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Desarrollo eje temático No.1

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  • 1. EJE TEMTICO No. 1 MARA CONSTANZA CARO ANITA CASTRO OTERO CLARA INS CORTES LESBY ANGLICA RODRGUEZ ZULETA PRESENTADO A JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDO GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA 2014

2. Los documentos electrnicos han logrado cobrar gran importancia en la sociedad, porque todos los usuarios y empresarios han implementado el manejo de la informacin sistematizada y digital ya que es mas cmoda y adems porque se puede realizar consultas y recuperacin de informacin de manera inmediata mediante bases de datos o soportes digitales, es por eso la importancia de identificar todo lo relacionado con la gestin de documentos electrnicos en nuestra formacin para poder poner en practica todos los conceptos. INTRODUCCIN 3. EJE TEMTICO No 1: Documento Electrnico Ciclo vital de la informacin sus 3 fases Dato individual a la informacin electrnica estructurada - Que es informacin? - Que es un dato? - Porque es diferente la informacin electrnica? Creacin de datos electrnicos Modos de estructurar los datos - Documentos - Bases de datos Adquisicin de equipos y aplicaciones para la informacin electrnica 4. EL DOCUMENTO ELECTRNICO Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares 5. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS Se divide en documentos nativos electrnicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrnicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrnicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilizacin en medios electrnicos. Por su forma de creacin 6. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS Pueden ser hechos por la administracin pblica o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones. Encontramos documentos ofimticos, cartogrficos, correos electrnicos, imgenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrnicos, bases de datos, entre otros. Por su origen Por su forma y formato 7. ESTRUCTURA LGICA DEL DOCUMENTO ELECTRNICO 8. CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS AUTENTICIDAD: Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. INTEGRIDAD: Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento electrnico. Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. FIABILIDAD: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en l. Es una representacin completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a l para demostrarlo DISPONIBILIDAD: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentacin debe mostrar la actividad que lo produjo. 9. 3.FASE DE MANTENIMIENTO: incluye la utilizacin y conservacin de los datos. 2.FASE DE CREACIN EFECTIVA: Implica generalmente un nmero limitado de personas 1.FASE DE DISEO: Durante la que se define una estrategia global. EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIN SUS 3 FASES Estas tres fases no pueden abordarse del mismo modo. Existen diferencias en diversos conceptos: Puesta al da de la informacin. Frecuencia de acceso a la informacin. Responsabilidad. 10. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIN ESTRUCTURADA Es un conjunto de datos organizados y procesados que producen un mensaje. Porque es diferente la informacin electrnica? Para que la informacin tenga validez debe tener una serie de caractersticas: significado, validez, valor y vigencia. La informacin se puede crear, modificar, transmitir y conservar. El propsito de la informacin es tener conocimiento sobre algo en especial o incrementar ese conocimiento. Que es informacin? 11. Es la mnima unidad de informacin. De igual forma es toda la informacin contenida en un mensaje . Los datos se pueden multiplicar y en conjunto sirven para generar informacin. Que es un dato? 12. Los medios de almacenamiento varan en la informacin electrnica. El soporte no es el mensaje, como pasa con los documentos en papel. Los datos almacenados permiten su tratamiento automtico. Es ms fcil copiar un documento completo. El acceso es ms fcil y rpido. La informacin electrnica posee de igual firmas que son mas complicadas de alterar Porqu es diferente la informacin electrnica? 13. CREACIN DE DATOS ELECTRNICOS Los datos son almacenados sistemticamente para su posterior uso y son creados por una persona o institucin en el ejercicio de sus funciones y por la necesidad de la empresa. Dicha informacin se enmarca dentro de una estructura, un contenido, un contexto y una presentacin, as mismo es conservada dentro de un ordenador que facilita su consulta, agrupndolos de manera ms eficiente con el fin de cumplir con los requerimientos de informacin oportuna 14. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS Es una manera de poder recuperar la informacin por medio de la estructuracin de datos ya que se identifica de manera mas exacta la informacin. Por consiguiente encontramos dos maneras de hacerlo: 15. Es una estructura que se utiliza en un sentido amplio. Se utiliza cada vez ms como un medio para representar muchas clases diferentes de informacin que puede ser almacenada en sistemas diversos, y mucha de esta informacin se vera, en trminos tradicionales, ms como datos que como documentos. Adems el documento puede servir de prueba de una actividad en particular porque ella se almacena, se recupera y adems ayudan a la gestin de datos. Documento 16. Permiten el almacenamiento y la recuperacin de la informacin necesaria, para que las personas de la organizacin puedan tomar decisiones. Es as que las Bases de Datos se tornan esenciales para la supervivencia de cualquier organizacin; pues los datos estructurados constituyen un recurso bsico para todas las organizaciones, adems pueden extraer la informacin y estarla actualizando ya que los datos son almacenados en un medio magntico o reservas de informacin. Bases de Datos 17. Como el mundo y las tecnologas van cambiando continuamente se ha hecho necesario que las empresas y organizaciones se estn actualizando constantemente es por eso que se debe contar con equipos que tengan gran capacidad para realizar adaptaciones y cambios que no afecten los datos electrnicos ya almacenados y estos no vayan a depender con el tiempo de un formato de almacenamiento ya establecido. Por eso es muy importante que a la hora de adquirir los equipos se basen ms en los productos que en las normas y as tener la tranquilidad que a largo plazo los datos que se almacenan all estn en buen estado y que se puedan recuperar en un momento determinado. La idea no es conservar todos los equipos electrnicos si no poder transferir la informacin cuando se deba sin inconvenientes. ADQUISICIN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIN ELECTRNICA 18. BIBLIOGRAFA file:///D:/Informacion%20De%20Usuario/Desktop/UNIVERSIDAD%20DEL%2 0QUINDIO/SEGUNDO%20BLOQUE%202014/BLOQUE%20A/GESTION%20D OC.%20ELECTRONICOS%20A/TRABAJO/GESTION%20DE%20DOC.%20IMP ORTANTE.pdf http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-para-la- informacion-electronica/ https://www.google.com.co/?gfe_rd=cr&ei=ee8lU7iKLOnd8gfatYHYBg# q=Bases+de+datos%3A+modo+de+estructurar+los+datos http://es.slideshare.net/wladiss14/que-es-informacin http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/que-es- informacion.html http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa- files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf