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Centro de Formao Profissional Amrico Ren Giannetti

ROTINAS ADMINISTRATIVAS

BELO HORIZONTE - 2009

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1 COMUNICAO EMPRESARIALQuando se fala em comunicao, no queremos somente nos referir comunicao oral ou escrita, mas tambm a visual, auditiva, gestual, enfim tudo o que nos leva a adquirir alguma referncia importante sobre o meio no qual nos inserimos. Para nos comunicarmos bem, temos de melhorar todos os tipos de comunicao. Ela no s importante para nossa vida pessoal ao estabelecermos contato com pessoas prximas, mas principal e fundamentalmente na vida profissional, uma vez que precisamos trabalhar para sobreviver e, acima de tudo, nos sentirmos teis e sermos reconhecidos pelo papel que desempenhamos na sociedade. Trs regras de clareza na comunicao: Tenha bem claro, mentalmente, o que voc pretende comunicar; Seja breve e direto ao transmitir sua mensagem; Verifique se a mesma foi entendida pelo receptor. Ouvir com ateno o que dito; Responder, pedindo esclarecimentos necessrios; Tomar iniciativa e agir.

Trs passos para a comunicao com sucesso:

Como Ler com Fluncia: Quanto mais uma pessoa l e, principalmente, compreende o que l, melhor informada . Neste caso, voltar-se nica e exclusivamente para uma rea cair no vazio. bvio que h tipos de leitura com a qual nos identificamos, mas devemos ler de tudo e acima de tudo, entender o que foi lido, ou seja, fazer uma leitura reflexiva. O mnimo de informao necessrio nos dias atuais, portanto, uma revista de informao ou o jornal dirio primordial. Se em nossa vida pessoal a leitura importante, imagine ento em nossa vida profissional. Ler com calma um memorando imprescindvel para a tomada de atitudes, porm para isso preciso muito mais concentrao (requisito 2

nmero um para uma boa leitura), do que tempo. Lembre-se que, em que rea for, a falta de tempo no justifica a falta de leitura. Como Tomar Notas: Tomar nota fundamental para quem trabalha e nem sempre possvel confiar na memria, principalmente no tocante a atendimento de pessoas e telefonemas. Portanto, sempre use tcnicas para tomar notas num momento de extrema pressa, porm, se for um recado para outra pessoa, zele pela apresentao, caligrafia, clareza de idias e erros de Portugus, pois fundamental que quem receba o mesmo no tenha dvidas sobre o que foi escrito. Procure anotar sempre: Nome (se possvel completo) da pessoa que estabeleceu o contato; Assunto; Com quem queria falar (para quem o recado); Dia e hora que ligou; Qual a mensagem; Se espera retorno ou no; Se urgente ou no; A que horas/dia espera retorno.

Segredos da Redao Comercial Como Escrever e Convencer Para escrever bem, voc deve redigir corretamente, respeitando a gramtica e evitando erros grosseiros de ortografia, acentuao, crase, pontuao, concordncia nominal e verbal. Para isso, necessrio ter um dicionrio ou gramtica ao lado e ler muito. Saber escrever com clareza hoje em dia uma arte e um grande diferencial entre os profissionais de todas as reas, que ir expor com habilidade um pensamento, sem deixar o receptor embaraado e na dvida. Para tanto, voc deve ser claro, objetivo e colocar-se no lugar do 3

outro, lendo sua prpria mensagem e detectando possveis pontos obscuros. Um dos principais fatores da comunicao escrever e, de preferncia, agradando o leitor, usando expresses elegantes, educadas e gentis, fugindo do estilo seco, abrupto e descorts. Eficcia na Comunicao Correspondncia eficaz a que gera uma resposta correta, que satisfaz s necessidades do emitente. Redator experiente rejeita escrever bonitinho, recusa fazer literatura em correspondncia comercial e adapta o nvel de linguagem capacidade de recepo do destinatrio. Ele sempre desconfia da clareza de suas idias e sempre busca a palavra mais simples, a frase mais curta e compreensvel por todos. necessrio que haja resposta para as seguintes perguntas: O qu? Quem? Quando? Como? Onde? Por qu? A preocupao ser sempre produzir uma resposta, tornar comum as idias e persuadir, apresentando fatos e argumentos. Numa redao tcnica no se apresentam opinies, expem-se fatos e argumentos. Seja econmico, conciso na sua exposio, utilizando somente as Evite as explicaes suprfluas, inteis; Trate um assunto de cada vez, em pargrafos diferentes; Seja coerente e busque atingir um objetivo previamente traado; E, ainda, cuidado com a esttica, pois a visualizao do texto palavras necessrias;

impresso no papel tambm deve ser feita visando a atingir o leitor, prender

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sua ateno, interess-lo. Tudo muito espremidinho, apertado, pode levlo ao desinteresse. Como atrair a ateno do leitor: Determine uma idia central para o seu texto e escreva-a no incio do Quanto aos pargrafos seguinte, procure escrever de modo que a primeiro pargrafo. idia seja identificada rapidamente. Observar que, o pargrafo no deve se reduzir ao seu aspecto visual esttico, ou ter sua extenso medida em centmetros, mas expressar contedo; Mudando o assunto, muda-se o pargrafo.

Problemas Comuns na Correspondncia a) Repetio de idias, palavras e verbos auxiliares:Evite utilizar Estava disposta a reescrever a carta. A secretria estava com receio de contar o fato ao chefe. Utilize: Resolvera reescrever a carta. A secretria receava contar o fato ao chefe.

b) Vaguidade das Expresses: A pressa e a falta de reflexo levam a expresses imprecisas que apenas servem para tapar buraco, mas no transmitem nada. Evite expresses como: Evite utilizar: A dizer a verdade Casualmente Certamente Coisa Conjuntura atual Definitivamente Efetivamente Ensejo Ento Porque: Mas que verdade No foi de propsito, foi casualmente... Ser? Palavrinha difcil de digerir. Todo mundo faz charme com esta expresso, mas no agrada. Nada definitivo na vida. Concorda? Porque efetivamente? Que palavra mais fora de moda Palavra muito utilizada na linguagem coloquial, principalmente, enquanto se conta algo em que se deseja prender a ateno do ouvinte. Ento...ento...palavrinha chata. Lembra o sculo passado 5

Mui respeitosamente

c) Pleonasmos: o exagero, ou seja, repetio de palavras que acabam tornando o texto cansativo. Portanto evite: Pela presente; Vimos por meio desta; At o dia 29/12/07 (at 29/12/07); d) Falhas Gramaticais: Devem ser evitadas atravs da utilizao constante de dicionrio e gramtica. Atualmente j existem sistemas de reviso ortogrfica e gramatical quanto concordncia e at mesmo colocao pronominal em programas de computadores, porm vale lembrar que voc quem escrever a mensagem e cabe a voc evitar erros. Procure consultar um dicionrio ou uma gramtica antes da insero do vocbulo, a fim de evitar erro ao emitir um documento. e) Prolixidade: Existem expresses que por serem longas, compostas e prolixas* devem ser tambm evitadas, devendo ser substitudas por expresses mais curtas e leves:

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*Prolixas Enfadonha,fantasiosa

Evite Expresses: Acima citado Acusamos o recebimento Agradecemos antecipadamente Anexo presente Anexo segue Antecipadamente somos gratos Anterior a Aproveitando o ensejo anexamos At o presente momento Como dissemos acima Com referncia ao Conforme assunto em referncia acima citado Conforme acordado Conforme segue abaixo relacionado Devido ao fato de que Durante o ano de 2006 Durante o transporte de Encaminhamos em anexo Estamos anexando Estamos remetendo-lhe Estou escrevendo-lhe Levamos ao seu conhecimento No futuro prximo Ocorrido no corrente ms Referncia supracitada Somos de opinio de que Temos a informar que Um cheque no valor de Vimos solicitar

Substitua por: Citado Recebemos Agradecemos Anexo (a) Anexo (a) Agradecemos Antes de Anexamos At o momento Mencionado Referente ao Mencionado De acordo com Relacionado a seguir Por causa Em 2006 No transporte de Encaminhamos ou anexamos Anexamos Remetemos-lhe Escrevo-lhe Informamos Escreva no tempo futuro (iremos) Ocorrido neste ms Mencionado Acreditamos, consideramos Informamos que Um cheque de R$ Solicitamos

f) Pronomes de Tratamento e Pessoais: Contribuem para a eficcia da redao empresarial o conhecimento e a utilizao adequada das formas de tratamento. Pronome Vossa Alteza Vossa Eminncia Vossa Excelncia Abreviatura V.A. V.Em V.Ex Emprego Prncipes, duques Cardeais Altas autoridades em geral (Presidente, Governador, Prefeito, etc.) 7

Vossa Magnificncia Vossa Reverendssima Vossa Santidade Vossa Senhoria

V.Mag V. Revm V.S. V.S

Reitores de Universidade Sacerdotes em geral Papa Pessoas de cerimnia; usado principalmente em correspondncia comercial.

Obstculos Comunicao Entre vrios fatores que geram obstculos, podemos observar: a) Da parte do emissor: Uso de termos tcnicos desconhecidos pelo receptor; Impreciso vocabular e frases longas; Acmulo de pormenores irrelevantes Falta de conhecimento sobre o assunto; Falta de experincia; Falta de imaginao; Distrao e falta de disposio para entender.

b) Da parte do receptor:

c) Outros obstculos: Incapacidade verbal, oral e escrita, para expor o prprio pensamento; Falta de coerncia entre os diversos fragmentos de frases ou Interferncia de opinies, quando apenas deve-se expor o fato.

pensamentos;

Conhecimento do Sistema Comunicacional Procure conhecer: De quem parte as informaes dentro da empresa ou setor onde voc Em quanto tempo a informao est disponvel todos os dias; Que tipo de informaes costuma-se transmitir; Onde possvel obter informaes fiis e precisas dentro da trabalha;

empresa; 8

Quais canais (murais, quadro de avisos, e-mail, etc.) a empresa utiliza As informaes so transmitidas seguindo-se uma hierarquia ou no.

para transmitir as informaes;

1.1 Correspondncias Comerciais1.1.1 Carta Comercial um veculo de comunicao utilizado entre empresas ou pessoas no vnculo comercial. Clareza de expresso, nesse tipo de documento, de suma importncia, pois um engano na informao pode gerar prejuzo finan