departamento de material e serviços auxiliares aquisições 2014

Departamento de Material e Serviços AuxiliaresAquisições 2014

Forma de atuação do DMSA em 2014

A equipe do DMSA atuará em duas frentes de trabalho em 2014:

• Planejamento das demandas dos setores, para formar pregões de sistema de registro de preço (SRP), com vigência de 12 meses.

• Atendimento das necessidades atuais através do saldo de pregões já finalizados.


A primeira frente de atuação é o planejamento das demandas dos setores para formação de pregões de sistema de registro de preços (SRP), com vigência de 12 meses, e isso será feito em etapas. Nesse primeiro momento, serão elaborados os pedidos baseados na demanda mensal dos seguintes grupos:

30.04 – Gás e outros materiais engarrafados30.07 – Gêneros de alimentação

30.07 A – Café e açúcar30.09 – Medicamento de uso humano

30.16 – Material de expediente30.16 A – Material de artes gráficas e desenho

30.16 B – Material de expediente (papel A4, carta e ofício)30.18 – Medicamento de uso veterinário

30.21 – Artigos de copa e cozinha30.22 – Artigos de higiene e conservação (álcool, papel higiênico, etc.)


Esta primeira etapa foi iniciada através da mudança dos formulários e da criação de catálogos de especificações por grupos de consumo. Os pedidos poderão ser entregues entre os dias 17/02/14 a 28/02/14. No entanto, a metodologia para a solicitação de aquisições foi alterada e será explicada nos próximos slides. A segunda etapa para planejamento da demanda dos grupos que ainda não foram contemplados será realizada através da integração da equipe do DMSA com os representantes e detentores do conhecimento técnico sobre esses grupos, para que juntos possamos catalogar os itens que a Universidade necessita.


Os grupos dessa segunda etapa, que estão aguardando orientações técnicas, são:

• Grupo 30.08 - Animais (destinados ao estudo, corte, trabalho, produção e reprodução): CTUR, Fazendinha e Coordenadoria de Produção.

• Grupo 30.11 – Material químico ( solventes, ácidos, bases, reagentes, sais, etc.): Química.

• Grupo 30.11 A – Material químico sujeito à controle governamental: Química.

• Grupo 30.14 – Artigos de esporte e recreação: CAIC, Educação Física.


• Grupo 30.17 – Acessórios de informática (cartuchos, fitas e toner): Tendo em vista o pregão ter fracassado, estamos tentando atender mediante caronas com atas de outros órgãos. Além disso, encontra-se em andamento um processo para contratação de aluguel de copiadoras que atenderá toda a Universidade, fornecendo a copiadora, seus suprimentos e manutenção.

• Grupo 30.17 A – Acessórios de informática (drive, memória, placa mãe, etc.): COINFO.

• Grupo 30.17 B – Suprimentos de informática (mouse, CD-R, CD-RW, DVD, etc.): COINFO.

• Grupo 30.20 – Cama, mesa e banho: Hotelaria, Hotel Universitário e Divisão de Saúde.


• Grupo 30.24 – Material hidráulico: Prefeitura Universitária.• Grupo 30.24 A – Material de construção: Prefeitura Universitária.• Grupo 30.26 – Material elétrico: Prefeitura Universitária.• Grupo 30.26 A – Madeira em geral e similares: Prefeitura

Universitária.• Grupo 30.26 B – Peças para equipamentos de refrigeração: Paulo.• Grupo 30.28 – Recarga de extintor de incêndio e acessórios.• Grupo 30.29 – Lâmpadas especiais (para retroprojetor, projetor

multimídia, etc.).• Grupo 30.31 – Insumos agrícolas (adubos inseticidas, fungicidas,

sementes, rações, etc.): Coordenadoria de Produção, Zootecnia.


• Grupo 30.35 – Material de laboratório: IB, IV, IT e ICE.• Grupo 30.36 – Artigos cirúrgico e de enfermaria: Divisão de Saúde,

Hospital Veterinário.• Grupo 30.39 - Artigos para manutenção de veículos (peças).• Grupo 30.39 A - Artigos para manutenção de veículos (pneus).• Grupo 30.39 B - Artigos para manutenção de máquinas agrícolas.• Grupo 30.39 C - Combustíveis e lubrificantes.• Grupo 30.39 D - Artigos para manutenção de veículos (para-brisa, vidros,

espelhos).• Grupo 30.39 E - Material de pintura automotiva.

• Grupo 30.42 - Ferramentas em geral (alicate, serrote, tesoura de podar e outros): Prefeitura Universitária.

• Grupo 30.44 – Artigos de sinalização visual: Setor de inclusão social.

• Grupo 30.46 – Livros: Bibliotecas.

Recebimento dos pedidos

De acordo com o memorando circular nº 02 enviado pelo DMSA, todos os pedidos deverão ser, primeiramente, enviados por e-mail ([email protected]), à Seção Integrada de Recebimento Especificações e Relacionamento com os Requerentes (SIRERR), para uma avaliação prévia, antes da entrega final. A SIRERR terá até dois dias úteis para analisar os pedidos e, se for o caso, fornecer as orientações necessárias ao correto preenchimento dos formulários e anexos. Assim que a SIRERR autorizar a entrega final do pedido e seus anexos, os mesmos deverão ser impressos e entregues ao DMSA, com as devidas assinaturas.

Os formulários permanecem os mesmos?

A equipe do DMSA reformulou os documentos para realização dos pedidos de aquisição e contratação de serviços. Esta modificação foi necessária para adequar os formulários às exigências da Procuradoria Federal da UFRRJ e subsidiar o DMSA com as informações necessárias para instruir adequadamente o processo licitatório. Ademais, tais mudanças objetivam a dinamização do processo, a racionalização dos trâmites, a eficácia das aquisições da UFRRJ e a celeridade dos processos.

Onde encontro os modelos dos formulários? Os modelos dos formulários estão disponibilizados na página do DMSA, no site de UFRRJ: http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa

Existem 9 modelos:Formulário 1 – Aquisição de material de consumo;Formulário 2 – Aquisição de material permanente;

Formulário 3 – Conserto e manutenção;Formulário 4 – Serviços de Engenharia;

Formulário 5 – Solicitação de curso;Formulário 6 – Solicitação de transporte;

Formulário 7 – Prestação de serviços de pessoa jurídica;Formulário 8 – Prestação de serviços de pessoa física;

Formulário 9 – Infraestrutura para eventos.

http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa

Catálogos de especificações

O sucesso de um processo de licitação depende de um pedido de compra ou contratação, feito com o máximo de detalhes acerca das especificações do bem a ser adquirido ou do serviço a ser contratado, conforme estabelece a Lei 8.666/93 e suas alterações. Sendo assim, a equipe do DMSA está desenvolvendo catálogos de especificações, com os respectivos códigos do Sistema Comprasnet, para padronizar e facilitar os pedidos e o preenchimento do formulário de aquisição.

Onde encontro os catálogos de especificações?

Os catálogos de especificações estão separados conforme os grupos de materiais mencionados no slide anterior, e disponibilizados na página do DMSA, no site de UFRRJ: http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa

Os catálogos de especificações servirão para facilitar e padronizar os pedidos, além de já estarem adequados aos códigos do Catálogo de Materiais do Sistema Comprasnet (CATMAT). Por oportuno, ressaltamos a dificuldade que o DMSA tinha em obter tais códigos, uma vez que as requisições vinham com especificações insuficientes para a identificação deste no CATMAT. Além disso, informamos que esses códigos são essenciais para o cadastro dos itens no pregão eletrônico.







Como preencher o formulário para aquisição?

O novo formulário possui funcionalidades para automatizar e facilitar o preenchimento dos dados para aquisição de materiais de consumo. O formulário será disponibilizado nas versões em excel e word. No entanto, somente a versão excel possui tal praticidade e se por ventura não for possível utilizá-la, o mesmo terá que ser efetuado através do word .

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição

Ao iniciar o preenchimento do formulário, a Unidade deverá ser escolhida com base nas opções disponíveis através da seta demarcada acima.


Ao escolher a Unidade, automaticamente os campos de Unidade e Centro de Custo são preenchidos, conforme figura abaixo:


O grupo deverá ser escolhido com base nas opções disponíveis através da seta demarcada abaixo.


Primeiramente, com o auxílio do catálogo de especificação do respectivo grupo de material, o requerente deverá identificar quais itens o seu setor necessita. Em seguida, deve anotá-los e preencher o número correspondente no campo “código” do formulário para aquisição, conforme figura abaixo.


Suponhamos que ao consultar o catálogo de especificação do grupo de gêneros de alimentação, o requerente identifique que necessita dos itens 1, 4 e 6. Ele deverá preencher o formulário para aquisição e informar esses números no campo de “código”. Em seguida, automaticamente os campos de “descrição detalhada” e “CATMAT SIASG” serão preenchidos pelo sistema.


Posteriormente, o requerente deverá preencher o campo de “unidade” de acordo com uma das opções informadas na unidade de fornecimento do catálogo de especificações, além de preencher os campos de “quantidade e valor unitário”.


Os demais campos deverão ser preenchidos normalmente, atentando apenas para as novas informações exigidas. Em caso de dúvida, entre em contato com a SIRERR. Os demais formulários devem ser preenchidos normalmente, pois não há catálogo de especificações para tais objetos, além de não haver necessidade do código CATMAT.

O que devo fazer se o catálogo de especificações não tiver o item que necessito requisitar?

Quando o catálogo de especificações não tiver o item que o requerente deseja adquirir, este deverá entrar em contato com a SIRERR, através de e-mail, enviando a sugestão da especificação e expondo os motivos para inclusão do mesmo no catálogo. Em seguida, a SIRERR analisará a solicitação e informará ao requerente qual, ou quais, possibilidades existem no sistema para que o requerente escolha a que melhor lhe atende e, em seguida, incluirá o item no catálogo de especificações.

Contatos da SIRERR

Os requerentes que tiverem dúvidas sobre o preenchimento dos formulários poderão entrar em contato com a SIRERR, através dos telefones 2681-4722, por e-mail ([email protected],) ou pessoalmente nas dependências do DMSA (sala 21/P1).

Coordenadora da SIRERR - Letícia FariasFuncionários da SIRERR - Alanda Dealis, Luciana Costermani,

Saulo Tarso e Valéria Almeida.

Qual é a importância da especificação?

Existem aquisições de bens, produtos e serviços que não atendem às necessidades para as quais foram adquiridos. Em muitos casos, essa problemática é oriunda de especificações mal elaboradas ou incompletas. A especificação é a descrição completa de todos os dados do produto/serviço que se pretende adquirir. O descritivo deve ser claro e preciso. Contudo, a descrição do objeto não pode ser tão específica a ponto de DIRECIONAR a compra a um determinado fornecedor, nem deixar de conter informações importantes que prejudiquem a aquisição do produto ou serviço adequado.

O que uma especificação deve conter?

Exemplos de itens constantes em uma especificação:

• Descrição do item;• Aplicação;• Material (de que é feito);• Capacidade;• Dimensões;• Acessórios (se for o caso);• Utilização; • Detalhes específicos do item;• Unidade de fornecimento (como é fornecido usualmente no

mercado).

Um produto ou serviço bem especificado é um bom caminho para assegurar a qualidade na aquisição!

A justificativa quanto à necessidade de contratação deve ser suficiente para revelar a necessidade dos bens a serem adquiridos e seus quantitativos, não bastando justificativas genéricas ou desprovidas de conteúdo. A justificativa deve enfocar os objetivos que se pretende alcançar e os impactos positivos para a instituição, seus servidores, estudantes e comunidade.

Qual é a importância da justificativa?

1 – Por que o material é necessário?Deverá neste campo explicitar a importância da aquisição do bem para o desenvolvimento do setor e/ou de manter as condições adequadas de atividade do mesmo face à inexistência do bem. É imprescindível delimitar os objetivos que serão alcançados com a obtenção do bem.

2 - Qual a previsão mensal do consumo? O requisitante deverá fundamentar nesse espaço como foi a realização de planejamento do quantitativo de materiais que serão utilizados por seu setor e para qual período. Mencionar e explicitar a necessidade da quantidade a ser adquirida (ainda que estimada). Sugere-se levar em consideração as especificidades de cada objeto, para que não sejam definidas quantidades insuficientes ou excessivas.


3 – Como o material será utilizado? Neste campo o requerente deverá apontar a serventia, o proveito que a instituição terá com a aquisição do bem.

4 - A que se destina o material?Já a destinação diz respeito à designação do bem requisitado, imprescindível o detalhamento da finalidade do material neste campo.


O processo licitatório é demorado porque os requisitos e prazos estipulados nas legislações pertinentes devem ser categoricamente cumpridos. Além disso, o processo tramita em diversos setores dentro da Universidade, muitos dos quais o DMSA não pode realizar nenhum tipo de exigência na celeridade do processo. Como alguns exemplos, podemos citar que o pregão SRP deve ficar com IRP aberto por 5 dias úteis, se houver interesse de algum órgão - deve permanecer por mais 2 dias úteis, o edital deve ser publicado com antecedência mínima de 8 dias úteis, o edital pode ser impugnado, as empresas que manifestarem recurso tem até 3 dias úteis para expor as razões e as demais empresas até 3 dias úteis para expor as contra razões, o ordenador de despesas tem 5 dias úteis para julgar, etc. Além disso, todos os processos licitatórios são analisados pela Procuradoria Federal da UFRRJ.

Por que o processo licitatório é demorado?


A segunda frente de atuação é o atendimento das necessidades atuais através de pregões já finalizados, que será iniciado na primeira quinzena de março, com a divulgação dos grupos que possuem atas de SRP vigentes, cronograma para aquisições e abertura do quiosque de compras para realização dos pedidos. Por oportuno, ressaltamos que os pedidos feitos nos anos anteriores serão desconsiderados e que estes serviram apenas para estimar as quantidades demandadas pela Universidade. Além disso, informamos que os pedidos realizados através do quiosque de compras terão entregas mais rápidas, tendo em vista que já existem pregões finalizados.

Panorama atual

Grupo Processo Andamento

30.04 – Gás e outro materiais engarrafados

2205/13Pregão finalizado. Pronto para atendimento pelo cronograma.

30.07A - Café e açúcar 3916/13Pregão finalizado. Pronto para atendimento pelo cronograma.

30.09 – Medicamento – uso humano

4084/13

Atualizando a pesquisa de preços após atendimento às recomendações da PROGER para marcação do pregão.

30.11 – Material químico

1179/13 Processos mal sucedidos.

1203/12Professora Andressa está ajudando na catalogação para o novo processo.

Panorama atual


30.14 - Artigos de esporte e recreação

2818/13Ata vigente, encontra-se com o gestor na PROAEST.

30.16 - Material de expediente (papel em geral, canetas, lápis etc)

9910/13Em fase de elaboração de edital para análise da PROGER.

30.16 A - Material de artes gráficas e desenho

7240/13 Iniciando pregão.

30.16B - Material de expediente (papel A4, carta e ofício)


Panorama atual


30.17 - Acessórios de informática (cartuchos, fitas e toner)

2143/12Processo de HP mal sucedido, estamos buscando carona em atas de outros órgãos.

2144/12Pregão finalizado, aguardando análise final do processo pelo gestor.

30.17A - Acessórios de informática (drive,memória, placa-mãe etc.)

4066/13

Verificando a possibilidade de atendimento às recomendações da PROGER para marcação do pregão.

Panorama atual


30.17B - Suprimentos de informática (Mouse, CD-R, CD-RW, DVD etc.)

11370/11Verificando a possibilidade de atendimento às recomendações da PROGER.

1532/13COINFO está atendendo às recomendações da PROGER para marcação do pregão.

30.18 - Medicamento - uso veterinário


3433/13Pregão finalizado. Proc. Encontra-se com o gestor (Betinho).

30.20 - Cama, mesa e banho 4107/13

Verificando a possibilidade de atendimento às recomendações da PROGER pelo requerente.

Panorama atual


30.21 - Artigos de copa e cozinha (coador, garrafa térmica, suporte para copos de café, copos descartáveis etc.)

5819/12


30.22 - Artigos para higiene e conservação (álcool, papel higiênico, toalha de papel etc)

665/12Pregão sendo finalizado para atendimento pelo

cronograma.

1017/14 Para carona de sabonete líquido.

1019/14 Para carona de papel toalha interfolhado.

Panorama atual


30.24 - Material hidráulico 11127/11


30.24 A - Material de construção

5818/12Pregão finalizado. Proc. Encontra-se com o gestor (PU).

30.26 - Material elétrico 7840/123381/13

Pregão sendo realizado.Verificando a possibilidade de atendimento às recomendações da PROGER para marcação do pregão.

30.26 A - Madeira em geral e similares

7812/12Pregão finalizado. Proc. Encontra-se com o gestor (CTUR).

Panorama atualGrupo Processo Andamento

30.26 B - Peças para equipamentos de refrigeração

11123/13 Pregão sendo realizado.

1598/12Pregão finalizado. O

processo encontra-se com o gestor (PU).

30.28 - Recarga de extintor de Incêndio e acessórios


30.29 - Lâmpadas especiais (p/ retroprojetor,projetor multimídia etc)

3915/12 Pregão sendo realizado.

Panorama atualGrupo Processo Andamento

30.31 – Insumos agrícolas

5817/12Pregão finalizado. O processo encontra-se com o gestor (Betinho).



30.35 - Material de laboratório (frascos, vidraria, becker, pipeta, escovas p/vidrarias,peneiras etc.)

2076/12


Panorama atual


30.36 - Artigos cirúrgicos e de enfermaria

6273/12Verificando a possibilidade de atendimento às recomendações da PROGER para marcação do pregão.

2077/12Verificando a possibilidade de atendimento às recomendações da PROGER para marcação do pregão.

30.39 - Combustíveis 4167/2013Em fase de elaboração de edital juntamente com a Prefeitura Universitária.

Panorama atual


30.59 – Materiais personalizados

2019/13


Aluguel de ônibus 8337/12Pregão finalizado. Pronto para atendimento pelo cronograma.

Panorama atual


PERMANENTES

52.12A - Equipamentos de refrigeração de ambientes (ar condic., ventilador, climatizador etc)


613/12 Pregão sendo marcado.

3439/13 Ata de outro órgão, mas não possui instalação.

52.24 - Extintor de incêndio - Equipamento


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