Comunicação Interna nas Maiores EmpresasPortuguesas∗

Paula do Espírito SantoUniversidade Técnica de Lisboa

Índice

1 Notas metodológicas. . . . . . . 12 Os resultados. . . . . . . . . . . 23 Comunicação interna, uma ques-

tão estratégica. . . . . . . . . . . 3

Também os gestores portugueses têm emconsideração a importância de comunicar epartilhar o que se passa na organização entre(ou para) os funcionários. Esta é a conclu-são geral que se pode tirar de um estudo re-alizado às quinhentas maiores empresas emPortugal. Por outras palavras, a comunica-ção interna é considerada um mecanismo ba-silar ao bom funcionamento da organização.Corresponde a uma necessidade básica quesendo um referente para os indivíduos quecompõem a organização, promove a dinami-zação das estruturas e a melhoria de resulta-dos.

A mudança deve fundamentar-se econsolidar-se com base na experiência e nosresultados firmados. É neste sentido quese deve ter em consideração os resultados

∗Revista deComunicação Empresarial, Associa-ção Portuguesa de Comunicação na Empresa, Lisboa,Maio/ Agosto de 1996

de um inquérito por correspondência feitoàs 500 maiores empresas. A boa taxa deresposta (30%), permitiu que os seus resul-tados fossem apresentados no5o EncontroNacional da APCE (Novembro de 1994).Este é o último estudo feito nesta área -comunicação interna nas maiores empresas- com extensão nacional dos resultados eusando a técnica da sondagem (inquérito porcorrespondência).

1 Notas metodológicas

Sendo usual falar de sondagens e compará-las até (!), além da referência aos resultados,é conveniente ter em consideração os pres-supostos metodológicos gerais da sondagemem causa. De outra forma podemos estar afalar, por exemplo, de técnicas de recolhade dados, universo ou âmbitos de pesquisae amostras diferentes e pretender que os seusresultados são comparáveis.

Neste sentido, cumpre dizer que o referidoinquérito às 500 maiores empresas, foi reali-zado por equipa de investigadores do Insti-tuto Superior de Ciências Sociais e Políticas(sob a direcção técnica do Professor FaustoAmaro e da Dra Paula do Espírito Santo)com o apoio da APCE. A técnica de reco-

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lha de dados utilizada foi o inquérito por cor-respondência. O questionário (com um to-tal de 22 perguntas), acompanhado de cartade apresentação, incluía perguntas simples ede resposta directa, facilitando, assim, a res-posta.

Relativamente à amostra do nosso estudo,refira-se é do tipo não probabilístico. Istoé, não existe forma de estimar a probabili-dade de cada elemento ser incluído na amos-tra e não existe segurança de que todos oselementos tenham alguma probabilidade deserem incluídos. A amostra do estudo foiconstituída pelo conjunto de empresas queresponderam ao inquérito, amostra essa quenão teve nenhuma forma de selecção alémdaquela que é a disponibilidade das empre-sas contactadas pelo correio, responderem.Esta é a característica que ajuda a definir ocarácter não probabilístico da amostra. Ataxa de resposta conseguida com uma únicaremessa de questionários foi de 30%, comoreferido, considerada muito boa neste tipo depesquisa. Devido ao carácter não probabilís-tico da amostra não foi definido nenhum errode amostragem (o qual costuma vir aliado adeterminado grau de confiança).

Após a recolha de dados foi feito o seu tra-tamento. Da sua análise permitiu avaliar oestado da comunicação interna aplicada aouniverso das 500 maiores empresas implan-tadas em Portugal. As ilações que se retiramdo estudo aplicando-se apenas conjuntural-mente permitem vislumbrar acerca da formacomo os empresários do nosso universo en-caram a comunicação interna. Comparativa-mente, observamos o estabelecimento de pri-oridades e inferimos sobre os caminhos quesão escolhidos em matéria de comunicação,sendo este um ponto importante na operaci-onalização do progresso da empresa.

2 Os resultados

Este estudo permite identificar tendênciasnos mais diversos assuntos da comunicaçãointerna. Têm interesse como ponto de par-tida para reflexão que os responsáveis da-quela área necessitam para incrementar es-tratégias funcionais e eficazes.

Refiram-se alguns resultados que se po-dem destacar de entre muitos que este es-tudo permitiu (seriam possíveis 72 quadrosde conclusões, cada um com vários aspectosimportantes!). Tendo em consideração quedas 500 maiores empresas 15% responderamnão possuir qualquer meio de comunicaçãointerna, podemos esperar que esta percenta-gem aumente nas organizações mais peque-nas, dados os custos que a comunicação in-terna implica.

De entre os diversos meios de comuni-cação interna, o mais utilizado é a circular(50%). Comparando sectores, dentro do sec-tor privado a circular é o meio mais usado(35%), seguindo-se o jornal (19%) e a re-vista (17%), que se salientam de entre outrosmeios. No sector público além das circula-res (26%), o meio mais utilizado é a revista(23%). A circular é mais utilizada nas em-presas com um número inferior a 400 empre-gados. A revista é uma publicação mais uti-lizada nas empresas com mais de 400 empre-gados. O uso dos meios audiovisuais revela-se, por enquanto, pouco significativo no uni-verso das 500 maiores empresas, em com-paração com os meios escritos de comunica-ção.

As tiragens mais baixas (abaixo dos1000 exemplares) encon-tram-se sobretudono sector privado (55%). O sector públicotem preferencialmente tiragens acima dos2000 exemplares (86%). Em muitos casos,

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Comunicação Interna nas Maiores Empresas Portuguesas 3

a tiragem de exemplares é acima do númerode empregados, o que pode revelar a inten-ção de ofertar outros públicos -externos àempresa- com publicações sobre a mesma.Verifica-se ainda que a publicação conside-rada como principal pelas empresas tem namaioria dos casos uma periodicidade trimes-tral (31%).

São as empresas do sector público, bemcomo aquelas com maior número de empre-gados, que investem mais na comunicaçãointerna. Desta forma, os dados apontam paraa existência de maiores tiragens de exempla-res bem como maior recurso à revista internano sector público de actividade.

Em termos gerais, a maioria das empre-sas que utiliza meios de comunicação internareferidos (72%), tem uma área responsávelpela Comunicação Interna. No sector pú-blico há 87% das empresas nesta situação.De entre as empresas do sector privado, 70%têm uma área responsável pela comunicaçãointerna.

Por outro lado,a maior parte das empre-sas não tem empregados a trabalhar em re-gime de exclusividade na comunicação in-terna. No sector público 47% das empre-sas têm empregados nesse regime e no sectorprivado apenas 19% das empresas têm em-pregados em regime de exclusividade. Poroutro lado, a paginação (49%), seguida daredacção (33%), são as áreas mais desenvol-vidas por agências especializadas e porfreelancers. É ligeiramente maior o número deempresas que não recorre a estes serviços doque as que o fazem.

Relativamente ao orgão a que está subor-dinada a Comunicação Interna, verifica-seque para a maioria das empresas, aquela estásubordinada ou ao departamento de Rela-ções Humanas ou à Administração, (nome-

adamente, através do departamento do Con-trolo de Qualidade). Em menor número sãoas empresas que fazem depender a Comuni-cacão Interna do departamento de RelaçõesPúblicas. O número de empregados não pa-rece ser factor relevante nesta subordinaçãode competências. Nas empresas do sectorpúblico há maior número que subordinam acomunicação interna ao departamento de Re-lações Humanas. Nas empresas do sectorprivado, a tendência é no sentido daquela re-lação depender mais da Administração.

É pequena a diferença percentual entre onúmero empresas que possuem orçamentopróprio para a comunicação interna e as quenão o possuem. Do grupo de empresas quepossuem orçamento próprio, a maioria temmais de 4000 contos de orçamento médioanual (42%). Nas empresas do sector pri-vado a gastar aquele montante temos 34%.No grupo de empresas do sector público, amaioria (80%) gasta mais de 4000 contos porano com a comunicação interna. Os dadosindicam a tendência para ser a área dos ser-viços a que mais investe em comunicação in-terna, tendo os orçamentos mais altos (64%).A indústria apresenta em 50% dos casos or-çamentos inferiores a 2000c./ano, havendoassim, um comportamento parecido com odo sector privado, onde o investimento emcomunicação interna é menos significativo,comparativamente.

3 Comunicação interna, umaquestão estratégica

Um dado é seguro, a comunicação internaexiste no tecido empresarial português. Hávontade de alargar os caminhos da comu-nicação, saídas para o entendimento mútuo,

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para a partilha de objectivos. Mas, pode-se edeve-se conseguir mais. Isto é, não se deveesperar pelo sucesso da concorrência para,seguindo o seu caminho, posicionar-se emsegundo lugar. Urge consolidar as infraes-truturas, elevar a qualidade do desempenhoe crescer com a segurança de quem aprendecontinuamente a melhorar a comunicação.

A vontade de desenvolver este tipo de co-municação implica reconhecer que a preocu-pação em comunicar com o público internopode assegurar coesão, sentimento de parti-lha à organização, vontade de oferecer maisqualidade no desempenho. A fluidez da co-municação é fundamental para a transparên-cia, a segurança, a estabilidade, em suma,para ter vantagem competitiva.

Do estudo podemos retirar pistas de orien-tação quanto ao rumo a aplicar ao caso con-creto de cada organização. O caminho a se-guir em matéria de melhorar a comunicaçãointerna deve ser sugerido pelas característi-cas da empresa. De entre estas há que terem consideração o perfil do público ou pú-blicos internos. O ajuste meio/público in-terno/custos constitui-se como um trinómioà volta do qual gravitam problemas. Quan-tos empregados são, que informações procu-ram, que meios são mais ajustados para fazercircular informações, qual a melhor relaçãocusto/qualidade do meio, são questões quepodem resumir-se pela opção de valo-rizar-se a cultura da organização e tudo o que estapressupõe de melhoria estratégica. O desafioda conquista do público interno é tanto maisaliciante quanto da sua correcta gestão de-pende, em certa medida, o fluir saudável darelação de aceitação da empresa por parte dopúblico externo. Tendo em consideração acomunicação como um processo, pretendeu-se com este estudo também, ajudar a formu-

lar perguntas ajustadas, demolindo as solu-ções prefabricadas, muitas vezes inconciliá-veis com a realidade.

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