Download - 03 Controle de Estoque Na Farmacia Hospitalar

AN02FREV001/ REV 3.0

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1 CONTROLE DE ESTOQUE

Com a crise financeira que o Brasil enfrentou nas décadas de 1980 e 1990 e

a elevação dos custos da assistência à saúde têm afetado muito os hospitais

brasileiros, levando a mudanças significativas na administração hospitalar. As

instituições hospitalares tem procurado se adaptar às novas realidades, buscando

otimizar a aplicação dos recursos financeiros que dispõe.

O objetivo atual da administração hospitalar é adaptar-se às contínuas

mudanças do mercado para promover meios necessários para assistência aos

pacientes de forma efetiva.

Dentro desse contexto a administração de materiais possui importante papel,

pois estes produtos são parte significativa dos gastos dos hospitais, pois os

medicamentos comprometem cerca de 5% a 20% dos orçamentos dos hospitais.

Embora, aparentemente, o peso das despesas com medicamentos não seja alto,

este é um instrumento crucial para a assistência ao paciente e sua participação nas

despesas com saúde vem subindo de forma progressiva nos últimos anos.

Além do aspecto econômico, a preocupação com a qualidade é um requisito

essencial, pois o paciente tem direito a uma assistência de qualidade

independentemente da situação financeira da instituição. A participação do

profissional de saúde dentro do processo logístico de materiais é imprescindível,

pois é ele que normalmente solicita o produto com a correta especificação, controla

a qualidade do que vai ser comprado, realiza o recebimento qualitativo e, finalmente,

em várias situações, é também usuário destes materiais nas suas atividades.


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1.1 CONTROLE DE ESTOQUES

O controle de estoques é um dos componentes de gestão de materiais

caracterizado por um subsistema incumbido de determinar �Quando� e �Quanto�

comprar para uma aquisição adequada.

Quanto comprar?

O quanto comprar é obtido a partir da média aritmética móvel aliada ao

estoque de segurança, análise ABC de valor e outros parâmetros. Esses parâmetros

apresentados são:

Média aritmética móvel

O método para a previsão de estoques mais utilizado no meio hospitalar é a

média aritmética móvel. Este método permite orientar a previsão de consumo para o

próximo período por meio da média aritmética dos valores nos �n� últimos períodos

(n= número de meses). A escolha do valor de �n� é arbitrária e depende da

experiência do gerente. Quanto maior for o �n�, menor a resposta a variações de

consumo e vice-versa. Recomenda-se trabalhar com o �n� superior a três e inferior a

12.

No meio hospitalar as variações de consumo, principalmente de

medicamentos, ocorre com maior frequência de acordo com o modelo de evolução

sazonal. Considera-se a variação como sazonal, quando apresenta um desvio

mínimo de 25% do consumo médio mensal (CMM) e surge atrelada a causas

específicas (verão, inverno, epidemias e outros).

Outra variação de consumo que ocorre com materiais hospitalares é o

modelo de evolução de consumo sujeito e tendências. Isso fica em evidência

quando o consumo médio aumenta ou diminui com o tempo, retratando itens novos

que começam a ter maior aceitação ou itens que vão caindo em desuso.


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Existe ainda a evolução de consumo modelo horizontal, que retrata uma

tendência constante por não sofrer influências.

Assim, ao se estabelecer o valor de �n� deve-se ter em conta o modelo de

evolução de consumo no período.

CMM = consumo médio mensal

n = número de meses

A cada novo mês, acrescenta-se o mês mais recente e despreza-se o mais

antigo. Além da média móvel, têm-se outras formas de previsão de consumo,

praticamente não empregadas em hospitais.

Último período

Baseia-se em uma determinação simples com utilização dos mesmos dados

coletados no período anterior. Sua aplicabilidade é direcionada a produtos de

consumo uniforme, onde a em representação gráfica, constatam-se duas curvas

idênticas em períodos de tempos diferentes.

Média móvel ponderada

Utilizada quando o método do último �período� torna-se inaplicável por

ocorrência de grandes variações nos períodos mais próximos. Os pesos são valores

decrescentes dos consumos mais recentes para os mais antigos. Objetiva ajustar de

melhor maneira a tendência da curva de consumo, sendo uma variação do método

da média móvel. Alguns programas para controle de estoque têm trabalhado com

este tipo de média.

Média ponderada exponencial

Considera-se o erro de previsão do período anterior. Determina-se a próxima

previsão a partir da �adição da previsão anterior ao produto da constante de

amortecimento pelo erro de previsão�. Utilizando a seguinte forma:

CMM= consumo de �n� últimos mesesn


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Xt = Previsão de consumo

X (t - i) = Consumo ocorrido no período anterior

X (t - i) = previsão de consumo no período anterior

X (t - i) - X (t - i) = Erro de previsão

Erro de previsão - é a diferença entre consumo ocorrido no período anterior e a previsão de

consumo no mesmo período.

= Constante de amortecimento (dado empírico, estabelecido normalmente entre 0,1 e 0,3).

O valor escolhido deve ser menor para consumos uniformes e maior para variações maiores de

consumo.

Mínimos Quadrados Método que permite fazer previsão para mais de um período. É de difícil

aplicação por exigir utilização de muitos dados. Não recomendado na área de

medicamentos e materiais médico-hospitalares por apresentar o hospital dados de

consumo sazonais e pela falta de interesse da administração hospitalar em fazer

previsões para grandes períodos.

A média aritmética móvel é a média de consumo eleita para funcionar como

precursora de outros parâmetros de dimensionamento de estoques na área

hospitalar. Na determinação do quanto comprar é necessário empregá-la juntamente

com o estoque de segurança e análise ABC de valor.

Estoque de segurança

Estoque de segurança, também conhecido como estoque mínimo, é a

quantidade de cada item que deve ser mantida como reserva para garantir a

continuidade do atendimento, em caso de ocorrência não previstas como: elevação

brusca do consumo e atraso no suprimento. O estoque de segurança evita ruptura

do estoque que tem como consequência a queda no nível de atendimento e o

próprio custo da ruptura.

O custo da ruptura de estoque pode ser avaliado levando em conta os

seguintes parâmetros:

Xt = X(t-i) + (X(t-i) � X(t-i))


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Custo do não atendimento;

Custo com o pessoal que estará, temporariamente, subutilizado pela

falta do material;

Custo adicional do material adquirido para manutenção do nível de

atendimento;

Custo do trabalho desenvolvido.

O estoque de segurança depende do consumo, do tempo de abastecimento

e da classificação ABC do produto. O consumo utilizado para esta determinação é

geralmente representado pala média móvel.

O tempo de abastecimento (TA) é o intervalo de tempo entre o início do

processamento interno da compra (incluindo a emissão do pedido) e a chegada do

material ao local de armazenamento. O tempo de processamento interno (TPI)

compreende o período do planejamento, elaboração do pedido, emissão e

processamento da compra. Já o tempo de processamento externo (TPE) abrange o

espaço entre a emissão da ordem de fornecimento e a entrega do produto no

hospital.

TA = Tempo de Abastecimento

TPI = Tempo de Processamento Interno

TPE = Tempo de Processamento Externo

O tempo de abastecimento pode variar de região para região e de uma

instituição para outra. Por exemplo, no caso das instituições governamentais a

aquisição de materiais é regida pela Lei 8.666, de 21/06/1993, e suas alterações que

torna o tempo de abastecimento prolongado devido aos trâmites burocráticos

estabelecidos para a licitação.

Além do tempo de abastecimento, a determinação do estoque de segurança

requer a classificação do item obtida por meio da curva ABC.

TA = TPI + TPE


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Curva ABC

Itens de um estoque apresentam normalmente diferentes posições no fluxo

de materiais e variados graus de utilização. O estudo técnico dessas ocorrências por

meio do agrupamento de itens de acordo com seu custo preferencialmente, anual,

permite a elaboração da curva ABC. A administração tem utilizado a curva ABC para

os programas de suprimento e produção, aplicação do capital de giro e

disponibilização de recursos em situações de urgência.

A curva ABC, conhecida também como curva 80-20 ou gráfico de Pareto, foi

aplicada à administração de empresas, inspirada no estudo de Vilfredo Pareto

realizado na Itália em 1897. O estudo constatou que a grande porcentagem de renda

(80%) estava concentrada nas mãos de pequena parcela da população (20%). Daí o

princípio foi adaptado à administração de materiais onde a definição das classes

ABC obedece a faixas predeterminadas e onde se tem, no máximo, 20% de itens

classe A, de 20% a 30% classe B e 50% de itens classe C. Estes valores têm uma

correspondência em porcentagens de custo ou investimento.

TABELA 1 - Classes da curva ABC ou gráfico de Pareto

Classes da curva ABC

% de itens % de custos

Classe A 20 50

Classe B 20-30 20-30

Classe C 50 20

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em

Farmácia Hospitalar, 2006.

A classificação da tabela acima demonstra que aproximadamente 20% do

total dos itens correspondem a quase 50% do custo ou investimento (classe A). E


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que 50% do total de itens corresponde a apenas 20% do custo, o que constitui a

classe C. A partir desta determinação conclui-se que a classe A detém maior

importância administrativa, devendo cada classe receber tratamento diferenciado.

Elaboração da Curva ABC

Será apresentado um exemplo constituído por dez itens apenas, para

exemplificar didaticamente a elaboração de uma curva 80-20 ou curva ABC.

Os seguintes dados são necessários para construção da curva ABC:

Relação dos itens ou artigos pertencentes a um mesmo grupo ou

subgrupo.

Exemplos: medicamentos em geral, materiais médico hospitalares e outros.

Custo unitário médio de cada item, fornecido por uma mesma tabela ou

de uma mesma época.

Consumo anual de cada item (preferencialmente).

Custo anual ou capital investido.

As fases para elaboração da curva são: coleta e ordenação de dados.

1.2 COLETA DE DADOS

Relacionar todos os itens, seu custo unitário e, preferencialmente, o

consumo anual. Por meio do produto destes valores obtém-se o custo total ou custo

anual.

A partir do custo anual de cada item, realiza-se a ordenação dos dados e

relacionam-se os itens segundo o valor decrescente do custo anual. Segue-se com a

relação acumulada dos custos anuais a partir da qual se determina as porcentagens.


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TABELA 2 - Relação do custo anual fictício

Relação do custo anual

Itens

Custo unitário

(R$)

Consumo

anual

Custo anual

(R$)

X1 0,4 600 240

X2 2,3 1000 2300

X3 1,1 300 330

X4 19 10 190

X5 1,2 1200 1440

X6 6,3 800 5040

X7 0,35 4000 1400

X8 0,25 6000 1500

X9 4,1 2000 8200

X10 0,82 500 410 FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em



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TABELA 3 - Montagem da curva ABC de 10 itens fictícios

Classificação ABC de 10 itens

Grau Item

Custo anual

(R$)

Custo anual

acumulado

(R$)

%

acumulada Classificação

1° X9 8200 8200 38,95 A

2° X6 5042 13240 62,89 A

3° X2 2300 15540 73,8 B

4° X8 1500 17040 80,9 B

5° X5 1440 18480 87,7 B

6° X7 1400 19880 94,4 C

7° X10 410 20290 96,3 C

8° X3 330 20620 97,9 C

9° X10 240 20860 99,09 C

10° X4 190 21050 100 C

FONTE: Adaptado de Gomes, M.J.V.M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em


Comportamentos da curva ABC

Os itens classe A são aqueles que correspondem à maior parte do

investimento e devem ser priorizados administrativamente e, portanto se tornam

importantes para a determinação do estoque de segurança.

O estoque de segurança dos itens A deve ser calculado como o suficiente

para garantir o atendimento contínuo durante uma fração do tempo de

abastecimento. É recomendável que os itens classe A tenham alto índice de

rotatividade para permitir maior capital de giro disponível, evitando imobilização de


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recursos. Os itens B terão um estoque de segurança maior do que os de classe A e

os de classe C maior do que os da classe B.

Podem ser utilizadas as seguintes fórmulas na determinação do estoque de

segurança (ES):

ES = estoque de segurança

CM = média aritmética móvel

TA = tempo de abastecimento (em meses)

É necessário calcular o tempo de abastecimento (TA), sendo este sempre

transformado em meses, por exemplo: 45 dias correspondem a TA = 1,5; 120 dias

correspondem a TA= 4,0. O coeficiente de tempo de abastecimento (fração que

multiplica TA) é determinado de forma empírica, baseado na realidade

administrativa, podendo ser estabelecidos valores menores que os exemplificados

acima.

Ponto de ressuprimento

O Ponto de ressuprimento (PR), também conhecido como ponto de

requisição, é um parâmetro de alerta no dimensionamento de estoques. É um nível

de estoque que ao ser atingido sinaliza o momento de se fazer uma nova compra,

evitando posterior ruptura do estoque, devendo ser atualizado após cada reposição.

O Ponto de ressuprimento deve ser determinado para garantir a

continuidade do atendimento durante o tempo de abastecimento, respeitando a

classificação ABC do item. Nesse caso o PR coincidirá com o estoque de segurança

sendo, normalmente, aplicado às instituições que têm facilidade e rapidez para o

ressuprimento.

Em outras instituições, cujo processo de aquisição é mais demorado,

justifica-se a determinação do PR igual ao estoque máximo.

ES item A= CM. 1/3 (estoque para dez dias) ES item B= CM. ½ TA (estoque para 15dias)

Es item C = CM. T (estoque para 30 dias)


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CM= Média aritmética móvel

TA = Tempo de abastecimento (em meses)

ES = Estoque de segurança (calculado de acordo com a classificação ABC)

Exemplo de um item classe A:

CM = 200 unidades

TA = 30 dias (1 mês)

ES = 33 unidades

PR = 200 x 1 + 33 = 233 unidades

PR = 233

Portanto , quando o estoque atingir 233 unidades, sinaliza o momento que o

novo pedido deve ser processado para que não haja falhas no estoque.

Lote de ressuprimento

O Lote de ressuprimento, também conhecido como lote de reposição (LR) é

a quantidade de itens a ser adquirida para que o estoque atinja seu valor máximo.

Fórmula para calculando o LR:

Emax = Estoque máximo

Es = Estoque de segurança

CM = Média aritmética móvel

FC = Frequência de compras (transformado em meses)

PR � CM . TA + ES

LR = Emax - ES

LR = CMFC


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Estoque Máximo

O Estoque máximo (Emax) é a maior quantidade do item que se pretende

manter em estoque. É determinado em função da política financeira da instituição,

da frequência de compras, disponibilidade de local adequado para armazenamento

ou de acordo com entregas programadas junto ao fornecedor.

Calcula-se Emax por meio das seguintes fórmulas:

ES = Estoque de segurança

LR = Lote de ressuprimento

ES = Estoque de segurança

CM = Média aritmética móvel

FC = frequência de compras (transformado em meses)

Para o cálculo do Emax é necessário conhecer o ES que depende da

classificação ABC, assim como o valor de FC. A frequência de compras mais

favorável é conhecida por meio da determinação do lote econômico.

Lote Econômico

Existem inúmeros fatores que dificultam o estabelecimento de um número

aproximado de compras anuais ou da frequência em que deve comprar. Esses

fatores estão relacionados ao aspecto econômico, ao custo de manutenção de

estoques maiores ou de várias aquisições de estoques menores. Para isso, deve-se

basear no processo de LEC para as compras.

LEC é o processo que indica, matematicamente, a frequência das compras e

a quantidade a ser adquirida. O que oferece maiores vantagens econômicas. O lote

Emax = ES + LR

Emax = ES + CMFC


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econômico é aquele obtido quando o custo de aquisição e custo de armazenamento

estão mais próximos. Esse parâmetro interfere no valor do Emax e no LR.

Para a realização dos cálculos é necessário determinar os custos de

aquisição e armazenamento. A determinação com o auxílio do serviço de custos da

instituição evita cálculos incorretos ou o fato de minimizar a sua importância. Pode-

se citar como exemplo a tendência de se desprezar as áreas físicas de

armazenamento como componente do custo.

O custo de aquisição corresponde ao total dos gastos com salários do

pessoal vinculada à programação e à execução das compras, gastos administrativos

com artigos de escritório, publicações, comunicações, viagens, recebimento de

materiais, inspeção, transporte, contabilização, pagamento de impostos, seguros,

fretes entre outros. O custo de armazenamento é calculado em função do custo da

área ocupada, capital empatado, seguros sob material estocado, obsolescência,

depreciação, desvios, pessoal vinculado, juros sobre financiamento da compra e

outros.

Pode-se notar que no exemplo a seguir o custo de armazenamento decresce

com o aumento do número de aquisição (Tabela 4). O custo de aquisição é

inversamente proporcional ao custo de armazenagem. Quanto ao custo total verifica-

se que, com uma aquisição, ele se apresenta alto, com tendência a redução e logo,

a partir de um número de aquisições, volta a aumentar. Por meio do menor valor do

custo total, obtém-se o número de aquisição para o LEC:


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TABELA 4 - Determinação do Lote Econômico (LEC)

Determinação de LEC

Aquisições

anuais

Quantidade/aq

uisição

Custo de

armazenamento

Custo de

Aquisição Custo total

1 12000 480 50 530

2 6000 240 100 340

3 4000 160 150 310

4 3000 120 200 320

5 2400 96 250 346

6 2000 80 300 380 FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em


1 ano= 12 meses_______ compra-se três vezes (para quatro meses)

1 mês ____________x = FC

FC = Frequência de compras (transformado em meses)

FC = 0.25 (significa o número de compras ao mês)

Emax = Es + Cm/FC

Emax = ES + 10000,25

Emax = ES + 4000

Dependendo da classificação ABC o ES será maior ou menor. Para um item

classe A no caso exemplificado, considerando-se um tempo de abastecimento 1,5

mês, o Emax será:

ES=1/3 TA. CM

TA = 1,5


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ES = 0,5 CM se CM = 1000

ES = 500 unidades

Emax = 500 + 4000 = 4500

A tendência atual é existência de estoques menores e compras mais

frequentes.

Com esta visão dos parâmetros para dimensionamento dos estoques

conclui-se que a logística deve ser priorizada pela sua importância administrativa.

Métodos de controle físico de estoques

Inventário

O inventário é um instrumento utilizado para confrontar o estoque registrado

em ficha ou computador com o estoque real ou físico. São diversas as causas de

divergências entre o estoque registrado e o estoque físico sendo possível citar:

Saídas e entradas feitas erroneamente;

Liberação de material sem o devido registro;

Problemas com hardware ou com o software;

Erros de contagem;

Desvios;

Os inventários podem ser classificados como:

Permanentes;

Periódicos;

Rotativos.

Ainda é comum no Brasil a realização de inventários periódicos anuais,

apurando todas as discrepâncias no final do encerramento do ano fiscal em

dezembro.

Em uma farmácia hospitalar que trabalha com sistema de distribuição por

doses individualizadas ou unitárias há milhares de movimentações de itens por ano,

pois as saídas e entradas (ou devoluções) se dão pela unidade de produto. O

inventário anual não é a melhor estratégia, pois as divergências de estoques que

normalmente acontecem, serão descobertas tardiamente dificultando a apuração

das causas em tempo hábil.


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É aconselhável fazer inventário utilizando-se a classificação ABC e também

incluir alguns tipos de medicamentos que interessam à administração, realizando

sobre estes um controle mais rigoroso. Os itens A (maior custo), produtos sujeitos a

controle legal (Portaria 344/98 do Ministério da saúde) e itens que são

imprescindíveis ao inventário devem ser realizados todo mês. Os itens B poderão

ser controlados a cada dois meses e os itens C a cada seis meses.

Atualmente, com os recursos cada vez mais poderosos da informática e o

advento do código de barras, pode-se ter uma redução dos erros de contagem e do

tempo gasto para ser feito um inventário, sendo possível obter a qualquer momento

os estoques atualizados de todos os itens.

A administração deve planejar com antecedência que tipo de inventário que

irá utilizar na farmácia e resolver, também, o que será feito com as divergências de

estoque que são possíveis e esperadas, dentro de um limite em um inventário.


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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BRASIL. Portaria 3.616/MS/GM, de 30 de outubro de 1998. Aprova a Política Nacional de Medicamentos.

______. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Institui normas para licitações e contratos de administração pública.

______. Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui a modalidade de licitação denominada pregão, para a aquisição de bens e serviços comuns.

GOODMAN & GILMAN. As Bases Farmacológicas da Terapêutica. Rio de Janeiro: Mcgraw-Hill Interamericana, 2007.

GOMES, M. J. V. M.; REIS, A. M. M. Ciências Farmacêuticas: uma abordagem em farmácia hospitalar. São Paulo: Atheneu, 2006.

NETO, J. F. M.; Farmácia Hospitalar e suas interfaces com a saúde. São Paulo: RX, 2005.

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