comunicação gerencial

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ROTINAS ADMINISTRATIVAS Centro de Formação Profissional Américo René Giannetti 1

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Page 1: Comunicação Gerencial

ROTINAS

ADMINISTRATIVAS

Centro de Formação Profissional Américo René Giannetti

BELO HORIZONTE - 2009

1

Page 2: Comunicação Gerencial

11 COMUNICAÇÃO EMPRESARIALCOMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Quando se fala em comunicação, não queremos somente nos referir

à comunicação oral ou escrita, mas também a visual, auditiva, gestual,

enfim tudo o que nos leva a adquirir alguma referência importante sobre o

meio no qual nos inserimos.

Para nos comunicarmos bem, temos de melhorar todos os tipos de

comunicação. Ela não só é importante para nossa vida pessoal ao

estabelecermos contato com pessoas próximas, mas principal e

fundamentalmente na vida profissional, uma vez que precisamos trabalhar

para sobreviver e, acima de tudo, nos sentirmos úteis e sermos

reconhecidos pelo papel que desempenhamos na sociedade.

Três regras de clareza na comunicação:

Tenha bem claro, mentalmente, o que você pretende comunicar;

Seja breve e direto ao transmitir sua mensagem;

Verifique se a mesma foi entendida pelo receptor.

Três passos para a comunicação com sucesso:

Ouvir com atenção o que é dito;

Responder, pedindo esclarecimentos necessários;

Tomar iniciativa e agir.

Como Ler com Fluência:

Quanto mais uma pessoa lê e, principalmente, compreende o que

lê, melhor informada é. Neste caso, voltar-se única e exclusivamente para

uma área é cair no vazio. É óbvio que há tipos de leitura com a qual nos

identificamos, mas devemos ler de tudo e acima de tudo, entender o que

foi lido, ou seja, fazer uma leitura reflexiva.

O mínimo de informação é necessário nos dias atuais, portanto,

uma revista de informação ou o jornal diário é primordial.

Se em nossa vida pessoal a leitura é importante, imagine então em nossa

vida profissional.

Ler com calma um memorando é imprescindível para a tomada de

atitudes, porém para isso é preciso muito mais concentração (requisito

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Page 3: Comunicação Gerencial

número um para uma boa leitura), do que tempo. Lembre-se que, em que

área for, a falta de tempo não justifica a falta de leitura.

Como Tomar Notas:

Tomar nota é fundamental para quem trabalha e nem sempre é

possível confiar na memória, principalmente no tocante a atendimento de

pessoas e telefonemas.

Portanto, sempre use técnicas para tomar notas num momento de extrema

pressa, porém, se for um recado para outra pessoa, zele pela

apresentação, caligrafia, clareza de idéias e erros de Português, pois é

fundamental que quem receba o mesmo não tenha dúvidas sobre o que foi

escrito.

Procure anotar sempre:

Nome (se possível completo) da pessoa que estabeleceu o contato;

Assunto;

Com quem queria falar (para quem é o recado);

Dia e hora que ligou;

Qual a mensagem;

Se espera retorno ou não;

Se é urgente ou não;

A que horas/dia espera retorno.

Segredos da Redação Comercial

Como Escrever e Convencer

Para escrever bem, você deve redigir corretamente, respeitando a

gramática e evitando erros grosseiros de ortografia, acentuação, crase,

pontuação, concordância nominal e verbal. Para isso, é necessário ter um

dicionário ou gramática ao lado e ler muito.

Saber escrever com clareza hoje em dia é uma arte e um grande

diferencial entre os profissionais de todas as áreas, que irá expor com

habilidade um pensamento, sem deixar o receptor embaraçado e na

dúvida. Para tanto, você deve ser claro, objetivo e colocar-se no lugar do

3

Page 4: Comunicação Gerencial

outro, lendo sua própria mensagem e detectando possíveis pontos

obscuros.

Um dos principais fatores da comunicação é escrever e, de

preferência, agradando o leitor, usando expressões elegantes, educadas e

gentis, fugindo do estilo seco, abrupto e descortês.

Eficácia na Comunicação

Correspondência eficaz é a que gera uma resposta correta, que

satisfaz às necessidades do emitente. Redator experiente rejeita escrever

“bonitinho”, recusa fazer literatura em correspondência comercial e adapta

o nível de linguagem à capacidade de recepção do destinatário. Ele

sempre desconfia da clareza de suas idéias e sempre busca a palavra

mais simples, a frase mais curta e compreensível por todos.

É necessário que haja resposta para as seguintes perguntas:

O quê?

Quem?

Quando?

Como?

Onde?

Por quê?

A preocupação será sempre produzir uma resposta, tornar comum

as idéias e persuadir, apresentando fatos e argumentos.

Numa redação técnica não se apresentam opiniões, expõem-se fatos

e argumentos.

Seja econômico, conciso na sua exposição, utilizando somente as

palavras necessárias;

Evite as explicações supérfluas, inúteis;

Trate um assunto de cada vez, em parágrafos diferentes;

Seja coerente e busque atingir um objetivo previamente traçado;

E, ainda, cuidado com a estética, pois a visualização do texto

impresso no papel também deve ser feita visando a atingir o leitor,

prender sua atenção, interessá-lo. Tudo muito “espremidinho”,

apertado, pode levá-lo ao desinteresse.

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Page 5: Comunicação Gerencial

Como atrair a atenção do leitor:

Determine uma idéia central para o seu texto e escreva-a no início do

primeiro parágrafo.

Quanto aos parágrafos seguinte, procure escrever de modo que a

idéia seja identificada rapidamente. Observar que, o parágrafo não

deve se reduzir ao seu aspecto visual estético, ou ter sua extensão

medida em centímetros, mas expressar conteúdo;

Mudando o assunto, muda-se o parágrafo.

Problemas Comuns na Correspondência

a) Repetição de idéias, palavras e verbos auxiliares:

Evite utilizar Utilize:

“Estava disposta a reescrever a carta”.

“Resolvera reescrever a carta”.

“A secretária estava com receio de contar o fato ao chefe”.

“A secretária receava contar o fato ao chefe”.

b) Vaguidade das Expressões:

A pressa e a falta de reflexão levam a expressões imprecisas que

apenas servem para “tapar buraco”, mas não transmitem nada. Evite

expressões como:

Evite utilizar: Porque:A dizer a verdade Mas que verdadeCasualmente Não foi de propósito, foi casualmente...Certamente Será?Coisa Palavrinha difícil de digerir.Conjuntura atual Todo mundo faz charme com esta expressão,

mas não agrada.Definitivamente Nada é definitivo na vida. Concorda?Efetivamente Porque efetivamente?Ensejo Que palavra mais fora de modaEntão Palavra muito utilizada na linguagem coloquial,

principalmente, enquanto se conta algo em que se deseja prender a atenção do ouvinte. Então...então...palavrinha chata.

Mui respeitosamente

Lembra o século passado

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Page 6: Comunicação Gerencial

c) Pleonasmos:

É o exagero, ou seja, repetição de palavras que acabam tornando o

texto cansativo. Portanto evite:

“Pela presente”;

“Vimos por meio desta”;

“Até o dia 29/12/07” (até 29/12/07);

d) Falhas Gramaticais:

Devem ser evitadas através da utilização constante de dicionário e

gramática. Atualmente já existem sistemas de revisão ortográfica e

gramatical quanto à concordância e até mesmo colocação pronominal em

programas de computadores, porém vale lembrar que é você quem

escreverá a mensagem e cabe a você evitar erros. Procure consultar um

dicionário ou uma gramática antes da inserção do vocábulo, a fim de evitar

erro ao emitir um documento.

e) Prolixidade:

Existem expressões que por serem longas, compostas e prolixas*

devem ser também evitadas, devendo ser substituídas por expressões

mais curtas e leves:

Evite Expressões: Substitua por:Acima citado CitadoAcusamos o recebimento RecebemosAgradecemos antecipadamente AgradecemosAnexo à presente Anexo (a)Anexo segue Anexo (a)Antecipadamente somos gratos AgradecemosAnterior a Antes de Aproveitando o ensejo anexamos AnexamosAté o presente momento Até o momentoComo dissemos acima MencionadoCom referência ao Referente aoConforme assunto em referência acima citado

Mencionado

Conforme acordado De acordo comConforme segue abaixo relacionado

Relacionado a seguir

Devido ao fato de que Por causa

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Page 7: Comunicação Gerencial

Durante o ano de 2006 Em 2006Durante o transporte de No transporte deEncaminhamos em anexo Encaminhamos ou anexamosEstamos anexando AnexamosEstamos remetendo-lhe Remetemos-lheEstou escrevendo-lhe Escrevo-lheLevamos ao seu conhecimento InformamosNo futuro próximo Escreva no tempo futuro

(iremos)Ocorrido no corrente mês Ocorrido neste mêsReferência supracitada MencionadoSomos de opinião de que Acreditamos, consideramosTemos a informar que Informamos queUm cheque no valor de Um cheque de R$Vimos solicitar Solicitamos

*Prolixas – Enfadonha,fantasiosa

f) Pronomes de Tratamento e Pessoais:

Contribuem para a eficácia da redação empresarial o conhecimento e a

utilização adequada das formas de tratamento.

Pronome Abreviatura EmpregoVossa Alteza V.A. Príncipes, duquesVossa Eminência

V.Emª Cardeais

Vossa Excelência

V.Exª Altas autoridades em geral(Presidente, Governador, Prefeito, etc.)

Vossa Magnificência

V.Magª Reitores de Universidade

Vossa Reverendíssima

V. Revmª Sacerdotes em geral

Vossa Santidade V.S. PapaVossa Senhoria V.Sª Pessoas de cerimônia; usado

principalmente em correspondência comercial.

Obstáculos à Comunicação

Entre vários fatores que geram obstáculos, podemos observar:

a) Da parte do emissor:

Uso de termos técnicos desconhecidos pelo receptor;

Imprecisão vocabular e frases longas;

Acúmulo de pormenores irrelevantes

7

Page 8: Comunicação Gerencial

b) Da parte do receptor:

Falta de conhecimento sobre o assunto;

Falta de experiência;

Falta de imaginação;

Distração e falta de disposição para entender.

c) Outros obstáculos:

Incapacidade verbal, oral e escrita, para expor o próprio pensamento;

Falta de coerência entre os diversos fragmentos de frases ou

pensamentos;

Interferência de opiniões, quando apenas deve-se expor o fato.

Conhecimento do Sistema Comunicacional

Procure conhecer:

De quem parte as informações dentro da empresa ou setor onde você

trabalha;

Em quanto tempo a informação está disponível todos os dias;

Que tipo de informações costuma-se transmitir;

Onde é possível obter informações fiéis e precisas dentro da

empresa;

Quais canais (murais, quadro de avisos, e-mail, etc.) a empresa utiliza

para transmitir as informações;

As informações são transmitidas seguindo-se uma hierarquia ou não.

1.1 Correspondências Comerciais

1.1.1 Carta Comercial

É um veículo de comunicação utilizado entre empresas ou pessoas

no vínculo comercial.

Clareza de expressão, nesse tipo de documento, é de suma

importância, pois um engano na informação pode gerar prejuízo financeiro

para a empresa.

Com o intuito de poupar tempo comercial, o texto precisa ser

redigido de maneira concisa, mas não incompleta.

Utiliza os seguintes componentes:

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Page 9: Comunicação Gerencial

Data: cidade, dia, mês e ano;

Texto: desenvolvimento do assunto;

Introdução: Participamos-lhe que... Desejamos cientificá-los de que...

Com relação aos termos de sua carta que... Atendendo às

solicitações constantes de sua carta... Solicitamos a V.Sas. de... Em

vista do anúncio publicado no....Informamos a V. Sas, de que....

Fecho de cortesia: Atenciosamente ou Cordialmente;

Assinatura: nome e cargo.

Deve obedecer a especificações, tais como:

Estética cuidadosamente digitada, sem erros ou rasuras;

Deixar dois espaços duplos abaixo dos dizeres impressos (timbre);

Vocativo;

Antes do desenvolvimento, pode-se colocar um resumo da carta: Ref.:

(Referência);

Texto: desenvolvimento do assunto a ser tratado.

A carta comercial segue as seguintes orientações estéticas e formais:

Usa-se papel de 21,0 x 29,7 cm;

Impressão de um lado apenas do papel;

20 a 25 linhas por página;

60 a 70 toques por linha;

Margens: direita (3 cm), esquerda (3 cm), superior (3 cm), inferior (3

cm);

Usam-se espaços duplos ou 1 e ½. Entre os parágrafos, é costume

duplicar esse espaço interlinear.

Modelo

9

Page 10: Comunicação Gerencial

TIMBRE

Rua X - Porto Alegre - caixa postal, 47 ......

Porto Alegre, 6 de novembro de 1995.

 

Fernando de Barros & Cia. Ltda.

 

Prezados senhores

 

À solicitação feita pelo escritório de V.Sas., representado, em nossa

cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via aérea, dez

caixas dos medicamentos pedidos.

Comunicamos que a duplicata no. 086013 foi encaminhada ao

Departamento de Cobrança.

 

Atenciosamente

 

Tiago Almeida

Diretor

10

Page 11: Comunicação Gerencial

1.1.2 Ata

É um documento que registra resumidamente e com clareza as

ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou

assembléias.

Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer

modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita:

Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);

Sem abreviaturas de palavras ou expressões;

Números escritos por extenso;

Sem rasuras nem emendas;

Sem uso de corretivo

Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;

Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa

digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de

abril, de mil novecentos e noventa e seis...”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em

tempo: “Em tempo: Onde se lê março, leia-se abril”.

11

Page 12: Comunicação Gerencial

Modelo

(Data, horário, local e objetivos)Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, número duzentos e doze, Porto Alegre, realizou-se uma reunião de todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau. (O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes)A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto. (Relato da reunião propriamente dita) Inicialmente, José Luís Lousada solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as idéias apresentadas, José Luís Lousada encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinqüenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinqüenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze de dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas. (Encerramento)Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes. José Luís Lousada, Andréia Passos, Fabíola Barreto, Carlos Nascimento José Luís Lousada, Andréia Passos, Fabíola Barreto, Carlos Nascimento,

Joaquim Oliveira,Joaquim Oliveira, etc

12

Page 13: Comunicação Gerencial

1.1.3 Procuração

É um documento que uma pessoa passa para alguém, a fim de

representá-la, tratando de assuntos como recebimento junto a bancos,

saque de dinheiro, inscrição em concursos, recebimento de rescisão

contratual, representação da pessoa junto a órgãos públicos e privados.

As partes constitutivas a serem consideradas são:

Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, residência (cidade,

estado), RG e CPF do outorgante;

Uso da expressão “Pelo presente instrumento de procuração constitui

e nomeia seu bastante procurador...”;

Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, residência (cidade,

estado), RG e CPF do outorgado;

Texto específico, onde se define a função a ser desempenhada pelo

procurador;

Fecho “Realizando todos os atos necessários para esse fim, dando

tudo por firme e valioso, a bem deste mandato” (Procurações

particulares);

Localidade e data: local, dia, mês e ano;

Assinatura com firma reconhecida (geralmente, sem firma

reconhecida, uma procuração não possui valor legal).

13

Page 14: Comunicação Gerencial

Modelo

PROCURAÇÃO

OUTORGANTE: nome da pessoa que assina a procuração, nacionalidade,

estado civil, profissão, portador da Cédula de Identidade número, órgão

expedidor, CPF, número, residente na (nome da rua, avenida, travessa,

ladeira, etc) endereço completo.

OUTORGADO: idem do outorgante

Pelo presente instrumento particular de procuração, o outorgante acima

qualificado constitui e nomeia o outorgado seu procurador, com poderes

bastantes e expressos para o fim específico de (identificar a finalidade da

procuração), podendo assinar documentos, dar quitação e praticar todos

os atos necessários ao bom e fiel cumprimento do presente mandato.

Local e data

Assinatura com firma reconhecida em cartório

(Colocar o Carimbo do cartório)

14

Page 15: Comunicação Gerencial

1.1.4 Requerimento

É um documento no qual o interessado, depois de se identificar e se

qualificar, faz sua solicitação à autoridade competente. Possui

características próprias, como: após o vocativo, deixam-se

aproximadamente dez linhas ou espaços e o corpo, espaço destinado ao

despacho da autoridade competente, finalizando com pedido de

deferimento à solicitação, data, após exposição.

O requerimento é um instrumento do cidadão, nele se faz a

solicitação de um direito que a pessoa, grupo de pessoas ou empresa

considera tê-lo. Não há necessidade de ser datilografado, pode ser

manuscrito.

O famoso abaixo-assinado, muito usado pelo povo e por

organismos populares, é um requerimento de caráter coletivo. Como nele

vão muitas assinaturas, o espaçamento entre as partes do requerimento

pode ser menor. Mas, cuidado! Não assine nada em branco, exija que o

texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que você for colocar

sua assinatura.

Antigamente ele era feito em papel almaço (com ou sem pauta), sua

redação era uma iniciativa do requerente, por isso o cidadão semiletrado

pagava uma taxa a um escritório para redigi-lo. Hoje, com o programa de

desburocratização, as repartições fornecem modelos e até formulários a

serem preenchidos.

15

Page 16: Comunicação Gerencial

Modelo 1

Exmo. Sr. Secretário de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas.

(10 espaços)

Indústria ABC, localizada na rua Acácia nº 500, Bairro São João, nesta

cidade, inscrita no CNPJ 48.784.943/0001-08 e Inscrição Estadual nº

244.152.262, vem requerer a V.Exa. a cessão do Centro Esportivo do

Jardim Santo Antônio para a realização do 1º Campeonato Esportivo

Interno de seus funcionários, nos dias 16 e 17 de março próximo, das 8 às

18 horas, em virtude de não possuir espaço físico adequado.

(3 espaços)

Nestes termos,

pede deferimento.

(3 espaços)

Campinas, 13 de fevereiro de 2000.

(3 espaços)

16

Page 17: Comunicação Gerencial

Assinatura

Modelo 2 Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Araçatuba

(10 espaços)

Nós, abaixo-assinados, moradores do Conjunto Habitacional Hilda

Mandarino, vimos requerer de V.Exa. o asfaltamento das ruas do conjunto

habitacional com urgência, pois em dias secos a poeira invade as casas,

prejudicando a saúde das pessoas, e em dias chuvosos, suas vias públicas

ficam intransitáveis, até para os ônibus da TUA.

(2 espaços)

Nestes termos,

pedimos deferimento.

(3 espaços)

Araçatuba, 7 de março de 2000

(2 espaços)

Assinatura:

Endereço:

Assinatura:

Endereço:

17

Page 18: Comunicação Gerencial

(sucessivamente)

1.1.5 Declaração

É prova escrita, documento, depoimento, explicação. Nele se manifesta

a opinião, conceito, resolução ou observação.

Como principais tópicos devem constar:

Título: (DECLARAÇÃO) em letra maiúscula;

Dados do declarante (nome, RG, CPF, residência, naturalidade);

Ato da declaração em si (fato que se quer ter como declarado);

Data (local, dia, mês e ano);

Assinatura (nome do declarante).

18

Page 19: Comunicação Gerencial

Modelo

TIMBRE

DECLARAÇÃO

Declaramos para os devidos fins, que Maria Eunice Ferreira, portador (a)

da Carteira Profissional nº 14526, série 549, trabalha nesta empresa,

exercendo a função de Assistente Administrativo, desde o dia 15 de janeiro

de 2006.

A mesma é aluno(a) do Curso de Assistente Administrativo, matrícula nº

15625, do 2º semestre de 2007, do SENAI – Serviço Nacional de

Aprendizagem Comercial – Unidade Américo Rene Giannetti – Belo

Horizonte – MG.

Belo Horizonte , _______ de ________________________ de ________.

Nome do Representante da Empresa

(carimbo e assinatura)

19

Page 20: Comunicação Gerencial

1.1.6 Ofício

É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na

comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada

só é utilizado quando dirigido ao serviço público. Seu conteúdo é formal,

sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a

introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como,

geralmente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento

que cada cargo exige.

O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o

memorando estão para a empresa privada. É, portanto, um instrumento de

Relações Públicas, como a carta comercial.

O Manual de Redação, da Presidência da República, recentemente

elaborado, apresenta o ofício com algumas inovações. Esse novo modelo

é para ser aplicado em todo o serviço público federal brasileiro, poderá

todavia servir de parâmetro para a empresa privada. Segundo esse

manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando:

Para os chefes de Poder usa-se Excelentíssimo Senhor, seguido do

respectivo cargo, por exemplo:

- Excelentíssimo Senhor Presidente da República.

- Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional.

- Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas pelo vocativo Senhor, seguido

do respectivo cargo, como:

Senhor Senador.

Senhor Juiz.

Senhor Ministro.

Senhor Governador.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às

autoridades trata das por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

Excelentíssimo Senhor

Fulano de Tal

Ministro da Justiça

70.064 - Brasília/DF

20

Page 21: Comunicação Gerencial

Outra alteração que eliminou parte do formalismo do ofício foi a

exclusão do uso do tratamento DD. ( digníssimo) e M.D. (mui digníssimo)

às autoridades, curiosamente sob a alegação de que a dignidade é

pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo

desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para

particulares, sendo o vocativo adequado: Senhor (cargo).

O endereçamento a ser colocado no final do texto do ofício será assim:

Para chefes do poder e demais autoridades:

Excelentíssimo Senhor

Fulano de Tal

Presidente do Congresso Nacional

Brasília/DF

Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada é

apenas Vossa Senhoria, elimina-se o Ilustríssimo Senhor, ficando:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Cargo

Guararapes/SP

É necessário sempre observar as formas de tratamento que cada

cargo requer, como a forma vocativa. Exemplos peculiares são as

utilizadas para juízes, reitores, bispos. A empresa privada que procura

formas de tornar sempre mais ágil sua correspondência já adotou o

sistema bloco-compacto para a estética também do ofício, que

comprovadamente reduz o tempo da sua elaboração.

São públicos dessa comunicação dirigida escrita o interno, externo e

misto para a empresa pública. Para a empresa privada, somente o público

externo é atingido com este tipo de comunicação.

21

Page 22: Comunicação Gerencial

Modelo

Indústria Gimenes S/A

Campinas - Jundiaí - Curitiba - Videira - Presidente Prudente

Campinas, 17 de novembro de 1996.

Of. nº 15/96

Senhor Prefeito

Dentro da programação de comemoração do aniversário de nossa

empresa, estaremos inaugurando, no próximo dia 7 de junho, às 17h, a

“Creche Criança Sadia”, localizada na rua Emílio Rios, 245; reivindicação

antiga de nossos funcionários, que agora é concretizada.

Gostaríamos de contar com a presença de V.Exª para descerrar a placa e

falar aos participantes sobre a importância da criação de creches nas

empresas, pois sabemos que essa é, também, uma das prioridades de seu

governo.

Atenciosamente

Diretoria Geral

(assinatura)

Excelentíssimo Senhor

Paulo Soares Martins Dias

Prefeito Municipal de Campina

22

Page 23: Comunicação Gerencial

1.1.7 Relatório

Conforme o tipo de relatório, este tem uma estrutura específica.

Vejamos as partes que comumente compõem diversos tipos de relatórios

(forma e conteúdo).

Capa: contendo o título do relatório, o nome do autor, o nome da

instituição ou da empresa pela qual se executou a atividade, objeto do

relatório, o local onde foi escrito e a data (geralmente mês e ano ou só

ano).

Modelo

Colégio Salesiano - Ensino Médio Profissionalizante

Relatório Semestral das Atividades do Grêmio Estudantil

Responsável: Hipócrita Medeiro

Cargo: Presidente

Araçatuba 2000

Obs. A apresentação geral (tamanho e tipo das letras, margens, espaços)

é variável.

Folha de rosto – incluindo os dados bibliográficos essenciais do relatório:

título (e subtítulo, se houver), autor(es), editor (se houver), local e data da

edição (se for o caso).

Obs. A folha de rosto é dispensável, se o relatório não se destina à

publicação.

Sumário – índice dos tópicos tratados, com a indicação das páginas.

Introdução – declarando-se o propósito do relatório, ou seja, dizendo-se

porquê e/ou para que ele foi redigido. Dependendo do tipo de relatório,

contém: a indicação de quem; o que determinou a tarefa, a pesquisa ou a

investigação; o método adotado; o equipamento usado; as pessoas

envolvidas ou colaboradores.

Desenvolvimento – relatando-se pormenorizadamente os procedimentos

realizados e os fatos ocorridos ou apurados, com a indicação de data(s),

local(is), método(s) adotado(s), pessoas/equipamentos envolvidos,

julgamento dos fatos ou considerações sobre os fenômenos observados.

Em geral, é dividido em tópicos e subtópicos específicos que devem ser

intitulados.

23

Page 24: Comunicação Gerencial

Conclusão – contendo as considerações finais a respeito da tarefa, da

pesquisa ou da investigação, tais como: retomada das conclusões parciais

(de cada tópico), interpretação e crítica dos fatos apurados, recomendação

de providências cabíveis, sugestões.

Fecho – incluindo o local, a data e a assinatura do autor.

Anexos – contendo tabelas, dados estatísticos, gráficos, ilustrações,

documentos comprobatórios, etc. que não se incluem diretamente no

desenvolvimento.

Tipos de Relatórios

Odacir Beltrão, em seu livro Correspondências (16ª edição, São Paulo, Atlas,

1981) enumera, entre outros, os seguintes tipos de relatórios:

Relatório de gestão anual – elaborado em período regulares (em geral, um

ano civil, fiscal, financeiro); nas empresas, é exigido por lei o estatuto, sendo

destinado aos sócios acionistas ou à população (empresas estatais).

Relatório de inquérito (policial, administrativo, etc.) – elaborado,

eventualmente, para fins de investigação, de estudo de normas de

procedimento, de relato de visita.

Relatório parcial – elaboração para abranger uma fração de exercício ou de

gestão (mensal, trimestral, semestral).

Relatório de rotina – elaborado em função da rotina de trabalho de gerência,

chefia e equivalentes.

Relatório de pesquisa – elaborado por profissional técnico ou científico, ao

final da pesquisa (laboratório, campo, gabinete).

Relatório científico – elaborado por pesquisadores científicos, em função de

atividades acadêmicas ou para divulgação em revistas cientificas.

Modalidades de redação no relatório

Normalmente, num relatório, são usadas as três modalidades de redação: a

descrição (de objetos, de procedimentos, de fenômenos), a narração (de fatos

ou ocorrências) e a dissertação (explanação didática, argumentação).

É evidente que a redação deve ser clara, coerente e pautar-se pelo uso da

norma culta escrita.

24

Page 25: Comunicação Gerencial

Modelo

TIMBRE

Belo Horizonte, 22 de Outubro de 2007.

Professora Maria Piedade.

Os alunos do Curso Assistente Administrativo foram incumbidos pela

professora de observarem, esclarecerem dúvidas e anotarem sobre o

funcionamento da oficina de Mecânica em Refrigeração do Senai ARG,

conforme visita feita no dia 10/10/07,

Alguns alunos do Curso de Mecânica em Refrigeração acompanharam a

visita e mostraram aos alunos do Curso Assistente Administrativo como

funcionam as máquinas utilizadas na Oficina. (Aqui se descreve o

funcionamento das máquinas)

Concluímos (Faz-se a conclusão do relatório).

Atenciosamente,

(Nome e cargo do elaborador do relatório).

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Page 26: Comunicação Gerencial

1.1.8 Memorando

O memorando é uma comunicação escrita de consumo interno,

somente para funcionários e operários. Não é tão formal quanto a carta

comercial ou ofício, por isso dispensa tratamentos de "prezado senhor" e

fechos como "atenciosamente", mas também não pode ser tão informal a

ponto de ser mandados por eles abraços e beijos. "É um modo de

comunicar políticas, decisões e instruções. Na atualidade, quando há uma

rede de lojas ou repartições públicas, o memorando é passado como fac-

símile (fax).

Difere da carta comercial e do ofício por ter circulação limitada ao

âmbito da empresa, enquanto que a carta e o ofício destinam a interesses

externos, a clientes, consulentes, representantes, fornecedores,

autoridades.

Observações:  

Tratar um só assunto em cada memorando.

A empresa ou repartição poderá ter um impresso próprio para memorando,

com diagramação adequada, logotipo.

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Page 27: Comunicação Gerencial

Modelo

TIMBRE

Memorando

DE:

PARA:

DATA:

ASSUNTO:

(Escrever o texto)

Fecho

_____________________

Assinatura e carimbo.

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Page 28: Comunicação Gerencial

1.1.9 Circular

Quando a empresa ou a repartição pública precisam de passar uma

informação a vários destinatários, elas usam a circular. Seu texto é

informal e direto, dispensa-se as formalidades. É reproduzida na

quantidade necessária, por meio de mimeógrafo, xérox, telefax ou outro

meio.

Modelo

TIMBRE

Indústria Gimenes S.A.

Campinas - Jundiaí - Curitiba - Araçatuba

Circular nº 36/95

Prezados funcionários

Convidamos a todos e seus familiares para nossa "Festa Junina", no dia 30

próximo, a partir das 17h na Chácara São José.

O transporte até o local será feito pelos ônibus que servem a empresa,

cujo horário de saída será oportunamente divulgado.

Para os que preferirem condução particular, encontra-se à disposição,

nesta gerência, roteiro de percurso.

Compareçam e participem das inúmeras atrações.

Araçatuba, 15 de junho de 1996.

Gerência de Relações Públicas

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