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FABRÍCIO RONCALIO
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO
DIAGNÓSTICO DO ATUAL MODELO DE GESTÃO DE MATERIAIS DA EMPRESA
MEGA PÃES
Administração de Materiais
ITAJAÍ (SC)
2009
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
2
FABRICIO RONCALIO
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO – TCE
DIAGNÓSTICO DO ATUAL MODELO DE GESTÃO DE MATERIAIS DA EMPRESA
MEGA PÃES
Trabalho de conclusão de curso desenvolvido para o Estágio Supervisionado do curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas Gestão da Universidade do Vale do Itajaí.
ITAJAÍ – SC, 2009
3
Dedico este trabalho, fruto de muito empenho e
dedicação aos meus pais, Claudio e Marli, aos meus
irmãos, cunhados e amigos.
4
Agradeço aos meus pais que tanto me apoiaram e de
tudo fizeram para que eu chegasse até aqui. Agradeço a
Deus, pois sem ele nada teria suportado e, também aos
amigos e ao meu orientador, pelo tempo a mim
dedicado, tornando possível a realização deste trabalho.
5
“Tudo o que chega, chega sempre por alguma
razão."
Fernando Pessoa
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EQUIPE TÉCNICA
a) Nome do estagiário
Fabrício Roncalio
b) Área de estágio
Administração de Materiais
c) Supervisor de campo
Alessandra Pedro Elias
d) Orientador de estágio
Guido Renato Miranda
e) Responsável pelos Estágios de Administração
Prof. Eduardo Krieger da Silva
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DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
a) Razão social
Mega Elaboração e Comércio de Pães LTDA-EPP
b) Endereço
Rua Padre Valente Simeone, nº 436
Bairro: Aventureiro
Cidade: Joinville – SC
c) Setor de desenvolvimento do estágio
Departamento de Produção
d) Duração do estágio
240 horas
e) Nome e cargo do supervisor de campo
Alessandra Pedro Elias
Sócia/Gerente
8
AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA
Joinville, 03 de Novembro de 2009.
A Empresa Mega Pães, declara para os devidos fins, que concorda com o
projeto de estágio apresentado pelo Estagiário Fabrício Roncalio, acadêmico do
curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da
Universidade do Vale do Itajaí, e se propõe a oferecer condições necessárias para o
bom andamento do mesmo.
____________________________________
Alessandra Pedro Elias
Sócia/Gerente
9
RESUMO
No contexto da Administração de materiais, ferramentas como planejamento e controle das entradas e saídas, assim como a melhor forma de acondicionar a matéria-prima até sua transformação ao produto final são indispensáveis para os processos de melhorias. Com o intuito de identificar a atual gestão de materiais e sugerir mudanças a tal, é o propósito do estudo desempenhado na empresa Mega Pães, situada na cidade de Joinville, SC. Para a ampliação do trabalho, utilizou-se como tipologia de estágio uma pesquisa diagnóstico. O uso de entrevistas e da observação como ferramentas para extrair as informações e qualificá-las, foram necessárias para realização da pesquisa. O trabalho possibilitará a empresa repensar sobre aspectos não desempenhados atualmente, como melhorias na obtenção de suprimentos, recebimento, aquisição de um software para controle das entradas e saídas de materiais, um novo layout para armazenagem dos recursos, além de empregar no planejamento o uso da curva ABC e o inventário rotativo, a fim de cruzar informações sobre o estoque físico e o disponível no sistema a ser implantado. Com base na pesquisa realizada na Mega Pães, tornou-se possível apontar e discutir a relevância de melhorias a respeito de administração de materiais. PALAVRAS-CHAVE: Controle, Estoque, Gestão.
10
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Funções do Administrador ................................................................. 27
Quadro 1 – Estrutura do setor de compras ........................................................ 33
Figura 2 – Exemplo de curva ABC ..................................................................... 51
Figura 3 – Exemplo de codificação numérica ..................................................... 56
Figura 4 – Organograma da organização ........................................................... 62
Figura 5 – Inclusão de materiais – Estoque Fácil 6.4 ......................................... 76
Figura 6 – Cadastro de materiais – Hábil Empresarial Plus ............................... 77
Figura 7 – Cadastro de clientes e fornecedores – Fusion Tech Controle de
Estoque ...............................................................................................................
78
Figura 8 – Tela de cadastro de fornecedores – Estoque Fácil ........................... 80
Figura 9 – Tela de entrada de materiais por número – Estoque Fácil ................ 81
Figura 10 – Tela da inclusão das saídas de materiais – Estoque Fácil .............. 82
Figura 11 – Tela etiquetas com código de barras .............................................. 83
Figura 12 – Tela custo total de estoque II – Estoque Fácil ................................. 83
Quadro 2 – Ficha Técnica do Pão Sovado ......................................................... 84
Figura 13 – Modelo de palete de plástico ........................................................... 89
Figura 14 – Modelo de estante de aço ............................................................... 89
Figura 15 – Layout proposto para área de produção ......................................... 90
Figura 16 – Modelo de tabulação de dados da curva ABC ................................ 92
Figura 17 – Tela de registro de inventário – Estoque Fácil ................................ 93
Figura 18 – Modelo de cartão de inventário ....................................................... 94
11
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 – Classificação dos materiais da empresa Mega Pães ....................... 63
Tabela 2 – Plano de melhorias ........................................................................... 73
Tabela 3 – Cotação de preços dos softwares analisados .................................. 78
Tabela 4 – Vantagens e desvantagens dos softwares analisados ..................... 79
12
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ABIP – Associação Brasileira da Indústria de Panificação e Confeitaria;
ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária;
PEPS – Primeiro que entra, primeiro que sai;
PVPS – Primeiro que vence, primeiro que sai;
UEPS – Último que entra, último que sai.
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 16
1.1 Problema da Pesquisa / Justificativa ........................................................ 17
1.2 Objetivo ....................................................................................................... 18
1.3 Aspectos Metodológicos ........................................................................... 19
1.3.1 Contextualização do trabalho de estágio ................................................... 19
1.3.2 Contexto e participantes ............................................................................ 20
1.3.3 Instrumento e procedimentos de coleta de dados ..................................... 21
1.3.4 Tratamento e análise dos dados ............................................................... 22
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ...................................................................... 24
2.1 Administração ............................................................................................. 24
2.1.1 Administração como ciência ...................................................................... 25
2.1.2 Funções da administração ......................................................................... 26
2.1.3.1 Planejamento .......................................................................................... 28
2.1.3.1.1 Planejamento estratégico .................................................................... 29
2.2 Administração de Materiais ....................................................................... 31
2.3 Compras ...................................................................................................... 32
2.4 Estoque ........................................................................................................ 34
2.5 Gestão de Estoque ..................................................................................... 36
2.5.1 Inventário físico .......................................................................................... 37
2.5.1.1 Inventário periódico ................................................................................ 38
2.5.1.2 Inventário rotativo ................................................................................... 39
2.5.2 Giro do estoque ......................................................................................... 40
2.5.3 Cobertura de estoque ................................................................................ 41
2.5.4 Níveis de serviço ....................................................................................... 42
2.6 Níveis e Políticas de Estoque .................................................................... 43
2.6.1 Estoque mínimo ......................................................................................... 45
2.6.2 Estoque máximo ........................................................................................ 46
2.6.3 Ponto de pedido ......................................................................................... 47
2.7 Classificação de Estoques de Materiais ................................................... 49
14
2.7.1 Curva ABC ................................................................................................. 50
2.8 Avaliação do Estoque ................................................................................ 52
2.8.1 Custo médio ............................................................................................... 53
2.8.2 Método PEPS ............................................................................................ 53
2.8.3 Método UEPS ............................................................................................ 54
2.9 Codificação ................................................................................................. 55
2.10 Armazenagem dos Materiais ................................................................... 57
2.11 Ficha Técnica ............................................................................................ 58
3 RESULTADO DA PESQUISA ......................................................................... 60
3.1 A Organização ............................................................................................. 60
3.2 Histórico da Organização .......................................................................... 60
3.3 Organograma .............................................................................................. 61
3.4 Descrever a Atual Administração de Materiais ........................................ 62
3.4.1 Classificação de materiais ......................................................................... 62
3.4.2 Compras .................................................................................................... 65
3.4.3 Armazenagem ........................................................................................... 66
3.4.3.1 Primeiro que vence, primeiro que sai ..................................................... 66
3.4.3.2 Agência nacional de vigilância sanitária ................................................. 67
3.4.4 Classificação e codificação dos materiais ................................................. 68
3.4.4.1 Ean Brasil ............................................................................................... 68
3.4.5 Ficha técnica .............................................................................................. 68
3.5 Identificar as Principais Deficiências Encontradas ................................. 69
3.6 Desenvolver um Plano de Melhorias das Anomalias.............................. 70
3.6.1 Plano de sugestão de melhorias ............................................................... 71
4 PROPOSTA PARA A ORGANIZAÇÃO .......................................................... 75
4.1 Softwares Disponíveis no Mercado .......................................................... 75
4.1.1 MGT Software ............................................................................................ 75
4.1.2 Koinonia Software ...................................................................................... 76
4.1.3 Fusion Tech ............................................................................................... 77
4.1.4 Análise dos softwares ................................................................................ 78
4.1.5 Software para aquisição futura .................................................................. 80
4.2 Ficha Técnica .............................................................................................. 84
15
4.3 Suprimentos ................................................................................................ 85
4.4 Recebimento de Materiais ......................................................................... 86
4.5 Armazenagem e Layout ............................................................................. 88
4.5.1 Primeiro que vence, primeiro que sai ........................................................ 90
4.6 Curva ABC ................................................................................................... 91
4.6.1 Inventário rotativo ...................................................................................... 92
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................ 96
5.1 Recomendações para Trabalhos Futuros ................................................ 97
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................. 98
DECLARAÇÃO DE DESEMPENHO DE ESTÁGIO........................................... 101
ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS .............................................................. 102
16
1 INTRODUÇÃO
Para a sobrevivência no ambiente externo, se torna necessária uma
preocupação com os fatores internos. Empresas do segmento alimentício
necessitam conquistar soluções para otimizar seus processos, sem desperdícios.
Segundo a ABIP - Associação Brasileira da Indústria de Panificação e
Confeitaria (2009) no ano de 2008 houve um crescimento do setor na ordem de 11%
e, em 2009 até o mês de abril essa tendência se evidenciou com o aumento de 14%
na média nacional. Esse aumento no percentual evidencia um mercado em plena
expansão.
A administração tem como função, corrigir as problemáticas do cotidiano,
bem como buscar um sistema de produção ágil e eficaz, onde recursos materiais
merecem foco fundamental para a continuação do processo.
Nesse sentido, afirmam Laugeni e Martins (2006, p. 200) que “o
armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consiste em
armazenamento adequadamente de matérias para que seja possível sua rápida
recuperação e a manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja
facilitada [...]” visando desta maneira, evitar perdas desnecessárias.
A empresa de pequeno porte Mega Pães especializada na elaboração e
distribuição de pães industrializados, está localizada na região Joinville – SC, não
menos obstante, distribui seus produtos em diversas cidades, como por exemplo, o
mercado do Vale do Itajaí, onde proporciona produtos de qualidade e preços
competitivos ao mercado, tendo em vista o crescimento constante. A empresa Mega
Pães busca espaço no ambiente externo, visando à grande expansão do mercado
no setor de panificação e similares.
Por se tratar de uma empresa do ramo alimentício, há a necessidade de ter
um estoque que supra a demanda e ao mesmo tempo seja mínimo, devido aos
recursos perecíveis. Um controle e planejamento da entrada e saída de materiais e
um ambiente de armazenamento adequado são necessários para que se possam
economizar recursos financeiros, evitando desta maneira, perdas desnecessárias,
visto que a Mega Pães sofre de tal deficiência.
17
Com a junção das informações necessárias, o acadêmico será direcionado a
realização de uma pesquisa juntamente a empresa Mega Pães, a fim de implantar
um sistema de estoque funcional as atividades desempenhadas na empresa citada.
Para o sucesso desse estágio, deverá conter a colaboração do gestor
envolvido com a produção e os colaboradores da área, onde será perceptível um
processo sólido com matérias-prima alocadas corretamente, seguindo um critério
pré-estabelecido.
1.1 Problema da Pesquisa / Justificativa
Para a delimitação do problema, torna-se necessário uma introdução do
projeto de estágio. Segundo Roesch (2007, p. 90) “um problema pode ser definido
tanto a partir da observação, como da teoria, ou ainda de um método que queira
testar”. Nesse caso, a empresa Mega Pães não possui um sistema de estoque
formalizado, sendo assim, os controles não são realizados. Isso gera desde
desperdícios de materiais até uma má distribuição do capital financeiro, levando em
consideração que desperdício de materiais são gastos que na maioria das vezes são
desnecessários e influenciam diretamente no capital financeiro da empresa.
Teoria e prática deverão estar consolidadas, no caso desse projeto que
propõe a descoberta: Qual é o atual modelo de gestão de materiais a fim de
sugerir melhoras para a empresa Mega Pães, em Joinville - SC?
O trabalho será importante para a empresa, pois trará vantagens no
processo de produção, visando à melhoria de estocagem e consequentemente, dará
suporte as entradas e saídas de materiais. Hoje há uma grande deficiência por falta
de um controle de materiais eficiente do estoque existente na empresa. A falta desse
controle de estoque acarreta em problemas como, por exemplo, a deterioração de
possíveis recursos, por muitos serem perecíveis, gerando desta maneira, gastos
financeiros desnecessários.
A universidade será contemplada com novos conhecimentos na ciência da
Administração de Materiais, no projeto proposto a empresa. Esse conhecimento
18
adquirido poderá ser utilizado como exemplo aos demais acadêmicos que se
interessem pelo tema futuramente.
O que é sugerido à organização, torna-se um desafio, a partir do momento
que a mesma, não possui nenhum tipo de controle sobre seus recursos materiais. É
uma forma de expandir o conhecimento acadêmico teórico que foi adquirido por
meio dos professores e das pesquisas, na prática, dentro desta organização.
1.2 Objetivo
O acadêmico percebeu a necessidade de distinguir objetivo geral de objetivo
específico. A autora Roesch (2007, p. 96) define essa diferença como “o objetivo
geral é formado de forma genérica o suficiente para abranger vários objetivos
específicos”. Ou seja, um complemento para a realização do projeto.
Este projeto de estágio teve como objetivo geral, diagnosticar soluções que
podem ser empregadas para maximizar a gestão de estoque, tanto no planejamento
quanto no controle da empresa Mega Pães, em Joinville - SC.
Considerando o objetivo geral citado anteriormente, destacam-se os
seguintes objetivos específicos:
- Classificar os materiais;
- Diagnóstico dos processos utilizados na Administração de Materiais;
- Identificar as principais deficiências encontradas;
- Desenvolver um plano para a implantação de um sistema de gestão;
- Sugerir melhorias nos processos de gestão de materiais;
- Propor a implantação das mudanças sugeridas.
Com a proposta de diagnosticar melhorias sobre a atual gestão de materiais,
pretende-se amadurecer a organização em pontos não vistos no período anterior ao
trabalho. Deste modo, fica a critério da empresa aderir ao novo método de trabalho
sugerido pelo acadêmico ou não.
19
1.3 Aspectos Metodológicos
Os aspectos metodológicos são importantes para o desenvolvimento do
trabalho, os itens devem ser claros para a contextualização, dos participantes e na
coleta e análise dos dados. Assim facilitou o alcance dos objetivos diagnosticados,
bem como, a sugestão de um sistema de estoque. Segundo Roesch (2007, p. 119)
“[...] mesmo que não se vá realizar um trabalho científico durante o estágio,
provavelmente alguns elementos dos métodos científicos serão realizados”.
Os métodos proveem de uma metodologia e tratam (do) de um processo,
conforme cita Oliveira (1999, p. 57) “[...] conjunto de processos pelos quais se torna
possível conhecer uma determinada realidade, produzir determinados objetos ou
desenvolver certos procedimentos ou comportamentos”.
1.3.1 Contextualização do trabalho de estágio
O objetivo do presente estudo foi analisar quais aspectos que podem
interferir na gestão de materiais da empresa em questão, além de promover
sugestões que possam aprimorar a administração de materiais.
Na tipologia desde estudo foi utilizada a pesquisa diagnóstico, pois este tipo
de pesquisa tem seu foco ligado a explorar o ambiente organizacional e de mercado
a fim de levantar problemas (ROESCH, 2005).
A tipologia utilizada para o desenvolvimento de pesquisa diagnóstico teve
enfoque qualitativo. Richardson (2007) complementa que a proposta da pesquisa
contribui ao delimitar o problema, para informação coletada torna-se necessário um
planejamento da pesquisa, utilizar-se de questionário prévio no momento da
observação ou entrevista para a coleta dos dados.
Portanto, para seguir as normas estabelecidas em um trabalho
predominantemente qualitativo, foi viável um estudo de caso para uma análise mais
profunda. Roesch (2007) conclui que o estudo de caso busca examinar um
fenômeno dentro de seu contexto. Dessa forma, obtêm-se maior facilidade para a
20
escolha do melhor sistema a ser introduzido na Mega Pães. Salientando que existirá
um suporte quantitativo para conquistar os resultados.
Utilizou-se também no trabalho o método de pesquisa exploratória, levando
em consideração a observação que Richardson (2007) fez, onde a pesquisa
exploratória é definida pelo autor como um método indicado ao pesquisador que
inicia um estudo em um determinado assunto.
Corroborando com o conceito do autor citado acima, Roesch (2007, p. 126)
descreve que é importante distinguir as fases exploratórias e descritivas do trabalho,
tais como:
Aliás, é comum que na fase exploratória se utilize a postura do método qualitativo de ouvir o que as pessoas têm a dizer e participar de eventos sem a preocupação de que isso possa influenciar os respondentes ou processos em andamento. Numa próxima etapa seguinte, a tendência é buscar medir alguma coisa, forma objetiva é o propósito do método quantitativo.
Este trabalho de conclusão de estágio iniciará utilizando o método de
pesquisa exploratória, de onde foram extraídas todas as informações necessárias
para que seja possível descobrir o melhor sistema a ser implementado na empresa
onde ocorrerá o planejamento do mesmo. O restante do trabalho seguirá a linha
descritiva buscando o enfoque ao propor a implantação de melhorias na empresa.
1.3.2 Contexto e participantes
Em sua trajetória para complementação do estágio, o universitário definiu o
grupo de onde extrair as informações necessárias à realização do projeto. De acordo
com Roesch (2007), o estágio pode estar concentrado em um departamento
específico, ou na organização como um todo, nesse caso, independente de ser de
pequeno ou médio porte, sendo importante descrever a área e a quantidade de
pessoas que a integram.
Para identificar o melhor programa de estoque a ser proposto à Mega Pães,
foi necessário fazer a delimitação da população participante. De um total de 37
21
funcionários, foram avaliados 25 colaborados da produção e 2 colaboradores da
área administrativa.
Lakatos e Marconi (1994, p. 224) definem população como “o conjunto de
seres animados ou inanimados que apresentam pelo menos uma característica em
comum”.
Para o gestor do Departamento de Produção e o proprietário, serão
empregadas entrevistas não estruturadas, a fim de definir o atual processo de
estocagem e descobrir quais são as principais expectativas esperadas com a
implementação de um programa efetivo de estoque na empresa. Corroborando com
os autores acima, Roesch (2007, p. 138) observa que “uma população é um
conjunto de pessoas ou empresas que interessa entrevistar para o propósito
específico de um estudo”.
O uso da observação não participante faz-se necessária para que o
processo produtivo possa ser desenhado e um futuro plano de melhorias contra
anomalias seja feito. Essa análise foi realizada com os colaboradores da produção
e administrativos envolvidos nas operações de materiais. Foram investigados
documentos como notas fiscais de mercadorias, planilhas em Excel para que
pudessem ser comprovadas as entradas e saídas de materiais, porém isso foi de
pouca valia, visto que a empresa não possui informações relevantes e
principalmente controle sobre esse procedimento.
A interação entre a universidade, o acadêmico e a organização facilitou a
descoberta do melhor programa de controle de estoque a ser implantado na Mega
Pães.
1.3.3 Instrumento e procedimentos de coleta de dados
Para o levantamento das informações, foi necessário o uso de instrumentos
para a coleta de informações que foram analisadas posteriormente, a fim de
alcançar os objetivos pretendidos. Conforme Richardson (2007, p. 69), “nessa etapa,
o pesquisador informa o período da coleta de informações, e a possível colaboração
do entrevistado”.
22
O acadêmico utilizará em sua pesquisa dados primários, resultantes das
entrevistas e observações. Desse modo, Mattar (2000, p. 48) define dados primários
e secundários como:
[...] dados primários são aqueles que não foram coletados antes, estando ainda em posse dos pesquisados, e que são coletados com o propósito de atender as necessidades específicas em andamento; dados secundários são aqueles que já foram coletados, tabulados, ordenados e às vezes até analisados e que são catalogados a disposição dos clientes.
Outro instrumento empregado foram as entrevistas com base não
estruturada ao gestor do departamento de produção e ao proprietário, a fim de
detectar o método de alocação dos recursos materiais utilizado pela empresa.
Richardon (2007) ressalta que não se torna um método de entrevista guiada, onde
pretende-se extrair informações para uma análise qualitativa.
O uso da observação não participante surgiu para identificar o processo
produtivo atual e identificar as deficiências que a falta de um sistema estruturado de
estoque faz aos colaboradores da área de produção. Para Richardson (2007) a
observação não participante é indicada para pesquisas exploratórias a fim de
levantar novos problemas e identificar determinados objetivos para a pesquisa.
Assim, houve a possibilidade da realização de um plano para agir contra as
anomalias encontradas na empresa e propor as sugestões cabíveis para que as
soluções pudessem ser implementadas.
1.3.4 Tratamento e análise dos dados
No quesito do tratamento e análise dos dados, o acadêmico respeitou todas
as normas e regras pré-estabelecidas para os trabalhos de conclusão de curso na
área da Administração. Segundo Roesch (2007, p. 128):
O tipo de dado coletado delimita as possibilidades de análise. Nesta seção sugere-se que o aluno imagine como fará a descrição e análise dos resultados de seu estágio. Poderá prever a utilização de gráficos, tabelas e estatística. Pensar na análise ajuda a criticar a própria coleta de dados.
23
Para analisar os dados qualitativos da pesquisa, que englobam as
entrevistas e as observações, o acadêmico seguiu a linha da análise de conteúdo,
onde contemplará seu trabalho por meio de citações indiretas extraídas das
entrevistas e relatórios da observação ao decorrer do trabalho. Para Roesch (2007,
p. 170):
As informações colhidas pelo entrevistador, por meio da aplicação de técnicas referidas, normalmente é apresentada na forma de texto. A análise de texto em pesquisas científicas tem sido conduzida principalmente mediante um método denominado de Análise de Conteúdo.
O tratamento e análise de dados proporcionaram ao acadêmico uma visão
clara sobre qual o tipo de sistema de estoque que será realmente útil para a
empresa Mega Pães.
24
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
O propósito da fundamentação teórica é contextualizar o tema escolhido e
relacioná-lo com os aspectos ligados a realidade do estágio.
Para Roesch (2005) a revisão da bibliografia levantará pontos que no projeto
inicial não foram delimitados com precisão. Richardson (1999, p. 300) menciona o
beneficio da revisão bibliográfica para o projeto:
Quando um assunto, tomado como tema para pesquisa, já mereceu o estudo por outros investigadores cabe, a esse respeito, dar um balanço antes de se empreender de fato a pesquisa que se tem em mente.
A busca para afirmar a viabilidade do projeto com o auxilio da bibliografia,
resultará em um bom embasamento teórico, aumentando o índice de eficiência
esperado inicialmente na introdução do estágio.
Serão abordados na fundamentação teórica, temas relacionados à
Administração de Materiais, bem como, estoque, sua gestão e os seus
procedimentos para uma armazenagem segura e correta.
2.1 Administração
Como ciência, a Administração busca alcançar as metas organizacionais,
tendo início no enfoque desde os recursos materiais, mercado, financeiro e até
mesmo o humano.
Na visão de Amboni e Andrade (2007, p. 3) o ato de administrar está
relacionado com cooperação de um grupo, o que auxilia para que as diversas
situações do mercado não surpreendam o administrador, como citam os autores a
seguir:
Entender o que é Administração em condições de incerteza, instabilidade e imprevisibilidade é uma questão ímpar que propõe desafios para qualquer gestor poder sobreviver e se manter no mercado, cada vez mais competitivo. Estamos convivendo com situações que estão exigindo o
25
trabalho em equipes e a cooperação de todos para facilitar o alcance dos objetivos comuns das equipes e das organizações.
Como observa Certo (2003, p. 4), “a administração esforça-se para encorajar
a atividade em grupo que leve ao alcance dos objetivos das metas organizacionais e
desencoraja a atividade individual que atrapalhe a realização dessas metas”.
A administração está relacionada a um mercado dinâmico e de incertezas,
onde planejamento e controle se tornam alternativas imprescindíveis para desvendar
possíveis fracassos. Administrar tem o sentido de alcançar um ou mais objetivos ou
metas impostas pela organização, por meio da utilização eficiente e eficaz dos
recursos.
Conforme cita Certo (2003, p. 4) “[...] combinar e utilizar os recursos de que
dispõe a organização para garantir que as empresas alcancem seus propósitos”, é
um excelente conselho, pois o sucesso e a permanência de uma empresa no
mercado são determinados pela forma como são transformados os recursos que
esta tem disponíveis.
Seguindo a mesma linha de raciocínio, Silva (2001) afirma que os recursos
que estão à disposição implicam na eficiência e eficácia, material, financeira e
humana. O uso da leitura, fala e audição resultará no processo da observação, a fim
de que as metas sejam alcançadas nos diferentes níveis e áreas de uma
organização.
Todo esse cuidado com o processo da observação só tem a agregar a
empresa, facilitando a supervisão das tarefas e promovendo a comunicação entre
diversos departamentos. Proporcionando desta maneira, que a empresa atinja novos
nichos de mercado.
2.1.1 Administração como ciência
A Administração é considerada uma ciência social não exata, pois seu
processo é altamente mutável. Sofre alterações em decorrência de um mercado que
está sempre em transição.
26
Antes mesmo de visualizar administração como ciência, Silva (2001, p. 29)
define a ciência como “um corpo sistematizado de conhecimento, baseado em
certos princípios de aplicação generalizada”. Generalização que traz a busca
incessante por novos métodos que auxiliem nas conquistas de resultados
satisfatórios. Esses resultados podem ser adquiridos em áreas afins que oferecem
suporte a administração que atualmente se conhece.
Como conceituam Amboni e Andrade (2007, p. 5), “a Administração como
ciência recebeu e recebe influencias de ciências como Filosofia, Sociologia,
Psicologia e Economia”. A união de áreas afins para construção do que é conhecida
hoje como administração.
Com o mesmo propósito, Silva (2001, p. 29) trata a administração como
ciência não exata, partindo do pressuposto de que existem mudanças constantes,
como cita:
[...] a administração não pode ser considerada uma ciência social exata, mas é uma científica porque um administrador se comporta do mesmo modo que um cientista. Os princípios que governam a formulação de metas, hipóteses, coleta de dados, análise e interpretação dos fatos, teste de conclusões e alcance das soluções dos mesmos. A grande diferença é que o administrador tem que operar sob certas limitações impostas pelas mutantes condições dos negócios.
Assim sendo, Amboni e Andrade (2007) ressaltam que a administração
trabalha com fenômenos complexos em que o profissional possui pouco
conhecimento. Pode-se afirmar que é uma ciência inexata, pois as decisões
tomadas são baseadas em informações altamente dinâmicas em um mercado em
plena alteração.
É notável que a administração receba influências das demais ciências para
sua construção. Contudo, o profissional da área necessita de aperfeiçoamento
constantemente, para conhecer o seu real papel dentro da organização.
2.1.2 Funções da administração
A contribuição do administrador para o resultado satisfatório perante a
organização, depende de algumas funções, que na visão de Silva (2001, p. 9) são,
27
“[...] atividades básicas que devem ser desempenhadas por administradores para
alcançar os resultados determinados e/ou esperados pelas organizações”.
De acordo com Amboni e Andrade (2007, p. 5) “para as organizações
alcançarem o desempenho esperado, precisam contar com as funções que
englobam o processo administrativo, conhecidas por funções do administrador”.
O profissional da área necessita de reciclagem constante. A busca por novas
soluções se torna cada vez mais complexa em um mercado em plena
transformação.
Corroborando, Amboni e Andrade (2007), Certo (2005) e Silva (2001) citam
que as funções que constituem os processos são o planejamento, organização,
direção e controle. O ato de planejar envolve a implicação de um plano ou decisão
que refletirá repercussão futura. Organizar é distribuir tarefas e poderes aos diversos
departamentos e alocação de recursos a fim de aperfeiçoar os processos. Dirigir
engloba liderança, como influenciar pessoas para que as mesmas realizem tarefas,
em busca de um objetivo comum, colaborador e organização. Por fim, controlar é
medir o desempenho atual para poder avaliar se foi chego à meta pré-estabelecida
inicialmente. A figura 01 exemplifica de forma sintética o que foi descrito acima:
Figura 01: Funções do administrador Fonte: Elaborado pelo acadêmico
Planejar
Controlar Organizar
Dirigir
28
Essas funções servem de parâmetro para a tomada de decisão, neste
sentido, Amboni e Andrade (2007, p.6) citam que:
Para que as funções do administrador funcionem na prática e proporcionem resultados eficientes, eficazes e efetivos, a retroação, também conhecida por feedback, possibilita ao gestor efetuar ajustes segundo as contingências internas e externas. Elas servem de parâmetro para o gestor tomar as decisões com os menos riscos e incertezas, dependendo do nível hierárquico em que ele se encontra.
As funções são interligadas, o resultado de cada uma delas depende do
resultado das outras três. Desempenham um papel importante para a tomada de
decisão, onde o gestor poderá ponderar as informações para a satisfação da
organização.
Tachizawa, Ferreira e Fortuna (2001, p. 3) ressaltam que administrar vai
além de resolver problemas, administrar é buscar soluções para possíveis
mudanças, como citam:
O papel do administrador não é de resolver todos os problemas da organização, o que é impossível, mais o de encaminhar soluções pertinentes à sua esfera de decisão e ser capaz de levar a organização ao crescimento, no sentido de prepará-la para agir em cima de problemas maiores e mais complexos, tornando-a capaz de enfrentar mudanças com rapidez, facilidade e eficiência.
Se as funções estiverem inter-relacionadas, aumentarão as perspectivas de
acerto na tomada de decisões, independentemente do nível em que estiverem. A
administração, com todas as novas concepções, é considerada uma das principais
chaves para a solução dos mais graves problemas que circundam o mundo moderno
atualmente.
2.1.2.1 Planejamento
Ao comandar uma organização, o administrador busca excelência e o
sucesso do negócio, porém, é necessária a investigação de informações
relacionadas ao mercado e as tarefas que deverão ser desempenhadas, por meio de
um estudo e o desenvolvimento de um planejamento.
29
Robbins (2000, p. 116) cita que o planejamento estabelece metas para uma
empresa, como:
[...] planejamento compreende as definição das metas de uma organização, o estabelecimento de uma estratégia global para alcançar essas metas e o desenvolvimento de uma hierarquia de planos abrangente para integrar e coordenar atividades. Diz respeito, portanto, aos fins (o que será feito) e também aos meios (como será feito).
Os resultados não podem ser analisados somente a curto prazo, o processo
das ações desempenhadas pelo plano, resultará em melhorias à longo prazo.
Segundo Rosa (1999) o planejamento compreende na avaliação da situação
da organização para a tomada de decisões futuras, caminho este que é classificado
como eficiente para o administrador.
De acordo com Montana e Charnov (2003, p. 117), “[]] o custo de um erro
resultante do velho método improvisado de tomar decisões é muito alto. O
planejamento obriga os gerentes a parar e analisar muito bem os problemas e
alternativas”.
Conforme os autores, o planejamento não exclui as chances de insucesso
de uma organização, mas tende a minimizá-los. Por meio desse estudo pode-se
trabalhar os pontos fortes e os pontos fracos de uma empresa assim como as
ameaças e oportunidades.
2.1.2.1.1 Planejamento estratégico
Na organização, existem objetivos a longo prazo e estratégias que são
adotadas para que esses objetivos possam ser alcançados. Essas estratégias
podem ser vistas como uma ação para atingir algum objetivo dentro da empresa,
onde influenciarão como um todo. Esse processo é classificado como planejamento
estratégico.
Para Oliveira (2007, p. 18 e 19) o planejamento estratégico é um
procedimento administrativo que dará maior suporte a direção da empresa,
conforme cita:
30
Planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação mercadológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com os fatores externos – não controláveis – e atuando de forma inovadora e diferenciada. O planejamento estratégico é, normalmente, de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à formulação de objetivos quanto à seleção dos recursos de ação a serem seguidos para sua consecução, levando em conta as condições externas e internas à empresa e sua evolução esperada.
O planejamento estratégico tem o objetivo de propor ações para melhorias e
prevenir a organização para a possibilidade de falhas futuras. Neste sentido,
Bateman (1998) complementa ao descrever que o planejamento estratégico envolve
tomada de decisão sobre objetivos e estratégias ao longo prazo. Fatores externos
são de forte influência para a proposição do plano, sendo elaborados pelos altos
executivos, embora não formulem ou implementem todo o plano.
Conforme citam os autores, pode-se conceituar planejamento estratégico
como um processo administrativo, que envolve as tomadas de decisões sobre o
rumo que a empresa deseja seguir, de forma que a empresa possa adaptar-se ao
mercado estabelecido.
De acordo com Fischmann e Almeida (2001, p. 16), planejamento
estratégico é, “[...] que dá a direção à organização adaptando-a ao seu meio
ambiente (Diretoria, Conselho de Administração)”.
Esse processo é formulado e definido pelas pessoas que integram os níveis
mais elevados da empresa, como por exemplo a diretoria e o conselho
adminstrativo.
Assim, Mintzberg, Ahlstrand e Lampel e (2000) complementam os demais
autores ao afirmarem que o planejamento estratégico pode ser apresentado como
uma geração de estratégia onde requer não somente previsibilidade, mas certa
estabilidade em sua formulação.
O processo para planejamento estratégico requer um estudo sobre atual
situação da organização para a definição de metas e objetivos, e assim chegar aos
resultados futuros desejados. Através de uma visão sistêmica, presidente e diretores
poderão prever e previnir situações importantes para a tomada de decisão.
31
2.2 Administração de Materiais
A responsabilidade de atingir o equilíbrio entre oferta e procura de recursos,
para que não haja desperdícios é função da Administração de Materiais. Interliga os
demais setores de uma organização, assim, proporciona acompanhar o período
desde a compra de suprimentos, sua armazenagem até a distribuição no mercado.
Como conceitua Viana (2000), a Administração de Materiais determina
quanto e quando adquirir para suprir os estoques de maneira adequada ao
processo. Essa operação pode incluir o planejamento e controle da distribuição dos
recursos, por meio de oferecimento de estágio requerido de serviços ao consumidor.
Arnold (1999, p. 26) descreve que a administração de materiais é “[...]
responsável pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor, passando pela produção
até o consumidor [...]”. Seguir uma sequência lógica facilitará o entendimento dos
mecanismos da administração de materiais.
Para Alt e Martins (2006, p. 4) a Administração de Materiais realiza um
trajeto até a chegada no consumidor final, como cita:
[...] engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.
Uma Administração de Materiais bem sistematizada trará ganhos à
organização, sendo uma vantagem competitiva perante o mercado. Gonçalves
(2004) visa à redução de custos, investimentos em estoque e maior poder de
barganha junto aos fornecedores para maximizar os lucros da empresa.
O profissional que atuará no segmento em questão, terá como função
planejar, dirigir, coordenar e controlar as atividades relacionadas desde a aquisição
de suprimentos para formar o estoque até seu destino ao consumidor final.
Francischini (2002) adverte que a Administração de Materiais planeja,
executa e controla as atividades do segmento fim de maior eficiência em seu
processo de produção e fluxos de caixas da organização.
Por atuar de forma sistêmica na organização, torna-se necessário aumentar
o grau de importância dado a Administração de Materiais para que se possa otimizar
32
os processos, desde aquisição da matéria-prima até sua saída para o consumidor
final.
2.3 Compras
A responsabilidade das compras é suprir as necessidades da produção dos
bens ou na prestação de serviços na quantidade esperada para que o mesmo ocorra
de forma satisfatória.
O departamento de suprimentos busca novas opções de materiais, preços
justos e fornecedores que possam atender a organização no momento da aquisição
para que não ocorram falhas.
Na visão de Arnold (1999, p. 207) um comprador tem como função, “[...] tem
a responsabilidade principal de localizar fontes adequadas de suprimentos e de
negociar preços”.
Ching (1999) ressalta que os fornecedores não devem ser tratados como
iguais, cada um possui sua particularidade e isso deverá ser respeitado. Assim, deve
ser definido o relacionamento como cada um do grupo.
Ao criar esse vinculo, será mais fácil atingir o objetivo esperado, suprir as
necessidades de materiais, planejar quantitativamente e satisfazer no momento
certo com as quantidades ponderadas.
Na visão Gonçalves (2004, p. 194) o planejamento e controle da aquisição
dos materiais são tidos como:
Ela requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisas e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento para assegurar que o produto está recebido no momento esperado, inspeção tanto da qualidade quanto das quantidades desejadas. Requer uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa: almoxarifado, no que tange ao armazenamento dos materiais; planejamento do estoque, responsável por definir as quantidades a serem adquiridas e os respectivos prazos da entrega; finanças, no que se relaciona a automatização e controle de pagamentos das faturas dos materiais recebidos e muitos outros setores da estrutura organizacional.
As funções do profissional de compras estão relacionadas com a elaboração
formal do material requisitado aos fornecedores, sua avaliação, emissão dos
33
pedidos de compras e monitoramento da entrega. Dias (2005) aborda que o
profissional do departamento de compras deve oferecer a empresa boas
negociações, com objetivo de aquisições de recursos apropriados ao processo para
trazer lucro à organização. Na procura de preços justos e encorajar os fornecedores
a enfrentar os novos desafios junto à empresa.
Dessa maneira, é oportuno conceituar as competências dos órgãos que
compõem a estrutura do setor de compras, segundo Viana (2000):
Cadastro de fornecedores:
Responsabilizam-se pelos fornecedores de materiais e de
serviços nos quesitos, avaliação, desempenho e
qualificação.
Processamento:
Responsável por receber todos os documentos vinculados
aos pedidos de compra.
Compras locais: Responsáveis pelas compras dentro do país.
Compras por importação:
Aquisição de materiais provenientes do exterior
necessitará da participação de um administrador com
especialidade em comércio exterior.
Diligenciamento:
Atividade para garantir as cláusulas contratuais, dando
uma atenção especial no prazo de entrega, documentos e
fiscalização das mercadorias pendentes, voltadas aos
interesses da organização.
Quadro 1: Estrutura do setor de compras Fonte: Adaptado de Viana (2000)
A cadeia de suprimentos está inserida na administração de materiais como
uma estrutura que oferece condições para um equilíbrio entre operacional e
financeiro da organização.
Para Gonçalves (2004) o profissional da área de compras deve estar atento
as eventuais flutuações de mercado, como sazonalidade de preços e disponibilidade
de materiais ou serviços, problemas com abastecimento e problemas relacionados à
importação de recursos desejados.
34
Perante a uma oscilação de mercado, o profissional de compras deverá
buscar alternativas para suprir as possíveis faltas de determinados recursos.
Conhecer bem o produto ou serviço que será adquirido, para beneficiar a
organização durante seu processo é de fundamental importância.
2.4 Estoque
Para aperfeiçoar os recursos transformados ou em transformação, as
organizações se preocupam se há excedente ou falta de materiais. Buscando
equilibrar e evitar desperdícios ou deficiências, objetivando o lucro para a empresa.
Chambers, Johnston, Slack (2002, p. 381) citam que “estoque é definido
aqui como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de
transformação”. De acordo com Ballou (2004, p. 249) estoque pode ser definido
como “[...] pilhas de matérias primas, insumos, componentes, produtos em processo
e produtos acabados que aparecem em numerosos logísticos e de produção da
empresa”.
Administrar estoques é uma ação que sofre interferência e influência de
diversos setores da empresa, onde irão ocasionar benefícios, facilidade e
atendimento ao cliente, e minimizar custos decorrentes de manter produtos
estocados.
Dias (2005) observa que a função da administração de estoque é elevar o
máximo o efeito lubrificante no feedback de vendas e ajustar o planejamento no
momento da produção. Remete a concepção de setores interligados.
Os processos de armazenamento de recursos transformados ou que
sofrerão tal operação, existirá pelo fato da diferença entre oferta e demanda. Visto
que existe a necessidade de manter um volume de recursos materiais e produtos em
estoque para acatar a demanda de mercado e suas variações.
Dessa forma, os autores Alt e Martins (2006, p.168) trazem a idéia de que o
estoque regula o fluxo na organização:
Os estoques têm a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Com a velocidade com que as mercadorias são recebidas –
35
unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas – é usualmente diferente da velocidade com que são utilizadas – unidades consumidas por tempo ou saídas -, há a necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor.
Por meio de uma boa administração de estoque é interessante aumentar o
giro de capital da empresa, assim, diminuir o ativo e conservar as vendas
constantes.
Na visão do autor Dias (2005) o objetivo da administração de estoque está
em aperfeiçoar o investimento ao fazer uso eficiente de seus meios financeiros,
tornado mínimo as necessidades de capital investido.
Uma das mais importantes atitudes é equilibrar esses custos com os
benefícios que irá proporcionar a respeito de sua eficiência operacional, sistema de
manuseio, aquisições e distribuição ao cliente.
Para que não haja problemas futuros em relação à manutenção do estoque,
deve-se possuir um equilíbrio nas entregas das mercadorias junto aos fornecedores,
conforme Viana (2000, p. 49) cita:
Quando se encomendam quantidades maiores, eleva-se o estoque médio, juntamente com o custo de mantê-lo. Manter um estoque custa os juros sobre o capital empatado mais as despesas da própria manutenção física – o aluguel ou amortização dos armazéns e os salários dos funcionários envolvidos. Portanto, para reduzir o custo com sua manutenção, deve-se simplesmente encomendar dos fornecedores entregas menores e mais freqüentes.
Dias (2005) cita que um controle de estoque torna-se necessário dentro da
organização. Deve-se saber os itens a serem estocados, quando deve-se
permanecer em estoque e quanto de materiais deverá ser adquirido para suprir suas
necessidades. Receber, armazenar os recursos de acordo com sua transformação e
avaliar as quantidades estocadas dos materiais estocados onde também serão
identificados os itens obsoletos e danificados é de suma importância. Dessa forma,
poderá chegar ao capital necessário envolvido.
A análise minuciosa e constante dos estoques traz ao administrador da área
de materiais, controle dos recursos a fim de que seja compatível com a demanda
esperada, ditando os volumes de capital envolvido, como poderá levar a
organização à vantagem competitiva.
O estoque é um investimento e depende do cumprimento dos diversos
departamentos para geração de lucro. Entretanto, é fundamental um sistema para
36
seu gerenciamento. A gestão de estoque surge para originar esse suporte, como
será abordado a seguir.
2.5 Gestão de Estoque
A atividade de gerir estoque trará suporte ao que se diz respeito a manter
equilíbrio do consumo, desde o processo da entrada da matéria-prima, o
armazenamento e a transformações necessárias para que se torne apta ao ponto de
venda ou consumo final.
Segundo Viana (2000, p. 117), “gestão é um conjunto de atividades que visa,
por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das
necessidades da empresa”.
Dirigir estoque é uma das bases da administração de materiais. Os recursos
transformados ou em operação necessitam de ambientes adequados para o
armazenamento, para que seja possível controlar as entradas e saídas para não
haver confrontos entre fornecimento e demanda.
Na visão Alt e Martins (2006) a gestão de estoque possui uma série de
ações que permite ao profissional da área de materiais apurar se os recursos estão
sendo utilizados e se estão bem alocados em relação aos setores.
Intervir no planejamento e controle só fará com que os procedimentos de
entradas e saídas sejam respeitados. Buscando sempre a maximização das
informações concebidas nas áreas interessadas e facilitando o manuseio em seus
processos.
Dias (2005) complementa ao afirmar que o controle não refere-se somente a
fase intermediária mas a todo o processo de estoque onde o gerente de materiais
deverá se ater a todos os detalhes.
Cabe a este setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais
do processo produtivo, envolvendo os almoxarifados e estoques em processo,
objetivando a não deixar faltar material e nem sobrar material além da demanda.
Como ressaltam Corrêa e Corrêa (2007), a gestão dos recursos
armazenados afeta variados setores, desde o financeiro, na quantidade de capital
37
estocado, até os gestores comerciais que tem a preocupação da falta de produto
acabado para atender o mercado, onde sua falta pode acarretar prejuízos.
Esses gestores são responsáveis pelo bom desempenho da organização no
controle da entrada e saída de materiais, acabados ou em transição. Erros podem
causar turbulências em outros departamentos, como financeiro e vendas, entre
outros. Consequentemente, atingir o consumidor final que receberá bens de
qualidade inferior ou sua ausência no mercado.
De acordo com Viana (2000), a gestão de estoque procura um equilíbrio
entre o estoque e o consumo, considerando a entrada de materiais desnecessários,
planejamento das atividades de gestão e centralização das informações. Implantar
políticas e padronizações para a estocagem e realizar análise para a retirada de
materiais obsoletos e danificados a fim de proporcionar ao processo material de
qualidade para suas finalidades são importantes. Sempre visando à aquisição dos
recursos na quantidade certa sem criar possíveis desperdícios.
Para que a gestão de estoque ocorra, deve ser controlada à entrada,
processo e saída dos recursos. De maneira que a aquisição seja realizada na
quantidade exata, a fim de não existir prejuízos, onde o capital investido possa gerar
lucro. Com a alta concorrência, descuidos desnecessários podem afetar a saúde da
organização.
2.5.1 Inventário físico
As organizações estão atentas ao número de materiais estocados, com o
que é proposto pelos registros. De modo que, a contagem de cada item irá
demonstrar se há exatidão no controle do sistema de estoque. Alt e Martins (2006,
p.199) descrevem que “O inventário físico consiste na contagem física do estoque”.
Inventário é uma metodologia da administração de materiais que consiste no
levantamento físico e financeiro de todos os bens, cuja finalidade é a contatibilização
entre o registrado e o existente. Para Pozo (2002) essa contagem dará suporte a
apuração do balanço do ano fiscal e o imposto de renda.
38
Bens não registrados e não controlados podem causar problemas no que se
refere a atrasos na entrega dos pedidos aos clientes, por meio da falta de
informações que poderá gerar um planejamento ineficiente.
Além de detectar a presença de estoque obsoleto, o caixa da empresa
ganha com a introdução do inventário. Alt e Martins (2006, p.199) observam que:
O grande controle que pode ser feito em qualquer organização para auxiliar o fluxo de caixa é o referente aos inventários. Estoque em excesso é ganhar dinheiro à toa, arcar com um custo que não traz benefícios algum.
Os benefícios de um inventário são verificar eventuais desvios no controle
de estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados. Informações
estas, precisas para a organização.
Jacobsen (2003) ressalta que a prática do inventário, permite a apuração do
estoque total do balanço contábil, que atende a controladoria na verificação da
possível ausência de algum recurso, e assim apurar o consumo real.
A realização do inventário nas organizações trará um suporte não somente
na administração de materiais, mas irá refletir também no fluxo de caixa. Esse
procedimento pode ser periódico ou rotativo.
2.5.1.1 Inventário periódico
O inventário realizado uma ou no máximo duas vezes ao ano para o
confronto de informações de materiais é denominado periódico. Sua concretização
está no fim de cada exercício fiscal da empresa.
Na visão dos autores Alt e Martins (2006, p.199) “normalmente no
encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano, faz-se a contagem
física de todos os itens do estoque”.
Para que a contabilização física ocorra sem sofrer possíveis interferências e
gerar erros, a paralisação torna-se necessária nesse período. Para verificar o
estoque real, Jacobsen (2003, p.62) aponta para uma paralisação para que a
mesma seja realizada, o autor cita:
39
O inventário geral ou periódico exige a paralisação de cada área inventariada devido sua abrangência (todo o estoque), o que demanda um tempo significativo de realização e o emprego de uma força-tarefa para que a contagem se faça menor no tempo possível (1 a 3 dias). Recomenda-se que os itens das classes C sejam contados somente uma por ano.
No processo do inventário periódico, a apuração de todos os bens será
realizada de uma única vez, onde se inclui desde os locais de armazenamentos
considerados de recebimento e intermediários, materiais alocados para
transformação e os produtos acabados já efetivos.
Jacobsen (2003) cita que o recrutamento das pessoas envolvidas na
contagem dos materiais estocados, deve levar em conta, o total de itens, suas
particularidades e tempo estimado.
A importância do inventário periódico é que ao menos uma vez ao ano, a
organização conhecerá o total de itens alocados no seu estoque e confrontar com o
controle diário.
2.5.1.2 Inventário rotativo
Ao contrário do inventário periódico, no inventário rotativo a contagem será
ao longo do ano e não em uma data pré-estipulada como na anterior, sem qualquer
paralisação no processo operacional.
Jacobsen (2003, p.62) cita que, “[...] contagens são distribuídas ao longo do
ano, com maior frequência, através de programação que envolve mensalmente
determinados itens de material”.
O processo do inventário rotativo é a contabilização física do estoque em
intervalos regulares inserido em um exercício. As contagens são concentradas por
cada grupo de itens em períodos estipulados. Esse procedimento poderá ocorrer de
forma semanal ou mensal.
Como observam Alt e Martins (2006, p. 200) para que o inventário rotativo
aconteça, deverá seguir um critério bastante usual (, como citam):
Um critério usual é contar a cada três meses 100% dos itens da Classe A (33,3% ao mês, aproximadamente), 50% dos itens da classe B (16,6% ao mês) e 5% dos itens da classe C (1,6% ao mês).
40
Esse método torna-se mais lucrativo e benéfico a partir do ponto em que não
houver necessidade de paralisar as operações. A identificação de deficiências,
assim como aperfeiçoar os controles, possui mais tempo ágil para as alterações,
viasando que o inventário rotativo é feito periodicamente.
Conforme cita Jacobsen (2003, p. 62) uma das vantagens do inventário
rotativo é “[...] não exigindo a paralisação da área inventariada e dando melhores
condições de análise das causas das discrepâncias, permitindo que os procedam
aos ajustes e melhor controle”.
O inventário rotativo traz a idéia de controlar os estoques de forma
permanente, não somente uma única vez ao ano. Essa abordagem modifica-se a
qual seguimento a organização está inserida.
2.5.2 Giro do estoque
Com o processo de produção em ritmo contínuo, há um grande giro e
renovação de recursos na empresa. Sem o controle exato, os desperdícios podem
aparecer. Essas informações são necessárias para que o gestor de materiais possa
ter o controle das entradas e as saídas de matérias-primas e produtos acabados na
organização.
Alt e Martins (2006, p. 203) descrevem que, “o giro do estoque mede
quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou”.
Pode-se definir giro dos estoques na quantidade de vezes em determinado
período, que o estoque que a empresa mantém se renova ou é vendido.
Nesse sentido, o estoque deve estar sempre em transformação. Mércio
(2003, p. 48) observa que estoque sem movimentação se torna obsoleto, e cita:
Em qualquer tipo de empresa há um espaço de tempo considerado normal para que os materiais possam ser produzidos ou adquiridos (para venda ou consumo interno) e convertidos em capital e serviço. Se os itens forem mantidos no estoque além deste período, a empresa estará incorrendo num acréscimo dos custos e na diminuição da velocidade do retorno do investimento feito, resultando em prejuízo ou deixando, na melhor das hipóteses, de remunerar melhor seu capital.
41
De maneira geral o melhor é que a organização desfrute de um giro alto de
estoque, pois significará maior volume nas vendas.
Abaixo é exemplificada a fórmula do cálculo do giro de estoque, nos
parâmetros de Alt e Martins (2006).
Giro do estoque = Valor consumido no período
Valor do estoque médio no
período
O indicador é calculado como sendo o resultado da divisão entre o custo de
mercadorias vendidas e o valor do estoque médio da empresa. Vale lembrar que
para determinar o período médio dos estoques de uma empresa, basta apenas
dividir o número 365 pelo giro de estoques.
Como ressalta Jacobsen (2003), o giro deve ser comparado com o padrão e
o real da empresa, e a disponibilidade de recursos financeiros (disponíveis) para
investir nos estoques e considerar as políticas e programações feitas pela
organização.
Essa rotatividade de material em transformação ou acabado deverá estar
interligado como as demais áreas, para que sua falta ou excesso não possam afetar
o processo de produção, vendas e até o fluxo de caixa da organização. Quanto mais
alto o giro, menor será o investimento estagnado.
2.5.3 Cobertura de estoque
A cobertura de estoque indica quanto tempo o estoque consegue suportar a
demanda e consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimentos. Como
conceituam Alt e Martins (2006, p.204), “a cobertura indica o número de unidades de
tempo; por exemplo, dias que o estoque médio é suficiente para cobrir a demanda
média”.
42
Torna-se um risco, a falta de mercadoria para atendimento ao mercado
quando a cobertura de estoques for muito baixa, mas caso contrário, com o índice
de cobertura muito alto, também pode-se correr o risco de ter um estoque obsoleto.
Na visão de Jacobsen (2003, p. 50) “a cobertura o tempo de consumo
equivalente do estoque médio ou estoque real”.
A seguir, a fórmula do cálculo da cobertura de estoque, nos parâmetros de
Alt e Martins (2006).
Cobertura em dias =
Número de dias do período em
estudo
Giro
Jacobsen (2003) ressalta a importância de trabalhar com as fórmulas
sempre nas unidades de tempo iguais. Se for substituir número de dias para meses,
consequentemente o giro deverá ser mensal.
Pode-se definir que quanto menor a cobertura, maior o risco de falta de
recursos. Porém, uma cobertura altíssima implica em grandes investimentos em
estoque.
2.5.4 Níveis de serviço
Os níveis de serviço também conhecidos como níveis de atendimento,
trazem a concepção de oferecer ao seu cliente a quantidade desejada de
mercadoria, contida no estoque.
Como conceituam Alt e Martins (2006), esse indicador se faz eficiente pelo
fato de atender as solicitações do mercado. De modo que, quanto mais requisições
atendidas em suas quantidades solicitadas, maior será seu nível de serviço. Isso
demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas pelo
fato de não existir a mercadoria em estoque.
43
Segundo Jacobsen (2003, p. 51) o nível de serviço “indica em percentual o
quanto a parcela da previsão de consumo das vendas (matéria–prima e produto
acabado) deverá ser fornecida”.
Abaixo é exemplificado a fórmula do cálculo do giro de estoque, nos
parâmetros de Alt e Martins (2006).
Nível de serviço = Número de requisições atendidas
Número de requisições efetuadas
Esse procedimento faz com que a relação fornecedor/cliente torne-se ágil e
personalizado. Onde a organização que irá efetuar a venda da matéria–prima e do
produto acabado dará um suporte no controle do estoque de seu cliente, de forma
que o estoque não fique obsoleto.
2.6 Níveis e Políticas de Estoque
É notável que os altos investimentos de capital de giros das empresas estão
em sua maioria ligados aos estoques. Com a preocupação nos desperdícios e
custos elevados, as organizações vêm com o propósito de buscar alternativas de
eliminar o excesso e a falta dos materiais.
Viana (2000, p. 169) aborda o seguinte aspecto:
O ideal almejado é o estoque zero, ou seja, transportar para o fornecedor todos os encargos advindos de sua manutenção, como capital imobilizado, edifícios para armazenagem, máquinas, equipamentos, acessórios, funcionários etc.
Na tentativa de diminuir o estoque, o gestor de administração de materiais
busca ferramentas e alternativas para minimizar os riscos com recursos obsoletos e
capital investido estagnado.
Segundo Dias (2005, p. 20) administrar estoque “[...] é otimizar o
investimento , aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as
necessidades de capital investido em estoque”.
44
Maximizar o giro de estoque trará para a organização um menor capital
investido. Existem políticas que a serem aplicadas, que possibilitam alcançar os
resultados esperados.
Na concepção do autor Viana (2000, p. 196) “Just in time é a produção na
quantidade necessária, no momento necessário, para atender à variação das
vendas com o mínimo de estoque em produtos acabados em processos e em
matéria-prima”. O Just in time visa eliminar qualquer tipo de desperdícios encontrado
no processo produtivo, por meio do atendimento as vendas com o menor estoque
possível ao operar com tal volume.
Tubino (1999, p. 71) traz a idéia do Just in time no processo de uma
produção, assim como cita:
Os sistemas de produção do just in time buscam continuamente o aumento da flexibilidade, seja pela forma estrutural de distribuição dos recursos em unidades de negócios focalizadas, como células de fabricação e montagem operadas por funcionários polivalentes, seja pela diminuição dos lotes de produção a partir da redução dos tempos de setups e eliminação de atividades que não agregam valor aos produtos, ou ainda, pela estabilização ou sincronização das demandas dentro da cadeia produtiva que a empresa está inserida.
Outra alternativa é o método Kanban, que é uma ferramenta japonesa,
assim como o Just in time, que tem o intuito de sinalizar o início ou a conclusão das
operações.
Dias (2005) diz que o Kanban vem com o propósito de atingir metas do Just
in Time, porém no Kanban, são utilizados cartões para sinalizar o momento de
produzir.
Age no sentido de minimizar o tempo de partida da máquina e as dimensões
dos lotes, determinando apenas as quantidades necessárias estipuladas pela
demanda.
Tubino (1999, p. 88) complementa ao descrever sobre o uso dos cartões no
sistema Kanban para ativar a produção (, ao citar):
O sistema kanban funciona baseado no uso de sinalizações para ativar a produção e movimentar os itens pela fábrica. Essas sinalizações são convencionalmente feitas com base nos cartões kanban e nos painéis porta-kanbans, porém pode utilizar-se de outros meios, que não cartões, para passar as informações.
45
Analisando o que foi citado acima, os níveis e políticas de estoque trazem a
idéia de produção e armazenagem de recursos dentro de suas necessidades reais
para as não conformidades, ou seja, que capital investido permaneça imóvel.
2.6.1 Estoque mínimo
A prática do estoque mínimo ou de segurança irá auxiliar tendo em vista a
menor quantidade de materiais a serem estocados, prevendo sempre o tempo certo
para sua reposição.
Como observa Pozo (2002), o estoque de segurança possui como intuito
prevenir eventuais faltas de recursos. É a quantidade mínima de recursos que a
organização deverá ter armazenado para cobrir possíveis falhas na entrega, por
parte dos fornecedores ou por meio do aumento da demanda.
Conceitua Viana (2000, p. 151) como “quantidade mínima possível capaz de
suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou a um consumo
desproporcional”.
As principais ações para a faltas de materiais, normalmente são os elevados
picos de consumo e atraso na entrega por parte dos fornecedores. Nesse sentido,
Dias (2005) agrega que entre as causas que podem ocasionam as faltas do estoque
estão às oscilações do consumo, atrasos no tempo de reposição, a rejeição de não-
conformidades e atrasos de entregas por parte dos fornecedores.
Ao programar um estoque mínimo muito alto, isso acarretará em custos de
aquisição e armazenagem, por outro lado, um estoque mínimo muito baixo, poderá
acarretar na falta de recursos armazenados, paralisação da produção e perdas nas
vendas.
Assim, Viana (2000) afirma que o cálculo necessário para chegar aos
resultados de um estoque de segurança, está atrelado ao nível de atendimento
fixado pela empresa em função da importância operacional e valor do recurso, além
dos desvios entre os consumos estimados e os realizados e o prazo médio de
reposição, como segue fórmula a seguir.
46
ES + K x TR x CMM
Legenda:
ES - Estoque Mínimo
K - Fator de Segurança
TR - Tempo de Reposição
CMM - Consumo Médio Mensal
Ocasionar a falta de recursos pode ocasionar prejuízos à organização, ou
sua sobra desnecessária. Desse modo, a administração de estoque deverá
estabelecer a implantação de um estoque de segurança para minimizar esse risco.
2.6.2 Estoque máximo
O propósito está em diagnosticar a quantidade máxima de um determinado
material a ser estocado, proporcionando ao mercado a quantidade necessária de
suprimentos solicitados, sem sua falta. Viana (2000, p. 149) refere-se sobre o tema
abordado como a “quantidade máxima de estoque permitida para o material”.
Para que seja empregada a ferramenta de estoque máximo, alguns critérios
devem ser levados em consideração, como os materiais disponíveis no
almoxarifado, o custo financeiro do estoque, rotatividade dos materiais e o ciclo de
vida do produto.
Pozo (2002, p. 60) salienta que o estoque máximo é a junção do estoque
mínimo com o lote de compra, como cita abaixo:
Estoque máximo é resultado da soma do estoque de segurança mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o lote em valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque em face de dinâmica de mercado, deixando margens que assegure, a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos da manutenção de estoque.
O estoque máximo refere-se à quantidade máxima de recursos que a
empresa deve estocar. Por meio da somatória entre estoque mínimo e o lote de
47
compra. Dessa forma, a organização terá suprimentos suficientes para possíveis
alterações do mercado.
A seguir, a fórmula do calculo do estoque máximo é demonstrada, nos
parâmetros de Pozzo (2002).
Emax = ES + LC
Legenda:
Emax – Estoque Máximo
ES – Estoque de Segurança
LC – Lote de Compra
A importância do estoque máximo para as organizações é suprir, sem falta,
o mercado com a quantidade de materiais solicitados. É valido frizar que o ponto de
pedido serve para controlar com alta eficiência os estoques máximo e mínimo. Sobre
isso, será abordado a seguir.
2.6.3 Ponto de pedido
O ponto de pedido torna-se necessário para a manutenção de estoque, onde
irá definir o pedido de compra para que não haja falta de recursos e
consequentemente, paralisação do processo produtivo.
Como conceitua Ching (1999, p. 44) “o ponto de reposição é dar início ao
processo de ressuprimento com o tempo hábil para não ocorrer falta do material”.
Nesse período, está contabilizado o tempo gasto desde a averiguação de qual
recurso carece ser reposto, até a chegada efetiva do material armazenado na
empresa.
Pozo (2002, p. 59) ressalta:
O ponto de pedido é quantidade de peças que se tem em estoque, garantindo o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Isso quer dizer que quando um determinado item que
48
atinge seu ponto de pedido, deve-se fazer o ressuprimento de seu estoque, colocando-se um pedido de compra.
Para que seja empregado o lote de reposição como alternativa cabível,
tornam-se necessários alguns cuidados em relação ao custo de frete, tamanho do
lote estipulado, manipulação dos materiais, bem como seu ciclo de vida para que
siga em perfeita condição ao seu destino.
Para Dias (2005), o tempo de espera desde a solicitação do pedido até o
momento de sua chegado pode ser dividida em três partes distintas. A primeira está
ligada à emissão do pedido de compra até a chegada no fornecedor. A segunda é o
tempo em que o fornecedor leva para fabricar, separar e emitir o faturamento para
ser transportado. E por fim, seu transporte. A saída do material do fornecedor até
seu recebimento pela empresa solicitante.
O lote de reposição é a quantidade média mensal de produtos vendidos,
dividido pela freqüência de compras de mercadoria ou matéria-prima.
Como observa Dias (2005), o ponto de pedido pode ser representado pelo
saldo de material em estoque, sua quantidade de reposição até o momento de um
novo ressuprimento no almoxarifado, onde é determinada a seguinte fórmula:
PP = C x TR + Emn
Legenda:
PP – Ponto de Pedido
C – Consumo Médio Mensal
TR – Tempo de Reposição
Emn – Estoque Mínimo
O ponto de pedido é de grande importância para a gestão de estoque, pois
aborda desde o momento exato da compra até sua chegada. Levando em
consideração também, que por intermédio do ponto de pedido, é possível saber a
quantidade correta a ser adquirida, dentro das necessidades da organização.
49
2.7 Classificação de Estoques de Materiais
Com o aumento dos materiais utilizados pela organização, tornou-se
indispensável à classificação dos itens existentes para um maior controle e
praticidade no desenvolver do processo.
Como conceitua Gonçalves (2004, p. 258) “[...] a classificação de materiais
tem com objetivo agrupá-los segundo determinados critérios como: forma,
dimensões, peso, tipo, uso etc.”. Esse processo facilita aos profissionais de
administração de materiais um melhor controle das operações, bem como, as
entradas e saídas de acordo com suas peculiaridades.
Na visão de Viana (2000, p. 51), “a classificação é um processo de
aglutinação de materiais por características semelhantes”. Nesse sentido, o grande
sucesso em gerenciar de forma eficiente o estoque, está relacionado à classificação
dos materiais da organização.
Gonçalves (2004, p. 258) ressalta sobre esse processo, ao citar:
A classificação de materiais tem por objetivo estabelecer um processo de identificação, codificação, cadastramento e catalogação dos materiais de uma empresa. A primeira fase da classificação é a identificação que consiste na análise e no registro dos principais dados que caracterizam e individualizam cada item de material em particular. Sua finalidade é identificar, a partir de uma especificação bem estruturada, cada item da empresa, A identificação é construída a partir de um processo descritivo que objetiva, seguindo regras específicas, atribuir uma nomenclatura padronizada para todos os materiais.
A classificação de materiais nasce com a necessidade do aumento das
operações, no sentido de evitar suas falhas pela insuficiência ou inexistência dos
recursos armazenados. Deverá ocorrer de tal maneira em que determinados itens
serão separados, em locais distintos. Dias (2005) exemplifica ao dizer que produtos
químicos precisarão ficar separados dos gêneros alimentícios, pelo simples fato que
o primeiro poderá contaminar os alimentos.
De acordo com a abrangência do produto, o mesmo tem sua classificação
feita, que diz respeito às várias características dos itens. A flexibilidade, permite a
relação dos diversos critérios de classificação, com uma ampla visão de gestão. E
por fim, praticidade onde afirma que a classificação deverá ser direta e simples.
50
Como uma ferramenta, a classificação de materiais possibilita de forma ágil
a distribuição dos itens no estoque. O simples fato de separar alguns recursos trará
agilidade para o processo e evitará possíveis contratempos, como por exemplo, o
desperdício que pode ocorrer quando dois recursos incompatíveis dividem o mesmo
local de armazenagem.
2.7.1 Curva ABC
Na administração de estoque, é notável que determinados itens possuam
maior ou menor valor financeiro. Assim, torna-se necessário uma classificação dos
materiais, visando à diminuição da possibilidade de desperdícios de receita e tempo.
A Curva ABC é um importante instrumento para a tomada de decisão
quando refere-se a estoque. Segundo Dias (2005, p. 83) “[...] ela permite identificar
aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua
administração”.
A curva ABC demonstra que todos os materiais possuem a mesma
importância, e a atenção deve ser fornecida ao mais expressivo. Viana (2000, p. 64)
observa ao afirmar que esse método é aplicável a quaisquer situações para
identificar o grau de importância dos recursos, como cita:
Trata-se de um método cujo fundamento é aplicável a quaisquer situações em que seja possível estabelecer prioridades, como uma tarefa a cumprir mais importante que outra, uma obrigação mais significativa que outra, de modo que a soma de algumas partes dessas tarefas ou obrigações de importância elevada representa, provavelmente, uma grande parcela das obrigações totais.
Sua utilização pode ser vantajosa por meio de redução das imobilizações do
estoque sem inutilizar sua segurança, pois controla de forma severa os recursos
classificados como A e superficialmente os C.
Como ressaltam Martins e Alt (2006) é uma análise para examinar estoque
em certo espaço de tempo, normalmente de seis meses ou um ano, de consumo,
em valor monetário ou quantidade dos materiais estocados para que possam ser
classificados de forma decrescente de importância.
51
Para que a curva ABC seja melhor compreendida, é classificada em classe
de grau de importância. Segundo Dias (2005), a classe A possui itens com maior
grau de importância, onde é notável uma atenção especial. A classe B encontra-se
em situação intermediária entra A e C. Por fim, na classe C os itens são menos
importantes e recebem pouca atenção por parte do administrador. A figura 2 traz um
exemplo de curva ABC:
Figura 02: Exemplo de Curva ABC Fonte: Adaptada de Gonçalves (2004, p.136)
Como observam Martins e Alt (2006, p. 211) as porcentagens dos itens
sofrem os seguintes critérios, citados abaixo:
Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são os mais significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os itens C representam o restante. A experiência demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total, são da classe A, enquanto uma grande quantidade, em torno de 50%, são da classe C e 30% a 40% são da classe B.
52
Ao considerar a organização como um todo, a curva ABC poderá definir
políticas de vendas e estabelecer prioridades e programas de produção. Tentando
eliminar problemas habituais na empresa.
Para identificar os materiais com maior movimentação financeira ou em
quantidade, o uso da curva ABC torna-se indispensável, além de uma fácil
visualização da evolução do estoque.
2.8 Avaliação do Estoque
A avaliação dos estoques consiste em uma visão financeira da
administração de materiais. Assim, controla o volume físico e financeiro dos
materiais alocados.
Como conceitua Gonçalves (2004, p. 150) a avaliação de estoque “[...] inclui
todos os itens da organização que tenha consumo concorrente [...]”. Nesse sentido,
estão inclusos as matérias-primas, produtos intermediários e os acabados.
A avaliação de estoque procura manter os menores índices de recursos
estocados, respeitando os níveis de segurança financeiro por meio do atendimento a
demanda.
Gonçalves (2004) afirma que há alguns métodos para a contabilização do
preço de cada item armazenado. São conhecidos como custo médio, PEPS e UEPS.
Esses métodos proporcionam informações exatas e atualizadas das matérias-
primas, produtos intermediários e os acabados que estão sob responsabilidade da
organização.
Na visão de Dias (2005), o processo de avaliação deve ter como parâmetro,
o preço do custo ou mercado. O preço de mercado está relacionado com o valor
descriminado na nota fiscal e o bem produzido pela empresa está atrelado aos
custos de fabricação desembolsados pela empresa.
Por meio dos critérios da avaliação de estoque, a organização poderá
desfrutar dados financeiros exatos, onde serão contabilizados, a fim de gerar
informações para tomada de decisão.
53
2.8.1 Custo médio
Dentro do processo de avaliação de estoque o custo médio é o mais
utilizado. Seu critério é o mais freqüente no Brasil para seus fins. Gonçalves (2004,
p. 150) afirma que o custo médio é o “[...] único aprovado pelas autoridades fiscais
para a realização do balanço das empresas”.
Como observa Jacobsen (2003) seu processo se dá ao lançar a saída de
materiais, onde possui como base a média ponderada do último saldo. O método do
custo médio respeita uma cronologia de entradas e saídas.
Segundo Pozo (2002, p. 84), “O procedimento de baixa dos itens de estoque
é normalmente feito pela quantidade da própria ordem de fabricação e os valores
finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos”.
Se o custo médio estiver adequado especificamente para o uso de uma
determinada ordem de produção, será o preço específico de aquisição.
Dias (2005, p. 159) contribui ao afirmar “esse método age como
estabilizador, pois equilibra as flutuações de preço; e, em longo prazo, reflete os
custos reais das compras de material”.
O custo médio prevê a saída de unidades fiscais do estoque, avaliados pela
média ponderada entre os registros da entrada de preços e os volumes diferentes no
estoque. Assim, age como moderador de preços, ao eliminar as variações que
possam ocorrer.
2.8.2 Método PEPS
O método de avaliação PEPS (primeiro que entra e primeiro que sai), é
derivado da expressão inglesa FIFO (first in first out) no registro de entradas de
valores no estoque por tipo de material.
Como observa Dias (2005) essa avaliação está relacionada com a saída do
material que foi concebido, assim, substituído pela mesma ordem cronológica.
54
Permite a valorização do bem armazenado, pois seus valores são subsequentes ao
preço atual do mercado.
O processo de precificação se relaciona com as saídas e o histórico da
aquisição, como cita Gonçalves (2004, p.151):
[...] leva em conta essa ordem e contabilizada as saídas de acordo com o histórico das entradas e perspectivas de preço, o que vai permitir computar o valor das saídas em função das quantidades requisitadas e as diversas entradas em seus preços.
Assim, Viana (2000) conclui que esse método é recomendado para estoques
perecíveis ao considerar a data de validade do bem, onde o primeiro a sair é o mais
próximo a vencer.
O PEPS possui como critério custear o preço mais antigo, ao permanecer o
mais recente armazenado. Dessa forma o primeiro a entrar será o primeiro a sair
contabilmente.
2.8.3 Método UEPS
Um método também utilizado para avaliação de estoque é o UEPS (último a
entrar, primeiro a sair) que é derivado da expressão inglesa LIFO (last in, first out).
Este método parte da idéia que o material mais recente a ser armazenado deverá
ser o primeiro a sair.
Conforme Gonçalves (2004), as saídas respeitam a ordem cronológica, onde
o último a entrar será o primeiro a sofrer o processo de saída. Assim, Dias (2005)
afirma que o UEPS será o método coerente em períodos de inflação, pois trará a
uniformidade ao preço dos recursos materiais armazenados para a venda no
mercado.
Por consequência, o valor do estoque final do período é designado pelas
primeiras aquisições, tendendo a aumentar o valor do estoque comparando com
método PEPS
55
Baseado na cronologia do primeiro a sair, último que entrou, essa operação
sempre terá uma valorização do saldo baseada nos últimos preços. Jacobsen (2003,
p. 98) ressalta que os custos registrados, serão os com recente entrada, como cita:
Baseia-se a premissa de que o baixo material deve ser efetuada pelos últimos custos registrados, ou seja, partindo sempre dos mais recentes, avançando para os mais antigos a medida do necessário.
Ao adotar o critério UEPS, a empresa se beneficiará por possuir custos mais
atuais aos produtos feitos, o que provoca normalmente a redução do lucro contábil.
Por esses motivos, o único método aceito pela legislação brasileira é a
contabilização pelo custo médio.
2.9 Codificação
A codificação permite a organização mais agilidade aos processos de
estocagem, simplificação dos registros dos itens para melhor localização e
identificação dos mesmos. Viana (2000) cita que a codificação além de ser uma
variação da classificação de materiais, proporciona maior agilidade não somente no
momento da estocagem, mas também facilita o atendimento perante o cliente. O
autor ainda cita que:
A solução encontrada foi à representação por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente numéricos que trazem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem universal de materiais da empresa. Assim nasceu a Codificação, que nada mais é do que a variação da classificação de materiais. (VIANA 2000, p. 93)
Essa variação tem como objetivo atribuir um código representativo de modo
que se consiga identificar um item pelo seu número e/ou letras. A codificação para
Gonçalves (2004, p. 259) “[...] consiste em atribuir uma série de números ou letras e
números e números para cada material, de tal forma que esse conjunto numérico ou
alfabético possa representar [...]”.
56
A codificação do material também tem como função promover e simplificar
os processos dentro da organização, onde por meio de um único código, podem-se
identificar as características do recurso empregado, bem como todos os seus
registros.
Gonçalves (2005), distingue os três sistemas mais utilizados na codificação,
o primeiro é o sistema alfabético, que é constituído por um conjunto de letras. O
próximo é o sistema alfanumérico, que se refere à mescla de números e letras para
representar o material. E por fim, o sistema numérico, que consiste em uma
combinação lógica de números.
Dessa forma, Viana (2000, p. 94) traz a idéia sobre a divisão da codificação,
onde segue um mesmo principio como cita o autor:
- grupo: designa a família, o agrupamento de materiais, como numeração de 01 a 99; - classe: identifica os materiais pertencentes à família do grupo, numerando-os de 01 a 99; - número identificador: qualquer que seja o sistema, há necessidade de individualizar o material, o que é feito a partir da faixa do 001 a 999, reservada para a numeração correspondente de identificação; - dígito de controle: para os sistemas mecanizados, é necessária a criação de um dígito de controle para assegurar confiabilidade de identificação pelo programa.
A Figura 03 representa o exemplo de um sistema numérico, como pode ser
visto a seguir:
Figura 03: Exemplo de Codificação Numérica Fonte: Adaptada de Gonçalves (2004, p. 263)
57
Nesse sentido, um sistema de codificação eficiente facilitará uma
comunicação interna entre materiais e compras, além da padronização dos itens,
controle contábil do estoque e permitirá também, uma gestão de estoque e compras.
Um sistema de codificação trará benefícios junto à organização, no que diz
respeito ao controle efetivo dos materiais armazenados, para que não haja
duplicidade de materiais. Consequentemente refletirá em processos mais rápidos,
maior espaço para armazenamento e um controle sobre os custos da empresa.
2.10 Armazenagem dos Materiais
Muitas organizações tratam o processo de armazenagem como um assunto
secundário, e ao acondicionar os materiais, acabados ou que sofreram o processo,
em pontos não estratégicos, acabam sofrendo perdas. Essa perda pode ser desde
tempo, processos até mesmo, materiais. Dessa forma, perdem em logística e
controle.
Na visão do autor Viana (2000), o objetivo de um armazenamento é utilizar o
espaço da organização nas suas três dimensões, onde será proporcionada uma ágil
e fácil movimentação dos suprimentos, desde seu recebimento até o momento da
expedição. O processo de armazenar envolve o material estocado que poderá ou
não sofrer o processo até sua venda ao mercado.
Ballou (2001) complementa que as instalações destinadas à armazenagem
trarão para a empresa um melhor controle e custos mais baixos ou flexibilizarão a
logística final. A armazenagem de materiais visa minimizar os custos e maximizar a
entrega dos produtos ao mercado.
Laugeni e Martins (2006, p. 265) ressaltam que “o armazenamento de
materiais é necessário para reduzir os custos de produção e fretes e para garantir
um melhor atendimento ao cliente”.
Para Viana (2000) alguns cuidados deverão ser analisados ao gerenciar o
processo de armazenamento dos itens. Fatores como definição de um local
adequado, higiene constante, políticas de preservação e segurança patrimonial,
como um layout adequado, são fundamentais para sua eficiência.
58
As organizações vêem reestruturando os processos de armazenagem para
satisfazer o mercado. Com o aumento dos números de pedidos, uma maior
variedade de materiais para as operações faz-se necessário, com isso, obtêm um
prazo menor nas entregas. Viana (2000, p. 309) define layout como um
planejamento eficiente para um espaço, com condições mais acessíveis e
econômicas para o material estocado em questão. Dessa forma, o autor ainda cita
que:
A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da existência de um layout, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do pessoal e do armazém.
Para que o estoque possa fluir, os recursos e equipamentos deverão estar
acondicionados de maneira a facilitar a movimentação pelo ambiente. Laugeni e
Martins (2006) citam que um bom armazenamento agilizará o processo de
informações, além de diminuir o espaço dos recursos alocados e consequentemente
seus custos.
Os materiais precisam ser alocados em espaços adequados, para que a
movimentação seja facilitada dentro e fora da organização. Sendo assim, o
administrador terá um maior controle sobre os itens e custos reduzidos no momento
desse processo.
2.11 Ficha Técnica
A ficha técnica pode ser considerada como um documento funcional, a fim
de analisar a distribuição das matérias-primas nos processos de produção. Castelli
(1999, p. 410) cita que a ficha técnica “descreve todos os ingredientes que entram
na composição do prato como as quantidades bem definidas”.
O uso desta ficha é exclusivo para o segmento alimentício, com objetivo de
não utilizá-la somente para a padronização dos processos, mas sim, para controle
dos custos referentes aos recursos empregados na produção. Dessa forma, Castelli
(1999) afirma que a ficha técnica não é um procedimento apenas para manter a
59
qualidade do produto final, mas também é importante para manter o controle dos
custos da organização.
Disponível por meio de tabelas, as informações encontradas nas fichas
serão: ingredientes, suas quantidades, preço de compra da matéria-prima até o
custo final do produto.
Deste modo, Castelli (1999) cita que a padronização da produção nada mais
é do que aliar qualidade com custos fixados. Então, a ficha técnica tende a agregar
agilidade nos processos e clareza na contabilização das informações.
60
3 RESULTADO DO ESTUDO
3.1 A Organização
A empresa Mega Elaboração e Comércio de Pães LTDA-EPP atualmente
está localizada na Rua Padre Valente Simione, 436 no bairro Aventureiro no
município de Joinville, SC.
A organização atua no ramo de comercialização e distribuição de pães
embalados e prontos para o consumo. Conta com 37 colaboradores que efetuam
desde a produção até a distribuição dos pães para estabelecimentos que revendem
produtos alimentícios.
3.2 Histórico da Organização
Fundada em 27 de maio de 2005, atende panificadoras e supermercados em
Joinville e região, com a comercialização e entrega de pães embalados e prontos
para o consumo. Desde sua fundação, a empresa Mega Pães busca crescimento e
novos mercados, neste sentido, a empresa vem conquistando uma expansão
territorial satisfatória.
Atualmente, além de Joinville, os produtos são disponibilizados na grande
Florianópolis, Alto Vale do Itajaí e região, atingindo também, um novo público na
cidade de Curitiba, no Paraná.
A necessidade de empreender fez com que os irmãos Anderson Elias Pedro
e Alessandra Elias Pedro buscassem novos mercados para a concretização de uma
carreira sólida e a caminho do sucesso.
Para a conquista desses mercados, apostaram em um produto com um
preço abaixo de seus concorrentes e qualidade similar. O ritmo de produção
aumentou significativamente, com isso a entrada de matéria-prima, processo e saída
do produto final teve que se adaptar.
61
A empresa investe em máquinas e equipamentos para o processo de
fabricação com ambiente climatizado para a conservação dos recursos materiais,
que vai além do produto acabado, onde se inclui matéria-prima.
Passados quatro anos desde a fundação, a empresa possui uma frota de
seis caminhões que diariamente fazem a entrega do produto solicitado, sempre com
o suporte do vendedor.
Atualmente, a empresa goza da excelente conquista de novos mercados e
satisfação de seus clientes. Dispõe de uma equipe comprometida e disposta a
seguir o padrão de qualidade estabelecido pela empresa, desde a produção até a
distribuição do produto ao mercado.
3.3 Organograma
Através do organograma é possível a visualização da estrutura hierárquica
da organização. A gerência tem a função de comandar os procedimentos
administrativos e supervisionar os departamentos de vendas e produção.
Chiavenato (2004, p. 209) define o organograma como um processo gráfico
para representar a estrutura da empresa, conforme cita:
O organograma constituía representação gráfica da estrutura da organização. É composto de retângulos (que são as unidades organizacionais, como órgãos ou cargos) e de linhas verticais e horizontais (que são as relações de autoridade e de responsabilidade).
A figura 4 ilustra o organograma delineado na empresa Mega Pães, tendo
como base a gerência, que comanda o coordenador de produção e os vendedores,
tanto municipais, intermunicipais quanto interestaduais. Já o coordenador de
produção por sua vez, comanda os colaboradores da produção. Segue abaixo, o
esquema do organograma:
62
Figura 04: Organograma da Organização Fonte: Elaborado pelo acadêmico
Após o delineado o organograma, é notável que não há um departamento
que planeje e controle o estoque. Fato esse, que foi descoberto que fica a cargo da
gerência que comanda outras funções da organização. As atividades relacionadas à
tomada de decisão estão centralizadas na gerência. Isso demonstra o nível de
autoridade sobre todos os setores.
3.4 Descrever a Atual Administração de Materiais
Nesse item e seus desdobramentos, serão abordados a atual administração
de materiais da empresa Mega Pães.
3.4.1 Classificação de materiais
Para que possa ser diagnosticado o atual modelo de gestão de materiais
empregados na empresa Mega Pães, torna-se necessário descrever e classificar os
recursos utilizados em nos processos.
Gerência
Coordenador de Produção
Vendas Municipal
Vendas Intermunicipal
Vendas Interestadual
Produção
63
Dentro dos moldes de classificação, Viana (2000, p. 51) observa que “é um
processo de aglutinação de materiais por características semelhantes”. Assim, este
sistema também poderá auxiliar na definição das prioridades e evitar perdas pela
contaminação de outros recursos.
Os materiais utilizados pela empresa para o processo de fabricação do
produto final enquadram-se em uma parcela considerável, no critério de
pericibilidade. Esses recursos podem sofrer com questões como deterioração,
ambiente impróprio para armazenagem, ou data de validade de curto prazo.
Na observação de Viana (2000), as matérias-primas podem sofrer alterações
por validade ou por ações imprevistas. Nesse sentido, o acadêmico baseou-se nas
considerações do autor citado, para classificar itens pertencentes ao grupo dos
perecíveis, como:
- Por sua limitação do tempo, com prazo de validade definidos; Recursos que degradam-se pela adição com água; - Materiais que podem sofrer ataques de insetos ou outros animais durante sua armazenagem; - Recursos que podem sofrer corrosão a exposição de uma atmosfera agressiva, nesse caso, com alta concentração de vapores de água e ácidos.
Para melhor disposição dos materiais na Mega Pães, torna-se necessário
separá-los em perecíveis, acabados, não perecíveis e químicos. Dentre os produtos
utilizados na empresa para a fabricação dos produtos, estão:
PERECÍVEIS
Aipim
Aveia
Batata
Farinha de trigo branca
Farinha de trigo integral
Fermento biológico
Leite
Margarina
Óleo
Ovo
64
PERECÍVEIS/ PRODUTO ACABADO
Pão de aipim
Pão de batata
Pão de leite
Pão de hot dog
Pão integral
Pão de forma
Pão sovado
NÃO PERECÍVEIS
Açúcar
Água mineral
Arame de ferro revertido de PVC
Embalagem para pão de aipim
Embalagem para pão de batata
Embalagem para pão de leite
Embalagem para pão hot dog
Embalagem para pão integral
Embalagem para pãode forma
Embalagem para pão sovado
Luva látex
Máscara descartável
Papel Filme
Sal
Touca descartável
QUÍMICOS
Anti-mofo líquido
Emulsificante
Reforçador
Unta forma líquido
Tabela 1: Classificação de materiais da empresa Mega Pães Fonte: Elaborado pelo acadêmico
Para a otimização do espaço e condições de acondicionamento dos
recursos, será proposto no capítulo 4.4 sugestões de melhorias no que se refere à
armazenagem e layout.
As matérias-primas que possuem alto grau de pericibilidade são vulneráveis
a fatores ambientais, como umidade e calor, assim como prazo de validade de curto
prazo. Nesse sentido, os produtos acabados seguem a mesma trajetória.
Quanto aos recursos não perecíveis, são aqueles que pouco são
influenciados por fatores ambientais de armazenagem ou suas datas de validades
são maiores. Porém, cuidados com a acomodação devem ser observados e usados
os mesmos critérios que os demais.
65
Por fim, os materiais químicos são aqueles que em contato como outros,
podem alterar sua função original. Para a fabricação de pães é necessário produtos
que auxiliem nos processos de melhorias, como maior consistência na massa ou
maior durabilidade do produto final. As quantidades devem ser utilizadas na medida
mencionada na embalagem de cada produto. Acidentes com esses produtos podem
ocasionar problemas como perda de materiais por contaminação ou danos a seres
humanos, caso haja dosagens errôneas dos produtos durante a fabricação.
Separar os recursos por grau de composição facilitará a empresa no quesito
da locomoção para a produção e minimizará perdas de recursos por contaminação
de componentes que sobressalta aos demais.
3.4.2 Compras
A empresa Mega Pães não possui nenhuma ferramenta efetiva para o
controle de seu estoque. Por sua vez, não possui um departamento de compras
definido. Baseia-se no critério de estoque mínimo, sem qualquer conhecimento
aprofundado sobre o tema.
A necessidade da compra é diagnosticada quando a matéria-prima está
chegando ao fim no processo produtivo. Contudo, a empresa avalia que assim os
recursos materiais não sofrerão possíveis degradações pelo tempo que será
armazenado e a falta de um local adequado. Sem se embasar em teorias ou
conhecer a fundo as ferramentas que poderão dar suporte ao processo, à gerência
teme por má administração.
As compras são realizadas de forma semanal, toda segunda-feira, de acordo
com o recurso, para evitar maiores acúmulos. A própria gerente administrativa busca
uma relação de cordialidade e comprometimento junto aos fornecedores, para a
junção das melhores matérias-primas, preços, prazos para pagamento e entrega na
data programada.
66
3.4.3 Armazenagem
A sócia-gerente utiliza-se da estratégia de efetuar compras semanalmente,
para não criar estoque obsoleto. Assim, ocupar o menor espaço possível.
Atualmente, a organização não dispõe de um local adequado para a armazenagem
das matérias-prima. Na falta de um local para armazenamento adequado, as
matérias-primas dividem espaço com o ambiente destinado a área de produção.
Para minimizar a ausência de espaço, foi adotada a alternativa de alocar os
materiais em paletes de madeiras. Os materiais permanecem em suas respectivas
caixas sobre os paletes. Já os produtos acabados são dispostos em prateleiras, mas
seu período de estocagem é curto, devido ao fato do tempo de vida ser curto e da
rápida inserção no mercado. Esse sistema está dentro dos padrões de
armazenagens dos produtos.
O ambiente de produção sofre o processo de climatização que proporciona
uma melhor conservação do estoque e evita possíveis perdas pela alteração de
temperatura. A junção do espaço de produção e estoque faz com que o primeiro
perca a mobilidade, visto que equipamentos e pessoas dividem o espaço com o
estoque.
3.4.3.1 Primeiro que vence, primeiro que sai
A empresa não utiliza a ferramenta PVPS, ou seja, primeiro que vence
primeiro que sai. Esse método possui como critério a saída da matéria-prima que
primeiro ingressou no estoque.
Indicado para empresas com um giro de estoque rápido, que é o caso da
Mega Pães, onde buscam a valorização do estoque, e procuram deixá-los próximos
aos preços atuais de mercado.
As matérias-prima e produtos acabados da empresa são em sua maior
parte, consideradas perecíveis. A técnica PVPS busca priorizar o consumo de
materiais com data de validade avançadas, de maneira que não haja perdas de
67
produtos por vencimento. Danos estes, que podem acarretar prejuízos financeiros a
empresa.
3.4.3.2 Agência nacional de vigilância sanitária
A ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) é uma agência
reguladora que tem o intuito de promover a saúde da população ao garantir a saúde
sanitária dos produtos e serviços prestados aos consumidores dos diversos
segmentos que fiscalizam. O órgão estabelece normas, propõe, acompanha e
executa políticas, diretrizes e ações de vigilância sanitária.
No segmento de alimentos, a Anvisa determina que as condições de
armazenamento de alimentos nos estabelecimentos industrializadores estejam
regulamentadas pelas seguintes legislações federais: Portaria nº 326, de 30 de julho
de 1997 e a Resolução-RDC Anvisa nº 275, de 21 de outubro de 2002. Assim, por
meio de um regulamento técnico de procedimentos operacionais padronizados
aplica aos estabelecimentos produtores/industrializadores de alimentos e a lista de
verificação das boas práticas de fabricação em estabelecimentos
produtores/industrializadores de alimentos. Onde ressaltam que as matérias-prima
devem ser armazenadas em condições cujo controle garanta a proteção contra a
contaminação e reduzam ao mínimo as perdas da qualidade nutricional ou
deteriorações, na busca da higienização das instalações e equipamentos utilizados
no processo.
Assim, fiscaliza as possíveis irregularidades apresentadas pelas organizações
a fim de impedir a contaminação ou a proliferação de microrganismos. Os
recipientes e embalagens devem estar protegidos contra alterações e danos. O local
de armazenamento deve ser limpo, sendo os alimentos mantidos separados por tipo
ou grupo, sobre paletes distantes do piso, afastados das paredes e distantes do teto
de forma a permitir apropriada higienização, iluminação e circulação de ar.
68
3.4.4 Classificação e codificação dos materiais
Os materiais não são classificados na empresa Mega Pães, e não se tem
controle sobre a quantidade de recursos estocados, em muitos casos, as perdas não
são contabilizadas. Não existe um sistema informatizado na área de estoque, o que
dificulta a obtenção de informações para as diversas áreas, concentradas no
administrativo da empresa.
Os produtos acabados sofrem o processo de codificação para sua inclusão
no mercado de acordo com Ean Brasil. Para a organização estudada, esse processo
não é aproveitado.
3.4.4.1 Ean Brasil
A empresa utiliza-se do código de barras da Ean-13 que são destinados a
produtos disponíveis nos pontos de vendas de varejo, onde são compostos por treze
numerais. No Brasil quem registra as empresas é a GS1- Brasil- Associação
Brasileira de automação.
A Mega Pães como uma empresa de panificação, se enquadra no setor
Food Service onde estão as empresas de alimentação desse mesmo segmento. O
processo de codificação pode trazer benefícios à organização, no controle de
processos, estoque e inventários.
3.4.5 Ficha técnica
A empresa não adota a prática de classificação dos materiais, assim como
não existe uma padronização das operações realizadas na produção.
O uso da ficha técnica trará a empresa, maior mobilidade no âmbito do
controle dos recursos gastos para a fabricação de cada produto, assim como os
69
custos. Visando reeducar os colaborados sobre a prática racional da matéria-prima
na produção.
3.5 Identificar as principais deficiências encontradas
O sistema de estocagem, bem como seu gerenciamento, tem um papel
importante nas empresas, pois permite um melhor controle dos materiais, agregando
as possibilidades de mensuração e de avaliação das entradas e saídas de insumos.
Além disso, um sistema de estoque bem elaborado permite uma boa análise dos
produtos que têm saídas relativas ou significativas, auxiliando desta forma, no giro
dos produtos. Assim, evita que os produtos estocados percam o prazo de validade,
como no caso dos perecíveis, ou tornem-se obsoletos, pois nestes casos, um
estoque mal gerido, acarreta custos desnecessários à organização.
Ao analisar a empresa Mega Pães, foi identificada como principal
deficiência, a falta de uma administração de materiais. A empresa não dispõe de
nenhuma ferramenta para planejamento e controle de saídas e entradas de
materiais. Desse modo, não existem registros de qualquer movimentação feita,
levando-nos a entender que desperdícios de materiais que conseqüentemente
acarretarão em perdas financeiras, são ignorados.
Os recursos materiais são recebidos e conferidos para identificar se estão
em conformidade com os padrões, evitando desta maneira, que os produtos fora das
conformidades e dos padrões estabelecidas pela empresa sejam aceitos. Esse
procedimento garante que a matéria-prima adquirida no ato do recebimento da
compra esteja em plena condição para sua transformação no produto final. Porém,
já na entrega e na entrada da matéria prima na empresa, à classificação e
codificação da mesma não são realizadas.
A matéria-prima por sua vez, não possui um espaço definido para sua
armazenagem. É alocada onde houver espaço disponível, dividindo território com a
produção e com as pessoas que lá trabalham. Em certos momentos, a dificuldade
de transição e a logística dos materiais são perceptíveis.
70
A empresa necessita em caráter de urgência, de um sistema para
acompanhar e gerenciar o estoque. Quando questionados sobre quais são os
controles feitos pela Mega Pães, a sócia-gerente Alessandra afirma que em nenhum
momento é feito contagem/inventário ou possuem informações referentes à
armazenagem.
Há necessidade de implantação de um sistema que melhor se adéque ao
perfil da organização. Permitindo desta forma, que o planejamento e o controle do
estoque se solidifiquem e atuem em harmonia, visando que é de fundamental
importância que o planejamento e controle do estoque sejam realizados a partir do
instante em que hajam entradas e saídas, pois como foi descrito anteriormente, as
perdas acarretadas por parte de estoque não são contabilizadas.
3.6 Desenvolver um plano de melhorias das anomalias
Visando sanar as deficiências encontradas na organização estudada, se faz
necessário o desenvolvimento de um plano de melhorias com o objetivo de refletir
diretamente na administração, para que a administração possa melhor gerir seus
recursos materiais.
Registrar e controlar as entradas e saídas dos materiais do estoque,
utilizando procedimentos informatizados é de fundamental importância. A aquisição
de um software que seja totalmente compatível com a realidade da empresa, e que
possa gerar informações confiáveis e úteis para as tomadas de decisões
estratégicas, também se faz necessária.
A elaboração de um cadastro para os fornecedores é outra ação a qual a
empresa deve realizar. Embora parcerias junto aos fornecedores sejam importantes,
a busca por melhores preços e prazos para pagamentos são fundamentais para o
caixa da organização. O responsável pelas compras deve ter uma gama de opções
de fornecedores, e não ficar aprisionado a apenas um único fornecedor.
Para a garantia de uma melhor conservação da matéria-prima alocada, e até
mesmo uma melhor higienização do ambiente, a empresa pode substituir os paletes
de madeira que são utilizados atualmente, por paletes de plástico. Levando em
71
consideração que os paletes de plástico absorvem menos umidade e o tempo de
vida útil é mais estendido do que o palete de madeira. Os paletes e as prateleiras
devem ser dispostos próximos às paredes, para que não disputem espaço com
máquinas e os funcionários da produção, evitando também, problemas relacionados
à logística dos materiais.
Para fins de avaliação de estoque, faz-se necessário a utilização do método
PVPS (Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai), onde serão capturados dados
como entradas e saídas de materiais e informações financeiras. Visando também,
que esse método é o mais indicado para estoques alimentícios perecíveis, onde
respeitam a ordem cronológica da data de vida do produto. O produto mais antigo
será o primeiro a sair. Assim, podem-se classificar mercadorias por tipos (alimentos
e não alimentos, perecíveis, perigosos, etc.) e sugerir opções de armazenagem
otimizada.
O método PVPS evita que erros de entrega por parte dos fornecedores
façam com que a empresa utilize um produto que vence depois em detrimento de
um que vence antes.
Buscar ser mais criterioso na inspeção dos recebimentos dos materiais, no
intuito de agilizar os processos também é necessário.
A realização de inventários físicos periódico é de fundamental importância,
pois a contabilização irá apurar o número de recursos estocados e a informação já
lançada para controles anteriores. Melhorias estas, que visam minimizar as perdas
com materiais e a maximização dos lucros obtidos pela organização.
3.6.1 Plano de sugestões de melhorias
Após identificadas as dificuldades e encontradas as soluções à Mega Pães,
foi criada uma série de alterações para a mudança da rotina e procedimentos da
empresa.
Para a elaboração desse plano de melhorias foi utilizada a ferramenta de
planejamento 5W2H, onde permite prever e registrar os dados das ações futuras de
um projeto.
72
O 5W2H é utilizada por meio de sete perguntas de origem da língua inglesa,
onde devem ser respondidas na elaboração de um plano de melhorias, as quais são:
What? – O quê: o que será feito.
When? – Quando: indica o período em que se desenvolve o conjunto de
atividades correspondentes.
Who? – Quem: quem irá executar
Why? – Por quê: é uma justificativa da coluna anterior, o porquê responde
aos objetivos do trabalho.
Where? – Onde: onde será executado
How? – Como: indica o método para atingir.
How much? – Quanto: qual é o orçamento para a tarefa.
Para a elaboração das ações foram considerados os resultados da pesquisa,
a fim de suprir a carência da empresa.
73
Tabela 2: Plano de melhorias Fonte: Elaborado pelo acadêmico Essas propostas serão implementadas no início do mês de dez/2009, data
estabelecida pela sócia/gerente Alessandra Pedro Elias.
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74
É necessário ressaltar que como um ciclo, o início de uma atividade
depende da conclusão da anterior, portanto, é de fundamental importância o
cumprimento de cada fase das sugestões.
75
4 PROPOSTA PARA A ORGANIZAÇÃO
4.1 Softwares Disponíveis no Mercado
No período de avaliação das deficiências da empresa, notou-se a ausência
de um sistema que possa dar suporte no controle e gestão dos recursos
armazenados.
Na observação dos autores Alt e Martins (2006) um sistema de
planejamento e controle normalmente é empregado na empresa para seu
gerenciamento, a fim de minimizar o tempo de controle e maximizar a eficiência nas
informações.
A falta de controle faz com que a Mega Pães tenha total omissão de
informações referentes a entradas e saídas de materiais, bem como desperdícios do
processo produtivo.
Na busca de um software que seja totalmente compatível com a realidade da
empresa, foram identificados no mercado três programas que poderão suprir as
necessidades da empresa. Esses softwares serão descritos a seguir.
4.1.1 MTG Software
A MTG Softwares está no mercado há 15 anos com o intuito de oferecer aos
seus clientes softwares de fácil operação, destinados à micro e pequenas empresas.
Com sede na cidade de São Mateus, Espírito Santo, efetua suas operações de
forma digital desde o atendimento até a instalação do produto adquirido.
Para maior segurança no momento da escolha, a MGT oferece download
gratuitos para um teste de seu produto/serviço aos seus futuros clientes. Dentre os
produtos disponíveis estão sistemas para controle financeiro e estoque, além de um
software para a organização e empréstimos dos acervos literários em bibliotecas.
76
O software responsável pelo gerenciamento e controle de estoque é
denominado de Estoque Fácil 6.4. Com funções para cadastro de materiais e
fornecedores, cálculo do custo médio além de emitir relatórios referentes ao estoque
mínimo e registro de inventário. A figura 5 mostra a tela de inclusão de materiais do
Estoque Fácil 6.4:
Figura 5: Inclusão de materiais – Estoque fácil 6.4 Fonte: Site da empresa MTG Software
4.1.2 Koinonia Software
Empresa sediada na cidade de Pato Branco, Paraná, desde o ano de 1992,
a Koinonia Software atua no segmento de software de controles administrativos e
gerenciais. Considerada líder no mercado nacional, disponibiliza programas para
controle financeiro, contábil, estoque e pessoal. Dentro de sua gama de produtos,
destaca-se à bíblia online. Todos esses softwares são oferecidos de forma gratuita
para um pré-teste antes da aquisição de produto/serviço.
Na gestão e controle de estoque, a empresa dispõe de um software
77
denominado Hábil Empresarial Plus. Suas atividades estão relacionadas no controle
de receitas e despesas, contas a pagar e receber nas funções financeiras, cálculo
do estoque mínimo, entrada e saída de materiais e centro de informações de
produtos, clientes e fornecedores no que se diz respeito a estoque. Na figura 6
pode-se observar a tela de cadastros de materiais do Hábil Empresarial Plus:
Figura 6: Cadastro de materiais- Hábil Empresarial Plus Fonte: Site da empresa Koinonia Software
4.1.3 Fusion Tech
Fundada em 1996 a empresa Fusion Tech, sediada em Catanduva, São
Paulo, tem como objetivo oferecer software para gestão e controle dos processos
administrativos.
De forma a promover seus produtos/serviços, a empresa disponibiliza
download gratuitos de seus softwares para facilitar o processo de decisão de
compra. Dentre os sistemas oferecidos estão o controle e gerenciamento contábil,
estoque, cartão ponto, gestor sindical além do controle de dízimos para administrar
as operações de igrejas.
No que se refere ao gerenciamento de materiais, a Fusion Tech Controle de
Estoque traz em seu software, atividades para cadastros de produtos, lançamentos
78
de entradas e saídas, além de relatórios sobre o índice de recursos estocados. A
figura 7 demonstra a tela de cadastro de clientes e fornecedores do Fusion Tech
Controle de Estoque:
Figura 7: Cadastro de clientes/fornecedores - Fusion Tech controle de Estoque Fonte: Site da empresa Fusion Tech
4.1.4 Análise dos Softwares
A fim de selecionar o software que mais se adéque as necessidades da
organização no âmbito do controle e gerenciamento da área de estoque, foi
realizada uma busca de informações e cotações de preços dos três sistemas em
análise, de acordo com a tabela 3:
*valores referentes à licença vitalícia do software.
Tabela 3: Cotação de preços dos softwares analisados Fonte: Elaborado pelo acadêmico
As vantagens dos softwares pesquisados estão relacionadas na tabela 4,
demonstrada a seguir:
EMPRESA SOFTWARE VALOR DA LICENÇA *
MTG SOFTWARE Estoque Fácil 6.4 R$ 93,00
KOINONIA SOFTWARE Hábil Empresarial Plus R$299,00
FUSION TECH FusionTech Controle de Estoque R$84,00
79
SOFTWARE VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTOQUE FÁCIL 6.4
Agilidade
Alteração do layout do sistema
Backup automático
Baixo custo
Demonstração do software
gratuita no site
Emissão de relatórios
Simplicidade
Atualização constante
Necessidade de suporte
Suporte gratuito somente por
HÁBIL EMPRESARIAL PLUS Agilidade
Backup automático
Emissão de relatórios
Demonstração do software
gratuita no site
Simplicidade
Atualização constante
Custo elevado aos demais
Necessidade de suporte
Suporte gratuito somente por
FUSION TECH CONTROLE
DE ESTOQUE
Baixo custo
Demonstração do software
gratuita no site
Simplicidade
Suporte gratuito: e-mail,
Messenger, skype e telefone.
Atualização constante
Necessidade de suporte
Tabela 4: Vantagens e desvantagens dos softwares analisados Fonte: Elaborado pelo acadêmico
Ao cruzar as informações dos respectivos sistemas em análise é evidente
que todos possuem funções bem definidas no que se refere ao controle e
gerenciamento de estoque. Embora existam algumas peculiaridades entre os
sistemas. O Hábil Empresarial Plus traz controle das comissões de vendas e
conciliações bancárias. No software da Fusion Tech é possível gerar informações de
materiais estocados e em falta. Por fim, o Estoque Fácil dispõe de funções para
visualização de relatórios de relação de recursos disponíveis e acesso ao registro de
inventários.
Entretanto, o software que mais se adéqua as necessidades relacionadas ao
controle dos materiais, por meio de seu preço acessível e simples manuseio é o
Estoque Fácil. Visto que futuramente não descarta-se a possibilidade de empregar
um sistema mais complexo, com funções que vão além do controle de materiais.
80
4.1.5 Software para aquisição futura
Ao observar a total falta de informações referentes ao controle de entradas e
saídas, assim como cadastro de clientes e fornecedores, a Mega Pães necessita de
um software que possa armazenar esses dados e cruzá-los com o real número de
materiais disponíveis no estoque.
Dentre os softwares analisados o Estoque Fácil 6.4 irá suprir as expectativas
da empresa em seu momento atual.
Ao acessar o menu cadastro, o software disponibiliza opções de cadastrar
materiais e fornecedores, para que possam ser inseridos no momento da produção
ou da compra de um determinado produto, conforme mostra a figura 8:
Figura 8: Tela de cadastro de fornecedores- Estoque Fácil Fonte: Site da empresa MTG Software
No menu movimentação, o sistema permite ao usuário cadastrar as entradas
de materiais pelo seu número. Este é criado automaticamente pelo software no
momento da sua inclusão. Em seguida é só informar a quantidade comprada. A
figura 9 ilustra a tela de entrada de materiais por número:
81
Figura 9: Tela da entrada de materiais por número-Estoque Fácil Fonte: Site da empresa MTG Software
Para que o sistema possa ser alimentado a fim de gerar informações
referentes às saídas de materiais, o procedimento é o mesmo utilizado para as
entradas. Informar o número do recurso e a quantidade processada, como
demonstra a figura 10:
82
Figura 10: Tela de inclusão das saídas de materiais-Estoque Fácil Fonte: Site da empresa MTG Software
O sistema dispõe da opção para registrar entradas e saídas pelo código de
barra. Será necessária a utilização de um leitor CCD (tipo pistola) acoplado ao
teclado.
No menu relatórios, é possível o usuário ter acesso a diversas informações
referentes a entradas/saídas de um determinado período, a movimentação, além de
outras informações complementares. Essas informações podem ser impressas ou
visualizadas no próprio sistema.
Para que a empresa possa reproduzir etiquetas com código de barras, a
partir do número do material que é gerado automaticamente pelo programa, deve-se
informar o número do item e a quantidade de etiquetas desejadas. Por padrão, o
programa já irá exibir a quantidade em estoque do material informado. Não será
necessário confirmar um a um cada material desejado, pois será impresso uma
etiqueta para cada quantidade em estoque de cada material. A figura 11 ilustra a tela
das etiquetas com código de barras:
83
Figura 11: Tela Etiquetas com código de barra Fonte: Site da empresa MTG Software
Ainda no segmento relatórios, é possível obter informações gerenciais. O
Estoque Fácil 6.4 proporciona a amostra do total de custos total de estoque. Esses
podem ser em grupos determinado como 1 ou separadamente como 2, conforme
demonstra a figura 12:
Figura 12: Tela Custo total de estoque II-Estoque Fácil Fonte: Site da empresa MGT Software
Com um sistema totalmente automatizado, a Mega Pães irá dispor de
informações que poderão ser visualizadas ou impressas, alimentá-lo e gerar
84
relatórios para verificações e tomadas de decisão. Essas medidas não irão somente
minimizar as perdas no estoque, mas maximizar o lucro da empresa.
4.2 Ficha Técnica
A Mega Pães não possui qualquer conhecimento no que se refere a
padronização do processo de produção.
A utilização da ficha técnica como procedimento fará com que a empresa
possa visualizar a receita de cada produto produzido, assim como o custo para
fabricá-lo. A construção da ficha técnica para cada produto, permitirá a alimentação
do software proposta à organização, a fim de controlar as entradas e saídas de
recursos para a produção, além de criar um banco de dados para armazenar um
histórico sobre as mercadorias. Assim como o volume utilizado, informações de
custos e projeções para futuras compras.
Atualmente, a empresa possui uma linha de produtos com sete itens,
conforme citado no capítulo 3.4.1. Para melhor exemplificar a importância do uso da
ficha técnica, assim como a construção, segue modelo feito com o produto Pão
Sovado:
FICHA TÉCNICA Receita do Produto: Pão Sovado Porção: 600 gramas
INGREDIENTES UNIDADES QUANTIDADE
DA EMBALAGEM
PREÇO DE COMPRA
QUANTIDADE POR
UNIDADE
CUSTO POR UNIDADE
Açúcar GR 5000 R$ 7,85 40 R$ 0,06 Fermento GR 500 R$ 5,75 6 R$ 0,07 Gordura vegetal GR 15000 R$ 35,00 20 R$ 0,05 Reforçador GR 20000 R$ 70,00 100 R$ 0,35 Trigo GR 25000 R$ 28,00 750 R$ 0,84 Água ML 20000 R$ 4,00 400 R$ 0,08 Açúcar GR 5000 R$ 7,85 40 R$ 0,06
Custo total unitário
R$ 1,45
Preço de venda R$ 2,30
Quadro 2: Ficha Técnica do Pão Sovado Fonte: Adaptado de Castelli (1999, p. 411)
85
As informações obtidas nas fichas serão repassadas aos colaboradores da
produção, a fim de padronizar do processo. Nelas constarão dados dos ingredientes
e as quantidades necessárias para a fabricação de cada produto. Os funcionários
envolvidos deverão ser orientados que as informações não deverão ser repassadas
a terceiros. Por meio de garantir maior segurança ou não serem divulgadas suas
receitas aos concorrentes.
A ficha técnica fornecerá dados para alimentação do software para que
possa gerar informações gerenciais e operacionais, a fim de controle e minimização
de custos e perdas.
4.3 Suprimentos
Atualmente a Mega Pães não possui um departamento de suprimentos
definido e não tem conhecimento real de sua importância. As atividades são de
responsabilidade da sócia/gerente Alessandra Pedro Elias.
As compras são realizadas semanalmente de acordo com a necessidade de
matérias-prima a serem processadas. Tornando-se fiéis aos seus fornecedores, de
modo, a ser relatas certas deficiências no quesito negociações, prazos de entrega e
pagamentos não satisfatórios para a empresa. Assim, fica a mercê de poucos
fornecedores.
Nos seus registros, não foram encontrados cadastro de possíveis
fornecedores potenciais que possam suprir necessidades que os atuais deixam de
oferecer.
O ato de comprar precisa seguir certos requisitos para que a eficiência seja
como um todo. Por meio das soluções que serão apresentadas, a Mega Pães
poderá ter maior êxito nas negociações ao vislumbrar maiores prazos para
pagamentos, melhores preços e menores prazos de entrega, fundamentais para
uma empresa que processa matéria-prima perecível.
O profissional de suprimentos deverá possuir as seguintes informações para
aprimorar os processos de compra:
86
• Determinar a quantidade e o material a ser comprado;
• Buscar conhecer novos fornecedores potenciais;
• Realização de um cadastrado dos fornecedores. Ferramenta disponível
no software Estoque Fácil, como mostra a figura 08;
• Fechar o pedido com o fornecedor que oferecer maior custo/benefício
para empresa;
• Conhecer a procedência do fornecedor e como está posicionado no
mercado, para evitar problemas com recursos extraviados ou de
origem duvidosa;
• Acompanhar o período entre o pedido e a entrega;
• Concluir o processo de compra ao receber o material, conferir sua
quantidade e qualidade.
A empresa deverá analisar fatores como pontualidade na entrega, presteza
ao atendimento, qualidade no transporte dos materiais além de assistência pós
venda, caso haja problemas com os recursos recebidos.
Assim, a análise do fornecedor que maior preenche as necessidades da
empresa poderá se concluir. É necessário que o profissional se atenha
constantemente a atualização das informações sobre o cadastro de fornecedores e
garanta o comprimento do contrato estabelecido na negociação.
O setor de suprimentos vai além da ação de repor somente a matéria-prima
escassa, o setor procura fazer com que o fornecedor se sinta peça importante do
processo, buscando conquistar o melhor custo/benefício para empresa.
4.4 Recebimento de Materiais
Uma das atividades que a Mega Pães desempenha sem o conhecimento de
sua grande importância e um embasamento sólido, é o recebimento das matérias-
primas.
87
Como observa Viana (2000, p. 281) a atividade de recebimento “[...]
intermedia as tarefas de compras e pagamento de fornecedores, sendo
responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa”.
A sócia-gerente Alessandra Pedro Elias, responsável atualmente pelas
compras, confere de forma superficial as entregas dos recursos, analisando
quantidade e possíveis danos aos materiais ocasionados pelo transporte. Dessa
forma, a um histórico de perdas de materiais ou transtornos em devoluções nos
quesitos quantidade errada, recursos danificados no momento do transporte e até
mesmo com data de validade ultrapassada. Sendo o último, descoberto no momento
da produção.
Aconselha-se para a empresa, procedimentos simples, mas que podem
agilizar processos e reduzir custo com perdas de matéria-prima, como por exemplo:
• Estipular dias na semana para receber as matérias-primas. Atualmente
feitas de segunda-feira à quinta-feira;
• Destinar atividade ao coordenador de produção à responsabilidade de
conferir o recebimento das entregas;
• Conferir as quantidades entregue, assim como a data de vencimento dos
recursos;
• Solicitar devoluções de materiais caso haja necessidade. Por falta ou
excesso, validade, recursos danificados, assim como, os não solicitados
na compra;
• Confrontar os volumes e descrições dos recursos estipulados na nota
fiscal;
• Exigir entrega das duplicatas, junto à nota fiscal, para o pagamento dos
fornecedores;
• Encaminhar nota fiscal e duplicatas ao administrativo, para que possam
ser lançadas no software. Assim controlar a entrada de materiais na
empresa;
• Informar ao administrativo sobre atrasos de entrega, para que possam
solicitar junto ao fornecedor prorrogação nos pagamentos.
• Libera material para o estoque.
88
O processo de confrontar a mercadoria recebida trará a empresa maior
agilidade em suas operações além de minimizar custos e permitir maior controle de
seu estoque. Nesse sentido, será perceptível uma maior integração ao diminuir
ocorrências relacionadas a erros ao processar as informações.
4.5 Armazenagem e Layout
Após análise do ambiente, nota-se a necessidade de melhorias relacionadas
ao acondicionamento dos materiais, assim como produtos acabados disponíveis na
empresa.
Atualmente os produtos acabados são alocados em estantes de aço,
alinhadas na parte central da produção, ora nas laterais, juntamente com os paletes
onde encontram-se os recursos a serem transformados, próxima as paredes. Essas
medidas inviabilizam a logística do lugar.
A transição no ambiente chega a ficar inviável em alguns momentos. Os
funcionários disputam espaço com os recursos ali armazenados, dificultando assim,
o processo natural das operações.
Para que haja uma maximização do espaço e seja respeito as
determinações da ANVISA, são sugeridas algumas mudanças. Uma delas é a troca
de paletes de madeira para os de plástico. Esses absorvem menos umidade e são
de fácil higienização. Dessa forma, ajudam a evitar a proliferação de
microorganismos responsáveis pela deterioração dos materiais.
Os paletes e prateleiras deveram respeitar as normas previstas pela
ANVISA, onde não poderão estar encostadas sobre a parte superior e lateral das
paredes. Assim, os recursos não absorverão umidade e permitirá a circulação de ar.
Fatores como higienização do local e climatização do ambiente, já são realizados
pela Mega Pães de acordo com normas da Vigilância Sanitária.
As figuras 13 e 14 demonstram os modelos de paletes e estantes que são
sugeridos:
89
Figura 13: Modelo de Palete de Plástico Fonte: Site da empresa Plasforte
Figura 14: Modelo de Estante de Aço Fonte: Site as empresa Jopama
Os paletes e estantes deverão ser alocados em formato de L, nas laterais da
sala de produção, ao respeitar o espaço como citado acima. Nas estantes ficarão
dispostos os produtos acabados, pães prontos para distribuição. O que se refere aos
recursos para a produção como a farinha de trigo branca e integral, margarina, óleo,
fermento biológico, ovo, sal, açúcar, reforçador e anti-mofo, estarão sobre os paletes
envoltos em suas respectivas caixas, de modo a maximizar o espaço operacional.
As matérias-prima químicas serão afastadas das que podem ser contaminadas por
essas. Abaixo, segue a figura 15 com a sugestão de layout:
90
Figura 15: Layout posposto para área de produção. Fonte: Elaborado pelo acadêmico
Por meio dessas mudanças, o espaço destinado à produção e ao estoque
ganhará dimensão e agilidade nos processos, minimizando transtornos com a
logística.
4.5.1 Primeiro que vence, primeiro que sai
Uma das alternativas para que a Mega Pães possa reduzir gastos com
estoque obsoleto é a utilização do método conhecido como PVPS (primeiro que
vence, primeiro que sai). Essa escolha torna-se cabível a partir do instante que seja
pregado nas operações matérias-primas como data de validade curta.
Após a reformulação do novo layout, ao disponibilizar os produtos em forma
de L, serão evidenciados os materiais de cada grupo que vencerão primeiro. No
instante que o estoque for reposto, os produtos com data de validade mais antiga,
deverão ser postos para cima ou para frente, de acordo com a posição nos paletes
ou prateleiras.
Dessa forma, a Mega Pães poderá desfrutar de um estoque organizado,
visando minimizar perdas de materiais impróprios para o processo.
91
4.6 Curva ABC
Para a fabricação dos produtos Mega Pães, as matérias-prima utilizadas
normalmente permanecem estocadas por um curto espaço de tempo. Para perceber
os custos reais que cada material representa para empresa aliado ao volume de sua
movimentação, torna-se indispensável o uso da curva ABC como ferramenta para o
controle de estoque.
É recomendável após seis meses da implantação do sistema, com base nos
históricos registrados, que se faça uma análise da Curva ABC para que se possa
visualizar quais produtos têm destaque na evolução do estoque e para que façam
parte do inventário rotativo.
Após o coordenador da área de produção receber e conferir as mercadorias
entregues, repassará ao administrativo as notas fiscais a serem lançadas no
sistema, junto com a quantidade e a descrição do material recebido. Esses dados
alimentarão o software no quesito entrada de materiais de modo a fazer o mesmo
com as saídas de materiais.
Ao cruzar essas informações, a empresa obterá relatórios relacionados à
quantidade de recursos existentes. Em seguida, será necessário rastrear o valor de
consumo acumulado num período de seis meses, data proposta para iniciar
avaliação, sendo multiplicado pelo preço ou custo unitário de cada item. A tabulação
dos dados deverá se dará de forma decrescente. Esse montante será transformado
em porcentagem para que possa ser dividido por 100%. Dessa forma a Mega Pães
conhecerá o real percentual que cada material representa financeiramente para a
empresa.
A figura 16 representa um modelo de tabulação de dados da curva ABC, que
é proposto por Jacobbsen e foi adaptado pelo acadêmico:
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Nº ITENS
CÓDIGO DO
MATERIAL
PREÇO
UNITÁRIO
DEMANDA
ORDENAÇÂO
DECRESCENTE
QTDE VALOR
Figura16: Modelo de tabulação de dados da Curva ABC Fonte: Adaptado Jacobsen (2003, p. 39)
Por meio da análise ABC os itens deverão ser separados em três grupos de
acordo com seu valor de demanda e quantidade de materiais estocados. Segundo
Martins (2006) os recursos com maior impacto financeiro serão os do grupo A, onde
representam cerca de 35% a 75% do montante armazenado. O valor movimentado
para os itens B estão entre 10% a 45% sendo o restante classificados como C.
Apesar de demonstrado que a classe A possui um maior investimento no
momento da compra e armazenagem, esse representa apenas 20% dos materiais
adquiridos e estocados, contra 30% do B e 50% do grupo C.
A empresa deverá tomar algumas precauções com o uso da ferramenta da
curva ABC, como por exemplo, a oferta de preços para compra de itens. É
recomendável ao responsável pelas compras adquirir um volume de materiais
maiores para aproveitar os preços, sem esquecer de verificar se seu uso será
empregado na data antes do vencimento.
4.6.1 Inventário Rotativo
Para cruzar informações relacionadas ao estoque físico e o lançado no
sistema, torna-se necessário uma contagem dos itens armazenados pelo método do
inventário rotativo. Indica-as como a melhor alternativa para a Mega Pães, pois
permite que os materiais de alta rotatividade sejam contados com maior freqüência
do que os de baixa rotatividade.
93
Hoje a empresa trabalha com volumes relativamente pequenos de estoque,
o que facilita a sua contagem que pode ser realizada de forma semanal, mensal e
semestral.
Todos os itens serão contatos e cruzados com as informações obtidas pelo
sistema. Dessa forma, a Mega Pães terá maior controle no sentido de se precaver
contra desperdícios físicos e financeiros.
Para que ocorra a primeira verificação da diferença entre físico e o controle,
sugere-se a realização ao fim da classificação ABC que ocorrerá no mês seguinte.
De tal modo que permita que as informações referentes aos materiais estocados já
estejam no sistema, contendo um breve histórico de sua transição.
O sistema Estoque Fácil disponibiliza telas para impressão e visualização de
registro de inventário, como demonstra a figura 17:
Figura 17: Tela de registro de Inventário-Estoque Fácil Fonte: Site da empresa MGT Software
Após analisar a curva ABC e identificar os respectivos grupos, deve ser
decidida à frequência da contagem dos materiais.
94
Os materiais que compõe o grupo A, cerca de 20% dos recursos, serão
contados e conferidos nas sextas-feiras de cada semana. Os materiais que compõe
o grupo B, o que correspondem a 30% dos recursos, serão contados mensalmente,
na última sexta-feira da virada do mês. E por fim, os itens que compõe o grupo C,
abrangem 50% do estoque, sofrerão sua contagem trimestralmente, neste caso, na
última sexta do período.
Será adotada a sexta-feira como dia mais oportuno para a contagem dos
itens, visando que o processo produtivo tem uma baixa demanda neste dia em
comparação com os demais dias, assim como o recebimento de materiais
acontecem as segundas, quartas e quintas-feiras. Deste modo, facilita a apuração
sem contratempos de entrega ou paralisação total da produção.
Para confrontar as informações do estoque físico com o registrado no
sistema, por meio das entradas e saídas lançadas no programa, será utilizada uma
espécie de cartão para registrar a contagem. Neste cartão constará à descrição do
material inventariado, local e data da realização.
A figura 18 ilustra um modelo de cartão de inventário, que foi adaptado de
Jacobsen:
Data__/__/__
Código:_____ Local:__________________________________________________
Discrição:________________________________________ Quantidade:________
Código:_____ Local:_____________________________________________
Discrição:___________________________________ Quantidade:________
_____________ _____________________ ___/___/___
Visto Conferido Data
2ª
Contagem
Código:_____ Local:_____________________________________________
Discrição:___________________________________ Quantidade:________
_____________ _____________________ ___/___/___
Visto Conferido Data
1ª
Contagem
Figura18: Modelo de cartão de inventário Fonte: Adaptado de Jacobsen (2003, p.65)
A contagem dos itens serão separadas em dois passos. O primeiro irá
verificar os recursos alimentícios como trigo, óleo e outros componentes para a
95
realização do produto final. O segundo passo será a apuração das matérias
químicas utilizados para a produção e conservação do ambiente, além das
embalagens. Vale salientar que todos os itens se encontram na produção, como
especificado no layout.
Torna-se necessário que as informações do sistema sejam atualizadas em
tempo real para que o confronto possa ser feito de forma eficiente. O local deverá
sempre estar organizado para facilitar a contagem dos itens. O coordenador da
produção poderá delegar a função para dois de seus funcionários, assim a segunda
contagem confere à primeira.
Caso ocorra uma não conformidade, o coordenador deve repassar as
informações ao administrativo, este por sua vez, irá planejar estratégias para
solucionar um possível erro. Deverão verificar se as informações lançadas no
software foram corretas, falhas ao não lançar os materiais deslocados ou até mesmo
uma nova conferencia do estoque.
Ao empregar o uso do inventário rotativo a empresa previnirá e conciliará
possíveis erros, além de educar os funcionários do departamento de produção sobre
a importância do uso consciente dos materiais para os processos.
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O intuito desse trabalho foi servir de orientação para diagnosticar a atual
gestão de materiais e sugerir mudanças cabíveis em curto prazo. As soluções a
serem implantadas pela Mega Pães servirão para melhorar a competitividade,
minimizar as perdas de recursos e maximizar o faturamento total da empresa.
A análise de todas as deficiências decorrentes ao processo de
armazenagem foi uma das premissas e um dos principais fatores para que se
propusesse tal mudança, pois de certo modo é o alicerce de um trabalho deste
âmbito, que de maneira geral reduz os custos de armazenagem.
A implantação das sugestões corretivas será possível somente após a
finalização do trabalho, como determinação da sócia-gerente, onde envolverá
profissionais das principais áreas de apoio da empresa, que permitirão mensurar e
quantificar o tamanho dos ganhos efetivamente realizados.
A metodologia utilizada para o desenvolvimento deste trabalho de tipologia
pesquisa diagnostico de aporte qualitativo, contribuiu positivamente para o alcance
dos objetivos propostos. Por meio do uso de entrevistas com gestores e um
acompanhamento das operações chegou-se a identificar as principais deficiências
no que se refere à Administração de Materiais.
Após diagnosticar a atual gestão de materiais, ficou claro ao acadêmico
quais as melhorias cabíveis que devem ser aplicadas na empresa estudada.
Foram sugeridas mudanças nos quesitos armazenagem de materiais, onde
um novo layout foi desenhado, a fim de otimizar os processos, visando facilitar a
logística no ambiente de produção, visto que os recursos ali são alocados. Essa
análise respeitou os regulamentos da ANVISA, órgão que rege as condições
sanitárias do ambiente em questão. O uso do PVPS como procedimento para a
utilização de matérias-primas com data de validade mais antiga.
Buscou-se também trazer novas concepções no ato das compras e
recebimentos dos materiais, não desempenhados pela empresa que geravam
perdas e dificuldades de negociação junto aos fornecedores. Um software a ser
implantado, a fim de planejar e controlar a entrada e saída de dos recursos, atualizar
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cadastro e inserir novos fornecedores e alertar o momento para aquisição de
materiais-primas faz-se necessário.
Por fim, empregar dentro dos ferramentas como a curva ABC e o inventário
rotativo a fim cruzar informações sobre o estoque físico e disponível no sistema a ser
implantado é de extrema importância.
O alcance efetivo das metas preconizadas dependerá exclusivamente da
execução das ações descritas no plano de melhorias, visto no decorrer do trabalho,
os quais dependerão de investimentos, porém cabe somente a empresa Mega Pães
planejar e viabilizar os recursos necessários para a conclusão desses objetivos.
5.1 Recomendações para trabalhos futuros
A partir da observação, pode-se visualizar a importância que a administração
de materiais exerce sobre os processos da Mega Pães. Essa ferramenta contribuirá
para a empresa na tomada de decisões, na análise das entradas e saídas de
recursos, auxiliará no confronto de informações, minimizando assim, custos com
armazenagem.
Recomenda-se como possibilidade de trabalhos futuros, a implantação de
um modelo logístico, para que possa ser estudado e definido quais os canais de
distribuição mais indicados no mercado que a Mega Pães está inserida.
98
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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101
DECLARAÇÃO DE DESEMPENHO DE ESTÁGIO
A organização cedente de estágio Mega Elaboração e Comércio de Pães
LTDA-EPP declara, para os devidos fins, que o estagiário Fabrício Roncalio, aluno
do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da
Universidade do Vale do Itajaí – UNIVALI, de 16 de março de 2009 a 03 de
novembro de 2009, cumpriu a carga horária de estágio prevista para o período,
seguiu o cronograma de trabalho estipulado no Projeto de Estágio e respeitou as
normas internas.
Joinville 03 de Novembro de 2009.
______________________________
Alessandra Pedro Elias
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ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
Fabrício Roncalio
Estagiário
Alessandra Pedro Elias
Supervisora de campo
Guido Renato Miranda
Orientador de estágio
Prof. Eduardo Krieger da Silva
Responsável pelos Estágios em Administração