1 ATIVO IMOBILIZADO

1.1 DADOS MESTRES DE ATIVOS IMOBILIZADOS:

1.1.1.1.1

1.1.1.1.2 Função e Lay-Out

a) Explicações gerais de alguns conceitos básicos do AM (Asset Management):

Plano de Avaliação: Definido para cada país. Geralmente todas as empresas dentro do país utilizam o mesmo plano de avaliação, que contém as áreas de avaliação necessárias para diferentes tipos de avaliação. Exemplo: área de avaliação para custos de produção e aquisição em várias moedas e áreas de avaliação para reavaliação de ativos.

Cada área de avaliação representa um tipo específico de avaliação para um determinado objetivo. As áreas de depreciação são identificadas por uma chave numérica de 2 caracteres.

a. Precisa-se definir uma área de avaliação para lançar valores de custos de aquisição e produção no Razão, sendo normalmente escolhido para isso a área 01.

b. Precisa-se especificar quais tipos de avaliações especiais serão administradas no plano de avaliação da empresa. No caso da Pif Paf identificou-se as áreas de avaliação (normal) e de reavaliação.

Pode-se associar um ativo aos seguintes objetos de CO: Centro de Custo (geralmente para alocação da depreciação) e Ordem Interna (geralmente utilizado para apropriar custos internos da empresa em imobilizados em andamento).

Pontos importantes: é impossível associar um ativo a 2 Centros de Custo; pode-se associar um ativo a uma ordem interna para alocação de custos do projeto (quando o ativo fizer parte desse projeto).

Classes de imobilizados: são criadas a nível de client. São associadas a pelo menos um plano de avaliação. Elas são o meio mais importante de estruturação (agrupamento) do imobilizado de acordo com as necessidades do negócio. As definições das classes de ativos se aplicam a todas as empresas dentro do client:

A classe de ativo consiste de 3 seções principais:

Cabeçalho: contém parâmetros de controle para manutenção dos dados-mestres e determinação de conta.Seção dos dados mestres: contém valores pré-definidos para dados administrativos no cadastro mestre do ativo.Seção de avaliação: contém parâmetros de controle para termos de avaliação e depreciação.

A classe de imobilizado é o critério de seleção de todos os relatórios standard dentro de FI-AA.

Determinação de Contas: define as contas do razão para lançamento automático dos valores do imobilizado. Pode ser igual ao número de classes de ativo, podendo também várias classes de imobilizado estar associadas a uma mesma determinação de contas, caso a contabilização delas sejam idênticas.

Intervalo de numeração: controla a numeração do cadastro mestre dos imobilizados. É necessário definir se o intervalo de numeração será atribuído internamente (dada pelo próprio R/3)

ou externamente (informada pelo usuário). Cada empresa pode ter seu próprio intervalo de números ou várias empresas poderão usar o mesmo intervalo. Cada classe de imobilizado deve estar associada a um intervalo de numeração, podendo várias classes de imobilizado utilizar o mesmo intervalo.

Screen Layout (Estrutura de telas): especifica quais campos ou grupos de campos são apresentados no cadastro mestre do ativo e quais campos de entrada serão obrigatórios ou opcionais. Cada classe de imobilizado deve estar associada um a estrutura de tela, podendo várias classes utilizar a mesma estruturação.

b) Cadastro mestre – Projeto Pif Paf :

Atualmente existem na Pif Paf aproximadamente 10.000 bens ativos, incluindo bens principais e sub-números (incorporações em bens existentes).

No R/3 as reavaliações serão adminstradas como áreas de avaliação do próprio bem, não necessitando da criação de um sub-número para este tratamento (vide maiores explicações no item Reavaliações de ativos).

Todo o Ativo Permanente da empresa será administrado pelo AM, como segue:

Investimentos Ativo Imobilizado Ativo Diferido

O Patrimônio Líquido - PL que atualmente é administrado pelo sistema de ativos não será tratado no AM, uma vez que o AM é voltado para o tratamento de bens do ativo permanente e as movimentações do PL podem ser realizadas através de lançamentos contábeis simples. Além disso, como a natureza das contas do PL é credora, seu tratamento no AM seria bem mais trabalhoso para o usuário do que a utilização de lançamentos simples de razão para administrar as contas de PL.

Será administrada no AM a empresa: Pif Paf

Será definido um único Plano de Depreciação que será contempladas no AM, considerando que este plano é definido a nível de país.

O ativo imobilizado da Pif Paf e suas reavaliações serão administrados nas seguintes moedas: Real - R$ (moeda da empresa), Dólar Norte Americano - USD (moeda adicional em FI) e UFIR (moeda adicional em FI, visando atendimento fiscal).

Para cada moeda deverá ser criada uma área de avaliação distinta. Além disso, as reavaliações de ativos serão tratadas em áreas de avaliação distintas das áreas de aquisição normal, uma vez que os tratamentos contábeis são diferenciados.

Foram definidas as seguintes áreas de avaliação para Pif Paf

Área de avaliação: Aquisições em R$ Área de avaliação: Aquisições em USD Área de avaliação: Aquisições em UFIR Área de avaliação: Reavaliações em R$ Área de avaliação: Reavaliações em USD

Área de avaliação: Reavaliações em UFIR

A forma de agrupamento dos imobilizados no AM será determinada pelas classes de imobilizado.

A definição das classes de imobilizado na Pif Paf será baseada nas definições das contas contábeis do Ativo Permanente. Entretanto as classes de imobilizado terão uma definição mais segmentada que a Contabilidade para atender a atual estrutura do sistema de ativos.

A codificação das classes de imobilizado no R/3 será estruturada de forma a permitir a seleção de relatórios

no AM pelos grandes grupos e sub-grupos da Contabilidade.

Uma idéia para codificação das classes de imobilizado no AM baseada na atual definição do Plano de Contas e no sistema legado seria:

O código do plano de classes será composto basicamente por 6 (seis) posições, como segue :

XX.YY.ZZ onde :

XX identificaria a natureza da classe. Exemplo: 13 – para Investimentos, 14 – para Ativos Fixo - custo, 15 – para Depreciação e Amortização do Imobilizado, 16 – para Ativo Diferido – custo, 17 – para Amortização do Diferido.

YY identificaria a classe. Exemplo: para natureza Investimentos: 10 – Participações em Sociedades Coligadas, 20 – Participação em Outras Sociedades, 30 – Participação em Fundo de Investimento; para natureza Ativo Fixo: 10 – Propriedades Imobiliárias; 20 – Bens em operação; 03 – Formação de Cafezal, e assim por diante; para natureza Ativo Diferido: 10 – Estudos e Projetos; 20 – Despesas Pré-Operacionais.

ZZ identificaria a categoria (ou detalhe) da classe. Exemplo: para classe de Bens em Operação: 01 – Instalações; 02 – Veículos; 03 - Aeronave, e assim por diante.

Ou seja, um exemplo de código de classe de imobilizado seria: 15.20.02 – Veículos, onde as posições 1 e 2 identificam a natureza; 3 e 4 identificariam a classe ; 5 e 6 identificariam a categoria ou detalhe da classe.

Para as todas classes de investimento será utilizado um intervalo de numeração único que será atribuído internamente pelo sistema.

Para as todas classes de ativo diferido será utilizado um intervalo de numeração único que será atribuído internamente pelo sistema.

A atribuição de numeração interna pelo sistema significa que a cada novo cadastro criado o sistema atribuíra uma numeração interna seqüencial baseada no intervalo de numeração definido para classe do bem.

É importante ressaltar que os novos ativos fixos independente de sua classificação (classes) no AM serão cadastrados com uma única numeração contínua para manter o padrão adotado atualmente na Pif Paf. Por exemplo: Um ativo da classe instalações pode ter a numeração 008001, um ativo da classe veículos ter a numeração 008002 e um ativo da classe de máquinas e equipamentos ter a numeração 008003.

Também para manter a numeração atual do sistema legado será definido um intervalo de numeração de 06 posições numéricas para os ativos fixos.

A atribuição de numeração externa significa que a cada novo cadastro criado o usuário deverá informar manualmente um número para o imobilizado baseado no intervalo de numeração definido para classe do bem. A única consistência realizada pelo sistema é impedir que mesmo nº seja atribuído a dois cadastros distintos.

Para as todas classes de imobilizado em andamento (em curso) será utilizado um intervalo de numeração único que será atribuído internamente pelo sistema. Isso porque o imobilizado em andamento é caracterizado no AM como um cadastro intermediário, uma vez que posteriormente este será liquidado (ou capitalizado) para seu respectivo(s) cadastro(s) de bem em operação que possuíra numeração externa correspondente a sua placa de identificação física. Ou seja, no R/3, o bem em andamento é um bem intermediário com uma numeração e cadastro específico e quando este bem termina sua fase de montagem é capitalizado (liquidado) para um ou mais bem em operação que possui uma numeração e cadastro diferente do bem em andamento.

Para novas aquisições ou incorporações em um imobilizado já existentes, voltadas para melhorias e

reformas, será utilizada a atribuição de sub-números (denominado incorporações no sistema legado). Com a entrada do R/3 os sub-números serão numerados internamente pelo R/3.

Para o tratameto de bens de baixo valor a Pif Paf baseia-se na lei fiscal, ou seja, bens com valores até 394 UFIRs são lançados diretamente como despesa, salvo os bens de baixo valor com mais de um ano de vida útil e outras exceções. Os bbvs de vida útil acima de 01 ano e outras exceções são cadastrados e administrados em uma das classes de ativo fixo existentes de acordo com sua característica.

1.1.1.1.3 Obtenção dos Dados

A partir do sistema legado da empresa. Serão mantidos os seguintes dados de cadastro individualizado por item:

chapa do patrimônio, considerado o número do item; descrição do item; complemento (informações adicionais); marca do item; nº de série; fornecedor; nota fiscal de compra; data da aquisição; conta patrimonial (contábil); taxa de depreciação; grupo e subgrupo do item dentro do ativo imobilizado; nº da empresa; nº da filial; centro de custo; setor de alocação do item; taxa de depreciação incentivada; data de início da depreciação incentivada; data do último cálculo que foi efetuado depreciação do item; data de cancelamento / baixa do item; % de depreciação ou amortização;

situação do item (normal, baixado ou transferido para outras empresa do grupo).

1.1.1.1.4 Manutenção dos Dados

A criação do cadastro de ativos atualmente é realizada pela Contabilidade da empresa.

As modificações de cadastro de bens também são realizadas pela Contabilidade, mediante documento interno devidamente aprovado. As modificações mais comuns atualmente referem-se à transferência de bens entre filiais, centro de custo e/ou setor.

Estes procedimentos serão mantidos no R/3.

1.1.1.1.5 Carga Inicial

Será gerado pela Pif Paf um arquivo texto dos cadastros de ativos e seus respectivos valores de aquisição, depreciação e reavaliação nas moedas definidas baseado em um layout pré-definido pela consultoria. Este arquivo/layout levará em consideração as definições de cadastro realizadas no projeto Pif Paf.

1.1.1.1.6 GAPs identificados

Carga de saldos.

1.2 AQUISIÇÕES DE ATIVO IMOBILIZADO :

1.2.1.1.1 Descrição do Processo

a) Informações Gerais:

De forma simplificada, o processo de compra de ativo imobilizado atualmente funciona da seguinte forma:

Ativos Fixos:

A compra de ativos fixos é requisitada pelo departamento solicitante via sistema; Ocorre a aprovação da solicitação pelo gerente responsável pela área; Ocorre a aprovação da solicitação pela Diretoria; É efetuada a cotação pelo Departamento de Compras, verificando se há disponibilização de verbas

para o respectivo centro de custo; Caso não haja verba disponível, a solicitação de compras fica pendente de transferência de verbas ou

suplementação orçamentária; Após essa liberação, os ativos fixos são efetivamente adquiridos pela área de compras; Quando do recebimento do ativo, há a confrontação do pedido com a Nota Fiscal, que é redigitada no

sistema de controle patrimonial.

Através do sistema R/3 não haverá necessidade de redigitação da Nota Fiscal de entrada, que será registrada no AM quando do recebimento físico e fiscal, pelo módulo MM.

Ativos em andamento:

O departamento responsável solicita a abertura de uma conta contábil específica para controlar os gastos do imobilizado em andamento a ser adquirido;

Todas as aquisições são registradas nessa conta específica, depois de devidamente aprovadas, conforme detalhamento no tópico acima;

Após solicitação de encerramento, a respectiva conta contábil é transferida (ou liquidada) para um ou mais ativos fixos.

Baseado na estrutura atual de compra de ativos, foi montado um processo para controle dessas compras no R/3, que terá que ser bastante testado para certificação de seu funcionamento, uma vez que envolve CO, MM e AM.

Pontos importantes para montagem do processo no R/3:

Cada aquisição corresponderá a uma Ordem Estatística de CO. As ordens estatísticas possuem as mesmas características das ordens internas, porém não estão sujeitas a liquidações. Ou seja, os lançamentos são visualizados e controlados por essas ordens, mas as alocações dos gastos e custos ocorrerão diretamente nos imobilizados em andamento, ordens internas (para alocação de custos internos dos imobilizados em andamento) e imobilizado em operação.

A ordem estatística possuíra controle de disponibilidade, ou seja, será determinado um orçamento para cada ordem estatística e quando as compras de imobilizados ou alocação de custos internos vinculados a uma determinada ordem estatística excederem seu orçamento, o sistema efetuará o bloqueio e emitirá uma mensagem de aviso dessa compra ou alocação.Com esse bloqueio,

somente o usuário autorizado pode aumentar o orçamento da ordem, permitindo a efetivação da compra ou alocação.

Ficou definido que para toda compra de imobilizado para direta utilização e montagem de imobilizado em andamento deverá ser informado a ordem estatística correspondente.

Considerações sobre imobilizado em andamento:

Para cada cadastro de imobilizado em andamento deverá também ser criado uma ordem interna correspondente para alocação dos custos internos (mão de obra interna, materiais e manutenção, juros sobre imobilizado em andamento e apropriação posterior ao imobilizado em andamento).

b) Processo de compras de imobilizados para utilização direta e imobilizados em andamento no R/3:

O processo de compras de ativos fixos para utilização direta e imobilizados em andamento será idêntico no R/3. Conforme foi comentado anteriormente este processo precisa ser testado para sua validação, pois envolve vários módulos distintos (CO, MM e FI/AM).

Mostramos abaixo a idéia para o tratamento de compras de ativos, exemplificando a compra de um imobilizado em andamento:

O processo de compras para imobilizado em andamento terá também uma estratégia de liberação em MM definida pela empresa.

Quando da necessidade da compra de um imobilizado em andamento será feita pelo Departamento solicitante a abertura de uma "requisição de compras" do bem a ser adquirido.

Para a abertura da requisição de compras, a Contabilidade já deverá criar um cadastro para o imobilizado em andamento a ser adquirido contendo todas as informações relevantes, pois na requisição já deve constar o número do imobilizado como referência. Além disso, para que a empresa possa controlar o orçamento deste imobilizado, esta requisição deverá ser vinculada a uma ordem estátistica de CO que tem o objetivo controlar o orçamento dos imobilizados. Ou seja, na requisição de compras deverá ser informado o código do imobilizado em andamento e sua ordem estatística correspondente.

Conforme estratégia de liberação definida, o MM continua seu fluxo de compras: Cotação => Pedido de Compra => Entrada física/fiscal, sempre vinculando o número do imobilizado cadastrado e a ordem estatísticas indicada na requisição de compras.

É importante ressaltar que no pedido de compras, caso o orçamento (ordem estatística) seja excedido, o sistema fará o bloqueio ou aviso deste pedido, conforme critério definido pela empresa.

Quando da entrada física/ fiscal do ativo em andamento, esta aquisição será apropriada diretamente no bem em andamento e consequentemente será feito também a atualização deste registro na Contabilidade, conforme determinação de contas definida para o imobilizado em andamento.

Conforme pode ser visualizado acima, deverá existir uma grande sintonia entre o departamento de compras, o emissor da Requisição de Compras e a Contabilidade para não prejudicar o fluxo de compras de um ativo.

Este mesmo processo listado acima é valido para a compra de imobilizados para utilização direta.

c) Alocação de custos internos no Imobilizado em Andamento no R/3:

No caso de imobilizados em andamentos, além de compras vindas de MM, serão alocados também custos internos (alocação de atividade e gastos de materiais diversos).

Dessa forma, para cada imobilizado em andamento cadastrado no AM, que receberá alocação de custos internos, deverá também ser criado uma ordem interna correspondente em CO.

As ordens internas receberão as alocações dos custos internos e mensalmente estes custos serão apropriados no seu correspondente Imobilizado em Andamento no AM.

No processo de aquisição de ativo imobilizado em andamento como medida de investimento, sera criada uma ordem de investimento real, onde o processo de aquisição estará passando por MM e os demais custos referente a aquisição estará sendo tratado por CO.A liquidação desta ordem acontece em CO, transferindo estes valores para AM, quando da sua liquidação .

d) Outras informações sobre aquisições de ativos na Pif Paf :

Com a entrada do R/3, além da recuperação de ICMS para os casos pertinentes, será também alimentado o livro fiscal CIAP que não é emitido atualmente.

A Pif paf têm a intenção de lançar suas aquisições de ativo imobilizado da seguinte forma:

A compra de bens ligados diretamente à produção deverá ser lançada pelo seu valor líquido de ICMS, alimentando a conta de recuperação de ICMS e o livro CIAP, para aquelas filiais que puderem recuperar ICMS sobre imobilizado (depende da legislação fiscal em vigor);

Dependendo de qual filial a compra de ativos é efetuada (ex: Visconde do Rio Branco e Patrocínio) não existe a recuperação de ICMS, mesmo para bens ligados à produção;

A compra de bens não ligados ao processo produtivo será lançada pelo seu valor bruto, uma vez que não existe a recuperação de ICMS.

Em relação aos Adiantamentos a Fornecedores de imobilizados, foi definido que o controle será realizado no grupo de contas de Adiantamentos do ativo circulante, controlado pelo Contas a Pagar e vinculado ao respectivo fornecedor.

1.2.1.1.2 Produtos Obtidos

1.2.1.1.3 Controle orçamentário efetivo e recuperação de ICMS nas compras de ativo fixo.

1.3 OUTRAS OPERAÇÕES NO AM:

1.3.1.1.1 Descrição do Processo

a) Centro de Custo:

O código do centro de custo no cadastro do bem define a apropriação da sua depreciação na contabilidade.

Na hipótese de transferência de bens entre centros de custo, a depreciação passará a ser contabilizada no centro de custo de destino a partir do mês da ocorrência da transferência.

É comum na Pif Paf a transferência de bens entre filiais, centro de custo e setor.

b) Transferência de valores entre ativos fixos:

Não é comum na Pif Paf a transferência de valores de um ativo para outro.

Entretanto, existem casos em que é necessária a transferência de valores entre bens, parcial ou total, devendo o R/3 estar preparado para realizar esta operação.

c) Reavaliação de ativos:

Existe na Pif Paf bens que foram reavaliados. No sistema legado, estas reavaliações foram criadas com um agregado (sub-número) do bem principal para lançamento de suas reavaliações.

Com o R/3, estas reavaliações serão tratadas no próprio bem, sem a necessidade da criação de um agregado para este propósito. Estas reavaliações serão tratadas numa área de avaliação distinta dos valores de aquisição e depreciação normal do bem, uma vez que existe tratamento contábil diferenciado para lançamento das reavaliações e da depreciação destas reavaliações.

É importante ressaltar que as reavaliações da Pif Paf são tanto positivas quanto negativas, devendo o sistema estar preparado para este tratamento (depreciação positiva das reavaliações que reduziram o valor original do bem).

d) IPC:

Os bens corrigidos pelo IPC (Índice de Preço ao Consumidor) já tiveram 100% da respectiva depreciação apropriada, estando já baixado no sistema legado.

e) Baixa sem receita por sucateamento e obsolescência:

Existe na Pif Paf a baixa de ativos imobilizados por sucateamento, perda e obsolescência.

Geralmente as baixas de ativos são totais, não sendo comum a prática de baixas parciais. Entretanto, o sistema deve estar preparado para realizar baixas parciais e totais.

Quando da realização da baixa no AM, será gerado automaticamente a contabilização desta baixa, de acordo a determinação de contas definida pela Contabilidade.

f) Baixa de ativos por venda:

Na Pif Paf, o processo de vendas de ativos acontece da seguinte forma :

O Departamento de vendas efetua a venda do ativo no sistema de vendas, emitindo a nota fiscal de venda e alimentando os livros fiscais;

O Departamento de vendas envia à Contabilidade uma cópia da nota fiscal de venda. A Contabilidade realiza a baixa do ativo no sistema e calcula o ganho ou perda da venda.

Com o R/3, a venda será realizada no módulo de SD para geração do contas a receber, emissão da nota fiscal correspondente e registro livros fiscais. A cópia da nota fiscal de venda será enviada à Contabilidade, que efetuará a baixa do ativo no AM, apurando o ganho ou perda. Dessa forma, o processo permanecerá o mesmo atualmente existente.

Quando da realização da baixa no AM será gerado automaticamente a contabilização desta baixa de acordo a determinação de contas definida pela Contabilidade. Além disso, para as baixas com receita, o sistema calcula automaticamente o ganho ou perda na venda, gerando o lançamento contábil.

1.4 LIQUIDAÇÃO DO IMOBILIZADO EM ANDAMENTO:

1.4.1.1.1 Descrição do Processo:

A Pif Paf possui os seguintes procedimentos para liquidação de imobilizados em andamento para imobilizados em operação:

Os bens em andamento somente são liquidados quando seus custos já foram totalmente recebidos ou alocados, não existindo liquidação parcial de imobilizados em andamento;

Mesmo que um bem que faça parte de um projeto em andamento esteja pronto para operação, sua operação só será iniciada ao final do projeto;

Um imobilizado em andamento poderá ser liquidado para um ou vários bens em operação, baseado em critérios de rateio em % ou valor.

No R/3, os cadastros dos bens em formação e dos bens em operação são independentes. Após a formação completa do imobilizado em andamento, este é liquidado e capitalizado para um bem em operação.

1.5 DEPRECIAÇÃO E AMORTIZAÇÃO:

1.5.1.1.1 Descrição do Processo:

A Pif Paf utiliza a depreciação linear para todos seus ativos fixos de acordo como segue:

Edificações: 4% ao ano Instalações: 10% ao ano Veículos: 20% ao ano Aeronave: 10% ao ano Máquinas: 10 % ao ano Equipamentos industriais: 10% ao ano Móveis e utensílios: 10% ao ano Vasilhames: 20% ao ano Linhas telefônicas: 20% ao ano Biblioteca: 10% ao ano Equipamentos de computação (hardwares e softwares): 20% ao ano Marcas e patentes: 0% ao ano Café: 5% ao ano Eucalipto: 0% ao ano Suínos – Marras: 20% ao ano Suínos – Matrizes: 20% ao ano Suínos – Varrões: 20% ao ano Aves – Crescimento: 0% ao ano Aves – Reprodução: 50% ao ano Currais – 10% ao ano Benfeitorias em imóveis de terceiros: variável de acordo com o contrato de locação Estudos e projetos: variável de acordo com o estudo ou projeto Despesas pré-operacionais: 20% ao ano

A depreciação linear é contemplada no R/3 standard. Será criada uma chave de depreciação linear e em cada bem deverá ser informada a vida útil para o cálculo da depreciação. Pode-se também definir uma vida úitl padrão para as classes de imobilizados. Dessa forma, a cada novo imobilizado criado o sistema trará

como padrão a vida útil vinculada à classe deste bem, podendo o usuário acatá-la ou não.

Atualmente, a depreciação de um ativo inicia-se no mês seguinte à data da sua aquisição. Com a entrada do R/3, foi definido que a depreciação será iniciada no mês, se adquirido até o dia 16 do respectivo mês, ou no mês seguinte, se adquirido posterior ao dia 16 do mês.

A depreciação da Pif Paf é gerada mensalmente.

A Pif Paf utiliza a depreciação acelerada em função de turnos de trabalhos para suas classes de máquinas e equipamentos. Atualmente a aceleração é determinada pelo centro de custo do bem, ou seja, a empresa

define que a partir de um determinado período todos os bens pertencentes a um respectivo centro de custo sofrerão depreciação acelerada.

O fator de aceleração da depreciação é definido para as classes de máquinas e equipamentos da seguinte forma:

01 turno: 10 % ao ano 02 turnos: 15 % ao ano 03 turnos: 20 % ao ano

No R/3, a aceleração da depreciação em função de turnos é definida pelo preenchimento do fator de turnos no cadastro mestre do bem.

A paralização da depreciação de bens durante um determinado período não é utilizado atualmente pela empresa. Entretanto a Pif Paf tem a intenção de habilitar este campo no cadastro mestre dos bens e aprender esta funcionalidade para possível utilização no futuro.

O R/3 gera para fins de orçamento a estimativa de depreciação dos itens para o próximo exercício, por centro de custo, de forma que possa ser utilizado na previsão orçamentária.

1.6 FECHAMENTO MENSAL E ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO:

1.6.1.1.1 Descrição do Processo:

A preparação para o encerramento mensal e do exercício da Pif Paf é simples e caracteriza-se pela geração mensal da depreciação e emissão de relatórios que possibilitem uma revisão geral dos dados e das transações realizadas no sistema de ativos (transferências, baixas e aquisições).

O R/3 possui inúmeros relatórios que deverão ser analisados mais detalhadamente pela Pif Paf durante o processo de implantação. Todas as informações relevantes para o AM estão disponibilizadas em relatórios.

Destaca-se atualmente a utilização dos seguintes relatórios, que deverão permanecer com a implantação do R/3:

Mapa de movimentação do custo e depreciação por mês ou por período, com as colunas de descrição do sub grupo, saldo inicial, adições, baixas, transferências e saldo final;

Relatório de adições, baixas e transferências por mês ou período, por item ou grupo ou subgrupo;

Relatório por item específico (todos os campos de cadastro e atualização);

Ficha analítica, demonstrando a situação atual do bem e respectivos valores envolvidos;

Razão auxiliar;

Relatório de itens incentivados;

Extrato por conta patrimonial / subgrupo;

Termo de responsabilidade;

Relatório de inventário físico dos bens.

Para o fechamento do exercício é necessária no R/3 a geração das seguintes rotinas:

Mudança de exercício: para habilitar o próximo ano no AM para lançamentos e transporte dos saldos individuais dos ativos para o próximo exercício;

Encerramento do exercício: para impossibilitar a geração de lançamentos no exercício encerrado.

Estas transações serão explicadas mais detalhamento no decorrer do processo de implantação.

Ressalta-se que com o encerramento de cada período, é possível efetuar o travamento do respectivo período, de forma que não possa haver outros lançamentos contábeis após processado o fechamento do período.

Ver com Deusdet como é definido a numeraçãoVer depreciação acelerada.

1.6.1.1.2 GAPs Identificados

Gerenciamento saldo depreciação acelerada

1.6.1.1.3 Pontos de Atenção

1.6.1.1.4 Processo de referente controle depreciação acelerada.

Como este controle e gerencial, onde os lançamentos efetuados no razão e pelo valor fiscal, e o valor referente a depreciação acelerada, e controlado a parte para lançamento no lalur, este processo devera ser testado, para verificação aderência.