Chegou a hora do gerenciamento estratégico de RH

Enfrentando um constante clima de guerra pelos melhores candidatos, gerenciando talentose montando uma equipe: como os atuais gerentes de recursos humanos conseguemconduzir as empresas para o futuro? O gerenciamento de documentos digitais é aplataforma ideal para a realização de novos processos estratégicos de RH e oferece umótimo suporte para os funcionários.

DocuWare paraRecursosHumanosSolution Info

A manutenção constante dos documentos do pessoal estálhe roubando um tempo precioso? Não importa se sãocandidaturas, notificações de contribuição ou o texto e asimagens de anúncios fazendo promoção das vagasabertas: O DocuWare garante que todas as suasinformações vitais sejam armazenadas em um sistema epermite que você trabalhe eficientemente com ele.

Em vez de arquivar e buscar documentos, você poderágastar seu tempo motivando e promovendo o talento, alémde realmente conectar os funcionários com sua empresa.

Todo o seu trabalho com pessoal estará protegido com omais alto nível de proteção de dados, e a questão daconformidade é consistentemente resolvida: todos osdocumentos são mantidos de forma confidencial e segura.O acesso só é garantido àqueles que devem ter acesso.

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Por que o DocuWare?

Registros seguros de RH

Processos de RH altamente eficientes

Pode ser integrado com qualquer software deRH

Disponível como solução na nuvem e no local

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Arquivos RH digitais: Seguro e eficiente com o DocuWareO DocuWare é uma plataforma digital completa paraarmazenar, recuperar e editar registros de RH. Defina umnovo curso com processos de gestão de RH totalmentemodernos: os arquivos digitais não são apenas úteis paraos gerentes e para a equipe de RH, todos os funcionáriosda empresa beneficiarão de serviços integrados eprocessos mais rápidos. 7 Benefícios para seudepartamento de RH:

1. Atualização de dados mais rápida

Avaliações anuais, atestados médicos, recibos de salário, e-mails - com o DocuWare, osdocumentos de RH de todos os tipos e de todas as origens são armazenados uniformemente.Essa abordagem de armazenamento bem organizada funciona rapidamente e muitas vezes deforma totalmente automática.As pesquisas de documentos podem ser conduzidas por meio de termos de índice específicos oupor pesquisa em texto integral. Ao mesmo tempo,o DocuWare mantém e espelha a sua estruturade arquivos - assim você ainda pode pegar rapidamente os documentos de uma determinadapasta.

2. Segurança e proteção de dados

Dados bloqueados em vez de arquivadores bloqueados: com o DocuWare, você pode armazenaros registros de RH de uma forma que seja segura e legalmente compatível. Técnicas altamentesofisticadas estão em vigor para proteger o usuário da perda de dados e documentos. Umaestrutura de permissões personalizável garante que somente as pessoas autorizadas tenhamacesso a informações confidenciais. Além disso, os períodos de retenção podem ser configuradosde modo que, por exemplo, os documentos de candidatura a um emprego sejam eliminados nomomento adequado.

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3. Visualizações flexíveis de arquivo mais auto-atendimento

Pela Web ou pelo aplicativo, as pessoas autorizadas podem ter acesso a documentosprotegidos por senha em seu arquivo digital. Por exemplo, os executivos que trabalham em umescritório em casa podem dar uma olhada nas definições de metas acordadas, sem precisarimprimi-las ou salvá-las localmente. E os colegas que podem precisar de uma cópia de seusúltimos três salários podem obtê-los diretamente do seu próprio arquivo – mesmo bem tarde,em um sábado à noite.

4. Processos integrados de RH

Analise seus processos de RH: Onde você experimenta atrasos com frequência, onde vocêsuspeita que haja lacunas de segurança, onde são cometidos erros simples? Com oDocuWare, você pode facilmente criar fluxos de trabalho digitais para coordenar os processosde solicitação de trabalho, aprovar solicitações de férias ou distribuir o recibo de salário.

5. Integração no software de gerenciamento de RH

O DocuWare participa ativamente do mercado e pode ser integrado perfeitamente em qualquerprograma de RH. Significa que você pode armazenar e recuperar diretamente documentos dequalquer software de gerenciamento de RH. Um clique é suficiente, e você vai ver todos osregistros relacionados com um número de funcionário em particular.

6. Mania dos formulários da Web em vez de papel

O DocuWare ajuda você a converter seus formulários em papel em formulários da Web ultra-eficientes. Isso significa que seus funcionários não precisam voltar a inserir seus dados básicos depessoal e que seu departamento não está perdendo tempo decifrando letras ilegíveis.

7. Extremamente amigável ao usuário

Ótimo lugar para trabalhar – o objetivo procurado por todas as empresas voltadas para o futuro vaide mãos dadas com o uso do DocuWare. Não apenas porque pilhas de papel e paredes geralmentecobertas por arquivadores são limpas. Os usuários também gostam do interface simples de usuáriodo programa e da capacidade de personalizar o sistema para se ajustar ao seu próprio estilo detrabalho, sem precisar de conhecimentosem TI.

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Processos digitais: Fortaleça os serviços do funcionárioOs funcionários gostam quando recebem confirmaçãosobre uma classe de desenvolvimento profissional,quando as despesas de viagem são reembolsadas notempo, ou quando um pedido de férias é rapidamenteaprovado. Felizmente, fornecer feedback e processarsolicitações é muito mais rápido com o DocuWare e muitomais confiável do que o velho caminho do papel. Isso nãosó fortalece a cultura de serviço de seu trabalho de RH,como também sua imagem como empregador.

Veja aqui três exemplos...

Escolhendo candidatos: Melhor e mais rápido

Com o DocuWare, as candidaturas são consistentemente armazenadas e compartilhadas com os gerentes e colegasatravés do fluxo de trabalho digital. Com recursos de anotação e carimbo, eles podem fornecer feedback sem alterar osdocumentos originais. Isso cria total transparência dentro da equipe, e os candidatos aproveitam uma resposta rápida.

Quanto mais rápido você conseguir montar uma entrevista, mais rapidamente você poderá fazer com queseus candidatos favoritos assinem. Veja aqui algumas outras vantagens do DocuWare na hora derecrutar:

Candidaturas que vêm por e-mail, correio postal ou candidatura on-line podem ser canalizadas para umaúnica plataforma e administrados de forma legalmente aceitável.

Geração automática de recibos de registro, notificações de contratação/negação ou e-mail de lembreteinterno.

Resposta rápida às dúvidas.

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Integração: Impressionando os funcionários desde o primeiro dia

Coleta de dados, preparação de documentos integrados, encomenda de equipamentos informáticos – há muita coisapara fazer fazer antes que um funcionário novo comece em uma empresa. O DocuWare garante um fluxo deinformações otimizado: o novo PC estará na mesa de novo funcionário desde o primeiro dia, com um e-mail em suacaixa de entrada que contém todos os documentos que ele vai precisar para começar a trabalhar – da programação detreinamento aos formulários de registro, passando pelas informações sobre o programa de saúde e bem-estar daempresa.

Quanto melhor for o início, mais rapidamente os colegas se agilizarão e contribuirão com o seu know-how. Alguns outros recursos do DocuWare:

Fluxo de trabalho contínuo estruturado com distribuição automática de tarefas.

Dados do funcionários capturados uma vez e, em seguida, automaticamente inseridos em todos os outrosformulários.

Documentos necessários desde o primeiro dia, tudo online e aberto por link.

Recibo de salário: Economia todos os meses

Considere o que significa imprimir, dobrar, fechar, comprar selo e enviar documentos do recibo de salário: há um montede custos envolvidos em todo esse processo, incluindo papel e tempo. Com o DocuWare, esses custos são eliminados.Um fluxo de trabalho digital garante que os documentos da folha de pagamento são colocados no arquivo pessoalexclusivo de cada funcionário – com absoluta confidencialidade e sempre na hora certa. Os funcionários simplesmenterecebem um e-mail com um link protegido por senha para seus documentos do recibo de salário.

Independentemente de você gerenciar sua folha de pagamento externa ou internamente – com oDocuWare, os registros do recibo de salário sempre chegam com segurança com seus funcionários.Seus benefícios com o DocuWare:

Pode ser combinado com todos os programas de processamento de salários.

Fluxos de trabalho perfeitos, mesmo com empresas terceirizadas de pagamentos.

Segurança mais alta através de criptografia.

Mundo real: JTE RecruitÉ duro se manter organizado quando você recebe 600 currículos Vitae de trabalho todos os dias. JTE Recruit, agênciastartup de recrutamento de Singapura, utiliza um sistema profissional de gestão de documentos desde o início. Isso osajuda a manter os processos enxutos, e a empresa pode se concentrar em suas principais competências.

»Graças ao uso consistente do nosso DMS, conseguimos aumentar nossa velocidade de posicionamento emquase 50% e aumentar significativamente nossa competitividade.«

Jonathan OngCofundador da JTE Recruit

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