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Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) - Tutorial Editores/Editores de Seção

AGOSTO 2015

Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015

Editor / Editor de Seção

Este tutorial prevê as tarefas do Editor:

- Controlar o fluxo do avaliador (no sistema)

- Criar a seção

- Controlar o fluxo da edição do texto e do layout (fora do sistema)

- Agendar os artigos

- Publicar a edição



Notificação de Trabalho Editorial

Para cada submissão efetuada, uma notificação intitulada “Trabalho

Editorial” é enviada pelo Editor da revista ao e-mail informado no

cadastro do Editor de Seção.

Após o recebimento da notificação, basta acessar o sistema com seu

login e senha, previamente informados pelo Editor Gerente, como

mostra o próximo slide.

Este tutorial sugere que o Editor acumule o papel do Editor de

Seção.

O Editor de Seção deve

preencher os campos

assinalados com seu login e

senha, clicando em “Acesso”,

em seguida.

Na página do Editor, é

possível visualizar as novas

submissões. Caso não haja,

no sistema, editor

cadastrado na seção, o novo

artigo submetido aparecerá

em não designado. Caso

haja editores cadastrados, o

novo artigo aparecerá como

em avaliação (mas estará

aguardando a designação do

avaliador, que veremos mais

adiante). Ao designar o

editor da seção, o sistema

remanejará os artigos para

em avaliação.

No exemplo, há um arquivo

aguardando designação.

Basta clicar nessa opção.

Na página dos artigos não

designados, os artigos

ainda não designados são

listados. Note que será

possível navegar entre as

etapas: de não

designado (que vai virar

resumo depois que o

editor de seção for

designado), em avaliação

e em edição..

Basta clicar no título para

iniciar o processo de

avaliação.

Após clicar no título, é feito o

direcionamento para a página da

sinopse do artigo, onde temos os

detalhes do artigo (título, autor, data da

submissão, etc.).

No campo Editores, pode-se optar por:

1) Caso haja editores de seção já

cadastrados na revista, será possível

Incluir editor de seção (isso fará

abrir a listagem dos editores de

seção, para que um seja designado)

2) Caso deseje cadastrar um editor já

cadastrado como editor da seção

específica do artigo em questão,

basta clicar em Incluir editor e

designá-lo.

3) Será possível Incluir-se como o

editor da seção

No nosso exemplo, clicamos em Incluir-

se, fazendo com que o próprio editor se

torne o editor da seção do artigo. É

imprescindível Registrar a opção.

O nome do

editor da seção

para este artigo

figurará no

campo Editores.

Será possível

excluir o editor e

incluir outro.

Em seguida,

será necessário

designar o

Avaliador.

Clique em

avaliação, no

menu logo

abaixo de

sinopse.

Na página de Avaliação, o

Editor/Editor de Seção pode

contatar os autores, acessar o

documento submetido (para ver se

está desidentificado) e transferir

um novo documento

(desidentificado, por exemplo) para

encaminhar à avaliação. É

imprescindível assegurar-se de que

o documento a ser enviado ao

avaliador esteja

DESIDENTIFICADO.

O Editor/Editor de Seção deve

escolher os Avaliadores para a

submissão clicando em selecionar

avaliador.

Embora não seja recomendado, o

Editor/Editor de Seção pode, ainda,

tomar a decisão editorial

independente da avaliação,

bastando escolher uma opção entre

as disponíveis e clicando em

registrar decisão

Para iniciar o processo de

avaliação, o Editor/Editor de Seção

deve selecionar um avaliador

como mostra o próximo slide.

O Editor/Editor de Seção

deve escolher um dos

Avaliadores previamente

cadastrados, clicando em

designar, e repetir o

processo tantas vezes

quantos avaliadores forem

selecionados para a

submissão.

Caso deseje cadastrar

alguém já no sistema,

mas que não está com o

papel de Avaliador, é

possível fazê-lo em 1

(esta opção abrirá a

listagem de usuários

cadastrados para que

sejam cadastrados como

Avaliador). Se desejar

cadastrar um novo

Avaliador, que ainda não

está no sistema, é

possível fazê-lo em 2

(esta opção abrirá para o

preenchimento dos

metadados).

1 2

Após designar o Avaliador, o

Editor/Editor de Seção deve enviar-

lhe uma solicitação, clicando no

ícone de cartinha sinalizado nesta

página. É imprescindível clicar no

ícone, para que avaliador receba o

convite. Caso contrário, ele sequer

saberá que foi designado...

Note que o prazo para a avaliação

aparecerá. Esse prazo foi

estabelecido na configuração da

revista. É possível alterá-lo antes de

enviar a solicitação, bastando clicar

na data e editando-a manualmente.

Caso deseje alterar o prazo, isso

deverá ser feito antes de enviar a

solicitação, pois essa informação

será incluída no e-mail ao Avaliador.

Dependendo da configuração da sua

revista, o texto completo só estará

acessível ao Avaliador após este

indicar a disponibilidade para

avaliação.

Ao clicar no ícone da página

anterior, o sistema abre

automaticamente a tela de

E-mail padrão

com a solicitação

de avaliação de artigo.

Note que o texto padrão

pode ser modificado e é

possível o envio de anexos,

como, por exemplo, uma

folha de aprovação, ou um

tutorial tela a tela para a

avaliação.

Para enviar o pedido, o

EditorEditor de Seção deve

clicar em enviar.

Após o envio da

solicitação, o campo

solicitação é

preenchido com a data

do envio do e-mail de

convite. Indica, também,

a data limite (prazo)

para recebimento da

avaliação, previamente

configurada.

Para cadastrar outro

Avaliador, siga os

mesmos passos,

clicando em selecionar

avaliador.

Será possível cancelar o

pedido, clicando em

cancelar solicitação.

Neste caso, o sistema

abrirá a tela do e-mail

padrão ao Avaliador,

cancelando a solicitação.



Recebendo a avaliação

Dependendo da configuração da revista, os avaliadores devem informar

sua disponibilidade para avaliação, antes de receberem o arquivo a ser

avaliado. Consulte o Editor Gerente da sua revista para maiores

informações.

Os avaliadores devem informar ao sistema a recomendação sobre a

submissão e notificar o editor responsável sobre a finalização desta tarefa.

Os avaliadores podem optar por incluir comentários no sistema, enviar um

texto comentado anexado e/ou a folha de avaliação preenchida, enviada

anteriormente pelo Editor/Editor de Seção.

Ao receber a notificação de conclusão da avaliação, o Editor/Editor de

Seção deve acessar novamente o sistema para encaminhar os comentários

ao autor, quando houver, e tomar a decisão editorial.

Ao receber a notificação do

Avaliador e acessar o sistema, o

Editor/Editor de Seção pode

visualizar a recomendação que

ele registrou. Se a revista possui

um formulário de avaliação (1),

haverá um ícone abaixo da

recomendação.

e os documentos enviados, se

houver. No exemplo, não há

formulário de avaliação, nem

documento enviado.

O Editor/Editor de Seção deve

agradecer o trabalho do avaliador,

clicando no ícone da cartinha

abaixo de acusar recebimento

(2). O sistema abrirá um e-mail

padrão nos mesmo moldes dos

anteriores. É imprescindível que

esse e-mail seja enviado, pois ele

será o comprovante do avaliador

sobre a avaliação feita.

No caso deste exemplo, o

avaliador recomendou correções

obrigatórias para publicação. O

Editor/Editor de Seção deve

selecionar uma decisão

editorial, exibida no próximo slide.

1

O Editor/Editor de Seção

deve selecionar uma

decisão editorial e

registrar a decisão.

As opções são:

- Aceitar

- Revisão requerida

- Submeter a nova rodada

- Rejeitar

A decisão do Avaliador

“correções obrigatórias”

(slide anterior) sugere que

o autor submeta a nova

rodada (comentário em

slide mais adiante)

A decisão “revisão

requerida” deve ser

utilizada somente se as

revisões não implicarem

nova avaliação, mas que

precisarão passar por

nova revisão de texto.

É imprescindível que se

registre a decisão

editorial.

Após clicar em

registrar a decisão

editorial, o sistema

exibe a mensagem de

confirmação e o

Editor/Editor de Seção

deve clicar em OK.

Após ter registrado a

decisão na mensagem

de confirmação, a

decisão fica registrada

no sistema, com a data

da decisão (1).

Em seguida,

Editor/Editor de Seção

deve notificar o autor,

clicando no ícone da

cartinha em 2 -

notificar o autor.

O sistema registra

a troca de e-mails

entre autor e editor. É

possível ver o diálogo

no ícone de balãozinho

de diálogo em 2.

2 3 1

Ao clicar em notificar autor, o sistema abre

automaticamente a tela de Enviar E-mail,

com conteúdo padrão.

No caso de decisões como “Revisões

requeridas” ou “Submeter a nova revista”,

será possível importar os comentários

enviados pelos avaliadores, clicando em

importar avaliação por pares. Esta opção

deve ser feita como muito cuidado, pois a

avaliação pode conter informações

indesejadas. É preciso cautela, editando-se o

conteúdo antes de enviá-lo ao autor.

Os avaliadores não serão identificados e

seus comentários aparecerão como

“Avaliador A”, “Avaliador B”e assim

sucessivamente.

É possível copiar somente algum trecho da

recomendação do avaliador e colá-lo no

corpo de e-mail.

No nosso exemplo, o artigo foi aceito. Na

mensagem (no destaque 1), é recomendável

que se informe ao autor a edição e/ou a

previsão de data da publicação (por exemplo:

“A decisão é publicá-lo no volume 15, que

está previsto para dezembro de 2014”)

1



Nova rodada de avaliação

Dependendo da recomendação do Avaliador e da decisão do Editor

de Seção, é possível iniciar uma nova rodada de avaliação.

Esta situação é comum nos casos em que os Avaliadores

recomendam ‘correções obrigatórias’, por exemplo, e o documento

é enviado, com comentários, ao autor.

Para tornar possível uma nova rodada, a decisão editorial deve ser

‘submeter a nova rodada’ e, após o recebimento da submissão com

as alterações, repetir os passos anteriores: designar avaliadores,

enviar a solicitação e receber a nova recomendação.

Os passos a seguir referem-se a versão final aceita para a

publicação.

Após enviar o e-mail ao

autor, é altamente

recomendado o envio

(para o sistema) de uma

versão do editor, para

que esta possa ser

encaminhada à Edição

de Texto.

A versão enviada deve

conter dados como:

nome, e-mail e instituição

dos autores, informações

que não constavam na

versão de avaliação.

Para transferir o arquivo,

basta clicar em escolher

arquivo (e localizá-lo em

seu computador) e, em

seguida, em transferir.


Editor

Criando a edição

Após o término da avaliação, revisão do texto e da diagramação,

será necessário enviar o arquivo final (PDF e/ou HTML) para a

publicação.

Para enviar o arquivo para o sistema, será preciso, antes, ter criado

a edição (volume e número da publicação) na qual o artigo será

agendado. A criação da edição pode ser feita a qualquer momento

nas etapas da publicação.

A seguir, veremos como criar a edição para, depois, carregarmos o

arquivo final para a publicação.

Após ter feito a transferência,

o documento parecerá

renomeado no sistema (1).

Será possível excluí-lo ou

substituí-lo.

Após selecionar o

documento, o Editor/Editor de

Seção pode clicar em enviar

para edição de texto para

torná-lo disponível para

edição de texto.

Este tutorial sugere que o

envio do artigo aceito seja

enviado para o editor de

texto e editor de layout fora

do sistema.

Após ter enviado a versão do

editor, sair do sistema, ou

clicar na página do usuário

(1) e dar encaminhamento a

outra submissão.

2

1

Para criar uma nova,

deve-se estar na Página

Inicial do Editor e clicar

em incluir edição

(próximo slide).

Após a inclusão da

edição, ela passará a

integrar as edições

futuras.

Será possível editar as

edições futuras (ainda a

publicar) e as edições

anteriores (já

publicadas).

Preencher os dados de

Identificação da edição,

de acordo com o fluxo da

revista, e marcar o itens

da identificação.

O título geralmente é

usado quando a revista

possui tema. Caso

contrário, pode ser

deixado em branco.

Caso a revista possua uma

capa para cada edição

(geralmente revistas que são

também impressas), é

possível incluí-la aqui.

A capa poderá ser incluída

posteriormente.

Deve-se selecionar o arquivo

em JPG, GIF ou PNG. Esse

arquivo deve ser padronizado

em tamanho, uma vez que

toda edição terá uma capa...

As opções de exibir ou não as

miniaturas/imagens

dependerá da opção de cada

revista. Uma vez a revista opte

por uma capa para cada

edição, é interessantes que se

exiba as miniaturas nos dois

casos. Sendo assim, deixar

desmarcado.

Não esquecer de clicar em

Salvar a edição.

Após salvar a edição

(slide anterior), ela

passará a figurar na lista

de edições futuras.


Editor

Agendando artigos para a edição

Uma vez criada a edição, os artigos aprovados serão colocados na

fila para que sejam publicados.

Terminada a etapa da avaliação, revisão do texto e diagramação,

será necessário enviar o arquivo final para a publicação. Esse

arquivo pode estar em formato PDF, HTML, ou ainda nos dois

formatos.

Após o carregamento do arquivo PDF e/ou HTML no sistema e do

seu agendamento, será necessário proceder à Leitura de Prova.

A publicação será feita ao final da leitura de prova de todos os

artigos de uma edição.

Na página do Editor,

busque o registro do

artigo em questão.

Os artigo que já tiveram o

resultado da avaliação e

da decisão editorial são

remanejados

automaticamente para

em edição.

Na página de Submissões

em Processo de Edição, o

Editor pode visualizar todos

os artigos que estão no

fluxo e ainda não foram

concluídos.

Em edição significa que

está na etapa de revisão e

diagramação...

Os itens em destaque (no

caso, em amarelo), indicam

que existem pendências

que ainda não foram

concluídas. Pode ser a falta

da notificação ao Autor ou

ao Avaliador, entre outras

pendências.

Ao clicar no título o Editor

será levado para a página

da edição do item.

- - - - - - - - -

Na página da edição do item,

será possível:

1) Editar os metadados em

resumo.

2) Retornar à tela da

avaliação, para alterar

qualquer informação,

como a decisão editorial.

3) Acessar o LOG (se esta

opção foi ativada na

configuração da revista)

em histórico e ver toda a

troca de mensagens e

registros que envolvem o

item.

Este tutorial sugere que a

edição de texto (revisão) e

edição de layout

(diagramação) sejam feitas

fora do sistema. Essas etapas

não entram nas estatísticas

que serão avaliadas por

Qualis. Assim, os campos de

Edição de Texto e Edição de

Layout não serão preenchidos.

Veremos o agendamento no

próximo slide.

Neste momento, deve-se agendar o

artigo para a edição de destino, assinalar

a data da publicação, que fará surgir a

data. Registrar ambas as informações.

A data da publicação deve ser a mesma

para todos os artigos; ela refere-se à

data prevista (por exemplo, revistas

semestrais publicam a 1ª edição em

junho e a 2ª em dezembro)

Marcar composição final e selecionar

o arquivo final diagramado (PDF ou

HTML). Em seguida, clicar em

transferir.

A leitura de prova é uma etapa

imprescindível no processo de

editoração, mas pode ser feito fora do

sistema, pois também não serão

contabilizados nas estatísticas.

Após clicar em transferir a composição final, aparecerá

a tela Editar modelo de layout.

Confira se o nome original do documento está correto,

caso contrário, será possível substituir o documento.

O rótulo é o que aparecerá no sumário com o link para o

documento. É possível alterá-lo, mas deve-se manter o

formato (PDF ou HTML), por exemplo, Versão em PDF ou

Versão em HTML.

Nos casos de revista bilíngue, o campo Idioma deve ser

usado somente quando estiver transferindo os arquivos

em outro idioma. Esta opção está disponível somente nas

revistas cuja configuração prevê mais de um idioma para

publicação.

Ao término, basta clicar em salvar.

- - - -

Após salvar (tela anterior) o sistema retorna para a página edição, com

o campo Formato para publicação preenchido, indicando que o

documento final foi enviado com sucesso.

Para revista bilíngue (ou trilíngue, etc.), será necessário repetir o passo:

remarcar composição final, selecionar o arquivo em outra língua, e

clicar em transferir.

O mesmo passo deverá ser seguido para revista que publica nos

formatos em HTML e PDF (no exemplo, transferimos o PDF, será

necessário transferir o arquivo em HMTL)


Editor

Publicando a edição

Uma vez terminado o agendamento dos artigos, resenhas, etc., que

entrarão na edição, o Editor deve voltar para a Página do usuário para

proceder à organização dos artigos: ordem de apresentação, inclusão

de metadados complementares, etc.

Se a revista possui uma seção para o editorial (ou apresentação), não

pode esquecer de seguir o procedimento de envio do arquivo para o

sistema (como se fosse uma submissão) e, consequentemente, seu

agendamento na edição.

A publicação só poderá ser feita ao final da leitura de prova e da

organização de todos os artigos de uma edição. O Editor deve estar na

Página Inicial do Editor.

Uma vez terminado o

agendamento dos artigos,

resenhas, etc., que entrarão na

edição, o Editor deve voltar para

a Página do usuário e certificar-

se de que está na Página Inicial

do Editor. Se possuir mais de

um papel editorial na revista

(avaliador, autor, etc.), será

necessário clicar no papel de

Editor para chegar nessa

página).

Clicar em Edições futuras para

editar o número a ser publicado

(ou Edições anteriores para

modificar números já publicados)

Na página das Edições futuras, é possível criar uma nova edição em incluir

edição, ou ir para edições anteriores.

No nosso exemplo, iremos publicar o v.3 N. 1 (2013): TESTE, que tem 7 itens no

sumário.

Clicar na edição para ordenar os itens, editar os metadados, etc.

Na página da edição (1), é possível criar

uma nova edição em incluir edição, ou

ir para edições anteriores (2).

Caso esteja em edição errada, em

Edição (3), será possível trocar para a

edição correta.

É possível editar os dados da edição (4)

(incluir capa, alterar ano, número, título,

etc.).

É possível pré-visualizar a edição (5),

para ver como ela aparecerá para os

leitores (ao clicar nessa opção, será

necessário voltar no botão voltar do

browser / navegador de internet).

É possível ordenar os artigos. Basta

clicar sobre o título e arrastá-lo para a

posição desejada, ou clicar nas setas

indicadoras (6).

O campo páginas (7) está disponível

somente para as revistas que optaram

por incluir a página no sumário, um item

na configuração da revista.

Clicar sobre o título para editar os

metadados.

1

2

3

4 5

6

7

Após clicar sobre o título no

sumário (slide anterior),

somos direcionados para a

página da Sinopse do

artigo, no resumo. Será

possível editar detalhes do

processo de avaliação ou

edição, ou conferir as

mensagens trocadas com o

autor em histórico.

Se o artigo tiver sido

submetido para a seção

errada, será possível alterar

a seção (1) e registrar.

É necessário editar os

metadados (2) antes de

liberar o artigo. Este é o

momento para alterar os

metadados, completar

informações faltantes, incluir

o resumo, título e palavras-

chave em outro idioma, etc.

1

Na edição do metadados, será

possível completar os dados

faltantes. Todos os campos são

necessários. Se o campo

Resumo da Biografia (1),

sugere-se que o seja retirado do

Currículo Lattes do autor.

Nos casos de revistas que

optaram pela navegação em dois

idiomas precisam incluir na

língua estrangeira (resumo, título,

palavras-chave). Ao alterar o

idioma do formulário (2), esses

campos (3) ficarão em branco,

para que sejam preenchidos.

Será possível, também, incluir

(ou excluir) coautores. Ao clicar

em Incluir autor (4), os campos

para os metadados do coautor

serão disponibilizados.

1

2

4

3

Ao final da edição dos

metadados, é necessário clicar

em salvar metadados. Caso

contrário, as alterações não

serão gravadas.

Após a conclusão da

edição dos metadados,

somos redirecionados

para a tela do resumo.

É necessário voltar para

a tela das submissões (1)

e seguir novamente até a

tela da edição, onde está

o sumário, repetindo

esses passos até concluir

todos os itens da edição.

1

Após certificar-se de que

todos os itens foram

completados e

conferidos, não havendo

pendências, clica-se em

Publicar edição para

liberá-la.

A edição que acaba de

ser publicada será

considerada como

Edição Atual.


Editor

Publicações antigas

O sistema permite a inclusão de números antigos, através

de um procedimento de submissão rápida, que possibilita à

revista a utilização de e-mail repetido e não exige a criação

de login e senha.

Somente o Editor-gerente possui permissão para esse

procedimento.

Em caso de dúvidas, entre em contato com o Editor-

gerente.

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