EJE TEMÁTICO No. 1

 

MARÍA CONSTANZA CAROANITA CASTRO OTEROCLARA INÉS CORTES

LESBY ANGÉLICA RODRÍGUEZ ZULETA 

 PRESENTADO AJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

   

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA2014

Los documentos electrónicos han logrado cobrar gran importancia en la sociedad, porque todos los usuarios y empresarios han implementado el manejo de la información sistematizada y digital ya que es mas cómoda y además porque se puede realizar consultas y recuperación de información de manera inmediata mediante bases de datos o soportes digitales, es por eso la importancia de identificar todo lo relacionado con la gestión de documentos electrónicos en nuestra formación para poder poner en practica todos los conceptos.

INTRODUCCIÓN

EJE TEMÁTICO No 1:   Documento Electrónico Ciclo vital de la información sus 3 fases Dato individual a la información electrónica

estructurada - Que es información? - Que es un dato? - Porque es diferente la información electrónica? Creación de datos electrónicos Modos de estructurar los datos - Documentos - Bases de datos Adquisición de equipos y aplicaciones para la

información electrónica

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Se divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

Por su forma de creación

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.

Encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

Por su origen

Por su forma y formato

ESTRUCTURA LÓGICA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS AUTENTICIDAD: Que pueda demostrarse que el documento

es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

INTEGRIDAD: Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.

FIABILIDAD: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo

DISPONIBILIDAD: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo.

3.FASE DE MANTENIMIENTO: incluye la utilización y

conservación de los datos.

2.FASE DE CREACIÓN EFECTIVA:

Implica generalmente un número limitado

de personas

1.FASE DE DISEÑO:

Durante la que se define una

estrategia global.

EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3 FASESEstas tres fases no pueden abordarse del mismo modo. Existen diferencias en diversos conceptos: Puesta al día de la información. Frecuencia de acceso a la

información. Responsabilidad.

EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ESTRUCTURADA

Es un conjunto de datos organizados y procesados que producen un mensaje.

¿Porque es diferente la información

electrónica?

Para que la información tenga validez debe tener una serie de características: significado, validez, valor y vigencia.

La información se puede crear, modificar, transmitir y conservar.

El propósito de la información es tener conocimiento sobre algo en especial o incrementar ese conocimiento.

¿Que es información?

Es la mínima unidad de información.

De igual forma es toda la información contenida en un mensaje . Los datos se pueden multiplicar y en conjunto sirven para generar información.

¿Que es un dato?

Los medios de almacenamiento varían en la información electrónica.

El soporte no es el mensaje, como pasa con los documentos en papel.

Los datos almacenados permiten su tratamiento automático.

Es más fácil copiar un documento completo.

El acceso es más fácil y rápido.

La información electrónica posee de igual firmas que son mas complicadas de alterar

¿Porqué es diferente la información electrónica?

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Los datos son almacenados sistemáticamente para su posterior uso y son creados por una persona o institución en el ejercicio de sus funciones y por la necesidad de la empresa. Dicha información se enmarca dentro de una estructura, un contenido, un contexto y una presentación, así mismo es conservada dentro de un ordenador que facilita su consulta, agrupándolos de manera más eficiente con el fin de cumplir con los requerimientos de información oportuna

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Es una manera de poder recuperar la información por medio de la estructuración de datos ya que se identifica de manera mas exacta la información. Por consiguiente encontramos dos maneras de hacerlo:

Es una estructura que se utiliza en un sentido amplio. Se utiliza cada vez más como un medio para representar muchas clases diferentes de información que puede ser almacenada en sistemas diversos, y mucha de esta información se vería, en términos tradicionales, más como datos que como documentos. Además el documento puede servir de prueba de una actividad en particular porque ella se almacena, se recupera y además ayudan a la gestión de datos.

• Documento

Permiten el almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que las personas de la organización puedan tomar decisiones. Es así que las Bases de Datos se tornan esenciales para la supervivencia de cualquier organización; pues los datos estructurados constituyen un recurso básico para todas las organizaciones, además pueden extraer la información y estarla actualizando ya que los datos son almacenados en un medio magnético o reservas de información.

• Bases de Datos

Como el mundo y las tecnologías van cambiando continuamente se ha hecho necesario que las empresas y organizaciones se estén actualizando constantemente es por eso que se debe contar con equipos que tengan gran capacidad para realizar adaptaciones y cambios que no afecten los datos electrónicos ya almacenados y estos no vayan a depender con el tiempo de un formato de almacenamiento ya establecido.

Por eso es muy importante que a la hora de adquirir los equipos se basen más en los productos que en las normas y así tener la tranquilidad que a largo plazo los datos que se almacenan allí estén en buen estado y que se puedan recuperar en un momento determinado. La idea no es conservar todos los equipos electrónicos si no poder transferir la información cuando se deba sin inconvenientes.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

BIBLIOGRAFÍA

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http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-para-la-informacion-electronica/

https://www.google.com.co/?gfe_rd=cr&ei=ee8lU7iKLOnd8gfatYHYBg#q=Bases+de+datos%3A+modo+de+estructurar+los+datos

http://es.slideshare.net/wladiss14/que-es-informacin

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/que-es-informacion.html

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf