Autumn Tecnologia da Informação Ltda.

Apostila do Módulo Controle de Estoque

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Apresentação

A AUTUMNTI nasceu em 1992 e se especializou em desenvolvimento de softwares para empresas dos setores de transporte coletivo e de cargas.

Através dos bancos de dados Oracle ® e SQL Server ®, o acesso fica mais seguro e não corre o risco de eventuais perdas ou danos às informações. Além disso, a plataforma Windows facilita a integração de todos os aplicativos:

Abastecimento, Compras, Conhecimento de Transporte, Contabilidade, Controle de Estoque, Controle de Pneus, Controle de Ponto, Controle de Portaria, Controle de Tráfego, Escala de Horários, Financeiro, Fretamento/Turismo, Livros Fiscais, Manutenção de Frota, Mapa de Controle Operacional, Recursos Humanos, Tesouraria & Arrecadação; Venda de Passagens.

"Fornecer agilidade na tomada de decisão."

"Desenvolver soluções tecnológicas que contribuam com a tomada de decisão e gestão de negócios, através de processos inovadores, da criatividade e competência de nossos colaboradores, de forma a construir parcerias sólidas que aumentem a produtividade e o crescimento empresarial."

"Estar presente nas maiores organizações de transportes em várias partes do mundo, oferecendo alta tecnologia, até o ano de 2015".

"Surpreender o mercado com idéias criativas através do aprimoramento dos nossos conhecimentos. Trabalhar a Responsabilidade Social como parte integrante do negócio da empresa. Valorizar o desenvolvimento de soluções criativas e inovadoras."

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Sumário

Objetivo do Curso ................................................................................................ 4 Integração ............................................................................................................ 5 1. Controle de Estoque ........................................................................................ 6

Introdução ........................................................................................................ 6 2. Itens de Menu .............................................................................................. 7 2.1 Arquivo ....................................................................................................... 7

2.1.1 Arquivo > CFO ..................................................................................... 7 2.1.2 Arquivo > Fornecedores ...................................................................... 7

2.1.3.1 Arquivo > Materiais > Unidade de Consumo ............................... 10 2.1.3.2 Arquivo > Materiais > Grupo de Itens .......................................... 10 2.1.3.3 Arquivo > Materiais > Grupo de Cotação .................................... 11 2.1.3.4 Arquivo > Materiais > Marcas ...................................................... 11 2.1.3.5 Arquivo > Materiais > Itens de Estoque - Básico ......................... 11 2.1.3.6 Arquivo > Materiais > Itens de Estoque - Avançado ................... 12

2.1.4 Arquivo > Componentes Identificados ............................................... 17 2.1.5 Arquivo > Posição de Componentes ................................................. 18 2.1.6 Arquivo > Pessoal .............................................................................. 18 2.1.7 Arquivo > Centro de Custo ................................................................ 19 2.1.8 Arquivo > Tipos de veículos ............................................................... 19 2.1.9 Arquivo > Veículos ............................................................................. 19 2.1.10 Arquivo > Equipamentos.................................................................. 19 2.1.11 Arquivo > Naturezas ........................................................................ 19 2.1.12 Arquivo > Caixa de Ferramentas ..................................................... 20

3. Movimento .................................................................................................. 21 3.1 Movimento > Requisição de Material .................................................... 21 3.2 Movimento > Devolução Interna ........................................................... 22 3.3 Movimento > Nota fiscal de entrada ..................................................... 22 3.4 Movimento > Transferência entre Localidades. .................................... 25 2.2.5 Movimento > Nota Fiscal de Transferência ....................................... 25 3.5 Movimento > Nota Fiscal de Devolução ............................................... 26 3.6 Movimento > Reforma e Recondicionamento ....................................... 26 3.7 Movimento > Fechamento do Estoque ................................................. 27

4. Compras ..................................................................................................... 28 4.1 Compras > Solicitação de Compras > Digitação da Solicitação. ...... 28 4.2 Compras > Solicitação de Compras > Aprovação pelo Almoxarifado 28 4.3 Compras > Solicitação de Compras > Aprovação da Solicitação ..... 29

4.4 Compras > Itens para Coleta ................................................................ 29 4.5 Compras > Ordem de Coleta ............................................................ 30

4.6 Compras > Comparativo de Preços ...................................................... 31 4.7 Compras > Ordem de Fornecimento .................................................... 31

5 Utilitários ..................................................................................................... 33 5.1 Utilitários > Parâmetros ........................................................................ 33

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Objetivo do Curso

� Conhecer a integração do SIGA (Sistemas integrados de Gestão Autumn).

� Conhecer os cadastrados do sistema de Estoque e sua aplicação.

� Conhecer a rotina de classificação, entrada e saída de itens do estoque e seus benefícios.

� Conhecer a rotina de compras e seus benefícios.

� Conhecer a rotina de avaliação de fornecedores e seus benefícios.

� Conhecer a rotina de reforma de componentes e seus benefícios.

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Integração A AUTUMNTI possui soluções que utilizam as melhores tecnologias do mercado, em um projeto de banco de dados elaborado em um único volume. Tudo é feito utilizando técnicas de normalização em terceiro grau, o que permite a integração completa de todos os módulos sem que haja necessidade de duplicar dados entre qualquer dos módulos do sistema de gestão. Informações do Tráfego são atualizadas on-line para o Departamento Pessoal, uma Solicitação de Compra, pode gerar automaticamente, uma Ordem de Coleta para o fornecedor, que será emitida via internet, sem a necessidade de contato direto entre comprador e vendedor. Veja como funciona a integração dos produtos da AUTUMNTI

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1. Controle de Estoque

Introdução Esse módulo contempla todas as informações necessárias para o controle de estoque, além de sua integração com o módulo de Manutenção de Frotas. Requisições de peças podem ser feitas para um veículo, para um Centro de Custo, ou rateá-las de acordo a finalidade de cada uma. Cada item de estoque pode ser gerenciado de maneira independente. Quando o item é marcado como Componente Controlado, o Sistema "persegue" o item até a sua baixa/retirada. Ponto de ressuprimento, quantidade mínima e máxima, últimas compras e preço médio também são gerenciados por esse Módulo. Atingindo a quantidade mínima, o módulo sugere a quantidade a ser comprada e, automaticamente, seleciona os Fornecedores e emite uma Ordem de Coleta via e-mail, tornando desnecessário o envio de fax para os mesmos. Tudo é automático inclusive o recebimento dos e-mails dos Fornecedores. Na chegada da mercadoria, basta comparar a Nota Fiscal de Entrada com a Ordem de Compra que, depois de informado a condição de pagamento, Estoque, Financeiro e Contabilidade são atualizadas on-line. Neste manual estaremos abortando o funcionamento do sistema Estoque esclarecendo alguns conceitos para o entendimento de todo processo que envolve o estoque de uma empresa de transporte coletivo e de cargas. Abordaremos todos os menus do sistema e quando for necessário daremos exemplos práticos de sua utilização. O sistema esta dividido basicamente em quatro partes: Arquivo: Principais cadastros do sistema. Movimento: Principais lançamentos. Compras: A rotina de compras foi separada em um menu especifico. Relatórios: Onde encontramos os relatórios do sistema. Utilitários: Configurações do sistema. No próximo tópico abordaremos cada um detalhadamente.

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2. Itens de Menu

2.1 Arquivo Agora abordaremos os cadastros essenciais para o funcionamento correto de cada função do sistema. 2.1.1 Arquivo > CFO

Os CFOP- Códigos Fiscais de Operações e Prestações - aplicáveis nas entradas e saídas de mercadorias, bem como nas utilizadas em prestações de serviços, são números criados com a finalidade de descrever qual o tipo/natureza da ope ração ou prestação que está sendo realizada.

REVISADO EM 06.08.2007.

ENTRADA: 1.000 – ENTRADAS E/OU AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS DO ESTADO 2.000 – ENTRADAS E/OU AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS DE OUTROS ESTADOS 3.000 – ENTRADAS E/OU AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS DO EXTERIOR SAÍDAS: 5.000 - SAÍDAS OU PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS PARA O ESTADO 6.000 - SAÍDAS OU PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS PARA OUTROS ESTADOS 7.000 - SAÍDAS OU PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS PARA O EXTERIOR 2.1.2 Arquivo > Fornecedores

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O cadastro de fornecedores é fundamental para o sistema de estoque. Toda nota fiscal de entrada deve ter um fornecedor associado. Os fornecedores podem ser pré-cadastrados ou cadastrados no momento do lançamento das notas fiscais. Todo fornecedor deve ter uma CGC valido e único, o sistema já faz essa validação automaticamente. Na tela de Cadastro de Fornecedores temos algumas rotinas importantes: Exportar e Importar : Para empresas que trabalham com mais de um banco de dados, essa rotina pode ser utilizada para manter o cadastro de fornecedores atualizado sem termos o retrabalho de cadastras mais de uma vez o fornecedor. Avaliação de Fornecedores : Essa rotina possibilita verificar como está à situação de cada fornecedor com relação à qualidade do fornecimento de produtos para e empresa. No lançamento da NF o sistema solicita a avaliação do fornecedor desde que o sistema esteja parametrizado para tal. Em outros tópicos veremos toda a parametrização do sistema. Existem 4 tipos de avaliação dos fornecedores: OK. Especificações e prazos atendidos.

A. Qualidade do mat./serviço fora do especificado pela empresa ou mal acondicionado; prazo de entrega não respeitado; documentação do fornecedor incompleta ou desatualizada.

B. Erro na quantidade do produto/serviço; transporte da carga inadequado. C. Erro no preenchimento dos documentos; problemas de segurança no momento da entrega

ou não utilização de eq. proteção individual; problemas de atendimento.

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Fórmula para Avaliar Fornecedores:

MODELO 1:

100- (PA x 4 + PB x 2 + PC) x 6.667

NE

Onde: NE = Número de Notas Fiscais no período.

PA = Número de Notas de Nível A -> Peso = 4. PB = Número de Notas de Nível B -> Peso = 2. PC = Número de Notas de Nível C -> Peso = 1. MODELO 2: Cada fornecedor de material e serviço estratégico será avaliado considerando os critérios:

• Atendimento à especificações; • Cumprimento de prazo de entrega; • Correção de nota fiscal; • Segurança;

Os critérios do item anterior serão pontuados:

• 02 pontos se totalmente atendido; • 01 ponto se parcialmente atendido; • 00 pontos se não atendido.

Os fornecedores deveram obter pontuação mínima de 4 pontos e não podem ter nenhum requisito com pontuação zero. Caso o fornecedor reincida com pontuação menor que 4 ou zero, o fornecedor será classificado como DESCREDENCIADO. Apos três fornecimento com nota superior a 4 o fornecedor é classificado como CREDENCIADO.

Critérios para posicionar os fornecedores dentro de cada faixa de pontuação. Definido pelo Cliente.

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Cadastro de Fornecedores: Na tela de cadastro de fornecedores, além dos dados do fornecedor podemos configurar as retenções de impostos de cada fornecedor, o código contábil a ser exportado para o sistema de contabilidade, e-mail para cotação de itens além de termos na tela as informações das ultimas compras desse fornecedor e podermos fazer a associação dos itens de estoque que serão cotados com esse fornecedor. Nessa ultima, nos associamos os itens que um fornecedor pode cotar e toda vez que esses itens forem cotados o sistema indicará automaticamente o fornecedor para cotação, não impedindo de cotar em fornecedores não associados.

Toda vez que um item é comprado com um novo fornecedor o sistema já mantém esse item associado ao fornecedor para futuras cotações. 2.1.3.1 Arquivo > Materiais > Unidade de Consumo

Nessa tela que cadastramos as unidades de consumo que serão associadas aos itens de estoque. O sistema já vem com um pré-cadastro que pode ser alterado pelo usuário. Ex.: Diesel em litros (l), Arruela em peça (pç) ou unidade (un).

2.1.3.2 Arquivo > Materiais > Grupo de Itens

O cadastro de grupos de itens é por onde começa a estruturação do cadastro de itens de estoque. A estrutura e composta por Grupo e Subgrupo. Essa estruturação depende do tipo de frota de cada empresa e da forma que ela fará as analises de custo.

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O código do Grupo/Subgrupo ajuda a compor o código do item de estoque. I item possui o código com 8 dígitos, sendo os 4 primeiros Grupo/subgrupo. 2.1.3.3 Arquivo > Materiais > Grupo de Cotação

O grupo de cotação é uma segunda forma de agrupar os itens de estoque para dar mais flexibilidade ao processo de compras. Com ela o comprador pode agrupar de forma ágil itens de características diferentes e que ficam em Grupos diferentes.

2.1.3.4 Arquivo > Materiais > Marcas

O cadastro de Marcas é utilizado no sistema para que os fornecedores identifiquem a marca da peça que a empresa deseja comprar. Durante o processo de Compras é possível associar uma Marca a um Item e essa informação vai para os fornecedores.

2.1.3.5 Arquivo > Materiais > Itens de Estoque - Bá sico O cadastro de itens básico foi criado para que os usuários tivessem acesso às informações dos itens e não pudessem alterar as configurações dos mesmos, o que pode implicar no não funcionamento de algumas rotinas do sistema. Veremos mais detalhes no próximo tópico.

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2.1.3.6 Arquivo > Materiais > Itens de Estoque - Av ançado É o cadastro onde temos acesso a todas as configurações de itens de estoque. Na tela principal dos itens Básico e Avançados temos algumas rotinas importantes: Etiqueta : É onde configuramos a impressão de etiquetas para colocar nas prateleiras dos itens.

Modelo pré-impresso das etiquetas

Inventário : Essa função do sistema permite a digitação da quantidade correta dos itens de estoque e após a digitação o sistema gera automaticamente uma Requisição de Material para ajustar o saldo dos itens com saldo superior e uma Devolução de Material para os de saldo inferior (botão Lançar na tela de inventario).

Nessa aba configuramos os campos que aparecerão na etiqueta.

Nessa aba configuramos o tamanho da etiqueta e da página.

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Últimos Preços: Ao selecionar um item você pode ver o preço pagão nas ultimas compras desse item. Exportar e Importar : Para empresas que trabalham com dois ou mais bancos de dados e centraliza os cadastros e compras na matriz, essa rotina pode ser usada para mandar o cadastro de itens novos para os outros bancos de dados. Cadastro de Itens de Estoque: Tela principal do cadastro do Item de Estoque.

Descrição dos Campos: Grupo : Nesse campo associamos o Grupo que o Item pertence. N° de Ordem : O N° de Ordem juntamente com o código do Grupo compõe o Código do Item de Estoque . Ele pode ser com 4 ou 3 dígitos. Essa configuração é feita nos parâmetros do sistema. A seqüência do N° de Ordem pode única para todos os grupos (Seqüência

Global) ou ser única apenas dentro de cada grupo. Configuração feita nos parâmetros do sistema. No caso do N° de Ordem não se repetir podemos digit ar os itens nas NF’s e RM’s por ele. Descrição : É a descrição do Item. Referência Rápida : É a identificação que o fornecedor dá para o Item. Ela é usada no sistema para facilitar o processo de compras e diferenciar os itens.

Na aba de parâmetros podemos definir quis itens serão inventariados

Na aba de dados lançamos os valores do inventario.

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Unidade : Unidade da peça. Qualquer que seja a unidade associada à peça o sistema controla a quantidade automaticamente. Peso Unitário : O peso é apenas informativo no sistema. Outros : O peso é apenas informativo no sistema. Pode ser usado de acordo com a conveniência da empresa. Ex: Identificar que emprestou um item à outra garagem. Qtd. Consolidada : Saldo geral do item em todas as garagens. Botões da tela: Selecionar : Seleciona a foto para associar ao item de estoque. Referências : Nesse campo associamos um código ao item para poder ser usado no lugar do código de 8 dígitos e também como código de barras.

Equivalência : É utilizada para tornar duas ou mais peças equivalentes e com isso o sistema entende que qualquer uma que for requisitada sua km será zerada. Quando duas ou mais peças forem equivalentes, apenas uma será associada a uma veiculo para ter a km controlado.

Fornecedores : É onde definimos quais fornecedores irão participar da cotação do item. No cadastro de Fornecedores também podemos associas os itens que o fornecedor irá cotar.

Tipos de Veículos : Nesse botão informamos quais tipos de veículos pode receber um item. Se não associarmos nenhum tipo todos podem receber esse item.

Marcas : É aqui que associamos uma marca a um item. No processo de compras podemos informar qual marca estamos cotando. Veremos mais tarde com mais detalhes.

Serviços : Essa rotina do sistema permite que uma peça seja requisitada para um veiculo somente se o serviço especificado nesse cadastro estiver também associado à Ordem de Serviço da Requisição de Material.

Copiar Fornecedores : Para itens novos podemos copiar a associação de fornecedores de outros itens.

Etiquetas : Dentro do cadastro de itens temos o botão de etiqueta pra impressão da etiqueta para apenas esse item. Na tela principal temos outro botão Etiquetas para impressão de varias etiquetas.

Migrar : Serve para fundir a movimentação de dois itens.

Mudar de Grupo : Muda o Grupo do Item.

Kardex : Mostra o histórico de movimentação do item nos últimos 3 meses.

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Configurações dos Itens de Estoque: Saldo por Estabelecimento.

Nessa tela além de vermos os saldos de todos os estabelecimentos, ainda podemos realizar algumas configurações ao clicarmos no botão alterar. Mínimo : Informamos qual deve ser o estoque mínimo de cada peça. Valor apenas para consulta. Máximo : Sempre que o processo de compras for disparado pelo sistema, cada item terá sua sugestão de compras com o objetivo de atingir o máximo. Reposição : É o valor que dispara o processo de compras. Quando o item atinge o ponto de reposição o sistema solicita sua compra. Vale lembrar que o ponto de reposição nunca poderá ser menor que o mínimo. Vida Média : Qual a km que a peça deve rodar. Esse parâmetro é usado nos relatório do sistema de manutenção para verificarmos o aproveitamento das peças. Localização : Localização da peça no estoque. Usado para impressão de etiqueta. Disponível : Quantidade do item no estoque. P. Média : Valor total dividido pela quantidade. Valor Total : Valor dos itens que estão no estoque. Conta de Estoque : É a conta contábil que será usada quando o item der entrada no estoque. Conta de despesa : A conta de despesa é a conta associada ao item quando ele é requisitado. O sistema permite que a conta de despesa varie de acordo com o centro de custo que esta consumindo o item. Item em processo de compra : toda vez que o item está em processo de compras o sistema marca esse check-box. Sempre que estiver algum processo de compras não finalizado para o item ele estará marcado, independente do período que foi feito a cotação.

Parametrização: Item ou Componente controlado : Todo item que se controla km deve estar com esse parâmetro marcado para que no momento da RM o sistema atualize e

km automaticamente.

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Controlar Posição nas RM’s: Se estiver marcado o sistema pedirá posição que o usuário deseja trocar a peça. Para esse parâmetro funcionar o anterior também deverá estar marcado. Para o sistema não existe controle de posição sem que haja controle da km. Gerenciar Posição de controle e Garantia : Veremos com mais detalhes posteriormente todo controle de Garantia e Identificação de Peças. Por enquanto precisamos saber que para que uma peça tenha esses controles é preciso marcar esse parâmetro juntamente com p parâmetro de Item ou componente Controlado.

Gerenciar Troca/Complemento nas RM’s : Esse parâmetro é usado para os fluidos. Quando trocamos o Óleo de Caixa, por exemplo, podemos fazer a troca por completo ou apenas completar o Carter. Com esse parâmetro marcado o sistema pergunta ao usuário se este sendo feito uma troca ou complemento. Existem outras formas de se fazer esse controle e veremos mais adiante.

Exibir dados deste item no quiosque de consulta : Se marcado os usuários poderão consultar todas as informações desse item nos quiosques.

Item com romaneio de documentos : Se marcado o sistema entende que esse item possui uma numeração para cada documento que compõe o item. Um exemplo seria um controle de talonários de passagem. Daríamos entrada no estoque a uma caixa com 5000 passagens, e o sistema iria solicitar a numeração dessas passagens para já ser associada ao sistema de controle de vendas de passagens. Do próprio sistema de estoque seria possível fazer uma consignação de passagens para cobradores e agencias.

Contabilidade: Nessa aba configuramos as contar e os itens que desejamos fazer o controle das entradas e saídas. Quando a empresa possui mais de um almoxarifado podemos usar o cadastro de contas por estabelecimento, como vimos anteriormente na aba de Saldos por Estabelecimento.

Reposição: Nessa aba marcamos os itens que o sistema fará o controle da reposição automática. Uma vez marcado e o item atingindo o ponto de reposição o sistema indicará esse item para compra. Podemos associar o item também a um grupo de cotação nessa aba.

Vida Média: Nessa aba podemos informar a km que a peça deve rodar no veículo até sua retirada e a quantidade máxima de uma peça por RM. Temos também a opção de pedir senha caso a km não tenha sido atingida. Anteriormente na aba de Saldos dos Itens vimos que o sistema possui outro campo para km de peça. A diferença entre os dois é a seguinte: A km anterior se referia a vida media da peça. A km que estamos vendo agora seria o mínimo que a peça deve rodar antes de sua remoção. Ela serve de parâmetro para analise de um superior para saber se realmente a peça esta comprometida e não pode mais ser usada ou deve ir para a reforma. Mais detalhes podem ser analisados no relatório de Produtividade de Componentes.

Consolidação: Na aba de consolidação temos 3 associações importantíssimas: Custos Variáveis: Os custos variáveis são uma nova forma de associar todos os itens de estoque de forma que cada item se encaixe em um dos 7 que existem no sistema. O sistema limita a 7 para que possamos ver em um relatório de uma pagina todos os tipos de gastos da frota.

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Consolidação: A consolidação também deve ser associada a cada item de estoque, mas com a finalidade de se ver que tipo de material esta sendo comprado. Já a Consolidação o sistema permite que tenhamos 29 tipos, pois o tipo de informação será genérico para todo estoque. Natureza para Desembolso/Pagamentos: Essa natureza é o tipo de material que compramos quando o item especificado. Cada item terá sua natureza e essa informação já vai automaticamente para as contas a pagar. Livros fiscais: É onde podemos configurar um item de forma individual para o fisco. 2.1.4 Arquivo > Componentes Identificados Por ser um sistema totalmente integrado (ERP-Enterprise Resource Planning), o sistema trata um Item de Estoque como um Componente. Para facilitar para os usuários, sempre que um Item é requisitado e está configurado como controlado, o sistema automaticamente controla sua km.

Durante todo processo que estão envolvidos os componentes Identificados o sistema apresenta telas interativas para auxiliar o usuário a realizar as trocas. Veja abaixo algumas telas: Inclusão de Componentes novos no sistema:

Durante a inclusão da NF o sistema trás a tela ao lado para que o usuário possa incluir o numero e a garantia dos itens da Nota que são Identificados. O sistema possui relatórios para controla da Garantia das peças e também não permite que os Números dos Componentes se repitam. O numero de um Componente segue a peça para sempre, como se fosse a identidade da peça. A inclusão do N° de Controle é obrigatória.

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Requisição de Componentes para um Veículo: Durante a Requisição de uma peça para um veículo, o sistema apresenta a tela ao lado sempre que essa peça for um Componente Identificado. Nela podemos ver os Componentes que estão montados no Veículo e os Componentes disponíveis para colocação. Em caso de divergência na quantidade dos colocados e retirados o sistema emite um alerta para que o usuário possa avaliar se realmente deseja prosseguir. Vale lembrar que o sistema possui outros mecanismos para mantermos atualizados os componentes controlados em caso de erro dos operadores e toda rotina é revertida em caso de exclusão da Requisição.

2.1.5 Arquivo > Posição de Componentes

O cadastro de posições é utilizado para sabermos em qual posição no veiculo a peça será alocada, isso quando necessário. 2.1.6 Arquivo > Pessoal Será visto com mais detalhes no sistema de Recursos Humanos – RH.

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2.1.7 Arquivo > Centro de Custo

O Centro de Custo é composto dos veículos e de qualquer setor da empresa que gera algum tipo de despesa. Sua estrutura é composta por grupo e subgrupo, Sintético e analítico respectivamente.

Na tela de cadastro do centro de custo temos a opção de ativá-lo ou desativá-lo, associar o centro de custo a um veículo ou não, associar um código contábil e ainda podemos transferir seu movimento a outro centro de custo. O parâmetro “Não gerar lançamentos automático” quando marcado impede a baixa automática para o centro de custos. 2.1.8 Arquivo > Tipos de veículos O cadastro de tipo de veículos é basicamente a combinação do Chassi com a Carroceria do Veículo. Ele é utilizado para agrupar os veículos e facilitar a analise de seus resultados. No manual do sistema de Manutenção de Frota veremos suas funções com mais detalhes. 2.1.9 Arquivo > Veículos É onde cadastramos os Veículos da empresa. No manual do sistema de Manutenção de Frota veremos suas funções com mais detalhes. 2.1.10 Arquivo > Equipamentos Cadastro de equipamentos que usam Horímetro ao invés de Odômetro. 2.1.11 Arquivo > Naturezas

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O cadastro de Naturezas é utilizado no lançamento das notas fiscais para identificar qual a natureza daquela nota fiscal no sistema de contas a pagar. No sistema Financeiro veremos esse cadastro com mais detalhes. 2.1.12 Arquivo > Caixa de Ferramentas É a rotina do sistema que controla o cadastro e empréstimo de ferramentas aos mecânicos. No sistema de Manutenção de Frotas veremos seu funcionamento com mais detalhes.

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3. Movimento 3.1 Movimento > Requisição de Material

A tela de Requisição de Material (RM) é por onde realizamos a baixa no estoque requisitando peças para os veículos e demais centros de custos. A legenda mostra os tipos de RM que possuímos: Normal : RM sem nenhuma particularidade relevante. Entregue : Pode ser usado para controlar o envio de peças a outro setor ou garagem. Abastecimento : RM de abastecimento aparece somente para consulta. Para ser alterado ou excluído o processo deve ser feito todo no sistema de abastecimento. Inventario : RM feita pelo sistema para ajuste do estoque através do inventario. A rotina de RM ainda possui o Rateio. O rateio é uma forma de fazermos uma RM para vários carros com quantidade igual para cada um. É muito utilizado para peças com custo muito baixo como arrebites e líquidos como os utilizados na lavagem de veículos. Na rotina de Requisição de peças podemos ativas algumas funcionalidades muito importantes: RM para Reforma : Um centro de custo pode ser parametrizado para que seja apenas para reforma. Toda vês que uma RM for para esse centro de custo o sistema entenderá que as peças requisitadas são para reforma e vão compor o custo da peça que esta sendo reformada. Para isso acontecer o sistema solicitará o número da reforma no ato da RM. Veremos ainda como proceder para abrir uma reforma. Número de OS obrigatório na RM : Podemos parametrizar o sistema para solicitar o numero da Ordem de Serviço em todas RM que são para veículos. O sistema ainda pode solicitar a marca do item requisitado, a posição que está sendo colocado, o numero de patrimônio o que estar sendo retirado e colocado e para o caso dos óleos se é uma troca ou apenas um complemento.

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3.2 Movimento > Devolução Interna A Devolução de Material (DM) é o processo inverso da RM. É utilizada quando queremos devolver uma peça para o estoque. É muito utilizado para ajustes no estoque e para empresas que possuem mais de um estoque e fazem o transporte de peças para as filiais sem precisar emitir uma Nota de Transferência. Nesse caso é usado para dar entrada nas peças. 3.3 Movimento > Nota fiscal de entrada Na tela de lançamento de Notas Fiscais temo duas opções para lançamento de Notas; NF de consumo direto e Incluir. NF de Consumo Direto (Botão Consumo direto/Imobilizado):

É a nota de entrada de produtos e serviços que são aplicados diretamente aos centros de custos. No lançamento temos o cabeçalho da NF que é preenchido com os dados da nota e do fornecedor. Os dados de impostos, retenções e valores. E no corpo da nota temos a distribuição dos custos. No cabeçalho podemos ter a associação de Uma ou mais Ordens de Fornecimento para uma Nota e o mesmo para o CFO. Abaixo veremos mais sobre Ordem de Fornecimento. Caso o fornecedor da Nota Fiscal seja novo, ele pode ser cadastrado no ato do lançamento clicando no botão Novo Lançamento. O frete se for pago deve ser lançado no campo de Frete, caso tenha um Conhecimento separado, deve ser lançado pelo botão Frete o que irá gerar uma nova obrigação a pagar no sistema financeiro.

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As Condições de Pagamento da Nota é a distribuição das parcelas e das naturezas da NF. A distribuição das naturezas permite que se descriminem todos os tipos de gasto. Como vemos no exemplo ao lado, temos despesa com Peças e Combustíveis na mesma nota. No lançamento dos vencimentos o sistema alerta para a data que não for um dia útil. Nas Notas de Consumo Direto não

temos como colocar os itens que foram comprados, mas para manter o cadastro de dotações (itens que controlam km) atualizado, temos o botão “Componentes Controlados”. Quando clicamos nele o sistema apresenta a tela abaixo para associarmos os itens controlados que foram aplicados no veiculo. Ao gravarmos os dados da Nota Fiscal, o sistema faz a consistência dos dados digitados, valores, impostos, série da nota, CFOP, retenções, solicita complemento dos dados do fornecedor caso esteja incompleto etc. Ao final, se a opção de avaliação de fornecedores estiver ativa o sistema apresenta a tela abaixo:

De acordo com o serviço prestado pelo fornecedor o usuário faz sua avaliação. Depois de avaliado, as informações podem ser vistas no relatório de avaliação como vimos anteriormente. Nota Fiscal (Botão Incluir): Lançamento de NF com itens.

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A Nota Fiscal com itens possui as mesmas opções da NF de Consumo Direto, a única diferença é que devemos informar os itens para que seja feita a entrada no estoque atualizando os saldos para realizar as saída para os veículos. Uma opção diferente que temos nesta tela é o botão “Novo Item”, que permite cadastrar um novo item sem sair da janela de lançamentos. Uma opção que temos nas duas telas é a associação de uma Ordem de Fornecimento (OF), para as Notas. A OF pode ser feita tanto para uma NF de Consumo Direto quanto para a Nota de Itens. Quando temos uma OF e associamos seu número o sistema já preenche os dados do corpo da Nota automaticamente. Podemos associar uma ou mais OF’s para uma Nota. Podemos ainda tornar obrigatório a digitação da OF para se lançar uma nota.

Caso alguns itens não sejam entregues por completo o sistema deixa a OF em aberto para ser lançada posteriormente com uma nova Nota. Se no momento do lançamento o usuário já souber que o item não será entregue ele pode cancelar seu recebimento na hora ou deixar a OF em aberto para finalizá-la posteriormente caso o item não seja mais entregue. Sempre que há alguma divergência o sistema alerta o usuário no momento do lançamento.

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3.4 Movimento > Transferência entre Localidades.

Quando as empresas trabalham com dois almoxarifados na mesma garagem, podemos utilizar essa opção para transferis peças de uma para a outra. Na tela ao lado temos em destaque o Estabelecimento de destino dos materiais. Nesse caso o transporte não depende de uma Nota de Transferência de Materiais. Nesse lançamento o sistema cria uma saída em uma e a entrada no outro automaticamente. 2.2.5 Movimento > Nota Fiscal de Transferência

Quando temos que emitir uma nota para o transporte de peças de um local para outro, devemos usar a tela de Nota de Transferência.

Quando trabalhamos em um único banco de dados e controlamos os dois estoques no mesmo banco, podemos o lançamento de saída e entrada da Nota automaticamente. Para isso temos que ter a empresa de destino cadastrada como um fornecedor com o mesmo CGG do estabelecimento, que seria o almoxarifado de destino. Quando gravamos a Nota o sistema exibe a tela a seguir

Caso marquemos “Sim”, o sistema já cria um lançamento de uma Nota de entrada para o fornecedor com o mesmo CGC do estabelecimento de destino. Assim com apenas um lançamento damos saída e entrada da Nota nos dois almoxarifados.

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3.5 Movimento > Nota Fiscal de Devolução

Quando algum produto está danificado ou veio errado, podemos usar a Nota de Devolução para devolvermos para o Fornecedor um item ou todos da Nota. Sempre que devolvemos algum item o valor da duplicata sofre alteração e o sistema atualiza seu valor automaticamente.

3.6 Movimento > Reforma e Recondicionamento A reforma é usada para que possamos reparar uma peça e o custo dessa peça recondicionada entre no estoque em forma de uma nova peça com seu custo. Abaixo temos a tela de abertura de reforma:

Na tela de abertura temo um campo para controle que é o Documento. Pode ser usado de acordo com a necessidade da empresa. Temos ainda o Campo OS, que permite associar uma OS a uma reforma. O Nº Controle, que é o número do componente a ser reformado. Previsão que é usado apenas para consulta. Inicio da reforma e Fim. Saldo que é o valor agregado a essa reforma. OBS é um campo livre para ser usado de acordo com a necessidade da empresa. Na tela principal de

reformas temo um filtro onde podemos selecionar dados da OBS. Na tela principal de lançamentos de reforma temos alguns botões importantes. Concluir : Finaliza a reforma. Reabrir : Reabre uma reforma finalizada. Imprimir : Imprimi os dados detalhados da reforma selecionada, tais como, itens requisitados para essa reforma, valor da reforma e os dados lançados no corpo da reforma.

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A rotina de reforma é usada tanto para reforma externa ou interna. Na reforma Externa, mandamos a peça para o fornecedor e quando ele retorna entramos com a Nota fiscal. Quando lançamos a Nota de um item reformado, devemos selecionar o centro de custo de reforma para que no lançamento da Nota de Consumo direto seja exibida uma tela solicitando o numero da reforma e com isso o custo da nota será associado ao item da reforma.

A reforma interna ocorre quando a empresa possui um setor de reformas e os mecânicos utilizam peças do próprio estoque para reformas outras peças. Quando lançamos uma requisição de Material para um centro de custo de reforma (especificamos esse cento de custo nos parâmetros do sistema) o sistema exibe um campo solicitando o número da reforma. Com isso todas as peças requisitadas ajudam a compor o valor da peça reformada que voltará para o estoque.

3.7 Movimento > Fechamento do Estoque O fechamento do estoque é uma rotina que deve ser feita mensalmente no sistema. Quando o sistema esta há mais de um mês sem ser fechado ele emito um aviso quando entramos no estoque solicitando o fechamento do mesmo. Qual a finalidade do fechamento: O sistema verifica dentro do período fechado se há algum erro de consistência, e caso houver informa ao operador para que possa ser corrigido. Caso não haja erros, o sistema recupera o ultimo valor e quantidade fechada de cada item e soma a suas entradas, diminui suas saídas para chagar no valor e quantidade consolidados no dia do próximo fechamento. Com isso, toda vez que formos fazer uma requisição ou lançar uma nota, o sistema busca o ultimo fechamento, recupera a quantidade fechada e verifica as movimentações posteriores ao fechamento para chagar no saldo atual. Após o fechamento o sistema bloqueia o período fechado para que não possa ser alterado. Ainda temos como bloquear o sistema caso na haja fechamento, reabrir o fechamento casa tenha que ser feito alguma correção.

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4. Compras

O Módulo de Compras é parte integrante do módulo de Controle de Estoque. Esse Módulo informa ao Comprador quais itens devem ser adquiridos e, sugere a quantidade levando em consideração a quantidade máxima cadastrada em cada item.

A Ordem de Coleta com as cotações podem ser enviadas aos fornecedores via fax, e-mail e pelo mercado na rede. O retorno eletrônico dos fornecedores agiliza o processo de compras e o comparativo de preços é de fácil visualização e dá ao comprador informações detalhadas do produto que deseja.

Na chegada da mercadoria no Almoxarifado, basta à conferência dos dados solicitados que, as informações de quantidade e pagamento são gravadas nos módulos de Controle de Estoque e Financeiro, evitando re-trabalho.

Abaixo veremos detalhadamente cada função do Menu de Compras. 4.1 Compras > Solicitação de Compras > Digitação da Solicitação. A tela de solicitação de compras é a opção para iniciar o processo de compras. Nela podemos selecionar os itens que desejamos e temos algumas opções o Topo, orçar ou comprar, a prioridade do pedido, a opção de adicionar um fornecedor para a cotação, o campo valor que pode ser usado para o comprador consultar e a Obs. que é exibida para os fornecedores. A solicitação de compras pode ser usada por todos os setores da empresa, e caso a solicitação seja aprovado ai sim teremos a criação de uma Ordem de Coleta.

4.2 Compras > Solicitação de Compras > Aprovação pelo Almoxarifado A aprovação é um processo intermediário, onde sua principal função é uma primeira analise do que está sendo solicitado. Não é possível fazer alterações na solicitação, sua aprovação é total ou então deve ser cancelada.

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4.3 Compras > Solicitação de Compras > Aprovação da Solicitação A aprovação da solicitação de compras é o ultimo passo para disparar o processo de compras. Diferentemente da Aprovação pelo Almoxarifado, nessa tela pode ser feito as alterações que julgar necessário. Se for aprovado a solicitação uma Ordem de Fornecimento (OF) é criada. Quando o processo de compras for feito através do Mercado na Rede, ao invés clicar no botão Aprovar, seleciona-se o botão Enviar MR. Abrirá a mesma tela, mas a OC gerada será diferenciada das demais, indicando que é pertencente ao mercado na rede.

4.4 Compras > Itens para Coleta Todo processo que vimos anteriormente na Solicitação de Compras, pode ser realizado na tela de Itens para Coleta juntamente com a rotina de seleção automática dos itens que atingiram o ponto de reposição.

Na tela de Itens para Coleta podemos realizar cotações dos itens para todos os estabelecimentos apenas mudando o estabelecimento no canto alto direito da tela. Ao gerar a Ordem de fornecimento cada uma é direcionada para seu estabelecimento. Ao selecionar os itens de cotação, podemos usar o filtro de Grupo de Cotação para dividir os itens na Ordem de Coleta. Para selecionar os itens que atingiram o ponto de reposição usamos o botão “Atualizar”. Para gerar uma Ordem de Coleta selecionamos o botão Gerar OC e para enviar direto para o mercado clique no botão “Mercado na Rede”. A opção “Adicionar a um OC”, inclui os itens selecionados a uma Ordem de Coleta já existente. Existe uma coluna interessante na tela principal que é o Total Estimado. Com base na ultima compra o sistema informa o valor provável dos itens que serão comprados. Outra funcionalidade interessante é o aviso que o sistema emite quando existem itens repetidos na tela para o mesmo estabelecimento.

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4.5 Compras > Ordem de Coleta A tela de Ordem de coleta é o local que o comprador informa os preços, no caso de cotação via fax, envia e recebe e-mails para os fornecedores e para o mercado na rede.

Na tela principal temos algumas funcionalidades: Varrer e-mails : Verifica os e-mails que não obtiveram retorno e tenta baixar os preços informados pelos fornecedores. Receber e Enviar : A opção Enviar reenvia à cotação selecionada para o Mercado na Rede e Receber baixa os preços informados no Mercado na Rede para a Ordem de Coleta. Histórico : Mostra o Histórico da Ordem de Coleta. Cancelar : Cancela a Ordem de Coleta. F5: Muda o rodapé da impressão da Ordem de Coleta. A opção “Editar ” abre a Ordem de Coleta e nela o sistema apresenta outras funcionalidades.

Na tela do corpo da Ordem de Coleta temos as opções: Receber e-mail e Enviar e-mail : Recebe e Envia e-mail para o fornecedor selecionado. Diferente do Mercado na Rede, a cotação por e-mail é separada para cada fornecedor. O envio e o recebimento são separados para cada fornecedor. Incluir Fornecedor : Essa rotina permite incluir um fornecedor e novo e associas os itens que desejar a esse fornecedor. O sistema permite que se incluam apenas os itens que já pertencer a Ordem de Fornecimento.

Excluir Fornecedor : Exclui o fornecedor selecionado. Contato : É usado para guardar dados importantes de contatos telefônicos.

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Itens : É a tela para informar os preços quando a cotação é feita via fax ou telefone. Imprimir : Imprime os itens da Ordem de Coleta para envio via fax. 4.6 Compras > Comparativo de Preços O Comparativo de Preços é utilizado pelo comprador realiza sua analise da cotação e escolher quais serão os vencedores. Apesar de o sistema escolher automaticamente os menores preços o comprador possui autonomia para escolher um item mais caro que seja de uma marca melhor.

Podemos ver na tela acima que os itens de vermelho são os que estão com o preço maior que o ultimo preço comprado. Isso ajuda muito a alertar o comprador para correr atrás de um preço pelo menos igual ao anterior. Funções da tela: Histórico : Exibe o histórico dessa Ordem de Coleta. Modelo1, 2 e 3 : Modelo é um Mapa de Cotação para impressão. Cada Modelo possui suas particularidades. Estatística : Exibe informações sobre os itens e fornecedores. Gravar : Salva a seleção dos itens. Excluir Item : Exclui o item selecionado da Ordem de Coleta. Últimos Preços : Exibe os últimos preços praticados por cada fornecedor. Menores : Seleciona os menores preços. Gerar OF : Gera uma Ordem de Fornecimento, que é a autorização de compra. 4.7 Compras > Ordem de Fornecimento A Ordem de Fornecimento é a Autorização de Compra dos itens. Pelo Número da Ordem de Fornecimento é que damos entrada dos itens no estoque, evitando o retrabalho que lançar os itens novamente. Mesmo que a Ordem de Fornecimento não seja completamente atendida o usuário pode deixa – lá em aberto para recebimento dos itens faltantes posteriormente. Caso os itens não

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sejam mais entregues, podemos utilizar o botão Finalizar para encerrar a Ordem de Fornecimento e cotar o item com outro fornecedor.

No corpo da Ordem de Coleta podemos alterar a quantidade cotada dos itens. Caso aja alguma alteração ou impossibilidade de fornecimento das peças. Mas vale lembrar que o sistema sempre avisará se houver divergência no momento do lançamento da Nota fiscal. Ainda temos a opção de selecionar a Natureza da Ordem de Fornecimento. Ao selecionarmos uma Natureza o sistema já abete esse gasto no Orçamento dessa Natureza. Para empresas que utilizam mais de um estabelecimento no mesmo banco de dados, podemos selecionar o estabelecimento de entrega da compra, casa seja diferente do estabelecimento que cotou. Outra opção que temos na tela é o botão “NovaOF”: Quando a Ordem de Fornecimento esta com itens pendentes, podemos gerar uma Ordem de Fornecimento. Essa rotina não é necessária, pois o sistema aceita que utilizemos o mesmo número de OF para receber item pendente. É mais usada por uma questão de organização dentro da empresa.

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5 Utilitários 5.1 Utilitários > Parâmetros O menu de Parâmetros é onde realizamos grande parte das configurações do sistema. Abaixo explicaremos todas detalhadamente. Aba Sistema: Permitir Alterar qualquer movimento para os últimos: O sistema não deixa que lançamentos com período maior que o informado sejam alterados.

Não permitir movimentação para mais de : Não permite que seja feitos lançamentos para períodos anteriores maiores que o informado. Permitir alterar o estabelecimento nas NF’s, RM’s e DM’s : Permite que no momento do lançamento se clique em F6, o sistema redireciona o lançamento para outro estabelecimento. Ex: Ao fazer uma RM e o item selecionado não possui saldo no estabelecimento que o usuário está. Podemos clicar na tecla F6 e ver qual estabelecimento possui a peça e assim o sistema requisita a peça desse estabelecimento. Ao usarmos essa funcionalidade devemos tomar cuidados com os relatórios que não são consolidados, pois esses lançamentos não aparecem nesses relatórios. Fechamento Expresso : Se marcado no momento do fechamento o sistema verifica erros de consistência do estoque no período do fechamento. Imprimir Rodapé nos relatórios : Se marcado exibe o rodapé com a numeração das paginas.

Aba Itens: Nesta guia estão as configurações dos itens de estoque.

Última Verificação: Data do ultimo fechamento do estoque. Dígitos para o Número de Ordem : O código do item de estoque pode ser formado por 7 ou 8 dígitos. O grupo sempre será os 4 primeiros, mas o numero de ordem pode conter 3 ou 4. Óleo Diesel/ Óleo Lubrificante : Nesse campo definimos quais itens serão o Diesel e O Óleo de Motor. É importante essa definição para a digitação do abastecimento, pois o sistema precisa reconhecer esses itens para fazer a baixa no estoque. Solicitar nº Controle e Garantia : Se estiver marcado o sistema solicita o número de patrimônio e a garantida das peças no lançamento da Nota fiscal de entrada. Só será solicitado para itens que possuem controla de garantia. Ver cadastro de itens.

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Recalculo automático de saldo : Se marcado, o sistema mantém o sistema atualiza o saldos dos itens que tiverem movimentação. Com essa opção marcada sempre que houver uma movimentação o sistema exibirá para o usuário o saldo atualizado dos itens.

Nº de Ordem c/ seqüência global : Se marcado o sistema não permite que o Número de Ordem se repita dentro do mesmo grupo. O Número de Ordem se torna único e pode ser usado para realizar a movimentação dos itens no sistema. Assim usaríamos apenas 4 dígitos ao invés de 8.

Auto-numeração do nº de controle : Se marcado o sistema gerencia automaticamente o numero dos itens com controle de patrimônio. Se não marcado o usuário deve informar o numero dos itens.

Exibir OF’s no cadastro de itens : Se marcado o sistema exibe as OF’s dos itens juntamente com as NF’s de compra de itens.

Cadastro da contas obrigatório : O sistema obriga que ao se cadastrar um item também seja cadastrado sua conta contábil.

Utilizar marcas homologadas : Com o parâmetro marcado o sistema exibe o campo para seleção da Marca do Item no processo de compras.

Não importar dados relacionados a parametrização do s itens : Se marcado, na importação de itens de estoque de outra base de dados, o sistema não importa as informações referentes a parametrização dos itens, como por exemplo se o item é controlado, se possuem controle de patrimônio etc.

Controlar almoxarifado em mais de uma localidade : Permite que o sistema tenha dois estoques dentro do mesmo estabelecimento. Utilizado para empresas que possuem dois almoxarifados dentro da mesma garagem para a mesma empresa.

Solicitar cotação de preço para : Determina o numero mínimo de fornecedores para cada cotação. Aba RM/DM : Nesta guia estão as configurações de requisição e devolução de material.

Utilizar Horímetro nas RM’s/DM’s: Permite informar o Horímetro nas requisições de peças. Usado para mineradoras que possuem maquina com Horímetro. Imprimir ficha para itens controlados: se marcado o sistema imprime uma ficha com informações dos itens toda vez que uma RM de item controlado é lançada. Exibir referência junto a descrição do item de esto que: Na RM o sistema exibe o nome do item e sua referencia. Obrigatório num de OS para o veiculo: Se marcado o sistema obriga que seja informado o número da OS para RM’s de veículos. Perm. Pessoal de escala requisitar: Se marcado o sistema permite que se requisite um material e o responsável pela requisição seja uma funcionário da operação, motorista ou cobrador. Utilizado para empresas que entregam EPI pelo almoxarifado. Padrão de Busca: Seleciona qual a forma padrão de digitar o Centro de Custo da RM/DM.

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Atualizar o cadastro de dotações dos Veículos p/ os itens controlados: Se marcado o sistema atualiza automaticamente a km das peças controladas no momento da RM. Impressão: Definimos se a RM será impressa, a impressora, o tamanho da impressão e se serão impressos os valores dos itens. Aba Contas Contábeis: Nesta guia fazemos as configurações para integração com a contabilidade.

Nas abas Geral, Retenções e Créditos, cadastramos as contas contábeis para movimentação do estoque, retenções e créditos de impostos de acordo com a contabilidade de cada empresa. Vele lembrar que quando temos mais de um estabelecimento no mesmo banco de dados o sistema permite que se associem contas diferentes para cada estabelecimento. Centro de Custo p/ Reforma: Definimos o Centro de Custo para reforma. Sempre que uma RM ou NF de Consumo direto for lançada para esse Centro de Custo o sistema solicitará o número da reforma aberta para associar o custo dos itens a essa reforma.

Aba CFO: Nesta guia configuramos os Códigos Fiscais de Operação (CFO ou CFOP).

Bloquear CFO’s diferentes : Não permite que se lance um CFO diferente dos preestabelecidos no cadastro de itens de estoque. CFO obrigatório no cadastro de itens de Estoque : Obriga que se cadastre o CFO no cadastro de itens de estoque. Temos ainda a opção de fixa um CFO para a compra de imobilizados.

Aba Consolidação:

A consolidação é uma nova maneira de agruparmos os itens para sabermos o que foi comprado para cada consolidação (Relatorio\Consolidados\ Entradas por Tipo de Consolidação). Podemos ter 29 Consolidações diferentes. O usuario tem total liberdade para mudar a descrição das consolidaçoes e associar cada item a sua consolidação.

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Aba Naturezas: Nesta guia configuramos as Natureza das operações.

Na aba Naturezas podemos selecionar qual será a Natureza das obrigações geradas no financeiro para Impostos e retenções relacionados ao estoque.

Aba Compras: Nesta guia definimos como a rotina de compras deve operar.

Exibir campos de marca para o item : Se marcado permite que se digite o marca no corpo da Ordem de Fornecimento. Exibir referência junto à descrição do item de esto que – OC : Exibe a referência do item no corpo Ordem de Coleta e na impressão a OC. Exibir referência junto à descrição de item de esto que – OF : Exibe a referência do item no corpo da Ordem de Fornecimento e na impressão a OF. Exibir dados do fornecedor na impressão da OF : Exibe as informações do fornecedor na impressão da OF. Apresentar preço total estimado em itens para colet a: Exibe o ultimo preço de compra do item na tela de itens para coleta.

Número Maximo de linhas no corpo da OF : Define a quantidade de linhas que serão exibidas na OF. Preenchimento obrigatório do CGC no cadastro de For necedor : Obriga o usuário a preencher o CGC no cadastro de fornecedores. Recalcula pontos de Estoque ao atualizar itens p/re posição : Recalcula automaticamente o ponto de reposição do estoque ao clicar no botão atualizar da tela principal de itens para coleta. Seqüência de itens p/Descrição : Ordena os itens pela descrição no comparativo de preço. Qualidade de impressão : Define em que tipo de impressora será impressa a Orem de Fornecimento.

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Aba Custos Variáveis: Os Custos Variáveis são uma nova forma de agrupar os itens de estoque com o objetivo de termos 8 grupos para custo de peças de forma que tenhamos o relatório de Custos Variáveis (Relatório/ Custos Variáveis) apresentando em uma pagina o custo da frota e custo por km. O Custo Variável deve ser associado em todos os itens de estoque e nas Naturezas para que tenhamos o custo de Nota de Consumo Direto aplicado aos veículos. Poderemos alterar a descrição de todos os Custos Variáveis menos o Combustível que deve ser o 1.

Aba NF’s: As configurações de NF’s são divididas em 3 Geral, impressão e financeiro, veremos cada uma delas a seguir:

Geral: Obrigatório a existência de uma OF relacionada a No ta Fiscal: Obriga que se tenha uma OF associa no lançamento de uma Nota fiscal. Digitação do fornecedor através do CNPJ : No lançamento da NF o sistema solicita que seja digitado o fornecedor pelo CNPJ. Utilizar NF’s de Consumo Direto : Se marcado o sistema permite que se inclua no sistema Notas com aplicação direta, sem passar pelo estoque. Exibir referência junto à descrição do item de esto que : no corpo

da NF o sistema exibe o nome do item e a referência do item. Informar empresa pagadora nas condições de pagament o: Se marcado o usuário pode selecionar qual Estabelecimento pagará a NF. Isso ocorre quando temos mais de uma empresa no mesmo banco de dados. Verificar local de entrega da OF : Com essa opção marcada o sistema não permite que se faça uma cotação para um estabelecimento e lance a NF em outro. Solicitar avaliação de Fornecedor : Quando marcado o sistema solicita que em cada compra o usuário avalie o fornecedor em relação ao processo de compras.

Impressão : Imprimir etiqueta de código de barras para os itens de Nota fiscal em : Se marcado o sistema imprime um código de barras para os itens da NF na impressora selecionada. Autorização de Pagamento : Seleciona a opção desejada de impressão para Autorização de Pagamento.

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Financeiro : Vencimento em dias úteis : Se marcado o sistema ajusta o vencimento das notas fiscais para o próximo dia útil em caso de vencimento em feriados, sábados e domingos. Vale lembrar que os feriados devem ser informados pelo usuário. Atualizar financeiro ao lançar os vencimentos de No tas Fiscais : Se marcado o sistema gera uma obrigação no financeiro para cada lançamento de nota fiscal.

NF com liquidação pré-autorizada : Se marcado todas as obrigações geradas no financeiro através de lançamentos do estoque, ficam com a situação Autorizada. Permitir múltiplas naturezas por vencimento de Nota Fiscal : Se marcado o sistema permite que se tenha mais de uma natureza por nota fiscal.