document management - 03

DOCUMENTmanagement

L A T I N A M E R I C A N

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

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$ 18

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Certifi caçãoDigitalcresce e conquista o mercado corporativo

AUTOGESTÃO EM DOCUMENTOSABB consolida modelo

VIVOMaior projeto de gestão documentaldo país

Document Management agora em versão digitalCapa_03_2.indd 1 10.12.07 17:32:21

EDITORIAL

3Document Management

A sustentabilidade e a gestão documental

O ano de 2008 será o Ano do Pla-neta, um ano dedicado à preser-vação ambiental, das águas, do

clima, dos recursos naturais, enfi m um ano dedicado a refl exão do que estamos fazendo com a “nossa casa” e tudo aquilo que preserva e garante a vida.

São fl orestas inteiras devastadas para se transformar em papel, são quilômetros de rios desviados para gerarem eletricida-de e o pior são toneladas de lixo jogadas sem nenhum critério. As conseqüências, sem dúvida, são desastrosas. E o preço é alto. Quem não sentiu o impacto da alte-ração climática?

Haveria meios para que o impacto da evolução fosse menor? Cientistas e gover-nos gastam milhões de recursos tentando reparar ou pelo amenizar estes efeitos danosos. De outro lado, alguns bravos estudiosos fazem questão de desenvolver meios para fazer com que a racionalização chegue cada vez mais perto do cotidiano dos homens e de sua indústria.

Com a intensa disponibilidade de fer-ramentas tecnológicas e o surgimento de dispositivos eletrônicos inteligentes, não demora para se ver em uso equipamentos concebidos ambientalmente. Na verdade isso é uma questão de sobrevivência.

A gestão documental é um meio para se atingir esta perspectiva ideal. Ao mes-mo tempo, que facilita,organiza e preserva a memória do conhecimento da humani-dade, traz a modernidade e todas as ma-ravilhas que somente a tecnologia pode

trazer e aí, quem sabe, sobre mais tempo para que o homem volte seus interesses para o seu planeta.

Que 2008 seja um ano especial de am-pliação de consciência e preservação de nossos bens mais preciosos. Que a tecno-logia seja parte integrante e fundamental desse processo!

Feliz 2008!

Susana Batimarchi Editora

La sostenibilidad y la gestión de documentos

El año de 2008 será el Año del Planeta, un año dedicado a la preservación ambiental, de las aguas, del clima, de los recursos naturales, en fi n un año dedicado a la refl exión de lo que estamos haciendo con “nuestra casa” y con todo aquello que preserva y garantiza la vida.Son fl orestas enteras devastadas para transformarse en papel, son quilómetros de ríos desviados para que generen electricidad y lo peor son toneladas de basura tiradas sin ningún criterio. Las consecuencias, sin duda, son desastrosas. El precio es alto. /Quién no ha sentido el impacto del cambio climático?Habría medios para que el impacto de la evolución fuera menor? Científi cos y gobiernos gastan millones de recursos intentando reparar o por lo menos amenizar estos efectos dañosos. De otro lado, algunos bravos estudiosos hacen cuestión de desarrollar medios para hacer con que la racionalización llegue cada vez más cerca del cuotidiano de los hombres y de su industria. Con la intensa disponibilidad de herramientas tecnológicas y la aparición de dispositivos electrónicos inteligentes, no demoraremos a ver en uso equipamientos concebidos ambientalmente. Verdaderamente, eso es una cuestión de supervivencia.La gestión de documentos es un medio para alcanzar esta perspectiva ideal. Al mismo tiempo, que facilita, organiza y preserva la memoria del conocimiento de la humanidad, trae la modernidad y todas las maravillas que solamente la tecnología puede traer y ahí sí quién sabe, sobre más tiempo para que el hombre dedique sus intereses para su planeta.Que 2008 sea un año especial para ampliar la conciencia y para la preservación de los bienes más preciosos. Que la tecnología sea la parte integrante y fundamental de ese proceso!

Feliz 2008!

Susana BatimarchiEditora

Joseti Capusso

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4 Document Management

DIRETOREduardo David

[email protected]

EDITORASusana Batimarchi

[email protected]

GERENTE DE PROJETOSArnaldo David

[email protected]

ARTE E DIAGRAMAÇÃOFlávio Della Torre

[email protected]

ILUSTRAÇÃOSpacca

[email protected]

FOTOGRAFIAJosetti Capusso

[email protected]

ADMINISTRAÇÃOCamila Pazianotto

[email protected]

TRADUÇÃOMaria Carolina Morell Gonzalez

[email protected]

CONSELHO EDITORIALJosé Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Sônia Stropa , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz

, Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro , Cássio Vaquero , Roberto Brant, Roberto Prado, Ênio Salú, Mauricio Alfonso , Paulo Sérgio Carneiro, Lincoln de Assis Moura, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Válber Azevedo e Ronei Martins Ferrigolo.

CONTATOSAdministração: [email protected]

Redação: [email protected]: [email protected]

IMPRESSÃOCopy Press

www.docmanagement.com.br

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDARua Anhanguera, 62701135-000 - São Paulo/SP - BrasilTel/Fax: 5511 3392-4111www.editoraguia.com.br

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedo-res Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamen-tos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação,Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Ju-rídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Docu-mentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profi ssionais.DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refl etem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informa-ções: [email protected] ou Tel: 55-11-3392.4111

DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información,Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Asegura-doras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico.Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, con-tribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales.DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos fi rmados refl ejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista.Todo el contenido de DOCUMENT MANAGEMENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados.Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Infor-maciones: [email protected] o Tel: 55-11-3392.4111

NESTA EDIÇÃO

6 EntrevistaRenato Martini – Presidente do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação fala sobre o atual panorama da certifi cação digital no Brasil.

11 SínteseVeja aqui o que acontece no mercado corporativo

16 Certifi cação DigitalO que é Certifi cação Digital? Esta ferramenta vem ganhando espaço entre as empresas que já a utilizam nas transações comerciais e no relacionamento com a Receita Federal. Entretanto, hoje, o grande desafi o do ITI é a popularização do uso da certifi cação entre as pessoas físicas.

24 Case ABBO grupo ABB que opera em mais de 100 países em todo o mundo iniciou em 2006 o desenvolvimento de um programa próprio para implantação de gestão de documentos que poderá ser utilizado em outras unidades da companhia de forma global.

28 Case VivoA Vivo uma das maiores prestadoras de serviços de telefonia móvel no Brasil implantou o Projeto Alexandria um completo sistema de gestão documental que resultou em 80% no número de fraudes e proporcionou agilidade na recuperação de informações aos seus clientes.

32 Case DemarestCom mais de meio século de fundação o Demarest e Almeida um dos escritórios de advocacia mais tradicionais do Brasil e da América Latina acaba de consolidar a implantação de seu modelo de gestão de documentos.

30 MercadoOs mais recentes lançamentos e as novidades para o setor .

44 EventosAlguns dos principais encontros do mercado e as perspectivas para o segmento de gestão de documentos no país.

50 Canal ExecutivoA Kofax está investindo pesadamente no mercado latino americano e brasileiro. Veja o que conta o Diretor para América Latina da empresa, David Arthur.

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ENTREVISTA

DM – Como está a certifi cação digital no Brasil de hoje?

As aplicações da certifi cação digital é que nos dá indícios de que ela está se consolidando em termos nacionais. Há um conjunto de atores en-volvidos como: cartórios, o judiciário, o segmento bancário que estão fazendo com que a certifi ca-ção seja uma realidade no Brasil. A diferença toda está na centena de key aplications, como chama-mos no jargão de TI, que a certifi cação digital tem. Ou seja, de aplicações chave da certifi cação no mundo corporativo que já é uma realidade. Natu-ralmente, estamos numa fronteira de muitas apli-cações, há sempre uma surpresa, um novo uso. Não estamos falando das telecomunicações que já existem há 50 anos, por exemplo e já têm seu caminho bastante consolidado.

DM - É possível afirmar que a tec-nologia de certificação digital chegou

antes da demanda, isto é, antes das apli-cações?

Quanto a isto posso dizer que há uma infra-estrutura operacional. É como a história do “Ovo e da Galinha”. De qualquer forma, havia a neces-sidade de se ter uma infra-estrutura operacional. O marco legal, a lei, era necessária para se ter a possibilidade legal de entregar um certifi cado di-gital ao cidadão. Se não houvesse a aplicação não haveria certifi cação.

Também não adiantava o Brasil fi car esperan-do ou entregando certifi cação para todo mundo e não ter aplicações. O que houve foi um divisor de águas. Tivemos um começo, agora, temos que aplicar esta tecnologia.

DM- Houve um crescimento das autori-dades certifi adoras ao longo destes quatro anos?

O cenário de 2003, certamente não se ajus-

taria aos dias de hoje. Hoje temos 1.500 autori-dades de registro. Naquela época o Brasil tinha quatro autoridades certifi cadoras,hoje são oito de primeiro nível e mais de 30 de segundo nível, su-bordinada às primeiras. Então temos uma cadeia que cresce conforme a escala da demanda.

DM - Como o Brasil se situa hoje dian-te dos outros países latino americanos que também utilizam esta mesma tecnologia?

Para se ter uma idéia de quanto avançamos na América Latina, só nós temos uma estrutura hierárquica como do ICP. Houve um avanço as-sombroso nestes últimos quatro anos. Existem ca-sos isolados como o da Venezuela que agora está credenciado a sua primeira autoridade certifi cado-ra. Um grupo de previdência privada da Argentina que será a primeira ser credenciada naquele país.

Com certeza na América Latina não há exem-plos representativos, com exceção do Brasil. Somos

Umaidentidade

NacionalO Diretor-Presidente do ITI – Instituto Nacional

de Tecnologia da Informação, Renato Martini fala nesta entrevista sobre a implatação do Instituto de Chaves Públicas, a importância da tecnologia

de certifi cação digital no Brasil e do modelo brasileiro que pode ser considerado um dos mais

bem sucedidos no mundo.

Divulgação

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7Document Management 7

um caso a parte. O Brasil deu um salto de tecnolo-gia no continente. Há um abismo entre o Brasil e os demais países latino americanos, neste aspecto.

DM- E em relação aos demais países do mundo?

Muitos paises têm boas experiências. Mas se analisarmos de perto, a Espanha tem o tamanho de um estado brasileiro. A Alemanha, a Coréia e Portugal também têm experiências bem sucedi-das, mas nada se compara as dimensões nacio-nais. Desse tamanho, nesse montante e com siste-ma hierárquico nacional, validado pelo governo? Posso dizer que somos únicos.

Claro que devemos guardar as proporções. Se apresentássemos este modelo para a França, por exemplo, eles nos diriam que cada um pode apre-sentar a certifi cação que bem entender e se houver alguma dúvida, o cidadão que vá à justiça cobrar.

O nosso modelo é próprio, hierárquico, ba-seado no Estado e com autoridade certifi cadora única. Para nós, foi o caminho correto. E se não fosse assim, talvez, não teríamos nada.

DM - O Senhor citou experiências bem-sucedidas na Europa. E no maior mercado global, nos Estados Unidos, como a certifi -cação funciona?

Os americanos optaram por outro modelo. Possuem centenas de autoridades certifi cadoras. Cada Poder tem uma, cada estado americano tem a sua. Eles têm a Federal Bridge Certifi cation Authority, uma Autoridade de Certifi cação Ponte, criada para fazer uma integração entre as diferen-tes autoridades certifi cadoras e gastam rios de di-nheiro para realizar esta integração e, ainda, não conseguiram. Quando estive há dois anos atrás, num evento em Miami, a responsável pelo evento disse textutalmente: Nós fracassamos nesta tec-nologia. Eles não têm uma certifi cação no mesmo nível que nós temos. As corporações certamente usam a tecnologia, mas com esta integração, onde o cidadão tem uma certifi cação digital se-gura, que o identifi ca diante de uma rede, que o protege legalmente, certamente, não.

DM- Já é possível fazer um diagnóstico da certifi cação digital no Brasil quanto ao seu impacto na economia?

Temos números localizados das aplicações. Por exemplo, nos contratos de câmbio dos bancos há registros que estão cerca de 80% mais bara-

tos. No judiciário brasileiro o uso da certifi cação é extremamente benéfi co, na Receita Federal bra-sileira idem. A receita tirou o pessoa da bancada de atendimento para fi scalizar e dedicar-se ao cor business da receita que é a fi scalização.

Todas estas organizações usam o certifi cados digitais, há a desmaterialização, onde o certifi cado digital é aplicado e gera uma economia signifi ca-tiva. A certifi cação é um insumo, um componente e o ganho é muito grande.

Entretanto, ainda é muito cedo para se con-tratar um instituto de pesquisas para fazer uma

avaliação de uma coisa que esta caminhando. No momento temos apenas radiografi as parciais da certifi cação.

O Brasil responde muito bem às inovações, en-tão, hoje temos um milhão e meio de certifi cações em uso. Ano que vem este número pode duplicar. Acredito que tenhamos ainda de esperar pelo me-nos uma década de implantação do sistema para podermos ter uma avaliação mais precisa.

DM- O que falta então para a popula-rização do uso da certifi cação digital no Brasil?

Do ponto de vista da pessoa jurídica o uso está resolvido. O desafi o é a pessoa natural, o cidadão. Este desafi o está na aplicação e o custo disso para o cidadão. O certifi cado ainda é caro para a pessoa comum. Esperávamos que o cidadão

bancarizado fosse um braço para a popularização da certifi cação. O judiciário avançou fortemente e este ano um grande impulso foi dado pelos car-tórios. São 20 mil cartórios no país e milhares de pessoas utilizam os seus serviços. Esperamos que eles sejam outro braço para alavancar o certifi ca-do digital.

DM- Qual é o futuro da Certifi cação Di-gital, na sua opinião?

Gostaria de ressaltar que esta tecnologia é boa. Portanto usem e abusem dessa ferramenta, ela economiza em processos, torna a vida das or-ganizações mais baratas e mais rápidas. O Brasil tem o marco jurídico que dá a validade ao do-cumento eletrônico. As grandes empresas hoje já têm seus certifi cados eletrônicos para interagir com a Receita Federal, para seus contratos de câmbio etc.

Vamos chegar até o cidadão é isso que que-remos. O empresário que usa a certifi cação digital na empresa vai passar a usar na vida privada. En-tretando este é o desafi o. O Brasil é um país com muita desigualdade econômica, não dá para en-fi ar garganta abaixo do brasileiro uma tecnologia que ele tem que comprar. As empresas já desco-briram os benefícios, falta fazer valer os mesmos benefícios aos cidadãos. Sem dúvida, os ganhos serão muitos.

DM- Então o Governo é o grande impul-sionador do uso da certifi cação digital?

O Governo tem muito ainda a realizar na área de contas públicas. Na questão da nota fi s-cal eletrônica, por exemplo, trata-se de um proje-to misto - governo e sociedade - que mexe com uma grande cadeia produtiva, e tem um grande impacto na sociedade, porque mexe também com a informatização das empresas, impacta na área de inteligência de negócios.

DM- O Senhor acredita que haverá uma larga utilização da NF-e no Brasil?

Acredito que o volume deverá dobrar em 2008. Hoje, o número está na casa de 1,7 milhão, de acordo com dados da Receita Federal. Isso por-que desde abril, as empresas do setor de combus-tível e bebidas.foram obrigadas a emitir as NF-e, Atualmente cerca de 50 empresas de segmentos variados estão participando do projeto piloto de emissão de NF-e, sendo 80% delas no Rio Gran-de do Sul. No próximo ano, todas as empresas do

Nosso modelo é próprio,

hierárquico, baseado no

Estado e com Autoridade

Certifi cadora única

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ENTREVISTA

ramo de bebidas e combustíveis em atividade no país terão de emitir obrigatoriamente as notas fi s-cais eletrônicas.

Este projeto das NF-e – consiste basicamente na possibilidade do fi sco ter um maior controle sobre o pagamento de impostos pelas empresas além do que o emprego das NF-e proporciona maior comodidade às companhias, além de uma redução de custos. A adesão foi mais forte do que se esperava.

DM- O Poder Judiciário também está se tornando um grande divulgador da certifi -cação digital?

O Brasil tem que se guiar para uma identidade eletrônica. Nosso desejo é que todo brasileiro tenha uma identidade digital para usar no segmento ban-cário, na Receita Federal e na vida civil. Mas com certeza os profi ssionais de Direito deverão aderir à certifi cação digital, pois para digitalizar o judi-ciário brasileiro é essencial a adesão destes profi s-sionais à certifi cação digital. O poder judiciário tem um papel fundamental na difusão do documento eletrônico e também será de suma importância na desmaterialização de procedimentos. O uso do meio eletrônico na tramitação de processos judi-ciais, na comunicação dos atos e na transmissão de peças processuais pressupõe a confi abilidade total do documento. E é o certifi cado digital, a ferramen-ta que permite assinar um documento eletrônico e lhe dar essa validade jurídica.

DM- Porque o setor bancário não avançou com o uso da certifi cação digital junto aos clientes, ajudando assim neste desafi o de popularização junto as pessoas naturais?

Isso deve ser perguntado aos bancos. Espera-va-se muito, mas não aconteceu. Porém, acredito que o setor bancário terá que avançar mais no próximo ano. Faltou a este segmento desenvolver um modelo de negócio. É muita arrogância do go-verno achar que tem solução para um segmento, mas o e-CPF era uma esperança, só que o setor bancário não encontrou o modelo de negócio.

É preciso identifi car algo como fez o Banrisul, que encaixou a certifi cação digital no seu modelo. O Banrisul é um banco público que usa um cartão para múltiplas aplicações, um projeto que a Fe-braban não adotou. Mas acredito que o segmento bancário brasileiro também encontrará, com tem-po, um caminho próprio.

EntrevistaUna identidad Nacional

El Director-Presidente del ITI – Instituto Nacio-nal de Tecnología de la Información, Renato Marti-ni, comenta en esta entrevista sobre la implanta-ción del Instituto de Llaves Públicas, la importancia de la tecnología de la certifi cación digital en Brasil y del modelo brasilero que puede ser considerado uno de los mejores del mundo.

DM – Como esta la certifi cación digital en el Brasil de hoy?

Es a través de las aplicaciones de la certifi -cación digital que nos damos cuenta de como se esta consolidando en dimensiones nacionales. Un conjunto de actores como: escribanías, el judiciario y el sector bancario son los que hacen con que la certifi cación sea una realidad en Brasil. La diferen-ciación esta en la centena de key aplications, como llamamos en TI, que tiene la certifi cación digital, o sea, de aplicaciones llave de la certifi cación en el mundo corporativo. Naturalmente, estamos en una frontera de muchas aplicaciones, hay siempre una sorpresa, una nueva utilización. No estamos hablando de las telecomunicaciones que ya existen hace 50 años de vida, por ejemplo, y que ya tienen su camino bastante consolidado.

DM – Se podría decir que la tecnología de certifi cación digital ha llegado antes de la demanda, o sea, antes de las aplicaciones?

Con relación a esto, se puede decir que sí, que existe una infra-estructura operacional. Es como la historia del huevo y de la gallina. En cualquiera de los casos había la necesidad de tener una infra estructura operacional. La Ley era necesaria para tener la posibilidad legal de entregar una certifi -cación digital al ciudadano. Si no hubiera la aplica-ción no existiría la certifi cación.

Tampoco adelantaría si Brasil se quedara es-perando o entregando certifi caciones para todo el mundo y no tuviera aplicaciones. Lo que pasó fue una línea divisoria. Tuvimos un comienzo, ahora, tenemos que aplicar esta tecnología.

DM- Hubo un crecimiento de las Auto-ridades Certifi cadoras en los últimos cuatro años?

El escenario de 2003, no se adecua a los días de hoy. Hoy son 1.500 autoridades de registro. En aquella época, en Brasil, había cuatro autoridades certifi cadoras, hoy son ocho de primer nivel y más de 30 de segundo nivel, enganchadas en las prime-ras. Entonces, lo que tenemos es una cadena que crece según la demanda.

DM – Hoy, como esta Brasil frente a los demás países latino americanos que también utilizan la misma tecnología?

Para tener una idea de cuanto hemos avanza-do, basta decir que en toda América Latina somos los únicos que tenemos una estructura jerárquica como del ICP. Hubo un avanzo asombroso en estos últimos cuatro años. Existen casos aislados como el de Venezuela que ahora esta autorizando su prime-ra Autoridad Certifi cadora y un grupo de previden-cia privada de la Argentina que será el primero a ser autorizado en el país.

Con certeza en América Latina no hay ejemplos representativos, con excepción de Brasil. Somos un caso a parte. Brasil ha dado un salto de tecnología en el continente. En este aspecto, hay un abismo en-tre Brasil y los demás países latino-americanos.

DM- Y en relación a los demás países del mundo?

Muchos países tienen buenas experiencias. Pero, si bien analizado, se percibe que, España tiene el tamaño de un estado brasilero. Alemania, Corea y Portugal también tienen experiencias exi-tosas, pero no se comparan con las dimensiones nacionales. De este tamaño, con ese montante y con sistema jerárquico nacional, valido por el go-bierno, puedo decir que somos únicos. Por supuesto que con las debidas proporciones. Si presentáramos este modelo a Francia, por ejemplo, ellos nos dirían que cada uno puede presentar lo que le parezca y si existiera alguna duda, que el ciudadano se lo cobre a la justicia.

Nuestro modelo es propio, jerárquico, basado en el Estado y con autoridad certifi cadora única. Para nosotros fue el camino correcto. Y si no hubie-ra sido así, tal vez, no tuviéramos nada.

DM – Usted comentó experiencias exi-tosas en Europa. Y en el mayor mercado glo-bal, en los Estados Unidos, como funciona la certifi cación?

Los americanos optaron por otro modelo. Po-seen centenas de autoridades certifi cadoras, cada poder tiene una, cada Estado americano tiene la suya. Ellos tienen la Federal Bridge Certifi cation Au-thority, creada para hacer una integración entre las autoridades certifi cadoras diferentes y gastan una barbaridad de dinero para realizar esta integración y aun no han conseguido.

Hace dos años, cuando estuve en un even-to en Miami, la responsable dijo textualmente: Nosotros fracasamos en esta tecnología. Ellos no tienen una certificación con el mismo nivel que nosotros, en Brasil. Las grandes empresas usan la tecnología, pero con esta integración, en la cual el ciudadano tiene una certificación digital segura, que lo identifica en red, que lo protege legalmen-te, ciertamente, no.

DM- Es posible hacer un diagnostico de la certifi cación digital, en Brasil, con relación a su impacto en la economía?

Tenemos números localizados de las aplicacio-nes. Por ejemplo, en los contratos de cambio de los bancos, hay registros que están cerca de 80% más baratos. En el judiciario brasileiro, el uso de la cer-tifi cación es extremamente benéfi co, en la Receita Federal brasilera, ídem. La Receita Federal (Fisco) retiró la persona del atendimiento para fi scalizar y dedicarse al cor-business de la Receita que es la fi scalización.

Todas estas grandes empresas usan las cer-tifi caciones digitales y siempre que la certifi cación digital es aplicada genera una economía signifi cati-va. La certifi cación es un insumo, un componente y lo que se gana es muy grande.

Sin embargo, todavía es prematuro contratar una empresa de investigación de mercado para hacer una evaluación de una cosa que esta cami-nando. Hasta este momento, apenas tenemos ra-diografías parciales.

Brasil responde muy bien a innovaciones, entonces, hoy tenemos un millón y medio de cer-tificaciones en uso. El año que viene, el impacto puede duplicar. Creo que todavía tendremos que esperar por lo menos una década de implanta-ción del sistema para tener una evaluación más exacta.

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REVISTA DIGITAL

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Esta no ar a primeira revista digital da Document Management (www.docmanagement.com.br) to-talmente confeccionada na plata-forma Olive, representada no Brasil com exclusividade pela Inspirit. A Inspirit® (www.inspirit.com.br) fornecedora e desenvolvedora de soluções de “Digital Intelligence” firmou contrato de distribuição ex-clusiva no Brasil dos produtos da Olive Software, fornecedora global de aplicações dedicadas à docu-mentação digital baseada na XML (Extensible Markup Language) e desenvolvidas para duas grandes áreas de negócios: a corporativa (documentação digital) e a de pu-blicações on-line (news media).

A Olive Software é empresa israelense de larga atuação internacional cujos produtos utilizam uma tecnologia própria para a com-preensão semântica do conteúdo eletrônico contido em diversos formatos (papel, imagens, microfilme) para convertê-los em código XML, que permite a troca e distribuição de informa-ções através da Web. Os documentos digitais criados pela plataforma Olive Software podem ser visualizados nos seus formatos originais e possibilitam a busca dinâmica de seu conteúdo. Podem ser adaptados para utilização em outras aplicações digitais, incluindo apresentações multimídia, e podem ser integrados a softwares de gestão de negócios ou de gestão de infor-mação para segurança.

Este acordo entre a Editora Guia, responsá-vel pela revista Document Management e a Ins-pirit® permitirá que os leitores tenham acesso a mais moderna tecnologia existente hoje no mercado internacional,e ainda inédita no Brasil, cujas soluções podem perfeitamente ser aplica-

das no mundo corporativo, não somente para o segmento de publicações (jornais e revistas), mas em todos os negócios que necessitem de publicar num meio automático, de forma inte-rativa e pesquisável qualquer material transfor-mado em documento.

O Olive Software oferece um recurso ex-clusivo de gerenciamento da base do conheci-mento (knowledge management application) e a capacidade de realização de busca com rele-vância e dinâmica de textos em imagens dos documentos digitalizados, além de uma série de outros recursos que garantem a alta qualidade dos documentos digitais, incluindo a customi-zação dos documentos gerados e a facilidade de publicação na web e intranet para consultas e leitura via browser.

O software possibilita que o compartilha-mento esteja disponível dentro de um contexto que favoreça o gerenciamento do conteúdo e sua busca. Os leitores ganham com a facilidade de acesso as páginas da revista em sua forma original, disponibilizada através de um web

browser. Entre as empresas inter-nacionais que utilizam o software estão os jornais The Guardian, Ti-mes London ( Reino Unido), Los Angeles Times, Yediot Aharonot (Israel) The West Australian News-papers (Australia), a Biblioteca Nacional Britânica, a Universida-de de Oxford, o Departamento de Defesa dos Estados Unidos entres outros.

“Esta parceria entre a Edi-tora Guia e a Inspirit® mostra o quanto estamos interessados em desenvolver o mercado de gestão documental, integrando soluções de ponta, para que nossos lei-tores não só tenham o contato

através do conteúdo de nossa publicação como também, tenham na prática, um exercício real do que o mundo da gestão de documentos por oferecer”, ressalta Eduardo David diretor pre-sidente da Editora Guia.

Segundo o diretor da Inspirit® Francisco Monteiro “esta parceira reforça a importância que sua empresa dá, ao mercado de publica-ções e também na sua forma mais ampla,que é o gerenciamento de documentos para todo tipo de atuação do mercado”, reforça o executivo.

A Inspirit® está, assim disponibilizando ao mercado brasileiro um recurso exclusivo de gerenciamento da base do conhecimento (kno-wledge management application), com capaci-dade exclusiva de realização de busca com re-levância e dinâmica de textos em imagens dos documentos digitalizados, além de uma série de outros recursos que garantem a alta qualidade dos documentos digitais, incluindo a customi-zação dos documentos gerados e a facilidade de publicação na web e intranet para consultas e leitura.

Revista Document Management é a primeira revista digital brasileira executada com a plataforma Olive

Editora Guia fecha acordo com Inspirit® para lançamento da revista Document Management Digital utilizando a solução, pela primeira vez, em uma publicação em toda América Latina.

Eduardo David da Editora Guia, Francisco Monteiro,

Bob Orosco e José Carlos N.Costa da Inspirit®

Joseti Capusso

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CARTAS

“Inicialmente, gostaria de parabenizá-los pela primeira edição da revista. Tanto o conteúdo quanto a qualidade da revista estavam impecáveis, com temas relevantes e interessantes, bem escritos e atuais. Fico no aguardo das demais. Marcus Olivares Hardman

Lab 245

“Obrigado pelo gentil convite para participar deste projeto da revista Document Management”Ronei Martins Ferrigolo

Presidência – Procergs –Soluções

em Tecnologia da Informação e

Comunicações

“ Agradeço o envio da revista “Document Management” e

congratulo-os pelo expressivo trabalho desenvolvido, em especial o Editorial: Novos Tempos para a Gestão de Documentos.”Dênis Kleber Gomide Leite

Assessor da presidência da Prodemge

- Cia. de Tecnologia da Informação do

Estado de Minas Gerais.

“Recebemos o segundo número da Revista Document Management e gostaría de parabenizá-lo pelo excelente conteúdo e qualidade da publicação.Percebe-se nitidamente que a Document Management está se consolidando e ocupando seu merecido espaço como porta voz deste mercado.”Elvio E. Baldini - Gerente Geral

MACROSOLUTION Soluções em

Gerenciamento da Informação

“Recebi a revista Document Management em minha empresa e gostaria de elogiá-los pelo excelente material. Trabalho com ECM há algum tempo e confesso que com exceção da E-Doc AIIM Magazine, nunca tinha visto um material relacionado ao tema da gestão documental com tanta qualidade. Carlos Aggio, ITIL-FC

Analista de Mercado

SoftExpert - Software for Excellence

“Muito oportunas suas palavras no Editorial da revista Document Management. Espero que dê tudo certo para a editora e conte conosco aqui do Ceará” Ivanez Justo Dantas Júnior

Diretor Pres. Digitar Soluções

“Gostaria de enviar meus cumprimentos, aos editores pela revista Document Management. Uma publicação muito apropriada para o momento em que o mercado de gestão de documentos está se abrindo no Brasil. Aproveito também a oportunidade para agradecer a matéria realizada com a Tecmach e que mostra um pouco do trabalho que temos desenvolvido nos últimos anos.”Wilson Conesa – Diretor

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Duas das maiores empresas de BPO ( Business Process Outsourcing) do mercado anunciaram uma aliança estratégica para oferecer soluções fl e-xíveis, especializadas e completas para o back-offi ce de qualquer organização

tanto do mercado brasileiro quanto da América Latina.

Segundo o sócio da Price, Wil-son Marques a decisão de formar

esta aliança foi a de compartilhar as competências de ambas as empresas no segmento de BPO e proporcionar mais benefícios aos clientes. “O foco da aliança é a melhoria de processos e o ganho operacional e tecnológico com a contribuição mútua entre as companhias”, afi rmou Roberto Mari-nho Filho, presidente da TCI.

De acordo com o IDC o mercado de outsourcing de BPO movimentou em 2006, R$ 5 bilhões e deve atingir R$12 bilhões até 2011. “ O Brasil tem potencial para se tornar um player glo-bal de outsourcing. O segmento de tec-nologia da informação, um dos braços deste setor, já está dando os primeiros passos neste sentido”, afi rma Marques. Para atender a esta demanda o acordo entre as empresas prevê ainda a criação de um Centro de Formação Profi ssional para capacitar profi ssionais a trabalhar com outsourcing. “ O fato de hoje não existir especialização nesta área repre-senta um gargalo para o crescimento do setor. Porém, futuramente só traba-lhará neste mercado quem for certifi ca-do”, assegura Marques.

SÍNTESE

PricewaterhouseCoopers e TCI fi rmam aliança

A Captaris, empresa de softwares que automatizam pro-cessos de negócios, acaba de fechar uma parceria com Konica Minolta, em-presa fornecedora de ferramentas com-pletas para criação, produção e geren-ciamento de documentos e imagem.

O acordo visa a redução de custos e o aumento da produtividade na co-municação das empresas, integrando o servidor de fax Captaris RightFax, com as funções das impressoras multifuncio-nais da Konica Minolta, modelo bizhub.

O RightFax se integra com as multifuncionais Konica Minolta, mo-delo bizhub, para consolidar todos os serviços de fax na rede, oferecen-do aos usuários acesso às funções

do fax num mesmo dispositivo usado diariamente para imprimir, escanear e copiar, além de proporcionar à empresa segurança e maior controle sobre o fluxo de documentos.

Parceria Minolta e Captaris

Wilson Marquesda Pricewaterhouse

Gestão de Documentoschega à Câmara

A Câmara dos Deputados lançou o programa de gestão digital de docu-mentos, com o objetivo de agilizar o processo legislativo, reduzir gastos e ra-cionalizar processos. O programa prevê migrar os documentos em papel para o meio digital e posteriormente torná-las integralmente digitais. Dentro do pro-cesso de desmaterialização, o documento será assinado digitalmente e todo o seu fluxo será totalmente eletrônico, eliminado o uso e trânsito de papéis.O projeto prevê também a migração dos formulários da Câmara, envol-vendo todos os departamentos, para o fluxo eletrônico inclusive com a integração e automação com outros setores. Para isso, os deputados já receberam uma assinatura digital e um token, dispositivo que contém a sua assinatura eletrônica, e usarão um leitor e identificador de impressões di-gitais. Assim, as proposições, pareceres ou outros documentos poderão ser disponibilizados ao cidadão pela Internet, tanto para simples informação, como também para integrar um processo, com o devido valor legal que a certificação confere aos documentos.

Assesso unifi ca banco de dados do Internet Group

Conhecer os clientes, seus hábitos, preferências, principais necessida-des e demanda por serviços é um passo decisivo para fidelizar a base de clientes e incrementar os negócios. Por esta razão, o Internet Group, em-presa de internet da Brasil Telecom que reúne os provedores iBest, BrTurbo e iG, contratou a Assesso para unificar e tratar as informações contidas nos bancos de dados de suas empresas.

O objetivo do Internet Group não é unificar a operação dos seus prove-dores, mas dispor de uma base de informações consolidada, na qual possa reconhecer os seus clientes e não apenas o número de contas cadastradas. A idéia é integrar os cadastros das três empresas e criar um código de iden-tidade único, obtendo uma visão consolidada de cada cliente.

Bizhub da Minolta

Especializada em projetos de outsourcing de impressão e gestão de docu-mentos corporativos, a GedePrint, empresa do Grupo Tecmach, acaba de con-quistar o Prêmio Top Hospitalar 2007, na categoria Empresa de Outsorcing de Impressão do Ano. Atuando há mais de 15 anos, a empresa conta entre seus clientes a Medial Saúde, HCor, Hospital Brasil, Grupo Samcil, Hospital e Mater-nidade Santa Joana, Maternidade Pro Matre, Dix Amico, Hospital Paulistano, Hospital AC Camargo entre outros.

GedePrint ganha PrêmioTop Hospitalar

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sÍNtEsE

Alinhada com aestratégia de negócios

SAP anuncia aquisição da Business Objects

A SAP AG e a Business Objects anunciam acordo de união das líderes da indústria da Tecnologia da Informação, que resultará em uma oferta única para os usuários de negócios. O valor da transação, incluindo os custos da aquisição, está avaliado em torno dos € 4,8 bilhões, ou seja, cerca de US$ 6,8 bilhões.

Juntas, a SAP e a Business Objects poderão oferecer soluções de alto valor para profi ssionais orientados a processos e negócios. As soluções serão desenhadas para fortalecer os processos de decisão nas empresas, criando uma vantagem competitiva sustentável por meio de Business Intelligence multi-dimensional e em tempo real.

A Third IT Solutions está com um novo lançamento o Service Support e do ATS-Application Technical Services. A proposta inovadora da Third com os novos serviços é promover um outsour-cing do suporte da infra-estrutura de TI. O serviço garante a disponibilidade das principais aplicações, como ERP, BI, CRM, além de suportar toda a base de sistemas legados e apoio a estratégia de negócios do cliente. Mais do que um suporte técnico, são serviços voltados para a solução e incluem, por exemplo,

avaliações de performance e revisão de procedimentos que impactam o desempenho de áreas importantes da companhia.Um primeiro projeto piloto de Service Support e ATS - Application Technical Services, foi desenvolvido em parceria com a Unilever, compreen-dendo 22 países onde a multinacional mantém operações (México, América Central e América do Sul) e já tem como diretriz a importância do conhecimento de processos e negócios e não somente o conhecimento técnico.

Scanners da Kodak digitalizam ENEM

A Universidade de Brasília (CESPE) fechou uma parceria com a Kodak GCG (Graphic Communications Group) para digitalizar o alto volume de respostas preenchidas por mais de 4 milhões de estudantes de todo o país por ano. Fo-ram utilizados scanners modelo i840 para a captura das imagens do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM).

A solução tem ajudado no armaze-namento das provas, na conferência dos resultados e nas correções. Cada um dos scanners tem capacidade para digitalizar 60 mil páginas por dia ou 160 folhas por minuto. No caso do ENEM, são escanea-das três folhas por candidato. Consideran-do-se a média de 4 milhões de candidatos

só nessa prova, somados ao vestibular e os cerca de 70 exames realizados ao ano, o departamento alcança a grandeza de 227 milhões e 500 mil páginas a serem digitalizadas por ano com os scanners já fornecidos pela empresa.

RicARDo PElEgRiNi, Gerente Geral de Serviços da IBM Itália, é o novo Presidente da IBM Brasil. Ele sucede Rogério Oliveira, que exerceu a função durante cinco anos e acaba de ser nomeado Presidente da IBM América Latina. Pelegrini, trabalha na IBM há 20 anos.

mÁRcio ARAÚJo é o novo executivo de vendas da Ética Software do Brasil, como novo executivo de vendas. A nomeação é parte da estratégia da companhia, para atingir um crescimento da ordem de 30% nos próximos dois anos. Itamar Oliveira assume a diretoria de negócios da Ética, o executivo será responsável pela gestão e reestruturação da área de negócios da

empresa fornecedora de soluções de BI.

REiNAlDo FERRARi assume a gerência de negócios da Keyrus Brasil executivo com 15 anos de experiência em TI passa a integrar a equipe brasileira da empresa, líder na Europa em serviços de business intelligence e integração de dados.

cEsAR cAstElli é o novo Presidente no Brasil da Tata Consultancy Services. FERNANDo goDEghEsi,assume como Business Rela-tionship Manager (BRM) para a vertical de BFSI (Banking, Financial, Services & Insurance) da Tata.

mÔNicA iERullo é nova Diretora Jurídica da Atos Origin América do Sul, com base no Brasil. A executiva também responderá pelo suporte jurídico às áreas comercial e de operações desde a pré-venda até a entre-ga fi nal dos projetos de TI.

mARco lAND é novo COO – Chief Operations Offi cer da Atos Origin América do Sul. É responsável pelas linhas de servi-ços que compõem o portfólio da empresa na região, dentre elas: Consultoria, Integração de Siste-mas, Serviços Gerenciados.

RogéRio simÕEs foi nomeado como novo diretor de operações da Asyst Sudamérica. A partir de agora, o executivo passa a oferecer suporte à coorde-nação dos projetos de service desk, atuando como facilitador na implantação da metodologia de trabalho da companhia, além de apoiar a área comercial. cARlos Pulici, com 14 anos de experiência na área de TI, é o novo CIO responsável pelas áreas de Tecnologia e de Processos e Qualidade (P&Q) da Simpress, provedora de soluções de impressão.

mARcElo mEDEiRos é o novo presidente no Brasil da Lenovo, terceira maior fabricante mundial de PCs, em substituição a Flávio Haddad.

scanner i840

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Documentar integrasolução EMC

Rosália Paraíso, da Documentar

Kaizen integra solução de search da Google

A Kaizen parceira de serviços da plataforma de ECM da Documentum na América Latina, e certificada na pla-taforma de Search da Google Enterprise formalizou uma parceria para oferecer o Google Search Appliance, solução corporativa da Google para clientes do mercado corporativo. “Temos um conhecimento profundo de integração de sistemas e do Google Search, ferra-menta que tem alta usabilidade, perfor-mance e interface que possui conec-tores prontos para integrar diferentes plataformas, como Oracle, SAP, Cognos e Documentum, entre outros”, explica André Luiz Nadjarian, diretor de solu-ções da Kaizen Consultoria e Serviços

A ferramenta corporativa da Goo-gle permite uma busca universal, via

internet, intranet, servidores e desktop. É capaz de realizar buscas por relevância, oferece sugestões, suporta mais de 220 tipos de arquivos, 109 idiomas e até 30 milhões de documentos.

André Nadjarian, deiretor da Kaizen

EDuARDo DEmARchi DiAs acaba de assumir o cargo de gerente para a área de Application Outsourcing da CPM Braxis. Dias será responsável pelo atendimento a clientes das regiões Sul e Sudeste da companhia.

José RubENs sPADA é o novo diretor de Tecnologia e Opera-ções da Ticket. Spada irá dirigir a área de Tecnologia em substituição a séRgio olivEiRA, que passa a ser diretor de Produto e Ope-ração do Ticket Transporte. Spada possui 19 anos de experiência nas áreas de Marketing, Vendas e Sistemas de empresas, tendo atuado em organizações como Tata Consultancy, Unibanco, BMC Software, Unisys e IBM. O novo CIO é formado em Engenharia Mecânica Aeronáutica (ITA) e pós-graduado em Administração de Empresas.

luciANA sAito acaba de inte-grar o corpo executivo da True Access Consulting como gerente de canais. A executiva já atuou em empresas como Scua, EverSystems e IBM, e sua atual missão é estreitar o relacionamento da companhia com a rede de parceiros.

PAulo RobERto boNucci RibEiRo foi nomeado como diretor de vendas da vertical de serviços financeiros no Brasil da Avaya, empresa que fornece aplicações de comunicação de negócios, software e serviços. O executivo se reportará ao vice-presidente de vendas da Avaya, luis FERNANDo cAmARgo.Em sua função, ele será responsável pelo desenvolvimento e execução do plano de negócios e da estratégia da Avaya para a vertical de serviços financeiros.

A Systimax Solutions, marca da CommScope Enterprise Solutions Divi-sion, que atua em soluções de infra-estrutura, anuncia nova estrutura de atuação de sua equipe técnica na América Latina e Caribe. chAR-liE moRissoN, que atuava como gerente técnico para o Cone Sul e Brasil, assumirá como diretor técnico para a região, enquanto sER-gio uRibE, que era gerente técnico para países andinos, América Central e Caribe, ocupará a função de consultor técnico para Data Center e iPatch, suportando toda a América Latina e hENRiquE shiRomA, que acaba de ser admitido pela companhia, atuará na área de suporte técnico no Brasil.

RENAto bRANDão foi contratado pela Diveo do Brasil, subsidi-ária da Diveo Broadband Networks, Inc., provedor de soluções locais de Telecomunicações e TI para clientes corporativos na América Latina, como gerente regional de sua filial no Rio de Janeiro.

AlExANDRE Picchi NEvEs, ex-diretor de Serviços da Kaizen.foi escolhido pelo Conselho de Adminis-tração da empresa como novo CEO. A mudança faz parte da reestruturação da companhia especializada na integração de sistemas e no desenvolvimento de soluções de TI, visando atender as exigências de governança corporativa.

Eventos Cenadem 2008O Cenadem divulgou a agenda de seus congressos e feiras para 2008.

Em maio, entre os dias 27 e 28, se realizará o GED Rio 2008, congresso com exposição paralela de produtos e serviços relacionado à aspectos di-dáticos e novas tecnologias. O GED Nordeste será realizado entre os dias 30 e 31 julho, em Salvador e visa fomentar o mercado nordestino de GED. E, em setembro , de 9 a 11, acontece a InfoImagem 2008 ,maior evento do Brasil nesse segmento. Congresso com mais de 50 conferências focalizando diferentes assuntos relacionados ao GED/ECM. Mais de 50% são cases de sucesso. A Feira reúne as principais empresas fornecedoras do segmento. Mais informações no site: www.cenadem.com.br

Odonto System implementa ferramenta ProdImage

A Odonto System empresa de prestação de serviços odontológicos com uma rede credenciada de mais de 1000 profissionais e que atende em mais de 8 Estados brasileiros, acaba de implementar um projeto de gestão documental com ferramen-tas da ProdImage, empresa nacional com mais de 5 anos de experiência no mercado. Com mais de 500 mil associados e 4 mil empresas clien-tes, o projeto teve início a partir da necessidade de diminuir o tempo de inscrição de novos clientes. Os vende-dores preenchiam um formulário que posteriormente era digitado, o que

muitas vezes não atendia a demanda com a rapidez necessária.

A implantação do Projeto foi re-alizada pela Digitar Soluções, utilizan-do scanners Avision e o Prodimage Professional. Depois da realização de um projeto piloto, um novo formulário para mapeamento de 79 campos via ICR (reconhecimento de caracteres manuscritos foi instituído e realizado o treinamento com os vendedores para aprimorar a escrita e ampliar os resul-tados de reconhecimento. O Prodimage Professional está sendo usado para ali-mentar o banco de dados da empresa que pretende ampliar sua aplicação.

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sÍNtEsE

Grupo Tecmach amplia sua atuação no mercado de TI

Flávio xavier, da certant e Anderson conesa do grupo tecmach

O Grupo Tecmach, especializa-do no segmento de outsourcing de impressão, acaba de ampliar sua atuação na área de TI, mais especifi ca-mente, de gestão corporativa de iden-tidade. Para isso, a empresa acabou de se associar à Certant Brasil, empresa de mesmo nome da companhia ar-gentina, com a qual possui um acordo comercial. “O objetivo da Certant é desenvolver no Brasil as soluções de gerenciamento de identidade, com-postas por ferramentas e serviços, com o intuito de gerenciar o ciclo de vida de um usuário ou funcionário dentro de uma organização”, explica Flavio Xavier, diretor da Certant Brasil e que responde pelos projetos e pré-venda da empresa.

O modelo de negócio, por meio de parcerias que já vigora na Argen-tina, apóia a área de vendas diretas nos projetos gerados e será o mes-mo que irá se desenvolver no Brasil. Segundo Xavier o trabalho de pros-pecção do mercado já foi iniciado e a perspectiva é que para o próximo ano a empresa já tenha implantado alguns projetos em importantes com-panhias brasileiras. “Com o crescente aumento dos aplicativos, a necessida-

de do controle da segurança e o cum-primento de aspectos regulatórios, torna-se necessária uma gerência mais ativa deste ambiente complexo, a fi m de que as empresas possam preservar as informações críticas para o seu negócio”, ressalta Xavier.

Para Anderson Conesa, dire-tor da Tecmach, a união à Certant possibilita ao grupo uma ampliação de atividades em outros segmentos dentro da área de tecnologia ainda não permeados. “Nosso objetivo é o de expandir nossos negócios numa das áreas de mais rápido crescimento no mercado brasileiro que é o seg-mento de tecnologia da informação. Esta será nossa primeira experiência fora dos serviços de outsourcing de impressão onde atuamos há cerca de 15 anos”, comenta.

Para o executivo do Grupo, as possibilidades de negócios no setor de TI são inúmeras e o mercado brasileiro está numa fase de grande receptivida-de para soluções de segurança e de manejo de informações vitais. “Esta-mos muito satisfeitos com esta união e esperamos que a nova aquisição traga um impacto positivo para o negócios da companhia”, conclui.

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SML faz parceria na BahiaA SML fi rmou contrato com a LPG

Soluções que passa a oferecer a linha CONVERGE® de soluções para geren-ciamento eletrônico de documentos - GED e workfl ow . A empresa agora faz parte da base de Canais/Integradores da SML e assume o papel de comercializar os produtos e implantá-los, assessorar e treinar os usuários, além dos serviços que já oferece de consultoria em gestão do-cumental, processamento de acervo em meio físico ou eletrônico, digitalização, desenvolvimento de aplicativos, interfa-ces e outros relacionados à atividade.

Para formalizar a união a SML reu-

niu cerca de 60 profi ssionais das áreas de TI e Gestão Documental, represen-tando governo, empresas privadas, en-tidades de classe e universidades num encontro em Salvador. Este evento faz parte da estratégia da SML em ampliar sua participação nacional e internacio-nal, por meio de canais/integradores e distribuidores, onde são oferecidas várias vantagens comerciais, apoio de marketing, treinamento, e as soluções em gestão documental e tecnologias associadas ao CONVERGE®, já co-nhecidas e consagradas no mercado latino americano.

Samsung investeno design

A Samsung está colocando no mercado dois novos produtos: a mul-tifuncional SCX-4500 e a impressora ML-1630. Os novos modelos, a mul-tifuncional SCX-4500 e a impressora ML-1630, diferenciam-se pelo design e interface inéditos. São bastante le-ves e silenciosas,

A ML-1630 é uma Impressora laser monocromática com velocidade de até 16 páginas por minuto em A4 e é indicada para o home Offi ce. Já a SCX-4500 Impressora Multifuncional laser monocromática, tem velocidade de até 16 páginas por minuto em pa-pel A4 e resolução de até 1.200 x 600 dpi de saída efetiva.

Para digitaliza-ção o novo equi-pamento tem compatibilidade padrão Twain, pa-drão WIA; utiliza di-gitalizador plano em cores e tem resolução (óptica) de até 600 x 2.400 dpi. Tem memória de armazena-mento de 8 MB e compatibilidade de sistema operacional: Windows 2000/

XP/2003 Server/Vista, Vários SO Li-nux, Mac OS 10.3~10.4.

“Acabou a era das impresso-ras e multifuncionais barulhentas e que ocupam muito espaço na área de trabalho. Esta é uma tendência mundial que emerge rapidamente no Brasil e estamos prontos para atender nossos clientes com esses dois novos modelos que oferecem alta qualidade no desempenho de tarefas com sofisticação e estilo”, afirma Reynaldo Smith, diretor da área de impressoras e multifuncio-nais da Samsung.

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CErTiFiCaÇÃo

Você ainda vai ter uma!Desde a década de 90, o setor de TI discute, qual seria a “fórmula” ideal para

proteger documentos nascidos em meio digital, dado que o uso da Internet havia crescido exponencialmente e as transações via Web, também haviam atingindo

uma escala vertiginosa. A segurança das informações era (e continua sendo) vital neste processo. A criptografi a foi o meio encontrado, entretanto, ainda havia uma questão básica: além de protegidos, incorruptíveis estes documentos deveriam ser

considerados legais. Surge assim, a Certifi cação Digital.

a necessidade de proteger a troca de infor-mações entre os homens, sem perigo de interceptação, existe desde a antigas civi-

lizações. Assírios, egípcios, hebreus, hititas, persas e principalmente os romanos usavam a escrita e também códigos para proteger as informações consideradas secretas. Foi na Roma Antiga que o Imperador Julio César criou o código de César, que consistia em embaralhar as letras e assim pro-teger o conteúdo das mensagens dos “inimigos”.

Séculos se passaram e, como se pode consta-tar através da história, esta “necessidade” é mais atual que nunca. O surgimento dos computado-res levou estudiosos a criarem novas formas de proteção. Em 1991, um pesquisador americano do Massachusetts Institute of Technology (MIT), Phillip Zimmermann, criou um software que trou-xe a criptografi a, antes restrita ao uso militar ou

governamental, para os usuários comuns. O PGP hoje é conhecido em todo o mundo e tornou-se um padrão para a criptografi a.

Para entendermos melhor, pode-se dizer que um documento criptografado contém as informa-ções necessárias para identifi cação de uma pes-soa física ou entidade jurídica. Qualquer conteú-do eletrônico que foi assinado digitalmente tem garantia de autenticidade de origem. Mas para que este documento tenha sua origem e auten-ticidade garantidas ele deve ser emitido por uma Autoridade de Registro (AR), e uma Autoridade Certifi cadora (AC) isto é, entidades confi áveis do ponto de vista jurídico.

a CriPToGraFiaNo mundo real, existem várias formas de se vali-dar o conteúdo de um documento. A mais comum

se dá por meio da assinatura da pessoa no do-cumento. Assim diz-se que qualquer documento assinado é um documento certifi cado. Na esfera virtual, é a criptografi a que ratifi ca o conteúdo de uma mensagem digital, seja ela um texto, ima-gem, som, etc. Esse processo é conhecido como assinatura digital e é feita através da criptografi a.

A criptografi a consiste numa série de fórmulas matemáticas, em que se utiliza um segredo (cha-mado de chave) para cifrar e decifrar a informa-ção. Este segredo pode ser o mesmo para as duas operações, a criptografi a simétrica, ou pode ter segredos diferentes, para cifrar e decifrar o conte-údo, conhecida como criptografi a assimétrica.

Utilizando um software especial e um par de chaves, um usuário pode então utilizar essa tec-nologia e de posse desses dois itens ele poderá a assinar digitalmente um documento, ou seja,

Certificação digital

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garantir que o documento não foi alterado após a assinatura e que o mesmo foi assinado pelo dono do par de chaves que foi usado, bem como cifrá-lo de forma que só o dono da chave possa saber seu conteúdo.

O certificado digital é gerado através de uma chave privada. Essa chave é intransferível e não deve estar em domínio de qualquer outra pessoa que não seja o proprietário, nem mesmo a AC (Autoridade Certificadora) que emitiu o certifica-do tem uma cópia da chave privada (que é gerada no computador do usuário). A partir da chave pri-vada, os certificados digitais e as chaves públicas, são gerados.

No BrasilA questão da Certificação Digital no Brasil iniciou-se no final da década de 90, com um grupo intra

governamental, que começou a estudar a ques-tão da tecnologia, com um foco de segurança da informação e voltado para administração pública federal, ou seja, para o governo federal.

Por volta do ano 2000, com a instituição do e-Gov este grupo de trabalho ao começar a divulgar seus resultados e relatórios, chamou a atenção de outros departamentos de governo, que viram na ferramenta a oportunidade de utilização não só internamente, mas também na prestação de serviços do governo para a socieda-de, principalmente quando o governo eletrônico brasileiro começava a mostrar força, com a urna eletrônica e com a declaração de imposto de ren-da, pela internet.

Naquele momento, a automação bancária nacional, considerada modelo de sucesso interna-cional, identificou a possibilidade e os benefícios

no uso desta tecnologia. Em 2001 decidiu-se que ao invés de se criar uma infra-estrutura de Chaves Públicas para o governo, o chamado ICP-gov , o governo decidiu criar uma ICP brasileira para uso compartilhado pelo setor público e privado.

A partir disso, as discussões se intensificaram, visto que existem vários modelos de estrutura de chaves públicas, e chegou-se a um consenso de modelo mais adequado à realidade brasileira. Op-tou-se por uma estrutura de chaves públicas hie-rárquica, que tivesse uma raiz única, que abarca e acredita outras autoridades certificadoras, utili-zando como base o modelo da ICP da Alemanha.

Com a edição da Medida Provisória 2.200/ 2001, foi instituído o ICP Brasil. Composto de um comitê gestor, que é o órgão que edita as resolu-ções e rege toda a infra estrutura e tem caráter permanente. Formado por membros de todo o Go-



CErTiFiCaÇÃo

verno Federal, com sete ministérios representados e cinco representantes da sociedade civil

A autoridade certifi cadora raiz foi designada ao ITI - Instituto Nacional de Tecnologia da Infor-mação, que já existia como um órgão da adminis-tração direta vinculado ao Ministério da Ciência e Tecnologia, que funcionava na cidade de Cam-pinas/SP e foi então transformado em autarquia federal com sede em Brasília e vinculado à Casa Civil da Presidência da República.

PaPEl Das aC E ar Com a instituição da Autoridade Certificadora de Raiz também houve a criação das Auto-ridades Certificadoras, Autoridades de Regis-tro e os prestadores de serviço de suporte. As Autoridades Certificadoras são quem efeti-vamente emitem os certificados e quem gere os ciclos de vida destes certificados, além da emissão, fazem também a revogação quando for o caso, e publicam as listas de certificados revogados.

Autoridades de Registro exercem o papel de identifi cação, elas identifi cam o requerente do certifi cado na ICP Brasil, pois um principio funda-mental obrigatório, descrito na MP, é que haja a identifi cação presencial do requerente .

Já os prestadores de serviços de suporte são aqueles que podem prover tanto de estru-tura lógica, física ou recursos humanos às ou-tras duas entidades.

rEGUlaMENTaÇÃo A MP 2200 teve duas edições e depois foi insti-tuída pela Emenda Constitucional número 32 que regularizou o ICP-Brasil.

“A MP exerceu seu marco regulatório que foi importante, mas já estamos trabalhando desde 2003 num projeto de lei que é o 7316, para fi nal-mente termos uma lei que faça a regulação deste sistema. Esta lei irá substituir a MP e trazer já a evolução porque afi nal de contas, são seis anos de operação e de processo que evoluiu muito”, esclarece Maurício Augusto Coelho, diretor de in-fra-estrutura de chaves públicas do ITI.

A partir da tomada de decisão do governo e da MP 2.200 como marco regulatório que trouxe não só a instituição de uma infra estrutura mas também a validade jurídica para o ICP-Brasil. “Ou-tros modelos adotados em vários países não tem esta validação, entretanto no Brasil as assinaturas digitais baseadas no certifi cado do ICP-Brasil tem a mesma validade que uma assinatura manuscri-ta”, salienta o diretor do ITI.

aPliCaÇÕEs Da CErTiFiCaÇÃo Tão logo as primeiras AC foram credenciadas

o Sistema Brasileiro de Pagamento foi o primei-ro a adotar os certifi cados digitais. Hoje já foram movimentados valores em Reais equivalentes a 40 vezes o PIB nacional.

Segundo Maurício Coelho, a certifi cação di-gital junto às empresas é uma realidade conso-

lidada, o desafi o são as pessoas físicas. “Para as pessoas naturais, é outra realidade É fundamental que se crie aplicações para que seja interessante e demande certifi cações, e, neste sentido, alguns segmentos nos parecem mais potenciais para pro-porcionar este envolvimento”, explica.

Exemplifi cando, o diretor do ITI aponta o sis-tema de registro e notários. Segundo dados são 10 milhões de brasileiros que passam todos os dias pela rede de 23 mil cartórios no Brasil, para execução de algum tipo de serviço.

A prestação de serviços com certifi cação digi-tal, por meio de Mobile Bank é outra aplicação que vem ganhando espaço. O mesmo certifi cado que o cidadão usa para se relacionar com a Receita Federal para sua declaração de Imposto de Renda, poderá ser a mesma que utilizará no cartório, nos bancos ou no comércio eletrônico. O varejista ele-trônico também começa a despertar para isso, ou seja , uma das grandes barreiras para o comércio eletrônico brasileiro hoje, conforme aponta o exe-cutivo, é o medo, que o brasileiro tem de digitar o número de seu cartão de crédito na Internet. “A certifi cação digital quebra esta barreira, porque é a segurança necessária para o cidadão”, diz.

“Há um potencial imenso do uso da certi-fi cação digital nos serviços prestados pelo go-verno. Na área da saúde, na previdência social, onde benefícios que o cidadão brasileiro tem di-

Durante o Certforúm ciclos de palestras e apresentações atualizaramo rumo da Certifi cação Digital no Mundo

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Maurício Coelho - diretor de infra estrutura do iTi

Divulgação


As informações sobre as operações de Financiamento deVeículos, de Crédito Pessoal, Crédito Consignado, CréditoImobiliário, Leasing ou Consórcio, são recebidas em nossa base,para posteriormente ser confrontadas com a documentaçãofísica, relativa a cada uma dessas operações.

Posteriormente, o dossiê contendo toda a documentação éassociado a uma etiqueta de código de barras e digitalizado. Asimagens originadas neste processo ficam à disposição do clienteem nossos servidores, com backup em CDR’s, armazenados emsala-cofre num ambiente de total segurança.

Da mesma forma, os dossiês relativos a cada operação sãoclassificados e arquivados pelo prazo determinado pelo cliente,podendo o mesmo a qualquer instante, sempre através do nossosite, solicitar o fornecimento de cópias ou serviços, nas seguintesmodalidades:

• Cópias simples; • Preenchimento dos documentos;• Cópias autenticadas; • Entrega normal;• Cópias através de e-mail; • Entrega urgente;• Cópias através de fax; • Expurgo dos documentos.

Todo o curso do processo de formalização pode seracompanhado pelo cliente, em nosso site, onde poderá visualizarcada um dos processos, em suas diversas etapas, através dosseguintes relatórios:

- Protocolo Eletrônico de Conferência de Lotes – permiteverificar se os documentos que nos foram encaminhados jáforam recepcionados.

- Inventário Sintético – permite verificar a quantidade decaixas, por tipo de documento, que estão em nossos arquivos.

- Documentos em poder do Cliente – permite verificar pordata e solicitante, quais documentos estão em poder do cliente,e que ainda não foram devolvidos para um novo arquivamento.

- Arquivo Lógico x Físico - Analítico ou Sintético – permiteconfrontar os arquivos lógicos gerados e os arquivos físicosrecebidos, por tipo de documento, dando condições de seauditar imediatamente as diferenças apresentadas.

- Solicitação de Serviços por Usuário ou Período- Volumes Digitalizados- Estatísticas

FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS DE CRÉDITO

A P3IMAGE executa serviços de processamento de informações relativas aos documentosdas diversas modalidades de operações de crédito, realizadas por instituições financeiras,obedecendo às regras internas de cada um desses negócios, como também as exigênciaslegais que devem ser cumpridas em cada etapa.

Entendemos que no processo de formalização é muito importante que o documento físicoseja armazenado no mesmo ambiente da formalização para se garantir total controle noprocesso. Toda a nossa operação é centralizada em um galpão com mais de 3000 m2 dentrode um condomínio fechado na Lapa, numa região central de São Paulo com todos osrequisitos de segurança necessários possibilitando assim uma logística de serviçosextremamente ágil.Solicite-nos uma visita, pois estamos certos de oferecer um serviço de qualidade superiorreduzindo os custos hoje existentes.

www.p3image.com.br – Tel/Fax: (11) 3612-6070 / (21) 2223-0161Rua do Curtume, 554 - Lapa - 05065-001 - São Paulo - SP

Rua da Alfândega, 25 - Salas 406/407 - Centro - 20070-000 - Rio de Janeiro - RJ

Outros serviços prestados pela P3IMAGE:

✔ Digitalização✔ Guarda Simples de Documentos

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CErTiFiCaÇÃo

reito poderiam ser providos através de um cartão com chip contendo o certifi cado digital.”, reforça Maurício Coelho.

CErTForUM 2007Em sua quinta edição o Certforum - Fórum de Certifi cação Digital, promovido pelo ITI, evento que aconteceu em Brasília, em outubro, trouxe um retrato da atual situação da certifi cação di-gital no país. O fórum acontece anualmente com a intenção de promover discussões e trazer os últimos acontecimentos sobre o tema tanto no Brasil quanto no resto dos países que adotaram a tecnologia.

No painel do Sebrae a gerente da Unidade de Políticas Públicas do SEBRAE, Helena Rego ressal-tou a possibilidade de que cerca de três milhões de micro e pequenas empresas entrem para o mundo da certifi cação digital, já que isso será obrigatório para às que aderirem ao Simples Nacional. Tanto o governo quanto o próprio Sebrae e demais entida-des ligadas ao desenvolvimento da tecnologia es-tão estudando meios para que as PME’s - Pequenas e Médias Empresas venham a utilizar os certifi ca-dos digitais no seu dia-a-dia. Conforme salientou a executiva do Sebrae o processo já está em curso, mas o grande desafi o é a escalabilidade, ou seja, a capacidade do mercado fornecedor de atender a grande demanda e quais as serão aquelas empre-sas que não necessitarão do cetifi cado imediata-

mente. Concomitantemente um trabalho deverá se iniciar junto às prefeituras de todo o Brasil, revelou Helena Rego, visto que elas deverão adotar a tecnologia para realizar a arrecadação que acontecerá junto ao Banco do Brasil, as-sim como o seu acesso à base de dados, para inclusão ou ex-clusão dos participantes junto ao Simples.

Outro painel foi apre-sentado pelo Coordena-dor-Geral de TI da Receita Federal, Vitor Almeida, que mostrou o Sistema Públi-co de Escrituração Digital (SPED). Para o técnico da Receita, o caso das em-presas é diferente. Há uma relação períódica entre elas e a Receita Federal, devido ao processo de pagamentos de impostos e contribuições. Por conta disso, a Receita impôs o uso dos certificados digitais como forma de agilizar os procedimentos. A im-plantação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), por exemplo, estreita este laço, além de reduzir custos para as empresas.

Entretanto, o técnico da Receita Federal foi enfático quanto a disseminação dos certifi cados para as pessoas físicas. “Este papel não cabe à Receita Federal”, segundo ele, o cidadão seria obrigado a ter um certifi cado que é caro para a maioria da população, para se relacionar somente uma vez ao ano com o governo. A popularização dos certifi cados, conforme Almeida, caberia aos bancos já que o uso do certifi cado proporcionaria transações mais seguras e benefi ciaria diretamen-te a população.

Esta postura é respaldada pela indústria de cartões. Este é o caso da Gemalto , empresa especializada no segmento de cartões inteli-gentes e tecnologia de segurança,que também esteve presente ao 5º. Certforum. Segundo a diretora de Marketing e Comunicação para América Latina, Natália Fakhri, a empresa está apostando na substituição da tecnologia dos atuais cartões magnéticos para os Smart-cards (cartões com chip) pelos bancos. “A tecnologia dos cartões com chip pode, além das vanta-gens naturais de segurança nas transações, ofe-recer vantagens adicionais como a inclusão de certificados digitais. isso facilitaria a gestão de documentos internamente para as instituições bancárias e de modo geral também a vida do usuário”, salienta a diretora da Gemalto. Plenária do 5º Certfórum: evento reuniu técnicos de todo o Brasil

Natália Fakhri: da Gemalto

Divulgação

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Outra aposta na popularização do uso da certifi cação digital está nas mãos dos cartórios Registradores e Notoriais, que poderão contri-buir muito para o avanço. Estima-se que 1500 cartórios já possam operar com o sistema de cer-tifi cação, a partir de 2008. A previsão é que até 2012, 12 mil cartórios estejam credenciados.

O Judiciário também está propriocionando outra grande abertura para o uso e conseqüente populari-zação dos certifi cados digitais no Brasil. Exemplo dis-so é o Pró-Jud: Processo Judicial Digital, sistema que integra a internet para a tramitação de processos judiciais. O sistema já funciona em 13 estados brasi-leiros e permite que todas as etapas de um processo judicial, sejam emitidas e acompanhadas por meios digitais, sempre em ambiente seguro e que incluem a criptografi a para o trânsito de dados.

Durante o evento magistrados do Tocantins demonstraram o envio de petições, via internet, de casos reais daquele estado.

o FUTUro“Não podemos esquecer que estamos falando de tecnologia e ela evolui muito rápido. Nos últimos seis anos fi zemos um esforço muito grande para consolidar a infra estrutura para ter esta cadeia de confi ança composta por autoridades certifi ca-doras e de registro”, analisa Maurício Coelho do ITI. Segundo o técnico, era importante ter capilari-dade para que o sistema pudesse alcançar o cida-dão. “Não adianta a pessoa ter interesse, mas não ter acesso. Precisamos crescer”, reforça.

Um painel em especial mostrou durante a realização do Certiforum, qual seria o futuro da Certifi cação. Coordenado pelo Serasa e Microsoft, com o tema Certifi cado de Atributo estudo que comprova a possibilidade de identifi car o indivi-duo e toda a gama de atribuições que ele possa ter durante sua vida.

Para os especialistas no assunto, o Certifi ca-do de Atributo parece uma inovação tecnologia de curto prazo plausível, visto que a tecnologia está cada vez mais convergente e evoluindo para utilização de recursos móveis e interativos.

“O futuro da certifi cação no Brasil passa pelo viés da consolidação do uso dos certifi cados di-gitais pelas pessoas naturais, acompanhando a evolução tecnológica e com o objetivo primeiro de proporcionar ao cidadão brasileiro instrumentos válidos do ponto de vista da segurança e do res-paldo jurídico”, conclui o diretor do ITI.

Certifi cación digital Todavía tendrás una!

La necesidad de proteger el cambio de in-formaciones entre los hombres, sin peligro de interceptaciones, existe desde las civilizaciones antiguas. Asirios, egipcios, hebreos, hititas, persas y principalmente los romanos utilizaron la escrita y también códigos para proteger las informaciones consideradas secretas. Fue en la Vieja Roma que el imperador Julio César creó el código de César, que mesclaba las letras y protegía el contenido de los mensajes de “enemigos”.

Después de siglos de historia, esta “nece-sidad” es más actual que nunca. El brote de los computadores llevó estudiosos a desarrollar nue-vas formas de protección. En 1991, un estudioso americano de Massachusetts Institute of Technolo-gy (MIT) Phillip Zimmermann creó un software que trajo la criptografía, antes restricta al uso militar o del gobierno, para los usuarios comunes. El PGP es hoy conocido en todo el mundo y se transformó en un modelo para la criptografía.

Para que se comprenda mejor, se puede de-cir que un documento criptográfi co contiene las informaciones necesarias para la identifi cación de una persona natural o entidad legal. Cualquier documento electrónico que haya sido fi rmado digi-talmente tiene garantía de autenticidad de origen. Pero para que este documento tenga su origen y su autenticidad garantidas debe ser emitido por una Autoridad de Registro (AR), y una Autoridad Certifi cadora (AC), o sea, entidades confi ables del punto de vista legal.

En el campo virtual, es la criptografía que ra-tifi ca el contenido de un mensaje digital, sea texto, imagen, sonido, etc. Este proceso es conocido como fi rma digital y es realizado a través de la cripto-grafía.

Utilizando un software especial y un par de llaves, un usuario puede, entonces, utilizar esa tec-nología. De propiedad de esos dos ítems el podrá fi rmar digitalmente un documento, o sea, garanti-zar que el documento no ha sido alterado después de fi rmado y que ese documento fue fi rmado por el dueño del par de llaves que ha sido utilizado, así como cifrarlo de forma a que solo el dueño de la llave sepa su contenido.

El certifi cado digital es generado a través de una llave privada. Esa llave es intransferible y no debe estar en el dominio de cualquier otra perso-na que no sea el propietario, ni la AC (Autoridad Certifi cadora) que emitió el certifi cado tiene una copia de su llave privada (que es generada en el computador del usuario). A partir de la llave priva-da, se generan los certifi cados digitales y las llaves públicas.

El tema de la Certifi cación Digital en Brasil se inició en el fi nal de la década de 90, con un grupo intra-gubernamental, que empezó a estudiar la cuestión de la tecnología, con el foco en la se-guridad de la información y en la administración

pública federal, o sea, para el gobierno federal.En aquel momento la automación bancaria

nacional, considerada modelo de éxito internacio-nal, identifi có la posibilidad y los benefi cios de usar esta tecnología. En 2001 se decidió que al revés de crear una infra-estructura de Llaves Públicas para el gobierno, el llamado ICP- gov, el gobierno decidió crear una ICP brasilera para uso compartido del sector público y privado.

La autoridad certifi cadora raíz fue asignada al ITI, que ya existía como un órgano de adminis-tración directa vinculado al Ministerio de Ciencia y Tecnología, que funcionaba en la ciudad de Campi-nas/San Pablo y que fue transformado en autarquía federal con sede en Brasilia y vinculado a la Casa Civil de la Presidencia de la República.

Las Autoridades Certifi cadoras son las que efectivamente emiten los certifi cados y quién ge-rencia los ciclos de vida de estos certifi cados, ade-más de la emisión hacen también la revocación, cuando se hace necesario, y publican las listas de certifi cados revocados.

Autoridades de Registro ejercen el papel de identifi cación, son ellas que identifi can el solicitan-te del certifi cado en la ICP Brasil, pues un principio fundamental obligatorio, descrito en la MP, es que haya la identifi cación presencial del solicitante.

Así que las primeras AC fueron autorizadas, el Sistema Brasilero de Pagos fue el primero a adop-tar los certifi cados digitales. Hoy ya se han movido valores en Reales equivalentes a 40 veces el PIB nacional.

Según Mauricio Coelho, la certifi cación digital en las empresas es una realidad, el desafío son las personas naturales. “Para las personas naturales es otra realidad. Es fundamental que hayan apli-caciones para que se crie interés y demanden cer-tifi caciones. En este sentido algunos sectores nos parecen más potenciales para proporcionar este envolvimiento”, explica.

Como ejemplo, el director del ITI recuerda el sistema de registro y notarios. Según datos, son 10 millones de brasileros que pasan todos los días por la red de 23 mil escribanías en Brasil, para ejecuci-ón de algún tipo de servicio.

El préstamo de servicios con certifi cación di-gital, por medio de Mobile Bank es otra aplicación que viendo ganando mercado. El mismo certifi cado que el ciudadano usa para relacionarse con la Re-ceita Federal para su Declaración de Impuesto de Renta, podrá ser el mismo que utilizara en las escri-banías, en los bancos o en el comercio electrónico. “Existe un inmenso potencial en la utilización de la certifi cación digital en los servicios prestados por el gobierno. En el área de la salud, en la Seguridad Social, en la cual benefi cios que el ciudadano brasi-lero tiene derecho podrían ser conseguidos a través de una tarjeta con chip que tenga el certifi cado di-gital.”, consolida Mauricio Coelho.

Desde La década de 90, el sector de TI discute, cual seria la “formula” ideal para proteger documentos nacidos en medio digital, una vez que, el uso de la Internet había crecido muchísimo y las transacciones por la Web, también habían alcanzado una escala vertiginosa. La seguridad de las informaciones era (y sigue siendo) vital en este proceso. La criptografía fue el medio encontrado, aunque, todavía había una cuestión básica: además de protegidos, incorrup-tibles, estos documentos deberían ser considerados legales. Así aparece la criptografía y con ella la Certifi cación Digital.



Na edição passada abordamos a Internet como o novo “arquivo central” de docu-mentos. Aliás, reforçando a nossa visão:

Jean Paul Jacob (ex-diretor do centro de pesquisa da IBM em Almaden), há poucas semanas atrás em evento do Senac em Porto Alegre, defendeu a colaboração na Internet, afi rmando que “a distri-buição do conhecimento atual é tinta sobre árvores mortas. O importante é o conteúdo, não a platafor-ma de veiculação”. Na matéria ressaltamos a ten-dência de descentralização da captura com os seus benefícios (“Por exemplo, em vez de o cliente levar os documentos na fi lial da empresa para que estes sejam capturados lá, por que não capturá-los na casa do cliente? Ou então, em vez de um supermer-cado levar os cheques recebidos para a agência de seu banco para que sejam enviados para um sub-centro para fi nalmente serem capturados, por que não capturar os cheques no supermercado?”).

Após a publicação recebemos um e-mail com a seguinte pergunta: “Que scanner posso pendu-rar (sic) na Internet?”

Caro Leitor. Antes de qualquer coisa precisa-mos entender de como se dá o processo de cap-tura. A geração de uma imagem é parte de um processo maior (chamado de “capture” em inglês e abrasileirado para captura (a tradução correta seria captação)), que tem quatro atividades prin-cipais:1. A primeira é a preparação dos documentos

que consiste não só em preparar as folhas fi -sicamente para que possam ser inseridas em um alimentador de um scanner, mas também em contar quantos documentos temos, o nú-mero de imagens por documento (lembre que um documento pode ter mais de uma página), eventualmente uma pré-indexação do docu-mento com código de barras, etc.

2. A segunda é a geração das imagens propria-mente ditas que tem como objetivo transfor-mar documentos analógicos em arquivos digi-tais, comprimidos, que contém imagens de boa qualidade.

3. Posteriormente temos a questão da indexação: h23etsx.tif não lhe diz nada. Precisamos atri-buir índices a este arquivo informando o seu

conteúdo. E, estes índices precisam ser precisos já que um documento mal indexado está vir-tualmente perdido (no documento fi sicamente perdido alguém tropeça algum dia e o encon-tra novamente, no virtualmente perdido não).

4. E, fi nalmente, este documento (arquivo mais índices) deve ser carregado no sistema permi-tindo o acesso e disponibilização aos usuários. Neste momento precisamos ter certeza de que o processo inteiro foi feito com integridade. Imagine, por exemplo, uma loja no interior do estado submetendo documentos de um cliente a uma aplicação de concessão de crédito em um banco associado. No fi nal da tarde de sexta a loja acha que enviou todos os documentos, porém no sistema só estão algumas páginas (ou pior – imagens ilegíveis). É muito comum que na dúvida as pessoas coloquem a face errada da folha de papel no scanner envian-do uma imagem em branco. Como fazer para enviar estes documentos novamente? Ou seja, se não houver um controle de qualidade do processo de captura, em alguns casos a carga toda pode estar comprometida. Este processo pode ser automatizado com o

uso de ferramentas classifi cadas como “capture management”. Na América Latina temos diversas boas soluções sendo comercializadas por empre-sas como a Kofax, Captiva (adquirida pela EMC), TIS e GPA. Entre os fornecedores nacionais, visite os sites da SML e ProdImage.

Voltando à sua pergunta: o seu scanner deveria ser gerenciado por uma aplicação de captura que irá se encarregar de assegurar de que foi gerado um arquivo com imagens boas, com todas as pági-nas. Com isto o nosso foco sai do scanner e passa para o software que irá gerenciá-lo. A sua pergunta deveria ser feita ao fornecedor da ferramenta de captura escolhida – que scanners a sua ferramenta suporta para captura remota na WWW?

Aproveitando o ensejo: o processo descrito não vale só para digitalização de documentos em papel. Para quem quer fazer a carga remota de um arquivo do tipo PDF, CAD (Computer Assisted Design), foto, MS Offi ce, etc. os passos são exata-mente os mesmos. Na preparação dos documen-

tos será necessário localizar onde os documentos estão, quantos são, quais os nomes dos arquivos (imagine que você vai fazer a carga de fotos digi-tais suas – serão selecionadas as fotos boas). Na captura estes arquivos serão carregados. Poste-riormente serão indexados para serem fi nalmente carregados no sistema que irá gerenciá-los.

Um belo exemplo de uma aplicação de cap-tura descentralizada é a da Polícia de Dubai, onde se deseja que toda estação de trabalho possua um scanner. Com isto, toda e qualquer evidência, originada em qualquer ponto, é capturada quase que imediatamente e disponibilizada a todos os policiais, agilizando os processos de investigação.

Ou seja, para se falar de um “real time en-terprise” onde a métrica não é mais semanas e sim segundos, precisamos capturar a informação cada vez mais proximamente de sua origem. E, para tanto, necessitamos de funcionalidades de captura descentralizada.

Captura descentralizada na WWW

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental

e TI. Professor dos cursos de pós-gradução

da FESP e UNIP. Implementou alguns dos

maiores projetos do País. Ministra cursos em

diversos países da Europa, África e Oriente

Médio. Autor do livro Electronic Document

Management - Concepts and Technologies

publicado em Dubai em 2001.

[email protected]

Walter W. Koch*

Joseti Capusso

GESTÃO DE DOCUMENTOS

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CASE

ABB é uma empresa especializada em tecnolo-gia de potência e de automação de processos, atuando nas áreas de robótica, bens de ca-pital, engenharia, automação de produtos e processos, transformadores de pequeno e grande porte, subestações de energia en-tre outros. Há algum tempo detectou a necessidade de gerenciar os documen-tos da empresa de forma centralizada.

Em 2006, com a aderência das empresas brasilei-ras à chegada a Lei Sarbanes-Oxley, houve na ABB Brasil um processo de identifi cação, classifi cação para a gestão de documentos. Esta tarefa coube ao departamento de SAS-Shared Accounting Ser-vices e criou-se para isso o CDC (Central de Docu-mento e Cadastro), que veio certifi car as normas internas e procedimentos de guarda e verifi cação de todos os documentos relacionados aos negó-cios da empresa.

“Podemos dizer que tudo começou com o mapeamento do processo de compras. Assim, chegamos à conclusão que o CDC deveria cuidar da qualidade das informações de todos os for-necedores, pois cada departamento de compras tinha suas regras próprias e deveríamos unifi cá-las.”, lembra Paulo Sawos gerente do CDC.

A partir disso, cada fornecedor passou a inte-grar uma classifi cação elaborada em conjunto com os vários departamentos da ABB Brasil, para estar apto a fornecer para a empresa. “Paralelamente, começamos a alimentar um Data Base único com todos estes fornecedores já que cada um deveria apresentar uma série de documentos como guias, licenças e certidões. Dessa forma são avisados através de mensagens automáticas, via e-mail, sobre os prazos de validade desses documentos e necessidade renovação”, explica Sawos.Ao identifi car suas necessidades quanto ao ca-dastro de fornecedores o CDC alterou toda a base de dados. “Hoje todos possuem a qualifi -cação necessária, classifi cados por ramo de ati-vidade e todos sabem quais documentos devem apresentar para estar aptos ao fornecimento”, ressalta Sawos. Este processo permeou todas as áreas da empresa. Com isso foi possível fazer uma prévia do desafi o que se teria pela frente.

Para esta integração a ABB acionou seu de-partamento de TI, e com base no Lótus Notes da IBM, todo o workfl ow interno foi estabele-cido para a integração dos documentos. “Com esta planilha estruturada, submetemos todo o processo à Diretoria que teve uma participação

Um exemplo de autogestão

O grupo ABB opera em cerca de 110 países e emprega em torno de 109 mil funcionários em todo o mundo. No Brasil a

empresa está presente desde a década de 50 com cinco plantas industriais e atuação em todo o território nacional, por meio

de escritórios regionais e desde 2006 vem desenvolvendo um programa próprio para implantação da gestão de documentos.

AVitório Piccolo da Metrofi le:

guarda e serviço via web

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fundamental para sua defi nitiva implantação. Com este envolvimento houve o aval e o suporte necessário”, comenta o executivo.

Sawos acrescenta que um dos grandes de-safi os foi a quebra de cultura dos colaboradores acostumados a guardar seus documentos. Mas, por meio de palestras com as equipes houve um convencimento na substituição dos procedimen-tos e assim eles passaram a incorporar a meto-dologia proposta.

A Metrofi le foi a empresa escolhida para efetuar a guarda de arquivos e digitalização de documentos. Segundo o diretor Comercial da Metrofi le, Vitório Piccolo Duarte, a empresa ga-rantiu a ABB, a gestão de dossiês, com técnicas de gerenciamento e organização documental, bem como a gerencia dos documentos arquiva-dos em pastas individuais, independente da área ou departamento da empresa.

Por meio de etiquetagem com códigos de barras, há garantia de identifi cação e localização de cada pasta que está sendo gerenciada de for-ma rápida e efi ciente.

“Além deste serviço de processar a informa-ção por um programa que utiliza a técnica de OCR (Optical Character Recognition), que extrai informações das imagens transformando-as em caracteres que podem ser entendidos pelo com-putador. Estes documentos são disponibilizados através do MetroWeb, um sistema que possibilita a consulta de informações via Internet por múlti-plos usuários e em tempo real”, explica Piccolo.

Com os documentos digitalizados e seus ori-ginais remetidos à empresa que faz a guarda, o trabalho interno do CDC foi facilitado. Depen-dendo do cargo e da área cada colaborador da

ABB Brasil tem um tipo de acesso aos documen-tos. Com isso, uma série de difi culdades como perda de documentos, impedimentos fi scais pas-saram a não mais existir.

No total, foram digitalizados até setembro deste ano cerca de 22,8 mil imagens e são apro-ximadamente 50 mil caixas sob a guarda da Me-trolfi le, incluindo o arquivo “inativo”.

“Pelo sucesso obtido na implantação do sistema de gestão documental na ABB Brasil, em recente visita ao país do controller do SAS Leader Center da ABB Fred Stoepel sugeriu solução junto ao comitê de SAS-Shared Ac-counting Services em Zurique, e a partir disso, o nosso projeto poderá ser tomado como mo-delo para as demais unidades da companhia em nível mundial”, salienta o gerente Geral do SAS-Shared Accounting Services da ABB Brasil, João Tadeu Pintoni, que foi responsável pela iniciativa e implantação do projeto de gestão de documentos.

O diferencial da iniciativa, explica Pintoni, é que todas as etapas de gerenciamento foram tomadas a partir dos recursos internos. “Contra-tamos uma empresa que tem expertise para a guarda e digitalização da documentação e com isso, conseguimos unifi car procedimentos oti-mizando o tempo da equipe que se dedicava a estes processos. Também reduzimos o volume de papel e ganhamos agilidade e segurança, que são vitais para o nosso negócio”, conclui.

Várias empresas como a Unilever, CVRD, Nestlé e a Totius já visitaram o CDC para en-tender o processo implantado. Agora, a próxima etapa é levar a experiência para fora do Brasil e quem sabe torná-la um modelo mundial.

Un ejemplo deautogestión

La ABB es una empresa especialista en tecnolo-gías de potencia y de automación de procesos, actúa en los ramos de robótica, bienes de capital, ingeniería, automación de productos y procesos, transformadores de pequeño y grande porte, subestaciones de energía, entre otros.

Hace algún tiempo ya se había detectado inter-namente en ABB, la necesidad de gerenciar los do-cumentos de la empresa de forma centralizada, pero no había todavía un consenso sobre cual proceso de gestión seria el adecuado para una estructura del por-te de la compañía.

De esta tarea se ocupó el departamento de servi-cios administrativos y para tanto se creó el CDC – Centro de Documentación y Catastro, vinculado al departamen-to de Shared Service, que vino para certifi car las normas internas y procedimientos y hacerse responsable por el compliance y centraría todos los documentos.

“Podemos decir que todo empezó con el mapeo del proceso de compras. Llegamos a la conclusión que el departamento tendría que cuidar de la cualidad de las informaciones de todos los proveedores, por que cada departamento tenia sus propias reglas y deberíamos uni-fi carlas.”, comenta Paulo Sawos gerente del CDC y de la controladoria corporativa de la ABB. Desde entonces, cada proveedor pasó a integrar una clasifi cación ela-borada en conjunto con los varios departamentos para estar apto a proveer para la empresa. “Simultáneamente, comenzamos a alimentar un Data Base único con todos estos proveedores, ya que cada uno debería presentar una serie de documentos como guías y licencias y de esa forma son avisados por mensajes automáticas o e-mails, sobre los plazos”, explica Sawos.

Con esto fue posible prever el desafío que se te-nía por delante. Para esta integración la ABB accionó su departamento de TI, y con base en el Lotus Notes de IBM, todo el worfl ow interno fue establecido para la integración de los documentos. Segundo Sawos uno de los grandes desafíos fue quebrar la cultura de los colaboradores acostumbrados a guardar sus documen-tos. Pero por medio de conferencias con el personal de decisión adentro de los departamentos hubo un con-vencimiento en la substitución de los procedimientos y se pasó a incorporar la metodología propuesta. Fue elegida la empresa Metrofi le para efectuar la guarda de archivos y la digitalización de documentos. Segundo el Director Comercial de Metrofi le, Vitório Piccolo Duarte, la empresa garantizó a ABB, la gestión de expedientes, o sea, con técnicas de gerencia y organización de los documentos, gerencia los documentos archivados, en carpetas individuales, independiente del área o depar-tamento de la empresa.

Con los documentos digitalizados y sus originales enviados a la empresa que hace la guarda, el trabajo interno del CDC fue facilitado. Dependiendo del cargo y del área, cada colaborador tiene un tipo de acceso a los documentos establecidos previamente. Con esto, una serie de difi cultades como la pérdida de documentos, im-pedimentos fi scales pasaron a no existir más.

“En reciente visita de nuestro controler de Zúrich, Fred Stoppel y por el éxito de la implementación del siste-ma de gestión de documentos, recibimos muchos elogios y presentamos nuestra iniciativa para el consejo mundial de la compañía y a partir de eso, nuestro proyecto podrá ser tomado como modelo para las demás unidades de la compañía en nivel mundial”, resalta el Gerente General de Servicios Administrativos, Contables y Fiscales de la Controladoria Corporativa de ABB, João Tadeu Pinto-ni, responsable por la iniciativa de implementación del proyecto de gestión de documentos.

“El diferencial de la iniciativa es que todas las etapas de la gestión de documentos fueron tomadas, a partir de recursos que teníamos en casa. ”, concluye Paulo Sawos.


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Sawos e Pintoni: modelo de gestão documental implantado no Brasil poderá ser empregado em outras unidades da ABB no mundo.

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Qualquer empresa ou órgão do governo possui dezenas, às vezes centenas, de for-mulários para a coleta de dados de seus

colaboradores, clientes e fornecedores. Nos EUA e Europa, há muitos anos, muitos já migraram seus formulários em papel para formulários digitais em PDF e não se arrependem.

As vantagens são inúmeras: economia de tempo, de transporte, na impressão, maior efi ciên-cia na coleta de dados, facilidade na manutenção, na criação, entre várias outras.

Uma das principais características do uso de PDFs para formulários é que estes aproveitam a aparência e estrutura dos formulários que as em-presas já possui em papel, e podem ser gerados com facilidade a partir dos softwares de editora-ção que criaram os originais em papel.

PDF OU OS OUTROS FORMATOS O PDF não vai substituir o HTML em formulários simples, como um cadastro em um site, mas é a melhor opção formulários complexos, que necessi-tam ser impressos ou preenchidos off-line.

O formulário em PDF pode ser gerado por qualquer pessoa sem qualquer conhecimento de programação. Profi ssionais de recursos humanos ou marketing, por exemplo, podem criar formulá-rios de pesquisa, ou inscrição em eventos, e distri-buí-los facilmente por e-mail.

Usar editores de texto ou planilhas eletrôni-cas como formulários, na maioria das vezes, pode dar muita dor de cabeça aos usuários. É comum terem problemas na impressão e na consistência dos campos. Estes sistemas não foram concebidos para este fi m, apesar de possuírem alguns recur-sos para facilitar esta aplicação. O PDF, por sua vez, suporta este recurso desde sua segunda ver-são em 1998, e sua evolução e características per-mitiram que se desenvolvesse como um formato mais seguro e, principalmente, mais prático para ser utilizado como formulário.

OS NÍVEIS DE APLICAÇÃOCostumo dizer que existem quatro níveis de apli-cações dos formulários em PDF:

No primeiro, o formulário que é impresso para

depois ser preenchido. Neste caso já economiza-mos o transporte e o custo da impressão é trans-ferido para quem o preenche.

No segundo nível, o formulário é preenchido e para depois ser impresso. Além dos benefícios do nível anterior, os dados podem ser calculados e validados.

Em terceiro, temos o formulário que é preen-chido e tem seus dados enviados para uma base de dados ou para um e-mail. Destacamos a agi-lidade na coleta das informações e a eliminação do papel.

No nível mais avançado, o formulário faz parte de um workfl ow ou uma solução de BPM. Neste caso é necessário mais investimento, porém os benefícios são mais que proporcionais.

CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS PDFExistem diversos softwares que permitem a cria-ção de formulários em PDF, mas o Adobe Acrobat Professional é de longe a mais utilizada.

A partir da versão 7, o Acrobat, além das fer-ramentas de geração de campos de formulários, é acompanhado por um software chamado Ado-be LiveCicle Designer. Nele podemos criar todo o layout dos formulários, os campos, botões, conec-tar com bancos de dados e outras funções. Pode-mos gerar formulários inteligentes, com campos dinâmicos, que podem aparecer, ou serem ocultos, de acordo com as opções de quem preenche..

Os formulários em PDF suportam progra-mação em Javascript. Esta linguagem pode ser utilizada para calcular valores, validar o preenchi-mento, conectar a bases de dados e muitas outras ações. É muito comum usuários não programa-dores aprenderem a usas scripts simples em seus formulários.

Além das ferramentas de autoria de formu-lários inteligentes e dinâmicos, os usuários do Acrobat podem gerenciar a coleta de dados de formulários preenchidos.

Uma novidade na versão 8 do Acrobat é sua capacidade de gerar formulários que podem ser salvos pelos usuários do Reader 7 ou 8. Até as versões anteriores, os usuários do Reader podiam somente enviar os dados e imprimir o documento.

Este novo recurso proporciona uma série de novas aplicações nas empresas, como, por exemplo, dis-tribuírem contratos, relatórios, fi chas técnicas etc.

FORMULÁRIOS ASSINADOSCombinado com o uso de certifi cados digitais, o formulário PDF é um excelente recurso para defi nitivamente eliminar a geração de papel em vários processos nas empresas e governos. Ban-cos, seguradoras, hospitais, a Receita, agências reguladoras são potenciais grandes usuários de formulários em PDF assinados para garantir a ori-gem dos dados.

Acredito que o uso do PDF como formulário, combinado com assinaturas digitais ou não, irá se popularizar bastante no Brasil. É só uma questão de tempo para que mais empresas brasileiras e, principalmente, o governo, enxerguem na tecnolo-gia PDF uma opção para coletar dados com mais efi ciência e economia.

Formulários em PDF

* Luiz Augusto Bellucci é consultor especialista

em aplicações da tecnologia PDF para ECM/GED

e sócio da PDF Brasil Documentos Digitais.

[email protected]

Luiz Augusto Bellucci*

Joseti Capusso


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CASE

Vivo, uma das maiores prestadoras de serviços de telecomunicações móveis da América Latina, possui 31,3 milhões de clientes e uma enorme quantidade de documentos fícicos e eletrôni-cos que precisam ser gerenciados. Em 2004, a operadora Vivo, resultado de uma fusão entre a Telefônica Celular, braço da espa-nhola Telefónica Móbiles e da empresa de origem portuguesa, Portugal Telecom,

incorporou a sua rede de atendimento disponibiliza-da por áreas no território nacional, mais 16 fornece-doras diferentes.

Apos a fusão, e já sob a égide de uma nova em-presa, havia uma série de procedimentos e apliances que deveriam ser executados para que a empresa passasse a operar com unidade. Isso se dava princi-palmente no segmento de gestão de documentos, já que cada uma das envolvidas seguia uma regra pró-pria ou nenhuma regra específi ca sobre a questão.

Conforme conta Paulo Alencastro Júnior, ge-rente de infra-estrutura administrativa e responsável pela implantação do projeto de gestão documental. “Era um desafi o e tanto pois precisávamos organizar e posteriormente compartilhar informações entre lo-calidades diferentes, geografi camente espalhadas e de culturas diferentes”, explica.

Assim nascia o Projeto Alexandria com o ob-jetivo de seguir um modelo centralizado de gestão documental. A partir de uma análise dos procedi-mentos, dos volumes de documentos empregados e dos arquivos tanto digitais quanto físicos, a gerência

administrativa optou em buscar um parceiro que oferecesse de forma integral todas as soluções ne-cessárias tanto para o desenho do projeto quanto para sua implementação e manutenção.

A OR Info, que atua desde 1994 no mercado de gestão documental, foi a escolhida pela Vivo para tratar e organizar sua documentação em todo o Brasil, utilizando o que há de mais moderno em ferramentas e tecnologias de gerenciamento de do-cumentos e informações.

A primeira meta do Projeto Alexandria era a uni-fi cação de atividades dos antigos fornecedores, que foi concluída em janeiro de 2007 com a migração do último fornecedor para o novo formato de trabalho estruturado pela Or Info.

Outra grande preocupação da prestadora de serviços de telefonia era agilizar a recuperação de suas informações. Para isso, a própria OR passou a digitalizar e disponibilizar on-line, a documentação da Vivo.

“Para se ter uma idéia o acervo de documentos digitalizados e disponíveis para consulta imediata é de quase 50 milhões de imagens”, lembra Diego Martins, Diretor Comercial do setor de Telecom da Or Info. Também o tempo de resposta das buscas dimi-nuiu de 22 dias para apenas alguns segundos, após a implantação da nova metodologia.

A terceira e mais delicada meta do projeto Alexandria era combater as fraudes de subscri-ção. Este problema inerente a todas as compa-nhias operadoras de celular, gera grandes perdas

Vivo tem o maior projeto de Gestão Documental

O Projeto Alexandria de uma das maiores operadoras de telefonia celular do Brasil iniciou em 2004, e obteve até o momento, uma

redução de 80% no número de fraudes e proporcionou maior agilidade na recuperação de informações aos clientes.

ADivulgação

Paulo Alencastro Jr. da Vivoe Diego Martin da OR Info

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fi nanceiras para as empresas e afeta diretamente o consumidor, que acaba sendo prejudicado por ações fraudulentas.

“O que acontecia muito é que ao roubarem documentos pessoais, estes fraudadores os usa-vam para compra de aparelhos e depois quando a companhia não os encontrava para pagamento de contas, o nome da pessoa que fora roubada é que ia parar nas entidades de proteção ao crédito”, explica Paulo Alencastro. “ Isso gerava á empresa muitas ações judiciais pois o nome do consumidor era usado indevidamente pela nossa companhia ocasionando transtornos de várias ordens”.

Além disso, a simples busca por guias e docu-mentos de ordem fi scal, quando não encontrados também acabavam gerando despesas excepcionais à Vivo, por meio de multas. “ Isso era muito comum a princípio, no entanto com o processo de centrali-zação e instalação de um worfl ow entre os vários departamentos, regulamentação de procedimentos internos também entre estes vários departamentos, este tipo de incidente deixou de existir”, assegura Paulo Alencastro.

“ A OR Info destinou uma equipe de cerca de 300 pessoas que estão locadas internamente na Vivo que realizam desde 2004 não só o treinamento do pessoal interno como também fomenta as soluções diretamente no cliente. Isso possibilita a segurança que a Vivo requer, seja quanto a efetiva aplicação das etapas do projeto como também nos permite conhe-cer cada interface dos procedimentos, do modo de trabalhar deste cliente, aperfeiçoando nosso trabalho na prestação de serviços”, reforça Diego Martins.

Além dos documentos digitalizados, a Or ad-ministra aproximadamente 300 mil caixas de docu-mentos físicos das mais diversas áreas da Vivo. Este

grande volume de documentos é guardado pela Iron Mountain do Brasil, presente no mercado nacional desde 2001 e considerada uma das empresas mais confi áveis no mundo para guarda e proteção de do-cumentos físicos.

Apesar de já ter atingido suas metas iniciais, o Projeto Alexandria não tem um prazo para se encerrar. Conforme conta o consultor de infra-es-trutura administrativa da Vivo, havia sim um prazo interno para que ele fosse colocado em prática, o que já aconteceu, entretanto devido a novas aquisições em recentes leilões da própria Anatel (Agência reguladora na área de telecomunica-ções), outras fornecedoras, de regiões onde a Vivo não atendia serão incorporadas à companhia.

“O Projeto Alexandria trouxe muitos benefícios para nossa empresa, como agilidade no atendimen-to ao cliente e eliminação de perdas fi nanceiras de-correntes do extravio de documentos, transparência perante órgãos fi scalizadores como Receita Federal, Procon, Anatel, entre outros”, diz o responsável pelo projeto na Vivo.” O projeto é um modelo de gestão documental no mercado, sendo de interesse até de outras empresas de telefonia do mercado, entretan-to, ainda queremos aprimora-lo, utilizando novas tecnologias e perseguindo sempre a excelência em nossos processos”.

“A implantação do projeto Alexandria aconte-ceu de forma gradual e contínua e exigiu muito pla-nejamento para não afetar o dia-a-dia do cliente. As metas iniciais já foram atingidas e estão trazen-do muito benefícios à Vivo e para OR Info que além da ampla experiência no setor fi nanceiro/bancário, já pode ser considerada especialista em gestão de documentos de companhias de telecomunicação”, fi naliza Diego Martins.

Equipe da OR Info já digitalizoou 50 milhões de imagens para a Vivo

Vivo tiene el mayor proyecto de gestión de documentos del país

La empresa, Vivo, una de las mayores prestamistas de servicios de telecomunicaciones móviles de América Latina, posee cerca de 30 millones de clientes y una cantidad mu-chas veces superior en documentos digitales y en papel que necesitaban ser gerenciados. En 2004, la operadora Vivo, resultado de una fusión entre la empresa Telefónica Celular, brazo de la española Telefónica Móviles y de la empresa de origen portuguesa, Portugal Telecom, incorporó a su red de atendimiento, dispuestas por áreas del territorio nacional, mas 16 proveedoras diferentes.

De esa fusión, ya como una nueva empresa tenía una serie de procedimientos y apliances que deberían ser ejecu-tados para que la empresa pasara a operar en unidad. Esto ocurría principalmente en relación a la gestión de documen-tos, ya que cada una de las empresas envueltas seguía una regla propia o ninguna regla especifi ca sobre esta cuestión.

Conforme cuenta Paulo Alencastro Júnior, gerente de infra-estructura administrativa y responsable por la implantación del proyecto de gestión de documentos: “Era un gran desafío, pues precisábamos organizar y posteriormente compartir informacio-nes entre localidades diferentes, geográfi camente dispersas y con culturas diferentes”, explica.

Así nació el Proyecto Alexandria, con el objetivo de seguir un modelo centralizado de gestión de documentos. A partir de una análisis de los procedimientos, de los volúmenes de documentos empleados y de los archivos tanto digitales cuanto físicos, la gerencia administrativa optó por buscar un par que ofreciera de forma integral todas las soluciones necesarias tanto para el diseño del proyecto cuanto para su implantación y mantenimiento.

La empresa OR Info, que actúa desde 1994 en el mer-cado de gestión de documentos, fue la elegida por Vivo para tratar y organizar su documentación en todo el Brasil, apli-cando tecnologías y utilizando herramientas de última gene-ración para la gestión de información.

La primera meta del Proyecto Alexandria era la unifi -cación de actividades de los proveedores antiguos, que fue fi nalizada en Enero de 2007 con la migración del último proveedor para el nuevo formato de trabajo estructurado por OR Info.

Otra gran preocupación dela prestamista de servicios de telefonía era agilizar la recuperación de sus informaciones. Para eso, la propia OR pasó a digitalizar y a disponer on-line, la documentación de Vivo.

La tercera y más delicada meta del proyecto Alexandria era combatir los fraudes de subíndice. Este problema inhe-rente a todas las compañías operadoras de celular, genera grandes pérdidas fi nancieras para las empresas y afecta di-rectamente el consumidor, que acaba siendo perjudicado por acciones fraudulentas.

“La OR Info destinó un equipo de cerca de 300 per-sonas que trabajan en la propia Vivo y realizan desde 2004 no solo el entrenamiento de personal interno pero también fomenta las soluciones directamente en el cliente. Eso per-mite conseguir la seguridad que el cliente requiere, sea en relación a la efectiva aplicación de las etapas del proyecto como también nos permite conocer cada interfaz de los procedimientos, la manera de trabajar de ese cliente, per-feccionando nuestro trabajo de prestamista de servicios”, afi rma Diego Martins.

Además de los documentos digitalizados, la OR admi-nistra aproximadamente 300 mil cajas de documentos físicos de las más diversas áreas de Vivo. Este gran volumen de do-cumentos es guardado por Iron Mountain de Brasil, presente en el mercado nacional desde 2001

“La implantación del proyecto Alexandria ocurrió de forma gradual e continua y exigió mucho planeamiento para no afectar el cuotidiano del cliente. Las metas iníciales ya fueron alcanzadas y traen muchos benefi cios a Vivo y a OR Info que hoy puede ser considerada una empresa de gestión de documentos, profundamente conocedora de procesos en compañías de telecomunicaciones”, fi naliza Diego Martins.


Divulgação

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O avanço da tecnologia e os novos desafi os de mercado têm levado a maioria das empresas a refl etir sobre os processos,

recursos e metodologias utilizados no tratamento da informação.

Cada vez mais as companhias têm um gran-de volume de informações. São e-mails, planilhas, relatórios, imagens, entre outros tipos de dados e/ou documentos. Esse é um cenário mundial pro-pício a crescer ainda mais nos próximos anos.

E, com o aumento do volume de dados, como localizar uma informação arquivada há muito tempo e lembrar em que arquivo está ou quando foi gravado? Esse crescimento e a necessidade da rápida localização das informa-ções devem-se à distribuição das mesmas em vários sistemas de computadores e ao armaze-namento não-estruturado.

Paralelamente, a área de gestão de conteúdo também está em ascensão e é um tema que deve estar na pauta dos empresários. Teoricamente este assunto deve ser discutido pelo departamento de TI da empresa. Porém, como afeta diretamente o business de uma companhia, muitas vezes a refl e-xão tem início na reunião de negócios.

A importância da gestão de informação pode ser bem observada nos convênios médicos. Quan-do um paciente solicita o reembolso de uma con-sulta, por exemplo, a automação dos processos é fundamental para identifi car quem é o cliente, ar-quivar os dados da solicitação, enviar ao sistema administrativo e providenciar o pagamento.

Porém, se todos os processos não estiverem alinhados e ordenados ou caso ocorra um pro-blema nos dados para devolução, é possível um atraso no reembolso ao cliente. E, certamente, este cliente questionará ou até mesmo pensará em mudar de convênio. Ou seja: uma ação de TI refl etindo diretamente no negócio da empresa.

A gestão de dados está presente nos mais diferentes segmentos. Os mais ativos são as áreas

de Finanças e Seguros. O mercado varejista tam-bém está em crescimento. Também é importante que as empresas compreendam que a gestão não está apenas vinculada a um sistema de banco de dados, mas cada vez mais intercalada com o ECM (Enterprise Content Management), ferramenta que visa automatizar processos com a tecnologia.

Diante desta realidade, os fornecedores de TI estão empenhados em desenvolver soluções que otimizem os processos internos e facilitem o acesso aos dados. Uma preocupação é avaliar como está à gestão da informação no processo de negócio da empresa, obter uma visão integra-da dos dados e adquirir ferramentas que aten-dam essa característica.

A desorganização de dados ainda pode gerar a perda da produtividade de funcionários que ten-tam localizar informações nos sistemas corporati-vos, principalmente em banco de dados. Os usuá-rios precisam de acesso rápido e fácil. Por isso, eli-minar a complexidade em arquivar ou buscar um dado em um sistema corporativo é fundamental.

O objetivo da gestão de dados é contribuir para que as empresas consigam identifi car como a integração de informações é importante para a to-mada de decisões estratégicas, ajudando compa-nhias a tornarem-se mais competitivas, indepen-dentemente do mercado de atuação. Além disto, é importante avaliar como as empresas podem evitar riscos de negócios pelo mau uso da infor-mação e qual o papel da governança de dados.

Essa necessidade de gestão também foi rela-tada em análise da IDC (Internacional Data Cor-poration) para este ano. Segundo a consultoria, existe demanda por informação inteligente e inte-grada, o que colocará os fornecedores diante de CEOs e de CFOs. As empresas da América Latina devem aumentar o foco na abordagem integrada para o gerenciamento da informação, começando a desenvolver um entendimento convergente de BI (Business Intelligence), BPM (Business Process

Management) e BPA (Business Process Analysis).O futuro da informação está nas possibilida-

des que permitam a fácil interação de um sistema. Recursos que viabilizem a convergência de ima-gens e voz também estão em alta. Nos próximos anos vamos ver uma expansão no uso de tecno-logia de voz, com ênfase nas buscas baseadas em texto. Outra tendência está no papel do Process Manager, este analista também passa a entender o processo numa ferramenta de BPM.

Gestão de processosdocumental alinhadaao aumento de produtividadeSérgio Fortuna*

Divulgação

PRODUTIVIDADE

*Desde 2004 Sérgio Fortuna é gerente da área

de Information Management da IBM Brasil.

Antes, também atuou como consultor da na

área de Gestão de Informações. Ele é formado

em Ciência da Computação e pós-graduado em

Administração de Empresas.

[email protected]

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CASE

O Demarest e Almeida está presente nas principais cidades do Brasil e em Nova York. Conta com uma equipe de advoga-dos que atuam nas mais diversas áreas de Direito. São 11 escritórios, entre unidades

próprias e parceiros, 71 sócios e 320 advo-gados, 201 estagiários e mais de 200 funcio-

nários administrativos que diariamente trabalham com informações e geram conhecimento. Gerir o montante de documentos produzidos por este pes-soal foi uma tarefa que coube à área de Informática do escritório. Sendo que a coordenação e implan-tação do projeto fi cou sob os cuidados de Simone Modenesi , Gerente de Documentação, responsável pelo sistema de arquivo, biblioteca e gerenciamento eletrônico de todos os documentos da banca.

Em 2002, a pedido do Conselho Diretor do Demarrest iniciou-se um trabalho de pesquisa para identifi cação no mercado de uma plataforma que pudesse se adequar ao cotidiano de um escritório de direito. “Procurávamos uma ferramenta que se inte-grasse aos sistemas já utilizados pelos nossos profi s-sionais e que ao mesmo tempo fosse simples em sua concepção e que não exigisse um grande número de aplicativos para sua utilização”, explica Gerente de TI do escritório, Jonas Santiago.

A opção encontrada foi oferecida pela ATS Tec-

nologia, representante no Brasil da plataforma Hum-mingbird/OpenText de origem canadense. Segundo o integrador da ATS, Alexandre Fonseca, o sucesso da ferramenta em ambientes jurídicos se deve a sua fa-cilidade de uso, combinado com um conjunto de fun-cionalidades que garante o controle de todo o ciclo de vida do documento. “A grande capacidade de in-tegração da plataforma com os principais aplicativos de autoria permite aos usuários mudanças mínimas em sua forma de trabalho”, explica Fonseca.

Segundo Santiago, essa era uma das principais exigências pré- defi nidas para escolha da ferramenta que viesse a integrar o projeto.

“O escopo do projeto foi defi nido por uma equi-pe multidisciplinar, com técnicos e advogados. Inicial-mente o piloto do nosso projeto envolveu 60 usuários do escritório: advogados, estagiários e secretárias. Esta fase, cerca de dois meses, nos permitiu as adap-tações e ajustes necessários não somente quanto ao formato técnico (formulários, indexadores,segurança de acesso, etc.), mas especialmente quanto à adap-tação das pessoas envolvidas ao novo processo, pois eles seriam os multiplicadores dentro de suas áreas. A implantação da gestão de documentos deveria causar o menor impacto possível na rotina de traba-lho do advogado”, explica Simone Modenesi.

Após a criação de um único repositório para o

A gestão documental chega às bancas de Direito

Com mais de meio século de fundação o Demarest e Almeida é reconhecido como um dos escritórios de advocacia mais tradicionais do Brasil e um dos maiores da América Latina.

Assessora mais de três mil clientes, entre eles, 70 empresas listadas na revista Fortune 500. É o único escritório brasileiro

membro da Lex Mundi, a mais importante associação mundial

O

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arquivamento de documentos digitais houve a inte-gração com o arquivo físico, através da implantação do módulo de Record Management, também da Hummingbird/OpenText. Com isso, os advogados através de uma única pesquisa localizam documen-tos físicos (pastas) e documentos digitais.

“Durante o ano de 2004 e 2005 expandimos a aplicação do sistema para todas as unidades do escritório com a capacitação do pessoal para o uso das ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e disponibilizamos, sob demanda, os documentos digitais para clientes através do nosso site”, conta a gerente de documentação.

Uma parte importante no processo de moderni-zação do sistema de gestão documental do escritório foi a etapa de digitalização do acervo.

“Com a digitalização algumas unidades do escritório como a do Distrito Federal e de Ribei-rão Preto tiveram seus documentos totalmente digitalizados e se tornaram unidades com acervo inteiramente eletrônico. Os documentos da unida-de do centro de São Paulo, da Rua Líbero Badaró, tiveram o processo de digitalização terceirizada. Mesclamos guarda física com digitalização sob demanda”, conta Simone Modenesi.

Os documentos físicos, após digitalização, são armazenados em pastas virtuais e podem ser visu-alizados a qualquer instante tanto pelos advogados quanto pelos clientes, por meio de Login e Senha, na web. Assim, houve uma redução signifi cativa no vo-lume de papel ou pastas circulando pelas unidades. A comunicação e troca de documentos passou a ser feita principalmente por meio digital.

QUEBRA DE PARADIGMASApesar da agilidade e do conforto dos usuários ao

empregarem um sistema eletrônico ao processo de trabalho, o maior desafi o foi à quebra de paradigma dentro da cultura dos usuários. “É preciso lembrar que estamos lidando com profi ssionais que tem a cultura do papel muito arraigada a própria natureza do trabalho, apesar de toda a facilidade que o proje-to trouxe para o cotidiano deles”, lembra Jonas.

Como o escritório precisava de meios efi cientes de organização de informação, pesquisas e arquivos, outra grande vantagem da implantação da platafor-ma foi o acesso múltiplo e simultâneo ao histórico detalhado de documentos e informações, por dife-rentes advogados do escritório.

Parte do arquivo físico ativo do Demarest está sob a gestão da empresa Interfi le, são pastas físicas que guardam apenas documentos originais e com-probatórios, já digitalizados. O acervo inativo encon-tra-se na empresa Archivum.

Este ano o escritório dedicou o segundo semes-tre a incorporação do acervo administrativo-fi nan-ceiro do escritório como uma das últimas etapas de integração ao sistema. Os documentos também são digitalizados, arquivados no GED e encaminhados às empresas de guarda. Além disso, colocou em prática o uso do peticionamento eletrônico disponível para todo o seu corpo de advogados.

Para 2008, os planos não param. Além do pro-jeto de padronização na elaboração de documentos, como contratos, propostas e outras peças jurídicas, através de uma ferramenta que constrói um modelo a partir de um padrão ou de dados informados pelos usuários, fazem parte dos objetivos do setor de ges-tão documental, a estruturação do workfl ow, bem como a expansão da digitalização do acervo e a rea-lização de um estudo de taxonomia para a defi nição de um projeto de gestão do conhecimento.

Simone Modenesi: a facilidade das ferramentas de gestão agilizam o trabalho dos advogados.

La gestión de documentos llega al Derecho

La empresa Demarest e Almeida esta presente en las principales ciudades de Brasil y en Nueva York. Cuenta con un equipo de abogados que actúan en las más diversas áreas del Derecho. Son 11 escritorios, 71 socios y 320 abo-gados, más de 200 funcionarios administrativos que dia-riamente trabajan con informaciones y documentaciones. Manejar el montante de documentos producidos por todo este personal fue una tarea que cupo al área de informática del escritorio. Siendo que la coordinación e implantación del proyecto quedó a los cuidados de Simone Modenesi, supervisora encargada de los archivos, de la biblioteca y de la gestión electrónica de todos los documentos.

En 2002, a pedido del Consejo Director de la empresa, se inició un trabajo de investigación para la identifi cación en el mercado de una plataforma que pudiera adecuarse al cotidiano de un escritorio de derecho. La opción encon-trada fue ofrecida por AT Solution, representante en Brasil de la plataforma Humminbird de origen canadiense. Una de las principales exigencias pre-defi nidas para elegir la herramienta que viniera a integrar el proyecto era que ella permitiera una total adherencia a los varios aplicativos uti-lizados por los abogados del escritorio. Para la especialista en archivología encargada por la implantación del modelo en el escritorio, otro foco además de la opción técnica era buscar medios efi cientes para la organización del trabajo, facilitar las investigaciones y también realizar la guarda de documentos, aun fueran digitales o físicos.

Después de la integración de todo el archivo físico, con el descarte de los documentos sin uso o redundantes, la empresa consiguió su acervo histórico e inactivo que fue encaminado para guarda por la empresa Archivum. En este mismo momento hubo la expansión de la implan-tación del proyecto de gestión para las otras unidades de Demarest e Almeida.

Una parte importante en el proceso de moderniza-ción del sistema de gestión de documentos del escritorio fue la etapa de digitalización del acervo. Una vez digita-lizados, los documentos físicos se convierten en carpetas de archivos virtuales, o archivos electrónicos, que pueden ser visualizados a cualquier momento tanto por los abo-gados como por los clientes, por medio de login y seña en la web. Así, hubo una reducción signifi cativa en el volumen de papel o carpetas circulando por las unidades y esta comunicación pasó a ser realizada principalmente por medio digital.

Segundo la gerente del proyecto Simone Modenesi, el acceso a los documentos por la web es una importante herramienta en relación a la agilidad que es necesaria en la mayor parte de los casos. “El uso de esta herramienta esta de acuerdo a toda una tendencia de virtualidad del Poder Judiciario, que encuentra en lo virtual una forma de dar ac-cesibilidad y presteza a los servicios jurídicos”, comenta.

Este año, Demarest, ha puesto en práctica el uso de peticiones electrónicas disponibles para todo su equipo de abogados. La idea es expandir el uso de los recursos que el propio GED proporciona, para que la empresa tenga un banco de datos con algunos documentos, ya padronizados, que permita que el abogado consulte, por ejemplo, un modelo de contrato o otros modelos de do-cumento conforme la necesidad.

A pesar de la agilidad y del confort de los usuarios al utilizar un sistema electrónico en el sistema de traba-jo, el mayor desafío fue quebrar la cultura de los propios usuarios.

Este año la empresa dedicó el segundo semestre a la incorporación del acervo administrativo del escritorio como una de las últimas etapas de integración al sistema. Para 2008 hay más planes. Además de la tipifi cación de modelos de contratos, propuestas y otras piezas jurídicas, hace parte de la planilla del año, la estructuración del workfl ow, la taxonomía de los documentos y la expansión de la digitalización del acervo.


Joseti Capusso

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Apesar de não existirem dados consoli-dados sobre o número de documentos impressos que circulam diariamente

em nosso país, atingindo todas as camadas da nossa sociedade e também todo tipo de organi-zação, não é difícil imaginar que esse montante supera a casa de alguns milhões. Somente os impressos transacionais, como contas, extratos bancários, de cartão de crédito, telefonia, água, gás, energia elétrica, entre tantos outros já são o suficiente para nos sinalizar sobre o potencial que esse tipo de documento impresso oferece como ferramenta eficiente para um marketing de relacionamento.

O avanço da tecnologia de impressão, que trouxe a possibilidade da impressão de dados variáveis e sob demanda, aliado às ferramentas de CRM (customer relationship management) e Data Mining (ou Mineração de Dados, que consiste em um processo analítico projetado para explorar grandes quantidades de dados, tipicamente relacionados a negócios, mercado ou pesquisas científicas, na busca de padrões consistentes e/ou relacionamentos sistemáticos entre variáveis e, então, validá-los aplicando os padrões detectados a novos subconjuntos de dados), finalmente criam para as empresas um canal de comunicação direto e personalizado com seus clientes, o que ainda não vem sendo utilizado, em sua totalidade, pelo mercado.

Utilizar esses documentos impressos para estabelecimento de uma estratégia de marke-ting 1:1 (one-to-one), ou seja, de um marketing personalizado que procura dirigir-se a cada um dos consumidores, ou a um grupo de clientes, que são a base para que as empresas desen-volvam estratégias promocionais e publicitárias de acordo com o perfil destas pessoas ou desse grupo aproximando-se assim, das necessidades específicas de cada um, é uma oportunidade imensurável e que deve fazer parte do planeja-

mento estratégico de toda organização, princi-palmente das que já enviam esses documentos impressos a seus clientes.

A utilização do conceito “promocional” aliado ao “transacional”, se torna cada vez mais atrativo pela utilização de cores na im-pressão, com evolução rápida para o processo de impressão “full-color”, o que confere, tam-bém, excelente qualidade a catálogos e aplica-ções publicitárias. Para os documentos transa-cionais, como contas e extratos, cujo objetivo maior talvez seja centrar a atenção em deter-minadas áreas do documento, a possibilidade de impressão colorida pode ser realizada nas partes do documento que se deseja destacar. O uso de impressão colorida digital deve cres-cer tanto para documentos transacionais como para documentos de marketing. Apesar do uso da cor em documentos transacionais ser menor do que em documentos de marketing (mais de 80% dos documentos transacionais ainda im-pressos em branco e preto, aproximadamente 10% utilizando impressão colorida parcial - “highlight color”, e 10% full color), existe uma forte tendência de mudanças nesse quadro em breve, principalmente por causa dos impactos reconhecidamente positivos que a utilização da cor causa na percepção dos clientes. Já para a impressão de documentos relativos a marke-ting, 60% dos documentos já são impressos “full color”, 15% “highlight color” e 25% em branco e preto.

Mesmo que ainda destinadas a um nicho específico de mercado, espera-se que até 2010, 54% dos documentos transacionais tenham mensagens de marketing incluídas em seu processo de impressão, conforme estudos rea-lizados pela InfoTrends, mesmo levando-se em consideração uma certa tendência para estabi-lização ou crescimento controlado dos volumes de documentos transacionais impressos, re-

sultado dos esforços constantes das empresas em buscarem incentivos para que seus clientes passem a utilizar meios eletrônicos de acesso a essas informações.

Estas e outras tendências poderão ser con-feridas no Congresso e Exposição da Xplor em 2008, “The 2008 Xplor Document University Global Conference and Exhibition”, de 3 a 6 de março no Boston Convention and Exhibiton Center – EUA, a ser realizado, e pela primeira vez, juntamente com a On Demand Conference and Exposition e com a AIIM - Enterprise Con-tent Management Association – International Conference and Exposition, composição que resultará em um dos maiores eventos mundiais com enfoque educacional e de exposição de equipamentos, software e soluções para im-pressão digital e gerenciamento de conteúdos corporativos.

Documentos Impressos como Ferramentas de Marketing de RelacionamentoJosé Guilherme Junqueira D. de Souza*

José Guilherme Junqueira D. de Souza, EDP/MIT

Presidente da Xplor Brasil e Diretor da Interfi le

Gestão Integral de Documentos e Processos

guilherme@interfi le.com.br

Joseti Capusso


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36 Document management

MERCADO

Novos Scanners XeroxA Xerox lança no mercado sua

linha de scanners seguindo a nova estratégia da empresa de ação em tecnologia de impressão colorida e digitalização de documentos. A linha DocuMate de scanners é composta

por nove equipamentos que podem digitalizar de 10 páginas por minuto até 120 imagens por minuto com a solução duplex (digitalização frente e

verso simultaneamente). Os scanners estão à disposição no mercado com duas versões: para grupos de trabalhos e grandes departamentos, podendo assim impulsionar a produtividade de escritórios e empresas com demandas de digitalização. Os equipamentos da Xerox possuem duas tecnologias que o diferenciam dos demais do merca-do: Visioner One Touch, em que a digi-talização é feita para vários destinos, economizando até 13 etapas e com ganho real de produtividade, além da VRS, da Kofax (empresa especializada em solução para gestão eletrônica de documentos) que oferece solução para tratamento de imagem.

De acordo com o gerente de Ma-rketing para produtos de escritórios da Xerox, Rodrigo Palo, com a tecnologia Visioner One Touch, o usuário pode es-colher em qual aplicação ou programa quer abrir a digitalização, podendo as-sim anexar o que foi scaneado direta-mente no e-mail, num arquivo de PDF ou em qualquer programa escolhido. www.scannersxerox.com

ENG anuncia serviços de documentação eletrônica

A ENG DTP & Multimídia, pioneira na transferência de tecnologia Ado-be, anuncia um novo serviço coporativo para arquivos PDF, um sistema de do-cumentação e busca das informações na Intranet e Internet, o ENG DocuTask.O novo serviço proporciona às empresas a segurança na guarda de seus documentos, além de acesso rápido. A ENG DocuTask desenvolve um projeto que envolve o cadas-tramento, busca/pesquisa, listagem e acesso a documentos no formato PDF em toda a rede corporativa, incluindo Intranet e Web. O processo é baseado em ambiente Windows Server ou LINUX, interface compatível com todas as áreas da empresas, em HTML ou em Flex (opcional). www.eng.com.br

Treinamento da nova ferramenta da ENG

Print Server Wireless para Multifuncionais DPR-1260

A D-Link anunciou o lançamento do Print Server Wireless para Multifuncionais DPR-1260. A inovação deste servidor de impressão é a capacidade de compartilhar até quatro impressoras multifuncionais USB via rede sem fi o, função até então inédita no mercado.

Ele traz um software de Au-toInstalação, assumindo todo o trabalho de confi gurar e ins-talar o DPR-1260. HP, Epson, Canon, Samsung, e Brother estão na lista de impressoras compatíveis com o Print Server Wireless para Multifuncionais DPR-1260.

O Print Server Wireless também suporta função scanner de impressoras multifuncionais (somente HP e EPSON), contém quatro portas USB 2.0 (compa-tíveis com USB 1.0 E 1.1), uma porta LAN, segurança WEP e WPA, e velocidade G 108 Mbps. Outras informações no site www.dlink.com.

Scanner da famíliaDocuMate Xerox

IBM amplia portfólio para gestão de conteúdo

A IBM lança uma série de novos produtos e inclui funcionalidades que in-crementam seu portfólio de software de gerenciamento de dados para empresas de todos os segmentos e tamanhos. As novidades estarão disponíveis a partir de 2008 e foram anunciadas na Conferência Information On Demand, realizada em outubro em Las Vegas, que contou com cerca de 6.500 mil participantes e dezenas de palestras e fóruns.

Entre os lançamentos para o ano que vem, destaca-se o IBM Mas-ter Data Management Server, primeiro software a permitir que empresas gerenciem de forma central Master Dados - informações críticas para decisão de negócios como dados de clientes, produtos e contas. Outra linha de produtos é o IBM Content Management 8.4. As novas ofer-tas de Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM) incluem funcionalidades como IBM Web Interface (WEBi) V1.02, que permite ao usuário acessar

os documentos do repositório do IBM Content Management através de um navegador Web. O WEBi é baseado em tecnologias como AJAX e DOJO em Web 2.0 e oferece ainda funcionalidades de pesquisa e recuperação de conteúdo.

Para mais informações, consulte http://www.ibm.com.br

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Document management 37

Novos ProcessadoresIntel Itanium

A Intel Corporation apresentou os processadores de núcleo duplo Intel® Itanium® série 9100. Fabricados para o gerenciamento de aplicações de primeira linha e equipados com características avançadas que melhoram a confiabilidade e reduzem o consumo de energia, a série 9100 acentua a atual tendência de mu-dança dos produtos proprietários RISC para as opções oferecidas pelos servidores baseados no Itanium. A série 9100 representa a sexta geração de chips Itanium e outras três futuras gerações estão sendo desenvolvidas. Mais informações sobre a Intel estão disponíveis em www.intel.com

Melhores Decisões de NegóciosA Teradata Corporation lançou o Teradata 12, um database inovador que

oferece uma data warehousing tradicional para planejamento estratégico, jun-tamente com informações úteis para operações de contato com o cliente por toda a empresa.

O Teradata 12 inclui Teradata Tools and Utilities 12 e serviços profissionais e de consultoria acompanhados por integração e parcerias de aplicações. Veja mais em www.teradata.com

Procuração Eletrônica Partindo dos benefícios que a cer-

tificação digital traz e baseada na sua experiência em soluções de Firmas, Do-cumentos e Poderes, a Qualisoft criou a procuração eletrônica. A solução permi-te a criação, administração e consulta de procurações, de forma eletrônica, aproveitando as garantias legais da cer-tificação digital e possibilita ao usuário agilidade em suas transações . A solução de procuração eletrônica está disponível por meio do SDK Software Development Kit da Qualisoft que permite a integração e a realização de consultas diretas a partir de sistemas já existentes, sejam client-server ou via Web.

As procurações são geradas eletronicamente através de templates ou mode-los pré-estabelecidos, e por serem assinada digitalmente, com certificados ICP-Brasil podem ser utilizadas sem a necessidade do reconhecimento de firmas.

A procuração eletrônica assinada por ser exportada no formato PKX=7, que garante sua interoperabilidade com os principais visualizadores do mercado e também está em conformidade com o Manual de Condutas Técnicas do ITI.www.qualisoft.com.br

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38 Document management

MERCADO

Impressão em grandes formatos A OKI Printing Solutions, uma das

principais marcas de soluções de im-pressão do mundo, apresentou nova série de impressora laser em cores, a C8800. O modelo está disponível em duas configurações padrões, a C8800n, pronta para trabalhar em rede; e a C8800dn, que também imprime frente e verso automati-camente. A Série C8800 une velo-cidade, otimização de espaço e alta qualidade para impressão em for-matos especiais como A3, tablóide e banners de até 1,2m. www.oki.com.br

Auditoria de Mensagens

Geração 7.0 para gerenciamento dos dados de rede

A Webhosting Digiweb está lan-çando uma nova funcionalidade para ajudar as empresas na administração das mensagens que transitam por seus domínios. Trata-se do recurso Auditoria de Mensagens que possibi-litará que os clientes confi gurem um relatório que exibirá todas as mensa-gens enviadas e recebidas dentro de seu domínio. O novo recurso possibi-

lita gerar relatórios customizados por períodos, contas ou ainda, de mensa-gens enviadas e recebidas, individual-mente, entre outras opções.

A Auditoria de Mensagens não permite visualizar o conteúdo dos e-mails, apenas as informações listadas pelos campos: Data, De, Para, Assunto e tamanho. Mais informações no site www.digiweb.com.br

A Symmetry, em parceria com a norte-americana CommVault, apre-sentou a nova versão do software Simpana. Na edição 7.0, a abrangên-cia da suíte de gerenciamento de da-dos foi expandida signifi cativamente para proteger, replicar e arquivar da-dos. Dessa forma, o CommVault Sim-pana 7.0 redefi ne a maneira com que

as companhias podem armazenar, gerenciar e recuperar informações empresariais em todas as camadas do armazenamento.

A versão 7.0 oferece grandes melhorias para soluções de prote-ção, arquivamento e replicação de dados, cobrindo diversas platafor-mas. Com a solução, as empresas globais podem gerenciar o cres-cimento de dados em suas redes com maior eficiência e acessar um grande volume de informações que, tradicionalmente, ficam guardadas em backups e cópias de arquivos, agregando valor ao negócio a partir da infra-estrutura existente.

Mais informações podem ser obti-das pelo site www.commvault.com

Armazenamento Ideal para PME´s

Com base na necessidade de um crescente grau de simplicidade do design do sistema de armazenamento, a Hitachi dispõe um sistema de armazenamento de dados o Hitachi Simple Mo-dular Storage Model 100, simplifi cado e de baixo custo atende às necessidades de uma larga faixa de clientes.

O Hitachi Simple Modular Storage Model é concebido para preencher as demandas de pe-quenas e médias empresas, com volume de dados e demanda de proteção em expansão. Atende também as empresas com fi liais, que buscam so-luções de armazenamento simples de gerenciar, sem taxa de serviço e que sejam fáceis de integrar com a plataforma Microsoft® Windows.

Para mais informações, incluindo especifi ca-ções técnicas, visite:

www.hds.com/products/storage-systems/simple-modular-storage.html

C8800n da OKI

Contratos Digitais on lineUm novo portal de serviços está disponível para o mercado nacional. Trata-se

do Portal Contratos Digitais que lança uma solução para confecção e assinatura de contratos em meio eletrônico.

Segundo o diretor de tecnologia do portal, André Monteiro, o serviço foi desenvolvido diante da prerrogativa que a MP 2.200/2001 possibilitou e que dá legalidade aos documentos que tramitam em meios eletrônicos. “ Os contra-tos em meio digital fazem parte de um processo de desmaterialização que está ocorrendo no mercado e que ganha impulso a medida que novos e serviços são oferecidos”, ressalta o executivo.

O portal apresenta pacotes básicos corporativos que as empresas poderão escolher de acordo com as sua necessidade. Ali o cliente poderá encontrar mo-delos de contratos com cláusulas e estruturas já estruturadas ou poderá também costumizar o conteúdo conforme suas necessidades, inclusive , o próprio layout.

“Esta tecnologia dispensa a impressão e emprega o uso da Assinatura digital e é um serviço baseado nos conceitos da WEB 2.0, muito fácil de ser utilizado, armazenado e sua disponibilização é imediata”, lembra Monteiro.

A ferramenta é adequada para diversos setores, inclusive o fi nanceiro, permi-tindo assinaturas de contratos de cambio, compra e venda, imobiliários, prestação de serviços etc.

A solução implementa em meios eletrônicos os processos e fl uxos de assi-natura de documentos da empresa com seus clientes, fornecedores e parceiros, de forma totalmente segura, preservando o valor jurídico, já que o portal utiliza a certifi cação padrão do ICP-Brasil e realiza a chancela como Autoridade de Carim-bo de Tempo do Observatório Nacional.

A solução reduz drasticamente a burocracia tanto dos processos de assinatura de contratos, quanto na diminuição no trânsito de documentos, além de aumentar a segurança das informações contidas nos contratos e o não extravio de informações.Outras informações poderão ser obtidas no endereço do protal: www.contra-tosdigitais.com

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Document management 39

Integração e Qualidade de Dados

A Informatica Corporation lançou da ver-são 8.5 das soluções PowerCenter, PowerEx-change e Data Quality. A nova versão suporta de forma única a Integração de Centros de Competência (ICCs) em tempo real. Por meio de padronização e centralização, um ICC pro-move as melhores práticas de integração de dados e redução de custos.

O PowerExchange 8.5 oferece o recurso de Captura de Dados Alterados (CDC) a partir de uma série de sistemas transacionais, permitindo acesso imediato aos dados atualizados. Para garantir a segurança dos dados por todo o ciclo de vida dos projetos, o PowerCenter 8.5 apresenta a funciona-lidade de Data Masking, para ocultar dados confi-denciais quando os mesmos são movimentados.

www.inrformaticacorporation.com.br

Unisys lança família de leitores inteligentesA Unisys realizou o lançamento no Brasil da

“Unisys SmartSourceTM Series” uma família de dispositivos de captura de imagens de última ge-ração. Os novos produtos permitem a bancos, clientes corporativos e empresas de serviços processar remotamente cheques e outros documentos com mais agilidade e em um ambiente operacional eficiente e se-guro. Possibilita também a redu-ção do número de coletas de documentos pelas trans-portadoras, diminuin-do custos operacionais do processamento de cheques.

Segundo José Carlos de Freitas, gerente de Soluções de Pagamentos da Unisys Brasil, os recursos internos de proces-samento inteligente aprimoram a qualidade e a

segurança da imagem inclusive a capacidade de assiná-la digitalmente enquanto o objeto ainda

está no leitor.A série SmartSource da Unisys conta com três linhas de produtos: Value, Profes-sional e Expert, cadaum adequada ao volume que o cliente necessita.Os dispo-

sitivos da série SmartSource aproveitam a “Unisys SOA Vi-

sion” – suíte baseada na arquite-tura orientada a serviços (SOA) – para

captura distribuída e análise de imagens. O uso de Web services proporciona aos

clientes a facilidade e a flexibilidade para incor-porar mais rapidamente novos produtos e servi-ços à sua estrutura. Mais informações em www.unisys.com.br.

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40 DOCUMENT MANAGEMENT

MERCADO

GD Burti investe no combatede fraude em documentos

Nova ferramentapara Web.2.0

A partir de uma parceria entre a brasileira ReNet Tecnologia e a norte-americana Vivísimo, chega ao Brasil a primeira ferramenta de busca de conteúdo colaborativo baseado em Web 2.0.

A Plataforma de Busca Velocity da Vivisímo esta sendo apresentada em sua versão 6.0 e permite às empresas reforçar o compartilhamento entre seus colaboradores internos e externos, acelerar inovação e ganhar valiosa penetração na inteligência coletiva das suas organizações.

A ferramenta expande o poder da busca corporativa através da permissão aos usuários para salvar, compartilhar e interagir sobre os resultados de busca e fomentar a colaboração e novos níveis de comunicação dentro da organização. Ao casar conceitos populares da Web 2.0, com o poder da busca corporativa, Velocity 6.0 capacita usuários para impulsionar uma grande quantidade de conhecimento humano dentro de suas próprias organizações. www.renet.com.br

A GD Burti, subsidiária do grupo Gie-secke & Devrient (G&D), empresa dedicada no fornecimento de cartões inteligentes para a segurança em transações bancárias, identifi cação e autenticação, está inves-tindo no desenvolvimento de novas solu-ções que aumentem o nível de segurança e possam combater as fraudes documen-tais. A empresa já possui um portfolio de produtos baseados no uso de cartões em policarbonato de alta qualidade e que ofe-recem maior resistência às ações do tempo, e garantem a melhoria no processo de controle dos documentos e da segurança contra fraudes. Segundo Renato Laginestra, diretor Operacional da GD Burti, a movimentação rumo a esta nova tecnolo-gia no Brasil começou há dois anos, e deverá crescer em relação ao tradicional papel moeda utilizado na emissão de documentos no Brasil.

Os documentos confeccionados em polímeros ofe-recem inúmeras vantagens em relação aos métodos tradicionais. Eles oferecem uma tecnologia difícil acessos aos fraudadores, melhoram a utilização de informações no combate à falsifi cação de documentos, aumentam a segurança nas periciais documentais e também permitem a autenticação através de biometria e PKI no chip.Mais informações: www.gdburti.com.br

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A assinatura digital de transações e contra-tos eletrônicos baseada na tecnologia de certifi cação digital é hoje uma realidade de

mercado, presente em operações bancárias, aces-so a serviços públicos, compra e venda de bens e serviços e diversos outros processos de negócio, efetivados integralmente via Internet, dispensando totalmente o uso de papel.

Com a garantia da autenticidade das partes envolvidas nos negócios eletrônicos, conferida pe-los certifi cados digitais, já reconhecidos e aplicados por empresas de diversos portes e segmentos, o mercado começa a demandar novos recursos tec-nológicos que permitam automatizar os fl uxos de documentos eletrônicos assinados digitalmente.

Neste cenário desponta o Certifi cado de Atri-buto Digital, que permite qualifi car as pessoas envolvidas em uma operação eletrônica, possibili-tando com isso uma verifi cação automática de suas habilitações para executar a operação.

Assim, além da identifi cação da pessoa envol-vida em uma operação eletrônica, conferida pelo certifi cado digital, é possível saber, através dos correspondentes certifi cados de atributo digitais, se esta pessoa possui as qualidades necessárias para executar esta operação.

Estas qualidades ou atributos são, por exem-plo, a profi ssão (engenheiro, médico, advogado, etc.), o cargo que ocupa em uma empresa (diretor, gerente, técnico, etc.), o registro em uma entidade de classe (CREA, CRC, etc.), a alçada e os limites de assinatura de contratos (quando assina isolada-mente ou em conjunto e quais valores limitam sua aprovação), entre outros.

Uma mesma pessoa pode ter vários certifi ca-dos de atributo digital, cada qual emitido por uma entidade chamada Autoridade Certifi cadora de Atributo, que é a responsável por validar se uma pessoa de fato possui uma determinada qualidade a ela associada e gerar o correspondente certifi ca-do de atributo digital.

Desta forma, empresas, entidades de classe, associações, conselhos, clubes, órgãos públicos e todas as organizações que de alguma forma quali-fi cam pessoas seriam Autoridades Certifi cadoras de Atributo naturais, cada qual emitindo os certifi ca-dos de atributo digitais com os parâmetros asso-ciados às pessoas.

Com isso, um engenheiro poderia ter, por exemplo, três certifi cados digitais de atributo emiti-dos por três autoridades certifi cadoras de atributo distintas: um pelo CREA, qualifi cando-o como en-genheiro, outro pela empresa onde trabalha, defi -nindo seu título e sua alçada de assinatura e um terceiro pelo clube do qual é sócio, identifi cando possuir um título familiar.

A razão para os atributos fi carem registrados em certifi cados digitais de atributo e não direta-mente no certifi cado digital reside no fato de os atributos serem mais voláteis do que os dados que identifi cam uma pessoa como cidadão, tais como RG, CPF, Título de Eleitor etc.

Assim, uma alçada de assinatura poderia ser alterada simplesmente revogando (cancelando) o certifi cado de atributo digital correspondente e emitindo outro com a nova alçada. Se esta informa-ção constasse do certifi cado digital, seria necessá-rio revogá-lo e emitir um integralmente novo, uma operação mais complexa e formal.

A utilização dos certifi cados digitais combina-dos com os certifi cados de atributo digitais permite que uma aplicação verifi que automaticamente não somente a identidade da pessoa que assina um documento eletrônico, mas também se esta pessoa está devidamente qualifi cada para tal. Com isso a própria aplicação pode tomar a decisão de aceitar ou não a assinatura digital do contrato por uma determinada pessoa bem como fi nalizar o processo ou encaminhar para assinaturas digitais adicionais por outras pessoas.

O fl uxo do documento eletrônico (workfl ow) pode ser, portanto, totalmente automatizado, con-

siderando regras de assinatura defi nidas para cada aplicação, apoiadas pelos atributos dos signatários.

Embora o certifi cado de atributo digital já seja uma realidade do ponto de vista tecnológico, sua utilização prática depende de uma regulamentação para assegurar a compatibilidade com os diferentes sistemas e aplicações que se basearão nos certifi -cados de atributo digital.

Não há dúvidas, no entanto, de que a utiliza-ção dos certifi cados de atributo digitais é uma evo-lução natural da certifi cação digital e que, portanto, deverá tornar-se realidade em breve para atender à crescente demanda por sistemas e aplicações cada vez mais autônomas e que agreguem ainda mais segurança, economia, agilidade, transparência e conveniência para os negócios eletrônicos.

Certifi cado de Atributo Digital: a próxima fronteira da automatização do fl uxo de documentos eletrônicos.

Igor Ramos Rocha, responsável pela área de

Certifi cação Digital da Serasa e atualmente é

também coordenador do Movimento Internet

Segura da Câmara Brasileira de Comércio

Eletrônico (Camara-e.net) e membro do Comitê

Técnico Executivo (COTEC) da Infra-estrutura

de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

[email protected]

Igor Ramos Rocha*

Divulgação

CERTIFICAÇÃO

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EVENTOS

Kofax Transform´07 BrasilO Kofax Transform 2007 Brasil é um even-

to regional que a empresa norte-americana promove em vários países do mundo visando atualizar seus parceiros e clientes no aperfei-çoamento das novas soluções da empresa. Reu-nidos em Campos de Jordão / SP a equipe da Kofax e os 108 participantes, tanto os parceiros tecnológicos quanto os canais de vendas, tive-ram uma programação que incluiu workshops para demonstração dos produtos, treinamentos técnicos, apresentação de estudos de caso, so-luções e novas tendências do mercado.

Entre os parceiros tecnológicos da Kofax estiveram presentes na exposição paralela ao evento apresentando suas soluções: Kodak, Fujitsu, Lexmark, Xerox,Bell+Howell, Canon e

Ricoh. Todos tiveram a oportunidade de apre-sentar seus produtos

Segundo o country manager da Kofax no Brasil Marcos Souza, “este encontro foi uma oportunidade para disseminarmos a cultura da Kofax no mercado nacional, já que nossos produtos são conhecidos como tecnologia embarcada em muitos scanners, porém durante os workshop foi possível realizar um treina-mento intensivo com os parceiros e demonstrar a van-tagens competitivas de nossos produtos”, ressaltouAlém das apresentações de cases foram realiza-dos treinamentos sobre a tecnologia, bem como sobre outros produtos da empresa como o DSS (Document Scan Server) - solução de captura dis-tribuída via internet browser; o DES (Document Exchange Server) - captura distribuída a partir de

Impressoras Multifuncionais; o XtrataPro - Reco-nhecimento de Notas Fiscais e outros formuláriossemi-estruturados e o TOPCALL - Solução de Comu-nicações (FAX, SMS, MMS, e-mail e Voz), além da apresentação de cases de sucesso como o case da Vivo, onde a Or Info utilizou ferramentas Kofax para realização do trabalho de captura para este impor-tante cliente.

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A Adobe Systems e a Desktop promoveram a 4ª Edição do Acrobat Conferece 2007, em São Paulo. O evento reuniu os principais consultores do país para abordar o padrão PDF – tecnologia Adobe que revolucionou os processos e distri-buição de documentos em todo o mundo - apli-cações, recursos, tendências e soluções dirigidas para usuários que buscam melhorar seus proces-sos de produção de documentos impresso.

O destaque da Acrobat Conference fi cou por conta da participação de Leonard Rosenthol, Ado-be Evangelist (EUA), que realizou a abertura ofi cial do evento, com foco na tecnologia Acrobat/PDF, e apresentou as novidades da Adobe referente a tecnologia PDF, documentação digital e principais recursos do Acrobat 8.

Rosenthol é o Evangelizador de Padrões PDF da Adobe Systems e representa a companhia em diversos organismos de padronização, inclusive a ISO, também atua como Editor de Projeto para ISO 19005 (PDF/A) e ISO 24517 (PDF/E). Além disso, é membro sênior da equipe de Engenharia Acrobat e trabalha para garantir que as implementações do Adobe PDF obtenham o nível máximo.

Segundo o especialista da Adobe, os dispositi-vos da marca estão instalados em cerca de 90% dos computadores em todo o mundo, sejam eles através

de plataformas Microsoft ou mesmo da Apple. A mas-sifi cação do PDF em todo o mundo deu-se, conforme explica, pela facilidade que a solução apresenta.

“A tecnologia desenvolvida pela Adobe tor-nou-se um padrão para a distribuição de docu-mentos, principalmente por permitir a integridade dos arquivos e uma compactação efi ciente. Ou-tro ponto de grande infl uência é o fato de que as pessoas trabalham com os mais diferentes ti-pos de programas. A variedade é tão grande que é impossível uma pessoa ter todos os softwares

instalados em seu computador”, diz Rosenthol. “Graças a todas essas vantagens, o formato PDF está cada vez mais popular. Tanto, que hoje é pos-sível até mesmo integrar arquivos de som e vídeo a documentos em PDF. Em um momento em que a disseminação de vírus e outras pragas digitais é cada vez maior, o PDF é a escolha certa para a troca de documentos, afi nal ele possui um grande diferencial: é praticamente impossível adicionar vírus em arquivos PDF e por isso tem sido utilizado por órgãos governamentais dada sua segurança”, assegura o evangelista da Adobe.

O evento destinado aos usuários brasileiros teve como público alvo os profi ssionais dos mer-cados gráfi cos, publicitário, jurídico, fi nanceiro e engenharia, além de profi ssionais da área corpo-rativa, como gerentes de TI, analistas de negócios, gestores de áreas usuárias, gerente de projetos e de tecnologia, entre outros. O Acrobat Conference abordou conceitos e aplicações da tecnologia Acro-bat e PDF e ofereceu aos usuários subsídios para explorar as tecnologias para criação, compartilha-mento e distribuição de documentos eletrônicos encontrados no Acrobat. A Acrobat realiza eventos semelhantes em vários países do mundo sempre com o mesmo intuito de divulgar e apresentar as mais recentes inovações de suas soluções.

Adobe realiza evento em São Paulo

Parceiros e clientes participaram doKofax Transform’07

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Leonard Rosenthol da Adobe

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Oracle reúne clientes a procura de soluções de ECM

A partir da aquisição da Stellent, a Ora-cle é líder para o mercado de Enterprise Con-tent Management. A plataforma Oracle ECM é completa e integrada, sendo integrante do portfolio Oracle Fusion Middleware. O evento realizado pela companhia reuniu clientes in-teressados no assunto bem como canais es-pecializados.

Durante o encontro, especialistas da empre-sa mostraram como a plataforma Oracle ECM possibilita às organizações (iniciativa privada e pública) gerenciar todo o ciclo de vida do con-teúdo (eletrônico e físico), desde a criação e captura até a etapa de retenção. Por ser uma plataforma universal, todo o tipo de conteúdo

pode ser gerenciado, desde papel, imagens e documentos Office até vídeos e arquivos com-plexos como CAD.

A solução é multi-plataforma (Windows, Linux e UNIX) e atende a padrões de mercado como J2EE, .Net, SOA, Web Services e Portlets, possibilitando as mais diversas possibilidades de integração com os demais sistemas da or-ganização.

A ferramenta UCM permite ainda uma rápida publicação e colaboração do conteúdo via WEB por meio dos recursos de Web Content Management.

Outro recurso demonstrado pelos espe-cialistas foi o de Records Management, uma

solução para gestão documental que pode ser aplicada para qualquer tipo de conteúdo em diferentes repositórios da organização. O recur-so suporta a conformidade a regulamentações (SOX, HIPAA etc) e rapidez na busca de docu-mentação para litígios e processos de audito-ria, reduzindo assim o custo destes processos, o tempo e o risco da operação.

Este evento é parte da estratégia de divul-gação da plataforma Oracle ECM. Outras inicia-tivas como reforço da força de vendas, recruta-mento e capacitação de canais são integrantes da mesma estratégia da companhia para que todos os clientes do país tenham acesso e faci-lidade de adesão a solução.

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A tecnologia de digitalização de documen-tos tem experimentado uma evolução muito grande nos últimos anos em função

das muitas melhorias desenvolvidas pelos forne-cedores de scanners e também pela notável evo-lução de soluções de captação e processamento de imagem de documentos.

Além disso, temos presenciado uma cres-cente procura de soluções específi cas de digita-lização descentralizada, destinada a aplicações como a digitalização de documentos em vários pontos e transmitidas para subcentros de pro-cessamento e posterior análise e aprovação e ou interagir com ERP/BPM. A idéia básica por traz desta solução é a eliminação de cópias de docu-mentos e a agilização no envio destes para pro-cessamento em outras localidades, centralizadas ou sub centralizadas.

Para que uma solução deste tipo tenha su-cesso, vários pontos devem ser considerados, como velocidade e segurança na transmissão, custos, escalabilidade, mas principalmente no quesito da interface gráfi ca e da simplicidade, facilitando a operação por parte do usuário. Isto se deve ao fato do usuário não ter expertise alguma na operação do scanner e ou software, diferentemente de uma operação centralizada, onde a utilização de scanners de grande porte e recursos avançados e softwares de captação mais sofi sticados demandam operadores mais especializados e bem treinados.

Este tipo de solução com devidas adaptações pode ser a forma de atender a crescente neces-sidade de utilização de soluções de Document Imaging pelo mercado SOHO ou SMB ou mesmo departamentos de grandes e medias corporações.

A substituição de copias de documentos pelo uso de sistemas de digitalização vem ganhando espaço na medida em que se demonstram os cus-tos atuais na geração de copias.

Imagine o seguinte cenário: para se produ-zir uma copia de documento, devemos contar com um funcionário para esta tarefa. Alem disso, devemos ter uma copiadora ou multifuncional.

O tempo necessário para se produzir, por exem-plo, uma copia de um documento de dez paginas pode levar alguns minutos. Uma vez copiado, o documento original deve retornar ao seu local de origem. O que demanda mais alguns minutos, além do cuidado de se arquivar de forma correta. A copia gerada devera ser encaminhada, proces-sada ou arquivada, o que demanda mais algum tempo. Considerando o tempo total para se co-piar e processar este documento versus o cus-to/hora do funcionário e somando outros custos importantes como equipamento, insumos, armá-rios, pastas e local para o arquivamento destas copias, custos de envio e manuseio, chegaremos a conclusão que o custo total é muito signifi ca-tivo e em muitos casos superior a muitos outros custos importantes dentro da empresa. E mais, a cada nova copia deste mesmo documento, estes custos voltam a incidir novamente. Estatísticas americanas apontam que um documento gera em media 19 copias durante sua vida útil.

Conclusão: copiar documentos pode estar custando muito mais do que se imagina. Uma re-portagem na Veja edição 1942, menciona que o governo federal gastou em 2005 algo em torno de oitenta e seis milhões de reais, somente com copias. Nas empresas com certeza este custo é signifi cativo e pode estar sendo negligenciado por ser um procedimento muito comum, rotineiro e para o qual não existe alternativa.

Por outro lado, muitas tecnologias de ponta se tornam acessíveis com o passar do tempo prin-cipalmente pela queda nos preços e melhorias nos produtos, se tornando acessível a grande parte dos usuários em geral. E na digitalização de documen-tos não é diferente. Ocorre que digitalização de documentos ainda pode estar sendo considerada uma tecnologia cara, complexa e não ao alcance da maioria das empresas SMB ou SOHO. A boa noticia é que o mercado fornecedor de soluções de digitalização tem procurado simplifi car para facilitar o acesso à digitalização de documentos através do conceito de copia virtual ou copia di-gital ou ainda copia sem papel que contribui de

forma signifi cativa para a redução de custos. Hoje temos disponíveis no mercado scanners de baixo custo capazes de digitalizar 25 paginas por mi-nuto e que requerem muito pouco conhecimento na geração de imagens de boa qualidade. Basta apertar um botão! É mais simples e mais fácil que o envio de um fax.

Ou seja, copiar é como digitalizar com uma serie de vantagens e está ao alcance de pratica-mente qualquer empresa ou até pessoas que bus-cam alguma forma mais efi ciente para organizar seus documentos.

No cenário descrito acima, substituindo copia por digitalização não teríamos ou seria drastica-mente reduzido, o custo de papel e toner. O aces-so e distribuição destes documentos pode ser via Web a partir de qualquer ponto do planeta ou e-mail. O armazenamento na forma digital tem cus-to muito mais baixo e soluções de armazenamen-to garantem a segurança destas copias digitais.

E além de tudo, estaríamos ajudando a pre-servar nosso meio ambiente, evitando o uso de papel. Copiar ou Digitalizar ? Eis uma questão cada vez mais simples de resolver.

Copiar ou Digitalizar ?

Wilton Tamane*

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas

especializado em sistemas e técnico em

Eletrônica Industrial. Consultor na área de

Scanners e gerenciamento de documentos

[email protected]

Joseti Capusso

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

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PROCESSOS DE NEGÓCIO

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em

Administração de Empresas; especialização

em Engenharia de Sistemas e em Análise &

Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em

Engenharia de Produção. Membro-pesquisador

do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ.

[email protected]

Existem três níveis de documentação de pro-cessos: O 1º. Nível, Básico, serve para docu-mentar e fazer os processos serem conhecidos

por toda na Organização. Serve também como base para desenvolver sistemas aderentes aos negócios e para controlar atividades. O 2º. Nível, Intermediário, serve para implantar políticas da qualidade ou outra certifi cação qualquer. O 3º. Nível, Avançado, serve para implantar Tecnologias da Informação Emergen-tes, como Workfl ow, GED, KM e outras. Entretanto, independentemente do nível, os seguintes elementos (existentes em todo e qualquer processo de negócio) têm que ser documentados:

• Clientes Externos. Elementos imprescindíveis a qualquer Organização. Do ponto de vista de pro-cessos de negócio os clientes externos são de dois tipos: Clientes externos de processos primários e Clientes externos de processos secundários.

• Clientes Internos. Todos os participantes de todos os processos de negócio da organização.

• Fornecedores Externos. Todos que “entre-gam” entradas lógicas ou físicas e que sejam de fora da empresa.

• Fornecedores Internos. Todos que “entre-gam” entradas lógicas ou físicas e que sejam de dentro da empresa.

• Ocorrências. Elas são o que podemos chamar de “embalagens para processamento.” A ocorrência é o conjunto de elementos que dão forma ao traba-lho a ser processado por cada uma das atividades que compõem um processo de negócio. A idéia de “pacote” é a que melhor defi ne uma ocorrência por-que todas, sem exceção, são compostas de instru-ções, dados, informações.

• funcionOgramas. Estrutura Organizacional, isto é, conjunto de elementos que suportam a exis-tência dos processos de negócio.

• Atividades. Conjunto de instruções (conhe-cidas como procedimentos, normas e regras), mão-de-obra e tecnologias cujo objetivo é o de processar as entradas para produzir parte do produto de um

processo, a fi m atender aos objetivos da sua função dentro da Organização.

• eventOgramas. Técnica para decompor um processo de negócio em eventos, a fi m de estudar suas causas e condições, nas atividades geradoras, e suas abrangências e seus efeitos, nas atividades receptoras.

• Papéis funcionais. Toda atividade só deve existir baseada numa função, isto é, sua existência deve estar baseada em função do esforço para pro-duzir o produto que ela, atividade, deve produzir. O papel funcional é justamente a representação dessa função em termos operacionais.

• Procedimentos. Os procedimentos especifi cam o que as atividades têm por responsabilidade fazer, como, quando, usando quais recurso e de que forma. Segundo a norma ISO 84021 “Um procedimento escri-to ou documentado inclui normalmente o escopo da atividade, o que deve ser feito e por qual papel funcio-nal, onde e como deve ser feito; quais materiais, equi-pamentos e documentos devem ser usados e como a atividade deve ser registrada, controlada e medida.”

• Tarefas. Elas são o detalhamento de cada procedimentos. Se qualquer atividade tiver só o procedimento, escrito claro, vai ser quase impossível executá-la. Perguntas como: O que é que eu faço primeiro? Como é que eu faço o que eu tenho que fazer? Como é que eu me comporto nas situações “A”, “B” e “C”?

• Regras de Negócio. Elas servem para orientar a execução de uma ou de várias tarefas. As regras de negócio são geralmente extraídas das políticas da empresa e dos manuais de procedimentos e normas para garantir a correta execução das tarefas.

• Custos Básicos. No mínimo cada atividade deverá ter seus custos de mão-de-obra; insumos di-retos; insumos indiretos; hardware e software levan-tados, pois a somatória das atividades dará o custo de “produção.”

• Tempos. Existem, no mínimo, três tipos de tempos no ambiente dos processos de negócio. São

eles: Tempo de ciclo. Tempo de processamento. Tem-po de retardo

• Metas. É o que se espera atingir como re-sultado da execução do processo. As metas de um processo estão diretamente ligadas aos objetivos da empresa como um todo; ao que o cliente espera receber do processo em particular e às melhorias ad-vindas dos programas da qualidade.

• Exceções. Muitos profi ssionais e autores desta área encaram a exceção como sendo o erro. Exceções sempre existem em qualquer atividade e processo. Às vezes elas não são tão críticas para merecerem um Plano de Contingência, outras exce-ções, no entanto, são de tal forma críticas que jamais poderemos ignorá-las. Exceção não é o erro, mas a falta de conhecimento delas e de um plano de con-tingência certamente ocasionarão o ERRO.

• Plano de Contingência. Plano operacional para corrigir e/ou atuar sobre exceções.

• Anomalias (alertas quanto à existência de). A anomalia é erro, isto é, elas ocorrem quando a ex-ceção não é tratada corretamente dai, então, ocasio-nando o erro. As anomalias são decorrentes da falta de um plano de contingência para tratar a exceção.

Continua na próxima edição

TRABALHANDO PROCESSOS DE NEGÓCIO – Parte 2Tadeu Cruz*

Joseti Capusso

1 - A norma ISO 8402 é a que defi ne a terminologia utilizada nas demais normas ISO.

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CANAL EXECUTIVO

DM – Qual a participação da Kofax no cenário mundial?

A Kofax é parte do Grupo Dicom, líder mundial no tratamento de imagens, captura de dados e comunicações. Temos hoje mais de 2 mil funcionários em 15 diferentes países e atu-amos em outros 60 através de parceiros. Nosso faturamento global é de US$ 125 milhões/ano. Como fornecedora de software para a captura de informações em documentos eletrônicos e em papel, decidimos instalar uma subsidiária em São Paulo, apostando na expansão do mer-cado local. Mas, como outras empresas globa-lizadas, queríamos conquistar o mercado latino americano, mas não tínhamos o conhecimento deste mercado. Estivemos preparando-nos para esta atuação durante os últimos quatro anos. Realizamos estudos de mercado, via nossos parceiros, para assim termos a real dimensão deste mercado.

DM- Qual a expectativa de crescimento que a Kofax tem no mercado Latino ame-ricano?

Esperamos que com a atual estrutura de ma-rketing, suporte e vendas possamos atingir US$ 5 milhões, nos próximos 3 anos. Especialmente nos mercado brasileiro e também no México. O mer-cado do Brasil vem respondendo muito bem aos nossos produtos e até tem aumentado as vendas locais, via parceiros.

DM- Quanto a empresa pretende inves-tir no mercado nacional para alcançar este objetivo de crescimento?

O Brasil realmente é muito importante na estratégia da companhia . Temos como já disse bons e importantes parceiros que atuam no de-senvolvimento de verticais essenciais para o nos-so negócio.

O México ainda é nosso maior mercado, mas o Brasil deve superá-lo neste ano. Nos úl-timos três anos, crescemos 40% ao ano no País e isso deve se repetir.

DM -Quanto a companhia pretende in-vestir no Brasil?

Cerca de 3% do faturamento mundial será destinado ao mercado latino americano. A Amé-rica Latina signifi ca segundo estudos realizados pelo Rob Spender Group 5% do faturamento das empresas globalizadas. Acredita-se que serão des-tinados aproximadamente US$ 13 milhões.

DM- Como o senhor analisa o mercado brasileiro para as tecnologias de captura e gestão de documentos?

O Brasil está maduro para aplicação destas tecnologias, principalmente, para as ferramentas de gestão eletrônica de documentos em compa-ração aos demais países latino americanos. As-sim as soluções apresentadas pela Kofax que são por natureza bastante completas, integram-se perfeitamente as demandas brasileiras. Com os nossos softwares, as empresas buscam agilizar os processos de negócios e administrar melhor

as informações para atender a regulamentações internacionais.

DM- Quem são os clientes alvo da Ko-fax no Brasil?

Entre os cerca de 300 clientes no mercado brasileiro, estão operadoras de telefonia móvel, que usam seus sistemas para capturar dados dos contratos de abertura de conta, além do segmen-to bancário. O governo também é uma das verti-cais que queremos explorar . Nossos clientes, em potencial, estão em todos os segmentos, princi-palmente aqueles que usam software de ERP, por exemplo, já que precisam imputar informações no sistema, Apesar da comercialização de sistemas de gestão ser grande, a venda de capturing ainda está em baixa, o que abre um espaço para uma atuação maior no País.

DM- O senhor destaca a atuação dos parceiros da companhia no Brasil. Como o senhor vê esta relação daqui para o futuro?

Temos 25 parceiros atualmente, esperamos chegar a 40 e temos como meta atingir 100 ca-nais de venda nos próximos anos. O escritório no Brasil permite que todo o treinamento seja feito por aqui, sem a necessidade de enviar os técnicos aos Estados Unidos.

A busca por novos parceiros é feita em feiras e conferências de outras empresas ou da própria Kofax, em nossas aulas gratuitas durante esses eventos. Buscamos empresas que vendam siste-mas de gestão e soluções corporativas, e que me-lhorem esses sistemas com nossa tecnologia.

Esperamos atingir mais clientes na região nordeste do país, onde a empresa ainda não tem penetração mais forte. Nossos canais estão cadas-trados no programa CSP (Certifi ed Solution Provi-der), que oferece acesso a site de relacionamento, incentivo de marketing, entre outros benefícios.

Kofax se instala no Brasile planeja um crescimento de 40%

David Arthur - Diretor para a América Latina Kofax SP

David Arthur da Kofax

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