conceitos gerencia de projetos a arte da realização 1 gestão pública - pes - dimas gonçalves -...

ConceitosGerencia de Projetos

“a arte da realização”

1Gestão Pública - PES - Dimas Gonçalves - PUC Campinas

Gestão Pública - PES - Dimas Gonçalves - PUC Campinas 2

Gerência de Projetos• Características dos projetos;• • Competência e profissionalização da gestão de• projetos;• • Áreas do conhecimento do PMI;• • Ciclo de vida em projetos;• • Ambiente e organização dos projetos;• • Processos dos projetos;• • Fases dos processos;• • Planejamento do projeto e suas ferramentas;• • Execução e controle de projetos.


PMI – Project Management Institute

• 1999 - primeira organização no mundo a ter seuprograma de certificação reconhecido com a ISO9001.• PMI no Brasil– RS, PR, SP, RJ, MG, DF, etc • PMBOK® é o Evangelhodo gerenciamento de projetos:– relação completa das regras– caminhos a serem seguidos pelos GPs


Projeto

• “Projeto é um processo único, consistente com um conjunto ordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidos para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.”

• “PROJETO é um empreendimento TEMPORÁRIO, conduzido para criar um produto ou serviço ÚNICO.”

• Project Management Institute (PMI)


Características dos Projetos• • Propósito único• • Temporário• – Início e término bem definidos• – Termina quando os objetivos são alcançados (ou quando

não podem mais...)• – Não é sinônimo de curta duração• – Equipe (como equipe) raramente sobrevive ao projeto• • Utiliza recursos (envolve todos os níveis da organização)• • Elaboração progressiva• • Possui um patrocinador ou cliente• • Envolve incertezas


Equilíbrio ideal na Gestão de Projetos

QUALIDADE

CUSTOS

TEMPO

DESEMPENHO DESEJADO

LIMITE DO ORÇAMENTO

DATA DETERMINADA

P


Trabalho nas organizações


PES - Projetos


PES - Projetos

• Projetos são utilizados como meio de atingir oPlano Estratégico

• Projetos são originados por:– Demandas de mercado– Necessidade organizacional– Solicitação de cliente– Avanço tecnológico– Exigência legal


O que é Gerenciar* Projetos?

• • Identificar necessidades• • Estabelecer objetivos claros e alcançáveis• • Balancear conflitos:

– Qualidade, Prazo, Escopo e Custo• • Adaptar especificações, planos e abordagens às

diferentes expectativas e preocupações

• * Gerencia = conjunto de ações identificadas em uma determinada área com fins determinados atendendo um conjunto maior


Áreas da Gerência de Projetos

Áreas Núcleo

dos ProjetosÁreas

Facilitadoras


Habilidades e Conhecimento

Gerenciar umprojeto

RelacionamentoInter-pessoais

Conhecimento técnico Prod/Serv

Conhecimentodo ambiente

GuiaPMBOK

Organização eControle


Programas• – É um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada,• visando benefícios que, isoladamente não se obteriam.• – incluem elementos de operações continuadas• – gerente de programa - responsável tanto pelo• desenvolvimento das versões de um produto individual• (projetos) quanto por sua coordenação, ao longo do tempo, das• diversas versões do produto (serviços continuados)

• Ex: PAC - Pacote de Aceleração do Crescimento• • Estímulo ao Desenvolvimento• • Desoneração de produtos• • Incentivo ao Setor de Infra-Estrutura• • Desenvolvimento Tecnológico• • Pacote ou Programa???


Sub-projetosOs projetos são muitas vezes divididos em componentesmais gerenciáveis ou subprojetos.– freqüentemente são contratados de outra empresa ouunidade funcional dentro da mesma organização.

RODOANELMARIO COVASGSP


HIERARQUIA


Stakeholders

• • São indivíduos e/ou organizaçõesdiretamente envolvidos no projeto.• Ou aqueles cujos interesses podem

ser afetados, de forma positiva ounegativa, no decorrer do projeto ouapós sua conclusão.


Stakeholders• • Gerente do projeto• – indivíduo responsável pela gerência do projeto.• • Cliente• – indivíduo ou organização que fará uso do produto do• projeto, podem existir múltiplas camadas de clientes.• • Organização executora• – empresa cujos funcionários estão mais diretamente• envolvidos na execução do projeto.• • Patrocinador (Sponsor)• – indivíduo ou grupo, dentro da organização executora, que• provê os recursos financeiros, em dinheiro ou espécie, para• o projeto. ( Exs. :Governo Federal, BNDES, Cx. Econ.Federal)


Processos


Grupos de processos de um projeto


Ciclo de vida dos processos nos projetos

Nível de atividades

tempo

Inicio

Planejamento

Execução

Controle

Encerramento



Áreas Núcleo

dos Projetos

ÁreasFacilitadoras

Somente como lembrança...


Gerências facilitadoras

• Gerência de RH– Planejamento organizacional– Recrutamento, seleção e alocação de pessoal– Treinamento e desenvolvimento de equipes

• Gerência de comunicação– Informação à todos os setores envolvidos– Andamento do projeto para os stakeholders


Gerências facilitadoras

• Gerência de Aquisições– Planejamento de aquisições– Seleção de fornecedores– Administração de contratos

• Gerência de risco– Avalia os pontos fracos do processo

• Boicote branco, rejeição, problemas com fornecedores, perda de RH, mudanças institucionais etc

– Estudo e estrutura alternativas para os riscos (Plano B)



Áreas Núcleo

dos Projetos

ÁreasFacilitadoras

Somente como lembrança...


Escopo


Núcleos do projeto

• ESCOPO – “um dos mais importantes e difíceis aspectos da gerência de um projeto”

• O escopo refere-se a todo o trabalho envolvidona criação dos produtos e o processo utilizadona sua criação.

• A Gerência do Escopo envolve as atividades dedefinição e controle do que deve estar ou nãoincluído em um projeto.

“ o que vai ser realmente feito”


Processos da gerência do Escopo

• Planejamento do escopo: declaração de escopo e plano de gerência do escopo

• Detalhamento do escopo: wbs (Planejamento)• Verificação do escopo: aceite formal do escopo

do projeto ou da fase (Controle)• Controle de Mudanças do escopo: controle de mudanças do escopo (Controle)


Declaração do escopo

• Documento utilizado para desenvolver umentendimento comum do escopo entre aspartes envolvidas• Contém:

– Justificativa do projeto– Metas do projeto (qualitativas e quantitativas)– Lista de critérios quantificáveis que permitam

identificar se o projeto alcançou sucesso.


Declaração do escopo

• Também...• Descreve como o escopo do projeto serágerenciado e como as mudanças serãointegradas ao projeto• Estabilidade esperada do escopo• Como as mudanças serão identificadas,classificadas, avaliadas e aprovadas


Declaração do escopo• E ainda...• • Quebrar (divide) o trabalho a ser realizado no projeto emtarefas gerenciáveis• Objetivos:– Melhorar a precisão das estimativas de custo, tempo erecursos.– Definir um baseline para medir e controlar o desempenho.– Facilitar a atribuição de responsabilidades.• Decomposição hierárquica– Estrutura Analítica do Projeto (EAP) / Work BreakDownStructure (WBS) – software.


Gerenciamento de escopo• • Mudanças no escopo => Análise de Impacto• • Submeter à avaliação do cliente (“Comitê para• aprovação”)• • Caso a mudança seja aprovada, o planejamento do• projeto deve ser alterado• • Best Practices:• – Observar uma pequena mudança do escopo no início do• projeto.• – Enviar ao cliente o formulário “Pedido de Alteração em• Baseline”, oferecendo incluí-la sem custo adicional.• – Vantagens:• • Estimular o mecanismo de controle de mudanças• • Alertar ao cliente que as mudanças serão analisadas (comunicação)


Tempo


Gerência do Tempo• Objetivos• Assegurar que o projeto será executado notempo previsto.• Tempo previsto – estimativa razoável doesforço necessário para atingir os objetivos.– Experiências anteriores– Métodos científicos• Acurácia difícil de ser avaliada – “o trabalhoocupa todo o tempo disponível”.


Processo de gerência do tempo

• “ o tempo passa independente do que aconteça no projeto”

• Definição de atividades (Planejamento)• Seqüência de atividades (Planejamento)• Estimativa de duração (Planejamento)• Elaboração do cronograma (Planejamento)• Controle do cronograma (Controle)


Ferramentas de planejamento de ações e tempo

• Diagrama de rede

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Setas: indicam atividadesBolas: objetivos específicos, Mini-metas(2,3,4,5,7 e6)1= objetivo pretendido8= objetivo alcançadoSucesso> 1=8



• Diagrama de rede

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Setas: indicam atividades ousub-projetos, ações deliberadas .Objetivando resultados, que porsua vez desencardiam outras ações até finalizar o projeto.

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• Calculo da folga livre e tempo total

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Definir para cada tarefa otempo necessário para sua conclusão. A sua somatóriapermite encontrar o tempototal do projeto.A1

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15 semanas



• Definir os “nós” e os caminhos críticos

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15 semanas


Processos de riscos

• Nós– Determinadas atividades que demandam novas

atividades e ofertem outras– Momento de decisão

• Caminhos críticos– Processos complicados – muita interface política,

envolvimento decisivo do stakeholders ( das partes envolvidas e/ou interessadas nos resultados do projeto)

– Razões de negócio (negociação interna e externa)


Cuidados

• Nós e caminhos críticos exigem muita atenção do gerente do projeto (no planejamento) e grande habilidade de negociação (no controle). Costumam drenar muito tempo e recursos para a sua solução. Dessa forma pensar antes é diminuir as condições de erros.• “O brasileiro, em geral, gasta mais tempo e

recursos corrigindo projetos (erros) do que executando.”


Ajustando o cronograma ao calendário

• Cuidados...– Feriados;– Final de semana prolongados;– Feriados locais e internacionais ( cidade ou país de

origem dos fornecedores);– Festas regionais ( Carnaval no NE, Feiras de

exposições locais e/ou regionais, Festa do Círio de Nazaré, Micaretas, Lavagem das escadarias do Sr. do Bom Fim, procissão dos navegantes etc)


Ajustando os recursos ao cronograma

• Considerar as expectativas e restrições do cliente – resultados/recursos/tempo;

• Otimização de recursos evitando a ociosidade– RH ( aumentar ou diminuir a equipe) – Equipamentos– Espaço– Fornecedores– Informações– Motivação e comprometimento


Qualidade


Gerência da Qualidade


Processos de gerência da qualidade

• Planejamento da Qualidade (Planejamento)

• Garantia da Qualidade (Execução)

• Controle da Qualidade (Controle)


Qualidade

• Consultar o Stakeholders e /ou as partes envolvidas sobre o conceito de “qualidade exigida”

• Geralmente envolvem:• Uso de recursos• Custos• Benefícios• Tempo


Qualidade

• Q = f ( FG + RA+ DQep)

• FG - ferramentas de gestão • RA - recursos alocados • DQep - definição do conceito de qualidade

esperada e pretendida• GE – grau de envolvimento

• (diretamente proporcional)

GE


Ferramentas de Gestão

• Ferramentas de gestão:– Análise do problema (várias metodologias)– Planejamento/escopo (Pert Chart Expert –PCE /

Work Breakdown Structure – WBS)– TI– Acompanhamento e Controles (MS Project, PCE e

WBS)– Informações


Custos


Gerência de Custos

• A Gerência de Custos envolve os processosnecessários para que o projeto seja

finalizado de acordo com o orçamentoaprovado.


Processos de Gerência de custos

• Planejamento de recursos (Planejamento)

• Estimativas de custo (Planejamento)• Elaboração do orçamento

(Planejamento)• Controle dos custos (Controle)


Planejamento dos recursos

• Determinar os recursos (gastos), características e quantidades necessárias para a realização das

atividades do projeto. – Equipe (homens-hora necessários para realizar o projeto) – Material – Equipamento


Conceitos

• Custos Diretos: São custos atribuídosdiretamente a um determinado projeto.

– Equipe, material, equipamentos, mobiliário, viagens,

estadias, consultoria, treinamento• Custos Indiretos: São custos relacionados ainfra-estrutura administrativa. Os gerentes deprojeto exercem pouco controle sobre eles.

– Espaço, telefone, fax,eletricidade, papel, xerox, etc...


Conceitos

• Orçamento ao Término (OAT)• – É o orçamento do projeto• Custo Orçado do Trabalho Agendado (COTA)• – É o custo aprovado do projeto• Custo Orçado do Trabalho Realizado (COTR)• – É o percentual do orçamento igual ao

percentual do trabalho realmente concluído• Custo Real do Trabalho Realizado (CRTR)• – É o total dos custos diretos e indiretos já gastos

no projeto


Análise do Valor do Trabalho Realizado

tempo

Custo

CUSTO ALVO - COTA

CUSTO CONTRATADO

CUSTO REAL - CRTR

TRABALHO REALIZADO - COTR

RESERVAGERENCIAL

ORÇAMENTOAO TÉRMINOOAT


Gerenciamento do custo• Custo orçado do trabalho realizado ( COTR)• Para tarefas planejadas e não iniciadas ele é igual azero.• Para tarefas completadas ele é igual ao custo planejado.• Para tarefas em andamento ele é igual ao percentual dovalor planejado referente ao trabalho já realizado.• Exemplo:– Uma determinada tarefa tem o custo de R$ 1.600,00. Até omomento foram completados 60% da tarefa. Assim, já se temR$ 960,00 de custo já realizado.


Gerenciamento do custoVariâncias

• Variação de Custo (VC)– Permite comparar o custo real das atividadescompletadas ou em andamento com os seus respectivosvalores de planejamentoVC = COTR – CRTRVC < 0 a atividade ultrapassou o orçamento

• Variação do Prazo (VP)– Representa, em dinheiro, o atraso ou avanço noandamento do projetoVP = COTR – COTAVP < 0 o projeto estará atrasado em termos de prazo


Gerenciamento do custoÍndices de performance

• • Índice de Desempenho de Prazo (IDP)• IDP= COTR• COTAIDP > 1 Indica que o projeto está adiantadoIDP < 1 Indica que o projeto está atrasado• • Índice de Desempenho de Custo (IDC)• IDC= COTR• CRTRIDC >1 Indica que o projeto está custando abaixo do

orçamentoIDC < 1 Indica que o projeto está gastando mais que o foi

previsto



Áreas Núcleo

dos Projetos

ÁreasFacilitadoras

Ufa, vamosrelembrar ...


Riscos


Gerência de risco

• Risco é o potencial de realização de conseqüências negativas e não desejadas de um evento

• Possibilidade de sofrer perda, que descreve um impacto que pode ser:– Redução da qualidade do produto final;– Aumento de custos;– Atraso na entrega; e– Falha do projeto.(do escopo)


Processo da gerência de riscos

COMUNICAÇÃO


Comunicação e Risco

• Grau de Risco • GR = f (qualidade da comunicação)

• (inversamente proporcional)

T I


Lista de risco - processoNo. Descrição do risco

1 Falha de qualidade dos produtos/serviços contratados

2 Desistência de fornecedores

3 Burocracia do agente financiador

4 Afastamento de um dos gerentes por problemas de saúde

5 Elevação do stress da equipe provocando falhas nos processos

6 Diretoria responsável atrasa nas tomadas de decisões

7 Mudança do prazo – nova exigência do stakeholders ( mercado)

8 Treinamento insuficiente ocasionando falhas nos processos

9 Boicote branco

10 Perda de colaborador importante durante o processo (p/concorrente)

11 Tecnologia insuficiente para a qualidade da comunicação


Ocorrência – Conseqüência

• Para cada risco definido deve-se encontrar a probabilidade (Grau) da ocorrência e as suas conseqüências plano de contingências

Risco Grau de ocorrência Grau de conseqüência

1. Desistência de fornecedor

Média Baixa

2. Boicote branco Baixa Alta

3. TI Média Muito alta


Plano de contigências

• Define ações assumindo que os esforços não foram suficientes e/ou não surtiram efeito para eliminar ( diminuir) o risco e que eletornou-se realidade.

• Plano B ( dependendo do grau de ocorrência e conseqüências adota-se medidas de proteção e/ou teste de ocorrência )


Comunicação


Gerência de Comunicações

• A falha de comunicação é com freqüência amaior ameaça ao sucesso de projetos;• Gerentes e equipes de projeto devem sepreocupar em melhorar as suas habilidadesde comunicação.


Tipos de comunicação• Geral: pessoa a pessoa, intra-equipe e organizacional interna.

– Dois gerentes discutindo uma interface crítica• Gerência: comunicação interna ao projeto, entre os

diferentes níveis hierárquicos da equipe.– Colaborador reportando riscos ao gerente

• Grupo: Comunicação no interior de pequenos grupos do projeto.– O grupo de colaboradores reúne-se semanalmente para discutiraspectos da tecnologia

• Externa: comunicação formal e informal entre o projeto eseus fornecedores, clientes, usuários e gerência sênior.– Gerente do projeto reporta as estratégias para mitigar riscos aogerente usuário.


Ferramentas de comunicação

• Internet e extranet– E-mail, Out looK – MS, Skipe, MSN...

• Documentos – CI, Memorando, Ofício, Comunicado, Despacho

etc• Instrumentos – PC, Video-câmera, telefone, fax ...

– Telegrama, quadro de avisos, caixa de sugestões, correio elegante, sinais de fumaça, tambor, linguagem das mãos, piscar de olhos, gestos etc


Matriz para disseminação das informações

Documento Responsável pela elaboração

Meio de distribuição

Destinatários Data Periodicidade

1. Boletim Geral de Andamento do Projeto

Gerente de controle

Boletim eletrônico Site

Todos os envolvidos no projeto

Sempre no 1º. dia útil de cada mês

2. Planilha de Acompanhamento dos custos

Gerente de custos

Documentointerno

Somente aosGerentes do Projeto

Sempre no 10º. dia útil de cada mês

3.

4.

5.

6.


Comunicação – Relatório de Desempenho

• Coleta e disseminação de relatórios de desempenho com oobjetivo de manter os envolvidos no projeto informados decomo os recursos estão sendo utilizados afim de alcançar osobjetivos do projeto.• Descreve:

- Situação do projeto em termos de escopo, custo, cronograma;- qualidade e riscos;- atividades concluídas;- previsão do futuro do projeto com base na situação atual e tendências identificadas.


Encerramento

• É o processo que envolve a geração, coletae disseminação das informações necessáriaspara formalizar a aceitação pelo cliente e/oupatrocinador do resultado de uma fase ou doprojeto como um todo.• Relatório final


Documentação final do projeto1. Descrição do Projeto2. Proposta do Projeto3. Contrato original e revisado, documentos de

aceitação pelo cliente4. Plano do Projeto (original e revisões)5. Relatório Final do Projeto6. Produtos Entregues7. Relatórios de Auditoria8. Relatórios de Lições Aprendidas – avaliação

qualitativa 9. Relatórios de Desempenho, Atas de Reunião e10. Requisições de Mudança.


Detalhamento

• Proposta de Projeto ( Project Charter)1. Titulo2. Diretrizes3. Resultados Esperados4. Definições Básicas (Escopo, Prazo, Recurso)5. Estratégia6. Indicadores de Qualidade7. Plano de Comunicação8. Aprovação


Detalhamento

• Termo de Abertura• Documento que formalmente reconhece a existência deum projeto e fornece orientações sobre os seus objetivos e

sobre o seu gerenciamento.• Deve conter:1. Título do projeto e a data da autorização2. Nome do gerente de projeto, quem o nomeou, e

informações para contato3. Resumo do escopo do projeto (produto, serviço, objetivos)4. Estratégia para a condução do projeto5. Assinaturas


Detalhamento

• Plano de Projeto1. MS Project, WBS e/ou PERT2. Estratégia para a condução do projeto3. Cronograma (Gantt)4. Recursos necessários e perfil5. Custos envolvidos (orçamento e fluxo de caixa)6. Matriz de papéis e responsabilidades7. Comentários e informações adicionais8. Assinaturas


Detalhamento

• Documento de alteração de atividades - BASELINE1. Identificação do projeto, gerente e data2. Identificação da pessoa responsável pela solicitação3. Descrição da solicitação4. Justificativa para a mudança5. Impactos no projeto, cronograma e custo6. Data limite para aprovação7. Parecer (aprovado/rejeitado), data8. Assinatura do responsável pela aprovação


Detalhamento

• RELATÓRIO FINAL DO PROJETO1. Folha de Rosto2. Sumário3. Objetivos e Descrição do Projeto4. Resultado Final e principais razões para o sucesso

ou falha5. Avaliação das Ferramentas e Técnicas utilizadas6. Gráfico de Gantt Final7. Anexos contendo todos os produtos entregues


Gran finale


MS Projecthttp://office.microsoft.com/pt-br/project/HA101656381046.aspx

E tem mais...


Cursos pela internet para uso do MS Projetc

Como também...

Work Breakdown Structure – (WBS)


WBS Chart Pro


PERT Chart EXPERT


Downloads livres


PERT Chart Expert / WBS

http://www.criticaltools.com/download.htm

Exercício

• Desenvolver um Plano de Projeto segundo oPMI composto pelos seguintes documentos:• Termo de Abertura• Plano de Projeto• Plano de Gerência de Escopo• Plano de Qualidade (Parâmetros)• Lista de Risco• Plano de Comunicação


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