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  • CURSO DE EXTENSO EM EXCEL

    PARTE II

    O Excel, como a maioria dos outros programas de escritrio, tem itens comuns como a barra de ttulo, a barra de menus e barra de ferramentas. No entanto o que o distingue como ferramenta de clculo a estrutura gradeada de sua tela. Esta grade, ou tabela, formada por linhas e colunas. As linhas so identificadas por nmeros; e as colunas, por letras. Se voc clicar no canto da tabela e segurar o boto do mouse, vai ver a capacidade total do Excel: 65536 linhas por 256 colunas. O cruzamento de uma linha com uma coluna forma uma clula. A clula identificada pelo nome da coluna e o nome da linha, juntos: B4, C3, E17. Cada clula pode conter texto ou nmeros. Mas at a no h novidade. Muitos programas por exemplo, processadores de texto, como o Word trabalham com tabelas. O que diferencia o Excel e outros softwares do gnero a capacidade de calcular embutida na tabela. Em minha opinio, o Excel, ao mesmo tempo, a mais completa e a mais popular ferramenta de clculo para escritrio. Poderoso e verstil, ele ajuda a desenvolver desde uma simples tabela com totais at documentos mais complexos, como os grficos dinmicos.

    ARREDONDAMENTO

    A clula C3 corresponde a diviso da clula A3 por B3. O resultado um nmero com seis casas decimais. Vamos formatar este nmero para que ele

  • apresente duas casas decimais. Com C3 selecionada, acione Formatar>Clulas. Na caixa de dialogo, veja as vrias categorias de formatao. O padro geral - ou seja, o nmero sem formatao. Na opo nmero, voc pode definir o nmero de casas decimais. Escolha 2. marque tambm o separador de milhares.

    Agora, vamos multiplicar esse nmero por 5. Veja o resultado: outro nmero com muitas casas decimais. Porque isso? Isso ocorre porque o nmero na clula C3 tem duas casas decimais somente para visualizao na tela. Na memria, ele continua no mesmo formato original.

    Portanto, a formatao do nmero apenas um ajuste visual que no altera o valor. A conseqncia disso que, se voc est trabalhando com valores que precisam ser exatos, formatar os nmeros no a soluo.

    A soluo usar a funo ARRED, de arredondar. Em vez de fazer uma

    simples diviso, vamos arredondar o resultado. Depois do sinal de igual (=), que inicia a frmula escreva ARRED e abra parntese. O Excel d a dica sobre a funo. Voc tem que fornecer o nmero a arredondar e o nmero de dgitos desejados.

  • Agora, vejamos como trabalha a funo ARRED. Vamos fazer arredondamento para uma casa decimal. Para facilitar a observao, colocamos uma coluna de nmeros esquerda e outra com os mesmos nmeros, arredondados, direita.

    O que acontece? Quando a segunda casa decimal maior ou igual a 5, o

    nmero arredondado para cima. O Resto simplesmente perde a segunda casa decimal. At aqui, nenhuma novidade. Essa a regra consagrada de arredondamento.

    Agora, imagine a seguinte situao. Voc um professor e quer

    arredondar as mdias de seus alunos da seguinte maneira. Os nmeros com parte decimal menor que meio ponto (0,5) devem ser ajustados para o inteiro inferior; 0,5 permanece; e o decimal maior que meio ponto leva o nmero para o inteiro superior.

    Em suma, neste sistema, s podem existir notas inteiras ou com fraes de

    meio ponto. Portanto, nem a formatao, nem a funo ARRED resolvem o problema. Montemos uma pequena planilha de trabalho com os nomes e as

  • notas dos alunos. Para calcular a mdia aritmtica simples, vamos usar a funo MDIA.

    Na coluna verde, voc v os mesmos nmeros da coluna amarela. A diferena que ela foi calculada com a funo ARRED aplicada aos valores da coluna vermelha. Como j vimos, nenhum desses esquemas resolve nosso problema, que arredondar as notas para mltiplos de meio ponto. Ento precisamos bolar uma frmula.

    Qual raciocnio vamos empregar nessa frmula? Se a parte fracionria da

    nota for maior do que meio ponto, ento o valor final da nota ser a parte inteira mais 1. Se a frao for igual a meio, anota fica como est. Por fim, se a frao for menor que meio ponto, o valor da nota fica sendo somente a parte inteira.

    O raciocnio fcil. Para transform-lo numa frmula, vamos montar um

    ninho de SE, a funo lgica condicional do Excel. O ninho corresponde a uma ou mais funes SE dentro de outra. Como funo auxiliar, vamos usar INT, que fornece a parte inteira de um nmero. Coloquemos o resultado em uma nova coluna na cor azul.

    =SE(H4-INT(H4)>0,5;INT(H4)+1;SE(H4-INT(H4)=0,5;H4;INT(H4)))

    EXERCCIO PROPOSTO

  • Se quisermos colocar mais uma coluna na minha tabela e mudssemos o

    critrio de avaliao, ou seja, fraes menores que 0,25 so reduzidas para 0; as menores que 0,75 e maiores ou iguais a 0,25 vo para meio ponto. A faixa restante cresce para o prximo inteiro.

    FUNES DATA/HORA

    Alm das funes de data e hora mais comuns no Excel, por exemplo,

    DATA, DIA, MS, ANO, AGORA uma srie de funes adicionais que fazem parte do suplemento Ferramentas de Anlise. Vamos dar um passeio por algumas dessas funes que so muito teis nos clculos financeiros.

    Se voc nunca usou o suplemento Ferramentas de Anlise vai precisar

    ativ-las. Acione Ferramentas E Suplementos e marque a caixa Ferramentas de Anlise. O Excel pode pedir o CD do Office. Coloque o CD no drive e siga as instrues.

    A primeira funo que vamos visitar DIATRABALHOTOTAL. Ela

    fornece o nmero de dias teis entre duas datas excluindo os finais de semana. A funo tambm pode excluir os feriados desde que voc fornea uma lista deles. Vejamos um exemplo.

    Observe a planilha. Na primeira linha temos os ttulos Data Inicial. Data Final, Dias e Feriados. Na coluna Feriados indique os feriados nacionais. Agora, digite duas datas quaisquer nas colunas Data Inicial e Data Final. Coloque o cursor na coluna Dias e clique no boto Inserir Funo.

    Na tela Inserir Funo, selecione a categoria Data e Hora, escolha a funo DIATRABALHOTOTAL e d OK. Na tela Argumentos da Funo indique os valores. Clique no boto a direita do campo Data Inicial e clique na clula correspondente. Clique no boto da janela Argumentos da Funo.

    Repita o procedimento para o valor da Data Final e faa o mesmo para a linha Feriados, mas agora selecione toda a lista de datas na coluna Feriados. Agora, clique em OK. Na coluna Dias, o Excel retorna o nmero de dias teis entre as duas datas excludos os feriados, se houver algum no intervalo indicado.

  • Numa aplicao real, voc pode colocar a lista de feriados numa folha separada da planilha. Outra jogada muito til dar um nome a lista de feriados. Copie a coluna Feriados para a planilha Plan2. Selecione as datas e d o comando Inserir Nome, Definir. Na caixa Nomes, digite feriados e d OK.

    Agora, toda a lista de datas se chama feriados. Em vez de indicar o intervalo de clulas escreva simplesmente feriados. Fica bem mais fcil. Vamos ver agora a funo DIATRABALHO. Ela calcula uma data final, partindo de uma data inicial, o nmero de dias teis e os feriados.

    Na mesma planilha, criemos uma coluna chamada Data Final. Vamos usar a mesma data inicial e o mesmo nmero de dias teis. A data final um nmero estranho. O valor fornecido pela funo DIATRABALHO uma data serial. Ou seja, o nmero de dias decorridos desde 1 de janeiro de 1900, o incio do calendrio do Excel.

    Selecione esse resultado. Agora, acione Formatar clulas. Escolha a

    categoria Data e d OK . Pronto, A data final, observe, no a mesma utilizada na outra funo. que DIATRABALHOTOTAL fornece o nmero de dias teis entre duas datas, incluindo as duas. J DIATRABALHO retorna a data aps um perodo de dias teis.

    Por causa disso a data fornecida pela funo DIATRABALHO cai, nos

    exemplos, um dia depois. Vamos agora ver a funo DATADIF. Ela retorna o nmero de dias, meses ou anos entre duas datas. Mas aqui no h desconto dos fins de semana ou dos feriados.

    A funo DATADIF pede trs argumentos: a data inicial, a data final e

    uma unidade. Essa unidade um cdigo para dizer se o resultado deve ser dado em dias, meses ou anos. Para dias, o cdigo D, para meses M e para anos Y. Na formula, o cdigo deve ser escrito entre aspas.

    Veja um exemplo em que as mesmas datas so usadas com a funo

    DATADIF, variando apenas a unidade de tempo. Os resultados, em meses e anos, sempre indicam quantos meses ou anos inteiros existem entre as duas datas.

  • Outra funo adicional do Excel FIMMS, que fornece o nmero de srie para o ltimo dia do ms. Essa funo prtica para calcular as datas de vencimento que caem no ltimo dia do ms. FIMMS pede dois argumentos, a data inicial e o nmero de meses decorridos a partir dessa data.

    Veja um exemplo. Escreva uma data na clula A1. Em A2, escreva a

    frrmula usando a funo. A1 a data inicial e o nmero de meses, zero. O resultado uma data serial. Acione Formatar clulas e escolha a categoria Data. A funo fornece o ltimo dia do mesmo ms da data inicial.

    Para o ms seguinte, em vez de zero, use 1. A funo FIMMS tambm

    pode ser usada para obter o nmero de dias do ms. Veja uma aplicao. Voc tem uma planilha que mostra os nmeros de visitao do site de sua empresa. Seu objetivo calcular a mdia de visitas dirias.

    Voc precisa dividir o total de visitas pelo nmero de dias do ms

    correspondente. claro que possvel fazer as frmulas, uma a uma. Se for abril, dividir por 30; se for outubro, 31. E se for fevereiro? Bem, pode ser 28 ou 29. Ora, vamos procurar um jeito de fazer a frmula apenas uma vez.

    Vamos usar a funo FIMMS, com o segundo argumento igual a zero

    para obter a data serial de cada ms. Mas no queremos a data, e sim o total de dias do ms. Ento, a funo DIA (que fornece o dia do ms, de 1 a 31), vai resolver nosso problema. s dividir o nmero de visitas pelo resultado da funo DIA. Estenda a frm