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Sistema de Gestão da Qualidade

PROCEDIMENTO PQFEAC 04

Folha 1, de 08

SECRETARIA DA UNIDADE Nome Data Visto

Elaborado por Rejane Duarte 20.03.16

Elaborado por Rosane Tomedi Kipper Aprovado por Eloi Dalla Vecchia Data Revisão Descrição da revisão

20.03.16 11 Reavaliado”

1. OBJETIVO : Assegurar apoio aos processos que são desenvolvidos na FEAC.

2. RESPONSABILIDADE : Diretor, Coordenadores de Cursos, Encarregado Administrativo, Assistente e Auxiliares de Secretaria.

3. DETALHAMENTO DO PROCESSO:

3.1 – Atendimento ao aluno:

3.1.1 – Fornecimento de atestados de freqüência

a) Receber a solicitação do aluno para atestado de freqüência; b) Solicitar o número da matrícula; c) Entrar no sistema acadêmico; d) Abrir ícones: procedimentos acadêmicos, relatórios e atestados; e) Digitar o número da matrícula; f) Imprimir atestado; g) Carimbar e assinar (funcionário da secretaria); h) Entregar ao aluno.

3.1.2 – Informações gerais a) Informações diversas, como: horários de aulas, dos alunos e professores, processos em andamento, ciclo de debates, semanas acadêmicas e outros eventos. b) Comprovante de matrícula; c) Boletim acadêmico; d) Relatório das atividades complementares; e) Informação sobre os professores, telefone, e-mail.


Continuação do procedimento para Secretaria da Unidade - Graduação Folha 2, de 08

3.1.3 – Aberturas de processos a) Informar o aluno que os processos de transferência, reingresso,

reopção para aluno inativo e reabertura de matrícula deverão ser solicitados na Central de Atendimento ao Aluno;

b) Ao receber o processo da CAA encaminhar para os respectivos coordenadores para avaliação e parecer;

c) Após avaliação e parecer, o coordenador devolve a secretaria para o devido encaminhamento.

OBS.: Após abertura desta solicitação o aluno poderá acompanhar seu pedido através da Intranet\Gestão de Processos\Orquestra\Meus fluxos em andamento.

3.1.3.1 – Atividades complementares

a) Atividades complementares são todas e quaisquer atividades não previstas nas disciplinas obrigatórias e optativas dos currículos dos cursos de graduação, mas consideradas necessárias à formação acadêmica e ao aprimoramento pessoal e profissional dos graduandos. As atividades complementares se dividem em cinco grupos: ensino; pesquisa; extensão científico-cultural; extensão comunitária e representação estudantil. A distribuição da carga horária, a cada uma das atividades, deve obedecer critérios fixados na regulamentação das atividades complementares pelo respectivo curso de graduação.. b) Ao iniciar o processo, Gestão de Processo, Orquestra UPF, é necessário que os certificados já estejam digitalizados. O formato recomendado é PDF e deve ser gerado um único arquivo por certificado. c) Ao concluir o encaminhamento, inicia o prazo de 10 dias para apresentação dos certificados originais na secretaria do curso ou campus. A falta da apresentação dos certificados originais, implica no cancelamento do processo. d) Conferir documentação, Gestão de Processo, Orquestra UPF. e) Se confere “sim”, f) Se “não” confere indeferir e justificar g) Concluído

3.1.3.2 – Exercícios domiciliares

a) São atividades escritas indicadas pelos professores aos alunos quando estes são acometidos por moléstias, afecções ou traumatismo e à aluna que estiver no oitavo mês de gestação. Os alunos, em situação descrita anteriormente, devem solicitar junto à Secretaria das Unidades ou campi apresentando atestado médico, no qual devem estar indicados o início e término do impedimento, com o respectivo CID (classificação estatística internacional de doenças e problemas relacionados à saúde).

b) Verificar se já existe solicitação de Exercícios Domiciliares em andamento. Se existir não abrir nova solicitação;

c) Atualizar aluno obrigatoriamente (Sistema Informatizado); d) Observar Atestado (min. 15 dias e máx. até 120 dias);



e) Anexar obrigatoriamente o Atestado Médico contendo CID, indicando início e término de impedimento via TRÂMITE DE DOCUMENTOS;

f) Enviar para SGC;

3.2 – Atendimento ao professor 3.2.1 – Informações referente a carga-horária

a) Receber o pedido da informação; b) Verificar no controle de horário dos professores; c) Informação dada.

3.2.2 – Reserva de equipamento de áudio visual

a) Receber a solicitação de reserva por meio eletrônico ou pessoalmente; b) Verificar na planilha se existe equipamento disponível no dia solicitado; c) Se existe, providenciar a reserva, se por e-mail enviar confirmação; d) Instalar e retirar (após o uso do equipamento).

3.2.3 – Reprodução de provas

a) Receber do professor via e-mail ou pessoal a solicitação de reprodução de provas – e-mail específico [email protected] (24hs de antecedência conforme informativo FEAC);

b) Reproduzir as provas; c) Disponibilizar e entregar as provas ao professor.

3.2.4 – Abertura de processos a) Receber do professor a demanda: plano de carreira, quadro de

professor pesquisador, titulação, projetos diversos (bolsistas, auxílio licença pós-graduação, viagens a congressos, pesquisa e extensão, pós-graduação e outros).

3.2.5 – Efetividade de pagamento

a) Ao término da disciplina, receber do professor o registro das aulas e atas do exame obrigatório;

b) Preencher formulário de “efetividade-pagamento”, imprimindo em duas vias;

c) Solicitar a assinatura e carimbo do diretor se for professor da FEAC. Caso contrário, o diretor da FEAC carimba e assina e encaminha ao diretor da unidade vinculada que também carimba e assina.

d) Encaminhar o formulário, acompanhado de uma cópia do processo de solicitação do aluno ao setor de Recursos Humanos;

e) Pagamento será efetuado na folha de pagamento do professor.

3.2.6 – Solicitação de acervos bibliográficos a) Receber do professor coordenador do curso as solicitações de livros ou

periódicos; b) Solicitar livros via sistema, no centro de custo atual; c) Em empenhos e requisições – acervo bibliográfico; d) Usa-se a aplicação “Adicionar” para abrir a digitação; e) Usa-se a aplicação “Preparar” para consultar o andamento de alguma

solicitação já existente;



f) Informa-se: g) Matrícula e o ramal do responsável pela aquisição; h) Primeiramente, consulta-se a lista de acervos já cadastrados no

sistema, afim de verificar se algum dos mesmos já existente se ajusta com o produto de necessidade.

i) Se “sim”, seleciona-se o produto; j) Se “não”: Digitam-se todas as informações específica/técnicas do

produto (Editora, Autor, ISBN, etc...), para que o Setor de Aquisição de Acervo (Biblioteca Central) faça o cadastro do a cervo junto ao sistema ao qual ficará cadastrado e informado a todos os setores da UPF.

k) Após essas etapas: l) Informa-se a quantidade necessária, justifica-se o “porquê” da

aquisição do mesmo (Informações de aprovação via processo, nº de orçamentos aprovados, etc...);

m) Conclui. n) Solicitar periódicos preenchendo SSI (sistema de solicitação interna); o) SSI liberado pelo gestor; p) Biblioteca faz pedido de compra.

3.2.7 – Reserva de veículos

a) Receber a solicitação da demanda por veículos para deslocamento aos campi (visita itinerante, formaturas, defesa de trabalho de conclusão e outros);

b) Preencher formulário via sistema (SSI); c) Aguardar a confirmação via sistema;

3.2.8 – Correspondências diversas

a) Receber do Diretor e/ou dos coordenadores de curso a solicitação e as informações para convocação dos professores e/ou informativo da FEAC.

b) Digitar a solicitação de convocação e/ou informativo da FEAC. c) Anexar e-mail dos professores. d) Enviar. e) Receber o malote da UPF, os materiais que são para os professores

encaminhar para os seus respectivos escaninhos na sala dos professores;

3. 3 – Atividades diversas

3.3.1 - Elaboração dos horários a) DTI libera bancas para conferência; b) Montar planilhas das disciplinas para cada coordenador de curso; c) Definir os professores para cada disciplina (coordenador); d) Montar os horários. e) Digitar horários. Sistema Informatizado. Manutenção. Bancas – Grupos/Módulos/Horários... Ano/Semestre Letivo/Curso/ Turma/ Pesquisa. Selecionar disciplinas Horários. Adicionar horários 3.3.2 – Distribuição da carga-horária a) Verificar carga horária em CTPS de cada professor;



b) Verificar atividades alocadas (coordenação, pesquisa, extensão, administrativo);

c) Preencher o restante com horas de docência e deslocamento; 3.3.3 – Distribuição de salas de aula a) Verificar disponibilidade de salas de aula na FEAC; b) Alocar as salas conforme a quantidade e tamanho das turmas; c) Procurar manter as mesmas salas dos semestres anteriores. 3.3.4 – Empréstimo de salas de aula para outras uni dades e externos

a) Receber solicitação através de memorando interno, e-mail e telefone (para os internos); para os externos através de oficio;

b) Verificar disponibilidade de sala de aula; c) Se houver disponibilidade, ceder a sala e confirmar reserva. 3.3.5 – Empenho via sistema a) Verificar demandas (manutenção, financeiro, aquisição e solicitação de

suprimento e outros); b) Efetivar empenho via sistema; c) Acompanhar andamento através do código de empenho; d) Após o atendimento, empenho encerrado. 3.3.6 – Trânsito de processos

3.3.6.3 - Assinatura de relatório de estágio a) Receber o processo da CAA; b) Encaminhar a coordenação do curso do aluno para assinatura do

coordenador; c) Receber do coordenador e digitar o parecer no sistema acadêmico; d) Enviar a CAA.

3.3.7 – Oficio e memorando. a) Buscar na pasta do “Word” o respectivo modelo e número

seqüencial (oficio); b) Digitar a solicitação; c) Imprimir (duas cópias); d) Encaminhar para assinatura do responsável; e) Enviar e/ou entregar; e f) Arquivar. 3.3.8 – Arquivo Administrativo a) Realizar triagem das correspondências recebidas; b) Arquivar em pastas específicas; c) Após 1 ano será transferido para o “Arquivo Permanente”. 3.3.9 – Arquivo Acadêmico a) Receber dos professores os registros de disciplinas, exames e atas; b) Separar por curso (registro da disciplina, atas e exames); c) Catalogar e encaminhar a “Arquivo Permanente”.



3.3.10 - Elaboração e arquivos de atas a) Participar da reunião e/ou formatura para a elaboração da ata

(Congregação, Conselho da Unidade, Colegiado, Colação de Grau e outros); b) Redigir a referida ata; c) Aprovação, assinatura e arquivamento da ata; d) No caso de “Ata de Colação de Grau” encaminhar a secretaria geral dos cursos de acordo com modelo. 3.3.11 – Reserva de auditório a) Receber o pedido de agendamento de data, horário para a

realização do evento, por e-mail, telefone ou oficio; ao confirmar a disponibilidade:

a.1) Solicitar memorando (interno-FEAC). Quando for da própria universidade (outras unidades e vice-reitorias), solicitar SSI (solicitação interna de serviço) para cobrança. Caso contrário (semanas acadêmicas e formaturas) solicitar memorando interno de solicitação de empréstimo que deve ser assinado pelo diretor ou coordenador da unidade; a.2) Quando o evento for externo da UPF, se cobrado: efetuar contrato de locação de espaço por temporada, o pagamento do mesmo deve ser efetuado na central de atendimento ao aluno da UPF, e após apresentar na FEAC o recibo de pagamento. Caso não seja cobrado, receber autorização vice-reitorias e direção/FEAC. b) Após os tramites efetivar a reserva do auditório. 3.3.12 – Fechamento do prédio FEAC a) Verificar portas, janelas e luzes; b) Solicitar o fechamento do prédio ao setor de vigilância (via ramal

interno); c) Aguardar a chegada do vigilante para o fechamento do prédio.

3. 4 – Pagamento Diversos:

* Utilizado para realizar pagamentos de NF de prestadores de serviços ou fornecedores internos (funcionários, professores e estagiários) e externos; a) a) Usa-se o sistema informatizado, ícone – Administrativo; geral;

empenhos e requisições; confirma; manutenção; empenhos e requisições; pagamentos diversos; Usa-se a aplicação “adicionar” para abrir a digitação.

b) Usa-se a aplicação “Preparar” para consultar o andamento de alguma solicitação já existente;

c) Informa-se: d) Matrícula e o ramal do responsável pelo pagamento; e) Opção de formas de pagamento: cheque nominal, cheque cruzado ou

depósito em conta corrente; f) Dados da NF: Emissão, Contrato, Nº NF, INSS, IR, etc... g) Descrições do produto ou serviço e justificativas (nº de processos de

aprovação, orçamentos aprovados, etc...); h) Datas de pagamento; i) Finaliza-se;



j) Envia-se as NFs junto de 1ª via do empenho assinado pelo Diretor ao orçamento.

3.5 – Serviços

* Utilizado para realizar solicitações de Serviços de Manutenção Predial, Estrutural, Elétrica, Hidráulica e Eletrônica para a FEAC;

a) Usa-se o sistema informatizado, ícone – Administrativo; geral; empenhos e

requisições; confirma; manutenção; empenhos e requisições; serviço; próxima; marcar o tipo de serviço; adicionar para abrir a digitação. Usa-se a aplicação “Preparar” para consultar o andamento de alguma solicitação já existente;

b) Informa-se: c) Matrícula e o ramal do responsável pela solicitação; d) Primeiramente consulta-se a lista de serviços já cadastrados no sistema

afim de verificar se algum dos mesmos já existentes se enquadra com a atual necessidade;

e) Se “sim”, seleciona-se a solicitação; f) Se “não”: solicita-se ao funcionário responsável do Setor de Obras e

Conservação para o cadastramento da solicitação conforme a necessidade de serviço;

g) Após essas etapas: h) Informa-se a necessidade do serviço, justifica-se o “porquê” da aquisição

do mesmo; i) Conclui.

3.6 – Adiantamento

* Utilizado para realizar depósitos de adiantamento a servidores UPF (estagiários, funcionários e professores) previamente aprovados pela Direção através de Processos.

a) Usa-se o sistema informatizado, ícone – Administrativo; geral; empenhos e

requisições; confirma; manutenção; empenhos e requisições; adiantamento; Usa-se a aplicação “adicionar” para abrir a digitação.


c) Informa-se: d) Matrícula do “Tomador” do adiantamento; e) Nº do processo; datas de início e fim da utilização dos recursos financeiros;

motivos do adiantamento; valor do mesmo; formas de pagamento (cheque nominal, cheque cruzado ou depósito em conta corrente); e justificativas (nº de processos de aprovação, orçamentos aprovados, etc...);

f) Conclui. g) Após o período da realização do Evento ao qual foi utilizados os recursos

financeiros, o servidor encaminha a Secretaria da FEAC as NFs de despesas para serem encaminhadas ao Setor Financeiro.



3.7 – Ressarcimento

* Utilizado para realizar depósitos de ressarcimento a servidores UPF (estagiários, funcionários e professores) previamente aprovados pela Direção.

a) Usa-se o sistema informatizado, ícone – Administrativo; geral; empenhos

e requisições; confirma; manutenção; empenhos e requisições; ressarcimento; Usa-se a aplicação adicionar para abrir a digitação.


c) Informa-se: d) Matrícula do “Tomador” do ressarcimento; e) Nº do processo; datas de início e fim da utilização dos recursos

financeiros; motivos do ressarcimento; valor do mesmo; formas de pagamento (cheque nominal, cheque cruzado ou depósito em conta corrente); e justificativas (nº de processos de aprovação, orçamentos aprovados, etc...);

f) Conclui. g) Envia-se as NFs (assinadas) pelo servidor UPF junto com a 1ª via do

empenho assinado pelo Diretor; h) O pagamento é depositado na conta corrente do servidor UPF em 7 (sete)

dias.

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