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1 Como analisar uma Proposta?

CONVERJ

Analisar Proposta

Concedente

Versão 1.1

Dezembro/2013


Sumário 1 Como analisar uma Proposta? .................................................................................. 3

1.1 Analise Técnica ................................................................................................... 7

1.2 Pronunciamento Coordenador .......................................................................... 8

1.3 Analise Orçamentária ........................................................................................ 9

1.3.1 Verificar Orçamento ................................................................................... 9

1.3.2 Gerar Declaração Orçamentária ............................................................... 11

1.4 Abrir Processo .................................................................................................. 11

1.5 Declaração de Economicidade ......................................................................... 12

1.5.1 Gerar Declaração de Economicidade ....................................................... 12

1.5.2 Registrar Declaração de Economicidade .................................................. 12

1.6 Minuta do convênio ......................................................................................... 13

1.6.1 Gerar Minuta do Convênio ....................................................................... 13

1.6.2 Registrar Minuta do Convênio .................................................................. 13

1.7 Promoção Jurídica Interna ............................................................................... 14

1.8 Análise EGP-Rio ................................................................................................ 15

1.9 Promoção Jurídica Casa Civil ............................................................................ 17

1.10 Autorização Governamental ........................................................................ 18

1.10.1 Gerar Autorização Governamental .......................................................... 18

1.10.2 Registrar Autorização Governamental ..................................................... 18

1.11 Autorizar Celebração .................................................................................... 19

1.12 Como validar uma exigência? ...................................................................... 20

1.13 Como definir o Coordenador/Gerente da Proposta? .................................. 21



A Entidade Concedente precisa realizar uma série de análises da Proposta quanto aos

aspectos técnicos que englobarão além da viabilidade técnica do pleito, as suas

características, a análise de custos, e registrará a manifestação conclusiva dos setores

técnico e jurídico do órgão, a fim de assegurar que o recurso a ser repassado está de

acordo com o projeto encaminhado pela Entidade Proponente.

Com a implantação do CONVERJ, algumas rotinas se tornaram padronizadas para todas

as Entidades Concedentes. Para melhor esclarecimento, abaixo apresentamos o fluxo

de análises idealizado para o perfeito repasse do recurso.

Cada atividade mostrada acima significa uma análise a ser feita por um usuário da

Entidade Concedente quanto à Proposta encaminhada para a mesma.

Para realizarmos as análises, o usuário deverá “capturar” a Proposta para si, isso

significa que o usuário analista deverá escolher a Proposta que está na lista de espera.

As Propostas ficam na lista de espera com os seguintes indicadores:

Proposta capturada por algum analista (colocando o cursor em cima do

indicador, conseguimos visualizar qual o usuário efetuou a captura).

Proposta aguardando ser capturada.

Análise Técnica Pronunciamento

Coordenador Análise

Orçamentária Abrir Processo

Declaração de Economicidade

Minuta Convênio Promoção

Jurídica Interna Análise EGP-Rio

Promoção Jurídica Casa Civil

Autorização Governamental

Autorizar Celebração


IMPORTANTE: Se o usuário clicar no indicador em branco, o mesmo passa a ser o

responsável pela análise, ou seja, ocorreu a captura da Proposta. Impossibilitando

outros analistas capturarem.

IMPORTANTE: A captura também poderá ser realizada através da caixa de mensagens

do sistema.

Um item importante constante das análises são as constatações. As mesmas são

perguntas que os analistas precisam responder acerca da Proposta e da Entidade, ou

seja, o checklist utilizado nas análises. As mesmas são respondidas com Sim/Não/ Não

se Aplica, e se as respostas forem NÃO elas viram uma exigência, ou seja, uma

exigência que necessita ser cumprida para a celebração do convênio.

Para melhor entendimento, vamos a um exemplo:

Constatação: O projeto foi anexado?

Resposta: Não

Exigência: Anexar projeto

As exigências ficarão registradas na aba Exigências/Recomendações da Proposta para

que o Proponente possa cumpri-las e posteriormente o Concedente validá-las.

Cada Análise possui uma tela específica no sistema, cada uma com suas

particularidades que serão detalhadas nos próximos itens deste capítulo. As telas de

análise possuem abas que facilitam a visualização da Proposta em sua totalidade, são

elas:

ABA GERAL:


Esta aba refere-se à análise em si. Os campos apresentados (descritos abaixo) nesta

aba deverão ser preenchidos pelo analista para que a análise seja realizada.

Proponente: Nome do Proponente.

Proposta: Número da Proposta.

Título Projeto: Nome do Projeto.

Período: Período de Vigência da Proposta.

Valor: Valor da Proposta.

Constatação: Perguntas a serem respondidas a cerca da Proposta e da

Entidade, ou seja, o checklist utilizado nas análises.

Sim/Não: Resposta referente as constatações. Se for escolhido a opção NÃO, a

constatação passa a ser uma exigência para o Proponente.

Nota Explicativa: Espaço destinado ao analista escrever as suas considerações

acerca da constatação.

Obrigatório: Caso a resposta da constatação seja negativa, temos a opção de

escolher se o mesmo é uma obrigação, ou apenas uma recomendação.

Resumo: Espaço destinado ao analista escrever as suas considerações totais

acerca da análise.

Resultado: Informar o resultado da análise.

Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada.

Anexo: Inclusão de algum arquivo referente à análise.

Inserir mais anexos ao final: Marcando está opção o usuário poderá incluir

mais anexos quando finalizar a análise.

Encaminhar para: Informar para qual entidade será enviado a Proposta para a

realização da próxima atividade, seja o Concedente, o Proponente ou Outro

Órgão.

Entidade: Informar para qual entidade específica será enviado a Proposta.

Usuário: Informar para qual usuário específico será enviado a Proposta.

IMPORTANTE: Não é obrigatório informar o usuário. Caso o mesmo não seja

informado, todos os usuários que tiverem perfil de acesso à funcionalidade poderá

realizar a atividade designada.


ABA PROPOSTA:

Nesta aba será possível visualizar toda Proposta, como o cronograma de execução, o

cronograma desembolso, o plano de aplicação, os anexos, as exigências criadas, entre

outros.

ABA TRAMITAÇÕES:

Nesta aba será possível visualizar todas as tramitações (encaminhamentos), realizados

até o momento. Também poderão ser visualizadas as outras análises realizadas.


ABA PROPONENTE:

Nesta aba será possível visualizar todas as informações referentes ao Proponente da

Proposta, ou seja, o cadastro da entidade.

1.1 Analise Técnica

A Análise Técnica é uma análise preliminar a ser realizada pela Área Técnica da

Entidade Concedente. A mesma possui Constatações específicas bem como resultados

exclusivos para o seu contexto.

Favorável: A análise foi favorável e segue para a próxima atividade.

Favorável com Ressalvas: A análise foi favorável, porém, alguns itens precisam

ser ajustados. Ou seja, foram criadas exigências que precisam ser resolvidas

seja pela Proponente, ou pela Concedente. Neste caso a Proposta pode seguir

para próxima atividade e não é aberta para o Proponente.

Desfavorável: A análise foi desfavorável e a mesma será cancelada.

Necessita Complemento: A análise foi realizada, porém, muitos itens precisam

de ajustes. Esta opção devolve a Proposta para o Proponente realizar os

ajustes.

Para realizar esta análise é necessário que o usuário possua o perfil Concedente –

Técnica ou Concedente – Representante do Sistema.

Para realizar a Análise Técnica, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA> ANÁLISE

TÉCNICA > ANALISAR PROPOSTA. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta a

ser analisada, e informar os dados necessários, conforme mostra a figura abaixo:


1.2 Pronunciamento Coordenador

O Pronunciamento do Coordenador é a análise feita pelo Coordenador de Convênios

da Entidade Concedente. A mesma possui Constatações específicas bem como

resultados exclusivos para o seu contexto.

Favorável: A análise foi favorável e segue para a próxima atividade.

Favorável com Ressalvas: A análise foi favorável, porém, alguns itens precisam

ser ajustados. Ou seja, foram criadas exigências que precisam ser resolvidas

seja pela Proponente, ou pela Concedente. Neste caso a Proposta pode seguir

para a próxima atividade e não é aberta para o Proponente.

Desfavorável: A análise foi desfavorável e a mesma será cancelada.


Necessita Complemento: A análise foi realizada, porém, muitos itens precisam

de ajustes. Esta opção devolve a Proposta para o Proponente realizar os

ajustes.



Para realizar o Pronunciamento do Coordenador, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> ANÁLISE TÉCNICA > PRONUNCIAMENTO COORDENADOR. Após o mesmo

deverá escolher na lista a Proposta a ser analisada, e informar os dados necessários,

conforme mostra a figura abaixo:

1.3 Analise Orçamentária

1.3.1 Verificar Orçamento

O Verificar Orçamento é a análise feita pelo setor de Orçamento da Entidade

Concedente. Esta análise não possui constatação, mas possui campos específicos para

verificar se a Entidade Concedente possui orçamento para o repasse do recurso

solicitado. A mesma possui resultados específicos como:

Possui Dotação Orçamentária: Concedente possui dotação orçamentária para

celebração do convênio. O sistema sugere a próxima atividade.

Não Possui Dotação Orçamentária: Concedente não possui dotação

orçamentária para celebração do convênio. O sistema sugere a próxima

atividade “Encaminhar para providências”.

Aguardando Suplementação Orçamentária: Concedente irá solicitar uma

suplementação orçamentária e a Proposta é encaminhada para providências.



Orçamento, Concedente – Fin/Orç/Contab, ou Concedente – Representante do

Sistema.

Para realizar a Verificação do Orçamento, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> ANÁLISE ORÇAMENTÁRIA> VERIFICAR ORÇAMENTO. Após o mesmo



Os campos são preenchidos automaticamente com as informações constantes no

Programa de Trabalho e na Proposta, podendo ser editados pelo usuário analista.

Ano: Ano dos repasses.

UO: Unidade Orçamentária.

UG: Unidade Gestora.

Programa Trab.: Programa de Trabalho.

Fonte: Fonte de recurso.

Mod. Despesa: Modalidade de Despesa.

Valor: Valor a ser repassado.

Total despesa: Total do valor da Proposta.


Impacto Orçamento Ano: Valor a ser repassado no ano em exercício.

Impacto Orçamento Exerc. Seguinte: Valor a ser repassado nos exercícios

seguintes.

Período Total a Contratar (meses): Período total da Proposta.

Período Previsto para o Ano (meses): Período do ano em exercício da

Proposta.

Valor a empenhar: Valor a ser empenhado.

Parcela Atendidas: Número das parcelas a serem atendidas.

Resultado: Informar o resultado da Análise.

Anexo: Inclusão de algum arquivo referente à verificação do orçamento.

Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais

acerca da verificação do orçamento.


1.3.2 Gerar Declaração Orçamentária

O CONVERJ gera automaticamente a Declaração de Previsão Orçamentária-Financeira,

desde que o resultado Análise Verificar Orçamento seja Possui Dotação Orçamentária.


Orçamento, Concedente – Fin/Orç/Contab, ou Concedente – Representante do

Sistema.

1.4 Abrir Processo

Esta funcionalidade refere-se à abertura do Processo Administrativo. O mesmo deverá

ser aberto no Protocolo da Entidade Concedente, e o número deverá ser informado no

Converj através desta funcionalidade.

IMPORTANTE: O Processo Administrativo deverá permanecer no Órgão Concedente

que gerou sua abertura.

Para realizar esta função é necessário que o usuário possua o perfil Concedente –


Para realizar a Abertura do Processo, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA>

ABERTURA DO PROCESSO. Após o mesmo deverá escolher na lista a Proposta a ser


analisada, e informar os dados necessários, conforme mostra a figura abaixo:

Nro Processo: Informar o número do Processo Administrativo aberto. Exemplo:

E-SS/PPP.XXXXXX/AAAA

Resultado: Neste caso, o resultado será Encaminhamento.

Anexo: Inclusão de algum arquivo referente à abertura de processo.

Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais

acerca da abertura do processo.


1.5 Declaração de Economicidade

1.5.1 Gerar Declaração de Economicidade

A Declaração de Economicidade é gerada pelo sistema, ou seja, o Converj gera um

arquivo em Word (.doc) com as informações sobre o Proponente já preenchidos. O

usuário poderá editar o arquivo caso seja necessário e imprimir para que seja recolhida

a assinatura da Autoridade Máxima da Pasta.



Para gerar a Declaração de Economicidade, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> DECLARAÇÃO ECONOMICIDADE> GERAR DECLARAÇÃO ECONOMICIDADE.

Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta e automaticamente será feito o

download do arquivo em Word.

1.5.2 Registrar Declaração de Economicidade

Após recolhida a assinatura da Declaração de Economicidade a mesma deverá ser

incluída no sistema.




Para registar a Declaração de Economicidade, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA>DECLARAÇÃO ECONOMICIDADE> REGISTRAR DECLARAÇÃO

ECONOMICIDADE e escolher na lista a Proposta a ser registrada a declaração de

economicidade.

Resultado: Informar se a Declaração de Economicidade foi Autorizada ou Não

Autorizada.

Anexo: Inclusão do arquivo com a Declaração de Economicidade assinada.

Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações acerca da

Declaração de Economicidade.


1.6 Minuta do convênio

1.6.1 Gerar Minuta do Convênio

A Minuta do convênio é gerada pelo sistema, ou seja, o Converj gera um arquivo em

Word (.doc) com as informações já preenchidas. O usuário poderá editar o arquivo

caso seja necessário.



Para gerar a minuta do convênio, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA>

GERAR/ALTERAR MINUTA. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta e

automaticamente será feito o download do arquivo em Word.

1.6.2 Registrar Minuta do Convênio

Após realizada a edição do arquivo, a minuta precisa ser registrada para que a

Assessoria Jurídica possa validar a mesma.




Para registar a Minuta, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA> MINUTA

CONVÊNIO> REGISTRAR MINUTA CONVÊNIO e escolher na lista a Proposta a ser

registrada a Minuta.

Resultado: Informar que Prossegue.

Anexo: Inclusão do arquivo com a Minuta.


Minuta.


1.7 Promoção Jurídica Interna

A Promoção Jurídica Interna é análise feita pela área Jurídica da Entidade Concedente.

Esta análise possui apenas uma constatação, e o usuário deverá anexar o arquivo com

a promoção jurídica realizada.


Jurídica ou Concedente – Representante do Sistema.

Para realizar a Promoção Jurídica Interna, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> ANÁLISE JURÍDICA> PROMOÇÃO JURÍDICA INTERNA. Após, o mesmo




Resultado: Informar o resultado da Promoção Jurídica.

Anexo: Inclusão do arquivo com a Promoção Jurídica.


análise.


1.8 Análise EGP-Rio

A Análise EGP-Rio refere-se ao encaminhamento da Proposta para a Subsecretaria

Adjunta de Gerenciamento de Projetos - EGP-Rio, para que a mesma possa realizar a

análise técnica conforme descrito nos normativos próprios que regulamenta os

convênios estaduais. Esta análise possui constatações específicas bem como resultados

exclusivos para o seu contexto.

Conclusivo >360: Proposta com valor superior a R$360.000,00 e o sistema

sugere a próxima atividade “Promoção Casa Civil”.

Conclusivo <360: Proposta com valor inferior a R$360.000,00 e o sistema não

sugere a próxima atividade.

Não Conclusivo: Sistema sugere a próxima atividade “Encaminhar para

Providências”.

Para realizar esta análise é necessário que o usuário possua o perfil Analista EGP-Rio.

Para realizar a Análise EGP-Rio, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA>ANÁLISE

TÉCNICA> ANÁLISE EGP. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta a ser

analisada, e informar os dados necessários, conforme mostra a figura abaixo:


Resultado: Informar o resultado da Análise EGP.

Anexo: Inclusão de arquivo.


análise.


1.9 Promoção Jurídica Casa Civil

A Promoção Jurídica Casa Civil refere-se ao encaminhamento da Proposta para à

Subsecretaria Jurídica da Casa Civil para que a mesma possa realizar a análise jurídica

conforme descrito nos normativos próprios que regulamenta os convênios estaduais.

Esta análise possui apenas uma constatação, e o usuário deverá anexar o arquivo com

a promoção jurídica realizada. A mesma possui resultados específicos:

Conclusivo >360: Proposta com valor superior a R$360.000,00 e o sistema

sugere a próxima atividade “Registrar Autorização Governamental”.

Conclusivo <360: Proposta com valor inferior a R$360.000,00 e o sistema não

sugere a próxima atividade.

Não Conclusivo: Sistema sugere a próxima atividade “Encaminhar para

Providências”.

Para realizar esta análise é necessário que o usuário possua o perfil Jurídica Casa Civil.

Para realizar a Promoção Jurídica Casa Civil, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> ANÁLISE JURÍDICA> PROMOÇÃO JURÍDICA CASA CIVIL. Após, o mesmo




Resultado: Informar o resultado da Promoção Jurídica.



análise.


1.10 Autorização Governamental

A funcionalidade Autorização Governamental refere-se ao encaminhamento da

Proposta para à Autorização Governamental que deverá ser realizado conforme

descrito nos normativos próprios que regulamenta os convênios estaduais.

1.10.1 Gerar Autorização Governamental

A Autorização Governamental é gerada pelo sistema, ou seja, o Converj gera um

arquivo em Word (.doc) com as informações já preenchidas. O usuário poderá editar o

arquivo caso seja necessário e imprimir para que seja recolhida a assinatura do

Secretário da Casa Civil.

Para realizar esta função é necessário que o usuário possua o perfil Jurídica Casa Civil

ou Gabinete Casa Civil.

Para gerar a Autorização Governamental, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> AUTORIZAÇÃO GOVERNAMENTAL> GERAR AUTORIZAÇÃO

GOVERNAMENTAL. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta e

automaticamente será feito o download do arquivo em Word.

1.10.2 Registrar Autorização Governamental

Após recolhida a assinatura da Autorização Governamental a mesma deverá ser

incluída no sistema.

Para realizar esta função é necessário que o usuário possua o perfil Gabinete Casa

Civil.

Para registar a Declaração de Economicidade, o usuário deverá acessar o menu

PROPOSTA> AUTORIZAÇÃO GOVERNAMENTAL> REGISTRAR AUTORIZAÇÃO

GOVERNAMENTAL. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta e informar os

dados conforme mostra a tela abaixo:


Resultado: Informar o resultado da Autorização Governamental.

Anexo: Inclusão do arquivo com Autorização Governamental Assinada.


autorização.


1.11 Autorizar Celebração

A função Autorizar Celebração é a última análise antes do efetivo ato de celebrar. Esta

análise consiste em apenas checar se a Proposta está correta e se todas as pendências

foram resolvidas, ou seja, se a Proposta pode ser celebrada.

IMPORTANTE: Esta funcionalidade marca a troca de fluxo da Proposta, ou seja,

quando o resultado é favorável a Proposta automaticamente entra no fluxo de

Celebração.


Representante do Sistema.

Para Autorizar Celebração, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA> AUTORIZAR

CELEBRAÇÃO. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta e informar os dados

conforme mostra a tela abaixo:


Resultado: Informar o resultado.


Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações acerca do

envio para celebração.


1.12 Como validar uma exigência?

As exigências são fruto das constatações negativas das análises realizadas, ou seja, o

analista ao responder a constatação com um Não cria automaticamente uma exigência

para o Proponente cumprir. Cabe então ao Concedente, validar o cumprimento da

exigência.

Para fazer esta validação o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA> VALIDAR

CUMPRIMENTO DA PROPOSTA e escolher a Proposta. O sistema listará as exigências

conforme mostra a figura e o usuário deverá preencher os campos com as informações

solicitadas.

Descrição: Descrição da Exigência.

Obs entidade: Observações feitas pela Proponente.

Obs Concedente: Observações feitas pela Concedente.

Obrigatório: Obrigatoriedade da exigência.

Status: Status relativo ao cumprimento da exigência.

Dt Validade: Caso necessite informar a data de validade.

Dt Criação: Data de criação da Exigência.


1.13 Como definir o Coordenador/Gerente da Proposta?

Esta funcionalidade tem o objetivo de definir qual usuário é o Coordenador de

Convênios e o Gerente Executivo para a proposta selecionada.

IMPORTANTE: Caso não seja definido o sistema utiliza o Coordenador e o Gerente já

cadastrado pela função Nomear Coordenador e Gerente Executivo.


Representante do Sistema ou Concedente - Técnica.

Para Definir Coordenador ou Gerente, o usuário deverá acessar o menu PROPOSTA>

DEFINIR COORDENADOR/GERENTE. Após, o mesmo deverá escolher na lista a Proposta

e informar os dados conforme mostra a tela abaixo:

Coordenador: Informar o usuário a ser considerado como Coordenador de

Convênios da Proposta.

Dt. Publicação D.O. Coordenador: Informar data da publicação do

Coordenador de Convênios no DOERJ.

Nro. Pub D.O. Coordenador: Informar número da publicação do Coordenador

de Convênios no DOERJ.

Anexo D.O. Coordenador: Anexar cópia digitalizada da publicação do

Coordenador de Convênios no DOERJ.

Gerente Executivo: Informar o usuário a ser considerado como Gerente

Executivo da Proposta.


Dt Publicação D.O. Gerente: Informar data da publicação do Gerente Executivo

no DOERJ.

Nro Pub D.O. Gerente: Informar número da publicação do Gerente Executivo

no DOERJ.

Anexo D.O. Gerente: Anexar cópia digitalizada da publicação do Gerente

Executivo no DOERJ.

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