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DOCUMENT management LATIN AMERICAN Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos Ano 3 - Número 10 - Fevereiro de 2009 - R$ 18,00 VIRTUALIZAÇÃO: aliada nos momentos de crise Missão Crítica Email www.docmanagement.com.br

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Revista Latin American Document Management 10

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DOCUMENTmanagement

L A T I N A M E R I C A N

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentosNovas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Ano

3 - N

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o 10

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09 -

R$ 1

8,00

VIRTUALIZAÇÃO: aliada nos momentos de crise

MissãoCríticaEmail

www.docmanagement.com.br

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EDITORIAL

3Document Management

Um momento especial

O Ano de 2009 começa um pouco diferente dos anos anteriores. Sem as grandes ex-pectativas do passado, sentimos um pou-

co do pessimismo, nada habitual, para esta época do ano, depois da crise fi nanceira que afetou os Estados Unidos, em particular, e o resto do mundo, por con-sequência. Entretanto, não somente os brasileiros, como os demais países latino-americanos e os pró-prios americanos estão vislumbrando um momento especial de crescimento para o segmento de gestão documental.

Não um, mas vários especialistas de mercado, como poderão os leitores comprovar nas páginas desta edição, são categóricos em afi rmar que as fer-ramentas de ECM serão fundamentais para melhor análise das informações e uma tomada de decisão mais precisa nos negócios.

Ao invés de enxergarmos um futuro nebulo-so, podemos sim vislumbrar um céu com algumas nuvens. claro que ninguém superará uma crise global incólume, mas com muito menos pessimis-mo do que em décadas passadas e muito mais rapidamente.

Hoje o mercado de tecnologia da Informação está muito mais evoluído e preparado para alicer-çar os vários segmentos da economia. Não é de se espantar que especialistas de institutos de pesquisa como o Gartner Group recomendem à executivos, em toda a parte do mundo, que atentem para as boas práticas que a sistematização do Content Ma-nagement sugere.

Disso tudo, podemos concluir: os caminhos serão difíceis, mas não impossíveis de transpor. Há saídas e alternativas válidas e viáveis.

Entre estas alternativas notem a matéria especial que mostra como gerenciamento de emails, onde muitas das informações não estruturadas se encon-tram, pode ajudar no dia a dia dos negócios.

Vejam também que em época de crise e inves-

timentos curtos, alternativas como a virtualização podem ajudar as empresas a fazerem mais com menos recursos.

Muito importante também para o nossos lei-tores é a entrevista exclusiva com os organizadores da AIIM Conference + Exibition, Tom Bliss e John Mancini – presidente da AIIM -, e saibam quais os principais temas da conferência e o que o brasileiros poderão encontrar durante o evento.

Não esqueçam também de visitar nossa pá-gina da internet (www.docmanagement.com.br/aiimexpo) e conheçam todos os detalhes da Missão Document Management que levará um grupo de executivos brasileiros à Philadelphia para a Confe-rência da AIIM 2009.

A todos uma Boa Leitura e um Ótimo 2009!

Susana Batimarchi Editora

Joseti Capusso

Un momento especial

El Año de 2009 comienza un poco diferente de los años anteriores.

Sin grandes expectativas, como las del pasado, sentimos un poco

de pesimismo nada habitual para esta época del año, después de

la crisis fi nanciera que afectó a Estados Unidos, en particular, y el

resto del mundo por consecuencia. Sin embargo, no solamente

los brasileros, como los demás países latino-americanos y los

propios americanos están vislumbrando un momento especial de

crecimiento para el ramo de gestión de documentos.

No fue solamente un especialista de mercado, pero si varios, como

podrán comprobar los lectores en las paginas de esta edición, que

afi rmaron de manera categórica que las herramientas de ECM

serán fundamentales para mejorar el análisis de las informaciones y

la tomada de decisiones con más precisión en los negocios.

Al contrario de ver un futuro nebuloso, podemos vislumbrar un

cielo con algunas nubes. Claro que nadie superará una crisis global

incólume, pero con mucho menos pesimismo que en décadas

pasadas y mucho más rápido.

Actualmente, el mercado de tecnología de Información esta mucho

más evolucionado y preparado para servir de base a varios ramos

de la economía. No extrañamente, especialistas de institutos de

pesquisa, como el Gartner Group, hayan recomendado a ejecutivos,

en todas las partes del mundo, que estén atentos a las buenas

prácticas que la sistematización del Content Management sugiere.

De todo esto, podemos concluir: los caminos serán difíciles,

pero no imposibles de transponer. Existen salidas e alternativas

validas y viables.

Entre estas alternativas, vean la materia especial, que muestra

como la gerencia de emails, donde muchas de las informaciones

no-estructuradas se encuentran, puede ayudar en el día a día de

los negocios.

Vean también que en época de crisis e inversiones cortas,

alternativas como la documentación virtual, pueden ayudar

empresas a realizar más con menos recursos.

También es muy importante para nuestros lectores, la entrevista

exclusiva con los organizadores de AIIM Conference + Exibition,

Tom Bliss y John Mancini – presidente de AIIM -, y conozcan cuales

son los principales temas de la conferencia y lo que los brasileros

podrán encontrar durante el evento.

No se olviden tampoco de visitar nuestro sitio en internet (

HYPERLINK “http://www.docmanagement.com.br/aiimexpo” www.

docmanagement.com.br/aiimexpo) y vean todos los detalles de la

Misión Document Management, que llevará un grupo de ejecutivos

brasileros a Filadelfi a para la Conferencia de AIIM 2009.

¡A todos Buena Lectura y un Óptimo 2009!

Susana BatimarchiEditora

!

O Mundo do ECM vai se reunir na Philadelphiaentre os dias 30/MAR e 02/ABR de 2009

AIIM internationalexposition + conferencemarch 30 - april 2, 2009pennsylvania convention center, philadelphia, pa

PARTICIPE DO GRUPOTÉCNICO DA REVISTA

Visita à exposição Participação no Congresso

e work-shop Visita técnica à empresas. Atividades culturais

VAGAS LIMITADASConfi rme hoje mesmo sua participação

Informações (11) [email protected]

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4 Document Management

PUBLISHEREduardo David

[email protected]

DIRETOR ADMINISTRATIVOArnaldo David

[email protected]

EDITORASusana Batimarchi

[email protected]

REDAÇÃO - Colaboradores desta ediçãoAna Lúcia Moura FéVanderlei CamposGERENTE COMERCIALSandra Mletchol

[email protected]

ASSISTENTE COMERCIALRosemeire Cássia Virginelli

[email protected]

ARTE E DIAGRAMAÇÃOFlávio Della Torre

fl [email protected]

ILUSTRAÇÃOSpacca

[email protected]

FOTOGRAFIAJosetti Capusso

[email protected]

ADMINISTRAÇÃOFlavia dos Santos Gama

fl [email protected]

TRADUÇÃOMaria Carolina Morell Gonzalez

[email protected]

CONSELHO EDITORIALJosé Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo

Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei

Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer

CONTATOSAdministração: [email protected]

Redação: [email protected]: [email protected]

IMPRESSÃOCopy Press

www.docmanagement.com.br

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDARua Anhanguera, 62701135-000 - São Paulo/SP - BrasilTel/Fax: 5511 3392-4111www.editoraguia.com.br

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedo-res Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamen-tos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação,Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Ju-rídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Docu-mentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profi ssionais.DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refl etem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informa-ções: [email protected] ou Tel: 55-11-3392.4111

NESTA EDIÇÃO

6 EntrevistaJohn Mancini e Tom Bliss falam do mercado global de ECM em tempos de crise, além de mostrarem os principais assuntos que serão pauta do AIIM Exibition + Conference 2009, que acontecerá na Philadelphia entre 30 de março e 2 de abril.

12 SínteseVeja aqui o que acontece no mercado corporativo

16 Gerenciamento de emailsO aumento da necessidade de gerenciar as informações e, principalmente dados não estruturados, críticos, para o processo de negócios tem levado empresas a buscarem soluções específi cas para o gerenciamento desta importante ferramenta de trabalho: o email.

22 VirtualizaçãoSerá a virtualização realmente uma saída para as empresas preocupadas com gestão documental ou apenas mais uma onda em TI? Especialistas analisam a questão, que pode alterar a forma física como os processos de TI são encarados em empresas de todos os portes.

28 Case GerdauGerdau implementa digitalização de notas fi scais em 150 pontos de recebimento de mercadorias, com procedimentos completamente alinhados aos processos defi nidos no SAP R/3..

32 Case Johnson & JohnsonDiretrizes internacionais da Johnson & Johnson garantem que pessoas de diversas áreas cuidem da disponibilidade e efi cácia dos documentos necessários aos processos de negócios, em conformidade a exigências regulatórias.

48 Canal ExecutivoEdissa Furlan Gerente de marketing da área de Impressão da HP fala sobre a empresa e a introdução de novas tecnol´[ogias para o mercado nacional.

Agoratambémdigital

ACESSEwww.docmanagement.com.br

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ENTREVISTA

Tudo aoseu alcance

A Revista Document Management entrevista com exclusividade Tom Bliss, responsável pela grade temática deste

ano da AIIM International Exposition and Conference, que acontecerá de

30 de março a 2 de abril próximos na Filadélfi a – EUA, e o presidente da AIIM,

John Mancini, que faz uma radiografi a atual do mercado global de ECM, numa

prévia do que será apresentado no maior evento sobre o tema do mundo.

Divulgação

John Mancini - Presidente da AIIM International.

DM - Você poderia nos fazer uma análise da situação atual do mercado de ECM pelo mundo?

John Mancini - Desde a última AIIM/On Demand Show no último ano, muita coisa mudou. Por exemplo, aqui nos EUA, elegemos um novo Presidente; muitos de nós perderam mais de 25% do seu fundo de aposentadoria num piscar de olhos; muitos dos responsáveis ganharam bônus ou foram reeleitos e o preço

do petróleo (gasolina) foi às alturas e depois caiu vertiginosamente

Porém, algumas coisas não mudaram. Uma apresentação minha (disponível no link: http://www.slideshare.net/jmancini77/whats-in-your-digital-landfill) mostra que ainda há muito trabalho para a ser feito para que o Mundo Digital fique sob contro-le. O que me surpreendeu foi a reação que a apresentação teve e não pelas descober-

tas contidas nela. Estamos falamos sobre do gerenciamento eletrônico de informação há muito tempo, mas o que chamou a atenção foi como isso se popularizou no mercado. Após duas semanas de apresentação, ela foi visitada mais de 10 mil vezes.

Os pontos destacados nesta apresentação foram: Mais de 40% das organizações não têm política de classificação das informações eletrônicas como histórico do negócio. Apro-

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ximadamente 64% dos usuários finais reco-nhecem que as empresas em que trabalham entendem a importância dos documentos em papel, e como eles devem ser guardados. Po-rém, apenas 34% têm o mesmo entendimen-to com relação aos documentos eletrônicos; Apenas 41% das organizações fazem algum tipo de treinamento sobre como lidar com in-formação eletrônica; 52% das empresas não têm “nenhuma ou quase nenhuma confian-ça” de que suas informações eletrônicas são precisas, acessíveis e confiáveis.

Por esta constatação, podemos ter uma ideia de como está sendo percebido o ECM.

Quais são os principais desafios e benefícios do ECM com a crise financei-ra afetando tantos países?

Nós sabemos através de muitas pesqui-sas que os obstáculos enfrentados pelos usuários finais na gestão da informação raramente estão envolvidos com a tecno-logia atual e, geralmente, estão relaciona-dos com: 1. Má identificação das neces-sidades do negócio (“O que nós estamos tentando realizar?) 2. Falta de atenção à estrutura de administração (“Quem está chamando a responsabilidade para si?) 3. Falta de treinamento imparcial dos vendedores no início do projeto. (“O que nós aprendemos com aqueles que vieram antes de nós?”) 4. Falta de comprometi-mento da gerência (“Quem está garan-tindo que as coisas vão acontecer?”)

Qual será a principal trama das con-ferências este ano? Quem será o prin-cipal keynote speaker e quais temas serão tratados?

Tom Bliss - Este ano a programação está centrada no fato de que, enquanto o mun-do mudou nos últimos meses, a necessidade de contar com informação qualificada e que traga benefícios significativos e mensuráveis ao negócio é maior do que nunca. Na verda-de, a combinação de urgência aliada à redu-ção de custos e à complexidade dos proces-sos chave, conectando pessoas e ideias para estabelecer novas fontes de receita, minimi-zando exposições legais e regulatórias, aju-dando pessoas a fazer melhor, acelerando decisões, auxiliando as organizações a se

tornarem mais produtivas e lucrativas, nun-ca foi tão bem-vinda quanto agora.

O evento deste ano é destinado a mos-trar aos profissionais de TI e executivos como conquistar objetivos críticos rapidamente e de maneira rentável.

A apresentação inicial será feita por John Stendbit, que recentemente se aposentou do cargo de CIO do Departamento de Defesa dos EUA. A sessão de John Mancini, denominada “Como lidar com a explosão da informação”, examina como nossa capacidade de captura de dados superou nossa habilidade de usá-los de forma a melhorar a nossa vida pessoal

e profissional. John Mancini identificará as deficiências tecnológicas que nos trouxeram a este ponto e compartilhará sua visão dos avanços necessários para nos levar a um pró-ximo estágio de utilização da informação. Se-rão dados exemplos de esforços para aprimo-rar a forma como a informação é organizada, acessada, analisada e distribuída.

Na sua opinião, quais são os temas que os executivos brasileiros não po-dem perder na conferência deste ano?

Tom Bliss - Nós acreditamos que os as-

suntos e tópicos apresentados são tão uni-versais quanto os desafios enfrentados por todos os executivos, independente do país onde estejam. Assim, o programa no geral é relevante, tanto para a América do Sul, quan-to para os EUA, Europa ou Ásia.

Os temas-chave se aproximam muito às tendências de mercado e às estatísticas men-cionadas anteriormente por John Mancini: Como conduzir a avaliação de necessidades e objetivos; como formar uma equipe; como construir business cases para adoção de apli-cativos para diferentes tipos de gerenciamen-to da informação e assegurar a compra de produtos pela alta administração das empre-sas.

Este ano, mais do que em passado recen-te, a conferência irá ajudar também os par-ticipantes a entender e adotar a abordagem do “bom o suficiente” (“good enough”) em relação a conteúdo e tecnologias de geren-ciamento de informação, aplicativos baratos e fáceis de colocar em prática, que proverão retorno imediato. Implementações fáceis e rápidas – combinadas com rápido ROI – se-rão discutidas a fundo.

Como a AIIM olha para o mercado latino-americano? Existem planos para cursos, workshops, ações educativas fo-cadas em nosso mercado?

John Mancini - Nós acreditamos que existem grandes oportunidades no merca-do Latino-Americano e esperamos expandir nossas atividades neste ano, particularmente na área de treinamento. A AIIM disponibiliza treinamento (http://www.aiim.org/training) em 6 importantes áreas: gerenciamento de registros eletrônicos; gerenciamento de con-teúdo empresarial; gerenciamento de proces-sos; organização da informação e acessos; gerenciamento de e-mails; e Enterprise 2.0.

Nós também disponibilizamos estes cursos por meio de organzações públicas e privadas ao redor do mundo e também pela Internet. Desde o lançamento do programa de treinamento há 3 anos, mais de 9 mil es-tudantes participaram de 13 mil cursos co-nosco.

No último ano fizemos um treinamento na Conferência de um parceiro em Buenos Aires para um dos maiores fornecedores.

Sabemos que os obstáculos

que os usuários emfrentam(em ECM)

raramente estão envolvidos com a tecnologia atual

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ENTREVISTA

Mais de 70 parceiros pelo mundo foram treinados como Especialistas em ECM. Nós também demos um treinamento de geren-ciamento de conteúdo na InfoImagem, em São Paulo, em setembro. Pretendemos ex-pandir nosso envolvimento nos próximos anos para capitalizar oportunidades neste grande mercado. O instrutor da AIIM no evento, Bob Larrivee, salientou que a recep-tividade foi bastante boa. Seu papel era de mostrar o programa da AIIM de especiali-zação em ECM como uma prévia da confe-rência e fazer um discurso de apresentação para o dia seguinte sobre ERM (Electronic Records Management). A Pré-Conferência sobre ECM atraiu mais de 200 participantes com apenas um apresentador. A empolga-ção que testemunhou e o comprometimento demonstrado pelos participantes foi impres-sionante. Segundo ele, as áreas de exibição ficaram cheias durante todo o tempo em que estiveram abertas, incluindo as últi-mas horas do dia 11 de setembro, em que o congresso terminou. Isto me mostrou que o Brasil é um líder em práticas de conceitos, aplicativos de ECM e tecnologias relaciona-das, e também melhores práticas tanto em setores públicos quanto privados.

Quais serão os principais temas a serem abordados nas várias sessões da conferência?

A programação temática da Conferência AIIM 2009 estará divida pelas 135 sessões plenárias e sub-dividas por 19 principais as-suntos que são:

BPM/Workflow; Colaboração e Redes Sociais; Compliance, Gerenciamento de Ris-cos e Segurança da Informação; Capture & Imaging; Gestão Documental; ECM; Geren-ciamento de Emails; Classificação da Infor-mação e Taxonomia; Atribuições Legais & Discovery IT; Gerenciamento de Marcas; So-luções para Workgroups; Gerenciamento de Projetos; Guarda Documental; Busca & Text Mining; SharePoint; ECM Técnico; Web2.0 & Enterprise 2.0; Web Content Managment & Portais e Serviços na Web.

Os participantes poderão conferir a esca-la de horários das apresentações, workshops, apresentação por canais e showcases duran-te todo o período do evento.

Entrevista

Todo a su Alcance

La Revista Document Management entrevista con exclusividad el res-ponsable por la temática de este ano de la AIIM International Exposition and Conference que será de 30 de marzo a 2 de abril próximos en Filadel-fi a – EUA, Tom Bliss y el presidente de AIIM, John Mancini, que realiza una radiografía actual del mercado de ECM en el mundo, como previa a lo que será presentado en el mayor evento de ECM del mundo.

¿Usted podría hacer un análisis de la situación actual del mercado de ECM en el mundo?

Desde la última AIIM/On Demand Show en el último año, mucha cosa cambio aquí en EUA: Elegimos un nuevo Presidente; la crisis nos atingió con mucha fuerza. En una presen-tación producida por mi, que recibió inúmeras visitas en internet, destaque algunos puntos principales:

- Más de 40% de las organizaciones no tienen política de clasifi cación de las informa-ciones electrónicas como histórico de negocio;

- Aproximadamente 64% de los usuarios fi nales reconocen que las empresas donde trabajan entienden la importancia de los do-cumentos en papel, y como deben ser guar-dados – pero, apenas 34% tienen el mismo entendimiento con relación a los documentos electrónicos.

- Apenas 41% de las organizaciones rea-lizan algún tipo de entrenamiento sobre como tratar las informaciones electrónicas.

- 52% de las empresas no tienen “ningu-na o casi ninguna confi anza” de que sus infor-maciones electrónicas son precisas, accesibles y confi ables.

Por esta constatación podemos tener una idea de como esta siendo percibido el ECM.

¿Cuales son los principales desafíos y benefi cios del ECM con la crisis fi nan-ciera afectando tantos países?

Nosotros sabemos a través de muchas pesquisas que los obstáculos enfrentados por los usuarios fi nales de gestión de información raramente están envueltos con la tecnología actual y si generalmente están relacionados con:

1. Mala identifi cación de las necesidades de negocio (Ex: “¿Que es lo que estamos in-tentando realizar?”)

2. Falta de atención a la Estructura de Administración (Ex: “¿Quién esta llamando la responsabilidad para si?”)

3. Falta de entrenamiento imparcial de los

vendedores en el inicio del proyecto. (Ex: “¿Lo que aprendimos con aquellos que vinieron an-tes de nosotros?”)

4. Falta de comprometimiento de la Ge-rencia (Ex: “¿Quién esta garantiendo que las cosas van a ocurrir?”)

¿Cual será la principal trama de las conferencias este año? ¿Quién será el principal Keynote Speaker y cuales te-mas serán tratados?

Este año la programación está centrada en el hecho de que, en cuanto el mundo cambio en los últimos meses, la necesidad de contar con información cualifi cada y que traiga bene-fi cios signifi cativos y mensurables al negocio es mayor que nunca. En verdad, la combinación de urgencia aliada a la reducción de costos y complexidad de los procesos clave, conectando personas e ideas para establecer nuevas fuen-tes de receta, minimizando exposiciones lega-les y regulatorias, ayudando personas a hacer mejor, acelerando decisiones, auxiliando las or-ganizaciones a ser más productivas y lucrativas, nunca fue tan bienvenida cuanto ahora.

El evento de este año es destinado a mos-trar a los profesionales de TI y ejecutivos como conquistar objetivos críticos rápidamente y de manera rentable.

La presentación inicial será realizada por John Stendbit, que recientemente se jubilo del cargo de CIO del Departamento de Defensa de EUA y también la de John Mancini denomina-da “Como Tratar la Explosión de Información”, en la cual examina como nuestra habilidad de captura de datos superó nuestra habilidad de usarlos de forma a mejorar nuestra vida per-sonal y profesional. John Mancini identifi cará las defi ciencias tecnológicas que nos trajeron a este punto y compartirá su visión de los avan-zos necesarios para levarnos a una próxima etapa de utilización de la información. Serán mostrados ejemplos de esfuerzos que visan mejorar la forma como la información es or-ganizada, analizada, distribuida y también su acceso.

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10 Document Management

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Carlos Rudinei LaurindoDiretor Comercial da AcervoFlorianópolis/SC

“Precisávamos de uma revista como esta. A matéria sobre gestão de Documentos em Papel foi muito apropriada. Temos que valorizar o trabalho dos arquivistas e a arquivologia e desmistifi car a gestão de documentos em papel. Sempre tenho muita satisfação ao receber e poder ler a revista

Eu leio arevista

DocumentManagement

ENQUETEA principal iniciativa para driblar a crise econômica em 2009 será:

Aumento do outsourcing

Reavaliar porfólio de projetos de infraestrutura e sistemas

Postergar aquisições de hardaware

outsourcing

infraestrutura

Postergar

Enquete realizada no site da revista Document Management. Para participar acesse www.docmanagement.com.br

DivulgaçãoReavaliar SLAs

Antecipar contratação de licenças de software e manutenção

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Fim dos boletos bancáriosO projeto DDA (Débito Direto Autorizado), que prevê

o fi m do boleto bancário em papel, será um dos principais temas do Ciab Febraban 2009. Para Gustavo Roxo, diretor setorial de Tecnologia da Febraban e coordenador-geral do Ciab Febraban 2009, o DDA será de vital importância, na medida em que reduzirá enormemente o uso de papel. Participam do projeto todos os 129 bancos que compõem a compensação eletrônica dos sistemas de cobrança. Como se pode imaginar, essa movimentação trará benefí-cios sócio-ambientais. Mais de 2,36 bilhões de boletos em papel deverão ser processados em 2008. A meta é atingir 50% dos boletos em três anos, com a sua apresentação de forma eletrônica.

A Febraban também repetirá os eventos prepara-tórios para o congresso nas capitais latino-americanas (road show), além de eventos em São Paulo com os

bancos nacionais. Tais eventos se dedicam a discutir previamente questões que serão mais detalhadas no congresso do Ciab Febraban. A 19ª edição do Ciab – Congresso e Exposição de Tecnologia da Informação das Instituições Financeiras ocorrerá de 17 a 19 de junho, em São Paulo, no Transamérica Expo Center Microfi lmagem do Arquivo

NacionalAo completar 170 anos, Arquivo Nacio-

nal segue apostando na microfi lmagem para preservar seus arquivos históricos e assim tor-ná-los cada vez mais acessíveis à população.

Criado em 1838, o Arquivo Nacional do Rio de Janeiro é uma instituição arquivística e órgão central do Sistema de Gestão de Do-cumentos de Arquivos (SIGA), da administra-ção pública federal e integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da Repú-blica. A partir desta data, o Arquivo Nacional passou a receber documentos com os mais variados conteúdos, vindos de todo o País.

Tamanho volume de documentos, em sua grande maioria papel, requer cuidados e algumas técnicas de preservação e manuseio, fazendo-se necessário o trabalho de uma equipe especializada, que fi ca responsável pela recuperação de alguns arquivos, que chegam em condições precárias pela ação do tempo e condições inadequadas de armazenamento.

Para isso foi criado o departamento de microfi lmagem, que microfi lma documentos muito procurados para consulta e que precisam ser preservados.

“Desde o início dessa parceria, nossos equipamentos são os responsáveis pela digi-talização e microfi lmagem do acervo”, afi rma Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem.

Atualmente estão sendo microfi lmados documentos com os registros dos navios estrangeiros que atracaram no Porto do Rio de Janeiro entre 1875 e 1974. A microfi l-magem, que teve início em meados de 2007, só deve terminar em 2009. Anteriormente foram microfi lmados as entradas feitas por navios estrangeiros no Porto de Santos. “Por se tratar de um grande volume de folhas avulsas, o trabalho exige cuidado e muita paciência”, afi rma Pereira.

StarSoft mapeia acervo de empresas

Bibliotecas, videotecas, livrarias, museus e todo tipo de acervo presente em empresas ou instituições públicas pode ser controlado criteriosamente pelo Star-Soft Applications Acervo, sistema desenvolvido pela StarSoft e disponível para todo o mercado nacional.

O sistema é responsável pelo cadastro, gerenciamento e controle do total de itens presentes no acervo. A solução corporativa detalha todas as particulari-dades e atributos de cada tipo de obra que compõe a relação de produtos. Além do cadastro e das características de cada obra, o programa também relaciona os locais de armazenamento e as operações divididas por tópicos.

Nova parceria SpurA Spur, empresa de importação e distribuição de produtos de informática, fi r-

mou uma nova parceria com a Printek, fabricante de impressoras mundialmente conhecida, apresentando ao mercado brasileiro as soluções móveis de impressão e passando a fornecer toda a linha de produtos da marca.

TJ de Pernambuco renova parque de impressoras

A Tecnoset, empresa especializada em soluções para impressão, networking e segurança digital, será responsável pela renovação do parque de impressoras do Tribunal de Justiça de Pernambuco. Foram entregues 1.210 impressoras laser mo-nocromáticas Lexmark modelo E352DN, todas elas com toner adicional e garantia. Para Paulo Fodor, diretor comercial para Governo da Tecnoset, este fornecimento é importante porque a ata fi ca disponível por 12 meses para outros órgãos públi-cos que queiram aderir. “O sistema de registro de preços, previsto na legislação em vigor, permite compras com agilidade, segurança e economia. Há ganho de escala, devido às grandes quantidades registradas”, completa.

Gustavo roxo

Paulo Fodor

Flexcan

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Konica Minolta fornece para Grupo Multicom

Há anos no mercado ama-zonense, o Grupo Multicom conta há cinco anos com os equipamentos da Konica Mi-nolta. A empresa já adquiriu 17 máquinas da marca japonesa e hoje trabalha com 14, entre elas as Bizhub 600 e Bizhub PRO C6500e, tops de linha.

Para Fuzio Ymayo, da Konica Minolta, a parceira com o Grupo Multicom é mais uma garantia da qualidade de seus equipamentos, capazes de oferecer serviços diferenciados e o melhor em impressão digital.

O Grupo Multicom possui ainda cybercafé, cursos de informática, venda de produtos de informática, eletrônicos, móveis para escritórios, produtos de EPI, entre outros, nas cidades de Manaus e Parintins.

Imprensa official digitaliza acervo histórico

Todo o acervo legislativo do Estado de São Paulo será digitalizado e estará disponível aos cidadãos no site www.al.sp.gov.br em pouco mais de um ano, com a assinatura do contrato entre a Assembléia Legislativa (Alesp) e a Imprensa Oficial. Nesta parceria, a Imprensa Oficial, que é a empresa certificadora oficial do Governo do Estado, ficará responsável pela digitalização de cerca de 136 mil leis - dos primeiros documentos do Império até as mais recentes, num total de 261.256 páginas.

Para a formação do banco de dados da Alesp, que envolverá a digitalização e digitação com OCR Full-Text do texto na íntegra de todas as leis paulistas com 100% de garantia de conteúdo, serão investidos R$1,9 milhão. Também será possível fazer a assinatura digital com selo cronológico do texto e da imagem, atestando, assim, a integridade da informação. A conclusão do trabalho está pre-vista para fevereiro de 2010.

Microsoft foca em interoperabilidade

A Microsoft anunciou medidas para promover maior interoperabilidade entre padrões, com destaque para a publicação da Versão 1.0 da documentação técni-ca para protocolos Microsoft e a visualização de aproximadamente 5 mil páginas para os formatos de arquivo binário do Word, Excel e PowerPoint (.doc, .xls, .xlsb e .ppt). Informações relativas ao Office 2007, o Office SharePoint Server 2007 e o Exchange Server 2007 compõem a Versão 1.0. Os profissionais que trabalham com os protocolos do Office SharePoint Server 2007 contarão com recursos adi-cionais para desenvolver produtos que funcionem com o Office 2007, e aqueles que atuam com os protocolos do Exchange Server 2007 poderão criar aplicações que se comuniquem e armazenem diretamente informações relacionadas ao e-mail, calendário, mensagem de voz e controle de tarefas, tanto com o Exchange Server 2007 quanto com o Office Outlook 2007.

Iron Moutain inaugura unidade no Rio de Janeiro

De olho nas oportunidades do mercado do Estado do Rio de Ja-neiro, a Iron Mountain, líder mun-dial em tecnologia para a custódia, administração e gerenciamento de documentos, acaba de inaugurar um novo galpão de 2,5 mil m2 na capital. O espaço, que faz parte do plano de expandir a operação da empresa em todo país, é o primei-ro a atender 100% das normas de segurança internacionais desenvol-vidas pela companhia.

“Atendemos atualmente mais de 200 clientes do mercado flumi-nense e o objetivo é crescer mais de 18% em 2009”, afirma Paulo Feld-mann, presidente da Iron Mountain no Brasil.

Entre os clientes atendidos pela empresa estão grandes players do mercado como a Conspiração Filmes, a Sony BMG e a Som Livre, que destacam a importân-cia da gestão e preservação de seus acervos pela Iron Mountain.

Paulo Feldmann

Kodak adquire linha de scanner da Bell+Howell

A Eastman Kodak Company anunciou em janeiro um acordo com a Böwe Bell+Howell para a aquisição de sua divisão de scanners. Baseada em Chicago, a divisão tem fábricas e centros de distribuição também na Europa e Ásia, além dos Estados Unidos.

Segundo o executivo chefe da Eastman Kodak, Philip J. Faraci, o porfólio de produtos para a área de documentos e imagens da Böwe Bell + Howell são comple-mentares aos seus e vai permitir oferecer aos clientes mais opções de serviços. Entre os produtos de destaque está a linha Spectrum XF Scanners de alta capacidade, para grandes formatos de captura de documentos em preto e branco e em cores.

Fuzio Ymayo

Leia diariamente as noticias

sobre o mundo da

gestão documental

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14 Document Management

edison torres

passou a atuar como di-

retor comercial do grupo

Tecmach. Formado em Marketing pela PUC/Campinas, ocupou cargos

executivos durante 10 anos na IBM e três anos da oracle. O executivo

chega para implementar o time da empresa e tem a missão de expandir

a atuação do Grupo nacionalmente.

douGLas MarCos da siLva é o novo

diretor de Application Outsourcing da CPM Bra-

xis. O executivo responderá pela área de Delivery

de Aplicações, com foco no mercado fi nanceiro.

O executivo se reportará a Antonio Papalardo,

vice-presidente sênior de delivery da companhia.

Nos últimos cinco anos, atuou na EDS como líder

de Serviços de Aplicações, e na Tata Consultancy

Services, como gerente executivo de Delivery.

Mauro Guedes é o novo diretor de vendas para o varejo da HP. O

executivo será responsável pelas áreas de Vendas e Trade Marketing para o

Grupo de Sistemas Pessoais (PSG), com foco em varejo e revendas. Guedes

tem longa experiência no mercado de tecnologia e consumo, com passagens

pela Nokia, Danone e Pepsico, no segmento Comercial, Trade Marketing e

Marketing. Dentre suas especializações, está planejamento estratégico de

marketing e vendas, e desenvolvimento e implantação de estratégias de Trade

Marketing por meio da classifi cação de canais e segmentação de clientes.

Antes de integrar o time da HP, Mauro Guedes foi diretor de Desenvolvimen-

to de Vendas do Grupo Schincariol.

Fernando Ferraz de Marinis

é o novo diretor de Negócios da Diveo

do Brasil, subsidiária da Diveo Broad-

band Networks, Inc., provedor líder de

soluções locais de telecomunicações

e TI para clientes corporativos na

América Latina. O executivo chega

para atuar na área de prospecção.

Sua contratação tem como principal

objetivo a busca de grandes clientes e aumento da oferta de produtos e

serviços por meio de ferramentas de integração de dados e inteligência de

negócios. Fernando levará à Diveo o seu conhecimento adquirido em grandes

empresas, principalmente do segmento fi nanceiro e do varejo.

aureo FittiPaLdi Costa assumiu o cargo de diretor geral de vendas

para o mercado corporativo da Lexmark Brasil. Desde 2005 na empresa, o

executivo ocupava o cargo de diretor de serviços e soluções.

SulAmérica Saúde implementa a certifi cação digital

A SulAmérica Saúde é a primeira companhia do segmento a adotar a tecno-logia da certifi cação digital para a troca de documentos eletrônicos com seus cer-ca de 27 mil prestadores de serviços. A certifi cação digital é parte fundamental do TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar), uma determinação da Agên-cia Nacional de Saúde Suplementar (ANS) que estabelece as regras e padroniza o registro e intercâmbio de dados entre operadoras de planos de saúde e presta-dores de serviços da área. “Com esta integração, reduziremos a necessidade de fl uxo de papel, proporcionando economia de tempo e dinheiro”, explica Antonio Carlos Endrigo, diretor comercial, de marketing e produtos da Orizon. Segundo José Luiz Poço, presidente da Certisign, empresa especializada na tecnologia, a certifi cação digital é hoje uma ferramenta indispensável no ambiente corporativo, já que permite que as empresas agilizem seus processos, fazendo uso do ambien-te virtual com total segurança e respaldo jurídico.

Hospital do Coração tem novo sistema de gerencia-mento de informações

O HCor - Hospital do Coração, em São Paulo, acaba de contratar a TOTVS, empresa líder na atividade de desenvol-vimento e comercialização de software de gestão empresarial integrada. O ob-jetivo da ação é o desenvolvimento e a implantação, num prazo de dois anos, de um novo sistema de gerenciamento de informações para a instituição.

O trabalho terá cinco etapas, que passarão pelo desenvolvimento do siste-ma, seguido da implantação e do softwa-re de back offi ce. Concluídas essas três etapas, será iniciada a migração de dados para o novo sistema e a integração com os demais aplicativos que o HCor utiliza.

“O projeto é estratégico para o Hcor, face à oportunidade que temos de incor-porar aos nossos processos de negócios toda as melhores práticas de mercado que

uma empresa como a TOTVS tem como background”, explica Adailton Luiz Men-des, gerente de TI do HCor.

Para Marcelo Monteiro, vice-presidente de Gestão de Atendimento e Re-lacionamento da TOTVS, a parceria tem um signifi cado importante para ambas empresas. “Esse projeto é um marco para o segmento, não apenas pelo volume de investimentos, mas também por se tratar de uma das instituições hospitalares mais respeitáveis na América Latina. Será a reunião do conhecimento técnico do HCor com a experiência da vertical TOTVS”.

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Luís Minoru shibata é o novo

diretor de consultoria da PromonLogica-

lis, maior integradora independente de

soluções em Tecnologia da Informação e

Comunicação (TIC) da América Latina.

rauL souza neto assume direção do segmento de Distribuição

da IBM Brasil, área que atende clientes dos segmentos de Varejo e Pro-

dutos de Consumo. Há 10 anos na IBM e com 18 anos de experiência

neste mercado, Raul assume cargo que era ocupado por arMando toLedo, que passa a atuar como diretor de Estratégia de Serviços

para a IBM América Latina.

CarLos GonçaLves assume como controller da BSA Brasil, forne-

cedora de soluções de TI e outsourcing, com forte atuação em consultoria,

implementação e desenvolvimento de produtos e soluções personalizadas

para o mercado corporativo.

CLaudia santos é

a nova country manager da

AMD no Brasil. A executiva

ocupava anteriormente a dire-

toria de vendas corporativas e

passará a ser responsável por

vendas, marketing e gestão

organizacional da operação

brasileira da empresa.

aLexandre duarte assume como gerente de tecnologia da

Quest Software do Brasil. Profissional com 16 anos de experiência no

mercado de TI, Duarte atuou na EMC, na Peregrine e na C.A. Outro

diferencial de sua trajetória é o fato de ter participado de projetos

de TI que foram além das fronteiras brasileiras – o executivo liderou

grupos de trabalho em países como Argentina, Chile, Peru, Colômbia

e Venezuela.

sixto sune assumiu a

função de diretor de Vendas

da América Latina da Kofax e

PauLo noGueira como

responsável pela área de Sales

Engineering, com ampla experi-

ência no segmento bancário, em

desenvolvimento de aplicações

para digitalização e processa-

mento de documentos.

Tecmach alavanca sua entrada no interior de São Paulo

A Tecmach, empresa da área de TI que oferece soluções para outsourcing de impressão, networking e acesso, está implementando sua estratégia de mer-cado visando a aumentar a capilaridade da companhia, principalmente, no Esta-do de São Paulo.

A primeira medida foi a de abrir um escritório regional da empresa, visando atender ao interior do estado, onde se lo-caliza o segundo maior PIB nacional, na cidade de Campinas. O novo escritório ficará a cargo do novo Gerente de Canais e Novos Mercados, Eduardo Lopes.

“Nosso foco é atender regionalmente às empresas através de um pool de canais que nos representarão junto às grandes empresas do interior”, informou Edison Torres, atual Diretor Comercial da Tecmach.

Como segunda medida de marketing, o grupo passou a patrocinar o Guarani Futebol Clube e terá seu nome estampado nas camisas dos atletas durante todo o Campeonato Paulista de Futebol de 2009. “Esta estratégia nos dará visibilidade junto ao nosso mercado alvo”, finaliza Torres.

BHP Billiton é nova cliente da TCI

A TCI Business Process Outsourcing anunciou um novo nome entre seus clientes, a BHP Billiton, empresa que está entre as maiores mineradoras do mun-do, com operações no Brasil. Para a companhia, a TCI anuncia o desenvolvimento de um projeto de GIDI (gestão integrada de documentos e informações). “Nos-sas atividades vão desde a gestão informacional por meio de organização, back office, guarda, digitalização e gerenciamento de documentos até a auditoria dos processos e contas, passando pela gestão da cadeia logística e de suprimentos em plataformas integradas de serviços, infraestrutura e software”, ressalta Rober-to Marinho presidente da TCI.

Open Text adquire CaptarisA Open Text, líder global em gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM),

e a Captaris, líder mundial no fornecimento de software que automatiza proces-sos de negócios, acabam de anunciar acordo definitivo de fusão, no qual uma subsidiária integral da Open Text adquirirá a Captaris.

Para Ricardo Caldas, presidente da Telemikro - forrnecedora de soluções e serviços de comunicação corporativa e uma das principais distribuidoras da Cap-taris na América Latina do produto carro-chefe da empresa, o servidor de fax RightFax -, a combinação das empresas só tem a agregar. “Como parceiros co-merciais da Captaris, enxergamos nessa união novas oportunidades de negócio, para oferecer aos prospects e também à nossa base instalada de clientes”.

Álvaro silva (direita) diretor da tecmach e eduardo Conesa seguram a Camisa do Guarani

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DocUMentoS VIrtUaIS

Especialistas abordam alguns dos principais aspectos a ser considerados nas estratégias de gerenciamento de mensagens eletrônicas.

o email, quem diria, foi promovido a aplica-ção de missão crítica em muitas empresas. E não é para menos. Além de se fi rmar

como um dos mais importantes meios de comuni-cação empresarial, o correio eletrônico é ferramen-ta de negócios usada na condução de praticamente todo tipo de transação, gerando um fl uxo que, em 2012, atingirá uma média de 233 emails por usu-ário corporativo/dia, contra os atuais 156, segundo projeções globais da Radicati Group.

Essa incessante fábrica de informações não estru-turadas – algumas descartáveis, outras de grande va-lia tanto para os tomadores de decisão e funcionários quanto para advogados, legisladores ou auditores – tem forçado um número cada vez maior de empresas a buscar as melhores políticas e práticas de gerencia-mento de email. Aliadas às tecnologias existentes, es-sas abordagens garantem segurança, armazenamento e fácil recuperação dos registros de interesse do negó-cio – reduzindo riscos, estocando capital intelectual, aumentando a produtividade e alinhando a empresa com requerimentos regulatórios, entre outros benefí-cios. De outro lado, promovem descarte efi caz de da-dos inúteis ou cujo prazo se expirou – o que implica mais agilidade nas consultas e redução de custos.

De acordo com Marcos Rodrigo Silva, diretor de produtos da Diveo do Brasil - que administra 50 mil contas de email de cerca de 100 empresas, em mode-lo de software como serviço (SaaS) – o correio eletrô-nico ganhou espaço no cenário de fl uxos de decisão e como ferramenta de colaboração, integrando-se cada vez mais às redes de informação de voz e dados, com signifi cativos ganhos em produtividade. Na sua visão,

o email corporativo deve ser considerado operação de missão crítica, e sua infraestrutura deve refl etir as me-lhores práticas de governança da informação.

O email, portanto, se tornou documento inte-grante de processos de negócio e elemento de con-vergência para comunicações inter e intraempresas. “Suas características de velocidade, estrutura de armazenamento, backup, recuperação e distribuição passaram a ser observadas com mais rigor pelas em-presas e por órgãos governamentais. A preocupação passou a ser a estruturação e o registro das mensa-gens recebidas”, diz Silva.

Mesma visão tem o presidente da Telemikro, Ricardo Caldas, para quem, além do status de do-cumento comercial, usado para compra e venda de produtos e serviços diversos, a mensagem eletrônica tem papel importante nos processos internos e exter-nos (workfl ow) das empresas. “O email participa do processo de workfl ow por permitir que seus dados sejam capturados e indexados por meio de soluções de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Ou seja, ao se receber informações por email, os dados são facilmente transferidos para o banco de dados da empresa, alimentando o processo de workfl ow e agilizando signifi cativamente o negócio”, diz o presi-dente da Telemikro, que fornece soluções estratégicas para gestão de conteúdo corporativo, adequando as organizações a normatizações como Sarbanes-Oxley e Basiléia II, entre outras.

João Paulo Azevedo, diretor de marketing da BSA Brasil, especializada em soluções para segurança de emal, acrescenta que o correio eletrônico funciona como um difusor do desenvolvimento do workfl ow

– uma ferramenta de trabalho que já pressupõe um fl uxo pré-defi nido. “O email serve para difundir os pas-sos do workfl ow e verifi car se estão sendo cumpridos corretamente”, diz. Ele adiciona que, atualmente, a di-nâmica do mundo corporativo faz com que muitas de-cisões e estratégias se concentrem na correspondência digital, que há tempos transcendeu seu papel de mero meio de comunicação. “Acredito que a gestão de do-cumentos que não atentar para os emails corre sérios riscos de não proteger informações consideradas de suma relevância para a organização. E do ponto de vista jurídico, os emails são provas incontestáveis de formalização de processos”, afi rma.

legal Por natUreZaO correio eletrônico é um documento legal por nature-za, com validade similar a qualquer outro documento, sobretudo se traz o recurso da assinatura digital. E o Poder Judiciário entende que pode ser facilmente uti-lizado como prova. A informação é de Rubens Tilkian, sócio do escritório Fialdini Penna Tilkian e especialis-ta em Direito na Internet. Ele recomenda que essas características devem ser amplamente difundidas entre os funcionários. “Muitas vezes, pelo anseio de fechar negócios e pela agilidade que o email imprime à transação, o profi ssional se compromete em negó-cios pouco vantajosos, levando a empresa a consultas jurídicas sobre como anular tal transação”, diz.

A Justiça entende, pois, que a mensagem eletrô-nica deve ser admitida como prova, salvo se expressa-mente impugnada pela parte contrária. “Sabe-se que muitos contratos são realizados apenas na forma ele-trônica. Logo, não apenas o contrato, mas toda a troca

O email em discussão

Por ana lúcia Moura Fé

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de informação preliminar a ele deverá estar, em sua maioria, registrada eletronicamente, e servirá de prova em eventual confl ito levantado pelas partes”, informa Tilkian. O especialista ilustra a importância da certifi ca-ção para segurança em serviços de informática. “Um advogado pode se valer de certifi cação digital para enviar uma petição ao Tribunal, com a mesma efi cácia e segurança dos protocolos físicos atuais”, diz.

Rodrigo Leite, gerente de projetos da Topmind, consultoria global de TI, telecomunicações e RH, acre-dita que o Brasil ainda tem muito o que avançar para alcançar o estágio dos Estados Unidos e países eu-ropeus no que se refere a certifi cações digitais, cujas diretrizes para confecção e gerenciamento no pais são providas pelo ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) a Autoridades Certifi cadoras como Serasa e Serpro. “As-sinaturas digitais ainda são caras e pouco populares fora do mundo corporativo, sem contar a pressão de cartórios que não a veem como aliada, e sim como ameaça”, acredita. Mas ele acrescenta que a certifi ca-ção ganha terreno no País no mesmo ritmo da expan-são das transações fi nanceiras e comércio eletrônico.

Além de assegurar a autenticidade e validade legal do documento, mecanismos como certifi cação digital, email registrado e carimbo do tempo aumen-tam a segurança na informação e nas transações, re-duzindo o número de fraudes. “Também contribuem para diminuição de arquivos físicos, facilitando a consulta e a reprodução”, diz Leite, que defi ne ca-rimbo do tempo, ou “time stamp”, como um con-

junto de software e hardware que, por meio de HSM (Hardware Security Module), autentica e certifi ca do-cumento eletrônico quanto a data e hora (baseia-se no horário ofi cial do país fornecido pelo Observatório Nacional do Rio de Janeiro).

Aleksandar Mandic, dono da Mandic, que for-nece ferramentas para segurança e armazenamento de mensagens, defi ne email registrado como sendo uma prova verifi cável de que a mensagem foi en-viada e entregue, a qualquer endereço de email. O mecanismo funciona nos mesmos moldes de uma carta registrada enviada pelos Correios. “O reme-tente recebe um recibo via email comprovando o conteúdo, data e hora (carimbo do tempo), envio e recebimento da mensagem”, explica. Segundo ele, esse recurso vem se aprimorando na medida em que a tecnologia evolui. “Hoje vai muito além do ‘arroz com feijão’. É possível, por exemplo, compac-tar anexos do email e transformá-los em arquivos ZIP, assim como converter um arquivo para o for-mato .pdf e criptografar a mensagem, entre outros recursos”, informa.

Por outro lado, a empresa RPost, que também oferece serviços de email registrado, informa que a maioria das empresas ainda está desprotegida em disputas envolvendo mensagens de email. Em mui-tos casos, elas se valem de perícias forenses caras e inúteis, uma vez que não há como determinar o conteúdo da mensagem a partir de logs dos servi-dores, por exemplo.

a eMPreSa É legalMenteDona Do eMaIl

Objeto de inúmeras disputas no Judiciário, o direito da empresa sobre os emails corporativos está

no centro de discussões que ainda divi-dem opiniões de doutrinadores e põem em foco a colisão entre o poder de dire-

ção do empregador e o direito à intimida-de e à privacidade dos empregados, nas palavras de Tilkian, do escritório Fialdini Penna Tilkian.

O especialista lembra que o Tribunal Superior do Trabalho (TST) já apreciou matéria em que decidiu pela preserva-ção do poder de direção do empregador

em detrimento das garantias fundamen-tais do funcionário. “Foi estabelecido que o empregador pode exercer ‘de forma mo-

derada, generalizada e impessoal’ o controle

das mensagens eletrônicas corporativas. Portanto, fi ca patente o seu direito de monitorar mensagens de funcionários, embora essa fi scalização não deva ocorrer de forma desenfreada”, relata Tilkian.

Ele salienta que o monitoramento exercido pelo empregador não tem como fi nalidade desvendar segredos de subordinados, e sim preservar a pro-dutividade e proteger o negócio contra eventuais abusos cometidos por meio da rede. Recomenda às empresas a elaboração de um documento claro

2008 210 bilhões de mensagens/dia

2009 247 bilhões de mensagens/dia

2012* 419 bilhões de mensagens/dia

VOLUME MUNDIALDE EMAILS

Fonte: Radicati Group,* projeção

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DocUMentoS VIrtUaIS

e objetivo estabelecendo as políticas de uso das fer-ramentas eletrônicas disponibilizadas pela empresa. “Outra sugestão é a instalação de computadores independentes, sem qualquer conectividade com os servidores da empresa, para que os funcionários, em horários pré-estabelecidos ou não, possam fazer lan-çar mão da ferramenta para o uso pessoal”, diz.

A esse respeito, a tecnologia já permite o moni-toramento do conteúdo de emails sem a necessidade de acesso direto aos referidos conteúdos, conforme explica Ricardo Caldas, presidente da Telemikro. “As soluções atuais, além de gerenciar email que não tratam de assuntos profi ssionais, também listam os usuários que mais utilizam determinados serviços, o assunto das mensagens e o tipo de arquivo que está circulando, sem que o administrador do sistema ou o gerente precise ler o conteúdo da mensagem na íntegra. Trata-se, então, de ferramenta estratégica de controle e segurança, que atende de maneira ética à decisão promulgada pelo TST”, diz Caldas.

Apesar dos avanços, a maioria dos especialistas tem a percepção de que, no Brasil, ainda é insufi cien-te a atenção dispensada ao gerenciamento de men-sagens eletrônicas, embora o uso de emails corpora-tivos seja massivo. “Ainda que as empresas utilizem com grande frequência o email, não há sinais claros

de que todas elas dão a devida atenção a seguran-ça e arquivamento. É muito comum o procedimento de apagar emails de funcionário demitido. Isso pode trazer inúmeras complicações à empresa, visto que negócios, conversas ou tratativas estabelecidas por esse ex-funcionário podem demandar esclarecimen-to futuro”, exemplifi ca Tilkian, que recomenda a cria-ção de pastas para arquivamento desses emails.

A tecnologia atual também já permite que as em-presas tenham acesso até mesmo a emails apagados, segundo Mandic. “Temos um ferramenta que encami-nha todas as mensagens trocadas por funcionários a outro servidor, cujo acesso é restrito aos dirigentes da empresa. Mesmo que o funcionário saia da empresa e delete as mensagens, acidentalmente ou não, fi ca uma cópia de tudo em ambiente seguro”, diz.

oS DeSaFIoS Do arMaZenaMentoe Da SegUrançaQuestões legais e regulatórias estão aumentando a preocupação das empresas quanto ao registro e armazenamento de mensagens em ambiente apro-priado, embora não seja comum encontrar políticas claras nessa área. A afi rmação é do diretor da Diveo, Silva, que aponta a existência no mercado de grande número de soluções de storage, a serem escolhidas de acordo com a necessidade do negócio. “Depen-dendo do porte e foco da empresa, pode-se optar por uma solução gratuita, sem compromisso de qua-lidade, ou solução inteiramente dedicada, hosteada

em data centers de grande porte, com garantia de disponibilidade e segurança”, diz.

O executivo informa que um número crescente de empresas está migrando do modelo de storage in house para outsourcing hospedado. “Dado que o email corporativo tem-se tornado importante fer-ramenta de negócios e colaboração, o foco deixa de ser a gestão da infraestrutura e passa a ser con-formidade ao ambiente de negócios”, diz Silva. Ele acrescenta que essas soluções estão mais acessíveis ao mercado de pequenas e médias empresas (SMB). “Com o modelo SaaS, o SMB conta com os mesmos serviços disponibilizados às corporações, pagando apenas pelo que usa e com acesso a políticas de go-vernança que não teria em curto prazo”, diz.

Fernando Fontao, engenheiro sênior de sistemas da Websense, que oferece serviços de Hosted Email Security, também defende a contratação de serviços on demand como alternativa econômica e segura para ar-mazenar emails, sem aumentar os custos com storage e backups. “A empresa não precisa comprar hardware ou licenças de software. As mensagens são recebidas, fi ltradas e armazenados fora dos computadores do cliente, no modelo conhecido como computação em nuvem. Além de economizar em infraestrutura, espaço físico, eletricidade, administração e manutenção, ela pode contar com a segurança garantida por contrato e o contingência em caso de falhas de comunicação, tanto da Internet para o sistema quanto do sistema para a rede do cliente”, relata o engenheiro.

bacKUP X arQUIVaMentoEmpresas como Symantec e CMS Watch destacam, como um dos equívocos mais comuns em gerenciamento

de email, o fato de as empresas tratarem backups e arquivamento (archiving) como coisas similares. Segundo

a CMS Watch, 80% dos dados de email são duplicados porque as empresas confundem os dois conceitos,

que têm propósitos diferentes. Para começar, backups restauram o status da infraestrutura como um todo. Já

o arquivamento permite armazenamento, localização precisa e recuperação de informações não estruturadas,

como o email. Os articulistas defendem que o arquivamento, ao invés do backup, provê melhorias signifi cativas

nas práticas de gerenciamento de emal. Confi ra as diferenças das abordagens.

bacKUP arQUIVaMento

Backup operacional e disaster recovery Conformidade e retenção legal de registros

Copia mensagens Transfere mensagens

Múltiplas cópias Ocorrências únicas

Sem índice ou recursos de pesquisa Indexado para identifi cação e recuperação

Utiliza capacidade de armazenamento Reduz capacidade de armazenamento

Retenção curta (dias ou semanas) Retenção longa (anos)

Responsabilidade de TI Responsabilidade legal e executiva

Fonte:Processor.

alexandre cadaval, da DHc

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Fontao ressalta a importância de incluir o email no escopo da gestão documental. “Tornou-se vir-tualmente impossível não dar atenção ao tema. O spam corresponde a algo entre 80% e 98% de to-das as mensagens recebidas, dependendo do tipo de empresa, o que dificulta a tarefa dos funcionários em localizar mensagens legítimas. Sem contar que não monitorar os emails que são enviados por funcioná-rios é igualmente problemático, uma vez que podem ser remetidas mensagens contaminadas com vírus ou código malicioso móvel ou documentos confiden-ciais que não deveriam sair da empresa”, diz.

As regras e controles aplicados aos documen-tos físicos devem se estender aos emails, como, por exemplo, estabelecer limite de storage. A orientação é de Mauricio Alfonso, gerente regional de docu-ment management solutions da Iron Mountain Sou-th America, que oferece serviços de sala cofre para fitas de backup e ferramentas de backup para PCs e servidores, como assinatura mensal ou instalado nos servidores do cliente. “Não vale simplesmente oferecer aos usuários mais gigabytes de espaço para armazenar documentos eletrônicos. Deve haver uma forma fácil de recuperar documentos e emails anti-gos quando necessário, sem implicar em custos para o departamento de TI ou demora para os usuários”, diz. O controle, segundo ele, se daria mais no âmbito dos spams e no sentido de garantir o não armazena-mento de documentos ou emails que não sejam do interesse do negócio, como fotos e vídeos trocados entre funcionários ou identidades externas.

Arthur Capella, country manager da IronPort, que vende produtos e gerenciamento de segurança

nos ambientes email e web, também considera que o controle de spams é uma das medidas mais eficazes para melhorar o custo/benefício do armazenamento e backup. “Ao eliminar mensagens indesejáveis, as empresas reduzem o volume total de email circulan-do em sua infraestrutura. Isso se consegue com uma política de segurança de email que esteja alinhada à política de segurança da informação da empresa e que restrinja o uso das mensagens ao que está rela-cionado ao negócio”, diz.

Alexandre Cadaval, diretor de engenharia e pro-dutos da DHC Outsourccing, parceira da Mandic, ava-lia que a prática do envio dos mesmos dados anexos para diversas pessoas e o hábito de responder o email com uma cópia da mensagem estão entre os princi-pais fatores que levam à explosão no volume de dados armazenados e de backup. “Já existem mecanismos para minimizar esse problema em sistemas privados”, informa, adicionando que cresce o armazenamento de mensagens e principalmente seus anexos na rede mundial, para que possam ser acessados via web a qualquer hora, de qualquer local. “Os provedores disponibilizam cada vez mais espaço por caixa postal, viabilizando este tipo de armazenamento”, diz.

Integração e colaboraçãoA demanda crescente por mecanismos de colabo-ração e aumento de produtividade empurram os

emails corporativos para uma permanente evolução, segundo Silva, diretor da Diveo. Tal evolução, segun-do ele, segue a trilha da integração e da possibili-dade de comunicações efetivamente on-line (instant messaging), ferramentas de escolha de comunicação (como os sensores de presença), colaboração (como as redes sociais corporativas), experiências sensoriais (videochamadas e treinamento remoto), integração com processos de negócios (CRM e ERP), conver-gência com os mecanismos de comunicação (como VoIP), integração com sistemas de autenticação de usuários (single-sign on), assinatura eletrônica de emails e acesso por meio de qualquer dispositivo. “Essas características traduzem o conceito de Uni-

Henrique Monteiro, da research In Motio

aleksandar Mandic, da Mandic

João Paulo azevedo, da bSa

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DocUMentoS VIrtUaIS

fi ed Communication (UC), quando integradas com os serviços de comunicação por dados e voz nas corporações”, diz Silva.

O email é, portanto, um dos grandes vetores de colaboração e compartilhamento de dados cor-porativos, pela agilidade e facilidade que confere à troca de informações de texto ou imagens, segundo Capella, da IronPort. Ele observa que em muitos ca-sos há excesso no uso de emails. “Muitas questões poderiam ser resolvidas mais rapidamente por meio de conversas pessoais ou telefônicas”, alerta.

Essa mesma característica de agilidade e faci-lidade, que torna o email um instrumento efi caz de colaboração, pode confi gurar um problema se não houver mecanismos de rastreabilidade nas mensa-gens, de forma a identifi car o destino dos emails. “Ao fazer um reply, você pode repassar as informações para um número ilimitado de pessoas. Muitas vezes não há critério para tais processos”, exemplifi ca Aze-vedo, da BSA.

Leite, da Topmind, concorda que o email é impor-

tante ferramenta de colaboração pela sua velocidade na troca de informações, mas, nesse contexto, deve ser objeto de administração mais efi caz. “Mesmo no cenário colaborativo é necessário haver mediador”. Ele observa que as regras para fi ltragem de spam de-vem ser constantemente acompanhadas e ajustadas, sobretudo quando o ambiente colaborativo sai da esfera interna da empresa e incorpora outras empre-sas e um número crescente de participantes.

Já Alfonso, da Iron Mountain, assinala que, em-bora faça parte de um workfl ow, o email não deve ser a única ferramenta de comunicação corporativa. “Um cliente de um banco tem a opção de receber um SMS por celular cada vez que realiza uma com-pra ao usar o cartão de crédito ou débito. Além disso, mensagens dentro de plataformas sociais (Orkut, MySpace, Facebook) ou de colaboração privadas (Lo-tus Notes, SharePoint) tendem a ser mais rápidas que emails”, avalia.

MobIlIDaDeOs especialistas ressaltam ainda a importância de estender as estratégias de gestão de documentos eletrônicos ao ambiente wireless, tendo em vista a rápida expansão do uso de dispositivos sem fi o no meio corporativo, como smartphones e PDAs. “É preciso ter políticas de uso do email no ambiente móvel.”, diz Arthur Capella, da IronPort. Os próprios dispositivos sem fi o, em suas versões mais atuais,

já incorporam recursos sofi sticados de segurança e gerenciamento, como é o caso do BlackBerry, que oferece soluções para usuários domésticos e orga-nizações que investiram alto em mobilidade e neces-sitam de alta performance, disponibilidade, recursos de encriptação e gestão remota dos equipamentos. “A ferramenta de gestão do aparelho contempla mais de 300 políticas de segurança, entre elas a confi guração de senha de criptografi a de dados na memória do dispositivo, gerenciamento remoto dos dados e políticas, backup de dados e limpeza remota do equipamento”, diz Henrique Monteiro, gerente de produto da Research In Motion (RIM).

Por fi m, embora seja crescente o número de empresas que investem em estratégias de gestão de emails, pode-se afi rmar que ainda prevalecem práticas ultrapassadas, que expõem as companhias a amea-ças diversas, interferem na produtividade e limitam o aproveitamento do capital intelectual de que dispõem. Em artigo recente, Danny Milrad, executive da Syman-tec Corporation, especializada em segurança, afi rma que muitas empresas colocam em suspenso o geren-ciamento de email enquanto protelam o desenvolvi-mento de estratégias nessa área. Outras se limitam a fazer backup das mensagens – e torcem para que nunca precisem recuperar algum dado guardado. Mui-tas não conseguem decidir quais mensagens devem ser guardadas ou descartadas, e outras tantas deixam essa tarefa nos ombros do usuário fi nal.

rodrigo leite, da topmind

rubens tilkian, do escritório Fialdini Penna tilkian

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22 Document Management

VirTUaLizaÇÃo

Será a virtualização realmente uma saída para as empresas preocupadas com gestão documental ou apenas mais uma onda em TI? Especialistas

analisam a questão, que pode alterar a forma física como os processos de TI são encarados em empresas de todos os portes

não é novidade nenhuma que o merca-do de TI é periodicamente invadido por ondas tecnológicas, por vezes passa-

geiras, e também por tendências que se con-solidam. Como os processos de gestão docu-mental estão intrinsecamente ligados à TI, não é de estranhar que todos que se dedicam à área estejam imersos neste mar de novidades.

Assim comparando, tanto quanto a gestão documental, a virtualização é uma atividade meio para as empresas, e sua grande virtude é levar aos usuários disponibilidade e economia na infraestrutura, não importando o tipo de segmento em que atuem.

A gestão de documentos está localizada numa camada que podemos chamar de cama-da de aplicação dentro de um data center. Ela serve para que se tenha uma infraestrutura

mais dinâmica. Ela vai trabalhar na base téc-nica que o programa ou aplicação, no nosso caso a gestão de documentos, está instalado.

Aprofundando-se na questão, o impor-tante é saber quais os benefícios que ela irá proporcionar. Segundo Arlindo Maluli, consul-tor especializado da VMWare, líder mundial em produtos de virtualização, ela vai reduzir a quantidade de recursos físicos necessários à execução de tarefas que se ampliam cons-tantemente, sem a necessidade de acréscimos constantes.

A Citrix, por exemplo foi pioneira na área de virtualização e atua desde 1989 oferecen-do uma alternativa para entrega de aplicativos a clientes. “É preciso manter o princípio da vir-tualização, que é o de reduzir custos, propor-cionar segurança, melhorar o gerenciamento

dos data center , além de consolidar negócios. O conceito existe há 20 anos e sua proposi-ção inicial de disponibilizar os aplicativos para qualquer usuário em qualquer lugar é tão mais ampla, que passa as fronteiras dos aplicativos para a dos servidores, com melhor performan-ce do conjunto e com altos índices de usabi-lidade”, comenta Marco Fontelle, gerente de integração de sistemas da Citrix.

como FUnciona?” A virtualização pega a infraestrutura física que se usa - como espaço, energia, servidores, processamento, memória e tudo que é neces-sário para rodar os programas - e vai enxugar isso. Ela vai atuar na gestão do data center e como consequência na melhor gestão do apli-cativo. Ou pelo menos irá oferecer uma infra-

Para entendera virtualização

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23Document Management 23

estrutura mais barata e mais disponível para rodar o aplicativo”, ressalta Maluli.

A Symantec Corp. divulgou, na primeira semana de 2009, os resultados de seu relató-rio 2008 State of the data center . Em seu se-gundo ano, o relatório mostra que gerentes de data center estão pressionados por dois objeti-vos conflitantes: expectativas de usuários mais exigentes e maiores níveis de desempenho, ao mesmo tempo que reduzir custos permanece prioritário.

Para Marcello Bósio, gerente técnico da Hitachi Data Systems, o gerenciamento dos data centers cresce por vários motivos, princi-palmente pelo aumento de dados. Os progra-mas de gerenciamento de documentos, dentro deste contexto, são facilitadores para o melhor uso das informações. A virtualização segue o

mesmo conceito: diversas aplicações gerando documentos diferentes, ao mesmo tempo”, conceitua. Para que se consiga trabalhar com a gestão de documentos de uma forma mais produtiva, os especialistas preconizam que o melhor que se tem a fazer é otimizar a forma como se administra os programas de ECM, e que se pode utilizar a virtualização para isso. “Uma vez entendido o quanto é importante usar as informações e a melhor forma de obtê-las, a virtualização vem facilitar a alocação no lugar correto, num menor tempo e com menos recursos”, reforça o executivo da HDS.

Fazer mais com menos“Quando se diz que a virtualização é a forma de se fazer mais com menos, ou de forma mais barata, estima-se que esta premissa valha

tanto para pequena empresa quanto para uma grande empresa. Tudo é uma questão de por-centagem . Ela sempre vai reduzir custos. Não importa o quanto se gaste.”, diz Maluli.

Para o executivo da VMWare, usa-se um número genérico para justificar esta redução. Costuma-se dizer que a virtualização pode re-duzir os custos de data center de 30 a 70%. “Existem, é claro, projetos que estão fora desta curva e conseguem uma redução ainda maior”, ressalva.

Esta é uma faixa abrangente, mas mostra que a redução é vultosa e efetiva. Por exem-plo, se 10 servidores são consolidados em 1, obtém-se uma redução nos custos de energia elétrica na mesma proporção.

“O espaço físico necessário será menor e a maneira de gerir este data center será dife-

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24 Document Management

VIRTUALIZAÇÃO

rente, pois toda vez que os profissionais tive-rem que dar manutenção num programa vão criar uma máquina virtual, que vai substituir a outra, sem interrupção etc, o que vai melhorar a gestão para que o administrador seja mais produtivo. Por outro lado o outro grande bene-fício é a disponibilidade”, acrescenta.

“O que acontece normalmente é que não há uma estimativa precisa dos ativos necessá-rios (no data center) para executar o negócio; superestima-se por princípio. Não há instru-mentos hoje controlando processos de negó-cios que façam entender a real necessidade de infraestrutura”, lembra do diretor de vendas técnicas da C.A., Rosano Moraes.

Conforme ele salienta, a evolução para uma estrutura de automação de data center, em que os recursos estão provisionados para atender as demandas atuais e futuras de forma automáti-ca, ainda não aconteceu para a grande maioria das empresas. “É preciso entender os ativos e requisitos de cada empresa e tomar a virtuali-zação como arma para provisionar os data cen-ters para cada aplicação”, reforça Moraes.

Moraes enfatiza que para se fazer mais com menos é necessário uma análise e au-tomação dos processos e principalmente a interpretação da necessidade de trabalhos internos poder fazer este “orquestramento” da infraestrutura.

DISPONIBILIDADEOs servidores para rodar aplicativos de ges-tão de documentos devem estar no ar o maior tempo possível, pois suporta as atividades todo mundo dentro da empresa, colaborando o tempo todo, e buscando e acessando infor-mações ininterruptamente.

Se o empresário vai investir em servidores físicos redundantes, sem dúvida serão mais ca-ros individualmente. Investir do ponto de vista de acréscimos de hardware ainda é mais caro, apesar dos preços praticados no mercado te-rem reduzido bastante.

“A virtualização pode ajudar nisso, pois tem uma lógica diferente. Significa que pode-se unir a capacidade de várias unidades, crian-do o que se chama de “cluster”, um colchão de recursos, com várias CPU’s a disposição, memória , rede, para que se possa criar seus servidores virtuais, que vão rodar aplicativos de forma mais disponível e eficiente”, explica Maluli.

Quando se monta este cluster, se uma má-quina física falhar isso não irá a afetar o con-junto. Ainda sob o ponto de vista da disponibili-dade, ao se elaborar um projeto de recuperação

Marcello Bosio, da HDS

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Rosano Moraes, da CA

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lgaç

ão

Segundo o próprio IDC Brasil, esta tecnologia veio para ficar e certamente alcançará em breve as pequenas e médias empresas. Segundo o instituto, entre 20% e 30% das pequenas, médias e grandes empresas no Brasil já experimentaram al-gum tipo de virtualização. Sendo que para as grandes corporações no País, este índi-ce chega a 60%.

Não podemos esquecer que a tecno-logias de virtualização começou ainda no “tempo dos mainframes, com hardware e

software, com preços suportáveis apenas pelas empresas muito grandes.

Hoje, esta realidade é diferente. Atra-ídas pelo apelo da redução de custos, as pequenas e médias empresas agora tam-bém começam a entender os benefícios por trás da virtualização. A economia, de acor-do com especialistas, está no fato de me-lhor aproveitar o hardware, ter agilidade e principalmente fazer o uso racional da infra estrutura com uma vertente muito impor-tante: com baixo impacto ambiental.

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VirTUaLizaÇÃo

de dados em caso de desastre, por exemplo, de uma localidade para outra, os custos serão am-plamente reduzidos, não havendo necessidade de novos investimentos em máquinas ou em pessoal. Assim, se na localidade A havia 50 ser-vidores e forem consilidados em 10% disso, na localidade B não haverá mais a necessidade de se ter 50, mas somente os outros 5. “Às vezes, a soma dos projetos dos dois locais não dá o que se gastaria num único local pelo modo tra-dicional, no modo físico. O modo virtual é bem mais barato”, argumenta Maluli.

VirTUaLizaÇÃo e saasA virtualização tem uma ligação muito grande com o chamado Saas (Software as a Service). Quanto se tem uma infraestrutura dinâmica como a virtualizada, se consegue ampliar no-vos serviços rapidamente. Se for preciso colocar uma funcionalidade nova no sistema de gestão de documentos, do ponto de vista de hardwa-re isso irá acontecer de forma muito rápida, ao invés de o usuário esperar muito tempo para configurar, instalar e rodar os programas. “Em 15 minutos cria-se uma nova máquina e coloca-se o serviço no ar. O pessoal que trabalha com isso tem uma dinâmica muito rápida ele já dei-xa todos os programas preinstalados. Então a virtualização auxilia para oferecer uma solução de SaaS mais dinâmica”, conta o executivo da VMWare, que argumenta que esta possibilidade é fundamental diante dos casos de aumento de demanda de serviços.

No Brasil, o fenômeno da virtualização ocorreu de forma muito interessante. Este tipo de tecnologia já vem sendo utilizado há 5 ou 6 anos. “Os segmentos earlier adopters – que na nossa opinião são as empresas de telecomuni-cações e os bancos - já implantaram soluções deste tipo desde aquela época e vem tendo muitos benefícios”, comenta Maluli. São mui-tos os casos de sucesso e a virtualização vem ganhando campo até mesmo no setores de produção. A demanda já vinha crescendo e hoje está muito mais em evidência.“ Em mo-mentos como o atual, em que se fala a todo instante sobre recessão e crise, muitas empre-

sas tiveram de cortar seus investimentos. Mas o que aconteceu a partir dai foi que começou um efeito inverso. O que era tratado antes como uma possibilidade, hoje é prioridade porque a virtualização reduz agressivamente os custos”, analisa o executivo da VMWare.

“A virtualização está na estrutura de ges-tão de volumes grandes de dados. Cerca de 2/3 das empresas já estão aderentes a esta prática, e no mundo 24% dos servidores são virtualizados visando principalmente à auto-mação da gestão de ambientes complexos”, estima o diretor da C.A, Rosano Moraes.

Diante das muitas vantagens e benefí-cios da virtualização, a pesquisa efetuada pela Symantec indica que os servidores e a capacidade de armazenamento continu-am subutilizados. As principais iniciativas relacionadas a servidores incluem consoli-dação de servidor, 80%, e virtualização de servidores, com 77%. Para armazenamento, as iniciativas líderes foram virtualização de armazenamento, 76%, proteção contínua de dados, 71%, e gerenciamento de recursos de armazenamento, 71%.

A segunda prioridade na agenda do CIO é virtualização, atrás apenas de segurança, diz pesquisa realizada pelo Gartner Group. E, segundo a IDC, a demanda mundial por ar-quitetura de storage em rede explodirá: ferra-mentas para NAS (network attached storage) e SAN (storage area networks) cresceram 62% no ano passado, contra 28% em 2006

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Fonte: Reinaldo Roveri - IDC Brasil - Panorama Atual e Futuro da Adoção da Virtualização

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28 Document Management

CASE

Grupo Gerdau, 13º maior produtor de aço do mun-do, executou um projeto de gerenciamento de documentos fi scais, com uma abordagem particular-

mente efi ciente e simples de implementar no ambiente de

produção. A tarefa digitação dos dados das Notas Fiscais nos pontos de

entrada das mercadorias foi eliminada, em 153locais, com a instalação de scanners, que capturam as ima-gens dos documentos. Os arquivos são enviados ao data center, em Porto Alegre, onde é feita a extração dos dados, que alimentam as bases de dados do ERP (sistema de gestão empresarial integrada) SAP R/3. “Como resultado, podemos destacar o melhor acom-panhamento dos dados e dos prazos de entrada dos documentos fi scais na empresa”, resume Antonio Marques de Almeida, diretor de Serviços Compartilha-dos Gerdau (SCG).

“A Gerdau tem uma política de consolidar to-das as atividades operacionais na interface do R/3. A companhia quer evitar que os funcionários tenham que lidar com múltiplas aplicações. Como todos são usuários do ERP, o acréscimo de funções integradas ao sistema dispensa também treinamento”, explica Cláudio Chaves, gerente de tecnologia da Montreal Informática e líder de projeto por parte da desenvol-vedora de soluções.

“Esse alinhamento gera melhorias de produti-vidade e segurança, ambos de grande valor para a empresa. Alguns dos principais problemas no rece-bimento de documentos fi scais estão na variedade de modelos fi scais e na complexidade dos dados en-volvidos. A digitação manual de dados fi scais de en-

trada é um processo moroso, sujeito a diversos erros, que podem causar impactos em impostos e paga-mentos indevidos a fornecedores, por exemplo. Com a captura de dados por sistema óptico, fi ca reduzida a possibilidade de erros de digitação e acelera-se o processo de registro fi scal/contábil/fi nanceiro do do-cumento correspondente”, esclarece Almeida,.

Antes do sistema de captura distribuída, os fun-cionários digitavam os dados das notas e, caso alguém precisasse verifi car o documento, era enviada uma cópia por fax ou e-mail. Hoje, as imagens dos docu-mentos seguem automaticamente para um repositó-rio centralizado. Em termos de infraestrutura, foram acrescentados quatro servidores ao data center, dois em cluster para o workfl ow de processamento dos documentos e extração dos dados não estruturados, e outros para o armazenamento das imagens.

Almeida informa que, entre os meses de junho e setembro de 2008, a média mensal de documen-tos fi scais de entrada processados foi de 205 mil. A empresa tem 153 pontos de captura de dados e 732 usuários. Ele destaca que o projeto trouxe uma otimização operacional e se alinhou às metas de governança corporativa. “Em relação aos riscos ope-racionais, constata-se redução de erros de digitação (valores totais, impostos, datas de operações, etc). Além disso, a centralização do processo principal de digitalização em um único local gera efetiva redução de custos nos diversos estabelecimentos que proces-sam documentos fi scais de entradas pelo sistema óptico”, enumera.

Com cerca de 100 mil fornecedores regulares, a Gerdau recebe notas fi scais com vários níveis de com-plexidade, qualidade e padronização. Matriciais com fi ta gasta, fundos com cores e imagens, campos pré-impressos em cores fracas (que inclui o CNPJ) exigem

Nota Fiscal direto ao ERPGerdau implementa digitalização de notas fi scais em 153

pontos de recebimento de mercadorias, com procedimentos completamente alinhados aos processos defi nidos no SAP R/3.

OPor Vanderlei Campos

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mecanismos robustos de reconhecimento. A variedade de formatos, de fornecedores de várias regiões, tam-bém inviabiliza a adoção de formatos prédefi nidos.

A Montreal Informática identifi cou que para atender a esses requisitos seria interessante traba-lhar com tecnologia Kofax, para atender a todo o ciclo de processamento dos documentos fi scais da empresa de forma fl exível e escalonável. ”Como um grande diferencial desta solução, a Montreal realizou o ‘treinamento’ de reconhecimento de pa-drões, construindo a base de conhecimento inicial do Grupo Gerdau com mais de 3 mil notas fi scais, e ainda confi gurou templates para fornecedores com documentos fi scais de menor complexidade ou que possuíssem características muito particulares”, lem-bra o gerente de tecnologia.

A solução implementada inclui o Kofax Ascent Capture, com seus módulos Kofax Image Controls, Ascent Xtrata Pro para Notas Fiscais, VRS Virtual ReScan e Ascent Collection Server.

“O projeto compreendia a captura local e remota dos documentos, melhoria na qualidade das imagens, processamento de formulários estruturados e não-estruturados, administração centralizada do workfl ow de processamento desses dados e publicação dessas informações no SAP R/3”, descreve Cláudio Chaves.

Na integração com o ERP, a Montreal desenvol-veu interfaces em Web Dimpro (a extensão web da SAP) e utilizou componentes do tool kit da Kofax. As aplicações de processamento de documentos usam web services para o envio das informações dos do-cumentos às bases de dados de suporte operacional e estratégico do R/3.

POUCAS MUDANÇAS NAS PONTASA instalação de dispositivos de captura nas pontas e digitalização integrada ao mecanismo de tratamen-to de imagens fornecido pela Kofax tinham que ser

implementadas com praticamente nenhuma mudan-ça na aplicação que roda na tela do funcionário. A conformidade a esse requisito foi obtida com o uso dos web services de integração. Nos terminais de entrada dos documentos, é executado um controle ActiveX para gerenciar a captura, e uma applet Java – o Viewone, da Daeja – para visualização. “É como se instalássemos mais um driver na aplicação do R/3. Não é necessário abrir um outro aplicativo para dar entrada nas notas”, explica Chaves.

A digitalização dos documentos é feita com scanners Fujitsu, 5120 ou 5530 conforme o volume da localidade. No caso dos fornecedores que traba-lham com nota fi scal eletrônica, é feita a digitalização do DANFe (Documento Auxiliar da NFe). “O código de barras do DANFe é limitado (para conter todos os campos relevantes) e fi ca mais fácil digitalizar o documento inteiro”, explica Cláudio Chaves. “Real-mente parece contraditório (fazer OCR de dados da NFe que, como o próprio nome diz, estão original-mente em meio eletrônico)”, admite o gerente de tecnologia. “Com o desenvolvimento do projeto, no futuro poderemos ter um repositório XML com da-dos estruturados (os arquivos de NFe gerados pelas Secretarias de Fazenda)”, antecipa.

“A Gerdau está desenvolvendo um processo para o recebimento automático do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica de fornecedores no SAP. A Nota Fiscal Eletrônica (formato XML) é o docu-mento fi scal efetivo, assinado digitalmente e com validade jurídica. O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é apenas uma cópia impressa do arquivo XML. Assim sendo, o recebimento da NF Eletrônica em formato XML simplifi cará o processo porque, a partir da implantação deste novo processo, não haverá mais a necessidade de conferência do documento eletrônico com o documento em papel”, explica o diretor da Gerdau.

Document Management 29

Flavio Della Torre

Cláudio Chaves, da M.I. Montreal.

Cupón Fiscal directo al ERP

El Grupo Gerdau, 13º mayor productor de acero del mundo, ejecutó un proyecto de gestión de documentos fiscales, con un abordaje parti-cularmente eficiente y simples de implementar en el ambiente de producción. La tarea de di-gitación de los datos de los Cupones Fiscales en los puntos de entrada de las mercadorías fue eliminada, en 150 locales, con la instalación de scanners que capturan las imágenes de los docu-mentos. Los archivos son enviados al data center, en Porto Alegre, donde es realizada la extracción de datos que alimentan las bases de datos de ERP (sistema de gestión empresarial integrada) SAP R/3. “Ese alineamiento genera mejorías de productividad y de seguridad, ambas de gran valor para la empresa. Algunos de los principa-les problemas del recibimiento de documentos fiscales están en la variedad de modelos fiscales y en la complexidad de los datos envueltos. La digitación manual de datos fiscales de entrada es un proceso moroso, sujeto a diversos erro-res, que pueden causar impactos en impuestos y pagos indebidos a proveedores, por ejemplo. Con la captura de datos por sistema óptico, se reduce la posibilidad de errores de digitación y se acelera el proceso de registro fiscal/contable/financiero del documento correspondiente”, aclara Antonio Marques de Almeida, director de Servicios Compartidos Gerdau (SCG).

“Gerdau tiene una política de consolidar to-das las actividades operacionales en la interfaz de R/3. Como todos son usuarios de ERP, el recar-go de funciones integradas al sistema dispensa también entrenamiento”, explica Claudio Chaves, gerente de tecnología de Montreal Informática y líder de proyecto por parte de la desarrolladora de soluciones.

Almeida informa que, entre los meses de ju-nio y septiembre de 2008, la media mensual de documentos fi scales de entrada procesados fue de 205 mil. La empresa tiene 153 puntos de cap-tura de datos y 732 usuarios.

Con cerca de 100 mil proveedores regulares, Gerdau recibe cupones fi scales con varios niveles de complexidad, cualidad y padrón. Montreal In-formática identifi có que para atender a esos re-quisitos seria interesante trabajar con tecnología Kofax, para atender a todo el ciclo de procesa-miento de los documentos fi scales de la empresa de forma fl exible y en escala. La solución imple-mentada incluye el Kofax Ascent Capture, con sus módulos Kofax Image Controls, Ascent Xtrata Pro para Cupones Fiscales, VRS Virtual ReScan y As-cent Collection Server.

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30 Document Management

O primeiro contato com esta expressão foi durante um curso para instrutores CDIA, nos EUA. E foi apresentada como a ex-

pressão utilizada pelo Pentágono para defi nir o processo de destruição de seus discos ópticos WORM (vide Glossário anterior) após o vencimen-to da temporalidade destes. Afi nal, como a gra-vação em um disco WORM é física, fi ca o desafi o de impedir o reuso de um disco expurgado. Veri-fi cando no dicionário Black´s Law, verifi ca-se que “expungement” é o processo através do qual um registro de condenação criminal é destruído após a expiração da sentença

Recentemente em meu home offi ce aparece-ram os meus primeiros notebooks (aliás, o primei-ro, com alça, não poderia ser chamado assim...). Pergunta: o que fazer com eles e como destruir os projetos que estão nos discos magnéticos, nor-malmente protegidos por acordos de confi dencia-lidade com nossos clientes?

O tema destruição segura vem tomando im-portância crescente no mundo da gestão de in-formações não estruturadas. Por exemplo, na con-venção para a truncagem de cheques no Brasil, no capítulo III, artigo 6º, está especifi cado que “é responsabilidade do banco acolhedor destruir os cheques de forma segura” e “o banco acolhedor será responsável pelas consequências de reapre-sentações”.

Na edição passada da revista Document Ma-nagement, o tema recorrente em Records Mana-gement foi a gestão do documento com algumas referências a descarte ou expurgo. Porém o des-carte, ou expurgo, pode se tornar uma matéria por si só. Vejamos os principais passos envolvidos na destruição segura:

1 – Coleta segura – como coletar os docu-mentos (imagine no caso dos cheques) em todas as agências acolhedoras de forma segura? E no caso de mídias digitais, como é isto?;

2 – Transporte seguro – os documentos pre-cisam chegar íntegros ao seu destino para a des-truição;

3 – Destruição segura – impedindo que qual-

quer uso futuro da mídia permita a recuperação de informações;

4 – Certifi cação da destruição – criação de logs de auditoria assegurando de que a mídia foi efetivamente destruída.

E, por fi m vem a questão da sustentabilidade. Ao se consultar o site da Recall http://recall.com/Recall/BR/PT/Home/Our_Services/Scr_Dest_Svc/, verifi camos que apenas essa empresa presta o serviço de destruição anual de 200 mil toneladas de papel, equivalente a mais de 3 milhões de ár-vores!!! Em pesquisa da Embrapa e INPA na re-serva de Uatumã, encontraram-se uma média de 762 árvores por hectare. Ou seja, esta quantidade equivale a uma área de quase 4000 hectares ou 40 km quadrados! É claro que este volume todo de papel tem um destino ecologicamente correto.

E as outras mídias? O disco magnético dos PCs, pen drives e discos ópticos?

Para cada um deles existem hoje procedimen-tos específi cos que visam a assegurar a segurança da informação sem infringir aspectos ambientais. Por exemplo, para a destruição de um disco rígi-do:

1 – remova o disco do chassi;2 – separe todos os componentes passíveis

de serem fundidos novamente;3 – corte a fi ação;4 – retire os conectores (normalmente tem

ouro);5 – danifi que a superfície do disco (perfuran-

do ou entortando);6 – entregue tudo para ser reciclado de forma

individualizada.

Vamos supor um caso menos radical – o dis-co rígido deve ser reaproveitado. Mesmo assim os procedimentos são complexos já que basicamente existem duas alternativas:

1 – sobre-escrever o disco o mínimo três vezes com diferentes padrões até que esteja assegura-do que a informação anteriormente existente não é mais passível de leitura (por exemplo, primeiro gravar todo o disco com bits “10101010”, depois

gravar todo o disco com bits “1” e por fi m gravar todo o disco com bits “0”);

2 – expor o disco a processo de desmagneti-zação em toda a sua superfi cie.

Para fi nalizar, um exemplo ainda mais cor-riqueiro – você enviou um email indevidamente para alguém com informações confi denciais. O que você faz? Pede delicadamente que seja de-letado? Da caixa de entrada? Da lixeira? Que as cópias impressas sejam destruídas? Que a mente seja lavada?

Com volumes cada vez maiores de informa-ções não estruturadas, o nosso desafi o não é só o de gerenciá-las apropriadamente, e sim também de lhes dar um destino nobre ao término de sua vida útil. Com segurança!

PS: procura-se museu interessado em compu-tadores portáteis/primeiros notebooks, que possa assegurar a destruição segura das informações contidas neles!

EXPUNGEMENT!

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental

e TI. Professor dos cursos de pós-gradução

da FESP e UNIP. Implementou alguns dos

maiores projetos do País. Ministra cursos em

diversos países da Europa, África e Oriente

Médio. Autor do livro Electronic Document

Management - Concepts and Technologies

publicado em Dubai em 2001.

[email protected]

Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC*

Joseti Capusso

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

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32 Document Management

CASE

m um mercado altamente regu-lado e competitivo, tanto a falta quanto o excesso de informação podem comprometer a efi ciên-cia da operação e trazer riscos inaceitáveis para uma empre-sa como a Jonhson & Johnson.

Nesse contexto, a companhia adota, desde 2006, políticas diferenciadas de gestão de documentos, que envolvem todas as áreas da corporação, com ações de treinamento, análise e comunicação, que transpassam as barreiras departamentais. “Por melhores que sejam as diretrizes de gestão, elas só são bem sucedidas se acompanhadas de muita colaboração. Todos precisam ter consciência do que é realmente crítico para que as operações não parem por falta ou defi ciência das informações necessárias”, resume Helton Andrade, responsável pela área de Records & Information Management na subsidiária brasileira da corporação.

“O assunto é muito importante para ser esgota-do em um grande projeto ou centralizado em gesto-res especializados. Portanto, nossa premissa é contar com os funcionários de todos os departamentos nessa gestão. Temos coordenadores de informação em cada área, responsáveis por atualizar tabelas de temporalidade, defi nir o que é crítico ou não para o negócio e fazer as demais análises no que diz respei-to à informação da companhia”, esclarece o gerente. Ele informa que hoje há 60 coordenadores, de vá-rias áreas, que passaram por cerca de dois meses de treinamento. Para complementar e manter essa pre-paração, são produzidos informativos, campanhas, além de um portal de intranet dedicado à disciplina de gestão da informação.

Andrade enfatiza que a visão de “documen-to” na empresa engloba as informações contidas em qualquer tipo de mídia, em papel ou registra-das eletronicamente. Ele observa que em ambos os casos a falta de organização pode gerar con-tratempos que comprometeriam os resultados. “Em um evento chamado internamente de ‘dia da limpeza’, verifi camos que havia cerca de 20 to-neladas de papel e 1 TB de dados que poderiam atrapalhar a localização das informações corre-tas”, lembra. “No caso dos arquivos eletrônicos, a disponibilidade e o baixo custo dos dispositivos de armazenamento acaba se tornando uma armadi-lha. Corre-se o risco de dedicar recursos de infra-estrutura e horas de trabalho dos administradores para gerir coisas inúteis”, comenta.

INICIATIVA GLOBALAs diretrizes e práticas adotadas na subsidiária brasileira permeiam todas as áreas da Johnson & Johnson em todos os países em que a corporação atua. Andrade informa que a companhia optou por nivelar suas metas de acordo com as mais exigentes regulações, nacionais ou globais. “Além das pressões regulatórias, a Conformidade é percebida como um selo de qualidade por todos que se relacionam com a companhia”, constata. Ele explica que a política de Lifecicle Information Management (gestão do ciclo de vida da informação) é avaliada tanto do ponto de vista das entidades regulatórias quanto dos proces-sos de negócios. O gerente reconhece que as normas podem parecer ousadas em mercados com menor nível de maturidade, mas explica que a Johnson & Johson optou por elevar as atividades locais às me-lhores práticas adotadas mundialmente.

Para harmonizar as práticas regionais, a Johnson & Johnson mantém um gestor na matriz, nos EUA. Andrade é líder de um grupo da América Latina so-bre gestão da informação, que se reúne periodica-mente. “Não se trata de um esquema hierárquico, mas sim de um modelo institucional. Não atuo como ‘chefe’ dos colegas da América Latina. Meu papel é consolidar as iniciativas e articular as atividades cor-porativas”, esclarece.

Para a gestão da informação contida em mídias digital, todas as subsidiárias utilizam uma solução padronizada de gestão, baseada na plataforma Do-cumentum. No Brasil, foi fechado um contrato com a Iron Mountain, que cuida da logística e gestão de cer-ca de 15 mil caixas de documentos físicos. “A parceria com um provedor especializado é interessante, porque fomenta a disciplina e mitiga os riscos”, diz.

Responsabilidadedistribuída

Diretrizes internacionais da Johnson & Johnson garantem que pessoas de diversas áreas cuidem da disponibilidade e efi cácia dos

documentos necessários aos processos de negócios.

EHelton Adrade, da Johnson & Johnson

Vanderlei Campos

Por Vanderlei Campos

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34 Document Management

Quando se trata de organizar informações contidas em documentos, um ponto impor-tante sempre será a forma como os indexa-

mos. E, para isso, temos as mais variadas técnicas e metodologias, entre as quais, mencionados em arti-gos anteriores, a classifi cação, categorização e me-tadados, entre outros, sempre com a participação de profi ssionais da informação e com uso de tecnologia adequada.

A ideia por trás disso pressupõe que, sem uma devida organização e indexação, a busca e localiza-ção destes documentos se torna difícil e muitas vezes pode resultar em fracasso. Ou seja, aplicamos gestão de documentos e toda a tecnologia disponível para que possamos viabilizar a encontrabilidade da infor-mação.

Mas o que fazer quando não é possível esta preorganização? A forma de busca em texto (full text retrieval) com tecnologias como fuzzy search, entre outras, já é bem conhecida e vem sendo utilizada já em muitos projetos. O ideal seria a combinação das duas formas de busca : metadados e busca em texto. Começam então a surgir formas alternativas de não só localizar como interagir com usuários no enriquecimento dos metadados e conteúdos, mas principalmente na forma como as informações são visualizadas.

No caderno de Informática da Folha de São Pau-lo, publicado em 29 de outubro de 2008, a matéria de capa “Programas facilitam a leigos criação de gráfi cos”, de Verônica Couto, mostra programas para reunir, analisar e visualizar dados para leigos. Mesmo não sendo voltado para o uso em documentos corpo-rativos, vale a pena conhecer e se possível aplicar.

“Reunir e analisar dados não é mais tarefa res-trita a cientistas e pesquisadores. Agora, qualquer um pode pesquisar o mundo e contar o que descobriu, por meio de técnicas de visualização de dados. Co-nhecidas por nomes como nuvens de tags, árvores de palavras, ou treemap, essas técnicas permitem ver e relacionar um maior volume de informação. Também

aumentam a participação dos usuários na coleta e na crítica de dados, servindo a aplicações sociais, políti-cas e de entretenimento”, descreve a jornalista.

Como exemplo, temos um trabalho desenvolvi-do pela brasileira Fernanda Viegas , Ph.D pelo Media Lab, do MIT e co-fundadora do Many Eyes (http://manyeyes.alphaworks.ibm.com/manyeyes/ ), site que oferece 16 técnicas para estruturar informações.

Em uma outra reportagem no mesmo caderno, “Nuvem de tag permite novo olhar”, de Daniela Ar-rais, ela destaca: “Graças a ferramentas que fazem nuvens de palavras, popularizadas com o surgimento da web 2.0 – aquela em que o usuário não apenas consome, mas também produz conteúdo – , é possí-vel olhar para um texto clássico como esse de outra maneira. Esse tipo de recurso serve para classifi car informações, relacionando-as por meio de palavras-chave.”

E um exemplo do New York Times também é ci-tado em outra matéria: “A cada dia, o New York Times usa informações gráfi cas no papel e na internet para mostrar dados, contar histórias e fazer a informação mais inteligível para milhões de leitores. O desafi o é único. Muitos leitores não estão acostumados a pen-sar visualmente.”

Nos exemplos acima, a possibilidade de o usuá-rio poder interagir e classifi car informações usando o conceito de nuvem de tags viabiliza a localização de informações contidas em textos e, mais ainda, per-mite a visualização do conteúdo textual através de gráfi cos que ilustram e transmitam de forma amigável e compreensível as informações escritas.

O que posso concluir é que, não sendo possível uma preorganização, com classifi cação, categori-zação e uso de metadados, o uso de tecnologias e novos conceitos nos permitem de fato por um pouco de ordem em conteúdos de informação, enriquece-los a cada busca e acesso, e melhor compreender e visualizar estas informações.

Caso de fato seja possível aplicar isso em gestão de conteúdos para documentos em papel, o uso de

soluções baseadas em OCR (optical character recog-nition) deve ganhar força nos próximos anos, consoli-dando uma tendência iniciada há algum tempo com o uso de PDF pesquisável.

Sendo assim, o uso correto desta tecnologia passa a ser fundamental, pois não se trata apenas de se eleger um componente de reconhecimento de caractere e sim de um projeto completo, com cuida-dos na digitalização e geração de imagens, aplicação de processos de melhorias, utilização de um método de votação utilizando um ou vários componentes de OCR, interface gráfi ca para correção de erros, uso de dicionários, entre outros. Enquanto fechava este arti-go, foi publicada uma notícia sobre a possibilidade de reconhecer caracteres que uma pessoa observa a partir do mapeamento cerebral com ressonância magnética.

Nuvem de tags e gráfi cos

Wilton Tamane*

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas

especializado em sistemas e técnico em

Eletrônica Industrial. Consultor na área de

scanners e gerenciamento de documentos

[email protected]

Joseti Capusso

INDEXAÇÃO

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Page 35: Document Management - 10

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36 Document Management

A documentoscospia é a parte da crimi-nalística responsável pelo estudo dos documentos e é dividida nas seguintes

áreas: grafoscopia, mecanografia, documentos questionados, exame de moedas metálicas e de papel-moeda, exame de selos, exame de papéis, exame de tintas, exame de instrumentos escre-ventes e outros exames relacionados. A docu-mentoscopia ocupa-se dos estudos que permi-tem verificar se os documentos são autênticos e, em caso contrário, determinar a sua autoria.

Entende-se por documento ou prova docu-mental, como o próprio nome indica, um do-cumento (público ou particular) que esteja sob questionamento ou que suscite dúvidas sobre sua autenticidade ou veracidade das informa-ções nele contidas.

Assim, a reconstrução de documentos mu-tilados, muitas vezes, é a única maneira de se recuperar a informação. Sabemos, que os pro-cessos de reconstrução de documentos mu-tilados possuem um grau elevado de comple-xidade, sem considerar que muitas peças são intencionalmente destruídas com a finalidade de ocultar informações que podem ser usadas como prova, dificultando a identificação ou in-terpretação de seu conteúdo, ou ainda escon-dendo ou disfarçando a verdadeira identidade do seu autor.

A reconstrução de documentos mutilados pode ser realizada por meio de processo manu-al, no qual as partes são analisadas e encaixa-das tal qual em um quebra-cabeça. O processo manual, além de ser demorado, é destrutivo, pois a manipulação dos fragmentos pode acar-retar perdas de material (alteração de proprie-dades físicas e químicas) ou perda de informa-ções (por exemplo, impressões digitais latentes contidas no suporte).

De um modo geral, o problema da recons-

trução de documentos mutilados está relacio-nado com os seguintes fatores: complexidade do próprio documento a ser reconstruído, pro-cesso de mutilação sofrido, quantidade e forma de fragmentos Os documentos podem sofrer diversas mutilações durante sua vida útil, natu-rais e involuntárias ou intencionais. As mutila-ções naturais estão relacionadas ao aspecto da conservação do documento. Isso ocorre quando o documento pode sofrer influência de fatores como umidade, temperatura, poeira, poluição, fungos, insetos, micro-organismos, catástrofes (enchentes, incêndios) etc.

Já as mutilações intencionais são efetuadas por alguém com ajuda de objetos como tesou-ra, régua, estilete, máquinas fragmentadoras, ou apenas utilizando as mãos para rasgar o documento. Tais mutilações têm por objetivo destruir ou inutilizar documentos que pudes-sem ser utilizados como provas.

A forma dos fragmentos, portanto, é decor-rente do uso ou não de objetos, resultando em fragmentos regulares (máquinas fragmentado-ras) ou irregulares (rasgado). A quantidade de fragmentos, por sua vez, depende do tipo de máquina fragmentadora ou da quantidade de vezes que a pessoa rasga o documento. Sendo assim, a identificação e catalogação dos frag-mentos parceiros é o maior desafio para a re-montagem de um documento mutilado.

Deve-se considerar que documentos muti-lados de forma regular podem ser encontrados em 3 categorias: tiras retangulares de mesma dimensão (spaghett), tiras retangulares com cortes aleatórios na horizontal, e fragmentos circulares (confete) utilizado para destruição de cheques bancários.

Na reconstrução de um documento mutila-do, é importante que seja considerado o aspec-to de conservação física dos fragmentos, pois,

em alguns casos, o estado de conservação pode conduzir a uma análise pericial não conclusiva.

O processo de reconstrução pode também ser feito através de computador, usando-se pro-cedimentos automáticos ou semiautomáticos. Dessa forma, a reconstrução fornece recursos que permitem a remontagem estrutural de um documento para auxiliar e viabilizar sua análise pericial, sem provocar modificações no original. Estes procedimentos propõem métodos não destrutivos para a reconstrução digital dos do-cumentos mutilados, e ainda, visam à redução do tempo consumido por essa atividade.

Nesse contexto, os pesquisadores vêm de-senvolvendo sistemas de apoio a reconstrução de documentos mutilados com base, por exem-plo, na forma do fragmento, quando é irregu-lar. Já quando a forma do fragmento é regular, pode-se tomar por base a cor dos pixels das bordas dos fragmentos ou o que está escrito em cada fragmento. É claro, que tais procedimen-tos são complexos e não resolvem 100% dos problemas, mas os pesquisadores continuam a testar algoritmos que possam auxiliar os peritos na reconstrução de provas documentais.

Há muita tecnologia envolvida nesta ciên-cia. Portanto, se você deseja destruir um docu-mento em papel, é bom que faça com muita competência.

Reconstrução de documentos mutiladosÂngelo Volpi e Cínthia Freitas*

Divulgação

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor,

articulista e consultor.

[email protected]

DOCUMENTOSCOPIA

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática

com ênfase em Análise e Reconhecimento de

Documentos Manuscritos

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38 Document Management

Parece que 2009 será um ano difícil para o mundo inteiro – com uma recessão global a caminho, companhias sendo pegas por fracos

desempenhos, difi culdade em encontrar investidores, somados ao corte de custos e empregos. O mercado de EMC/GED também terá desafi os pela frente, porém há motivos para acreditar que não será tão difícil quan-to para outros segmentos do setor de tecnologia.

Algumas empresas com certeza irão fechar – ou-tras serão seriamente afetadas, mas no nosso setor de EMCM/GED alguns não só irão sobreviver, mas irão crescer e até mesmo dar um salto de crescimento, mesmo nesses tempos difíceis. Vale a pena gastar um pouco de tempo nesta primeira coluna do ano para observar este fenômeno e considerar suas implicações do ponto de vista dos consumidores e daqueles que implementam tecnologia de conteúdo.

Aqueles dispendiosos projetos de implemen-tação levarão mais tempo para serem aprovados e entrarem no orçamento, além de sofrer uma auditoria minuciosa. Teremos também uma forte pressão para diminuição de custos dos projetos, levando a negocia-ções mais duras com os fornecedores. De um lado, as perspectivas são um tanto quanto desanimadoras e, certamente, frustrantes, porém, pelo outro, elas impe-lem com que se consiga mais com menos e, fi nalmen-te, consigam agregar mais valor.

Voltamos então às raízes do ECM/GED, que são: o gerenciamento de documentos e do fl uxo de trabalho (workfl ow). Estas duas funções foram originalmente desenhadas para a automação manual de processos de gestão de documentos. Elas tiveram papel-chave no downsizing/rightsizing que aconteceu no fi m dos anos 80 e seguiu até os anos 90. Em outras palavras, foram originalmente estruturadas para reduzir custos e aumentar a efi ciência – fatores importantes em um momento de recessão.

O outro lado do ECM/GED é o gerenciamento de conteúdo e arquivamento de longo prazo, que tam-bém pode acarretar menores custos. Reduzir o volume de conteúdo a ser gerenciado, livrar servidores e recur-sos na rede e melhorar ainda mais o custo efetivo de

armazenagem são estratégias vencedoras. Em tempos de recessão ações legais se tornam comuns (especial-mente nos EUA), alguns rancores são estabelecidos, os argumentos tornam-se frouxos e as injustiças per-cebidas são imediatamente desafi adas. Novamente ECM/GED e tecnologias de arquivamento preparam as organizações para combater estes ataques e de-monstram a efetividade desses investimentos. Portan-to, embasamento legal é algo que todas as empresas devem considerar quando a situação piora.

Consequentemente, nos vários casos a justifi cati-va para projetos ECM/GED deve focar mais na macro economia do que na relação ao custo imediato – e otimização dos recursos já existentes – e na projeção de cenários desejados. Note que sistemas ECM/GED, em contraste a muitos outros investimentos em TI, tipi-camente, oferecem um retorno sólido do investimento, quando bem executados. Na verdade, ECM/GED é uma das poucas áreas de TI onde os cálculos do ROI dizem um pouco da verdade. (Nota do autor: Nossa empresa oferece várias sugestões detalhadas sobre como construir projetos de ECM/GED no CMS Watch ECM Suítes Report).

Falando em ROI, me refi ro à parte de ECM/GED que enfatiza o gerenciamento e processos estrutura-dos mais do que em relação ao serviço de colaboração geral (como no fenômeno do SharePoint que pode acontecer excepcionalmente). E é por isso que consi-dero que o bom e velho ECM/GED permanecerá como questão central, com uma crescente tendência para a automação de processos manuais.

Alguns vendedores de sistemas de ECM irão so-frer, com certeza, porém, aqueles mais espertos irão tornar a situação econômica atual favorável. Eles focarão muito menos em modismos passageiros e novas tendências e se concentrarão no básico: reduzir montanhas de papel, automatizar processos, mitigar riscos, além de ter papel-chave na otimização de ar-quivamento e armazenamento. Espere ver o foco mu-dar cada vez mais para o e-mail. Os volumes, custos e riscos se tornaram tão agudos que, qualquer empresa que queira “apertar o cinto” e se preparar para tem-

pos difíceis, deverá priorizar o gerenciamento e arqui-vamento de seus e-mails. No fi m do mês, veremos o balanço de muitos daqueles que comercializam ECM/GED e isso nos dará uma indicação de como 2009 deverá ser – indicadores preliminares mostram que al-guns fabricantes estão esperançosos, enquanto outros contam histórias de difi culdade e estão preparados para tempos realmente difíceis.

Não sou economista e não tenho conhecimentos profundos sobre recessão. Mas isso consome a mente das pessoas. Do meu ponto de vista, muitas das coi-sas que nós podemos focar numa recessão, são coisas que deveríamos focar a qualquer momento – a única ressalva é que as demissões em massa são mais se-veras. Consequentemente, nós levaremos mais tempo para construir projetos sólidos que justifi quem nossos investimentos com mais critério, e que usem ferramen-tas ECM/GED para trazer mudanças reais – mudanças boas em qualquer economia. No CMS Watch, nosso objetivo é ajudar as empresas com suas difi culdades em projetos e nas tomadas de decisão, e meu desejo é que através desta coluna eu possa compartilhar um pouco do que eu enxergo do mercado global e com-partilhar com vocês.

O Mercado Global deECM/GED em 2009

* Alan Pelz-Sharpe é analista-chefe do CMS

Watch, autor e avaliador de produtos para o

CMS Watch E-mail Archiving Report e para o

CMS Watch ECM Suites Report.

[email protected]

Alan Pelz-Sharpe*

Divulgação

INTERNATIONAL NEWS

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Samsung lança impressorae multifuncional wireless

A Samsung lança no Brasil a segunda geração da impressora ML-1630 e da multifuncional SCX-4500, agora com tecnologia sem fio (wireless). Os modelos ML-1630W e SCX-4500W possuem design elegante e serão objetos de desejo para qualquer ambiente, doméstico ou corporativo.

As novas impressoras da Samsung se adaptam a qualquer local e podem ser facilmente comparti-lhadas em rede por meio de conexões convencionais tipo Ethernet 10/100 Base TX (cabo) ou pela porta de comunicação sem fi o padrão 802.11g já integrada. A rede sem fi o garante ao usuário a mesma liberdade e mobilidade oferecida por um laptop, por exemplo, além de permitir que múltiplos usuários possam aproveitar a praticidade de compartilhar o mesmo equipamento.

“A utilização de redes sem fi o ganhou grande popularidade pela mobilidade que proveem e pela facilida-de de instalação e uso em ambientes domésticos e empresariais”, afi rma Reynaldo Smith de Vasconcelos, di-retor da divisão de impressoras e multifuncionais da Samsung. “Ao garantir preços competitivos, facilidade de instalação e praticidade no uso, pretendemos popularizar o acesso a essa tecnologia”, completa o executivo.

Benner lançasolução SPED

A Benner Sistemas está lançando uma solução para auxiliar as empresas que precisam atender às exigências do Sistema Público de Escrituração Di-gital, o SPED. Para atender à demanda tecnológica que será gerada com o SPED, a Benner Sistemas aperfeiçoou sua já tradicional solução de ERP e seus módulos contábil, fi nanceiro, tributário, faturamento e materiais, permitindo uma comunicação amigável com a interface do Sistema Público de Escrituração Digital. Além das atualizações a Benner passará a oferecer também um conjunto de serviços que dará suporte à implementação dos produtos, fará o monitoramento constante da evolução do SPED e também acompanhará as necessidades de revisão dos atuais processos tributários. Para isso, a Benner preparou uma equipe de analistas de negócios para realização de diagnósticos e outra de analistas de sistemas dedicados à manutenção e incorporação de novas demandas legais.

MERCADO

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MERCADO

Macrosolution apresentalançamento da Microtek

O mais recente lançamento da Microtek, o modelo MEDI6000 é uma solução perfeita para digitalização de fi lmes radiológicos, com excelente custo/benefício, que será disponibilizado no mercado na-cional pela Macrosolution.

Projetado especialmente para digitalização de radiografi as, aceita fi lmes desde 51mm x 51mm até grandes formatos como 356 x 889mm. O MEDI 6000 está em conformidade com as normas ISO 13485 e atende os padrões da FDA, pode ser facilmente integrado com sistemas HIS/PACS, e suporta os formatos de compartilhamento DICOM.

O MEDI6000 tem resolução ótica de 600dpi, 4.2 Dmax e saída em tons de cinza de 8 e 16 bits, conjunto de caracte-rísticas que produzem imagens digitais com alto contraste e, ao mesmo tempo, ricas em detalhes de tonalidades de cinza. O software ScanWizard Medi oferece acesso rápido e fácil às imagens geradas, suportando também aplicações em telemedicina com uso de software DICOM opcional. “O MEDI6000 vem atender a uma demanda de longa data do mercado, especialmente em relação aos formatos maiores, como o fi lme laser de 35 x 43cm” diz Elvio Baldini, diretor da Macrosolution, “É uma verdadeira solução em document imaging, com excelente relação custo benefício e que vem preencher uma lacuna do mercado” acrescenta. As primeiras unidades estarão disponíveis a partir do início de março deste ano.

Simpresstraz ao Brasilimpressora laserA Simpress, provedora de soluções de im-pressão, anuncia o lançamento da impresso-ra Aficio SP3300DN, produto compacto vol-tado a pequenas empresas e monousuários. O novo equipamento, monocromático a la-ser, é compatível com sistemas operacionais Windows e de Mac, além de permitir inte-gração com sistemas de gestão empresarial. Para proporcionar economia de recursos, o equipamento é capaz de fazer impres-sões frente e verso, em modo automático, e também utiliza a tecnologia de cartucho de impressão All-in-One (Tudo-em-Um), que exige menos trocas por sua maior autono-mia - capacidade de impressão de até 5.000 páginas, com velocidade de 30 páginas por minuto.

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O modelo 980 estará disponível no Brasil a partir do mês de abril. A grande novidade do equipamento é a tecnologia “fl ash-fusing”. O primeiro equipamento foi adquirido nos EUA pela Gráfi ca Massachusetts Ames On-Demand. Com a aquisição, ela será a única empresa norte-americana capaz de oferecer tecnologia avançada em toner de base, cor e velocidade .

O “fl ash-fusing” é um processo que aquece o toner através de raios lumi-nosos, sem interferir no papel. Essa tecnologia é uma técnica de impressão a frio e não utiliza rolos de pressão como a impressão a laser, o que permite a trabalho com estoques variados de papel e diversos tipos de mídia sem interferências.

A Xerox 980 permite a impressão de documentos transpromocionais, como no caso de correspondências bancárias personalizadas, em que são utilizados altos volumes de dados variáveis. A impressão personalizada possibilita transformar grá-fi cos e imagens em peças individuais e customizadas sem que o trabalho seja inter-rompido.

A Xerox 980 – resultado da união de dois recursos de impressoras Xerox 490 Color Continuous Feed – estará disponível no Brasil a partir de abril. O equipamento possui resolução de até 600 dpi, apresentando um ritmo constante, tanto nos traba-lhos em cor como nos monocromáticos, independente da gramatura do papel. São impressos 68 metros de papel ou 493 imagens por minuto e 986 imagens por minuto quando confi guração for “duplex”

Xerox lança impressora degrande volume

O modelo 980 estará disponível no Brasil a partir do mês de abril. A grande novidade do equipamento é a tecnologia “fl ash-fusing”. O primeiro equipamento foi adquirido nos EUA pela Gráfi ca Massachusetts Ames On-Demand. Com a aquisição, ela será a única empresa norte-americana capaz de oferecer tecnologia avançada em

nosos, sem interferir no papel. Essa tecnologia é uma técnica de impressão a frio e não utiliza rolos de pressão como a impressão a laser, o que permite a trabalho

A Xerox 980 permite a impressão de documentos transpromocionais, como no caso de correspondências bancárias personalizadas, em que são utilizados altos

O modelo 980 estará disponível no Brasil a partir do mês de abril. A grande O modelo 980 estará disponível no Brasil a partir do mês de abril. A grande novidade do equipamento é a tecnologia “fl ash-fusing”. O primeiro equipamento foi adquirido nos EUA pela Gráfi ca Massachusetts Ames On-Demand. Com a aquisição, ela será a única empresa norte-americana capaz de oferecer tecnologia avançada em

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Gestão de Conteúdo Processos de Negócios Impressão Corporativa BPO

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Page 42: Document Management - 10

42 Document Management

PROCESSOS DE NEGÓCIO

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em

Administração de Empresas; especialização

em Engenharia de Sistemas e em Análise &

Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em

Engenharia de Produção. Membro-pesquisador

do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ.

[email protected]

Este tipo de ignorância, embora alguns achem que seja meramente semântica, induz a equipe do projeto de análise &

modelagem de processos de negócio a um erro fundamental: o de acharem que só os processos primários são importantes. Afinal são eles que estão diretamente ligados à fabricação do pro-duto, seja um bem ou um serviço.

Imagine um grupo de analistas pergun-tando às pessoas de determinada organização pelos processos produtivos,

- Por favor, você trabalha num processo produtivo?

Ou afirmando que estão documentando somente processos produtivos.

- O que diriam as pessoas abordadas por eles?

- O que diria a direção da empresa?- Como se sentiriam as pessoas que não

trabalhassem nos processos produtivos?- Será que elas se sentiriam improdutivas?Imagine as situações absurdas que pode-

riam acontecer.Diálogos como:- Eu trabalho num processo produtivo, di-

riam alguns.- E eu? Não produzo nada? Perguntariam

as pessoas cujas atividades não pertencessem a processos taxados de produtivos.

Há sim, primordialmente, um problema semântico, mas há muito mais problemas de conceituação sobre o que sejam processos de negócio.

Esse tipo de problema pode ser evitado com a adoção de um glossário, pois os termos e definições concernentes a processos estão longe do rigor matemático e cada especialis-

ta pode dizer o que bem entender sem mu-dar a essência do objeto, diferentemente da matemática, por exemplo, em que ninguém diria que é 5 se realmente não o fosse. Com processos, entretanto, todos podem ser espe-cialistas, desde que isto não signifique colocar os projetos em risco por desinformação ou por mau entendimento do que se esteja dizendo e fazendo. Construir processos de negócio sobre bases falsas desencadeia uma série de reações prejudiciais, que vão da perda de tempo gasto com discussões estéreis sobre o significado das coisas a desvios significativos dos objetivos na consecução do projeto.

Penso que todos têm o direito de criar, inventar, mas sobre bases sólidas de conheci-mento e não simplesmente para parecerem ou serem diferentes.

O FATOR MÁ FÉEntre outros fatores que nos induzem a erros na construção de processos está a má fé por parte dos contratantes do projeto de análise, mapeamento & modelagem de processos de negócio. Uns por considerarem que projetos de deste tipo servirão de avalistas para práti-cas pouco ortodoxas, às vezes desleais, e como instrumentos de continuísmo de situações que são confortáveis para alguns, mas que preci-sam ser validades por alguém (os analistas de processos) que lhes atribuam credibilida-de. Outros por falsamente esperarem que tais projetos possam servir para desviar a atenção geral da organização de problemas mais sérios do que aqueles que supostamente serão trata-dos pelos analistas de processos. Quando tais projetos ameaçam fugir ao controle daqueles

que neles buscam perpetuar suas confortáveis posições, são abortados “justificadamente” por meio de falsos argumentos. E como quem assim procede geralmente tem poder para fazê-lo, todo progresso conseguido até então, junto com os recursos gastos, são simplesmen-te jogados no lixo.

FATORES E SITUAÇÕES QUE NOS INDUZEM AO ERRO – Parte 2

Tadeu Cruz*

Joseti Capusso

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43Document Management 43

Análise do Gartner mostra importância do gerenciamento de

conteúdo em tempos de criseDivulgação

D efinida como o conjunto de tecnolo-gias usadas para gerir o ciclo de vida de informações, principalmente as não

estruturadas dentro das organizações, o ECM Enterprise Content Management, foi aponta-do pelo Instituto Gartner como as ferramentas que podem trazer melhorias aos processos de negócios.

Segundo o analista internacional do Gar-tner kenneth Chin, os benefícios trazidos pelo uso destas ferramentas incrementam a efici-ência, pois possibilitam a busca por dados e informações de forma precisa melhorando o desempenho das companhias.

Outra grande vantagem apontada pelo especialista é que as ferramentas de ECM colaboram com a redução de custos e com a diminuição do impacto ambiental do negócio, já que reduz a necessidade de impressão e o consequente diminuição no uso de papel.

O impacto da crise financeira internacional também converge para a popularização das tecnologias de ECM, segundo o especialista e está fazendo com que as empresas reformulem o uso da tecnologia, não como única medida, mas entre aquelas que podem ajudar as empre-sas num momento especial como este.

“As ferramentas de ECM podem colabo-rar com as empresas neste sentido, e por isso, nossas pesquisas apontam seis atividades que auxiliam as companhias a identificar processos que podem ser modificados para tornar as em-presa mais ágeis e eficientes”, pontua Chin.

Entre as atividades listadas pelo instituto estão:

1) Analisar o modo como a empresa cap-tura informações de clientes, fornecedores e prospects. Faça uma auditoria sobre os méto-dos utilizados para a coleta de dados. Identifi-que os processos que podem ser substituídos por formulários eletrônicos, reduzindo, assim, a necessidade de criar um documento em pa-pel e também comunicações ineficientes ou redundantes.

2) Guardar arquivos em formato eletrôni-co apropriado. Isso diminui a necessidade de impressão de materiais para fins de armaze-namento, além de facilitar pesquisas e consul-

tas. A medida também exclui a necessidade de aquecer ou resfriar grandes compartimentos para armazenamento de papéis, reduzindo, desta forma, o consumo de energia. Segundo estimativas do Gartner, apenas 1% dos arqui-vos guardados fora de uma rede são acessa-dos novamente, enquanto que, com arquivos eletrônicos, as companhias podem conservar o registro e fazer referências para muitos outros documentos através de metadados e pastas.

3) Construir Estratégias ECM. Uma organi-zação com visão estratégica de gerenciamento de conteúdo é mais transparente e verde. Isso costuma trazer economias em hardware, arma-zenamento, operações e manutenções de TI.

4) Adotar outsourcing de ECM. Organi-zações que terceirizam ECM podem se tornar mais eficientes, pois otimizam o uso da infra-estrutura de TI, o que, por sua vez, resulta em menor consumo de energia.

5) Otimização de processos com CEVAs. Organizações que exploram conteúdo ativo de aplicações verticais (do inglês CEVAs - Con-tent-enabled vertical applications) economizam dinheiro e papel, já que isso automatiza pro-cessos complexos que previamente necessitam de profissionais para administrar manualmente documentos impressos. Isso reduz o custo de manipulação e otimiza o resto do trabalho, per-mitindo melhor processo de controle e análise.

6) Explorar comunicação digital com clien-tes, fornecedores e prospects. O custo disso é bem menor do que utilizar papéis

ESPECIAL

Ken Chin, do Gartner Group

Gartner_10.indd 43 05.02.09 09:55:56

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44 Document Management

PERSONALIDADES

JORGE PORTILHO, ou simplesmente Portilho, formado em Comunicação

Social pela Universidade Gama Filho e pós-graduado em Marketing pela ESPM-Rio, começou sua atividade profi ssional no setor da informação em 1980, na área de ven-

das. Em 1984 inseriu-se no mundo micrográfi co pela BMK, empresa que comercializava serviços de microfi lmagem. Participou de sua transição para EBM – Empresa Brasileira de Microfi lmagem, com o mesmo segmento de atuação, e para Macrodata, na qual permane-ceu até 1989.

Sempre na área comercial, Portilho passou por empresas pioneiras e participa, até hoje, de projetos pioneiros nos seto-res público e privado. Em 1989,

fundou a MGI, bureau de microfilmagem, com mais dois sócios. Com o passar dos anos, fusões e aquisições deram vida à MGI Tecnogin, dirigida por ele e sua sócia, Renata Portilho.

A empresa possui certifi cação ISO 9001:2000, atende aos principais centros públicos de documentação do Rio de Janeiro e desenvolve projetos em parceria com conceituadas empresas de tecnologia e integração de soluções, como Top Image Systems (TIS), Politec e Markway. [email protected]

LUIZ AUGUSTO BELLUSCI é consultor especiali-

zado em áreas e tecnologias como: digitalização de documentos, Acrobat/PDF/Ge-renciamento Eletrônico de Documentos/Enterprise Content Management, formulá-rios digitais, editoração técnica e outras. Engenheiro civil, 42 anos, atua desde 1992 na área e dedica-se a tecnologias para a autoria de documentos e publicações. Ele é um dos primeiros consultores do Brasil em tecnologia PDF e no software Adobe Acrobat, atividade na qual atendeu mais de 80 empresas desde 1997. Especialis-ta certifi cado (Adobe Certifi ed Expert) em Adobe Acrobat e Adobe FrameMaker, foi o idealizador e realizador da Acrobat Conference Brasil, prin-cipal evento da América Latina sobre PDF e Acrobat.

Palestrante em diversas edições da InfoImagem e ou-tros eventos, foi também res-ponsável por projetos de digi-talização de documentos em empresas como Pfizer, Mon-santo, Novartis, Odebrecht, Abbott, Bovespa, Fapesp entre outras e consultoria para em-presas como Vale do Rio Doce, Banco Itaú, Banco Merrill Lynch, Porto Seguro, Voith, SENAC, USP, DOW Química, Avibras, Senac Nacional, Klabin, Varig, e Abbott. Atualmente é sócio da ECMConsult. [email protected]

DAVID TEIXEIRA, formado no Curso de Formação de Ofi ciais na Academia da Força

Aérea, o coronel intendente hoje integra o Comando da Aeronáutica do Rio de Janeiro, como chefe do Cendoc (Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica). Desde 1982, seu trabalho tem foco “nas questões da informação como combustível para o motor chamado de tomada de decisão”. Na Arquivologia e na Gestão de Processos, iniciou sua jornada em 1992 e, em 1997, tornou-se chefe do Serviço Geral de Arquivo da Aeronáutica, chegando, em 2007, à chefi a Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica. Em sua gestão, o coronel David colaborou em diversas iniciativas

da Aeronáutica: Pessoal, Pagamento, Documentação, Conhecimento Histórico e Saúde, além de participar de grupos de trabalho junto ao Arquivo Nacional, ao Ministério da Defesa, à Marinha, ao Exército e à Aeronáutica, para criação da Tabela de Temporalidade e Destinação Documental. Por convite e indicação do Arquivo Nacional, ministra palestras de Gestão Documental, Marketing e Endo-marketing na Gestão da Informação, em eventos do setor público. Participou do Grupo de Trabalho de especifi cação do Sistema de Gerenciamento da Documen-

tação do COMAER, em 2000, e, a partir de 2007, do Grupo de Trabalho para criação do Sistema construído com software livre. [email protected]

MÁRCIO TESCHIMA é graduado em Gestão de Tecnolo-

gia da Informação e Sistemas, especialista em Gestão de Projetos pela Funda-ção Vanzolini-USP com MBA em Gestão Empresarial pela FEA-USP.

Atualmente é Diretor de Soluções da TCI Business Process Outsourcing. Em 20 anos de atuação profi ssional constituída nas áreas de TI, operações, gestão, estratégia,

inovação, pesquisa e desenvolvimento, atuou em empresas como Claro, McCann-Erickson, Burti, Bradesco, Itaú entre outras.

Teschima também tem grande experiência como PMO e Gerência de Projetos, com foco em Soluções VAS – Serviços de Valor Agrega-do – o que o levou a atuar no mercado de Ter-ceirização de Processos de Negócios, Gestão da Cadeia de Suprimentos e Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Um dos marcos em sua carreira foi sem dú-vida o desafi o de implantação de 18 projetos que foram homologados pela Claro no ano de 2005, no qual gerenciou um investimento de R$ 3,2 mi-

lhões entre infra-estrutura, desenvolvimento e processos. Além disso, sua vivência internacional, na Ásia levou-o a um patamar profi s-

sional bastante diferenciado. Teschima é membro ativo de associações nacionais e internacionais como: ABGD - Associação Brasileira de Gerenciamento de Docu-mentos; IAOP- International Association of Outsourcing Professional e FSO Mem-ber - Financial Services Outsourcing. [email protected]

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MUNDO ECM

45Document Management45 Document Management

Fonte: www.imageware.com.br

Fonte: ww

w.im

ageware.com

.br

ASP – APPLICATION SERVICE PROVIDER – É A OFERTA DE SERVIÇOSBaseados em computadores em rede. SaaS – Software as a Service – ou seja, software como um serviço. Em edição passada da revista Document Management havíamos comentado sobre a tendência da Internet se tornar um grande arquivo virtual. Os fornecedores de soluções se estruturam para tanto oferecendo os seus serviços na base do “pague por transação”, como por exemplo, cada documento incluído ou cada acesso a um documento. Eles oferecem os servidores, as ferramentas de software e em alguns casos os serviços de digitalização, permitindo aos usuários autorizados a recuperação de seus documentos através da web. A grande vantagem para o usuário é que não existe a necessidade de um desembolso inicial alto e que a manutenção do ambiente computacional fica por conta do prestador do serviço.Obviamente que para tanto deve haver um SLA – Service Level Agreement – acordo de nível de serviço, no qual ambas as partes (fornecedor do serviço

e usuário) definem em quanto tempo um documento será incluído no sistema, o tempo de resposta na recuperação e a disponibilidade do sistema em si. Estes serviços podem ser disponibilizados em qualquer parte do mundo, o que pode se tornar outra grande vantagem para empresas que possuem grande dispersão geográfica.

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RECEBENDO A REVISTA

DOCUMENT MANAGEMENT

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46 Document Management

CANAL EXECUTIVO

A HP é uma empresa bastante conhecida no cenário internacional. Como a empresa se posiciona globalmente e quais as estratégias para ampliar esta participação no Brasil a ní-vel corporativo?

Temos o portfólio mais abrangente do mercado, com ofertas completas de hardware, software e ser-viços, que nos permitem atender desde o consumidor fi nal até grandes corporações em diferentes segmen-tos. Nosso objetivo é consolidar a liderança da HP como a maior empresa de tecnologia da informação do país e agora temos uma equipe diretiva sólida e focada no crescimento.

Para o ano fi scal de 2009, a HP anuncia uma nova estrutura diretiva, que comandará as principais áreas de negócios da companhia no país: Claudio Raupp assumiu a vice-presidência do Grupo de Siste-mas Pessoais; Fernando Lewis, a vice-presidência do Grupo de Imagem e Impressão e Célio Bozola, a vice-presidência da EDS, agora uma companhia da HP.

Qual é a estratégia da empresa para o mercado latino-americano?

A estratégia da HP, na área de imagem e im-pressão, tanto na América Latina como no Brasil é conhecida como Print 2.0. A HP vem trabalhando em impressão digital - desenvolvendo tecnologias jato de tinta e LaserJet - e agregando empresas líderes em segmentos específi cos de impressão digital: Indigo,Scitex, Colorspan. E por que? Segundo pes-quisa interna em 2006 foram impressas cerca de 49 trilhões de páginas no mundo e apenas 9% desta impressão foram digitais. Para 2010 a estimativa é de cerca de 53 trilhões. Existe uma enorme oportu-nidade de crescimento do percentual de impressã digital. As previsões falam de uma oportunidade de negócios ao redor de US$ 56 bilhões, mas pode ser mais, muito mais. E a HP está trabalhando suaestra-tégia com foco em Print 2.0, que engloba: apresen-

tar a próxima geração de plataformas de impressão digital para oferecer maior velocidade e menor custo de impressão aos mercados comerciais de alto volu-me; facilitar a impressão a partir da Web; e estender as plataformas de criação e publicação de conteúdo digital entre os diversos segmentos de clientes.

Especifi camente para o mercado brasilei-ro, qual a sua expectativa para 2009 e como foi o desempenho da empresa em 2008?

Nos últimos três anos, a HP teve um desempe-nho acima da média do setor de TI no Brasil e dupli-cou seu tamanho. No ano fi scal de 2008, todas as suas unidades de negócio cresceram mais do que o mercado e a empresa registrou a liderança em vários

setores como impressoras laser e inkjet, multifuncio-nais inkjet e servidores blade.

Para acelerar ainda mais os investimentos no país, manter o ritmo de crescimento e permanecer na liderança, a empresa contratou 800 pessoas em 2008 para reforçar sua operação de serviços e mais 400 profi ssionais para a área de pesquisa e desen-volvimento.

Além dos resultados fi nanceiros extremamente satisfatórios, em 2008 a HP registrou conquistas im-portantes em diversas áreas, incluindo sua presença no ranking “150 Melhores Empresas para Você Tra-balhar” no Brasil, editado pelas revistas Você S/A e Exame, e o reconhecimento como marca de maior prestígio, pela revista Época Negócios.

Qual é, na sua opinião, o grande atrati-vo das soluções da HP para este mercado e o que a torna diferente de outras soluções utilizadas pelo mercado mundial?

Com a aquisição da EDS, a HP se torna a maior empresa no setor de TI. Juntas, HP e EDS oferecem o maior portfólio da indústria em termos de produ-tos, serviços e soluções, incluindo especialização em Application Outsourcing Services, IT Infrastructure, Business Processes Outsourcing, Consulting & Inte-gration e Technology Services.

Desenvolvendo tecnologiasde impressão

* Edissa Furlan é gerente de marketing e comunicação da área de Imagem e Impressão da [email protected]

Edissa Furlan

Divulgação

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O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDEDE BONS RELACIONAMENTOS

A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRM-Customer Relationship Management, BI, Workfl ow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile.

Com know-how adquirido ao longo de vários anos, a i-Partner atua também como Consultoria para o Desen-volvimento de Sistemas, agregando sua experiência de desenvolvedor de soluções específi cas, possibilitando assim uma implementação rápida e segura através de nossa fábrica de software.

Nossas soluções contribuem para a melhoria contínua dos processos de nossos CLIENTES, fortalecendo seus relacionamentos de negócios e tornando-os cada vez mais competitivos no mercado. w w w . i - p a r t n e r . c o m . b r

OASIS CRM WEBGestão de relacionamento com clientes

OASIS MOBILEAplicações para celular, pda’s e smartphone

OASIS WORKFLOW WEBGestão de processos

OASIS FÁBRICADesenvolvimento de Sistemas Específi cos

Soluções i-Partner

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48 Document Management

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BPMGrupo Tecmach Pág.51•

CONSULTORIAECM Consult Pág.10• Siproser Pág.49•

CONSULTORIA EM GESTÃO DE DOCUMENTOS

ECM Consult Pág.10• Grupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05• Siproser Pág.49•

DESTRUIÇÃO SEGURAGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05•

DIGITALIZAÇÃOGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05• Estec Pág.45• Grupo Tecmach Pág.51•

DISTRIBUIÇÃO E REVENDA DE EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM

Scan System Pág.41•

DISTRIBUIÇÃO E REVENDA DE MULTIFUNCIONAIS

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DISTRIBUIÇÃO E REVENDA DE SCANNERS

Scan System Pág.41• SPUR Pág.39• Macrosolution Pág.09•

FÁBRICA DE SOFTWARESI Partner Pág.47• Estec Pág.45• Totvs Pág.33 e 52•

FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS

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GERENCIAMENTO DE IMPRESSÃO

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GESTÃO DA INFORMAÇÃOGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05•

GESTÃO DE DOCUMENTOSGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05• Grupo Tecmach Pág.51•

GUARDA DE AMOSTRAS BIOLÓGICAS

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GUARDA DE DOCUMENTOSGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05•

GUARDA GERENCIADAGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05•

MICROFILMAGEMP.A. Arquivos Pág.27• Grupo Store Pág.25•

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOSGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05• Grupo Tecmach Pág.51• Siproser Pág.49•

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

Grupo Tecmach Pág.51

PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS

Estec Pág.45•

SALA COFREGrupo Store Pág.25• Grupo TCI Pág.31• Metrofi le Pág.02• P.A. Arquivos Pág.27• P3Image Pág.35• Prado Chaves Pág.05•

SOFTWARE DE BII Partner Pág.47• Totvs Pág.33 e 52•

SOFTWARE DE CAPTURASML Pág.40• Readsoft Pág.21•

SOFTWARE DE CRMI Partner Pág.47•

SOFTWARE DE ECM SML Pág.40• Totvs Pág.33 e 52•

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE FORMULÁRIOS

Estec Pág.45•

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÃO

Estec Pág.45• SML Pág.40• Siproser Pág.49• Readsoft Pág.21• Totvs Pág.33 e 52•

SOFTWARE DE RECONHECIMENTO

Readsoft Pág.21•

SOFTWARE DE WORKFLOWSML Pág.40•

SOFTWARE PARA DISPOSITIVOS MÓVEIS

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SOLUÇÃO PARA NF-eGrupo Tecmach Pág.51• Totvs Pág.33 e 52•

SUPRIMENTOS DE MICROFILMAGEM

Scan System Pág.42•

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50 Document Management

CRÔNICAREFLEXÕES

GERAÇÃO WEBMark Bauerlein – au-

tor do polêmico livro How the digital age stupefies young americans and jeo-pardizes our future (Como a era digital estupidifica os jovens americanos e põe em perigo nosso fu-turo) afirma, categorica-mente e fundamentado em pesquisas, que essa seria a mais burra de to-das as gerações. E ele não está sozinho, Umberto Eco, Saramago e outros comungam da mesma opinião.

Na sala de professores onde damos aula, volta e meia a conversa é sobre o “copia e cola” nas avaliações aplicadas. Debatemos sobre a maneira de medir o conhecimento de nossos alunos. Nem precisamos usar ferramen-tas de busca para perceber que as avaliações têm muito em comum entre si e com o que se encontra no Google, sempre nas primeiras páginas. Ou seja, a “pesquisa é rasa e rápida” e as respostas invariavelmente superficiais.

Qual são afinal os efeitos da internet sobre uma geração que têm todas as informações ao alcance de um simples click? Teriam terceiriza-do suas memórias aos computadores? Pesqui-sas nos EUA têm indicado que os jovens des-conhecem coisas óbvias, refletindo uma lacuna em sua formação intelectual. Comportam-se, no geral, como seres que tiveram uma parte de suas vidas apagadas, o conhecimento que

possuem é fracionado, muitas vezes não se complementa em cognição e compreensão dos fatos, principalmente sob contexto histórico.

Se eles têm informação disponível, a qual-quer hora, atualizada, comentada e com in-termináveis maneiras de se localizar e cuzar dados, qual o estímulo que terão para usar a memória? E mais, pra quê livro? Assim ao que parece, temos o irrestrito limitado pela abun-dância.

Pessoalmente, quero crer que os benefícios da web superam com folga os eventuais pro-blemas. E que um livro será sempre uma boa fonte de informação e menos dispersiva.

E que, como tudo na vida, o tempero é e será sempre, fundamental...

Ângelo Volpi

“ Ainda há muito trabalho a ser feito para que o Mundo Digital fique sob controle” ( sob o ponto de vista do

gerenciamento de documentos)

John Mancini – presidente da AIIM International

“O assunto ( gestão documental) é muito grande para ser esgotado em um grande projeto ou centralizado em gestores especializados”.

Helton Andrade da Johnson & Johnson

“O email passou a ser um documento importante no processo de negócios

das empresas. A preocupação passou a ser a estruturação e o registro das

mensagens recebidas”.

Marcos Rodrigo Silva, diretor de produtos da Diveo do Brasil

“A virtualização é a forma de se fazer mais com menos, estima-se que esta premissa valha tanto para pequena empresa quanto para uma grande empresa.”

Arlindo Maluli – gerente da VMWare

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