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Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento
Cláudia Hofart Guzzo@claudiaguzzo
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Programa 1/2
•Inovação▫Que é e como começar▫O processo de inovação
•Projetos X Processos•Projetos e gestão de projetos•Metodologias e boas práticas de gestão de
projetos▫O PMBok
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Programa 2/2
•Atividade prática•Troca de idéias sobre GP:
▫Outras metodologias; ▫Softwares; ▫Experiências;
•Para ir além: ▫Literatura selecionada▫Cases
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Inovação
•A palabra “inovar” deriva do latim “in+novare”, que significa “fazer novo”, renovar ou alterar.
Valls (2013) - http://abmeseduca.com/?p=6354
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Inovação
Informação
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•A inovação pode ser gerida, desde que se saiba para onde e como olhar.
•Para a fazer acontecer é necessária a busca constante de novas oportunidades.
•Encontrar essas oportunidades e transformá-las em soluções exige uma grande disciplina
Peter Drucker
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Os grandes princípios da inovação A inovação sistemática e intencional inicia com a análise das fontes de novas oportunidades.
• Atenção ao mercado. Possíveis inovadores precisam de ver, perguntar e ouvir.
• Simplicidade. Para ser eficaz, uma inovação deve ser simples. ▫ «Isto é óbvio! Por que motivo não pensei nisso? É tão simples!»
• Especificidade. Inovações eficazes começam pequenas, tentam fazer algo específico. ▫ Ideias que «revolucionam uma indústria» dificilmente funcionam.
• Aspiração à liderança. Se uma inovação não aspirar à liderança desde o início, é pouco provável que seja inovadora o suficiente.
• Persistência. Inovação requer mais trabalho do que genialidade. ▫ Exige conhecimento talento, ingenuidade e conhecimento. ▫ Mas quando tudo está dito e feito, o que a inovação exige é trabalho árduo, centralizado
e intencional.
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Inovação (a não fazer)
•Não pense que sabe mais do que os outros;
•Não diversifique, não perca o rumo e não tente fazer demasiadas tarefas de uma só vez;
•Não tente inovar para o futuro. Inove para o presente!
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Funil da inovação(Clark e Wheelwright (1993)
Senão se sabe o que se quer, não há como ter um projeto de sucesso. Portanto, faça sempre a pertunta certa:
=> É necessário compreender o problema para dar uma boa solução!
=> A solução deve ser o foco do projeto!
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Já sabe o que necessita?
•Hora de definir▫Por quê?
Por que fazer o projeto (history)▫O quê?▫Como?
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O processo de inovação
•Compartilhar informação antes de tomar decisões;
•Prestar atenção para a implementação, não somente nas idéias;
•Reconhecer que projetos inovadores pode ser gerenciados de forma diferente que processos de rotina;
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Projeto Processo
Diferença entre projeto e processo
• Um esforço temporal e único;• Uma equipe planeja e executa
o projeto;• Desbrava âmbitos que podem
ser desconhecidos;• Utiliza uma equipe
multidisciplinar;• Finaliza uma equipe
multidisciplinar;• Finaliza com um resultado
único e específico.
• Exemplo: Incorporação de eBooks no acervo da Biblioteca.
• Um esforço contínuo, estável, repetitivo e consistente;
• As pessoas realizam as mesmas tarefas em cada ciclo do processo;
• O controle de produtividade se estabelece de acordo com as metas de produção;
• Não requer uma equipe multidisciplinar;
• Produto padrão.
• Exemplo: Rotina de empréstimos dos eBooks no acervo da Biblioteca segundo a política definida no projeto.
Fuente: http://kessia.blogs.unipar.br/files/2009/03/diferencas-em-projeto-e-processos.pdf
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Projeto• Esforço temporário para criar um produto ou
serviço único (PMI, 2013)
• Grupo de atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim, empreendido para alcançar um objetivo de acordo a requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custos e recursos (ISO 10006, 2003)
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Vantagens dos projetos
•Ajudam a dar a entender (e vender) idéias, argumentos, custos, volumes de trabalho, etc..
•Organizam e sistematizam a execução de atividades.
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Gestão de projetos• A gestão de projetos corresponde ao
planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos de um projeto em uma busca contínua para alcançar todas as suas metas (ISO 10006, 2003).
• Além de desejar o cumprimento dos objetivos do projeto no tempo, custo, nível de tecnologia e desempenho e uso dos recursos planejados, a gestão de prjetos sempre busca satisfazer ou superar as necessidades e expectativas dos clientes (stakeholders) (Kerzner, 2011).
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Glossário em gestão de projetos• Kick off• Budget• EAP / WBS• Stakeholder• Lessons Learned• Programa• Portfólio• Restrições• Milestones• KPIs• Mudança de escopo• Premissas e restrições• Requisitos
• http://www.tjrj.jus.br/documents/10136/1393593/glossario-geren-proj-cnj.pdf
• https://en.wikipedia.org/wiki/Glossary_of_project_management
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Metodologias de Gestão de Projetos
• Década de 90 – expansão dos “Guias de Conhecimento” (Body of Knowledges – BoKs) com foco em boas práticas;▫conjuntos de métodos propostos por institutos ou
associações profissionais de gestão de projetos;▫Se estruturan nas habilidades ou áreas de
conhecimento e processos, recomendando sistemáticas de projetos.
• Uma sistemática de projeto pode contar de métodos, ferramentas e planilhas para ajudar a equipe de projeto no planejamento e execução de projetos.
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El guia PMBok
•Project Management Institute – Body of Knowledge
• 5 grupos de procesos• 10 Áreas de conocimiento
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Conjunto de conhecimentos
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Grupos de processos do PMBok
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Áreas do conheciment
o
Integração
Alcance
Tempo
Custos
Qualidade
Recursos humanos
Comunicações
Riscos
Aquisições
Partes interessada
s
As 10 áreas de Conhecimento do PMBOK
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Gerenciar um projeto inclui
•Identificação das necessidades;•Estabeleciemento de objetivos claros e
alcançáveis;•Balanceamento das prioridades e
demandas conflitantes.
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O triângulo de ferro
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Definir escopo
•Definição das atividades envolvidas e as maiores entregas (marcos – milestones)
•Divisão dos milestones e atividades do projeto em componentes menores (possibilidade de melhor gerenciamento)
•O que entra – e o que não entra – no projeto.
•Estrutura Analítica do Projeto – EAP (workbreakdow structure – WBS)
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oficinadanet.com.br
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Gestão do tempo
•Ordenar as atividades•Estimar recursos necessários para cada
atividade•Estimar tempo necessário para cada
atividade•Desenvolvimento do cronograma•Controle do cronograma
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Actividad Fecha Inicial
Fecha Final Responsable
Predecessor
1. Comprar dominio y servicio hosting
01/02/2013
02/02/2013
Pedro
2. Configurar servidor e instalar software
03/02/2013
05/02/203
José
3. Testes 06/02/2013
12/02/2013
Maria 2
4. Carga de contenidos tipo 1 14/02/2013
28/02/2013
Maria, Ana, Gloria
3
5. Carga de contenidos tipo 2 02/03/2013
31/03/2013
4
6. Carga de contenidos tipo 3 01/04/2013
14/06/2013
4
7 !
Evento de presentación del producto
01/03/2013
01/03/2013
4
8 !
Cierre del proyecto 15/06/2013
15/06/2013
6
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Gestão dos custos• Materiais que precisam ser comprados;• Contratação de serviços;
E posto que tempo é dinheiro…
Quantidade de horas de cada profissional envolvido no projeto (calcular individualmente para cada atividade)
X Custo hora de cada profissional (salário mensal/ media
de horas trabajadas por mes)= custo de execução das atividades
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Gestão da QualidadeSucesso em gestão de projetos
Eficiencia Cronograma, Custos, lucro
Impacto para o cliente
Atenção aos requisitos, satisfação dos clientes, reconhecimento de marca
Impacto para a equipe
Satisfação da equipe, desenvolvimento de capacidades, retenção de pessoal
Negócio e sucesso direto
Vendas, lucros, fluxo de caixa, qualidade do serviço, atenção a legislação
Preparação para o futuro
Tecnologia nova, mercado novo,nova competência, nova capacidade organizacional
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Resumo• A inovação começa com informação
▫ comprender o problema para dar uma boa solução!• Definição do alcance do projeto
▫ A solução deve ser o foco do projeto• Cada projeto requer níveis diferenciados de gestão
• O básico: Triángulo de Ferro▫ Alcance – Tempo – Custo Qualidade
Indicadores de Sucesso definidos para o projeto
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Áreas do conheciment
o
Integração
Escopo
Tempo
Custos
Qualidade
Recursos humanos
Comunicações
Riscos
Aquisições
Partes interessada
s
As 10 áreas de Conhecimento do PMBOK
![Page 33: Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento](https://reader035.vdocuments.com.br/reader035/viewer/2022062320/55d2977bbb61ebcd1e8b45fc/html5/thumbnails/33.jpg)
•Inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento.
•O gerente do projeto age como integrador dos processos e das pessoas.▫Desenvolver o termo de abertura do projeto
(autorização de um projeto ou fase e documentação dos requisitos iniciais).
Integração
![Page 34: Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento](https://reader035.vdocuments.com.br/reader035/viewer/2022062320/55d2977bbb61ebcd1e8b45fc/html5/thumbnails/34.jpg)
Termo de abertura do projeto (project charter)
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http://projetofazendohistoria.blogspot.com.br/
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• Garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para terminar o projeto com sucesso.Preocupa-se principalmente em definir e controlar o que está incluso no projeto e o que não está.▫Coletar requisitos▫Definir escopo▫Elaborar EAP (Estrutura Analítica do Projeto / WBS
– Work Breakdown Structure) ferramenta básica da gestão de escopo, uma estrutura
gráfica que visa detalhar os entregáveis do projeto, blocos de trabalho envolvidos na realização do projeto
Escopo
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EAP
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• Processos relativos ao término do projeto no prazo correto▫Definir Atividades.▫Sequenciar as Atividades.▫Estimar os Recursos da Atividade.▫Estimar as Durações da Atividade.▫Desenvolver o Cronograma.▫Controlar o Cronograma.
Tempo
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•Processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.▫Estimar Custos.▫Determinar o Orçamento.▫Controlar Custos.
Custos
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• Garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.
• Estes processos determinam padrões ou normas de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto, realizam a auditoria da qualidade, ou seja, se o trabalho esta sendo seguido conforme foi planejado, e garantem que o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas pré-definidos.
Qualidade
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• Processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.
• Tem como objetivo determinar ▫os tipos e o perfil dos profissionais, ▫hierarquia desses profissionais ▫quem é responsável pelo o que no projeto quando ele
estiver em execução, ▫como mobilizar as pessoas que foram requisitadas no
projeto, ▫o treinamento da equipe ▫a integração e geração de conhecimento ▫como resolver conflitos antes que eles afetem o projeto
Recursos humanos
![Page 42: Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento](https://reader035.vdocuments.com.br/reader035/viewer/2022062320/55d2977bbb61ebcd1e8b45fc/html5/thumbnails/42.jpg)
• Processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada.
• Determinam:▫ quem está envolvido no projeto, ▫ como as comunicações vão ocorrer quando o projeto iniciar ▫ O tipo de informações geradas, quem é o responsável, qual
o meio, ▫ Quem receberá as informações geradas, qual a
periodicidade, ▫ Como serão distribuídas as informações, como podemos
gerenciar as expectativas dos interessados medindo o grau de satisfação ou insatisfação das pessoas interessadas,
• Relatórios que permitam o acompanhamento e controle do que está acontecendo com o tempo, custo, escopo, etc.
Comunicações
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• Tem como objetivo determinar:▫como os riscos serão identificados, analisados ▫como as respostas serão planejadas▫como risco será planejado,
• Cria-se uma lista de riscos identificados no projeto com diversas técnicas que ajudam a gerar essa lista de riscos▫Busca-se priorizar os riscos com base no grau
de criticidade
Riscos
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•Busca determinar:▫O que se quer adquirir, de quem se quer
adquirir, receber as resposta dos fornecedores e selecionar o fornecedor,
▫Como se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos, se as entregas estão de acordo com o que foi estabelecido, pagar o fornecedor, e por último formalizar a finalização do contrato.
Aquisições
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•Maior mudança na 5ª. Edição (2013): gerenciamento dos stakeholders
• Identificar as partes interessadas, seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto;
•Desenvolver estratégias para quebrar as resistências e garantir engajamento;
•Comunicar e interagir com as partes interessadas para atender suas necessidades e solucionar as questões quando ocorrem.
Partes interessada
s
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![Page 47: Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento](https://reader035.vdocuments.com.br/reader035/viewer/2022062320/55d2977bbb61ebcd1e8b45fc/html5/thumbnails/47.jpg)
Simplifique sua vida!
Softwares, apps, ferramentas online e templates!
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Literatura recomendada
![Page 49: Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento](https://reader035.vdocuments.com.br/reader035/viewer/2022062320/55d2977bbb61ebcd1e8b45fc/html5/thumbnails/49.jpg)
![Page 50: Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento](https://reader035.vdocuments.com.br/reader035/viewer/2022062320/55d2977bbb61ebcd1e8b45fc/html5/thumbnails/50.jpg)
• Cortez, Edwin M., Colon-Aguirre, Monica. “What Libraries and Information Professionals Can Learn from Knowledge and Project Management.” Porto, Portugal. 17TH BOBCATSSS Symposium. January 28-30, 2009.
• Horwath, Jenn Anne. How Do We Manage? Project Management in Libraries: An Investigation. Partnership: the Canadian Journal of Library and Information Practice and Research, vol. 7, no. 1 (2012).
• Kinkus, Jane. Project Management Skills: A Literature Review and Content Analysis of Librarian Position Announcements. College & Research Libraries, July 2007.
Cases• Atkins, Stephanie. "Projecting success: effective project management in academic libraries."
Proceedings of the IATUL Conferences. Paper 1. (2004).
• Chambers, Shirley; Perrow, David. Introducing project management techniques to the Robinson Library, University of Newcastle. Journal of Librarianship and Information Science December 1998 vol. 30 no. 4 249-258
• Greene, J. Project Management and Institutional Repositories: A Case Study at University College Dublin Library. New Review of Academic Librarianship. Volume 16, Supplement 1, 2010.
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Saiba também
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Scrum• Metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de
software.• Os projetos são dividos em iterações ou ciclos (tipicamente
mensais) chamados de Sprints. O Sprint representa um Time Box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado.
• As funcionalidades a serem implementadas em um projeto são mantidas em uma lista que é conhecida como Product Backlog. No início de cada Sprint, faz-se um Sprint Planning Meeting, ou seja, uma reunião de planejamento na qual o Product Owner prioriza os itens do Product Backlog e a equipe seleciona as atividades que ela será capaz de implementar durante o Sprint que se inicia. As tarefas alocadas em um Sprint são transferidas do Product Backlog para o Sprint Backlog.
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Considerações finais• A diferença entre o gerente de projetos bom e
o ruim as vezes pode ser descrita em 2 palavras: planejamento e controle.
• A base de poder do gerente de projetos emana de seu:▫Conhecimento (técnico ou de gestão);▫Credibilidade com empregados;▫Capacidade sólida de tomada de decisões.
• O último item normalmente é o preferido. Se o GP é considerado um tomador de decisões seguro então os funcionários normalmente dão ao GP uma grande qtade de poder sobre eles.
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•“Project managers, in other words, ‘plan the work and work the plan’ from start to finish.”
Keach, Jennifer A. Project Management as a Core Competency for Librarians. November 26, 2012.
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Sucesso!
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Obrigada!
Cláudia Guzzo
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@claudiaguzzo