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S IV E T – Sistema de Informação para Centros Veterinários

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Dossier de Produto

Sistema de Informação para Centro Veterinário

02.01.2009

S IV E T – Sistema de Informação para Centros Veterinários

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Enquadramento O negócio das clínicas veterinárias está a mudar rapidamente. Até há uns anos um bom

atendimento higiénico era o necessário para triunfar no exercício clínico, mas na actualidade o

público exige mais. O negócio veterinário incrementou a sua complexidade criando mais serviços

com o objectivo de ser mais competitivo em relação a outras clínicas da mesma área. A informática

especializada cumpre aqui um papel muito importante ajudando as clínicas a realizar uma melhor

gestão dotando-as de ferramentas de controlo, de comunicação com o cliente e como novidade,

que lhes permite comparar com a maioria dos seus concorrentes.

Objectivo O objectivo principal da solução será a dos procedimentos clínicos, permitindo assim um acesso

rápido e fiável à informação tratada, agilizando assim toda as operações relacionadas com o

agendamento, consulta, hospitalização, facturação, inventário e marketing.

O solução está dividida nas três áreas fundamentais, que são:

Equipamento e Software de Sistema, Software de Gestão e Serviços.

Software QVET

O bom uso de programas informáticos especializados facilita a competitividade pois realiza tarefas

que de outra forma necessitaria da contratação de mais um funcionário. A aplicação QVet não só

realiza as funções clássicas de emissão de facturas, registo de cobranças e armazenamento de

histórias clínicas, entre outras, como possuí um potente sistema de CRM (Customer Relationship

Management) que fideliza os clientes incentivando-os a visitarem a clínica e atraindo novos clientes.

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Referências A compra de um programa informático não é tarefa fácil, è necessário analisar a

oferta e eleger o que melhor cumpre o objectivo proposto. É necessário decidir-

se por um produto comprovado e que disponha de um serviço de pós-venda.

Para isso o melhor é procurar referências.

QVet é o software europeu que possuí mais licenças vendidas em Portugal,

Espanha e América Latina contando com mais de 3.000 clínicas veterinárias como

clientes, registadas num total de 18 países. Treze Faculdades de Medicina

Veterinária adquiriram o QVET para controlo integral do seu hospital

(nomeadamente a Faculdade Medicina Veterinária de Lisboa), FIAVAC (federação

ibero-americana de associações de veterinários de animais de companhia),

recomenda QVet a todas as associações membros.

A multinacional IDEXX elegeu a QSoft (fabricante do QVet) como

empresa colaboradora de preferência, para desenvolver e manter a

integração dos seus equipamentos de laboratório com os sistemas

informáticos dos seus clientes.

O QVET irá permitir brevemente a ligação com os equipamentos da FujiFilm.

Serviço Quando falamos de necessidades empresariais, um serviço rápido e eficiente é fundamental. A

PONTUAL é a empresa certificada da QSoft para oferecer serviço de pós-venda de qualidade aos

clientes QVet em Portugal. A PONTUAL saberá atender os seus pedidos e realizar rapidamente as

tarefas necessárias para que as suas necessidades de gestão sejam rapidamente satisfeitas e o seu

negócio não pare de crescer.

Áreas de Intervenção – Software QVET


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QVET - Clínica QVET é, antes de mais, um programa de gestão clínica do centro veterinário orientado a prestar um

eficiente atendimento ao cliente. Este dispõe de um cómodo mecanismo de registo e análise da

informação clínica, que tem especial ênfase os programas de medicina preventiva. O Sistema

permite igualmente controlar a facturação do centro, bem como toda a gestão de tesouraria.

Alguns dos seus aspectos fundamentais são:

• História clínica,

• Programas de medicina preventiva,

• Vacinas e lembretes,

• Análises de laboratório,

• Arquivo fotográfico,

• Especialidades clínicas,

• Hospitalização,

• Emissão de receitas

QVET - Loja

Para poder gerir adequadamente a clínica é necessário poder controlar as vendas de produtos e

serviços que se disponibilizam ao cliente. Para isso, QVET disponibiliza um Terminal de Ponto de

Venda similar ao do comércio, adaptado às necessidades específicas da loja (Pet-Shop) de um centro

veterinário.

Alguns dos aspectos fundamentais são:

• Venda de produtos e serviços,

• Diferentes taxas e descontos predefinidos para clientes,

• Controlo de tamanhos e cores para a venda de roupa (equitação) e outros produtos,

• Controlo do inventário,

• Ligação com códigos de barras, impressora de talões e visor do cliente,

• Diferentes modos de pagamento,

• Controlo de caixa.

QVET - Gestão

QVET, possui uma importância fundamental na gestão de uma clínica veterinária, compreendendo,

que qualquer negócio deve proporcionar benefícios suficientes que gerem recursos para que os seus

clientes tenham um melhor serviço.

Para isso, a QVET oferece um sistema de gestão perfeitamente estudado, que facilita ao profissional

da clínica, obter, de forma simples, uma maior rentabilidade do seu negócio sem grande

investimento de tempo.


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Alguns aspectos fundamentais são:

• Facturação de clientes e de fornecedores,

• Controlo de armazém,

• Controlo de cobranças e devedores,

• Inventario em unidade de compra e unidade armazenada,

• Dicotomias e casos referidos por outros profissionais da área,

• Agenda gráfica por médico ou sala de consulta,

• Controlo financeiro,

• Controlo de produtividade por produto, colaborador, cliente ou fornecedor,

• Impostos. Geração do Ficheiro SAFT ( obrigatório desde Jan 2008 ),

• Estudo de rentabilidade por área de negócio.

Sala de Espera QVET, permite através do módulo de gestão de sala de espera, gerir as chegadas dos clientes bem

como as marcações para atendimento. Este módulo é de importância fundamental na gestão do

atendimento num Centro Veterinário, compreendendo que esta gestão permitirá um melhor

relacionamento com os seus clientes tendo estes um melhor serviço.

Marketing QVET, entende que o marketing ajuda em grande parte a “saúde” dos centros veterinários, pois com

recurso a este, comunicam de maneira efectiva os serviços que mais lhes convém e estabelece,

também, sistemas que premeiam os clientes fiéis, o que proporciona a estabilidade financeira.

Alguns dos aspectos fundamentais são:

• Comunicação com os clientes segmentados,

• Gestão de envios de SMS ( lembretes, campanhas ),

• Sistema de pontos por venda, emissão de cartas personalizadas, mensagens para telemóveis

de recomendações da AClinica.Net.

A Clinica.Net – a sua ferramenta de fidelização

Este serviço GRATUITO para clientes QVET, proporciona aos veterinários instrumentos de

comunicação que permitam aos seus clientes entender melhor as necessidades de saúde dos seus

animais de estimação.

O que é a AClinica.net?

AClinica.net é um portal que ajuda o dono de um animal de estimação a melhorar a higiene deste,

fomentando ao mesmo tempo, a necessidade de visitar periodicamente o seu veterinário.


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AClinica.Net trabalha com o programa QVET, para que os clientes de cada clínica possam consultar,

na internet, informações acerca do estado de saúde dos seus animais e ao mesmo tempo receber

recomendações específicas que o ajudam a trata-lo. Os seus clientes importar-se-ão cada vez

mais com os seus animais de estimação e o veterinário não terá que fazer nada em troca.

AClinica.Net só mostra aquela informação que deseja partilhar com cada cliente, não mostra as suas

anotações particulares, nem a sua actividade comercial ou outros comentários.

AClinica.Net utiliza o poder da internet para fazer crescer o seu negócio. Mediante um estratégico

uso dos dados armazenados de cada animal, AClinica.Net oferecerá informações aos seus clientes

que os motivará a visita-lo com maior frequência, de forma a garantir a saúde do seu animal.

Está provado que quanto mais culta for a população, com maior frequência realizam a visita ao seu

veterinário. Com a AClinica.Net poderá:

1. Manter os seus clientes melhor informados,

2. Atrair novos clientes, distinguindo-se da concorrência ao oferecer um novo e inovador

serviço,

3. Educar os seus clientes para as boas práticas de higiene,

4. Conseguir clientes de outras clínicas veterinárias que não utilizem AClinica.Net,

5. Fazer crescer o seu negócio.


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Projecto - Monitor Veterinário - VMS

Este serviço GRATUITO para clientes QVET, proporcionará aos médicos veterinários ter acesso a uma

ferramenta empresarial desenhada para o colectivo veterinário que corresponde à medição do

comportamento de cada centro veterinário em relação à realidade do sector em cada área

geográfica.

Esta informação empresarial irá estar disponível no portal da VMS ( Veterinary Managemente

Studies ) para cada utilizador QVET, de forma gratuita via WEB.

Contamos que até ao final do ano disponibilizar os primeiros

indicadores geográficos, estes irão ficar sempre dependentes da

adesão dos centros à disponibilização da informação.

Monitor Veterinário - Exemplo

O gestor de cada centro veterinário, terá acesso a um painel de bordo :

- que permitirá medir os pontos fortes e fracos do centro veterinário,

- que compara os indicadores de gestão do centro veterinário com a média nacional, construídas a

partir dos dados armazenados anonimamente pelos participantes do estudo.


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Edições do Software QVET;

De acordo com a informação anterior o sistema QVET é composto por diversos módulos,

nomeadamente:

� Edição STANDARD: Especialmente desenhada para Centros Veterinários que não dispõe

de espaço físico destinado à venda de produtos ( Monoposto );

� Edição PROFISSIONAL: Desenhada para Centros Veterinários que desejam gerir não só

as vendas em loja como em clínica;

� Edição CORPORATIVA: Concebida para grandes clínicas e Hospitais Veterinários que

desejam usar a Tecnologia Informática como um dos seus pilares estratégicos. Edição

disponível com base de dados Microsoft Access ou Microsoft SQL-Server, mediante a

aquisição do módulo de conexão á base de dados.

� Edição SERVER: Baseado na edição CORPORATIVA, permite usar QVET com acesso a um

servidor de terminais em um e múltiplos centros.

Esta solução permite concentrar num só local a gestão de vários centros veterinários.

Diferenças entre as edições QVET

Funcionalidades Standard Profissional Corporativa

Gestão de clientes-animais básica x x x

Gestão de clientes-animais avançada x

Gestão de hospitalização x

Gestão de Artigos e Serviços x x x

Gestão de Armazéns x

Sincronização com Aclinica.Net x x x

Gestão de Imagens e Vídeos x

Gestão de Cópias de Segurança x x x

Módulo de Mensagens entre PC´s x

Troca de idioma x x x

Gestão de Compras - Fornecedores x x x

Gestão de Compras - Lista de Compras x x x

Gestão de Compras - Pedidos x x x

Gestão de Compras - Entregas x x x

Gestão de Compras - Facturas x x

Transferências entre armazéns x

Gestão de Compras - Vencimentos de Fornecedores x x

Gestão de Inventário x

POS de venda x x

Ligação a caixa de dinheiro x x

Gestão de Orçamentos / Propostas x

Quadro de Movimentos / Painél de Bordo x x

Gestão de Fecho de Caixa x x x

Gestão de Sala de Espera x x

Gestão de Agenda x x


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Alteração de proprietários x x x

Gestão de visitas / consultas x x x

Funcionalidades Standard Profissional Corporativa

Classificação de clientes x

Gestão de Avenças x

Geração de ficheiro magnético ( banco ) x

Gestão de Reclamações x

Gestão de Outros processos ( fusões, séries de serviços, casos, ) x

Gestão de Facturação por clientes x x x

Gestão de facturação entre datas x x x

Gestão de cobranças de dívidas x x x

Gestão de entradas e saidas de caixa x

Gestão de adiantamentos de conta x

Utilitário de alteração de preços x

Reimpressão de Receitas, Facturas e Recibos x x x

Listagens x x x

Documentos de Cartas personalizadas, autorizações,… x x

Documentos de mailling x x x

Documentos de Etiquetas x x x

Documentos de Formulários x

Gestão de envios de SMS para telemóveis x x x

Parametrização do sistema x x x

Gestão de segurança x x

SOLUÇÃO RECOMENDADA

Equipamento de comunicações

É aconselhado colocar um bastidor com as comunicações necessárias por exemplo: switch, router.

Equipamento

O sistema que deverá ser proposto terá uma arquitectura CLIENTE / SERVIDOR, por esta razão a

base de dados deverá ser colocada num servidor local, sendo as diversas aplicações instaladas nos

postos.

Equipamento - Servidor de Dados

O servidor tem um papel de extrema importância na infra-estrutura tecnológica da clínica, já que é

onde se encontra armazenada e centralizada toda a informação e no qual estão definidas todas as

permissões de utilização das pastas e documentos nele depositados.

Sugere-se que para uma instalação de mais do que 3 POSTOS se opte pela edição de QVET com base

de dados SQL. Para base de dados superiores a 2gb recomendasse o software Microsoft SQL Server.


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Equipamento - Postos de Trabalho

Para os postos de trabalho são aconselháveis as características médias de qualquer equipamento

disponível no mercado actual. (PC+TFT/Software Windows Vista Business/Office Basic/UPS)

Sistema de Cópias de Segurança ( Backups ) e Antivírus

Em relação ao sistema de Antí-virus optou-se pelo licenciamento Kaspersky Servidor / cliente.

Um bom sistema de cópias de segurança é fundamental para assegurar no caso de acontecer

alguma anomalia nos equipamentos e se verifique perda de informação relevante, a mesma possa

ser reposta através da última cópia de segurança realizada.

O sistema de cópias de segurança poderá optar por um sistema móvel de discos externos onde

semanalmente deverá alternado dispositivo de cópias.

Equipamento de impressão e Digitalização;

Em relação ao equipamento de impressão optou-se por propor um conjunto de opções relacionadas

com multifuncionais SAMSUNG.

Os multi-funcionais da SAMSUNG são: copiadora digital duplex de alta capacidade, impressora laser,

scanner a cores e fax de alta velocidade (opcional), tudo numa unidade. O ecrã táctil facilita o uso e

as suas multi-tarefas flexíveis não esgotam o seu orçamento. Use-a para tudo: desde máquina só

para copiar até unidade com todos os recursos.

Sistema de Comunicação Multimédia – Sala de Espera;

A ideia fundamental é utilizar ecrãs posicionados no

espaço para influenciar o comportamento do cliente.

Seja de compra ou de fidelização com a marca.

De forma dinâmica, excitante e envolvente, permite

ao cliente conhecer melhor o centro, os produtos, os

eventos, as campanhas, as promoções, os preços mais

competitivos,

O sistema funciona no espaço comercial onde existem

ecrãs ligados a PCs com o Software Vertigo DS. O sistema gera os conteúdos e publica a informação


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nos ecrãs. A interface de gestão é limpa e a gestão dos conteúdos é um processo fácil, em tempo

real. Desenhada para ser absorvida por todos os que utilizam um PC nas aplicações mais comuns,

dispensa conhecimentos informáticos significativos.

O sistema permite igualmente gerir filas de espera.

Esquema de funcionamento do sistema VERTIGO:

Infra-Estrutura Tecnológica

O sistema Qvet assenta numa filosofia de comunicação e interacção entre a aplicação e o

equipamento do Centro Veterinário, os quais são importantes quando se trata de um Sistema de

Informação (SI). A base do sistema QVET começa, necessariamente, pela infra-estrutura tecnológica

onde suporta todas as aplicações de gestão. Fazem parte desta infra-estrutura tecnológica não só o

equipamento, como um conjunto de aplicações orientadas à disponibilização de serviços de

comunicações e partilha de recursos. Entre muitas funcionalidades que poderemos ter, destacamos

algumas que são mais relevantes para a respectiva actividade:

• Implementação de um sistema eficaz de políticas de segurança, traduzindo claramente o

organigrama da organização para a definição dos níveis de permissões de acesso;

• Gestão da agenda e recursos centralizada, com data/hora e local no Outlook, cujo calendário

e contactos serão partilhados por toda a equipa do Centro Veterinário;

• Digitalização integral de todos os documentos utilizados na instrução dos processos. Este

serviço permite o processamento dos assuntos em ambiente “paperless”, em qualquer

local, através de acesso remoto a uma base de dados central de arquivo.

• Criação de Domínio e caixas postais personalizadas ao Centro Veterinário;

• Utilização do Outlook como ferramenta de envio de e-mails internos e externos, facilitando e

optimizando para a comunicação com clientes ou outras entidades;

• Gestão de tarefas a desempenhar e delegação via Outlook;

• Disponibilização de serviços que permite efectuar as tarefas do Centro Veterinário em

regime de Teletrabalho;


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Esta fase caracteriza-se pela preparação dos recursos humanos que integram a equipa do Centro

Veterinário. Para assegurarmos a exploração mais adequada e assim rentabilizar ao máximo o

aproveitamento das ferramentas que o software coloca ao dispor dos seus utilizadores, propomos

os seguintes acções de formação.

• 10.001 – Iniciação Funcionamento Geral NIVEL I

Destinado a Utilizadores Comuns Qvet Iniciados ou para aperfeiçoamento seleccionado

somente os capítulos de interesse.

• 10.002 – Gestão Avançada NIVEL II

Destinado a Utilizadores experientes ao nível I com funções/acessos privilegiados.

• 10.003 – Gestão de Stocks e Inventário NIVEL II

Destinado a Utilizadores experientes ao nível I. Este módulo abordará todo o circuito da

Gestão de stocks desde da Encomenda do Produto à Entrega, facturação e Inventario.

• 10.004 - Hospitalização NIVEL II

Destinado a Utilizadores experientes ao nível I Um modulo somente destinado ao

funcionamento do Internamento

• 10.006 – Marketing veterinário e AClinicxa.Net NIVEL II

Destinado aos gestores e responsáveis pelo comunicação externa.

• 10.008 – Parametrização Técnica NIVEL III

Destinado a Gestores ao Administrador do Sistema

• 05.002 - Infra-Estrutura Tecnológica Nivel I – Formação básica que abordará as melhores

práticas para utilização do sistema informático, nomeadamente, Outlook, digitalização,

impressão, manuseamento de ficheiros, etc.

Serviços Pós Venda Para o correcto funcionamento da aplicação, o centro terá que aderir ao nosso Contrato de

Manutenção o qual implica a tele-assistência, manutenção e a actualização do Software. (Contrato

este já em vigor com outra empresa)

O Contrato de Manutenção assegurará um acompanhamento próximo e eficiente do sistema

implementado e a sua optimização de acordo com as cláusulas contratuais.

Com o sistema de telemanutenção pode-se efectuar todo o tipo manutenção num posto, tal como

se o consultor estivesse fisicamente presente.

Este sistema permite que em grande parte dos incidentes, não haja necessidade da deslocação de

um técnico ao local, evitando custos de deslocação e proporcionando um tempo de resposta à

incidência de apenas alguns minutos, proporcionando ao cliente vantagens acrescidas de suporte.


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Condições abrangidas pelo contrato de manutenção

O serviço de manutenção incluirá:

• Intervenções remotas para assegurar o bom funcionamento, conservação e actualização das

aplicações identificadas no software Qvet;

• Alteração dos módulos da aplicação, como consequência das correcções de erros ou

introdução de alterações legais de carácter não estrutural no mesmo;

• Apoio telefónico para esclarecimento de dúvidas, ou resolução de problemas, decorrentes

da utilização do Software.

• Visitas de acompanhamento para verificação do bom funcionamento da aplicação e desta

forma avaliar o nível de utilização das ferramentas disponibilizadas pelo sistema SIVET;

• Estão também incluídos todos os upgrades da plataforma tecnológica utilizada pela

aplicação, sempre que a PONTUAL achar adequado proceder à sua instalação.

• Acesso às funcionalidades da Edição Corporativa no período de validade do contrato.

O serviço de manutenção não incluirá:

• A correcção de erros imputados à manipulação do programa por pessoal não autorizado,

expressamente, pela PONTUAL;

• Correcção de anomalias imputadas ao equipamento onde estão instaladas as aplicações;

• A reparação de danos causados por vírus ou defeitos de outras aplicações não relacionadas

com as aplicações deste contrato;

• Os gastos de deslocação motivadas pela manutenção;

• As tarefas necessárias para a recuperação de informação perdida ou deteriorada, devido a

causas externas ao Software, tais como: falha de corrente eléctrica, vandalismo,

negligência, ou qualquer causa fora de controlo da PONTUAL e não devida ao uso normal

do Software;

• Intervenções directas no local do cliente, relacionados com pedidos de assistência não

coberta no âmbito deste contrato.

O Contrato de Manutenção tem a duração de um ano e é automaticamente renovado por igual

período por acordo entre as duas partes.


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Algumas referências Faculdade de Medicina Veterinária de Lisboa

Hospital Veterinário do Porto

Hospital Veterinário do Algarve

Hospital Veterinário do Aveiro

Hospital Veterinário do Principal - Lagoa

Hospital Veterinário do Setúbal

Liga Protectora dos Animais - Lisboa

Sociedade protectora dos Animais – Porto

Hospital Veterinário dos Carvalhos

Hospital Veterinário da Guia

Clínica Animal Vet da Guarda

Clínica Veterinária do Bailão – Açores

Clínica Veterinária da AUQMIA – Madeira

HSQ – Luanda – Angola

Hospital Veterinário SOS – Viseu

Clínica Veterinária de Algueirão

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