Apostila
Digitação de Notas
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Índice
Introdução ........................................................................................................................................................... 3 Cadastros Iniciais ................................................................................................................................................ 3
Cadastro / Tabelas / Escolares / Tipo de Nota ................................................................................................. 3 Cadastro / Tabelas / Escolares / Fórmula de Avaliação.................................................................................... 3 Cadastro / Curso / Série / Estrutura / Parâmetros ............................................................................................ 4 Cadastro / Curso / Série / Acadêmico / Fórmula da Disciplina.......................................................................... 8 Cadastro / Curso / Série / Acadêmico / Parâmetro de notas............................................................................. 9
Digitação de notas e cálculo das médias............................................................................................................ 10 Acadêmico / Notas e Frequência / Notas e faltas........................................................................................... 10 Acadêmico / Notas e Frequência / Digitação Boletim ..................................................................................... 11 Acadêmico / Notas e Frequência / Cálculo de Médias.................................................................................... 12 Acadêmico / Notas e Frequência / Recuperações.......................................................................................... 12 Relatório / Escolar / Documentos / Boletim .................................................................................................... 13 Acadêmico / Notas e Frequência / Encerramento Letivo ................................................................................ 14
Registrando e consultando parecer descritivo de alunos .................................................................................... 14 Acadêmico / Notas e Frequência / Parecer Descritivo.................................................................................... 14
Relatórios .......................................................................................................................................................... 17
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Introdução O material a seguir foi preparado de forma a esclarecer as dúvidas dos usuários quanto aos procedimentos para cadastro e digitação de notas. Dessa forma, seguiremos um passo-a-passo por cada uma das telas necessárias, informando os procedimentos desde o cadastro de um tipo de nota, os vínculos necessários com as séries até a digitação das notas e cálculo das médias.
Cadastros Iniciais
1. Através da página principal do ASP, selecione a primeira tela que iremos utilizar:
Cadastro / Tabelas / Escolares / Tipo de Nota
1.1. Nesta tela cadastraremos todas as avaliações (provas, trabalhos, participação) utilizadas por nossa instituição, informando para cada uma delas um nome por extenso e uma sigla, bem como a informação de obrigatoriedade ou não dessa avaliação.
1.2. Avaliações marcadas como “obrigatórias” deverão ter sua nota digitada para que a média do aluno
seja calculada, caso contrário o cálculo não é efetuado.
1.3. Já avaliações marcadas como “não obrigatórias” podem ter sua nota digitada ou não, de acordo com a necessidade.
2. Após o cadastro de todos os tipos de notas utilizados, iremos montar a fórmula de cálculo que será utilizada
para fechar a média dos alunos em cada um dos períodos. A montagem dessa fórmula será feita na tela:
Cadastro / Tabelas / Escolares / Fórmula de Avaliação
2.1. Nesta tela poderemos montar fórmulas para diferentes momentos do ano escolar, como para o
momento “Período”, a “Rec. Do Período”, o “Anual” entre outros de acordo com as necessidades de nossa instituição.
2.2. Para cada fórmula a ser cadastrada informaremos um nome com o qual a identificaremos, o momento
no qual ela será aplicada, e montaremos a fórmula em si.
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2.3. Essa montagem deve ser feita com a utilização das palavras reservadas (palavras em cinza na parte
inferior da tela) e as siglas das avaliações previamente cadastradas de forma a montar uma sentença, sendo que cada fórmula deve refletir o processo de avaliação da instituição.
2.4. Podemos cadastrar fórmulas diferentes para cada disciplina, ou apenas uma geral a ser utilizada em
toda uma série, dependendo sempre do regimento interno da instituição.
2.5. É necessário que já no início do ano seja feito o cadastro de todas as fórmulas, inclusive aquelas para cálculo anual (fechamento do ano, ou semestre) e que, com isso, já deixemos todas essas questões cadastradas e testadas para não haver imprevistos no final do ano letivo.
2.6. Havendo necessidade de auxílio na montagem dessas fórmulas, o suporte técnico poderá ser
contatado. 3. Com a finalização do cadastro de todas as fórmulas, partimos para a próxima etapa de nosso processo de
parametrização para digitação de notas, que acontecerá na tela:
Cadastro / Curso / Série / Estrutura / Parâmetros
3.1. Esta tela é usada para diversas parametrizações, mas neste momento atentaremos apenas para aquelas necessárias à digitação de notas. Sendo assim, nela vincularemos as fórmulas principais de cada série e repassaremos outras informações pertinentes à questão trabalhada.
Devemos atentar para os seguintes campos:
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Tela Parâmetros da Série - Parte 1
Tipo de Recuperação: selecionar quais recuperações uma determinada série poderá fazer no ano corrente, caso esteja como “Sem Recuperação” não permitirá a digitação de notas de recuperação em nenhum momento.
Boletim: definir qual o modelo padrão da série a ser emitido.
Média do Período/Fórmula: selecionar a fórmula a ser utilizada para cálculo dos períodos dessa série. Caso a série utilize fórmulas diferentes para cada período ou disciplina, colocaremos aqui uma fórmula geral (utilizada pelo maior número de disciplinas ou a utilizada no primeiro período) e trataremos os casos específicos em outra tela mais adiante.
Média do Período/Fórmula Rec.: funcionamento semelhante ao campo anterior, onde selecionamos a fórmula a ser aplicada após a digitação das notas de recuperação do período.
Média dos Semestres: para as instituições que possuem cursos anuais, mas que trabalham também com avaliação semestral, permite o vínculo de fórmulas para cálculo de média semestral, assim como permite que cada semestre possua uma média diferente (Ex: 1º= 6,0 ; 2º=7,0).
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Continuação Tela Parâmetros da Série - Parte 2
Média Anual/Semestral: local onde trataremos a média anual dos alunos no caso de cursos curriculares e a média semestral, no caso de cursos sequenciais (que acontecem por semestre, graduação, pós e cursos técnicos).Valendo lembrar que o semestre de um curso sequencial equivale ao “ano letivo” dos cursos curriculares.
Média Anual/Semestral/Fórmula: selecionar a fórmula para cálculo da média anual/semestral.
Média Anual/Semestral/Média: informar a média anual/semestral que o aluno precisa atingir para ser aprovado na série.
Média Anual/Semestral/Média mínima: informar a média anual/semestral mínima que o aluno precisa atingir para ir para recuperação anual. Caso não consiga atingir essa nota, o aluno é automaticamente reprovado, sem ter direito à recuperação.
Média Anual/Semestral/Qtd.Disciplinas Rec.: informar a quantidade máxima de disciplinas em que o aluno pode pegar recuperação.
Média Anual/Semestral/Fórmula Rec.: selecionar a fórmula a ser utilizada para cálculo da média após a digitação das notas de recuperação anual.
Média Anual/Semestral/Média Rec. anual: informar a média anual que o aluno precisa atingir após a recuperação.
Média Anual/Semestral/Fórmula Necessária: selecionar a fórmula que gera ponto extra ou outro acréscimo a ser inserido na média anual, e que por isso seria necessária no momento do cálculo.
Média Final: pode ser utilizada no lugar da média anual ou em conjunto com ela, quando trabalhamos com a questão da segunda época em nossa instituição de ensino. Os campos trabalham de forma similar aos da média anual citados anteriormente.
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Continuação Tela Parâmetros da Série - Parte 3
Dependência: quando nossa instituição trabalha com a questão da dependência, estes campos devem ser preenchidos para que possamos identificar quais alunos ficaram em dependência no final do ano e como deverão se tratados.
Dependência/Média: informar a média que o aluno precisa alcançar quando estiver cursando uma disciplina como dependência.
Dependência/Qt. Max. Disc: informar o número máximo de disciplinas que o aluno pode pegar dependência.
Dependência/Média mínima: informar a média anual mínima que o aluno precisa atingir na disciplina de dependência para não ser automaticamente reprovado.
Dependência/Média na Rec. Anual: informar a média anual a ser atingida nas disciplinas cursadas pelo aluno como dependência.
Dependência/Média na Rec. Final: quando a instituição utiliza a média final, é aqui que informamos qual média o aluno deve atingir nesse momento para ser aprovado.
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Continuação Tela Parâmetros da Série - Parte 4
Nomenclaturas: informar como queremos chamar cada situação final do aluno (podemos alterar a nomenclatura de acordo com as séries).
Gerais/Casas Decimais: selecionar como deve ser apresentada a nota do aluno nos relatórios e consultas ao sistema (com quantas casas decimais).
4. Após todos os acertos na tela de parâmetros da série, seguimos para o local onde poderemos vincular
separadamente as fórmulas, por disciplina ou por período. Cadastro / Curso / Série / Acadêmico / Fórmula da Disciplina
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4.1. Ao informarmos os dados de uma determinada série e período as informações de fórmulas serão apresentadas conforme imagem abaixo.
4.2. Poderemos então selecionar a fórmula de avaliação a ser utilizada em cada disciplina da série em questão, assim como a fórmula de recuperação de cada uma, permitindo fórmulas de cálculo diferentes para disciplinas diferentes.
4.3. Quando estivermos procedendo com essas parametrizações e efetuarmos o acesso a esta tela pela
primeira vez o campo “fórmula” estará com a fórmula de período selecionada nos parâmetros da série e com o campo “usuário” e “Atualização” em branco. Isso significa que é necessário apenas salvar a tela para que as fórmulas sejam vinculadas as disciplinas, podendo antes disso, caso necessário, alterar a fórmula de alguma disciplina.
4.4. Esse vínculo é feito por período, podendo assim vincular fórmulas diferentes para a mesma disciplina
em diferentes períodos. É recomendável que já no início do ano deixemos todos os períodos parametrizados para não haver transtornos de última hora no fim do ano.
5. A próxima tela não permite alteração manual, apenas conferência para verificar se todas as avaliações estão
de acordo.
Cadastro / Curso / Série / Acadêmico / Parâmetro de notas
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5.1. Nela serão repassados os dados solicitados da série tratada, assim como o período a ser verificado.
5.2. Ao informar os dados solicitados, poderemos ver quais tipos de notas estão vinculados a cada uma das disciplinas. Esses tipos serão vinculados de acordo com a fórmula relacionada à disciplina naquele período.
5.3. Caso em momento posterior façamos a inclusão ou exclusão de um tipo de nota em fórmula de
avaliação já utilizada, teremos de tirar o vínculo feito entre a fórmula e a disciplina em “fórmula da disciplina” salvar e depois efetuar o vínculo novamente para que as avaliações da disciplina sejam atualizadas.
5.4. Nessa tela também definimos a nota máxima que poderá ser digitada para cada avaliação, a data em
que a esta acontecerá, bem como a ordem de aplicação das mesmas.
Digitação de notas e cálculo das médias 6. Com isso, passamos à fase de digitação de notas, aonde iremos repassar as notas de cada avaliação feita
durante determinado período. Essa digitação será feita em: Acadêmico / Notas e Frequência / Notas e faltas
6.1. Nessa tela poderemos fazer a digitação de diversas formas: pra toda uma turma ou apenas para um aluno, digitar uma avaliação por vez ou todas ao mesmo tempo, conforme necessidade.
6.2. Podemos também nesta tela marcar o campo “calcular média”, que fará com que, ao salvar, a média
da disciplina seja calculada em cima destas notas digitadas, de acordo com a fórmula de avaliação.
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6.3. Caso existam notas do tipo ‘obrigatórias’ ainda não digitadas, o cálculo da média da disciplina não será efetuado até que todas sejam incluídas no sistema.
6.4. Após a inserção dos dados solicitados inicialmente, iremos a aba “notas e faltas” para proceder com a
digitação.
6.5. Repassamos as notas e acionamos o botão salvar.
7. Quando é preciso digitar as notas de um aluno que chega na metade do ano letivo, utilizaremos a tela:
Acadêmico / Notas e Frequência / Digitação Boletim
7.1. Nesta tela informe o Tipo de Digitação, o código do aluno e clique em pesquisar. Será aberta a seguinte tela, onde será digitada a média do aluno:
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8. Caso não tenhamos optado por calcular a média no momento da digitação, ou quando necessitarmos efetuar o cálculo da média anual ou da recuperação, faremos isso através da tela a seguir:
Acadêmico / Notas e Frequência / Cálculo de Médias
8.1. Nesta tela informaremos os dados da série, turma, disciplina ou aluno a qual queremos calcular. Feito isso, acionaremos o botão salvar. Assim, o cálculo será efetuado e será apresentada uma mensagem informando o tempo decorrido e se o processo foi efetuado com sucesso.
8.2. O tempo decorrido dependerá da complexidade da fórmula utilizada, da quantidade de alunos da turma
a ser calculada, assim como da quantidade de tipos de notas utilizados.
8.3. O campo “aplicação” nessa tela faz referência ao momento que estamos calculando e deve ser o mesmo informado no cadastro da fórmula utilizada. Ex: Período, Rec. do Período, Anual etc.
9. Quando trabalharmos com recuperações, estas serão digitadas conforme segue:
Acadêmico / Notas e Frequência / Recuperações
9.1. Nesta tela selecionaremos para qual recuperação desejamos efetuar a digitação (período, anual, final
e etc), e após isto informaremos os dados da série para digitação.
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9.2. Informaremos os filtros, repassando se devem ser listados todos os alunos da série, ou apenas os que estão em recuperação. Feito isso devemos acionar o botão “Digitar Notas”.
9.3. Devemos então digitar as notas obtidas pelos alunos nas provas de recuperação, e em seguida salvar a tela.
10. Quando a instituição trabalha com cursos curriculares, logo após o cálculo da média do período ou da
recuperação do período poderemos emitir o boletim dos alunos para verificação das médias e entrega aos alunos.
10.1. Para cursos técnicos que trabalham com emissão de boletim, este é emitido apenas após o cálculo da
média anual do aluno, ou após a recuperação anual. 10.2. Essa emissão pode ser feita de forma individual, através da consulta genérica (Gerencial\Consulta
Genérica – aba Médias e Frequência), ou para toda uma turma na tela abaixo. Relatório / Escolar / Documentos / Boletim
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10.3. Cursos de graduação e pós emitirão outros relatórios para verificação das médias dos alunos, conforme item 11.
10.4. O modelo de boletim aqui emitido será aquele selecionado na tela de parâmetros da série, porém
podemos selecionar outro modelo para emissão através do campo “modelo de boletim”.
10.5. Devemos atentar para o campo “momento” na emissão dos boletins, pois as notas de recuperação, por exemplo, não serão apresentadas no boletim emitido para o momento “período”, por considerar que neste momento a instituição ainda não havia passado pelo processo de recuperação.
11. Quando finalizamos todos os procedimentos de um “período letivo”, bimestre, trimestre, semestre ou ano. É
interessante que façamos um bloqueio nos dados inseridos e calculados para que não sejam feitas alterações indevidas e não seja necessário re-trabalho. Para isso utilizaremos o processo de “encerramento” feito através de tela a seguir. Acadêmico / Notas e Frequência / Encerramento Letivo
11.1. Nessa informaremos os dados da série que desejamos encerrar (bloquear), assim como a operação “encerrar” e o tipo de encerramento que faremos, se será de período ou letivo. Feito isso salvamos o encerramento e não serão permitidos novos cálculos ou digitação de notas nos períodos encerrados. Isso facilita o encerramento do ano na instituição e a geração automática de históricos.
11.2. É possível reabrir o período letivo encerrado, informando a operação “ativar”, mas é aconselhável que
se faça toda a verificação necessária antes do encerramento para que não seja necessário reativar nem alterar notas após o encerramento.
11.3. Para as conferências das notas antes do processo de encerramento sugerimos a utilização de alguns
relatórios, que serão apresentados a seguir.
Registrando e consultando parecer descritivo de alunos
12. O parecer descritivo de alunos pode ser cadastrado pelo professor diretamente pelo “Módulo Professor” e também pode ser acessado e cadastrado através da tela:
Acadêmico / Notas e Frequência / Parecer Descritivo
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12.1. Informe os dados da turma que vai digitar e clique no botão pesquisar.
12.2. Com isso, serão listados os alunos da turma. Clique no ícone “folha em branco” , ao lado do
campo, para cadastrar os pareceres. Depois de incluído, deve-se clicar no ícone “duas páginas” para ler o parecer total e incluir novas informações.
12.3. Esta é a tela apresentada ao se clicar no ícone “folha em branco” , onde é digitado o parecer descritivo:
12.4. Após o cadastramento ou edição dos pareceres, salve as informações. O sistema possui relatórios adequados para emissão desse parecer, podendo ser apresentado sozinho ou acompanhado de notas.
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Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Boletim) ou Relatório \ Escolar \ Documentos \ Boletim (modelo 79)
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Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Boletim) ou Relatório \ Escolar \ Documentos \ Boletim (modelo 80)
Relatórios
13. O ASP possui relatórios para análise das médias anuais, de período, de semestre e afins. Como são diversos modelos que podem ser emitidos para as conferências necessárias, repassamos abaixo os caminhos das telas nas quais estes relatórios podem ser obtidos para que cada instituição visualize e selecione os modelos que desejará utilizar.
Relatório / Escolar / Documentos / Ata de Resultado Final
o Visualização das médias anuais.
Relatório / Escolar / Acadêmico / Espelho de Notas o Notas digitadas por disciplina, o Gráficos o Médias
Relatório / Escolar / Acadêmico / Grade de Notas o Médias de período o Médias anuais.
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Relatório / Escolar / Acadêmico / Planilha de Médias o Notas de período o Médias de período o Médias anuais.
Gerencial / Pedagógico / Gráfico de Médias
o Médias e gráficos.
Com isso finalizamos o processo de digitação de notas. Caso você tenha alguma dúvida em relação aos procedimentos, solicite auxílio ao gestor do ASP em sua instituição, que poderá entrar em contato com nosso Suporte Técnico para mais informações.
