2011
GESTÃO DE PROCESSOS
Projeto
Estratégia
Organizacional
SEFA
Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães
“MANTER A SOBERANIA NO ESPAÇO
AÉREO NACIONAL COM VISTAS À
DEFESA DA PÁTRIA”
Comando da Aeronáutica
SEFA
74 ORGANIZAÇÕES
“UNIDADES GESTORAS”
Unidades - Exterior
ESTRUTURA ADMINISTRATIVA – COMANDO DA AERONÁUTICA
Comando da Aeronáutica
SEFA
�Execução Orçamentária
�Administração Financeira
�Contratos e Convênios
�Contabilidade
�Controle Interno
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
Comando da Aeronáutica
SEFA
OBJETIVO
Identificar os aspectos contextuais e as
principais peculiaridades do estudo de
processos levado a efeito na SEFA entre
os anos de 2010 e 2011.
Comando da Aeronáutica
SEFA
ROTEIRO
�Os motivadores do estudo de processos na SEFA
�A estrutura geral do projeto
�O suporte teórico
�As etapas e os resultados
�Desafios, facilitadores e lições aprendidas
Comando da Aeronáutica
Os motivadores do Estudo de Processos na
SEFA
Comando da Aeronáutica
SEFA
Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)
•Pesquisa sobre “Gestão do Conhecimento” – 2009
•Necessidade de documentação de processos
Existência de documento com descrição dos processos de trabalho
Sim 26%
Apenas parcialmente
42%
Não 32%
Fonte: questionário de pesquisa (2009)
Comando da Aeronáutica
SEFA
Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)
•Necessidade de estruturação de indicadores dedesempenho para a SEFA (Relatório de Gestão) - 2010
•Oportunidade de revisão dos elementos componentes da estratégia SEFA
PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA
Comando da Aeronáutica
SEFA
POLÍTICAS
PROJETOS PROCESSOS
ESTRATÉGIAS OBJETIVOS
MISSÃO + VISÃO
Fonte: adaptação de Oliveira (2007, p. 177).
INDICADORES
Comando da Aeronáutica
Estrutura Geral do Projeto
Projeto Estratégia Organizacional SEFA
Identificar processos
estratégicos
Elaborar indicadores
Elaborar a Estratégia e Plano Setorial
Elaborar Programa
de Trabalho
Identificar e analisar riscos dos processos
Relatório de Gestão
Conceber a missão, visão e valores
Analisar o ambiente
Mapear processos por áreas
Elaborar a Política de Economia e Finanças da
Aer.
Elaborar Plano de
Continuidade de Negócios
Comando da Aeronáutica
SEFA
PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA 425 dias 24/05/2010 06/01/2012
Aprovação do Cronograma e Fases 1 dia 24/05/2010 24/05/2010
Análise do Ambiente 12 dias 28/05/2010 14/06/2010
Elaboração da Missão e Visão 15 dias 28/05/2010 17/06/2010
Mapeamento e Análise de Processos 65 dias 18/06/2010 16/09/2010
Elaboração de Indicadores 49 dias 17/09/2010 24/11/2010
Elaboração da Política 196 dias 18/06/2010 18/03/2011
Elaboração da NPA do Relatório de Gestão 141 dias 28/05/2010 10/12/2010
Elaboração da Estratégia da SEFA 120 dias 21/03/2011 02/09/2011
Elaboração do Plano Setorial (PTA) 80 dias 05/09/2011 23/12/2011
Avaliação de Riscos dos Processos 95 dias 21/03/2011 29/07/2011
Elaboração do Plano de Contingências 85 dias 01/08/2011 25/11/2011
Elaboração da NPA de Revisão da Estratégia Organizacional 40 dias 14/11/2011 06/01/2012
Comando da Aeronáutica
Suporte Teórico
Comando da Aeronáutica
SEFA
Paim et al. Gestão de Processos:pensar, agor e aprender. Porto Alegre:Bookman, 2009.
Sordi, José Osvaldo de. Gestão porProcessos. Porto Alegre: Bookman,2009. São Paulo: Saraiva, 2008.
Geston, J; Nelis, J. Business Process
Management. Butterworth-Heineman,2008.
ABPMP – www.abpmp-br.org
Comando da Aeronáutica
SEFA
Trabalho ponta-a-ponta que entrega
valor aos clientes.
Association of Business Process Management Professionals
ABPMP (2009)
Comando da Aeronáutica
SEFA
Maturidade
Fonte: Paim et al (2009)
Comando da Aeronáutica
SEFA
Processos
Estratégia Cultura
TecnologiaIndicadores
Conhecimento
Estrutura
Fonte: Paim et al (2009)
Comando da Aeronáutica
SEFA
Gestão de Processos
ABORDAGENS
Gestão Funcional
Gestão Funcional de Processos
Transversais
Gestão Processual
Fonte: Paim et al (2009)
Comando da Aeronáutica
SEFA
Gestão Funcional de Processos Transversais
Prioriza a gestão organizacional a partir da idéia de
que os processos devem apoiar a coordenação do
trabalho, mas preserva a divisão do trabalho
centrada na especialização e não cria duas linhas
de autoridade.
Paim et al (2009)
Comando da Aeronáutica
SEFAVisão das Estruturas
Vertical Funcional
Funcional com Processos
Processos Horizontais
Comando da Aeronáutica
SEFA
Secretário
SUCONV SUFIN SUCONT SUAUD
VISEFA
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
Comando da Aeronáutica
SEFA
Vantagens da abordagem de processos como complemento da estrutura funcional
• Maior integração decorrente da identificação dasinterfaces organizacionais e de processos
• Percepção da organização como sistema
• Definição de mecanismos decisórios para soluçãode conflitos
• Integração de bases de dados
• Definição de estruturas de governança paraprocessos
Comando da Aeronáutica
As Etapas e os Resultados
“ANÁLISE DOS PROCESSOS SEFA E ELABORAÇÃO DE INDICADORES”
Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 1 – Nivelamento do Conhecimento sobre Processos
�Responsabilidade: GT Gestão e IEFA
�Fase de estudos – compartilhamento de fontes
�Seminário sobre Processos – Projeto “LUMINAR”
�Revista “SEIVA”
Comando da Aeronáutica
SEFA
•Responsabilidade: representante de cada área no GT
•Apresentação da ferramenta de mapeamento
•Definição do detalhamento
•Seleção de área piloto
•Rodada de solução de dúvidas
•Mapeamento nas áreas
•Apresentação ao GT
Etapa 2 – Mapeamento dos Processos por Áreas
60 dias
Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 2 – Mapeamento dos Processos
Orientações Básicas
•Ampla participação dos especialistas
•Adesão à prática
•Apoio teórico do GT
•Elaboração das fichas de cadastro de processos e fluxos
•Validação pelas áreas envolvidas – Alta Gerência
Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 3 – Apresentação dos Mapas (fluxos) ao GT
•Dedicação integral do GT – 8 dias úteis
•Presença dos titulares das áreas afins
•Sala de reuniões da SEFA – ambiente equipado
•Apresentação de fichas de informações e fluxos
•Discussão dos fluxos, suas interações (*) e graude importância estratégica de cada processo à luzda Missão da SEFA
(*) inclusive interações externas
Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 4 – Elaboração de Indicadores de Processos
�Responsabilidade: Área (gerente + equipe)
�Nivelamento de conhecimento sobre Indicadores –Seminário Projeto “LUMINAR”
Validação inicial dos indicadores – apresentação ao GT em reuniões consecutivas (3 semanas)
Comando da Aeronáutica
SEFA
NCQR
QT
= 1 - X 100 %NCQR
QT
= 1 - X 100 %
Nome do Processo: PRESTAÇÃO DE CONTAS
Nome do Indicador de Desempenho
Objetivo da MétricaFórmula do Indicador de
DesempenhoDefinição das Variáveis empregadas na fórmula.
Origem ou base de dados a serem
empregados na fórmula
Periodicidade de
Medição
Responsável pela Medição
Conformidade Contábil SIAFI
Aferir nível de conformidade das UG EXEC em relação aos preceitos contidos nas Normas Contábeis internas e externas ao COMAER.
NC – Nível de Conformidade
Contábil.QR – Quantidade de UG EXEC com restrição contábil
registrada no SIAFI, no mês.QT – Qtdade total de UG
EXEC.
Registro da Conformidade Contábil no
SIAFI
Mensal SUCONT-2NC
QR
QT
= 1 - X 100 %NCQR
QT
= 1 - X 100 %
Exemplo de Indicador
* 47 Indicadores de Processos Validados pelo GT
Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 5 – Inserção dos Indicadores no Contexto Gerencial
�Menção no Plano Estratégico (Estratégia de Economia eFinanças), no Plano Setorial e no Programa de Trabalho.
� Introdução da abordagem de processos e dosindicadores nas Reuniões Mensais da Administração.
� Introdução, no Relatório de Gestão, da avaliação críticade desempenho por meio de indicadores.
� Introdução dos mapas de processos e apreciação dosresultados de indicadores nos brifings da SEFA(institucionais e de transmissões de cargos).
Comando da Aeronáutica
Desafios, facilitadores e lições aprendidas
Comando da Aeronáutica
SEFA
FACILITADORES
•Patrocínio (Secretário de Economia e Finanças)
•Posicionamento do GT na estrutura – Coordenação no nível da Alta Gerência (VISEFA)
•Nível de conhecimento médio elevado
•Concentração das instalações
•Comprometimento com tarefas e prazos
•Apoio de tecnologia (equipamentos e rede)
Comando da Aeronáutica
SEFA
DESAFIOS
•Revisão periódica dos elementos da estratégiaorganizacional, incluindo processos e indicadores.
•Inserção da cultura de processos no “tecido” da Organização (“demanda puxada”).
•Documentação e compartilhamento do conhecimento adquirido.
•Vencer a tendência natural de realizar somente gestão funcional de processos.
•Estabelecer “link” prático entre indicadores e melhoria de processos.
Comando da Aeronáutica
SEFA
LIÇÕES APRENDIDAS
�Patrocínio
�Cultura – gestão de mudanças
�Absorção do conhecimento – tempo de maturação
�Divulgação (informação)
Comando da Aeronáutica
SEFA
“As grandes obras são executadas, não
pela força, mas pela perseverança.”
Samuel Johnson
Contato: Ten Cel Int ALEXANDRE VELLOSO GUIMARÃES
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
2011
GESTÃO DE PROCESSOS
Projeto
Estratégia
Organizacional
SEFA