conduzir reuniões 2013

“Conduzir reuniões e gerenciar conflitos; um desafio

possível.”

Profª. Maurênia NielsenFone: (43) 3371-4518

RELÂMPAGORELÂMPAGO• Faça uma dupla com

seu colega ao lado, se cumprimentem e falem, um para o outro, uma PALAVRA que você está trazendo para o dia de hoje ser um...

• ...BOM DIA !

ESCOLHA UMA FIGURA QUE DIGA

ALGO SOBRE VOCÊ!!!

ESCOLHA UMA FIGURA QUE DIGA

ALGO SOBRE VOCÊ!!!

E VOCÊ, QUEM É ?

E VOCÊ, QUEM É ?

ATIVIDADE/VIVÊNCIA

CONEXÃO C/ REAL

CONCEITOS/TEORIAS

CICLO DA APRENDIZAGEM CICLO DA APRENDIZAGEM VIVENCIALVIVENCIAL

FELA MOSCOVICIFELA MOSCOVICI

NÃO NÃO CRESCIMENTOCRESCIMENTO

DESAFIO

ENVOLVIMENTO

FEEDBACK

MAPA COGNITIVO

DISSONÂNCIA/CRISE

CONSCIENTIZAÇÃOREFORMULAÇÃO

CORRELAÇÃO DE SITUAÇÕES

BUSCA DE MUDANÇA

EXPERIMENTAÇÃO /RISCOS

DEFENSIVIDADE

FECHAMENTO

AMEAÇA

RIGIDEZ

RESISTÊNCIA À

MUDANÇA

NEGAÇÃO

CRESCIMENTO

DISCUSSÃO/ANÁLISE

Segue contrato

OBJETIVOSOBJETIVOS

• Preparar os participantes para que Preparar os participantes para que possam ORGANIZAR e CONDUZIR possam ORGANIZAR e CONDUZIR uma reunião.uma reunião.

• Desenvolver a competência Desenvolver a competência necessária para CONDUÇÃO de uma necessária para CONDUÇÃO de uma reunião, visando o redirecionamento reunião, visando o redirecionamento das ações, com foco no desempenho das ações, com foco no desempenho profissional e relacionamento profissional e relacionamento interpessoal.interpessoal.

“SOMENTE OSTRAS INCOMODADAS É QUE

GERAM PÉROLAS” Rubem Alves

Sistemas Sociais

Firmam-se em atitudes, percepções, crenças, motivações, hábitos e

expectativas dos seres humanos.

• Homem algum é uma ilha, pessoas não vivem no vácuo social, ninguém

basta-se a si mesmo.

Em que casos se justificam uma reunião?

• Redirecionar o trabalho;

• Avaliar/Reavaliar necessidades do setor;

• Definir novos objetivos para o setor;

• Apresentar novos integrantes do grupo de trabalho;

• Resolver conflitos existentes;

• Pedir sugestões/opiniões ao grupo;

• Agradecimentos;

O QUE SÃO CONFLITOS

• CONFLICTUS antagonismo/oposição

• CONFLITO – qualquer forma de oposição ou interação antagônica entre 2 ou mais indivíduos.

(Meggison, Mosley & Pietri)

Mitos x conflitosMitos x conflitos

É uma disfunção do ambiente;

Podem ser resolvidos sozinhos;

Se evitado pode desaparecer;

Conflitos desestruturam o ambiente;

Conflitos são ruins para organização;

Verdades x conflitosVerdades x conflitos

Conflitos são inerentes à

organização;

Conflitos são possíveis de serem

administrados;

O conflito pode motivar mudanças;

Administrar conflitos pode melhorar

relacionamentos;

Rompe o equilíbrio da rotinaMobiliza energiaDesafia acomodação de idéias e

posiçõesDesvenda problemas escondidosAguça a percepção e o raciocínioEstimula criatividade para soluções

OUTROS BENEFÍCIOS

A concordância permanente em grupo pode ser muito agradável, mas...

é fator de:

• Estagnação;

• Acomodação;

ALGUMAS FONTES DE CONFLITO

• OBJETIVOS DIVERGENTES• RECURSOS LIMITADOS• PROCESSOS DE TRABALHO• RELACIONAMENTOS

INTERPESSOAIS• MUDANÇAS

ORGANIZACIONAIS• FALTA DE CLAREZA DE

CRITÉRIOS

INTRAPESSOAL

INTERPESSOAL

INTRAGRUPAL

TIPOS DE CONFLITO

Sobre o papel, autonomia, limites, etc.

Entre pares, colegas, líderes.

Entre grupos

• A situação de conflito se caracteriza a partir de

divergências de percepções e idéias, onde as pessoas se

colocam em posições antagônicas. As

situações de conflito são componentes inevitáveis

e necessários à vida grupal.

• O conflito em si não é patológico nem destrutivo.

•Ele tem muitas funções positivas:

• previne a estagnação decorrente do equilíbrio constante da concordância,

•estimula o interesse e a curiosidade pelo desafio da oposição,

•descobre os problemas e demanda sua resolução.

• O conflito, funciona como a raiz de mudanças pessoais, grupais e sociais.

Atitudes facilitadoras para o ambiente de uma reunião

• Ter atitude de respeito e apreço pelo profissional;

• Estimular e incentivar sempre que possível;

• Estabelecer um mecanismo que possibilite ao profissional vivenciar a tranquilidade, a criatividade, a autonomia, a liderança, a solidariedade, o espírito de equipe;

• Manter sempre a ética profissional;

E ainda: • Saber administrar os conflitos;

• Promover um clima interno agradável de união e cooperação entre as pessoas;

• Saber como e quando falar com as pessoas sempre de forma humanizada;

• Saber lidar com os pensamentos adversos e diferentes dos seus;

Comunicação em reunião• Organização(preparar a pauta, o material, espaço físico).• Apresentar o motivo da reunião de forma clara e objetiva(saber

onde quer chegar).• Domínio do assunto a ser tratado e equilíbrio nas emoções caso

hajam divergências.• Coerência entre a comunicação verbal e não verbal(sem agregados

negativos, sarcasmo, risos).• Ter domínio ao utilizar algum tipo de recurso audiovisual.• Estabelecer clima de harmonia.• Possibilitar interação.• Imagem pessoal e postura adequada à reunião.• Tempo dentro do previsto.

Como dirigir uma reunião

Explicar os motivos da reunião; Verificar se todos entenderam os motivos; Não faça perguntas direcionadas a uma pessoa; Se possível solicite sugestões e idéias; Seja flexível, porém seguro das decisões; Seja assertivo, entretanto cuide do tom de voz; Apresente evidências que justifiquem seu ponto de vista; Ouça atentamente a todos os participantes; Não se justifique, nem interrompa se alguém falar; Ao invés de afirmações, faça perguntas; Reuniões geralmente são momentos delicados, portanto devem ser

tratados com responsabilidade, dedicação, respeito e compromisso;

O que é planejar?“O ato de planejar é a atividade

intencional pela qual se projetam fins e se estabelecem meios para atingi-los. Por isso, não é neutro, mas ideologicamente comprometido.” (Luckesi, 1992)

“ Planejar é um momento de reflexão sobre a ação, é um momento de pensar para melhor agir.” (Carneiro, 2007)

CLASSIFICAÇÃO DAS REUNIÕESCLASSIFICAÇÃO DAS REUNIÕES

Temporalidade: Ordinária e Extraordinária;

Modalidade: seminários, mesa redonda, painel, simpósio, conferência.

ORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOORGANIZAÇÃO DA REUNIÃO

PLANEJAMENTO:

• análise do motivo da reunião;

• estabelecimento dos objetivos;

• elaboração da pauta e convocação;

• previsão do tempo;


OPERACIONALIZAÇÃO:

• material a ser utilizado;• organização da

documentação necessária na ordem da pauta;

• organização do local;• água, café, suco ou

bebida da região;• prevenir quanto a

interrupções externas;


PÓS-REUNIÃO

• anotação em impressos;• registro das discussões e

consequentes decisões em forma de ata (registro oficial).


PÓS-REUNIÃO

• arejar a sala;• arrumar o ambiente;• recolher materiais

diversos (lápis, canetas, blocos, borracha.etc);

• retirar xícaras e copos;

Fase final da reunião

• Feedback;

• Avaliação prevista;

• Tempo;

• Indicação da próxima reunião caso seja necessário;

• Saudação Final.

Estratégias pós reunião

ESTABELECENDO SOLUÇÃO COMPARTILHADA:

1. O que cada um pode fazer de efetivo para resolver a questão?

2. Plano de ação

3. Não deixar nada pendente

4. Estabeleça um meio de comunicar os problemas que surjam futuramente.

5. Estabeleça uma data para acompanhar a situação e verificar.

ENCAMINHAMENTO

Negociação não é uma batalha: sempre há uma alternativa que

possa beneficiar ambas as partes, embora ela não pareça existir à

primeira vista. Negociar é uma arte!

A ARTE DE NEGOCIARA ARTE DE NEGOCIAR

ÁREA FÍSICA

ÁREA EMOCIONAL

ÁREA ESPIRITUAL

ÁREA INTELECTUAL

Construindocomprometimento

ESTADO ATUAL

Estado futuro

Compreender

Agir

Apoiar

Escutar

Usar

Apropriar-se

1 – Tornar-se ciente da mudança

4 – Começar a experimentar os primeiros passos

5 – Incorporar nas rotinas diárias

6 – Assumir a responsabilidade pelo melhoramento da mudança

3 – Decidir apoiar a mudança

2 – Dar-se conta completamente do significado da mudança

Fonte - changefirst

ESCUTA ATIVA

• A Escuta Ativa refere-se a escuta com finalidade de compreender. Ou seja, procurar primeiro compreender, realmente compreender a pessoa que fala.

• A Escuta Ativa entra no quadro de referências da outra pessoa(empatia). Se você olhar para dentro dela, vê o mundo como ela vê, compreendendo o que ela sente.

• A essência da Escuta Ativa não está em concordar com o que a pessoa diz, mas sim compreendê-la.

ESCUTA ATIVA

• Não é apenas escutar o que é dito, não escutar só o verbal. Mas observar o que seu corpo está dizendo, o não-verbal que na maioria das vezes nos diz muito acerca da pessoa ou do momento que ela está passando.

• A Escuta Ativa é poderosa porque lhe dá informações precisas para trabalhar. Em vez de presumir pensamentos, sentimentos, motivos e interpretações segundo seu ponto de vista, você lida com a realidade da outra pessoa.

LEMBRE-SE! SEMPRE É TEMPO DE LEMBRE-SE! SEMPRE É TEMPO DE COMEÇAR....OU RECOMEÇAR!!!!COMEÇAR....OU RECOMEÇAR!!!!

Professora:Professora: Maurênia NielsenMaurênia Nielsen

BIBLIOGRAFIA• CHALVIN, D.; EYSSETTE, F. Como Resolver Pequenos Conflitos no

Trabalho. São Paulo: Nobel, 1989.• GOLEMAN, D. Trabalhando com a Inteligência Emocional. Rio de

Janeiro: Objetiva, 1999.• CARVALHAL, Eugenio Do. Negociação Fortalecendo Processos: Como

construir relações de longo prazo. 4.ed. Rio de Janeiro: Vision, 2005.• COHEN, Herb. Você pode negociar qualquer coisa. Rio de Janeiro:

Record, 1980.• FISHER, Roger; BROWN, Scott. Como chegar a um acordo. Rio de

Janeiro: Imago, 1990] • PICKERING, Peg. Como administrar conflitos: transforme todos os

conflitos em resultados onde todos ganham. 1. ed. São Paulo: Ed. Amadio, 2002.

• WEISS, Donald. Como resolver ou evitar conflitos no trabalho. São Paulo: Nobel, 1994

• MARTINELLI, Dante P.; ALMEIDA, Ana Paula de. Negociação e solução de conflitos: Do impasse ao ganha-ganha através do melhor estilo. São Paulo: Atlas, 1998.

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