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COTAO DE PREOS DE MATERIAIS E INSTRUO DE PROCESSO DE COMPRAS

Proposto por:

Equipe do Servio de Instruo de Compras de Materiais (SECOM)

Analisado por:

Diretor do Departamento de Patrimnio e Material (DEPAM)

Aprovado por:

Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG)

IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a verso impressa do documento est atualizada.

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Ato Executivo n 2.950/2003 RAD-DGLOG-066 01 1 de 21

1 OBJETIVO

Estabelecer critrios e procedimentos para a instruo dos processos de aquisio dos

materiais de consumo e permanentes no Poder Judicirio do Estado do Rio de Janeiro

(PJERJ), em especial para a realizao de pesquisa de preos de mercado.

2 CAMPO DE APLICAO

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Servio de Instruo de Compras de

Materiais da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/SECOM), passando a vigorar a partir

de 01/11/2017.

3 DEFINIES

TERMO DEFINIO

Requisio de Material (RM)

Documento que registra no SISMAT as solicitaes de material efetuadas pelas Unidades Organizacionais (UO) ao DEPAM.

Nota de Encomenda de Material (NEM)

Documento do Sistema de Controle de Material (SISMAT) elaborado aps a definio da (s) empresa (s) vencedora (s) de licitao ou coleta de preos, contendo os itens e as quantidades a serem entregues.

Ata de Registro de Preos

Documento vinculativo, obrigacional, com caracterstica de compromisso para futura contratao, onde se registram os preos, os fornecedores e as condies a serem praticadas, conforme as disposies contidas no instrumento convocatrio e propostas apresentadas. (Lei Federal 8.666/93, art. 15, e Decreto Federal n 7.892/2013).

Adeso Ata de Registro de Preos

Utilizao de certame licitatrio do qual o aderente no tenha participado, observados os procedimentos legais.

Prego Modalidade de licitao para aquisio de bens e servios comuns.

Adiantamento Entrega de numerrio a servidor, sempre precedida de empenho, para realizao de despesas urgentes que no possam ser submetidas ao processo normal de aplicao.

Dispensa Aquisio direta com base nas hipteses previstas no art. 24 da lei federal n. 8666/93.

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TERMO DEFINIO

Inexigibilidade

Aquisio direta quando houver impossibilidade de competio para aquisio de materiais que s possam ser fornecidos por empresas ou representante comercial exclusivo com a devida comprovao de exclusividade por meio de atestado, conforme o disposto no art. 25, da lei federal n. 8666/93.

Aditar Alterar, mediante termo, o contrato.

Sistema de Controle de Material (SISMAT)

Sistema informatizado que executa o controle do saldo fsico dos materiais em almoxarifado.

Sistema Protocolo Administrativo Eletrnico (e-PROT)

Sistema informatizado de protocolo, que registra o andamento de expedientes e de processos administrativos no PJERJ e a sua movimentao.

4 REFERNCIAS

Lei Federal n 8666/93 Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal,

institui normas para licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras

providncias.

Lei n. 10.520/2002 Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e

Municpios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade

de licitao denominada Prego, para aquisio de bens e servios comuns, e d

outras providncias.

Decreto n 7892/13 Regulamenta o Sistema de Registro de Preos previsto no art.

15 da Lei Federal n 8666, de 21 de junho de 1993.

Lei complementar 147/2014 - Altera a Lei Complementar no 123, de 14 de dezembro

de 2006.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNO RESPONSABILIDADE

Assessor da Assessoria Tcnica da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/ASLOG)

Prover assessoria tcnica aos processos internos de trabalho da Diretoria-Geral;

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FUNO RESPONSABILIDADE

Fornecer orientao e subsdios necessrios instruo de processos administrativos para a tomada de deciso.

Diretor do Departamento de Patrimnio e Material da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/DEPAM)

Coordenar e gerenciar os processos de compra.

Diretor da Diviso de Compras de Materiais da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/DICOM)

Analisar a instruo dos processos de compra.

Chefe do Servio de Instruo de Compras de Materiais da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/SECOM)

Coordenar os procedimentos de cotao de preos, e conferir todos os procedimentos necessrios instruo de compras dos materiais.

Servio de Instruo de Compras de Materiais da Diretoria-Geral de Logstica (DGLOG/SECOM)

Realiza consultas de preos de mercado, com base nas especificaes fornecidas pela DIGAQ, aps preparao das requisies de material, requisies de registro de preos, compras emergenciais e por adiantamento.

6 CONDIES GERAIS

6.1 As solicitaes de aquisio de materiais contm, obrigatoriamente, as justificativas do

pedido e das quantidades requeridas, as condies de fornecimento, o prazo de

entrega e de garantia do bem, se houver, e todas as demais condies essenciais

efetivao da compra, devendo ser utilizado o FRM-DGLOG-005-17 Formulrio de

Solicitao de Material - para a efetivao do pedido.

6.2 A cotao de preos no mercado inicia-se a partir de solicitao de aquisio de

materiais de consumo e permanente, por meio de processo administrativo, memorando

ou e-mail. Recebido o pedido, este devidamente autuado, visando formalizao do

respectivo procedimento administrativo, desde que observados todos os requisitos

mnimos da solicitao indicados no item 6.2.

6.3 O SECOM realiza ampla cotao de preos, verificando, durante o procedimento, a

ocorrncia de quaisquer equvocos ou incorrees nas especificaes ou nas

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condies de fornecimento, que possam prejudicar ou inviabilizar a obteno de

estimativa segura dos preos dos bens a serem adquiridos.

6.3.1 Nas hipteses em que, em virtude da especificidade e complexidade dos materiais, a

unidade requisitante j encaminha nos autos propostas de preos, o SECOM avalia a

validade das mesmas e, se expiradas, promove a renovao da cotao.

6.3.1.1 Na hiptese de adeso Ata de Registro de Preos, a fase de cotao de preos

suprimida, cabendo unidade requisitante a comprovao da vantajosidade dos

valores apresentados para os itens a serem adquiridos (documento com as trs

cotaes para cada material/servio, de forma a comprovar a vantajosidade).

6.4 O SECOM utiliza como fonte de preos de mercado os valores obtidos em consulta a

fornecedores, os preos pesquisados em internet e os valores registrados em Atas de

Registros de Preos, desde que resguardada a compatibilidade entre as especificaes

dos bens.

6.5 A estimativa de preos seguir os parmetros indicados pela IN 05/14 (alterada pela IN

03/17).

6.6 O SECOM mantm dossi de todos os processos de compra instrudos, contendo

cpia dos seguintes documentos: solicitao da unidade requisitante, autorizao,

propostas de preos, coleta de preos, RM/RP, informao encaminhada DICOM.

6.7 Nos casos de Adiantamento so arquivadas tambm os seguintes documentos: a

autorizao do DEPAM e a nota fiscal atestada pelo rgo demandante.

6.8 Nos casos de Registro de Preos, compete unidade demandante promover o

controle da disponibilidade dos materiais e solicitar, com a antecedncia necessria,

os lotes de encomenda a fim de que seja elaborada a respectiva NEM pelo SECOM.

7 COTAR PREOS

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7.1 O SECOM recebe do Servio de Planejamento da Qualidade de Materiais da Diretoria-

Geral de Logstica (DGLOG/SEPAQ) o processo no qual os materiais foram

especificados, salvo nos casos de adiantamento em que devem ser observadas as

condies detalhadas no Manual do Adiantamento.

7.1.1 Caso no constem todos os elementos necessrios o processo encaminhado

unida