DOCUMENTOS EMPRESARIAIS

A CORRESPONDÊNCIA

EMPRESARIAL MODERNA Cap. 9 – Redação Empresarial, Miriam

Gold

As mudanças mais importantes nos documentos empresariais relacionam-se ao estilo da linguagem e à disposição dos elementos:

Década de 60Estilo: PROLIXO – uso e

abuso de vocabulário mais sofisticado, clichês, subterfúgios.

Disposição dos elementos: DENTEADO – com espaços na margem esquerda e na abertura dos parágrafos.

Década de 90Estilo: OBJETIVO –

apresentação das informações necessárias com clareza.

Disposição dos elementos: BLOCO – uma única margem vertical do lado esquerdo.

A CARTA

- A carta moderna sofreu muita influência dos modelos americanos, tanto na forma quanto no estilo.

- Pontuação aberta é um recurso norte-americano que consiste em não se colocar nenhum sinal de pontuação em 3 elementos: data, vocativo e fecho.

A CARTADécada de 60 Década de 90

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MEMORANDO OU COMUNICAÇÃO INTERNA SINTÉTICO

Para comunicações mais rotineiras;

Elaborado em meia folha de papel A4, já impresso.

EXTENSO

Para esclarecimentos e informações mais detalhadas.

CARTAS COMERCIAIS:

Como outros, a Carta comercial é um instrumento de comunicação que se restringe a determinada área: empresarial e/ou comercial, razão por que tem características próprias.

As qualidades da carta comercial são as seguintes:

a)      Boa apresentação: exige-se, portanto, ordem, organização e limpeza.

b)      Clareza: a obscuridade do texto impede a comunicação imediata e dá azo a interpretações que podem levar a desentendimentos e, mesmo, a prejuízos financeiros. A linguagem deve ser:

a)      A linguagem deve ser:

1. Simples, evitando-se preocupação com enfeites literários.

2. Atual, isto é, inteligível à época presente. 3. Precisa, a saber, própria, específica, objetiva. 4. Correta, com exata observância das normas

gramaticais. 5. Concisa, informando com economia de palavras. 6. Impessoal, com o máximo de objetividade, pois a

carta comercial não é lugar adequado para manifestações subjetivas e sentimentais.

PARTES DA CARTA COMERCIAL

ORIENTAÇÕES

ESTRUTURA DA CARTA COMERCIAL

 

1- Data

2- Invocação

3- Explanação do assunto

4- Fecho

5- Assinatura/Função

 

EXEMPLO DE CARTA COMERCIAL PADRÃO

1. São Paulo, 13 de junho de 2004.

(5 espaços)

2. Prezados Senhores:

 

(3 espaços)

 

3. Com referência à sua reclamação, na carta do dia 15 do mês em curso, levamos ao conhecimento de V. Sas. os necessários esclarecimentos.

(2 espaços)

O atraso na entrega da mercadoria solicitada ocorreu não por falha de nossos funcionários, mas por incúria da empresa entregadora.

Estamos tomando as devidas providências a fim de que as mercadorias sejam entregues rapidamente.

(2 espaços)

4. Pedimos desculpas pelo ocorrido e continuamos à disposição de V. Sas.

(3 espaços)

5. Paulo Garcia Gerente de Vendas.

PARTES DA CARTA COMERCIAL a) Cabeçalho ou timbre: com todos os elementos que

identifiquem a firma. Hoje, o cabeçalho já vem impresso e há casos em que simplesmente não aparece.

b) Destinação ou endereçamento com: localidade - com respeito à localidade, deve-se prestar

atenção ao seguinte: a tendência atual é se colocar o local à esquerda, no

alto; não se abrevia o nome do lugar, escreve-se São Paulo

e não S. Paulo; após o nome da cidade, usa-se a vírgula.

PARTES DA CARTA COMERCIAL c) Data - com respeito à data, importa lembrar:

nome do mês com minúscula; após a data, segue-se ponto final;   os numerais designativos de ano não são

separados por ponto ou espaço; assim, deve-se escrever 1992 (e não 1.992 ou 1992);

separam-se os numerais de uma data por hífen e não por barra. Então, 30-11-91 (e não 30/11/91);

destinatário: nome, endereço, localidade.

PARTES DA CARTA COMERCIAL d) Iniciação: abrangendo vocativo (invocação),

referência e início, com várias fórmulas possíveis.

Na invocação, é de praxe a expressão "Prezado(s) Senhor (Senhores)", seguida de dois-pontos. Outras fórmulas: “Prezado Amigo:”, “Senhor Diretor:”, “Senhor Gerente:”, “Caro Cliente:”, “Senhores:” etc.

PARTES DA CARTA COMERCIAL Para o início propriamente dito, há uma série de

fórmulas, mas nada impede que o redator crie outras. Como exemplos:

"Em atenção ao anúncio publicado..." "Em atenção ao pedido..." "Com relação à carta do dia..." "Atendendo à solicitação da carta..." "Em cumprimento às determinações..." "Participamos-lhes que..." "Servimo-nos da presente para..." . "Solicitamos-lhes a fineza de:.."

PARTES DA CARTA COMERCIAL Observações: Antes dos pronomes "lhe-lhes", a

forma verbal não perde a desinência -s.

- Antes do pronome "nos", cai o -s final do verbo.

-Procure-se evitar a forma "Pela presente" ou "Tem a presente...", já gastas pelo uso.

PARTES DA CARTA COMERCIAL e) Corpo da carta, ou a exposição do assunto -

obviamente, é variável, de acordo com o que se pretende. É comum o uso de formas de tratamento abreviadas, como V. Sa.; v. Sas.; V. S.a; v. S.as; v. Exa.; V. Ex.a; Exmo. Sr. e outras.

Vale lembrar que o verbo relacionado com os

referidos pronomes de tratamento deve estar sempre na terceira pessoa, do singular ou do plural.

PARTES DA CARTA COMERCIAL f) Fecho da carta - é a parte que encerra a carta, com

uma série de fórmulas já estabelecidas, como: Atenciosamente. Com elevado apreço. Com elevada consideração (ou estima). Cordiais Saudações (Saudações cordiais).

Cordialmente. Saudações atenciosas (Atenciosas saudações).

Antecipadamente somos agradecidos. Evitem-se as fórmulas: “Termino esta...” “Sem mais, termino esta...”

MODELO DE

CARTA EMPRESARIAL

Rio de Janeiro, 26 de janeiro de 2005.

Sempre & Sempre Editora LtdaDr. Flávio de Castro

Padrão Datilográfico

Prezado Senhor,

Esta carta ilustra o preenchimento das novas correspondências das empresas. As instruções que se seguem devem ser repassadas a todos os funcionários, responsáveis pela manutenção da imagem de modernidade da Empresa.

A única margem aceita, a partir dos anos 90, é a da esquerda, começando-se com a data e só terminando com a assinatura. Não deve haver nenhum elemento do lado direito, à exceção da padronização recomendada para o Ofício e para o Memorando das repartições públicas (hoje discutível).

Observe-se que não se usa mais colocar o endereço do destinatário no corpo da carta, a menos que o envelope seja janelado. Entretanto, pode ser discriminado o setor ao qual a carta está sendo enviada.

Em relação à margem direita, ela pode, conforme Instrução de 1982, não estar alinhada. Porém, com o uso do computador cada vez mais disseminado, a tendência é manter o alinhamento, clicando-se o ícone “justificar".

A pontuação aberta é um recurso americano que consiste em não se colocar nenhum sinal de pontuação em três elementos: data, vocativo e fecho. No Brasil, costuma-se não usar o ponto depois da data, mas a vírgula é mantida após o vocativo e o fecho.

Registre-se que a entrada de cada parágrafo já deixou de existir e a separação entre parágrafos é feita por uma linha em branco. Essa orientação é válida inclusive para o último parágrafo, cuja tendência é resumir-se em palavras como “cordialmente” ou "atenciosamente".

Esperando que as novas normas reflitam o espírito de modernidade da Empresa, desejamos sucesso.

Atenciosamente,

J.do NascimentoJoão do Nascimento

Observações finais

a) Não há o ano junto à numeração da carta, que vem com a sigla do departamento.

b) A data vem à esquerda, junto com todo o resto do texto, e fecha-se com o ponto final.

c) O mês vem com inicial minúscula.d) Não se coloca o endereço na folha da carta, só no

envelope.e) Não se usa pronome senhorita.f) Não há abertura de parágrafos.g) Toda carta deve vir assinada por alguém que

possa ser identificado.

PRODUÇÃO DE TEXTO

1) Redigir uma carta (de acordo com as orientações apresentadas) para um fornecedor, solicitando cancelamento de encomenda.O motivo deve ser explicado.

OU 2) Redigir uma carta a um cliente, oferecendo

produtos especiais de sua empresa.