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AS MELHORES PRÁTICAS
PARA UMA GESTÃO
EFICIENTE DE BPO.
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Paulo Sérgio Carneiro
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Apresentar uma
gestão eficiente da
informação por
meio de uma
moderna e inovadora
tecnologia.
OBJETIVO
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Se trata de uma tecnologia que
provê meios de facilmente
armazenar, localizar e
recuperar informações
existentes em documentos e
dados eletrônicos, durante
todo o seu “Ciclo de Vida”.
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Muitas são as
formas de entradas
e controles de
documentos num
ambiente de ECM.
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PARA GERENCIAR TODA ESTA GAMA DE DADOS SÃO NECESSÁRIAS DIVERSAS TECNOLOGIAS:
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DOCUMENT IMAGING
DOCUMENT MANAGEMENT
EDMS
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IMAGE ENABLE
ERM / COLD
FORMS PROCESSING
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DOCUMENT IMAGING
Automatizar o arquivo ativo da empresa;
Facilitar o cadastro de muitos documentos;
Responsável pela conversão de documento físico para digital;
Arquivamento e recuperação de documentos.
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DOCUMENT MANAGEMENT
Gerenciamento de documentos nos diversos suportes/formatos;
Permite que você controle seu documento desde o momento de
sua criação até o seu respectivo descarte;
É uma maneira muito interessante de racionalizar trabalho e
aumentar a produtividade da equipe.
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EDMS - Engineering Document Management System
Sistema de gerenciamento de documentos técnicos é aplicável;
Manipulação de desenhos de grandes dimensões;
Possui recursos para comparar versões de documentos CAD;
Visualização de arquivos híbridos (CAD+raster);
Visualização e impressão de CAD com mais recursos;
Fazer referências entre diferentes documentos;
Criar remessas de documentos para serem enviadas a empreiteiras ou outras
empresas que manipulam projetos.
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IMAGE ENABLE
Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual
ele faça parte.
Especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas
integrados de gestão;
Notas fiscais em sistemas de contabilidade;
Desenhos em sistemas de manutenção e planejamento;
Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM;
Documentos de um processo numa operação de workflow.
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ERM - Enterprise Report Management
COLD: Computer Output to Laser Disk ou Computer On-Line Data
Gerenciamento Corporativo de Relatórios;
Os relatórios são preparados e indexados de forma
a ter uma aparência agradável e natural ao usuário
que fará a consulta.
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FORMS PROCESSING
Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários de
maneira automática por meio de padrões de reconhecimento
como OCR, ICR, código de barras, marcas, etc.
O objetivo normalmente é minimizar a grande aplicação de
recursos em indexação e obtenção de dados que
tradicionalmente seria feita por digitadores.
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WORKFLOW
Gerenciamento de fluxos de trabalho;
Ferramenta que tem por finalidade automatizar
processos, racionalizando-os e aumentando a produtividade por
meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia;
Ao implantar um workflow é necessário termos associada a ele uma
ferramenta de ECM que dê o suporte documental necessário ao
processo.
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OUTRAS TECNOLOGIAS E FUNCIONALIDADES DO ECM
Software - Sistema
Gerenciador
Scanners
Meio de
Armazenamento
Browsing
Content
Security
ImpressorasSearch
Web Content
Management
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O SOFTWARE
É o cérebro de toda operação! O software é quem vai gerenciar todos os
documentos que estão no sistema.
O software tem que ser flexível para que o usuário crie a aplicação que quiser
sem depender do fornecedor.
É muito importante que a empresa a qual
adquirir os serviços de ECM faça a opção
por um software que use padrões de
gravação de mercado, pois se um dia
quiser migrar estas informações para outro
sistema isto será possível.
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VANTAGENS E BENEFÍCIOS
Localização Imediata de documentos;
Redução drástica de espaço físico para guarda de documentos;
Acesso de vários usuários ao mesmo documento simultaneamente;
Redução de custo com correios e malotes;
Composição do histórico documental completo;
Eliminação de re-arquivamento do documento e do custo desta atividade;
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Disponibilização do documento em rede;
Melhor atendimento ao cliente (o ECM propicia respostas precisas e
imediatas);
Recuperação da empresa após sinistros e desastres;
Redução de custos com cópias;
Controle absoluto dos processos de negócios;
Eliminação de fraudes, extravio ou falsificação de documentos;
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Gerenciamento automatizado de processos, minimizando a utilização
dos recursos humanos e aumentando a produtividade;
Grande melhoria no processo de tomada de decisões;
Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos;
Integração com outros sistemas e tecnologias;
Total segurança.
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Jurídico
Recursos Humanos
Câmbio
Crédito
Documentação Societária
Cartão de Assinatura
Contratos
Seguros
Sistemas
Engenharia
Compras
Relatórios
Notas Fiscais
Exemplos de Aplicabilidade:
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BPO
Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização de um
processo de negócio de uma organização, que normalmente
não faz parte de seu core business.
1. Estrutura Física;
2. Estrutura de Contingência;
3. Visitar o Fornecedor;
4. Validar informações financeiras;
5. Tem experiência no processo?
6. Falar com clientes;
7. Atendimento em momentos de crise;
8. Forma de Contratação dos colaboradores;
9. SLA - Service-level agreement muito bem definido;
10. Existem processos e políticas definidas e com evidencias;
11. Relatórios Gerencias On Line da prestação de serviço;
12. Quantidade de processos trabalhistas?
13. Percentual de cliente x faturamento?
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EXCELÊNCIA NA QUALIDADE
A nossa empresa trabalha continuamente com o cliente para
identificar os meios de oferecer-lhe o melhor serviço, com
tecnologia, qualidade, segurança e compromisso.