Comentários
Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o
histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.
Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]
Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).
Modelos de Plano de Ação
Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.
1. Modelo Simples
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-
content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)
Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e
Comentários.
Aplicação: Livre
Vantagens:
Simplicidade
Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa
Desvantagens:
Possui poucas informações
Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-simples.xlsx)
2. Plano de Ação com tabela RACI
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-
content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png)
Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais
envolvidos em cada tarefa.
Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.
Vantagens:
Mostra o envolvimento das partes interessadas
Desvantagens:
Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar
Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa
Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-com-raci.xlsx) (versão português) (http://www.elirodrigues.com/wp-
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content/uploads/2013/06/plano-de-acao-com-raci-ingles.xlsx) (versão inglês)
3. Plano de Ação com data efetiva
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-
content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png)
Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,
Vantagens:
Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.
Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.
Com boa formatação pode mostrar profissionalismo
Desvantagens:
Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.
Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-data-efetiva.xlsx)
4. Kanban simples
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-
content/uploads/2013/04/kanban_simples.png)
O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se
adicionar colunas a vontade.
Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.
Vantagens:
Simples e prático
Pode ser feito fora do computador com post-its
Dá visibilidade em tempo real do andamento das ações
Desvantagens:
Não controla datas
É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)
Não permite estatísticas
Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/kanban_simples.xlsx)
4. Kanban para múltiplos projetos
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(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-
content/uploads/2013/04/kanban_variosprojetos.png)
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png) É uma variação “matricial” do Kanban, que permite o
acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png)
(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)
Aplicação: Quando se tem múltiplas filas
Vantagens:
Simplicidade e praticidade
Na área de “concluídas” se tem o histórico da fila
Desvantagens:
Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependências
Não permite estatísticas
Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/kanban_variosprojetos.xlsx)
Em breve mais modelos serão disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.
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