Desenvolvimento do conceito

e análise do ambiente

O nascimento de um projeto

• Um projeto é uma máquina de mudança;

• É concebido quando se percebe a necessidade de progresso, quando provavelmente há um período de discussão, especulação, uma “roda de avaliações” dos prós e contras e idéias, sem muita ação decisiva até que o conceito assuma uma forma identificável;

• Se esta forma foi assumida e se chegou a um acordo quanto ao caráter desejável do projeto, é importante esclarecer seu propósito exato, isto é:

rascunhar objetivos, escopo, resultado e custo, e identificar os interessados.

• Os proponentes “resolvem” suas premissas e expectativas, reavaliam a viabilidade e discutem as táticas e os métodos pelos quais o projeto pode chegar a uma conclusão satisfatória;

Pesando as alternativas

• O desenvolvimento do projeto é um processo contínuo de consideração de alternativas. Teste o conceito indagando:

1.O que exatamente deve ser alcançado?2.Quais resultados são importantes (necessidades),

quais são desejáveis, mas não tão importantes (desejos)?

3.O que não deve ser incluído (impedimentos)?4.Quanto tempo levará para que se alcance resultados e

quando seria sensato começar?5.Quanto custará e de onde virão os recursos?6.Que oposição poderia ser encontrada, por que e por

parte de quem?

Considerando a metodologia

•Modos alternativos de alcançar os objetivos do projeto podem ser propostos para consideração;

•Um quadro claro e detalhado de cada alternativa conduzirá a uma decisão fundamentada em méritos e à melhor escolha final;

Fatores ambientais

• Analisar o ambiente onde o projeto será desenvolvido é de suma importância. Tanto o ambiente interno, como o ambiente externo do projeto apresentam fatores que interferem no desenvolvimento e consequente sucesso ou fracasso do projeto.

• Esses fatores podem ser exclusivos de uma das empresas ou afetarem todas as empresas ou associações envolvidas no desenvolvimento do projeto e alguns deles também podem ser considerados com restrições para o desenvolvimento.

Armadilhas e preservação do conceito

• Muitas armadilhas podem estar relacionadas a um simples problema na comunicação e os conceitos do projeto são passíveis de incompreensão e manipulação;

• A menos que as dificuldades sejam superadas nas fases iniciais, percepções discordantes e aspirações de potenciais interessados podem-se transformar em falsa expectativas;

Problemas de simultaneidade

• Riscos de compreensão e colaboração do projeto;

• Perigo da administração fragmentada e a dificuldade de controlar custo e subempreiteiros envolvidos em trabalho complexo de desenvolvimento;

Conceitos Difíceis

• A transição do conceito para a implementação do projeto é frequentemente carregada de dificuldade, por isso muitas causas excelentes ou meritórias não conseguem sobreviver ao processo de concepção;

• Muitos conceitos meritórios não conseguem alcançar a fase de proposta devido à incapacidade para identificar um patrocinador isolado ou grupo coeso com poder, determinação ou oportunidade para coordenar plenamente todos os aspectos do conceito;

• A política de aceitação e apoio não pode ser sistematizada ou disfarçada por generalidades;

• Entretanto, pode ser oportuno lembrar algumas regras básicas simples, como as seguintes: Investir tempo e dinheiro “de antemão”, identificando

interessados em suas preocupações — mesmo quando os planos ainda são exploratórios; isso poupará tempo e recursos a posteriori (Laufer, 1997);

Identificar antecipadamente os interessados em potencial e, quando possível, envolvê-los;

Buscando aceitação e apoio

Arregimentar apoio dos “crentes fiéis” — entusiasmar colegas e superiores imediatos para que forneçam incentivo e ajuda básica;

Mostrar os benefícios em condições realistas, mas atraentes;

Não menosprezar dificuldades ou problemas; avaliar os riscos e mostrar maneiras para superá-los;

Ser realista sobre custos e riscos, mas enfatizar os benefícios;

“Cercar os graúdos” — obter apoio da cúpula — no máximo de áreas possível;

Buscando aceitação e apoio

Antecipar oposição e ficar de sobreaviso — pensar por que as propostas poderiam atrair oposição e de quem, e preparar uma defesa racional;

“Dar uma tacada direta” — não encobrir os problemas; apoiar-se em fatos e, naturalmente, ser honesto. Um projeto não consegue funcionar na base de informações falsas;

Apoiar as propostas com estruturas de referência lógica que evidenciem premissas importantes sobre as quais se baseiam as propostas do projeto e os resultados que se podem esperar;

Buscando aceitação e apoio

Amortecendo o impacto de variação, ajuste e

revisão• Devido à estreita relação entre tempo, custo e

qualidade, é prudente dar uma margem e variação (de até 10%, por exemplo) no tempo e custo totais como medida de segurança contra imprevistos;

• Grandes margens encorajam a extravagância e a indolência na administração, mas, na prática, pequenos ganhos e perdas de tempo ou custo tendem a ser compensados no cômputo final, que, em circunstâncias normais, estará nos limites da faixa de 10% do orçamento-alvo;

Revisões do proprietário durante a implementação

do projeto• Um proprietário de projeto normalmente não alterará o conceito,

mas não são raras as suas exigências por alguma forma de revisão;

• Com exceção de mudanças essenciais de planejamento que a revisão acarretaria, ela pode produzir um grande impacto no conceito geral, oportunidade e natureza do resultado do projeto;

• É importante considerar todos os efeitos de uma revisão na implementação do projeto, entre eles, a disponibilidade e a alocação de recursos, provisão de pessoal, custo e fluxo de caixa;

• Custos adicionais, que normalmente são de responsabilidade dos proprietários, devem ser negociados antes de a revisão ser aceita.

Estudo de Caso

• Cozinheiros demais – o projeto de treinamento de jovens

• Lições:• É imprudente divulgar a ideia de um projeto sem

estipular condições de como ele deverá ser implantado• Patrocinadores que buscam o ganho pessoal irão

prejudicar o projeto• Objetivos devem ser claros e definidos no estágio inicial• Cuidado com a disponibilidade de recursos• Confirmar o apoio dos interessados• Não supor resultados irreais• Realizar um estudo de viabilidade