convênios do censo escolar cartilha de boas...

Convênios do Censo EscolarCartilha de Boas Práticas

Presidência da República Federativa do BrasilMinistério da Educação – MECInstituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira – INEPDiretoria de Estatísticas Educacionais - DEED


JUNHO/2014

DIRETORIA DE ESTATÍSTICAS EDUCACIONAIS

Equipe Técnica

Coordenação Técnica e Administrativa de GabineteCarlos Eduardo Moreno SampaioLuciana Guimarães Costa BrinerAlessandra Regina Ferreira AbadioArllington Campos SousaLuciano Nora MachadoRosana Ribeiro LimaSandra Corrêa MotaZélia Maria de Jesus

RevisãoAline Ferreira de SouzaMariana Fernandes dos Santos

Projeto Gráfico | Diagramação e Arte-final | CapaRaphael Caron Freitas

Sumário

INTRODUÇÃO ............................................................................................................5

1. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE OS CONVÊNIOS DO CENSO ESCOLAR ..................7

2. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DOS CONVÊNIOS DO CENSO ESCOLAR ...............9

3. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL AOS CONVÊNIOS ........................................................13

4. ETAPAS DO PROCESSO DOS CONVÊNIOS DO CENSO ESCOLAR ..........................17

4.1 FORMALIZAÇÃO ..........................................................................................174.1.1 INCLUSÃO DO PLANO DE TRABALHO NO SICONV ......................................... 20a) Aba Programas ..............................................................................................21b) Aba Dados .....................................................................................................21c) Aba Participantes ...........................................................................................24d) Aba Crono Físico ............................................................................................24e) Aba Crono Desembolso ..................................................................................26f) Aba Plano de Aplicação Detalhado .................................................................27g) Aba Plano de Aplicação Consolidado ..............................................................28h) Aba Anexos ...................................................................................................28i) Aba Projeto Básico/Termo de Referência .........................................................29j) Aba Pareceres ................................................................................................32

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4.2 EXECUÇÃO .................................................................................................................... 324.2.1 Ordem Bancária de Transferências Voluntárias (OBTV) .......................................................334.2.2CadastrarOrdenadordeDespesaOBTV–PerfilCadastradordeUsuário de Ente Entidade ...............................................................................................................344.2.3CadastrarCredordaTransferênciaVoluntária–PerfilOperadorFinanceiro do Convenente ..................................................................................................................354.2.4 Pagamento com OBTV .......................................................................................................364.2.5OBTV–PagamentoaFornecedor–TransferênciaBancária ................................................374.2.6 OBTV – Devolução de Recursos para Conta Tesouro Única ................................................404.2.7 OBTV – Aplicação em Poupança ........................................................................................404.2.8MovimentaçãoFinanceiraporOBTV ..................................................................................414.2.9AutorizarMovimentaçãoFinanceira–GestorFinanceiro ....................................................424.2.10 Autorizar Pagamento – Ordenador de Despesa OBTV ......................................................424.2.11 Reiniciar a Senha OBTV ...................................................................................................424.2.12 Abas referentes à execução no SICONV ...........................................................................43a) Aba NEs ............................................................................................................................43b) Aba TAs ............................................................................................................................43c) Aba Ajustes do Plano de Trabalho .....................................................................................43d) Aba OBs (Ordem Bancária) ................................................................................................45e) Aba Processo de Compra ..................................................................................................45f) Aba Contratos ..................................................................................................................53g) Aba Documento de Liquidação .........................................................................................54h) Aba Movimentações Financeiras ........................................................................................55i) Aba Registro de Ingresso de Recursos ................................................................................56j) Aba Rendimento de Aplicação ..........................................................................................56k) Aba Prorroga de Ofício......................................................................................................56l) Aba Relatório de Execução ................................................................................................56

4.3. ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO ....................................................................... 574.3.1DaFiscalizaçãoconformePortariaInterministerialnº507,de24denovembrode2011 ..........57

4.4. PRESTAÇÃO DE CONTAS ............................................................................................. 62a. Aba Dados ........................................................................................................................64b. Aba Cumprimento do Objeto ............................................................................................64c. Aba Realização dos Objetivos ............................................................................................65d. Aba Relatórios ..................................................................................................................65e. Aba Resgaste Total de Aplicação........................................................................................65f. Aba Saldo Remanescente – OBTV ......................................................................................66g. Aba Termo de compromisso ..............................................................................................67h. Aba Anexos ......................................................................................................................68i. Aba Pareceres ...................................................................................................................68j. Aba Discriminações OBTV .................................................................................................68k. Aba Publicação .................................................................................................................69

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................................................................. 71

ANEXOS .................................................................................................................................... 77

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O Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), por meio da Diretoria de Estatísticas Educacionais (Deed), realiza o Censo Escolar, anualmente, em parceria com as secretarias de educação dos Estados e do Distrito Federal, que executam o Censo em ação conjunta com suas regionais e municípios polos.

Considerando as necessidades operacionais do sistema de coleta em todo o País, desde 1997 o Inep repassa recursos, por meio de convênios, às secretarias estaduais de educação com o objetivo de apoiar todas as atividades de execução do Censo nos Estados, em todos os seus levantamentos a cada ano letivo.

A partir de 2009, os convênios do Censo Escolar passaram a ser formalizados no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (Siconv), cumprindo as novas normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios. Atualmente, os convênios são firmados via Siconv, obedecendo à Portaria Interministerial MP/MF/CGU nº 507, de 24/11/2011, e demais normas pertinentes.

Naturalmente, como qualquer sistema, manutenções corretivas e evolutivas são continuamente implementadas, com o objetivo de manter o Siconv ajustado às alterações

Introdução

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políticas, econômicas, contábeis, administrativas e tecnológicas do País. Apesar das dificuldades inerentes ao processo de implantação do sistema de informações, sempre se procurou observar, além das necessidades operacionais técnicas e específicas, as normas, os procedimentos e as orientações recebidas dos setores competentes do Inep e dos órgãos de controle e fiscalização do governo federal na condução dos trabalhos realizados.

Nesse sentido, a Deed, em atendimento ao art. 4º, § 3º, da PI n° 507/2011, vem, ao longo desses anos, adotando uma postura orientadora, realizando capacitações para os convenentes quanto aos procedimentos de formalização, execução e prestação de contas dos convênios do Censo Escolar, de modo a facilitar todo o processo convenial. Com a divulgação desta Cartilha de Boas Práticas para os convênios do Censo Escolar, pretendese auxiliar, ainda mais, os convenentes na inclusão de informações no Siconv, na elaboração do plano de trabalho, na boa e regular execução dos recursos, no acompanhamento e fiscalização, bem como na prestação de contas.

A ideia é que a presente Cartilha seja um documento que oriente não somente o preenchimento do Siconv, mas que dissemine conceitos, requisitos e procedimentos que disciplinam a aplicação de recursos públicos federais no que tange às transferências voluntárias para órgãos ou entidades da administração pública direta ou indireta de qualquer esfera de governo, por meio da formalização de convênios.

Ademais, busca orientar e esclarecer os critérios de aceitação dos projetos por esta diretoria, elencando os elementos necessários na fase de formalização, especialmente na composição dos termos de referência para aquisição de bens e serviços, na fase de execução, acompanhamento e fiscalização e também na prestação de contas.

Assim, ao longo desta Cartilha, serão tratadas recomendações de boas práticas referentes à formalização, execução e prestação de contas de convênios. Cada uma dessas etapas aparece com uma seção de orientações gerais e outra de principais problemas encontrados. Além disso, serão apresentados diversos modelos de documentos, respaldo na legislação, entre outras informações importantes.

Por fim, cumprenos esclarecer que esta Cartilha não substitui as legislações específicas ao tema, ilustrando, tão somente, os procedimentos mínimos a serem observados pelas secretarias de educação das unidades federadas. Cumpre frisar que, sempre que houver alterações nas legislações pertinentes e novos entendimentos dos órgãos de controle e ajustes de ordem técnica que se justificarem necessários, as secretarias de educação deverão tomar conhecimento e se responsabilizar em seguilos.

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Informações gerais sobre os convênios do Censo Escolar

O Censo Escolar da Educação Básica é o maior e mais importante levantamento estatístico educacional brasileiro de todas as etapas e modalidades de ensino da educação básica, compondo um quadro detalhado sobre alunos, docentes, turmas e escolas. Os dados levantados são fundamentais para a formulação de políticas educacionais nas três esferas de governo e para a elaboração de novos diagnósticos sobre a educação no Brasil e constituem a base de cálculo dos coeficientes para a distribuição dos recursos do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb) e dos programas educacionais do Ministério da Educação (MEC). Além disso, dados sobre movimento e rendimento, coletados logo após o encerramento do ano letivo, juntamente com o desempenho escolar obtido nas avaliações realizadas pelo Inep – Sistema de Avaliação da Educação Básica (Saeb) e Prova Brasil –, integram o cálculo do Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (Ideb), indicador que serve de referência para as metas do Plano de Desenvolvimento da Educação (PDE).

Para a realização do Censo em todo o território nacional, a Deed/Inep trabalha em parceria com as secretarias estaduais de educação, que coordenam os processos em cada Estado, conforme a Portaria nº 316/2007 e o Decreto nº 6.425/2008.

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Nesse sentido, os convênios do Censo Escolar se inserem no âmbito das transferências voluntárias da União, as quais se destinam à execução de programas, projetos ou atividades de interesse comum da União e do ente que recebe o recurso, em regime de mútua cooperação.

Esse apoio técnico e financeiro se respalda nos artigos das normas que estabelecem a necessidade de se realizar o Censo Escolar (art. 208 da Constituição Federal, arts. 5º, 8º e 9º da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB, o Decreto nº 6.425/2008, dentre outras) e, especialmente, nas portarias de cronograma e de repasse de recursos publicadas anualmente pelo Inep.

Cabe ressaltar que a definição dos recursos, repassados por meio de transferências voluntárias às instituições parceiras, é feita com base na Nota Técnica nº 2/2011, que dispõe sobre os critérios de distribuição de recursos. Esses critérios foram organizados a partir de variáveis mensuráveis, quantitativas e qualitativas. Os aspectos considerados organizaram as variáveis em quatro dimensões, segundo suas características:

• oferta educacional (número de estabelecimentos e de matrículas);

• geopolíticas (extensão territorial e número de municípios);

• econômicofinanceiras (PIB per capita e investimento por aluno da educação básica);

• qualidade da coleta do Censo Escolar (proporção de duplicidade de alunos no banco de dados do Censo Escolar 2010).

O princípio para a definição das ponderações das variáveis do Critério de Repasse de Recursos considera, ainda, o grau de dificuldades normalmente enfrentadas pelos Estados para a realização do Censo Escolar. Anualmente, o cálculo é refeito de modo a garantir uma distribuição de recursos responsável e adequada.

Cabe lembrar que o processo censitário se inicia no primeiro semestre letivo e termina com a divulgação dos resultados do movimento e rendimento do aluno no exercício subsequente. Assim, os convênios do Censo Escolar são plurianuais, razão pela qual são efetuados, em regra, dois repasses em exercícios diferentes, um para o primeiro levantamento (matrículas) e outro para o segundo levantamento (movimento e rendimento do aluno).

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Principais características dos convênios do Censo Escolar

• Os convênios do Censo Escolar são realizados somente com as secretarias de educação dos Estados e do Distrito Federal.

• Todos têm por objeto “apoiar a realização das seguintes atividades referentes ao Censo Escolar da Educação Básica: execução do processo censitário, da preparação à divulgação dos resultados, em todos os levantamentos relativos ao ano letivo de referência; produção e disseminação de informações estatísticas; e realização de atividades de controle de qualidade das informações com vistas a garantir a fidedignidade dos dados.”

• Por se tratar de um convênio realizado anualmente desde 1997, pois desde essa data as instituições parceiras são as mesmas e já estão cadastradas no Siconv, a Deed entende desnecessário o encaminhamento de proposta para aprovação como prérequisito para o envio do plano de trabalho, razão pela qual incluímos apenas o ofício das secretarias de estado de educação manifestando seu interesse na utilização do recurso destinado por meio de portaria a cada uma delas, para a execução do Censo Escolar, imprimindo maior celeridade ao procedimento de análise e aprovação técnica do plano de trabalho.

• O convenente deverá apresentar, no momento de envio do plano de trabalho para análise, o seu Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) contendo a previsão da contrapartida para o convênio a ser celebrado.

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• O convenente deverá declarar possuir capacidade técnica e gerencial para a execução do objeto.

• O convenente deverá utilizar os recursos transferidos em conformidade com o plano de trabalho aprovado.

• O convenente deverá depositar a contrapartida conforme o cronograma de desembolso do plano de trabalho aprovado, sob pena de não receber a segunda parcela pactuada, nos termos do art. 51, inciso I, da PI nº 507/2011.

• É recomendável que o depósito da contrapartida seja programado para o ano do repasse da primeira parcela.

• A execução de despesas com recursos transferidos deve obedecer às disposições da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e demais normas federais pertinentes ao assunto em relação à licitação e contratos e, em especial, quando da contratação de terceiros, sendo que as atas e as informações sobre os participantes e respectivas propostas das licitações, bem como as informações referentes às dispensas e inexigibilidades, deverão ser registradas no Siconv.

• É obrigatório, para aquisição de bens e serviços comuns, o uso da modalidade pregão, nos termos da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, e do regulamento previsto no Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, sendo utilizada, preferencialmente, a sua forma eletrônica ou, na sua inviabilidade, justificála devidamente.

• É possível efetuar eventuais ajustes no plano de trabalho, desde que previamente autorizados pelo concedente, observado o disposto no art. 26, §3º, da PI nº 507/2011.

• Em exercícios que acontecem eleições, é vedada a transferência voluntária de recursos da União aos Estados e Municípios nos três primeiros meses anteriores à eleição, portanto há que se tornar os procedimentos de formalização mais céleres, para evitar a baixa execução ou até mesmo a inexecução dos convênios firmados posteriormente ao período eleitoral.

• Os documentos comprobatórios das despesas realizadas deverão ser emitidos em nome do convenente, devidamente identificados com o número do convênio e mantidos os seus originais em arquivo, em boa ordem, no próprio local em que foram contabilizados, à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de dez anos, contados da aprovação da prestação de contas.

• O convenente deverá facilitar a supervisão e a fiscalização dos serviços por parte do concedente, permitindolhe efetuar o acompanhamento in loco, e, quando solicitado, deverá prestar as informações e fornecer os documentos relacionados à execução dos trabalhos.

• A execução dos convênios também deverá ser acompanhada no âmbito do convenente por fiscais devidamente indicados.

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• A prestação de contas deverá ser apresentada em até 60 (sessenta) dias após o final da vigência do convênio.

• Os órgãos convenentes (as secretarias estaduais de educação) devem dar publicidade aos órgãos de controle do Estado ao receber recurso do convênio.

• Recomendase que a proposta apresentada pelo convenente tenha previsão de uso do recurso para o ano seguinte ao de firmatura do convênio. Dessa forma, seriam realizados dois repasses, sendo um para o ano da celebração do convênio e outro para o ano seguinte.

Principais Vedações:

• Não serão aprovados planos de trabalho sem também serem aprovados os termos de referência/projetos básicos para aquisição de bens e contratação de serviços.

• Não serão aceitas contrapartidas em bens e serviços, mas apenas contrapartida financeira, a qual respeita a orientação da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO).

• Realizar despesas em data anterior à vigência do instrumento.

• Realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar.

• Efetuar pagamento em data posterior à vigência do instrumento, salvo quando expressamente autorizado pela autoridade competente do concedente ou contratante, desde que o fato gerador da despesa tenha ocorrido durante a vigência do convênio.

• Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive referente a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos, exceto no que diz respeito às multas, se decorrentes de atraso na transferência de recursos pelo concedente e desde que os prazos para pagamento e os percentuais sejam os mesmos aplicados no mercado.

• Realizar despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação social, das quais não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos e desde que previstas no plano de trabalho.

• Pagar, a qualquer título, servidor ou empregado público ativo ou inativo e pensionista, integrante do quadro de pessoal de órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, por serviços de consultoria ou assistência técnica, salvo nas hipóteses previstas em leis específicas e na LDO.

• Alterar o objeto do convênio, exceto no caso de ampliação da execução do objeto pactuado ou de redução ou exclusão de meta, sem prejuízo da funcionalidade do objeto contratado.

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Legislação aplicável aos convênios

Principais Normas Gerais

• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 (CF/1988)>> Trata da exposição das normas fundamentais que regem o Estado Brasileiro.

• Lei Complementar nº 101/2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal>> Lei que estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na

gestão fiscal e dá outras providências.

• Plano Plurianual (PPA)>> Instrumento de planejamento governamental na forma de lei quadrienal, previsto

no art. 165 da CF/88.

• Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO)>> Instrumento na forma de lei por meio do qual o governo estabelece as principais

diretrizes e metas da administração pública para o prazo de um exercício. Faz a ligação entre o PPA e a LOA.

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• Lei Orçamentária Anual (LOA)>> Instrumento na forma de lei que estima as receitas e fixa as despesas para determi

nado exercício.

• Lei nº 4.320/1964>> Lei que estatui normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos

orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.

• Lei nº 8.666/1993>> Lei que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas

para licitações e contratos da administração pública e dá outras providências.

• Lei nº 10.520/2002>> Institui, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios,

nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.

• DecretoLei nº 200/1967>> Dispõe sobre a organização da administração federal, estabelece diretrizes para a

reforma administrativa e dá outras providências.

• Decreto nº 5.450/2005>> Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços co

muns e dá outras providências.

• Decreto nº 5.504/2005>> Estabelece a exigência de utilização do pregão, preferencialmente na forma ele

trônica, para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou consórcios públicos.

• Decreto nº 3.555/2000>> Aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para

aquisição de bens e serviços comuns.

• Decreto nº 6.170/2007>> Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante

convênios e contratos de repasse e dá outras providências.

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• Decreto nº 7.892/2013 – Sistema de Registro de Preços>> Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666,

de 21 de junho de 1993.

• Portaria Interministerial nº 507/2011>> Regula os convênios, os contratos de repasse e os termos de cooperação celebrados

pelos órgãos e entidades da administração pública federal com órgãos ou entidades públicas ou privadas sem fins lucrativos para a execução de programas, projetos e atividades de interesse recíproco, que envolvam a transferência de recursos financeiros oriundos do Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União.

Normas Específicas

• Decreto nº 6.425, de 4 de abril de 2008>> Dispõe sobre o censo anual da educação.

• Portaria MEC nº 316, de 4 de abril de 2007>> Dispõe sobre a execução do Censo Escolar da Educação Básica.

• Portaria Inep nº 235, de 4 de agosto de 2011>> Dispõe sobre determinações relacionadas ao controle de qualidade dos dados do

Censo Escolar da Educação Básica.

• Portaria Anual de Distribuição de Recursos• Portaria de Cronograma Anual do Censo Escolar

Os processos de formalização, execução, acompanhamento e fiscalização e prestação de contas dos convênios do Censo Escolar que envolvem a transferência de recursos federais deverão atender a legislação federal. Assim sendo, não serão aceitos, na execução dos convênios do Censo Escolar, procedimentos licitatórios ou quaisquer outros que sigam normas específicas do Estado, sob pena de glosa das despesas.

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O convênio possui quatro etapas importantes e distintas: formalização; execução; acompanhamento e fiscalização; e prestação de contas. Cada uma delas se desdobra em subetapas e atividades. Nos tópicos seguintes, essas etapas estão descritas em formato passo a passo para orientar e facilitar a visualização de todo esse processo.

4.1 Formalização

Segue esquemático do processo de formalização:

Etapas do processo dos convênios do Censo Escolar4

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Abaixo seguem informações importantes sobre cada etapa do fluxo apresentado anteriormente:

1º passo – Responsável: Concedente

O Inep publica, anualmente, após a liberação da LOA, a portaria com os valores máximos de repasse que serão permitidos por unidade da Federação e disponibiliza o programa relativo aos convênios do Censo Escolar no Siconv.


O Inep informa, por meio de ofícios, às secretarias estaduais de educação, instituições parceiras na execução do Censo Escolar, sobre a publicação da portaria de distribuição de recursos e sobre a disponibilização do programa no Siconv.

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3º passo – Responsável: Convenente

As secretarias deverão responder os ofícios com a manifestação de interesse ou não em firmar convênio para a execução do Censo Escolar.


Como os convênios do Censo Escolar são formalizados anualmente com os mesmos entes convenentes, não se julga necessário analisar propostas, portanto deverão encaminhar o plano de trabalho para análise técnica.


É importante ter em mente que a formalização no Siconv não é uma etapa de planejamento. Este deve ser feito previamente, ou seja, os planos e as estratégias para alcançar o objeto, já conhecidos, devem ser apenas inseridos e explicitados no Siconv.

O proponente deve elaborar o planejamento de metas e etapas do convênio fora do sistema, podendose utilizar a planilha constante do Anexo C para facilitar a inclusão do plano de trabalho no sistema e evitar o cancelamento de inúmeras propostas iniciadas e com problemas. Deverá também elaborar todos os termos de referência dos processos licitatórios necessários conforme o plano de trabalho.

É preciso avaliar as necessidades para a execução do Censo Escolar, verificar a compatibilidade com o objeto do convênio e também avaliar o que se pretende fazer junto aos setores administrativos envolvidos.


Após a elaboração do planejamento, o convenente procederá à inclusão do plano de trabalho completo e, ao final, o encaminhará via Siconv para análise.

Na ausência do Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) para comprovação da contrapartida, dos documentos de comprovação de capacidade técnica e gerencial e dos respectivos termos de referência, o que caracterizará planos de trabalho incompletos, a análise do Inep não será feita. O plano de trabalho será devolvido.

2020


Os planos de trabalho serão examinados pelos analistas técnicos do concedente. Caso necessário, serão solicitados esclarecimentos, justificativas ou alterações. Ao término da análise, será emitido o parecer final de aprovação que será assinado pelo gestor técnico do convênio do concedente.


Após aprovação técnica, a Coordenação de Convênios do Inep tomará as demais providências documentais e fará os encaminhamentos necessários aos setores jurídico e financeiro, até a publicação e transferência dos recursos. Tais procedimentos exigem, no mínimo, 35 (trinta e cinco) dias corridos. Todo o processo será acompanhado pelas áreas técnica e administrativa do Inep.

4.1.1 Inclusão do Plano de Trabalho no Siconv

A fim de permear o estudo do Siconv, aplicado aos procedimentos que serão aqui tratados, alguns conceitos devem ser bem definidos:

Figura 1

Figura 2

2121

Problema: dificuldade apresentada pelos proponentes no manuseio do ambiente Siconv.

Com relação a essa questão, a Deed recomenda o comparecimento aos eventos do Censo Escolar dos servidores que efetivamente operam o sistema, bem como o uso de manuais disponibilizados no próprio Portal de Convênios e, ainda, o acompanhamento por parte de quem já tenha conhecimento no manuseio do Siconv, no próprio órgão da secretaria de educação do Estado. Recomendase, ainda, o estudo desta Cartilha, que é voltada aos convênios do Censo.

Asseveramos que todas as dúvidas em relação à operacionalização do Siconv devem ser dirimidas por meio do endereço eletrônico http://www1.serpro.gov.br/css/spekx/portal_dos_convenios.asp ou pelo telefone 08009782340.

Problema: dificuldade dos proponentes em acompanhar os convênios.

Os proponentes, futuramente convenentes, podem e devem acompanhar via Siconv o andamento dos planos de trabalho. É bom reforçar que serão enviadas pelo Siconv, automaticamente, atualizações da situação dos planos de trabalho ao e-mail cadastrado do proponente, portanto é importante manter o e-mail da secretaria atualizado nos dados dos proponentes.

a) Aba Programas

Nesta aba, constam a descrição do programa de convênio e a portaria de distribuição dos recursos por unidade da Federação. Incluemse ainda especificações importantes, como a regra da contrapartida, o objeto do programa e o valor global máximo do convênio. Todas essas informações são importantes para a elaboração do plano de trabalho, portanto, fazse necessário ter conhecimento.

b) Aba Dados

Nesta aba, estão descritos o objeto do convênio, a justificativa para sua celebração e a situação atual do convênio. Além disso, constam os dados bancários, as datas de início e término da vigência, os valores de repasse e contrapartida pactuados. O convenente, no momento de envio da proposta ou do plano de trabalho para análise, deve enviar, ainda, a declaração de capacidade técnica e gerencial e o anexo de comprovação da contrapartida

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(que será o Quadro de Detalhamento da Despesa – QDD), conforme as responsabilidades do convenente, listadas na página 19.

1. Deve ser feita a descrição correta do objeto (detalhada, quantificável, mensurável).2. No local “Anexos de Comprovação da Contrapartida”, inserir o QDD.3. No local “Anexo de Capacidade Técnica”, inserir a declaração de capacidade técnica e

gerencial.4. O valor de contrapartida deve observar a porcentagem mínima requerida no termo de

convênio.

Observe, abaixo, os exemplos de cálculo da contrapartida:

Contrapartida de 5%

VC = Valor da ContrapartidaVR = Valor do Repasse

VC = VR X 0,05 = (1 0,05)

VC = 342.467,36 X 0,05 = (1 0,05)

VC = 17.123,37 = (0,95)

VC = 18.024,60

Valor global do convênio = 342.467,36 + 18.024,60 = 360.491,96

Contrapartida de 10%

VC = 342.467,36 X 0,10 = (1 0,10)

VC = 34.246,73 = (0,90)

VC= 38.051,92

Valor global do convênio = 342.467,36 + 38.051,92 = 380.519,28

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5. As lacunas “ano do repasse” e “valor do repasse” devem ser preenchidas após todo o planejamento prévio do plano de trabalho. Os valores aqui descritos dependerão da soma das despesas previstas e orçadas para cada ano. A recomendação é que a maior parte do repasse seja prevista para o primeiro ano do convênio, o restante deverá ser alocado no ano seguinte (por exemplo, diárias, hospedagens e passagens, no caso de despesas com evento).

Problema: o Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) vem sendo anexado na íntegra.

Na hora de anexar o QDD, é suficiente e prático inserir somente a página que faz referência à despesa com projetos e atividades previstos com recurso do convênio do Censo Escolar da Educação Básica.

Problema: falta do Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) no local “Anexos de Comprovação da Contrapartida”, na aba “Dados”, ou inserção do QDD na aba “Anexos”.

A anexação do QDD deve ser feita na aba “Dados”, no local “Anexos de Comprovação da Contrapartida”, conforme mostrado na figura a seguir. Esse procedimento facilita a organização do plano de trabalho. Muitos proponentes, equivocadamente, inseremno na aba “Anexos”.

Problema: descrição vaga do objeto a ser executado.

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A descrição do objeto não pode ser vaga, uma mera repetição da legislação ou do termo de convênio. O entendimento do Tribunal de Contas da União (TCU) é que deve ser uma descrição completa, a fim de possibilitar um referencial na análise da prestação de contas do convênio.

Problema: apresentação de planos de trabalho por proponentes incapazes tecnicamente para a execução do convênio.

Este item é muito visado pelo TCU. A concretização do plano de trabalho depende da verificação prévia da capacidade do convenente executar o convênio. A demonstração dessa incapacidade deve limitar ou evitar a celebração do convênio.

c) Aba Participantes

Nesta aba, devem ser inseridos o nome, o CPF e os demais dados do responsável pelo proponente, já com cadastro atualizado na Unidade Cadastradora.

Problema: O e-mail do proponente cadastrado no Siconv está desatualizado ou não é o e-mail acessado pela equipe do Censo.

O e-mail que o convenente mantém cadastrado no Siconv será utilizado por este para enviar informações importantes, como atualizações na situação do plano de trabalho e o termo de convênio para assinatura. Portanto, recomendase que seja um e-mail atualizado e de acesso frequente dos convenentes.

d) Aba Crono Físico

Nesta aba, são detalhadas as metas e as etapas a serem cumpridas para se alcançar a execução do objeto.

A seguir, um exemplo da disposição de metas e suas etapas para a realização do Censo.

1 – Meta: aquisição de material – total: R$ 200.000,001.1 – Etapa: aquisição de material de expediente (consumo)1.2 – Etapa: aquisição de software (consumo)

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1.3 – Etapa: aquisição de material permanente (aqui serão aplicados R$20.000,00 da contrapartida)

2 – Meta: realização do primeiro levantamento – total: R$ 50.000,002.1 – Etapa: diárias de colaboradores e técnicos2.2 – Etapa: passagens de colaboradores e técnicos

3 – Meta: realização do segundo levantamento – total: R$ 50.000,003.1 – Etapa: diárias de colaboradores e técnicos3.2 – Etapa: passagens de colaboradores e técnicos

É importante ressaltar que este é apenas um exemplo. Tanto a disposição dada no cronograma físico quanto os valores utilizados devem corresponder à necessidade de cada ente. O recurso da contrapartida pode ser aplicado em outros itens de despesa. Devem aparecer explicitados junto ao valor global da(s) meta(s) a origem dos recursos, o valor de contrapartida e o valor de repasse.

Com relação às datas de início e término de cada etapa, recomendase que, para a aquisição de materiais, sejam colocadas as próprias datas de início e término de vigência do convênio. No caso de contratação de pessoas jurídicas para prestação de algum serviço, vale a mesma recomendação.

Por outro lado, em despesas de diárias e passagens, as datas de início e término devem estar no mesmo ano de sua execução.

As datas de início e término de cada meta devem abranger as datas de suas etapas. Vale reforçar que o valor somado de todas as etapas de uma meta deve corresponder ao valor total da meta e, por conseguinte, o valor somado de todas as metas deve corresponder ao valor global do convênio.

Problema: diárias com datas de início e término em anos diferentes.

Como as diárias são despesas que não podem ficar como restos a pagar, sua execução na aba “Crono Físico” deve ter início e término para cada ano.

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Problema: cronograma físico sem especificação da aplicação da contrapartida.

A aplicação da contrapartida deve vir discriminada na especificação do(s) item(ns) de despesa correspondente(s) na aba “Crono Físico”. Isso possibilita um plano de trabalho mais claro e organizado.

Problema: cronograma físico excessivamente discriminado.

O cronograma físico deve ter uma descrição simplificada das metas e etapas a serem cumpridas. A discriminação detalhada deve ser feita na aba “Plano de Aplicação Detalhado”. Já os detalhes técnicos devem ser dados na aba “Termo de Referência”. Por exemplo: no modelo acima citado, na aba “Crono Físico” não foram detalhados os itens de material de consumo a serem adquiridos. Tais itens devem aparecer no Plano de Aplicação Detalhado (exemplo: 10 resmas de papel A4, 100 lápis, 20 pastas plásticas, 200 borrachas).

e) Aba Crono Desembolso

O foco nesta aba é determinar para quando estão previstas as parcelas a serem pagas para cada meta no convênio. Não é recomendado que haja uma única parcela do concedente, por ser um convênio para execução de duas etapas do Censo Escolar em exercícios diferentes, uma para apuração de matrículas e outra para levantar informações sobre movimento e rendimento.

Seguindo o exemplo dado anteriormente, uma forma de disposição das parcelas seria a seguinte:

Parcela Tipo Mês/ano Valor Metas associadas

1 Concedente Junho/2013 R$180.000,00 1

2 Convenente Junho/2013 R$20.000,00 1

3 Concedente Janeiro/2014 R$100.000,00 2,3

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Problema: contrapartida excessivamente “amarrada” no cronograma desembolso.

Os recursos da contrapartida devem ser vinculados a determinadas metas na aba “Crono Desembolso”. Há, ainda, a opção de se vincular a determinadas etapas. O proponente não é obrigado a vincular às etapas e recomendase não o fazer para não se prender e “amarrar” em excesso a execução do convênio.

f) Aba Plano de Aplicação Detalhado

Nesta aba, todos os itens de despesa para a consecução das metas e etapas do cronograma físico devem vir discriminados. Por exemplo, se for contratada uma pessoa jurídica para organizar um evento, devem aparecer os gastos com cada tipo de serviço: locação de imóvel, hospedagem, alimentação, entre outros. Além disso, cada bem (seja ele permanente ou de consumo) a ser adquirido deve ter os preços unitários, a quantidade e os preços totais previstos discriminados (computadores, tablets, calculadoras, grafite 0.7, tonner para impressora, entre outros). Se houver contratação de pessoa física, os tributos devem ser indicados. É importante que esse detalhamento vá ao encontro da discriminação que consta nos documentos anexos na aba “Termo de Referência”.

Além dos valores, devese, para cada item de despesa, identificar o código de natureza de despesa e o tipo de despesa (bem, serviço, obra, etc.).

Problema: erro na descrição dos códigos de natureza de despesa, no Plano de Aplicação Detalhado (ou descrição errônea entre serviços e bens).

Recomendase a observância da tabela de classificação de despesa disponibilizada pelo sítio eletrônico do Tesouro Nacional no link http://www.orcamento.org/geral/arquivos/Pcontas[1].pdf. Muitas vezes o proponente coloca o final “99” (código residual) em todos os tipos de despesa, em vez de consultar os códigos adequados. Outro detalhe importante é que tudo aquilo que fizer referência a algum evento, como “refeição”, “cafezinho”, etc, deve aparecer com a classificação de serviço, e não de bem.

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Tabela com os códigos mais utilizados para o Censo Escolar da Educação Básica

Item Código de natureza de despesa

Combustível (gasolina) 33903001

Diárias dentro do país 33901414

GPS 44905204

Hospedagem de evento (pessoa jurídica) 33903980

Locação de imóvel para evento (pessoa jurídica) 33903910

Locação de meios de transporte 33903303

Materiais permanentes de informática (microcomputador, notebook, tablet, impressora, etc)

44905235

Materiais de expediente (lápis, grafite, canetas, papel, grampeador, etc)

33903016

Mesa de reunião 44905242

Nobreak 44905230

Passagens dentro do país 33903301

Pen drive 33903017

Projetor multimídia (datashow) 44905233

Software (aquisição) 33903047

Tonner para impressora 33903017

Publicação do processo de compra no Diário Oficial da União (DOU)

33903990

g) Aba Plano de Aplicação Consolidado

O conteúdo desta aba é gerado automaticamente, com os dados informados no Plano de Aplicação Detalhado. Apesar disso, recomendase que seja utilizada como forma de conferência das informações alimentadas no Siconv.

h) Aba Anexos

Qualquer outro documento que precisar ser anexado – por exemplo, planilhas – poderá ser inserido nesta aba. Seu preenchimento não é obrigatório, tendo um caráter muito mais complementar. Quando da intenção de inserção, nesta aba, de documentos que possuem abas próprias para serem incluídos, é necessário o consentimento do concedente.

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i) Aba Projeto Básico/Termo de Referência

Nesta aba, serão anexados os termos de referência do plano de trabalho. Junto com os termos de referência, devem ser colocadas as pesquisas de mercado que levaram aos preços orçados.

No primeiro envio do plano de trabalho para análise, poderá ser enviada apenas a minuta do termo de referência, sem assinatura. Isso porque o analista poderá solicitar alguma alteração no termo, o qual deverá ser modificado e assinado.

Problema: envio do plano de trabalho para análise sem termos de referência.

Essas propostas não serão analisadas, a Deed fará a devolução ao proponente. Todos os itens de despesa, com exceção das diárias, deverão estar presentes nos termos de referência, de maneira discriminada.

Problema: descrição simplificada ou falta dos valores unitários nos termos de referência.

O termo de referência deve conter, como itens mínimos:1. objeto(s) a ser(em) adquirido(s) ou serviço a ser contratado;2. justificativa (relação do objeto com o Censo Escolar);3. especificação técnica detalhada dos objetos, inclusive itens necessários aos

eventos;4. pesquisa de mercado prévia, com pelo menos três preços para cada item de

despesa;5. tabela com valor unitário, quantidade e valor total de cada item do termo de

referência;6. valor estimado total de todos os itens do termo de referência;7. local e prazo da entrega dos itens;8. identificação da pessoa que será responsável pela fiscalização e acompanhamento

do contrato;9. assinatura da autoridade competente.

Um modelo de termo de referência está disponibilizado nesta Cartilha, nos anexos.

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Problema: termo de referência (TR) anexado folha por folha no Siconv.

O Siconv, em regra, permite a inserção de documentos de até 1MB. Entretanto, muitas vezes o documento digitalizado de TR pelo convenente contém muito mais que 1MB. Por causa disso, o usuário que anexa o TR no Siconv pode ter de inserir vários arquivos para um mesmo documento. A alternativa que propomos é a realização da digitalização com resolução moderada, em arquivos leves (que permitam a anexação de mais páginas ou até de todo o TR de uma vez). Outra forma de amenizar o problema é renomear os arquivos, de forma que seus nomes passem a fazer referência direta dos assuntos de que tratam (exemplo: “TR de material permanente – páginas 1 a 3”, “TR de material permanente – tabela e descrição dos itens, páginas 4 e 5”, “TR de material permanente – disposições gerais, páginas 6 e 7”).

Problema: plano de aplicação detalhado em desacordo com os termos de referência.

Esse foi um dos problemas mais vistos na análise das propostas dos convênios do Censo Escolar em 2013. Devido ao grande número de itens de despesa solicitados, muitas vezes um erro de digitação ou de cálculo passa despercebido. Recomendase que, após a conclusão da elaboração do plano de trabalho e antes do envio para análise, o proponente confira os itens e seus valores e quantidades, um a um, entre plano de aplicação detalhado e termos de referência, além de uma leitura geral verificando se está de acordo com as sugestões desta Cartilha. Caso identifique alguma incoerência, poderá então corrigir antes de enviar o plano de trabalho para análise. Isso tornará o processo de análise mais célere.

Problema: orçamento subestimado ou superestimado.

Deve ser feita pesquisa de mercado prévia com pelo menos três fornecedores para cada item de despesa solicitado pelo proponente. O resultado dessa pesquisa deve ser explicitado no termo de referência e deve justificar os preços orçados no plano de trabalho, evitando valores muito diferentes dos que serão efetivamente contratados.

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Problema: solicitação de itens sem relação com a realização do Censo Escolar (exemplos: cortinas, copos, sacos de lixo).

O ideal para evitar este problema é a solicitação apenas de itens pertinentes à realização do Censo Escolar. Os itens que têm sido aceitos são principalmente:

• Materiais de expediente: grafites, canetas, marcatexto, tesouras, lápis, borrachas, pastas plásticas, caixaarquivo, caneta para escrita em CD, clips, fita adesiva, grampeador, grampo, lapiseira, envelope ofício, pincel marcador, apontador, papel A4, cola branca, régua, calculadora.

• Aquisição de diárias ou passagens fluviais/terrestres/aéreas.• Cadeiras, armário, mesa de reunião.• Combustíveis ou lubrificantes automotivos.• Computador, nobreak, impressora, roteador, tablets, notebooks, netbooks,

scanner, retroprojetor multimídia, gravador de DVD, estação de trabalho, câmera filmadora, câmera fotográfica, GPS, capa para notebook, extensão elétrica.

• Equipamentos de informática: pen-drive, HD externo, CDRW, DVDR, cartucho de tonner, mouse.

• Serviços de gráfica (impressão, diagramação, confecção de banners, entre outros), serviços de eventos (alimentação, hospedagem, sonorização), serviço de locação de vans ou outros meios de transporte.

• Softwares relacionados à execução do Censo, como o Toad for Data Analysts.

Outro item que pode ser solicitado no plano de trabalho é recurso para as devidas publicações da licitação no Diário Oficial da União (DOU). A assessoria da Deed/Inep entende que a publicação no DOU é essencial para assegurar a devida publicidade do processo licitatório, em suas etapas.

Problema: previsão de gastos maiores para o exercício seguinte e menores para o primeiro exercício, que tem um prazo maior para execução.

Esse caso não se trata de uma irregularidade propriamente dita. Mas é recomendável, pela duração do processo de formalização, pelo tempo gasto com processos de licitação e contratação, que o máximo possível dos recursos seja solicitado no primeiro exercício de execução do convênio. Fica a exceção para as diárias, que não podem de forma nenhuma ficar como restos a pagar. Portanto, devem ser previstas por exercício e conforme a necessidade.

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Problema: não cumprimento ao disposto na portaria do convênio.

O valor máximo que pode ser repassado a cada Estado, tanto de despesa corrente quanto de capital, está disposto na portaria do convênio e deve ser obedecido. Muitos Estados, nos planos de trabalho enviados em 2013, por exemplo, ignoraram esses limites, o que exigiu solicitação de complementação durante a análise. A utilização de menos recursos do que os limites disponibilizados na portaria é legal, entretanto, o proponente não deverá solicitar recursos além dos limites legais.

j) Aba Pareceres

Nesta aba, serão colocados os pareceres técnico e jurídico resultantes das análises do concedente, para as demais providências de formalização.

Apresentamos nos anexos desta Cartilha modelos relativos à declaração de capacidade técnica e gerencial e do documento de comprovação da contrapartida, que é o Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD). Tal documento comprova a disponibilização do recurso a ser gasto como contrapartida no âmbito dos convênios do Censo Escolar da Educação Básica.

4.2 Execução

Esta Cartilha não traz somente recomendações para auxiliar o convenente durante a fase de execução, como também elenca os documentos que deverão constar das abas de execução e que facilitarão os procedimentos de análise da prestação de contas por parte do concedente.

Uma execução bem feita, com contínua alimentação do Siconv à medida que licitações, contratos, fatos geradores de despesas e pagamentos são feitos, torna bem mais fácil o processo de prestação de contas. A alimentação pari passu do sistema é fundamental e suas funcionalidades exigem esse ritmo, o que torna o processo de acompanhamento e fiscalização mais organizado e tranquilo para ambas as partes do convênio (convenente e concedente). O máximo possível de documentos que respaldem a correta execução do objeto do convênio e suas finalidades deve ser anexado. Recomendase, ainda, que todos os documentos inseridos sejam parte do processo físico e estejam com todas as suas folhas devidamente autuadas (com carimbo e numeração).

Devese lembrar de que se os documentos mínimos não forem inseridos durante a execução, serão solicitados em diligências na prestação de contas, acarretando demora na aprovação.

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Há que se considerar, ainda, que o concedente, se desejar, sempre poderá pedir outros documentos que julgar necessários para verificar a correta e regular aplicação dos recursos públicos.

Outra informação importante e que requer atenção por parte do convenente é a Operação Bancária de Transferência Voluntária (OBTV) – pontuaremos de forma resumida algumas orientações básicas sobre como operacionalizar o Siconv com essa nova função.

Assim, abordaremos inicialmente as informações sobre a OBTV e, logo em seguida, discorreremos sobre cada aba do processo de execução.

Segue esquemático da execução:

4.2.1 Ordem Bancária de Transferências Voluntárias (OBTV)

Conforme disposto no parágrafo único do art. 3º do Decreto nº 7.641/2011:

Considerase Ordem Bancária de Transferências Voluntárias a minuta da ordem

bancária de pagamento de despesa do convênio, termo de parceria ou contrato de

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repasse encaminhada virtualmente pelo Siconv ao Sistema Integrado de Administração

Financeira (Siafi), mediante autorização do Gestor Financeiro e do Ordenador de

Despesa do convenente, ambos previamente cadastrados no Siconv, para posterior

envio, pelo próprio Siafi, à instituição bancária que efetuará o crédito na conta corrente

do beneficiário final da despesa.

A seguir, elencamos algumas providências necessárias à operacionalização da função OBTV:

4.2.2 Cadastrar Ordenador de Despesa OBTV – Per fil Cadastrador de Usuário de Ente Entidade

Para realizar o cadastramento dos Ordenadores de Despesa OBTV, o convenente deverá entregar à instituição bancária a relação dos CPFs dos candidatos a Ordenador de Despesa OBTV do convênio, juntamente com a documentação exigida pela instituição financeira. Poderão ser informados vários CPFs, os quais serão enviados ao Siconv pela instituição financeira.

A partir desse momento, dentre os CPFs informados, o convenente poderá selecionar até dois Ordenadores de Despesa OBTV, para o convênio que opera por essa função. Obrigatoriamente, deverá ser escolhido pelo menos um Ordenador de Despesa. Caso contrário, nenhum pagamento poderá ser autorizado.

Para definir o(s) Ordenador(es) de Despesa OBTV, o usuário com perfil de Cadastrador de Usuário de Ente Entidade deverá ir no menu “Execução”, na opção “Ordenador Despesa OBTV”, e seguir os seguintes passos:

1. Na tela para a consulta do convênio, informar o número do convênio no campo específico e clicar no botão “Consultar”.

2. O sistema exibirá a tela “Definir Ordenador Despesa OBTV” e os botões: “Inserir”, “Ver Candidatos” e “Histórico” (Figura 4).a. Para visualizar a relação dos candidatos a Ordenador de Despesa OBTV, informados

na instituição financeira, o usuário deverá clicar no botão “Ver Candidatos”.b. Para selecionar um candidato a Ordenador de Despesa OBTV do convênio, o usuário

deverá clicar no botão “Inserir” e, em seguida, clicar em “Selecionar” do lado direito do candidato escolhido (Figura 5).

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Figura 4

Figura 5

O sistema exibirá a mensagem “Perfil Ordenador de Despesa da OBTV atribuído ao usuário com sucesso” e o botão “Remover”, caso seja necessário retornar o usuário para a relação de candidatos a Ordenador de Despesa OBTV.

A escolha do(s) Ordenador(es) de Despesa é independente para cada convênio e a critério do convenente. Portanto, convênios diferentes poderão ter ordenadores diferentes. Ressaltamos que sem o Ordenador de Despesa, com o devido perfil no Siconv, a execução ficará impossibilitada.

4.2.3 Cadastrar Credor da Transferência Voluntária – Per fil Operador Financei-ro do Convenente

A opção “Cadastrar Credor da Transferência Voluntária” deverá ser utilizada antes da inclusão do documento de liquidação e do pagamento com OBTV. Essa opção permite ao convenente cadastrar o fornecedor/credor e seu domicílio bancário (banco, agência e conta bancária) no Siafi.

Para que o cadastro seja efetivado no sistema, o usuário com perfil de Operador Financeiro do Convenente deverá incluir os dados e solicitar a aprovação ao usuário com o perfil de Ordenador de Despesa OBTV.

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A fim de maiores detalhes acerca do processo de cadastramento de credor de transferência voluntária, recomendamos a leitura do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5 de dezembro de 2013, páginas 7 a 28 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

4.2.4 Pagamento com OBTV

O pagamento ao fornecedor será realizado por meio de uma ordem bancária gerada pelo Siconv e enviada ao Siafi. Este repassará para as instituições bancárias que efetivarão o pagamento mediante crédito em conta corrente ou saque em espécie no caixa, conforme orientação descrita na legislação vigente. Essa OBTV é feita, portanto, diretamente no Siconv, e não apenas registrado nele (como era feito antes dessa ordem bancária).

Para o pagamento com OBTV, a ordem dos passos para o convenente é a seguinte:

1. inserção dos documentos referentes aos processos de compra;2. cadastramento do credor de transferência voluntária;3. inserção do documento de liquidação (mais informações na página 54); 4. preparação do pagamento (inclusão da movimentação financeira pelo Operador

Financeiro);5. autorização financeira (feita pelo Gestor Financeiro e pelo Ordenador de Despesa) e

envio ao Siafi. Este enviará o pagamento à instituição bancária para crédito do valor na conta corrente do fornecedor.

O resgate da aplicação, referente ao valor da OBTV (valor do pagamento), será realizado de forma automática pela instituição bancária para a conta do fornecedor.

O Sistema Siconv possibilita a operacionalização de seis tipos de pagamento por OBTV:

OBTV – Pagamento a Fornecedor Transferência BancáriaPagamento no Caixa (até R$ 800,00)

OBTV – Devolução de Recursos para Conta Tesouro ÚnicaOBTV para o ConvenenteOBTV – Aplicação em PoupançaOBTV – Câmbio OBTV – Tributos

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Nesta Cartilha, serão abordados somente os tipos de OBTV normalmente utilizados durante a execução dos convênios do Censo Escolar.

4.2.5 OBTV – Pagamento a Fornecedor – Transferência Bancária

Para realizar essa OBTV, o Operador Financeiro deve ir em “Execução”, opção “Pagamento com OBTV”.

O sistema exibirá a tela para a consulta do convênio. Após selecionar o convênio desejado, o usuário deverá clicar no botão “Novo Pagamento”.

O sistema exibirá tela com as abas “Convênio”, “Documento de Liquidação”, “Detalhes do Pagamento”, “Histórico” e “Anexos”. Para incluir o pagamento com OBTV, o usuário deverá clicar na aba “Documento de Liquidação”, conforme a Figura 6.

Figura 6

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Após clicar na aba “Documento de Liquidação”, o sistema exibirá tela com os dados do convênio.

Na área Dados Gerais:

• No campo “Nr. Documento de Liquidação”: selecionar o número do documento de liquidação; e

• Os campos “Tipo de Documento de Liquidação” e “Data de Emissão”: serão preenchidos automaticamente pelo sistema, conforme as informações contidas no documento de liquidação selecionado.

As áreas “Favorecido do Documento de Liquidação”, “Domicílio Bancário do Favorecido”, “Processo de Compras”, “Quadro Itens de Despesa do Documento de Liquidação” e “Quadro de Tributos do Documento de Liquidação” também serão preenchidas automaticamente pelo sistema, de acordo com os dados informados no documento de liquidação selecionado.

O Operador Financeiro deverá clicar nos botões “Salvar Rascunho” ou “Concluir Pagamento” apenas quando tiver preenchido todas as abas.

Após selecionar o número do documento de liquidação, o Operador Financeiro deverá clicar na aba “Detalhes do Pagamento”, conforme a Figura 7.

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Figura 7

O sistema exibirá tela com a(s) fonte(s) de recurso(s) do convênio, o respectivo saldo disponível no Siafi para cada fonte e o campo Valor a Pagar para preenchimento.

O Operador Financeiro deverá informar o valor a pagar para cada fonte de recurso e, em seguida, clicar no botão “Confirmar Rateio”.

O sistema exibirá os dados inseridos no Quadro de Rateio dos Valores Pagos em Cada Meta/Etapa do Cronograma Físico. Para finalizar o pagamento, o Operador Financeiro deverá clicar no botão “Concluir Pagamento”.

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O sistema exibirá a mensagem de confirmação “Deseja realmente concluir a fase de elaboração de pagamento com OBTV?”. O usuário deverá clicar no botão “OK”.

O sistema exibirá a mensagem “Pagamento concluído com sucesso! Situação alterada para ‘Movimentação Financeira Incluída’”.

Para mais detalhes, ver páginas 28 a 41 do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

4.2.6 OBTV – Devolução de Recursos para Conta Tesouro Única

Esse tipo de OBTV deverá ser utilizado para a devolução dos recursos não efetivamente gastos do convênio. Para realizar esse procedimento, devese clicar em “Execução” e, em seguida, “Devolução de Recursos”.

O sistema exibirá a tela com o filtro de pesquisa para a consulta dos registros de devolução de recursos. Para incluir uma nova devolução, o usuário deverá clicar no botão “Nova Devolução”.

Para maiores detalhes de como esse procedimento é realizado, ver páginas 53 a 58 do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

4.2.7 OBTV – Aplicação em Poupança

Esse tipo de OBTV é utilizado para atender ao disposto na PI n° 507/2011, art. 54, §1º, inciso I. Os recursos, enquanto não empregados na sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados em caderneta de poupança de instituição financeira pública federal ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública.

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Para realizar a OBTV – Aplicação em Poupança, o Operador Financeiro do convenente deve clicar em “Execução”, opção “Aplicação em Poupança”. Para mais detalhes de como é feito esse procedimento, ver páginas 70 a 74 do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

Alertamos que em alguns casos o gerente da instituição bancária tentará convencer o convenente de que a aplicação se dê em fundo de aplicação financeira de curto prazo, alegando que os rendimentos serão superiores em relação à aplicação em caderneta de poupança. Porém, o inciso I do §1º do art. 54 da PI nº 507/2011 é categórico:

Art. 54. A liberação de recursos obedecerá ao cronograma de desembolso previsto no

plano de trabalho e guardará consonância com as metas e fases ou etapas de execução

do objeto do instrumento.

§ 1º Os recursos serão depositados e geridos na conta bancária específica do convênio

exclusivamente em instituições financeiras controladas pela União e, enquanto não

empregados na sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados:

I – em caderneta de poupança de instituição financeira pública federal, se a previsão de

seu uso for igual ou superior a um mês”;

Portanto, em hipótese alguma, e sob qualquer pretexto, o convenente poderá aceitar orientação diversa ao disciplinado no inciso I do §1º do art. 54 da PI nº 507/2011.

4.2.8 Movimentação Financeira por OBTV

Após a inclusão da movimentação financeira pelo Operador Financeiro, conforme o tópico OBTV – Pagamento a Fornecedor – Transferência Bancária, o Gestor Financeiro deverá autorizar o pagamento e, em seguida, o Ordenador de Despesa o aprovará, dando a autorização final.

O usuário poderá cadastrar vários candidatos a Ordenador de Despesa OBTV, mas apenas dois Ordenadores de Despesa OBTV poderão ser selecionados para o convênio. Caso seja necessário, o Ordenador de Despesa OBTV poderá ser substituído. É importante frisar que o usuário com perfil de Ordenador de Despesa não pode, simultaneamente, ter perfil de Gestor Financeiro no convênio.

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No primeiro acesso ao sistema para autorizar o pagamento, será solicitado o cadastro de uma senha OBTV, que será informada por meio do teclado virtual. Essa senha OBTV deverá conter no mínimo seis dígitos, com letras e números.

4.2.9 Autorizar Movimentação Financeira – Gestor Financeiro

A fim de autorizar a movimentação financeira, o Gestor Financeiro deve acessar “Execução”, na opção “Autorizar Movimentação Financeira”.

Para maiores detalhes de como é feito esse procedimento de autorização da movimentação financeira, ver páginas 91 e 92 do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

4.2.10 Autorizar Pagamento – Ordenador de Despesa OBTV

A fim de aprovar a movimentação financeira, o Ordenador de Despesa deve acessar “Execução”, na opção “Autorizar Movimentação Financeira”.

Para maiores detalhes de como é feito esse procedimento de aprovação e conclusão da movimentação financeira, ver páginas 92 a 98 do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

4.2.11 Reiniciar a Senha OBTV

Após acessar o sistema com login (CPF) e senha de acesso, o usuário deverá clicar no menu “Execução”, na opção “Reiniciar Senha OBTV”.

Para maiores detalhes de como é feito o procedimento de reiniciação de senha, recomendase ver as páginas 98 a 100 do manual “Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente”, de 5

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de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf).

4.2.12 Abas Referentes à Execução no Siconv

a) Aba NEs

Nesta aba, deverão ser incluídos os empenhos relativos aos pagamentos previstos.

b) Aba TAs

Termo aditivo é o instrumento que tem por objetivo alterar dispositivos do convênio, permitindo ao executor adequar sua proposta às condições do momento, quando estas se apresentam diferentes das inicialmente pactuadas. O concedente procederá a análise do pedido e, se aprovado, o Ordenador da Despesa do órgão concedente deverá dar a anuência para a validação da alteração.

Para tanto, o convenente deverá apresentar a proposta de termo aditivo, por meio da lapela ou aba “TAs”, com as devidas justificativas.

As alterações no plano de trabalho são procedimentos excepcionais, tendo em vista que o proponente deverá apresentar a proposta de forma criteriosa e prevendo o período necessário para o desenvolvimento de suas ações.

Para os convênios do Censo Escolar, as alterações só devem ser adotadas em casos estritamente necessários, por exemplo, uma reclassificação de despesa.

Seja qual for o motivo alegado, a justificativa deverá ser específica para o caso apresentado e estar embasada em argumentos concretos.

Vale ressaltar que a solicitação de termo aditivo não poderá modificar o objeto do convênio, conforme a PI nº 507/2011.

c) Aba Ajustes do Plano de Trabalho

O convênio poderá ser alterado mediante ajustes do plano de trabalho, quando requerido e devidamente justificado pelo convenente, devendo a solicitação ser apresentada por meio da lapela “Ajustes do Plano de Trabalho” no Siconv até, no máximo, 30 (trinta) dias antes

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do término da vigência do convênio ou no prazo nele estipulado, nos termos do art. 50, combinado com o art. 26 e seus parágrafos, da PI nº 507/2011, vedada a alteração do objeto do convênio.

Nas hipóteses de ajustes no plano de trabalho, a solicitação por parte do convenente deverá trazer justificativa detalhada para a necessidade de tais alterações e comprovação de que estas não constituem modificação do objeto do convênio ou sua ampliação, alteração de vigência ou de valores do convênio.

No caso de alteração da planilha de bens e serviços, todos os itens que serão adquiridos com recursos do convênio deverão ser especificados, fazendose necessária a apresentação de pesquisas de preços realizadas em, no mínimo, três empresas diferentes, com carimbo, CNPJ e assinatura do responsável, englobando todos os itens, inclusive os que serão adicionados, sem qualquer referência a marcas.

Segundo a PI nº 507/2011, os editais de licitação para consecução do objeto conveniado somente poderão ser publicados após a assinatura do respectivo convênio e a aprovação do plano de trabalho pelo concedente.

A fim de realizar o ajuste do plano de trabalho no Siconv, devem ser observados os seguintes procedimentos:

• 1º passo: o convenente com perfil de Gestor de Convênio entra na aba “Ajustes do Plano de Trabalho”, dentro do módulo “Execução”, e clica em “Incluir Solicitação de Ajuste do Plano de Trabalho”, conforme Figura 8:

Figura 8

• 2º passo: o solicitante do ajuste deve preencher a solicitação com o objeto da alteração e a justificativa (se o valor, ou se a quantidade, aumentou em relação ao previsto, por exemplo) e marcar as abas que precisarão ser modificadas, conforme Figura 9:

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Figura 9

Em seguida, o solicitante clica em “Salvar” e envia a solicitação para a análise do concedente.

Reforçamos que, no caso dos convênios que operam por OBTV, não é possível efetuar nenhum pagamento enquanto estes estiverem “em ajuste”.

d) Aba OBs (Ordem Bancária)

Nesta aba, consta a informação do valor total do repasse e de quanto já foi desembolsado pelo órgão concedente.

e) Aba Processo de Compra

O procedimento de inclusão de documentos na aba Processo de Compra, durante a execução, é realizado da mesma forma em convênios que usam ou não a funcionalidade OBTV. No processo de compra, os dados relacionados à licitação devem ser preenchidos, e os arquivos correspondentes devem ser anexados, conforme recomendado nesta Cartilha.

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Porém, antes de explicitarmos quais são os principais problemas encontrados e o que deve ser observado quando da prestação de contas, seguem algumas considerações.

A licitação é o procedimento pelo qual a administração pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse.

Por seu turno, o contrato é todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da administração pública e particulares, em que haja acordo de vontades para a formação de vínculo e estipulação de obrigações recíprocas, cuja finalidade é atender as necessidades da administração.

Enfim, a administração pública realiza licitação com o intuito de selecionar fornecedores com os quais vai firmar contrato – instrumento que formaliza o ajuste entre as partes, administração pública e fornecedor, visando atender as necessidades de bens e serviços da administração.

Acreditamos que a fonte principal dos problemas em matéria de contratação é o inadequado planejamento das ações e dos atos que serão praticados.

Um dos fatores que seguramente apresenta a maior parte dos problemas ou fracassos de uma contratação está relacionado com a identificação da necessidade, ou seja, do problema (demanda) que precisa ser resolvido pelos contratantes e que inicia o processo de compra. Todo processo de compra decorre da identificação de uma necessidade.

Essa identificação é o ato de levantamento real ou potencial de uma demanda. É a atividade realizada para se apurar as peculiaridades, as características e a dimensão do problema. Ocorre que, normalmente, se confunde a necessidade com o objeto, o que seria o mesmo que confundir o problema com a solução.

Daremos alguns exemplos para esclarecer a diferença que estamos apontando. Quando a administração pública deseja transportar pessoas ou cargas, há um problema a ser solucionado. Então, o problema é o transporte de pessoas ou cargas e a solução é a obtenção de um meio de transporte “X” ou “Y”. Outro exemplo é quando a administração pública deseja garantir a segurança do seu patrimônio, o problema é a própria segurança e a solução pode ser o serviço de vigilância armada ou desarmada ou mesmo a aquisição de equipamentos.

Assim, é indispensável, para a adequada configuração da necessidade, conhecer todas as peculiaridades e detalhes que envolvem a demanda e ouvir as pessoas envolvidas. O erro na identificação da necessidade ocasiona sérios problemas na definição do objeto,

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já que é o objeto (solução) que deve se ajustar a necessidade, e não a necessidade se ajustar ao objeto.

O que temos visto na prática com muita frequência, principalmente na administração pública, é a necessidade ter de se ajustar ao objeto. Isso ocorre porque começamos o processo de contratação pela descrição do objeto e não pela identificação da necessidade.

Com efeito, após realizar todos os levantamentos relacionados à demanda identificada, caberá ao setor responsável elaborar a requisição de forma completa e precisa.

A requisição serve para materializar e apontar a demanda (o problema) e não para descrever o objeto (a solução). Se ela conseguir cumprir bem as duas missões – excelente.

Realizada a perfeita identificação da necessidade, o próximo passo do processo é descrever o objeto.

O objeto é a solução para o problema. Já o objetivo se expressa na ideia de um encargo que alguém terá de cumprir como condição para que a necessidade possa ser satisfeita.

Na definição do objeto, devem ser observadas as seguintes condições:

• adequação técnica à necessidade;• preservação da competitividade; e• economicidade.

É preciso encontrar a medida exata entre essas três condições.

As exigências técnicas são adequadas se forem justificáveis de acordo com a necessidade. É com base na necessidade que se sabe se a descrição é ou não adequada.

É fundamental a participação da área requisitante e da área técnica para a apropriada definição e especificação do objeto, de modo a assegurar padrões adequados de qualidade e rendimento, bem como garantir homogeneidade às propostas que serão apresentadas.

Lembramos que na definição do objeto é proibido estabelecer exigências excessivas, insuficientes, desnecessárias e imprecisas.

Ademais, é preciso ter muito cuidado em relação à configuração das especificações técnicas que individualizarão o objeto (a solução). É nesse momento que pode haver o direcionamento da compra ou a restrição à competitividade, de forma intencional ou não.

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No caso do direcionamento da licitação, a ilegalidade reside no fato de a solução ter sido configurada para atender o interesse direto de um fornecedor, e não a real necessidade da administração pública.

Feitas as considerações acima, adentramos nos principais problemas encontrados e o que deve ser observado quando da prestação de contas.

Problemas no caso de:

Pregão eletrônico: ausência de extrato do edital publicado no DOU; parecer jurídico; atas de julgamento; propostas dos participantes; adjudicação; e homologação.

Pregão presencial: ausência de extrato do edital publicado no DOU; parecer jurídico; atas de julgamento; propostas dos participantes; adjudicação; homologação; e justificativa da autoridade competente que comprove a inviabilidade da utilização do pregão na forma eletrônica.

Adesão à ata de registro de preço: ausência de extrato do edital publicado no DOU, considerando que sua realização foi na vigência do convênio; parecer jurídico; atas de julgamento; propostas dos participantes; adjudicação; homologação; autorização de adesão; e pesquisa de mercado prévia para comprovar a vantajosidade, considerando que a ata se originou de licitação fora da vigência do convênio.

Dispensa de licitação: ausência do fundamento da dispensa (termo de dispensa); pesquisa de mercado prévia (três, no mínimo); propostas dos participantes; parecer jurídico e ratificação (à exceção dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, que não são necessários); e publicação/divulgação (à exceção dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, que não são necessários).

Por se tratar do manuseio de recurso de origem federal, fazse necessário que todos os atos de publicidade da licitação se deem no DOU, uma vez que o art. 62 da PI nº 507/2011 preceitua:

Art. 62. Os órgãos e entidades públicas que receberem recursos da União por meio

dos instrumentos regulamentados por esta Portaria estão obrigados a observar as

disposições contidas na Lei Federal de Licitações e Contratos Administrativos e demais

normas federais pertinentes ao assunto, quando da contratação de terceiros.

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Lembramos que o Inep autoriza o uso, por parte das secretarias, de recurso do convênio para tal, desde que previsto no plano de trabalho.

Registramse quais documentos mínimos serão exigidos pelo Inep para inserção no Siconv:

Pregão eletrônico

• Extrato do edital publicado no DOU (art. 35, parágrafo único, PI nº 507/2011; art. 17 do Decreto nº 5.450/2005; e inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011).

• Parecer jurídico (art. 30, inciso IX, Decreto nº 5.450/2005; e art. 38, inciso VI e parágrafo único, Lei nº 8.666/1993).

• Atas de julgamento com propostas dos participantes (inciso XI do art. 30 do Decreto nº 5.450/2005; § 3º do art. 62 da PI nº 507/2011; e inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011).

• Adjudicação e/ou homologação publicadas no DOU (inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011; e alínea ‘b’ do inciso XII do art. 30 do Decreto nº 5.450/2005).

Pregão presencial

• Extrato do edital publicado no DOU (art. 35, parágrafo único, PI nº 507/2011; alínea ‘a’ do inciso I do art. 11 do Anexo I do Decreto nº 3.555/2000; e inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011).

• Parecer jurídico (art. 21, inciso VII, Decreto nº 3.555/2000; e art. 38, inciso VI e parágrafo único, Lei nº 8.666/1993).

• Atas de julgamento (§ 3º do art. 62 da PI nº 507/2011; e inciso XI do art. 21 do Anexo I do Decreto nº 3.555/2000).

• Propostas dos participantes (§ 3º do art. 62 da PI nº 507/2011; inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011; e incisos X e XI do art. 21 do Anexo I do Decreto nº 3.555/2000).

• Adjudicação e/ou homologação publicadas no DOU (inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011; e inciso XII do art. 21 do Anexo I do Decreto nº 3.555/2000).

• Justificativa da autoridade competente que comprove a inviabilidade da utilização do pregão na forma eletrônica, se for o caso (art. 4º do Decreto nº 5.450/2005; § 2º do art. 1º do Decreto nº 5.504/2005; e § 2º do art. 62 da PI nº 507/2011). Assim sendo, o pregão deve ser utilizado na forma eletrônica, salvo nos casos de comprovada inviabilidade, a ser justificada pela autoridade competente.

Ata de registro de preço (adesão)

O Decreto nº 7.892/2013 regulamenta o tema.

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Conforme seu art. 2º, são adotadas as seguintes definições:

I – Sistema de Registro de Preços – conjunto de procedimentos para registro formal de

preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras;

II – ata de registro de preços – documento vinculativo, obrigacional, com característica

de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores,

órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas

no instrumento convocatório e propostas apresentadas;

III – órgão gerenciador – órgão ou entidade da administração pública federal responsável

pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento

da ata de registro de preços dele decorrente;

IV – órgão participante – órgão ou entidade da administração pública federal que

participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de

registro de preços; e

V – órgão não participante – órgão ou entidade da administração pública que, não

tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos desta

norma, faz adesão à ata de registro de preços.

Além disso, em seu art. 5º, o decreto assevera que caberá ao órgão gerenciador a prática de todos os atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços e, ainda, “registrar sua intenção de registro de preços no Portal de Compras do Governo Federal” (inciso I).

De acordo com o art. 6º deste normativo:

O órgão participante será responsável pela manifestação de interesse em participar do

registro de preços, providenciando o encaminhamento ao órgão gerenciador de sua

estimativa de consumo, local de entrega e, quando couber, cronograma de contratação

e respectivas especificações ou termo de referência ou projeto básico, nos termos da

Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002,

adequado ao registro de preços do qual pretende fazer parte, devendo ainda:

I – garantir que os atos relativos a sua inclusão no registro de preços estejam formalizados

e aprovados pela autoridade competente;

II – manifestar, junto ao órgão gerenciador, mediante a utilização da Intenção de

Registro de Preços, sua concordância com o objeto a ser licitado, antes da realização do

procedimento licitatório; e

III – tomar conhecimento da ata de registros de preços, inclusive de eventuais alterações,

para o correto cumprimento de suas disposições.

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Para se “registrar preços”, deverá ser observado o art. 7º do Decreto nº 7.892/2013, o qual preceitua que “a licitação para registro de preços será realizada na modalidade de concorrência, do tipo menor preço, nos termos da Lei nº 8.666, de 1993, ou na modalidade de pregão, nos termos da Lei nº 10.520, de 2002, e será precedida de ampla pesquisa de mercado”.

Segundo o art. 22 desse decreto, “desde que devidamente justificada a vantagem, a ata de registro de preços, durante sua vigência, poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da administração pública federal que não tenha participado do certame licitatório, mediante anuência do órgão gerenciador.”

Sendo assim, é necessário:

• Extrato do edital publicado no DOU (art. 35, parágrafo único, da Portaria Interministerial nº 507/2011; art. 17 do Decreto nº 5.450/2005 ou art. 21, inciso I, da Lei nº 8.666/1993).

• Parecer jurídico (art. 30, inciso IX, Decreto nº 5.450/2005; e art. 38, inciso VI, Lei nº 8.666/1993).

• Atas de julgamento com propostas dos participantes (§ 3º do art. 62 da PI nº 507/2011; inciso XVIII do art. 6º da PI nº 507/2011; inciso XI do art. 30 do Decreto nº 5.450/2005; e inciso V do art. 38 da Lei nº 8.666/1993).

• Adjudicação e/ou homologação publicadas no DOU (alínea ‘b’ do inciso XII do art. 30 do Decreto nº 5.450/2005 ou inciso VII do art. 38 da Lei nº 8.666/1993).

• Para o caso de “pegar carona”, fazse necessário, ainda:• Autorização de adesão (art. 22 do Decreto nº 7.892/2013).• Justificativa da vantagem (art. 36 da PI nº 507/2011; e art. 22 do Decreto nº 7.892/2013).

Dispensa de licitação e inexigibilidade

• Fundamento da dispensa/inexigibilidade – termo de dispensa/termo de inexigibilidade (§ 3º do art. 62 da PI nº 507/2011) com a razão da escolha do fornecedor e a justificativa do preço (parágrafo único, incisos II e III, art. 26 da Lei nº 8.666/1993).

• Pesquisa de mercado prévia (três, no mínimo). Parecer jurídico (art. 38, inciso VI e parágrafo único, Lei nº 8.666/1993, à exceção dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, que não são necessários).

• Homologação/ratificação (à exceção dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, que não são necessários).

• Publicação/divulgação (à exceção dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, que não são necessários).

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IMPORTANTE

Muitos questionamentos têm surgido quando as licitações são anteriores à vigência do convênio. Assim sendo, explicaremos, de forma sucinta, as dúvidas levantadas sobre o tema. Caso o pregão eletrônico e/ou presencial tenha ocorrido antes da vigência do convênio, é preciso obedecer aos requisitos cumulativos do art. 36 da PI nº 507/2011.

Ademais, como não era sabido por parte do Estado que seria formalizado convênio com o governo federal, não há porque o aviso desta licitação ter sido realizado no DOU e, consequentemente, todos os seus atos posteriores, como a publicação da homologação e do extrato do contrato.

Por sua vez, se for a hipótese de adesão à ata de registro de preços, o convenente deverá atentar-se para as seguintes regras:

Caso a secretaria de educação seja o órgão gerenciador e/ou participante da ata de registro de preços, e o pregão eletrônico que a originou tenha ocorrido antes da vigência do convênio, deverão ser obedecidos os requisitos cumulativos do art. 36 da PI nº 507/2011.

Contudo, se a secretaria de educação for “pegar carona” em uma ata de registro de preços, e o pregão eletrônico que a originou tenha ocorrido antes da vigência do convênio, devem-se observar os requisitos cumulativos do art. 36 da PI nº 507/2011 e/ou o disposto no art. 22 do Decreto nº 7.892/2013.

Também nessas duas últimas hipóteses, como não era sabido por parte do Estado que seria formalizado convênio com o governo federal, não há porque o aviso dessa licitação ter sido realizado no DOU e, consequentemente, todos os seus atos posteriores, como a publicação da homologação e do extrato do contrato.

Além disso, a Nota n° 218/2013/PF-INEP/PGF/AGU autoriza o convenente a utilizar ata de registro de preços ultimada no respectivo ente convenente, em parcerias firmadas com o Inep.

Observaram-se também dúvidas em relação à adesão à ata dentro da vigência do convênio. Nesse caso, damos as seguintes orientações:

Se a licitação que originou a ata de registro de preços foi realizada dentro da vigência do convênio e a secretaria de educação for o órgão gerenciador e/ou participante dessa ata, a vantagem é comprovada pela própria realização da licitação em si.

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No caso de a secretaria de educação “pegar carona” em uma ata de registro de preços, e o pregão eletrônico que a originou ocorra dentro da vigência do convênio, deve-se observar o disposto no art. 22 do Decreto nº 7.892/2013, que trata da exigência da comprovação da vantajosidade.

Nessas duas últimas hipóteses, o Estado já havia formalizado o convênio com o governo federal. Por isso, o aviso da licitação que originou a ata de registro de preços deverá ser realizado no DOU e, consequentemente, todos os seus atos posteriores, como a publicação da homologação e do extrato do contrato.

f) Aba Contratos

O procedimento de inclusão de documentos na aba “Contratos”, durante a execução, em convênios que usam ou não a funcionalidade OBTV, é realizado da mesma forma. Nesta aba, os dados correspondentes ao contrato devem ser preenchidos, e os arquivos correspondentes devem ser anexados. É importante observar o art. 56 da PI nº 507/2011, o qual assevera:

Os contratos celebrados à conta dos recursos de convênios ou contratos de repasse

deverão conter cláusula que obrigue o contratado a conceder livre acesso aos

documentos e registros contábeis da empresa, referentes ao objeto contratado, para

os servidores dos órgãos e entidades públicas concedentes e dos órgãos de controle

interno e externo.

Problema: ausência dos contratos e da publicação resumida do instrumento de contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial, bem como a ausência nos contratos de cláusula que obrigue o contratado a fornecer livre acesso aos documentos e registros contábeis da empresa, referente ao objeto contratado, para os servidores dos órgãos e entidades públicas concedentes e dos órgãos de controle interno e externo.

Para solucionar esses problemas, devem ser observados o art. 61, parágrafo único, da Lei nº 8.666/1993, e o art. 56 da PI nº 507/2011.

Nesta aba, devem estar presentes:

• contratos (inciso III, § 3°, art. 64 da PI n° 507/2011); e• extratos de contrato publicados no DOU (parágrafo único do art. 61 da Lei nº 8.666/93);

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ou:

• nota de empenho ou outros instrumentos hábeis que possam substituir o contrato (caso seja dispensável o contrato, conforme preceitua o caput do art. 62 da Lei n° 8.666/93).

IMPORTANTE

No caso de constar no contrato o prazo de entrega do bem ou o prazo para a prestação do serviço vinculado à emissão da nota de empenho ou à ordem de fornecimento, é necessário que seja inserida nesta aba, além do contrato, a nota de empenho ou a ordem de fornecimento.

g) Aba Documento de Liquidação

Problema: nota fiscal sem o atesto de recebimento e/ou efetiva prestação dos serviços contratados, além de não conter o número do convênio a que está vinculada.

No caso de diárias, ausência do relatório de viagem que comprove o afastamento do servidor e, consequentemente, o direito a fazer jus às diárias, bem como ausência dos tickets das empresas que comprovem a efetiva viagem e/ou declaração de deslocamento feito em carro oficial.

Devese ressaltar que, com a OBTV, o credor de transferência voluntária deve ser cadastrado no Siconv antes de serem inseridos os documentos de liquidação.

Os principais documentos de liquidação a serem inseridos são:

• Notas e/ou comprovantes fiscais contendo: data do documento, compatibilidade entre o emissor e os pagamentos registrados no Siconv, valor, aposição de dados do convenente, programa e número do convênio. Além disso, deve constar nas notas fiscais comprovação do efetivo recebimento (inciso II do art. 74 da PI nº 507/2011; e inciso V do § 3º do art. 64 da PI nº 507/2011).

• No caso de diárias, os documentos de concessão de diárias (portaria de designação do servidor e/ou ofício de autorização da viagem e/ou autorização da concessão, entre outros).

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Como os convênios operam por OBTV e os comprovantes de realização dos deslocamentos referentes às diárias – por exemplo, cartões e/ou tickets de embarque –, os relatórios de viagem ou a declaração assinada pela autoridade competente (modelo no Anexo C desta Cartilha) somente serão gerados após os deslocamentos, estes devem ser inseridos na aba “Anexos”, na opção “Anexos da Execução”, quando a inserção ocorrer durante a vigência do convênio, e na opção “Anexos da Prestação de Contas”, caso a vigência do convênio tenha expirado.

Reforçamos que as notas fiscais devem ser emitidas em nome do convenente, contendo o número do convênio e do órgão concedente, devidamente atestadas. Ademais, no caso de realização de evento, é necessária a lista de presença contendo nome, CPF, assinatura dos participantes do treinamento, check in e check out, caso haja hospedagem incluída, e, ainda, relatório fotográfico do evento.

É necessária a inserção, no Siconv, dos documentos das empresas que comprovem o translado dos passageiros. Devem ser inseridos os tickets de empresas de ônibus, transporte marítimo e/ou fluvial e companhias aéreas. Na falta desses tickets ou em caso de carro alugado, poderão ser aceitos recibos das empresas, desde que constem o nome do favorecido e o respectivo CPF, o trajeto percorrido, o horário da viagem, bem como o carimbo e a assinatura de um representante legal da empresa.

Caso seja utilizado carro oficial da secretaria, é necessário documentar tal situação por meio de declaração do responsável do órgão.

h) Aba Movimentações Financeiras

Antes do sistema com OBTV, a lapela ou aba “Pagamento” no Siconv era destinada ao registro de pagamentos, por meio de documentos anexados. Uma nota fiscal, recibo ou Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA), para ser válido, deveriam vir acompanhados de um documento que comprovasse o pagamento. Com o sistema OBTV, os pagamentos são feitos diretamente pelo Siconv, de maneira que, após a movimentação financeira ter sido concluída, não é possível retirar e adicionar documentos das abas anteriores. Pela PI nº 507/2011, os pagamentos devem ser feitos por meio de transferência, direto para a conta do fornecedor, ou seja, deve ser feito um DOC, uma TED ou uma transferência.

É importante reforçar, como foi dito acima, que os documentos previamente inseridos (nas abas “Processo de Compra”, “Contratos” e “Documento de Liquidação”) não estarão sujeitos a alterações, retiradas e novas inserções caso a movimentação financeira esteja já com o status de concluída. Solicitamos, portanto, um cuidado redobrado na hora de inserir os documentos.

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i) Aba Registro de Ingresso de Recursos

Na lapela “Registro de Ingresso de Recursos”, o convenente deverá lançar as informações relativas aos depósitos de contrapartida e às aplicações financeiras, conforme demonstrado nos extratos bancários da conta específica.

j) Aba Rendimento de Aplicação

Como toda aplicação financeira, os recursos do convênio aplicados em caderneta de poupança terão rendimentos.

As solicitações para utilização dos rendimentos das aplicações devem observar o que é normatizado especialmente nos arts. 54 e 72 da PI nº 507/2011.

Todavia, para que o convenente consiga pedir outra autorização no Siconv, caso ainda haja algum saldo remanescente, é necessária a utilização de todo o saldo incialmente autorizado.

k) Aba Prorroga de Ofício

O convênio será prorrogado de ofício, mediante portaria ministerial, quando o concedente der causa ao atraso na liberação de recursos, limitada a prorrogação ao exato período do atraso verificado.

A prorrogação de ofício da vigência do convênio, acordo, ajuste ou instrumento congênere, estabelecida no inciso VI do art. 43 da PI nº 507/2011, prescinde de prévia análise da área jurídica do concedente, nos termos do art. 51 da PI nº 507/2011.

l) Aba Relatório de Execução

Quanto da prestação de contas, o convenente precisa gerar relatórios de execução. Os relatórios de execução são os seguintes:

• Beneficiários• Receita e Despesa do Plano de Trabalho• Treinados ou Capacitados• Bens Produzidos ou Construídos• Bens Adquiridos• Serviços Contratados• Bens e Serviços de Obra• Despesas Administrativas

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• Físico do Plano de Trabalho• Financeiro do Plano de Trabalho• Bens e Serviços de Contrapartida• Pagamentos Realizados• Documentos de Liquidação Incluídos

Deverão ser gerados somente aqueles relatórios pertinentes ao que foi efetivamente executado durante a vigência do convênio. Porém, adiantamos que no caso dos convênios do Censo Escolar, provavelmente, se excluem os relatórios de Bens e Serviços de Obra, Bens Produzidos ou Construídos e Despesas Administrativas.

A seguir, são discutidos os principais problemas e dificuldades encontrados nos planos de trabalho enviados pelas secretarias de educação dos Estados para análise para a realização do Censo Escolar da Educação Básica. A análise apresentada leva em consideração recomendações que favorecem a organização, a execução e a prestação de contas dos convênios, além de recomendações do TCU.

4.3 Acompanhamento e Fiscalização

Para efetivar o acompanhamento e fiscalização da execução de convênio, os gestores deverão acompanhar e fiscalizar de forma a garantir a regularidade dos atos praticados e a plena execução do objeto, respondendo o convenente ou contratado pelos danos causados a terceiros, decorrentes de culpa ou dolo na execução do convênio.

Os princípios constitucionais impõem que os recursos da União repassados voluntariamente por meio dos convênios sejam executados nos termos da legislação pertinente e ainda de forma eficiente, sob pena de dano ao erário e responsabilização dos agentes envolvidos.Sempre atentos a essa questão, os órgãos de controle, mormente o TCU, têm orientado os órgãos da administração quanto à necessidade de uma estrutura administrativa e de mecanismos de controle e fiscalização adequados, visando à correta aplicação de recursos públicos federais, mediante convênios.

4.3.1 Da Fiscalização conforme a Por taria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de 2011

Depreendese das informações acostadas que a fiscalização dos convênios é ferramenta poderosa que o gestor público dispõe para garantir a regular e eficiente execução do objeto e dos recursos públicos envolvidos.

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Com efeito, a Portaria Interministerial nº 507/11 dispõe sobre os procedimentos relacionados ao acompanhamento e à fiscalização dos convênios federais:

Art. 5º Ao concedente caberá promover:

I – a gestão dos programas, projetos e atividades, mediante:

a) monitoramento, acompanhamento e fiscalização do convênio, além da avaliação

da execução e dos resultados;

(...)

§ 2º A fiscalização pelo concedente consistirá em:

I – ateste da aquisição de bens e da execução dos serviços realizados no âmbito do

convênio a cada medição, por meio da verificação da compatibilidade dos quantitativos

apresentados nas medições com os quantitativos efetivamente executados, ressalvado

o disposto no Título V, Capítulo VII – Do procedimento Simplificado de Fiscalização,

Contratação, Execução e Acompanhamento para Obras e Serviços de Engenharia de

Pequeno Valor; e

II – análise e aprovação das eventuais reformulações de projetos básicos quando houver

modificação dos projetos de engenharia e das especificações dos serviços, desde que

fundamentadas e justificadas em relatórios técnicos de engenharia elaborados pelo

convenente, preferencialmente aprovadas pelo responsável técnico pela elaboração dos

projetos de engenharia, observando todas as exigências estabelecidas pela Lei nº 8.666,

de 1993, para alteração de contratos administrativos.

Art. 6º Ao convenente compete:

§ 5º A fiscalização pelo convenente deverá:

I – manter profissional ou equipe de fiscalização constituída de profissionais habilitados

e com experiência necessária ao acompanhamento e controle das obras e serviços;

II – apresentar ao concedente a Anotação de Responsabilidade Técnica – ART da

prestação de serviços de fiscalização a serem realizados, quando se tratar de obras e

serviços de engenharia; e

III – verificar se os materiais aplicados e os serviços realizados atendem os requisitos

de qualidade estabelecidos pelas especificações técnicas dos projetos de engenharia

aprovados.

Art. 33. O acompanhamento da execução pelo concedente será realizado por metas

componentes do Plano de Trabalho e de acordo com o orçamento e o cronograma de

execução do objeto aprovado pelo concedente e não por serviços unitários ou insumos

aplicados.

5959

Art. 65. A execução será acompanhada e fiscalizada de forma a garantir a regularidade

dos atos praticados e a plena execução do objeto, respondendo o convenente pelos

danos causados a terceiros, decorrentes de culpa ou dolo na execução do convênio.

§ 1º Os agentes que fizerem parte do ciclo de transferência de recursos são responsáveis,

para todos os efeitos, pelos atos que praticarem no acompanhamento e fiscalização da

execução do convênio.

§ 2º Os processos, documentos ou informações referentes à execução de convênio não

poderão ser sonegados aos servidores dos órgãos e entidades públicas concedentes e

dos órgãos de controle interno do Poder Executivo Federal e externo da União.

§ 3º Aquele que, por ação ou omissão, causar embaraço, constrangimento ou obstáculo

à atuação do concedente e dos órgãos de controle interno e externo do Poder Executivo

Federal, no desempenho de suas funções institucionais relativas ao acompanhamento

e fiscalização dos recursos federais transferidos, ficará sujeito à responsabilização

administrativa, civil e penal.

Art. 66. O concedente deverá prover as condições necessárias à realização das

atividades de acompanhamento do objeto pactuado, conforme o Plano de Trabalho e

a metodologia estabelecida no instrumento, programando visitas ao local da execução

com tal finalidade que, caso não ocorram, deverão ser devidamente justificadas.

Parágrafo único. No caso de realização de obras por convênio, o concedente deverá

comprovar que dispõe de estrutura que permita acompanhar e fiscalizar a execução do

objeto, de forma a garantir a regularidade dos atos praticados e a plena execução do

objeto, nos termos desta Portaria, em especial o cumprimento dos prazos de análise da

respectiva prestação de contas.

Art. 67. A execução do convênio será acompanhada por um representante do

concedente, especialmente designado e registrado no Siconv, que anotará em registro

próprio todas as ocorrências relacionadas à consecução do objeto, adotando as medidas

necessárias à regularização das falhas observadas.

§ 1º O concedente deverá registrar no Siconv os atos de acompanhamento da execução

do objeto e fiscalização do convênio, conforme disposto no art. 3º.

§ 2º O concedente, no exercício das atividades de fiscalização e acompanhamento do

convênio, poderá:

I – valerse do apoio técnico de terceiros;

II – delegar competência ou firmar parcerias com outros órgãos ou entidades que se

situem próximos ao local de aplicação dos recursos, com tal finalidade; e

III – reorientar ações e decidir quanto à aceitação de justificativas sobre impropriedades

identificadas na execução do instrumento.

6060

§ 3º Além do acompanhamento de que trata o § 2º, a Controladoria Geral da União –

CGU realizará auditorias periódicas nos instrumentos celebrados pela União.

Art. 68. No acompanhamento e fiscalização do objeto serão verificados:

I – a comprovação da boa e regular aplicação dos recursos, na forma da legislação

aplicável;

II – a compatibilidade entre a execução do objeto, o que foi estabelecido no Plano de

Trabalho, e os desembolsos e pagamentos, conforme os cronogramas apresentados;

III – a regularidade das informações registradas pelo convenente no Siconv; e

IV – o cumprimento das metas do Plano de Trabalho nas condições estabelecidas.

Art. 69. A execução e o acompanhamento da implementação de obras não enquadradas

no conceito de pequeno valor deverá ser realizado por regime especial de execução,

disciplinado pelo concedente, que deverá prever:

I – estratificação das formas de acompanhamento por faixa de valor do convênio;

II – requisitos e condições técnicas necessárias para aprovação dos projetos de

engenharia;

III – elementos mínimos a serem observados na formação dos custos do objeto do

convênio;

IV – mecanismos e periodicidade para aferição da execução das etapas de obra; e

V – dispositivos para verificação da qualidade das obras.

Parágrafo único. O concedente terá o prazo de 12 (doze) meses contados da publicação

desta Portaria para disciplinar o disposto neste artigo.

Art. 70. O concedente comunicará ao convenente quaisquer irregularidades decorrentes

do uso dos recursos ou outras pendências de ordem técnica, e suspenderá a liberação

dos recursos, fixando prazo de até 30 (trinta) dias para saneamento ou apresentação de

informações e esclarecimentos, podendo ser prorrogado por igual período.

§ 1º Recebidos os esclarecimentos e informações solicitados, o concedente apreciará e

decidirá quanto à aceitação das justificativas apresentadas.

§ 2º Caso não haja a regularização da pendência, o concedente:

I – realizará a apuração do dano; e

II – comunicará o fato ao convenente para que seja ressarcido o valor referente ao dano.

§ 3º O não atendimento das medidas saneadoras previstas no § 2º ensejará a instauração

de tomada de contas especial.

6161

Art. 71. O concedente deverá comunicar ao Ministério Público competente quando

detectados indícios de crime ou improbidade administrativa.

Destacamos que os convênios firmados antes da entrada em vigor da portaria deverão ter análise com base na legislação de regência à época de sua celebração, pelo princípio da aplicação da lei no tempo. Todavia, poderão ser aplicadas as disposições da Portaria nº 507/2011, aos convênios firmados antes de sua vigência, naquilo que beneficiar a consecução do objeto:

Portaria Interministerial nº 507/2011

Art. 2º Não se aplicam as exigências desta Portaria:

I – aos convênios:

(...)

b) celebrados anteriormente à data da sua publicação, devendo ser observadas, neste

caso, as prescrições normativas vigentes à época da sua celebração, podendo, todavia,

se lhes aplicar naquilo que beneficiar a consecução do objeto do convênio;

Outrossim, na atual redação do art. 2º, parágrafo único, dada pela Portaria Interministerial nº 247, de 1º de agosto de 2013, a aplicação da norma em vigor se estende a todos os convênios celebrados antes da sua publicação:

Parágrafo único. Aplicamse as disposições desta Portaria, relativas à liberação de recursos,

aos instrumentos celebrados antes da data da sua publicação, especialmente o disposto

no § 1º do art. 38 e nos arts. 78 e seguintes, dispensada a celebração de termo aditivo.

A Lei nº 8.666/93 também apresenta disposição quanto à fiscalização dos convênios:

Art. 116. Aplicamse as disposições desta Lei, no que couber, aos convênios, acordos,

ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados por órgãos e entidades da

Administração.

§ 3º As parcelas do convênio serão liberadas em estrita conformidade com o plano de

aplicação aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mesmas ficarão retidas até o

saneamento das impropriedades ocorrentes:

I – quando não tiver havido comprovação da boa e regular aplicação da parcela

anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante

procedimentos de fiscalização local, realizados periodicamente pela entidade ou órgão

descentralizador dos recursos ou pelo órgão competente do sistema de controle interno

da Administração Pública;

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Observase que o arcabouço normativo referenciado não somente exige o devido acompanhamento e fiscalização dos convênios, como ampara as ações dos agentes envolvidos. Portanto, proceder ao fiel acompanhamento e fiscalização dos procedimentos de transferências de recursos por meio dos convênios é medida que se impõe, visando à execução fidedigna aos ajustes e seus objetivos e ao resultado final que demonstre a retidão no trato da res publica.

4.4 Prestação de Contas

A prestação de contas é obrigatória para todos os entes que recebem transferências de recursos da União por meio de transferências voluntárias e deverá ser apresentada à Diretoria de Estatísticas Educacionais, por meio do Siconv.

Além dos documentos e informações apresentados pelo convenente no Siconv, a prestação de contas será composta de (art. 74 da PI nº 507/2011):

a) relatório de cumprimento do objeto;b) declaração de realização dos objetivos a que se propunha o instrumento;c) relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos, quando for o caso;d) relação de treinados ou capacitados, quando for o caso, com respectivas identificações;e) relação dos serviços prestados, quando for o caso;f) comprovante de recolhimento do saldo de recursos, quando houver;g) termo de compromisso por meio do qual o convenente ou contratado será obrigado a

manter os documentos relacionados ao convênio ou contrato de repasse, nos termos do § 3º do art. 3º da PI nº 507/2011; e

h) demais documentos constantes do termo de convênio.

O Distrito Federal ou Estado que receber recursos na forma estabelecida nesta Cartilha de Convênios estará sujeito a prestar contas da sua boa e regular aplicação no prazo de 60 (sessenta) dias após o encerramento da vigência ou a conclusão da execução do objeto, o que ocorrer primeiro.

Quando a prestação de contas não for encaminhada no prazo determinado no convênio ou contrato de repasse, fica estabelecido o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sua apresentação,

6363

ou recolhimento dos recursos, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro, atualizados monetariamente e acrescidos de juros de mora, na forma da legislação vigente.Se, ao término do prazo estabelecido, o convenente não apresentar a prestação de contas nem devolver os recursos nos termos do §1º do art. 72 da PI nº 507/2011, o concedente registrará a inadimplência no Siconv e no Siafi, por omissão do dever de prestar contas, e comunicará o fato ao órgão de contabilidade analítica a que estiver vinculado, para fins de instauração de tomada de contas especial e adoção de outras medidas para reparação do dano ao erário.

Cabe ao prefeito ou ao governador sucessor prestar contas dos recursos provenientes de convênios e contratos de repasse firmados pelos seus antecessores. Não sendo possível atender o disposto acima, deverá apresentar ao concedente justificativas que demonstrem o impedimento de prestar contas e medidas adotadas para o resguardo do patrimônio público.

A inclusão da prestação de contas deverá ser feita no Siconv pelo usuário que tem o perfil de “Cadastrador de Prestação de Contas”, e o envio para a análise pelo usuário com o perfil de “Gestor de Convênio do Convenente” ou “Gestor Financeiro do Convenente”.

IMPORTANTE

Nos termos do art. 76 da PI nº 507/2011, o qual determina que “a autoridade competente do concedente terá o prazo de noventa dias, contado da data do re-cebimento, para analisar a prestação de contas do instrumento, com fundamento nos pareceres técnico e financeiro expedidos pelas áreas competentes”, o Inep, por meio da Deed, concederá prazo razoável para o atendimento das diligências inseridas no Siconv durante a análise da prestação de contas. O não atendimento das solicitações nas referidas diligências, no prazo máximo estipulado, poderá incidir na não aprovação das despesas.

Para maiores detalhes de como esse procedimento é realizado, ver páginas 7 a 50 do manual “Prestação de Contas Perfil Convenente e Concedente”, de 26 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/ma-nuais/Manual_Convenente_Prestacao_Contas_Convenente_26122013.pdf).

6464

Segue esquema do processo de prestação de contas:

a) Aba Dados

Na aba “Dados”, serão exibidos os dados do concedente e do convenente, as informações do convênio e os botões:

• Gerar Arquivo PDF: será exibido o extrato da prestação de contas em formato PDF.• Voltar: retorna para a tela de consulta.

b) Aba Cumprimento do Objeto

Na aba “Cumprimento de Objeto”, serão exibidas as metas e etapas cumpridas, as metas e etapas não cumpridas e o termo de cumprimento do objeto para ser assinalado (selecionado).

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Para maiores detalhes de como esse procedimento é realizado, ver páginas 12 a 15 do manual “Prestação de Contas Perfil Convenente e Concedente”, de 26 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Manual_Convenente_Prestacao_Contas_Convenente_26122013.pdf).

c) Aba Realização dos Objetivos

Após concluir os procedimentos da aba “Cumprimento do Objeto”, o usuário deverá clicar na aba “Realização dos Objetivos”.


d) Aba Relatórios

Após concluir os procedimentos da aba “Realização dos Objetivos”, o usuário deverá clicar na aba “Relatórios”, onde serão exibidos os relatórios que foram aprovados pelo concedente no módulo Execução, na aba “Relatórios de Execução”.

Esses relatórios poderão ser consultados tanto pelo convenente quanto pelo concedente a qualquer tempo.

e) Aba Resgaste Total de Aplicação

Após verificar/incluir/atualizar as abas “Dados”, “Cumprimento do Objeto”, “Realização dos Objetivos”, “Relatórios”, “Termo Compromisso” e “Anexos”, o usuário deverá também solicitar o resgate do saldo das aplicações junto à instituição bancária via Siconv e verificar/atualizar o saldo remanescente.

Para resgatar o saldo das aplicações, o usuário deverá selecionar o convênio para a prestação de contas desejado e clicar na aba “Resgate Total Aplic.”. O sistema exibirá tela para que seja feita a solicitação de resgate do saldo da aplicação, clicando no botão “Solicitar Resgate Saldo Aplicação”.

Após clicar no botão “Solicitar Resgate Saldo Aplicação”, o sistema exibirá a mensagem “Esta transação realiza o resgate total das aplicações financeiras para a conta corrente

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específica do convênio. Após esta operação, os valores estarão disponíveis na conta corrente e não haverá possibilidade de reaplicálos.”

Para concretizar a solicitação de resgate de saldo da aplicação, o usuário deverá clicar no botão “Enviar Solicitação”.

Para realizar o resgate do saldo da aplicação, a aba “Realização dos Objetivos”, no campo “Benefícios Alcançados”, e a aba “Termo de Compromisso”, no campo “Li e Concordo com o Termo de Compromisso”, são de preenchimento obrigatório.

Após a solicitação de resgate ser encaminhada para a instituição bancária, a previsão de resgate é informada pelo Siconv e a situação é alterada para “Solicitação de Resgate Enviada”.


f) Aba Saldo Remanescente – OBTV

IMPORTANTE

Nos convênios que operam por OBTV, não deverá haver a emissão da guia de recolhimento da união quando da devolução do saldo remanescente.

Atualmente, para realizar a edição dos campos do saldo remanescente, o resgate do saldo da aplicação junto à instituição bancária deverá ter sido efetuado e atualizado no Siconv. O usuário deverá selecionar o convênio para a prestação de contas desejado, clicar na aba “Saldo Remanescente – OBTV” e o sistema exibirá tela para a conclusão da devolução do saldo remanescente.

Após clicar na aba “Saldo Remanescente – OBTV”, o sistema exibirá os campos das áreas de “Devolução de Saldo Remanescente – OBTV”, “Dados Financeiros do Convênio” e “Dados da Devolução”, contendo os campos de “Data da Devolução” e “Situação Atual do Registro de Devolução” que é alterada para “Movimentação Financeira em Elaboração”. Disponibilizará também, se houver percentual de contrapartida para o convênio, para a inserção dos dados, os campos dos “Dados Bancários do Convenente”, contendo os campos de “Banco”,

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“Agência” e “Conta Corrente”. Nos dados bancários, a conta de devolução não poderá ser a conta do convênio e deverá estar cadastrada no Siafi. Se o domicílio bancário desejado não estiver cadastrado no Siafi, o usuário deverá incluílo por meio da opção “Cadastrar Credor da Transferência Voluntária”. Tal cadastramento foi mais bem explicitado no tópico 5.2.3 do capítulo Execução.

Os valores dos campos dos quadros de “Devolução para Conta Única do Tesouro”, “Devolução para o Convenente” e “Devolução de Rendimentos” serão apresentados por fonte de recursos (inclusive de rendimento) e calculados pelo Siconv com base no percentual de contrapartida financeira.

O somatório dos valores da fonte de recursos e rendimentos tem que ser o valor total do saldo remanescente informado pela instituição bancária. Os campos de “Texto de Observação da Devolução” e “Documentos Digitalizados” também deverão ser incluídos.

Após o preenchimento dos dados, o usuário deverá clicar no botão “Concluir Devolução”.

Após clicar no botão “Concluir Devolução”, o sistema exibirá a confirmação “Deseja realmente concluir a devolução do saldo remanescente do convênio? A devolução não poderá ser mais editada.”. O usuário deverá clicar no botão “OK”.

O sistema exibirá a mensagem “Aba Saldo Remanescente OBTV salva com sucesso” e a “Situação Atual do Registro de Devolução” é alterada para “Movimentação Financeira Incluída”.

Após o preenchimento de todas as abas necessárias para a análise da prestação de contas pelo concedente, o usuário convenente deverá enviar para análise a prestação de contas.


g) Aba Termo de Compromisso

Para dar continuidade à prestação de contas, nesta aba o convenente deverá concordar com a mensagem “Conforme o art. 3º, §3º, da Portaria Interministerial nº 127, de 29 de maio de 2008, comprometome a manter os documentos relacionados ao convênio/contrato de repasse pelo prazo de dez anos, contado da data em que for aprovada a prestação de contas”.

6868

Apesar de o sistema remeter à mensagem acima, relembramos que atualmente a portaria vigente é a PI nº 507/2011, a qual traz a mesma obrigação, inclusive, no mesmo artigo e parágrafo.

h) Aba Anexos

Quaisquer outros documentos que não correspondam às outras abas do Siconv, como: • relatórios de viagem; • declaração assinada atestando que foram realizadas as viagens correspondentes às

diárias pagas; • documentos que, por motivos excepcionais, não puderam ser inseridos nas abas

adequadas antes da conclusão da movimentação financeira; • relatório com comparativo entre o que foi planejado/previsto no plano de trabalho e o

que foi de fato executado no convênio, contendo, se for o caso, a justificativa para a baixa execução.

i) Aba Pareceres

Nesta aba, serão colocados os pareceres técnico e jurídico resultantes das análises do concedente, para as demais providências de formalização.

j) Aba Discriminações OBTV

Esta funcionalidade permite visualizar e detalhar na prestação de contas as discriminações de OBTV realizadas na execução do convênio para o(s) registro(s) da OBTV para o Convenente. Para isso, o usuário deverá selecionar o convênio para a prestação de contas desejado e clicar na aba “Discriminações OBTV”.

Após consultar o número do Convênio, o sistema exibirá campos com filtros parapesquisa, sendo que esse preenchimento é opcional:

• Campo “Nro. da OBTV para Convenente” – poderá informar o número da ordem bancária (OB) referente à OBTV para o Convenente, no formato padrão de ano + OB + número sequencial. Exemplo: 2012OB800334.

• Campo “Situação da Discriminação” – poderá selecionar a situação da discriminação, podendo ser:• “Inexistente”: foi feita a OBTV para o Convenente, mas ainda não foi discriminada a

nenhum pagamento.• “Parcial”: foi feita a discriminação de uma parte, isto é, ainda não foi completada ou

voltou para o modo de edição.

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• “Completa”: foi feita a discriminação completa da OBTV para o Convenente ou a complementação de alguma discriminação parcial do pagamento.

Informando ou não os campos de pesquisa, o sistema exibirá todos os registros para a discriminação que tenham o tipo de pagamento com OBTV para o Convenente incluídos na opção “Pagamento com OBTV”, do menu Execução. Para cada registro ser discriminado, o sistema exibirá as colunas de “Número da OBTV”, o “Número do Documento de Liquidação”, com os respectivos valores para serem inseridos e a situação atual da discriminação, e o botão “Detalhar”, sendo possível realizar a consulta dos dados cadastrados na execução do convênio.

Para maiores detalhes de como esse procedimento é realizado, ver páginas 49 e 50 do manual “Prestação de Contas Perfil Convenente e Concedente”, de 26 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Manual_Convenente_Prestacao_Contas_Convenente_26122013.pdf).

k) Aba Publicação

Na aba “Publicação”, será(ão) exibida(s) a(s) publicação(ões) da prestação de contas. Para incluir uma publicação, o usuário deverá clicar no botão “Editar”.Para maiores detalhes de como esse procedimento é realizado, ver páginas 33 a 35 do manual “Prestação de Contas Perfil Convenente e Concedente”, de 26 de dezembro de 2013 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Manual_Convenente_Prestacao_Contas_Convenente_26122013.pdf).

Enviar a Prestação de Contas para Análise

Após o preenchimento de todas as abas necessárias para a análise da prestação de contas pelo concedente, o usuário convenente com o perfil de “Gestor de Convênio do Convenente” ou “Gestor Financeiro do Convenente” deverá clicar na aba “Dados”.

Antes de enviar para a análise, o convenente poderá clicar no botão “Gerar Arquivo PDF”, para originar o extrato do relatório da prestação de contas.

Para enviar a prestação de contas para a análise, o usuário deverá clicar no botão “Enviar para Análise”.

O sistema exibirá a pergunta “Tem certeza de que deseja enviar a Prestação de Contas do Convênio para a análise?” O usuário deverá clicar “Sim”.

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O sistema exibirá a mensagem “Prestação de Contas enviada para análise com sucesso” e a situação é alterada para “Prestação de Contas Enviada para Análise”.


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Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 5 mai. 2000. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LCP/Lcp101.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 18 jul. 2002. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10520.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Lei nº 12.593, de 18 de janeiro de 2012. Institui o Plano Plurianual da União para o período de 2012 a 2015. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 19 jan. 2012. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2012/Lei/L12593.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Lei nº 12.919, de 24 de dezembro de 2013. Dispõe sobre as diretrizes para a elaboração e execução da Lei Orçamentária de 2014 e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 26 dez. 2013. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato20112014/2013/Lei/L12919.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Lei nº 12.952, de 20 de janeiro de 2014. Estima a receita e fixa a despesa da União para o exercício financeiro de 2014. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 21 jan. 2014. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato20112014/2014/Lei/L12952.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 23 mar. 1964. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L4320compilado.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 22 jun. 1993. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm>. Acesso em: 15 abr. 2014.

7575

BRASIL. Ministério da Educação (MEC). Portaria n° 316, de 04 de abril de 2007. Estabelece responsabilidades de cada ente envolvido no processo de execução do Censo Escolar da Educação Básica. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 5 abr. 2007. Disponível em: <http://download.inep.gov.br/download/censo/2007/legislacao/Portaria3164_abril_2007.pdf>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Manual: Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV. Disponível em: <https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_05122013.pdf>.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Manual: passo a passo – convenente; prestação de contas sem OBTV. Disponível em: <https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Orientacao_Passo_a_Passo__Prestacao_de_Contas_sem_OBTV.pdf>.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Manual: prestação de contas; perfil convenente e concedente. Disponível em: <https://www.convenios.gov.br/portal/manuais/Manual_Convenente_Prestacao_Contas_Convenente_26122013.pdf>.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Ministério da Fazenda (MF). Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de 2011. Regula os convênios, os contratos de repasse e os termos de cooperação celebrados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal com órgãos ou entidades públicas ou privadas sem fins lucrativos para a execução de programas, projetos e atividades de interesse recíproco, que envolvam a transferência de recursos financeiros oriundos do Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 28 nov. 2011. Disponível em: <http://www.iphan.gov.br/baixaFcdAnexo.do?id=3533>. Acesso em: 15 abr. 2014.

BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Portaria n° 505, de 29 de dezembro de 2009. Procedimentos para racionalização de gastos com a emissão de bilhetes de passagens aéreas para viagens a serviço. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 30 dez. 2009. Disponível em: <https://www.scdp.gov.br/Manual/PORTARIA_N_505_DE_29_DE_DEZEMBRO_DE_2009.pdf>. Acesso em: 15 abr. 2014.

ORZIL. Consultoria. Curso Especial 2012: Operacionalização do Siconv (III): Modelo de Planilha para Elaboração do Plano de Trabalho Adaptado, Brasília, DF, 2012. Disponível em: <www.orzil.org>.

7777

ANEXOS

7979

ANEXO A

DECLARAÇÃO DE CAPACIDADE TÉCNICA, ADMINISTRATIVA E GERENCIAL

MODELO 1

(Timbre da entidade proponente)

DECLARAÇÃO DE CAPACIDADE ADMINISTRATIVA, TÉCNICA E GERENCIAL

Declaro para fins legais junto ao Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas

Educacionais Anísio Teixeira que o proponente, inscrito no CNPJ/MF sob nº (número

do CNPJ), dispõe de pessoal com capacidade administrativa, técnica e gerencial para

plena execução do objeto constante de proposta inserida no Siconv sob nº (número da

proposta), assumindo, no caso de formalização de convênio, a responsabilidade pela

execução plena do objeto proposto em todas as fases exigidas pela legislação vigente,

mormente nas licitações, no acompanhamento e na apresentação de prestação de

contas.

(local e data)

____________________________Nome (do responsável da entidade proponente)Cargo (do responsável da entidade proponente)

8080

DECLARAÇÃO DE CAPACIDADE TÉCNICA E GERENCIAL

MODELO 2

DECLARAÇÃO DE CAPACIDADE TÉCNICA E GERENCIAL DO PROPONENTE

(Nome de cada instituição participante, quantitativo de profissionais vinculados às atividades do convênio e respectiva especificação da área de formação)

____________________________________ (Nome do dirigente do órgão proponente)

______________________________,________________________, _______________________, (Nacionalidade) (Estado Civil) (Cargo)

portador do CPF nº ______________________, declara, sob pena de responsabilidade civil,

penal e administrativa, nos termos da legislação vigente, especialmente art. 19, inciso V,

da Portaria Interministerial MP/MF/MCT nº 507, de 24 de novembro de 2011, que (Nome

do órgão e Estado) é responsável por quaisquer informações ou documentações que não

correspondam à verdade e atesta que dispõe de capacidade gerencial, administrativa,

técnica, operacional, estrutural e tecnológica para a execução da proposta, no caso de

convênio.

(local e data)

(Assinatura e carimbo)

RESPONSÁVEL PELO PROPONENTE

(Nome/função/cargo)

8181

TERMO DE REFERÊNCIA

MODELO

MODELO DE TERMO DE REFERÊNCIA

PREGÃO PRESENCIAL OU ELETRÔNICO

COMPRAS

VERSÃO ABRIL/2012/AGU

Nota explicativa 1: Os itens desta peça destacados em vermelho negritado devem ser preenchidos pelo órgão de acordo com sua discricionariedade, tendose o cuidado de reproduzir as mesmas definições constantes nos itens equivalentes das demais peças da licitação (termo de referência, edital, minuta de contrato, etc.), para que cada peça não traga previsões contraditórias em relação às demais.

Nota explicativa 2: Nos termos do art. 7º, § 1º, da Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 1, de 19 de janeiro de 2010, “antes de iniciar um processo de aquisição, os órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverão verificar a disponibilidade e a vantagem de reutilização de bens, por meio de consulta ao fórum eletrônico de materiais ociosos.”

Tal fórum, conforme art. 9º do mesmo diploma, integra o portal eletrônico Comprasnet.

Nota explicativa 3: As cláusulas, os itens e as notas explicativas com fundo na cor VERDE representam as alterações efetuadas no modelo da CJU/SP, em relação à última versão disponibilizada aos órgãos assessorados. Podem significar modificação da redação anterior ou exclusão de parte do item.

8282

TERMO DE REFERÊNCIA

PROCESSO Nº XXXX

1. OBJETO

1.1. Contratação da aquisição de XXXX, para atender às necessidades do (nome do órgão licitante), conforme especificações e quantidades estabelecidas abaixo:

ITEMDESCRIÇÃO/

ESPECIFICAÇÃOCATMAT

UNIDADE DE MEDIDA

QUANTIDADE

123...

Nota explicativa 1: No item 1, deve ser descrito detalhadamente o objeto a ser contratado, com todas as suas especificações. A descrição correta e detalhada do objeto, na maior parte dos casos, garantirá a qualidade da contratação. Os elementos que compõem a tabela acima devem ser adaptados de acordo com o objeto e as particularidades da aquisição.

Lembramos que a especificação do objeto deve considerar as normas técnicas eventualmente existentes, elaboradas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), quanto a requisitos mínimos de qualidade, utilidade, resistência e segurança, nos termos da Lei nº 4.150/62.

Nota explicativa 2: Nas aquisições e contratações governamentais, deve ser dada prioridade para produtos reciclados e recicláveis e para bens, serviços e obras que considerem critérios compatíveis com padrões de consumo social e ambientalmente sustentáveis (artigo 7º, inciso XI, da Lei nº 12.305, de 2010 – Política Nacional de Resíduos Sólidos).

Por outro lado, nos termos da Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 1, de 19 de janeiro de 2010, “as especificações para a aquisição de bens,

8383

contratação de serviços e obras por parte dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverão conter critérios de sustentabilidade ambiental, considerando os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas”, tomandose a cautela de não restringir injustificadamente a competitividade do certame (arts. 1º e 2º).

Por vezes, a exigência de determinado requisito ambiental deriva de imposição normativa, editada pelos órgãos de proteção ao meio ambiente (Conselho Nacional do Meio Ambiente – Conama, Instituto Brasileiro do Meio Ambiente – Ibama, Ministério do Meio Ambiente, etc.). Nesses casos, a especificação técnica do objeto deve ser definida de acordo com as determinações da norma vigente: por exemplo, automóveis que respeitem parâmetros máximos de emissão de poluentes, produtos que não contenham substâncias degradadoras da camada de ozônio em sua composição, etc. (vide o Guia Prático de Licitações Sustentáveis da CJU/SP para uma lista mais completa de objetos abrangidos por disposições normativas de caráter ambiental).

Nos demais casos, cabe ao órgão a opção pelas especificações do objeto que melhor atendam às exigências ambientais. Tal decisão deve ser motivada com base em critérios técnicos. Vale lembrar que o art. 5° da mesma Instrução Normativa exemplifica alguns dos critérios de sustentabilidade ambiental que podem ser exigidos na descrição do bem:

a) que os bens sejam constituídos, no todo ou em parte, por material reciclado, atóxico, biodegradável, conforme normas da ABNT;

b) que sejam observados os requisitos ambientais para a obtenção de certificação do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro) como produtos sustentáveis ou de menor impacto ambiental em relação aos seus similares;

c) que os bens sejam, preferencialmente, acondicionados em embalagem individual adequada, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento;

d) que os bens não contenham substâncias perigosas em concentração acima da recomendada na diretiva Restriction of Certain Hazardous Substances (RoHS), tais como mercúrio (Hg), chumbo (Pb), cromo hexavalente (Cr(VI)), cádmio (Cd), bifenilpolibromados (PBBs), éteres difenilpolibromados (PBDEs).

8484

Uma vez exigido qualquer requisito ambiental na especificação do objeto, deve ser prevista a forma de comprovação de seu respectivo cumprimento no decorrer da licitação: normalmente, na fase de julgamento, por meio da apresentação de certificação emitida por instituição pública oficial ou instituição credenciada, ou por outro meio de prova que ateste que o bem fornecido atende às exigências (§ 1º do art. 5º da citada instrução normativa).

Nota explicativa 3: Conforme reiterado pelo TCU, o parcelamento de objeto de natureza divisível é, em regra, obrigatório (Acórdãos nº 1.946/2006, 1.899/2007, 336/2008, 2.981/2009, 1.314/2010 e 1.895/2010, todos do Plenário, e Súmula nº 247). Assim, a administração deve promover a licitação por itens num único procedimento licitatório, ou em procedimentos licitatórios distintos, se for o caso, a fim de ampliar o caráter competitivo do certame e, por meio da ampla competição, garantir a contratação da proposta mais vantajosa.

Se, todavia, a divisão do objeto for inviável por razão técnica ou econômica, nos termos do art. 23, § 1º, da Lei nº 8.666/93, a opção do administrador pela licitação conjunta deve ser objetivamente justificada.

Nessa situação, é possível a aglutinação do objeto em lotes ou grupos (denominação utilizada pelo Comprasnet).

O “lote” é entendido como a subdivisão de parcelas de um único item de material, serviço, etc. (art. 5º do Decreto nº 3.931/2001). Por exemplo: 100.000 unidades de caneta podem ser divididas em 10 lotes de 10.000 unidades. Dessa forma, permitese que competidores com menor capacidade de fornecimento possam participar do certame, aumentando a competição.

Já o “grupo” é a reunião de itens diferentes a serem fornecidos em conjunto por uma única empresa. Por exemplo: um grupo que reúna os seguintes itens: 1) CPU, 2) mouse, 3) monitor e 4) teclado.

No caso do grupo, que é mais comum, a tabela de especificação do objeto deve ser adaptada para acrescentar uma coluna à esquerda que indique a composição dos itens de cada grupo:

8585

GRUPO ITEM ...

Grupo 1

1 ...

2 ...

3 ...

... ...

Grupo 2

4 ...

5 ...

6 ...

... ...

1.2. Os bens, objeto da aquisição, estão dentro da padronização seguida pelo órgão, conforme especificações técnicas e requisitos de desempenho constantes do Catálogo Unificado de Materiais (CATMAT) do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG).

Nota explicativa: Conforme a Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 2, art. 2º, de 16 de agosto de 2011, “o Catálogo de Materiais (CATMAT) deve ser utilizado para a catalogação dos materiais destinados às atividades da Administração Pública Federal, abrangendo a identificação, descrição e classificação dos materiais, de acordo com critérios adotados no Federal Supply Classification”.

Caso o órgão siga outro catálogo de padronização, deverá adaptar esse item mencionando a especificação dos bens a serem adquiridos.

1.2.1. Em caso de divergência entre as descrições e especificações constantes do CATMAT e as do presente termo de referência, prevalecem estas últimas.

1.3. Os bens deverão ter prazo de garantia mínimo de XX (XXXX) (meses ou anos), prevalecendo o prazo de garantia fixado pelo fabricante ou fornecedor, caso maior.

8686

Nota explicativa: Este subitem só deverá constar do termo de referência se a administração, justificadamente, entender conveniente exigir um prazo mínimo de garantia (por exemplo, de 1 ano) de determinado produto. Em geral, podese exigir apenas o prazo usualmente fornecido no mercado, de acordo com pesquisa prévia. Caso se exija prazo maior, será necessária a assinatura de instrumento de contrato, com a disciplina específica das obrigações decorrentes dessa exigência.

2. JUSTIFICATIVA

A aquisição dos bens acima elencados atenderá às necessidades de XXXX.

Nota explicativa: Um dos mais importantes momentos do início da contratação é a justificativa, em que a autoridade deve descrever minuciosamente a necessidade da contratação para seu órgão.

3. CLASSIFICAÇÃO DOS BENS COMUNS

Os bens a serem adquiridos enquadramse na classificação de bens comuns, nos termos da Lei n° 10.520, de 2002, do Decreto n° 3.555, de 2000, e do Decreto nº 5.450, de 2005.

4. MÉTODOS E ESTRATÉGIAS DE SUPRIMENTO

Nota explicativa: Este item deve ser adaptado de acordo com as necessidades específicas do órgão. Este modelo contém apenas alguns exemplos possíveis.

4.1. O fornecimento será efetuado em remessa única, com prazo de entrega não superior a XX (XXXX) dias, contados a partir do recebimento da nota de empenho ou da assinatura do instrumento de contrato, se for o caso.

4.1.1. No caso de produtos perecíveis, o prazo de validade na data da entrega não poderá ser inferior a XX (XXXX) (dias ou meses ou anos), ou a (metade, um terço, dois terços, etc.) do prazo total recomendado pelo fabricante.

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4.2. Os bens deverão ser entregues na sede do órgão, no endereço XXXX, no horário das XX horas às XX horas.

5. AVALIAÇÃO DO CUSTO

5.1. O custo estimado total da presente contratação é de R$ XXXX (XXXX).

Nota explicativa: O termo de referência deve trazer a estimativa do custo da contratação, conforme art. 9º, parágrafo 2º, do Decreto nº 5.450, de 2005, e art. 8º, inciso II, do Decreto nº 3.555, de 2000.

No entanto, numa licitação por itens, não há uma contratação única, mas sim diversas contratações reunidas num único procedimento licitatório por conveniência. Dessa forma, para fins de cumprimento da exigência legal, fazse necessário que, na licitação por itens, a estimativa do custo seja informada item a item.

Nesse caso, sugerimos a adoção de uma tabela para maior didática. Caso haja muitos itens, pode ser aproveitada a tabela que integra a descrição do objeto, com o acréscimo de uma coluna reservada para o valor estimado de cada item.

5.2. O custo estimado foi apurado a partir de mapa de preços constante do processo administrativo, elaborado com base em orçamentos recebidos de empresas especializadas, em pesquisas de mercado e mediante consulta ao Subsistema de Preços Praticados (SISPP) do SIASG, conforme o caso.

Nota explicativa 1: O mapa de preços e as planilhas estimativas do valor da contratação devem integrar o processo licitatório, embora não necessariamente o edital ou seus anexos, uma vez que, na modalidade pregão, não existe imposição legal em tal sentido. Cabe ao administrador avaliar, caso a caso, se é conveniente divulgar tais orçamentos juntamente com o edital.

Por um lado, a divulgação pode desde logo prevenir a apresentação de propostas de preços incompatíveis com o valor de mercado, já que os licitantes terão conhecimento prévio do limite máximo que a Administração está disposta a pagar por aquele objeto. Tal medida se mostra útil principalmente quando o orçamento contém a cotação

8888

de preços unitários. Por outro lado, a divulgação pode prejudicar a competitividade do certame e a vantajosidade da contratação para a Administração, por direcionar as propostas dos licitantes.

Daí a necessidade de avaliação caso a caso por parte do órgão. Observase o Acórdão nº 114/2007 do Plenário do TCU:

“1. Na licitação na modalidade pregão, o orçamento estimado em planilhas de quantitativos e preços unitários não constitui um dos elementos obrigatórios do edital, devendo estar inserido obrigatoriamente no bojo do processo relativo ao certame. Ficará a critério do gestor, no caso concreto, a avaliação da oportunidade e conveniência de incluir esse orçamento no edital ou de informar, no ato convocatório, a sua disponibilidade aos interessados e os meios para obtêlo.”

Nota explicativa 2: O Subsistema de Preços Praticados (SISPP) registra os preços praticados nas contratações dos órgãos e entidades que integram o Sistema de Serviços Gerais – SISG/SIASG (art. 7º da Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 2, de 16 de agosto de 2011).

Daí sua importante função de subsidiar o gestor público na estimativa de valor de suas licitações e contratações públicas – e o TCU também recomenda tal consulta (Acórdãos n° 265/2010 e n° 2.077/2011, do Plenário, e Acórdão n° 3.088/2010 – 1ª Câmara).

A consulta ao SISPP, no caso, deve referirse à unidade da Federação e ao ano ou trimestre da aquisição, cabendo anexar ao processo uma versão impressa do documento Consulta de Preços Praticados.

6. RECEBIMENTO E CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO DO OBJETO

6.1. Os bens serão recebidos:

a. Provisoriamente, a partir da entrega, para efeito de verificação da conformidade com as especificações constantes do edital e da proposta.

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Nota explicativa: Nos termos do art. 74 da Lei n° 8.666/93, poderá ser dispensado o recebimento provisório nos casos de gêneros perecíveis e alimentação preparada, serviços profissionais e obras e serviços de valor até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.

b. Definitivamente, após a verificação da conformidade com as especificações constantes do edital e da proposta, e sua consequente aceitação, que se dará até XX (XXXX) dias do recebimento provisório.

6.1.1. Na hipótese de a verificação a que se refere o subitem anterior não ser procedida dentro do prazo fixado, reputarseá como realizada, consumandose o recebimento definitivo no dia do esgotamento do prazo.

6.2. A Administração rejeitará, no todo ou em parte, a entrega dos bens em desacordo com as especificações técnicas exigidas.

6.3. O recebimento de material de valor superior a R$ 80.000,00 (oitenta mil reais) será confiado a uma comissão de, no mínimo, três membros, designados pela autoridade competente.

7. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

7.1. A contratada obrigase a:

7.1.1. Efetuar a entrega dos bens em perfeitas condições, no prazo e local indicados pela administração, em estrita observância das especificações do edital e da proposta, acompanhados da respectiva nota fiscal constando detalhadamente as indicações de marca, fabricante, modelo, tipo, procedência e prazo de garantia.

7.1.1.1. Os bens devem estar acompanhados, ainda, quando for o caso, do manual do usuário, com uma versão em português, e da relação da rede de assistência técnica autorizada.

7.1.2. Responsabilizarse pelos vícios e danos decorrentes do produto, de acordo com os arts. 12, 13, 18 e 26 do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078, de 1990).

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7.1.2.1. O dever previsto no subitem anterior implica a obrigação de, a critério da administração, substituir, reparar, corrigir, remover, ou reconstruir, a expensas da contratada, no prazo máximo de XX (XXXX) (dias ou horas), o produto com avarias ou defeitos.

7.1.3. Atender prontamente a quaisquer exigências da administração inerentes ao objeto da presente licitação.

7.1.4. Comunicar à administração, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas que antecede a data da entrega, os motivos que impossibilitem o cumprimento do prazo previsto, com a devida comprovação.

7.1.5. Manter, durante a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação.

7.1.6. Não transferir a terceiros, por qualquer forma, nem mesmo parcialmente, as obrigações assumidas nem subcontratar qualquer das prestações a que está obrigada, exceto nas condições autorizadas no termo de referência ou na minuta de contrato.

Nota explicativa: A subcontratação parcial NÃO é obrigatória e deverá ser analisada pelo administrador em cada caso concreto.

Caso admitida, o edital deve estabelecer com detalhamento seus limites e condições, inclusive especificando quais parcelas do objeto poderão ser subcontratadas, bem como a necessidade de aprovação por parte da Administração e os requisitos de habilitação, sobretudo qualificação técnica e regularidade fiscal e trabalhista, a serem demonstrados pela subcontratada.

Também deve ser observado o art. 7º do Decreto nº 6.204, de 2007, verificando a possibilidade de subcontratação em favor de microempresas, empresas de pequeno porte ou cooperativa enquadrada no art. 34 da Lei nº 11.488, de 2007, e, em caso positivo, incluir subitem com a definição do percentual de subcontratação e as demais regras contidas nos incisos I a V do art. 7º do referido decreto.

7.1.7. Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de 16 anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de 14 anos, nem permitir a utilização do trabalho do menor de 18 anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre.

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7.1.8. Responsabilizarse pelas despesas dos tributos, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais, taxas, fretes, seguros, deslocamento de pessoal, prestação de garantia e quaisquer outras que incidam ou venham a incidir na execução do contrato.

Nota explicativa: As cláusulas acima são as mínimas necessárias. Conforme as necessidades peculiares do órgão e as especificações do objeto da aquisição, pode ser necessário que se arrolem outras obrigações a cargo da contratada, com detalhes mais aprofundados.

8. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

8.1. A contratante obrigase a:

8.1.1. Receber provisoriamente o material, disponibilizando local, data e horário.

8.1.2. Verificar minuciosamente, no prazo fixado, a conformidade dos bens recebidos provisoriamente com as especificações constantes do Edital e da proposta, para fins de aceitação e recebimento definitivos.

8.1.3. Acompanhar e fiscalizar o cumprimento das obrigações da contratada, por meio de servidor especialmente designado.

8.1.4. Efetuar o pagamento no prazo previsto.

9. MEDIDAS ACAUTELADORAS

9.1. Conforme o art. 45 da Lei nº 9.784, de 1999, a administração pública poderá, sem a prévia manifestação do interessado, motivadamente, adotar providências acauteladoras, inclusive retendo o pagamento, em caso de risco iminente, como forma de prevenir a ocorrência de dano de difícil ou impossível reparação.

10. CONTROLE DA EXECUÇÃO

10.1. A fiscalização da contratação será exercida por um representante da administração, ao qual competirá dirimir as dúvidas que surgirem no curso da execução do contrato, e de tudo dará ciência à Administração.

9292

10.1.1. O representante da contratante deverá ter a experiência necessária para o acompanhamento e o controle da execução do contrato.

Nota explicativa: A fiscalização da execução contratual só pode ser realizada de forma adequada por profissional com experiência na área.

10.2. A fiscalização de que trata este item não exclui nem reduz a responsabilidade da fornecedora, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior, e, na ocorrência desta, não implica em coresponsabilidade da Administração ou de seus agentes e prepostos, de conformidade com o art. 70 da Lei nº 8.666, de 1993.

10.3. O fiscal do contrato anotará, em registro próprio, todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos funcionários eventualmente envolvidos, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis.

11. DAS INFRAÇÕES E DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

11.1. Comete infração administrativa, nos termos da Lei nº 8.666, de 1993, da Lei nº 10.520, de 2002, do Decreto nº 3.555, de 2000, e do Decreto nº 5.450, de 2005, a contratada que, no decorrer da contratação:

11.1.1. Inexecutar total ou parcialmente o contrato.

11.1.2. Apresentar documentação falsa.

11.1.3. Comportarse de modo inidôneo.

11.1.4. Cometer fraude fiscal.

11.1.5. Descumprir qualquer dos deveres elencados no edital ou no contrato.

11.2 A Contratada que cometer qualquer das infrações discriminadas no subitem acima ficará sujeita, sem prejuízo da responsabilidade civil e criminal, às seguintes sanções:

a. Advertência por faltas leves, assim entendidas como aquelas que não acarretarem prejuízos significativos ao objeto da contratação.

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b. Multa:

b.1. Moratória de até XX% (XXXX por cento) por dia de atraso injustificado sobre o valor da contratação, até o limite de XX (XXXX) dias.

Nota explicativa: A Administração deve decidir, caso a caso, de acordo com o objeto, qual o prazo limite para a mora da contratada, a partir do qual a execução da prestação deixa de ser útil para o órgão e enseja a rescisão do contrato.

b.2. Compensatória de até XX% (XXXX por cento) sobre o valor total do contrato, no caso de inexecução total ou parcial da obrigação assumida, podendo ser cumulada com a multa moratória, desde que o valor cumulado das penalidades não supere o valor total do contrato.

c. Suspensão de licitar e impedimento de contratar com o (nome do órgão licitante) pelo prazo de até dois anos.

c.1. Tal penalidade pode implicar suspensão de licitar e impedimento de contratar com qualquer órgão ou entidade da administração pública, seja na esfera federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, conforme Parecer nº 87/2011/DECOR/CGU/AGU, Nota nº 205/2011/DECOR/CGU/AGU e Acórdãos nº 2.218/2011 e nº 3.757/2011, da 1ª Câmara do TCU.

d. Impedimento de licitar e contratar com a União e descredenciamento no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (Sicaf) pelo prazo de até cinco anos.

e. Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a contratada ressarcir a administração pelos prejuízos causados.

11.2.1. A penalidade de multa pode ser aplicada cumulativamente com as demais sanções.

11.3. Também ficam sujeitas às penalidades de suspensão de licitar e impedimento de contratar e de declaração de inidoneidade, previstas no subitem anterior, as empresas ou profissionais que, em razão do contrato decorrente desta licitação:

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11.3.1. tenham sofrido condenações definitivas por praticarem, por meio dolosos, fraude fiscal no recolhimento de tributos;

11.3.2. tenham praticado atos ilícitos visando a frustrar os objetivos da licitação;

11.3.3. demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a administração em virtude de atos ilícitos praticados.

11.4. A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizarseá em processo administrativo, que assegurará o contraditório e a ampla defesa, observandose o procedimento previsto na Lei nº 8.666, de 1993, e subsidiariamente na Lei nº 9.784, de 1999.

11.5. A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bem como o dano causado à Administração, observado o princípio da proporcionalidade.

11.6. As multas devidas e/ou prejuízos causados à contratante serão deduzidos dos valores a serem pagos, ou recolhidos em favor da União, ou deduzidos da garantia, ou ainda, quando for o caso, serão inscritos na Dívida Ativa da União e cobrados judicialmente.

11.6.1. Caso a Contratante determine, a multa deverá ser recolhida no prazo máximo de XX (XXXX) dias, a contar da data do recebimento da comunicação enviada pela autoridade competente.

11.7. As penalidades serão obrigatoriamente registradas no Sicaf.

11.8. As sanções aqui previstas são independentes entre si, podendo ser aplicadas isoladamente ou, no caso das multas, cumulativamente, sem prejuízo de outras medidas cabíveis.

Nota explicativa: A cláusula penal é uma obrigação acessória no contrato consistente em penas e multas, contra aquele que deixar de cumprir o ato ou fato a que se obrigou ou apenas o retardar. As espécies são: cláusula penal compensatória e cláusula penal moratória. A primeira visa a ressarcir o contratante dos prejuízos por ele suportados pela inexecução total do contrato. A segunda tem por finalidade estimular o contratante obrigado a uma prestação a não atrasar a mesma. Em geral, a multa compensatória consiste num percentual sobre o valor da obrigação principal e não pode ser superior a esta. Não existe no Novo Código Civil qualquer disposição que estabeleça um valor, a não ser a de que a multa não pode exceder o valor da obrigação principal. Com base nisso, cabe ao

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administrador avaliar, com base no valor da contratação, um percentual flexível (de até XX por cento), a fim de que possa adequálo ao montante dos prejuízos eventualmente causados por culpa da contratada.

Ressaltamos que a fixação do percentual de cada modalidade de multa deve ser cuidadosamente estudada pelo administrador em cada caso, de acordo com as especificidades de cada objeto a ser contratado, tendose em vista sempre o princípio da proporcionalidade. Em tese, a conduta da licitante que prejudica o bom andamento do certame é menos grave que a conduta da contratada que atrasa a execução de sua obrigação contratual. Por sua vez, esta conduta também é, via de regra, menos grave que a total inexecução do contrato. Por outro lado, os prejuízos causados à administração por culpa da licitante ou do contratante costumam ser maiores à medida que crescem o vulto e a relevância do objeto da contratação.

Portanto, o administrador deve manter a proporcionalidade das penalidades para que as condutas mais prejudiciais à administração sejam rechaçadas de forma mais rigorosa que aquelas menos graves, merecedoras de punição mais branda.

Aliás, a nossa sugestão de prever percentual flexível (“multa de até XX por cento”, em vez de “multa de XX por cento”) tem justamente a finalidade de trazer maior justiça na aplicação das penalidades, possibilitando a dosagem da punição de acordo com a efetiva gravidade da conduta e sua real repercussão no caso concreto.

11.9. As infrações e sanções relativas a atos praticados no decorrer da licitação estão previstas no edital.

Estado de XXXX, XX de XXXX de XXXX.

__________________________________Identificação e assinatura do servidor responsável

Aprovo, em ___ de __________ de _____.

__________________________________Identificação e assinatura da autoridade competente

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CONDIÇÕES PARA A UTILIZAÇÃO DOS MODELOS DE EDITAIS DE LICITAÇÃO E CONTRATOS DA CONSULTORIA JURÍDICA DA UNIÃO NO ESTADO

DE SÃO PAULO – CJU/SP

a) Estou ciente de que não há obrigatoriedade de observar o conteúdo dos modelos, tanto para os agentes encarregados de elaborar as minutas, quanto para os advogados públicos encarregados de aproválas.

b) Estou ciente de que os modelos de editais não representam o entendimento da AdvocaciaGeral da União, consubstanciandose apenas no aproveitamento de trabalhos desenvolvidos em alguns dos órgãos de execução da ConsultoriaGeral.

c) Estou ciente de que a utilização ou não dos modelos como base para elaboração das minutas é decisão afeta à discricionariedade administrativa.

d) Estou ciente de que a correta utilização do material depende da adaptação do texto dos modelos às características da licitação e eventualmente a outras circunstâncias envolvidas, bem como da verificação de eventuais alterações da legislação ou do posicionamento doutrinário ou jurisprudencial.

e) Assumo integral responsabilidade pela utilização dos modelos, eximindo seus idealizadores de qualquer responsabilidade por eventuais erros ou omissões verificados, ou por eventuais consequências insatisfatórias decorrentes de tal utilização.

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ANEXO B

ORIENTAÇÕES GERAIS

1. DIRETRIZ Nº 004/2010

AOS CONCEDENTES E CONVENENTES

OBRIGATORIEDADE DA UTILIZAÇÃO DO SICONV

A COMISSÃO GESTORA DO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSE (SICONV), no uso das atribuições que lhe conferem os arts. 13, §4º, inciso III, e 18 do Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, bem como o art. 2º da Portaria Interministerial n° 165, de 20 de junho de 2008, e a Portaria nº 127, de 29 de maio de 2008, orienta os gestores sobre a obrigatoriedade de realizar ou registrar os atos referentes à celebração, à execução, ao acompanhamento e à fiscalização dos convênios e contratos de repasse no Siconv. Nesse sentido, ressaltase a obrigação disposta no §3º do art. 50 da Portaria nº 127, de 2008, que exige a inclusão dos dados relacionados ao pagamento sempre antes de ele ser realizado. Por fim, informamos aos convenentes sobre a obrigatoriedade de eles registrarem as informações referentes às licitações realizadas e aos contratos administrativos celebrados, para aquisição de bens e serviços necessários a fim de executar o objeto do convênio ou contrato de repasse, no Siconv, no prazo de 20 (vinte) dias após a realização dos referidos procedimentos.

2. O Siconv não permite que o arquivo anexado seja renomeado.

Dessa forma, todos os documentos a serem inseridos no Siconv devem ser previamente nomeados. O nome do arquivo deve guardar correspondência com o que se trata. Não serão aceitas nomeações genéricas.

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O Siconv apresenta os documentos em ordem alfabética e não em ordem que os eventos ocorrem. Logo, as informações devem ser inseridas com a numeração de acordo com a ordem cronológica dos eventos.

Ex: “Processo de Compra” => “detalhar arquivos”

Nome Arquivo Data Upload Descrição

1 – Justificativa da Dispensa

2 – Orçamento Empresa X 20111102

2.1 – Orçamento Empresa Y 20111102

2.2 – Orçamento Empresa W 20111102

3 – Nota de Empenho Empresa X 20111212

4 – Nota Fiscal Empresa X 20111212

5 – Ordem Bancária Empresa X 20111212

6 – Homologação

7 – Adjudicação

8 – Publicação no DOU

3. Os bens permanentes adquiridos devem ser identificados por meio de placas de identificação, contendo o nome e o número do convênio. Para que não haja ônus a secretaria, a aquisição de tais placas pode ser prevista no plano de trabalho.

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ANEXO C

MODELO DE DECLARAÇÃO DE GASTOS COM DIÁRIAS

GOVERNO DO ESTADO (Informar o Estado)SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO

DECLARAÇÃO

Certifico, para os devidos fins, que todos os deslocamentos citados e anexados referentes às diárias pagas com o recurso do convênio nº XXXXXX/XXXX foram de fato realizados, a fim de cumprir a execução das (fazer referência a metas e etapas correspondentes) ou para participar (fazer referência do evento). Atestamos, ainda, que os dados – nome, CPF, percurso e data da viagem – correspondentes a esses deslocamentos são verídicos.

Certifico, também, que todos os documentos comprobatórios (tickets das empresas que comprovem a efetiva viagem e/ou declaração de deslocamento feito em carro oficial) dos referidos deslocamentos e relatórios de viagem se encontram arquivados nesta secretaria para fins de auditagem, caso se faça necessário. Local, dia, mês e ano.

RELAÇÃO DE SERVIDORES QUE RECEBERAM DIÁRIAS – CONVÊNIO Nº XXXXXX/20XX

CPF CREDOR PERCURSODATA (saída e

retorno)QUANTIDADE VALOR

_____________________________Gestor do Convênio n° XXXXXX/XXXX

______________________________Ordenador de Despesa OBTV

100100

TERMO DE CESSÃO DE BENS

MODELO

GOVERNO DO ESTADO XXXXXXXXXSECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO

TERMO DE CESSÃO DE USO

Número de Cessão: XX/XXXX

A Secretaria de Estado da Educação, por meio da Gerência/Coordenação XXXXXXXXX, celebra este TERMO DE CESSÃO DE USO, doravante cedente, neste representado pelo(a) Sr.(a) XXXXXXXXXXX, CPF XXXXXXXXXXXX, e de outro lado o(a) Sr.(a) XXXXXXXXXX, CPF XXXXXXXXXXX, atualmente no cargo de XXXXXXX do município de XXXXXXX, doravante cessionário, relativo à cedência de XXXXXXXXXXXXXX.

Coordenadoria Regional de

Educação XXXX

Especificação do Equipamento

Quantidade Distribuída

Nº do Tombamento

Nº da Cessão

Mediante a condição de que o presente material não será utilizado fora dos fins aqui fixados:

1. A utilização do equipamento cedido à Coordenadoria será de uso exclusivo do servidor responsável pelo Censo, no monitoramento, no acompanhamento e no controle da realização do Censo Escolar da Educação Básica, em escolas das redes pública e privada, no município.

2. Ao coordenador regional, zelar pela integridade do(s) bem(ns), conservandoo(s) em perfeito estado, bem como garantir que seja utilizado exclusivamente para o fim proposto neste termo.

3. Ao servidor responsável pelo Censo da Coordenadoria Regional, zelar e cuidar do(s) bem(ns), utilizandoo(s) apenas para o fim a que se destina.

4. Ao coordenador regional, permitir ao cedente a fiscalização do(s) bem(ns) sempre que for solicitado.

101101

5. A secretaria de estado da educação, se achar necessário, poderá solicitar a qualquer momento a devolução do bem.

6. A secretaria de estado da educação poderá rescindir o presente termo de cessão de uso, caso não sejam cumpridas as condições estabelecidas, além de responsabilizar a Coordenação Regional pelos danos causados.

7. Ficam estabelecidos os termos desta cessão da Cidade XXXXXX – XX e, por estarem justos e acordados, firma o presente termo de cessão de uso, em duas vias, assinadas pelas partes, acompanhadas de testemunhas abaixo subscritas.

_________________________________ ______________________________ Responsável Cedente Testemunha Cedente

De acordo.

Recebido em ____/____/____

_________________________________ ______________________________ Responsável Cessionário Testemunha Cessionário

102102

GOVERNO DO ESTADO XXXXXXXXXSECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO

MODELO DE TABELA RESUMO DOS BENS

ANO EQUIPAMENTO QUANTIDADENº DO

TOMBAMENTODESTINO

DATA DO RECEBIMENTO

RESPONSÁVEL PELO

RECEBIMENTO

MODELO DE PLANILHA PARA ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO

103103

Nesta figura, aparecem as colunas que estavam ocultas na figura anterior.

Presidência da República Federativa do BrasilMinistério da Educação – MECInstituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira – INEPDiretoria de Estatísticas Educacionais - DEED

convênios do censo escolar cartilha de boas...

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