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ANÁLISE DAS APLICAÇÕES DA
ENGENHARIA DE MÉTODOS: UM
ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA
DO SETOR DE SERVIÇOS
LORENA VIEIRA BRAZ SANTOS (UFCG )
SAMARA DE LIMA SILVA (UFCG )
Doris Fernanda Alves Correia da Silva (UFCG )
Ramon Swell Gomes Rodrigues Casado (UFCG )
É notável que a ampliação da produtividade é o foco pelo qual as
empresas vem buscando de forma mais acentuada. E nesse sentido,
fazendo menção as empresas prestadoras de serviços, essa ampliação
se faz pela eficácia no atendimento à seus cclientes. Com isso, o
presente artigo tem por objetivo principal identificar e avaliar os
métodos aplicados na execução de tarefas em uma empresa do setor de
serviços contábeis, através de mecanismos da Engenharia de Métodos,
nos quais podem ser empregadas não apenas para processos
produtivos manufatureiros. Para tanto, o trabalho foi realizado em
uma empresa da cidade de Campina Grande - PB, através da
aplicação de um mapeamento do processo produtivo, onde foram
analisados alguns aspectos como o fluxograma, o mapofluxograma,
além do arranjo físico. A metodologia utilizada, neste caso envolveu
desde visitas in loco e aplicação de questionários. Por fim, foram
apresentadas algumas soluções e sugestões para os pontos analisados
que não estavam de acordo com o que a Engenharia de Métodos
estabelece.
Palavras-chaves: Engenharia de Métodos; Serviços; Arranjo Físico.
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Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013.
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1. Introdução
No intuito de manter um patamar competitivo no mercado, cada vez mais, as organizações da
área de prestação de serviços vêm aperfeiçoando seus processos de produção. Nesse sentido,
surge o uso de ferramentas da Engenharia de Métodos para atingir tal objetivo, como o estudo
de tempos e movimentos, a fim de determinar a eficiência no trabalho através da
determinação de padrões para os programas de produção e redução de custos.
Onde Frank B. Gilbreth (1868-1924) foi o engenheiro americano que junto a Taylor, no
esforço de aumentar a produtividade, introduziu o estudo dos tempos e movimentos dos
operários como técnica administrativa para a racionalização do trabalho.
Nesse sentido, atrelado a esse tipo de estudo, percebe-se que com a intensificação dos
trabalhos em ambientes de escritórios e pelo fato dos trabalhadores passarem mais tempo
nestes locais, o rendimento das atividades realizadas vai estar diretamente relacionado com o
método aplicado na execução das mesmas.
Diante disso o objetivo deste trabalho é verificar o processo produtivo utilizado na execução
das tarefas na empresa objeto de estudo e analisar pontos como, fluxograma de processos,
mapofluxograma, arranjo físico, além de aspectos gerias da organização do trabalho, para
comprovar, embasado com o que a Engenharia de Métodos estabelece, que o processo pode
ser aprimorado.
Portanto, este artigo busca propor melhorias para tornar o processo contábil mais adequado e
satisfatório, a fim de que as condições de trabalho sejam aprimoradas, tornando assim mais
atraente aos clientes e gerando um diferencial competitivo diante de seus concorrentes.
2. Aspectos Metodológicos
O referido trabalho, trata-se de um estudo realizado um escritório de contabilidade na cidade
de Campina Grande-PB. Primeiramente, partiu-se de uma revisão da literatura a partir de
material já publicado, constituído principalmente de livros e artigos de periódicos, e a partir
dessa base teórica puderam-se melhor comprovar os resultados obtidos
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Foram realizadas visita in loco, onde através de análises visuais e entrevistas, por meio da
aplicação de questionários com a direção e funcionários, foram obtidos os dados necessários
para fosse possível indicar melhorias no processo produtivo.
Diante disso, a pesquisa se insere como um estudo de caso, e a abordagem utilizada envolve
levantamentos qualitativos, sendo a própria empresa a fonte direta para a coleta de dados,
através de observações da execução das tarefas e do layout.
O trabalho é dito aplicado, visto que gera conhecimentos para aplicações práticas dirigidas à
melhoria das atividades desenvolvidas no local de estudo. Quanto aos seus objetivos, a
pesquisa pode ser considerada descritivo-exploratória, assumindo assim, a forma de pesquisa
bibliográfica e estudo de caso.
3. Referencial Teórico
3.1. Arranjo físico
O arranjo físico é o estudo da distribuição espacial ou do posicionamento relativo dos
diversos elementos que compõem o posto de trabalho. Ou, em outras palavras, como serão
posicionados os diversos instrumentos de informação e controle existentes no posto de
trabalho. (IIDA, 2005).
Já para Muther (1986) o arranjo físico ou layout pode ser definido como o estudo do
posicionamento relativo dos recursos produtivos, homens, máquinas e materiais, ou seja, é a
combinação dos diversos equipamentos/máquinas, áreas ou atividades funcionais dispostas
adequadamente.
A definição ou locação de um layout de uma planta em empresas que prestam serviços, como
escritórios, é uma tarefa que tem um menor grau de complexidade comparada a uma planta
fabril, mas envolve importantes aspectos que devem ser analisados. Embora, a elaboração de
um estudo para melhorar o arranjo físico de um setor de serviços requer do projetista um
conhecimento aprimorado dos processos, das necessidades dos funcionários e de todas as
pessoas que venham a ocupar o ambiente, caso contrário, pode levar à insatisfação do cliente
ou perdas na execução das tarefas.
Contudo, para promover o melhoramento de um arranjo físico existente, segundo Olivério
(1985), o estudo deve estar calcado no atendimento de alguns princípios básicos. Desta forma,
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o procedimento inicial é procurar encontrar as possíveis deficiências ou descumprimento
destes princípios, para em seguida, munido das informações, procurar corrigi-los quando da
elaboração de uma nova proposição de disposição do espaço físico. Assim, procura-se com
uma nova proposição de espaçamento eliminar as perdas e incrementar a produtividade.
Para que o ambiente funcione de forma eficiente, os espaços entre os funcionários devem ser
adequados para que haja uma boa comunicação e interligação entre os mesmos e reduzam ao
mínimo a movimentação de pessoas, materiais e informações.
3.2. Fluxograma
De acordo com Peinado e Graeml (2007) fluxogramas são formas de representar, através de
símbolos gráficos, a série dos passos de um trabalho com o intuito de facilitar sua análise.
Já para Oliveira (2009), o fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza de
símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo de um
processo, bem como sua analise e redesenho.
Para a construção do Fluxograma é necessário que exista uma seqüência lógica das atividades
constituintes do processo. O conjunto de processos deve ser apresentada no fluxograma
listando-se os símbolos, segundo o quadro 1, identificadores segundo a ordem de ocorrência
e ligando-os por segmentos de reta, que representam o fluxo do item.
Quadro 1: Descrição da simbologia usada nos diagramas de processos e mapofluxogramas
Simbologia Atividade
Processamento
Transporte
Inspeção
Espera
Estocagem
Fonte: Adaptado de Batista et al. (2006)
Os aspectos e vantagens principais de um fluxograma, segundo Oliveira (2002) são os
seguintes:
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Facilitar a leitura e o entendimento;
Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
Maior flexibilidade e melhor grau de análise;
Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos.
3.3. Mapofluxograma
O mapofluxograma é a representação do seqüenciamento das atividades apresentadas no
diagrama de processo em uma forma espacial (layout ou croquis), e permite uma maior
transparência da visualização de movimentação de materiais (SALES at al., 2004).
De acordo com Batista et al. (2006), o objetivo principal deste recurso é permitir estudar, em
conjunto com o fluxograma, as condições de movimentação física que se segue num
determinado processo produtivo, bem como os espaços disponíveis ou necessários e as
localizações relativas dos centros de trabalho.
A utilização dos mapofluxogramas em organização trás diversos benefícios, tais quais:
A facilidade de detectar atividades desnecessárias;
Analisar a possibilidades de reunir e combinar diversas atividades;
Detectar e corrigir os movimentos longos que existem entre as atividades;
Verificar modificações de direção do fluxo;
Visualizar os pontos que hajam congestionamento de tráfego de pessoas e materiais.
Para construir um mapofluxograma é necessário elaborar previamente o fluxograma e ter em
mãos a planta baixa, na qual deverá ser desenhado o arranjo físico do ambiente a ser
analisado.
3.4. Fatores que influenciam o ambiente de trabalho
Conforto é um estado de harmonia física e mental com o meio ambiente, baseado na ausência
de qualquer sensação de incômodo. Para Coutinho Filho et al. (2007), é um conjunto de
fatores interdependentes, materiais ou abstratos, que atua direta e indiretamente na qualidade
de vida das pessoas e nos resultados dos seus trabalhos.
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Em relação ao ambiente de trabalho, Coutinho Filho et al. (2007) afirma que vários estudos já
constataram que a produtividade e a qualidade do trabalho realizado estão diretamente
relacionadas com as boas condições do ambiente em que se desenvolvem as atividades. O
ideal é que o ambiente seja sadio e apresente condições agradáveis, capazes de proporcionar
satisfação em tal lugar.
Para isso, é necessário um investimento não tão alto, mas que trará um retorno imediato,
percebido, não apenas na produtividade e qualidade, como também, no aumento da produção
e na redução de faltas por doenças.
No entanto, é obrigação do empregador investir não só no conforto, mas também na
segurança que é o estado, a qualidade ou as condições de seguro, isto é daquele ou daquilo em
que pode confiar. Em relação ao ambiente de trabalho, pode-se definir, a Segurança do
Trabalho como a ciência que atua na prevenção dos acidentes do trabalho decorrentes dos
fatores de risco operacional (SALIBA, 2010).
Segundo Araújo et. al. (2008), a Segurança no Trabalho influencia diretamente na qualidade
de vida do trabalho e conseqüentemente na qualidade das atividades realizadas no ambiente
de trabalho; ela pode ser caracterizada como um tipo de medida preventiva contra acidente de
trabalho e doenças ocupacionais.
A higiene também é um aspecto fundamental em um ambiente de trabalho, visto que é uma
ciência que visa à preservação da saúde e a prevenção da doença. Segundo Pereira (2006), a
Higiene no Trabalho engloba um plano organizado, os serviços médicos adequados, a
prevenção de riscos a saúde e serviços adicionais e tem como objetivo evitar que os
colaboradores se ausentem da empresa por motivos de doenças profissionais, prevenir
doenças e lesões e buscar uma maior manutenção a saúde dos trabalhadores, para que haja
uma maior produtividade.
Dessa forma, os aspectos relacionados ao conforto, segurança e higiene do ambiente de
trabalho, fazem parte de outros fatores a serem interligados quanto ao estudo aplicado pela
Engenharia de Métodos na busca pela eficiência produtiva.
4. Resultados e Discussões
4.1. Descrição da empresa
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O estudo aqui apresentado se desenvolve em uma empresa de prestação de serviços: um
escritório de contabilidade. O proprietário atua também como contador da empresa e é
profissional liberal desde 1981. Em 2006, o proprietário constituiu uma sociedade empresarial
que atua no segmento de prestação de serviços contábeis incluindo auditoria e pericia contábil
e hoje atende aproximadamente 40 empresas que inclui comércios, indústrias, serviços e
construções civis. A empresa possui 9 (nove) funcionários, dentre eles, 5 (cinco) mulheres e 4
(quatro) homens com faixa etária de 20 a 70 anos de idade.
A empresa tem como missão a execução de serviços de informações no sentido de indicar a
posição econômica, financeira e patrimonial das empresas dando suporte ao empresário para
tomada de decisão e tem como visão profissional do trabalho obedecer às normas legais e dá a
exata posição da situação das empresas. Os principais serviços oferecidos às
empresas/clientes vão desde as escriturações fiscais, escriturações contábeis até o setor de
serviços do departamento de recursos humanos.
4.1.1. Descrição do processo de produção
Pelo fato de a empresa estar inserida no ramo de serviços, não há um processo produtivo para
fabricação de produtos tangíveis. Na realidade, a empresa trabalha com produtos intangíveis.
Neste caso, nessa abordagem de estudo, o foca será a situação do setor pessoal do escritório,
que é responsável pelas atividades ligadas aos recursos humanos das empresas. No entanto,
será descrito o processo produtivo de apenas uma atividade executada por tal setor, que é a
admissão de funcionários.
Neste caso, o processo produtivo de admissão de funcionários ocorre da seguinte forma:
1º Passo: O funcionário da empresa cliente vai ao escritório e adquire as informações
necessárias (documentos exigidos) para a admissão de seu funcionário.
2º Passo: O funcionário da empresa cliente volta para sua empresa e recolhe os
documentos exigidos.
3º Passo: Após aproximadamente dois dias úteis, o funcionário da empresa cliente
volta ao escritório e faz a entrega da documentação.
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4º Passo: A funcionária do escritório, do setor pessoal, abre o sistema ALTER DATA
e preenche a ficha cadastral do funcionário admitido e salva tal ficha com todos os
dados.
5º Passo: Depois de gerada a informação do funcionário, é impressa a sua ficha, o
recibo da carteira de trabalho e o contrato de experiência.
6º Passo: O material impresso vai para a empresa cliente para ser assinada pelo
funcionário e volta para ser arquivado no escritório.
4.2. Fluxograma aplicado
Os símbolos gráficos, representados através do fluxo ou seqüência de um processo de
trabalho, têm o intuito de facilitar sua análise clara e precisa e a possibilidade de redesenho,
caso haja necessidade. Assim, o fluxograma do escritório, com a atividade de admissão de
funcionário em estudo pode ser observado abaixo.
Quadro 2: Fluxograma aplicado na empresa no setor de recursos humanos
Etapas Símbolos Descrição Distâncias
1 Busca de informações 3,0 m
2 Repasse de informações -
3 Desloca-se e pega os documentos 3,0 m
4 Desloca-se e entrega os documentos 3,0 m
5 Abre o software -
6 Preenche a ficha cadastral e salva -
7 Gera a informação e imprime o material -
8 Inspeciona o material -
9 Desloca-se com o material e assina-os 3,0 m
10 Volta para o escritório 3,0 m
11 Desloca-se para sala de arquivo 6,0 m
12 Arquiva o material -
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Fonte: Autoria Própria
Diante da análise feita sobre o fluxograma acima, percebe-se que não há necessidade de
redesenhá-lo de maneira mais adequada, pois o que poderia ser melhorado é a diminuição de
transportes durante a execução da atividade, mas esses transportes fazem-se necessários, não
podendo ser eliminados.
4.2.1. Aplicação do mapofluxograma na empresa
Uma empresa para funcionar de forma eficiente e trazer benefícios para si próprios e seus
funcionários, deve ter suas instalações previamente projetadas a fim de permitir um fluxo
ideal de pessoas, matérias e equipamentos.
O mapofluxograma usado para analisar e destacar os tipos de atividades realizadas dentro de
cada setor na empresa, por onde passam os itens em processamento, são desenhados sobre as
linhas, junto a cada centro de trabalho com os símbolos gráficos que definem as atividades ali
executadas.
Figura 1: Mapofluxograma aplicado na empresa
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Fonte: Autoria Própria
De acordo com o mapofluxograma construído, pôde-se perceber que grandes movimentos
existem, no entanto não podem ser eliminados, visto que envolve transportes com o
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empregador cliente do escritório e não movimentos relacionados com os funcionários da
empresa. O único transporte que envolve o escritório estudado é a etapa número 11, de
acordo com o fluxograma, que é levar os documentos para o arquivo.
4.3. Propostas de melhorias no ambiente de trabalho
4.3.1. Layout proposto
Pode-se perceber durante a visita in loco, que o layout da empresa não está projetado da forma
mais adequada para a melhor execução de seus serviços, visto que, os birôs encontram-se em
forma de “L”, ocupando uma grande área no ambiente de trabalho, como pode ser observado
na figura 1, que poderia ser utilizada para outros fins e para melhorar a circulação dos
funcionários por este local. Percebe-se também como um problema no layout, a ausência de
uma sala de recepção, de uma sala de reunião e um mau posicionamento da sala do
proprietário.
Outro aspecto percebido no ambiente estudado é a posição das máquinas e equipamentos que
são utilizados para melhor servir as funções exercidas pelos funcionários. Tais equipamentos
devem estar localizados o mais próximo possível, com base freqüência de uso, reduzindo ao
máximo a movimentação dos mesmos, o que não é aplicado no escritório com a impressora,
por exemplo, onde para sua utilização necessita-se de um deslocamento desnecessário,
causando perda de tempo e produtividade.
Para promover o melhoramento do arranjo físico existente, o estudo deve estar calcado no
atendimento de alguns princípios básico, tais quais:
A implantação de postos de trabalho de forma que os funcionários fiquem um em
frente ao outro, com birôs circulares divididos por barreiras de pequena altura
permitindo a comunicação visual e oral entre os funcionários e com espaços
suficientes para os materiais e equipamentos necessários durante a atividade,
aproveitando melhor a área do ambiente;
A construção de uma sala de recepção, para melhor atender seus clientes e visitantes,
tornando o ambiente mais confortável e agradável e de uma sala de reunião que
possibilite discussões particulares e tomadas de decisão da empresa;
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Localizar a impressora em um ambiente central, permitindo uma melhor acessibilidade
por todos os funcionários e/ou localizá-la próximo do funcionário que mais a utiliza;
Mudança de posição da sala do proprietário para a região central do escritório, que
permita a facilidade de comunicação e a supervisão dos serviços em geral.
Figura 2: Layout proposto
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Fonte: Autoria Própria
4.3.2. Implantação dos 5S.
O 5S é o programa da Qualidade Total que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do
asseio e da autodisciplina dos funcionários de uma organização. (REBELLO, 2005).
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Organizar o ambiente de trabalho é importante para que se possa encontrar objetos e
documentos com maior facilidade. E um local de trabalho limpo e organizado é mais
estimulante e causa boa impressão, tornando mais agradável a permanência naquele ambiente.
Por isso, uma das medidas a serem tomadas para obter uma melhor organização do ambiente é
deixar sobre as mesas dos funcionários apenas os materiais que serão utilizados com maior
freqüência ou em curto prazo, aqueles documentos usados raras vezes devem ser colocados
nas gavetas acopladas às mesas.
Em relação ao arquivo, a proposta é que as pastas de cada empresa sejam organizadas em
ordem alfabética e colocadas, as de maior prioridade e utilização, nas prateleiras de mais fácil
acesso, promovendo uma melhor localização e facilitando o trabalho.
Diante da importância em manter um ambiente organizado, a implantação dos 5S é umas das
medidas mais propícias para tal. Por isso, devem ser seguidas as seguintes etapas para tal
implantação:
a) Selecionar (SEIRI) - Fazer uma seleção, separando o que é necessário do que não é
necessário e pode ser descartado;
b) Armazenar adequadamente (SEITON) - Designar um local separado para os itens
essenciais e fazer com que este espaço se torne auto explicativo, de forma que todos
saibam o que se coloca ali;
c) Fazer brilhar (SEISO) - Manter limpos os equipamentos, ferramentas e a área de
trabalho;
d) Padronizar o estado de limpeza (SEIKETSU) - Fazer manutenção;
e) Perseverar (SHITSUKE) - Manter a disciplina como hábito diário.
Assim, tal implementação objetiva promover a alteração do comportamento das pessoas,
proporcionando total reorganização da empresa através da identificação dos materiais, tais
como documentos, livros, receitas, eliminando os obsoletos; execução constante de limpeza
no local de trabalho, assim como a construção de um ambiente que proporcione saúde física e
mental.
5. Considerações finais
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Diante da análise realizada no escritório de contabilidade e do conhecimento sobre a
Engenharia de Métodos, pode-se concluir que o ambiente de trabalho estudado não apresenta
problemas relacionados aos métodos aplicados e ao estudo de movimentos. Contudo,
observam-se problemas que envolvem aspectos relacionados ao arranjo físico e a organização
do ambiente.
Em relação ao arranjo físico, as principais deficiências encontradas foram a ausência de uma
sala de reunião, sala de espera, mau posicionamento da sala do proprietário e células de
trabalho que proporcionam grandes perdas, em relação à área, ocupando muito espaço.
Para corrigir estes problemas foram propostos a elaboração das salas, como enumerado no
parágrafo anterior, que acarretarão um ambiente mais confortável e reservada, bem como a
construção de células de tal forma que os trabalhadores fiquem um em frente ao outro,
garantindo boa interligação entre eles, reduzindo a área utilizada e diminuindo a
movimentação de pessoas, materiais e informações. Quanto à sala do proprietário, se a mesma
for transferida para um local mais central, proporcionará mais comunicação e supervisão.
Em relação ao fluxograma e o mapofluxograma, concluiu-se que não há o que ser modificado,
afinal não existem grandes distancias e movimentações que podem ser retirados, pois as
existentes são necessárias para a operação.
Em relação aos aspectos como higiene, conforto e organização indica-se a implantação do 5S,
para que o ambiente se torne mais limpo, agradável, organizado para seus usuários e gere uma
melhor impressão para os seus visitantes.
Desta forma, se as mudanças sugeridas neste trabalho forem acatadas e aplicadas pelo gestor
da empresa estudada, haverá melhorias na produtividade, na racionalização das tarefas, na
eficiência do trabalho e nas condições de trabalho.
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