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CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM:

CONTRALODORIA E FINANÇAS CORPORATIVAS

MÓDULO

CONTROLADORIA PÚBLICA

Profº Ms. Aroldo de Luna Cavalcanti

Juina – MT Junho/2016

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I - CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O controle interno visa à aferição e análise da ação e da gestão, como a avaliação de metas e objetivos, execução de programas e orçamento, bem como a devida comprovação de aspectos atinentes à legalidade do procedimento administrativo. Normalmente é realizado por órgão da administração da entidade auditada.

O controle interno pode ser subdividido em Controle Interno Contábil e Controle Interno Administrativo. O Controle Interno Contábil está relacionado à salvaguarda de ativos e a fidedignidade dos registros financeiros, enquanto o Controle Interno Administrativo está relacionado ao plano organizacional e todos os métodos e procedimentos referentes à eficiência operacional e a obediência às diretrizes administrativas que estão correlacionadas indiretamente com os registros contábeis e financeiros.

A finalidade do sistema de controle interno é assegurar a eficácia, eficiência e economicidade na administração com segurança; evitar desvios, perdas e desperdícios; garantir o cumprimento das normas e procedimentos legais; identificar erros, fraudes e seus agentes; preservar a integridade patrimonial; objetivar a realização das metas pretendidas; recomendar os ajustes necessários com vista à eficiência operacional.

O controle interno é uma ferramenta eficaz para atingir os objetivos da empresa e não tem função apenas relacionada com a contabilidade e as finanças da empresa, mas com todos os departamentos, que tem de seguir adequadamente as normas e procedimentos vigentes, mostra também a interdependência entre as várias funções e departamentos, de forma que não haja conflitos nem superposição de funções. O mesmo pode ser aperfeiçoado, por não se tratar de um elemento inflexível, adaptando-se as atualizações normativas.

O controle interno facilita o acompanhamento ao longo da existência da empresa das deficiências, evita as ocorrências de fraudes, o dolo, à salvaguarda dos ativos de forma que seja verificada a exatidão e fidelidade das informações, além de servir de subsídio para o controle externo, também visa à integridade entre todos os departamentos da empresa, de forma a evitar perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades.

Aroldo de Luna Cavalcanti, Contador, Pós-graduado em Finanças, Controladoria, e Auditoria, Didática para o Ensino Superior, Mestre em Gestão Financeira, e Doutorando em Contabilidade na Universidade Pública de Rosário Argentina. Atuou em vários grupos empresariais nacionais e multinacionais exercendo atividades em áreas estratégicas, tais como: Grupo SADIA, ALCAN ALUMINIO DO BRASIL S/A, CATERPILLA S/A, e PEPSI COLA. Ex-Auditor Chefe CEPROMAT, Ex-Auditor-Chefe da Secretaria de Infra Estrutura do Estado de Mato Grosso. Ex-Professor na UNIVAG, UFMT, ICE-MT, e Afirmativo. Atualmente, é Professor nos cursos de graduação e pós-graduação da UNIC-MT, Diretor de Administração Sistemica da AGER-MT (Agência Reguladora do Estado de Mato Grosso), Professor em vários cursos de pós-graduação na grande Cuiabá, interior do Estado, e Rondônia. E-mail: haroldc11@hotmail.com – Telefone: (65) 3618-6110 – (065) 99981-6308.

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I - CONTROLADORIA PÚBLICA MUNICIPAL

Um dos grandes problemas nas administrações públicas é a questão das irregularidades, sabe-se que o gestor público só pode fazer o que a Lei lhe permite, porém ocorre que às vezes por desconhecimento da legislação, e para agradar de uma forma ou de outra a população acaba cometendo irregularidades involuntárias, e quando estas são descobertas pelo controle externo trazem conseqüências negativas para a administração. A questão da auditoria interna é complexa, pois muitos municípios não vê a necessidade deste controle, já que cada setor controla seus atos, porém nem sempre conseguem averiguar seus próprios erros deixando a administração vulnerável a possíveis irregularidades, o fato é que quando se é realizado um trabalho de controle interno com competência e responsabilidade o poder executivo poderá desempenhar suas funções com maior segurança. Esta pesquisa foi realizada com o objetivo de evidenciar o papel da controladoria interna municipal como instrumento que proporciona subsídios para assegurar o bom gerenciamento dos negócios públicos, pois sabe-se que para a viabilização das receitas municipais, de modo que não tragam problemas futuros para o gestor, é de fundamental importância o desempenho do papel do controlador interno, desta forma prima-se com este estudo, conceituar controle interno na administração pública, definir o papel do controlador interno municipal , a fim de apresentar diretrizes do controle interno de modo a realçar a importância do memo na adminstração publica, como fator inibidor de erros sem perder de vista suas limitações inerentes.

A Constituição Federal prevê no artigo 31,70 e 74 e em seu artigo 59 a Lei de Responsabilidade Fiscal, assim como a exigência do Tribunal de Contas, que estabelece que a fiscalização dos atos da adminitração deva ser exercida com base num sistema de controle interno, concebido a partir de uma estrutura organizada e articulada, envolvendo todas as unidades administrativas no desempenho de suas funções, portanto a instauração de um Controle Interno, nada mais é do que o cumprimento de uma exigência constitucional, mais de forma ampla pode-se a afirmar que este tem um importante papel, pois se trata de um departamento que articula informações por meio de métodos de monitoramento e fiscalização com o objetivo de resguardar a entidade pública por meio de orientações preventivas nas áreas contábil, financeira, orçamentária e patrimonial. Verificando à legalidade, legitimidade, economicidade, moralidade e desempenho na administração dos recursos e bens públicos. Diante de tais afirmações fez-se necessário a pesquisa e o estudo sobre o assunto para que se possa comprrender, através de referenciais teóricos o papel da controladoria interna municipal.

Para a obtenção de dados, foi realizada a pesquisa bibliográfica, que segundo Lakatos (1997), consiste na análise e interpretação de livros, periódicos, textos legais, documentos, manuscritos, revistas, dissertações, dentre outros, com intuito de de evidenciar o papel da controladoria interna municipal como instrumento que proporciona subsídios para assegurar o bom gerenciamento dos negócios públicos,pois sabe-se que para a viabilização das receitas municipais, de modo que não tragam problemas futuros para o gestor, é de fundamental importância o desempenho do papel do controlador interno, desta forma prima-se com com este estudo, conceituar controle interno na administração pública, definir o papel do controlador interno municipal , afim de apresentar diretrizes do controle interno de modo a realçar a importância do controle interno na adminstração publica, como fator inibidor de erros sem perder de vista suas limitações inerentes.

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II - CONTROLADORIA E CONTROLE INTERNO

Para que se possa entender o que significa controle interno parece ser necessário ter conhecimento de como o mesmo surgiu.

Conforme relata Schmidt (2002), a Controladoria surgiu início do século XX nas grandes corporações norte-americanas, com a finalidade de realizar rígido controle de todos os negócios das empresas relacionadas, subsidiárias e/ou filiais.

Um significativo número de empresas concorrentes, que haviam proliferado a partir da revolução industrial, começaram a se fundir no final do século XIX, formando grandes empresas, organizadas sob forma de departamentos e divisões, mas com controle centralizado. O crescimento vertical e diversificado desses conglomerados exigia, por parte dos acionistas e gestores, um controle na central em relação aos departamentos e divisões que rapidamente se espalhavam nos Estados Unidos e em outros países.

Esses três fatores (a verticalização, diversificação e a expansão geográfica das organizações) e o conseqüente aumento da complexidade de suas atividades, aliados às tendências de descentralização da gestão das empresas, exigiram a ampliação das funções do controller – executivo responsável para controlar ou verificar as contas – bem como o surgimento dessa figura, também, nas diversas divisões da organização, além do lotado na administração central da companhia.

Com isso, a Controladoria tem conquistado um espaço cada vez maior tornando-se tão essencial dentro das organizações e contribuindo para eficiência e segurança da mesma.

Tendo em vista a eficácia da controladoria na empresa privada, implantou-se a mesma na organização pública através de exigências legais. Desde então, a controladoria na esfera pública contribui para tornar transparente as contas públicas, buscando cumprir de forma eficaz a obrigatoriedade de elaboração e publicação dos relatórios exigidos por determinadas legislações, bem como: Lei nº4.320/64 (Lei de Orçamento), Lei Complementar nº101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal, queestabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal), dentre outros.

Portanto, a controladoria municipal acompanha a execução dos registros de atos e fatos contábeis no sentido de assessorar e colocar todas as informações geradas à disposição dos gestores públicos como ferramenta de auxílio para tomada de decisões. 2.1 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO MUNICIPAL

Controle, relacionado à administração pública, é a faculdade de vigilância, orientação e correção que um poder, órgão ou autoridade exerce sobre a conduta funcional de outro. A conceituação para controle interno, segundo Hely Lopes Meireles (1997) :

É todo aquele realizado pela entidade ou órgão responsável pela atividade controlada, no âmbito da própria administração. Assim, quaisquer controles efetivados pelo Executivo sobre seus serviços ou agentes é considerado interno, como interno será também o controle do Legislativo ou do Judiciário, por seus órgãos de administração sobre pessoal, e os atos administrativos que pratiquem.

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Desse conceito se tem que todo e qualquer ato realizado com a finalidade de fiscalizar e verificar a atividade realizada por uma entidade pública, desde que oriunda de sua estrutura caracteriza-se como controle interno Conforme conceitua Botelho (2007, p.27):

No âmbito da administração pública, Controle Interno é o conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e entidades da administração sejam alcançados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público.

Segundo explica Mileski (2003, p.140), "[...] a própria Administração procede ao

controle sobre seus atos, decorrendo do poder hierárquico que a organiza". Mileski (2003, p.140) acrescenta ainda, que o Controle Interno:

É a forma que a Administração possui para verificar a regularidade e a legalidade de seus próprios atos, no sentido de se ater aos princípios da legalidade e da supremacia do interesse público, em que se inclui, inclusive, avaliação envolvendo a conveniência administrativa do ato praticado.

De acordo com a Secretaria Federal do Controle Interno atrvés da sua Instrução

Normativa n.º 1, de 6 de abril de 2001, da Secretaria Federal do Controle Interno, Controle Interno é:

O conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizado com vistas a assegurar que o objetivo dos órgãos e entidades da administração pública seja alcançado, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público

Diante dos conceitos apresentados , é possível perceber que com base em tais

conceitos, o Controle Interno não só auxilia na verificação e correção de eventuais irregularidades como também previne e garante a regularidade na aplicação de recursos públicos. Ressalta-se ainda que para existência do mesmo há uma previsão lega pois o funcionamento efetivo do sistema de controle interno é exigência contida na Constituição Federal e na Lei Federal n.º 4.320/64.

A Constituição Federal prevê no artigo 31, 70 e 74 e Lei de Responsabilidade Fiscal em seu artigo 59, sem falar da exigência dos Tribunais de Contas do Estado, que estabelece que a fiscalização dos atos da administração deva ser exercida com base num SISTEMA DE CONTROLE INTERNO, concebido a partir de uma estrutura organizada e articulada, envolvendo todas as unidades administrativas no desempenho de suas atribuições.

O dispositivo constitucional que dá sustentação a toda legislação produzida acerca do controle está consubstanciada no art. 31, que dispõe:

Art. 31. A fiscalização do Município será exercida pelo Poder Legislativo Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei.

Conforme estabelecem os já tratados artigos 70 e 74 da Constituição Federal de 1988, todos os entes da Administração Pública devem manter, de forma integrada, Sistemas de Controle Interno, nos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário.

Segundo leciona Meirelles (2006, p.293)

A fiscalização financeira e orçamentária no âmbito municipal realiza-se mediante controle externo da Câmara de Vereadores,

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com o auxílio do Tribunal de Contas dos Estados ou do Município ou dos Conselhos ou Tribunais de Contas dos Municípios, onde houver, e controle interno do Executivo Municipal (LRF, art. 59), na forma da lei (CF, art. 31 e §§)

De forma simplificada, pode-se dizer que a instauração de um Controle Interno, nada mais é do que o cumprimento de uma exigência constitucional, mais de forma ampla pode-se a afirmar que este tem um importante papel, pois se trata de um departamento que articula informações por meio de métodos de monitoramento e fiscalização com o objetivo de resguardar a entidade pública por meio de orientações preventivas nas áreas contábil, financeira, orçamentária e patrimonial. Verificando à legalidade, legitimidade, economicidade, moralidade e desempenho na administração dos recursos e bens públicos.

O(A) prefeito(a) eleito deve certificar-se da existência, na Prefeitura e nos demais órgãos e entidades do Poder Executivo, de sistema de controle interno, que poderá estar sob a responsabilidade do secretário de Finanças ou do controlador geral, o que dependerá da organização local.

Na fase de transição, é oportuno e conveniente que o(a) novo(a) gestor(a) obtenha do responsável pelo sistema de controle interno as informações pertinentes às contas governamentais (orçamentárias, financeiras e patrimoniais), aos contratos e convênios, às despesas com pessoal e àquelas de natureza obrigatória (educação e saúde, por exemplo) e outras que entender necessárias à visão do conjunto.

O exame dessas informações poderá explicar situações relacionadas com a Administração e, provavelmente, orientar as propostas de mudanças a serem apresentadas pela nova equip, dessa forma é importante destacar qual é o papel do controle interno municipal. 2.2. O PAPEL DO CONTROLE INTERNO MUNICIPAL A estrutura político administrativa do país em seus níveis de governo (Federal, Estadual e Municipal) busca através de sua estrutura organizacional, a satisfação das necessidades da coletividade expandindo os serviços públicos que são concretizados por intermédio da administração pública.

De acordo com Kohama (2006, p. 13)

A administração pública, como todas as organizações administrativas, é baseada numa estrutura hierarquizada com graduação de autoridade, correspondente às diversas categorias funcionais, ordenada pelo Poder Executivo de forma que distribua e escalone as funções de seus órgãos e agentes, estabelecendo a relação de subordinação.

Com base nessa afirmação, entende-se que a organização pública, ainda que

administrada por um gestor tem poder descentralizado distribuído em secretarias e repartições municipais, para que no exercício de suas funções esteja atenta asatisfazer as necessidades da sociedade através da prestação de serviços á comunidade

Assim, para melhor entendimento do papel da controladoria na gestão pública municipal é importante salientar que na administração pública faz-se necessário os instrumentos de gestão que estão interligados no Sistema de Planejamento Integrado, onde o mesmo abrange o Plano Plurianual – PPA, a Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO e a Lei Orçamentária Anual – LOA.

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Para se entender melhor o Planejamento Integrado destaca-se aqui as Leis referentes ao planejamento e ao orçamento (Plano Plurianual – PPA, Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO e Lei Orçamentária Anual – LOA:

São instrumentos de planejamento orçamentário e fiscal, os quais deverão conter:

medidas de caráter executivo, normativo e indicativo a serem adotadas; metas e prioridades de curto e médio prazos da Administração; disposições sobre legislação tributária; disposições sobre equilíbrio entre receita e despesa; normas a respeito de empenhos; medidas para o controle de gastos e avaliação de resultados; recursos e despesas previstos para o exercício.

Essas três leis são de iniciativa privativa do chefe do Poder Executivo e são instrumentos de apoio ao processo de planejamento. Há de se observar os prazos definidos na Lei Orgânica do Município para envio dessas leis à Câmara Municipal para apreciação. Caso não tenham sido definidos os prazos, deve-se observar aqueles estabelecidos no art. 35 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias – ADCT da Constituição Federal.

O PPA é a lei que estabelece as diretrizes, os objetivos e metas da Administração Pública. Deve contemplar os três últimos exercícios de mandato e o primeiro do mandato seguinte para favorecer a continuidade programática entre as administrações. No que diz respeito às metas, deverão apresentar, além da descrição, a quantidade e o valor que se pretende executar em cada exercício.

A LDO é a lei que tem por finalidade orientar a elaboração do Orçamento Anual, compreende parte das metas e prioridades constantes do PPA. Integrará o projeto de lei de diretrizes orçamentárias o Anexo de Metas Fiscais e o Anexo de Riscos Fiscais

A LOA é a lei que estima a receita e autoriza a despesa. Merece atenção especial do(a) prefeito(a) que irá assumir, haja vista que a execução de seu plano de governo deverá estar em consonância com essa lei. Caso sejam necessárias alterações, deverão ser feitas por meio de abertura de créditos adicionais (suplementares, especiais e extraordinários)

Segundo Kohama (2006) o Plano Plurianual, a Lei de Diretrizes Orçamentárias e a Lei Orçamentária Anual, planeja, orienta e executa, respectivamente, as políticas públicas e programas de governo, resultando em serviços públicos necessários para atender a coletividade.

É importante ressaltar que, conforme a Lei de Responsabilidade Fiscal – LRF (Lei Complementar 101/2000) em seu Art. 5º, o projeto de Lei Orçamentária Anual, além de ser elaborado de forma compatível com o Plano Plurianual e com a Lei de Diretrizes Orçamentárias, deve também está coerente com esta Lei, tendo em vista que a mesma estabelece normas de finanças públicas voltadas para responsabilidade na gestão fiscal.

Esses instrumentos de gestão utilizados pela administração pública são fundamentais para auxiliar o governo na busca da eficiência e transparência dos serviços públicos.

Assim nota-se a necessidade da controladoria na gestão pública municipal, visto que a mesma tem capacidade para proporcionar à administração as informações e controles necessários à melhor condução dos negócios públicos.

De acordo com os ensinamentos de Bulgari (2006), o Controle Interno existe no âmbito dos três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário) e tem a finalidade de, conforme dispõe o Artigo 74 da Constituição Federal de 1988:

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Art. 74 – [...] avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado; exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional

Ainda citando Bulgari, Controle Interno é um serviço interno das entidades públicas, previsto em lei (Constituição Federal, Lei Complementar N.º01/00 e Lei Federal n.º 4.320/64), que tem por principais funções o acompanhamento dos atos praticados pela entidade, acompanhamento prévio, sempre que possível, concomitante ou subseqüente.

Segundo Mileski (2003, p.146): [...]o controle é exercido com o objetivo de manter o ato da

Administração Pública dentro dos parâmetros de legalidade e, no- tocante ao seu mérito, verificar a eficiência e eficácia, com avaliação sobre a conveniência e a oportunidade do ato praticado.

Diante do exposto, percebe-se que a importância de se manter Sistemas de

Controle Interno está no fato deste ser instrumento obrigatório que auxilia a Gestão Pública e atua de forma preventiva de detectar as irregularidades.

O Controle Interno em sede pública merece ser sempre tratado como agente subsidiário para o adequado alcance dos objetivos sociais e políticos da organização, de forma a tornar eficaz e econômica a utilização dos recursos públicos, destacando a importância do planejamento orçamentário para tal propósito e resguardando os valores tradicionais de legalidade, moralidade e transparência.

Como forma de garantir probidade e transparência na gestão pública, a CRFB/1988, em seu art. 37, consagra as normas básicas regentes da Administração Pública direta e indireta e proclama os princípios constitucionais essenciais, a saber: princípio da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade e da eficiência.

O Princípio da Legalidade tem por objetivo submeter o Administrador Público, em toda sua atividade funcional, ao estrito cumprimento da lei, não podendo às exigências da lei se escusar, sob pena de praticar ato inválido, sob o ponto de vista jurídico, expondo-se à responsabilidade disciplinar, civil e criminal, conforme gravidade da falta cometida.

Conforme ensina Caio Tácito (1996) apud Moraes (2002, p.99):

O tradicional princípio da legalidade, previsto no artigo 5º, II, da Constituição Federal, aplica-se normalmente na Administração Pública, porém de forma mais rigorosa e especial, pois o administrador Público somente poderá fazer o que estiver expressamente autorizado em lei e nas demais espécies normativas, inexistindo incidência de sua vontade subjetiva, pois

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na Administração Pública só é permitido fazer o que a lei autoriza, diferentemente da esfera particular, onde será permitida a realização de tudo que a lei não proíba

O Princípio da Impessoalidade impõe ao Administrador Público a obrigatoriedade de praticar seus atos visando servir aos interesses públicos, e não seus próprios interesses, bem como pressupõe que toda ação seja praticada de forma impessoal, no sentido de que trata o inciso IV do art. 3.º da CRFB/1988: "sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade e quaisquer outras formas de discriminação."

Nas palavras de Meirelles (2005, p.91):

[...] o princípio da impessoalidade, referido na Constituição de 1988 (artigo 37, caput), nada mais é que o clássico princípio da finalidade, o qual impõe ao administrador público que só pratique o ato para o seu fim legal. E o fim legal é unicamente aquele que a norma de direito indica expressa ou virtualmente como objetivo do ato, de forma impessoal.

Conforme ensina, ainda, Moraes (2002, p.100), acerca do princípio da impessoalidade, "[...] as realizações administrativo-governamentais não são do agente político, mas da entidade pública em nome da qual atuou", ou, conforme consta expressamente no inciso III do artigo 2.º da Lei n.º 9.784/99: "Art. 2.º – [...]21 III - objetividade no atendimento do interesse público, vedada a promoção pessoal de agentes ou autoridades".

O Princípio da Moralidade impõe ao Administrador Público a obrigatoriedade de pautar sua conduta à moral comum, agindo sempre com honestidade,decoro e probidade.

Ou como ensina Celso Ribeiro Bastos (1998) apud Moraes (2002, p.101), oadministrador público deverá, "[...] no exercício de função pública, respeitar os princípios éticos de razoabilidade e justiça, pois a moralidade constitui, a partir da Constituição de 1998, pressuposto de validade de todo ato da Administração Pública".

O Princípio da Publicidade determina que o Administrador Público dê transparência aos atos por ele praticados, tornando de conhecimento público as atividades por ele executadas.

De acordo com Di Pietro (2006, p.89), "o princípio da publicidade [...] exige a ampla divulgação dos atos praticados pela Administração Pública, ressalvadas as hipóteses de sigilo previstas em lei".

O Princípio da Eficiência ordena que as atividades administrativas sejam exercidas com rendimento satisfatório, de forma rápida, com presteza e perfeição.

Citando Meirelles (2005, p.96), o princípio da eficiência é o dever que:

[...] se impõe a todo agente público de realizar suas atribuições com presteza, perfeição e rendimento funcional", ou seja, a função administrativa não deve ser desempenhada apenas a contento do que impõe a legislação, deve traduzir-se em "[...] resultados positivos para o serviço público e satisfatório atendimento das necessidades da comunidade e de seus membros.

Os princípios da Administração Pública visam justamente pautar, com base em

preceitos de ordem ética e moral, a ação do Administrador Público na gestão dos recursos públicos e prestação de serviços que atendam aos anseios da sociedade e propiciem o seu desenvolvimento.

Acrescenta-se, ainda, que, conforme elucida Meirelles (2005, p.658):

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A Administração Pública, em todas as suas manifestações, deve atuar com legitimidade, ou seja, segundo as normas pertinentes a cada ato e de acordo com a finalidade e o interesse coletivo na sua realização. Até mesmo nos atos discricionários a conduta de quem os pratica há de ser legítima, isto é, conforme as opções permitidas em lei e as exigências do bem comum.

Embora a legitimidade seja um dos elementos do ato administrativo, e não um

princípio, é de suma importância que seja mencionado, pois reconhece-se que o poder exercido pelo Estado está sendo exercido em conformidade com a lei e, por isso, é legítimo.

Dos princípios apresentados, os que guardam maior relação com Controle Interno na Administração Pública são: princípio da legalidade, vez que impõe ao Administrador Público a obrigatoriedade de fazer apenas o que a Lei ordena ou permite, conforme citação anterior; o princípio da publicidade, vez que o Administrador Público é obrigado a dar publicidade aos seus atos, facilitando o controle e acompanhamento de suas ações; e o princípio da eficiência, vez que impõe ao Administrador Público a obrigatoriedade de prestar os serviços com rendimento satisfatório e da forma correta, ou seja, que atendam as necessidades da sociedade, a contento e dentro do previsto em orçamento

III. COSIDERAÇÕES FINAIS

Um dos grandes problemas nas administrações públicas é a questão das irregularidades, sabe-se que o gestor público só pode fazer o que a Lei lhe permite, porém ocorre que às vezes por desconhecimento da legislação, e para agradar de uma forma ou de outra a população acaba cometendo irregularidades involuntárias, e quando estas são descobertas pelo controle externo trazem consequências negativas para a administração. A questão da auditoria interna é complexa, pois muitos municípios não vê a necessidade deste controle, já que cada setor controla seus atos, porém nem sempre conseguem averiguar seus próprios erros deixando a administração vulnerável a possíveis irregularidades, o fato é que quando se é realizado um trabalho de controle interno com competência e responsabilidade o poder executivo poderá desempenhar suas funções com maior segurança.

Com o objetivo geral de discorrer sobre o papel da controladoria interna na gestão pública municipal foi realizado este estudo, visando evidenciar o papel da controladoria interna municipal como instrumento que proporciona subsídios para assegurar o bom gerenciamento dos negócios públicos,pois sabe-se que para a viabilização das receitas municipais, de modo que não tragam problemas futuros para o gestor, é de fundamental importância o desempenho do papel do controlador interno, desta forma prima-se com com este estudo, conceituar controle interno na administração pública, definir o papel do controlador interno municipal , afim de apresentar diretrizes do controle interno de modo a realçar a importância do controle interno na adminstração publica, como fator inibidor de erros sem perder de vista suas limitações inerentes. Através da pesquisa dos referênciais teóricos conclui-se que o Controle Interno, no setor público, é o mecanismo que possibilita que a entidade monitore o cumprimento das metas previstas no Planejamento Orçamentário, comprove a legalidade e avalie os resultados obtidos, levando em consideração os princípios que norteiam a Administração Pública, controlando a gestão dos recursos públicos e servindo como base para os demais controles administrativos e ao Controle Externo e que em suma, o Controle Interno tem como propósitos básicos contribuir para maior eficiência, eficácia

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e efetividade da Gestão Pública e fornecer à sociedade informações que permitam o acompanhamento e avaliação do desempenho da Gestão Pública, tendo o princípio da legalidade como o que guarda maior relação com a controladoria interna, vez que impõe ao Administrador Público a obrigatoriedade de fazer apenas o que a Lei ordena ou permite,

Sendo assim pode – se entender que a Controladoria Interna Municipal é de grande importância para gestão, pois colabora para que os gestores consigam administrar seus gastos dentro lei, claro que dentro de suas limitações, afinal os gestores precisam estar comprometidos com esta legalidade.

IV - REFERÊNCIAS BIOGRÁFICAS: ABRANTES, José Serafim. LRF fácil – guia contábil da Lei de Responsabilidade Fiscal - apresentação. Brasília: Conselho Federal de Contabilidade – Instituto Ethos, 2001. BOYNTON, William C.; JOHNSON, Raymond N.; KELL, Walter G. Auditoria. 7 ed. São Paulo: Atlas, 2002 BRASIL - Ministério da Fazenda. A nova orientação institucional do sistema de controle interno, Brasília. CALIXTO, Giniglei Eudes; VELÁSQUEZ, Maria Dolores Pohmann. Sistema de Controle Interno na Administração Pública Federal. Revista Eletrônica de Contabilidade. Jul/2005 Disp. em: http://w3.ufsm.br/revistacontabeis/ anterior/artigos/vIInEspecial/a05vIInesp.pdf . Acesso em: 07 de janeiro de 2010 DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito administrativo. 19.ed. São Paulo: Atlas, 2006 http://www.forumpme.pr.gov.br/arquivos/File/TCC_CORINE_SUMSKI_SOUZA.pdf acesso em: 10 de outubro de 2011 http://www.fucape.br/premio_excelencia_academica/upld/trab/11/17.pdf acesso em:18 de outubro de 2011 http://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/Arquivos/seges/brasil_municipios/Inicio_18_12.pdfacesso em :19 de outubro de 2011 KOHAMA, Heilio. Contabilidade Pública: teoria e prática. 10ª ed. São Paulo: Atlas, 2006. LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de metodologia científica. 3.ed. São Paulo: Atlas, 1997. BRASIL. Lei Complementar Nº101, de 04 de maio de 2000. Lei de Responsabilidade Fiscal. MARQUES, Jales Ramos. Introdução à Lei de Responsabilidade Fiscal / Jales Ramos Marques ; adequação do conteúdo Rízia Guimarães, Mauricio Silva, Neyara Kelna. – Brasília : TCU, ISC, 2009.

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MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Municipal Brasileiro. São Paulo: Malheiros Editores Ltda: 1993. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito municipal brasileiro. 15.ed. São Paulo: Malheiros, 2006 MILESKI, Helio Saul. O controle da gestão pública. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2003. MORAES, Alexandre de. Direito constitucional administrativo. São Paulo: Atlas, 2002. SCHMIDT, Paulo. Controladoria: agregando valor para a empresa. Porto Alegre:Bookman, 2002. MÓDULO I CONTROLE INTERNO 1.3.2. Políticas Conjunto de declarações de caráter administrativo sobre as intenções da Administração em relação a um determinado tema. Guias de raciocínio, planejadas para a tomada de decisões em níveis inferiores, aplicáveis a situações repetitivas, canalizando as decisões para os objetivos estabelecidos. 1 3.3. Objetivos Planos e declarações estratégicas. O estabelecimento de objetivo. Procede sempre a escolha de metas. 1.3.4. Metas São alvos específicos, quantificados dentro de sistemas específicos e podem também ser denominados como metas operacionais, padrões operacionais, nível de desempenho ou resultados esperados. 1.3.5. Razoável Margem de Garantia Pode ser entendido como medidas de efetividade, a custos compatíveis, estabelecido evitar desvios ou restringi-los a um nível tolerável . 1.3.6. Medidas de Efetividade a Custos Razoáveis Comparam o valor do risco ou da perda potencial com o custo do controle respectivo. Controles eficientes permitem cumprir os objetivos de maneira correta e tempestiva com a mínima utilização de recursos.

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1.3.7. Estrutura de Negócios Nessa estrutura se situam os bens e mercadorias de propriedade da empresa, as funções de vender, faturar, cobrar e custodiar valores. Envolve os fluxos fisico, de procedimentos operacionais e documental. 1.3.8. Estrutura de Informação Onde são captados, processados e informados os movimentos do ciclo operacional da empresa, resultantes das atividades da estrutura de negócios. São processados e informados os dados relativos aos movimentos de : mercadorias e posição final dos estoques estatística de vendas realizadas e faturadas; posição de contas a recebe- cobranças do período; posição de caixa, etc

Envolve os fluxos de registros a análise dos dados. 1.3.9. Estrutura de Controle A estrutura de controle procura verificar a exatidão dos movimentos ocorridos em cada segmento da atividade, bem como as interpelações que comprovam que há: igualdade entre quantidades saídas do estoque e as quantidades faturadas , equivalência entre o valor das vendas a prazo faturadas, e o valor das entradas em

contas à receber; igualdade entre a redução do saldo das contas a receber e o movimento de cobranças

efetuadas;e equivalência entre as cobranças efetuadas e o montante do dinheiro recebido em

caixa. Envolve o fluxo de controles. 2. OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO 2.1. Salvaguarda dos Interesses Segregação de funções Sistema de autorização e aprovação Determinação de funções e responsabilidades Rotação de funcionários Carta de fiança Manutenção de contas de controle Seguro Legislação Diminuição de erros e desperdício Contagens físicas independentes

2.2. Precisão e Confirmação dos Relatórios Documentação fidedigna Conciliação Análise Plano de contas Tempo hábil Equipamentos

2.3. Estímulo à Eficiência Operacional

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Seleção Treinamento Plano de carreira Relatório de desempenho Relatório de horas trabalhadas Tempos e métodos Custo padrão Manuais internos Instruções formais

2.4. Aderência às Políticas Existentes Supervisão Sistema de revisão e aprovação Audìtoria Interna

3. PRINCIPIOS E FUNDAMENTOS Básicos 3.1. Seleção Custo x Beneficio O custo do controle não deve exceder aos benefícios que dele se espera obter. Os controles mais sofisticados (mais onerosos) devem ser utilizados para transações de valores relevantes, enquanto que os menos rígidos devem ser implantados para as transações menos importantes. 3.2. Definição de Autoridade e Responsabilidades Sistema de autorização e aprovação - compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos; Recomendável que a pessoa que autoriza não deva ser a que aprova; Funções e responsabilidades - determina para cada funcionário a noção exata de suas funções e responsabilidades do cargo; As atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização. As atribuições devem ser definidas em função de: assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; - detectar erros

e irregularidades apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da

empresa; Exemplos de atividades que necessitam da definição dos empregados responsáveis: aprovação e execução do processo de aquisição de bens e serviços (cotação de

preços, seleção de fornecedores e formalização de compra); certificação do recebimento de bens ou prestação dos serviços; validação da documentação fiscal do fornecedor para fins de pagamento (confrontação

com o contrato, ordem de compra, etc.); programação financeira do pagamento; guarda do talonário dos cheques em branco; preenchimento e assinatura dos cheques para pagamento; aprovação de vendas; preparo da nota fiscal de vendas, fatura e duplicatas;

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controle de cobrança de vendas a prazo recebimentos de numerários e preparação dos depósitos; controle dos registros de empregados; determinação dos valores a pagar aos empregados; controle físico sobre os ativos; registro contábil das operações da empresa.

3.3. Segregação de Funções Relativo à estrutura organizacional, procedimentos e atribuições de responsabilidades estabelecidas, a fim de identificar os segmentos em que a execução, o controle, a coordenação e o gerenciamento, devem ser divididos e isolados de maneira formal, evitando que o ciclo dos negócios permaneçam sob a direção de uma mesma pessoa. Separação das funções: técnicas comerciais administrativas de informatização financeiras recursos humanos

Segregando as atividades de maneira a distribuir responsabilidades pelas funções de: autorizar registrar custodiar analisar informar controlar e por natureza de atividade: planejar, coordenar e controlar.

Estabelece a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação (aprovação, execução e controle). 3.4. Rodízio de Funcionários Corresponde ao rodízio dos funcionários designados para cada trabalho; possibilita reduzir as oportunidades de fraudes e resulta, geralmente, no acréscimo de novas idéias. 3.5. Acesso aos Ativos A empresa deve limitar o acesso dos funcionários e seus ativos e estabelecer controles físicos sobrte esses, tais como: manuseio de numerário recebido antes de ser depositado em conta corrente; manuseio de cheques assinados; custódìa de ativos (caixa, títulos, estoques, imobilizado, etc.); local fechado para o caixa; guarda de títulos em cofre;

3.6. Justeza Busca a comprovação de que os acontecimentos, objetos da atenção do controle interno são justos no sentido de adequados, apropriados e pertinentes quanto às: delegações de atribuições e responsabilidades; estrutura empresarial estabelecida;

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políticas, diretrizes, normas e procedimentos elaborados; formas de recrutamento, interação e treinamento de pessoal; atividades desenvolvidas em relação aos objetivos, legislação, finalidade da empresa aos métodos e sistema de administração, registro, controle, análise e informações.

De forma a certificar que as operações efetuadas estão relacionadas com os negócios da empresa, que as informações produzidas são necessárias em função de aspectos legais, fiscais ou gerenciais, que as pessoas com poder ou conhecimentos necessários foram envolvidas no processo decisório, etc 3.7 Exatidão Assegurar que os registros, acontecimentos, fatos econômicos são exatos em relação aos seguintes aspectos: padrões, normas, legislação, etc, aplicável na situação; fórmulas e bases matemáticas pertinentes; formas e sistemas de registro, codificação, acumulação e publicação necessárias; delegações, assinaturas, poderes e autoridade formalmente definidas, etc.;

3.8. Completabilidade Assegurar que os fatos, acontecimentos, registros etc, envolvendo a empresa, não foram omitidos, no todo ou em parte. A completabilidade se faz presente, por exemplo, pela existência de documentação adequada e pertinente; pelo preenchimento de todos os campos da mesma, incluindo assinaturas e datas, pelo registro de todos os dados, pela utilização de numerações, séries numéricas, codificações, etc. 3.9. Eficácia Princípio voltado à comprovação de que foram adotados os procedimentos previstos para atingir os objetivos da empresa. Preocupa-se com a estrutura, normas, políticas, decisões, etc organizadas para a organização dos negócios. Quando esses fatores são tratados de forma inadequada, podem gerar despesas, custos, utilização indevida de tempo, não contribuindo para o atingimento dos objetivos, além de expor a risco o patrimônio da empresa. 3.10. Eficiência Verificar e comprovar que os procedimentos adotados pela empresa, seu processo decisório ,industrial e demais, ainda que eficazes, no sentido de cumprir seus objetivos, são de fato, eficientes, ou seja: executados com a melhor qualidade menor tempo possível com otimização dos recursos

O conceito de eficiência busca verificar também: pontos de estrangulamento e diminuição da velocidade do processo examinado, movimentos organizados de maneira pouco racional ou com falta de harmonia entre

seus componentes, resultando em desperdício de tempo, material e de recursos financeiros.

estruturas ou sistemas custosos, pouco condizentes com os objetivos ou capacidade econômica da empresa.

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4. RESPONSABILIDADE PELA IMPLANTAÇÃO E AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO Os administradores e gestores da organização são responsáveis pela implantação, manutenção e aperfeiçoamento de adequados sistemas de controle interno. Os auditores internos são responsáveis pela avaliação da adequação dos controles, e pela apresentação de recomendações e sugestões para o seu aprimoramento. Na função de planejar e organizar os controles é recomendável fazer-se uso de instrumentos administrativos, tais como: organogramas/funcionogramas descrição de funções e manuais de operação; fluxogramas Normas/manuais de procedimentos, etc.

5. AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Consiste em avaliar se o sistema estabelecido é adequado no sentido de assegurar com eficiência, eficácia e economicidade : a consecução de objetivos e metas estratégicos e táticos da organização; o cumprimento de normas e legislação; a proteção dos ativos; a organização interna e os procedimentos; a segurança fisica e lógica; a qualidade das informações, serviços e produtos; a obtenção e uso dos recursos financeiros, materiais e humano; a prevenção de erros, fraudes e desperdícios.

A avaliação do controle interno consiste em: identificar a existência de irregularidades ou erros, averiguando se os controles estão

aptos a detectá-los; identificar a inexistência de controles; emitir relatórios com diagnóstico e sugestões para a implantação ou o aprimoramento

desses controles. Para a consecução dessa avaliação é necessária a consolidação de informações adotando métodos apropriados. Na escolha da metodologia, o auditor deve considerar os fatores tempo de execução, segurança quanto às informações obtidas expectativa de que o trabalho realizado o levará a atingir os objetivos. A partir da avaliação do sistema de controle interno, o auditor determina a natureza, época e extensão dos procedimentos de auditoria. A metodologia de trabalho voltada para o estudo e avaliação dos controles internos visa atender a essas considerações e está assim distribuída: levantamento geral do sistema avaliação propriamente dita do controle interno; - realização dos testes de observância

Para a execução dessas etapas, são adotados os seguintes procedimentos: 5.1. Entrevistas e Levantamento As informações sobre o sistema de controle interno são obtidas através de leituras dos manuais internos de organização e procedimentos, conversa com funcionários da empresa, e inspeção física.

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Consiste em obter informações de como o sistema funciona, mediante discussão com as pessoas responsáveis pelo controle e pela fluxogramação. Algumas regras mínimas devem ser consideradas nessa etapa, tais como, realizar visitas aos locais de trabalho e observar o que fazem os empregados para controlar as operações; entrevistar as pessoas apropriadas e suficientemente informadas; evitar entrevistas de forma rotineira com perguntas diretas sobre determinado aspecto, etc A documentação dos controles internos constitui parte da bagagem de conhecimentos sobre as atividades da empresa, devendo, portanto, ser atualizada sempre que ocorre algo novo a respeito de suas atividades. As informações obtidas peio auditor sobre o controle interno da empresa devem ser documentadas nos papéis de trabalho podendo ser registradas através de memorandos narrativos, questionários padronizados ou fluxogramas. 5.2. Avaliação Após a análise e documentação do sistema de controle interno, deve ser procedida a sua avaliação, para determinar até que ponto é confortável para o auditor. Essa avaliação é realizada mediante a aplicação dos objetivos e princípios de controle interno; envolve os controles contábeis e os controles administrativos. Para tanto se faz necessária a identificação dos controles-chave do sistema, os quais sempre que funcionam eficazmente contribuem para que o sistema contábil, operacional e de informações gerem dados confiáveis. O resultado da avaliação do controle interno indicará as seguintes conclusões: o sistema de controle interno é adequado; o sistema de controle interno é adequado, podendo, entretanto, ser aprimorado; o sistema de controle interno é adequado, existindo, porém, fraquezas que deterioram e

podem vir a comprometer o sistema como um todo; o sistema de controle interno é inadequado, pois não atende aos princípios básicos

vitais para a obtenção de um sistema de controle interno mínimo. 5.3. Testes de Qbservância Consiste em se certificar de que o sistema de controle interno levantado é o que realmente está sendo utilizado. É um processo de confirmação de que os controles documentados são efetivamente seguidos e de forma adequada; visa acima de tudo, determinar se os procedimentos existentes e avaliados foram praticados, ao longo do tempo, de maneira uniforme. Caso o sistema em uso seja diferente do descrito nos manuais internos, o auditor deve alterar as informações sobre o sistema, anteriormente levantadas, de forma a ajustá-las à situação real existente. 6. LIMITAÇÕES DO CONTROLE INTERNO As limitações do controle interno são principalmente com relação a: conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa; os empregados não são adequadamente instruídos com relação ás normas internas; funcionários negligentes na execução de suas atividades.

7. CONTROLE INTERNO E FRAUDE

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Um adequado sistema de controle interno previne contra a fraude e minimiza os riscos de erros e irregularidades, porém não pode evitar que estas ocorram, se as diversas pessoas envolvidas no processo se puserem de acordo para cometer algum ato fraudulento. 7.1. Fraude A fraude pode ser caracterizada como o resultado de irregularidades e atos ilegais praticados contra a empresa, com manifesta intenção de seu autor. O termo fraude aplica-se a atos voluntários de: omissão ou manipulação de documentos, informações, valores e bens; adulteração de documentos, registros, demonstrações contábeis e informações;

A fraude pode ser praticada por pessoa da própria empresa, ocupando qualquer posição executiva, gerencial ou diretiva; ou por pessoa de fora, com ou sem a conivência de membros da empresa. A fraude pode ser perpetrada em benefício do fraudador ou da própria organização. Neste caso, lesando o acionista, o fisco, a comunidade, um fornecedor, banco ou outros interessados na atividade da empresa. 7.2. Fraudes Contra a Organização São aquelas caracterizadas por: desvio dos negócios da empresa praticados por empregados ou terceiros, privando-a de

lucros ou vantagens a que teria direito; apropriação indébita de dinheiro, bens, direitos ou valores da empresa, através de

manuseio malicioso de registros, informações e documentos; transações não autorizadas em nível adequado, possibilitando saques, transferências

de propriedades, de bens, concessão de descontos e vantagens a terceiros em prejuízo do patrimônio da empresa;

prática de exceções na política de preços, de pagamentos, concorrências, compras, etc em benefício de uma pessoa ou grupo de pessoas, da organização ou fora dela.

7.3. Tipos de Fraudes Não encobertas : são aquelas que o autor não considera necessário mascarar, porque o controle interno é muito fraco. Ex: retirada de dinheiro do caixa sem se efetuar nenhuma contabilização. Encobertas temporariamente : são feitas sem afetar os registros contábeis. Ex: retirar dinheiro proveniente de cobranças omitindo o registro delas de modo que o seu montante possa ser coberto com o registro de cobranças posteriores, e assim sucessivamente. Encobertas permanentemente : nessas situações os autores da irregularidade preocupam-se em alterar a informação contida nos registros e outros arquivos, para ocultar a irregularidade. 7.4. Prevenção da Fraude "'A prevenção da fraude compreende as medidas tomadas pela administração, através de um sistema contábil ou gerencial adequado e um controle interno apropriado para desencorajar a sua perpetração e limitar os riscos da empresa na hipótese da sua ocorrência. A fraude praticada pelo funcionário com aconivência de terceiros caracterizada pelo recebimento de comissões ou favores em decorrência do seu poder de contratação de

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determinado fornecedor ou prestador de serviços é uma das modalidades que mais dificil de ser provada de maneira formal. As estruturas de controles internos procuram incluir a custo suportáveis, medidas preventivas, algumas das quais exigindo uma abertura franca e objetiva do problema aos fornecedores e a todos os funcionários envolvidos no processo de compras (ex: circular proibindo os funcionários de receberem presentes de fornecedores). Medidas para reforçar o controle interno nessa área devem incluir a clara definição das normas internas ou da legislação ( no caso de empresas públicas) quanto aos procedimentos para o cadastramento de fornecedores, de preços, de produtos, e de condições de compra . Dentre as diversas normas empresariais necessárias para o combate a fraude citamos: rotação obrigatória dos empregados envolvidos com as atividades de compras,

pagamentos, etc, de maneira a evitar associações e cooperações entre os mesmos e os fornecedores.

sistema de carta de fiança ou de seguro fidelidade para os encarregados que mantem a guarda de numerários, valores, bens

impedimento definitivo para o exercício da função ou processo sumário de demissão para os funcionários nessas funções que vierem a se envolver em descumprimento das normas, etc.

8. CONTROLE INTERNO EM ALGUMA ÁREAS OPERACIONAIS Apresentamos a seguir, a título ilustrativo, alguns aspectos de controle interno relacionados com os procedimentos de diversas áreas da empresa. Outrossim, podem ser encontradas em publicações, particularmente nas que enfocam aspectos de Auditoria Externa, "Questionários de avaliação de controles internos", que dão ao auditor uma idéia dos pontos chaves de controle, desejáveis nas diversas áreas de uma organização. 8.1. Compra e Recebimento de Materiais Para obter-se um controle interno eficiente com relação aos procedimentos de compras, é fundamental que estas estejam segregadas das funções de recepção de mercadorias, contabilização e pagamento. Alguns dos aspectos a serem observados nesta área são os seguintes: existência de cadastro de fornecedores, contendo indicações dos respectivos produtos,

desempenhos em fornecimentos anteriores e outras informações julgadas convenientes;

um "Manual de Procedimentos de Compras" em que constam todos os procedimentos básicos do departamento;

uma definição clara de quem pode autorizar compras, tendo em vista o valor e a natureza das mesmas;

proibição do departamento de compras efetuar compras sem que tenha havido uma solicitação de outro departamento;

processamento de compras exclusivamente pelo departamento de compras; obtenção de um número pré-fixado de cotações para cada material , escolhendo-se o

fornecedor que ofereça melhores condições, dentro de critérios pré-determinados (preço, qualidade, condições de pagamento, etc.);

processamento das compras, de forma que estas possam ser analisadas a qualquer época (formação de dossiês);

"Pedidos de Compra" pré-numerados tipograficamente, mantendo-se controle sequencial dos mesmos;

emissão de "Pedidos de Compra" com cópias, fornecendo-se vias ao órgão controlador dos pagamentos (para conferência e aprovação da fatura), à unidade requisitante (para informação de que sua solicitação foi providenciada), à área de recepção de materiais (para conferências por ocasião do recebimento), etc.;

obtenção do "aceite" do fornecedor no "Pedido de Compra", após o mesmo ter sido devidamente autorizado;

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controle de "Pedidos de Compra" pendentes, visando acionar os fornecedores no caso de atrasos, bem como para o acompanhamento de entregas parciais;

conferência por ocasião do recebimento do material no que se refere a preços, especificações, quantidades, cálculos e somas da Nota Fiscal (Nota Fiscal x Pedido de Compra x Material) etc.;

emissão de "Relatório de Recebimento de Materiais", pré-numerado tipograficamente, em número adequado de vias (órgão financeiro, contabilidade, almoxarifado, etc.), devidamente assinados pelo responsável do recebimento;

encaminhamento do material ao almoxarifado imediatamente após a emissão do "Relatório de Recebimento de Materiais" ou da inspeção pelo controle de qualidade, caso este esteja previsto;

fluxo de informações que assegure a contabilização da obrigação, inclusão nos registros fiscais, etc.

8.2 Vendas e Expedições de Mercadorias É desejável nesta área, uma segregação entre as funções de venda, faturamento e despacho de mercadorias. Alguns aspectos de controle que devem ser observados são os seguintes: uma política definida para fixação do crédito por classe de clientes; aprovação por um funcionário autorizado, do limite individual de crédito de cada cliente ,

dentro da política estabelecida; aprovação dos pedidos de clientes pelo departamento de vendas e pelo setor de crédit0

e cobrança; emissão de "Pedido de Venda" interno em número de vias definido pelo sistema

adotado, fornecendo-se vias ao armazém (para separação do material), ao setor de faturamento (para emissão da Nota Fiscal) etc.;

conferências independentes do material a ser expedido; anexação dos canhotos, comprovantes de entrega de mercadorias, ao talão de notas

fiscais, - sistemática definida de conferência e aprovação de devoluções de clientes, bem como de reincorporação do material ao estoque;

fluxo de informações que assegure os lançamentos contábeis correspondentes a venda, inctusão nos registros fiscais, etc.

8.3 Contas a Pagar Na área de contas a pagar, devem estar segregadas as funç8es de aprovação, registro e pagamento de obrigações. Alguns aspectos de controle interno a serem considerados são os seguintes: atribuição de numeração consecutiva às faturas e registro em controle específico; controle de duplicatas ou outras obrigações por data de vencimento/ revisão dos documentos comprobatórios no que se refere a cálculos, somas, etc.; critérios definidos para formação de um processo de pagamento, o qual deverá ser

revisado antes de seu encaminhamento para aprovação; aprovação do processo de pagamento por funcionário autorizado controle numérico das "Notas de Débito", decorrentes de ajustes ou devoluções, e

autorização das mesmas à vista de documentos comprobatórios, por elemento não relacionado com o processamento das faturas, compras ou recepção de mercadorias;

confronto periódico entre o razão analítico de contas a pagar e o razão geral, por elemento independente do processamento das faturas;

conciliação de extratos de fornecedores por elemento independente e análise das pendências.

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8.4. Contas a Receber É conveniente, uma segregação entre as funções de escrituração de contas a receber, controles de duplicatas e recebimentos por caixa. Alguns aspectos que devem ser considerados nesta área são os seguintes: existência de um controle de duplicatas quanto a sua localização física (em carteira, em

bancos, com cobradores, etc.); controle das duplicatas em poder de cobradores por rneio de borderôs; prestação de contas diárias, se possível, por parte dos cobradores externos; confronto periódico entre o razão analítico de contas a receber e o razão geral, e com a

existência física de duplicatas; envio de extratos de contas aos clientes por elemento não relacionado com

recebimento,de valores; conciliação e análise das divergências, no caso de manifestação do cliente;

controle numérico das "Notas de Crédito" e aprovação das mesmas por elemento autorizado não relacionado com vendas ou recebimentos, à vista de documentos comprobatórios que assegurem a procedência de sua emissão;

contabilização de adiantamentos recebidos de clientes para entrega futura de mercadorias em contas distintas das de contas a receber;

preparação periódíca de relações de contas a receber por idade, investigando-se os valores em atraso;

baìxa de valores considerados incobráveis mediante aprovação por escrito de funcionário autorizado pela diretoria.

8.5. Pagamentos Alguns aspectos que devem ser considerados nesta área são os seguintes: - existência de uma política definida de aproveitamento de descontos; pagamentos por cheques nominais, excetuando-se valores de pequena monta que

devem ser pagos em dinheiro, de acordo com uso e costumes; controle da sequência numérica dos cheques emitidos, bem como dos cheques

Cancelados; emissão dos cheques somente após aprovação dos processos de pagamento por

funcionário autorizado; envio dos cheques para assinatura, acompanhados dos processos de pagamento; assinatura dos cheques por dois funcionários autorizados independentes, examinando e

rubricando cada um deles os documentos comprobatórios, por ocasião da assinatura; proibição de pagamentos sem fornecimento de recibo ou quitação pelo favorecido; emissão de resumo de pagamentos para conferência com os comprovantes e cheques

emitidos no dia, e posterior contabilização; manutenção de conta bancária específica para depósito do valor líquido da folha de

pagamento e pagamento aos funcionários. 8.6. Recebimentos 0 sistema de controle interno para recebimento de numerário deve estabelecer procedimentos que garantam que todos os valores recebidos são contabilizados. O numerário desviado antes da contabilização é muito mais difícil de ser detectado do que aquele que é registrado e posteriormente sonegado. Alguns aspectos de controle nesta área são: política de recebimentos através de bancos, sempre que possível; prática de cruzar os cheques recebidos e apor nos mesmos carimbo de endosso

restritivo; depósito intacto dos valores recebidos, não se utilizando valores recebidos para efetuar

pagamentos; atendimento de clientes pelo setor de crédito e cobrança, o qual envia as duplicatas ou

recibos ao caixa com protocolo, com o objetivo de dar baixa no controle de duplicatas

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em carteira e possibilitar posterior confronto, por elemento independente, do total de baixas com « o valor do depósito bancário do dia;

envio dos cheques recebidos pelo correio ao caixa através de relação, possibilitando confronto com o valor do depósito bancário dos recebimentos do dia;

comparação do valor do depósito dos recebimentos do dia com o valor das notas fiscais emitidas ou ita totalizadora de máquina registradora, no caso de vendas a vista;

envio da guia original do depósito bancário, devidamente autenticado pelo banco, junto com « a documentação ao contador, para conferência e contabilização;

contabilização de cheques recebidos de outras praças como numerário em trânsito. MÓDULO lI PAPÉIS DE TRABALHO 1. CONCEITUAÇÃO

Os Papéis de trabalho de auditoria constituem um registro permanente do trabalho efetuado pelo auditor, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões sobre os exames. É com base nos Papéis de trabalho que o auditor irá relatar suas opiniões, críticas e sugestões Observamos que diversos autores apresentam conceitos semelhantes sobre Papéis de Trabalho, baseados na definição dada pela Resolução CFC n° 321/72, no capítulo das Normas Relativas à Execução do Trabalho . Attie, por exemplo, substituiu alguns termos da Resolução por sinônimos, tais como, coligidos por obtidos e testemunho por evidência, mantendo inalterado o seu conteúdo, a saber: "Entende-se por Papéis de Trabalho o conjunto de formulários e documentos que contém as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrição dessas realizações, os quais constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento da sua opinião." (Auditoria: Conceitos e Aplicações - Attie, William, Ed. Atlas, 2a Edição, pág. 69). De sua parte, o Instituto dos Auditores Internos do Brasil - AUDIBRA ao tratar o tema, destaca o fato dos Papéis de Trabalho e o seu sistema de referenciação integrarem as Normas Profissionais de Auditoria e de corresponderem "a uma descrição das constatações do auditor, em cumprimento às instruções do programa de auditoria, completado por uma compilação das informações que incluem documentos, cópias de dados, listagens e mapas preparados pelo próprio auditor ou pelas áreas, cujos componentes significativos foram examinados pelo auditor." (Procedimentos de Auditoria Interna Organização Básica, AUDIBRA, 1991, pág. 180). Verifica-se que o CFC, devido à idade já avançada da referida Resolução, e o AUDIBRA, talvez por lapso dos redatores, nada mencionaram sobre o impacto da informática sobre os Papéis de Trabalho de auditoria, os quais estão sendo preparados cada vez mais em microcomputadores (laptops, notebooks, etc.). Ainda que uma auditoria seja totalmente informatizada e que alguns profissionais estejam sonhando com "paperless audit" (auditoria sem papel), entendemos que se deve manter a denominação de Papéis de Trabalho para os programas e arquivos armazenados em disquetes ou "winchester", bem como observar os mesmos procedimentos para sua preparação e manutenção da sua confidencialidade. Aliás, sobre a confidencialidade dos Papéis de Trabalho, o CFC é claro ao definir que "eles são de propriedade exclusiva e confidencial do auditor", enquanto o AUDIBRA é omisso a respeito, não só na publicação citada, como também nas Normas Brasileiras para o Exercício da Auditoria Interna, por ele editadas.

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Assim, para nós permanece uma dúvida no ar, quanto à aplicabilidade plena dessa regra pelos auditores internos, menos quanto à confidencialidade, mais pela "propriedade exclusíva", tendo em vista seu vínculo empregatício com a Organização na qual ele prepara seus Papéis de Trabalho, durante seus exames. 2..OBJETIVOS

2.1. Auxiliar na execução dos exames. 2.2. Evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas. 2.3. Servir de suporte aos relatórios. 2.4. Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhes relacionados com a auditoria. 2.5. Fornecer um meio de revisão por Superiores, para: determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar sobre a

solídez das conclusões emitidas; considerar possíveis modificações nos procedimentos de auditoria adotados, bem como

no programa de trabalho para o exame subsequente. 3..CONTEÚDO

Os Papéis de Trabalho devem ser preparados de modo que apresentem os detalhes importantes. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos, como resultado da elaboração imperfeita dos papéis. Por isso, os Papéis de Trabalho devem ser completos quanto a: informações e fatos relevantes; escopo do trabalho efetuado; fonte das informações obtidas; suas opiniões e conclusões.

Os Papéis de Trabalho devem ser preparados tendo-se em mente seu completo entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta dos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada. Assim, podemos considerar nossos Papéis de Trabalho completos e perfeitos, toda vez que tivermos possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com relação ao conteúdo:

a) os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem distribuídos?

b) todas as informações contidas nos Papéis de Trabalho são importantes para a formação de uma opinião sobre a área?

c) todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundídade do exame efetuado?

d) na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou do exame, foram consideradas todas as informações úteis para permitir um rápido entendimento?

e) todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos Papéis de Trabalho? f ) a omissão de alguma informação nos Papéis de Trabalho trará alguma consequência a

curto, médio ou longo prazo? 4. DIVISÃO E ARQUIVO DOS PAPÉIS DE TRABALHO Os registros dos Papéis de Trabalho, para cada serviço, compreendem duas seções principais: o arquivo Corrente, para cada período coberto pela auditoria; o arquivo Permanente, que contém informações úteis para um período de anos. Cada seção é parte necessária e integrante dos Papéis de Trabalho referentes a qualquer ano. Os arquivos Correntes são incompletos sem os Permanentes, visto que estes contêm trabalhos de auditoria e dados aplicáveis tanto ao ano corrente como a anos anteriores.

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4.1. Arquivo Permanente De modo geral, o arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesse para consulta sempre que se quiser dados sobre o sistema, área ou unidade objeto de auditoria. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos Correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados somente no Permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo Permanente tornarão tais duplicações desnecessárias. Os anexos juntados ao arquivo Permanente constituem parte integrante dos Papéis de Trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizados a cada exame. Material obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta Permanente separada, para fins de registro. Como cada serviço tem características próprias, o conteúdo do arquivo Permanente pode, naturalmente, variar. Assim, apresentamos a seguir, exemplos de material geralmente nele incluídos:

ponto de "pré-auditoria" a liquidar ponto de "pré-auditoria" liquidados organograma da área; atas de reunião da diretoria atas importantes de reunião dos dirigentes locais; memorandos de procedimentos; modelos de impressos e registros importantes; fluxogramas; manuais; etc.

4.2. Arquivos Correntes de Auditoria Os arquivos correntes de Papéis de Trabalho contêm o programa de auditoria, o registro dos exames feitos e as conclusões resultantes do trabalho de auditoria. Juntamente com o arquivo Permanente, os Papéis de Trabalho Correntes devem constituir um registro claro e preciso do serviço executado. Com exceção de certos casos, não é prática usar modelos padronizados de Pepéis de Trabalho, nem prescrever as informações que devem constar nos papéis. Os Papéis de Trabalho devem ser delineados e elaborados de forma que apresentem detalhes importantes à atenção de quem os use ou examine. Uma auditoria envolve tantos detalhes que itens importantes podem passar despercebidos como resultado da elaboração insatisfatória de Papéis de Trabalho. Os papéis devem ser organizados de forma que facilitem o confronto de dados relacionados entre si. Para tanto, a estrutura em que são enquadrados é, em linhas gerais, a seguinte: 4.2.1. Folhas Índices São papéis que apenas listam as várias áreas alvo dos exames de auditoria e a referência do Papel de Trabalho onde podem ser encontradas as evidências dos exames e dos levantamentos executados. 4.2.2. Folhas Mestras de Trabalho Usualmente, há uma folha mestra separada para cada área importante dos exames. Essas folhas mestras resumem as áreas individuais de exames e dão informações gerais. Por exemplo, a folha mestra para exame na área de Bancos pode indicar apenas os saldos contábeis por natureza de contas (movimento, arrecadação, pagamentos, etc.) 4.2.3. Folhas Subsidiárias Usualmente, há uma ou mais folhas de detalhe em apoio de cada folha mestra, na qual é registrado o trabalho de auditoria e se documentam as informações obtidas. Essas folhas contêm o registro da análise e testes efetuados, e devem trazer a opinião do auditor quanto ao

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resultado alcançado. Sub folhas de detalhes devem ser preparadas quando necessárias para testes dos ' dados que comprovam as transações ou para efetuar outros trabalhos de auditoria necessários. 4.2.4.Organização Para arquivamento dos Papéis de Trabalho Correntes é aconselhável que as pastas individuais sejam de pequeno volume, de modo a facilitar o manuseio. Por conseguinte, os papéis devem ser distribuídos em tantas pastas quantas forem necessárias, dependendo do vulto do trabalho. A seqüência dos papéis, não obstante o número das pastas individuais, deve ser relativamente uniforme para todos os trabalhos. Sugere-se a seguinte ordem lógica: Relação de pontos de auditoria identificador; Rascunho do Relatório Registro das horas aplicadas (Controle de Horas); Folhas de revisão do trabalho, com os pontos levantados a completar/completar; Folhas Índices; Folhas Mestras; Folhas Subsidiárias.

4.2.5. Considerações Gerais Cada Papel de Trabalho deve ter um cabeçalho mencionando o nome da área ou sistema, o tipo de exame objeto, a denominação do Papel de Trabalho e a data do exame. É colocado no canto superior direito da folha o número do índice adequado. Se o papel consistir de mais de uma página, isto é indicado numerando-se cada página "1 de 3", "2 de 3", etc. Cada papel deve ser assinado e datado pelo auditor, de tal maneira que fique identificado o seu trabalho. Os Seniores ou Coordenadores de auditoria assumem a responsabilidade pelos Papéis de Trabalho preparados pelos auditores sob sua orientação e devem indicar seu exame e aprovação do trabalho, apondo seu visto em cada papel. Nitidez e exatidão são requisitos essenciais no preparo de todos os Papéis de Trabalho, visando que sejam facilmente examináveis e que proporcionem um registro claro do trabalho efetuado. É preferível usar espaço duplo em memorandos e usar várias folhas de papel, a aglomerar muitas informações em uma só folha. Folhas mestras e subsidiárias devem, da mesma forma e preferivelmente, ser elaboradas usando-se espaço duplo; deve-se tomar cuidado para não escrever informações entre as linhas e " nas margens. A fim de facilitar a reprodução fotográfica, não se deve fazer quaisquer anotações w1 no verso dos Papéis de Trabalho, visto que podem ser omitidas no processo de reprodução.

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MÓDULO IIl RELATÓRIO DE AUDITORIA 1. Finalidade e Importância A finalidade dos relatórios de auditoria é conhecimentos dos problemas existentes nas recomendações dos auditores para a solução. propiciar aos membros da administração diversas áreas da empresa, bem como das 0 relatório é o meio oficial utilizado pela auditoria para comunicar o resultado de seus exames. 0 relatório de auditoria é importante para: o leitor; o pessoal executivo envolvido; - o auditor.

1.1. Importância para o Leitor auxiliar na avaliação das operações sobre as quais ele é responsável; - ele se utiliza do

relatório como base para suas decisões. 1.2. Importância piara o Pessoal Executivo Envolvido o relatório de auditoria discute atos de pessoas. Pode indicar que o controle interno é

fraco, ocorreram falhas, ou que as operações contábeis não são boas. Estas coisas não acontecem por si; são motivadas por pessoas;

o relatório é um meio utilizado para julgar como as pessoas estão desempenhando suas funções.

1.3. Importância ara o Auditor reflete o seu trabalho e de toda a auditoria interna. Se os pontos e recomendações não

forem apresentados de forma a resultarem em ação, o bom trabalho de auditoria será de pouco valor;

o relatório é a principal indicação, pelas qual a administração julga a utilidade do trabalho da auditoria;

independentemente de ser bom auditor e confeccionar ótimos papéis de trabalho, você será julgado pelos relatórios que faz.

2. TIPOS DE RELATÓRIOS E CARACTERÍSTICAS BÁSICAS 2.1. Relatórios Preliminares (memorandos de casos especiais) São utilizados relatórios preliminares para levar pontos importantes à atenção da administração, antes que o relatório final seja emitido, ou como relatórios periódicos das auditorias em andamento. São apresentados geralmente na forma de memorandos internos ou cartas. É recomendável que os pontos apresentados em relatórios preliminares sejam sumarizados no relatório final. 2.2.Relatórios sobre Pontos de Auditoria n Recomendações Este é o relatório final de uma auditoria especifica. Inclui algumas informações introdutórias e cobre o escopo dos exames, pontos de auditoria e recomendações.

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3. PONTOS DE RELATÓRIO - ESTRUTURA 3.1. Título do Ponto indica de forma resumida o conteúdo do ponto; - não deve ser extenso; deve-se evitar palavras ou frases com duplo sentido.

3.2. Breve descrição da Situação indica a situação encontrada; apresenta se há ou não rotina sobre o assunto.

3.3. Comentários sobre a Falha apresenta um breve resumo sobre a falha; - indicam a Área ou Áreas responsáveis pela

ocorrência 3.4. Exames servem para ilustrar a falha; oferecem meios para localização e correção; utiliza-se quadros ou redação por extenso, dependendo da quantidade de exemplos.

3.5. Implicações reportam a conseqüências passadas ou futuras.

3.6. Recomendações indica expressamente quem deve tomar providências sugere, não manda - o gerente deve avaliar aplicabilidade; quando envolve alteração de procedimentos, a área de Sistemas recebe cópia.

4. CONTEÚDO E PREPARAÇÃO DO RELATÓRIO 4.1. Conteúdo 4.1.1. Relatório por exceção A idéia de administração por exceção pode ser aplicada à redação de relatórios de auditoria. Desde que as operações sejam efetuadas de acordo com os planos, não há necessidade de consideração à alta administração. O executivo recebe relatórios apenas sobre assuntos excepcionais, relacionados com sumários dos resultados das operações. Dessa maneira, ele presumirá que as atividades estão correndo normalmente, a não ser que receba um relatório em contrário. Ao relatar por exceção, tenha cuidado para não desenvolver uma atitude negativa. Comente ligeiramente sobre itens que estão excepcionalmente bem geridos. Não é suficiente deixar de criticar os itens falhos para indicar uma condição satisfatória. 4.1.2. Informações Introdutória As informações introdutórias indicam a natureza dos assuntos contidos no relatório. Consistem, basicamente, em : destinatário; título do relatório; componente organizacional auditado; período auditado; data da última auditoria;

Um índice é bastante útil no caso de um relatório longo. Inclua uma seção dando um breve relato das modificações operacionais ocorridas desde a última auditoria. Em primeiras auditoria inclua alguns informes históricos. Esta seção auxiliará o leitor a avaliar melhor o conteúdo do relatório. Quando o relatório for de uma auditoria operacional, dê uma breve descrição das

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atividades do departamento. Descreva o objetivo do departamento, quantidade de empregados e gastos anuais. 4.1.3. Escopo dos Exames Nesta seção a convença o leitor de que ele pode confiar no relatório, mas faça-o sem dar satisfação detalhada de cada passo dos procedimentos de auditoria. Uma breve descrição das áreas auditadas é o suficiente para as auditorias correntes. Mais detalhes são necessários para primeiras auditorias. O relatório não precisa, geralmente, referir-se à extensão da verificação ou aos procedimentos de auditoria. A administração geralmente não conhece em profundidade os princípios de auditoria e portanto não está em posição de julgar a adequação da extensão da auditoria. 4.2. Preparação Com preparação apropriada faz-se o relatório menor e mais fácil. Assegura, também, que o relatório esteja completo e exato. Faça a preparação no campo, antes de redigir o relatório. Se precisar de informações adicionais, estas serão obtidas mais facilmente. Os passos a serem ¡ seguidos, são: A qualquer momento que uma exceção é encontrada durante a auditoria, anote-a em

ume folha de resumo. Ao lado ou abaixo de cada exceção, coloque sua recomendação. No final do serviço de campo revise as exceções e recomendações. Esteja seguro de

que possui os dados completos de cada exceção nos papéis de trabalho. Esteja seguro dos fatos. Nada diminui mais a confiança da administração na auditoria

interna, como a apresentação de fatos distorcidos no relatório. Marque uma reunião com a administração local. Apresente seus pontos e

recomendações. Cite alguns pontos de elogio juntamente com os de falhas apuradas. Peça-Ihe recomendações. Se aceitá-las, dê-Ihes crédito no relatório.

Esta discussão com a. administração local pode alterar suas idéias. A ligação íntima da administração com os assuntos pode revelar imperfeições em suas opiniões ou demonstrar fatos adicionais que façam impraticáveis suas recomendações. Tente chegar a uma conclusão de qual a melhor recomendação para cada exceção. Se não conseguir isto, apresente os pontos de vista da administração e os seus no relatório. Anote nos papéis de trabalho os resultados da discussão. 5. TÉCNICAS APLICÁVEIS À REDAÇÃO 5.1.1. Use Linguagem Simples Você está escrevendo para alguém que conhece e que o conhece. Seja autêntico. Escreva do modo como você fala. Dite o relatório se for possível. Mantenha o palavreado simples, específico e forte. Palavras compridas não são objetáveis porque são longas, assim como palavras incomuns. Porém, quando elas se sucedem constantemente, cansam. Não tenha receio de repetir uma certa palavra, se ela Ihe parece ser a única que expressará simples e claramente a sua idéia. Evite a utilização de termos contábeis e de auditoria que possam confundir o leitor. Nunca presuma que os relatórios enviados à administração serão lidos por pessoas que são tão familiares a termos contábeis/técnicos como você. Quantas pessoas fora do Departamento de Auditoria sabem o que é tecnicamente "passo", "circularização" e "controle interno"? Oriente seus relatórios na direção do leitor com menor conhecimento de linguagem técnica. Não utilize palavras vagas, seja específico. A expressão, "O Almoxarifado da Unidade X parece excessivo", é vaga. A maioria dos executivos tem consciência de custo. Interprete a situação

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sob o aspecto de economia que sua recomendação poderia causar, se seguida. Diga "uma redução no Almoxarifado da Unidade X aumentará o capital de giro em R$ 100.000,00 e propiciará 5.000 de espaço adicional para armazenagem". Não faça rodeios. Evite expressões do tipo "parece" e "os testes indicaram". Elas soam como se você não estivesse seguro de si. Use "constatamos" ou "acreditamos". Tenha um bom dicionário. Não se constranja em usá-lo. Ele o auxiliará a user pelavr~s qu0 reflitam os seus pensamentos com precisão. 5.1.2. Use sentenças curtas Mantenha curtas suas sentenças. Elas não deveriam exceder a média de 18 a 20 palavras. Você provavelmente não fala através de sentenças longas. Por que escrevê-las? Às Vezes as sentenças longas são necessárias. Contudo, é mais fácil manter a clareza de expressão usando duas ou três sentenças curtas. A sentença curta tem mais forma. Acorda o leitor. Formule suas idéias ao leitor, uma de cada vez. Quando você tiver muitas idéias para relatar, resista à terìtação de ligar uma às outras por palavras com "e", "mas", "ou", "contudo". Muitos conectivos confundem o leitor. Quando você concluir uma idéia, encerre o período e inicie outra sentença. Sentenças longas para explicar outras confundem o leitor. Uma longa expressão entre o sujeito e o verbo quebra a continuidade e força o leitor a voltar e reler a sentença para captar a idéia. Divida o relatório em parágrafos curtos. Parágrafos curtos e breves . Permitem interrupções na leitura, sem quebra do entendimento geral. 5.1.3. Use Palavras Pessoais e Ativas Use a voz ativa no lugar da passiva. Use pronomes pessoais e os verbos ativos virão em consequência. Isto auxiliará a humanizar a redação. A voz passiva faz com que o leitor converse com a parede em vez de alguém. No lugar de "é recomendável" tente "recomendamos" e para "referência é feita a", use "referimo-nos a". 5.1.4. Adapte sua Redação ao Leitor Desenvolva a habilidade de se conscientizar da maneira como as palavras soarão ao leitor. Esclareça as áreas em que você sinta que o leitor terá dificuldades para entender ou para se convencer de seus argumentos. Redija seus relatórios com tato e de maneira digna. A finalidade principal da auditoria é fornecer dados para melhoria. Assim, não bata demais nos assuntos que reflitam alguma fraqueza. Não dê a idéia de que todas as operações auditadas são ineficientes, a não ser que o sejam. A crítica, mesmo a construtiva, deve ser expressa em linguagem diplomática. A crítica f~ta sem cuidado faz surgir um antagonismo indesejável. A auditoria pode constatar que uma recomendação feita no retatório anterior não foi adotada. Pense duas vezes antes de usar uma linguagem mais vigorosa para reiterar a recomendação. Revise o relatório anterior, pois possivelmente a recomendação não tenha sido clara ou convincente; veja se a recomendação merece ser reiterada. Quando redigir um relatório de auditoria, lembre-se que o leitor, como o (ciente, sempre tem razão. Se o leitor achar que o relatório é inócuo e desinteressante, então ele será inócuo e desinteressante. 5.2 Técnicas para Redigir Comece a escrever o relatório enquanto ainda estiver no serviço. Tente decidir quais exceções e recomendações você deseja colocar no relatório antes de sair do campo. A exata redação do relatório poderá ser aperfeiçoada depois.

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5.2.1. Pense Delineie o relatório proposto. Distribua os títulos das seções do relatório. Sob cada título coloque descrições de cada idéia que você pretende incluir naquela seção. 5.2.2. Pesquise Depois que voltar para o escritório revise suas recomendações novamente. Estude outros relatórios de auditoria para ver como problemas similares foram tratados. Consulte as bibliotecas da auditoria e da companhia, se necessário. 5.2.3. Escreva o Primeiro Rascunho Escreva o primeiro rascunho do relatório tão logo você termine a auditoria. Os problemas surgidos no decorrer da auditoria ainda estarão frescos em sua mente. 5.2.4. Reescreva 0 primeiro rascunho raramente é um bom relatório. O bom relatório resulta do desejo do autor em editar e reescrever tantas vezes quantas necessárias para se convencer que a versão final é a melhor. Esteja atento para que o relatório esteja com os cinco "C's" da boa redação 1 correção, conclusão, clareza, concisão e cortesia. 5.2.5. Edição · Submeta o seu rascunho final ao supervisor somente após estar na forma final. Ele poderá fazer algumas sugestões que modificarão o relatório. 5.2.6. Digitação do relatório Tenha o relatório digitado em papel de boa qualidade. Coloque os relatórios mais extensos em uma espécie de pasta. 5.2.7. Revisão Leia o relatório depois digitado e assegure-se que não existem erros tipográficos. A e eficiência de um relatório de auditoria pode ser diminuída por erros de digitação que distraem a atenção do leitor. 5.2.8. Geral A redação de bons relatórios não é algo que possa ser conseguido pela memorização de algumas regras. A boa redação exige muita aplicação. Quanto mais relatórios você escrever, mais fácil fica escrevê-los bem.

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ESTUDO DE CASO Nº 01/2016 - CASOS PRÁTICOS DE AUDITORIA 1.1 RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA a) Com base nas informações, razão contábil e extrato bancário disponíveis, você foi contratado para assessorar o contador da empresa auditada para:

i) Elaborar a reconciliação bancária para 31 de dezembro de 2009 antes dos lançamentos de ajustes contábeis.

ii) Preparar o(s) lançamento(s) contábil (eis) para ajustar o razão analítico e diminuir as possibilidades de questionamentos do auditor.

iii) Elaborar a reconciliação bancária ara 31 de dezembro de 2009 após os lançamentos de ajustes contábeis.

b) Em decorrência dos testes e revisões de auditoria efetuada sobre as demonstrações contábeis do exercício encerrado em 31 de dezembro de 2009, o auditor constatou, em 20 de fevereiro de 2010, os seguintes fatos, relacionados com a movimentação da conta bancária da SERRAS S/A:

i) Desde setembro de 2009, o contadora, Sr. Eliane Rondon, não prepara as reconciliações bancárias, por falta de tempo.

ii) Consta no extrato bancário em 1º de outubro de 2009, um débito bancário de $ 20.000, não contabilizado até 20 de fevereiro de 2010. O gerente financeiro informou ao auditor que se refere aos encargos bancários pelo desconto de duplicatas, liquidadas no próprio mês de outubro. Informou também que acha que o valor não está correto, mas nenhum funcionário confere as taxas e encargos debitados pelo banco, por falta de tempo e de conhecimento em matemática financeira.

iii) Os cheques nos 13412 e 13413, incluídos no extrato no mês de dezembro, foram corretamente contabilizados, sendo examinados e localizados pelo auditor no razão contábil analítico no mês de novembro.

iv) O cheque nº 13419 foi emitido para adiantamento de salário a um funcionário. Entretanto, até 20 de fevereiro de 2010 não foi contabilizado e descontado do salário de funcionário, por falha de comunicação entre os setores envolvidos. O responsável pela preparação da folha de pagamento desconhecia a existência desse adiantamento, aprovado pelo Diretor Comercial.

v) Os cheques nos 13421, 13422 e 13423 foram emitidos e corretamente contabilizados em 31 de dezembro de 2009, mas foram apresentados no extrato somente em 2 de janeiro de 2010.

vi) O cheque nº 13424, no valor de $ 8.500, refere-se ao pagamento de uma compra de mercadorias para revenda, adquiridas a prazo, em 28.11.2009. Foram revendidas durante o mês de dezembro, sendo contabilizados corretamente as receitas e os tributos sobre as vendas. A compra não foi contabilizada, visto que a responsável pela escrituração fiscal esqueceu de incluir a nota fiscal na relação enviada para a contabilidade. O ICMS recuperável nessa compra foi de $ 1.530, estando corretos os saldos apurados nos livros fiscais, que são conferidos com os saldos contábeis.

vii) O auditor constatou um depósito de $ 18.000 que consta no extrato bancário em 18 de novembro de 2009, não contabilizado. Em decorrência dessa constatação, em 22 de fevereiro 2010, o gerente financeiro manteve contato com o gerente do banco e concluiu que o crédito efetuado pelo banco refere-se à liquidação de um duplicata emitida contra o cliente Paga Em Dia Ltda., também não contabilizada por falha de comunicação entre os setores. O gerente financeiro informou o auditor que a duplicata estava em poder do advogado para cobrança, indevidamente, visto que o cliente pagou o vencimento.

viii) Em 31.12, foram descontadas duplicatas, no total de $ 30.000. O banco efetuou dois avisos de crédito em conta corrente, no total de $ 29.000, sendo que a diferença refere-se aos encargos bancários cobrados pelo desconto dos títulos, que venceram

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durante o mês de fevereiro. Tais encargos financeiros não foram contabilizados até 20 de fevereiro de 2010.

EXTRATO BANCÁRIO – BANCO ABC S/A EMPRESA SERRAS - Período de 01 de 31 Dezembro de 2010 DATA HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO 30.11.2009 Saldo transportado 121.500 01.12 Cheque nº 13415 4.300 117.200 Cheque nº 13412 7.000 110.200 Cheque nº 13413 6.500 103.700 Cheque nº13416 5.000 98.700 02.12 Depósito 7.000 105.700 Cheque nº 13417 3.000 102.700 Cheque nº 13418 2.000 100.700 10.12 Depósito 5.000 105.700 Depósito 3.000 108.700 20.12 Cheque nº 13419 1.500 107.200 Cheque nº 13420 3.500 103.700 28.12 Depósito 14.300 118.000 Cheque nº 13424 8.500 109.500 Depósito 17.000 126.500 31.12 Aviso de crédito 9.000 135.500 Cheque nº 13425 2.000 133.500 Cheque nº 13428 7.500 126.000 Aviso de crédito 20.000 146.000 31.12 Saldo conforme estrato 146.000 RAZÃO CONTÁBIL ANALÍTICO Conta 01234 Disponibilidades bancárias BANCO ABC S.A. DATA HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO 30.11.2009 Saldo transportado 110.000 01.12 Cheque nº 13415 4.300 105.700 Cheque nº 13416 5.000 100.700 02.12 Depósito 7.000 107.700 Cheque nº 13417 3.000 104.700 Cheque nº 13418 2.000 102.700 10.12 Depósito 8.000 110.700 20.12 Cheque nº 13420 3.500 107.200 28.12 Depósito 14.300 121.500 Cheque nº 13421 5.500 116.000 Depósito 17.000 133.000 31.12 Cheque nº 13425 2.000 131.000 Aviso de crédito 30.000 161.000 Cheque nº 13422 1.500 159.500 Cheque nº 13423 2.500 157.000 Cheque nº 13428 7.500 149.500 31.12 Saldo Contábil 149.500 1.2 RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA – SOLUÇÃO

1. Reconciliação bancária de 31 de dezembro de 2009, antes dos lançamentos de ajustes contábeis

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EMPRESA SERRAS S/A Reconciliação bancária do mês de dezembro de 20X0 Conta 01234 – Disponibilidades bancárias Conta Corrente Banco ABC S/A.

$

A – Saldo conforme razão contábil 149.500 G- 31.12.2009 – Saldo conforme extrato 146.000 Feita por: Srª Eliana Rondon – Contador Aprovada por: Dr. José Mendes – Diretor Administrativo Financeiro

2. Lançamentos de ajustes contábeis Histórico Débito Crédito Histórico

Débito Crédito Histórico Débito

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Crédito Histórico Débito Crédito Histórico Débito Crédito Histórico Débito Crédito

3. Reconciliação bancária de 31 de dezembro de 2009, após os lançamentos de ajustes contábeis

EMPRESA SERRAS S/A Reconciliação bancária do mês de dezembro de 2009 Conta 01234 – Disponibilidades bancárias Conta Corrente BANCO ABC S/A

$

A – Saldo conforme razão contábil 136.500 G-31.12X0 – Saldo conforme extrato 146.000 Feita por: Srª Eliana Rondon – Contadora Aprovada por: Dr. José Mendes – Diretor Administrativo Financeiro

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1.3 RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA – II SERRAS S/A. – continuação Resumo das falhas nos sistemas contábeis e de controles internos Com base nas informações do caso prático anterior, efetue um resumo das falhas nos sistemas contábeis e de controles internos que devem ser reportadas pelo auditor. 1.3 RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA II – SOLUÇÃO

ANEXOS

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ROTEIRO DE AUDITORIA NO SETOR PÚBLICO

FASES DO TRABALHO DE AUDITORIA

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA Verificar se: 1 - O orçamento do órgão e reformulações foram aprovados nos termos das normas legais vigentes. 2 - A receita está evidenciada em relação a cada uma das fontes previstas na legislação. 3 - A despesa está discriminada de acordo com a Funcional Programática por categoria econômica, por elemento e por subelemento de despesa. 4 - Os registros e controles de créditos são executados de acordo com o orçamento e os créditos adicionais. 5 - Há registros dos créditos orçamentários e adicionais de Controle Orçamentário. 6 - São levantados Demonstrativos mensais da Execução Orçamentária e Financeira. 7 - Na execução orçamentária é adotado registro para cada elemento e subelemento de despesa. 8 - A despesa compromissada não excede aos limites orçamentários. 9 - Há despesa realizada sem cobertura orçamentária. 10 - Os limites para abertura de créditos adicionais fixados estão sendo obedecidos.

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11 - Os recursos disponíveis indicados para abertura de créditos adicionais guardam obediência às normas vigentes. 12 - O superávit financeiro e o excesso de arrecadação foram calculados corretamente. 13 - As despesas de investimentos está contemplada no Plano Plurianual de Investimento. 14 - Houve reembolso de despesas. 15 - Os aluguéis estão avaliados pelo Departamento de Viação e Obras Públicas. EMPENHO Verificar se: 1 - A autorização do empenho foi dada por autoridade competente (ordenador de despesa). 1-a - A nota de empenho está assinada pela autoridade competente (ordenador de despesa). 2 - O empenho de despesa é prévio em relação à data da respectiva nota fiscal do fornecedor. 3 - O empenho foi emitido de acordo com a Lei, ou seja, contém nome do credor, especificação da despesa por categoria econômica e por funções, saldo anterior e atual e valor da despesa efetuada. 4 - O empenho não excedeu ao limite de créditos concedidos. 5 - É adotada a sistemática de empenhos globais e estimativos e se existe controle dos seus saldos. 6 - Está havendo parcelamento de despesa para evitar licitação. 7 - Está sendo entregue ao credor uma via da nota de empenho. 8 - As notas de anulação de empenho emitidas tem autorização do ordenador de despesa e qual o motivo de sua emissão. 9 - O valor da anulação foi lançado à conta de dotação específica. LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO Verificar se: 1 - A despesa foi empenhada previamente e, no caso de restos a pagar, estava devidamente inscrita. 2- A despesa decorrente de contrato, acordo, convênio ou ajuste guarda conformidade com o respectivo termo. 3 - Antes da liquidação da despesa foi efetuada a verificação do direito adquirido do credor. 4 - Houve conferência dos dados da nota fiscal do fornecedor / prestador de serviços com os dados da nota de empenho. 5 - Houve verificação da aposição de carimbo e identificação do responsável atestando o recebimento do material e/ou serviço.

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6 - Foram confirmados: a origem e o objeto do pagamento, a importância a pagar e quem se deve pagar. 7 - Foi emitida nota de autorização de pagamento, contendo todos os dados necessários à realização do pagamento, indicando o nome do credor, endereço, total das despesas, descontos, valor líquido a pagar, número de empenho, espécie, data, demonstração do saldo, local, data e nome do responsável. 8 - Havendo anulação parcial do empenho, se esta foi devidamente justificada no processo. 9 - O pagamento foi autorizado pela autoridade competente. 10 - Consta do processo toda documentação exigida (nota fiscal, fatura, recibo, guia, nota de pagamento, etc.) e a mesma está emitida em nome do credor e se preenche os requisitos legais. 11 - Os pagamentos efetuados por banco conferem com os lançamentos contábeis e com o extrato bancário. 12 - No caso de prestação de serviços estão sendo efetuadas as devidas retenções e seus respectivos recolhimentos. RECEITA Verificar se: 1 - O produto da arrecadação está sendo transferido para o Banco do Brasil, dentro dos prazos estabelecidos na legislação. 2 - São aplicadas penalidades aos bancos que excedem os limites dos prazos estabelecidos para a transferência das arrecadações para o Banco do Brasil. 3 - O Banco do Brasil está encaminhando ao órgão de controle os avisos de crédito e as respectivas cópias dos recolhimentos efetuados pela rede bancária. 4 - Os documentos comprovantes de arrecadação descriminam os dados necessários ao controle do fluxo financeiro. 5 - Os documentos de arrecadação estão devidamente arquivados e se referem à arrecadação e recolhimento da receita. 6 - O órgão mantém a escrituração da receita arrecadada. 7 - Há impropriedades na classificação e escrituração da receita orçamentária e extra-orçamentária. 8 - A movimentação dos recursos colocados à disposição do órgão foi todo registrado. 9 - Há elaboração de boletim de arrecadação. 10 - Há controle da arrecadação efetuada pelos bancos credenciados. 11 - Há conciliação entre a contabilidade e os Boletins de Arrecadações.

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CAIXA E BANCOS CAIXA Verificar se: 1 - Juntamente com o tesoureiro ou chefe do setor financeiro, os valores que compõem o saldo existente, relacionando dinheiro, cheques, títulos, vales, etc., o saldo confere, elaborando documento de conferencia de caixa. 2 - Os valores recebidos por caixa são regularmente depositados na conta única do Banco do Brasil. 3 - As entradas de numerário são comprovadas por guia de recolhimento ou outro documento hábil. 4 - As guias de recolhimento são numeradas tipograficamente e em seqüência, são autenticadas e se suas cópias são arquivadas por ordem de entradas. 5 - Há existência de saldo elevado de caixa e porque ocorre. 6 - Os cheques de terceiros são nominais ao Órgão e cruzados no ato do recebimento. 7 - Há controles de cheques, ordens de pagamento e boletins de crédito. 8 - Os cheques, ordens de pagamento e boletins de crédito são assinados por quem de direito. 9 - Os pagamentos efetuados através de cheques são nominais. 10 - Nos canhotos de cheques são anotados o nome do favorecido, a data de emissão, o valor e o saldo. 11 - Existem no caixa cheques ou vales descontados. 12 - Existem cheques devolvidos pelos bancos, qual o motivo e quais as providências tomadas pelo administrador. 13 - Os pagamentos são comprovados por documento hábil, se contém o carimbo “pago”, a data do pagamento e a rubrica do funcionário responsável. 14 - O caixa obedece as normas baixadas pelo Órgão. 15 - Os boletins de caixa estão em ordem numérica consecutiva. 16 - O livro caixa é diariamente elaborado. 17 - Existe adiantamento para atender despesas de pronto pagamento. 18 - Os valores existentes na tesouraria estão em conformidade com o Boletim de Caixa e com os registros contábeis. 19 - São encaminhados à contabilidade os documentos de tesouraria para registro. 20 - Existe substituto legal para o tesoureiro e se este tem gozado regularmente suas férias. 21 - O quadro de pessoal da tesouraria é suficiente. 22 - Existem condições ideais de ordem e segurança para a guarda de valores.

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23 - Há segregação de funções entre tesouraria e contabilidade. BANCOS Verificar se: 1 - O saldo bancário do dia do exame coincidem com o saldo do razão. 2 - Há conciliações dos saldos bancários de todas as contas pelo menos uma vez por mês. 3 - A movimentação dos recursos através do Banco do Brasil - conta única - se dá exclusivamente pela emissão de Boletim de Crédito. 4 - A movimentação de recursos de Convênios está de acordo com o pactuado. 5 - Os extratos bancários são recebidos com regularidade. 6 - Os recibos de depósitos bancários estão devidamente autenticados e rubricados. 7 - Há transferências para o Banco do Brasil, é o valor exato, o produto de arrecadações efetuadas pela rede bancária autorizada. 8 - Os cheques emitidos são nominais e contem, no mínimo, duas assinaturas. 9 - Há guarda e controle dos cheques em branco. 10 - Há razoabilidade de tempo entre a data dos depósitos e os respectivos créditos na conta movimento. 11 - Há comparação dos cheques pagos com os registros de caixa. 12 - As transferências bancárias são efetuadas sob controle contábil, através de contas específicas. 13 - Os lançamentos na conta “ Bancos Conta Vinculada “ correspondem às finalidades do vínculo. 14 - As contas bancárias são reabertas com o mesmo saldo do final do exercício anterior. ADIANTAMENTO Verificar se: 1 - Os adiantamentos são concedidos apenas para servidores, para custear despesas miúdas de pronto pagamento, as quais não se submetem a processo normal de aplicação. 2 - Estão sendo obedecidos os prazos máximos de aplicação (60 dias) e (90 dias) para comprovação ou os fixados pelo ordenador de despesa. 3 - O valor do adiantamento obedece os limites fixados em Decreto. 4 - Foi concedido adiantamento a servidor em alcance ou responsável por dois adiantamentos. 5 - No caso de não prestação de contas, no prazo legal, ou aplicação irregular, está sendo instaurada a Tomada de Contas Especial.

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6 - As prestações de contas contém todos os documentos exigidos pela norma vigente e se estão aprovadas pelo Ordenador de Despesa. 7 - Os adiantamentos concedidos a Órgãos de Administração Regionalizadas foram depositados e movimentados em Banco. 8 - Os saldos não utilizados foram devolvidos, conferidos os comprovantes. 9 - Todos os documentos de despesa constantes da Prestação de Contas estão atestados, com a devida identificação do servidor e se a data de emissão está posterior à concessão. 10 - Os adiantamentos foram aplicados dentro do exercício financeiro, exceto os casos especiais previstos na legislação. 11 - As prestações de contas após a aprovação pelo ordenador de despesas estão sendo encaminhadas ao Egrégio Tribunal de Contas do Estado consoante a legislação em vigor. ALMOXARIFADO Verificar se: 1- É registrada toda movimentação de entrada e saída de material de consumo e permanente, evidenciando os saldos. 2 - É adotado o critério de estoque mínimo e máximo. 3 - É efetuado inventário físico do estoque e seus valores checam com os constantes do Balanço. 4 - Houve aquisição de bens em desacordo com as necessidades do órgão. 5 - O documento de entrega do material tem realmente data posterior a do empenho, e conferem quantidade e preço. 6 - A entrada é lançada na ficha de controle de estoque de acordo com o documento fiscal e o empenho. 7 -- Ocorre extravio de fichas de controle de estoque. 8 - O nível de controle dos estoques é acompanhado, a fim de permitir novos pedidos em momento oportuno. 9 - A movimentação de entrada e saída de material é registrada em fichas próprias que evidenciam os saldos. 10 - Há concordância entre os saldos das fichas de controle de estoque e o material existente. 11 - As entradas e saídas do estoque são lançadas diariamente nas fichas e na ficha da prateleira. 12 - São feitos, mensalmente, mapas de resumo de entrada e saída de material para registro e conferência na contabilidade. 13 - Todos os materiais adquiridos pelo Órgão passam pelo almoxarifado. 14 - Há condições físicas apropriadas aos funcionários e aos materiais em estoque, bem como a segurança necessária contra sinistros.

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15 - Há inventários e termos de responsabilidade sempre que ocorre a mudança pela guarda do setor. 16 - As saídas de materiais são mediante requisições tipograficamente numeradas e no mínimo em duas vias e se estão autorizadas por servidor competente. 17 - Nas ausências eventuais ou impedimentos do chefe do almoxarifado é designado um substituto. 18 - Há materiais com prazo de validade vencidos. 19 - No almoxarifado estão armazenados bens ou materiais de terceiros sem devido termo de comodato. BENS MÓVEIS Verificar se: 1 - Há registros atualizados relativos à identificação, localização e ao valor dos bens móveis. 2 - Existem termos contendo assinatura dos responsáveis por cada setor. 3 - Os bens em uso estão identificados através de códigos e devidamente emplaquetados. 4 - As aquisições e baixas, cessões, doações e permutas estão regularmente registradas na contabilidade. 5 - No caso de inservíveis, antieconômicos e de obsoletos, se há providências para sua alienação. 6 - Foram rigorosamente observadas as normas de Licitação nas aquisições e alienações. 7 - Todos os veículos estão registrados no DETRAN e em nome do Órgão. 8 - São levantados inventários anuais dos bens e se todos foram arrolados no inventário e se a soma dos valores dos bens obtidos confere com o valor registrado na contabilidade. 9 - São procedidas as depreciações, correção monetária (se for o caso) e reavaliações legais pelos índices corretos. 10 - O setor contábil é informado sobre aquisições, alienações, cessões, permutas, baixas, reavaliações ou quaisquer alterações havidas e se estes atos estão autorizados pela autoridade ou órgão deliberativo. 11 - Existem bens móveis cedidos ou recebidos em regime de comodato e se existe o respectivo termo. 12 - Na doação de bens móveis para terceiros há caracterização do interesse social e se está devidamente autorizada pelo órgão deliberativo competente. 13 - Na saída e retorno do bem para conserto existe controle formal. BENS IMÓVEIS Verificar se: 1 - Existem e estão permanentemente em uso.

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2 - Para cada imóvel existe escritura ou certidão do cartório de imóveis devidamente arquivada. 3 - Existe registro contábil identificando todos os Bens Imóveis pertencentes ao Órgão. 4 - É comunicada à contabilidade, através de documento hábil, a ocorrência de baixa ou incorporação de bem imóvel. 5 - Há algum imóvel do Estado alugado e se estão atualizados os pagamentos ou tributos incidentes sobre o imóvel. 6 - Os bens imobilizados foram adequadamente depreciados, corrigidos monetariamente (se for o caso) ou reavaliados, pelos índices corretos. 7- Nas alienações foram observadas as normas de licitação vigentes. 8 - Há inventário analítico anual dos bens imóveis e se todos os imóveis foram arrolados no inventário. 9 - Na alienação dos bens imóveis há concorrência pública e fixação de preço mínimo não inferior ao seu valor de mercado. 10 - Há autorização de Sua Excelência o Sr. Governador para a alienação dos bens imóveis, e se depende de parecer do Conselho do Órgão, no caso dos Órgãos de Administração Indireta. 11 - Estão corretamente classificados os bens imóveis nas demonstrações contábeis e as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas. LICITAÇÃO Verificar se: 1 - Houve observância dos princípios de isonomia, legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa e vinculação ao instrumento convocatório. 2 - O Edital não contém cláusulas ou condições que tiveram o objetivo de restringir ou frustrar o caráter competitivo do Processo Licitatório, tais como:

a) preferência de marcas, ou de características exclusivas, sem similaridade; b) referência ou distinções em razão da naturalidade, sede ou domicílio; c) distinção entre empresas brasileiras e estrangeiras; d) obrigação do licitante de obter recursos; e) obrigação de fornecer materiais ou serviços sem previsão de quantidade ou em desacordo com o previsto; f) criar ou combinar modalidade de licitação; g) limitar no tempo, época ou local a comprovação de atividade; h) exigir valores mínimos de faturamento anteriores e índice de rentabilidade ou lucratividade. i) contrato com vigência indeterminada;

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j) outras situações que possam inibir ou restringir a competitividade.

3 - Na ocasião do lançamento da Licitação havia recursos orçamentários para a garantia da cobertura da despesa. 4 - Em caso de obras e serviços, existiam planilhas que expressavam a composição de todos os seus custos unitários. 5 - Entre os participantes da licitação, houve a participação:

a) dos autores do projeto básico ou executivo, empresas ou pessoas físicas; b) de servidores ou dirigentes de Órgãos ou Entidades contratantes ou responsáveis pela licitação.

6 - Nas compras, houve a caracterização adequada dos objetos a serem adquiridos com especificações técnicas claras, precisas e concisas. 7 - Os preços praticados nas compras equiparam-se aos preços praticados no mercado. 8 - Existe registro de preço de mercado. Em caso positivo, se está informatizado. 9 - O recebimento de material superior ao limite estabelecido na Lei de Licitações e Contratos, na modalidade de Convite, está confiada a uma Comissão de no mínimo 3 (três) membros. 10 - As compras estão sendo divulgadas mensalmente em órgão de imprensa oficial ou quadro de avisos. 11 - Houve alienação de bens móveis e imóveis. Em caso afirmativo:

a) Foi precedida de avaliação? b) No caso de imóvel, houve autorização legislativa?

12 - As doações de imóveis foram somente efetuadas a outra Unidade de Administração Pública. 13 - As doações de bens móveis foram efetuadas apenas exclusivamente para fins de uso ou interesse social. 14 - Houve permuta somente entre Órgãos de Administração Pública. 15 - As vendas de títulos e ações foram feitas somente em bolsas. 16 - Houve licitação para a concessão de direito real de uso no caso de bens e direitos. 17 - Os avisos contendo resumo dos Editais de Concorrência e Tomada de Preços, dos Concursos e dos Leilões foram publicados com antecedência, no mínimo, por uma vez nos órgãos de imprensa como determina a lei. 18 - Os avisos publicados contém a indicação do local em que os interessados poderão obter todas as informações, bem como obter o texto integral do Edital. 19 - Os avisos de Convite são afixados em local público e de fácil acesso. 20 - Os prazos para a abertura das modalidades de Licitação estão sendo respeitados.

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21 - A contagem desses prazos estabelecidos pela Lei de Licitações e Contratos estão sendo contados corretamente. 22 - Em caso de Convite a cada novo certame com objeto idêntico ou assemelhado, é convidado mais um interessado, até o limite do cadastro. 23 - Quando não comparecerem um mínimo de três convidados houve justificativa da não repetição do convite. 24 - Os enquadramentos dos valores para definição das modalidades estão sendo efetuados corretamente. 25 - Há indícios de fragmentação da despesa para evitar modalidade de Concorrência e Tomada de Preços e consequentemente evitar a publicidade da compra. 26 - Em caso de Dispensa de Licitação:

a) houve justificativa ratificada pela autoridade competente e publicada no prazo legal? b) estão corretamente fundamentadas nas justificativas?

27 - Em caso de Inexigibilidade da Licitação:

a) houve justificativa ratificada pela autoridade competente e publicada no prazo legal? b) estão corretamente fundamentadas nas justificativas?

28 - Foi exigida a documentação prevista na Lei Federal 8.666/93 e na legislação estadual para:

a) habilitação jurídica; b) qualificação técnica; c) qualificação econômico-financeira; d) regularidade fiscal.

29 - Na documentação exigida foi acrescentada alguma outra exigência não prevista em lei para excluir ou dificultar a livre participação. 30 - As minutas de Editais de Licitação foram previamente examinadas e aprovadas pela Assessoria Jurídica da administração do Órgão. 31 - Na habilitação são respeitados os limites e percentuais previstos em lei. 32 - O Processo Administrativo de Licitação está devidamente formalizado, autuado, protocolado, numerado, e contém autorização, indicação sucinta do seu objeto, do recurso próprio para a despesa. 33 - Ao Processo Administrativo de Licitação foram juntados no mínimo:

a) Edital ou Convite e respectivos anexos; b) comprovantes das publicações do Edital resumido ou da entrega do Convite; c) ato de designação da Comissão de Licitação, do Leiloeiro ou responsável pelo Convite;

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d) original das propostas e de outros documentos que a instruíram; e) atas, relatórios e deliberação da comissão julgadora; f) pareceres técnicos ou jurídicos emitidos sobre a Licitação, Dispensa ou Inexigibilidade; g) atos de adjudicação do objeto da Licitação e da sua homologação; h) recursos eventualmente interpostos pelos licitantes e as respectivas manifestações e decisões sobre os mesmos; i) despachos de revogação ou de anulação da Licitação; j) minuta de contrato ou instrumento equivalente, bem como outros comprovantes de publicações e demais documentos relativos à Licitação.

34 - O Edital no seu preâmbulo contém claramente o número de ordem e série anual, nome da repartição, a modalidade, o regime de execução, o tipo de licitação, o critério de julgamento, o local, dia e hora para recebimento da documentação e proposta. 35 - Outras exigências obrigatórias que devem conter no Edital. 36 - Há o fiel cumprimento por parte da administração das normas e condições do Edital. 37 - Houve impugnação tempestiva dos termos do Edital. 38 - A argumentação foi procedente ou improcedente. 39 - Em caso de concorrência no âmbito internacional o Edital ajustou-se às normas de política econômica, monetária, comércio exterior e outras exigências do direito internacional. 40 - Na abertura e julgamento das propostas foram observadas todas as exigências previstas em lei. 41 - Todos os documentos e propostas foram rubricados pelos licitantes presentes e pela Comissão de Licitação. 42 - No julgamento das propostas foram levados em consideração os critérios e condições previstos no Edital. 43 - Foram desclassificadas as propostas que não atenderam as exigências do Edital e os fatos foram registrados em ata. 44 - Em caso de desclassificação de propostas foi concedido o prazo legal para apresentação de nova documentação ou proposta. 45 - Houve anulação de procedimento licitatório por motivo de ilegalidade. Em caso positivo verificar as razões. 46 - A investidura dos Membros das Comissões estão de acordo com a lei. 47 - Em caso de Concurso este foi precedido de regulamento próprio devidamente e amplamente divulgado. 48 - O procedimento de registro de taxas de venda do Edital está correto e se os valores são limitados ao custo de reprodução

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CONTRATOS E CONVÊNIOS CONTRATOS Verificar se: 1 - Foram firmados por autoridade competente e publicadas as suas minutas no Diário Oficial. 2 - Após assinados, publicados e empenhados, foram encaminhados ao Egrégio Tribunal de Contas do Estado para o registro conforme prevê a Lei Orgânica e Regimento Interno daquele Órgão de Controle Externo. 3 - Estabelecem com clareza e precisão cláusulas que definam direitos, obrigações e responsabilidade das partes. 4 - Estão em conformidade com os termos do Edital de Licitação e da proposta a que se vinculam. 5 - Possuem cláusulas necessárias que estabeleçam o objetivo, regime de execução, forma de fornecimento, preços e condições de pagamento, reajustamento, atualização monetária, prazo de início e de entrega, crédito orçamentário pelo qual correrá a despesa, garantias, casos de revisão, reconhecimento de direito em caso de rescisão, legislação aplicável, condições de importação e taxa de câmbio. 6 - Prestação de garantia desde que estabelecida no Edital de Licitação e no limite permitido em lei. 7 - As prorrogações de prazo de duração dos contratos foram devidamente justificadas e obedecem os prazos previstos em lei. 8 - As prorrogações de contratos de serviços essenciais estão devidamente caracterizados e previamente autorizados. 9 - Houve contrato modificado ou até mesmo rescindido com aplicação de penalidade. Em caso positivo, este fato ocorreu de acordo com a legislação em vigor. 10 - Para toda despesa decorrente de Licitação, Dispensa ou Inexigibilidade houve assinatura de contrato ou outro instrumento hábil permitido pela lei. 11 - A minuta do contrato acompanha o ato convocatório da Licitação e se foi previamente aprovada pela Assessoria Jurídica. 12 - Após a homologação da Licitação os interessados foram convocados regularmente para a assinatura do contrato. 13 - Em caso de aditamentos estes obedeceram os limites supressões e acréscimos permitidos por lei. 14 - Houve fato superveniente que após a apresentação da proposta com comprovada repercussão nos preços contratados que implicaram na revisão destes para mais ou para menos. 15 - Existe fiscalização da execução de contrato pela Administração Pública com anotação de ocorrência. 16 - Em caso de vícios e defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados o contratado foi obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir materiais ou serviços.

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17 - O recebimento do objeto contratado ocorreu de forma provisória ou definitiva após a verificação da qualidade e quantidade contratada. 18 - Foi lavrado Termo de Recebimento do material ou serviço contratado. 19 - O termo de recebimento provisório foi dispensado somente nos casos previstos em lei. 20 - As obras, serviços ou materiais em desacordo com o contratado ou adquirido foram rejeitados pela Administração Pública. 21 - Houve rescisão de contrato? Em caso positivo estão fundamentadas nos casos previstos em lei. 22 - Em caso de rescisão esta foi formalmente motivada nos autos do processo assegurando o contraditório e ampla defesa. 23 - A rescisão administrativa ou amigável foi precedida de autorização escrita e fundamentada da autoridade competente. 24 - Em caso rescisão por inexecução total ou parcial do contrato houve execução das garantias contratuais, ressarcimento dos valores multas e indenizações. 25 - Houve aplicação de penalidades administrativas por execução injustificada do contrato conforme previsto em lei. 26 - Houve servidor envolvido em crime previsto na Lei de Licitação e Contratos? Em caso positivo foram aplicadas as penalidades previstas na lei. 27 - Em caso de crime cometido contra a Lei de Licitação e Contratos, tanto por contratante ou por servidor, foi encaminhado ao Ministério Público, após regularmente apurado. 28 - Os recursos decorrente da Lei de Licitação e Contratos obedeceram os prazos legais. CONVÊNIOS Verificar se: 1 - Foram firmados por autoridade competente e publicados os seus extratos no Diário Oficial. 2 - Há Certidão Negativa de Débitos emitida pelo Egrégio Tribunal de Contas do Estado. 3 - Após assinados, publicados e empenhados, os Convênios e respectivos aditivos foram encaminhados ao Egrégio Tribunal de Contas do Estado para o registro conforme prevê a Lei Orgânica e o Regimento Interno daquela Egrégia Corte de Contas. 4 - As cláusulas dos convênios contém, no mínimo, as informações sobre:

a) identificação do objeto a ser executado; b) metas a serem atingidas; c) etapas ou fase da execução; d) plano de aplicação de recursos; e) cronograma de desembolso; f) data do início e fim da execução do objeto;

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g) data limite para prestação de contas; h) penalidade para o caso de desvio de finalidade na aplicação de recursos ou atraso injustificado no cumprimento das etapas; i) os produtos resultantes de aplicação financeira foram aplicados no objeto do convênio.

5 - Em caso de não execução do objeto ou desvios de recursos oriundos de convênios, houve instauração de Tomada de Contas Especial. 6 - A documentação que compõe a prestação de contas dos convênios obedecem as normas de direito financeiro e foram encaminhadas ao Órgão de Controle Externo. 7 - As minutas de Convênios foram previamente examinadas e aprovadas pela Assessoria Jurídica do Órgão. 8 - Em caso de interrupção na execução do Convênio houve formalização de denúncia devidamente informada ao Egrégio Tribunal de Contas do Estado. OBRAS Verificar se: 1 - No caso de contratação para execução foi obedecido o princípio de licitação e se existe:

a) Projeto de engenharia completo; b) Cronograma físico-financeiro de execução de acordo com o projeto definido e se os prazos e preços estão compatíveis com a média de obras idênticas. c) Planilha de custo; d) Recursos financeiros.

2 - Há termo de contrato, carta-contrato, ordem de execução, dependendo caso a caso do valor da obra. 3 - A obra foi licitada e contratada pelo - Departamento de Viação e Obras Públicas - D.V.O.P. conforme estabelece a legislação em vigor. 4 - Os contratos guardam conformidade com o Edital de Licitação e se contém cláusulas mínimas que contemplem os seguintes tópicos:

a) definição de quantidade, prazos e preços que possam ser claramente mensurados; b) forma de pagamento de acordo com as normas e prazos definidos; c) existência de cláusula de reajuste;

d) definição do valor total do contrato estimado ou real. 5 - Os reajustes de preços são pagos de acordo com as normas vigentes e decorrem de modificação no custo de produção e de acordo com os critérios previstos no Edital. 6 - Há “Livro de Ocorrências” para anotações no local da obra ou serviços. 7 - No caso de inexecução da obra ou serviço, erro de execução, execução imperfeita o outro inadimplemento contratual, estão sendo aplicadas as penalidades previstas no contrato.

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8 - As medições das quantidades de serviços na obra são efetuadas mensalmente ou de acordo com o estabelecido no contrato. 9 - Os valores orçados estão em consonância com os efetivamente gastos. 10 - As obras em andamento são registradas em fichas de custos e na contabilidade. 11 - Há compatibilidade entre os projetos executivos e a obra em execução, o material aplicado e o memorial descritivo, bem como do local onde a obra está sendo realizada. 12 - O andamento das obras coincide com as fases registradas e pagas. 13 - A fiscalização está sendo efetuada por profissional habilitado e credenciado para a observância dos detalhes constantes da execução. 14 - Estão contabilizadas, no Sistema Patrimonial, as obras em andamento, à vista dos próprios documentos de despesa. 15 - A obra foi incorporada ao imobilizado técnico do órgão quando concluída e, se for o caso, apresentado o respectivo habite-se. 16 - O termo final (recebimento definitivo) emitido por ocasião da entrega da obra foi aprovado por ambas as partes e se os serviços foram executados sem restrições pela contratante. TRANSPORTE Verificar se: 1 - O Órgão auditado possui veículos e quantos são. 2 - Existe, para cada veículo, motorista próprio e habilitado? Em caso positivo, se há termo de responsabilidade de veículos e ferramentas em nome do motorista. 3 - Quando da utilização de veículo por motorista não oficial, é emitida autorização expressa para tal. 4 - Os veículos tem documentação atualizada no Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso - DETRAN-MT. 5 - Há controle de guarda e utilização dos veículos, com registro de quilometragem. 6 - Existe controle de combustível por requisições e se estas são autorizadas por pessoa oficialmente habilitada. 7 - O controle do custo operacional é feito por veículo, descriminando a despesa média mensal em combustível, lubrificantes, reparos e manutenção. 8 - Existem veículos em desuso e qual o motivo. 9 - Existem veículos antieconômicos e se há providências para sua alienação. 10 - Os veículos são utilizados exclusivamente a serviço da repartição. 11 - Existem veículos cedidos ou recebidos em regime de comodato e o respectivo contrato bem como a informação do fato à contabilidade. 12 - Existe controle que indique a responsabilidade no caso de infração de trânsito e se foram tomadas as providências cabíveis.

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PESSOAL Verificar se: 1 - As ocorrências com os servidores são anotadas em livros ou fichas próprias tais como: admissões, dispensas, transferências, licenças, férias, disponibilidade, etc. 2 - As férias obedecem calendário programado, se são concedidas com observância das normas legais e se há servidores com férias em atraso. 3 - Há pagamento de férias em dobro. 4 - As admissões são realizadas mediante concurso público e estão sendo feitos os exames admissionais. 5 - As contratações temporárias obedecem às formalidades legais. 6 - Os níveis salariais estão em consonância com um plano de cargos e salários próprio. 7 - Há controle nominal dos descontos e consignações autorizadas. 8 - O pagamento de pessoal e encargos sociais se efetivam através do Banco do Brasil. 9 - É observada a legislação do Imposto de Renda e respectivos índices estabelecidos para seu recolhimento. 10 - As contribuições de previdência social são descontadas no percentual correto. 11 - Os recolhimentos dos descontos, consignações, encargos sociais e imposto de renda na fonte, estão sendo feitos nos prazos legais. 12 - Pessoal de outros órgãos tem opção pelo cargo do órgão de origem ou pelo cargo comissionado e se a sua remuneração está de acordo com as normas legais. 13 - O tempo de serviço extraordinário remunerado confere com aquele constante do cartão de ponto ou folha de freqüência. 14 - A prestação de serviços extraordinários vem sendo feita nos limites e formalidades legais. 15 - Há pessoal pago mediante recibo, de forma sistemática. 16 - A declaração do FGTS é escrita e anotada na carteira profissional e no livro ou ficha de registro de empregados como estabelece a lei. 17 - Os lançamentos contábeis decorrentes do pagamento de pessoal estão corretos. 18 - As obrigações trabalhistas são todas cumpridas para com o pessoal. 19 - Está sendo pago salário família, e se há comprovante para tal pagamento. 20 - Há observância da legislação para a concessão de vale transporte. 21 - Existe servidor temporário exercendo cargo comissionado ou função gratificada. 22 - Os cálculos das rescisões de contrato de trabalho estão de acordo com a legislação em vigor.

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CRÉDITOS DE TERCEIROS Verificar se: 1 - É feita a distinção entre compromissos a curto e longo prazos. 2 - É correta a posição dos saldos e se necessário confirmar a circularização. 3 - Estão sendo atualizados os compromissos a curto e longo prazos. 4 - As contas relativas as obrigações do órgão evidenciam o nome dos credores, data, origem dos créditos e forma de compromisso. 5 - Os lançamentos contábeis estão de acordo com os documentos e são registrados na época correta e no valor certo. 6 - As contribuições sociais a recolher mantém estrita consonância entre os registros contábeis da folha de pagamento e os registros do setor de pessoal. 7 - O órgão obteve empréstimo do exterior. 8 - O cálculo de cada remessa para o exterior está de acordo com as cláusulas contratuais. 9 - Os empréstimos estão contabilizados individualmente para se verificar, a qualquer momento, a posição dos financiamentos, bem como os respectivos serviços de amortização e juros. RESTOS A PAGAR Verificar se: 1 - As despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro foram relacionadas em restos a pagar. 2 - Foram autorizadas pela autoridade competente. 3 - É feita distinção entre restos a pagar processados e restos a pagar não processados, por elemento de despesa e por exercício. 4 - Há revisões periódicas na conta restos a pagar, para efeito de prescrição e de outros cancelamentos. 5 - Na hipótese de cancelamento de inscrição de restos a pagar com prescrição interrompida, o pagamento reconhecido, o direito do credor, foi atendido pela dotação consignada para atendimento das despesas de exercícios anteriores. 6 - O seu saldo credor representa com exatidão o valor dos efetivos compromissos a pagar. 7 - A inscrição em restos a pagar foi feita nominalmente e se decorre de compromisso efetivamente assumido no exercício financeiro. 8 - A liquidação das despesas inscritas na conta restos a pagar ocorre quando do recebimento do material, da execução da obra ou da prestação de serviço correspondente. 9 - O valor dos créditos anulados, relacionados como restos a pagar, é convertido em receita do órgão.

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DIÁRIAS Verificar se: 1 - O valor da diária concedida foi calculada conforme o cargo do servidor e conforme tabela. 2 - A concessão de diária teve como objeto exclusivamente a viagem de servidor a serviço ou interesse do Órgão. 3 - Na Ordem de Serviço consta: o meio de transporte, placa do veículo, o número do bilhete de passagem e especifica claramente os eventos a participar. 4 - Os servidores obrigados a apresentar relatórios de viagem preenchem-nos corretamente e dentro do prazo regulamentar. 5 - Quando se trata de meio de transporte aéreo, tem sido anexado o bilhete de passagem, a data e o roteiro ali consignados conferem com o período da viagem. 6 - As viagens ao exterior foram autorizadas por S. Ex.a. o Sr. Governador do Estado? Em caso positivo os valores foram pagos de acordo com a tabela e sua conversão. 7 - Em caso de o servidor não viajar num prazo de até 5 (cinco) dias após receber o numerário ou retornar antes do prazo previsto na Ordem de Serviço, são anexados os comprovantes de recolhimento. 8 - O processo de comprovação de despesa está formalizado com todos os documentos exigidos pela legislação estadual. 9 - Quando o meio de transporte constante do relatório de viagem for “veículo particular”, foi efetuada a constatação da efetiva realização da viagem, através do resultado alcançado (relatórios técnicos e outros documentos). CAPITAL E RESERVAS Verificar se: 1 - Cada reserva ou provisão constituída obedece disposições estatutárias, legais e fiscais. 2 - Há conformidade entre os aumentos de capital do órgão e as respectivas autorizações das atas da Assembléia Geral. 3 - Foram destinados 5% do lucro líquido para reserva legal e se a mesma não ultrapassa 20% do capital social. 4 - A reserva para correção monetária é utilizada para aumento de capital. 5 - Há procedimentos de distribuição de lucros e se forma autorizados pela Assembléia Geral. 6 - A legislação foi cumprida no tocante à absorção de prejuízos. QUALIDADE DE GASTOS Verificar se: 1 - O preço do material ou serviço adquirido está compatível com o preço praticado no mercado. (Há indício de superfaturamento?)

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2 - A qualidade do material adquirido está de acordo com as especificações solicitadas. 3 - A quantidade de materiais adquiridos está de conformidade com a média do consumo dos últimos meses registrada na Unidade. 4 - Os serviços prestados estão sendo executados dentro dos padrões de qualidade contratados. 5 - Existem compras de materiais e serviços sem utilidade para o órgão.(material que já não atende as modernas especificações, por exemplo formulários). 6 - São tomadas as providências necessárias de baixa ou reaproveitamento no caso de materiais obsoletos e/ou inservíveis para o Órgão de forma a evitar desperdícios. 7 - As compras de materiais e serviços são programadas considerando rigorosamente as prioridades. 8 - Existem concessões de diárias sem que a viagem tenha sido realizada ou o objetivo da viagem não era de interesse do serviço público (turismo oficial). 9 - Foi feita a avaliação das despesas com diárias quanto ao aspecto da qualidade de gasto e economicidade. 10 - Há concessões de horas extraordinárias sem a necessidade comprovada de serviços extraordinários (complementação de salários). 11 - As passagens aéreas e terrestres são concedidas por autoridade competente somente a servidores do órgão para viagens a serviço do Estado. 12 - As despesas com publicidade e publicações são realizadas somente para as finalidades previstas em lei. 13 - Existe a contratação de consultorias? Em caso positivo é avaliada a necessidade dessa contratação. 14 - O consumo de combustível e outros materiais de consumo é compatível o número de veículos e outros equipamentos existentes no Órgão. 15 - Os cursos, simpósios, seminários, congressos e outros eventos custeados com recursos públicos em que servidores da Unidade participaram estão de acordo com a missão e finalidade do Órgão. (Congresso de economistas com participação de médicos) 16 - Existe controle do uso de telefone para evitar ligações interurbanas desnecessárias ou de impulsos excedentes. 17 - O Órgão possui controle do serviço de reprografia (máquinas de xerox). 18 - Há contratação irregular de pessoal. 19 - Existe pessoal ocioso no Órgão? Caso positivo há programação de relotação. 20 - Há normas para economia de energia e água que visem evitar o desperdício no uso de equipamentos como por exemplo não desligar as luzes ao encerrar o expediente, ou a permanência de ar condicionado central ligado permanentemente para todo o edifício para beneficiar uma única sala ou andar em que existem equipamentos sensíveis. 21 - Existe número de assinatura de jornais, revistas e periódicos e mesmo Diário Oficial do Estado e da União em excesso.

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22 - A aquisição de material de informática obedece a orientação do Conselho Estadual específico para esse fim (CEPEL). Em caso negativo, existem critérios para evitar que grandes quantidades de material e equipamento de alta rotatividade sejam adquiridas para se tornarem obsoletas a curto prazo. ANÁLISE DO BALANÇO ORÇAMENTÁRIO 1 Verificar se: 1 - O valor referente:

a) a Previsão de Receita é igual ao aprovado na Lei Orçamentária; b) a Execução da Receita é igual ao constante do Balanço Financeiro e da Demonstração de Variações Patrimoniais; c) a Fixação da Despesa é igual ao aprovado na Lei Orçamentária mais os Créditos Adicionais abertos/reabertos; d) a Execução da Despesa é igual ao constante do Balanço Financeiro e da Demonstração das Variações Patrimoniais (Resultado da Execução Orçamentária);

2 - Houve abertura de créditos adicionais cujos recursos compensatórios não foram anulação parcial ou total de dotação ou operação de crédito? 3 - Em caso positivo esse valor é o mesmo do déficit de previsão? 4 - Quando a Execução da Receita for maior que a Execução da Despesa, esse resultado é igual ao Superávit de Execução? 5 - Quando a Execução da Receita for menor que a Execução da Despesa, esse resultado é igual ao Déficit de Execução? 6 - A Soma da Receita: a) Previsão > Execução = diferença (-); b) Previsão < Execução = diferença (+). 7 - A Soma da Despesa: Fixação < Execução = Diferença (-). 8 - O Déficit:

a) coluna Previsão da Receita = coluna Fixação da Despesa resultado Nulo; b) coluna Previsão da Receita < coluna Fixação da Despesa = Déficit de Previsão; c) coluna Execução da Receita < coluna Execução da Despesa = Déficit de Execução;

9 - O Superávit:

a) coluna Execução da Receita = coluna Execução da Despesa resultado Nulo; b) coluna Execução da Receita > coluna Execução da Despesa = Superávit de Execução.

1 O Balanço Orçamentário é um demonstrativo com duas seções: “Receita” e “Despesa”. Cada uma dessas seções apresenta três colunas. Para a “Receita” a primeira coluna apresenta a ‘Receita Prevista’ e na “Despesa” a ‘Despesa Fixada’; a segunda coluna se refere a ‘Execução da Receita’ e também a ‘Execução da Despesa’; na terceira coluna, na “Receita” observa-se a diferença entre a ‘Receita Prevista’ e a ‘Receita Executada’ e na “Despesa” , a diferença ocorrida entre a ‘Despesa Fixada’ e ‘Despesa Executada’.

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ANÁLISE DO BALANÇO FINANCEIRO 2 Verificar se: 1 - O valor dos Restos a Pagar inscritos (RECEITA) é igual ao constante da Demonstração da Dívida Flutuante; do relatório da Execução da Despesa a Liquidar (Restos a Pagar não Processados) e a pagar (Restos a Pagar Processados); e do Balanço Patrimonial. 2 - O valor dos Restos a Pagar Pagamentos (DESPESA) é igual ao constante da coluna BAIXA da Demonstração da Dívida Flutuante? A BAIXA da DDF é igual: Pagamentos + Cancelamentos de Restos a Pagar. 3 - Caso negativo verificar se o valor da diferença é o constante da conta Cancelamento de Dívidas Passivas da Demonstração de Variações Patrimoniais (Variação Ativa). 4 - O valor das contas extra-orçamentárias (DESPESA) são iguais aos constantes da Demonstração da Dívida Flutuante (INSCRIÇÃO). 5 - Os saldos de cada uma das contas do Ativo Financeiro do Balanço Patrimonial do ano anterior (exceto as disponibilidades) + o valor da coluna RECEITA é igual ao do Balanço Patrimonial do exercício de referência. 6 - Os valores de cada uma das contas do Passivo Financeiro do Balanço Patrimonial do ano anterior + (mais) o valor da coluna RECEITA - (menos) o valor da coluna DESPESA é igual ao do Balanço Patrimonial do exercício de referência. 7 - O saldo das Disponibilidades do ano anterior é igual ao do Balanço Patrimonial do exercício anterior. 8 - As Disponibilidades que passam para o exercício seguinte é o mesmo do Ativo Financeiro do Balanço Patrimonial do exercício. ANÁLISE DO BALANÇO PATRIMONIAL 3 Verificar se: 1 - O valor de cada uma das contas do Passivo Financeiro do Balanço Patrimonial é igual ao do saldo atual da demonstração da Dívida Flutuante. 2 - O saldo Patrimonial do BP do ano anterior + (positivo) ou - (negativo) o Superávit/Déficit verificado no exercício na Demonstração das Variações Patrimoniais é igual ao Saldo Patrimonial do BP do exercício de referência. 3 - O valor do Ativo Permanente é igual ao saldo constante do Balanço Patrimonial do ano anterior + (mais) as aquisições. 4 - Os valores demonstrados no compensado referem-se a bens, direitos e obrigações que, direta ou indiretamente, possam vir a afetar o patrimônio.

2 Os valores do Balanço Financeiro referem-se ao movimento de Receita e Despesa (Orçamentária e Extra-orçamentária) do período. Exceção deve ser feita às Disponibilidades que se referem aos saldos vindos do exercício anterior e aos que passam para o exercício seguinte. 3 O Balanço Patrimonial é um demonstrativo contábil com duas seções: Ativo e Passivo. Nessas duas seções se distribuem os elementos do ‘patrimônio público’, igualando-se as duas somas com a conta Patrimônio Líquido (Ativo Real Líquido) no caso de Superávit, (ou Passivo Real a Descoberto) quando houver Déficit Patrimonial. Nessa peça contábil também se demonstram o Ativo Compensado que são os valores dos direitos registrados os quais, direta ou indiretamente, possam vir a afetar o patrimônio e o Passivo Compensado que são as obrigações registradas que, direta ou indiretamente, possam vir a afetar o patrimônio.

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DEMONSTRAÇÃO DAS VARIAÇÕES PATRIMONIAIS 4 Verificar se: 1 - Os saldos das contas do Balanço Patrimonial do exercício anterior + (mais) as aquisições e construções de Bens Móveis/Imóveis/valores (MPA) + (mais) as incorporações de Bens Móveis/Imóveis (IEDA) - (menos) as alienações de Bens/Valores (MPP) - (menos) as baixas de Bens/Valores(IEOP) é igual ao valor constante do Balanço Patrimonial do exercício de referência em suas respectivas contas. 2 - O saldo do Balanço Patrimonial do exercício atual da Dívida Fundada é igual ao saldo do exercício anterior (BP) + (mais) os Empréstimos Tomados (MPP) - (menos) os Resgates de Empréstimos Tomados (MPA).

4 A Demonstração das Variações Patrimoniais é um demonstrativo contábil com duas seções: Variações Ativas e Variações Passivas, onde são distribuídos os elementos que alteram o patrimônio durante o exercício identificado por contas que, por si só, evidenciam o tipo da variação ocorrida e onde a igualdade das somas é obtida pelo Déficit ou Superávit, que corresponde ao ‘Resultado Patrimonial do Exercício’.