XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba

1

CONTROLE INTERNO NA INDÚSTRIA AUTOMOBILÍSTICA: Um E studo de Caso

Camila Gomes da Silva 1, Vilma da Silva Santo 2, Paulo César Ribeiro Quintairos 3,

Edson Aparecida de Araújo Querido Oliveira 4

1 Pós-graduada em MBA Gerência Financeira e Controladoria - Programa de Pós-graduação em

Administração - PPGA - Universidade de Taubaté – Rua Visconde do Rio Branco, 210 Centro - 12020-040 – Taubaté/SP – Brasil – camilagds@terra.com.br

2 Professora do Programa de Pós-graduação em Administração - PPGA - Universidade de Taubaté – Rua Visconde do Rio Branco, 210 Centro - 12020-040 – Taubaté/SP – quintairos@gmail.com

3 Professor do Programa de Pós-graduação em Administração - PPGA - Universidade de Taubaté – Rua

Visconde do Rio Branco, 210 Centro - 12020-040 – Taubaté/SP – vilma70@gmail.com

4 Orientador - Programa de Pós-graduação em Administração - PPGA - Universidade de Taubaté – Rua Visconde do Rio Branco, 210 Centro - 12020-040 – Taubaté/SP – edson@unitau.br

Resumo - O controle interno é uma ferramenta essencial nos dias de hoje para as empresas automobilísticas que querem ter maior segurança do seu patrimônio, e informações confiáveis. Os empregados são a peça chave para que o processo funcione bem, sem nenhum risco para a empresa, devido a isso é de extrema importância o cumprimento das normas pré-estabelecidas e da correta realização das atividades para que não haja prejuízo financeiro para a empresa. O custo do erro detectado quando o cliente já comprou o produto é muito prejudicial a empresa, trazendo perdas econômicas além de prejudicar a imagem da marca. Essa ferramenta tem caráter preventivo dentro da empresa, reduzindo assim possibilidades de fraude. O trabalho em questão demonstrará através de um estudo de caso em uma empresa automobilística, quais os meios utilizados através dessa ferramenta para que o processo seja realizado dentro do planejado, além de exemplos de deficiências encontradas que às vezes passam despercebidas, mas que quando resolvidas trazem ganhos para a companhia. Palavras-chave: Controladoria. Controle Interno. Indústria Automobi lística. Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas. INTRODUÇÃO

Diante do cenário atual de crise, a empresa tem que se prevenir de todas as formas para que não haja nenhum outro dano financeiro que poderia ser evitado pela simples controle de procedimentos.

É de responsabilidade da administração fazer com que as normas e procedimentos do controle interno seja conhecido por todos, mas também fazer com que os funcionários o sigam. Dessa forma um controle interno eficiente pode fazer com que isso aconteça da melhor forma possível.

Atualmente, todos fazem o controle interno, sem considerar isso como oficial, o simples fato de análise de contas no setor de contabilidade ou de controladoria já evidencia isso, ou até mesmo em nossa vida pessoal.

A imagem da empresa é muito importante para seu desenvolvimento, e essa ferramenta ajuda a evitar problemas com fraudes.

O trabalho do controller interno, contribui para a manutenção dessa ferramenta,

auxiliando na detecção antecipada de erros evitando perdas para a empresa.

Mas para que tudo isso dê certo a empresa tem que dar qualificação e treinamento suficiente para todo o pessoal envolvido nas atividades em questão, resultando em processos mais próximos do correto.

METODOLOGIA

O presente estudo é resultado de pesquisa bibliográfica exploratória, envolvendo livros, artigos, relatórios e monografias publicados, associado ao desenvolvimento de um estudo de caso em uma empresa automobilística situada no Vale do Paraíba. CONCEITO DE CONTROLE INTERNO

Conforme a definição do AICPA (American

Institute of Certified Public Accountants), controle Interno é o plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados, adotados dentro da empresa para salvaguardar seus ativos,

XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba

2

verificar a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e fomentar o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão”. OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO

São quatro objetivos básicos segundo Attie

(2000): • Salvaguarda dos Interesses/ Bens: a

Salvaguarda dos interesses refere-se à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. Uma empresa dispõe de bens, direitos e obrigações que se encontram divididos por diversos departamentos e setores que cuidam individualmente da parte que lhes cabe. Dessa forma temos o almoxarifado tem a seu dispor o material estocado e requer cuidado na sua manutenção, guarda e distribuição;

• Precisão e Confiabilidades dos informes e relatório, contábeis, financeiros e operacionais: Uma empresa necessita constituir sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos segmentos. Os efeitos ocorridos através da realização de cada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hábil, ao conhecimento dos administradores;

• Estímulo à eficiência operacional: a empresa nesse quesito deve dar as condições necessárias para que o funcionário execute suas tarefas de acordo com o procedimento da companhia, gerando maior eficiência na forma como desenvolvem sua tarefa/operação; e

• Adequação as políticas existentes na empresa: o objetivo do controle interno no que diz respeito a esse item é de assegurar que os desejos da administração, sejam seguidos pelo pessoal através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos.

AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO

A empresa é composta de vários sistemas (mais conhecidos como rotinas) que precisam de regras para que sua função dentro do todo da empresa seja cumprido. Segundo CRC-SP (1992), como exemplo desses sistemas tem-se: compra de suprimentos; vendas e cobranças; controle e

remuneração de pessoal; pagamentos e recebimentos e entre outros.

O Controle interno faz com que todos os procedimentos citados dentro desses sistemas sejam cumpridos e para isso quatro formas diferentes são evidenciadas, conforme segue abaixo:

• Questionários Narrativos: esse tipo de questionário engloba todas as questões necessárias para que seja possível identificar como os processos estão sendo seguidos, se há algum desvio, se a pessoa que exerce a função tem qualificação e conhecimento necessário para que nada seja passível de erro;

• Questionários “sim e não”: deve ser aplicado por pessoas que tenham experiência na função uma vez que pode acontecer de deixar de documentar ou evidenciar passos importantes do processo em questão. Esse questionário não implica em uma resposta descritiva como verificado do item anterior, somente o “sim” ou “não” já é suficiente para avaliar se tudo está sendo feito da forma correta conforme o determinado pela empresa;

• Fluxogramas: os fluxogramas podem ser feitos com vários graus de minuciosidade, podendo-se usá-los no lugar de outras técnicas ou em combinações com estas, como os questionários (CRC-SP,1992);. Para Possibilitar ampla compreensão do sistema, pode ser mais adequado elaborar um fluxograma resumido, que geralmente são colocados em uma página mostrando assim os aspectos mais significativos de um sistema complexo (CRC-SP,1992); e

• Descrição propriamente dita: segundo CRC-SP (1992) consiste na descrição do sistema da empresa, deve ser elaborada por um avaliador experiente e tem que haver entrevistas com todo o pessoal envolvido. Esse método dificulta a visualização do sistema como um todo e pode esconder falha.

RESULTADO OBTIDOS

A empresa em que foi aplicado esse

estudo é do ramo automobilístico e está situada na cidade de Taubaté-SP. A mesma tem em sua política a forte presença do controle interno como ferramenta de gestão.

O setor responsável pelo controle interno é a controladoria e o mesmo deve sempre estar desempenhando um papel ativo na função em questão, a freqüência de acompanhamento é feita

XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba

3

com base nos riscos do processo, e também em “alertas preventivo”.

Durante as verificações dependendo do grau de gravidade do assunto a auditoria interna deve ser envolvida para a resolução do problema. Conforme procedimento da empresa o Controller interno deve seguir algumas responsabilidades, como é demonstrado abaixo:

• Coordenar e conduzir o programa de revisão de controle interno;

• Avaliar os relatórios efetuados principalmente o caso de “alerta preventivo” e depois auxiliar no planejamento de ações corretivas;

• Conforme necessidade, visitar o processo para verificar o andamento das ações corretivas referentes as deficiências incluídas nos relatórios;

• Rever tudo o que for caracterizado como desvio de procedimento que é levado para aprovação em nível superior para verificar se realmente é procedente; e

• Revisar os procedimentos contábeis novos ou revisados, quanto à diretriz da companhia.

O Gráfico 1 demonstra a quantidade em

dinheiro que foi recuperada e evitada devido a apuração do controle interno:

222,0

255,6

79,0

0,0

50,0

100,0

150,0

200,0

250,0

300,0

2008 2007 2006

Gráfico 1 – Valor recuperado e evitado

O Gráfico 2 apresenta a quantidade de relatórios realizados durante os anos de 2006 – 2008:

18

14

24

0

5

10

15

20

25

30

2008 2007 2006

Gráfico 2 – Quantidade de relatórios realizados

Com base nesses resultados podem-se verificar a importância dessa ferramenta. Abaixo segue alguns relatórios demonstrando a aplicabilidade do controle interno, de que modo se desenvolve frente a uma situação de irregularidade. Relatório 1 - Armazenamento de Materiais Produtivos

• Problema : verificação quanto ao armazenamento de materiais produtivos.

• Análise: existência de diversos materiais armazenados no pátio da oficina de veículos industriais segue abaixo as irregularidades:

o Local inadequado; o Embalagens não permitem acesso

do contador cíclico; o Embalagens parcialmente

cobertas por lona; e o Local sem segurança, acesso de

terceiros, entre outros.

• Conseqüências: o Perdas financeiras a empresa; o Impossibilidade de efetuar

contagem cíclica (embalagens sem acesso);

o Sujeito a intempéries (Sol, chuva, sujidade, entre outros), embalagens parcialmente cobertas por lonas;

o Possibilidade da prática de furto; o Descontrole nos estoques de

materiais; o Comentários desfavoráveis de

Auditorias internas e externas.

• Ação Solicitada: o Armazenar materiais conforme

procedimentos técnicos especificados.

XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba

4

Relatório 2 - Etiquetas de Refugo Não Contabilizadas

• Problema : verificação e coleta nas áreas de sucatas de algumas etiquetas para análise e verificação da contabilização.

• Análise: a etiqueta é composta por três

vias: o A primeira fica junto ao setor de

Controladoria; o A segunda fica junto a

administração de Manufatura; e o A terceira fica junto ao material

refugado.

• Comentário: em posse de 28 (vinte e oito) etiquetas (3ª via) que estavam junto ao material refugado foi verificado se estavam realmente contabilizadas, isso resultou conforme abaixo:

o Sete etiquetas não estavam

contabilizadas, então foi solicitada a área de administração de Manufatura se a mesma estava em posse da via que deveria ser contabilizada;

o Duas etiquetas não foram encontradas com material, mas tinha uma cópia da mesma e ela estava devidamente contabilizada; e

o Dezenove etiquetas estavam corretas perante a análise.

• Conseqüências:

o Descontrole dos relatórios contábeis afetando diretamente a quantidade física.

• Ação Solicitada:

o Cumprir com o procedimento estabelecido (Contabilização);

o Apurar a responsabilidade pelos desvios; e

o Efetuar reciclagens, por meio de treinamento.

Relatório 3 - Saída de Veículos da Frota

• Problema: verificação efetuada na documentação de saídas de veículos da frota conforme documento RV – Requisição de veículos da frota.

• Análise: foram encontrados documentos

RV’s sem a devida aprovação de algum

gerente e conforme determina o Procedimento Interno da Empresa.

• Conseqüências:

o Possibilidade de saída de veículos por pessoas não autorizadas;

o Descontrole na utilização desses veículos (gerando infrações de trânsito, utilização para questões particulares); e

o Comentários desfavoráveis de Auditorias internas e externas.

• Ação Solicitada: o Reciclagem de treinamento do

pessoal envolvido na portaria a fim de evitar reincidência do caso.

Relatório 4 - Disposição de Materiais Não Conformes

• Problema: verificação efetuada quanto ao

controle dos materiais, retrabalhos e terceiros usuários da área de qualidade.

• Análise:

o Armazenamento de Materiais: � Área desorganizada,

materiais diversos misturados em função da grande quantidade de materiais; armazenados no local aguardando; decisão final (Scrap/ Devolução ao fornecedor);

� Não existe armário/ local adequado (trancado) para armazenamento de materiais suscetíveis a furto;

� Sem condição de efetuar contagem cíclica.

• Retrabalho de Materiais

o Não existe separação entre área de retrabalho/ área de inspeção e armazenamento de materiais;

o Horas gastas com retrabalho é informada pela própria firma que executou.

• Conseqüências:

o Armazenamento de Materiais: � Descontrole nos estoques

de materiais; � Transtornos na realização

de Inventário Cíclico;

XIII Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e IX Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba

5

� Perdas Financeiras a empresa.

• Ação Solicitada:

o Organizar a área, determinar responsabilidades, scrap ou devolver ao fornecedor;

o Disponibilizar armário trancado para guarda dos materiais suscetíveis a furto;

o Separar a área de retrabalho da área de análise de peças;

o Designar funcionários para acompanhar full-time as atividades de retrabalho efetuadas por terceiros e emitir documentação requerida no mês de ocorrência;

o Analisar a real necessidade da quantidade de firmas de terceiros (seis empresas) retrabalhando materiais para fornecedores internamente; e

o Analisar a carga de trabalho da área x quantidade de funcionários.

CONCLUSÃO

O artigo apresentra a importância do

sistema de controle interno nas atividades da empresa. Se o mesmo for aplicado em empresas do mesmo ramo ou até mesmo de outra área devem ser levadas em considerações às características e necessidades da companhia em questão.

Como poude-se verificar os casos demonstrados abrangem situações presentes na nossa rotina e que muitas vezes não é levada em consideração devido ao acumulo de tarefas diárias, devido a isso é de extrema importância a designação de uma pessoa para essa atividade.

Dentro da normalidade o processo de controle interno deve, preferencialmente, ter caráter preventivo, ser exercido permanentemente e estar voltado para a correção de eventuais desvios em relação aos procedimentos da companhia.

Portanto, apesar de toda empresa estar sujeita a riscos, é importante lembrar da existência dessa ferramenta de controle interno.

REFERÊNCIAS ANPROTEC. Sítio da ANPROTEC . Disponível em: http://www.anprotec.org.br/. Acesso em: 24 jul.2009. ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações. São Paulo: Atlas, 2000.

BALLOU, R.H. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física . 01.ed. São Paulo: ATLAS, 1993. CHISTOPHER, M. Logística E Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. São Paulo: Pioneira, 1997. CRC- SP Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo - Curso Básico de Auditoria 1: normas e procedimentos . São Paulo: Atlas, 1992. DIAS, M.A.P. Administração de Materiais: uma abordagem Logística. São Paulo: Atlas, 1993. MAEVEL, A.; VIEIRA, D.M. Análise e projeto de redes logística. São Paulo: Saraiva, 2008.